Manual Procedimientos Admon Contabilidad Financieros

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD

Y ESTADOS FINANCIEROS

ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

Julio, 2005

IDENTIFICACIÓN DE FIRMA(S) DE VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS.

NOMBRE Y PUESTO FIRMA

C. P. Alfredo García Gómora Administrador de Contabilidad y Estados Financieros

Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización y Modernización

SEC R ETA R IA D E HA C IEN D A Y C R ED ITO PU B LIC O

1

AÑO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE ELABORACIÓN No. PÁGINAM E S


10 2004

ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD

ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN 07 2005

Í N D I C E

Página INTRODUCCIÓN 6 I. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO 7 II. PROCEDIMIENTOS

1.- Registro de la Documentación Comprobatoria del Gasto. 10

Objetivo del Procedimiento 10 Políticas de Operación 10 Descripción de Actividades 11 Diagrama de Flujo 15

2.- Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto. 17

Objetivo del Procedimiento 17 Políticas de Operación 17 Descripción de Actividades 18 Diagrama de Flujo 20 Formas e Instructivos de Llenado 21

3.- Conciliación de Retenciones y Enteros. 26


4.- Elaboración de Pólizas de Diario de Almacén. 35



2

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Página

5.- Elaboración de Pólizas de Diario Correspondientes a la Creación

de Pasivos y Liquidación de Retenciones por Concepto de Descuentos a Favor de Terceros.

39 Objetivo del Procedimiento 39 Políticas de Operación 39 Descripción de Actividades 41 Diagrama de Flujo 44

6.- Elaboración de Pólizas de Diario de Reintegros de Años

Anteriores.

47


7.- Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros. 52


8.- Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros Cuenta

Centralizada.

56


9.- Elaboración de Pólizas de Diario de Viáticos. 59



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Página

10.- Revisión de Copias de los Estados de Cuenta Bancarios. 63


11.- Verificación de los Registros de SICOPEL contra los Importes de

la Documentación Contable Original.

70


12.- Glosa de Pólizas Diarias de Egresos. 74


13.- Archivo de Pólizas Diarias de Egresos. 88


14.- Información Mensual de Gastos de Comunicación Social. 92



4

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Página

15.- Elaboración de Estados Financieros. 97


16.- Operación del Sistema Integral de Información de los Ingresos y

Gasto del Servicio de Administración Tributaria.

119


17.- Elaboración de Información Financiera y Presupuestal. 146


18.- Integración del Informe de Avance de Gestión Financiera del

Servicio de Administración Tributaria.

151



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Página

19.- Integración del Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal del Servicio de Administración Tributaria.

173


20.- Envío de la Información Generada por el Centro Contable de

Recaudación de la Administración General de Recaudación.

219 Objetivo del Procedimiento 219 Políticas de Operación 219 Descripción de Actividades 220 Diagrama de Flujo 223

21.- Registro y pago del pasivo circulante o ADEFAS 225



6

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INTRODUCCIÓN Con fundamento en los Artículos 14, Fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria, y artículo 28 fracciones V, VI, VII y XII de su Reglamento Interior, los cuales hacen referencia a la obligación que tienen las unidades administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar, actualizar e integrar conforme a sus programas de trabajo sus Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos; en este sentido, la Administración Central de Recursos Financieros ha elaborado el presente Manual de Procedimientos de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, que tiene como propósito fundamental sistematizar y regular los procesos que en esta Administración se llevan a cabo. El presente documento se integra con el Marco Jurídico-Administrativo que fundamenta la aplicación de los procedimientos, así como los Objetivos, Políticas de Operación, Descripción de Actividades, los Diagramas de Flujo y las Formas e Instructivos de Llenado, para cada procedimiento. Es importante señalar, que para cumplir con los objetivos de este Manual, se requiere de su actualización permanente por lo que se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal encargado de su operación.


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I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05-II-1917, última reforma D.O.F. 20-VI-2005. Leyes − Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

D.O.F. 29-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-VI-2005. − Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

D.O.F. 31-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-IV-2003. − Ley del Impuesto al Valor Agregado.

D.O.F. 29-XII-1978, última reforma D.O.F. 28-VI-2005. − Ley del Servicio de Administración Tributaria.

D.O.F. 15-XII-1995. última reforma D.O.F. 12-VI-2003.

− Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005.

− Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005.

− Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 01-I-2002, última reforma D.O.F. I-XII-2004.

− Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005.

D.O.F. 24-XI-2004.

Códigos − Código Fiscal de la Federación.

D.O.F. 31-XII-1981, última reforma D.O.F. 31-XII-2004. Reglamentos − Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

D.O.F. 18-XI-1981, última reforma D.O.F. 05-VI-2002.


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− Reglamento del Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 21-V-2002.

− Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 19-lII-1999.

− Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII-2001.

− Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

D.O.F. 19-IX-2001. − Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria.

D.O.F. 06-VI-2005.

− Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 17-X-2003.

Decretos − Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005

D.O.F. 20-XII-2004. Acuerdos − Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de documentación contable consistente

en libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse. D.O.F. 12-XI-1982.

− Acuerdo por el que se expide el clasificador por Objeto del Gasto para la

Administración Pública Federal. D.O.F. 13-X-2000, última reforma D.O.F. 01-X-2004.

− Acuerdo que establece las disposiciones de Ahorro en la Administración Pública

Federal para el ejercicio fiscal 2002. D.O.F. 28-II-2002.


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− Acuerdo mediante el cual se da a conocer el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 31-XII-2004.

Documentos Normativo-Administrativos − Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la orientación,

planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para los Ejercicios Fiscales 2005-2006.

D.O.F. 30-XII-2004 − Manual para la Elaboración y Expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas.

Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Oficialía Mayor. Dirección General Adjunta de Presupuesto, Contabilidad y Sistemas. Febrero de 1994, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos.

− Manuales del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Sector Central.

Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Subsecretaría de Egresos, Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Enero, 2001, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos.

− Guía Técnica para elabora Manuales Administrativos Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y

Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos. Julio 2004 − Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes

Nacionales e Internacionales. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Financieros. Febrero 2005.


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1. REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO. Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los Estados Financieros correspondientes. Políticas de Operación − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y

Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, la Documentación Contable soporte del gasto (Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación) emitida, dentro de los cinco días posteriores a su trámite, para su registro contable oportuno.

− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de

las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales que laboren con el Sistema de Control del Ejercicio Presupuestal (SICEP), deberán enviar la Documentación Contable soporte del gasto en archivos TXT y RPT y, posteriormente, físicamente mediante oficio.

− Las Unidades Administrativas Centrales que no cuenten con el SICEP, deberán enviar

la documentación soporte del gasto físicamente mediante oficio. − En la recepción de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de

Rectificación, la Administración de Contabilidad y Estados Financieros deberá revisar que fueron elaborados con base en lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

SUBADMINISTRA-CIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Recibe de las unidades administrativas centrales y las Subadministraciones deInnovación y Calidad de las Administraciones Locales y Aduanas, oficio con la documentación soporte del gasto y turna.

2. Recibe la documentación contable

para su registro mediante correo electrónico en archivos TXT y RPT, así como físicamente mediante oficio y se sella de recibido.

3. Los archivos RPT se imprimen,

sellan y cotejan contra los archivos TXT.

¿Los datos son correctos? Sí

4. Los archivos TXT se guardan en

una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL.

Continúa actividad No. 6 No

- Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.)

- Avisos de Reintegro - Oficios de

Rectificación - P.D.E. - Avisos de Reintegro - Oficios de

Rectificación - Correo Electrónico - Archivos TXT y RPT - Correo Electrónico


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


5. Solicita su corrección a la unidad administrativa vía correo electrónico.

Regresa a la actividad No. 2

6. Verifica que las PDE’s cumplan

con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.

¿Cumplen con los requisitos? No

7. Informa a la unidad administrativa vía correo electrónico para que corrija el error detectado

Regresa a la actividad No. 2 Sí

8. Verifica que los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes y se acompañen de sus anexos, y que la P.D.E. a la que afecta esté capturada en SICOPEL. ¿Cumplen con los requisitos?

- Archivos TXT - PDE - Lineamientos - Correo Electrónico - Avisos de Reintegro - Oficios de

Rectificación - Lineamientos - Ficha de depósito,

cheque cancelado ó solicitud de cancelación de cheques extraviados


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DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


No

9. Informa a la unidad vía correo electrónico para que corrija el error detectado.


10. Transfiere los archivos TXT a

SICOPEL y verifica las operaciones aritméticas.

11. La documentación enviada por

oficio se captura en SICOPEL. 12. Verifica que la PDE a registrar

contenga suficiencia presupuestal en el SICOPEL. ¿Tiene suficiencia presupuestal? No

13. Solicita vía correo electrónico a la unidad responsable gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF.

Sí

- Correo Electrónico - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de

Rectificación - Archivo TXT - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de

Rectificación - PDE - Correo Electrónico


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DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


14. Genera reporte para su validación y verifica que la captura y/o transferencia esté correcta.

¿Está correcto?

No

15. Rectifica información.

Regresa a la actividad No. 14

Sí 16. Efectúa la actualización del

Reporte de captura en SICOPEL 17. Archiva la documentación contable

registrada.

Fin del Procedimiento.

- Reporte de Captura - Reporte de Captura - Reporte de Captura - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de

Rectificación - Reporte de Captura


15

AÑO




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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL

GASTO

CORREOELECTRONICO

CORREOELECTRONICO

CORREOELECTRONICO

ARCHIVOS TXT

CORREOELECTRONICO

ARCHIVOS TXT Y RPT

OFICIOS DERECTIFICACION

AVISOS DEREINTEGRO

POLIZA DIARIA DEEGRESOS


AVISO DE REINTEGRO


INICIO

SUBADMINISTRACIONESDE CONTABILIDAD

CENTRAL Y REGIONAL

RECIBE DE LAS U.A. YDE LAS SIC's Y SICA's

OFICIO CON LADOCUMENTACION

SOPORTE Y TURNA

DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y

CONTABILIDAD REGIONALZONAS NORTE, SUR Y

CENTRO

RECIBE DOCUMENTACIONCONTABLE EN ARCHIVOS

TXT Y RPT, ASI COMOOFICIO Y SE LLA DE

RECIBIDO

IMPRIME, SELLA YCOTEJA LOS

ARCHIVOS RPTCONTRA LOS TXT

¿LOS DATOS SONCORRECTOS?

SOLICITA SUCORRECCIÓN A LA

UNIDADADMINISTRATIVA VIA

CORREOELECTRÓNICO

GUARDAR LOSARCHIVOS TXT EN LA

PC Y REALIZAR SUTRANSFERENCIA EN

SICOPEL

1

2

3

5

4

9

SI

NO

1

2

ARCHIVO TXT

OFICIO DERECTIFICACION

AVISOS DEREINTEGRO

POLIZAS DIARIAS DEEGRESOS

LINEAMIENTOS

FICHAS DE DEPOSITO

LINEAMIENTOS


AVISOS DEREINTEGRO


VERIFICA QUE LASPDE´s CUMPLAN CON

LOS REQUISITOSESTABLECIDOS ENLOS LINEAMIENTOSPARA EL EJERCICIO

DEL GASTO VIGENTE

¿CUMPLE CONLOS REQUISITOS?

INFORMA A LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA VIACORREO

ELECTRONICO PARAQUE CORRIJA EL

ERROR

2

VERIFICA QUE LOSAVISOS DE

REINTEGRO Y LOSOFICIOS DE

RECTIFICACIONCUMPLAN CON LOS

REQUISITOS

¿CUMPLE CONLOS REQUISITOS?

INFORMA A LA U.A.POR CORREO

ELECTRONICO PARAQUE CORRIJA EL

ERROR

TRANSFIERE LOSARCHIVOS TXT A

SICOPEL VERIFICALAS OPERACIONES

A

6

8

7

10

SI

NO

NO

SI

2

1

2


16

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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL

GASTO

CORREOELECTRONICO

REPORTE DECAPTURA

REPORTE DECAPTURA


AVISO DE REINTEGRO




AVISOS DEREINTEGRO


CAPTURA LADOCUMENTACION

ENVIADA POR OFICIOEN SICOPEL

VERIFICA QUE LA PDEA REGISTRARCONTENGA

SUFICIENCIAPRESUPUESTAL EN

SICOPEL

¿TIENE SUFICIENCIAPRESUPUESTAL?

SOLICITA POR CORREOELECTRONICO A LA

UNIDAD RESPONSABLE,GESTIONE LA

SUFICIENCIA CON LAADMON. DE

PRESUPUESTO DE LAACRF

REPORTE DECAPTURA

GENERA REPORTEPARA SU VALIDACION

Y VERIFICA QUE LACAPTURA DE

TRANSFERENCIA ESTECORRECTA

ARCHIVA

A

¿ESTACORRECTO?

RECTIFICAINFORMACION

REPORTE DECAPTURA

EFECTUA LAACTUALIZACION DEL

REPORTE DECAPTURA EN SICOPEL

4

FIN

11

12

13

14

15

16

17

SI

NO

NO

SI

2

2


17

AÑO




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2. CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración

Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para que efectúen su conciliación.

− Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y

Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros contables.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias

detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN

CONTABLE DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Genera mensualmente el Estado

de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel.

2. Elabora oficio informando a cada

una de las unidades responsables el envío del Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conciliación.

3. Remite a las unidades

responsables el oficio y mediante correo electrónico los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación Contable. (Ambos por vía electrónica a las unidades regionales).

4. Recibe, registra la fecha de

recepción y el estado que guarda la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto que las unidades responsables envían.

¿Existen diferencias? Sí

5. Analiza diferencias.

No

6. Archiva.

- Estado de la

Aplicación - Oficio - Oficio - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de

Conciliaciones Contables

- Conciliación - Conciliación


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN

CONTABLE DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


¿Son errores de registro en SICOPEL?

Sí

7. Realiza la corrección en sistema.

8. Informa a la unidad responsable que ya se efectuaron las correcciones.

Continúa actividad no. 6

No

9. Informa a la unidad que las causas

que generan la diferencia son imputables a ella.

10. Recibe y registra las aclaraciones

y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.



- SICOPEL - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de

Conciliaciones Contables


20

AÑO




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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE

DEL GASTO

CORREOELECTRONICO

1

7

SICOPEL

¿SON ERRORESDE REGISTRO EN

SICOPEL?

REALIZA CORRECCION

SI

NO

INFORMA A LA UNIDADRESPONSABLE QUE YASE EFECTUARON LAS

CORRECCIONES

8

6

REGISTRO DE CONCILIACIONES

CONTABLES

CONCILIACION

CORREOELECTRONICO

RECIBE Y REGISTRA LAFECHA DE RECEPCION YEL ESTADO QUE GUARDA

LA CONCILIACIONCONTABLE QUE LAS

UNIDADESRESPONSABLES ENVIAN

3

6

SI

1

CONCILIACION

ANALIZA DIFERENCIAS

1

CONCILIACION

¿EXISTENDIFERENCIAS? ARCHIVA

5

NO

INICIO



CENTRO

ESTADO DE LAAPLICACION

CONTABLE DELGASTO

GENERAMENSUALMENTE EL

REPORTE Y LOCONVIERTE A EXCEL

OFICIO

2

ELABORA OFICIOINFORMANDO EL

ENVIO DEL REPORTEPARA EFECTUAR LA

CONCILIACION

CORREOELECTRONICO

ARCHIVOS DEEXCEL

OFICIO

REMITE VIA CORREOELECTRONICO

INFORMACION PARAQUE LAS UNIDADES

REALICEN LACONCILIACION

4

REGISTRO DE CONCILIACIONES

CONTABLES

9

6

CORREOELECTRONICO

CONCILIACION

RECIBE Y REGISTRALAS ACLARACIONESY/O CORRECCIONES

DE LAS UNIDADESRESPONSABLES

PARA SOLVENTARLAS DIFERENCIAS

INFORMA A LA UNIDADQUE LAS CAUSAS QUE

GENERAN LADIFERENCIA SON

IMPUTABLES A ELLA

10

FIN

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

ANEXO 1

ANEXO 1

INSTRUCTIVO

CONCILIACION CONTABLE

No. Concepto Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

UNIDAD CUENTA PAGADORA FECHA NO. DE PARTIDA PRESUPUESTAL ACTIVIDAD INSTITUCIONAL EJERCIDO SEGÚN LA A.C.R.F. EJERCIDO SEGÚN LA UNIDAD DIFERENCIA NOS. DE POLIZAS CON PARTIDAS A CONCILIAR OBSERVACIONES TOTAL ELABORO AUTORIZO

Identificar a la Unidad o Administración que emite el reporte, con el número y nombre asignados. Es el número de cuenta bancaria, asignada a cada Unidad o Administración. Anotar el día y mes, al que corresponde la información. Se determina considerando los conceptos establecidos en el “Clasificador por Objeto de Gasto” que rige al Servicio de Administración Tributaria, se deberán anotar todas las partidas con presupuesto autorizado, no importando, si hay movimientos o no y si hay diferencia o no. Número de la Actividad Institucional que pertenece a la Unidad y al Objeto de Gasto correspondiente Ejercido por la Administración Central de Recursos Financieros. Es la información que envía mensualmente la Administración de Contabilidad y Estados Financieros a las Administraciones Centrales, a las Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y a las Aduanas. Se obtiene el registro de los datos contenidos en las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro. Ejercido por la Unidad, se refiere al presupuesto erogado por las Administraciones Centrales, Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y por las Aduanas; amparado por las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro, contenidos en sus propios registros. Diferencia, es el resultado de comparar la información del punto 6 con la del punto 7. Números de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación con partidas a conciliar. Anotar el número de póliza en la que se hayan detectado diferencias presupuestales a efecto de que el personal de la Administración de Contabilidad los certifique. Observaciones, es la Información adicional para que el reporte resulte lo más claro posible. En todos los casos de diferencia se deberán anotar las causas. Se refiere a la suma de los importes ejercidos y de la columna de diferencias. Esta última debe coincidir en forma vertical y horizontal. Nombre y firma del Encargado de Recursos Financieros. Nombre y firma del Administrador de la Unidad Central y/o Subadministrador de Innovación y Calidad Local y/o de la Aduana.


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3. CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las retenciones que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la

Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, mismo que integra la información para que efectúen la conciliación de Retenciones y Enteros.


Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias

detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.


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AÑO




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel.

2. Remite mediante correo electrónico

a las unidades responsables los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación de Retenciones y Enteros.

3. Recibe, registra la fecha de

recepción y el estado que guarda la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.


4. Analiza diferencias.

No

5. Archiva.

¿Son errores de registro en SICOPEL?

Sí

6. Realiza la corrección en sistema.

- Estado de la Aplicación

- Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de

Retenciones y Enteros

- Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros

- Conciliación de


- Conciliación de


- SICOPEL


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AÑO




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


7. Informa a la unidad responsable

que ya se efectuaron las correcciones.


No

8. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella.

9. Recibe y registra las aclaraciones

y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.



- Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de


- Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros


29

AÑO




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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

REPORTE DECONCILIACIONES

DE RETENCIONES YENTEROS

REPORTE DECONCILIACIONES

DE RETENCIONES YENTEROS

CONCILIACION DERETENCIONES Y

ENTEROS

CORREOELECTRONICO


ENTEROS

INICIO

CORREOELECTRONICO

ARCHIVOS DEEXCEL

RECIBE Y REGISTRA LAFECHA Y EL ESTADO QUE

GUARDA LA CONCILIACIONDE RETENCIONES Y

ENTEROS QUE ENVIAN LASUNIDADES

RESPONSABLES


3

5

4SI

NO

ESTADO DE LAAPLICACION

CONTABLE DELGASTO



CENTRO

GENERAMENSUALMENTE EL

REPORTE Y LOCONVIERTE A EXCEL

1

2

REMITE VIA CORREOELECTRONICO

INFORMACION PARAQUE LAS UNIDADES

REALICEN LACONCILIACION

2

5


ENTEROS

ANALIZA DIFERENCIAS

1

CORREOELECTRONICO

1

6

SICOPEL

¿SON ERRORESDE REGISTRO EN

SICOPEL?

REALIZA CORRECCION

SI

NO

INFORMA A LA UNIDADRESPONSABLE QUEYA SE EFECTUARONLAS CORRECCIONES

7

5

5

CORREOELECTRONICO


ENTEROS

RECIBE Y REGISTRALAS ACLARACIONESY/O CORRECCIONESQUE SOLVENTAN LASDIFERENCIAS DE LAS

UNIDADESRESPONSABLES

INFORMA A LA UNIDADQUE LAS CAUSAS QUE

GENERAN LADIFERENCIA SON

IMPUTABLES A ELLA

9

8

FIN

ANEXO 1

ANEXO 1

INSTRUCTIVO

CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

No. Concepto Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

DEL MES DE PAGINA UNIDAD NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE DIFERENCIA Y/U OBSERVACIONES ELABORO AUTORIZO

Se anota el mes y el año a los que corresponde la conciliación. Indica el número correspondiente al total de las hojas que integran la conciliación. Se anota el número y el nombre de la unidad ejecutora. Indica el dato correspondiente al numero progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en el que se registro el movimiento en SICOPEL. Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención registrada. Se anotan las claves de retención asignada a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: 002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10% 162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15% 163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A. Se anota el importe correspondiente a la operación registrada en el SICOPEL. Se indica el dato correspondiente al número progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en la que la Unidad informo el movimiento de retención y entero. Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención informada. Se anotan las claves de retención asignadas a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: 002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10% 162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15% 163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A. Se anota el importe correspondiente a la operación informada en la documentación contable. Se indican las diferencias existentes entre el registro contable en SICOPEL y lo informado en los Documentos Contables, que pueden ser por el número de documento, clave de beneficiario, concepto e importe. Se anota el nombre y firma del Jefe del Departamento o Responsable del Área de Recursos Financieros que elaboró dicho formato. Nombre y Firma del Subadministrador de Innovación y Calidad Local o de la Aduana que autorizo dicho formato.


35

AÑO




10 2004




4. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN. Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los importes por las adquisiciones y consumos de los inventarios por los conceptos 2100 y 2700 que las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación − Las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y

Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad en las Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán remitir a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos de Almacén, de conformidad con los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.

− Deberán detallar los importes de las adquisiciones y consumos realizados al término

de cada mes correspondientes a los conceptos 2100 y 2700, mismos que se reciben directamente en el almacén de la unidad que corresponda.

− Para la elaboración del reporte deberán utilizar el método de valuación de los

inventarios denominado Costos Promedios Ponderados. − Los importes de las adquisiciones que se reporten deberán ser iguales a los gastos

efectuados mediante las Pólizas Diarias de Egresos registradas en SICOPEL, en el mes que se reporta. En el caso de no coincidir, se deberá remitir la explicación de la diferencia y el soporte documental que corresponda.

− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur

y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Almacenes.


36

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Recibe de las Unidades Administrativas Centrales, de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos en los Almacenes.

2. Verifica que la información

corresponda con los registros de SICOPEL.

¿Corresponde la información? No

3. Solicita su corrección o aclaración

a la unidad administrativa vía correo electrónico.


4. Consolida información en cuadro de Excel.

- Reporte - Reporte - SICOPEL - Correo Electrónico - Cuadro de Excel


37

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


5. Elabora la Póliza de Diario, anexa cuadro de Excel y recaba firmas.

6. Entrega la Póliza de Diario a la

Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.

7. Archiva el acuse de póliza de

diario con su documentación soporte.


- Póliza - Cuadro de Excel - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación

soporte


38

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

CUADRO DE EXCEL

ACUSE

POLIZA DE DIARIO

POLIZA DE DIARIO

SICOPEL

REPORTE

INICIO

DOCUMENTACIONSOPORTE

1

ACUSE DE PÓLIZAARCHIVA

FIN

REPORTE


CONTABILIDAD REGIONAL,ZONAS NORTE, SUR Y

CENTRO

RECIBE DE LASUNIDADES EN OFICIO

Y VIA CORREOELECTRONICO EL

DOCUMENTO

1

CORREOELECTRONICO

¿CORRESPONDELA INFORMACION?

SOLICITA SUCORRECCION O

ACLARACION A LAUNIDAD VIA CORREO

ELECTRONICO

CUADRO DE EXCEL

CONSOLIDAINFORMACION EN

CUADRO DE EXCEL

4

SI

NO

1

VERIFICA QUE LAINFORMACION

CORRESPONDA CONLOS REGISTROS DE

SICOPEL

2

3

ELABORADOCUMENTO

ANEXANDO CUADRODE EXCEL Y RECABA

FIRMAS

5

ENTREGA PÓLIZA A LASUBADMINISTRACION

DE ESTADOSFINANCIEROS Y

CUENTA PUBLICA

6


39

AÑO




10 2004




5. ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

Objetivo Elaborar las Pólizas de Diario correspondientes a la creación de pasivo y liquidación de las retenciones por concepto de descuentos a favor de terceros, efectuados por la Administración Central de Recursos Humanos con la finalidad de remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, para que se efectúe su registro. Políticas de Operación − La Administración Central de Recursos Humanos enviará a la Administración de

Contabilidad y Estados Financieros en forma quincenal y mensual, los documentos fuente (resúmenes de nómina y copia de los pagos y enteros), para elaborar las Pólizas de Diario de pasivo y liquidación por descuentos a favor de terceros.

− La Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración

Central de Recursos Humanos, deberá enviar de forma mensual a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el cuadro de deducciones efectuadas al personal, con la finalidad de validar las cifras con los resúmenes de nómina que sirven de fuente para la elaboración de las Pólizas de Diario correspondientes a la creación del pasivo de los descuentos y retenciones a favor de terceros en forma mensual, y las correspondientes a los pagos y enteros, mismas que se integran de esta forma, para remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro.

− Concepto 01 ISR − Concepto 02,03,04,06,07,08 y 12 ISSSTE − Concepto 17 y 18 Reintegros − Concepto 21 FONAC − Concepto 26 FOGAREF − Concepto 50,51,54,57,75,77,84 y 92 Aseguradora Met Life S.A. − Concepto 55, 56, 64 y 65 FOVISSSTE − Concepto 58 y 60 Cuotas Sindicales − Concepto 61 Fondo de Ahorro Sindical − Concepto 62 Pensión Alimenticia − Concepto 72, 73 y 74 Seguros Comercial América.


40

AÑO




10 2004




− Concepto 082 Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 083 Aportaciones Voluntarias al Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 099 Seguro por Homicidio Intencional. − El Departamento de Registro Contable deberá elaborar y entregar a la

Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a los descuentos a favor de terceros y a la liquidación de los descuentos a favor de terceros en el momento en que se reciba la información.


41

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO

CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

UNIDAD

RESPONSABLE

ACTIVIDAD DOCUMENTOS

INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

1. Recibe mensualmente de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

2. Recibe de la Administración de

Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, copia de los comprobantes de pago y/o de los enteros por los conceptos retenidos en nomina.

3. Recibe los resúmenes de las

nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), y los comprobantes de pago y/o entero.

- Resumen de Nóminas por Servicios Personales

- Comprobantes de

pago - Resumen de

Nóminas por Servicios Personales

- Comprobantes de pago


42

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS 4. Valida que la información

correspondiente a cada concepto de las deducciones a favor de terceros esté completa y registra los importes en cuadro de Excel.

5. Valida la información de los

comprobantes de pago y/o entero de las deducciones de los resúmenes de nómina y registra los importes en cuadro de Excel.

6. Elabora las pólizas de Diario por

los descuentos a favor de terceros con base en las cifras del cuadro de Excel.

7. Elabora las Pólizas de Diario

correspondientes a la liquidación de los descuentos a favor de terceros con base en las copias de los comprobantes de pago y/o entero.

- Resumen de Nóminas por Servicios Personales

- Cuadro de Excel - Comprobantes de

pago - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Comprobantes de

pago


43

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS 8. Anexa los soportes a las Pólizas

de Diario y recaba firmas. 9. Turna las Pólizas de Diario a la

Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro y actualización en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL).

10. Archiva los acuses de las Pólizas

de Diario, Copia de Nómina y la Documentación Comprobatoria de los Pagos y/o enteros a favor de Terceros.


- Pólizas de Diario - Documentación

Soporte - Pólizas de Diario - Documentación

soporte - Acuse de Póliza de

Diario - Documentación

Comprobatoria


44

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO


CUADROEXCEL

RESUMENES DENOMINA

COMPROBANTESDE PAGO Y/O

ENTERO

RESUMENES DENOMINA

COMPROBANTESDE PAGO Y/O

ENTEROS

RECIBE COMPROBANTESDE PAGO Y/O ENTEROS

SUBADMINISTRACION DECONTABILIDAD

RESUMEN DE NOMINA DESERVICIOS PERONALES

RECIBE RESUMENES DENOMINAS DEL PERSONALDE LA ADMON. DE PPTO.DE SERV. PERSONALES

INICIO

DEPTO. DE REGISTROCONTABLE

RECIBE RESUMENESDE NÓMINA Y

COMPROBANTES DEPAGO Y/O ENTERO

VALIDA QUE LAINFORMACIÓN DE LAS

DEDUCCIONES AFAVOR DE TERCEROS

ESTE COMPLETA YREGISTRA

3

2

1

4

A


45

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO :ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO


DO CUMENTACIÓ NSO PO RTE

CO MPRO BANTES DEPAG O

CUADRO EXCEL

CUADRO EXCEL

PO LIZA DE DIARIO

PO LIZA DE DIARIO

PO LIZAS DE DIARIO

CO PIA DE LO SCOMPROBANTES DE

PAG O

VALIDA LA INFO RMACIÓ NDE LO S CO MPRO BANTESDE PAG O Y/O ENTERO YREG ISTRA EN CUADRO

DE EXCEL .

5

ELABO RA LAS PO LIZASDE DIARIO PO R LO S

DESCUENTO S A FAVO RDE TERCERO S CO N BASE

EN LAS C IFRAS DELCUADRO DE EXCEL

6

7

ELABO RA LAS PO LIZAS DEDIARIO DE LA LIQ UIDACIO NDE LO S DESCUENTO S CO N

BASE EN LO SCO M PRO BANTES DE PAG O

ANEXA LO S SO PO RTES ALAS PÓ LIZAS DE DIARIO Y

RECABA FIRMAS

8

A

A


46

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO



POLIZA DE DIARIO


POLIZA DE DIARIO

FIN DEPROCEDIMIENTO

TURNA LAS PÓLIZAS CONSU SOPORTE A LA

SUBADMINISTRACION DEESTADOS FINANCIEROS Y

CUENTA PUBLICA PARASU REGISTRO EN

SICOPEL

9

A

ARCHIVA LOS ACUSES DEPOLIZAS DE DIARIO,

COPIA DE NÓMINA Y LADOCUMENTACIONCOMPROBATORIA.

10


47

AÑO




10 2004




6. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES.

Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los Reintegros de Ejercicios Anteriores que la Administración de Finanzas y Tesorería informa que realizan las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Humanos y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas. Políticas de Operación − La Administración de Finanzas y Tesorería deberá entregar los Avisos de Reintegro

de Ejercicios Anteriores legibles y completos (Clave Presupuestal, referencia del año) junto con la documentación soporte.

− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y

centro deberán entregar cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Reintegros de Años Anteriores.


48

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Recibe los Avisos de Reintegro (A.R.) de Ejercicios Anteriores y los fotocopia.

2. Registra en Cuadro de Excel los

Avisos de Reintegro de Años Anteriores y los clasifica por año.

3. Elabora la Póliza de Diario por

ejercicio presupuestal, anexa impresión del cuadro, copias de A.R y recaba firmas.

4. Entrega la Póliza Diaria con sus soportes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública obteniendo acuse de recibo.

5. Archiva.


- Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores

- Avisos de Reintegro

de Ejercicios Anteriores

- Cuadro de Excel - Póliza - Cuadro de Excel - Copias - Póliza - Cuadro de Excel - Copias - Acuse de Póliza - Cuadro de Excel - Copias


49

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES

C O P IA S

C U A D R O D E E X C E L

P O L IZ A D E D IA R IO

C O P IA S



P O L IZ A D E D IA R IO

E N T R E G A F O R M A T OC O N S O P O R T E S A L AS U B A D M IN IS T R A C IO N

D E E S T A D O SF IN A N C IE R O S Y

C U E N T A P U B L IC AO B T E N IE N D O A C U S E

3

1

IN IC IO

D E P A R T A M E N T O S D ER E G IS T R O C O N T A B L E Y

C O N T A B IL ID A D R E G IO N A LZ O N A S N O R T E , S U R Y

C E N T R O

A V IS O S D ER E IN T E G R O D E

E J E R C IC IO SA N T E R IO R E S

R E C IB ED O C U M E N T A C IO N Y

F O T O C O P IA

A V IS O S D ER E IN T E G R O D E

E J E R C IC IO SA N T E R IO R E S

2

R E G IS T R A E NC U A D R O E N E X C E L Y

C L A S IF IC AD O C U M E N T O S

E L A B O R A P O L IZ A D ED IA R IO P O RE J E R C IC IO

P R E S U P U E S T A L YR E C A B A F IR M A S

4

5

C O P IA S


FIN

A C U S E D E P O L IZ A

A R C H IV A


52

AÑO




10 2004




7. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas Políticas de Operación − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las

Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros.

− La Conciliación de las Retenciones y Enteros enviada por las Unidades Centrales y las

Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se comparará con la información obtenida del SICOPEL (Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea).

− La información para elaborar las Pólizas de Diario por concepto de Retenciones y

Enteros correspondientes a Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se obtendrá del Sistema SICOPEL al cierre de cada mes.


centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.


53

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES

Y ENTEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



1. Recibe la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.

2. Genera y convierte a Excel al

cierre del mes el reporte 107 de SICOPEL mismo que contiene las retenciones reportadas por las unidades responsables que realizan su ejercicio del gasto.


contenida en el Reporte coincida con la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables. ¿Existe diferencia? Sí

4. Solicita su corrección o aclaración

a la unidad administrativa vía correo electrónico.

5. Recibe correo electrónico de las

unidades responsables con las aclaraciones correspondientes.


- Conciliación de Retenciones y Enteros

- Reporte - Reporte - Conciliación de


- Correo Electrónico - Correo Electrónico


54

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES

Y ENTEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


6. Elabora la Póliza de Diario, anexa la documentación soporte y recaba firmas.






- Póliza - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación

soporte


55

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y

ENTEROS


ACUSE

ACUSE

POLIZA DEDIARIO

CORREOELECTRONICO

3

FIN

1

INICIO



CENTRO


ENTEROS

RECIBE DOCUMENTO

REPORTE 107 DESICOPEL

2

GENERA Y CONVIERTEA EXCEL EL REPORTEQUE CONTIENE LAS

RETENCIONES


ENTEROS

REPORTE 107 DESICOPEL

VERIFICA QUE ELREPORTE COINCIDA

CON LA INFORMACIONCONTENIDA EN LACONCILIACION DERETENCIONES Y

ENTEROS

6

SI

CORREOELECTRONICO

SOLICITA LACORRECCION O

ACLARACION A LAUNIDAD

3

¿EXISTENDIFERENCIAS?

4

NO

4

POLIZA DEDIARIO

ELABORA POLIZA,ANEXA SOPORTE Y

RECABA FIRMAS

ENTREGA POLIZA A LASUBADMNISTRACION


CUENTA PUBLICA

RECIBE CORREOELECTRÓNICO CONLAS ACLARACIONES

5

ARCHIVADOCUMENTOS

7

8

3


56

AÑO




10 2004




8. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA.

Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por la Administración de Finanzas y Tesorería. Políticas de Operación − La Administración de Finanzas y Tesorería deberá enviar a la Administración de

Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros.

− El Departamento de Registro Contable elaborará las Pólizas de Diario de Retenciones

de la Cuenta Centralizada cada mes cuando reciba la Conciliación de Retenciones y Enteros enviada por la Administración de Finanzas y Tesorería.

− El Departamento de Registro Contable elaborará las Pólizas de Diario de Enteros

cada vez que reciba la Póliza Diaria de Egresos correspondiente a los Enteros de las retenciones efectuadas, misma que es elaborada por la Administración de Finanzas y Tesorería.

− El Departamento de Registro Contable deberá entregar durante los primeros 15 días

de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.


57

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES

Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

1. Recibe la Conciliación de Retenciones y Enteros y la Póliza Diaria de Egresos de Enteros de las Retenciones efectuadas por la Administración de Finanzas y Tesorería.

2. Concentra los datos en cuadro de

Excel. 3. Elabora las Pólizas de Diario de

Retenciones y de Enteros, anexa la documentación soporte y recaba firmas.

4. Entrega las Pólizas de Diario a la


5. Archiva los acuses de Pólizas de

Diario con su documentación soporte.


- Conciliación - PDE - Cuadro de Excel - Póliza - Cuadro de Excel - Póliza - Acuse de Póliza - Cuadro de Excel


58

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y

ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA

ACUSE

ACUSE

CUADRO DE EXCEL

CUADRO DE EXCEL

CUADRO DE EXCEL

PÓLIZA DE DIARIO

CUADRO DE EXCEL

PDE

CONCILIACIÓN

INICIO

DEPARTAMENTO DEREGISTRO CONTABLE

RECIBE LACONCILIACIÓN DERETENCIONES Y

ENTEROS Y LA P.D.E.DE PAGO DE

RETENCIONES

CONCENTRA LOS DATOSEN CUADRO DE EXCEL

ELABORA PÓLIZA DEDIARIO, ANEXA

CUADRO DE EXCEL YRECABA FIRMAS

PÓLIZA DE DIARIO

ENTREGA LA PÓLIZADE DIARIO Y CUADRO

DE EXCEL A LASUBADMINISTRACIÓN


CUENTA PÚBLICAOBTENIENDO ACUSE

PÓLIZA DE DIARIO

ARCHIVA ACUSE DE LAPÓLIZA DE DIARIO Y

SUS SOPORTES.

1

2

3

4

5

2

2

FIN


59

AÑO




10 2004




9. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS. Objetivo Reportar de manera mensual a través de una Póliza de Diario la concentración de los importes comprobados de viáticos (partidas 3814, 3815, 3816, 3817, 3818, 3819) que las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las

Administraciones Locales y de las Aduanas deberán de enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el formato denominado “Reporte mensual de comprobación de viáticos” con las características establecidas en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.

− Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las

Administraciones Locales y de las Aduanas al elaborar sus Pólizas Diarias de Egresos de viáticos deberán hacerlo sin mezclarlas con los gastos de otras partidas.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, enviará cada mes a las

Unidades Centrales y a las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, con la finalidad de que verifiquen lo registrado en SICOPEL para posteriormente proceder a elaborar el formato de referencia.


centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Viáticos.


60

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



1. Recibe de las Unidades Administrativas Centrales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte Mensual de Comprobación de Viáticos.


corresponda con los registros de SICOPEL.

¿Corresponde la información? No

3. Solicita su corrección a la Unidad

Administrativa vía correo electrónico.


4. Consolida la información en cuadro de Excel.

5. Elabora la Póliza de Diario, anexa

cuadro de Excel y recaba firmas.

- Reporte - Reporte - SICOPEL - Correo Electrónico - Cuadro Excel - Póliza - Cuadro Excel


61

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD







- Póliza - Acuse - Acuse - Documentación

soporte


62

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS

CUADRO DE EXCEL

ACUSE

POLIZA DE DIARIO

POLIZA DE DIARIO

SICOPEL

REPORTE

INICIO


1

ACUSE

ARCHIVA ACUSE DEPÓLIZA Y SOPORTE

FIN

REPORTE


CONTABILIDAD REGIONAL,ZONAS NORTE, SUR Y

CENTRO

RECIBE DE LASUNIDADES EN OFICIO

Y VIA CORREOELECTRONICO EL

DOCUMENTO

1

CORREOELECTRONICO

¿CORRESPONDELA INFORMACION?

SOLICITA SUCORRECCION O

ACLARACION A LAUNIDAD VIA CORREO

ELECTRONICO

CUADRO DE EXCEL

CONSOLIDA LAINFORMACION EN

CUADRO DE EXCEL

4

SI

NO

1

VERIFICA QUE LAINFORMACION

CORRESPONDA CONLOS REGISTROS DE

SICOPEL

2

3

ELABORADOCUMENTO

ANEXANDO CUADRODE EXCEL Y RECABA

FIRMAS

5

ENTREGA PÓLIZA A LASUBADMINISTRACION


CUENTA PUBLICA

6


63

AÑO




10 2004




10. REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS. Objetivo Verificar en forma selectiva por parte de los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro, que los Cheques emitidos por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, reportados en las Pólizas Diarias de Egresos enviadas para su registro en el SICOPEL, correspondan en número e importe con los reportados como cobrados en el Estado de Cuenta Bancario y viceversa. Políticas de Operación − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y

centro serán los encargados de verificar en forma selectiva que los importes que aparecen cobrados, de acuerdo con el Estado de Cuenta Bancario por concepto de cheques expedidos, corresponden a los importes registrados en las Pólizas Diarias de Egresos que revisen y viceversa. Esta operación se realiza para fines de apoyo a la validación.


centro, seleccionarán las unidades de manera aleatoria, alternando la revisión de las unidades cada mes.

− Las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las

Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros la copia del Estado de Cuenta Bancario dentro de los primeros 10 días de cada mes.


64

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA

BANCARIOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



1. Recibe y registra la fecha de recepción de las copias de los Estados de Cuenta Bancarios que envían por mensajería y/o correo electrónico las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas.

2. Selecciona de forma aleatoria los

Estados de Cuenta que serán objeto de revisión y turna.

3. Requisita formato para verificar que todos los cheques registrados en las Pólizas Diarias de Egresos correspondan con el Estado de Cuenta Bancario seleccionado y viceversa, firmando de elaborado.


4. Informa a las unidades responsables vía correo electrónico las observaciones solicitando las aclaraciones pertinentes.

5. Recibe correo electrónico de las unidades responsables con las aclaraciones correspondientes.

- Edos. de Cta. - Registro de Estados

de Cuenta Bancarios

- Edos. de Cta. - Edos. de Cta. - Formato para

verificación de cheques registrados en Pólizas Diarias de Egresos vs. Estados de Cuenta Bancarios

- PDE - Correo Electrónico - Correo Electrónico


65

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA

BANCARIOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



6. Archiva formato para verificación de cheques y Estado de Cuenta Bancario, así como correo electrónico con aclaraciones. Fin del Procedimiento.

- Edos. de Cta. - Formato para

verificación de cheques registrados en Pólizas Diarias de Egresos vs. Estados de Cuenta Bancarios


66

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

FORMATO PARAVERIFICACION DE CHEQUESREGISTRADOS EN PDE VS.

ESTADOS DE CUENTABANCARIOS

REGISTRO DEESTADOS DE

CUENTA BANCARIOS

CORREOELECTRONICO

FORMATO PARAVERIFICACION DE CHEQUESREGISTRADOS EN PDE VS.

ESTADOS DE CUENTABANCARIOS

ESTADO DECUENTA

BANCARIO

ESTADO DECUENTA BACARIO

INICIO

ESTADO DECUENTA

BANCARIO

REQUISITA FORMATOVERIFICANDO QUE TODOS

LOS CHEQUESREGISTRADOS EN POLIZAS

DIARIAS DE EGRESOSCOINCIDAN CON LOS

ESTADOS DE CUENTABANCARIOS Y FIRMA


CORREOELECTRONICO

INFORMA A LAS UNIDADESVIA CORREO

ELECTRONICO LASOBSERVACIONESSOLICITANDO LASACLARACIONESPERTINENTES

3

6

4

SI

NO

6

FIN

ESTADO DECUENTA BANCARIO



CENTRO

RECIBE Y REGISTRADOCUMENTOS DE LAS

UNIDADES PARATURNALOS

1

2

SELECCIONA DE FORMAALEATORIA LOS

DOCUMENTOS QUE SERANOBJETO DE REVISION

2

RECIBE CORREOELECTRONICO DE LAS

UNIDADES CON LASACLARACIONES

CORRESPONDIENTES

5

1

6


70

AÑO




10 2004




11. VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.

Objetivo Verificar que los registros de SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería, en el ejercicio del gasto, correspondan con los importes de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación originales, enviados por las mismas, con el fin de que las cifras registradas en el SICOPEL estén correctamente soportadas por la documentación original. Políticas de Operación − El Departamento de Registro Contable enviará a principios de cada mes al

Departamento de Glosa del Presupuesto el archivo en Excel que contiene el desglose por unidad; así como por tipo, número e importe de cada documento registrado en SICOPEL, para que efectúe la verificación correspondiente.

− El Departamento de Glosa del Presupuesto verificará que los registros de SICOPEL

correspondan con los importes de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación originales enviados por las Unidades Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería.

− El Departamento de Glosa del Presupuesto informará al Departamento de Registro

Contable las diferencias detectadas. − El Departamento de Registro Contable analizará las diferencias detectadas por el

Departamento de Glosa del Presupuesto, y en caso de proceder, solicitará aclaración a la unidad responsable.

− Las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería

deberán enviar las aclaraciones correspondientes.


71

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA

LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

1. Remite al Departamento de Glosa del Presupuesto vía correo electrónico el archivo en Excel que contiene la información por unidad y documento.

2. Recibe archivo de Excel y efectúa

la revisión por unidad y documento registrado.

3. Remite al Departamento de

Registro Contable vía correo electrónico el resultado de la verificación.

¿Hay diferencias?

Sí.

4. Solicita a la unidad responsable

y/o a la Administración de Finanzas y Tesorería la aclaración correspondiente.

5. Recibe de las unidades

responsables y/o Administración de Finanzas y Tesorería las aclaraciones.

Continúa actividad No. 6

- Archivo - Correo Electrónico - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Correo Electrónico


72

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

No 6. Archiva en carpeta de P.C. los

resultados proporcionados por el Departamento de Glosa del Presupuesto y/o las unidades. Fin del Procedimiento.

- Correo Electrónico


73

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA


CORREOELECTRÓNICO

ARCHIVO DE EXCEL

ARCHIVO DE EXCEL

CORREOELECTRÓNICO

INICIO


REMITE ALDEPARTAMENTO DEGLOSA VIA CORREO

ELECTRÓNICO LAINFORMACIÓN POR

UNIDAD YDOCUMENTO

DEPARTAMENTO DE GLOSADEL PRESUPUESTO

RECIBE ARCHIVO DEEXCEL Y EFECTÚA LA

REVISIÓN POR UNIDAD YDOCUMENTO REGISTRADO

REMITE ALDEPARTAMENTO DE

REGISTRO CONTABLEVIA CORREO

ELECTRÓNICO ELRESULTADO DE LA

VERIFICACIÓN

¿EXISTENDIFERENCIAS?

ARCHIVA EN CARPETADE PC LOS

RESULTADOSPROPORCIONADOS

POR ELDEPARTAMENTO DE

GLOSA Y/O LASUNIDADES

CORREOELECTRÓNICO

SOLICITA A LA UNIDADRESPONSABLE Y/O ALA ADMINISTRACIÓN

DE FINANZAS YTESORERÍA LASACLARACIONES

CORRESPONDIENTES

RECIBE DE LASUNIDADES

RESPONSABLES Y/OADMINISTRACIÓN DE

FINANZAS YTESORERÍA LASACLARACIONES

1

2

3

6

4

5

SI

NO

6

2

2


6

FIN


74

AÑO




10 2004




12. GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS. Objetivo Efectuar la revisión de las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) y su documentación comprobatoria que presentan las Unidades Centrales Ejecutoras del gasto, y la Administración de Finanzas y Tesorería, estableciendo criterios uniformes apegados a la normatividad y disposiciones vigentes. Políticas de Operación − Las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería

deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, para su revisión y custodia la documentación comprobatoria de las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) emitidas con cargo a sus presupuestos aprobados, incluyendo los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación que las afecten.

− Este procedimiento se aplicará para constatar que la documentación comprobatoria

cumpla con los requisitos fiscales y administrativos que establece la normatividad vigente.

− Las P.D.E. glosadas con sus respectivos documentos comprobatorios, deberán

contener el sello de revisado en la carátula de la P.D.E. y se anexará el Volante de Observaciones emitido por el Sistema de Control de Pólizas.

− El Departamento de Glosa del Presupuesto supervisará el proceso de revisión,

solventación y archivo de las P.D.E. con su respectiva documentación soporte. − Para auxiliar el proceso de recepción, distribución y archivo de las P.D.E. se utilizará

el Sistema de Control de Pólizas. − Una vez al mes, el Departamento de Glosa del Presupuesto remitirá a las unidades

el Reporte de Observaciones para que éstas remitan la documentación comprobatoria y la información que las solvente.


75

AÑO




10 2004




− Los requisitos fiscales y administrativos que debe contener la documentación comprobatoria, se estipula en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes; así como en los Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales vigentes.


76

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

1. Verifica en el Sistema de Control de Pólizas, las Pólizas Diarias de Egresos recibidas por el archivo del Departamento de Glosa del Presupuesto que se encuentran pendientes de glosa.

2. Elabora el Vale de Préstamo de

P.D.E. Interno y solicita al encargado del archivo la documentación que requiere.

3. Revisa la Documentación

Comprobatoria, analiza los conceptos del gasto y su clasificación presupuestal y determina.

¿Existen Observaciones?

Sí 4. Registra en el Sistema de Control

de Pólizas las observaciones encontradas para solicitar a la Unidad su corrección.

No

- Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.)

- Documentación Comprobatoria

- Vale de Préstamo de

P.D.E. Interno - Documentación

Comprobatoria - Sistema de Control

de Pólizas


77

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


5. Revisa que la documentación

comprobatoria del gasto no presente alteraciones.

¿Existen Alteraciones?

Sí

6. Registra en el Sistema de Control

de Pólizas para solicitar el reintegro correspondiente o en su caso la sustitución.

No 7. Verifica sumas y cálculos de la

documentación comprobatoria.

¿Existen Errores?


de Pólizas para solicitar la aclaración correspondiente.

No

- Documentación

comprobatoria - Sistema de Control

de Pólizas - Documentación

comprobatoria - Sistema de Control

de Pólizas


78

AÑO




10 2004





UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


9. Verifica si la P.D.E. incluye gasto

por compra de refacciones y/o mantenimiento de vehículos, comprueba que los documentos soporte incluyan la identificación completa del vehículo (número de expediente, número de placas, modelo y marca).

¿Existe Omisión? Sí


de Pólizas para solicitar aclaración.

No

11. Verifica si la P.D.E. reporta el pago de viáticos nacionales, se anexe el original autorizado del Registro Único de Comisión, Oficio de Comisión y original del Informe de Comisión, el Desglose Pormenorizado del Gasto y comprueba la cantidad ministrada con base a la tarifa vigente.

- P.D.E. - Observación y

Comprobatoria

- Sistema de Control de Pólizas

- Registro Único de Comisión

- Oficio de Comisión - Informe de Comisión- P.D.E. - Desglose

Pormenorizado del Gasto


79

AÑO




10 2004





UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


¿Existe alguna omisión o error? Sí


de Pólizas para solicitar aclaraciones, reintegro o sustitución.

No

13. Verifica si la P.D.E. incluye el pago

de viáticos internacionales, se anexe el original autorizado del Registro Único de Comisión, y el original del Oficio de Comisión debidamente autorizado por el Jefe del SAT, Informe de Comisión, Carta dirigida a la Secretaría de Relaciones Exteriores, el Desglose Pormenorizado del Gasto y comprueba la cantidad ministrada con base a la tarifa y factura por la compra de dólares con el tipo de cambio.

¿Existe Alguna Omisión o Error? Sí


de Pólizas para solicitar aclaraciones o reintegro. No

- Sistema de Control

de Pólizas - Registro Único de

Comisión - Oficio de Comisión - Informe de Comisión- Carta a la S.R.E. - P.D.E. - Desglose

Pormenorizado del Gasto

- Factura de compra de dólares


de Pólizas


80

AÑO




10 2004





UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


15. Verifica si la P.D.E. incluye el pago

de pasajes (aéreos o terrestres) para cumplir comisión fuera de su lugar de residencia, se anexe copia del Oficio de Comisión y del Registro Único de Comisión con la firma de recibido del comisionado, indicando en que P.D.E. se encuentran los originales; en el caso de transporte terrestre, original de los boletos de pasajes o de pago de peaje y compra de gasolina, (revisa que corresponda al destino de la comisión el pago de peaje en casetas), si se utilizó transporte aéreo, comprobar que se anexen los talones de los boletos respectivos y se revisará la congruencia de fechas de los boletos con el oficio de comisión.

¿Existe alguna observación?


de Pólizas para solicitar aclaraciones o reintegro.

- Registro Único de

Comisión - Oficio de Comisión - Comprobantes de

Peaje y Gasolina - Original de boleto de

pasaje - Talones de boletos

de avión - P.D.E. - Sistema de Control

de Pólizas


81

AÑO




10 2004





UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


No

17. Verifica que contenga anexado el

original de la autorización de la Administración Central de Recursos Financieros y/o de la Administración General de Innovación y Calidad, si la P.D.E. incluye gasto de partidas que requieran de ésta (ej. comunicación social o suscripciones a publicaciones). ¿Existe Autorización? No


de Pólizas para su requerimiento.

Sí 19. Verifica si la P.D.E. incluye

afectación a las partidas de comunicación social, comprueba que la documentación soporte anexe un ejemplar de la impresión o publicación.

- P.D.E. - Documentación

Comprobatoria - Formato de

Autorización



Comprobatoria - Ejemplar de

impresión o publicación


82

AÑO




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UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


¿Existe Omisión? Sí


de Pólizas para solicitar requisito faltante. No

21. Revisa los folios consecutivos de

la documentación y anota en el Control de Pólizas la fecha de revisión y nombre del analista responsable; revisa si existen observaciones. ¿Existen observaciones? No

22. Anota en el Sistema de Control de

Pólizas la leyenda “Sin Observaciones”, imprime el Volante de Observaciones que anexa a la P.D.E., firma y turna al archivo.

Continúa actividad N° 30 Sí

23. Imprime, del Sistema de Control

de Pólizas, el Volante de Observaciones que anexa a la PDE, firma y turna al archivo.


de Pólizas - P.D.E. - Documentación


de Pólizas - Volante de

Observaciones de la P.D.E.


- P.D.E. - Volante de

Observaciones de la P.D.E.



83

AÑO




10 2004





UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



24. Genera el Reporte de

Observaciones y notifica mediante correo electrónico a la unidad las observaciones determinadas para su solventación.

25. Recibe de la unidad la relación de

las P.D.E. que requerirá para solventar las observaciones.

26. Solicita al archivo del

Departamento de Glosa, mediante Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno, las P.D.E. solicitadas por la unidad.

27. Recibe al representante de la

unidad con la información y/o documentación para solventar las observaciones.


de Pólizas - Reporte de

Observaciones

- Relación de P.D.E. - P.D.E. - Vale de Préstamo de

Pólizas Diarias de Egresos Interno


Comprobatoria y/o Información


84

AÑO




10 2004





UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


28. Verifica la información recibida del

representante de la unidad.

¿Solventa las Observaciones?

No Continúa actividad No.24 Sí 29. Anexa la información y/o

documentación a la Póliza Diaria de Egresos y descarga la observación en el Sistema de Control de Pólizas.

30. Entrega Pólizas Diarias de

Egresos al archivo y verifica que se descargue en el sistema su Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno.



comprobatoria - P.D.E. - Documentación

Comprobatoria y/o información




de Pólizas - Vale de Préstamo de

P.D.E. Interno


85

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS

DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

VALE DE PRESTAMODE P.D.E. INTERNO

FACTURA DECOMPRA DE DOLARES

DESGLOSEPORMENORIZADO

CARTA DE .S.R.E.

DESGLOSEPORMENORIZADO DEL

GASTO

P.D.E.




DOCUMENTACIONCOMPROBATORIA



INFORME DECOMISIÓN

OFICIO DE COMISIÓN

REGISTRO UNICO DECOMISIÓN


INFORME DECOMISIÓN

OFICIO DE COMISIÓN

REGISTRO UNICO DECOMISIÓN

INICIO

DEPARTAMENTO DEGLOSA DEL

PRESUPUESTO

VERIFICA EN EL SISTEMA DECONTROL DE POLIZAS, LAS

P.D.E RECIBIDAS POR ELARCHIVO DEL DEPARTAMENTODE GLOSA DEL PRESUPUESTO

QUE SE ENCUENTRANPENDIENTES DE GLOSA

ELABORA EL VALE DEPRÉSTAMO DE P.D.E.

INTERNO Y SOLICITA ALENCARGADO DEL ARCHIVOLA DOCUMENTACIÓN QUE

REQUIERE

¿EXISTENOBSERVACIONES?

REGISTRA EN EL SISTEMADE CONTROL DE PÓLIZAS

LAS OBSERVACIONESENCONTRADAS PARA

SOLICITAR A LA UNIDADSU CORRECCIÓN


VERIFICA SUMAS YCÁLCULOS DE LADOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

REGISTRA EN ELSISTEMA DE CONTROL

DE PÓLIZAS PARASOLICITAR LAACLARACIÓN

CORRESPONDIENTE

¿EXISTE OMISION?

¿EXISTE ALGUNAOMISION O

ERROR?

REGISTRA EN ELSISTEMA CONTROL DE

PÓLIZAS PARASOLICITAR

ACLARACIONES,REINTEGRO OSUSTITUCION

2

5

6

9

11

12

1

1

REVISA LADOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA,

ANALZA LOSCONCEPTOS DEL

GASTO Y SUCLASIFICACIÓN

PRESUPUESTAL YDETERMINA

1

4

SI

NO

¿EXISTENERRORES?

SI

VERIFICA SI LA P.D.E.INCLUYE GASTO POR

COMPRA DE REFACCIONESY/O MANTENIMIENTO DE

VEHICULOS, COMPRUEBAQUE LOS DOCUMENTOSSOPORTE INCLUYAN LA

IDENTIFICACION COMPLETADEL VEHICULO

NO

REGISTRA EN ELSISTEMA CONTROLDE PÓLIZAS PARA

SOLICITARACLARACIÓN

SI

VERIFICA SI LA P.D.E.REPORTA EL PAGO DE

VIATICOS NACIONALES, SEANEXEN LOS DOCUMENTOS

ORIGINALES AUTORIZADOS YCOMPRUEBEN LA CANTIDADMINISTRADA CON BASE A LA

TARIFA VIGENTE

10

NO

SI

VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE ELPAGO DE VIÁTICOS

INTERNACIONALES, SE ANEXENLOS ORIGINALES DEBIDAMENTEAUTORIZADOS POR EL JEFE DEL

SAT Y SE COMPRUEBE LACANTIDAD MINISTRADA EN BASE A

LA TARIFA Y COMPRA DEDÓLARES CON EL TIPO DE CAMBIO

13

NO

A

3

REVISA QUE LADOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA DELGASTO, NO PRESENTE

ALTERACIONES

¿EXISTENALTERACIONES?


REGISTRA EN EL SISTEMADE CONTROL DE PÓLIZAS

PARA SOLICITAR ELREINTEGRO

CORRESPONDIENTE O ENSU CASO LA SUSTITUCIÓN

NO

NO

SI

7

8


86

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

TALONES DE BOLETOSDE AVIÓN

ORIGINAL DELBOLETO DE PASAJE

P.D.E.



P.D.E.

EJEMPLAR DEIMPRESIÓN OPUBLICACIÓN


FORMATO DEAUTORIZACIÓN



COMPROBANTES DEPEAJE Y GASOLINA

OFICIO DE COMISIÓN

REGISTRO ÚNICO DECOMISIÓN




VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE ELPAGO DE PASAJES PARA CUMPLIR LA

COMISIÓN FUERA DE SU LUGAR DERESIDENCIA, SE ANEXE COPIA DEL OF.DE COM. Y DEL RUC CON LA FIRMA DE

RECIBIDO DEL COMISIONADO,INDICANDO EN QUE P.D.E. ESTÁN LOS

ORIGINALES, EN CASO DE TRANSP.TERRESTRE , ORIGINAL DE BOLETOS

DE PASAJE O PAGO DE PEAJE YCOMPRA DE GASOLINA, SI SE UTILIZÓ

TRANPORTE AÉREO ANEXAR LOSTALONES DE BOLETOS Y SE REVISARÁ

LA CONGRUENCIA DE FECHAS DEESTOS CON EL OFICIO DE COMISIÓN.

¿EXISTE ALGUNAOBSERVACIÓN?

P.D.E.

REGISTRA EN ELSISTEMA DE

CONTROL DEPÓLIZAS PARA

SOLICITARACLARACIONES O

REINTEGRO

VERIFICA QUE SE ANEXEEL ORIGINAL DE LA

AUTORIZACIÓN DE LAA.C.R.F. Y/O DE LA A.G.I.C.,

SI LA P.D.E. INCLUYEGASTO DE PARTIDAS QUE

REQUIERAN DE ESTA.

A

¿EXISTEAUTORIZACIÓN?


DE PÓLIZAS PARAREQUERIMIENTO

P.D.E.

VERIFICA SI LA P.D.EINCLUYE AFECTACIÓN A LAS

PARTIDAS DECOMUNICACION SOCIAL,

COMPRUEBA QUE LADOCUMENTACIÓN SOPORTEANEXE UN EJEMPLAR DE LAIMPRESION O PUBLICACIÓN.

14

15

16

17

18

19

20

2

2

¿EXISTE ALGUNAOMISIÓN O ERROR?

REGISTRA EN ELSISTEMA CONTROL DE

PÓLIZAS PARASOLICITAR

ACLARACIONES OREINTEGRO

SI

NO

SI

NO

NO

SI

¿EXISTE OMISIÓN?


DE PÓLIZAS PARASOLICITAR REQUISITO

FALTANTE

SI

REVISA LOS FOLIOSCONSECUTIVOS DE LA

DOCUMENTACIÓN Y ANOTAEN EL CONTROL DE PÓLIZAS

LA FECHA DE REVISIÓN YNOMBRE DEL ANALISTA

RESPONSABLE, REVISA SIEXISTEN OBSERVACIONES

NO

21

B


87

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

VALE DE PRÉSTAMODE P.D.E. INTERNO

P.D..E.


VALE DE PRÉSTAMODE P.D.E. INTERNO

P.D.E.


DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA Y/O

DOCUMENTACIÓN

P.D.E.

P.D.E.


DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA Y/O

INFORMACIÓN

RELACIÓN DE P.D.E.

P.D.E.

REPORTE DEOBSERVACIONES


SISTEMA DE CONTROLDE POLIZAS

VOLANTE DEOBSERVACIONES

P.D.E.


VOLANTE DEOBSERVACIONES DE

LA P.D.E.

B

P.D.E.

ANOTA EN EL SISTEMACONTROL DE PÓLIZAS

LA LEYENDA "SINOBSERVACIONES",

IMPRIME EL VOLANTEDE OBSERVACIONES

QUE ANEXA A LA P.D.E.,FIRMA Y TURNA AL

ARCHIVO.

¿EXISTENOBSERVACIONES?

NO

22

IMPRIME DEL SISTEMA DECONTROL DE PÓLIZAS, EL

VOLANTE DEOBSERVACIONES QUE

ANEXA A LA P.D.E., FIRMA YTURNA AL ARCHIVO.

SI

23

GENERA EL REPORTE DEOBSERVACIONES Y NOTIFICA

MEDIANTE CORREOELECTRÓNICO A LA UNIDAD, LAS

OBSERVACIONESDETERMINADAS PARA SU

SOLVENTACIÓN

24

RECIBE DE LA UNIDAD,LA RELACIÓN DE LAS

P.D.E. QUE REQUERIRÁPARA SOLVENTAR LAS

OBSERVACIONES

25

RECIBE ALREPRESENTANTE DELA UNIDAD CON LAINFORMACIÓN Y/ODOCUMENTACIÓNPARA SOLVENTAR

LASOBSERVACIONES

27

VERIFICA LAINFORMACÓNRECIBIDA DEL

REPRESENTANTE DELA UNIDAD

28

4

SOLICITA AL ARCHIVODEL DEPTO. DE GLOSA,MEDIANTE EL VALE DEPRÉSTAMO DE P.D.E.INTERNO, LAS P.D.E.SOLICITADAS POR LA

UNIDAD

26

4

FIN DELPROCEDIMIENTO

¿SOLVENTA LASOBSERVACIONES?

NO

SI

ANEXA LAINFORMACIÓN Y/O

DOCUMENTACIÓN A LAP.D.E. Y DESCARGA LAOBSERVACIÓN EN EL


29

ENTREGA P.D.E. A LARCHIVO Y VERIFICAQUE SE DESCARGUE

EN EL SISTEMA SUVALE DE PRÉSTAMODE P.D.E. INTERNO

30

3

3

5

5

3


88

AÑO




10 2004




13. ARCHIVO DE PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS. Objetivo Recibir, controlar, archivar y custodiar las Pólizas Diarias de Egresos con su documentación comprobatoria del gasto que generan las Unidades Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería, con la finalidad de proporcionarla a los diversos usuarios, en el momento que sean requeridas para el desempeño de sus actividades asignadas. Políticas de Operación

− El Departamento de Glosa del Presupuesto, deberá constatar que las Pólizas Diarias de Egresos que se reciban, contengan el soporte documental respectivo y completo.

− Las sustituciones o cambios en la documentación comprobatoria se efectuarán por

conducto de la Subadministración de Contabilidad a petición por escrito de la unidad ejecutora responsable.

− El personal asignado al Archivo deberá vigilar que los usuarios de la información

devuelvan todos los documentos que les fueron facilitados, en las mismas condiciones de conservación en que los recibieron.

− La guarda y custodia de la documentación comprobatoria del gasto permanecerá en

el archivo de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros por el tiempo que marca la normatividad vigente.

− Los préstamos de Pólizas Diarias de Egresos a los diversos usuarios externos se

efectuará, previa solicitud por escrito al Departamento de Glosa del Presupuesto, el cual deberá emitir un Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Externo que servirá de acuse de recibo de los documentos prestados.

− Los préstamos de Pólizas Diarias de Egresos a los usuarios internos, se realizará

con la presentación del Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno.


89

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

1. Recibe las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E), Documentación Comprobatoria y Oficio-Relación entregados por las Unidades Ejecutoras del Gasto.

2. Verifica que las P.D.E. contengan

firma de autorización y Vo. Bo., así como la cantidad de folios que integran la Documentación Comprobatoria. ¿Contiene las firmas y los folios están completos?

No

3. Devuelve la documentación para

su corrección. Continúa actividad No. 1

Sí

4. Registra su recepción en el

Sistema de Control de Pólizas. 5. Archiva las Pólizas Diarias de

Egresos y su Documentación Comprobatoria por unidad y número consecutivo.

- Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.)

- Documentación Comprobatoria

- Oficio-Relación - P.D.E. - Documentación

Comprobatoria - P.D.E. - Documentación

Comprobatoria - P.D.E. - Documentación

Comprobatoria - Sistema de

Control de Pólizas


Comprobatoria


90

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


6. Proporciona a los diversos

usuarios, las Pólizas Diarias de Egresos y su Documentación Comprobatoria de acuerdo con el Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo.

7. Recibe del usuario, las Pólizas

Diarias de Egresos con su Documentación Comprobatoria y revisa los folios de la Documentación Comprobatoria para que no haya faltantes.

8. Da de baja el Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo en el Sistema de Control de Pólizas.

9. Archiva las Pólizas Diarias de

Egresos y la Documentación Comprobatoria, por unidad y número consecutivo.


- P.D.E - Documentación

Comprobatoria - Vale de Préstamo

de Pólizas Diarias de Egresos Interno o Externo


Comprobatoria - Vale de Préstamo

de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo



Comprobatoria


91

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

SISTEMA DECONTROL DE P.D.E.


SISTEMA DECONTROL DE P.D.E


PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS

VALE DE PRÉSTAMODE PÓLIZAS DIARIAS

DE EGRESOSINTERNO O EXTERNO



OFICIO-RELACIÓN







PÓLIZA DIARIADE EGRESOS

VALE DE PRESTAMODE PÓLIZASEXTERNO



DEPARTAMENTO DEGLOSA DEL

PRESUPUESTO

RECIBEP.D.E,

DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA YOFICIO RELACION

ENTREGADOS POR LASUNIDADES

EJECUTORAS DELGASTO

¿CONTIENE LASFIRMAS Y LOS FOLIOSESTÁN COMPLETOS?

SI

NO

INICIO

DEVUELVE LADOCUMENTACIÓN PARA

SU CORRECCIÓN

1

REGISTRA SU RECEPCIÓNEN EL SISTEMA DE

CONTROL DE POLIZAS

VERIFICA QUE LASP.D.E.

CONTENGAN FIRMA DEAUTORIZACIÓN Y

VO.BO., ASÍ COMO LACANTIDAD DE FOLIOS

QUE INTEGRAN LADOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

ARCHIVA LAS P.D.E. Y SUDOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA PORUNIDAD Y NÚMERO

CONSECUTIVO

PROPORCIONA A LOSDIVERSOS USUARIOS, LAS

P.D.E. Y SUDOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA DEACUERDO CON EL VALE DE

PRÉSTAMO DE PÓLIZASDIARIAS DE EGRESOSINTERNO Ó EXTERNO

2

RECIBE DEL USUARIO, LASPÓLIZAS DIARIAS DEEGRESOS CON SUDOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA Y REVISALOS FOLIOS DE LADOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA PARA QUENO HAYA FALTANTES

DA DE BAJA EL VALE DEPRÉSTAMO DE PÓLIZASDIARIAS DE EGRESOS

INTERNO Ó EXTERNO EN ELSISTEMA DE CONTROL DE

PÓLIZAS

ARCHIVA LAS P.D.E. Y LADOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA, PORUNIDAD Y NÚMERO

CONSECUTIVO

FIN

1

2

1

4

5

6

7

8

9

3

2

1


92

AÑO




10 2004




14. INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL. Objetivo Elaborar el informe mensual de Gastos de Comunicación Social, que se remite a la Secretaría de la Función Pública vía electrónica, a fin de cumplir con oportunidad en la entrega de la información. Políticas de Operación − Considerar las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) que involucren el ejercicio de

recursos a través de las partidas controladas 3701.- Difusión e Información de Mensajes y Actividades Gubernamentales y 3702.- Gastos en Publicidad de Entidades que Generan un Ingreso para el Estado.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros utilizará los formatos

establecidos en el sistema informático COMSOC, versión vigente, instalado por la Secretaría de la Función Pública.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros mensualmente integrará la

información de los recursos aplicados a publicidad, difusión y en general a las actividades de Comunicación Social.


93

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN

SOCIAL.

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

1. Emite reporte de SICOPEL al

cierre de cada mes que contenga la información presupuestal de las partidas 3701 y 3702, así como el desglose de la P.D.E. soportes del gasto de dichas partidas.

2. Solicita las P.D.E., que de

conformidad con el reporte de SICOPEL, afectan las partidas antes señaladas con el Departamento de Glosa del Presupuesto; verifica que contengan la (s) factura (s), autorización del Administrador General de Innovación y Calidad para efectuar el gasto, y demás documentación comprobatoria del gasto.

3. Verifica la documentación y

procede a su registro en el sistema informático COMSOC.

4. Imprime formatos del sistema

informático COMSOC y valida datos.

- Reporte de

SICOPEL - P.D.E. - Documentación

Comprobatoria del gasto

- Documentación

Comprobatoria del gasto

- Sistema COMSOC - Formatos


94

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN

SOCIAL.

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


SUBADMINISTRACIÓNDE CONTABILIDAD Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

¿Son correctos?

No

5. Verifica y Corrige.


Sí 6. Solicita Vo. Bo. de la

Subadministración de Contabilidad y del Órgano Interno de Control.

7. Verifican la información, otorgan

su Vo. Bo. y devuelven al Departamento de Registro Contable.

8. Recibe y transmite el archivo que

contiene los reportes vía electrónica a la Secretaría de la Función Pública con copia al Órgano Interno de Control.


- Formatos - Formatos - Reportes y

documentación - Formatos - Reportes y

documentación - Archivo


95

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN

SOCIAL.

DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA DEL

GASTO


DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA DEL

GASTO

SISTEMA COMSOC

INICIO

DEPARTAMENTO DEREGISTROCONTABLE

REPORTE SICOPEL

EMITE REPORTE YDESGLOSE DE P.D.E.

1

VERIFICA INFORMACIÓNY CAPTURA EN ELSISTEMA COMSOC

REPORTES

IMPRIME REPORTES Y VALIDADATOS

1

4

A

1

3

SOLICITA COPIA DE P.D.E.Y DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

2

2


96

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN

SOCIAL.

REPORTES YDOCUMENTACIÓN

FORMATOS

REPORTES YDOCUMENTACIÓN

FORMATOS

ARCHIVO (VÍAELECTRÓNICA)

FORMATOS

A

VERIFICA Y CORRIGE

FIN

SOLICITA VO. BO. DE LASUBADMINISTRACIÓN DE

CONTABILIDAD Y DELÓRGANO INTERNO DE

CONTROL

2

3

3

VERIFICAN LA INFORMACIÓNY OTORGAN VO. BO. Y

DEVUELVEN AL DEPTO. DEREGISTRO CONTABLE

5

¿SON CORRECTOS?

NO

SI

SUBADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ÓRGANO

INTERNO DE CONTROL

6


7

8

RECIBE Y TRANSMITE ELARCHIVO QUE CONTIENE

LOS FORMATOS A LASECRETARÍA DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA CONCOPIA AL ÓRGANO INTERNO

DE CONTROL


97

AÑO




10 2004




15. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. Objetivo Definir la metodología aplicable en la elaboración de los Estados Financieros con base en los reportes emitidos por el Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), así como los procedimientos previos a su obtención, con el propósito de integrar en forma correcta las cuentas que los conforman. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, previo al inicio de la

elaboración de los Estados Financieros deberá hacer un corte de operaciones, para contar con un respaldo de SICOPEL al cierre del mes.

− El Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, genera reportes de la

base de datos del Servidor del SICOPEL en el Módulo de Contabilidad; dichos reportes son: 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Período (Estado del Ejercicio del Presupuesto) y 64.- Balanza de Comprobación.

− Antes de la impresión de los reportes, se debe observar en pantalla que

correspondan a la fecha y período que se desea consultar, posteriormente se realiza su análisis.

− Al obtener los reportes el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública

valida las cifras contenidas entre éstos con el objeto de detectar posibles errores de registro del gasto; el cual se realiza de la siguiente forma:

− Verifica que la cantidad que se presenta en la cuenta contable Costo de Operación

de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponda a la totalidad del presupuesto devengado de los capítulos que conforman el gasto corriente.

− Que el incremento en las cuentas de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los

bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas por Obra Pública), más la de los bienes recibidos a través de remesas de otras entidades y/o dependencias.

− Que la disminución en las cuentas de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes

y/o reclasificación.


98

AÑO




10 2004




− Si existen diferencias aritméticas en la validación de cifras, se solicitan aclaraciones a las áreas involucradas en el registro del gasto, con el objeto de que se elaboren las Pólizas de Diario para su corrección y posterior regularización.

− Las Pólizas de Diario elaboradas en otras áreas, deberán ser recibidas a más tardar

el día 15 del mes siguiente al que corresponda su contabilización, para ser revisadas por el Departamento de Análisis y Evaluación Financiera, verificando y validando los datos contenidos en las mismas, con el objeto de tener la certeza de que no contengan errores numéricos, y que las cuentas contables que se están afectando sean las correctas, que la documentación soporte cubra los requisitos para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la misma; posteriormente el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública codifica y registra en el SICOPEL.

− Previo a la elaboración de las Pólizas de Diario de esta Subadministración de

Estados Financieros y Cuenta Pública, los Departamentos de Análisis y Evaluación Financiera y Estados Financieros y Cuenta Pública, revisan que la documentación soporte proporcionada por otras áreas; (reporte del Gasto Devengado no Pagado, Estados de Cuenta por Rendimientos Bancarios, Cuentas por Liquidar Certificadas por los recursos ministrados por la TESOFE, Facturas del gasto de inversión y Obra Pública, Actas de Entrega de los Trabajos de Obra Pública, Soporte documental de las Altas y Bajas de Bienes Muebles, entre otros documentos), contenga los datos suficientes y que las operaciones aritméticas estén correctas; una vez realizada esta actividad se elaboran las pólizas correspondientes, se codifican y se registran en el Sistema.

− Para llevar a cabo esta actividad, la Subadministración de Estados Financieros y

Cuenta Pública deberá establecer constante comunicación con la SHCP, a fin de conocer toda la documentación que ampare las transacciones realizadas durante el período en cuestión.


99

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

1. Ingresa al SICOPEL utilizando la

clave de acceso otorgada por el área de informática. En la base de datos, en el módulo de contabilidad.

2. Genera los siguientes reportes con

corte al último día del mes de que se trate:

- 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Periodo (Estado del Ejercicio del Presupuesto)

-64.- Balanza de Comprobación 3. Emite reportes 44 y 64. 4. Imprime reportes 44 y 64. 5. Valida las cifras entre los reportes

con el objeto de detectar posibles errores en el registro del gasto.

Esta validación se lleva a cabo verificando lo siguiente:

- Que la cantidad que se presenta en

la cuenta contable Costo de Operación de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponde a la totalidad del gasto devengado de los capítulos de gasto corriente.

- Reportes:

-44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Periodo(Estado del Ejercicio del Presupuesto), -64.- Balanza de Comprobación


100

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

- Que el incremento en las cuentas

de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (Sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas, por obra pública), más el monto de los bienes recibidos a través de remesas de otras Entidades y/o dependencias.

- Que la disminución en las cuentas

de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes y/o reclasificación.

¿Son correctas? Sí, continúa en la actividad 35 No 6. Solicita a las áreas involucradas

en el registro del gasto, la aclaración de la diferencia, y si se requiere, la póliza de diario para su corrección y regularización.

7. Recibe de las áreas involucradas en el registro del gasto, la aclaración y en su caso la póliza de diario para su corrección y regularización.

- Aclaraciones - Pólizas de

Diario


101

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

Continúa en la actividad 35

8. Recibe de las Subadministraciones

de Contabilidad Regional y de Contabilidad, todas las Pólizas de diario que elaboran por distintos conceptos.

9. Verifica si proceden los

movimientos revisando la afectación contable y su soporte documental.

¿Son correctas? No

10. Solicita a las áreas

correspondientes su corrección.

Continúa en actividad No.8 Sí 11. Entrega pólizas al Departamento

de Estados Financieros y Cuenta Pública.

12. Recibe pólizas del Departamento

de Análisis y Evaluación Financiera.

- Pólizas de Diario - Pólizas de Diario

- Pólizas de Diario

- Pólizas de Diario


102

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

13. Codifica las pólizas asignando

número consecutivo para su registro en SICOPEL, dentro del módulo de contabilidad.

14. Captura en el SICOPEL dentro del

módulo de contabilidad las pólizas de diario.

15. Genera en el sistema el reporte

61.- Reporte de captura de pólizas.

16. Procesa en el sistema el reporte 61.- Reporte de captura de pólizas.

17. Imprime reporte 61. 18. Verifica correspondencia con las

pólizas de diario. ¿Es correcta? No 19. Corrige en el SICOPEL. Continúa en actividad No.14 Sí 20. Libera el registro definitivo en el

SICOPEL, con el cual se actualiza la información de las pólizas de diario capturadas.

- Pólizas de Diario - Pólizas de Diario - Reporte 61 de

Captura - Pólizas de Diario - Reporte 61 de

Captura - Reporte 61 de



Captura - Pólizas de Diario


103

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

21. Archiva las pólizas de diario y el reporte de captura en carpetas clasificadas por mes.

22. Elabora las siguientes pólizas de diario:

- Ministración de Recursos. - Desglose de IVA por adquisición

de Activo Fijo adquirido con recursos presupuestales.

- Rendimientos Bancarios. - Altas y Bajas de Bienes

Muebles. - Creación, pago y cancelación del

Pasivo circulante devengado no pagado mensual (gasto corriente y de inversión).

- Anticipo a Contratistas para la ejecución de Obra Pública.

- Traspaso de la amortización del Anticipo a Contratistas a la cuenta de Obras en Proceso.

- Traspaso de la cuenta de Obras en proceso, por su terminación, a la de Inmuebles.

- Aviso de reintegro a la TESOFE, de la ministración de recursos.

- Aviso de reintegro a la TESOFE, por la disminución de inversiones en Activos Fijos realizadas en años anteriores.

- Pólizas de Diario - Reporte 61 de

Captura

Soporte Documental:

- Cuentas por Liquidar Certificadas

- Facturas - Relación de

Intereses Bancarios

- Reportes de Altas y Bajas

- Relación del Gasto Devengado No Pagado Mensual

- Actas de Entrega Física de los Trabajos de Obra Pública

- Avisos de Reintegro


104

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

23. Verifica que la documentación

soporte cumpla con los requisitos necesarios para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la póliza a elaborar.

¿Es correcta? No 24. Solicita aclaración a las áreas

correspondientes.

25. Recibe aclaración de las áreas correspondientes.

Sí 26. Elabora las pólizas de diario

conforme a la normatividad vigente.

27. Codifica las pólizas asignando

número consecutivo para su registro en SICOPEL.

28. Captura en el SICOPEL, dentro del módulo de contabilidad las pólizas de diario.

29. Genera en el sistema, el reporte

61.- Reporte de Captura de Pólizas.

- Soporte

Documental - Soporte

Documental - Soporte

Documental - Pólizas de Diario - Pólizas de Diario - Pólizas de Diario - Reporte y Pólizas

de Diario


105

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

30. Procesa en el sistema, el reporte

61.- Reporte de Captura de Pólizas.

31. Imprime reporte 61.- Reporte de

Captura de Pólizas. 32. Verifica reporte 61.- Reporte de

Captura de Pólizas que corresponda con las pólizas de diario.

¿Es correcta? No 33. Corrige en el SICOPEL. Sí 34. Archiva las pólizas de diario y el

reporte de captura en carpetas clasificadas por mes.

35. Realiza cierre definitivo mensual,

con el respaldo de la base de datos del SICOPEL correspondiente a la fecha del cierre del período, para su consulta por los usuarios del área de contabilidad.

- Reporte y Pólizas

de Diario - Reporte - Reporte y Pólizas

de Diario - Pólizas de Diario

y Reporte - Balanza de Comprobación


106

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

36. Supervisa la emisión del reporte

definitivo mensual: - Balanza de Comprobación (Rep.

64) 37. Genera en el sistema al cierre del

mes, el reporte 67.- Reporte de Captura de Pólizas Acumulado del mes.

38. Procesa en el sistema al cierre del

mes, el reporte 67.- Reporte de Captura de Pólizas Acumulado del mes.

39. Imprime en el sistema al cierre del

mes, el reporte 67.- Reporte de Captura de Pólizas Acumulado del mes, para consulta.

40. Elabora Estados Financieros. 41. Verifica congruencia de las cifras

con las de la Balanza de Comprobación.

¿Son correctas? No

- 64.- Balanza de

Comprobación - 67.- Reporte de

Captura Acumulado

- 67.- Reporte de

Captura Acumulado

- 67.- Reporte de

Captura Acumulado

- Balance General - Estado de

Resultados - Balance General - Estado de

Resultados - Balanza de

Comprobación


107

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA


42. Supervisa la ejecución de las

correcciones. Sí 43. Elabora las notas aclaratorias de

los Estados Financieros, basándose en los diversos controles internos de los analistas, y la impresión en forma definitiva.

44. Turna Estados Financieros

definitivos a la Subadministración para su validación.

45. Recibe Estados Financieros

definitivos. 46. Valida Estados Financieros. 47. Turna Estados Financieros a la

autoridad correspondiente. 48. Recibe Estados Financieros. 49. Revisa Estados Financieros.








Resultados


108

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS


50. Turna Estados Financieros a la

Administración Central de Recursos Financieros para su validación y firma, misma que envía a la AGIC para su autorización.

51. Recibe de la Administración Central de Recursos Financieros Estados Financieros firmados.

52. Turna Estados Financieros

firmados a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su custodia.

53. Recibe Estados Financieros

firmados. 54. Fotocopia Estados Financieros

firmados. 55. Archiva Estados Financieros

firmados originales. 56. Turna copia de Estados

Financieros firmados al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública.








Resultados


109

AÑO




10 2004





UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

57. Recibe copia de Estados

Financieros firmados. 58. Archiva copia de Estados

Financiero firmados. Fin del Procedimiento.



Resultados


110

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

4

7

3

EJERCICIOPRESUPUESTAL

AL PERIODO

BALANZA DECOMPROBACION

INICIO

INGRESA A SICOPEL ENMODULO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DEESTADOS FINANCIEROS


AL PERIODO

GENERA REPORTES ENSICOPEL

1

2

A


1

EMITE REPORTES DESICOPEL


AL PERIODOBALANZA DE

COMPROBACION

IMPRIME REPORTES DESICOPEL



COMPROBACION

VALIDA CIFRAS DEREPORTES DE SICOPEL



COMPROBACION

5

¿SONCORRECTAS?

SOLICITA ACLARACIÓN ALAREA INVOLUCRADA

NO

6

RECIBE ACLARACIÓN DELAREA INVOLUCRADA

ACLARACIONES PÓLIZAS DEDIARIO

SI

RECIBE POLIZAS YSOPORTE DOCUMENTAL

8SOPORTE

DOCUMENTAL

DEPARTAMENTO DEANALISIS Y EVALUACIÓN

PÓLIZAS DEDIARIO

VERIFICA MOVIMIENTOSPÓLIZAS DE

DIARIO

9


111

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

SI

16

14

13

11

DEPARTAMENTO DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA

PÚBLICA

A

¿SONCORRECTAS? SOLICITA CORRECCIONES

NO

10

1ENTREGA PÓLIZAS ALDEPARTAMENTO DE ESTADOS

FINANCIEROS Y CUENTAPÚBLICA

SI

PÓLIZAS DEDIARIO

RECIBE POLIZAS DELDEPARTAMENTO DE ANALISIS

Y EVALUACIÓN FINANCIERA

12

PÓLIZAS DEDIARIO

CODIFICA PÓLIZAS PARASU REGISTRO EN SICOPEL

PÓLIZAS DEDIARIO

CAPTURA EN SICOPELPÓLIZAS DE DIARIO

PÓLIZAS DEDIARIO

GENERA EN SICOPELREPORTE 61

REPORTE DECAPTURA

15

PROCESA EN SICOPELREPORTE 61

REPORTE DECAPTURA

IMPRIME EN SICOPELREPORTE 61

REPORTE DECAPTURA

17

VERIFICACORRESPONDENCIA CON

PÓLIZAS

REPORTE DECAPTURA

18

¿ESCORRECTA? CORRIGE EN SICOPEL

NO

2B

19

2


112

AÑO




10 2004





31

27

25

21

B

LIBERA REGISTRODEFINITIVO EN SICOPEL

20

REPORTE DECAPTURA

ARCHIVA PÓLIZAS YREPORTE

REPORTE DECAPTURA PÓLIZAS DE

DIARIO

ELABORA PÓLIZASSOPORTE

DOCUMENTAL

22

VERIFICADOCUMENTACIÓN

SOPORTE

SOPORTEDOCUMENTAL

23

¿ESCORRECTA? SOLICITA ACLARACIÓN

NO

24

RECIBE ACLARACIÓN

SOPORTEDOCUMENTAL

SOPORTEDOCUMENTAL

ELABORA POLIZAS

SI

26

POLIZAS

CODIFICA PÓLIZASPÓLIZAS DE

DIARIO

CAPTURA EN SICOPELPÓLIZAS

PÓLIZAS DEDIARIO

28

GENERA REPORTE 61 DECAPTURA DE PÓLIZAS

REPORTE 61

29

PROCESA EN SICOPELREPORTE 61 DE CAPTURA

DE PÓLIZASREPORTE 61

30

IMPRIME EN SICOPELREPORTE 61 DE CAPTURA

DE PÓLIZASREPORTE 61

C


113

AÑO




10 2004





37

36

35

34

C

VERIFICA REPORTE 61 DECAPTURA DE PÓLIZAS

REPORTE 61

¿ESCORRECTA? CORRIGE EN SICOPEL

32

NO33

ARCHIVA PÓLIZAS YREPORTE DE CAPTURA

SI

PÓLIZAS DEDIARIO REPORTE DE

CAPTURA

REALIZA CIERREDEFINITIVO CON RESPALDO

DE BASE DE DATOS

BALANZA DECOMPROBACIÓN

SUPERVISA EMISIÓN DEREPORTE DEFINITIVO

MENSUAL

BALANZA DECOMPROBACIÓN

D

GENERA EN SISTEMAREPORTE MENSUAL DECAPATURA DE PÓLIZAS

REPORTE DECAPTURA

ACUMULADO

38

PROCESA EN SISTEMAREPORTE MENSUAL DECAPATURA DE PÓLIZAS

REPORTE DECAPTURA

ACUMULADO

IMPRIME EN SISTEMAREPORTE MENSUAL DECAPATURA DE PÓLIZAS

REPORTE DECAPTURA

ACUMULADO

39

40

ELABORA ESTADOSFINANCIEROS

BALANCEGENERAL ESTADO DE

RESULTADOS

VERIFICA CONGRUENCIADE CIFRAS CON BALANZA

DE COMPROBACIÓN

BALANCEGENERAL

ESTADO DERESULTADOS BALANZA DE

COMPROBACIÓN

41


114

AÑO




10 2004





47

RECIBE ESTADOSFINANCIEROS


RESULTADOS

45

VALIDA ESTADOSFINANCIEROS


RESULTADOS

46

TURNA ESTADOSFINANCIEROS A

ADMINISTRACIÓN


RESULTADOS

ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ESTADOS

FINANCIEROS

RECIBE ESTADOSFINANCIEROS


RESULTADOS

48

REVISA ESTADOSFINANCIEROS


RESULTADOS

49


AUTORIDADES PARA FIRMA


RESULTADOS

50

44

¿ESCORRECTA? SUPERVISA CORRECCIÓN

NO42

ELABORA NOTASACLARATORIAS

BALANCEGENERAL

ESTADO DERESULTADOS

SI43


SUBADMINISTRACIÓN


RESULTADOS

SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS

D

E


115

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN)

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

52

FIN

E

RECIBE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS


RESULTADOS

51

TURNA ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS


RESULTADOS

SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS Y

CUENTA PÚBLICA

RECIBE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS


RESULTADOS

53

FOTOCOPIA ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS


RESULTADOS

54

ARCHIVA ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS

ORIGINALES


RESULTADOS

55

TURNA COPIA DE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS


RESULTADOS

56

DEPARTAMENTO DEESTADOS FINANCIEROS Y

CUENTA PÚBLICA

RECIBE COPIA DE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS


RESULTADOS

57

ARCHIVA COPIA DEESTADOS FINANCIEROS

FIRMADOS


RESULTADOS

58

Anexo 1

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

S E R V IC IO D E A D M IN IS T R A C IÓ N T R IB U T A R IAB A L A N C E G E N E R A L

A L _ __ _ D E _ __ __ _ __ _ _ __ _ __ D E __ __ _ (P es o s)

A C T I V O P A S IV O

C IR C U L A N T E A C O R T O P LA Z O

C T A S . Y D O C T O S . P O R P A G A R 0B A N C O S 0 P R O V E E D O R E S 0 C E N T R A LIZ A D O 0 A C R E E D O R E S D IV E R S O S 0 D E S C E N T R A L IZ A D O 0 IM P U E S T O S Y D E R E C H O S P O R P A G A R 0D E U D O R E S D IV E R S O S 0 A D E U D O S D E A Ñ O S A N T E R IO R E S 0C U E N T A S Y D O C U M E N T O S P O R C O B R A R 0 D E S C U E N T O S Y P E R C E P C IO N E S A F A V O R 0IN V E N T A R IO S 0 D E T E R C E R O S 0M E R C A N C IA S E N T R A N S IT O 0 O T R O S P A S IV O S A C O R T O P LA Z O 0O T R O S A C T IV O S 0 E N T ID A D E S Y D E P E N D E N C IA S A C R E E D O R A SR E S P O N S A B IL ID A D E S 0 S U M A E L P A S IV O A C O R T O P L A Z O 0

S U M A E L A C T IV O C IR C U L A N T E 0

F IJ OE D IF IC IO S E IN S TA L A C IO N E S 0 T O T A L P A S IV O 0E Q U IP O D E TR A N S P O R T E T E R R E S T R E 0M O B IL IA R IO Y E Q U IP O 0O B R A S E N P R O C E S O 0A R M A M E N T O 0 P A T R IM O N IO M A Q U IN A R IA , H E R R A M IE N T A S Y A P A R A T O S 0E S P E C IE S M E N O R E S , P IS C IC O LA S Y D E Z O O LO G IC O 0 A P O R T A C IO N E S D E L G O B IE R N O F E D E R A L 0C O LE C C IO N E S C IE N T IF IC A S , A R T . Y L IT E R A R IA S 0 G A S T O D E IN V E R S IO N 0

O B R A S P U B LIC A S 0S U M A E L A C TIV O F IJ O 0 R E S U L T A D O D E L E JE R C IC IO 0

P A TR IM O N IO 0C T O . D E O P E R A C IÓ N D E P R O G . A Ñ O S A N T . 0R E IN T E G R O S P T A L E S . A Ñ O S A N T. 0IN C R E M E N T O A L P A T R IM O N IO 0D E C R E M E N T O A L P A T R IM O N IO 0

T O T A L P A T R IM O N IO 0

T O T A L A C T IV O 0 T O T A L P A S IV O Y P A T R IM O N IO 0

C U E N T A S D E O R D E N C U E N T A S D E E N L A C E

P re su p u e sto A u to rizad o 0 C u e n tas p o r L iq u id a r C e rtif ic ad a s P a g o s P re su p ue s ta le s 0P re su p u e sto E je rc id o 0 C u e n tas p o r L iq u id a r C e rtif ic ad a s p a ra P ag o s A jen o s 0P re su p u e sto C o m p ro m e tid o 0 R e in te gro s P re su p u e sta le s A ñ o en C u rs o 0P re su p u e sto p o r E je rc e r 0O p era c io n es P en d ien te s d e A fe c ta r P res u p u es to 0P re su p u e sto d e E g res o s P en d ie n te d e R e g u la riza r 0

A D M IN IS T R A D O R C E N T R A L D E R E C U R S O S F IN A N C IE R O S

A D M IN IS T R A D O R D E C O N T A B IL ID A D Y E S T A D O S F IN A N C IE R O S A D M IN IS T R A D O R G E N E R A L D E

IN N O V A C IÓ N Y C A L ID A D

Anexo 2


SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIAESTADO DE RESULTADOS

DEL 1° DE ENERO AL_____DE____________DE_______( Pesos )

GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACIÓN : SERVICIOS PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES *OTROS GASTOS

SUMAN LOS GASTOS DE OPERACIÓN : 0

RESULTADO BRUTO DE OPERACIÓN: 0

OTROS INGRESOSMÁS :PRODUCTOS FINANCIEROSNO MONETARIOSCONSUMO DE ALMACENES DEL EJERCICIO 2003

MENOS :GASTOS FINANCIEROSOTROS GASTOS

SUMA OTROS INGRESOS : 0

RESULTADO DE OPERACIÓN: 0

TRANSFERENCIAS DEL GOBIERNO FEDERAL 0GASTO CORRIENTEGASTO DE INVERSIÓN

MENOS:ENTEROS A LA TESOFERESERVAS APLICADAS A PATRIMONIO

RESULTADO NETO DEL EJERCICIO 0

ADMINISTRADOR CENTRAL DE ADMINISTRADOR GENERAL DE RECURSOS FINANCIEROS INNOVACIÓN Y CALIDAD

ADMINISTRADOR DE CONTABILIDADY ESTADOS FINANCIEROS


119

AÑO




10 2004




16. OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

Objetivo Proporcionar datos oportunos, confiables y suficientes en materia de ingreso y gasto del Servicio de Administración Tributaria, a través de los diversos formatos del Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto (SII), para los requerimientos de Información de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Secretaría de la Función Pública (SFP) y del Banco de México. Políticas de Operación − Es responsabilidad de la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta

Pública (Informante) a través del Departamento del Sistema Integral de Información, proporcionar la información que se le requiera en los formatos dados de alta en su matriz de requerimientos en su Informante Completo que se transmitirán al Centro de Recepción, Control y Distribución de Información (CERECODI).

− El informante será responsable de coordinar las tareas que le permitan integrar y

enviar la información que se reporte al SII. − Los instructivos para el llenado de los formatos del SII estarán disponibles para

Informantes y Usuarios a través de la red del SII y se considerarán como guías de procedimiento.

− El informante deberá enviar al CERECODI los formatos que contengan la

información requerida dentro de los plazos que se establezcan en los instructivos de cada uno de ellos.

− El informante será responsable del envío oportuno de los formatos y de que la

información contenida en éstos sea confiable, completa, consistente y veraz. Esta deberá ser congruente con la que se difunda en los distintos foros de análisis, evaluación y control del presupuesto; tales como las reuniones del Comité de Control y Auditoria.


120

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS



Finanzas y Tesorería y de la Administración de Presupuesto informes para el llenado de los formatos.

2. Recibe en disquete o vía correo

electrónico, de los diversos Informantes parciales en sus versiones preliminares y definitivas, formatos del SII vigentes en el presente ejercicio fiscal.

3. Entrega al Departamento del SII

la información y formatos recibidos.

- Relación del

Pasivo Devengado No Pagado

- Enteros Trami-tados ante la Tesorería de la Federación y Cuentas de los Intereses Generados

- Explicaciones a las variaciones del presupuesto programado vs. ejercido

- Presupuesto ministrado calendarizado

- Oficios y

Atentas Notas con formatos del SII anexos

- Informes y

Formatos


121

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

DEPARTAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

4. Recibe informes proporcionados

por diversas áreas y formatos del SII.

5. Genera del Sistema de Control

Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL) diversos reportes al periodo, que sirven de fuente de información para el llenado de los formatos del SII.

6. Elabora reporte de Creación y

Pago de Pasivos. 7. Valida reporte de Creación y Pago

de Pasivos con el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública.

8. Recibe copia de los Estados

Financieros firmados y formato de Movimientos Presupuestales y Contables de Activo Fijo.

- Informes y

Formatos - Reporte 44

Ejercicio Presupuestal

- Reporte 53 Presupuesto Modificado Autorizado

- Reporte 80 Estado del Ejercicio Presupuestal

- Pólizas Diarias

de Egresos - Estado de

Resultados y Balance General

- Explicaciones de los Estados Financieros

- Formato Movimientos Activo Fijo


122

AÑO




10 2004






UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

9. Captura formatos financieros en

Informante completo. 10. Complementa información

recibida en los formatos O-02 respecto al gasto ejercido, devengado no pagado, operaciones ajenas brutas, disponibilidades, ejercido ejercicios anteriores, operaciones en tránsito y completa nota; O-50 creación de pasivos por partida contable, número de cuenta, fecha de entero a la TESOFE y presupuesto autorizado a ejercer; y O-53 gasto ejercido año anterior y actual, pasivos, variaciones reales y evaluación solicitada por la SFP al Órgano Interno de Control.

11.Valida congruencia de contenido

entre los formatos.

Formatos: - O-14 Balance

General - O-15 Estado

de Resultados - O-16 Origen y

Aplicación de Recursos

- Instructivos de llenado

Formatos: - O-02

Seguimiento Financiero, Flujo de Efectivo

- O-50 Detalle de los Ingresos

- O-53 Cumplimiento Medidas de Racionalidad

- Instructivos de llenado

- Reportes de SICOPEL

- Formatos SII


123

AÑO




10 2004






UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

12. Transmite vía módem al Comité

Técnico de Información los formatos.

13. Recibe vía módem los Acuses de

Recepción de Información, mismos que corroboran la transmisión de la información de los formatos.

14. Archiva formatos y acuses en los

expedientes correspondientes. 15. Actualiza de forma mensual, la

información transmitida al CTI al Órgano Interno de Control en el SAT y a la Administración de Presupuesto.

16. Revisa correo electrónico del SII

en Informante Completo;

¿Recibe actualizaciones?

Sí, pasa a 17

No, Fin del Procedimiento.

- Formatos - Acuses de

Recepción - Acuses de

Recepción

- Actualizaciones


124

AÑO




10 2004






UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS


17. Elabora Atenta Nota u Oficio de la

Administración de Contabilidad y Estados Financieros o de la Administración Central de Recursos Financieros comunicando actualización a la(s) Área(s) competentes.

18. Entrega a Subadministración

Atenta Nota y Oficio para recabar firma y envío.

19. Subadministrador de Estados

Financieros y Cuenta Pública recibe oficio del Jefe de Departamento del SII.

20. Revisa Atenta Nota u Oficio. 21. Recaba firma de Administrador de

Área o Central según sea el caso. 22. Tramita envío al Área

correspondiente.


- Atenta Nota y/u

Oficio - Actualización

en impreso y disquete

- Lineamientos en impreso y disquete

- Atenta Nota y/u

Oficio - Atenta Nota y/u




Oficio


125

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN


POLIZAS

1

FORMATO MOV.ACTIVO FIJO

EDOS.FINANCIEROS

REPORTES

INFORMES YFORMATOS

OFICIOS YATENTAS NOTASCON FORMATOS

INFORMES

8

7

INICIO

RECIBE DE LAS ADMÓNES. DEFINANZAS Y TESORERÍA Y DE

PRESUPUESTO INFORMACIÓN PARAEL LLENADO DE FORMATOS

SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS Y

CUENTA PÚBLICA

RECIBE EN DISQUETE O VÍACORREO ELECTRONICO LOS

FORMATOS DEL SII VIGENTES ENSUS DIVERSAS VERSIONES

ENTREGA AL DEPARTAMENTO DELSII LA INFORMACIÓN RECIBIDA

2

RECIBE INFORMES Y FORMATOSPROPORCIONADOS POR DIVERSAS

AREAS

GENERA DEL SICOPEL DIVERSOSREPORTES

3

4

ELABORA REPORTE DE CREACION YPAGO DE PASIVOS

5

6

RECIBE COPIA DE LOS EDOS. FINAN.FIRMADOS Y FORMATO DE MOV. DE

ACTIVO FIJO

VALIDA REPORTE DE CREACIÓN YPAGO CON EL DEPTO. DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

INFORMES YFORMATOS

DEPARTAMENTO DEL SISTEMAINTEGRAL DE INFORMACIÓN

A

FORMATOS O-14, O-15 Y O-16

CAPTURA FORMATOS FINANCIEROSEN INFORMANTE COMPLETO

9

FORMATOSCOMPLEMENTA INFORMACIÓN DELOS FORMATOS O-02, O-50 Y O-53

10

FORMATOSVALIDA CONGRUENCIA ENTRE LOSFORMATOS

11


126

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN)

PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

22

16

12

18

15

ATENTA NOTA UOFICIO

LINEAMIENTOSACTUALIZACIÓN EN

IMPRESO Y DISQUETE

ATENTA NOTA UOFICIO

A

FORMATOSTRANSMITE AL COMITE TÉCNICO DEINFORMACIÓN

ACUSES DERECEPCIÓN

RECIBE ACUSES DE RECEPCION DEINFORMACIÓN

13

FORMATOS, ACUSESY/O

ACTUALIZACIONESARCHIVA FORMATOS Y ACUSES EN

LOS EXPEDIENTES

14

ACTUALIZA MENSUALMENTE ALORGANO INTERNO DE CONTROL EN

EL SAT Y A LA ADMON. DE PPTO.

REVISA CORREO ELECTRONICO DELSII

RECIBEACTUALIZA-

CIONES?

SI

NOFIN DEL

PROCEDIMIENTO

ELABORA ATENTA NOTA U OFICIOCOMUNICANDO ACTUALIZACIÓN

17

ENTREGA A SUBADMINISTRACIÓNPARA RECABAR FIRMAS

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

RECIBE OFICIO PARA FIRMA ATENTA NOTA UOFICIO

REVISAATENTA NOTA U

OFICIO

RECABA FIRMA DELADMINISTRADOR DE AREA O

CENTRAL

ATENTA NOTA UOFICIO

21

19

20

TRAMITA ENVÍO ATENTA NOTA UOFICIO

FIN

Anexo 1


Anexo 2


Anexo 3


Anexo 4


Anexo 5


Anexo 6


Anexo 7


Anexo 8


Anexo 9


Anexo 10


Anexo 11


Anexo 12


Anexo 13


Anexo 14


Anexo 15


Anexo 16


Anexo 17


Anexo 18



146

AÑO




10 2004




17. ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL. Objetivo Presentar periódicamente el resultado de las operaciones registradas en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), que servirá como base para la elaboración del Flujo de Efectivo de Transferencias, de la información que se presenta en el Sistema Integral de Información, así como aquella que la Administración Central de Recursos Financieros, debe entregar a la Administración General de Innovación y Calidad, para su presentación ante el Pleno del Comité de Control y Auditoria del SAT (COCOA), la cual sirve de base para las evaluaciones que realizan tanto el Órgano Interno como Externo de Vigilancia y la SHCP. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública deberá formular con

estricto apego a los “Lineamientos del Sistema Integral de Información”, la información financiera y presupuestal del SAT.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a

lo establecido en la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y a su Reglamento, así como al “Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, respecto a la información financiera y presupuestal.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá presentar la

Información que se reporta en el Sistema Integral de Información, ante el Pleno del Comité de Control y Auditoria del SAT (COCOA), así como a la SHCP.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá enviar a la

Dirección General Adjunta de Contabilidad y Estados Financieros de la Dirección General de Recursos Financieros, dentro de los primeros días de cada periodo el Flujo de Efectivo de Transferencias.


147

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y

PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



1. Solicita al término de cada

periodo al Departamento de Estados Financieros, emita el reporte de Pólizas de Diario, generadas por el registro directo en el SICOPEL, así como aquéllas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitida por el SICOPEL.

2. Analiza la información obtenida. 3. Verifica la correcta aplicación de

los registros conforme al Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Egresos.

¿Procede? No

4. Revisa la inconsistencia

presupuestal o contable. 5. Realiza las gestiones al área

correspondiente para su corrección.

- Reporte de

Pólizas de Diario - Balanza de

Comprobación - Diario de Registro - Mayor General - Registros - Manual - Registros - Manual - Registros - Manual - Registros - Manual


148

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y

PRESUPUESTAL ( TRIMESTRAL)

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD



Sí

NOTA : Las actividades de la No. 1 a la 3 se realizan mensualmente para efectos de control interno sin el llenado de los formatos.

6. Requisita los formatos

establecidos para el COCOA y Flujo de Efectivo de Transferencias.

7. Presenta los formatos que

integran la Información Financiera y Presupuestal para los periodos por trimestre y mensual, respectivamente, para su revisión.

8. Revisa la Información Financiera

y Presupuestal, firma únicamente el Flujo de Efectivo de Transferencias.

9. Presenta información financiera y

presupuestal al Administrador Central de Recursos Financieros para su aprobación.

10. Recaba firma del Administrador

Central de Recursos Financieros únicamente para el Flujo de Efectivo de Transferencias.

- Formatos - Informes - Información

Financiera y Presupuestal

- Información Financiera y Presupuestal

- Información Financiera y Presupuestal


149

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y


UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD


11. Elabora Oficio para solicitar firma

de la Autoridad. 12. Recaba firma del Administrador

Central de Recursos Financieros. 13. Envía a la Dirección General

Adjunta de Contabilidad y Estados Financieros de la Dirección General de Recursos Financieros el Flujo de Efectivo de Transferencias.


- Oficio - Información Financiera y Presupuestal




150

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y


INFORMACIONFINANCIERA Y

PRESUPUESTAL

OFICIO


PRESUPUESTAL


PRESUPUESTAL


PRESUPUESTAL

INFORME

FORMATOSREPORTE DE

POLIZAS DE DIARIO

MANUAL

MAYOR GENERAL

DIARIO DE REGISTRO


INICIO

SUBADMINISTRACION DEESTADOS FINANCIEROS Y

CUENTA PUBLICA

SOLICITA AL DEPARTAMENTODE ESTADOS FINANCIEROS

EMITA REPORTE

ANALIZA INFORMACIONOBTENIDA Y VERIFICA

APLICACION REGISTROS

1

2

1

¿PROCEDE?

REVISA Y ANALIZAINCONSISTENCIAPRESUPUESTAL O

CONTABLE Y REALIZAGESTIONES PARA

CORRECCION

REQUISA FORMATOSDE LA UNIDAD DE

CONTABILIDADGUBERNAMENTAL E

INFORMES SOBRE LAGESTION PUBLICA

NO SI

PRESENTAFORMATOS DE LA

INFORMACION PORTRIMESTRE

REVISA INFORMACIONY FIRMA

PRESENTA PARAAPROBACION Y

RECABAINFORMACION

ELABORA OFICIO,RECABA FIRMA Y

ENVIA A LA UNIDADDE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL EINFORMES SOBRE LA

GESTION PUBLICA(UCGIGP)

FIN

1

2

3 4

5

6

7

8

2


151

AÑO




10 2004




18. INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

Objetivo Emitir el Informe Semestral de los resultados de las operaciones financieras y presupuestales del Servicio de Administración Tributaria, a través de los formatos Contables, Presupuestales y Programáticos, con el propósito de suministrar al Poder Legislativo y a la Entidad de Fiscalización Superior de la Federación, los elementos suficientes que permitan llevar a cabo con mayor eficacia y eficiencia las tareas de evaluación de las actividades realizadas por este Órgano Desconcentrado, para integrar el Informe respectivo de la Administración Pública Federal. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, integrará el Informe

de Avance de Gestión Financiera de acuerdo a los formatos e instructivos de llenado, de conformidad con el Catálogo emitido por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.


lo que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, así como al “Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, en lo referente a la Contabilidad del Servicio de Administración Tributaria.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, tendrá como plazo

para la presentación del Informe de Avance de Gestión Financiera, ante el Área competente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros días del mes de julio del año que se reporte.


152

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN

FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

1. Solicita a las Administraciones

de Finanzas y Tesorería y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros, como de Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos, efectúen en tiempo el registro de información en SICOPEL, con el objeto de remitir el Informe de Avance de Gestión Financiera.

2. Hace del conocimiento de las

Administraciones de Finanzas y Tesorería, Planeación y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros; Proyectos y Obra Pública de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; y Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos; de los formatos que deberán de requisitar y enviar a esta Administración, así como la fecha de entrega a la SHCP.

- Oficios y Atentas

Notas - Oficios y Atentas

Notas


153

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

3. Solicita al término del Primer

Semestre del ejercicio, al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, emita el reporte de pólizas de diario, generados por el registro directo, así como aquellas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor, la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitidos por SICOPEL.

4. Inicia el proceso adicional de

análisis respecto de la información no contenida en el SICOPEL, así como la depuración de saldos para el llenado de los Formatos Específicos.

5. Analiza la Información obtenida y

verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental.

6. Revisa y analiza la inconsistencia

presupuestal o contable y realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.

- Información Financiera

- Manual Registros - Reportes de Pólizas de Diario

- Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental


154

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

7. Requisita los Formatos contables y

financieros establecidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

8. Supervisa y analiza la información

financiera, programática y presupuestal correspondiente al primer semestre del ejercicio en curso, y presenta al Administrador de Contabilidad y Estados Financieros para su aprobación y firma de formatos.

9. Recaba en los Formatos del

Informe de Avance de Gestión Financiera, el Visto Bueno del Representante ante la SHCP (Administrador Central de Recursos Financieros) así como del Titular del Órgano Interno de Control en el SAT, en los formatos que lo requieran.

10.Recibe formatos con Visto Bueno

del Representante ante la SHCP y Órgano Interno de Control para su envío a la SHCP.


- Formato de Información Financiera, Programática y Presupuestal

- Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal

- Oficio -Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal

- Dictamen - Oficio


155

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN

FINANCIERA

OFICIO

ATENTA NOTA

OFICIO

FORMATOSDE INFORMACION

FINANCIERA YPRESUPUESTAL

REPORTES DEPOLIZAS DE DIARIO

DICTAMEN

MANUAL DEL SUBSISTEMADE EGRESOS DEL SISTEMA

INTEGRAL DECONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

OFICIO

MANUAL DEREGISTROS



INICIO


Y CUENTA PUBLICA

INFORMACIONFINANCIERA

SOLICITA ALDEPARTAMENTO DE

ESTADOS FINANCIEROSEMITA REPORTE DEPOLIZAS DE DIARIO

ANALIZA INFORMACIONY VERIFICA APLICACION

DE LOS REGISTROSCONFORME AL MANUAL

REVISA Y ANALIZA LAINCONSISTENCIA

PRESUPUESTAL OCONTABLE Y REALIZAGESTIONES PARA SU

CORRECCION

1

FORMATOS DEINFORMACIONFINANCIERA Y

PRESUPUESTAL

REQUISITA FORMATOSESTABLECIDOS POR LA

UCGIGP

SUPERVISA Y ANALIZA LAINFORMACION YPRESENTA PARA

APROBACION



RECABA VISTO BUENODE LOS FORMATOS

1

3

4

7

9

INICIA ANALISIS DEINFORMACION NO

CONTENIDA EN SICOPELDEPURA SALDOS

1

2

8

SOLICITA SE EFECTÚE ELREGISTRO OPORTUNODE INFORMACIÓN EN

SICOPEL

ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS:FINANZAS Y TESORERÍAPRESUPUESTOPRESUPUESTO DE SERVICIOS PERSONALES

INFORMA A LASADMINISTRACIONESINVOLUCRADAS LOS

FORMATOS QUE DEBENREQUISITAR Y FECHA DE

ENTREGA A LACOORDINADORA

SECTORIAL

5

6

RECIBE FORMATOS CONVISTO BUENO Y ENVÍA A

LA COORDINADORASECTORIAL

FIN

10

OFICIO

ATENTA NOTA

Anexo 1

Anexo 2


Anexo 3


Anexo 4


Anexo 5


Anexo 6


Anexo 7


Anexo 8


Anexo 9


Anexo 10


Anexo 11


Anexo 12


Anexo 13


Anexo 14


Anexo 15



173

AÑO




10 2004




19. INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

Objetivo Emitir el Informe Anual de los resultados de las operaciones financieras y presupuestales del Servicio de Administración Tributaria, a través de los formatos de Estados Financieros e Información Presupuestal y Programática que servirán de base para la toma de decisiones y la cuantificación de metas alcanzadas durante el ejercicio, que son requeridos por la Unidad de Contabilidad e Informes sobre la Gestión Pública, para que ésta integre la Cuenta Anual de la Hacienda Pública Federal y la presente ante el H. Congreso de la Unión. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, integrará de

acuerdo a los formatos e instructivos de llenado, de conformidad con el Catálogo emitido anualmente por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, la información financiera, presupuestal y programática de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.


lo que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, así como al “Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, en lo referente a la Contabilidad del Servicio de Administración Tributaria.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, tendrá como fecha

límite para la presentación de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, ante la Dirección General de Recursos Financieros y a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, de acuerdo a lo comunicado por el Área competente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.


174

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA

HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS


1. Solicita a las Administraciones de Finanzas y Tesorería y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros, como de Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos, efectúen en tiempo el registro de información en SICOPEL del cierre del ejercicio, con el objeto de remitir el Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.

2. Hace del conocimiento de las Administraciones de Finanzas y Tesorería, Planeación y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros; Proyectos y Obra Pública, Operación de Servicios y Adquisiciones de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; y Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos; de los formatos que deberán de requisitar y enviar a esta Administración, como la fecha de entrega a la SHCP.

- Oficio y Atenta Nota

- Oficio y Atentas Notas


175

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

3. Solicita al término del ejercicio,

al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, emita el reporte de pólizas de diario, generadas por el registro directo en el SICOPEL, así como aquellas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor, la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitidos por SICOPEL.

4. Inicia el proceso de análisis

adicionales respecto de información no contenida en el SICOPEL, así como la depuración de saldos para el llenado de los Formatos Específicos.

5. Analiza la Información obtenida

y verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental.

6. Revisa y analiza la

inconsistencia presupuestal o contable y realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.

- Información Financiera

- Manual Registros - Reportes de Pólizas de Diario

- Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental


176

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA


UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

7. Requisita los Formatos contables

establecidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

8. Supervisa y analiza la información

financiera, programática y presupuestal correspondiente al ejercicio presupuestal que concluye y presenta al Administrador de Contabilidad y Estados Financieros para su aprobación y firma de formatos.

9. Recaba en los Formatos de

Cuenta Pública el Visto Bueno del Representante ante la SHCP (Administrador Central de Recursos Financieros), así como del Titular del Órgano Interno de Control en el SAT en los formatos que lo requieran.

10. Recibe formatos con el Visto

Bueno del Representante ante la SHCP y Órgano Interno de Control para su envío al área competente de la SHCP.

Fin de Procedimiento.

- Formato de Información Financiera, Programática y Presupuestal

- Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal

- Oficio - Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal

- Dictamen - Formatos - Oficio


177

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA


OFICIO

ATENTA NOTA

OFICIO



REPORTES DEPOLIZAS DE DIARIO

DICTAMEN

MANUAL DEL SUBSISTEMADE EGRESOS DEL SISTEMA

INTEGRAL DECONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

OFICIO

MANUAL DEREGISTROS



INICIO


Y CUENTA PUBLICA

INFORMACIONFINANCIERA

SOLICITA ALDEPARTAMENTO DE

ESTADOS FINANCIEROSEMITA REPORTE DEPOLIZAS DE DIARIO

ANALIZA INFORMACIONY VERIFICA APLICACION

DE LOS REGISTROSCONFORME AL MANUAL

REVISA Y ANALIZA LAINCONSISTENCIA

PRESUPUESTAL OCONTABLE Y REALIZAGESTIONES PARA SU

CORRECCION

1

FORMATOS DEINFORMACIONFINANCIERA Y

PRESUPUESTAL

REQUISITA FORMATOSESTABLECIDOS POR LA

UCGIGP

SUPERVISA Y ANALIZA LAINFORMACION YPRESENTA PARA

APROBACION



RECABA VISTO BUENODE LOS FORMATOS

1

3

4

7

9

INICIA ANALISIS DEINFORMACION NO

CONTENIDA EN SICOPELDEPURA SALDOS

1

2

8

SOLICITA SE EFECTÚE ELREGISTRO OPORTUNODE INFORMACIÓN EN

SICOPEL

ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS:FINANZAS Y TESORERÍAPRESUPUESTOPRESUPUESTO DE SERVICIOS PERSONALES

INFORMA A LASADMINISTRACIONESINVOLUCRADAS LOS

FORMATOS QUE DEBENREQUISITAR Y FECHA DE

ENTREGA A LACOORDINADORA

SECTORIAL

5

6

RECIBE FORMATOS CONVISTO BUENO Y ENVÍA A

LA COORDINADORASECTORIAL

FIN

10

OFICIO

ATENTA NOTA

Anexo 1


Anexo 2


Anexo 3


Anexo 4


Anexo 5


Anexo 6


Anexo 7


Anexo 8


Anexo 9


Anexo 10


Anexo 11


Anexo 12


Anexo 13


Anexo 14


Anexo 15


Anexo 16


Anexo 17


Anexo 18


Anexo 19


Anexo 20


Anexo 21


Anexo 22


Anexo 23


Anexo 24


Anexo 25


Anexo 26


Anexo 27


Anexo 28


Anexo 29


Anexo 30


Anexo 31


Anexo 32


Anexo 33


Anexo 34


Anexo 35


Anexo 36


Anexo 37


Anexo 38


Anexo 39



219

AÑO




10 2004




20. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.

Objetivo Enviar la información financiera trimestral y anual que consolida la Administración General de Recaudación, a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, con el fin de dar cumplimiento al Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y al Reglamento Interior del Servicio de Administración de Tributaria. Políticas de Operación − El Centro Contable que coordina el Servicio de Administración Tributaria es el

Centro Contable de Recaudación adscrito a la Administración General de Recaudación.

− La Administración General de Recaudación deberá enviar con oportunidad a la

Administración General de Innovación y Calidad la información periódica y la de cierre del ejercicio, ajustándose a los plazos estipulados en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, a través de la

Administración Central de Recursos Financieros, enviará al Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración Tributaria, los formatos de información financiera para su visto bueno.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, enviará a la Unidad

de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, los formatos financieros remitidos por la Administración General de Recaudación, así como los turnados por el Órgano Interno de Control en el SAT con el Visto Bueno.

− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, enviará a la Unidad

de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, la actualización a la lista de cuentas para el Sistema de Contabilidad de la Recaudación.


220

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO

CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA


Contabilidad y Estados Financieros volante de la Administración Central de Recursos Financieros con Oficio y los formatos impresos y en disquete elaborados por la Administración General de Recaudación.

2. Elabora Tarjeta para solicitar

firma en los formatos de la Administración General de Innovación y Calidad en original y dos copias.

3. Entrega Tarjeta con formatos a la

Administración de Contabilidad y Estados Financieros.

4. Recaba firma de la

Administración General de Innovación y Calidad.

5. Turna formatos firmados por la

Administración General de Innovación y Calidad a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública.

6. Recibe formatos firmados.

- Oficio - Formatos - Tarjeta - Formatos - Tarjeta - Formatos - Formatos - Formatos - Formatos


221

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO

CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

7. Elabora oficio de la Administración

Central de Recursos Financieros al Órgano Interno de Control para recabar su Visto Bueno.

8. Turna a la Administración de

Contabilidad y Estados Financieros.

9. Recaba firma de la Administración

Central de Recursos Financieros. 10. Envía Oficio y formatos al Órgano

Interno de Control para firma. 11. Recibe del Órgano Interno de

Control formatos firmados 12. Turna formatos a la

Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública.

13. Recibe formatos firmados. 14. Integra paquete en original y dos

copias para su envío a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

- Oficio - Formatos - Oficio - Oficio - Formatos - Formatos - Formatos - Formatos - Formatos


222

AÑO




10 2004




DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO

CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.

UNIDAD

RESPONSABLE


INVOLUCRADOS

15. Elabora Oficio de envío con los

formatos firmados, en original y dos copias, y conserva una copia en archivo.

16. Turna a la Administración de

Contabilidad y Estados Financieros para envío.


- Oficio - Formatos - Oficio - Formatos


223

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO


FORMATOS

6

FORMATOS

FORMATOS

TARJETA YFORMATOS

OFICIO YFORMATOS

INICIO

RECIBE DE LA ADMÓN. DECONTABILIDAD Y EDOS.

FINANCIEROS, VOLANTE CONOFICIO Y FORMATOS IMPRESOS YEN DISQUETE (ORIG. Y 2 COPIAS)

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

ELABORA TARJETA PARASOLICITAR FIRMA EN LOS

FORMATOS DE LA ADMÓN. GRALDE INNOVACIÓN Y CALIDAD

ENTREGA TARJETA CONFORMATOS A LA ADMON. DECONTABILIDAD Y ESTADOS

FINANCIEROS

1

2

RECIBE FORMATOS FIRMADOS

ELABORA OFICIO PARA ELORGANO INTERNO DE CONTROL

PARA RECABAR VISTO BUENO

7

A

RECABA FIRMA DE LAADMINISTRACIÓN GENERAL DE

INNOVACIÓN Y CALIDAD

TURNA FORMATOS FIRMADOS A LASUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

3

4

5

TARJETA YFORMATOS

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDADY ESTADOS FINANCIEROS


OFICIO

TURNA A LA ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ESTADOS

FINANCIEROS

OFICIO YFORMATOS

8


224

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO


OFICIO YFORMATOS

OFICIO YFORMATOS

OFICIO YFORMATOS

FORMATOS

OFICIO YFORMATOS

OFICIO YFORMATOS

OFICIO

FIN

ENVÍA OFICIO Y FORMATOS ALÓRGANO INTERNO DE CONTROL

PARA FIRMA

RECABA FIRMA DE LAADMINISTRACIÓN CENTRAL DE

RECURSOS FINANCIEROS

10

RECIBE DEL ÓRGANO INTERNO DECONTROL FORMATOS FIRMADOS

TURNA FORMATOS A LASUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

INTEGRA PAQUETE ORIGINAL YDOS COPIAS PARA SU ENVÍO A LA

UNIDAD DE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL E INFORMES

SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA

11

12

13


A

9

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD YESTADOS FINANCIEROS

ELABORA OFICIO DE ENVÍO DE LOSFORMATOS (ORIGINAL Y DOS

COPIAS Y CONSERVA UNA COPIAPARA ARCHIVO)

TURNA A LA ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ESTADOS

FINANCIEROS PARA SU ENVÍO

14

15


225

AÑO




10 2004




21. REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables de Pasivo Circulante o ADEFAS que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los estados financieros y para el envío de los recursos correspondientes a la TESOFE. Políticas de Operación − De conformidad con el Glosario de Términos más usuales en la Administración

Pública Federal, publicado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en febrero de 2001, se entiende por:

ADEFAS.- (Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores), Conjunto de obligaciones contraídas, devengadas, contabilizadas y autorizadas dentro de las asignaciones presupuestarias que no fueron liquidadas a la terminación o cierre del ejercicio fiscal correspondiente. Compromisos que adquiere el Gobierno Federal en un ejercicio fiscal, que se encuentran devengados al 31 de diciembre del mismo ejercicio, para ser liquidados durante el año inmediato posterior en el periodo comprendido del 2 de enero al 31 de marzo; siempre y cuando se haya informado de su monto y características a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. PASIVO CIRCULANTE.- Deudas u obligaciones que son exigibles en un plazo no mayor de un año, con la característica principal de que se encuentran en constante movimiento o rotación.

− Para la creación de Pasivo Circulante o ADEFAS, las Unidades Administrativas

Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán sujetarse a lo dispuesto en el Art. 45 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.


Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, Oficio en el que se comuniquen las deudas u obligaciones derivadas de productos o


226

AÑO




10 2004




servicios devengados y no pagados al cierre del ejercicio, exigibles en un plazo no mayor de un año (Informe de Pasivo) junto con las copias certificadas de las facturas que amparan la erogación programada con el respectivo sello del almacén y/o servicios recibidos, para su registro en SICOPEL y trámites correspondientes.

− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y

de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán verificar previamente a la Creación del Pasivo, que cuenten con disponibilidad presupuestal por Actividad Institucional y Objeto de Gasto para informar a la Administración Central de Recursos Financieros el monto que deberá reservarse para el pago del pasivo, mediante el retiro de recursos de su cuenta pagadora.

− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y

de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán contabilizar el Pasivo mediante Póliza Diaria de Egresos, elaborada de conformidad con lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, y enviarla a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, en archivos TXT y RPT, así como, en original por mensajería.


227 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS

AÑO




10 2004



FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07 2005

UNIDADES ADMINISTRATIVAS: SIC’S, SICA’S Y UNIDADES CENTRALES ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS

1. Identifica los comprobantes a los

que se les dará tratamiento de pasivo, verifica que cuente con disponibilidad presupuestal.

2. Elabora Informe de Pasivo 3. Notifica a la ACRF el monto a

retirar de su cuenta pagadora y elabora Póliza Diaria de Egresos para su envío.

4. Envía Póliza Diaria de Egresos en

archivo TXT y RPT, junto con la documentación comprobatoria certificada escaneada vía correo electrónico y en original por mensajería a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, marcando copia a las Administraciones de Presupuesto y de Finanzas y Tesorería.

5. Recibe oficio en dónde se informa

del monto a retirar de la cuenta pagadora.

6. Verifica suficiencia presupuestal y

turna la documentación del Pasivo a las Administraciones de Contabilidad y Estados Financieros y de Finanzas y Tesorería.

7. Recibe la documentación contable para su registro, revisión y análisis mediante correo electrónico

− Comprobantes con

requisitos fiscales devengados no pagados

− Informe de Pasivo − Póliza Diaria de

Egresos (P.D.E.) − Oficio − Póliza Diaria de

Egresos (P.D.E.) − Oficio − Correo Electrónico− Comprobantes

con requisitos fiscales que no hayan sido pagados

− Informe de Pasivo − Afectaciones

Presupuestales − Avisos de

Reintegro − CLC’s − Póliza Diaria de

Egresos (P.D.E.) − Oficio o Correo



AÑO




10 2004




07 2005

FINANCIEROS

así como físicamente medianteoficio, sellando de recibido.

8. Los archivos RPT se imprimen,

sellan y cotejan contra los archivos TXT.

¿Existen diferencia? Si 9. Solicita su corrección a la unidad

administrativa vía correo electrónico.

Regresa a la actividad No. 7 No 10. Los archivos TXT se guardan en una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL. 11. Verifica que las PDE’s y documentación comprobatoria cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. ¿Cumplen con los requisitos?

Electrónico − Comprobantes


− Archivos RPT y TXT

− Archivos RPT y

TXT − PDE − Archivos RPT y

TXT − Correo Electrónico − Archivo TXT − PDE − Lineamientos − Comprobantes




AÑO




10 2004




07 2005

No 12. Informa a la unidad administrativa vía correo electrónico para que corrija el error detectado Regresa a la actividad No. 7. Si 13. Verifica que la PDE a registrar contenga suficiencia presupuestal y no presente sobregiros en actividad institucional u objeto de gasto en el SICOPEL. ¿Tiene suficiencia presupuestal? No 14. Solicita vía correo electrónico a la unidad administrativa gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF. Sí 15. Genera reporte para su validación y verifica que la transferencia esté correcta. ¿Está correcto? No. 16. Rectifica información. Regresa a la actividad No. 15

− Correo Electrónico − P.D.E. − Correo Electrónico − Reporte de

Captura − Reporte de

Captura



AÑO




10 2004




07 2005

ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA UNIDADES ADMINISTRATIVAS: SIC’S, SICA’S Y UNIDADES CENTRALES

Sí 17. Efectúa la actualización del Reporte de captura en SICOPEL 18. Informa mediante oficio a las Administraciones de Presupuesto y de Finanzas y Tesorería del registro contable realizado. 19. Recibe de la Administración de Presupuesto, copia de la documentación que ampara el Pasivo. 20. Retira los recursos de la cuenta pagadora para reserva del pago de pasivo, enviándolos a la TESOFE. 21. Solicita ministración a través de Cuenta por Liquidar Certificada 22. Recibe recursos de la TESOFE y los distribuye a las unidades administrativas a nivel nacional. 23. Turna documentación soporte del pago de Pasivo a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros 24. Recibe recursos y realiza el pago de compromisos.

− Reporte de

Captura − Oficio − CLC’s − Afectaciones

Presupuestales − Avisos de

Reintegro − Trasferencia

electrónica − CLC − Transferencia

electrónica − Comprobación de

pago de Pasivo



AÑO




10 2004




07 2005


25. Elabora Póliza de Diario por el traspaso de la cuenta de proveedores o Acreedores Diversos a la de Adeudos de Años Anteriores para crear el Pasivo. 26. Elabora Póliza de Diario por el pago, para cancelar el Pasivo 27. Registra en SICOPEL las Pólizas de Diario. 28. Archiva la documentación

contable registrada. Fin de procedimiento

− Póliza de Diario − Póliza de Diario − Reporte de

Captura − P.D.E. − Comprobantes

con requisitos fiscales

− Póliza de Diario


232

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS

OFICIO OCORREO

ELECTRÓNICO

OFICIOO

CORREOELECTRÓNICO

ARCHIVOS

TXT

CORREO

ELECTRONICO

POLIZA

DIARIADE

EGRESOS

CORREO

ELECTRONICO

COMPROBANTESCON

REQUISITOSFISCALES

LINEAMIENTOS

POLIZADIARIA DEEGRESOS

POLIZA

DIARIADE

EGRESOS

COMPROBANTESCON

REQUISITOSFISCALES

ARCHIVOSTXT

RPT

AVISOSDE

REINTEGRO

AFECTACIONES

PRESUPUESTALES

CLC’S

INFORMEDE

PASIVO

ARCHIVOS TXTRP T ORIGINAL

POLIZASDIARIAS DEEGRESOS

OFICIO

1

A

INFORMEDE PASIVO

COMPROBANTESCON REQUISITOS

FISCALES

INICIO

SICS, SICAS YUNIDADES

CENTRALES

IDENTIFICACOMPROBANTESQUE INTEGRAN

LOS PASIVOSDEVENGADOS,

VERIFICADISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

ELABORAINFORME DE

PASIVO

1

PÓLIZADIARIA DEEGRESOS

NOTIFICA A LAACRF EL MONTO A

RETIRAR DE SUCTA PAGADORAELABORA PÓLIZADIARÍA EGRESOSPARA SU ENVIO

..

.

. .

2

ENVIA POLIZA DIARIA DEEGRESOS EN ARCHIVOTXT Y RPT CON DOC.

COMPROBATORIA Y EN ORIGINAL

POR MENSAJERIAA ACEF

ADMINISTRACIONDE

PRESUPUESTO

3

4

5

ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y

ESTADOS FINANCIEROS

.. ,

.

6

RECIBE LA DOCCONTABLE POR

CORREO ELECTRÓNICOY FISICAMENTE POR

OFICIO

.

.,

7

1

LOS ARCHIVOS RPTSE

IMPRIMENSELLAN Y COTEJAN

CONTRA LOSARCHIVOS TXT

8

¿EXISTEN

DIFERENCIAS? S

I

NO

SOLICITACORRECCION A

LA UNIDADADMINISTRATIVA

VIA CORREOELECTRÓNICO

LOS ARCHIVOSTXT SE

SE GUARDAN EN UNACARPETA DE PC PARASU TRANSFERENCIA

A SICOPEL

1

9

10

VERIFICA QUE LASPDE `S Y LA

DOCUMENTACIONCOMPROBATORIA

CUMPLA N CON LOSREQUISITOS DEL INEAMIENTOS

11

¿ CUMPLENCON

LOSREQUISITOS ?

NO

SI

INFORMA A LAUNIDAD ADMVA.

QUE CORRIJAVÍA CORREO

ELECTRÓNICO

12

1

VERIFICA QUE LA PDENO PRESENTESOBREGIROS EN

ACTIVIDAD INSTITUCIONALU OBJETO DE GASTO

ENEL SICOPEL

¿TIENESUFICIENCIA

PPTAL?

NO

SOLICITA VIACORREO ELEC.

UNIDADADMINISTRATIVA

GESTIONE LASUFICIENCIA

PPTAL

2

2

SI

13

14

RECIBE OFICIODONDE SE INFORMA

DEL MONTOA

RETIRAR DE LACUENTA

PAGADORA

VERIFICASUFICIENCIA

PRESUPUESTAL Y

TURNA LADOCUMENTACIÓN A

ACEF

COMPROBANTESCON REQUISITOS

FISCALES

PÓLIZADIARIA DEEGRESOS




233

AÑO




10 2004




DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS

COMPROBANTES CON REQUISITOS

FISCALES

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

REPORTE DECAPTURA

REPORTEDE CAPTURA

REPORTEDE CAPTURA

REPORTEDE CAPTURA

A

GENERA REPORTEPARA SU

VALIDACION YVERIFICA QUE LATRANSFERENCIAESTE CORRECTA

¿ESTACORRECTA ? NO

15

RECTIFICAINFORMACION

16

SI

3

3

EFECTUA LAACTUALIZACION DEL

REPORTE DECAPTURA EN

SICOPEL

17

4

B

OFICIO

INFORMA A LAADMON. PPTO

Y AFYT, ELREGISTROREALIZADO

18

CLC’S

TRANFERENCIAELECTRONICA

AVISOS DEREINTEGRO

AFECTACIONESPRESUPUESTALES

CLC’S

ADMON DEFINANZAS YTESORERIA

RECIBE DE LA AP LADOCUMENTACION

QUE AMPARA ELPASIVO CIRCULANTE

Y TURNA AL DEPTODE EDOS . FIN . Y CTA .

PUB .

RETIRA LOSRECURSOS DE LA

CTA . PAG . PARARESERVA DEL PAGO

DE PASIVO ,ENVIANDOLOS AL A

TESOFE

SOLICITAMINISTRACION

ATRAVES DE CUENTA

POR LIQUIDARCERTIFICADA

ADMINISTRACION DEPRESUPUESTO

19

20

21

4

COMPROBACIONDEL PAGO

DE PASIVOCIRCULANTE

TRANFERENCIA

ELECTRONICA

ADMON DEFINANZAS YTESORERIA

RECIBE RECURSOSDE LA TESOFE Y LOS

DISTRIBUYE A LASUNIDADES

ADMINISTRATIVAS ANIVEL NACIONAL

TURNADOCUMENTACION

SOPORTE DEL PAGODE PASIVO

CIRCULANTE A LAACEF

22

23

POLIZA DE

DIARIO

POLIZADE

DIARIO

RECIBE RECURSOSY

REALIZA EL PAGODE

COMPROMISOS

24

ELABORA POLIZA DEDIARIO POR EL

TRASPASO. DE LA CTADE PROVEEDORES OACREEDORES DIVER .

A LA DE ADEUDOSDE AÑOS ANT .

ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y

ESTADOS FINANCIEROS

25

ELABORA POLIZADE

DIARIO PORELPAGO

DE PASIVO

.

26

REGISTRAEN

SICOPEL LASPOLIZAS DE

DIARIO

27

UNIDADESADMINISTRATIVAS

FIN

28

ARCHIVA LADOCUMENTACIÓN

CONTABLE REGISTRADA

Manual Procedimientos Admon Contabilidad Financieros

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