Procedimiento Gestion de Cambio v1 0

PROHIBIDA LA REPORDUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO SIN LA AUTORIZACIÓN DEL RESPONSABLE DE CONTROL DE DOCUMENTOS

FECHA: 26/01/12VERSION:1.0USO INTERNO

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIOS

PROCESOS DE EJECUCIÓN

Código: SCF-PGC

Página:1

Revisión:1.0

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SECRETARÍA DE LA CADENA DE FRIO

Elaborado por:

Ing. Alvaro Quirós

Administrador deProyectos SCF

Revisado por:

Ing. Carlos García

Sub-SecretarioEjecutivo SCF

Autorizado por:

Ing. Fernando Duque

Secretario EjecutivoSCF

Fecha: Enero/2012 Fecha: Enero/2012 Fecha: Febrero/2012

Tipo de Documento: CONTROLADO NO CONTROLADO





Código: SCF-PGC

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INDICE

1. Objeto.

2. Alcance.

3. Descripción del procedimiento.

4. Responsabilidades.

5. Registros y archivo.

6. Impresos.





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1 . - O B JE T O

El procedimiento a continuación descrito, tiene por objeto definir los

pasos, normas, condiciones y otros aspectos necesarios para llevar a

cabo de forma racional y sistemática la gestión de cambios en los

diferentes proyectos que desarrolla la SecretarÍa de la Cadena de

Frío, de forma que la solicitud de estos cambios por cualquiera de las

partes contratantes, estén conforme con los requisitos especificados y

que su aceptación/denegación resulte de un proceso racional y

sistemático de evaluación de las modificaciones.

2 . - A LC A NC E

El procedimiento de gestión de cambios se aplica a todas aquellas

modificaciones/cambios solicitados dentro de los contratos en

ejecución, a cargo de la Secretaría de la Cadena de Frío. En

consecuencia, este procedimiento será incluido en los contratos

realizados para la inspección y construcción de los mercados

públicos.

3 . - D ES CR I P C I ÓN D EL P R O C E D I M I E NT O. El proceso de gestión de cambios se presenta en el siguiente

diagrama de flujos que especifica las acciones a ejecutar por cada uno

de los actores en el proceso de estudio y posterior aprobación o

desestimación de cambios.





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El representante de la Secretaria de la

Cadena para la gestión de cambios, será un

ente de índole técnico llamado Comité de

Control de Cambios (CCC), el cual estará

encargado de:

PETICIÓN DE CAMBIO

ESTUDIO DE LA SUSTENTACION DEL CAMBIO

Aprobar o desaprobar los cambios

propuestos de baja relevancia que no

conlleven modificaciones o cambios de

importancia, ya sean temporales o del

alcance global del proyecto.

ESTUDIO DE LAS REPERCUSIONES DEL CAMBIO

APROBACIÓN O DESESTIMACIÓN DEL CAMBIO

Para las solicitudes de cambios propuestos

que generen cambios de alta relevancia, el

CCC deberá emitir un informe técnico a la

Secretaría de la Cadena de Frío, que

permita la evaluación de las implicaciones y

efectos de los cambios solicitados y

FORMALIZACION DELCAMBIO

NOTIFICACIÓN FINAL A LOS INTERESADOS

permitan la toma de una decisión sobre dicha petición que puede

ser una aprobación o desaprobación.

El Comité de Control de Cambios será presidido por el Sub-Secretario

de la Secretaria de la Cadena de Frío y estará conformado por

cuantos cargos de índole técnico éste considere y se requieran,

según el tema de solicitud de cambio. En este Comité de Control de

Cambios, el Sub-Secretario contará con voto en caso de empate.





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Con la aprobación de los cambios de alta relevancia, por parte de la

Secretaría de la Cadena de Frío, se procede con la formalización de

los cambios.

A . I n i c i o d e l P r o ces o .

El solicitante elaborará el documento de solicitud de cambios, si esta

petición emana de los contratistas que ejecutan los contratos a cargo

de la Secretaría de la Cadena de Frío, ésta debe ser firmada por el

representante legal del contratista, ver Formulario de Solicitud de

Cambios adjunto. Luego, en representación del Contratista, el

Superintendente General del Proyecto o el Coordinador de Ingeniería

y Arquitectura entregará el Formulario de Solicitud de Cambios al

Gerente de Proyectos de la Secretaría de la Cadena de Frío, en las

oficinas correspondientes, o a quien se designe en su ausencia, en

formato impreso o mediante comunicación electrónica, cumpliendo

con los procedimientos acordados entre el Contratista y la Secretaría

de la Cadena de Frío.

En el caso de tratarse de cambios en los materiales utilizados en la

obra y/o procedimientos de ejecución, con respecto a los previstos en

proyectos y siempre que estos no hayan sido sancionados

suficientemente por su utilización en la República de Panamá, la

Solicitud de Cambio deberá venir acompañada por el Certificado de

Homologación de materiales/procesos de ejecución de acuerdo al

documento de Procedimiento de Homologación y Evaluación de





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Nuevos Materiales y Procesos de Ejecución no convencionales

utilizados por la Secretaría de la Cadena de Frío de Panamá.

B . Gest i ó n y t r am i tac i ó n d el cam b i o .

Una vez, solicitado el cambio a través del Formulario de Solicitud de

Cambios y entregado al Gerente de Proyectos, éste pasará a ser

evaluado, por el Cómite de Control de Cambios.

De esta evaluación, inicialmente técnica, se obtienen dos posibles

resultados:

1. La modificación/cambio es aceptada técnicamente.

2. La modificación/cambio no es aceptada técnicamente, por lo

cual no continua el proceso de evaluación del cambio y se

notifica por escrito el rechazo al solicitante y el motivo.

En caso de ser aceptada técnicamente, el Cómite de Control de

Cambios procederá a la evaluación de las consecuencias

económicas y plazos de la aceptación del cambio dando como

resultado dos posibilidades:

1.- El cambio es aceptado desde el punto de vista del impacto

económico y el impacto temporal del contrato y de la obra, y se

comunica a la Secretaría de la Cadena de Frío del proyecto, la

cual puede:

a. Aceptar el cambio. Se aprueba el mismo y se comunica

por escrito a los interesados, modificando en la

planificación económica y de plazos el impacto de los





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mismos. Los cambios respectivos se formalizarán

mediante Adenda al contrato de obra.

b. Rechazar el cambio. Se comunica por escrito el rechazo al

solicitante, su motivación y se archiva.

2.- El cambio es rechazado por su impacto económico y el

impacto temporal del contrato y de obra. Se comunica por

escrito el rechazo al solicitante, su motivación y se archiva.

(Ver Diagramas de Flujo para Procedimiento de Gestión de Cambios

y Método de Trabajo.)

4. - RESPONSABI LI DADES.

Pa r t i c i p a n tes en l a ob r a : El Contratista (representado por el

Superintendente General del Proyecto y el Coordinador de Ingeniería

y Arquitectura), el Gerente de Proyectos (en representación de la

Secretaria de la Cadena de Frío o del Comité de Control de Cambios)

y el Inspector pueden presentar solicitudes de cambio, cumpliendo el

procedimiento antes descrito y debidamente argumentadas.

Ge r e n te d e p r o y ecto:

Debe tramitar las solicitudes de cambio de forma eficaz, comunicar a

todos los participantes los resultados obtenidos. Es el responsable de

elevar al propietario los cambios aprobados en los comités y

comunicar la resolución de ésta. En caso de aceptación por parte del

propietario del proyecto es el responsable de notificar al Inspector la





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modificación de la planificación económica y de tiempos del proyecto

implementando en la misma los impactos identificados.

Co m i té d e g est i ó n d e cam b i o s :

Es responsable de evaluar tanto técnica, como económicamente y en

función de plazos las consecuencias de la solicitud de cambio y en

consecuencia la aceptación/rechazo de los cambios de baja

relevancia, atendiendo a su experiencia técnica y de gestión de

proyectos.

Secreta r i a d e l a C a d e n a d e F rí o ( P r op ie ta ri o d el p r o y ecto ) :

Es responsable de la decisión final de rechazar o aceptar los cambios

de alta relevancia, propuestos por la gerencia de

proyecto/contratista/inspector de la obra.

5 . - R EG I S TR OS Y A RCH I VO. R e g i st r o s:

- Listado de solicitud de cambios

- Formularios de solicitud de cambios específicos.

- Actas de resolución.

- Ordenes de Cambio

- Justificaciones técnicas de trabajos y de plazos.

I m p r es o s:

- Formulario de solicitud de cambios.





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6. – I M PRESOS

FORMULARIO DE SOLICITUD DE CAMBIOS

PROYECTO: SOLICITUD DE CAMBIO No. FECHA DE LA SOLICITUD: / / SOLICITANTE:

SISTEMA/MATERIAL ORIGINAL:Breve descripción de los materiales o sistemas que se proponen sustituir.

MOTIVO DEL CAMBIO PROPUESTO:Argumentación a favor de la adopción del cambio. Aquí se debe recoger el motivo fundamental para aceptar el cambio y los aspectos que se mejoran con el cambio al nuevo sistema o material que se propone.

SISTEMA/MATERIAL PROPUESTO:

Breve descripción de los materiales o sistemas que se proponen en vez de los previstos.

POSIBLES AFECCIONES:Repercusión económica del cambio. El cambio tiene una variación en precio(S/N):

Presupuesto Original: Presupuesto Sistema propuesto:

Repercusión en plazo. El cambio modifica el tiempo de ejecución de los trabajos (S/N):

Fecha de Finalización Original: / / Fecha de Finalización Sist. Propuesto: / /

Otras repercusiones:

Repercusiones en otros aspectos del Proyecto (Calidad, Seguridad, Mejora en durabilidad o mantenimiento posterior...)

Adjuntos:

Para la sustentación técnica del cambio (planos, estudiso, resoluciones, etc.) y la sustentación económica del cambio (detalle de cantidades, costos, etc.)

SELLO ENTRADA

COPIAS FIRMADO

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2



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA MÉTODO DE TRABAJO

INICIO

SOLICITAR CAMBIO

1

FORMULARIO DE SOLICITUD DE

CAMBIO

RECIBIR Y VERIFICAR SOLICITUD DE

2 CAMBIO

1

¿SON IDONEOS LOS

CAMBIOS SOLICITADOS?

3

NO COMUNICAR EL RECHAZO AL

4 SOLICITANTENOTA AL

SOLICITANTE

SI

3¿SUPONE

VARIACIÓN AL NO MONTO

CONTRATADO?

5

SI

ORDEN DECAMBIO Y

JUSTIFICACIÓN TÉCNICA

¿SE DA

NO NEGOCIACIÓN SI1 POR 2COMPENSACIÓN

DE COSTOS?

6





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DIAGRAMA DE FLUJO PARA MÉTODO DE TRABAJO (cont.)

3

¿ACEPTA EL CAMBIO LA

SCF?

7

ELABORAR ADENDA

8

ADENDA O ACUERDO

SUPLEMENTARIO

FIRMAR Y TRAMITAR ADENDA

9

REFRENDAR ADENDA

10

NOTIFICAR ADENDA REFRENDADA

11 COPIA AUTENTICADA AL

CONTRATISTA

FIN





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DESCRI P C IÓN DE ACTIVIDADES PARA PROCEDI M IE N TO DE GEST I Ó N DE CAMBIOS

N° ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO DE TRABAJO

1

Solicitar cambio, por parte de cualquiera de las partes contratantes. Si la solicitud parte del Contratista, debe presentar el sustento técnico y económico de los cambios propuestos.

Superintendente General del Proyecto,

Coordinador deIngeniería y Arquitectura,

Contratista o Ingeniero Director

Formulario deSolicitud de Cambio

2 Recibir y verificar la solicitud de cambio Ingeniero Director

3

Estudiar la idoneidad de los cambios solicitados. Determinar si hay conveniencia técnica y analizar los costos propuestos.Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.5

Comité de Control deCambios

4 Comunicar el rechazo al solicitante Ingeniero Director Nota al solicitante

5¿Supone variación al monto contratado? Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.6Si la respuesta es no, ir a la actividad No.7

Comité de Control deCambios

Orden de Cambio yJustificación Técnica

6

¿Se da negociación por compensación de costos?Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.5Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4

Ingeniero Director

7

¿Acepta el cambio la Secretaría de laCadena de Frío?Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.7

Secretaría de Cadena deFrío

8 Elaborar la Adenda Asesoría LegalAdenda o Acuerdo

Suplementario

9 Firmar y Trámitar la AdendaSecretaría de Cadena de

Frío

10 Refrendar la Adenda Contraloría

11 Notificar la Adenda Refrendada Contratista Copia autenticada al contratista





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HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Nº de Revisión Fecha deRevisión

Descripción Modificaciones

0 26/1/2012 Edición Inicial

Procedimiento Gestion de Cambio v1 0

Documents

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