Manual Proactivo v1.0

Descripción del documento:

- Objetivo:o Explicar las reglas que se van a aplicar para el proceso de Data Quality

Proactivo

- Audiencia:o Todos los involucrados dentro del proceso Proactivo

Subsidiarias a las que aplica:

Argentina Bolivia Chile Colombia Costa Rica Dominican Republic Ecuador El Salvador Guatemala Honduras Panamá Paraguay Perú Puerto Rico Trinidad & Tobago Uruguay Venezuela

CUENTAS

Para un correcto contacto con nuestros clientes, se ha definido un perfil básico dentro de una cuenta, para el proceso de Data Quality Proactivo, nos basaremos en esos campos agregándole algunos que al parecer de la subsidiarias son de vital importancia para la comunicación con el cliente. Cada campo tiene una diferente regla a aplicar, el cual se describe en el siguiente cuadro:

CAMPO REGLA POR QUÉ?Organization Name a) Longitud total del campo debe ser mayor a 2 caracteres Envio de correspondencia, claridad en el

contacto con la empresab) El campo no debe ser nuloAddress 1 a) Longitud total del campo debe ser mayor a 10 caracteres y

menor o igual 25Localización geográfica, envío de correspondencia, además de la correcta ubicación del revenue de la empresab) El campo no debe ser nulo

c) El campo no debe contener la palabra "definir" o "definido"d) No cuenta espacios

City a) Longitud total del campo debe ser mayor a 2 caracteres Localización geográfica, envío de correspondencia, además de la correcta ubicación del revenue de la empresa

b) El campo no debe ser nuloc) El campo no debe contener la palabra "definir" o "definido” o “No perfilada”d) El campo debe contener la misma información que el campo Site

Site a) Longitud total del campo debe ser mayor a 2 caracteres Localización geográfica, envío de correspondencia, además de la correcta ubicación del revenue de la empresa

b) El campo no debe ser nuloc) El campo no debe contener la palabra "definir" o "definido"d) El campo debe contener la misma información que el campo City

Main Phone Number a) Longitud total del campo debe ser mayor a 7 caracteres Principal medio de contacto con la empresab) El campo no debe ser nulo

State a) El campo no debe ser nulo Localizacion geografica, envio de correspondencia

Vertical Industry a) El campo no debe ser nulo Identificacion de target para productosSite Servers a) El campo no debe ser nulo Define el segmento y la estrategia de

trabajo hacia la empresab) Para los subsegmentos "Low Small Business" y "Core Small Business" el campo debe tener un valor mayor o igual a 0c) Para el resto de subsegmentos el valor deber ser mayor a 0

Total Servers a) El campo no debe ser nulo Define el segmento y la estrategia de trabajo hacia la empresab) Para los subsegmentos "Low Small Business" y "Core Small

Business" el campo debe tener un valor mayor o igual a 0c) Para el resto de subsegmentos el valor deber ser mayor a 0

Site PCs a) El campo no debe ser nulo Define el segmento y la estrategia de trabajo hacia la empresab) El valor del campo debe ser mayor a 0

Total PCs a) El campo no debe ser nulo Define el segmento y la estrategia de trabajo hacia la empresab) El valor del campo debe ser mayor a 0

Employees At Site a) El campo no debe ser nulo Define el segmento y la estrategia de trabajo hacia la empresab) El valor del campo debe ser mayor a 0

Total Employees a) El campo no debe ser nulo Define el segmento y la estrategia de trabajo hacia la empresab) El valor del campo debe ser mayor a 0

CONTACTOS

Al igual que las cuentas, los contactos también tienen un profile básico de contactibilidad, al cual añadiremos algunos campos para el proceso, los campos y las reglas a aplicar se encuentran en el siguiente cuadro:

CAMPO REGLA POR QUÉ?First Name a) Longitud total del campo debe ser mayor a 2

caracteresPermite una mejor comunicacion con el contacto

b) El campo no debe ser nulo Last Name a) Longitud total del campo debe ser mayor a 2

caracteresPermite una mejor comunicacion con el contacto

b) El campo no debe ser nulo Job Title a) Longitud total del campo debe ser mayor a 2

caracteresPermite enfocar las actividades de mercadeoClaridad al momento de enfocar el proceso de comunicacionb) El campo no debe ser nulo

Job Role a) El campo no debe ser nulo Ayuda a direccionar el discurso en cada proceso de venta

Marketing Audience

a) El campo no debe ser nulo Ayuda a direccionar el discurso en cada proceso de venta

DirectNumber a) El campo no debe ser nulo Principal forma de comunicacion con el contactoEmail a) El campo no debe ser nulo Envio de comunicaciones, material de ayuda,

invitacion a Eventos.Importante medio de contacto para la empresa

b) No debe contener caracteres especiales, sin espacios (%,/,etc.)c) Correcto uso de puntos en la extensiónd) Longitud total del campo debe ser mayor a 7 caracteres e) Que tenga el @

PROFILE

Dentro del Profile se han seleccionado 7 categorías básicas dentro del Profile de una cuenta, están son:

1. CRM2. Base de Datos (DB)3. Mensajería4. Sistema Operativo de Escritorio (OS_Desktop)5. Sistema Operativo de Servidor (OS_Server)6. ERP7. Desktop Tools

CAMPO REGLA POR QUÉ?DataBase a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas,

aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) Base de datosc) Producto, cantidad de licencias

Server a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas, aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) Servidoresc) Producto, cantidad de licencias

Messaging a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas, aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) Mensageria (E-Mail)c) Producto, cantidad de licencias

Desktop OS a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas, aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) S.O. Para Desktopc) Producto, cantidad de licencias

Desktop Tools

a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas, aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) Herramentas de productividadc) Producto, cantidad de licencias

CRM a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas, aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) Software CRMc) Producto, cantidad de licencias

ERP a) El campo no debe ser nulo Acompañamiento en el uso de las herramientas, aumento de indice de satisfaccion, envio de comunicaciones especificas al cliente, target para campañas de competencia

b) Software ERPc) Producto, cantidad de licencias

Dentro del proceso de Data Quality Proactivo se tienen 3 fuentes de datos con los cuales vamos a determinar si una cuenta tiene el software en las diferentes categorías, están categoría son:

1. Profile MS (Software de Microsoft)2. Profile Competitor (Software de la competencia)3. Profile LOB (Software propio)

De acuerdo a estas especificaciones, dependiendo del segmento de la cuenta, esta debe contar con un profile mínimo en las diferentes categorías dentro de las 3 fuentes de datos. El alcance del proceso de Data Quality Proactivo es entregar el profile de una cuenta en las diferentes categorías sin importar la fuente de datos, por ejemplo, una cuenta puede tener Windows Server 2003 como sistema operativo para servidor y adicionalmente puede tener Linux, para nuestro proceso la contabilidad es la misma y dentro del profile de la cuenta la categoría Sistema Operativo de Servidor estará seleccionada.

La única regla para el Profile es que el DeployedQuantity sea mayor a 0.

Las equivalencias para las fuentes de datos podrá encontrarlas en el Anexo 1.

COMENTARIO

Una vez realizados los procesos de Cuenta, Contacto y Profile, se realiza un proceso el cual llamamos comentario, este comentario estará asociado a una actividad de Data Quality en Siebel y la cual será medida por el avance de las mismas. El formato del comentario está formado por 3 partes:

1. Cuentaa. Está formado por la cadena “--Cuenta: “ y adicionalmente se van agregando

los posibles errores de la cuenta como nombre, dirección, ciudad, sitio, teléfono, vertical, #servidores, #PCs y #Empleados.

2. Profilea. Está formado por la cadena “--Profile: “ y adicionalmente se van agregando

los posibles errores del profile como CRM, Base Datos, Mensajería, Escritorio, Servidor y Productividad.

3. Contactoa. Está formado por la cadena “--Contacto “ y adicionalmente se van

agregando los diferentes contactos de la cuenta en los cuales al menos haya un error, estos posibles errores serian nombre, apellido, cargo, rol, audiencia e e-mail. Cada contacto está separado por los caracteres “//”.

Ejemplo:

1. Cuentaa. --Cuenta: Ciudad dif Sitio, No. Servers, No. PCs, No. Empleados

2. Contactoa. --Contacto: Alejandro Romero(1-B8EUAJ) Rol, \\ Rafael Cristino(1-BQEPYB)

Rol3. Profile

a. --Plataforma: CRM, Base Datos, Mensajeria, SO Escritorio, SO Servidor, Productividad

Al momento de la creación de la actividad se priorizara los datos de la cuenta y el profile al momento de unir estos 3 campos, es decir el formato sería el siguiente:

<Cuenta> <Profile> <Contacto>o Ejemplo

--Cuenta: Ciudad dif Sitio, No. Servers, No. PCs, No. Empleados--Plataforma: CRM, Base Datos, Mensajeria, SO Escritorio, SO Servidor, Productividad--Contacto: Alejandro Romero(1-B8EUAJ) Rol, \\ Rafael Cristino(1-BQEPYB) Rol

ACTIVIDADES

Una vez realizados todos estos procesos el siguiente paso es la creación/actualización de las actividades de Data Quality. Cada cuenta debe tener su actividad de Data Quality para el año fiscal en curso, estas serán actualizadas cada 15 o 30 días por el equipo de cada subsidiaria. El formato de la actividad es el siguiente:

FY09-DAQU-RQA-CALL-FASE MANTENIMIENTO / VALIDAR DATOS-<Cuenta>-<Contacto>

Donde Cuenta es el nombre de la cuenta y Contacto es el TDM de la cuenta

REPORTES

Existen 4 reportes que se manejaran dentro del proceso:

Cuentas Contactos Profile Comentarios

Contactos.- En este se detallará las cuentas por Account Manager indicando los errores vistos a comienzo de mes versus los actuales, mostrando el avance del proceso en porcentajes de ejecución.

Contactos.- En este se detallará los contactos por Account Manager indicando los errores vistos a comienzo de mes versus los actuales, mostrando el avance del proceso en porcentajes de ejecución.

Profile.- En este se detallará el Profile de cada cuenta por Account Manager indicando los errores vistos a comienzo de mes versus los actuales, mostrando el avance del proceso en porcentajes de ejecución.

Comentarios.- En este se detallara el comentario por cada cuenta, con el fin de ingresar o actualizar la actividad de Data Quality dentro de la cuenta.

Cabe señalar que en estos reportes hay ciertas reglas con el fin de tener data coherente ya que de no ser así podríamos tener inconsistencia de datos y en algunos casos demasiada carga para el Account Manager de la cuenta. El fin del proceso es que una esta actividad de Data Quality a sus procesos diarios con el fin de no solamente servirle a él como guía al momento de realizar alguna operación con sus cuentas sino será uno de los principales insumos para los targets realizados por la empresa. Entre estas reglas podemos mencionar:

a) El reporte corresponde solamente a las cuentas que han tenido alguna actualización de actividad dentro del mes fiscal en curso.

b) Debido a posibles cambios de cartera que puedan afectar el score de algún Account Manager, solamente se han tomado las cuentas en las cuales el Account Manager al comienzo de mes y el actual son el mismo.

c) Las actualizaciones de las actividades de Data Quality no forman parte del punto ad) Las cuentas nuevas no entran dentro del proceso, si la creación ha sido realizada

con un propósito correcto la cuenta debería tener actividad dentro del los próximos meses por lo tanto entrara dentro del proceso al siguiente mes de su creación.

e) Las cuentas eliminadas durante el periodo no forman parte del reporte.f) El análisis se realiza para todas aquellas cuentas que tienen Status=Active

ANEXO 1

Categoría Product FamilyCRM CRM Dynamics AACRM CRM Professional CALCRM CRM Professional ServerCRM CRM SBE Server RoyaltyCRM CRM Small Business Ed CALCRM Customer Relationship MgmtCRM Dynamics AXCRM Dynamics GP ProCRM Dynamics GP StandardCRM Dynamics NAV ProCRM Dynamics NAV StandardCRM Dynamics SL ProCRM Dynamics SL StandardCRM MBS - CRMCRM MBS Navision OtherCRM Solomon IIICRM DynamicsCRM Dynamics NAVDB SQL Server Web EditionDB SQL Enterprise SALDB AccessDB ExcelDB Excel MacDB FoxBaseDB SQL CALDB SQL CAL RuntimeDB SQL Non-SpecificDB SQL Server Developer EditionDB SQL Server Enterprise Ed RUNTIMEDB SQL Server Enterprise EditionDB SQL Server Express EditionDB SQL Server Personal Ed RUNTIMEDB SQL Server RuntimeDB SQL Server Standard Ed RUNTIMEDB SQL Server Standard EditionDB SQL Server Workgroup EditionDB SQL Standard SALDB SQL Workgroup CALDB Visual FoxPro ProfessionalDB Visual FoxPro Professional SALDB Visual FoxPro StandardDB Windows SBS Premium SALCategoría Product FamilyDB Windows Small Business Svr Premium

DB SQL Server Workgroup RUNTIMEDB Excel ISVMensajeria Press Exchange ServerMensajeria HotMailMensajeria Hotmail CNMSNMensajeria Small Business ServerMensajeria Windows SBS Premium SALMensajeria Windows SBS Standard SALMensajeria Windows Small Business Svr CALMensajeria Windows Small Business Svr PremiumMensajeria Windows Small Business Svr StdMensajeria Windows Svr for Small Bus CALMensajeria Windows Svr for Small BusinessMensajeria Hotmail TM&MSMensajeria HotMail Nine MSNMensajeria Mail ServerMensajeria Exchange Commercial Basic SALMensajeria Exchange Conferencing ServerMensajeria Exchange Server - EnterpriseMensajeria Exchange Server - StandardMensajeria Exchange Server EmbeddedMensajeria Exchange Standard CALOS Desktop Windows Vista Enterprise Edition NOS Desktop Windows XP Pro/Plus! DMEOS Desktop Desktop StandardOS Desktop Win XP Professional LegalizeOS Desktop WindowsOS Desktop Windows 2000 ProfessionalOS Desktop Windows Vista Ultimate Genuine AdvOS Desktop Windows Vista Business KOS Desktop Windows Vista Business NOS Desktop Windows Vista Home PremiumOS Desktop Windows 98/PlusOS Desktop Windows XP Pro EmbeddedOS Desktop *vista*OS Desktop Windows Vista Genuine AdvOS Desktop Windows Vista Home BasicOS Desktop Windows Vista Enterprise EditionOS Desktop Campus/SchoolOS Desktop Desktop CampusOS Desktop Desktop SchoolCategoría Product FamilyOS Desktop Windows 95OS Desktop Windows 95/PlusOS Desktop Windows 98

OS Desktop Windows CEOS Desktop Windows Millennium EditionOS Desktop Windows NT WorkstationOS Desktop Windows NT Workstation EmbeddedOS Desktop Windows VistaOS Desktop Windows Vista BusinessOS Desktop Windows Vista Business KNOS Desktop Windows XP EmbeddedOS Desktop Windows XP HomeOS Desktop Windows XP Pro Genuine Adv.OS Desktop Windows XP ProfessionalOS Desktop Windows XP Professional x64 EdOS Desktop Windows XP Starter EditionOS Servers Windows OEM Svr SALOS Servers Windows NT Embedded Class 1OS Servers Windows Server Std w/o Hyper-VOS Servers Windows Server Std w/o Hyper-V ROKOS Servers Windows 2000 CALOS Servers Windows Server CALOS Servers Windows OEM Svr StandardOS Servers Press Windows ServerOS Servers Windows Server Enterprise KN ROKOS Servers Windows Compute Cluster Server ROKOS Servers Windows Home ServerOS Servers Windows OEM Svr SAL W/O Hyper-VOS Servers Windows NT CALOS Servers Windows Server Datacenter ROKOS Servers Windows Server Standard KN ROKOS Servers Small Business ServerOS Servers Small Business Server Client Add OnOS Servers Windows 2000 Advanced ServerOS Servers Windows 2000 ServerOS Servers Windows 2000 Server EmbeddedOS Servers Windows NT ServerOS Servers Windows NT Server - EnterpriseOS Servers Windows NT Server EmbeddedOS Servers Windows SBS Premium SALOS Servers Windows SBS Standard SALOS Servers Windows ServerCategoría Product FamilyOS Servers Windows Server 2003 EmbeddedOS Servers Windows Server Appliances - NASOS Servers Windows Server Appliances - OtherOS Servers Windows Server Appliances - WebOS Servers Windows Server Datacenter

OS Servers Windows Server EnterpriseOS Servers Windows Server Enterprise KNOS Servers Windows Server KNOS Servers Windows Server StandardOS Servers Windows Server Standard KNOS Servers Windows Server Std w/o virtOS Servers Windows Server WebOS Servers Windows Small Business Svr CALOS Servers Windows Small Business Svr PremiumOS Servers Windows Small Business Svr StdOS Servers Windows Svr for Small Bus CALOS Servers Windows Svr for Small BusinessOS Servers WindowsNT Server/WinNT CALOS Servers Windows 2000 Datacenter ServerOS Servers Windows Standard SALProductivity Press Office Small BusinessProductivity Office Professional MacProductivity Office Professional PIPCProductivity Office Professional PlusProductivity Office Professional Plus PIPCProductivity Office Professional SALProductivity Office Small BusinessProductivity Office Small Business (Pre-2003)Productivity Office Small Business EditionProductivity Office Small Business SALProductivity Office StandardProductivity Office Standard PIPCProductivity Office Standard SALProductivity OGA Office Standard CompProductivity OneNoteProductivity OutlookProductivity Outlook Services Nine MSNProductivity Outlook Web AccessProductivity ProjectProductivity Project ProfessionalProductivity Project ServerProductivity Project Server CALCategoría Product FamilyProductivity Visio EnterpriseProductivity Visio ProfessionalProductivity Visio StandardProductivity Visio TechnicalProductivity WordProductivity WorksProductivity Works Suite

Productivity Excel ISVProductivity PublisherProductivity Press ExcelProductivity Office Accounting Prof PlusProductivity Press - Word/Excel BundleProductivity OGA Office Standard (Complimentary)Productivity Office EnterpriseProductivity Office Mac ProProductivity Office Professional Plus ISVProductivity Office UltimateProductivity Excel MacProductivity FrontPageProductivity InfoPathProductivity Office BasicProductivity Office Business Scorecard CALProductivity Office DeveloperProductivity Office FamilyProductivity Office LCS StandardProductivity Office MacProductivity AccessProductivity BackOffice SBSProductivity BackOffice ServerProductivity Desktop StandardProductivity ExcelProductivity Office PremiumProductivity Office Pro Special EditionProductivity Office Pro w/FrontPageProductivity Office Pro w/PublisherProductivity Office Pro w/VisFoxProProductivity Office Pro/Bookshelf/VFoxproProductivity Office Professional

Categoría AccountMSCompetitorProfile o AccountLOBProfileCRM Accounting & ERP SolutionsCRM Business Apps - CRMCRM ERPDB DatabaseDB Database OnlyDB Database ServerMensajeria MessagingMensajeria Multifunction ServerMensajeria Collaboration & CommunicationOS Desktop Desktop OSOS Servers Multifunction ServerOS Servers Server OSProductivity Business Apps Finance AcctgProductivity Business Apps - HRProductivity Business Apps - LOBProductivity Business Apps - OtherProductivity Business Apps- WorkFlow - BPAProductivity Desktop applicationsProductivity Information Worker