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OdontoSoft Millennium!

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OdontoSoft Millennium ULTRA – Versión Demo Monousuario

INSTALACION DEL SISTEMA

Una vez descompactado el archivo descargado, buscar y ejecutar el programa SETUP.EXE. Si usted descargó el demo desde laopción automática, el ejecutar el programa descargado no deberá descompactar el archivo ni buscar el SETUP.EXE.

Luego de aceptar los términos de la licencia, aparece una ventana de Bienvenida (Pulsar OK) y a continuación la ventana dondedebe seleccionar dónde instalar el programa (recomendamos no modificar esta opción).

Para iniciar la instalación pulse sobre el botón grande que tiene el dibujo de una computadora.

Finalmente debe seleccionar el nombre del grupo donde se colocarán los programas de OdontoSoft. Recomendamos también nomodificar estos datos.

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA SI UTILIZA WINDOWS VISTA o WINDOWS 7

Al ejecutar el programa de instalación (SETUP.EXE) y al ejecutar el programa, al menos la primera vez desde las mismas,hacerlo, en ambos casos en la modalidad COMO ADMINISTRADOR. Esto se hace haciendo click con botón derecho en el íconoy seleccionando la opción EJECUTAR COMO ADMINISTRADOR.

CLAVE DE ACCESO INICIAL

OdontoSoft permite definir una ilimitada cantidad de usuarios (cada uno con su contraseña) con distintos niveles de acceso.

El único usuario que viene predefinido se llama SISTEMA y la clave de acceso también es SISTEMA. Tiene acceso a TODAS lasfunciones, por lo tanto, una vez definidos los usuarios, se recomienda fuertemente eliminarlo o cambiarle la clave de acceso.

Para el aprovechamiento total de las funciones que brinda OdontoSoft, es necesario utilizar el mismo durante un tiempo comoentrenamiento, acompañado de una lectura detallada del presente manual.



Consejos prácticos para su utilización

Antes de comenzar a trabajar

• Definir los datos de configuración necesarios, que son los que generalmente no se cambiarán. La mayoría de estos datos seencuentran en la opción CONFIGURACION del menú principal del programa. Luego de definir los doctores, es necesariodefinir los horarios de atención de cada uno (AGENDA – DEFINICION HORARIOS DE ATENCION).

Odontogramas y Tratamientos

Definiciones previas

• Una vez definido el nomenclador y las eventuales empresas de salud, definir los precios por cada empresa de salud y porcada código del nomenclador, de manera que automáticamente se incluyan los costos al realizar cada tratamiento.

• En los datos personales de la historia clínica de cada paciente es importante especificar: código del doctor que lo atiendenormalmente, empresa de salud a la que pertenece, porcentaje de cobertura de la empresa de salud para la mayoría delos tratamientos.

• De esta manera, al realizar un tratamiento a un paciente, automáticamente se calculan los honorarios que debe abonar tantola empresa de salud como el paciente.

Registrando tratamientos y patologías

• La idea de OdontoSoft es trabajar directamente sobre el odontograma, aunque hay varias formas de registrar tratamientos.

• Antes que nada, debe seleccionarse un paciente para trabajar (ícono "Ing.Pac.")

• Para graficar un tratamiento sobre el odontograma, basta con seleccionar el tipo de operacion a realizar (Trat. Realizados,Plan de Tratam., Tratam. Existentes o Patologías), el tratamiento, y hacer click en el diente o cara corespondiente.

• Otra manera de ingresar tratamientos (ya sea Realizados o para el Plan de Tratamientos) es con el ícono Nvo.Trat., en elque luego de ingresar los datos solicitados estos ya quedan registrados.

Saldos del Paciente

Cada paciente tiene dos saldos, el correspondiente a él mismo y el de la empresa de salud. En caso de no trabajar con empresasde salud, este saldo será siempre cero.

Cada saldo se calcula sumando los montos de las prestaciones y restando los pagos recibidos, por ambas partes.



Tal como lo haría en la computadora…

Cómo registrar un Tratamiento

1 Elegir el paciente con el que se va a trabajar

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Si desea definir un nuevo paciente, que no seencuentre en el sistema, pulsando el botón

Definir Nuevo Paciente se abrirá una ventanaque solicitará los datos principales del

paciente, y al confirmar con el botón Aceptar,este se convertirá en el Paciente Activo

Seleccionarlo ingresando su código (A),nombre (B) o número de afiliado (C). En esteúltimo caso buscarlo con el botón BuscarAfiliado.

Cuando en el recuadro D aparezca el nombredel paciente deseado, pulsar OK.Otra forma de buscar un paciente es conBuscar Pacientes (E). Aqui se puede escribirparte del nombre o fecha de nacimiento yaparecerán en el recuadro (F) todos lospacientes que incluyan esa descripción. Conun 2 click o con Aceptar Paciente seselecciona el paciente que se eligió.A partir de ahora, y hasta que se seleccioneotro paciente, las operaciones odontológicasque se realicen serán sobre este paciente.

2 Cargar el Odontograma que se necesite. Serecomienda trabajar sobre el Actual, a menosque se trate del fichado inicial que se realizasobre el Inicial.

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Para determinar qué tipo de operación se estáregistrando, seleccionar la opción deseada enIngreso de datos.

Para deshacer un tratamiento recientementeingresado, hacer click nuevamnte en el mismo.

Para eliminar un tratamiento registradoanteriormente, hacerlo desde las ventanas deTratamientos, Plan o Patologías.

Para una fácil identificación, los tratamientosestán agrupados en categorías. Lostratamientos más comunmente utilizados encada categoría poseen un ícono para unacceso más rápido.Al seleccionar una categoría, aparecen losíconos y, en la tabla celeste inferior, latotalidad de los tratamientos incluidos.

Para ingresar un tratamiento, hacer click enel ícono o en la fila correspondiente en la tablaceleste o tipear el código en el recuadro quedice “o Código”.

Luego hacer click en la cara o dientecorrespondiente.



Se puede verificar en la lista deTratamientos o Plan de Tratamientos delpaciente el que se ingresó en elodontograma.

Si en el odontograma (INGRESO DEDATOS) estaba tildado Tratam. Realizadosaparecerá en Tratamientos Realizados(ventana azul) y si estaba Plan deTratamientos se registrará en el Plan deTratamientos (ventana verde)

Por ejemplo, el precio para la empresa desalud de este paciente de una AmalgamaSimple es de $20 y se indicó en la HistoriaClínica del mismo que tiene una coberturadel 80%, por lo tanto el paciente debeabonar $4 y la empresa de salud $16.Estos, como los demás datos del tratamiento,se pueden modificar desde el odontograma odesde la ventana correspondiente.

Datos que conviene ingresar en la Historia Clínica de cada paciente

Para hacer más práctico el uso de algunas funciones del sistema, se recomiendacompletar, por lo menos, los siguientes campos en la Historia Clínica del paciente:• Cód. Dr• Tel.• Empresa de salud• Porcentaje CoberturaCon estos datos, al ingresar un tratamiento al paciente, el sistema asignaráautomáticamente el precio para la empresa de salud correspondiente,determinando cuánto le corresponde pagar al paciente y a la empresa de salud.El teléfono sirve en la Agenda de Citas, para que al asignar una a este paciente,aparezca su número telefónico directamente en la misma.



Barra de Herramientas principal

Agenda de Citas

Recomendaciones / Alertas

Odontograma

Tratamientos ya Realizados

Ingreso de Pagos Recibidos

Ingreso de Nuevos Tratamientos,Realizados o A Realizar

Elección de un Pacienteo Ingreso de uno Nuevo

Datos Personales /Anamnesis

Presupuestos

Llamada al Procesadorde Textos por Paciente

Plan de Tratamientos (ARealizar)

Cronología deTratamientos y Pagos



ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR ...

Recomendamos seguir los siguientes pasos para poder trabajar correctamente con el sistema.

• Configuración – Nomenclador: Modificar los códigos, descripciones, colores y categoría a la que pertenece cada uno de lostratamientos, de acuerdo a las necesidades del odontólogo

• Configuración – Categorías e Iconos: Se definen las categorías de los tratamientos, y los íconos que se mostrarán en elodontograma al hacer click en cada una.

• Configuración – Definición de Precios y Garantías: Para un mismo tratamiento puede haber varios precios, dependiendode las distintas empresas de salud, si es particular, etc. Por lo tanto, es conveniente definir los distintos precios para luegomostrar automáticamente los valores.

• Configuración – Patologías : Definición de las Patologías.• Configuración – Preguntas Adicionales en la Historia Clínica : Las preguntas que completan la anamnesis.• Configuración – Doctores : Ingresar los datos de los doctores que utilizarán el sistema.• Configuración – Empresas de salud : Ingresar los datos generales de cada empresa de salud.• Configuración – Laboratorios : Ingresar los datos generales de cada laboratorio.• Configuración – Configuración General : Personalizar las opciones del sistema que aquí aparecen, principalmente el

SISTEMA DE NUMERACION DE LOS DIENTES y los datos personales del odontologo o clinica.• Agenda – Definición Horarios de Atención : Definir, para cada doctor, los horarios en que atenderá. Sin esto, no se podrá

utilizar la agenda de citas, ya que trabaja sobre las definiciones de horarios que ingresa el usuario.• Utiles – Seguridad – Definición de Nuevos Usuarios : Definir todos los usuarios que trabajarán con el sistema (doctores,

secretarias, etc.). El único usuario que viene definido en el sistema es SISTEMA y la clave de acceso también es SISTEMA.

1. OPERACIONES ODONTOLOGICAS

Excepto para la utilización del fichero, para todas las prestaciones de esta sección, es imprescindible el ingreso del

paciente. Una vez ingresado el mismo, éste será el Paciente Activo y las operaciones solicitadas se referirán a este paciente.

1.1. HISTORIA CLINICA

1.1.1. Ingreso del Paciente

Se puede realizar de varias maneras:

a] Ingresando el código del paciente: a medida que se escribe el código, aparece el nombre respectivo. Una vezencontrado, pulsar OK.

b] Ingresando el nombre: de la misma manera que con el código.

c] Por número de afiliado a la empresa de salud: aquí, una vez ingresado el número completamante, se pulsa elbotón Buscar Afiliado.



d] Eligiendo de la Lista de Pacientes. En el cuadro que dice “Ingrese parte del nombre...” se puede ingresar un texto yse mostrarán todos los pacientes que incluyan ese texto en el nombre, también aquí se puede ingresar parte de la fecha denacimiento o parte de un número telefónico. Se pulsa Buscar Pacientes y en la lista inferior a dicho botón aparecen todos lospacientes. Se selecciona el paciente de interés y luego se pulsa Aceptar Paciente o hacer 2 click sobre el nombre. Los pacientesque tengan alguna alerta se mostrarán con un (*)

Definición de un Nuevo Paciente

En la misma pantalla de selección de paciente, pulsar el botón Definir Nuevo Paciente. Aparecerá una nueva ventana quesolicitará los datos principales para definir a un paciente. Luego en la pantalla de datos Personales se podrán completar todos losdatos restantes.

1.1.2. Historia Clínica.

Aquí se detallan todos los datos del paciente, ya sean deidentificación como de antecedentes médicos.Dado que una pantalla no es suficiente para mostrar toda lainformación, esta se subdivide en 4 formularios: Identificación,

Formulario Preclínico 1, Formulario Preclínico 2, Otros, Imágenes

y Adicionales.

Al elegir Historia Clínica, aparece el formulario de Identificación.Aquí se encuentran los datos personales del paciente, nombre, domicilio, teléfonos, cobertura médica, porcentaje de

cobertura, etc.Para modificar alguno de estos datos basta con posicionar el cursor en el campo correspondiente y tipear lo necesario. Esconveniente indicar el código del doctor que lo atiende regularmente.

Para colocar la empresa de salud, se hace click sobre el rectángulo contiguo al texto "Empresa de salud" einmediatamente aparecerá la lista con las distintas empresas de salud definidas, debiéndose seleccionar una de estas.

Recomendaciones, Referidos, Derivaciones

En al menú superior Informes – Arbol de Recomendaciones de Pacientes se da la posibilidad de poder observar undetalle de quién recomendó o refirió a un paciente. A su vez, por cada paciente se puede ver a quiénes refirió y recursivamente, aquiénes recomendaron estos pacientes.

Para que esta prestación pueda funcionar hay que indicar en la Historia Clínica de cada paciente el código de lapersona que lo recomendó. El campo que hay que completar está definido como Nro. Pac. y tiene una pequeña lupa paraayudar en la búsqueda. Adicionalmente se dispone del campo Remitido Por que permite ingresar un texto, aunque para ver eldetalle de recomendaciones se utiliza el campo Nro. Pac.



Opciones del Menú Historia Clínica:

• Grabar: Guarda en el disco la información contenida en el formulario.• Imprimir: Imprime el formulario en la impresora.• Imágenes: Abre una ventana adicional para ver las imágenes asociadas a este paciente. Es similar a la tableta superior

“Imágenes” excepto que permite más herramientas de visualización, como agrandar la ventana y funciones de acercamientoy alejamiento (zoom).

• Grupo: Muestra las opciones de asociar este paciente a un grupo o familia.• Borrar: Borra el paciente junto con todos sus datos. Se sugiere utilizar esta función con sumo cuidado ya que es

irreversible. Una opción es tildar el paciente como “Inactivo” y no usar esta función.• Cerrar: Concluye la utilizacion de este formulario. Si se modificaron datos y no se grabaron dichos cambios, al salir

aparece el mensaje "No se grabaron las modificaciones. Desea Grabarlas?". En este caso, si se pulsa SI antes de salir delformulario se graban los datos y si se selecciona NO, se pierden las modificaciones que se realizaron.

Formularios

• Anamnesis 1: Se carga este formulario que contiene 2 tipos de preguntas acerca de los antecedentes médicos del paciente:las del tipo Si-No que se responden haciendo click con el mouse en el círculo correspondiente y otras que se contestandetallando con palabras la respuesta. Las opciones del menú de este formulario son idéntico significado y uso a las delformulario Historia Clínica, por lo que no se detallan en este manual.

• Anamnesis 2: Se carga este formulario que contiene preguntas del tipo Si-No acerca de enfermedades o dolencias queposea el paciente. En base a este formulario, el sistema brinda las Recomendaciones al Odontólogo.

• Otros: Datos del Empleador, Medicaciones que toma el paciente, Observaciones adicionales..

• Adicionales: Las preguntas complementarias definidas por el usuario. Escribir en la tabla en el casillero correspondiente a lapregunta o ítem que se desea responder.

• Imágenes

Imágenes

Por cada paciente se pueden adosar una ilimitada cantidad de imágenes.Hay 2 formas de incluir una imagen en la Historia Clínica de un paciente:

1. Botón Agregar: esta opción es para incorporar una imagen, previamente digitalizada, en formato BMP que se encuentre enalgun archivo del disco. Para agregarla, luego de la fecha y descripción de la imagen, se debe ingresar el archivo que lacontiene, para que luego aparezca listada en la lista superior.

2. Botones Pegar – Grabar: al pulsar el botón Pegar, si se encontraba guardada en el portapapeles alguna imagen, se pega lamisma en la pantalla y se habilita el botón Grabar para guardarla en el sistema como una imagen del paciente. Este métodoes muy práctico, si se carga simultáneamente a OdontoSoft un programa de manejo de imágenes. La forma de operación esla siguiente: en ese programa seleccionar el área de la imagen que se desea, elegir la opción Copiar en el mismo programa(con esto se carga la imagen en el portapapeles), luego pasar a OdontoSoft y pulsar el botón Pegar.

Para eliminar una imagen de la lista, una vez seleccionada se pulsa la tecla DEL.Se pueden observar simultáneamente hasta 2 imágenes, solo se debe indicar en qué posición se mostrará la imágen

seleccionada: Izquierda o derecha.

El indicador Pac. Inactivo es tomado en cuenta para emitir el informe de pacientes, en el que se puede segmentar porpacientes activos o inactivos.



Grupo o Familia

Se da la posibilidad de indicar a qué grupo o familia pertenece el paciente en pantalla.Con la opción Grupo o Familia del menú se puede indicar al grupo de qué otro paciente pertenece este. Con el botón Agregar a

Grupo se despliega una ventana en la que colocando parte de un nombre, aparecen los pacientes que incluyen ese texto. Alseleccionar uno, se muestra el seleccionado (así como el resto de los integrantes del grupo) en la lista del paciente actual. Algrabar estos cambios, la próxima vez que se ingrese a los datos de este paciente, la lista del grupo aparecerá automáticamente.

Con el botón Borrar se borra la definición de grupo para el paciente actual.

En caso de que sea necesario modificar el saldo del paciente, directamente posicionarse sobre el casillerocorrespondiente y modificarlo manualmente. Para poder realizar esta operación, es necesario que el usuario tenga el permisocorrespondiente para este cambio, en la pantalla de Definición de Accesos al Sistema.

Cómo se calculan los precios de los tratamientos

La forma en que se calculan los precios de los tratamientos teniendo en cuenta las opciones de esta pantalla es lasiguiente:

Si bien los datos de cada tratamiento se puede modificar manualmente, la idea principal es que haya que modificar lomenos posible cada dato ingresado. Al seleccionar la Empresa de salud, se selecciona automáticamente la lista deprecio de los tratamientos definidos para esa empresa. A su vez, se indica el porcentaje de cobertura general ingresadoen “Porcentaje Cobertura”, es decir que al precio determinado para un tratamiento se le aplica el descuento mencionadoy esa cifra descontada se incluye como monto a pagar por la empresa y el resto lo paga el paciente. Adicionalmente, encaso de tener listas de precios especiales dependiendo del doctor que realice la prestación, se toma el doctor ingresadoen Cód. Dr.

1.1.3. Recetas

Se dispone del historial por paciente de recetas emitidas.Cada receta puede estar formada por uno o dos medicamentos.

Los modelos de recetas son recetas predefinidas por elusuario que son las que más habitualmente se prescriben. Paradefinir un nuevo modelo de receta, completar todos los datos dela misma y pulsar el botón Grabar como Nuevo Modelo.

Es posible completar una nueva receta desde un modelo predefinido, pulsando en una receta previa en el historial delpaciente o bien rellenando completamente todos los campos, luego de pulsar Nueva Receta. Para borrar un modelo predefinido,seleccionarlo de la lista y pulsar la tecla DEL o SUPR.



Las instrucciones para tomar los medicamentos pueden ser impresos en la misma hoja donde están los datos de losmismos o en una hoja separada, en caso de que una hoja sea para la farmacia y la otra quede en poder del paciente para saberlas indicaciones. Esto se determina en el recuadro Imprimir Instrucciones al Paciente.

Al final de la receta impresa aparece el nombre del doctor que la prescribe, según la opción seleccionada en la listasuperior, y debajo del nombre aparece el número de matrícula del mismo. Este número se define en la pantalla de definición dedoctores (Configuración – Doctores).

Si no se indica cuántas veces puede ser Rellenado el medicamento, el Rellenado no aparecerá en la receta. Lo mismosucede con la Fecha de Vencimiento de la Receta, si no se selecciona.

Para poder imprimir la receta, previamente debe ser Confirmada, es decir asignada al paciente.

1.1.4. Cartas Personalizadas para el Paciente

En base a las cartas predefinidas (en Configuración – Plantillas de Cartas para el Paciente), se pueden personalizar dichas cartascon los datos del paciente activo. Simplemente seleccionar la carta de la lista y, en caso de ser necesario, completar o modificarel texto según las necesidades.

No se lleva un registro de las cartas impresas o asignadas a cada paciente, simplemente se las imprime en el momento en quese las necesita.

1.1.5. Alertas / Recomendaciones

En base a los datos completados en los formularios de anamnesis y en los campos de riesgos de la Historia Clínica, elsistema brinda recomendaciones y recordatorios acerca de las dolencias mencionadas. Esta prestación del sistema estádisponible para ser consultada en casi todas las operaciones del mismo, para ayudar en la toma de decisiones o para preveer lasmedidas de bioseguridad necesarias.

En el menú están disponibles las opciones para imprimir estas recomendaciones, así como para cambiar el tamaño de

las letras, de acuerdo a las necesidades.

1.1.6. Procesador de Textos

Este ícono es el que se encuentra en la Barra de Herramientas principal del sistema.

Ejecuta una llamada al programa Wordpad.exe que se encuentra incluído en el Windows®

Por lo tanto, este programa debe estar copiado en el directorio donde se instaló OdontoSoft (generalmente C:\ODONSOFT).

Este programa, busca el archivo de cada paciente, si ya fue grabado con OdontoSoft, en caso contrario busca el archivobase.doc compatible con MS Word®

Es decir, si se necesita un archivo tipo para cada paciente (plantilla), se lo puede crear con Wordpad o MS Word,independientemente del sistema OdontoSoft y se lo guarda con el nombre base.doc en la carpeta donde se instaló el sistema.



Luego, al ingresar un paciente, se pulsa este ícono, cargando una copia del archivo base.doc pero que será guardadoindividualmente para el paciente en cuestión, disponiendo, de este modo, de una hoja adicional para cada paciente con el formatopredefinido por el usuario.

1.2. OPERACIONES

1.2.1. Patologías Detectadas

Aquí se detallan las patologías detectadas al paciente actual. Al seleccionar esta opción del sistema, se carga una tablacon todas las patologías detectadas anteriormente.

Si el paciente no tuviera patologías registradas, aparece el mensaje "Paciente sin Patologías Archivadas" con un botónde OK. En este caso, se pulsa el botón y aparece la tabla mencionada, cuya forma de uso se detalla a continuación.

En la parte superior de la pantalla figuran las fechas de ingreso y la última consulta del paciente.

La tabla posee las siguientes columnas:

Nº: es el número de orden de la patología. La tabla aparece ordenada por este número, o sea que si al ingresar los datos, estenúmero no es correlativo con los anteriores, al cargar esta tabla nuevamente aparecerán en orden.Fecha: es la fecha relacionada con la patología a ingresar.Código: es el código de la patología. Los códigos de las patologías pueden ser definidos por el usuario (ver el ítem Tablas).Descripción: es la descripción de la patología, asociada con el código ingresado en el punto anterior.Dte. (Diente): es el número de diente en el que se encuentra la patología.Cara: cara del diente en la que se encuentra la patología.Rp. (Reparada): solo se coloca SI o NO, indicando si la patología fue reparada o no.Dr.: Código del doctor que realizó el trabajo.Observaciones: son anotaciones complementarias de cada patología (hasta 20 letras)

Para agregar una fila a la tabla se realizan las siguientes operaciones:

a] Si la tabla no tiene alguna fila disponible, se pulsa el botón Nueva Fila e inmediatamente aparecerá una fila vacía alfinal de la tabla.

b] Pulsar el botón izquierdo del mouse en algún lugar de la fila. Luego, la fila en cuestión se pintará de color azul. Si seselecciona una fila que contenga información, no se podrán actualizar los datos de la fila, excepto si el número de orden que sedesea colocar coincide con el número que tenía la fila.

c] Pulsar el botón Borra Edición. Ahora se limpiarán todos los espacios que se encuentran debajo de la tabla excepto elNº (que es correlativo) y la Fecha (que es la del día actual).

d] Completar los datos correspondientes a la patología en cuestión en estos espacios.e] Se pueden modificar el Nº y la Fecha (con las precauciones mencionadas en el punto b]).f ] Una vez completados los datos, pulsar el botón Actualiza Tabla y los datos ingresados se ubicarán en la fila

seleccionada anteriormente.

Algunas ayudas para el ingreso de datos

Si no se recuerda el código de la patología, pulsando 2 veces el botón izquierdo del mouse en los campos CODIGO oDESCRIPCION, aparecerá una lista con las patologías y al elegir una, esta se coloca automáticamente en el espaciocorrespondiente en la línea de edición (código y descripción).

Pulsando 2 veces el botón izquierdo del mouse (doble click) en el campo CARA aparecerá otra lista con las caras de losdientes y al seleccionar una de la misma, se ubicará la cara en el espacio correspondiente.



Haciendo doble click en el campo DR, se verá una lista con los doctores y sus códigos, y al elegir uno, el código secolocará en el mismo campo.

Para modificar una fila de la tabla, el procedimiento es similar al de agregado de fila, con las siguientes diferencias:c] En vez de pulsar el botón Borra Edición, pulsar Edita Fila. A partir de esto, se completará la línea de edición con los

datos de la fila.d] Completar los datos de la misma manera, con la posibilidad de modificar los datos existentes.f ] Al pulsar el botón Actualiza Tabla, se debe verificar que la fila seleccionada en la tabla no se haya cambiado, ya que

de esta manera no se registrarán los cambios.

El Menú de esta sección tiene las siguientes opciones:

ARCHIVO

• Tratamientos: carga los tratamientos realizados al paciente (si tuviera alguno registrado), simultáneamente con lainformación que se encuentra en la pantalla.

• Plan de Tratamientos: al igual que los tratamientos, carga el plan de tratamiento que el paciente tiene archivado.

• Grabar: graba en disco la tabla con las patologías del paciente

• Imprimir: imprime en papel la tabla del paciente que se encuentra en pantalla.

• Recomendaciones al Odontólogo: simultáneamente con la tabla, el sistema muestra las recomendaciones al odontólogo (ver1.1.3.).

1.2.2. Tratamientos Realizados

Aquí se detallan los tratamientos realizados al paciente. Al seleccionar esta opción del sistema, se carga una tabla contodos los tratamientos registrados anteriormente.La forma de manejo es muy similar a la de Patologías con las diferencias que se verán a continuación.

En la tabla de Tratamientos NO figura la columna Reparado.

Las columnas Código y Descripción se refieren a los tratamientos del Nomenclador (para realizar modificaciones en elmismo, ver Tablas).

Al pulsar 2 veces el botón izquierdo del mouse en alguno de los campos anteriores, aparece la lista de los tratamientoscontenidos en el Nomenclador con sus códigos.



El Menú tiene las mismas opciones que el de Patologías, con la diferencia que se encuentra el ítem Patologías que sirvepara cargar la tabla de Patologías, además de lo que ya se encuentra en la pantalla.

Las siguientes son características que tienen utilidad si se dispone del módulo Facturación. También se incluye en laversión que no lo posee para que, ante un eventual agregado de dicho módulo, se mantenga la forma de trabajo y lostratamientos con los costos ya asignados previamente.

Al trabajar sobre un tratamiento aparecen 3 campos: Honor.Tot., Honor.Pac. y Honor. EMP Correspondenrespectivamente, a los honorarios totales de dicho tratamiento, los que debe abonar el paciente y los que debe abonar la empresade salud.

Inicialmente, en el campo Honor.Tot. aparece el valor especificado en el Nomenclador, y este se desdobla en loshonorarios del paciente y de la empresa de salud, teniendo en cuenta el Porcentaje de Cobertura que figura en la Historia Clínicadel paciente.

Si para algún tratamiento este porcentaje varía o el costo total es distinto al del nomenclador, los valores se debenmodificar manualmente.

Las columnas Hon.P y Hon.EMP corresponden a los honorarios a abonar por el paciente y la empresa de saludrespectivamente.

Las columnas Pac y EMP. indican en qué estado se encuentra el tratamiento en cuestión, tanto para la parte a abonarpor el paciente como por la empresa de salud respectivamente. Los posibles estados son:vacío : sin marcar, es como aparece inicialmente.A : A facturar, significa que en la próxima factura a emitir al paciente, este tratamiento será uno de los ítems de la misma.F : Facturado. Automáticamente pasa a este estado si fue incluído en una Factura emitida.P : Pagado. Automáticamente pasa a este estado cuando se emite un Recibo que lo incluye.

La columna Lista indica en qué estado se encuentra cada tratamiento, para ser listado o no, tanto en la ficha delpaciente como en el resumen por empresa de salud. Por ejemplo, imprimir solo los tratamientos que tengan la “A”.

Esta columna puede tomar 3 valores por cada tratamiento, a los que el usuario puede dar la interpretación que considereconveniente: vacío, A (generalmente usado como “A listar”) ó L (generalmente usado como “ya Listado”).

Para pasar de un valor a otro se deben seleccionar las filas en la ultima columna de la tabla, seleccionar en el recuadroLISTA el valor deseado y pulsar CAMBIA.

Al registrar un tratamiento desde el odontograma, automáticamente aparecerá en la lista del paciente con la letra “A”.Para indicar el estado de cada tratamiento (MARCAR COMO) se procede de una forma similar, utilizando el

botón ESTADO DE TRATAMIENTOS MARCADOS, tanto para el paciente como para la empresa.Los campos de Fecha Probable de Pago se utilizan para ingresar un estimativo de cuándo el paciente o la empresa de

salud realizarán el pago por dicho tratamiento, pudiéndose luego, emitir un informe muy cercano a la realidad desde Informes

sobre la Facturación

Al grabar un tratamiento que se encuentra dentro del período de garantía, aparece un cartel con los datos deltratamiento anterior, dando la posibilidad de registrarlo o no.

1.2.3. Plan de Tratamiento

Aquí se detalla el plan de tratamiento realizado al paciente actual. Al seleccionar esta opción del sistema, se carga unatabla con dicho plan.

Si el paciente no tuviera un plan registradas, aparece el mensaje "Paciente sin Plan Archivado" con un botón de OK. Eneste caso, se pulsa el botón y aparece la tabla mencionada, con las siguientes modificaciones respecto de la de Patologías.

Nuevas columnas en la tabla.



Rd (Realizado): cumple la misma función que Reparada, o sea se completa con SI o NO y representa si ese tratamiento del planfue realizado o no.Tiempo: Tiempo estimativo de duración del tratamiento, pudiéndose completar con hasta 5 números o letras.Honor. (Honorarios): Costo o precio del tratamiento, expresado en números.

Nuevamente, los campos Código y Descripción se refieren a los tratamientos del Nomenclador.

En esta sección del sistema, aparece un nuevo botón: Coloca en Tratamientos. La función de este botón es colocar eltratamiento del plan que está marcado, como un tratamiento ya realizado. Luego de un mensaje de confirmación de estaoperación, el casillero correspondiente en Realizado se completa con SI. Esto se puede verificar cargando los tratamientosrealizados y observando que el tratamiento aparece en la tabla como una fila más.

Las Fechas Probables de Pago para cada tratamiento, tienen el mismo significado que en los tratamientos realizados, ysirven para planificar los ingresos esperados, en caso de realizarse los tratamientos del plan.

El recuadro Totales indica en todo momento los totales actualizados de lo que debe abonar el paciente y la empresa desalud por los tratamientos planificados, discriminando en los que ya han sido realizados y los aún pendientes.

Para imprimir el Plan de Tratamientos hay 2 opciones:

• Imprimir Todo: Imprime todo el plan de tratamientos del paciente• Imprimir solo No Realizados: imprime solo los tratamientos que aún no han sido realizados

Muy importante: Para poder planificar los materiales a utilizar en el futuro, es imprescindible ingresar el Plan de Tratamiento decada paciente, aunque sea con fechas aproximadas, ya que para confeccionar los informes respectivos, se tienen en cuenta estosdatos.

1.2.4. Relato de Tratamientos

Si bien los tratamientos, patologías y plan están completamente identificados en los ítems anteriores, esta funciónpermite agregar comentarios relatados, sin usar códigos de operaciones. A las 2 columnas principales (Realizados y A Realizar)se les puede dar otra interpretación, de acuerdo a las necesidades.

Si se cambia el ancho de las columnas, al imprimir la proporción de las mismas se mantiene según el cambio realizado.

Para Imprimir se puede indicar desde qué y hasta qué número de orden se desea el listado. En caso de no colocarlímites, se imprime toda la lista.

1.3. ODONTOGRAMAS

La forma más práctica, rápida y sencilla de ingresar las operaciones odontológicas o patologías detectadas es desde elodontograma.Por defecto, se muestra el odontograma a la fecha actual, aunque se puede ver una “foto” del odontograma en una determinadafecha anterior, por ejemplo la fecha de inicio, alguna intermedia, etc.

Para el ingreso de datos se considera como fue definido cada tratamiento, sobre todo el AREA QUE ABARCA y el color.



Por ejemplo, si el area es CARA, al hacer click sobre una cara, esta se agrega al tratamiento y al hacer click nuevamente, seelimina. Si el area es DIENTE, el tratamiento no involucrará ninguna cara y al hacer click nuevamente, se borrará el tratamiento.

Ejemplos de Ingreso de datos:

a. Amalgama que involucra varias caras (el código debe estar definido con AREA = Cara): Click en el tratamiento, click en cadacara del diente en cuestion. Se registrará un solo tratamiento detallando las caras clickeadas.

b. Corona que involucra una sola cara (el código debe estar definido con AREA = Diente): Click en el tratamiento, click en eldiente.

c. Prótesis que involucra varios dientes (el código debe estar definido con AREA = Varios Dientes): Click en el Tratamiento,Click en el diente donde se inicia la prótesis, Click en el diente donde termina la prótesis. En la columna Dte2 se registrará elsegundo diente clickeado.



1.4. ESPECIALIDADES

1.4.1. Indice de Placa O'Leary

Para controlar el cepillado dental del paciente, por cada uno se calcula el índice de placa utilizando el coeficiente deO'Leary. pudiéndose llevar una cantidad ilimitada de controles.

La fórmula que se utiliza es la siguiente:

NCPIndice de O'Leary (%) = ----------- x 100

NCT

donde:NCP = Número de caras pintadasNCT = Número de caras presentes = Número de dientes presentes x 4

Al seleccionar esta opción del sistema, aparece una lista con todos los controles que se posee del paciente en cuestión,con su respectiva fecha.

Dado que para calcular este coeficiente es necesario pintar caras de los dientes y, eventualmente marcar un dientefaltante, la forma de trabajo es la siguiente:

Pintar una cara: colocar el puntero del mouse justo sobre la cara a pintar. Para poder pintarla se debe observar que la flechacambia de forma (en vez de oblícua se coloca vertical). Una vez ubicada la punta de la flecha sobre la cara deseada, pulsar elbotón izquierdo del mouse, y se observará que la cara se pinta de rojo. Paralelamente, en el recuadro que indica el índice deplaca, aparece dicho coeficiente actualizado instantáneamente.

Despintar una cara: es exactamente el mismo procedimiento que para pintarla. Se coloca la punta de la flecha sobre la carapintada y se pulsa el botón izquierdo del mouse. La cara se despintará, a la vez que se actualizará el coeficiente.

Marcar un diente como faltante: colocar la punta de la flecha sobre alguna de las caras del diente y pulsar el botón derecho delmouse. El diente aparecerá tachado con 2 rayas azules, actualizándose el coeficiente. Si por error se marca un diente comofaltante y no lo es, al marcar una cara de dicho diente de la forma indicada anteriormente, se reemplazan las 2 líneas azules porla cara correspondiente pintada.

Las opciones del menú son las siguientes:

• Listar Controles: cuando se graban nuevos controles para un paciente, estos no aparecen en la lista de controles. Paraver todos los controles hay 2 opciones: seleccionar la opción Salir y luego volver a entrar o elegir esta opción y se listarán todoslos controles del paciente en la lista.

• Cargar Control: para cargar en la pantalla un control ya grabado del paciente, primero se lo debe seleccionar de la listade controles y luego pulsar esta opción del menú, y luego se observará el diagrama de las caras coloreadas y el respectivocoeficiente.

• Grabar como Control Nuevo: El control que actualmente aparece en la pantalla se graba en el disco como un nuevocontrol del paciente.

• Borrar Pantalla: Las caras pintadas y los dientes marcados como faltantes se borran y aparecen los dientes en blanco,colocándose el coeficiente en cero.



• Imprimir: Se imprime el diagrama en pantalla con el coeficiente en la impresora.

• Fecha de Registro: permite modificar la fecha con se va a guardar el control.

• Salir: Terminar con esta sección.

1.4.2. Ficha Periodontal

Se compone de 2 partes:

a] la tabla en la que por cada diente se colocan los valores de Profundidad de Bolsa (dividido en las 4 caras), Pérdida de

Inserción (también para las 4 caras), Hemorragia, Movilidad y Furcación.

b] la graficación de la Pérdida de Inserción sobre un diagrama dentario.

Comenzaremos con el uso de la tabla.Se dispone de 2 tablas simultáneas en pantalla, para poder comparar 2 controles cualesquiera de un mismo paciente: el

de la izquierda es el control A y el de la derecha el control B.En la esquina superior derecha de la pantalla, se puede seleccionar el control activo, o sea, con cual de las tablas se va

a trabajar.La forma de completar la tabla es la siguiente: con el mouse y el botón izquierdo se selecciona el casillero de la tabla

que se desea llenar y se ingresa el valor con el teclado. Para borrar el contenido de un casillero, se debe ubicar el casillero con elbotón izquierdo y luego pulsar el botón derecho del mouse, sobre dicho lugar.

Para marcar un diente como ausente, colocar = y en el grafico aparecá la línea por encima del mismo.


• Nuevo Control: borra la tabla completa del control activo. Si no se grabaron las modificaciones, pide una confirmación paragrabarlas.

• Listar Controles: Lista los controles del paciente (similar a la opción análoga en Indice O'Leary)

• Cargar Control: Previamente se se selecciona un control de la lista de controles del paciente, se pulsa esta opción y se cargael control elegido en la tabla marcada como control activo.

• Grabar Control: El control activo se graba con el mismo número y fecha que tenía, pero modificado. Si el control no estabaregistrado, se graba como un nuevo control.

• Grabar como Nuevo Control: Graba el control activo como un nuevo control, con número correlativo al último y la fechaactual.

• Borrar Control: Elimina del disco el control seleccionado de la lista de controles, previa confirmación.

• Fecha de Registro: permite modificar la fecha con se va a guardar el control activo.

• Imprimir Control Actual: Muestra por la impresora la tabla correspondiente al control activo.

• Imprimir Grafico: Sale por la impresora el gráfico de la pérdida de inserción, previamente accionado (ver Graficar)

• Salir: Termina de trabajar con la ficha periodental.

La graficación consiste en lo siguiente: sobre un dibujo del sistema dentario se grafican los valores de la Pérdida deInserción o la Profundidad de Bolsa ingresados en la tabla del control activo.



En el panel titulado "Grafica el Control" se puede optar por graficar el control activo solo o con otros controles graficadospreviamente. Esto es muy útil para comparar varios controles del paciente a lo largo del tiempo.

Cada control se puede graficar de un color distinto para notar las diferencias. Para esto, antes de graficar, pulsar Color yaparecerán varios rectángulos de colores diferentes. Seleccionar con el mouse el color deseado y luego pulsar OK. Ahora, elgráfico aparecerá del color elegido, sin cambiar el color de los controles graficados con anterioridad.

Nota: Dependiendo de la velocidad de la computadora, puede suceder que tome algunos segundos realizar el primer gráfico de laficha.

1.4.3. Estado Gingivo Periodontal

Mediante una tabla se diagnostica para cada diente, su estado gingivo periodontal.Simplemente se marca una X en el casillero correspondiente de la tabla. Para esto se pulsa el botón izquierdo del mouse

sobre el mismo. Para desmarcar una X, se pulsa nuevamente el botón sobre el mismo casillero y esta desaparecerá.También se puede indicar el Nivel de Riesgo Periodontal, seleccionando una de las 3 opciones que se encuentran en la

parte inferior de la pantalla.

Las opciones del menú son:

• Grabar: Graba en disco los datos de la tabla y el nivel de riesgo marcado.• Imprimir: Muestra toda la información de la pantalla por la impresora.• Salir: Termina con esta sección del sistema, previo aviso de grabación si se modificaron datos y no se grabó.

1.4.4. Endodoncia

En esta tabla se indican las respectivas longitudes para cada raíz de cada pieza del paciente. En cada casillero seingresal el valor correspondiente (por ejemplo 12.50). Las funciones del menú son las mismas que las del punto anterior.

1.4.5. Implantes

Esta especialidad está abarcada con 3 pantallas: Pre-Quirúrgico, Quirúrgico 1 y Quirúrgico 2.En todas el manejo es similar. En los cuadros de texto se permite escribir libremente (excepto en los que se debe

ingresar fechas) y en los de opciones múltiples se hace click con el mouse en la opción deseada.



2. CONFIGURACION

Son los archivos semi fijos con los que trabaja el sistema:

2.1. Nomenclador – Lista de Tratamientos

Consiste en las operaciones y/o tratamientos odontológicos. Puede ser modificado como lo desee el usuario del sistema (agregar,borrar o modificar ítems).

A fin de graficar y registrar correctamente los datos en el odontograma, es importante definir correctamente el AREA QUEABARCA el tratamiento y la CATEGORIA a la que pertenece.CARA: Por ejemplo amalgamas que involucren varias caras y se registre un solo código de tratamientoDIENTE: Por ejemplo una coronaBOCA: Involucra la boca en general, por ejemplo, el diagnóstico y fichado inicialRAIZ: Por ejemplo Tratamientos de conductoVARIOS DIENTES: Tratamientos que involucren varios dientes pero solo se registre un tratamiento, por ejemplo Prótesis otratamientos de Ortodoncia.

Tipo de Gráfico: De qué manera se graficará este tratamiento en el odontograma.Color trat. Realizado: color con que se graficará el tratamiento, en caso de que se trate de un tratamiento realizado por esteodontólogo.Color trat. Existente: color con que se graficará el tratamiento, en caso de que se trate de un tratamiento preexistente, realizadopor otro odontólogo previamenteColor Plan Tratam.: color con que se graficará el tratamiento, en caso de que se ingrese este tratamiento A REALIZAR o comoparte del Plan de TratamientosColor Patología: si por alguna razón se registra este tratamiento como una patopogía se utilizará este color. Esto puede serusado en caso de incluir las patologías como parte de los tratamientos, con algún código predefinido por el odontólogo.Usar este color para todos los códigos: Si se desea graficar todos los códigos con el mismo color, por ejemplo para lostratamientos A REALIZAR, al pulsar este botón se asignará este color a todos los códigos.

Funciones principales:

Agregar Nuevo Código: NUEVO CODIGO – Definir los Datos – CONFIRMAModificar Tratamiento: Click en el tratamiento en la tabla de la derecha – Modificar los Datos – ConfirmaBorrar Código: Click en el tratamiento en la tabla de la derecha – Borrar Código

2.2. Categorías e Iconos Odontograma

Definición de las categorías a las cuales pertenece cada tratamiento e íconos que se mostrarán al hacer click en cada una.

Las categorías son utilizadas en el odontograma para mostrar más ordenadamente la lista de tratamientos.Cada categoría es mostrada como un botón en el tope superior izquierdo del odontograma, junto con la lista de tratamientos queincluye, en una lista en la parte inferior, y un conjunto de íconos con los tratamientos más comúnmente utilizados, dentro de cadacategoría.A fin de lograr una correcta visualización en el odontograma, se recomienda una cantidad máxima de 10 categorías con hasta 20íconos en cada una o hasta 14 categorías con un máximo de 15 íconos en cada una.

Click en la categoría : se muestran los códigos que pertenecen a ella y los íconos definidos.Para definir nuevos íconos en la categoría: hacer click en el tratamiento de la lista de la derecha, ingresar el texto de ayuda queaparecerá al pasar el mouse SOBRE el ícono, y elegir el ícono de la lista de íconos.

Para usuarios avanzados: Si desea agregar NUEVOS ICONOS a la lista que se incluye con el programa debe crear archivostipo GIF con algún programa de procesamiento de imágenes de 32x32 pixels y guardarlos en la carpeta ICONS que se encuentra



en la carpeta donde está instalado OdontoSoft. Debe guardarlos con números correlativos al 98, que es el último ícono deOdontoSoft, por ejemplo 99.gif.

2.3. Definición de Precios y Garantías

Debido a que las distintas empresas de salud pueden asignar un valor distinto para un mismo tratamiento, una vezdefinidos los datos de las mismas (ver Tablas - Empresas de salud) es conveniente definir los costos de cada tratamiento paraque, de acuerdo a la empresa de salud de cada paciente, se seleccione automáticamente el costo correspondiente de cadatratamiento.

En caso que se desee además disponer de los precios de particular, es necesario definir una empresa de salud con elnombre, por ejemplo PARTICULAR, trabajándose como cualquier otra empresa de salud.

La forma de definir los precios es la siguiente:

a) De la lista de Empresas de salud seleccionar la que se desea definir y aparecerá la tabla con todos los códigos delNomenclador.b) Hacer click en el casillero correspondiente al precio del tratamiento y escribirlo normalmente.Para modificar un valor existente, se puede borrar con la tecla backspace (<-) y luego se lo escribe nuevamente.c) En la columna D/C/G (Diente / Cara / General) se indica el alcance de la garantía según el tratamiento. Por ejemplo, unaamalgama puede realizarse sobre una cara y dentro del período de garantía efectuarse otra más en otra cara del diente, por lotanto en el código de la amalgama se coloca C. En el caso de un tratamiento de conducto, este se puede efectuar solo sobre latotalidad del diente, por lo tanto lleva D. Finalmente, por ejemplo el fichado inicial corresponde a la boca en general (no se puedehacer un fichado solo sobre un diente) por lo tanto se coloca G.d) En la columna TPO. UTIL se coloca el tiempo de la garantía en meses.e) En la columna $ al DR. se coloca el monto a abonar al profesional que realizó este tratamiento. Este valor es el que se tomaen cuenta para emitir la Liquidación a Profesionales.

f) En la columna Paga Pac. se define el monto en dinero que debe abonar el paciente por esa prestación (coseguro). En el casode que haya un valor definido aquí, el monto asignado a la empresa de salud es el ingresado en la columna PRECIO y lo queabona el paciente, lo definido en Paga. Pac. Si en esta última columna no se define un valor, el sistema determina como el montoa pagar por el paciente, el valor indicado en PRECIO menos el porcentaje de cobertura definido en la Historia Clínica del mismo,y lo que debería abonar la empresa de salud, el porcentaje mencionado aplicado al valor PRECIO.Estos cálculos de precios se efectúan tanto al ingresar un tratamiento realizado como uno del plan de tratamientos.g) Una vez conforme con los datos completados, se pulsa el botón Grabar registrándose las modificaciones. Para anular loscambios, pulsar el botón Salir.

Los controles de garantías solo se realizarán solo si está configurado en Configuración del Sistema.

2.5. Precios Especiales por Doctor

Usar esta función cuando haya tratamientos que son pagados de manera distinta dependiendo del profesional que las realice.

Por ejemplo, si el tratamiento X lo realiza el doctor 1, y este cobra una cantidad distinta que si ese mismo tratamientos X lorealiza el doctor 2, se define un precio especial aquí.

La forma de entender esta definición es la siguiente: Para el doctor A, si se le realiza un tratamiento a un paciente que pertenecea la empresa E1 (es decir la lista de precios que se utiliza con ese paciente), usar la lista de precios E2. En otro caso se utilizarála lista de precios que el paciente tenía asignada, en este caso, E1.

2.6. Patologías

Son las patologías y sus códigos con las que trabaja el sistema. Esta lista es la que aparece en la sección Patologías Detectadas

en la sección Operaciones. El manejo de esta pantalla es similar a la del Nomenclador.

2.7. Preguntas Adicionales en la Historia Clínica

En la Historia Clínica de cada paciente hay preguntas predefinidas fijas (Anamnesis 1 y Anamnesis 2)



En la opción Adicionales es posible agregar preguntas definidas por el usuario, que se usen específicamente en el consultorio yno se encuentren predefinidas.

En esta opción se definen las preguntas que aparecerán en la Historia Clínica de todos los pacientes.

Simplemente pulsar el botón Nueva Pregunta y escribir libremente en la tabla, en la fila deseada. Las filas en blanco tambiénaparecerán en los datos del paciente. Para borrar cualquier fila, marcarla con el mouse y pulsar Borrar Seleccionada.

2.8. Plantillas de Cartas para el Paciente

Son las cartas predefinidas que se pueden entregar a pedido de un paciente, para remitirlo a otro doctor, para constanciaslaborales, etc.

La particularidad que hace interesante y útil este tipo de cartas es que no solo se puede definir el texto de las mismas, sinoinsertarle variables que luego serán reemplazadas por los datos del paciente en forma automática, sin tener que redactarlanuevamente ni modificarla en forma manual.

La forma de trabajo es sencilla: Se escribe el contenido de la carta en el recuadro grande blanco, y en los lugares donde senecesite, se intercalan las variables detalladas en la lista que dice “Datos para incluir en la carta”

Luego, al asignar una carta a un paciente (Odontológicas – Historias Clínicas – Cartas Personalizadas para el Paciente) sereemplazarán estas variables por el dato correspondiente del paciente.

En el texto que se escribe en el recuadro blanco inferior, se pueden intercalar variables seleccionadas de la lista “Datos paraincluir en la carta”. Estas variables son las que serán reemplazadas por el dato real del paciente.

2.9. Doctores

Contiene los datos personales de los médicos que figuran en el sistema. Cada uno debe tener un código numérico únicoque lo identifica.

2.10. Empresas de salud

Las distintas empresas de salud con las que se trabajará en el sistema. En el campo Persona_Contacto se puede indicarel nombre de la persona con la que se trata y en Porcentaje_Cobertura el porcentaje que cubre la empresa de salud sobre losprecios definidos en su correspondiente lista (ver 2.3 Definición de Precios)

2.11. Laboratorios

Los nombres de los laboratorios. Se debe tener en cuenta que no se pueden definir dos laboratorios distintos con unmismo código.

2.12. Comandos para manejar las Tablas del Sistema

Los comandos a utilizar en todos los casos son los mismos y se detallan a continuación:

a] Nuevo: agrega un nuevo registro al archivo, ya sea un nuevo paciente, una nueva prestación del nomenclador, una nuevapatología o un nuevo doctor. Al finalizar el ingreso de los datos, para confirmar se pulsa OK y para anular la operación Cancelar.



b] Edita: modifica los datos del registro que se observa en la pantalla. Nuevamente aparecen los botones OK y Cancelar, paraconfirmar o anular las modificaciones.

c] Borra: elimina del archivo el registro que se observa, previa confirmación. Si por error se borra un registro, la forma derecuperarlo es crear uno nuevo con los mismos datos.

d] Busca: en el recuadro titulado índice figura el nombre de uno de los ítems, que es la clave de búsqueda. Por ejemplo, enPacientes es código. Al seleccionar esta opción del sistema se puede buscar el primer registro cuya clave sea igual (=), mayor oigual (>=), menor o igual (<=), mayor (>) o menor (<) que el valor ingresado.Por ejemplo, si se desea buscar el primer código del nomenclador que sea mayor que 02. se selecciona:

operador : >valor : 02. (pulsar OK)

y en la pantalla aparece la prestación con código 02.01. (Obturación con amalgama ...)

e] Filtro: se selecciona un subconjunto del archivo, ingresando una expresión de filtro.Ejemplos de expresiones de filtro:

pacientes mayores de 55 años : edad > 55pacientes de OSDE de sexo femenino: cobertura = "OSDE" and sexo = "F"pacientes del doctor 2 : dr = 2

Como se observa, cuando se trata de letras o palabras, estas deben ir encerradas entre comillas, cosa que no sucedecon los números. Para expresar Y se coloca AND y para el O se coloca OR.

Luego, aparecen solo los registros pertenecientes al subconjunto solicitado, en una ventana similar a la anterior.

f] Cerrar: Terminar con la utilización de este archivo o tabla.

2.13. Configuración General

Aquí se marcan distintas preferencias en cuanto a la configuración de algunas partes del sistema, de acuerdo a las necesidadesde cada usuario. Las principales opciones son:

Opciones Programa

Sistema de Numeración de las Piezas Dentarias Seleccione el sistema según se utlice en su país. A fin de lograr la integridadde los datos, se recomienda fuertemente no cambiar el sistema luego de haber iniciado la utilización del programa con undeterminado sistema

Facturación En las facturas y en los pagos recibidos se da la posibilidad de registrar 2 impuestos diferentes. Aquí puededeterminar el monto y descripción de ambos

Moneda: Permite definir el símbolo y el nombre de la moneda utilizada en su paísMárgenes Impresión: SI usted dispone de formularios preimpresos para los recibos provisorios y las órdenes de Laboratorio,estos márgenes le permiten ajustar la impresión de estos documentos a esas hojas.Cantidad de Recibos Provisorios: En el caso de necesitar 1 o 2 copias del recibo cuando recibe un pago.

Datos Personales

Nombre del odontólogo o clínica que aparecerá en Facturas, Recibos, Plan de tratamientos, etc.

Agenda de citas

Esta opción tiene importancia en la versión Multiusuario de OdontoSoft que asignan citas desde varias terminales. Cuando seasignan citas simultáneamente desde varias máquinas, podría suceder que se asigne una misma cita que aparece como



“disponible” desde más de una terminal al mismo tiempo. Seleccionando la segunda opción (Grabación Instantánea de Citas), lascitas asignadas se guardan inmediatamente en el disco. En el caso de que otra terminal asigne la misma cita en esos momentos,aparecerá un mensaje indicando que está ocupada, aunque previamente haya aparecido como disponible, justo antes de ingresarlos datos de dicha cita, evitando la superposición de datos.

2.14. Eliminación de Operaciones

Esta sección es para borrar datos innecesarios de los archivos o que, por cuya fecha no es necesario tener. La ventajade realizar esta limpieza es tener archivos solo con la información que se pueda llegar a necesitar y aumentar la eficiencia delsistema.

La información que se puede eliminar puede ser: Patologías Detectadas a Pacientes, Tratamientos Realizados, Plan de

Tratamientos y Citas.Evidentemente, en el caso de los citas, en general no es necesario seguir teniendo los citas asignados en fechas

anteriores a la actual.

Para seleccionar qué tipo de datos se van a eliminar, se marca en el casillero correspondiente, con el botón izquierdo delmouse, y para desmarcar una opción, se lo vuelve a pulsar.

Luego hay que seleccionar los límites de la eliminación (desde y hasta qué paciente, desde y hasta qué fecha y quédoctor). Nuevamente, estas restricciones son acumulativas y si algún dato falta, se asume la totalidad de los casos, aunque al

menos algún límite se debe ingresar.Se debe estar muy seguro antes de realizar una eliminación de datos, ya que ante una equivocación, la información

borrada no podrá recuperarse. Ante la duda, se recomienda no realizar la operación.

Una vez seleccionadas las opciones, se pulsa el botón Eliminar para proceder con el borrado o Salir para anular estaoperación.

2.15. Salir del Sistema

Al seleccionar esta opción, se termina el trabajo con OdontoSoft Millennium!.

A fin de no perder información, es muy importante y necesario salir del sistema de este modo y no de otro, como por ejemplo

apagar la computadora.



3. AGENDA

Para realizar la asignación, consulta y cancelación de citas, previamente se deben definir los días y horarios de atenciónde los doctores. Por lo tanto, se explicará primero esta sección.

3.1. Definición de horarios de atención

Al definir los horarios, se debe pensar, por ejemplo, de la siguiente manera:"El doctor 1, desde el 3/2/97 hasta el 15/10/97 atiende los días miércoles, desde las 16:00 hasta las 20:00 cada 15

minutos"

Si por ejemplo, dentro del mismo período un doctor atiende los días martes y jueves, en el mismo horario, se debeningresar los datos para el día martes y para el día jueves por separado. Del mismo modo, si por ejemplo un doctor atiende de 9 a12 y de 16 a 20, es recomendable hacer 2 ingresos independientes, ya que si no, el sistemainterpretará que se atiende de 9 a 20 y permitiría la asignación, por ejemplo de la cita de las 14hs, que no está dentro del horariode atención. El lapso debe estar expresado en minutos (15, 20, 30, etc.)

Los comandos que se utilizan son los siguientes:

a] Nuevo: se ingresa un nuevo horario de atención. Se activan los comandos Aceptar y Cancelar para confirmar o anular elingreso.

b] Editar: se modifican los datos que actualmente se encuentran en pantalla. Si se modifican sin pulsar previamente este botón,los cambios no serán registrados. Al igual que en Nuevo, se activan los botones Aceptar y Cancelar.

c] Borrar: se elimina el horario de atención que se encuentra en la pantalla.

d] Salir: termina con la definición de horarios de atención.

Como se verá, solo se ve de a un horario por vez. Para ir visualizando los distintos horarios, existe en la parte inferior dela pantalla un recuadro indicando la cantidad de horarios definidos, con 2 flechas a la izquierda y 2 a la derecha. A fin de unamejor comprensión, las numeraremos de izquierda a derecha, de 1 a 4.

Flecha 1: muestra el primer horario de la lista de horarios definidos.Flecha 2: muestra el horario anterior al que tenemos en pantalla.Flecha 3: muestra el horario siguiente al que tenemos en pantalla.Flecha 4: muestra el último horario de la lista de horarios definidos.

3.2. Asignación de Citas

En esta sección del sistema se asignan, consultan y cancelan las citas de los pacientes. Para una mejor interpretación,llamaremos día actual al que aparezca en el tope de la ventana (pantalla de citas).

Inicialmente, aparece la agenda correspondiente al día en curso, para alguno de los doctores que atiende ese día (yaveremos más adelante como seleccionar el doctor que se desee).

El tamaño de la ventana de la agenda se puede modificar manualmente de acuerdo a las necesidades y a la resolucióndel monitor del usuario. Las dimensiones seleccionadas se mantendrán incluso al salir del programa y se pueden volver amodificar en cualquier momento.

Para ver la agenda semanal, pulsar los íconos correspondientes.Esta agenda está acorde con los horarios de atención definidos previamente.



La forma de completarla (asignación de una cita) consiste en posicionar la flecha del mouse en el casillero respectivo ypulsar el botón izquierdo sobre él. Luego se escriben los datos correspondientes directamente, pudiendo borrar con la teclaBackspace. Para modificar una cita, primero se borran los datos incorrectos de la forma recién descripta y se ingresan loscorrectos.

Cada cita puede ser marcada. Cada usuario le puede dar el significado que crea conveniente, por ejemplo si asistió o

no. Para marcar una cita, se debe hacer click en la hora del mismo, e inmediatamente se colocará el símbolo "«" al costado delhorario. De esta manera, se puede interpretar, por ejemplo, que las citas marcadas son aquellas a los que el paciente asistiónormalmente. Para desmarcar una cita, hacer click nuevamente en la hora.

Para los pacientes que ya tienen código registrado (están en la tabla de Pacientes), ingresando directamente su códigoen el espacio respectivo para la cita a solicitar, aparecerán los datos que se posean de dicho paciente, simplificando el ingreso dedatos y evitando la omisión de datos.

Si no se recuerda el código del paciente, luego de seleccionar la cita, pulsar el ícono de selección de pacientes y alencontrarlo tendrá el mismo efecto que al ingresar el código (ver "interpretación de íconos").

Para los pacientes que no posean código, se deben ingresar todos los datos.Como la agenda es más ancha que la pantalla, se pueden ver las columnas que no entran en la misma pulsando las

flechas que están en los extremos de la barra situada en la parte inferior de la tabla.

Para trabajar solamente con la agenda de un doctor específico, en el espacio que dice Doctor se coloca el código delmédico correspondiente (como ayuda, se encuentra lista de doctores que posee el sistema), y de ahí en más, todas las consultasy operaciones se realizarán sobre su agenda, sin mostrar las citas de los demás.

Para buscar las citas de un paciente en especial, en el campo Paciente se coloca el código del mismo. Presionando elbotón Busca Paciente, se muestra la agenda de citas del primer día que dicho paciente tiene alguna cita asignada.

Luego, pulsando alguno de los botones que se encuentran debajo de dicho botón (< ó >), aparece el día anterior o elpróximo en que ese paciente tiene asignado alguna cita.

Con estos botones es muy sencillo recorrer visualmente todas las citas que un paciente tiene asignadas.

Otros botones del manejo de citas:

Otras Citas del Día: Si por ejemplo, un doctor atiende de 9 a 12 y de 16 a 20 horas, inicialmente en la pantalla aparece laagenda de 9 a 12. Para pasar a las citas de 16 a 20, se pulsa este botón. Así sucesivamente con todas las divisiones de horariosque pueda haber en un mismo día. Se recomienda definir los horarios de cada día en forma corrida, aunque haya un tiempo en

que no se atienda en el medio.

Cancelar Cita: se cancela (y por lo tanto se libera) la cita que se marcó previamente con el mouse. Para confirmar lacancelación, aparece un mensaje.

Imprimir: muestra por la impresora, la agenda del día actual.

Salir: termina con la asignación de citas.

Funciones adicionales

a] Se dispone de una lista (que al utilizar el sistema por primera vez está vacía) con los posibles motivos de consulta (porejemplo: "Primera vez" , "Control" , etc) sin necesidad de estar relacionada con el Nomenclador. Entonces cuando se ingresa elmotivo de la consulta en una cita cualquiera, si este motivo no se encuentra en la lista se da la posibilidad de agregarlo.Para mayor practicidad, al hacer doble click sobre el casillero correspondiente a motivo de la consulta, aparece esta lista. Si sedesea colocar alguno de sus elementos como motivo de la consulta en cuestión, se lo elige con el mouse. Para ocultar esta lista,se debe pulsar el botón derecho del mouse sobre ella.

b] Cada día de la agenda se puede visualizar de 2 maneras diferentes: una (como aparece al cargar la agenda) es mostrandotodos los datos, inclusive las citas que no han sido asignadas y la otra es mostrando simplemente las citas asignadas.



Para pasar de una a la otra, solo hay que pulsar el botón derecho del mouse sobre el día deseado, pudiendo observar parte de laagenda de una manera y parte de otra.En la agenda reducida NO se pueden realizar asignaciones ni modificaciones de citas, solo cumple la función de visualización.

c] Al hacer 2 click sobre una cita asignada a un paciente con Historia Clínica definida, se accede a la misma directamente,transformándose en el Paciente actual, sin necesidad de elegirlo desde la ventana de Ingreso de Paciente.

Interpretación de los Iconos

Se observa la agenda de citas del día seleccionado, el día seleccionado y elsiguiente, la semana ,de lunes a viernes, o la semana, de lunes a domingo, queincluya ese día, respectivamente.

A través de un calendario se selecciona la agenda del día que se desea observarhaciendo click en el día correspondiente. Con fondo negro se muestra el día de lafecha.Además se pueden observar los años y meses anteriores y siguientes, pulsando losbotones < y > que aparecen a los costados del año y el mes respectivamente.También se utiliza para la agenda de llamados (ver íconos respectivos).

Una vez elegida la cita a asignar, al pulsar este ícono, aparece la lista de pacientes.Se puede ingresar parte del nombre o apellido y se mostrarán todos los pacientesque concuerden con esos datos.

A través de gráficos, se da un vistazo general de la agenda de citas, indicando condistintos colores las citas asignadas y las libres.

Se observan los llamados telefónicos del día actual. Se pueden marcar uno o variosllamados (por ejemplo representando los que ya fueron efectuados) con solo hacerclick sobre él. En este caso, aparecerá el símbolo "<" en el extremo izquierdo delllamado. Para sacar esta marca, se hace click nuevamente.Si se desea borrar un llamado, hay que hacer click sobre él y luego pulsar la teclaDel. Para imprimir la lista de llamados pulsar el botón Imprimir.

Luego de pulsar este ícono se activa el calendario. Esto sirve para observar losllamados del día seleccionado.

Incorpora al paciente de una cita previamente elegida, a la agenda de llamados deun día. Para esto, se debe ingresar el motivo del llamado (por ejemplo "Faltó a lacita") y luego aparecerá el calendario para indicar el día correspondiente. En caso dearrepentimiento, pulsar el botón Salir del calendario y no se registrará el llamado.

Incorpora a la agenda de llamados de un día ingresado por el calendario, unllamado independiente de la agenda de citas. Por lo tanto, se deben indicar eldestinatario, el teléfono y el motivo del llamado, antes de indicar el día que debe serrealizado.

Informe de citas y asistencia, para detallar (eventualmente por paciente) a qué citasde las solicitadas no asistió. Se tiene en cuenta que al concepto de marcado elusuario le da la interpretación que desea (por ejemplo, marcado significa que faltó)

Imprime la cita actual, a manera de Recordatorio para el paciente



3.3. Impresión de Horarios de Atención

Consiste en la visualización, tanto por pantalla como por impresora, de los horarios de atención, ordenados de variasmaneras, como se detalla a continuación.

El botón Ver Horarios se observan en el recuadro grande de la parte inferior de la pantalla, los horarios, con lasrestricciones realizadas previamente. Estas restricciones y formas de ordenamiento son las siguientes:

a] En el espacio Día de la Semana se coloca el día de la semana que se desea consultar, sin mostrar horarios que no sean losdel día en cuestión. Si no se ingresa ningún día en especial, se muestran los de todos los días de la semana.

b] Donde dice Doctor se ingresa el código del médico que se necesita ver. Esta restricción se suma a la descripta anteriormente(Día de la Semana), por lo que se podría consultar muy fácilmente, el horario de atención, por ejemplo, del doctor 2 los díasmartes. Como recordatorio de los códigos de los doctores, hay una lista que los detalla.Nuevamente, si no se selecciona ningún médico en particular, se asume que son todos.

c] Los horarios se pueden visualizar ordenados por Día de la semana o por Doctor, de acuerdo a las necesidades. Esto seselecciona en el recuadro titulado Ordenado por.

Una vez que se pulsó Ver Horarios y estos aparecieron en el recuadro mencionado, se puede pulsar Imprimir paravisualizar dichos horarios horarios por la impresora.

Para terminar con la visualización de los horarios de atención, pulsar Salir.

3.4. Identificación de Llamadas

Mediante la conexión del modem de la computadora a la línea telefónica es posible identificar el número de la personaque está llamando y buscarlo automáticamente, tanto en la lista de pacientes como en la agenda de contactos del programa.

Requisitos técnicos

• Disponer del servicio de Identificación de Llamadas (Caller ID) contratado en su compañía telefónica local.• Modem telefónico que soporte la prestación de Identificación de llamadas.

Configuración Inicial

El sistema intentará configurar el modem semi automáticamente enviándole los comandos más comunmente utilizados y una vezconectado, guardará la configuración en el archivo CallerID.ini, que eventualmente puede ser manualmente editado si los datosno han podido ser detectados y se los conoce.

Hay disponibles 4 puertos para conectar el modem (1, 2, 3, 4). Si el programa logra encontrar el puerto correcto, la ventana seminimizará aguardando por una llamada y la configuración será guardada.

Si no se logra detectar el puerto automáticamente, se mostrará una lista desplegable con los 4 puertos disponibles. En este casose debe ir seleccionando de a uno por vez, cerrar la ventana de Identificación de Llamadas y abrirla nuevamente para intentar laconexión con el nuevo puerto, hasta lograr la minimización de la misma.

Funcionamiento

Al recibirse una llamada, la ventana se restaurará, mostrando el número que está llamando y los datos del paciente o contacto dela agenda en caso de encontrarlo. En el caso de los pacientes se busca en los teléfonos particular, celular y laboral.

Si no se encuentra el número exacto, se compararán los 4 últimos dígitos con los teléfonos registrados y se mostrarán losresultados en la tabla inferior. Esto es útil si por ejemplo el número detectado es el 1234567 y un número en la agenda estáguardado como 123-4567 (el signo ‘-‘ hace que no haya coincidencia).



Recomendamos guardar los números telefónicos sin caracteres especiales, como ‘-‘, ‘(‘, ‘)’, etc.

Botones:

ABRIR FICHA: Si se encontró un paciente, se abre la ficha del mismo.

PROXIMA CITA: Se muestra una lista con las próximas citas del paciente.

HISTORIAL: Cada llamada queda registrada en un archivo de texto llamado CALLER.LOG. Con este botón se abre dicho archivo.

CONSULTA: Consulta los datos de un número telefónico ingresado manualmente.

LLAMADA TERMINADA: Se borran los datos mostrados y se minimiza la ventana aguardando por un nuevo llamado.

Cómo agregar el número detectado a la base de datos:

Si el número detectado corresponde a un paciente, se utiliza el recuadro “A UN PACIENTE EXISTENTE” debiendo indicar de quénúmero se trata (particular, trabajo o celular) y si se desea agregar el número a la Agenda Telefónica del programa se utiliza elrecuadro “A LA AGENDA DE TELEFONOS”, ingresando el nombre y observaciones.

Luego pulsar el botón AGREGAR correspondiente. De esta manera la próxima vez que se reciba una llamada de este número, elsistema la detectará.



4. INFORMES

Son los distintos listados que brinda el sistema. Todos los informes pueden ser exportados a diversos formatos pulsandoel ícono del maletín que se encuentra en la parte inferior de la pantalla una vez que se muestra el reporte.

4.1. Informes Odontológicos

Son los siguientes:

• Patologías Detectadas

• Tratamientos Realizados

• Tratamientos Pendientes

• Estadísticas sobre Tratamientos Realizados

• Nomenclador Completo

• Doctores

• Precios por Dr. según Empresa de salud

Están relacionados con las Operaciones ingresadas para cada paciente, en la sección 1.2.Dentro de la ventana de Informes hay un recuadro que también se llama Informes. En él se selecciona el listado que se

desea obtener, marcando con el botón izquierdo del mouse la opción correspondiente.

El informe de Patologías Detectadas, se subdivide además en otros 3, que se seleccionan en al recuadoro con estemismo título:

Todas: todas las patologías detectadas, sin discriminar sin están reparadas o no.Solo las NO Reparadas: solo aparecen las patologías que no han sido reparadas.Solo las Reparadas: solo aparecen las patologías que ya fueron reparadas.

El informe Tratamientos Pendientes solo muestra aquellos tratamientos que figuran como no realizados en la tabladel Plan de Tratamiento de cada paciente.

El informe Estadística sobre Tratamientos Realizados muestra para cada Tratamiento Realizado cuántos se hicierony el monto correspondiente a Honorarios percibidos en relación a ellos.

El informe puede visualizarse ordenado por las Fechas en que se registraron las operaciones o agrupado por Pacientes,según se seleccione la opción Ordenado por.

Además, los informes se pueden restringir de la siguiente manera:

a] a un determinado rango de Pacientes, ingresando los códigos desde y hasta de los pacientes necesitados (por ejemplo del 3hasta el 56).b] entre dos fechas (desde y hasta) límites.c] entre dos códigos determinados, ya sea de tratamientos como de patologías.d] por doctor, donde se ingresa el código del doctor interesado.

Estas formas de restricción de los informes son acumulativas, o sea que se pueden solicitar, por ejemplo, lostratamientos realizados desde el paciente 3 hasta el 56, con operaciones registradas desde el 14/2/97 hasta el 12/3/97, atendidospor el doctor 1, resumidos en un solo informe, haciendo más fácil el acceso a la información que posee el sistema.

Si se omite algún dato Desde, el sistema no asume ningún límite inferior para esos datos y, análogamente, si se omitealgún dato Hasta, el sistema no asume ningún límite superior.

Esto significa que si, por ejemplo en un informe solo se coloca la fecha Hasta, este mostrará dichas operaciones desdeel inicio de los datos hasta esa fecha o si solo se indica el paciente Desde, no habrá información de pacientes con código menora ese, pero a partir de él, todos los demás serán contemplados.

Del mismo modo, si se omite el número de doctor, el sistema asume que el informe abarca a todos ellos.



¿Cómo se hace para ver el informe?

Una vez que se seleccionaron todas las opciones para realizar el informe, se pulsa el botón Ver Informe. Al cabo deunos pocos segundos aparecerá en la pantalla otra ventana superpuesta que contiene el informe.

Comandos para la utilización de los informes

Como los informes son generalmente más grandes que la pantalla, la forma de moverse a través de ellos utilizando lasflechas que están en los extremos de las barras a la derecha y abajo de la ventana.

Para que el informe ocupe toda la pantalla , como en cualquier ventana que trabaje sobre Windows, se pulsa 2 vecesseguidas el botón izquierdo del mouse sobre la barra superior de la ventana (la que contiene el título del informe) einmediatamente esta ventana ocupará toda la pantalla, permitiendo una mejor visualización de la información.

Para cerrar la ventana del informe se pulsa 2 veces el botón izquierdo del mouse en la esquina superior izquierda de lamisma (la que tiene un signo - ).

Si el informe tuviera más de 1 página, se puede "navegar" a través de ellas utilizando las 4 flechas que se encuentran enla parte superior de la ventana.

Pulsando la lupa, se observará la página completa del informe, y al pulsarla nuevamente, volverá a su vista inicial.Para imprimir el informe, solamente se debe pulsar el ícono que tiene el dibujo de una impresora.

Importante: Es muy recomendable cerrar un informe cuando ya no se lo necesite (doble click en la esquina superior izquierda),ya que si no, éste, aunque no sea visible, permanecerá en la memoria de la computadora, desperdiciándola y haciendo menoseficiente el sistema.

Para terminar de trabajar con los informes, pulsar Salir en la pantalla de configuración de los mismos.

4.2. Tratamientos Realizados por Empresa de salud

Este listado muestra los tratamientos realizados a pacientes pertenecientes a una Empresa de salud determinada.La forma de utilización es exactamente igual a la de los informes descriptos en el punto anterior, con la inclusión de una

restricción más que es la elección de la empresa de salud correspondiente.

Además se puede restringir el informe según el valor que tome la columna Lista en la lista de tratamientos del paciente.Por ejemplo, mostrar solo los tratamientos que tengan la “A”.

4.3. Listado de Pacientes

Aquí se muestran los datos personales de los pacientes. La forma de manejo de los mismos es similar a los descriptosanteriormente.

También se puede restringir este listado limitando el código del doctor, los códigos de los pacientes que deben figurar enél, y además, se puede limitar la fecha de última consulta de los pacientes y fecha de próximo control. Esto es útil para obtener,por ejemplo, un listado de los pacientes que hace más de un año que no se atienden, o un listado de pacientes que se atendierondurante junio de 1997, entre otros casos o ver los pacientes a los que se les indicó (en la Histroria Clínica) que vuelvan dentro de,por ejemplo, esta semana.

Para ver los pacientes que cumplen años entre 2 fechas dadas, seleccionar Cumpleaños Desde y Cumpleaños Hasta, yse restringirá el listado con los pacientes que cumplan entre esas 2 fechas.

Para segmentar el listado por Edad de los pacientes, ingresar las edades límite en los campos indicados con Edad.Hay que tener en cuenta que la edad de los pacientes se actualiza al ingresar a la ficha del paciente, por lo que pacientes que



hace un tiempo que no se atienden, pueden tener la edad desactualizada. Para actualizar automáticamente la edad de todos lospacientes, pulsar el botón Actualizar Edades.

4.4. Informes Contables y de Stock

De la misma forma que para los informes odontológicos, se emiten los siguientes informes, con la diferencia que losparámetros a seleccionar dependen del informe elegido:

• Pagos Efectuados por los profesionales.• Compras Realizadas por los profesionales. El límite de montos se refiere al monto total de la compra.• Compras Pendientes de Pago, el límite de montos se refiere a la cantidad pendiente de pago.• Existencia de Productos (Stock), o sea los productos que posee cada profesional en su stock.• Productos Utilizados por Tratamiento, por cada tratamiento, los productos que se necesitan para realizarlo.• Productos a Utilizar según Plan de Tratamientos, de acuerdo a los planes de tratamientos de los pacientes, los productos

que se necesitarán para realizarlos.• Productos a Utilizar y a Comprar, productos necesarios y productos cuya existencia sea inferior a la necesaria para realizar

los tratamientos planeados. En este caso, la cantidad de los productos en que figure algún valor en la columna A Pagar esmenor a la que se necesitará y por lo tanto, es necesaria su reposición. En este informe, si algún producto no se encuentradefinido en el stock del doctor, no aparecerá en el mismo, aunque sea necesario para algún tratamiento.

Muy importante: Para que estos 2 últimos informes sean realistas y eficientes, es imprescindible ingresar el Plan de Tratamientode cada paciente, aunque sea con fechas aproximadas, ya que para confeccionar los mismos, se tienen en cuenta estos datos.

4.5. Informes sobre la Facturación

Contiene los siguientes informes, que pueden ser ordenados por Fechas o Pacientes:

• Documentos Emitidos (Facturas y/o Recibos y/o Notas de Crédito y/o Notas de Débito).• Tratamientos Realizados (Facturados y/o A Facturar y/o Sin Marcar y/o Pagados).• Pagos Recibidos.• Saldos de Pacientes.• Totales por Doctor.• Tratamientos Realizados según Fecha Probable de Pago.• Tratamientos Pendientes según Fecha Probable de Pago.

4.6. Mailing por Correo Electrónico

Esta función permite enviar correos electrónicos (emails) masivos a los pacientes, previamente seleccionados siguiendo un ciertocriterio.

Ante todo se eligen los filtros necesarios de acuerdo al tipo de mensaje a enviar. Por ejemplo los pacientes cuya última consultafue entre 2 fechas o antes de una fecha determinada, cuyo saldo esté comprendido entre 2 valores, pacientes inactivos, etc.Todos estos criterios son acumulativos, es decir que si se seleccionan varias restricciones, solo se listarán los pacientes quecumplan Todas las condiciones.

Una vez seleccionados los límites, pulsar BUSCAR.

Aparecerán todos los pacientes en la lista inferior.

Al principio solo los que contienen dirección de email definida estarán marcados, pero luego se pueden ir desmarcandomanualmente los pacientes a los que no se les desea enviar el email.

Se pueden hacer varias selecciones de pacientes independientes, e ir agregándolas a la lista en pantalla. Para realizar esto,desmarcar la opción BORRA LA LISTA PREVIA y luego pulsar BUSCAR.



Si se desea enviar un email a las personas que tengan citas asignadas, en vez de pulsar el botón BUSCAR se debe pulsarBUSCAR CITAS. En este caso se puede restringir la búsqueda entre dos fechas límite, el doctor y la empresa de salud.

Antes de poder enviar los emails, se debe Editar el mensaje a enviar, pulsando EDITAR MENSAJE.

Al igual que en las cartas personalizadas, se pueden incluir datos en el mensaje que serán personalizados para cada paciente, esdecir, en el momento de enviar cada mensaje, se reemplazarán las variables por el dato concreto de cada paciente.

Por ejemplo, para encabezar el mensaje, una forma sería:

Estimado/a <NOMBRE>

Al enviar el email se reemplazará <NOMBRE> por el nombre de cada paciente.

Una vez seleccionados los destinatarios y definido el mensaje a enviar, pulsar el botón ENVIAR EMAILS y se irán enviando losemails de a uno.

Es importante destacar que los emails serán enviados a través de su programa de correo electrónico por defecto en sucomputadora, usando el remitente por defecto que allí esté definido.

Por lo tanto es necesario para poder utilizar esta función, disponer de un programa cliente de correo electrónico comopor ejemplo Outlook Express, Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Eudora, Mozilla, Foxmail, etc.

Es probable que aparezca un mensaje de confirmación por cada email que desee enviar, haciendo el proceso un poco engorroso.Para eliminar esta característica, debe buscar en las opciones de configuración de su programa de correo electrónico.

Por ejemplo en Outlook Express, ir a Herramientas – Opciones – Seguridad y allí desmarcar la opción que dice “Avisarme cuandootras aplicaciones intenten enviar un correo electrónico con mi nombre”.

A fin de tener un control de los envíos realizados, en la carpeta donde está instalado el programa se creará un archivo de textoconteniendo el mensaje enviado y los destinatarios. Este archivo se guardará con un nombre con el siguiente formato:

MailingFECHAHORA.log , por ejemplo “mailing201003292002.log”

4.7. Arbol de recomendaciones de Pacientes

Esta función muestra un detalle de quién recomendó o refirió a un paciente. A su vez, por cada paciente se puede ver a quiénesrefirió y recursivamente, a quiénes recomendaron estos pacientes.

Para que esta prestación pueda funcionar hay que indicar en la Historia Clínica de cada paciente el código de la persona que lorecomendó. El campo que hay que completar está definido como Nro. Pac. y tiene una pequeña lupa para ayudar en labúsqueda. Adicionalmente se dispone del campo Remitido Por que permite ingresar un texto, aunque para ver el detalle derecomendaciones se utiliza el campo Nro. Pac.

Inicialmente debe ingresarse el código de paciente en la parte superior.

RECOMENDADOS DIRECTOS: Muestra los pacientes recomendados directamente por la persona elegida. Haciendo 2 clicksobre cada nombre se podrá ir viendo mayor detalle. Para casos donde pueda haber muchas recomendaciones a partir de unapersona, con este botón se van abriendo únicamente las ramas que nos interesan.

TODO EL ARBOL COMPLETO: Muestra las personas recomendadas por el paciente elegido y a su vez todas las personasrecomendadas por ellos, recursivamente hasta el final.

QUIEN LO RECOMENDO: Es el camino inverso. Muestra quién recomendó al paciente elegido y a su vez las personas quefueron recomendando a los anteriores.

Una vez obtenidos los nombres de los pacientes, haciendo un simple click sobre cada uno de ellos se podrá visualizar en elcuadro de la derecha, los datos principales de dicho paciente.



5. FINANCIERAS

5.1. Documentos para Facturación

Tanto las facturas como los recibos pueden realizarse para el paciente o para la empresa de salud, dependiendo de laopción que se seleccione del menú. La diferencia radica en que, por ejemplo, al facturar a la empresa de salud, se cargan lostratamientos que figuren como A Facturar para la empresa de salud, modificando el estado del mismo de A a F en la columnacorrespondiente a la empresa de salud. Lo análogo sucede al facturar al paciente. El modo de uso es el mismo en ambos casos.

5.1.1. Factura

Si hay seleccionado un paciente, se cargan automáticamente todos los tratamientos que estén A FACTURAR, indicadosen los "Tratamientos Realizados", ya sea para el paciente como para la empresa de salud. Cada uno es un ítem de la factura conel valor ya ingresado.

Para modificar los ítems de la factura basta con hacer click en el casillero correspondiente y escribir normalmente oborrar con BackSpace. Al cambiar los valores, automáticamente se actualiza el total de la factura.

Dependiendo del tipo de factura a emitir, también se indican los montos de IVA e Impuesto para los Resp. No Inscriptosal pie de la misma.

En el espacio de Observaciones se puede colocar un texto de hasta 20 caracteres.

Tanto el encabezado de la factura como los datos quien la emite pueden ser modificados posicionándose sobre elespacio correspondiente y escribiendo normalmente.

Si se modifican los datos del emisor de la factura, al salir de la misma se da una opción para guardar los datos nuevospara los próximos documentos.

Si se modifica el Tipo de la factura (A,B ó C), inmediatamente se sale de la misma y se debe ingresar nuevamente,previa grabación de las modificaciones (aparece un cartel para esta opción).

Para emitir una factura en general, o sea, destinada a alguien que no sea el paciente que está seleccionado, se deberealizar el mismo antes de la elección del paciente. Si ya se está trabajando con alguno, hay que salir y volver a entrar al sistema.


ARCHIVO

• Emitir: Registra la factura SUMANDO (si se desea) el monto total de la misma al saldo del paciente (en caso de ser elpaciente actual).

• Imprimir: Imprime el documento que está en pantalla. Para imprimir un duplicado, reemplazar el texto "ORIGINAL" por"DUPLICADO" e imprimirlo nuevamente.

Hay 3 opciones para imprimir cualquier documento:

• Tal como en pantalla: se imprime exactamente lo que está en pantalla en el papel.• Sin Formulario Preimpreso: se imprime en toda la hoja, dibujando el formulario del documento.• Con Formulario Preimpreso: similar al anterior pero solo imprime los datos, sin el dibujo. Tampoco imprime el número

de documento.

• Salir: Terminar con el documento. Si no se lo emitió previamente, no queda registrado.

EDICION

• Borrar Item: Elimina del docuemento el ítem (tratamiento) previamente marcado con el mouse.

• Grilla: Borra los renglones que separan los ítems del documento.

5.1.2. Recibo

Confecciona un recibo por los tratamientos del paciente actual que fueron FACTURADOS.El modo de trabajo es el mismo que con las facturas.



Hay que tener en cuenta lo siguiente:

a) Al emitirse el recibo, los tratamientos incluídos en él pasan de FACTURADOS (F) a PAGADOS (P). Esto se puede verificar en"Tratamientos Realizados". Esta es la única manera de marcar un tratamiento como pagado.

b) Si se va a ingresar (o se ingresó) un pago por estos tratamientos, al emitir el recibo NO hay que actualizar el saldo del paciente(RESTANDO el monto del recibo a su saldo) ya que de esta manera se lo estaría actualizando 2 veces (una al emitir el recibo yotra al efectuar el pago).

5.1.3. Nota de Crédito

Al igual que en los recibos, se cargan los tratamientos que están FACTURADOS para el paciente actual. Al emitir eldocumento se da la opción de actualizar el saldo del paciente RESTANDOLE el monto del mismo.

5.1.4. Nota de Débito

Al igual que en las facturas, se cargan los tratamientos que están A FACTURAR para el paciente actual. Al emitir eldocumento se da la opción de actualizar el saldo del paciente SUMANDOLE el monto del mismo.

5.2. Presupuestos

Para emitir presupuestos al paciente actual. Automáticamente se cargan los tratamientos pendientes (los que figuran enel Plan de Tratamientos y no han sido efectuados). A partir de aquí se pueden agregar o suprimir ítems del presupuesto.

Al seleccionar la opción Ver Presupuesto YA Emitido, aparece una lista con todos los presupuestos emitidos a estepaciente y eligiendo uno, este aparece en pantalla.

Impresión 1: Imprime el presupuesto en pantalla realizando todo el dibujo del formulario

Impresión 2: Imprime el presupuesto en pantalla sin el el dibujo del formulario, para el caso de que se disponga de losformularios de los presupuestos previamente impresos

Ver: muestra la lista de presupuestos previamente emitidos

Oculta Montos Items: Marcando esta opción, al imprimir el presupuesto, solo se muestra el total, sin los montos parciales

5.3. Stock (Inventario)

5.3.1. Códigos de Productos

Se definen los productos que serán necesarios para realizar los tratamientos. Cada producto consta de un código(numérico o alfanumérico de hasta 6 carateres), la descripción y la cantidad de unidades que contiene un envase.

Por ejemplo, si en los "Guantes Descartables" el envase contiene 100 guantes pero se utilizan de a 2, en Unidades porEnvase se coloca 50.

Para ingresar un nuevo producto pulsar previamente el botón Agregar.Con los botones Anterior y Siguiente se puede ir observando el resto de los productos.Para buscar un producto con un código determinado, pulsar el botón Buscar Código luego de ingresar el mismo en el

campo contiguo.La lista de productos, así como el Nomenclador, es común para todos los doctores.

5.3.2. Existencia de Productos (Stock)

Se definen los productos que posee cada doctor.



Se detallan los siguientes datos:• Código del producto.• Costo Envase: lo que le cuesta al Dr por envase, independientemente de las unidades que contenga.• Precio: el precio del producto para el paciente. Este dato no es necesario para ningún informe y se reserva para usos futuros.• Cantidad Existente en unidades, no en cantidad de envases.• Mínimo Deseable: la cantidad de unidades crítica para que el sistema avise que hay que reponer el producto.• Ultima Compra: Fecha de la última compra del producto.• Ultima Actualización: Fecha de la última actualización de la existencia de este producto. Este valor también se actualiza al

realizar algún tratamiento que utilice este producto o al efectuar compras del mismo.• Doctor: a quién pertenece este stock.

Para ingresar un nuevo producto al stock de un Dr se debe pulsar primero el botón Agregar. Se puede observar el restode los productos con Anterior y Siguiente. Para restringir la edición a un solo Dr se pulsa el botón Solo este Dr y el númerocorrespondiente. Para volver a todos los doctores pulsar Todos los Dres.

5.3.3. Productos utilizados por cada Tratamiento

Esta opción es muy importante para poder llevar un correcto control del stock de cada doctor. Aquí se define para cadatratamiento (o para algunos) del nomenclador, qué productos y qué cantidad de los mismos se necesitará para realizarlo.

Como ya se explicó en el punto anterior, es imprescindible ser coherente en las unidades utilizadas, en este caso, lascantidades. Se debe llevar una correlación con las utilizadas en la definición del stock.

Hay que tener en cuenta que al realizar un tratamiento, se descontarán del stock del Dr correspondiente los productos ycantidades de los mismos aquí definidos.

Por un lado se indica qué tratamiento se va a definir y luego los productos necesarios para realizarlo.Para definir un nuevo tratamiento se debe pulsar primero Nuevo Tratamiento. Luego se indica el código del mismo

(verificar que aparezca la descripción al lado; si no aparece el código no es correcto) y el código y cantidad necesaria de unproducto que se utilice.

Para evitar errores se puede ver la lista de Tratamientos y Productos pulsando Ver Nomenclador y Productos.Finalmente, pulsar OK.

Se puede observar una pequeña lista con los códigos de los tratamientos ya defnidos y una ventana con los productos ycantidades utilizadas por el tratamiento cuyo código figura en el campo superior de la pantalla.

Para modificar los productos utilizados pora un tratamiento se utilizan los botones:

Edita Producto de la Lista (previamente se debe marcar un producto de la lista).Agrega Producto a la Lista.Borrar Producto de la Lista (previamente se debe marcar un producto de la lista).

5.4. Ingreso de Pagos Masivos por Empresa de salud

La finalidad de esta función es ingresar los pagos que se reciben de parte de las empresas de salud o medicinasprepagas o aseguradoras por los tratamientos realizados.

Se emite un informe similar al reporte de tratamientos por empresa de salud, pero aparece en la misma ventana parapoder trabajar interactivamente.

Una vez seleccionados los parámetros acerca de los tratamientos que se desean ver y la empresa correspondiente, alpulsar el botón Listar aparece el detalle en la tabla inferior.

Son importantes las 2 últimas columnas de la tabla: Estado y E.Orig.La columna E.Orig. indica el estado original de ese tratamiento al pulsar el botón Listar y Estado indica el estado actual,

antes de grabar los cambios.Hay 2 formas de marcar los tratamientos, manual o automática.Para marcarlos manualmente, simplemente con un click corespondiente al casillero Estado, este pasará de vacío a P o

viceversa.Luego al grabar, los que tienen la P y antes no la tenían, son ingresados como pagos recibidos para el paciente, de parte

de la empresa de salud ( si está marcada la opción Al pasar a P y grabar ingresa un pago automático con fecha.....), además demodificar los respectivos saldos de los pacientes.

Para marcar los tratamientos cuyo pago se recibió, en forma automática, están las opciones del recuadro Marcar:todas las opciones simplemente marcar una letra (o desmarcan) en el casillero Estado de cada tratamiento.

Los pagos ingresados y los cambios en el estado de cada tratamiento recién se van a guardar en el sistema al pulsarGrabar Cambios. Mientras no se pulse ese botón, las marcas realizadas a cada tratamiento no son registradas.



En el caso de que se necesite modificar al monto de un tratamiento listado, como agregarle algún comentario (porejemplo si no fue pagado), haciendo 2 click sobre la fila en cuestión se da la posibilidad de hacerlo.

5.5. Pagos Recibidos

Se ingresan los pagos recibidos. Se puede especificar a qué documento o documentos se aplica dicho pago.Para listar los Pacientes o Documentos existentes, pulsar los botones respectivos y elegir en la lista correspondiente a

cada uno.

Si se ingresa el código de un paciente, inmediatamente se muestra el saldo del mismo (si es positivo es deudor) y elnombre. También se pueden ingresar pagos en general, sin colocar código de paciente.

Al ingresar el Monto del Pago, aparece en el recuadro contiguo el mismo valor. Esto tiene utilidad cuando un pago seaplica a varios documentos, por cada uno, se va restando del mismo la suma destinada al él, de manera de ir controlando lacantidad que queda del valor original.

Seleccionando la opción correspondiente en el recuadro Pago efectuado por, se indica si el pago ingresado correspondea la parte particular del paciente o a lo que abona la empresa de salud por el mismo.

Una vez ingresados el nombre y/o código del paciente, el doctor y la fecha y monto del pago, se pulsa el botón ConfirmaPago (si los datos son correctos) y a partir de allí se podrá aplicar el mismo a varios documentos de la siguiente manera:a) Ingresar el Tipo y No. de Documento a Pagar, ya sea directamente (por ejemplo F132 en el casillero) o a través de la lista dedocumentos.b) Pulsar Aplica a Documento (notar que luego de esto el valor dentro del recuadro disminuye de acuerdo al monto deldocumento).

Cada vez que se desee ingresar un nuevo pago, excepto el que se realiza al ingresar a esta opción, previamente se debe pulsarNuevo Pago.

Para modificar o borrar un pago ya ingresado, luego de pulsar el botón Editar / Borrar se debe ingresar el número depago correspondiente. Si no se recuerda este número, se lo puede obtener con el informe de pagos recibidos o en la Cronologíade Tratamientos y Pagos. Para poder realizar esta operación, es necesario que el usuario tenga el permiso correspondiente paraeste cambio, en la pantalla de Definición de Accesos al Sistema.

En caso de que el pago sea realizado mediante tarjeta (crédito o débito) o cheque, se debe marcar la opción “Paga conTarjeta” o “Paga con Cheque” según corresponda. De este modo se habilitarán los campos para ingresar el detalle.

5.6. Compras Efectuadas

Lleva el manejo de la compra de productos efectuada por cada profesional.Los datos a ingresar son: fecha, proveedor (en letras), código del producto, doctor (donde se actualizará el stock),

cantidad de envases del producto, precio unitario de cada envase y el monto que ya fue abonado.Nuevamente, con los botones Anterior y Siguiente se pueden observar las demás compras efectuadas.

Además, se puede buscar una fecha de compra o un proveedor determinados, pulsando Busca Fecha o Busca Proveed. y sebuscarán los valores ingresados en los campos Fecha de Compra y Proveedor respectivamente.

Para agregar, editar o borrar una compra, pulsar los botones respectivos.En esta ventana también se registran los Pagos Efectuados que pueden estar relacionados con una compra en

particular. Para esta opción pulsar Ingreso de Pagos.

5.7. Pagos Efectuados

Se ingresan los datos del egreso de dinero.Si se ingresó desde el Manú Principal se da la posibilidad de crear una Compra con los datos ingresados.Del mismo modo, al realizar una compra, los datos de la compra efectuada que se encuentra en la pantalla se trasladan

a la nueva ventana de Ingreso de Pagos para unir dicha compra con el pago a ingresar.De la misma forma que en las compras, se puede buscar un pago por fecha o proveedor pulsando los botones

correspondientes o también pasar a los distintos pagos ya registrados con los botones Anterior y Siguiente.



5.8. Visualizar Documento Previo

Permite ver en pantalla un documento ya emitido y eventualmente imprimirlo. La forma de manejo es la misma que paraemitir los documentos, excepto que los datos no pueden ser modificados.

Hay que ingresar el documento a visualizar, directamente (tipo y número) o a través de las listas de documentos.En el campo Tipo Factura se coloca si es A, B, o C, en el caso de tratarse de una factura.

Los botones para listar documentos son:

Facturas Tipo A: lista solo facturas y del tipo A.Facturas Tipo B: lista solo facturas y del tipo B.Listar Documentos: lista facturas tipo C y el resto de los documentos emitidos.

Una vez elegido el documento a visualizar, pulsar Aceptar y el mismo aparecerá en pantalla.

5.9. Cronología de Tratamientos y Pagos

Pulsando el botón Ver se obtendrá (a manera de extracto bancario) un resumen ordenado por fechas de los tratamientosrealizados al paciente actual, intercalando los pagos que el mismo (o la empresa de salud eventualmente) haya efecutado,indicando el saldo parcial en cada momento.

Se puede restringir el informe por fechas límite o listar solo los sucesos relacionados con un doctor en especial, porejemplo, si el paciente fue atendido por más de un profesional.

5.10. Planes de Pagos

Se puede almacenar una cantidad ilimitada de planes de pago,tanto por parte del paciente como de la empresa de salud.

A esta pantalla se puede acceder directamente desde laspantallas de Tratamientos Realizados o Planes deTratamientos, marcando los Tratamientos que se desean incluiren el plan, y calculándose de forma automática los respectivostotales.

Ingresando directamente a esta pantalla, la funcionalidad es lamisma, excepto que hay que ingresar manualmente los totales.

Una vez determinados los totales del paciente y/o empresa(Recuadro “Montos”), y en base a los datos ingresados en elrecuadro “Datos Generales”, pulsando el botón Calcular Plande Pagos, el sistema brindará un plan de pagos inicial, quepodrá ser modificado manualmente por el usuario.

Debe indicarse si el plan corresponde al Paciente o a la Empresa de salud.

Cada plan puede estar Aprobado o No Aprobado. En caso de estar aprobado, se ingresa la fecha de aprobación.

Para modificar algún valor del plan calculado, posicionarse sobre la celda correspondiente de la tabla e ingresar omodificar el dato.

La columna PAGADO está para ingresar manualmente si una parte o la totalidad de una de las cuotas ha sido pagada.Al ingresar un valor aquí, no se ingresará un pago automáticamente, aunque pulsando el botón Ingresar Pago, se abrirá laventana de ingreso de pagos, con algunos datos ya ingresados para un rápido ingreso del pago.

Para llevar un control visual de los totales en todo momento, en el recuadro Totales se muestran los totales del total delplan, lo pagado y lo restante.



Cada plan de pagos puede guardarse, ya sea como un nuevo plan o con las modificaciones que haya sufrido un planque estaba previamente grabado, por ejemplo cada vez que se ingresa el pago de una cuota del mismo.

5.11. Liquidación a Profesionales

En base a los tratamientos realizados a los pacientes, y teniendo en cuenta los precios definidos en Definición de Preciosy Garantías (columna "$ al DR."), se puede emitir un listado de cuánto debería abonarse a los distintos profesionales que hanrealizado dichos tratamientos, ordenados por doctor y empresa de salud.

La forma de trabajo es similar al Informe de Trabajos Realizados por Empresa de salud (Ver 4.2), aunque se agrega unaopción sobre el Tipo de Liquidación. Esta puede ser:

• Detallando cada Tratamiento: donde se muestra cada tratamiento realizado y su correspondiente valor.• Solo los totales: donde aparecen solo los totales de cada empresa de salud y doctor.

Cabe aclarar que este informe no mostrará la información correcta si no se definen los precios a abonar al doctor en la Definiciónde Precios y Garantías.

5.12. Número Inicial de Documentos

Al facturar por primera vez, se deben ingresar los números de documentos iniciales para llevar la correlatividad con losemitidos con anterioridad a la utilización del sistema.

Luego, estos números se irán actualizando al emitir cada documento.Los números de documentos a emitir son generales sin diferenciarse por cada doctor.



6. LABORATORIO

6.1. Trabajos

Esta opción sirve tanto para consultar el estado en que se encuentra un trabajo enviado al laboratorio como para agregarnuevos trabajos y modificar o borrar los anteriores.

Para agregar un nuevo trabajo enviado al laboratorio, peimero debe pulsarse el botón Nuevo y se borrarán todos loscampos de datos, excepto el Número de Trabajo que aparece con el número siguiente al último trabajo registrado. Se puedecambiar este número por alguno que no corresponda a un trabajo existente.

Los significados de algunos campos son los siguientes:

• Fecha de Envío: cuándo se envió el trabajo al laboratorio.• Fecha de Recepción: para cuándo el laboratorio prometió entregarlo.• Fecha de Utilización: cuándo se utilizará este trabajo con el paciente.• Fecha de Envío: cuándo se pagó (si se pagó) el trabajo.• Número Factura Pagada: si se pagó, el número de factura.

Para marcar un trabajo como Recibido o Pagado, simplemente se hace click sobre la palabra correspondiente.Luego de completar todos los datos, si son correctos se pulsa OK y si no Cancelar.

Para ver un trabajo ya registrado, alcanza con escribir el número del mismo en el casillero correspondiente y al salir dedicho espacio, si ese trabajo existe, aparecerán todos sus datos. En la lista superior de la pantalla, aparecen todos los trabajosque estén pendientes de pago o de entrega, para facilitar la modificación de la información. Simplemente con seleccionar de lalista el trabajo que se necesite, aparecerán todos sus datos en pantalla.

Se pueden editar estos datos y almacenarlos nuevamente con el botón Editar. Esto es útil cuando vuelve el trabajo dellaboratorio, cuando se paga o se produce cualquier cambio relacionado con el trabajo en cuestión.

Para borrar el trabajo que se está observando en pantalla, pulsar el botón Borrar.

6.2. Informes

Estos son sumamente útiles para llevar un control exacto sobre los trabajos enviados y recibidos, a los laboratorios.

Los campos que se observan corresponden exactamente a lo mismo que al registrar los trabajos, pero hay 2 por cadauno DESDE y HASTA. Esto se utiliza para restringir qué trabajos se desea listar, por ejemplo, los trabajos del doctor 1, quefueron enviados entre el 6-10-96 y el 15-12-96, prometieron devolverlos antes del 20-12-96 y aún no han sido recibidos o lostrabajos del laboratorio XXX que ya han sido recibidos y no fueron pagados y así con infinidad de posibilidades.

Una vez dados los parámetros del informe, pulsando el botón Ver Informe, el mismo aparece en pantalla.



7. UTILES

7.1. Imágenes

Esta opción del sistema tiene la finalidad de que el odontólogo le muestre y explique al paciente, sus patologías y lostratamientos a realizar.

Se dispone de una lista con las imágenes disponibles.

Al seleccionar una de las opciones de la lista, aparece en pantalla la imagen correspondiente.

Lo más interesante de esto es que se puede dibujar sobre estas imágenes para una explicación didáctica al paciente.

Para ello, se puede seleccionar un color dentro de una amplia variedad, pulsando el botón que lleva este nombre yluego de elegido, el botón OK.

También se puede ingresar el diámetro del círculo que va dibujando. El inicial es 50, pero el usuario puede ingresar unvalor de 1 a 500, de acuerdo a sus necesidades.

Una vez elegidos el color y el diámetro, pulsando el botón izquierdo del mouse sobre la posición del dibujo deseada, seirá dibujando mientras se mantenga apretado dicho botón.

Pulsando Otras Imágenes, se pueden observar otras que el usuario desee, que deben estar en formato BMP. Del mismomodo, se puede dibujar sobre ellas y al Grabar, se sobreescribe la imagen ingresada previamente.

7.2. Agenda

Esta es una agenda personal, sin una vinculación directa con el resto del sistema.

Es del tipo agenda telefónica con botones para ir a una determinada letra y a partir de allí moverse con las flechas quese encuentran en el rectángulo de la parte inferior de la pantalla (similarmente a la sección de definición de horarios de atenciónpara las citas).

Hay un campo llamado Fecha que no es para ninguna fecha en especial, sino que se puede usar, por ejemplo, comofecha de nacimiento o como otra fecha elegida por el usuario.

Se usan los siguientes botones:

Nuevo: ingresa una nueva persona a la agenda.Edita: permite la modificación de los datos de la persona que está en la pantalla.Borra: elimina a la persona de la agenda.


ARCHIVO

• Imprimir Persona: muestra los datos de la persona en pantalla, por la impresora

• Descargar Impresora: probablemente, al mandar a imprimir los datos de una persona, estos no salgan por la impresorainmediatamente. Al pulsar esta opción, se imprimen todas las personas que se hayan ordenado.Una ventaja de esto es que para imprimir los datos de varias personas, no es necesario utilizar una hoja para cada una. Eneste caso, luego de seleccionar la opción Imprimir Persona para cada caso, se elige Descargar Impresora y todos seránimpresos correlativamente sin utilizar más hojas de las necesarias.



• Imprimir Agenda: lista la agenda completa, ya sea por pantalla como por impresora.

• Salir: termina de trabajar con la agenda.

EDICION.

• Busca: tiene la misma finalidad y modo de uso que el botón Busca en las Tablas del sistema.

• Filtro: tiene la misma finalidad y modo de uso que el botón Filtro en las Tablas del sistema.

7.3. SEGURIDAD

Definiremos primero los conceptos de usuario y clave de acceso.

Cada persona que utilizará el sistema tendrá un nombre de usuario que puede ser conocido por cualquier persona, seao no usuario del sistema (por ejemplo Marcela).

Además, cada usuario poseerá una clave de acceso secreta que solo él debe conocer, ya que de otro modo, si otrapersona ingresara al sistema con ese nombre de usuario y la clave, al efectuar transacciones estas quedarían registradas anombre del usuario ingresado.

Al iniciar cada sesión de OdontoSoft se solicitan estos dos datos. Si alguno no es correcto no se permite el acceso alsistema.

Cada usuario tiene definido a qué partes del sistema puede acceder (ver Definición de Accesos al Sistema) y al ingresarse habilitan solo aquellas que fueron definidas.

El único usuario que viene predefinido se llama SISTEMA y la clave de acceso también es SISTEMA. Tiene acceso aTODAS las funciones, por lo tanto, una vez definidos los usuarios, se recomienda fuertemente eliminarlo o cambiarle la clave deacceso.

7.3.1. Cambio de Clave

Esta función está siempre habilitada, independientemente del usuario que se encuentre trabajando. Sirve para cambiarla Clave de Acceso secreta.

Solicita el ingreso de la clave actual y 2 veces la nueva, para evitar errores.

Al cambiar la clave, NO se modifica el nombre del usuario.

7.3.2. Definición de Nuevos Usuarios

Define los nombres de nuevos usuarios que utilizarán el sistema. Para esto, solo se ingresa el nombre del nuevousuario.

La clave de acceso inicial de los nuevos usuarios es la misma que el nombre de usuario.

Por lo tanto, cuando el usuario definido comience a trabajar deberá cambiar su clave de acceso.

7.3.3. Anulación de Usuarios

Elimina de la lista de usuarios habilitados a aquel cuyo nombre sea ingresado.



7.3.4. Definición de Accesos al Sistema

Define, para cada usuario, a qué módulos o funciones del sistema podrá acceder.

Se escribe el nombre del usuario en el campo correspondiente y se pulsa el botón Ver. Los rectángulos que se pintan deverde y se marcan al costado corresponden a las funciones accedibles por dicho usuario y los que permanecen en rojo a los queno se le permite el acceso.

Para marcar o desmarcar un rectángulo simplemente se hace click sobre el que se desea y este cambiará de colorinstantáneamente.

Una vez conforme con la definición de accesos, se pulsa el botón OK. En caso no confirmar lo marcado, se pulsa elbotón Cancelar y no se modificarán los accesos del usuario en cuestión.

La lista de doctores debajo del texto “Este usuario puede acceder únicamente a los pacientes y a la Agenda delDoctor” significa que si se desea restringir el acceso de un determinado usuario solamente a los datos de un determinado doctor,se debe seleciconar el doctor de la lista.

Para saber a qué doctor corresponde un paciente, se utiliza el campo Cód. Dr en la pantalla de Datos Personales delPaciente.

7.3.5. Auditoría de Ingresos al Sistema (Detalle de Accesos por Usuario)

Brinda la posibilidad de obtener un completo reporte de las horas de entrada y salida de cada usuario al sistema,registrando además el tiempo de utilización del mismo. Extremadamente útil para controlar los tiempos de entrada y salida decada usuario o empleado.

Cada vez que un usuario ingresa su contraseña se registra su ENTRADA al programa y cuando se cierra el programa seregistra su SALIDA.

Esta ventana muestra el detalle de accesos y tiempo de uso del programa por parte de cada usuario.

Si no se muestra el tiempo de salida se debe a que el programa no se cerró correctamente.

Se debe prestar especial atención a quién se le permite el acceso al módulo de Seguridad, ya que, como se ve, es unaparte delicada del sistema



Apendice A - ¿Cómo se hace?

Aquí se explica cómo se realizan algunas tareas con OdontoSoft Millennium:

¿Cómo puedo agrupar pacientes según su empresa de salud o por tipo de paciente?Usted puede tener una cantidad ilimitada de grupos de pacientes, trabaje o no con empresas de salud (por ejemplo distintos tiposde pacientes particulares).1. Defina el grupo (CONFIGURACION - EMPRESAS DE SALUD)2. Defina los precios para cada grupo o empresa (CONFIGURACION - DEFINICION DE PRECIOS Y GARANTIAS)3. Cuando defina un paciente nuevo o desde sus datos personales, ingrese la empresa de salud o grupo al cual pertenece. Deesta manera, cuando ingrese un tratamiento para ese paciente, automáticamente aparecerá el precio de la prestación según lalista de precios correspondiente.

¿Cómo indico el color con que deseo graficar un tratamiento en el odontograma?CONFIGURACION - NOMENCLADORAlli puede seleccionar un tratamiento de la lista de la derecha y seleccionar el color con que desea graficar ese tratamiento, encaso de que se trate de un tratamiento realizado, preexistente, a realizar (plan) o una patología. Luego pulse CONFIRMA.Si desea que TODOS los tratamientos se grafiquen con un mismo color, por ejemplo los realizados, seleccione el color y luegopulse USAR ESTE COLOR PARA TODOS LOS CODIGOS.

¿Cómo agrego una foto en la Historia Clínica de un paciente?Hay 2 formas de realizar esto.Cargue la Historia Clínica del paciente y seleccione IMAGENES.1. Botón AGREGAR. Se le requerirá la fecha y descripción de la imagen y luego deberá elegir qué archivo dentro de su máquinadesea incorporar.2. Botón PEGAR. Esta función es util si usted esta trabajando con otro programa para manejar las imágenes (por ejemplo RVG).Previamente en el otro programa debe seleccionar la imagen y usar el comando COPIAR de dicho programa. Luego pase aodontoSoft Millennium y pulse PEGAR.En el caso 1. solo se agregará un "vínculo" a ese archivo y en el caso 2. un nuevo archivo se guardará en su máquina.

¿Se pueden agregar íconos nuevos para registrar tratamientos en el odontograma?SI (para usuarios avanzados). Debe crear archivos tipo GIF con algún programa de procesamiento de imágenes de 32x32 pixelsy guardarlos en la carpeta ICONS que se encuentra en la carpeta donde está instalado OdontoSoft. Debe guardarlos connúmeros correlativos al 98, que es el último ícono de OdontoSoft, por ejemplo 99.gif.

¿Cómo puedo ver una "foto" el odontograma de un paciente en determinada fecha?Ingresar al odontograma. Seleccionar la fecha con el calendario de la derecha. Pulsar el botón CARGAR HASTA FECHA.

Algunas empresas de salud tienen un límite de tratamientos por paciente por mes. ¿Cómo hago para listar solo algunosde los tratamientos realizados y pasar el resto para el siguiente mes?Ingresar a la pantalla de TRATAMIENTOS REALIZADOS al paciente (la azul). La columna LISTA puede tener 3 valores: A (Alistar), L (Listado) o vacío.En la última columna de la tabla seleccione los tratamientos que desea marcar.En el recuadro inferior LISTA seleccione el valor que desea asignarles. Pulse CAMBIA.Luego en el informe de tratamientos por Empresa de Salud (INFORMES - TRATAMIENTOS POR EMPRESA) puede seleccionarpara imprimir por ejemplo solo los tratamientos que tienen la A.

Cómo se registra un tratamiento en el odontograma?Primero, se debe seleccionar el tipo de dato a ingresar en Ingreso de Datos (a la izquierda). Luego se selecciona el tratamiento,desde los íconos predefinidos o desde el código en la parte inferior izquierda y finalmente se selecciona el diente con el mouse.

Cuál es la diferencia entre Patología, Tratamientos existentes, Plan de tratamientos y Tratamientos Realizados?

• Patología es una enfermedad, por ejemplo una caries, muchos odontólogos ni siquiera las registran, y no lleva asociadoningún costo.

• Tratamiento existente es un tratamiento que el paciente ya trae hecho antes de venir a este dr, por ejemplo una coronaque le hizo otro odontólogo anteriormente. Estos tratamientos se registran con fecha 01/01/1900 y se pintan con gris enla tabla.

• Plan de Tratamientos, son los tratamientos que se le planea hacer al paciente, pero aún no se le hizo.• Tratamientos Realizados son los efectivamente realizados. Eso es lo que realmente se cobra, tanto al paciente como a

la empresa de salud o seguro.



Cómo se hace un presupuesto?Hacer un plan de tratamientos. Lluego, desde la barra de herramientas principal, a la derecha, se selecciona Presupuesto.Otra opción es imprimir directamente el Plan de Tratamientos. Al presupuesto se le pueden agregar o quitar ítems manualmente.

Si el presupuesto es aceptado, cómo lo cargo a la cuenta del paciente?Normalmente a la cuenta no se carga un presupuesto, se cargan los tratamientos hechos no los que se le van a hacer. Siigualmente los quiere cargar a la cuenta, los debe ingresar como tratamientos realizados aunque aún no los haya hecho.Otra opción es agregar un código de tratamiento que sea algo como Presupuesto Aceptado. Ingresarlo como tratamientorealizado y una vez que es realizado se borra y se colocan los tratamientos efectivamente realizados. Este sería un caso muyespecial, pero no es la forma usual de trabajar.

Si un tratamiento lo realiza otro doctor de mi consultorio, cómo lo indico?En los datos del paciente se indica que doctor lo atiende normalmente, al ingresar un tratamiento se asigna ese doctor, pero si esuna especialidad, por ejemplo, si lo quiere modificar lo puede hacer manualmente desde el odontograma, haciendo 2 click sobrela fila correspondiente o desde la pantala de tratamientos realizados (la azul, del ícono con una T en la barra de la derecha), lomarca con el mouse, le cambia el doctor y actualiza la tabla.

Puedo indicar pasos intermedios para registrar un tratamiento? (por ejemplo un tratamiento de Ortodoncia)Sí. Puede registrarlo directamente como un solo tratamiento, sin indicar los pasos previos, o puede definir un código en elNomenclador que sea por ejemplo "Control Ortodoncia" o "Parte de Tratamiento" o la descripción que usted defina. Luego cadavez que al paciente se le realice un paso intermedio, se registra este código, teniendo luego todas las consultas detalladas. Estospasos previos pueden o no registrarse con precio, ya que a veces se prefiere registrar el precio para el tratamiento final.

No puedo ver correctamente los reportes, no aparece nada o aparece un errorPara poder ver los reportes debe tener definida al menos una impresora en su máquina. Aunque usted NO tenga una impresorafuncionando, desde el Panel de Control de Windows, en la sección IMPRESORAS, agregue una genérica y márquela comopreseterminada.

Cuáles son los pasos detallados para crear un código en la lista de tratamientos y poder utilizarlo en el odontograma?

Definición del tratamiento:1. MENU PRINCIPAL: Configuracion - Nomenclador2. Botón NUEVO CODIGO3. Ingresar Código, descripción e indicar a que categoría pertenece el tratamiento.4. Importante: indicar al AREA que abarca (cara, diente, boca, Raiz o varios dientes como por ejemplo una prótesis)5. En TIPO DE GRAFICO seleccione de que manera desea graficar el tratamiento en el odontograma y luego los colores,

dependiendo del tipo de tratamiento que esté ingresando.6. Botón CONFIRMA

Si desea que este tratamiento aparezca como un ícono en el odontograma: MENU PRINCIPAL: Configuracion - categorías eíconos Odontograma

1. Seleccione la categoría de la lista. Se mostraran los íconos definidos y los tratamientos definidos para dicha categoríaen la lista de la derecha.

2. Seleccione el tratamiento definido de la lista y luego el ícono que desea que lo represente en el odontograma3. Botón CREAR NUEVO ícono

Defina el precio del tratamiento1. MENU PRINCIPAL: Configuracion - Definicion de Precios y Garantias2. Seleccione la empresa o lista de precios para la que desea definir el precio de este tratamiento3. Busque el tratamiento definido en la tabla y manualmente, en la columna PRECIO ingrese el precio que paga la empresa

por el mismo (si es particular ingrese el precio del tratamiento). Puede definir las otras columnas con más opciones si lodesea.

4. Botón GRABAR

Seleccione un paciente y cargue el odontograma1. Click en la categoría del tratamiento definido (aparecen los íconos)2. Click en el ícono del tratamiento nuevo3. Click en el diente o cara. Automáticamente se graficará el tratamiento, y en la tabla inferior se traducirá toda la

informacion del mismo, incluyendo los costos.



Cómo hago para aplicar un descuento a un tratamiento?Hay varias formas:

• Modificar el precio manualmente: Acceda a la lista de tratamientos del paciente (la pantalla azul), seleccione una fila ymodifique el precio

• Definir un nuevo código de tratamiento en el nomenclador que sea "Descuento" (sin valor) asi en la Historia Clínicaaparecerá una línea con el precio original y otra con el descuento (que debe ser negativo). El valor del descuento sedebe ingresar manualmente.

• Si el descuento es de comun aplicación, defina un nuevo código en el nomenclador para el tratamiento deseado (porejemplo 0102D), ya con el descuento aplicado, y luego ingrese ese código como tratamiento

De las 3 opciones anteriores, en la segunda usted dispondrá de 2 ítems: el tratamiento y el descuento, en las otras dos, solotendrá el tratamiento con el valor final.



INDICE

ODONTOSOFT MILLENNIUM ULTRA – VERSIÓN DEMO MONOUSUARIO............................................................................ 1INSTALACION DEL SISTEMA ............................................................................................................................... 1CLAVE DE ACCESO INICIAL .................................................................................................................................. 1CONSEJOS PRÁCTICOS PARA SU UTILIZACIÓN ................................................................................................................. 2ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR ................................................................................................................................ 2ODONTOGRAMAS Y TRATAMIENTOS............................................................................................................................... 2DEFINICIONES PREVIAS ................................................................................................................................................ 2REGISTRANDO TRATAMIENTOS Y PATOLOGÍAS ................................................................................................................ 2SALDOS DEL PACIENTE ................................................................................................................................................ 2TAL COMO LO HARÍA EN LA COMPUTADORA….................................................................................................................. 3CÓMO REGISTRAR UN TRATAMIENTO ............................................................................................................................. 3DATOS QUE CONVIENE INGRESAR EN LA HISTORIA CLÍNICA DE CADA PACIENTE ................................................................... 4BARRA DE HERRAMIENTAS PRINCIPAL............................................................................................................................ 5

1. OPERACIONES ODONTOLOGICAS................................................................................................................. 61.1. HISTORIA CLINICA ..................................................................................................................................... 61.1.1. Ingreso del Paciente ................................................................................................................................... 6Definición de un Nuevo Paciente........................................................................................................................... 71.1.2. Historia Clínica.......................................................................................................................................... 7Cómo se calculan los precios de los tratamientos.................................................................................................. 91.1.3. Recetas ....................................................................................................................................................... 91.1.4. Cartas Personalizadas para el Paciente.................................................................................................... 101.1.5. Alertas / Recomendaciones ....................................................................................................................... 101.1.6. Procesador de Textos................................................................................................................................ 101.2. OPERACIONES .......................................................................................................................................... 111.2.1. Patologías Detectadas............................................................................................................................... 111.2.2. Tratamientos Realizados ........................................................................................................................... 121.2.3. Plan de Tratamiento .................................................................................................................................. 131.2.4. Relato de Tratamientos.............................................................................................................................. 141.3. ODONTOGRAMAS................................................................................................................................. 141.4. ESPECIALIDADES...................................................................................................................................... 171.4.1. Indice de Placa O'Leary............................................................................................................................ 171.4.2. Ficha Periodontal...................................................................................................................................... 181.4.3. Estado Gingivo Periodontal ...................................................................................................................... 191.4.4. Endodoncia............................................................................................................................................... 191.4.5. Implantes.................................................................................................................................................. 19

2. CONFIGURACION ............................................................................................................................................ 202.1. Nomenclador – Lista de Tratamientos.......................................................................................................... 202.2. Categorías e Iconos Odontograma .............................................................................................................. 202.3. Definición de Precios y Garantías................................................................................................................ 212.5. Precios Especiales por Doctor ..................................................................................................................... 212.6. Patologías ................................................................................................................................................... 212.7. Preguntas Adicionales en la Historia Clínica ................................................................................................ 212.8. Plantillas de Cartas para el Paciente ........................................................................................................... 222.9. Doctores...................................................................................................................................................... 222.10. Empresas de salud .................................................................................................................................... 222.11. Laboratorios............................................................................................................................................... 222.12. Comandos para manejar las Tablas del Sistema ....................................................................................... 222.13. Configuración General ................................................................................................................................ 232.14. Eliminación de Operaciones ....................................................................................................................... 242.15. Salir del Sistema ........................................................................................................................................ 24

3. AGENDA........................................................................................................................................................... 253.1. Definición de horarios de atención............................................................................................................... 253.2. Asignación de Citas ..................................................................................................................................... 25



3.3. Impresión de Horarios de Atención .............................................................................................................. 283.4. Identificación de Llamadas .......................................................................................................................... 28

4. INFORMES ....................................................................................................................................................... 304.1. Informes Odontológicos............................................................................................................................... 304.2. Tratamientos Realizados por Empresa de salud ........................................................................................... 314.3. Listado de Pacientes.................................................................................................................................... 314.4. Informes Contables y de Stock .................................................................................................................... 324.5. Informes sobre la Facturación...................................................................................................................... 324.6. Mailing por Correo Electrónico..................................................................................................................... 324.7. Arbol de recomendaciones de Pacientes ..................................................................................................... 33

5. FINANCIERAS .................................................................................................................................................. 345.1. Documentos para Facturación ..................................................................................................................... 345.1.1. Factura ..................................................................................................................................................... 345.1.2. Recibo ...................................................................................................................................................... 345.1.3. Nota de Crédito ........................................................................................................................................ 355.1.4. Nota de Débito.......................................................................................................................................... 355.2. Presupuestos............................................................................................................................................... 355.3. Stock (Inventario) ........................................................................................................................................ 355.3.1. Códigos de Productos............................................................................................................................... 355.3.2. Existencia de Productos (Stock) ............................................................................................................... 355.3.3. Productos utilizados por cada Tratamiento ............................................................................................... 365.4. Ingreso de Pagos Masivos por Empresa de salud ................................................................................... 365.5. Pagos Recibidos.......................................................................................................................................... 375.6. Compras Efectuadas ................................................................................................................................... 375.7. Pagos Efectuados........................................................................................................................................ 375.8. Visualizar Documento Previo....................................................................................................................... 385.9. Cronología de Tratamientos y Pagos........................................................................................................... 385.10. Planes de Pagos........................................................................................................................................ 385.11. Liquidación a Profesionales ....................................................................................................................... 395.12. Número Inicial de Documentos .................................................................................................................. 39

6. LABORATORIO................................................................................................................................................ 406.1. Trabajos ...................................................................................................................................................... 406.2. Informes ...................................................................................................................................................... 40

7. UTILES ............................................................................................................................................................. 417.1. Imágenes..................................................................................................................................................... 417.2. Agenda........................................................................................................................................................ 417.3. SEGURIDAD............................................................................................................................................... 427.3.1. Cambio de Clave...................................................................................................................................... 427.3.2. Definición de Nuevos Usuarios ................................................................................................................. 427.3.3. Anulación de Usuarios .............................................................................................................................. 427.3.4. Definición de Accesos al Sistema ............................................................................................................. 437.3.5. Auditoría de Ingresos al Sistema (Detalle de Accesos por Usuario) .......................................................... 43

APENDICE A - ¿CÓMO SE HACE?................................................................................................................................ 44

© 1995/2012 - GB SYSTEMS Registrado en la D.N.D.A. bajo expediente Nº 421.125

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