MANUAL DE ROLES Y PERFILES

DEFINICIONES

¿Qué es un Rol?

El Rol es el nombre que se le confiere al conjunto de perfiles que le son asignados al usuario para el ejercicio de sus funciones.

¿Qué es un Perfil?

Es la descripción detallada de las posibles transacciones que puede realizar un usuario en el sistema.

1. ROLES PARA LOS MINISTERIOS DEL PODER EJECUTIVO:

Los roles de los usuarios de las diferentes instituciones se asignan atendiendo las diferentes transacciones que realicen.

Estas transacciones se delimitan a través del menú de acceso y por consiguiente dependiendo de los roles asignados a cada funcionario, así va a ser el acceso otorgado en los diferentes menús del Sistema. Por que a continuación se muestran los distintos roles del sistema:

1.1 CARTELISTA DE CONTRATACIONES:

El funcionario encargado de ingresar los carteles de licitaciones, para realizar procedimientos dentro de este rol, requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá tener acceso a:

Búsqueda de trámites: tanto búsqueda general como búsqueda por nombre de trámite.

Acceso a Inclusión de documentos del trámite: que se debe seleccionar a través del módulo Contrataciones, Aclaraciones y modificaciones, Incluir al trámite (Anexo, fe de erratas, avisos, otros).

Incluir Aviso de Participación: Esta opción se puede habilitar para los cartelistas o bien para los analistas, atendiendo el tamaño de cada proveeduría, por lo que en la solicitud para habilitar los perfiles se debe aclarar para cual de estos funcionarios se aplica este perfil.

Ingresar Ofertas: Se aclara y advierte que esta opción se encuentra facultada a los cartelistas, atendiendo al volumen de trabajo de la Proveeduría Institucional a la que pertenezcan.

1.2 ANALISTA DE CONTRATACIONES:

El analista de contrataciones tiene acceso a varios módulos, entre ellos:

1.2.1 –TRÁMITE

Crear trámite (licitaciones, contratación directa y subastas)

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Búsqueda de trámites ocultos: (El sistema los oculta automáticamente, hasta la fecha en que éste se publique, haya notificado, incluido todos los invitados o que el trámite esté incompleto)

Subir Aviso (Aviso de Participación –invitaciones-) Esta opción se puede habilitar para los cartelistas o bien para los analistas, atendiendo el tamaño de cada proveeduría, por lo que en la solicitud para habilitar los perfiles se debe aclarar para cual de estos funcionarios se aplica este perfil.

Subir resoluciones de objeciones: Se aclara y advierte que esta opción se encuentra facultada a los analistas ó asesores legales, pero la decisión de cuál funcionario estará a cargo de dicho trámite, deberá tomarse considerando el tamaño de la Proveeduría a lo interno de la institución.

Prórroga de fechas de apertura.

1.2.2 MODIFICACIONES

Notificar Modificaciones Incluir Documentos (Anexos, Fe de erratas, avisos, otros) Incluir Documentos para publicar en Gaceta Prórroga fecha de apertura

1.2.3 ACLARACIONES

Visualizar Aclaraciones pendientes Incluir aclaraciones Notificar aclaraciones al Cartel

1.2.4 APERTURA DE OFERTAS (Licitación Pública, Pública Internacional, Restringida, por Registro y Contrataciones Directas)

Se indica y advierte que para esta opción, como mínimo, deben estar destacados dos funcionarios analistas que se encarguen de este trámite y se recomienda que en la medida de lo posible no sean los analistas que tienen a cargo el análisis de la contratación, en razón de garantizar mayor objetividad en el trámite, aunado a la satisfacción de los mecanismos de control interno.

1.2.5. –SUBSANES

Requerir Subsanes Visualizar Subsanes pendientes

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Incluir subsanes presenciales. Nota: En el caso de subsanes presentados electrónicamente por el proveedor comercial, el sistema lo actualiza automáticamente.

1.2.6. - OFERTAS

OFERTAS PRESENCIALES Incluir Oferentes Incluir Oferta Presencial (presenta dispositivo para subir la oferta) Incluir Oferta Presencial por línea

OFERTAS ELECTRONICAS

Visualizar ofertas presentadas Visualizar aperturas Abrir Ofertas Digitales (licitaciones) Comparación de ofertas (En la fase de análisis de ofertas)

En esta última opción, se aclara que no se encuentra contenida en el menú principal. Esta opción es visible al momento en que se ingresa la oferta a CompraRED. El sistema hace un cuadro comparativo de ofertas automáticamente, en el que se indican las líneas y los proveedores, de los cuales CompraRED indica cuál proveedor ofertó el menor precio, y el analista es quien decide a cual oferta adjudica.

1.2.7. ADJUDICACIONES

Incluir resolución de Adjudicación Adjudicar por línea

1.2.8 REGISTRO DE INHIBIDOS**:

En cada Ministerio, el encargado de esta función tendrá la posibilidad de:

Incluir los inhibidos al Registro Modificar el registro

**Debe determinarse a lo interno de cada Proveeduría, a cual funcionario se le va a asignar el rol.

1.3 PROVEEDOR INSTITUCIONAL:

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1.3.1 ADJUDICACIONES Otorgar Firmeza

1.3.2. ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión Consulta de Proveedores Categorización de Proveedores

1.3.3 PLANES DE COMPRA

Crear Plan de compras

1.3.4 VISUALIZACION DE TRÁMITES

1.4 ROL DE ASESORES LEGALES:

El funcionario encargado de la Asesoría Legal de la Institución, para realizar procedimientos dentro de este componente transaccional, requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá tener acceso a:

1.4.1 RECURSOS OBJECION Visualizar recurso de objeción presentado en forma electrónica. Publicar Recursos de Objeción Presencial . En este punto es

posible que se pida el recurso en formato digital al recurrente para subirlo a CompraRED

Ingresar la información de los recursos que se presentan en forma escrita

Incluir Audiencia Notificar Audiencia Incluir Resolución del recurso Notificar resolución

1.4.2 RECURSOS REVOCATORIA Visualizar recurso de revocatoria presentado en forma electrónica Incluir recurso presentado en forma escrita en el sistema Notificar audiencia Visualizar lista de recursos pendientes de resolución Notificar resolución

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1.4.3 SANCIONES

Registro de sanciones de apercibimiento en firme. Registro de sanciones de inhabilitación en firme.

1.4.4 REGISTRO DE INHIBIDOS

Visualizar Registro de Inhibidos.

1.5.- ROL DE AUDITOR:

El funcionario encargado de realizar las auditorias dentro de la institución, para realizar las visualizaciones dentro de este rol (en la modalidad de bitácoras), requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá visualizar lo siguiente:

1.5.1 CONTRATACIONES Visualizar trámites

1.5.2 SUBSANES Visualizar Subsanes Pendientes.

1.5.3 RECURSOS

1.5.3.1 OBJECIÓN Visualizar recursos de Objeción presentados Visualizar la Resolución

1.5.3.2 REVOCATORIA Visualizar recursos de Revocatoria presentados Visualizar Resolución

1.5.3.3 OFERTAS Visualizar Aperturas Disponibles. Visualizar ofertas presentadas

1.5.3.4 PROVEEDORESVisualizar Proveedores Comerciales Notificados en Trámite

1.5.3.5 MERCANCÍAS

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Visualizar Precio de Oferta Visualizar Precio de Mercado Visualizar Mercancías del Catalogo con el gasto Objeto Visualizar Catálogos

1.5.3.6 SEGURIDAD

Visualizar Perfiles de Usuarios Visualizar Roles de Usuarios. Consulta de Sesiones Consulta de Bitácoras

En esta opción se puede visualizar quien ha realizado algún tipo de transacción en el sistema.

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2. ROL PARA OTRAS INSTITUCIONES (ADSCRITAS Y DEMAS ENTES):

Los roles de los usuarios de las diferentes instituciones se definen de conformidad con las funciones asignadas, de ahí se selecciona las diferentes transacciones que realicen.

Estas transacciones se definen a través del menú de acceso y por consiguiente dependiendo de los roles asignados a cada funcionario, así va a ser el acceso otorgado en los diferentes menús del Sistema. De conformidad con el tipo de función a realizar, a continuación se muestran los distintos roles que actualmente tiene habilitados el sistema para instituciones adscritas a los ministerios y demás dependencias que utilicen CompraRED, sin embargo los mismo pueden modificarse de acuerdo a la conveniencia institucional, para dicha gestión deberá hacerse la solicitud expresa de los roles y perfiles que se requieren en forma independiente para la institución que requiera realizar dichos cambios, adjuntando la debida justificación de la solicitud:

2.1 CARTELISTA DE CONTRATACIONES:

El funcionario encargado de ingresar los carteles de licitaciones, para realizar procedimientos dentro de este rol, requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá tener acceso a:

Búsqueda de trámites: tanto búsqueda general como búsqueda por nombre de trámite.

Acceso a Inclusión de documentos del trámite: que se debe seleccionar a través del módulo Contrataciones, Aclaraciones y modificaciones, Incluir al trámite (Anexo, fe de erratas, avisos, otros).

Incluir Aviso de Participación: Esta opción se puede habilitar para los cartelistas o bien para los analistas, atendiendo el tamaño de cada proveeduría, por lo que en la solicitud para habilitar los perfiles se debe aclarar para cual de estos funcionarios se aplica este perfil.

Ingresar Ofertas: Se aclara y advierte que esta opción se encuentra facultada a los cartelistas, atendiendo al volumen de trabajo de la Proveeduría Institucional a la que pertenezcan.

2.2 ANALISTA DE CONTRATACIONES:

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El analista de contrataciones tiene acceso a varios módulos, entre ellos:

2.2.1 –TRÁMITE

Crear trámite (licitaciones, contratación directa y subastas) Búsqueda de trámites ocultos: (El sistema los oculta

automáticamente, hasta la fecha en que éste se publique, haya notificado, incluido todos los invitados o que el trámite esté incompleto)

Subir Aviso (Aviso de Participación –invitaciones-) Esta opción se puede habilitar para los cartelistas o bien para los analistas, atendiendo el tamaño de cada proveeduría, por lo que en la solicitud para habilitar los perfiles se debe aclarar para cual de estos funcionarios se aplica este perfil.

Subir resoluciones de objeciones: Se aclara y advierte que esta opción se encuentra facultada a los analistas ó asesores legales, pero la decisión de cuál funcionario estará a cargo de dicho trámite, deberá tomarse considerando el tamaño de la Proveeduría a lo interno de la institución.

Prórroga de fechas de apertura.

2.2.2 MODIFICACIONES

Notificar Modificaciones Incluir Documentos (Anexos, Fe de erratas, avisos, otros) Incluir Documentos para publicar en Gaceta Prórroga fecha de apertura

2.2.3 ACLARACIONES

Visualizar Aclaraciones pendientes Incluir aclaraciones Notificar aclaraciones al Cartel

2.2.4 APERTURA DE OFERTAS (Licitación Pública, Pública Internacional, Restringida, por Registro y Contrataciones Directas)

Se indica y advierte que para esta opción, como mínimo, deben estar destacados dos funcionarios analistas que se encarguen de este trámite y se recomienda que en la medida de lo posible no sean los analistas que tienen a cargo el análisis de la contratación, en razón de garantizar mayor objetividad en el trámite, aunado a la satisfacción de los mecanismos de control interno.

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2.2.5. –SUBSANES

Requerir Subsanes Visualizar Subsanes pendientes Incluir subsanes presenciales. Nota: En el caso de subsanes

presentados electrónicamente por el proveedor comercial, el sistema lo actualiza automáticamente.

2.2.6. - OFERTAS

OFERTAS PRESENCIALES Incluir Oferentes Incluir Oferta Presencial (presenta dispositivo para subir la oferta) Incluir Oferta Presencial por línea

OFERTAS ELECTRONICAS

Visualizar ofertas presentadas Visualizar aperturas Abrir Ofertas Digitales (licitaciones) Comparación de ofertas (En la fase de análisis de ofertas)

En esta última opción, se aclara que no se encuentra contenida en el menú principal. Esta opción es visible al momento en que se ingresa la oferta a CompraRED. El sistema hace un cuadro comparativo de ofertas automáticamente, en el que se indican las líneas y los proveedores, de los cuales CompraRED indica cuál proveedor ofertó el menor precio, y el analista es quien realiza la evaluación de acuerdo con las disposiciones cartelarias, es decir el cuatro comparativo no tiene incidencia en la adjudicación que finalmente se realice.

2.2.7. ADJUDICACIONES

Incluir resolución de Adjudicación Adjudicar por línea

2.2.8 REGISTRO DE INHIBIDOS:

En cada Ministerio, el encargado de esta función tendrá la posibilidad de:

Incluir los inhibidos al Registro Modificar el registro

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**Debe determinarse a lo interno de cada Proveeduría, a cual funcionario se le va a asignar el rol.

2.3 PROVEEDOR INSTITUCIONAL:

2.3.1 ADJUDICACIONES Otorgar Firmeza

2.3.2. ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión Consulta de Proveedores Categorización de Proveedores

2.3.3 PLANES DE COMPRA

Crear Plan de compras

2.3.4 VISUALIZACION DE TRÁMITES

2.4 ROL DE ASESORES LEGALES:

El funcionario encargado de la Asesoría Legal de la Institución, para realizar procedimientos dentro de este componente transaccional, requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá tener acceso a:

2.4.1 RECURSOS OBJECION Visualizar recurso de objeción presentado en forma electrónica. Publicar Recursos de Objeción Presencial. En este punto es

posible que se pida el recurso en formato digital al recurrente para subirlo a CompraRED

Ingresar la información de los recursos que se presentan en forma escrita

Incluir Audiencia Notificar Audiencia Incluir Resolución del recurso Notificar resolución

2.4.2. RECURSOS REVOCATORIA Visualizar recurso de revocatoria presentado en forma electrónica Incluir recurso presentado en forma escrita en el sistema Notificar audiencia Visualizar lista de recursos pendientes de resolución

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Notificar resolución

2.4.3 SANCIONES Registro de sanciones de apercibimiento en firme. Registro de sanciones de inhabilitación en firme.

2.4.4 REGISTRO DE INHIBIDOS

Visualizar Registro de Inhibidos.

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2.5.- ROL DE AUDITOR:

El funcionario encargado de realizar las auditorias dentro de la institución, para realizar las visualizaciones dentro de este rol (en la modalidad de bitácoras), requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá visualizar lo siguiente:

2.5.1 CONTRATACIONES Visualizar trámites

2.5.2 SUBSANES Visualizar Subsanes Pendientes.

2.5.3 RECURSOS

2.5.3.1 OBJECIÓN Visualizar recursos de Objeción presentados Visualizar la Resolución

2.5.3.2 REVOCATORIA Visualizar recursos de Revocatoria presentados Visualizar Resolución

2.5.3.3 OFERTAS Visualizar Aperturas Disponibles. Visualizar ofertas presentadas

2.5.3.4 PROVEEDORESVisualizar Proveedores Comerciales Notificados en Trámite

2.5.3.5 MERCANCÍAS Visualizar Precio de Oferta Visualizar Precio de Mercado Visualizar Mercancías del Catalogo con el gasto Objeto Visualizar Catálogos

2.5.3.6 SEGURIDAD

Visualizar Perfiles de Usuarios Visualizar Roles de Usuarios. Consulta de Sesiones

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Consulta de Bitácoras

En esta opción se puede visualizar quien ha realizado algún tipo de transacción en el sistema.

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3. ROL DE USUARIO IMPRENTA NACIONAL:

Visualización de trámites ocultos Publicación aviso de Participación Publicar Planes de Compra Publicación de la Resolución de Adjudicación

4. ROL DE PROVEEDOR COMERCIAL:

4.1 CONTRATACIONES

Búsqueda de trámites General o por Número.

4.2 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES

Solicitar aclaración al cartel Solicitar modificaciones al cartel

4.3 -SUBSANES Presentar Subsanes Incluir subsanes electrónicamente en el Sistema

4.4 RECURSOS

OBJECION Presentar Recursos de Objeción en línea

4.5 -OFERTAS ELECTRONICAS Presentar Oferta Electrónica (Licitaciones)

4.6 -CONSULTA

Desplegar Proveedor “Mercancía a Institución” Visualizar Proveedor a Institución Visualizar Documentos (Formularios de inscripción y otros) Mercancías que ofrece el Proveedor

4.7 -ADMINISTRACIÓN

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Incluir o Modificar datos del Proveedor

4.8 -MERCANCIAS Visualizar Precios de Referencia Visualizar Precios de Oferta Incluir o Eliminar Mercancías

4.9 SUBASTA Subastar

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5. ROL DE USUARIO “UNIDAD DE AUTORIDAD DE REGISTRO”:

5.1 SEGURIDAD

Incluir un Usuario. Asignar Certificado. Asignar Usuario a Institución. Asignar Usuario a Proveedor. Perfil de Usuario. Consulta de Sesiones Redes de Usuario. Editar Usuario. Reportes de Usuarios Reportes de Perfiles Reportes de Permisos Cerrar sesiones de Usuarios

Visualización de Perfiles

5.2 -“Registro de Proveedores”:ADMINISTRACION Incluir o Modificar Proveedor Incluir Proveedor a Institución Relacionar Proveedor a Mercancía Movimientos de Proveedores Precalificar Proveedores Mantenimiento de Registro de Inhibidos Incluir Sanciones a Proveedores

-NOTIFICACIONES

Grupo de Proveedores Notificar Proveedores en Trámite Suscribir a notificaciones de trámites Notificaciones generales Desplegar notificaciones realizadas

-MERCANCIAS

Mercancías del Catálogo con clasificación Gasto Objeto Catálogo de Naciones Unidas Enlace de Mercancías

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Precio de Mercado por Proveedor, Precio de Proveedor (Proveedor o Institución) Precio de Mercado Precio de Referencia Relacionar Catálogo Consultar enlaces a mercancías Mantenimiento a enlaces de mercancías Mercancías del catálogo con clasificador de gasto objeto Agregar una

mercancía Modificar o eliminar una mercancía Relacionar catálogos

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7. Rol para Contraloría General de la Republica:

7.1 RECURSOS OBJECION

Visualizar información de los Recursos de Objeción Presenciales. Visualizar información de los recursos que se presentan

electrónicamente. Visualizar Audiencias Visualizar resolución

7.2 RECURSOS REVOCATORIA

Visualizar información de los recursos que se presentan electrónicamente y en forma presencial.

Visualizar Audiencias Visualizar resolución

7.3 -SANCIONES

Visualizar Sanciones a Proveedores comerciales.

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