MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA BOGOTÁ D.C. COLOMBIA

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

OPERACIÓN Y GESTIÓN

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

“Con el casco puesto”

Versión 2.0

MANUAL DE CALIDAD CODIGO: DE-008


VERSIÓN: 2

FECHA VIGENCIA: 31 de octubre de 2018

Contenido

1. PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................................... 7

2. GENERALIDADES MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................... 8 2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................................... 8 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................................... 8 2.3 ALCANCE ............................................................................................................................................................... 8 2.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................................................................... 8 2.5 ABREVIATURAS ...................................................................................................................................................... 9 2.6 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM .......................................................................................... 9 2.7 PRINCIPIOS DEL MODELO DE PROCESOS ............................................................................................................... 10

3. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL .............................................................................................................................. 11 3.1 CONTEXTO .......................................................................................................................................................... 11 3.2 FUNCIONES ......................................................................................................................................................... 11 3.3 MISIÓN ................................................................................................................................................................ 12 3.4 VISIÓN ................................................................................................................................................................. 12 3.5 DOMICILIO ........................................................................................................................................................... 12 3.5.1 SEDE CENTRAL .................................................................................................................................................... 12 3.5.2 PUNTOS DE ATENCIÓN REGIONAL ......................................................................................................................... 12 3.5.3 ESTACIONES Y PUNTOS DE APOYO DE SEGURIDAD Y SALVAMENTO MINERO ........................................................... 12

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................................................................................... 13 13

5. PARTES INTERESADAS ......................................................................................................................................... 13

6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................................................................ 13 6.1 ALCANCE (ÁMBITO DE APLICACIÓN) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................. 13 6.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................ 14 6.3 DIRECTRICES DEL MODELO DE PROCESOS ............................................................................................................ 14 6.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. NORMAS, ESTÁNDARES Y BUENAS PRÁCTICAS DEL MODELO DE PROCESOS ........... 14 6.5 PILARES DE INTEGRIDAD (VALORES) ..................................................................................................................... 17 6.6 GESTIÓN DE LAS PERSONAS ................................................................................................................................. 17 6.7 CONFORMACIÓN DEL SIG ...................................................................................................................................... 18 6.7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) .......................................................................................................... 18 6.7.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST(S&SO/SST) ............................................. 19 6.7.3 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA) ................................................................................................................ 19 6.7.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI) .......................................................................... 19 6.7.5 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. .................................................................................................................... 19 6.7.6 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN .................................................................................................. 19 6.7.7 EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI) ........................................................................................................ 20

7. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -ANM ..................................................................................... 20 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................................................................................................. 21 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ........................................................................................................ 21 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO ........................................................................................................................................ 21 7.3.1 HOMOLOGACIÓN DE DISEÑO Y DESARROLLO ......................................................................................................... 21 7.3.1.1 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS .................................................................................... 22 7.3.1.1.1 Planificación del diseño y desarrollo ............................................................................................................................ 22 7.3.1.1.2 Entradas para el diseño y desarrollo ........................................................................................................................... 22 7.3.1.1.3 Controles del diseño y desarrollo ................................................................................................................................ 22 7.3.1.1.4 Cambios del diseño y desarrollo ................................................................................................................................. 22 7.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO ......................................................................................................... 23



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7.3.3 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................................... 24 7.3.4 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO ............................................................................................................ 24 7.3.5 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO Y VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO .............................................. 24 7.3.6 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO .............................................................................................................. 25 7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO ....................................................................................... 25

8. PARTICIPACIÓN, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ...................................................................... 25 8.1 ALTA DIRECCIÓN .................................................................................................................................................. 25 8.2 COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO .............................................................................................. 25 8.3 REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN .............................................................................................................. 26 8.4 ADMINISTRADOR(A) O COORDINADOR(A) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SIG .............................................. 26 8.5 AUTORIDAD DEL PROCESO ................................................................................................................................... 27 8.6 EQUIPO DE TRABAJO ............................................................................................................................................ 27 8.7 EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG. ................................................................................................................................. 27 8.8 FUNCIONES DEL EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG ......................................................................................................... 27 8.9 REUNIONES DEL EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG ......................................................................................................... 28 8.10 EQUIPO OPERATIVO DEL SIG ................................................................................................................................. 28 8.11 RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SIG ......................................................................................... 29 8.12 REUNIONES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SIG ........................................................................................................ 29 8.13 EQUIPO EVALUADOR ............................................................................................................................................ 30 8.14 GRUPO LIDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................ 30 8.15 RESPONSABILIDADES DEL GRUPO LIDER DEL SIG .................................................................................................. 30 8.16 OFICINA DE CONTROL INTERNO: ............................................................................................................................ 30 8.17 SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS .................................................. 31 8.18 AUDITORES INTERNOS ......................................................................................................................................... 31 8.19 COMUNICACIÓN ................................................................................................................................................... 31 8.20 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ..................................................................... 31

9. MODELO DE PROCESOS ....................................................................................................................................... 32 32 9.1 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................................... 32 9.2 SECUENCIA DE PROCESOS ANM ............................................................................................................................ 33 PROCESOS ESTRATÉGICOS .............................................................................................................................................. 33 EST1-C-001 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................................................................. 33 PROCESOS MISIONALES ................................................................................................................................................... 33 PROCESOS DE APOYO ...................................................................................................................................................... 35 PROCESOS DE EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA ............................................................................................................. 36 9.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ................................................................................................................................. 36 9.4 EVALUACIÓN Y MEJORA ........................................................................................................................................ 37

10. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................................................................................ 37 10.1 PROMESA DE VALOR. ........................................................................................................................................... 37 10.1.1 POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................................................................... 37 10.1.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................................................................................................ 38 10.1.3 POLÍTICA AMBIENTAL ............................................................................................................................................ 39 10.1.4 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ....................................................................................................... 39

11. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL........................................................................ 39 11.1 OBJETIVOS DE CALIDAD ........................................................................................................................................ 39 LOS CUALES CORRESPONDEN A LOS MISMOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD ................................................... 39 11.2 OBJETIVOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO S&SO ......................................................................................... 40 11.3 OBJETIVOS AMBIENTALES ..................................................................................................................................... 40 11.4 OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................................................................................... 40

12. MANUALES .......................................................................................................................................................... 41



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13. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................................................... 41

14. INFORMACIÓN DOCUMENTADA ............................................................................................................................. 41

15. USO Y RESPONSABILIDAD DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN .......................................................................... 42

16. ANEXOS .............................................................................................................................................................. 43

APROBACIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .......................................................................................... 43



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1. PRESENTACIÓN

La Agencia Nacional de Minería – ANM, ha desarrollado el Sistema Integrado de Gestión – SIG-ANM adoptando el Modelo de Procesos, basado en el ciclo de mejora continua P – H – V – A con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus partes interesadas pertinentes. El Sistema Integrado de Gestión de la ANM, tiene como finalidad: orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de las Normas Técnicas del Sistema de Gestión de la Calidad SGC, Sistema de Gestión de Seguridad & Salud Ocupacional S&SO, Sistema de Gestión Ambiental SGA y en un corto plazo el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y, las demás normas que la entidad decida adoptar; con el Direccionamiento y la optimización de recursos y procesos. Este manual define el marco conceptual, los componentes y lineamientos requeridos para adoptar el Modelo de Procesos que habilita la operación de la Agencia Nacional de Minería – ANM, el cual se ejecuta de manera articulada con los componentes de estrategia, servicios, cultura y tecnología que le permiten desarrollar sus funciones y atender satisfactoriamente a sus partes interesadas pertinentes y grupos de interés. Se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidores públicos y contratistas de la ANM, éste permite observar el cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC OHSAS 18001:2007 el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y orienta la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas, producto del seguimiento, la medición y análisis de los controles e indicadores de gestión. Es fundamental la participación y compromiso de todos y cada uno de los servidores públicos y contratistas de la ANM.



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2. GENERALIDADES MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar una herramienta de tipo gerencial de fácil consulta, que sea utilizada por los servidores públicos y contratistas de la Agencia Nacional de Minería para gestionar sistemáticamente los procedimientos documentados establecidos, describir la interacción entre los procesos que tienen a su cargo o en los cuales participan, con el fin de mejorar los resultados de la organización, con base en los estándares del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las Normas Internacionales ISO 9001:2015, OHSAS 18001:2007 , ISO 14001:2015, ISO 27001:2013, y el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo establecido en la normatividad aplicable.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Implementar el diseño institucional de procesos estableciendo una relación de equilibrio entre los resultados esperados, la exposición al riesgo y los recursos utilizados.

• Fortalecer la coordinación, participación, responsabilidad y articulación entre los procesos, servidores públicos y contratistas, para involucrar a toda la ANM en la gestión por procesos y el ciclo de la mejora continua.

• Fomentar la identificación y gestión de procesos de forma transversal para eliminar las barreras que limitan la mejora continua cuando se crean mecanismos de operación, gestión y control independientes para cada proceso o grupos de trabajo de la ANM.

• Racionalizar permanentemente el uso de los recursos, los Sistemas de Gestión y la organización interna, estandarizando las actividades necesarias para cumplir la misión y lograr los objetivos de la ANM.

• Aplicar los mecanismos de planeación, autocontrol y evaluación para garantizar la mejora continua.

• Integrar el Modelo de Procesos a la cultura organizacional para que las acciones y operaciones que se realizan cotidianamente respondan a los niveles de calidad, oportunidad y confiabilidad establecidos por la ANM.

2.3 ALCANCE

El Manual del SIG ha sido desarrollado con fundamento en los lineamientos de la Nación, el sector y los propios de la ANM, formaliza el compromiso de la ANM en la búsqueda permanente de la satisfacción de sus partes interesadas, elaborando productos y/o servicios de calidad, a partir de su estructura por procesos y el uso eficiente de recursos, conforme a lo establecido en las normas legales aplicables que los regulan.

Este documento está dirigido a todos los servidores públicos y colaboradores en la ANM, así como a sus clientes y partes interesadas.

2.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para efectos de atender y comprender de manera adecuada el contenido del presente manual, son aplicables los términos y definiciones establecidos en el capítulo 3 de la norma técnica colombiana NTC-ISO 9001:2015 e ISO 9000:2015.Para la orientación del presente manual, se relacionan los siguientes términos específicos:



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• Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. • Calidad: “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” • Capacidad Institucional1: la habilidad que debe tener una organización para cumplir su misión de una forma eficaz y eficiente • Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los

rasgos diferenciadores del mismo. • Gestión: “Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad” • Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe y especifica el Sistema integrado de Gestión de la ANM • Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o

actividad. • Procedimiento: Documento que describe la forma específica de llevar a cabo un proceso y las características de esta, definen

él quien hace que, como, porque, cuando y donde. • Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman

elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.

2.5 ABREVIATURAS

• ANM: Agencia Nacional de Minería

• ISO: International Organization for Standardization

• MECI: Modelo estándar de control interno

• NTC: Norma Técnica Colombiana

• SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

• S&SO: Seguridad y Salud Ocupacional

• SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

• SGA: Sistema de Gestión Ambiental

• SG-SI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

• SIG: Sistema Integrado de Gestión.

• SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo.

• MIPG: Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

• SGD: Sistema de Gestión Documental.

2.6 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANM

A continuación, se presentan los principios (establecidos en el capítulo 2.3 de la ISO 9000:2015) del SIG de la ANM, los cuales serán usados como marco para guiar a la Entidad hacia un mejor desempeño.

• Enfoque al cliente: El enfoque principal de la gestión de la calidad es cumplir con los requisitos del cliente y tratar de exceder las expectativas del cliente.

• Liderazgo: Los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y la dirección y crean condiciones en las que las personas se implican en el logro de los objetivos de la calidad de la organización.

1 (Carol De Vita y Cory Fleming/ Building Capacity in Non Profit Organizations)”.



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• Compromiso de las personas: Las personas competentes, empoderadas y comprometidas en toda la organización son esenciales para aumentar la capacidad de la organización para generar y proporcionar valor.

• Enfoque a procesos: Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.

• Mejora: Las organizaciones con éxito tienen un enfoque continuo hacia la mejora.

• Toma de decisiones basada en la evidencia: Las decisiones basadas en el análisis y la evaluación de datos e información tienen mayor probabilidad de producir los resultados deseados.

• Gestión de las relaciones: Para el éxito sostenido, las organizaciones gestionan sus relaciones con las partes interesadas pertinentes, tales como los proveedores.

2.7 PRINCIPIOS DEL MODELO DE PROCESOS

El modelo de la ANM contempla los siguientes principios (establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno 2014 (MECI)) para la gestión de sus procesos: • Auto control: Control que ejerce cada uno de los servidores y contratistas de Colombia Compra Eficiente sobre los procesos,

durante y posterior a su ejecución, con el fin de determinar desviaciones e identificar oportunidades de mejora.

• Coordinación: Identificación y organización de las interrelaciones de los diferentes actores que participan en la gestión por procesos.

• Eficacia: Capacidad de los procesos para cumplir con su objetivo y obtener los resultados esperados.

• Eficiencia: Capacidad de los procesos para hacer el mejor uso de los recursos en la obtención de los resultados esperados.

• Estandarización: Capacidad de los procesos para ejecutarse en las mismas condiciones, generando resultados homogéneos.

• Transparencia: Claridad en las políticas, actividades y responsabilidades.

• Gobernabilidad: Definición de los roles y responsabilidades con la autoridad y empoderamiento necesario para mantener vigente el Modelo de Procesos, con información actualizada para consulta de todas las partes interesadas pertinentes, con mecanismos de

• protección y seguridad de acceso a la información adecuada.

• Simplicidad: Sencillez en la forma de identificar, documentar, monitorear y mejorar los procesos institucionales para que sean de fácil entendimiento y aplicación.

El modelo de la ANM también contempla los principios del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del DAFP:

• Orientación a resultados: Toma como eje de la gestión pública las necesidades de los ciudadanos.

• Articulación interinstitucional: Coordinación y operación entre entidades públicas.



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• Excelencia y calidad: Bienes y servicios públicos que satisfacen las necesidades de los ciudadanos.

• Aprendizaje e innovación: Mejora permanente, aprovechando los conocimientos, y la innovación.

• Integridad, transparencia y confianza: Como principal criterio de actuación de los servidores públicos.

• Toma de decisiones basada en evidencia: Captura, análisis y uso de información para la toma de decisiones.

3. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 3.1 CONTEXTO

La Agencia Nacional de Minería – ANM. Es una agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al ministerio de Minas y Energía MINMINAS; entidad creada con el objeto de administrar integralmente los recursos minerales de propiedad del Estado y promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos mineros de conformidad con las normas pertinentes y en coordinación con las autoridades ambientales en los temas que se requieran, lo mismo que hacer seguimiento a los títulos de propiedad privada del subsuelo cuando le sea delegada esta función por el Ministerio de Minas y Energía de conformidad con la ley.

3.2 FUNCIONES

Ejercer las funciones de autoridad minera o concedente en el territorio nacional. Administrar los recursos minerales del Estado y conceder derechos para su exploración y explotación. Promover, celebrar, administrar y hacer seguimiento a los contratos de concesión y demás títulos mineros para la exploración y

explotación de minerales de propiedad del Estado cuando le sea delegada esta función por el Ministerio de Minas y Energía de conformidad con la ley.

Diseñar, implementar y divulgar estrategias de promoción de la exploración y explotación de minerales. Proponer y apoyar al Ministerio de Minas y Energía en la formulación de la política gubernamental y en la elaboración de los

planes sectoriales en materia de minería, dentro del marco de sostenibilidad económica, social y ambiental de la actividad minera. Administrar el catastro minero y el registro minero nacional. Mantener actualizada la información relacionada con la actividad minera. Liquidar, recaudar, administrar y transferir las regalías y cualquier otra contraprestación derivada de la explotación de minerales,

en los términos señalados en la ley. Determinar la información geológica que los beneficiarios de títulos mineros deben entregar, recopilarla y suministrarla al Servicio

Geológico Colombiano. Desarrollar estrategias de acompañamiento, asistencia técnica y fomento a los titulares mineros con base en la política definida

para el sector y en coordinación con las autoridades competentes. Administrar y disponer de los bienes muebles e inmuebles que pasen al Estado por finalización de los contratos de concesión y

demás títulos mineros en que aplique cláusula de reversión. Promover la incorporación de la actividad minera en los planes de ordenamiento territorial. Apoyar la realización de los procesos de consulta previa a los grupos étnicos en coordinación con las autoridades competentes. Dar apoyo al Ministerio de Minas y Energía en la formulación y ejecución de la política para prevenir y controlar la explotación



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Ilícita de minerales. Fomentar la seguridad minera y coordinar y realizar actividades de salvamento minero sin perjuicio de la responsabilidad que

tienen los particulares en relación con el mismo. Reservar áreas con potencial minero, con el fin de otorgarlas en contrato de concesión. Ejercer las demás actividades relacionadas con la administración de los recursos minerales de propiedad estatal. Las demás que le sean asignadas y que le delegue el Ministerio de Minas y Energía, de conformidad con las normas vigentes.

3.3 MISIÓN

Administrar los recursos minerales del Estado de forma eficiente, eficaz y transparente a través del fomento, la promoción, otorgamiento de títulos, seguimiento y control de la exploración y explotación minera, a fin de maximizar la contribución del sector al desarrollo integral y sostenible del país.

3.4 VISIÓN

Ser al 2019 referente nacional e internacional de autoridad minera especializada, con alto nivel tecnológico, ágil, efectivo y transparente que contribuye al crecimiento de la actividad minera y la industria del país, con responsabilidad social y ambiental.

3.5 DOMICILIO

La Agencia nacional de Minería cuenta con una sede central en Bogotá D.C. distribuida en tres (3) torres y diecinueve (19) sedes distribuidas en el territorio colombiano, la descripción de estas es:

3.5.1 SEDE CENTRAL

Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 4 Pisos (8, 9 y 10) - Bogotá D.C. – Colombia Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 7 Piso (2) - Bogotá D.C. – Colombia Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 3 Local 107 - Bogotá D.C. – Colombia

3.5.2 PUNTOS DE ATENCIÓN REGIONAL

Bucaramanga: Carrera 20 No. 24 – 71. Cali: Calle 13 No 100 – 35 Edificio Torre Empresarial, oficinas 201 y 202 Barrio Ciudad Jardín. Cartagena: Carrera. 20 No. 24 A – 08 Manga, sector Villa Susana. Cúcuta: Calle 13 A No. 1E – 103, Barrio Caobos. Ibagué: Carrera 8 No. 19 – 31, Barrio Interlaken. Manizales: Calle 63 No 23C – 30, Barrio Palo grande. Medellín: Calle 32 E No. 76 – 76, Barrio Laureles El Nogal. Nobsa: Kilómetro 5, vía Sogamoso. Pasto: Calle 2 No. 23 A – 32, Barrio Capusigra. Quibdó: Carrera 6 No. 28 – 01 Edificio Doblamos Piso 2, oficina 201. Valledupar: Carrera 19 No. 13 – 45, Centro Comercial San Luis Barrio Alfonso López.

3.5.3 ESTACIONES Y PUNTOS DE APOYO DE SEGURIDAD Y SALVAMENTO MINERO Amagá: Calle 30 No. 30 - 179 Corregimiento Camilo C, sector La Polca. Bucaramanga: Carrera 20 No. 24 – 71, Barrio Alarcón.



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Cúcuta: Av. Gran Colombia No. 12E - 96 Barrio COLSAG, Ed Térreos, Piso 2 - Universidad Francisco de Paula Santander. Jamundí: Km 3 vía Jamundí - Potreritos. Marmato: carrera 4 calle 7, Barrio La Betulia Nobsa: Km 5 vía Sogamoso, Boyacá. Pasto: Calle 27 No. 9 este 25, Barrio la Carolina. Remedios: Carrera 8 No. 11 – 85, Barrio Nuevo - Remedios, Antioquia. Ubaté: Km. 1.5 vía Ubaté, Cundinamarca.

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de la Agencia Nacional de Minería está reflejada en el organigrama, que podrá ser consultado en la página web de la entidad.

5. PARTES INTERESADAS

Las partes interesadas de la ANM, con sus necesidades y expectativas constituyen los grupos de valor a los cuales se dirigen todas las actividades de la entidad. La Agencia Nacional de Minería, en su diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión ha tenido en consideración como requisito de calidad, la identificación de las partes interesadas y necesidades de los diferentes grupos de interés con relación a sus procesos, para esto la identificación de estas partes interesadas se realizará de acuerdo con la herramienta (Matriz de partes Interesadas – la cual se puede evidenciar en el Anexo 02) definida por el Grupo de Planeación y validada con los líderes de proceso.

6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, tiene determinados los procesos que le permiten cumplir la función que se le ha asignado; la secuencia e interacción de estos procesos; los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes.

Así mismo, la Agencia Nacional de Minería asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación, el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, con el fin de implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

La finalidad del Sistema Integrado De Gestión. Orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de las normas técnicas colombianas de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional / Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental y Seguridad de la Información y las demás normas que la entidad decida adoptar; el Direccionamiento Estratégico de la Entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos.

A continuación, se describen cada uno de los elementos del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería.

6.1 ALCANCE (ÁMBITO DE APLICACIÓN) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

https://www.anm.gov.co/sites/default/files/DocumentosAnm/cambios-06072018web.pdf



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El ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Gestión para la Agencia Nacional de Minería será a nivel nacional; puntos de atención regional, estaciones de salvamento minero y puntos de apoyo de seguridad y salvamento minero; tratándose de la ejecución de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, que permiten la administración de los recursos minerales del Estado, a través de la delimitación y declaración de áreas y zonas de interés. Como también a la gestión integral de la información, la inversión y seguridad minera; la generación, seguimiento y control de títulos mineros, la atención integral y servicios a grupos de interés.

6.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, no existen exclusiones de requisitos.

6.3 DIRECTRICES DEL MODELO DE PROCESOS

• El Modelo de Procesos es una herramienta estratégica que habilita la toma de decisiones de la ANM para alcanzar sus objetivos como autoridad Minería.

• El Modelo de Procesos debe ser implementado por todos los servidores públicos y contratistas de la ANM que administran los procesos o participan en la ejecución de estos.

• El Modelo de Procesos regula la operación y gestión de todos los procesos relacionados en el Mapa de Procesos de la ANM. • La aplicación del Modelo de Procesos es iterativa en la medida en que la implementación de oportunidades de mejora da inicio

a la identificación y priorización de nuevas acciones correctivas. • El marco conceptual del Modelo de Procesos será revisado y ajustado anualmente para asegurar que responda a las

necesidades de la Entidad. • La implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión (SIG), será responsabilidad del Presidente de la Agencia

Nacional de Minería como representante Legal, Representante de la Alta Dirección, los Vicepresidentes, los Gerentes, los Jefes de Oficina, demás servidores públicos y en general, de quienes presten sus servicios a la Entidad.

• El Representante de la Alta Dirección para el SIG, será el Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Planeación o quien haga sus veces actuará como representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

•

6.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. NORMAS, ESTÁNDARES Y BUENAS PRÁCTICAS DEL MODELO DE PROCESOS Dentro del proceso de reorganización del Sector Minas y Energía se hizo necesario asignar nuevas funciones y redistribuir otras, con el fin de dar coherencia a su funcionamiento y lograr mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones asignadas, mediante la especialización de las instituciones que lo conforman y, en consecuencia, lograr un mejor uso de los recursos públicos y una mayor rentabilidad social, Así:

Norma Descripción general

Decreto 4131 de 2011

Por el cual se cambia la Naturaleza Jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería (INGEOMINAS).

En adelante se denomina Servicio Geológico Colombiano, siendo la entidad que tendrá por objeto realizar la investigación científica básica y aplicada del potencial de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de amenazas de origen geológico; administrar la información del subsuelo y garantizar la gestión segura de los materiales nucleares y radiactivos en el país.


Por la cual se crea la Agencia Nacional de Minería, ANM, se determina su objeto y estructura orgánica como una entidad especializada encargada de los procesos de titulación, registro, asistencia técnica, fomento, promoción y vigilancia de las obligaciones emanadas de los títulos y solicitudes de áreas mineras.

Norma Descripción general



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Artículo 209 de la Constitución Política

Establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Artículo 269 de la Constitución Política

Establece, entre otros aspectos, que, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno de conformidad con lo que disponga la ley.

Ley 87 de 1993

Establece los lineamientos para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado como un sistema y crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Ley 489 de 1998

Determina en el capítulo 4º Artículo 15, el Sistema de Desarrollo Administrativo:“(…) es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional”.

Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único artículo 34 Numeral 31

Impone como deber adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de auditarla interna de que trata la Ley 87de1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.

Ley 872 de 2003

Crea el Sistema de Gestión de la Calidad, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades y se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización, y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Determina que el Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de las funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. Establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad


Adoptó la actualización de Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión dela Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados y señala que las entidades deben establecer y mantener un manual de calidad que incluya: a) el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluido los detalles y la justificación de cualquier exclusión, b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, (...) y e) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad".

Decreto 943 de 2014 En su artículo 1º establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2014 para el Estado colombiano.


- Establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y gestión y en el artículo segundo adopta el Modelo integrado de planeación y gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual comprende entre otros los referentes, las políticas de desarrollo administrativo, la metodología y las instancias.

- En su artículo 6º establece como instancia responsable del modelo de planeación y gestión en las entidades públicas del orden nacional un comité a nivel institucional que se denominará Comité Institucional de Desarrollo Administrativo que sustituirá los demás comités existentes que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.

- Por medio del cual se actualizan las políticas de desarrollo administrativo, enfocándolas en el quehacer misional y en la parte administrativa y de apoyo.

Departamento Administrativo de la Función Pública, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 4° del Decreto 2482 de 2012

Expidió la Guía metodológica para la implementación del Modelo integrado de planeación y de gestión, el cual debe ser adoptado por las Entidades públicas del orden nacional.


Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 - ARTÍCULO 2.2.22.3.1. Actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Para el funcionamiento del Sistema de Gestión y

su articulación con el Sistema de Control Interno, se adopta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG.

- ARTÍCULO 2.2.22.3.4. Ámbito de Aplicación. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el Modelo aplicará en aquellas en que el Estado posea el 90% o más del capital social.



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- Las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de

1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos y tecnológicos, aplicarán la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan.

- ARTÍCULO 2.2.22.3.12. Certificación de Calidad.   Las entidades y organismos públicos, que lo consideren pertinente, podrán

certificarse bajo las normas nacionales e internacionales de calidad.

Las certificaciones otorgadas de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009 continuarán vigentes hasta la fecha para la cual fueron expedidas.

- ARTÍCULO 2.2.23.1. Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.

- El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

- ARTÍCULO 2.2.23.2. Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

- PARÁGRAFO. La Función Pública, previa aprobación del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, podrá actualizar y modificar los lineamientos para la implementación del MECI.

- ARTÍCULO 2.2.22.1.5. Articulación y complementariedad con otros sistemas de gestión. El Sistema de Gestión se complementa y

articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información.

El Sistema de Gestión será compatible con los modelos de acreditación específicos establecidos para los sectores de Educación y Salud, entre otros.

Resolución 104 de 2017 ANM

Por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la ANM y se dictan otras disposiciones.

Circular No. 003 de 2005 DAFP El Departamento Administrativo de la Función Pública Impartió los lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad entre los Sistemas de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

El Modelo de Procesos toma como referente la normatividad establecida, estándares internacionales sobre la operación y gestión de procesos y buenas prácticas en la materia. Para la construcción del Manual del Sistema Integrado de Gestión - Operación y Gestión, se tuvieron en cuenta las directrices establecidas en los estándares ISO y OSHAS, su actualización debe contemplar entonces la evaluación de éstas y otras directrices cuando corresponda, así como las lecciones aprendidas por la ANM durante la adopción del Modelo de Procesos.



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6.5 PILARES DE INTEGRIDAD (VALORES)

Honestidad Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.

Respeto Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.

Compromiso Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.

Diligencia Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.

Justicia Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación.

Fuente: Artículo 2ª Resolución 195 de 30 de Abril de 2018

6.6 GESTIÓN DE LAS PERSONAS

La gestión de las personas hace parte de la base de definición y operación del SIG. Ellas son vitales para la generación de valor y la entidad proporciona el marco de acción a través de la definición de principios y valores compartidos.

VALORES

Honestidad

Respet

o

Compromiso

Diligencia

Justicia



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6.7 CONFORMACIÓN DEL SIG

La ANM enmarca su SIG desde la integralidad y complejidad de cada uno de los sistemas que lo componen. Lo cual significa una interrelación e interdependencia entre ellos a través de elementos comunes y/o complementarios.

Por lo anterior, cada uno de los sistemas tiene una relación directa con los demás soportados en una base normativa establecida a partir de las directrices de la ISO sin desconocer que la ANM ejecuta una función pública y que esta se fortalece a través del mejoramiento de la gestión ética con el fin de fortalecer actitudes y prácticas éticas en el cumplimiento de la función pública de cada servidor del Estado (USAID, 2006).

A continuación, se presentan los modelos que aplican al SIG:

6.7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC)

La prestación de sus servicios con alta calidad para lograr el mayor beneficio económico para el país, a través del desarrollo de la actividad minera segura, con responsabilidad social y ambiental, implementando acciones para abordar riesgos y oportunidades, incrementando el nivel de satisfacción de las partes interesadas atendiendo sus necesidades y expectativas con base en la norma ISO 9001:2015.



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6.7.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST(S&SO/SST)

Establecido bajo dos (2) modelos

NTC- OHSAS: 18001:2007. La gestión de los riesgos laborales que promueva ambientes de trabajo sanos, saludables y seguros, que contribuyan al desarrollo de la misión de la ANM y propicien el mejoramiento de las condiciones de trabajo, salud y seguridad a todos los niveles de la organización, funcionarios, contratistas, subcontratistas, trabajadores cooperados y trabajadores en misión.

Decreto Único Reglamentario DUR-1072:2015 Libro 2- Título 4- Capítulo 6. Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

6.7.3 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA)

La protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación evitando efectos potenciales adversos, mediante el manejo sostenible de sus aspectos e impactos ambientales de acuerdo con lo establecido en la norma NTC-ISO 14001:2015. Se están adelantando acciones en la implementación de los requisitos de esta norma para buscar una certificación del sistema.

6.7.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI)

Realizar las acciones pertinentes para mantener la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y de sus activos, basado en la gestión integral del riesgo e incidentes. Se están adelantando acciones en la implementación de los requisitos de la NTC ISO IEC 27001:2013 para buscar una certificación del sistema.

6.7.5 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Está integrado por metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar la organización, disponibilidad, custodia y preservación de los documentos que produce y recibe la Entidad, desde su creación hasta su disposición final, a través de mecanismos que permitan el acceso y consulta eficiente por parte de los usuarios, con el fin de dar cumplimiento a los fines institucionales.

6.7.6 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Conforme a lo establecido en el Decreto 1499 de 2017, es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio MIPG opera a través de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, que, implementadas de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el MIPG funcione.

• Talento Humano • Direccionamiento estratégico • Gestión con valores para resultados • Evaluación de Resultados



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• Información y resultados • Gestión del Conocimiento • Control interno

6.7.7 EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)

El MECI actualizado se especializa en el control de tal manera que deje de ser entendido como una herramienta de gestión más de las organizaciones; por ello, del anterior Modelo, los componentes de Talento Humano y Direccionamiento Estratégico, así como el Eje Transversal de Información y Comunicación se redefinen a partir de otras dimensiones de MIPG; el MECI actualizado se basa en la estructura del COSO/INTOSAI, dado que se busca la alineación con las mejores prácticas de control, por tal razón la estructura del MECI está compuesta por los siguientes componentes:

Esta estructura se acompaña de la adaptación del esquema “Tres Líneas de Defensa”, que “proporciona una manera simple y efectiva para mejorar las comunicaciones en la gestión de riesgos y control mediante la aclaración de las funciones y deberes esenciales relacionados.

Línea Estratégica

• 1ª Línea de Defensa (Gerentes públicos y líderes de proceso o gerentes operativos de programas o proyectos de la entidad)

• 2ª Línea de Defensa (Servidores públicos que tienen responsabilidades directas frente al monitoreo y evaluación del estado de los controles y la gestión del riesgo - Jefes de planeación, coordinadores de equipos de trabajo, supervisores de contrato)

• 3ª Línea de defensa (A cargo de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna)

Este modelo proporciona una mirada nueva a las operaciones, ayudando a asegurar el éxito continuo de las iniciativas de gestión del riesgo, y este modelo es apropiado para cualquier entidad – independientemente de su tamaño o complejidad” (IIA 2013:2). Las responsabilidades de la gestión de riesgos y del control están distribuidas en varias áreas y no se concentran en las oficinas de control interno; de allí que deban ser coordinadas cuidadosamente para asegurar que los controles operen.

La adaptación este enfoque se presenta a continuación:

• Ambiente de Control

• Evaluación del Riego

• Actividades de Control

• Información y Comunicación

• Actividades de Monitoreo

7. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -ANM

Desde el enfoque de la integralidad propuesto para el SIG, las normas de cada uno de los sistemas tienen relación y se integran a lo largo de los numerales establecidos al interior de ellas. Esta conexión se puede evidenciar en el Anexo 01 Integración de normas. Con lo anterior, se pretende afinar el SIG de manera permanente y alinear los recursos necesarios para su mejoramiento.



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7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La planificación de la prestación del servicio se realiza, de acuerdo con los Planes Operativos Anuales, así como con el establecimiento de procedimientos e instructivos de trabajo para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Para la prestación de servicios de la Agencia Nacional de Minería se cuenta con las caracterizaciones de procesos, donde se identifican los procedimientos documentados, en los cuales se definen las directrices para la prestación del servicio y se alinean con:

• Los objetivos de la calidad y los requisitos para el servicio;

• Los recursos específicos para los servicios y trámites;

• Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo / prueba específicas para los servicios, así como los criterios para la aceptación de éstos; y

• Los registros que proporcionan evidencia a de que los procesos misionales asociados con prestación de los servicios resultantes cumplen los requisitos.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

Los requisitos relacionados con los servicios y trámites de la Agencia Nacional de Minería se encuentran establecidos en la Ley 685 del 2001 - Código de Minas, Decreto 4134 de 2011 – Creación de la Agencia Nacional de Minería, Resoluciones Internas y en los procedimientos de ANM; y las características de calidad de los servicios y trámites se encuentran definidas en la matriz de control de producto no conforme.

Los requisitos de los servicios y trámites se encuentran publicados en la página web de la Entidad, así como en las diferentes pantallas de los Puntos de Atención (Principal y Regionales).

La comunicación con los clientes e interacción con partes interesadas externas se realiza a través de la página web; de forma presencial en el Grupo de Información y Atención al Minero ubicado en la Avenida Calle 26 No 59 - 51 torre 3, Local 107 y, Puntos de Atención Regional. Así como, a través de medios telefónicos: (1) 2201999 extensión 6000, Línea gratuita nacional: 01 8000 933 833 - Código Postal: 111321 - [email protected]

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

De acuerdo con lo establecido en la norma NTC-ISO 9001:2015 en la cual se indica que para las entidades el Diseño y Desarrollo no se limita al aspecto de tecnológico (software), sino también a aquellos programas y proyectos y todo aquello que se oriente a la realización del producto y/o prestación del servicio; en la Agencia Nacional de Minería, el diseño y desarrollo se aplica para la generación de proyectos asociados al logro de la misión de la Entidad; de acuerdo con lo establecido en la Metodología General Ajustada del Departamento Nacional de Planeación.

7.3.1 HOMOLOGACIÓN DE DISEÑO Y DESARROLLO

Conforme a la Guía Metodología General Ajustada - MGA

mailto:[email protected]



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7.3.1.1 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

7.3.1.1.1 Planificación del diseño y desarrollo

Módulos de:

• Identificación - Plan de Desarrollo, Problemática, Participantes, Población, Objetivos y Alternativas

• Preparación - Necesidades, Análisis Técnico, Localización, Cadena de Valor, Riesgos, Ingresos y Beneficio, Prestamos y depreciación

• Evaluación – Flujo Económico, Indicadores y Decisión

• Programación – Indicadores de Producto, Indicadores de gestión, Fuentes de financiación, Resumen del Proyecto

7.3.1.1.2 Entradas para el diseño y desarrollo

Módulo de

* Preparación - Necesidades, Análisis Técnico, Localización, Cadena de Valor, Riesgos, Ingresos y Beneficio, Préstamos y depreciación

7.3.1.1.3 Controles del diseño y desarrollo

Módulos de:

* Evaluación – Flujo Económico, Indicadores y Decisión

* Programación – Indicadores de Producto, Indicadores de gestión, Fuentes de financiación, Resumen del Proyecto

Herramienta del DNP – Seguimiento a proyectos de Inversión – SPI – Modulo de seguimiento (mensual)

Seguimientos internos de la entidad

Reportes de seguimiento del DNP

Salidas del diseño y desarrollo

Herramienta del DNP – Seguimiento a proyectos de Inversión – SPI – Modulo de seguimiento (mensual)

Seguimientos internos de la entidad

Reportes de seguimiento del DNP

7.3.1.1.4 Cambios del diseño y desarrollo

Herramienta del DNP – Sistema unificado de inversiones y finanzas publicas – SUIFP – Modulo de seguimiento (mensual)

Programación - crear solicitud y pasa por viabilidad interna de la ANM, DEL Ministerio de Minas y Energía y el DNP



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7.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La entidad planifica y controla el diseño y desarrollo del producto y/o servicio a través de las siguientes etapas de diseño y desarrollo con la metodología en referencia:

Es decir, cuando se transforman en forma completa los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio; por ejemplo en la automatización de un proceso como el Sistema de Información Minera.



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7.3.3 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO

Los elementos de entrada para los proyectos que se desarrollan en la Agencia Nacional de Minería, están definidos en la etapa de Pre inversión de acuerdo con la formulación del mismo, estableciendo los elementos de entrada en la Identificación, justificación del proyecto y su preparación. Los registros específicos se definen la Justificación del proyecto y la definición que se realiza en aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeación mediante la Metodología General Ajustada MGA y el adecuado diligenciamiento de los formatos que hacen parte de la metodología diseñada por el DNP para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública.

7.3.4 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Los Resultados del Diseño y Desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada, proporciona la información apropiada para la adquisición de bienes y/o servicios, la producción y la prestación del servicio, de acuerdo con el desarrollo del proyecto definido

7.3.5 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO Y VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La Agencia Nacional de Minería realiza la revisión y verificación del diseño y desarrollo a través de la etapa de Inversión, durante la Ejecución y Seguimiento de proyectos de inversiones y finanzas públicas., para esto se apoya en el aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeación y la metodología diseñada para el reporte correspondiente de los proyectos de inversión



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utilizada por el DNP. Los registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria se realizan a través del reporte en el SUIFP - Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas.

7.3.6 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La Agencia Nacional de Minería realiza la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse que los productos y/o servicios resultantes son capaces de satisfacer los requisitos para su aplicación especificado., de acuerdo con la operación y evaluación Expost de los proyectos asociados al logro de la misión de la Entidad y mediante la generación del beneficio a través de los bienes y servicios generados. Adicionalmente cada proyecto en su operación presenta los avances correspondientes que permiten realizar el análisis correspondiente de impacto del mismo.

7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

Los cambios en el diseño y desarrollo se identifican y de acuerdo con cada una de las etapas que se desarrollan en el proyecto; se revisan, verifican, validan y aprueban según aplique. Es decir, si el proyecto en la etapa de planificación al realizar la formulación y preparación del mismo tiene algún cambio., estos se revisan, se verifican y aprueban por las instancias correspondientes en las Vicepresidencias de la Agencia Nacional de Minería y Grupo de Planeación, para que el proyecto pueda continuar en sus etapas de desarrollo y operación.

8. PARTICIPACIÓN, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

El SIGI establece como prioridad la definición de los roles y responsabilidades frente al sistema con el fin de constituir las bases necesarias para su operación y mejora. En el mismo sentido, prioriza la toma de conciencia y el desarrollo de la competencia necesaria de cada una de las personas que desde su rol participa en el SIG.

Por otro lado, la comunicación organizacional e informativa se constituye en un soporte para garantizar la producción, circulación y socialización de la información al interior y hacia el exterior de la ANM. Ello fomentará la participación en la planeación y retroalimentación de los grupos de interés en el quehacer organizacional.

8.1 ALTA DIRECCIÓN

La Alta Dirección de la Agencia Nacional de Minería adquirió el compromiso para disponer los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura y de talento humano que apoyen el desarrollo e implementación del SIG, así como la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad.

Responsabilidad:

La implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión (SIG), será responsabilidad de la Presidenta de la Agencia Nacional de Minería como representante Legal.

8.2 COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

De acuerdo a Resolución 174 del 20 de abril de 2018 está conformado por:

El Vicepresidente Administrativa y Financiera (Quien lo preside)



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El Presidente(a) de la ANM o su delegado

El Vicepresidente de Contratación y Titulación Minera

El Vicepresidente de Seguimiento, Control y Seguridad Minera

El Vicepresidente de Promoción y Fomento

El jefe de la Oficina de Tecnología e Información

El jefe de la Oficina Jurídica o su delegado

El Coordinador del Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones

El Coordinador del Grupo de Talento Humano

El Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos

El Coordinador del Grupo de Planeación quien será el Secretario Técnico, quienes orientan la implementación y evaluación del Sistema Integrado de Gestión.

8.3 REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Para facilitar el direccionamiento del Sistema, la Alta Dirección de la Agencia Nacional de Minería, delega al Coordinador(a) del Grupo Interno de trabajo de Planeación o quien haga sus veces.

8.4 ADMINISTRADOR(A) O COORDINADOR(A) DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SIG

El Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Planeación o quien haga sus veces actuará como Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

Las Responsabilidades del representante de la alta dirección serán las siguientes:

• Asesorar al Presidente de la Agencia Nacional de Minería y del Equipo Directivo para el impulso, diseño, construcción, consolidación, implementación, mejora y mantenimiento del SIG.

• Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG.

• Procurar que se establezcan y mantengan procesos necesarios para la implementación, mejora y mantenimiento del SIG.

• Someter a consideración del equipo Directivo del Sistema Integrado de Gestión, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y mantenimiento del SIG para su correspondiente aprobación.

• Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG, cuando se considere necesario.

• Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.

• Promover la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

• Representar a la Agencia Nacional de Minería frente a los organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.



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• Citar a las reuniones que considere necesarias para el adecuado desarrollo y mantenimiento del SIG.

• Ser el secretario técnico del equipo Directivo.

• Las demás relacionadas con las funciones descritas.

8.5 AUTORIDAD DEL PROCESO

La Alta Dirección es la máxima autoridad del proceso encargada de la toma de decisiones de este y de gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades. Es el responsable de la aprobación del proceso y de los productos y/o servicios derivados del mismo.

8.6 EQUIPO DE TRABAJO

Créase en la Agencia Nacional de Minería tres (3) Equipos de Trabajo de la siguiente forma: Directivo, Operativo y Evaluador, cuya conformación roles y responsabilidad en el diseño, implementación, evaluación, mejora y mantenimiento del SIG, serán los previstos en los artículos siguientes.

8.7 EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG.

Es la instancia superior de articulación y consulta de la Presidencia y los directivos de la ANM, este equipo actuará como la Alta Dirección para el SIG, cuyo principal objetivo consiste en brindar apoyo para desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema Integrado de Gestión, el cual está conformado por:

1. El Presidente de la ANM o su delegado.

2. El Vicepresidente Administrativo y Financiero

3. El Vicepresidente de Contratación y Titulación o su delegado

4. El Vicepresidente de Seguimiento, Control y Seguridad Minera o su delegado

5. El Vicepresidente de Promoción y Fomento o su delegado

6. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

7. El Jefe de la Oficina de Tecnología e Información

8. El Jefe de la Oficina de Control Interno

9. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Planeación

8.8 FUNCIONES DEL EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG

Las funciones del equipo directivo del Sistema Integrado de Gestión serán las siguientes:

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, mejoramiento, perfeccionamiento y

mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

2. Evaluar la consistencia y validez de los diagnósticos del Sistema Integrado de Gestión.

3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo,

implementación, mejora y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las acciones de mejora y correctivas

necesarias.



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4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Sistema de

Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

5. Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como la

mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante:

a. La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de la Entidad, acerca de la

importancia del Sistema Integrado de Gestión y de satisfacer tanto los requisitos como los del cliente.

b. La determinación y difusión de las políticas del Sistema Integrado de Gestión.

c. La garantía de que se establezcan los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

d. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento

humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación, mejora y mantenimiento del Sistema

Integrado de Gestión.

6. Fomentar en la Agencia Nacional de Minería, la cultura de la mejora continua.

7. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes y encuestas de satisfacción de la

ciudadanía.

8. Determinar la viabilidad y conveniencia de certificar el Sistema Integrado de Gestión.

9. Formular propuestas para tener en cuenta en la elaboración del Plan Sectorial del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del

Sector Minero Energético.

8.9 REUNIONES DEL EQUIPO DIRECTIVO DEL SIG

Las reuniones del equipo directivo del SIG sesionarán con carácter ordinario como mínimo una (1) vez al año y extraordinariamente

cuando las necesidades así lo exijan, previa citación del Representante de la Alta Dirección.

Para sesionar se requerirá la presencia de por lo menos 5 de los miembros y las decisiones se adoptaran con el voto favorable de la

mayoría de los miembros asistentes a la respectiva sesión y se establecerán en acta consecutiva que será suscrita por quien preside,

lo cual corresponde a la Vicepresidente Administrativo y Financiero y el secretario técnico que, atañe al Representante de la Alta

Dirección, incluidos los criterios desfavorables de los integrantes voto, de lo cual se dejará constancia.

8.10 EQUIPO OPERATIVO DEL SIG

El equipo está conformado por representante de las dependencias que conforman la ANM según lo dispuesto en la resolución 206 de

2013, quienes por escrito serán delegados por parte de los líderes de los procesos, con el objetivo de atender los diferentes temas

relacionados con los sistemas que integran el Sistema Integrado de Gestión (SIG). Estos representantes se denominarán Gestores del

SIG.



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8.11 RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SIG

Las responsabilidades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión serán los siguientes:

1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y

mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones del Representante de la Alta Dirección y en

coordinación con el Grupo de Planeación.

2. Asesorar y mantener informado al Líder del proceso sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las

etapas del diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y mantenimiento del Sistema Integrado de

Gestión.

3. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la Alta Dirección durante el

desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora del SIG

4. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el SIG, tanto al Líder de Proceso, como el Representante de la Alta

Dirección para su evaluación y aplicación.

5. Promover la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios

de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la ANM.

6. Fomentar en la entidad la cultura de mejora continua

7. Ejecutar bajo la coordinación del Líder de proceso y con el apoyo de sus compañeros de proceso, cada una de las

actividades tendientes a cumplir con el diseño, implementación, mejora y mantenimiento del SIG

8. Promover el mejoramiento continuo de la ANM a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y

el seguimiento de los procesos y procedimientos.

9. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados y relacionados con el diseño, desarrollo,

implementación, mantenimiento, difusión y mejora del SIG

10. Informar al Representante de la Alta Dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes subsistemas que

conforman el Sistema Integrado de Gestión.

11. Colaborar y apoyar al Grupo de Planeación en todo lo referente al proceso de diseño, desarrollo, implementación,

mantenimiento, difusión y mejora del SIG.

12. Reportar mensualmente al Representante de la Alta Dirección los seguimientos y avances de la gestión de su proceso,

por medio de la medición de indicadores y establecimiento de planes de acción.

13. Retroalimentar a sus equipos de trabajo en los temas relacionados con su proceso y asegurarse del cumplimiento de los

lineamientos establecidos en los procedimientos

14. Elaborar diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en la ANM, con el fin de proponer

nuevas orientaciones.

15. Colaborar en el desarrollo e implementación de las Políticas del Sistema Integrado de Gestión.

8.12 REUNIONES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SIG

Las reuniones del equipo operativo del SIG sesionarán con carácter ordinario como mínimo una (1) vez cada tres meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lo exijan, previa citación del Representante de la Alta Dirección. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría de los miembros asistentes con voto a la respectiva sesión y se



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establecerán en acta consecutiva que será suscrita por quien preside, es decir, el Representante de la Alta Dirección y el secretario técnico que será asignado en cada una de las reuniones para la elaboración del acta, incluidos los criterios desfavorables de los integrantes voto, de lo cual se dejará constancia.

8.13 EQUIPO EVALUADOR

El equipo evaluador está conformado por el Jefe y servidores públicos de la Oficina de Control Interno y se apoyará en los auditores

internos de la ANM, cuando así lo requiera para cumplir con sus responsabilidades. Este equipo llevará a cabo la evaluación

independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión en

cumplimiento de los procesos y procedimientos diseñados para este fin.

8.14 GRUPO LIDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Está conformado por servidores públicos y quienes presten sus servicios a la ANM del Grupo Interno de Trabajo de Planeación, quienes

apoyaran al Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión en el ejercicio de sus roles y responsabilidades

para el SIG.

8.15 RESPONSABILIDADES DEL GRUPO LIDER DEL SIG

Las responsabilidades del Grupo Líder del Sistema Integrado de Gestión serán las siguientes:

1. Llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG. 2. Coordinar al Equipo Operativo en todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión. 3. Velar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión y la documentación de los procesos. 4. Brindar asesoría, apoyo y capacitación al Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión y a los servidores públicos que lo

requieran, en todo lo relacionado con el desarrollo, mantenimiento y fortalecimiento del SIG. 5. Divulgar y capacitar a los servidores públicos de la Agencia Nacional de Minería en el Sistema Integrado de Gestión y el software que

contiene la información para la administración del SIG Cumplir con los procedimientos propios del proceso del SIG y divulgarlos a todos los servidores públicos estos: Información Documentada, Acciones Correctivas y de Mejora y Control de Salida No Conforme. Las demás que el Equipo Operativo o el Representante de la Alta Dirección para el SIG determinen dentro del marco del Sistema

Integrado de Gestión.

8.16 OFICINA DE CONTROL INTERNO:

Debe realizar su actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría, contribuyendo de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de administración del riesgo, control y gestión de la Entidad. Igualmente acatar los 5 tópicos determinados en el Decreto 1537 de 2001, especialmente en lo relacionado con el fortalecimiento de la cultura del control en la entidad. De igual manera (). Velar por el aseguramiento de la Calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control son los responsables de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.



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Nota: El Jefe de Control Interno NO podrá ser designado como representante de la dirección para la implementación del MECI, ya que sería una violación a su independencia, en tanto que su función es la de evaluar el estado del Sistema de Control Interno.

8.17 SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS

Participar activamente en las iniciativas de mejora y ejecutar acciones que permitan la sostenibilidad y fortalecimiento del Sistema de

Gestión Institucional en el corto, mediano y largo plazo. De igual manera, tienen a su cargo el desarrollo de la autoevaluación

permanente a los resultados de su labor y la aplicación del ejercicio de autocontrol en sus puestos de trabajo.

8.18 AUDITORES INTERNOS

Son profesionales que laboran en diversas áreas de la Agencia Nacional de Minería, que han sido debidamente capacitados y

entrenados para apoyar la realización de las auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión bajo las directrices del Grupo

Interno de Trabajo de Planeación.

8.19 COMUNICACIÓN

Para la divulgación del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, la entidad dispone las siguientes estrategias

y elementos de comunicación:

Mecanismos de

Divulgación

Artículos en la pantalla de inicio de los equipos de los servidores públicos y contratistas Slide de noticias en la página de inicio de la Intranet Correos de comunicaciones internas masivas- Comunicaciones ANM Pantallas de Divulgación.

Reuniones de Socialización

Comunicación y presentación de temas específicos: Estrategias.

Planes de Trabajo.

Capacitaciones y

Talleres

Proporcionar conocimientos y competencia necesaria para el desarrollo de las actividades que mantienen el Sistema Integrado de Gestión:

Normas, estándares y marcos de referencia

Formulación y seguimiento de acciones preventivas correctivas y de mejora. Gestión por procesos (documentación seguimiento e indicadores)

Herramientas de comunicación

Correo electrónico del Sistema Integrado de Gestión: [email protected] canaliza los requerimientos internos y externos hacia el Administrador del Sistema.

8.20 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La mejora continua es el objetivo principal del Sistema Integrado de Gestión. Para el efecto, la alta Dirección ha determinado llevar a

cabo Revisión por la Dirección del SIG periódicamente mínimo una cada año o cuando se requiera; que permitan evaluar el

funcionamiento, la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y su sostenibilidad. Así mismo, la Dirección

mailto:[email protected]



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a través de

Las Revisiones por la dirección, evalúan las oportunidades de mejora, las necesidades de realizar cambios en el Sistema Integrado de

Gestión, con base en los estándares de las Normas Internacionales ISO 9001:2015, OHSAS 18001:2007 y el Sistema de Gestión de

Salud y Seguridad en el Trabajo establecido en la normatividad aplicable.

9. MODELO DE PROCESOS

9.1 MARCO CONCEPTUAL

El Modelo de Procesos de la Agencia Nacional de Minería es una herramienta que permite implementar, evaluar, mejorar la operación y cumplir con la función que le ha sido asignada, mediante un enfoque basado en procesos. Adicionalmente la Agencia Nacional de Minería cuenta con la descripción de los procedimientos en los cuales determina las actividades necesarias para su operación.

La siguiente figura presenta los componentes del Modelo de Procesos:



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Figura 1: Componentes del Modelo de Procesos de la ANM

El modelo de operación de la Agencia Nacional de Minería está conformado por 17 procesos, agrupados en 4 tipos de procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación), los cuales interactúan entre sí, para atender y satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes. A su vez, cada uno de estos procesos cuenta con una caracterización, en la cual se describen los atributos tales como: objetivo, alcance, actividades, entradas, salidas, proveedores, clientes, procedimientos aplicables, entre otros.

Se cuenta con el procedimiento APO6-P-003 Elaboración y actualización del normograma, en el cual se establecen los lineamientos para identificar los requisitos legales y normativos aplicables a los procesos.

9.2 SECUENCIA DE PROCESOS ANM

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Están vinculados al entorno de la alta dirección, se refieren a como se planifica, establece políticas y estrategias, se establecen objetivos, provisión de comunicación, Revisiones por la Dirección y demás directrices que fijan el rumbo de la Agencia Nacional de Minería. El mapa de procesos de la agencia nacional de minería, en su nivel de direccionamiento estratégico, considera dos procesos que hacen referencia a: la planeación estratégica y gestión integral de las comunicaciones y relacionamiento.

EST1-C-001 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

En este proceso se incluye todas las actividades relacionadas con la definición y cumplimiento de la misión y visión de la entidad, a partir de la formulación y establecimiento de estrategias, políticas, lineamientos, objetivos, planes, programas, proyectos y estándares para la ejecución de los procesos de la ANM, considerando el plan nacional de desarrollo 2010-2014, el plan nacional de desarrollo minero 2012-2014, y la normatividad aplicable.

Asimismo, este proceso abarca todas las actividades a través de las cuales la agencia nacional de minería impulsa y desarrolla el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos minerales de la nación fomentando la inversión nacional y extranjera, para lograr beneficios al país, en los ámbitos social, ambiental, tecnológico y económico, también incluye las estrategias a implementar para obtener la proyección de los ingresos del sistema general de regalías (SGR), todo esto de acuerdo con el plan nacional de desarrollo, los planes sectoriales y la normatividad vigente.

EST1-C-002 GESTIÓN INTEGRAL DE LAS COMUNICACIONES Y RELACIONAMIENTO

En este proceso se incluyen todas las actividades necesarias para garantizar el fortalecimiento de la imagen institucional de la entidad, con el propósito de posicionarla como autoridad minera actuando en el marco de las estrategias de comunicación que imparta el gobierno nacional, igualmente el proceso incluye tanto los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna de los procesos sistema integrado de gestión de la entidad, así como el de regular y asegurar la comunicación externa entre la agencia y las partes interesadas.

Quedan incluidos dentro de este proceso todas las actividades llevadas a cabo por parte de la agencia nacional de minería relacionadas con la construcción de relaciones transversales entre instituciones de carácter gubernamental y no gubernamental con el fin de garantizar que las actividades misionales se lleven a cabo de manera eficaz

PROCESOS MISIONALES

Son aquellos que permiten cumplir la misión y los objetivos para el cual fue creada la Agencia Nacional de Minería, al desarrollo de



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la prestación del servicio.

El mapa de procesos desarrollado por la agencia nacional de minería, en su nivel misional, tiene en cuenta aquellas actividades que conducen al cumplimiento de los objetivos de la entidad desde el punto de vista de las funciones asignadas a dicha entidad mediante el decreto 4134 de 2011 y resolución 0206 de marzo de 2013.

Se consideran las actividades que la entidad lleva acabo para cumplir su misión de manera oportuna y que se constituye en la razón de ser de la entidad. En este orden de ideas se cuenta con seis grandes procesos: delimitación y declaración de áreas y zonas de interés, gestión de la inversión minera, generación de títulos mineros gestión integral para el seguimiento y control a los títulos mineros, seguridad minera, gestión del sistema integral de la información minera y atención integral y servicios a grupos de interés.

MIS1-C-001 DECLARACIÓN DE ÁREAS Y ZONAS MINERAS DE INTERÉS

En este proceso se incluyeron todas las actividades relacionadas con la declaración y delimitación de áreas estratégicas procedimiento que se lleva a cabo en cumplimiento de la función, propia de la autoridad minera, de delimitar áreas especiales con potencial de minerales estratégicos para el país, con el fin de otorgarlas en contratos de concesión mediante procesos de selección objetiva de los concesionarios. Igualmente este proceso incluyó todas las actividades relacionadas con la declaración y delimitación de áreas de reserva especial y zonas mineras, procedimientos que tienen como objetivo garantizar que las comunidades mineras de explotación tradicional desarrollen proyectos mineros especiales de acuerdo con lo estipulado en el artículo 31 del código de minas y que las comunidades mineras indígenas, de negritudes y mixtas, ejerzan su derecho de prelación para que la autoridad minera les otorgue contratos de concesión como lo consagra el código de minas.

MIS2-C-001 GESTIÓN DE LA INVERSIÓN MINERA

En este proceso se tuvo en cuenta todas las actividades que son necesarias para cumplir con la planeación de la promoción e inversión minera, cuyo objetivo es el de otorgar contratos de concesión minera mediante procesos de selección objetiva de los concesionarios en las zonas delimitadas como estratégicas, al igual que establecer los procedimientos necesarios para garantizar la sostenibilidad de las inversiones mineras generadas por los contratos de concesión minera ya otorgados.

MIS3-C-001 GENERACIÓN DE TÍTULOS MINEROS

Este proceso incluye todas las actividades relacionadas con el otorgamiento de contratos de concesión para la exploración y explotación de los recursos mineros, con arreglo a lo establecido por la ley 685 de 2001 y sus decretos reglamentarios. Este proceso comprende todos aquellos procedimientos que deben ser aplicados, desde el momento de recibo de la propuesta de contrato de concesión, por parte de la autoridad concedente, hasta la inscripción del contrato único de concesión para la exploración y explotación de un determinado mineral.

MIS4-C-001 GESTIÓN INTEGRAL PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL A LOS TÍTULOS MINEROS

En este proceso se incluyen todas las actividades que la agencia nacional de minería desarrolla para controlar la actividad minera realizada por los titulares, con el fin que las operaciones mineras de particulares sean realizadas en forma segura, ambientalmente responsable, técnicamente viables y sostenibles y con el adecuado manejo de las contraprestaciones económicas derivadas de la explotación de los recursos minerales, de acuerdo con buenas prácticas y con la aplicación de la normatividad vigente.

Por lo tanto, en de este proceso se incluyen las actividades de fiscalización y vigilancia que realiza la entidad en cumplimiento a lo estipulado en el artículo 318 del código de minas. En este proceso también se consideran los procedimientos relacionados con la liquidación, recaudo y la transferencia de las obligaciones económicas (pago de canon superficiario y regalías).



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MIS5-C-001 SEGURIDAD MINERA

En este proceso se incluyen todas las actividades que la agencia nacional de minería desarrolla para promover el mejoramiento de las prácticas mineras y la prevención de los accidentes, también abarca las actividades de entrenamiento y capacitación en materia de seguridad y salvamento minero, al igual que la atención de emergencias mineras.

MIS6-C-001 GESTIÓN INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN MINERA

Este proceso abarca todas las actividades que están relacionadas con el registro y actualización de la información relacionada con la actividad minera, tales como la inscripción de los actos administrativos, contratos de concesión y explotación, títulos de propiedad

privada y de todos aquellos actos o documentos que son susceptibles de inscribirse en el registro minero nacional, al igual se incluyó las actividades relacionadas a la expedición de certificaciones de área libre, reportes gráficos y demás certificaciones que deba expedir el grupo interno de trabajo de oficio o a solicitud de un usuario minero.

MIS7-C-001 ATENCIÓN Y SERVICIOS A MINEROS Y A GRUPOS DE INTERÉS

Este proceso agrupa a todas las actividades que permiten construir relaciones de confianza y mutuo beneficio con los mineros, comunidades, ciudadanos, entidades y organizaciones, con el fin de atender y satisfacer sus requisitos y necesidades, basados en la normatividad vigente y políticas de atención a grupos de interés.

Dentro de este proceso encontramos actividades tales como la de suministrar información sobre los trámites mineros, brindar asesoría técnica y jurídica a los usuarios, suministrar los números pin para la radicación de autorizaciones temporales y solicitudes de legalización, expedir constancias sobre el estado de los expedientes mineros, a solicitud de autoridades y de particulares y llevar el registro y control correspondientes, entre otros.

PROCESOS DE APOYO

Brindan soporte suministrando recursos, servicios e información para el cumplimiento de la misión institucional y del funcionamiento a los procesos misionales.

El mapa de procesos de la agencia nacional de minería, en su nivel de apoyo tiene en cuenta aquellas actividades que gestionan los recursos de la entidad y soportan el desarrollo de la institución.

Se consideran todas las actividades que la entidad lleva acabo para que puedan cumplir su misión de manera oportuna, en este orden de ideas se consideran ocho grandes procesos: adquisición de bienes y servicios, administración de bienes y servicios, gestión financiera, administración de tecnologías e información, gestión del talento humano, gestión jurídica, gestión documental y gestión de servicios e infraestructura física.

APO1-C-001 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

En este proceso se incluyen todas aquellas actividades inherentes a la provisión de bienes y servicios necesarios para la operación de los procesos de la entidad, que garanticen el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales.

APO2-C-001 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

En este proceso se incluyó todas aquellas actividades inherentes a la administración de los bienes y servicios que la entidad adquiere para la operación de los procesos de la entidad.



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APO3-C-001 GESTIÓN FINANCIERA

En este proceso se incluyen todas las actividades relacionadas con administrar y ejecutar los recursos financieros de la agencia, a través de registro de las operaciones y presentación de informes contables, financieros, presupuestales, de tesorería y recaudo de cartera.

APO4-C-001 ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS E INFORMACIÓN

En este proceso se agruparon todas las actividades relacionadas con la administración de los elementos de infraestructura tecnológica, los sistemas de información y el levantamiento, mantenimiento y control de bases de datos, de manera segura y oportuna.

APO5-C-001 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

En este proceso se agruparon todas las actividades realizadas por la agencia nacional de minería que estuvieran relacionadas con el ingreso, administración, control disciplinario y retiro de los funcionarios de la entidad, al igual que las actividades en pro del desarrollo y fortalecimiento de sus competencias laborales.

APO6-C-001 GESTIÓN JURÍDICA

En este proceso se agrupan las actividades relacionadas con la atención, asesoría y apoyo jurídico oportuno en la defensa de los intereses de la agencia nacional de minería, contra las disputas o litigios interpuestos por los clientes y/o usuarios, funcionarios o entes externos.

APO7-C-001 GESTIÓN DOCUMENTAL

En este proceso se incluyen las actividades relacionadas con la administración de los documentos que produce y recibe la entidad, incluyendo la conservación y custodia de estos.

PROCESOS DE EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

EVA1-C-001 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Procesos necesarios para medir y recopilar los datos insumo para el análisis del desempeño institucional, a partir de los cuales se plantea el mejoramiento continuo. Dentro de estos procesos se incluyen actividades de auditoría interna.

El proceso de evaluación, control y mejora tiene en cuenta aquellas actividades permanentes y sistemáticas dirigidas a medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los resultados de la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales.

9.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

La planificación de la realización de los productos y/o servicios de la Agencia Nacional de Minería, así como las actividades de verificación, validación y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada producto y/o servicio y en las necesidades de los clientes.

La conformidad de los productos y/o servicios se verifica según el mecanismo de seguimiento y medición, el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, y las auditorías realizadas tanto internas como aquellas realizadas por los entes de control.



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9.4 EVALUACIÓN Y MEJORA

La Agencia Nacional de Minería ha establecido mecanismos de evaluación orientados a conocer y analizar de manera permanente los avances en la gestión y los logros de los resultados y metas propuestas. Dentro de estos mecanismos se incluyen:

Evaluación del Desempeño Institucional: Comprende todos los mecanismos de autoevaluación como el Seguimiento a la gestión por parte de todos los responsables, la determinación de la percepción de las partes interesadas y la evaluación consolidada del desempeño institucional, la cual reúne todos los resultados del Sistema Integrado de Gestión.

Auditorías Internas: Comprende la evaluación independiente a la estructuración y aplicación de las disposiciones internas de la Agencia Nacional de Minería, para cumplir el marco normativo y los requisitos de los modelos de gestión asumidos e implementados en la ANM a través del modelo de operación. Estas se desarrollan de acuerdo con lo establecido en el proceso de “Auditoría”. EVA1-C-001 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Como resultado del análisis y conclusiones de los diferentes mecanismos, se generan las acciones de mejora necesarias para fortalecer y aumentar el desempeño, de acuerdo con lo establecido en el proceso”. EVA1-C-001 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA Lineamientos para la Planeación, Ejecución, seguimiento y evaluación de las “Auditorías Internas”

10. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

10.1 PROMESA DE VALOR.

La Promesa de Valor enmarca los compromisos generales a nivel de cada uno de los sistemas que integran el SIG: Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental y Seguridad de la Información, quedando expresada en los siguientes términos:

La Agencia Nacional de Minería en su misión de administrar los recursos minerales del estado de manera eficiente, eficaz, efectiva y transparente, a fin de maximizar la contribución al desarrollo integral y sostenible del país cumpliendo los requisitos constitucionales, legales, regulatorios, organizacionales, contractuales y otros, se compromete al logro del éxito sostenido del Sistema Integrado de Gestión mediante el mejoramiento continuo, la gestión de los riesgos que tengan efecto en la ejecución de los procesos, en el medio ambiente, en la salud de las personas, la seguridad de la información, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

En tal virtud, todo el personal de la ANM liderado por la Alta Dirección está comprometido con:

10.1.1 POLÍTICA DE CALIDAD La Política de Calidad de la ANM se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (ISO 9001). Esta política, desde el Sistema de Gestión de la Calidad y en articulación con la Promesa de Valor del SIG - ANM, quedará así: Todo el personal de la ANM, liderado por la Alta Dirección, está comprometido con:



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1. Lograr el mayor beneficio económico para el país a través del desarrollo de la actividad minera segura, con

responsabilidad social y ambiental, contribuyendo a los fines esenciales del Estado y a las metas establecidas en

el Plan Nacional de Desarrollo.

2. Enfocar nuestras acciones dentro de un marco ético y responsable, atendiendo a las necesidades y requerimientos

de los clientes y demás interesados en la gestión de la Agencia.

3. Mejorar continuamente nuestros procesos y recursos humanos, financieros y tecnológicos de manera eficaz,

eficiente y efectiva, fortaleciendo la promoción, fomento, otorgamiento, seguimiento, control y aprovechamiento

de los recursos minerales del país”

10.1.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La Política de seguridad y salud en el trabajo se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (OHSAS 18001) y el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo (1072 de 2015 – Capítulo 6) y en articulación con la Promesa de Valor del SIGANM, quedará así: La Agencia Nacional de Minería, al estar comprometida en propiciar el mejoramiento de las condiciones de trabajo, salud y seguridad en todos los niveles de la organización, trabajadores, contratistas y partes interesadas, mediante el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, orienta al desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, que incluye la política, la planificación, la organización, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que pueden afectar la seguridad y salud en el trabajo en toda la cadena de valor de la entidad. La ANM, protege la salud y la seguridad de todos los trabajadores independientemente de su vinculación laboral en los diferentes ambientes de trabajo; por tanto, mantiene unas condiciones seguras y saludables en todos los lugares de trabajo a cargo de la Agencia y de las medidas de prevención en los trabajadores que realizan labores de campo o en misión en espacios que no pertenecen a la Agencia.

El Responsable asignado por la entidad para liderar el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo, cuenta con el apoyo de la alta dirección, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST y trabajadores en general, mediante el compromiso de estos en la implementación, seguimiento y control del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST. Todos los trabajadores independientemente del tipo de vinculación, tiene la obligación de participar en todas las actividades que en SST le sean solicitadas por la entidad. Hay un firme compromiso para cumplir con la legislación colombiana en seguridad y salud del trabajo establecida por el Ministerio del Trabajo y de otra índole que deba observar la Agencia Nacional de Minería. Para el cumplimiento de esta política y el logro de los objetivos propuestos de la alta dirección, permanentemente orientarán sus esfuerzos y destinarán los recursos físicos, económicos y talento humano requerido para la oportuna identificación, valoración e intervención de los peligros que puedan generar accidentes de trabajo, enfermedades laborales y emergencias, así como los que se requieren para el desarrollo efectivo de actividades y programas que contribuyan a fortalecer la eficiencia de los trabajadores, la competitividad y buena imagen organizacional basados en una eficiente gestión institucional en materia de seguridad y salud. Para lograr que la presente política sea conocida y entendida por todos los trabajadores, la ANM usará los medios virtuales, pantallas corporativas al igual que las inducciones, sensibilizaciones y capacitaciones del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, para obtener una óptima difusión.



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10.1.3 POLÍTICA AMBIENTAL La Política Ambiental se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (ISO 14001). Esta política, desde el Sistema de Gestión Ambiental y en articulación con la Promesa de Valor del SIGANM, está comprometido con:

1) La implementación de diferentes estrategias para contribuir a la protección del medio ambiente y en la mitigación

del cambio climático.

2) El manejo eficiente y uso racional de los recursos, priorizando el agua, la energía y el papel.

3) La promoción y fortalecimiento de la cultura ambiental entre todos los servidores de la ANM.

4) El mejoramiento continuo del desempeño ambiental.

10.1.4 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La Política de Seguridad de la Información se adopta en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica colombiana aplicable (ISO 27001). Esta política, desde el Sistema de Seguridad de la Información y en articulación con la Promesa de Valor del SIGANM, liderado por la Alta Dirección está comprometido con:

1) Identificar los activos de información de la entidad, valorar criticidad y aplicar controles asociados a los mismos.

2) Minimizar el riesgo en los procesos de la entidad con respecto a la integridad, confidencialidad y disponibilidad

de la información.

3) Gestionar de manera adecuada los incidentes de seguridad de la información que afecte la integridad,

confidencialidad y disponibilidad de esta.

4) Desarrollar estrategias para la continuidad de los servicios prestados por la entidad, frente a riesgos que

afecten la seguridad y privacidad de la información.

5) Cumplir la normatividad legal vigente de transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional,

la estrategia de Gobierno en línea de Min TIC, la ley estatutaria de protección de datos personales, sus

decretos reglamentarios, y demás legislación aplicable a la ANM.

6) Fortalecer la cultura de seguridad y privacidad de la información en los funcionarios, contratistas, terceros,

aprendices, practicantes y proveedores.

11. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

11.1 OBJETIVOS DE CALIDAD

LOS CUALES CORRESPONDEN A LOS MISMOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD

a) Contribuir al desarrollo integral y sostenible del sector y del país, promoviendo el incremento de los estándares

sociales y ambientales

b) Cumplir estándares óptimos de satisfacción con los servicios ofrecidos a los usuarios.

c) Fortalecer el seguimiento integral y control de los títulos mineros en los aspectos económicos, técnicos, jurídicos

y de seguridad minera.



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d) Optimizar la gestión de concesión de títulos y trámites asociados a la titularidad.

e) Fortalecer el posicionamiento de la actividad minera a nivel nacional e internacional

f) Estructurar e implementar el sistema integral de la gestión minera

g) Consolidar el fortalecimiento institucional

h) Fortalecer la articulación interinstitucional

i) Estructurar e implementar el sistema de gestión documental efectivo.

11.2 OBJETIVOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO S&SO 1. Lograr el cumplimiento legal en temas referentes a seguridad y salud en el trabajo

2. Validar permanentemente la identificación de riesgos a los cuales se encuentran expuestos los trabajadores de

la entidad en el desarrollo de las actividades propias de sus labores o cargos.

3. Implementar sistemas de tratamiento para los riesgos significativos, que aporten a disminuir la probabilidad de

ocurrencia y las consecuencias.

4. Buscar el mejoramiento de la calidad del clima laboral de los trabajadores, a través de las actividades de

prevención y promoción que adelante la entidad.

5. Minimizar los incidentes y accidentes de trabajo, como también las enfermedades laborales, por medio de

actividades de prevención.

11.3 OBJETIVOS AMBIENTALES

a) Implementar planes, proyectos o programas que contribuyan al uso racional y eficiente de los recursos que influyan en el desempeño ambiental, y también aporten a la mitigación del cambio climático.

b) Disminuir la significancia de aspectos e impactos ambientales producidos por las actividades y servicios de la ANM.

c) Promover una cultura ambiental en los colaboradores de la ANM que permita una mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental.

Los objetivos ambientales están enmarcados en los compromisos fijados en la política ambiental y para su logro estarán respaldos por la definición e implementación de planes, proyectos o programas ambientales.

11.4 OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

a) Identificar los activos de información de la entidad, valorar criticidad y aplicar controles asociados a los

mismos.

b) Minimizar el riesgo en los procesos de la entidad, respecto a la integridad, confidencialidad y disponibilidad

de la información.

c) Gestionar de manera adecuada los incidentes de seguridad de la información que afecte la integridad,

confidencialidad y disponibilidad de esta.

d) Desarrollar estrategias para la continuidad de los servicios prestados por la entidad, frente a riesgos que

afecten la seguridad y privacidad de la información.

e) Cumplir la normatividad legal vigente de transparencia y derecho de acceso a la información pública

nacional, la estrategia de Gobierno en línea del Ministerio de las Tecnologías, de la información y las

comunicaciones, la norma ISO 27001:2013, la ley estatutaria de protección de datos personales (Ley 1581



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de 2012) y sus decretos reglamentarios, y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

f) Fortalecer la cultura de seguridad y privacidad de la información en los funcionarios, contratistas, terceros,

aprendices, practicantes y proveedores.

Los Objetivos del Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información, están contenidos y se desarrollan en el Manual de Seguridad de la Información gestión de la entidad.

12. MANUALES Manual de Políticas de Seguridad de la Información: el manual se encuentra de manera detallada en http://intranet/intranet/sites/default/files/documentos/Manual%20de%20Politicas%20de%20Seguridad%20de%20la%20Informaci%C3%B3n.pdf

13. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como “Caracterización de Procesos”, que no es otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y usuarios, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión de sus procesos. La caracterización de los procesos en la Agencia Nacional de Minería contiene como mínimo:

• Objetivo del proceso • Alcance • Líder del proceso • Responsables de ejecución • Proveedores e insumos o entradas, ciclo del PHVA al que pertenece, actividad, procedimiento relacionado,

productos y/o servicios o salidas y cliente. • Recursos asociados a la gestión del proceso, • Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso, • Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros de este.

La caracterización de procesos asegura la disponibilidad de la información necesaria para apoyar el funcionamiento y seguimiento de los procesos mediante la documentación asociada a cada proceso. Ella describe la funcionalidad de cada uno de los procesos y se encuentra de manera detallada en la http://isolucion.anm.gov.co

14. INFORMACIÓN DOCUMENTADA Se adoptó una metodología APO-P-001 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA y APO-007-P-001-I-001 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL01 INSTRUCTIVO CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SISTEMA INTEGRADO DE LA ANM, que permite la estandarización en los documentos generados y administrados por el

http://intranet/intranet/sites/default/files/documentos/Manual%20de%20Politicas%20de%20Seguridad%20de%20la%20Informaci%C3%B3n.pdf



http://isolucion.anm.gov.co/



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Sistema Integrado de Gestión, para garantizar además su actualización y disposición bajo criterios institucionales en herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y partes interesadas externas: Punto de uso interno: http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM Punto de uso externo: https://www.anm.gov.co/?q=acceso-isolucion

15. USO Y RESPONSABILIDAD DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN Este documento tiene su punto de uso interno en http://isolucion.anm.gov.co/IsolucionANM, modulo documentación-manuales y su contenido aplica y/o hace referencia a las Normas NTC- ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015, NTC- OHSAS 18001:2007, NTC ISO IEC 27001:2013. Son responsables de su implementación y cumplimiento los servidores públicos designados con responsabilidad por la Dirección para liderar, gestionar y controlar cada uno de los diecisiete (17) procesos establecidos, que interactúan en desarrollo de su actividad principal; así como para la totalidad del personal. Con especificidad, la responsabilidad queda asignada, así: • Este manual es de estricto cumplimiento para todos los servidores Públicos de la Agencia Nacional de Minería. • El Grupo de Planeación realiza la revisión técnica del Manual Integrado de Gestión y lo somete a aprobación del

representante de la Alta Dirección.

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16. ANEXOS

Anexo 01 Integración de normas Anexo 02 Matriz de partes Interesadas

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 26/06/2014 Creación del documento.

2 31 de octubre de

2018

Se actualizan las condiciones dada la actualización de las Normas ISO y las referencias de las Normas técnicas Colombianas, NTC- ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y el marco normativo colombiano, Decreto 1499 de 2017, ARTÍCULO 2.2.22.3.2 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.

APROBACIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ELABORÓ

REVISÓ: APROBÓ:

NOMBRE: Jhon Alexander Gómez Arévalo

NOMBRE: German Eduardo Bernal Moreno

NOMBRE: Aura Isabel González Tiga

CARGO: Contratista - Grupo Interno de Planeación

CARGO: Experto (E) G3-08- Grupo Interno de Planeación

CARGO: Vicepresidente Administrativo y Financiero

FECHA: 31 de octubre de 2018 FECHA: 31 de octubre de 2018 FECHA: 31 de octubre de 2018

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

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