Manual usuario v3 de Arteco Fincas

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Arteco Fincas 06/07/2015

Índice de contenidoIntroducción a Arteco Fincas..................................................................................................................................................................... 3Características................................................................................................................................................................................................... 4

Arteco Fincas es un sistema vivo...................................................................................................................................................... 4Se compone de dos partes fundamentales................................................................................................................................. 4

Requisitos como usuario del sistema.................................................................................................................................................... 5Primeros pasos en el Cloud Computing............................................................................................................................................... 5Comenzar con Arteco Fincas.................................................................................................................................................................... 6

Acceso al sistema..................................................................................................................................................................................... 6Crear una nueva comunidad............................................................................................................................................................... 8Crear las propiedades........................................................................................................................................................................... 10

Reflejar los movimientos de la cuenta de la comunidad............................................................................................................ 12Obligaciones futuras de los propietarios...................................................................................................................................... 13

Proceso de liquidación................................................................................................................................................................................. 14Liquidaciones por gasto vencido...................................................................................................................................................... 14Liquidaciones por presupuesto........................................................................................................................................................ 16Finalización de la liquidación............................................................................................................................................................. 18Cómo a en caso de obtención de liquidaciones erróneas................................................................................................... 19

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Introducción a Arteco Fincas

Arteco Consulting S.L. presenta Arteco Fincas: una innovadora plataforma de gestión de comunidades devecinos online. Es una plataforma web basada en Software as a Service (SaaS) o software como serviciopara la gestión de comunidades y accesible desde cualquier conexión a internet, computadora personal odispositivo móvil que disponga de un navegador web compatible con los estándares de la World Wide WebConsortium (W3C).

Fincas está basado en la experiencia de más de 30 años de administradores de fincas colegiados. Nuestrocolaborador Inmobelt Asesores S.L (http://www.inmobelt.com). ha formado parte en el diseño de losrequisitos funcionales desde el inicio del proyecto. Y es un caso de éxito de la plataforma Arteco Fincas, enla que se usa en producción como aplicación de gestión de comunidades desde febrero de 2009.

Entre las funcionalidades más importantes dispone: de gestión de comunidad, propietarios, propiedades,movimientos bancarios, gestión de proyectos, proveedores, fondos para la comunidad, liquidaciones porgasto vencido o según presupuesto, emisión de recibos por domiciliación bancaria, generación de informesy cartas en PDFs listas para enviar mediante la plataforma www.correos.es, etc..

Puede comenzar a usarlo en cualquier momento conectándose a:

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Características

Arteco Fincas es un sistema vivo

Arteco Fincas está continuamente en evolución, incorporando novedades para obtener un serviciodiferenciador para Usted y para Arteco, con el fin de obtener la plataforma más ágil y flexible del mercado.Continuamente estamos trabajando para incorporar funcionalidades útiles que agilicen el sistema y denmás calidad en el servicio a los administradores y comuneros.

Se compone de dos partes fundamentales

1. Intranet: para su gestión como administrador de fincas. Gestiones sus comunidades, propietarios,liquidaciones (de gasto vencido o presupuesto), informes, convocatorias, cuentas bancarias ydomiciliación, proyectos, proveedores, etc...

2. Extranet: para el acceso de los propietarios, que previa concesión de acceso, podrán consultar losresultados de las liquidaciones y documentos que disponga para ellos. También podrán ejecutarprocedimientos relevantes para la gestión de la comunidad.

Al ser un producto basado en software como servicio automáticamente usted percibirá unas mejorascomparados con los sistemas tradicionales de programas de escritorio:

• Es multi usuario y multi empresa. Si usted dispone de un grupo de administraciones podrágestionarlas todas ellas en una única plataforma.

• La información está siempre consistente.• Conecte desde donde quiera y con cualquier dispositivo que disponga de un navegador.• Olvídese del mantenimiento informático y de las copias de seguridad. Nosotros las realizamos por

usted y nos preocupamos para que el sistema esté siempre operativo.• Actualizaciones continuas y ciclos rápidos de innovación.• Información de los propietarios actualizada.• Comience a trabajar en cualquier momento y desde donde quiera.

Arteco Fincas está basado en la más moderna y segura tecnología para el comercio electrónicoasegurando que sus datos y los de sus clientes están gestionados con la mejor opción tecnológica delmomento.

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Requisitos como usuario del sistema

Para poder usar Arteco Fincas deberá tener instalado como mínimo un navegador Web compatible con losestándares del W3C. A continuación hay una lista de navegadores recomendados:

• Mozilla Firefox• Google Chrome• Safari

Cualquiera de ellos en su versión más reciente. Recuerde que en general es importante mantener losnavegadores actualizados para garantizar una mayor compatibilidad y la eliminación de fallos de seguridada la hora de navegar por cualquier página web.

Para poder visualizar correctamente los archivos PDF que la aplicación genera dinámicamente desde losinformes deberá tener instalado algún visor como el Adobe Reader, o Foxit PDF Reader, Sumatra PDFPortable, etc...

Si utiliza un dispositivo móvil asegúrese que éste tiene tanto un navegador web y un lector de archivosPDF. La mayoría de terminales Android y Iphone/Ipad ya vienen con el software necesario.

A parte de este software instalado deberá tener una conexión a internet. Si conecta desde una red móvil,tenga en cuenta que se le pueden aplicar cargos adicionales por el tráfico generado al navegar por la Webdesde su terminal móvil.

Primeros pasos en el Cloud Computing

Arteco Fincas es en definitiva una aplicación Web. Y como cualquier aplicación Web se compone depáginas html + javascript que se ejecuta en su terminal con la información que proviene de los servidoresde Arteco Consulting.

Recuerde que la información que usted ve en local es una copia casi instantánea de los datos que disponeel servidor. Si usted modifica los datos en su navegador, éstos no son reflejados en el servidor hasta queenvíe el formulario, normalmente con un botón etiquetado como “enviar” o “guardar”. Hasta que no pulseestos botones, la información no es transmitida de su terminal al servidor y por lo tanto no actualizada. Sirecargara la página o volviera a conectar mas tarde sin ejecutar la acción de guardado usted vería que losdatos no han sido modificados.

Por lo demás, si usted está familiarizado con aplicaciones web como Google Plus o Facebook no encontrarádiferencias significativas en cuanto al comportamiento de la web Arteco Fincas.

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Comenzar con Arteco Fincas

Radis es en el fondo un sistema para gestionar las liquidaciones de gastos de las comunidades. El primerobjetivo es pues, introducir los datos necesarios para que el sistema pueda generar dichas liquidaciones.

Acceso al sistema

El acceso al sistema se realiza mediante usuario y clave proporcionado por el mecanismo de registro delsistema ubicado en la siguiente dirección web:

https://www.artecofincas.com/registro

En el proceso de alta deberá indicar su correo electrónico y la clave que desea utilizar para el acceso. Unavez rellenada la información necesaria se le enviará un email de verificación con una dirección web únicapara usted y para la validación de los datos indicados.

Al pulsar sobre el enlace que aparece en el email su registro queda completado y podrá ingresar en elsistema a través de la direccion:

https://www.artecofincas.com/login

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Ilustración 1: Formulario de ingreso

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Si ha introducido correctamente el usuario y clave le aparecerá en la parte superior de la página un menúcon los accesos dependiendo del rol que tenga. Este puede ser Administrador (de fincas) o Propietario, sidispone de inmuebles bajo su propiedad.

Desde el menú, puede comprobar que las principales entidades de información que puede usar sonAcciones, Comunidades, Incidencias, Personas, Proveedores, Noticias, Inmuebles, Honorarios yConfiguraciones.

A partir de este momento es libre de crear todos los registros que necesite, Los pasos normales parautilizar el aplicativo son:

1. Crear la comunidad

2. Crear las propiedades, asociadas a personas físicas o jurídicas

3. Crear los diferentes grupos de distribución de gastos

4. Para cada grupo de distribución, indicar los coeficientes por propiedad

5. Crear la liquidación indicando las fechas del ejercicio. Ya sea de gasto vencido o presupuesto

6. Indicar el saldo inicial para cada propietario

7. Añadir los movimientos económicos de gastos (e ingresos) del ejercicio a liquidar verificando laconciliación del saldo bancario

8. Generar la liquidación, comprobar resultados, y exportar los recibos al banco.

9. Crear una una nueva liquidación y volver a insertar los movimientos

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Ilustración 2: Menú de usuario registrado en el sistema

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Crear una nueva comunidad

Para crear una comunidad nueva, primero deber rellenar la ficha de la comunidad con sus datosrequeridos: nombre, NIF, dirección y cuenta del banco, entre otros.

El funcionamiento del sistema es muy homogéneo para facilitar que el usuario se familiarice con elsistema rápidamente. Cada entidad de información a administrar como Comunidades o Incidencias sepresenta primero como un listado, de cual se puede filtrar los resultados y navegar entre páginas. Para verel detalle pulse sobre un registro, mostrando esa línea como seleccionada y luego pulse el botón de laacción que desea ejecutar sobre tal, como editar, borrar o ir a movimientos, en el caso de la Ilustración 3:Listado de sus comunidades.

Al pulsar sobre una nueva comunidad le aparecerá la ficha de la comunidad en blanco con la informaciónmínima que debe indicar al sistema para poder lanzar las liquidaciones posteriormente:

En esta ficha podrá introducir los datos básicos de la comunidad, cuenta del banco, dirección, un textoenriquecido visualmente para ayudar a distribuir los gastos, presidente, secretario y unos comentarios. Una

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Ilustración 3: Listado de sus comunidades

Ilustración 4: Sección de la ficha de la comunidad

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vez guardada la ficha de la comunidad aparecerá un sub-menú con las opciones que puede realizar sobredicha comunidad, con el ítem “Propiedades” podrá crear todas las propiedades que tenga dichacomunidad:

Desde el sub menú podrá gestionar:

1.Acciones (Tareas) sobre la comunidad.2. Los datos de la comunidad. Disponiéndose dentro de ella otras opciones adicionales

1. Saldos iniciales2. Conceptos específicos para la comunidad3. Grupos, referentes a los diferentes grupos de distribución. Por ejemplo, partes

iguales, por coeficiente de la propiedad,...4. Distribuciones: aquí se gestiona el coeficiente porcentual de cada grupo para cada

propiedad.3. Las propiedades de la comunidad.4. Proyectos: gestiona todas las obras, reformas y tareas que se llevan a cabo en una comunidad,

se relaciona con proveedor, para tener un control de los pagos realizados.5. Fondos: permite dotar a la comunidad de fondos económicos para afrontar proyectos de

mayor envergadura o los requeridos por ley.6. Movimientos y obligaciones: reflejan los traspasos de dinero sobre la cuenta de la comunidad

y las obligaciones de los propietarios. Dentro de los movimientos se refleja el saldo de lacomunidad que ha de permanecer cuadrado con la información de la cuenta bancaria.

7. Liquidaciones, contempla todas las liquidaciones hechas en la comunidad, cada una de ellascon fecha de inicio, fin, tipo de liquidación (presupuesto o gasto vencido), resultados e informesasociados.

8. Remesas, para la domiciliación de cuotas y pagos de los propietarios9. Convocatorias y documentos: está destinado a publicar información al portal del propietario,

con los documentos de actas, órdenes del día, contratos, etc... que el administrador deseaponer disponibles a los propietarios.

10. Informes: globales que pueden contemplar a más de una liquidación.11. Diario: un registro de las acciones de cada usuario para la comunidad.

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Ilustración 5: Habilitación del sub-menú de la comunidad al ser introducida

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Crear las propiedades

Desde la ficha de propiedad, puede seleccionar un propietario existente, o añadir una nueva persona a labase de datos. Ya que un mismo propietario puede tener diferentes propiedades en la misma ocomunidades diferentes. Al mismo tiempo, si desea que el sistema emita los recibos en la norma Q19 parapasarlos al banco directamente deberá indicar una cuenta bancaria válida y marcar la casilla dedomiciliación.

Desde la lista de propiedades podrá exportar los datos, como etiquetas postales, o un fichero adaptadopara enviar cartas a través de correo.es.

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Ilustración 6: Ficha de una nueva propiedad

Ilustración 7: Lista parcial de propiedades de la comunidad

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El siguiente paso es crear los grupos de distribución y los coeficientes de cada uno de ellos por propiedad.Así cuando introduzca un gasto, ingreso, recibo o pago desde movimientos podrá indicar si se ha dedistribuir la cantidad indicada en ese movimiento mediante el uso de algún grupo de distribución. Puedeque el gasto únicamente se impute a una propiedad, en ese caso el gasto es un gasto privativo y se ha deindicar a qué propiedad se imputará.

Primero debe crear los grupos de distribución desde la opción de “Grupos”

Y acto seguido introducir los coeficientes de cada grupo para cada propiedad desde la opción de“Distribuciones”:

El grupo de distribución se muestra como una columna, donde la suma de todos los coeficientesverticalmente debe estar lo más próximo al 100% posible. El sistema sólo acepta como válido aquel error

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Ilustración 8: Grupos de distribución

Ilustración 9: Especificación de los coeficientes de un grupo para cada propietario

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menor de una 10 milésima porcentual, ya que a veces existe la posibilidad de obtener números condecimales periódicos.

Para cada grupo de distribución hay que indicar el porcentaje por propietario hasta que la suma en verticaltenga el 100(%) aproximado, como muestra la Ilustración 10: Comprobación del 100% del porcentajeasignado para un grupo de distribución.

Reflejar los movimientos de la cuenta de la comunidad

Una vez creada la información necesaria para la comunidad ya puede trabajar día a día con ella añadiendocobros y pagos sobre la cuenta de la comunidad mediante la opción del menú “Movimientos”. Losmovimientos son apuntes económicos que se han ejercido con la fecha valor determinada

Cada movimiento bancario ha de estar reflejado en la cuenta de la comunidad dentro de Arteco Fincas. porla ficha del movimiento. Y la columna saldo ha de reflejar la realidad de la cuenta bancaria paramantener las dos cuentas cuadradas.

Hay dos tipos de movimientos que se puede dar de alta en Arteco Fincas. Los ya ejercidos a una fechavalor, “Movimientos” y los que todavía no han ocurrido porque su fecha es a futuro: “Obligaciones”, másadelante se describirá la ficha de una obligación, aunque es muy semejante a un movimiento con ladiferencia de que puede ser recurrente o periódica, como por ejemplo: abonar cada mes 50€ todos lospropietarios a un determinado fondo hasta el fin del trimestre.

La ficha del movimiento tiene una apariencia similar a la Ilustración 12: Ficha de un nuevo movimiento.

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Ilustración 10: Comprobación del 100% del porcentaje asignado para un grupo de distribución

Ilustración 11: Listado de movimientos

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Los movimientos tienen una fecha en la que se dan de alta en el sistema y una fecha valor con la que seordenan dentro de los movimientos de la comunidad. Al mismo tiempo se le indica un concepto de entrelos disponibles, una cantidad y si tiene o no el IVA incluido.

Un movimiento puede o no tener asignación. Si no tiene asignación quiere decir que el movimientocontribuye al saldo de la comunidad, pero que no entra en el proceso de liquidación, por lo que no seráimputado a ninguna propiedad. Si ha de derivar a las propiedades se le ha de indicar o un grupo dedistribución o una propiedad, en este último caso esa propiedad contribuirá al 100% del coste de estemovimiento.

Adicionalmente se puede relacionar un movimiento con un fondo y/o proyecto para consultar la evoluciónde ambos. En el caso del proyecto, es útil para tener un control de cobros y pagos al proveedor de la obra(o proyecto).

Obligaciones futuras de los propietarios

Las obligaciones de pago, son compromisos de los propietarios a futuro. A diferencia de los movimientosque representan la realidad pasada, las obligaciones indican los compromisos de los propietarios que estánpor realizar.

Estos compromisos pueden ser puntuales, en único pago, o recurrentes de forma periódica. Y puedenasignarse tanto a un solo propietario como a un grupo de distribución. Las obligaciones generan tantosapuntes en la liquidación como meses entren en juego. Y la cantidad indicada se aplica por cada mes(según la periodicidad de la obligación), ya sea a un propietario o a un grupo de distribución.

Si usted desea realizar una obligación puntual debe crear una obligación que únicamente entre en juegoun mes dentro de la liquidación. Para ello deberá ajustar correctamente las fechas de inicio y fin. Porejemplo: con fecha inicio día 1 y fecha de fin último día del mismo mes.

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Ilustración 12: Ficha de un nuevo movimiento

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Sin embargo si desea realizar una obligación recurrente debe crear una obligación con fechas de inicio yfin más amplias. Una obligación puede entrar en juego en varias liquidaciones.

A diferencia de un movimiento, una obligación tiene una fecha de inicio y otra fecha de fin, más unperíodo de imputación, este puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual.

Por ejemplo, una obligación con fecha de inicio 01/01/2012, y fecha de fin 31/12/2012, con periodicidad trimestral y por un importe de 100€, y como asignación partes iguales todos, sobre 100 propietarios.

Esta generará 4 “movimientos” económicos, imputando cada vez 100€ (1€ a cada propietario) una por cada final de trimestre. Dicha obligación no entrará en juego en ninguna liquidación del 2013.

También puede relacionarse a un proyecto o a un fondo. Siendo este último de mucha utilidad para elbalance de la comunidad.

Proceso de liquidación

Las liquidaciones en Arteco Fincas pueden ser por gasto vencido o bajo presupuesto. Se puede cambiar laforma de liquidación de un periodo a otro en cualquier momento sin tener que configurar ningúnparámetro adicional.

Liquidaciones por gasto vencido

Son las más sencillas, ya que simplemente requiere ir anotando los movimientos económicos dentro de la

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Ilustración 13: Ficha de una obligación

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cuenta de la comunidad según lo descrito en [Reflejar los movimientos de la cuenta de la comunidad], yasea mediante movimientos o mediante obligaciones.

Antes de realizar la liquidación compruebe que el saldo de la cuenta de la comunidad en Arteco Fincascorresponde con la que tiene usted en el banco.

Realizada la comprobación podrá acceder al proceso de liquidación en la opción del sub-menú“Liquidaciones”. Y pulsando sobre el botón nuevo:

El sistema únicamente le solicita si la liquidación es de gasto vencido o presupuesto y las fechas delejercicio. En este supuesto indicaríamos “Gasto vencido” del 01/01/2012 al 31/12/2012, siendo esta anual.Una vez guardada aparecerá la posibilidad de generar la liquidación, ver los resultados y marcarla comopública, para que aparezca a los propietarios de la comunidad en el portal de propietario.

Una liquidación generada, puede volver a ser generada en cualquier momento siempre y cuando esta sea

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Ilustración 14: Creación de una liquidación

Ilustración 15: Liquidación generada

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la última. Una vez que a una fecha posterior exista otra liquidación, esta se quedará bloqueada einalterable.

Los resultados de la liquidación pueden verse en la parte superior de Ilustración 15: Liquidación generada,con las opciones “Resultados”, “Informe por concepto” y “Informe por grupos”. Estos informes sonespecíficos para esta liquidación, pero desde la opción del sub-menú “Informes” tiene acceso a otra seriede informes que pueden contemplar varias liquidaciones, como el balance de la comunidad o saldospendientes.

Liquidaciones por presupuesto

Cuando una liquidación es del tipo presupuesto, ésta requiere que información adicional, por una parte elpresupuesto, indicando para qué concepto cuanta cantidad y por otro lado dar de alta las cuotas de lospropietarios.

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Ilustración 16: Opciones adicionales en liquidación por presupuesto

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Desde la opción de presupuesto se indica qué cantidad va a cada concepto, y el sistema calcula la cuotamensual aproximada si todas las propiedades abonaran la misma cantidad:

En la Ilustración 17: Presupuesto simple, con el cálculo de cuota se establece un único concepto de9504,00€ que dividido en 13 propiedades daría a una cuota mensual de 60,92€ por propiedad y mes.Puede agregar tantos conceptos como desee.

Por otro lado deberá indicar las cuotas de las propiedades desde la opción “Recibos”, a la derecha de“Presupuesto”.

Desde esta página puede consultar el total del presupuesto, la cuota orientativa pro propiedad y elpresupuesto anterior con la desviación para poder ajustar la cuota de una manera sencilla.

Al pulsar sobre nuevo recibo se le mostrará una pantalla con 4 pasos, el último de ellos y más importante

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Ilustración 17: Presupuesto simple, con el cálculo de cuota

Ilustración 18: Pantalla de alta de cuotas con la diferencia sobre el presupuesto

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es la selección de las cuotas para cada propiedad:

Una vez emitidas todas las cuotas del ejercicio ya podrá generar la liquidación del mismo modo que unaliquidación de gasto vencido.

Finalización de la liquidación

Una vez generada la liquidación en los resultados se le mostrará la posibilidad de imprimirlos, exportar losrecibos según la norma bancaria Q19 a través de una remesa, por propiedad o agrupados por cuentabancaria. Aquellas propiedades que tuvieran la domiciliación marcada en la ficha de la propiedad,automáticamente se les generará un ingreso automático, que deberá validad que no ha sido devueltoen los próximos días tras la entrega del fichero Q19.

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Ilustración 19: Selección de las cuotas para una fecha determinada

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Cómo a en caso de obtención de liquidaciones erróneas

El siguiente texto está extraído del blog, revíselo para las posibles actualizaciones que pueda haber alrespecto:

https://www.artecofincas.com/noticias/2012/10/26/c%C3%B3mo-actuar-en-resultados-incorrectos-de-liquidaciones

El sistema produce las liquidaciones en función de los datos que le hayamosintroducido, normalmente estos son: saldos iniciales, movimientos, obligaciones ycuotas. ¿Pero qué hacer si en los resultados de las liquidaciones vemos quealgo no cuadra?

Tenga presenta que Arteco Fincas es un sistema muy estable. Lleva producidas en suhistoria muchas liquidaciones desde el 2009. De toda las liquidaciones realizadas que seproducen con unos resultados no esperados, el 99,5% de las veces corresponden conerrores de imputación. Y solo el restante con el reflejo de situaciones nuevas nocontempladas, que como puede imaginarse cada vez hay un escenario menor deposibilidades que no contemple. Por lo tanto, los pasos para detectar estos errores deimputación siga los siguientes pasos:

1.El primer paso es cuadrar la cuenta de la comunidad con el banco, de estamanera veremos si nos hemos dejado movimientos pendientes de incorporar alprograma, como ingresos en efectivo de propietarios o algunos recibos.

2.El segundo es verificar las asignaciones a los movimientos generados, puedepasar y es habitual que el usuario seleccione un concepto equivocado en losmovimientos, o que se haya confundido en el grupo de distribución a asignar. Porejemplo, un pago a un proveedor, pero que el concepto seleccionado es"ingreso".

El segundo de los problemas es el más tedioso de detectar porque requiere revisar losmovimientos. Así que, se ha incluido una funcionalidad nueva que es la configuraciónde las restricciones y avisos de los conceptos. A partir de ahora, los conceptostienen asociado una configuración que permite especificar ciertas reglas a la hora de serusados en los movimientos. Por ejemplo:

•Permite o no permite que la cantidad sea positiva y/o negativa•Permite, avisa o requiere de si hay grupo asignado, propietario, proyecto ofondo...•Exige o no, que haya observaciones para detallar el movimiento•etc...

Por otro lado hay que tener presente que cuando se genera una liquidación, ésta crealos saldos iniciales del siguiente ejercicio. Esto quiere decir, aunque no se puede sinautorización previa, es posible que en determinadas ocasiones haya que modificar unaliquidación cerrada ( se considera cerrada una liquidación si existe unaposterior), en tal caso, hay dos opciones:

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1.Borrar la última liquidación, para que la liquidación que haya que modificar seala última y por lo tanto editable o,2.Avisar al administrador del sistema indicando la modificación que se quiererealizar.

En ambos casos hay que regenerar la liquidación para que las siguientescontemplen los saldos iniciales correctos.

Este hecho es fácilmente identificable yendo, por ejemplo, al listado "pagos y recibos"de un propietario. Si esta situación se da, es decir que los saldos iniciales nocorresponden con los finales de la liquidación anterior, veremos que la columna deacumulado del listado no sigue una coherencia entre las cantidades y la suma quedebería dar. Recuerde que esta situación sólo es posible que se de, si se consiguealterar una liquidación anterior, hecho que el programa evita con reglas deseguridad, pero que pueden saltarse puntualmente bajo petición de un usuario.

Para más información acceda a las siguientes direcciones Web:

Página web del Blog de Arteco Fincas

https://www.artecofincas.com/blog

Página web de Arteco Fincas

https://www.artecofincas.com

Página web de Arteco Consulting

http://www.arteco-consulting.com

Página web de facebook

http://www.facebook.com/artecoinformatica

Nuestra cuenta en twitter

http://www.twitter.com/artecoit

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