Manual Valery(r) ad

5/9/2018 Manual Valery(r) ad - slidepdf.com

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Manual del usuario de Valery® Contabilidad

Coordinación de Educación

Manual de Usuario Valery® Contabilidad.

La información contenida en este documento representa el punto de vista actual deCybernetix Servicios Venezuela, C.A. en los temas discutidos en la fecha de publicación.Debido a que Cybernetix debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado, no sedebe interpretar como un compromiso de Cybernetix; y como tal no puede garantizar laexactitud de cualquier información presentada después de la fecha de publicación.

Todas las marcas nombradas en este documento son marcas comerciales o registradas desus respectivos fabricantes.

Este documento tiene únicamente fines informativos.

Copyright © Febrero, 2009 por Cybernetix Servicios Venezuela, C.A.Todos los Derechos Reservados.



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Introducción.

¿Qué es Valery® Contabilidad?

Es el Software Contable de Cybernetix Servicios Venezuela, C.A. diseñado para trabajar enambientes Windows®. Es un sistema multiempresa lo cual puede llevar la contabilidad devarias empresas, teniendo la opción de crear grupos de empresas como forma declasificación de las mismas.

Valery® Contabilidad le permite a su empresa generar de forma rápida y fácil todos losEstados Financieros que su empresa necesita presentar a sus accionistas, bancos einstituciones gubernamentales, tales como: Balance General, Balance de Comprobación,Estados de Resultados entre otros; ya sean de forma histórica, comparados y Ajustadospor Inflación DPC-10 y Ajustados por Inflación Fiscal, todo en un solo Software.

Valery® Contabilidad, le permite importar desde Valery® Administrativo EdiciónProfesional en forma de comprobantes contables, todos los movimientos de ventas,compras, operaciones de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos

mediante un modulo de integración, evitando la doble trascripción de datos y la pérdidade tiempo.

Con el sistema Valery® Contabilidad podrá llevar un control de los activos mediante unmodulo de Activo Fijo, que le permitirá crear los activos de su empresa y realizar losprocesos de depreciación y desincorporación. Además cuenta con un modulo de Cierre deEjercicio con el cual podrá realizar Precierre del Ejercicio lo que le permitirá trabajar condos (2) ejercicios al mismo tiempo, Cierre de las Cuentas Nominales, consultar losEjercicios anteriores y realiza el Cierre del Ejercicio anual de la empresa.



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Alcance de este Manual

Este manual le permitirá de manera espontanea y sistemática, utilizar cada modulo quecompone Valery® Contabilidad como un profesional, desde la instalación del sistema hastael cierre del ejercicio de la empresa.

La guía fácil le acompañara a desarrollar su negocio a la vez que aprende, de manerasencilla y sin apartarlo de sus actividades, y como sacar el máximo rendimiento de suherramienta Valery® Contabilidad, para que logre la productividad y eficiencia que tantodesea para su empresa.

En este manual conseguirá toda la información necesaria para manejar eficientemente su

Valery® Contabilidad, sin que deba indagar otras fuentes de información.



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CAPÍTULO IPASOS INÍCIALES.

Instalación Valery ® Contabilidad.

Para comenzar la instalación, primero es recomendable tener en cuenta losrequerimientos mínimos de hardware y software para el uso del sistema:

Sistemas INTEL® PENTIUM® III o superior. 256MB para Instalaciones en un solo computador o estaciones de red y

512MB para servidores de red. MS-Windows® XP / 2000 / 2003 o superior. CD-ROM para Instalar el software.

Después de verificar dichos requerimientos, puede ejecutar los siguientes pasos para unainstalación satisfactoria tanto estaciones de red como el servidor:

Paso 1:Ejecute el instalador del software Valery® Contabilidad, el cual lleva como nomenclaturadicho esquema:

Paso 2: Una vez iniciado el asistente para la instalación de Valery® Contabilidad y ubicados en elprimer formulario de instalación presionamos el botón:

Versión ValeryTipo de Software (con concerniente Contabilidad)

Versión Software Contable



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Recomendación: Leer detenidamente cada uno de los formularios.

Paso 3:Leer detenidamente el Contrato de Licencia para el Usuario Final del SoftwareAdministrativo CYBERNETIX Valery®; luego de aceptar los términos en dicho contratopodemos continuar presionando el botón:

Nota: De no aceptar dicho contrato, se inhabilita la posibilidad de instalación y registro delsoftware.

Paso 4:Indicar al asistente, en que ruta desea instalar el Valery® Contabilidad.

Nota: El asistente trae por defecto la ruta donde se encuentra ubicado el instalador delsistema Valery® Contabilidad.

Paso 5:Según este paso puede variar el formato de instalación. En este formulario debemosindicar el tipo de instalación que deseamos realizar:



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Servidor de Aplicaciones: instalación de servidor de red. (En dicho servidor seencontrara la base de datos del sistema Valery® Contabilidad)

Monousuario o un Solo Computador : instalación en un solo computador. (En el,se encuentra la base de datos del sistema Valery® Contabilidad)

Estación de Trabajo: instalación local del manejador de la base de datos, reportesy el sistema Valery ® Contabilidad. (Dicho sistema accesa a la base de datosubicada en el servidor de contabilidad)

Nota: Para la conexión de estación de trabajo, es necesario estrictamente realizar unainstalación de Valery® Contabilidad como Servidor de Aplicaciones en otro computador enla misma red y grupo de trabajo de la estación de trabajo.Continuamos presionando el botón:

Paso 5.1: (Solo si selecciono en el “Paso 5” la opción de “Estación de Trabajo”.) En este formulario debemos configurar las rutas de acceso de información para laconexión entre las estaciones de trabajos y el servidor.

Nombre o Dirección IP del Servidor. Ubicación de la Base de Datos en el Servidor: Ruta especifica de la base de datos,

en el servidor. (El nombre por defecto de la base de datos es: -Valery_contabilidad.mdf).

Ubicación de los Reportes: Indicar la ruta local o de red (Solo si se deseacentralizar los formatos).

Ejemplo:

Para continuar, presione el botón:



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Paso 6: Ahora en este formulario se coloca el nombre de la ruta del menú inicio la cual seráconfigurada.

Nota: Por defecto el asistente trae: Valery Software Empresarial.

Presionar el botón:

Adicionalmente, si lo desea en el próximo formulario del asistente puede crear un accesodirecto del sistema, en el escritorio.

Paso 7: En este formulario puede visualizar todo lo que ha configurado, durante el asistente deinstalación. Para comenzar la instalación presione:

Nota: Durante el proceso de instalación, el asistente instalara el manejador de bases dedatos (indispensable para la conexión con la misma). “NO OMITIR, NI CANCELAR DICHO

PROCESO”

Paso 8:Para concluir presione el botón finalizar y reinicie su computador.



Cómo crear una empr

Al iniciar Valery® Contabiltrabajar, en este proceso cde la empresa en cuestiónlos campos de la ficha paContabilidad con datos valcreación de reportes entr

Paso 1:Opción de

Luego de ingresar en la onombre de “Empresas”, dCuentas Contables y Datos

Manual del usuario de

Coordi

sa

idad es necesario crear la(s) empresa(s) colocaremos los datos pertinentes con respe, es muy importante colocar los datos correra de esta manera comenzar nuestras opeidos, ya que estos datos pueden ser tomadotras cosas.

Menú: Empresas / Crear - Modificar Empres

ción del menú se mostrara un formularionde podrá observar 3 pestañas: Empresa,Generales.

8alery® Contabilidad

nación de Educación

n la cual vamos acto a la informacióntos en cada uno deaciones en Valery®s para la edición y

as.

emergente con elPropiedades de las



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Paso 2:En la primera pestaña “Empresa” debemos llenar todos los datos correspondientes alregistro de la empresa que estamos creando tales como: Nombre, Contacto, RIF, NIT,Dirección, Teléfono, estos campos son de carácter mandatorio, es decir, que deben serllenados para que el sistema le permita registrar la empresa y continuar la configuraciónluego encontraremos cuatro campos que son :

Ubicación de reportes: En este campo se encuentra la ruta donde se encuentranlos reportes de la empresa

Ubicación de respaldos: Aquí se encuentra la ruta donde se crearan los archivosde respaldos cada vez que realicemos uno.

Ubicación de Exportación: Este campo contiene la ruta de los archivos cada vezque exportemos un reporte

Nota: Estos campos contienen una información por defecto, pero podemos editar bien

sea escribiendo la ruta o haciendo click al botón con tres puntos , que se encuentraal final del campo y seguidamente en el cuadro de dialogo emergente ubicar la ruta denuestra donde se ubique la carpeta deseada (se sugiere mantener la información que por

defecto trae el campo ya que una información inadecuada podría causar que el sistema).

Después debemos colocar la fecha de inicio y la fecha final del ejercicio de laempresa en cuestión, podemos hacer click en la flecha que se encuentra en elcampo de fecha y desplegar un calendario y ubicar desde allí la fecha deseada.

En la ficha de Empresa también podemos seleccionar si la empresa es unaconsolidadora o cual es el código de la Empresa que consolida.



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Para seleccionar que es una empresa consolidadora1 solamente debemos hacerclick en el check que se ubica debajo de la fecha de inicio del ejercicio.

En caso de no ser una empresa consolidadora, pero si existe una empresa que laconsolida simplemente debemos buscar y seleccionar a la empresa haciendoclick al botón con tres puntos ubicado al lado derecho de la opción descrita enel punto anterior.

Paso 3:Indicar la estructura de la cuenta contable (Propiedades de las Cuentas), por ejemplo: losniveles de detalle, la máscara y el separador. Si vamos a utilizar el plan de cuentas deValery®, lo cual se sugiere, debemos dejar los datos que por defecto muestra cada uno delos niveles.

Como se pudo observar en la imagen anterior podemos modificar la longitud de cada unode los niveles que vamos a utilizar en nuestro plan de cuentas, también podemos detectarlos cambios automáticos en el campo “Mascara de Entrada” cada vez que agregamos un

1. Empresa Consolidadora.



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nivel o una longitud a un nivel y de esta manera tener una idea grafica de cómo sería lamáscara de nuestro plan de cuentas.

Paso 4:La siguiente pestaña que se encuentra dentro del proceso de creación de empresas es lade “OTRAS PROPIEDADES” en donde podemos configurar las propiedades del browser:

Buscar instantáneamente en listados, esta opción le permite ir buscandoinformación a medida que la va tecleando en las pantallas de búsquedas, estas

pantallas se activan con la teclaF12 o con los botones que tienen una imagen con03 puntos. Si le coloca no, cuando necesite buscar, primero ingresa el valor yluego debe presionar la tecla enter.

Campo de búsqueda de cuentas contables por defecto, esta opción le permiteseleccionar el campo de búsqueda por defecto al momento de buscar en unapantalla de búsqueda

Diferenciar entre mayúsculas y minúsculas en las búsquedas instantáneas, estaopción le permite buscar dentro de las pantallas de búsqueda, diferenciandoentre mayúsculas y minúsculas. Se recomiendo colocar que No.

Además de las propiedades del browser podemos también configurar otras propiedadescon respecto a los comprobantes que son:

Numero de comprobante automático, opción que nos permite llevar uncorrelativo de comprobantes automáticos en nuestras transacciones.



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Usar prefijo para el número de comprobantes, en esta propiedad podemosusar o no el prefijo del tipo de comprobante, esto le permite asignar dentrode la numeración del comprobante un prefijo, por ejemplo: DIA-000001,GTO-000001, etc.

Imprimir comprobante por defecto, aquí podemos seleccionar si al procesarun comprobante tener por defecto la opción de imprimir comprobante

En esta pestaña de otras propiedades también podemos encontrar otras opciones queson:

Respaldo de datos.

Recuperación de respaldos anteriores.

Inicializar la base de datos.

Nota: Estos puntos serán tratados con más detalle en el capitulo (Numero) utilidades delsistema.

Paso 4:En la carpeta propiedades de la empresa encontramos tres propiedades de seguridad dela empresa, estructurado de la siguiente manera:



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Permitir eliminar empresas: En esta propiedad de seguridad podemos seleccionarsi desde esta empresa podemos eliminar a otras empresas que tengamos ennuestra Base de Datos.

Permitir eliminar comprobantes mayorizados: Esta propiedad permite configurarsi en esta empresa podremos o no eliminar comprobantes mayorizados

2.

Permitir modificar comprobantes mayorizados: Desde acá podemos permitir si sepueden modificar los comprobantes mayorizados.

Si seguimos todos estos pasos habremos creado y configurado una empresa de maneraexitosa, debemos continuar con la importación del plan de cuentas que será tratado en elpróximo capitulo.

Como Crear Grupos

Los Grupos en Valery® Contabilidad nos permite clasificar las empresas dentro delsistema, para crear los grupos debemos llevar a cabo los siguientes pasos:

Paso 1Para accesar al formulario de Grupos, debemos hacer click en la F4-Grupos en la pantallainicial del sistema (Establecer Conexión).

2. Comprobantes Mayorizados.



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Allí nos mostrara el formulario de grupos mediante el cual podremos crear, modificar oeliminar los grupos.

Paso 2Ingresamos un código numérico que identifique al grupo y luego le damos enter eingresamos los datos.

Nombre: Identificación del grupo (1).

Fecha de Registro: Fecha en la cual se registra el grupo (2).

Servidor : Nombre del equipo donde se encuentra la base de datos del sistema (3).

Directorio de la base de Datos: Ruta de la ubicación de la base de datos (Ejemplo:C:\Valery_Contabilidad\Datos) (4).

Nombre de la Base de Datos: Nombre de la base de dato (por defecto el sistemaasigna como nombre lo siguiente: Valery_002, correspondiente el 002 al código delgrupo) (5).

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Paso 3Una vez ingresado todos los datos que presenta el formulario hacemos click en:o en F9 de nuestro teclado, para registrar la información.

Como registrar la Licencia de Valery® Contabilidad

Una vez instalado el sistema Valery® Contabilidad, y realizado los pasos de los capítulosanteriores, es necesario que usted registre su software para utilizar al 100% las utilidadesy ventajas del sistema.

Paso 1:Opción del Menú: Ayuda / Registro de Licencia…

Al desplegar el formulario “Registro del Sistema”podemos observar un campo llamado “Clave para lasolicitud de la licencia”.

Nota: Esta clave de solicitud es única para cada servidor disponible para la instalación delsistema contable.

Ejemplo:



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Importante: Copie la clave para la solicitud de la licencia del sistema y comuníquese conCybernetix Servicios Venezuela, C.A. para el envío de la misma y le generen la clave deactivación (Licencia).

Paso 2: Cuando posea el archivo de licencia llamado Valery20.lic:

Almacene en el directorio de instalación local de Valery® Contabilidad el archivo delicencia.

Ejemplo:

Paso 3:Ingrese la clave de activación suministrada por Cybernetix Servicios, C.A.



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Presione el botón “F9 Registrar”:

Paso 4:Si los pasos fueron ejecutados correcta yexitosamente, podrá visualizar el siguientemensaje.

¿Cómo verificar si su sistema Valery® Contabilidad no se encuentra aun en“DEMOSTRACION”?

Para verificar si el sistema esta debidamente registrado debemos ubicar el formularioAcerca de…

Opción de Menú: Ayuda / Acerca de…

Verifique si en el formulario desplegado en la parte inferior izquierda no debería aparecerDEMOTRACION PROHIBIDA SU VENTA:



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Como modificar los Tipos de Impuestos

El sistema Valery® Contabilidad trae preestablecido la alícuota fiscal exigida por el SENIAT,pero al momento de un cambio en esta alícuota debemos modificarla dentro del sistemapara ello debemos llevar a cabo los siguientes pasos:

Paso 1

Ubicar el formulario Tipo de Impuesto en:

Opción de Menú: Fichas / Tipos de Impuestos.

Paso 2Una vez en el formulario de Tipos de Impuestos,

Nombre: En esta columna se especificael nombre del Impuesto.

Porcentale: El valor numérico querepresenta esa alícuota.

Exento: si ese porcentaje es exento.

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En la casilla de porcentaje debemos ingresar el nuevo valor del impuesto que vamos aactualizar.

Paso 3

Para registrar los cambios hacemos click en F9 - Registrar y quedara actualizado la alícuotadel IVA.

Recomendación: debemos considerar que el cambio de la alícuota debe ser por decretodel SENIAT, de colocar una alícuota diferente a la establecida podría ocasionar mal cálculodel impuesto y por ende multas a la empresa.

¿Cómo Actualizar los Índices de Precios al Consumidor (IPC) en Valery®Contabilidad?

El IPC es un indicador estadístico que tiene como objetivo medir el cambio promedio enun período determinado, en los precios a nivel del consumidor de una lista de bienes yservicios representativos del consumo familiar, con respecto al nivel de precios vigentepara el año escogido como base.

En Valery® Contabilidad, para algunas utilidades o módulos del sistema es necesario haberconfigurado ciertos índices anuales de IPC para la ejecución satisfactoria de los mismo.

Para actualizar los IPC en el sistema contable, siga los siguientes pasos:

Paso 1:Diríjase al menú Ficha >> IPC y seleccione la opción IPC:



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Paso 2:Una vez abierto el formulario, en la campo Año puede indicar el año en el cual introducirálos IPC.

Paso 3:Introduzca los índices en la columna ubicada en el centro de la pantalla, por cada uno delos meses indicados en el formulario.

Nota: No es necesario indicar los índices del año completo. Este requerimiento variasegún el ¿Por que? De la actualización de IPC.

Paso 4: Para finalizar presione el botón de F9 – Registrar.



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Capítulo IIFICHAS GENERALES.

¿Cómo Crear Centros de Costos?

Un sistema diseñado para acumular y presentar los costos por niveles individuales de

responsabilidad… Cada área de supervisión se encarga solo del costo por el cual esresponsable y sobre el cual tiene control. La contabilidad por niveles de responsabilidad estanto una técnica de “Planeación” como de “Control”.

Como se menciono anteriormente, cuando se divide una organización en segmentos congerentes que tienen responsabilidad sobre áreas (actividades) especificas, estas áreas(actividades) segmentadas se conocen como centros de responsabilidad. Existen 3 tiposde centros de responsabilidad comunes a la mayor parte de los sistemas de contabilidadpor niveles de responsabilidad que son 1. Centro de Costos, 2. Centro de Utilidad, 3.Centro de Inversión, en nuestro caso:

Centro de Costos:Es un segmento de una organización descentralizada al que se le asigna (delega) el controlsobre el incurrimiento de los costos. Este no tiene control sobre las ventas o actividad demercadeo.

Valery ® Contabilidad le permite crear Centro de Costos en forma sencilla y con jerarquía;grupo, subgrupo y centro, para explicarlo utilizaremos el siguiente ejemplo:

Estructura de los centros de Costos.

GRUPO: Construcción Edificio

SUBGRUPO: Plomería SUBGRUPO: Albañilería

CENTRO: Nominaplomero

CENTRO: materialesplomería

CENTRO: Nominaalbañiles

CENTRO: Materiales dealbañilería



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A continuación se describirán los pasos para la crear, modificar y eliminar un centro decostos partiendo de un ejemplo, pero antes debe tener claro lo siguiente:Los centros de costos se dividen en tres tipos:

Grupo: Es el primer nivel de los centros de costos, no permite pertenecer a unnivel superior ya que es el nivel más alto, no puede ser utilizado en losmovimientos de las cuentas contables.

Sub Grupo: Es el segundo nivel en la estructura de los centros de costos, permitepertenecer a un nivel superior ,que en este caso sería el de tipo Grupo, no puede

ser utilizado en los movimientos de las cuentas contables.

Centro: Es el ultimo nivel dentro de la estructura de los centros de costos,permite pertenecer a un nivel superior, es el único tipo de centro que puede serutilizado en los movimientos de las cuentas contables.

Recuerde: No es mandatorio que para crear un centro de costos deba crear también ungrupo y un subgrupo, es sólo en caso que quiera hacerlo en forma jerárquica por lanaturaleza del mismo y/o de su partida presupuestaria. (Véase partidas presupuestarias)Para el ejemplo se utilizará la estructura jerárquica antes comentada, por lo cual hay que

crear primero el grupo, luego los subgrupos y finalmente los centros de costos, y así poderestablecer la jerarquía.

Paso 1:Ubicar la Ficha Centros de Costos.

Opción de Menú: Fichas / Centros de Costos.



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Paso 2:En el formulario de centro de centro de costos debe colocar el código del centro de costosa crear y seguidamente presionar la tecla (enter), si el código no existe el sistema colocarauna ficha en blanco donde podrá colocar toda la información referente al centro a crear.

Datos del centro de costo: Nombre Dirección Teléfonos Ciudad (para seleccionar una ciudad abrimos el Browser y seleccionamos

la ciudad respectiva) Tipo : Seleccione un tipo de centro desplegando el combo box Grupo: Solo en caso de ser de tipo sub grupo o tipo centro

puede seleccionar a que grupo o sub-grupo pertenece el centro.

Paso 3:Después de verificar que todos los datos son correctos, presione la tecla F9 o haga elbotón Registrar

Modificar centros de costos:Para modificar un centro de costos solo debe colocar el código del centro a modificar oubicarlos a través del browser y seguidamente presionar la tecla (enter), acontinuación Valery ® Contabilidad le mostrara la ficha del registro correspondiente ydesde allí puede modificar los datos que desee, después de modificarlos presione la teclaF9 o el botón Registrar.



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Eliminar Centro de costos:El método de eliminar un centro de costos consiste en lo siguiente:Ingrese el código del centro que desea eliminar o ubíquelo a través de browser, actoseguido presione la tecla F6 o el botón:

Recuerde: Valery ® Contabilidad no permitirá eliminar un centro de costos mientras existaotro centro asignado a el, o mientras existan operaciones relacionadas con este.

Asignar centro de costos a las cuentas contables:Para poder dar movimiento a los centros de costos es necesario hacerlo a través de uncomprobante contable, en los comprobantes contables actúan solamente las cuentas delplan de cuenta de la empresa por tanto se debe asignar el centro de costos a la cuentasque puedan reflejar en algún momento un movimiento para el centro de costo, paraasignar que una cuenta maneja centro de costos (véase creación de cuentas contables) sedebe ir a la Opción de menú: Fichas / Plan de Cuentas y seleccionar en la características dela cuenta que la cuenta maneja Centro de Costos.



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¿Cómo Crear Monedas?

El sistema Valery® Contabilidad permite crear diferentes monedas y establecer su factorcambiario, esto le permitirá con cargar comprobantes en moneda extranjera y aplicarcomo dato auxiliar el factor de cambio de la moneda.Para crear monedas en el sistema debemos seguir los siguientes pasos:

Paso 1:Ubicar la ficha de Moneda; para ello de debe ir a:

Opción de Menú: Fichas / Monedas.

Paso 2: En el formulario de Monedas debe ingresar el código a crear y luego presiona enter, luegoingrese los campos: Nombre, Símbolo de la Moneda, Días de cambio de la tasa y algunaNota de ser Necesario.



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Haga click en la pestaña Factor de Cambio he ingrese por mes el factor correspondiente.

Paso 3: Una vez ingresado los datos presione F9 para registrar.

¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Plan de Cuenta?

Las cuentas Contables son el elemento básico de control que sirve para agrupar valoreshomogéneos y permite el registro de las modificaciones (aumentos o disminuciones) quesufren.

Si desea agregar una cuenta a su plan, debe hacerlo en la ficha del Plan de Cuentas.

Paso 1:Ubicamos el formulario Plan de Cuenta.

Opción de Menú: Fichas / Plan de Cuenta



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Paso 2:En este formulario puede incluir, modificar y eliminar las cuentas contables que va autilizar al procesar comprobantes y emitir Estados Financieros. Para explicarle elfuncionamiento de este formulario vamos a basarnos en un ejemplo, pero antes debetener claro lo siguiente:

El Mecanismo para incluir o modificar una cuenta es el siguiente:

Al ingresar el código de la cuenta que desea incluir en el campo código, tendrá dos (2)opciones:

A. Si el código de cuenta No existe el sistema le muestra la ficha en blanco paraque usted coloque los valores, al finalizar presione la tecla F9 o haga clic en elbotón Registrar.

B. Si el código de cuenta Existe el sistema le muestra los valores de la ficha llenos.En ese momento usted puede cambiar o modificar estos valores, para aceptarlos valores modificados, presione la tecla F9 o haga clic en el botón Registrarque se encuentra en la parte inferior derecha del formulario.

Es necesario saber que si necesitamos crear una cuenta el sistema no lo permitirá hastaque no haya creado las cuentas de nivel superior para dicha cuenta, por ejemplo:



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Ejemplo: Si queremos crear la siguiente cuenta contable: 1-1-05-05 Caja General Debemos crear antes las Siguientes cuentas:

Cuenta Descripción Cuenta de:1 Activo Cuenta de Grupo

1-1 Disponible Cuenta de Grupo

1-1-05 Caja Cuenta de Grupo

1-1-05-05 Caja General Cuenta de Movimiento

Paso 3: Si tenemos claro el ejemplo anterior podemos continuar con los campos que contienen elformulario y que debemos llenar o que podemos modificar según sea el caso.

Descripción: Debe colocar el titulo de la cuenta. Recuerde que la Descripción oTitulo es el que aparece en los estados financieros, por eso debe escoger un tituloque describa la naturaleza y la función de la cuenta.

Cuenta de: En esta opción podemos seleccionar el tipo de cuenta, cabe destacarque las cuentas de movimientos son las cuentas que se utilizan para crear losasientos contables originados por los distintos módulos del sistema(Comprobantes, Activos, AXI, Cierre de tercero, Cierre ejercicio, Reportes, Re-calcular saldos, Configurar cuentas, Depreciación y desincorporación de activos,



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Partidas presupuestarias, Presupuestado versus Ejecutado, Integración conValery® Software Administrativo).

Clasificación: Es para determinar las cuentas que son consideradas para el ajuste

por inflación. Puede seleccionar entre monetarias y no monetarias.

Tipo de Actividad: Este valor se utiliza en el reporte de flujo de efectivo paraclasificar las cuentas dependiendo de su actividad mostrándose su saldo de en

efectivo.

Tipo de Cuenta: El tipo de cuenta seleccionado en este campo determina laaceptación de la cuenta según el tipo de comprobante y afecta la forma deactualizar los saldos de las cuentas involucradas. Los reportes que usan este

campo para filtrar por tipo de cuenta son: Ganancias y pérdidas, Balance general,Listado de cuentas contables, Mayor analítico.



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Cuenta Ajustable: Esta cuenta es la que se ve afectada al realizar un movimientode ajuste por inflación con su cuenta relacionada. Ejemplo: Si tenemos doscuentas a y b en donde b es la cuenta de ajuste por inflación de a, y realizamos uncomprobante de ajuste por inflación que incluye algún asiento con la cuenta a,entonces el saldo del asiento afecta a la cuenta b en lugar de la cuenta a. Losreportes que usan este campo para filtrar por tipo de cuenta son: Ganancias ypérdidas, Balance general, Mayor analítico.

Cuenta de Corrección: Esta cuenta es utilizada en el proceso de ajuste por inflaciónpara guardar el monto de la corrección monetaria de la cuenta contable. Se

convierte en cuenta pote si es común para todas las cuentas contables. Losreportes que usan este campo para filtrar por tipo de cuenta son: Ganancias ypérdidas, Balance general, Mayor analítico.

Nota: Para poder buscar la cuenta ajustable o de corrección debemos hacer click en el

check que se encuentra a un lado del campo Cuenta ajustable y de esta manerapodemos abrir el browser y ubicar la cuenta deseada para la cuenta ajustable y para la decorrección.

Centro de Costo: Es usado en los comprobantes para pedir o no el centro de costocomo dato auxiliar de un asiento contable. Entonces si la cuenta utiliza centro decostos hacemos click en el check de centro de costos y de esta manera cuandogeneremos un comprobante el sistema solicitara que seleccione el centro decosto a utilizar.



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Recomendación: es importante resaltar que si abrimos el browser que seencuentra del lado derecho podemos elegir el centro de costos que por defectotomara el sistema al momento de realizar un comprobante.

Fecha de apertura: En este campo es tomada por defecto la fecha actual queposee el computador, pero podemos modificar esta fecha haciendo click en laflecha que se encuentra en el extremo derecho del campo, desplegar elcalendario y seleccionar la fecha deseada.

Maneja Presupuesto: al tildar esta opción la cuenta se le asigna presupuesto en elmódulo de partidas presupuestarias.

Maneja Base de Retención: Es usada en los comprobantes para pedir o no la base

de retención como dato auxiliar de un asiento contable. En los reportes Listado decuentas contables, Certificados de retención, bases gravadas se usa para filtrar.

Maneja Terceros: Al tildar esta opción, en los comprobantes se va a pedir elTercero como Dato auxiliar de un asiento contable. En los reportes Listado decuentas contables, Mayor analítico, Terceros y sus transacciones, se usa parafiltrar. Para crear un tercero debe hacerlo a través de la opción de menú: Fichas enla opción Terceros.

Recuerde un tercero es aquel con el cual usted realiza transacciones comerciales,es decir, con el realiza la actividad de compra y/o venta ya sea de algún bien oalgún servicio. Para crear un tercero debe hacerlo a través de la opción de menú:Fichas en la opción Terceros.



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Cuenta Activa: Valery® Contabilidad no permite eliminar una entidad si estaposee movimientos, en tal caso solo podemos desactivarlas con solo hacer uso deesta opción.

Activada Desactivada

En la segunda carpeta o pestaña encontramos la información de presupuestos en caso detener asignada una partida presupuestaria, donde podemos ver toda la información deun presupuesto por meses en tres columnas: Presupuestado, Ejecutado, Diferencia.

Una vez introducidos y chequeados todos los datos del formulario a nuestra convenienciaprocedemos a presionar la tecla (F9) Registrar que se encuentra en la

parte inferior derecha del formulario.

Paso 3:Para eliminar una Cuenta Contable introducimos el código de la cuenta contable aeliminar y presionamos la tecla enter, el sistema nos mostrara la información referente aesa cuenta y a continuación presionamos la tecla (F6) o presionamos el botón Eliminar

y de esta manera habremos eliminado una cuenta contable, es importante



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resaltar que el sistema no permite eliminar una regitro si esta posee movimiento, solo eneste caso se tendrá desactivar la cuenta.

¿Cómo Importar mi Plan de Cuenta?

Si ya posee un plan de cuenta y no desea transcribirlo Valery® Contabilidad posee unaherramienta que le permite Importar su pan de cuenta desde aplicaciones como MicrosoftExcel; para importar el plan de cuenta debe seguir los pasos que se describen a

continuación:

Paso 1:Existen (2) dos modos prácticos y de fácil uso para importar nuestro plan de cuentas quedescribimos a continuación:

Modo 1: Al Crear y/o configurar de la empresa

Una vez creada la empresa e indicado la mascara definida para nuestro plan de cuenta(Ver Capitulo I ¿Cómo Crear Empresas?). El Sistema nos permite importarlo, mostrando el

siguiente mensaje:



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Para importar, presione el botón:

Modo 2: Por medio de la Ficha Plan de Cuentas, (Opción de Menú: Fichas / Plan de

Cuentas.)

Una vez en el formulario de Plan de Cuentas:

Presione el botón F7 – Importar:

De aquí en adelante ambos modos prosiguen con los mismos pasos para la importación desu plan de cuentas contables.



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Paso 2:Valery® Contabilidad le permite importar el Plan de Cuentas desde: Una Galería Valery,Otra empresa creada anteriormente perteneciente o no al mismo grupo de empresas,otras aplicaciones administrativas y desde Microsoft® Excel.

Nota: El Código de Cuenta o Plan de Cuenta representa una herramienta sumamente útilpara el registro de las operaciones y de su correcto diseño va a depender la facilidad y laprecisión de registro de las operaciones.

( 1 ) Galería de Valery: La galería de Valery trae por defecto un plan de cuentageneralizado, con la finalidad de adaptarlo a su empresa. Dicho plan de cuentaconsta y sigue los parámetros definidos por contadores y amigable a la hora decrear, modificar y eliminar cuentas contables.

( 2 ) Otra Empresa del Grupo: Copia o migra el plan de cuenta de otra empresadel mismo grupo del Valery® Contabilidad.

( 3 ) Otra Empresa de otro Grupo: Al igual que el modulo ( 2 ) Otra Empresa delGrupo, esta opción permite copiar un plan de cuentas pertenecientes a unaempresa del Valery® Contabilidad sin embargo, esta opción permite soloimportar desde otro grupo de empresas.



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( 4 ) Otras Aplicaciones: Permite importar el plan de cuentas de otras deaplicaciones :

• SAINT Contabilidad 4.7.

• Data pro 2.3.

• Data pro 2.4.

( 5 ) Usar Archivo Externo (Microsoft® Excel): Usar la opción número 5 – UsarArchivo Externo (Microsoft® Excel) permite traer desde la utilidad Microsoft®Excel cualquier plan de cuentas editado por usted o incluso exportado de otrosistema contable (el cual permita exporta su plan de cuentas a Microsoft® Excel).

Importante: Si usted desea importar su plan de cuenta desde otro Software deContabilidad a Valery® Contabilidad® que no sea los mencionados en la opción ( 4 ), debegenerar una hoja de cálculo de Microsoft® Excel, que debe estar conformada al menos por04 columnas:

Columna A Código de CuentaColumna B Titulo de la Cuenta

Columna C En esta Columna deben ir lascuentas de Grupo o de

Movimiento. Para las cuentas deMovimiento coloque el Valor: SPara las cuentas de Grupocoloque el Valor: N

Columna D Monetarias o No Monetarias. ElValor: M para las cuentasMonetarias y el Valor: N para lasNo Monetarias.

Nota: las columnas antes mencionadas son de carácter obligatorios.

Las siguientes columnas no son de carácter obligatorias.

Columna E Cuenta de Ajuste, aquí debecolocar el código de cuentacontable.

Columna F Cuenta de Corrección, aquí debecolocar el código de cuentacontable.



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Columna G Actividad, coloque aquí losiguiente valores: N de Normal,E de Efectiva, O de Operacional,I de Inversiones y F deFinanciamiento.

Columna H Tipo de Cuenta, valores:N de Normal, A de Ajuste porInflación, C de Corrección,U de Utilidad y Ajuste.

Columna I Usa Centro, valores S de SI y N

de No.Columna J Usa Tercero, valores S de SI y N

de No.Columna K Maneja Bases, valores S de SI y

N de No.Columna L Maneja Presupuesto, valores S

de SI y N de No.

Una vez en el formulario de importación Presione.

Presione “Microsoft® Excel, para desplegar el formulario en el cual deberá asignar oseleccionar el archivo a importar.

Seleccione el archivo Microsoft® Excel a importar y presione “Abrir”.

Importante: Generalmente los documentos de Microsoft® Excel se guardan en la carpetaMis Documentos.



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Nota: El archivo debe ser estrictamente en Microsoft® Excel v97 a 2003, no aplicablepara Office 2007.

El sistema comenzara a importar el plan de cuentas siempre y cuando se encuentre

indexado de manera correcta según los requerimientos antes planteados. Una vezubicados en el formulario donde se encuentra nuestro plan de cuenta en una hoja decálculo.

Seleccione las cuentas que desea importar para su plan de cuentas.



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Nota: Para su facilidad, si desea seleccionar todas las cuentas presione el botón: y alfinalizar presione

Para Finalizar, en el próximo formulario del asistente para importar el plan de cuentas,muestra la cantidad de cuentas importadas, la empresa destino a la que va el plan decuentas y el numero de centro de costo creados.

Reportes Asociados:

Opción Menú: Reportes / Plan de Cuentas.Muestra un Listado de cuentas con sus principales características.

¿Cómo Crear Terceros y Tipos de Terceros?

Los Torceros pertenecen al igual que los Centro de Costos a los datos auxiliares en Valery®Contabilidad, permiten una plena identificación de cada uno de los registros económicosrealizados por la empresa.

Antes de crear un Tercero es necesario que el Tipo de Tercero que queremos crear se

encuentre ya ingresado en el sistema. Para crear un Tipo de Tercero debemos seguir los

siguientes pasos:



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Paso 1:Ubicar la ficha Tipos de Terceros.

Opción de Menú: Fichas / Terceros / Tipos de Terceros.

Paso 2:

En el formulario de tipos de terceros podemos incluir, modificar o eliminar un tipo detercero de la siguiente manera:

Crear un tipo de tercero:

Ingresamos el código del tipo de tercero que deseamos incluir.

Si el registro no existe entonces el sistema nos colocara la ficha en blanco y acontinuación debemos colocar el nombre del tipo de terceros que deseamoscrear

Presionamos la tecla F9 o el botón

Modificar un tipo de tercero:

Ingresamos el código a modificar y presionamos la tecla (enter), o tambiéntenemos la opción de abrir el browser y ubicar el tipo de tercero que queremosmodificar.



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Modificar el nombre del tipo de tercero.


Eliminar un tipo de tercero:

Ingresamos el código a eliminar, presionamos la tecla (enter)


Nota: El sistema no permitirá eliminar un tipo de terceros que contenga tercerosasociados, por ejemplo si deseo eliminar un tipo de tercero que estoy utilizando dentro delas características de un tercero no será posible eliminarlo mientras existan estasdependencias.

El sistema Valery ® Contabilidad trae por defecto tres (3) Tipos de Terceros los cuales son:Clientes, Proveedores y Sucursales, cualquier otro tipo de tercero que desee deberácrearlos siguiendo los pasos antes mencionados.

Teniendo los Tipos de Terceros ya creados procedemos a crear los Terceros mediante lossiguientes pasos:

Paso 1:Ubicamos el formulario Terceros en:

Opción de Menú: Fichas / Terceros / Registrar Terceros.



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Paso 4:En el formulario de terceros ingresamos el código del tercero que queremos registrar y acontinuación presionamos la tecla (enter), si el código no existe el sistema nos mostrarauna ficha en blanco donde podemos incluir la información correspondiente al tercero quevamos a registrar de lo contrario nos mostrara los datos con el registro existente y solopodremos modificarlos o eliminarlos según sea el caso.

Si el registro no existe entonces procedemos a colocar la información en cada uno de lossiguientes campos.

Tipo: Seleccionamos el tipo de Tercero que estamos registrando haciendodesplegando las opciones que tenemos haciendo click en la flecha que seencuentra en el extremo derecho del campo Tipo de Tercero

Identificación Fiscal

Nombre

Dirección

Teléfonos



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Modificar el registro de TerceroUbicamos el menú Fichas / Terceros / Registrar Terceros; a continuación solo debemoscolocar el código del registro a modificar o ubicarlo al abrir el browser y seleccionarlo,modificamos los campos que deseamos y presionamos la tecla F9 o presionamos el botón

¿Cómo eliminar Terceros?Al momento de eliminar un tercero debe ubicar el formulario de terceros a través delmenú Fichas / Terceros / Registrar Terceros; y seguir los siguientes pasos:

Ingresar el código del registro que desea eliminar y presionar la tecla(enter) o ubicarlo al abrir el browser y seleccionarlo.

Presionar la tecla F6 o presionar el botón

Nota: se recomienda no eliminar el registro de un tercero mientras existan transaccionesrelacionadas con este.

¿Como asignar que una cuenta maneja terceros?

Para asignar que una cuenta contable maneja terceros solamente debemos dirigirnos almenú Fichas / Plan de Cuentas, ubicar la cuenta contable y seleccionar la opción manejaterceros en las Características de la cuenta y seguidamente registrar los datos (para mayorinformación ver también Crear, Modificar Cuentas Contables.)



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¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Activos Fijos?

Los Activos representan lo bienes, recursos y derechos que posee una empresa,susceptibles de valorarse en unidades monetarias. Existen varios tipos de Activos, uno deellos son los Activos Fijos, este tipo de activos represente los recursos que utiliza laempresa exclusivamente para su uso particular y no para la venta. Un ejemplo caro deActivos Fijos son: Maquinarias, Equipos, Terrenos, Edificios, entre otros.

Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidadobliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida útil, debido a que éstos lo

hacen de forma natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio deltiempo que se use ése activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor másajustado posible. Para ello existen tablas y métodos de depreciación y Valery®Contabilidad suministra los siguientes métodos de depreciación:

Línea Recta.

Saldos Decrecientes.

Suma dígitos de todos los Años.

Las operaciones de activos fijos que se pueden realizar Valery® Contabilidad son: Crear,modificar y eliminar.

Antes de poder crear un activo fijo en el sistema debe definir los tipos de activos, grupos yubicaciones que van a ser usados en la creación de los activos, para ello ubíquese en lasiguiente opción de menú:

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos.



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¿Cómo defino un Tipo de Activo Fijo? Los tipos de activos sirven para identificar las cuentas que se van a mover al adquirir,depreciar o desincorporar un activo. Es de carácter obligatorio llenar incluir esta ficha enel registro del activo.

Siga los siguientes pasos para crear un tipo de activo en Valery® Contabilidad:

Paso 1:Ubique la ficha de Tipo de Activos en:

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos / Tipo.

Paso 2:Una vez ubicados en la ventana de Tipo Activo:

Defina el código que identifique a este tipo de activo.

Escriba una descripción de este tipo de activo.

Ingrese la cuenta real de activo: Esta Cuenta es la cuenta del grupo de activo (1)que va a identificar al activo. Debe estar clasificada como “NO MONETARIA”, delo contrario el sistema no permitirá la asignación de la misma.

Ingrese la cuenta para gastos de depreciación: A esta cuenta se le cargan losgastos por concepto de depreciación del activo.



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Ingrese la cuenta de depreciación acumulada: Es la cuenta complementaria deactivo que lleva la depreciación acumulada del mismo. Esta cuenta también debeestar clasificada como “NO MONETARIA”.

Ingrese la cuenta de ganancia: A esta cuenta se lleva la ganancia en la venta delactivo.

Ingrese la cuenta de pérdida: A esta cuenta se lleva la pérdida en la venta delactivo.

Ingrese la cuenta de gastos para registro del activo: Cuenta con la que se cruza lacuenta real al momento de generar el comprobante que refleja la adquisición delactivo.

Paso 3:Culminando el ingreso de la información referente al tipo de activo presione la tecla “F9 -

Registrar” de su teclado para que el sistema guarde los datos.

Nota: Es posible utilizar el browser del sistema para facilitar el trabajo de búsqueda de lascuentas contables.



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¿Cómo definir un Grupo de Activo Fijo?Los grupos de activos permiten clasificar a los Activos Fijos, para crear un grupo siga lospasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique el formulario de Grupos en el menú de ficha.

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos / Grupos.

Paso 2:

Seguidamente en la ventana “Grupo Activo” llene la información solicitada.

Paso 3: Para finalizar y guardar los cambios, presione:



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¿Cómo definir una Ubicación para Activos Fijos? De forma similar al grupo, la ubicación sirve para clasificar los activos pero está vez de

forma espacial (almacenes, depósitos, ciudad, estado, etc.), para gestionar las ubicaciones

de los activos diríjase a la Barra de Menú y haga clic en “Fichas”, detenga el cursor sobre

“Activo Fijo” a continuación haga clic sobre “Ubicación” en el submenú emergerte de

activo fijo.

En la ventana que se muestra de forma inmediata llene los campos con la información

solicitada. Tal como muestra el siguiente gráfico:

Para finalizar y guardar los cambios, presione:

Luego de haber creado los tipos de Activos Fijos, los grupos y la Ubicación, ya podemosproceder a crear los Activos Fijos, para ello debeos seguir los pasos que se describen acontinuación:

Paso 1: Ubique la ficha de Activos Fijos en el menú de fichas.

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos / Registro de Activos.



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Paso 2:De forma inmediata se presenta la ficha registro de activo donde debe suministrar lasiguiente información:

Datos Generales: Estos datos permiten a la identificación y clasificación del Activo que seesta creando.

Código: Permite establecer un código que identifique al Activo que se estacreando.

Descripción: Permite nombrar o establecer una descripción.

Tipo de Activo: Aquí se debe seleccionar a que Tipo de Activo pertenece.

Grupo: Permite seleccionar cual es el grupo de Activo.

Ubicación: Establece la Ubicación del Activo.

Fecha de Registro: Fecha en la cual se esta registrando el Activo.

Fecha de Adquisición: Fecha de compra del Activo.

Marca, Modelo, Serial: Datos que describen al Activo.



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Datos para la Depreciación: Estos datos son de suma importancia ya que son los datosutilizados para el cálculo de la depreciación y desincorporación de los Activos.

Valor de Adquisición: Valor del activo al momento de su adquisición.

Valor de Salvamento: Valor que conserva el activo al terminar su vida útil.

Vida Útil: Vida útil del activo expresado en años y meses.

Fecha Inicio Depreciación: Fecha a partir de la cual se comenzó a depreciar elactivo.

Fecha Última Depreciación: Fecha de la última depreciación que se le realizó alactivo.

Monto Depreciación Inicial, Monto Última Depreciación: Monto que se depreciola primera y última vez el activo.



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Núm. Meses Depreciados, Núm. Meses por Depreciar: Meses que ha sidodepreciado el activo y los meses que le falta por depreciar respectivamente.

Total Depreciado: Monto total que se ha depreciado el activo.

Valor en Libros: Este valor representa el valor que tiene el activo en lacontabilidad.

Valor Ajustado x Inflación: Valor del activo ajustado por inflación.

Valor de Depreciación AXI: Este es el valor de la depreciación acumulada ajustadapor inflación.

Método de Depreciación: Método que se usa para la depreciación mensual delactivo.

Paso 3:Ingresado los datos del activo presionamos el botón F9 para guardar los datos.

Paso 4: Una vez registrado el Activo el sistema emitirá el siguiente mensaje:

Si No desea crear un comprobante presione el botón el sistema no creara elcomprobante de registro del Activo y no se reflejara en el Balance General.



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Si desea crear un comprobante presione el botón y a continuación se presentael siguiente formulario con los datos principales del comprobante a registrar.

Seguidamente presione F9 – Aceptar

¿Cómo Crear Usuarios?

Un Usuario no es más que un individuo que goza de privilegios y/o restricciones con

respecto a un sistema; al crear un usuario en el sistema Valery® Contabilidad, este pasa deser un simple usuario a ser un registro más de la base de datos; es decir, la informaciónalmacenada permite un control y monitoreo de las acciones que este realiza.

Para crear un usuario debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1:Ubicar la Ficha de Usuario seleccionando en la siguiente opción de menú:

Opción de Menú: Fichas / Usuarios.



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Paso 2: Una vez ubicados en el formulario de Usuarios, ingrese un código seguidamente presioneenter e ingrese los campos tales como: Nombre y Contraseña (esta última debe seringresada dos (2) veces para efectos de comprobación).

Adicional se debe especificar si es una cuanta gerencial y si puede exportar reportes.

Seguidamente deben establecer las Propiedades Definibles por Usuario, esta opción sepresenta en dos (2) pestañas:

Opciones Generales: Se refiere a las Propiedades de Seguridad del Sistema.[1]

Opciones de Menú: Permite establecer restricciones al Menú del sistema.[2]



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Nota: Para cambiar el valor de la propiedad debe hacer click sobre el campo Valor delparámetro que se desea cambiar, se mostrara el siguiente botón , el cual desplegaralos valores permitidos para el parámetro seleccionado.

Nota: Para habilitar o deshabilitar una opción de menú, debe seleccionar la opción

deseada, y hacer click en los botones ubicados en la parte central; esto en el sentidocorrespondiente (Habilitada / Deshabilitada).

Paso 3: Para finalizar una ves verificados los datos presione click en F9 – Registrar.

1

2



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Capítulo IIIPROCESOS CONTABLES.

Un Comprobante Contables es el documento que debe elaborarse previamente al registrode cualquier operación en el sistema. Dichos comprobantes son el resultado en gran partede la interacción entre el sistema contable, el usuario y su plan de cuentas.

Valery® Contabilidad utiliza el esquema de trabajo de Comprobantes Contables y parapoder emitir los Libros Legales y Estados Financieros, se debe transcribir las transaccionesdiarias a través de estos comprobantes.

Importante: Para poder transcribir estos comprobantes debe haber creado el plan decuentas1 y configurados las cuentas para los estados financieros2.

¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Tipos de Comprobantes?

Valery® Contabilidad tiene la particularidad de crear y clasificar los comprobantes porTipos. Por defecto el sistema Valery® Contabilidad presenta los siguientes comprobantes:

Diario, Saldos Iníciales, Ajuste por Inflación, Ajuste por Inflación de Saldos Iníciales,Depreciación de Activos, Desincorporación de Activos, entre otros.

Para crear nuevos Tipos de Comprobantes debe levar a cabo los siguientes pasos:

Paso 1:Ubique la ficha de Tipos de comprobantes en el Menú

Opción de Menú: Fichas / Tipos de Comprobantes.



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Paso 2:Para Crear o Modificar un Tipo de Comprobante, diríjase al campo “Prefijo” e ingrese uncódigo único definido para el comprobante q desear crear o modificar e ingrese los datosa continuación.

Ejemplo:

Paso 3:Una vez ingresado los Datos presionamos F9 – Registrar.

Nota: Todo tipo de comprobante que cree nuevo comportamiento contable es de Diario.

Para Eliminar un Tipo de Comprobante, indique el prefijo o código del comprobante en elcampo “Prefijo” presione la tecla ENTER.

Para finalizar y eliminar presione:

Prefijo o Código del Tipo deComprobante a Crear.

Nombre del Tipo de Comprobante.

Posición en Lista de Comprobantes(Formulario “ProcesarComprobantes”).



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¿Cómo Crear un Comprobante?

Paso 1:Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú:

Opción de Menú: Transacciones / Procesar Comprobantes:

Paso 2:Una vez en el formulario de Comprobantes, cabe destacar que dicho formulario se divideen 3 secciones significativas (A: Encabezado, B: Detalles de Movimientos, C: Totalizar):

A

B

C



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Para la creación de un comprobante es recomendable seguir este patrón. Comencemoscon el Encabezado. Aquí debemos ingresar el tipo de comprobante, el número, la fecha, elcampo del flujo del efectivo y la descripción del comprobante.

(A) Encabezado:

Puede seleccionar el tipo de comprobante que usted requiera en la ficha de“Tipos de Comprobante”.

En el campo Comprobante se muestra el Número del comprobante, estenúmero es automático y está conformado por un prefijo asociado al tipo decomprobante y un número consecutivo.Nota: Valery® Contabilidad® puede llevar el número consecutivo de formaautomática o no, eso lo decide el usuario. Para configurar esta característica lopuede hacer en la ficha de crear o modificar la Empresa en la opción: Númerode Comprobante Automático. Véase Capitulo 2 “Creación de Empresas”.

La fecha, es la fecha de ingreso del comprobante.

Tilde el campo Efectivo, si este comprobante va a formar parte del Reporte deFlujo de Efectivo.

Ingrese un Concepto para el Comprobante.

También, posee una tabla de movimientos y efectivo donde se muestra el totalde débitos y crédito que posee dicho comprobante, y la diferencia entreambos.

Nota: Cabe destacar que se aplica la teoría de la partida doble, es decir,para que el comprobante se mayorice debe existir equilibrio entre el debe y el

haber, de lo contrario el comprobante queda pendiente por mayorizar.

Paso 3:En la Sección de los Asientos Contables o Detalles de Movimientos, es donde debemosingresar los asientos de diario.

(B) Esta sección está conformada por los siguientes campos: Código de Cuenta, Detalledel Asiento, Referencia, Fecha del Movimiento:



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Ingrese el Código de la Cuenta que formaran parte del Comprobante, sino loconoce presione la tecla F12 o la imagen con los 3 puntos para buscar la cuentapor código o por nombre.

Siempre y cuando el cursor este ubicado en unreglón y aparezca el botón que posee los (3) trespuntos, antes definidos como browser del sistema.

Puede hacer clic sobre él o presionar la tecla F12 para que le muestre unapantalla de búsqueda o una pantalla auxiliar que le ayuda a completar la

operación.

Luego de ingresar el Código Contable, el sistema le muestra el nombre de lacuenta y a continuación le pide el detalle del asiento, por defecto el sistema

copia del campo “Concepto” la Descripción del Comprobante, pudiendomodificarla para colocar la descripción del asiento que usted desea y no pordefecto del sistema.

Ingrese Referencia, aquí puede coloque de registro del libro mayor (ReferenciaCruzada).

Ingrese la Fecha del Asiento. Usted puede tener una fecha de comprobante yuna fecha diferente para los asientos.



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Nota: Si desea puede hacer clic en la imagen con la flecha para que le muestreun calendario fecha.

Ingrese el debito o el crédito según la naturaleza de la cuenta.

Recuerde: No puede dejar los campos: Código de Cuenta, Debe o Haber en blanco.

Paso 4: Para procesar el comprobante haga clic en el botón:

Al totalizar el sistema le muestra un cuadro resumen:

Ejemplo:

Este cuadro es una confirmación para que registre definitivamente el comprobante, elresumen muestra la sumatoria de cada lado del comprobante, el número de renglones, lafecha, el número y la descripción.

El proceso de mayorizar en Valery® Contabilidad es de forma automática, comprobanteguardado, comprobante que forma parte de los Estados Financieros.

Paso 5:Para finalizar presione el botón:

Nota: Es importante considerar que al totalizar, el comprobante se mayorizará siempre ycuando la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber sean iguales, es decir elSaldo sea cero.



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¿Cómo Modificar un Comprobante?

Para modificar un comprobante el proceso es muy fácil. Simplemente realice lo siguiente:Ubique en el campo Comprobante o Número de Comprobante del Encabezado.

Ingrese en el campo “Comprobante”; elija el número de comprobante quedesea modificar y presione la tecla o ENTER haga clic en el botón(3) tres puntos para que el sistema le muestre la pantalla de búsqueda deComprobantes.

En la pantalla de búsqueda de comprobantes, debe ubicar y seleccionar elcomprobante que desea modificar moviéndose con el mouse o con las flechas

de dirección y presione ENTER o haga doble clic para seleccionarlo.

Modifique lo que desea. Puede cambiar, borrar o incluir asientos y luego vuelvaa totalizar el comprobante. También la fecha y la descripción del comprobante.

El proceso de modificado es el siguiente; Cuando solicita modificar el comprobante, elsistema hace una copia de los movimientos del comprobante solicitado. Cuando terminade modificar y totaliza la operación, el sistema desmayoriza el ò los movimientos copiadosy mayoriza los movimientos del comprobante nuevo.

¿Cómo Eliminar un Comprobante?

Para Eliminar un comprobante siga las indicacines para modificar un comprobante,exceptuando el último paso. En vez de totalizar presione el botón:



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Botones Auxiliares en Formulario Procesar Comprobantes

Botones de Funciones Especiales: Estos botones son atajos que le permiten utilizar elteclado y no el mouse para mayor rapidez en la trascripción de datos.

Botón de Atajo que le permite llamar la ficha de plan de cuenta, para incluiro modificar una cuenta contable.

Botón de Atajo que le permite eliminar un asiento del comprobante. Elcomprobante debe estar cargado en la pantalla de comprobante.

Le permite repetir la información del asiento inmediato superior para evitarque transcribir un asiento igual.

Le permite insertar un asiento entre 2 asientos, desplazando el asiento

donde presiona la tecla hacia abajo.

Le permite introducir o modificar los valores auxiliares referentes a centrode contos, terceros, entre otros con el fin de asociar el comprobante con la

transacción definida a ellos. Lleva un comprobante a un documento de texto, con el fin de serimportado tanto en esta empresa como en otra que se desee.

Permite Importar el comprobante antes exportado.



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Botones del Comprobante en General:

Le permite grabar un comprobante.

Elimina un comprobante. El comprobante debe ser cargado primero.

Coloca el comprobante en blanco, como nuevo. Esta tecla se presiona de la

siguiente manera. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y luegopresione la tecla N. No debe soltar la tecla CTRL sin antes presionar la teclaN.

Valery® Contabilidad permite manejar plantillas de comprobantes que sonrepetitivos y muy largos. La finalidad es evitar transcribirlos nuevamentecomo en el caso de un asiento de nomina que se debe hacermensualmente. Puede crear estos comprobantes modelos o plantillas en laopción de menú: Transacciones / Comprobantes Modelos.

Pantallas de Información:

Información de la Cuenta:

En esta pantalla ve la información de la cuenta del renglón donde se encuentre ubicado enun momento determinado dentro del comprobante contable.

En esta pantalla puede obtener información instantánea del descuadre del comprobante yde cuantos renglones ha ingresado y la posición del renglón donde se encuentra ubicadoel cursor.



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¿Cómo Crear Comprobantes de Saldos Iníciales?

Los Comprobante Contables de Saldos Iníciales son asientos de apertura en el cual seindica al sistema el saldo actual de las cuentas para el inicio del ejercicio.

Recomendación: Véase Capitulo 7: ¿Cómo crear un Comprobante?

Paso 1: Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú: Transaccionesy luego en la opción: Procesar Comprobantes:

Seleccione el tipo de comprobante “Saldos Iníciales”:

En el campo Comprobante se muestra el Número del comprobante, este número esautomático y está conformado por el prefijo “SIN” y un número consecutivo.

Nota: Valery® Contabilidad® puede llevar el número consecutivo de forma automática ode forma Manual, esta opción es definida por el usuario. (Para configurar estacaracterística lo puede hacer en la ficha de crear o modificar la Empresa en la opción:Número de Comprobante Automático. Véase Capitulo 1 ¿Cómo Crear Modificar y EliminarEmpresas?).



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Introduzca la fecha de ingreso del comprobante y un concepto para el Comprobante.

Nota: Los comprobantes de saldo inicial deben tener obligatoriamente como fecha deingreso del comprobante, la fecha de inicio del ejercicio. En este tipo de comprobantetambién aplica la teoría de la partida doble, es decir, para que el comprobante semayorice debe existir equilibrio entre el debe y el haber, de lo contrario el comprobantequeda pendiente por mayorizar.

Paso 2:En la Sección de los Asientos Contables o Detalles de Movimientos, es donde debemosingresar los asientos de diario.

Ingrese el Código de la Cuenta que formara parte del Comprobante, sino lo conocepresione la tecla F12 o la imagen con los 3 puntos para buscar la cuenta por código o pornombre.

Luego de ingresar el Código Contable, el sistema le muestra el nombre de la cuenta y acontinuación le pide el detalle del asiento.

Llene el campo referencia si lo desea e ingrese la Fecha del Asiento.

Nota: Si desea puede hacer clic en la imagen con la flecha para que le muestre uncalendario fecha.

Recuerde: No puede dejar los campos: Código de Cuenta, Debe o Haber en blanco.



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Paso 3: Para Totalizar haga clic en el botón:

Verifique el formulario de Totalizar para corroborar que el comprobante no tienediferencia. Y luego para finalizar presione el botón:

¿Cómo Utilizar Terceros en los Comprobantes Contables?

Una vez registrado los terceros en el sistema, podemos hacer uso de ellos mediante loscomprobantes contables.

Paso 1:Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú: Transaccionesy luego en la opción: Procesar Comprobantes:

Ingrese los datos del encabezado para la configuración del comprobante contable.

Paso 2: En la sección Detalles de Movimientos, es prescindible ingresar los asientos de diario. Estasección está conformada por los siguientes campos: Código de Cuenta, Detalle delAsiento, Referencia, Fecha del Movimiento.

Importante: el monto asignado a los terceros no deben sobrepasar el monto asignado alasiento de la cuenta contable.

Una vez se ingrese una cuenta contable que maneje el Uso de Terceros (Véase Capitulo 2:¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Terceros y sus Tipos?, y sean completados cada uno de



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los campos Detalles de Movimientos de esa cuenta en particular, Valery® Contabilidademitirá el siguiente formulario, en el cual podremos optar por el Tercero a utilizar.

Puede también seleccionar mediante el botón de los (3) tres puntos el tercero a utilizar:

Seleccione presionando la tecla ENTER o con el Doble Click, y una vez seleccionado puedepresionar el botón:

Terminado cada uno de los Asientos configurados en este comprobante podemoscontinuar en el paso 3.



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Paso 3: Para Totalizar haga clic en el botón:


Ejemplo:

Este cuadro es una confirmación para que registre definitivamente el comprobante, elresumen muestra la sumatoria de cada lado del comprobante, el número de renglones, la

fecha, el número y la descripción.

Para finalizar presione el botón:

Nota: Otra acotación importante a considerar es que al totalizar el comprobante, elcomprobante se mayorizará siempre y cuando la diferencia entre la suma del debe y lasuma del haber sean iguales, es decir el resultado sea cero.

Botones Auxiliares en Formulario Procesar Comprobantes relacionado a Terceros(Auxiliares)

Botones de Funciones Especiales:

Le permite introducir o modificar los valores auxiliares referentes a centrode costos, terceros, entre otros con el fin de asociar el comprobante con latransacción definida a ellos.



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Si desea realizar un cambio de tercero antes o después de registrar elcomprobante contable, utilice el botón F11 – Datos Auxiliares y selecciónelodesde allí.

Nota: Si la cuenta posee mucho más datos auxiliares como pueden ser los centros decostos el formulario se adaptara a los requerimientos:

Ejemplo:

¿Cómo Utilizar Centro de Costos en Comprobantes Contables?

Una vez registrado los Centros de Costos y su estructura el sistema contable, podemoshacer uso de ellos mediante los comprobantes contables.

Paso 1:Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú: Transaccionesy luego en la opción: Procesar Comprobantes:

Ingrese los datos del encabezado para la configuración del comprobante contable.



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Paso 2:En la sección Detalles de Movimientos, es prescindible ingresar los asientos de diario. Estasección está conformada por los siguientes campos: Código de Cuenta, Detalle delAsiento, Referencia, Fecha del Movimiento.

Una vez se ingrese una cuenta contable que maneje el Uso de Centros de Costos (VéaseCapitulo 2: ¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Centros de Costos?), y sean completadoscada uno de los campos Detalles de Movimientos de esa cuenta en particular, Valery®Contabilidad emitirá el siguiente formulario, en el cual podremos optar por el Centro deCostos a utilizar.

Puede también seleccionar mediante el botón de los (3) tres puntos el centro de costos autilizar:



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Seleccione presionando la tecla ENTER o con el Doble Click, y una vez seleccionado puedepresionar el botón:

Terminado cada uno de los Asientos configurados en este comprobante podemoscontinuar en el paso 3.

Paso 3:Para Totalizar haga clic en el botón:


Ejemplo:

Este cuadro es una confirmación para que registre definitivamente el comprobante, elresumen muestra la sumatoria de cada lado del comprobante, el número de renglones, lafecha, el número y la descripción.

Para finalizar presione el botón:

Nota: Otra acotación importante a considerar es que al totalizar el comprobante, elcomprobante se mayorizará siempre y cuando la diferencia entre la suma del debe y lasuma del haber sean iguales, es decir el resultado sea cero.



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Botones Auxiliares en Formulario Procesar Comprobantes relacionado a Centro deCostos (Auxiliares)

• Botones de Funciones Especiales:

Le permite introducir o modificar los valores auxiliares referentes a centrode costos, terceros, entre otros con el fin de asociar el comprobante con latransacción definida a ellos.

Si desea realizar un cambio de tercero antes o después de registrar elcomprobante contable, utilice el botón F11 – Datos Auxiliares y selecciónelodesde allí.

Nota: Si la cuenta posee mucho más datos auxiliares como pueden ser los centros decostos el formulario se adaptara a los requerimientos:

Ejemplo:



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¿Cómo Crear y Utilizar Comprobantes Modelos?

Valery® Contabilidad tiene la opción de crear plantillas o comprobantes modelos conasientos fijos que permiten agilizar la tarea de procesar comprobantes contables; unejemplo claro para crea un comprobante modelo es el comprobante de nómina, estecomprobante es realizado dos (2) veces al mes, con los comprobantes modelos solo debecargar y editar los montos cada vez que necesite cargar estos asientos.

Para crear los comprobantes contables debemos seguir los pasos que se describen acontinuación:

Paso 1:Ubique la opción de Comprobantes Modelos en el menú.

Opción de Menú: Transacciones / Comprobantes Modelos.

Paso 2:El formulario de Comprobantes Modelos es similar al de procesar comprobantescontables, la diferencia radica en que esta opción solo nos permite crear comprobantesmodelos.

Ingrese la fecha del comprobante modelo,

seguidamente del concepto del mismo.



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Paso 3:En la sección de detalle de movimiento, ingrese los asientos de diario.

Recuerde: para ingresar las cuentas contables puede hacer click en el boton:para buscar en el browser mas facilmente.

Paso 4:Para finalizar, haga click en e boton F9 – Grabar el comprobante.

Paso 5:Seguidamente se mostrara la ventana de Totalizar…

En esta ventana se muestra la información del comprobante; para finalizar haga click en elbotón F9 –Registrar.



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Para cargar un comprobante modelo primero debemos estar ubicados en el formulario deProcesar Comprobantes, y seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1:Ubicar el botón F2 – Cargar Modelo, en la parte inferior del formulario ProcesarComprobantes.

Paso 2:Seguidamente se mostrara una ventana con los diferentes comprobantes modelos,debemos seleccionar el comprobante a procesar bien sea dando doble click o presionandoenter.

Paso 3:Una vez cargado el comprobante debemos modificar los montos de los Débitos y Créditos.



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Paso 4:Para finalizar, haga click en e boton F9 – Grabar el comprobante.

Paso 5:Seguidamente se mostrara la ventana de Totalizar…

En esta ventana se muestra la información del comprobante; para finalizar haga click en elbotón F9 –Registrar.

¿Cómo Depreciar y Desincorporar Activos Fijos?

La mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgasteresultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros,la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o elagotamiento de su contenido. La disminución de su valor, causada por los factores antesmencionados, se carga a un gasto llamado depreciación.

La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada periodo fiscal.Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al asignar una parte delcosto del activo a cada periodo fiscal.

Para depreciar un Activo en Valery® Contabilidad debemos dirigirnos a la Barra de Menú yhaga clic sobre “Transacciones” y luego en “Depreciar Activos”.



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Paso 1:

Una vez abierto, los datos de está pantalla son los siguientes:

Fecha de última depreciación: Muestra la fecha de la última depreciación realizada.

Fecha de Depreciación Actual : Le permite escribir la fecha a la cual desea depreciarlos activos.

Número de Comprobante: Se indica el número del comprobante contable que segenera al terminar el proceso de depreciación.

Descripción: Le permite escribir la razón o concepto del comprobante generado alfinalizar el proceso de depreciación.

Activos Registrados: Muestra el total de los activos registrados en el sistema, parala empresa que este activa al momento de depreciar.



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Activos Depreciados: Muestra el número de activos depreciados después determinado el proceso.

Número mínimo de días para considerarse un mes: Si los días que han transcurridodesde la última depreciación hasta la fecha de la actual no es divisible entre 30 (unmes) quedará un residuo de “X” días, esos “X” son considerados un mes si soniguales o mayores al número que se coloque como “Número mínimo de días paraconsiderarse un mes”.

Paso 2: (Opcional)

Al finalizar la configuración de los valores antes mencionados, podemos realizar una pre-visualización de la depreciación sin almacenar algún tipo de datos ni crear uncomprobante, dicha pre-visualización nos muestra mediante gráficos configurables(Barras verticales, barras horizontales y líneas) el valor actual del activo en comparacióncon el valor del activo ya depreciado bajo una simulación.

Ejemplo:

Presione el botón:

ACTIVO

1

ACTIVO

2



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Paso 3:Si desea realizar la depreciación de los activos fijos, ubíquese en el formulario anterior ypresiones el botón:

Nota: La depreciación de activos fijos se realiza a la vez para todos los activos registradosen el sistema.

Una vez presionado el botón F9 – Depreciar se despliega el siguiente mensaje y luego

presiones el botón “Yes”:

Paso 4:Si ésta conforme con la depreciación de los activos fijospresentados en pantalla pulse la tecla “F9”.Seguidamente se presenta la siguiente pantalla dondedebe corresponder el número de activos registradoscon el número de activos depreciados, tal como seaprecia en la siguiente captura de pantalla:



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Nota: Al procesar la depreciación se generará un comprobante de tipo “DEP” que se podráconsultar y modificar en la pantalla de comprobantes.

Para desincorporar un activo debe ir a la Barra de Menú y hacer clic en “Transacciones”,luego en el submenú emergente hacer clic nuevamente en “Desincorporar Activo”.

Nota: Para realizar la desincorporación de Activos Fijos es necesario configurar losvalores correspondientes al IPC para la fecha de la desincorporación. Véase Capitulo I

¿Cómo Actualizar los Índices de Precios al Consumidos (IPC) en Valery® Contabilidad?

Paso 1:Primero debe escoger el código del activo a desincorporar, al hacer esto se cargaran losdatos de dicho activo.

Paso 2:Luego debe escoger el motivo de la desincorporación: Expiración de vida útil o Venta. Siescoge venta debe seleccionar una cuenta de movimiento contra la cual se cruzará lapérdida o ganancia de la venta del activo.



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Paso 3:El número de comprobante indica el número del comprobante contable de tipo “DES” quese genera al terminar el proceso de desincorporación. Este comprobante también puedeser consultado en la pantalla de comprobantes.

Si presiona el botón F9 – Registrar, se despliega dicho comprobante.Nota: El número de comprobante indica el número del comprobante contable de tipo“DES” que se genera al terminar el proceso de desincorporación. Este comprobantetambién puede ser consultado en la pantalla de comprobantes.

Si ésta conforme con la desincorporación del activo fijo presentado en pantalla pulse latecla “F9”.

¿Cómo Crear Partidas Presupuestarias?

Valery ® Contabilidad le permite trabajar con partidas presupuestarias pero antes esnecesario saber lo siguiente:

Registrar en el sistema los centros de costo (véase Centro de Costos).

Crear cuentas contables que manejen presupuesto y centro de costo.



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Para explicar el proceso de creación y asignación de una Partida Presupuestariautilizaremos el siguiente ejemplo:

Se creara una partida presupuestaria con un monto de 100.000 Bs de los cuales seránasignados a los centros de costos de la siguiente manera:

El total de la partida será asignado al centro de costos de de tipo grupo(Construcción Edificio).

Este monto total será desglosado de la siguiente manera: 50.000 Bs seránasignados al centro de costos de tipo Sub-grupo (Plomería) y 50.000 al Sub-grupo(albañilería).

El monto asignado a (Plomería) a su vez será desglosado a dos centros, (Nominaplomero) 25.000 Bs y (Materiales Plomería) 25.000 Bs

El monto asignado a (Albañilería) también será desglosado a dos centros,(Nomina albañiles) 25.000 Bs y (Materiales Albañilería) 25.000 Bs.

Para crear una partida debe seguir los pasos que a continuación se describen:

Paso 1: Ubicar el formulario de Partidas Presupuestarias.



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Opción de Menú: Transacciones / Partidas Presupuestarias.

Paso 2: En el formulario de partidas presupuestarias ingrese la información correspondiente acada uno de los siguientes campos:

Código: Código de la Partida Presupuestaria, en caso de no existir el registro conel código que ingreso el sistema el colocara una ficha en blanco en donde podrávaciar los datos respectivos a la partida, de lo contrario mostrara el registroexistente, en tal caso podremos modificarlos o eliminarlo.



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Descripción: Coloque la descripción de la partida presupuestaria

Responsable: Persona Responsable de la ejecución de la partida presupuestaria

Asignaciones:

Partida Original: En este campo debe asignar el monto de la partidapresupuestaria, que en nuestro ejemplo es de Bs 100.000, para realizar laasignación a nuestros respectivos centros de costos, luego de colocar el monto dela partida, debe hacer click en el browser y acceder al formulario de gruposy centros de costos de partidas presupuestarias, donde debe seguir los siguientespasos:

Pasos Para la asignación de montos de una partida presupuestaria a los centros deCostos Respectivos:

A. En el formulario de Grupos y Centros de Costos de Partidas Presupuestariaingresamos el Código del Centro de costos que contendrá el monto de la partida o

bien podemos ubicarlo al abrir el browser , En nuestro ejemplo debemosseleccionar el centro de costos “Construcción Edificio”.



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B. Seguidamente presionamos la tecla F5 o hacemos click en el botón

C. De esta manera tendremos acceso al formulario Centro de costos de PartidasPresupuestarias donde debemos colocar el código y el monto asignado de lossub-grupos en los cuales se desglosara el monto de la partida,

Nota: Si hacemos click en el browser del campo código podremos seleccionar loscentros de costos asignados a nuestro grupo “Construcción Edificio”, para colocar elmonto en cada centro solo hacemos click en el campo presupuesto y a continuacióncolocamos el monto.



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D. Después de seleccionar los sub-grupos Plomería Y Albañilería en nuestro caso nosubicamos en el subgrupo Plomería y presionamos la tecla F5 o el botón

E. De esta manera accederemos al formulario Centro de costos de Partidas SubGrupos, donde debemos colocar el código del centro de costo asignado al subgrupo (Plomería en nuestro caso) y colocarle el monto respectivo (para nuestroejemplo los centros de costos de tipo centro asignados al subgrupo Plomería sonlos que se detallan en la imagen con sus montos respectivos, Nomina plomeros y

Materiales Plomería).

F. debemos seleccionar la cuenta contable que se manejara con el centro de costos ycon la partida en cuestión debemos presionar la tecla F4 detalle de cuentas

, luego en el formulario cuentas de centros de costosseleccionamos la cuenta que afectara la partida presupuestaria asignada a esecentro.



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Nota: Solo podrán ser seleccionadas las cuentas contables que dentro de suscaracterísticas tengan la opción de manejar presupuestos y de manejar centros decostos, y es necesario seleccionarla para poder dar movimiento a la partidapresupuestaria.

G. Presionamos la tecla F9 o el botón registrar.

Ahora solo debemos repetir los pasos D,E y F ,con la diferencia que en el pasoD debemos seleccionar el sub-grupo Albañileria .

Si ha seguido los pasos adecuadamente deberia tener una partida presupuestariaasignada a los centros de costos estructurada de la misma manera de nuestro ejemplo.



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Capítulo IVINTEGRACIÓN ADMINISTRATIVO - CONTABLE.

Valery® Contabilidad, le permite importar desde Valery® Administrativo (VersiónProfesional) en forma de comprobantes contables, todos los movimientos de ventas,compras, operaciones de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos,mediante un modulo de integración, evitando la doble trascripción de datos y la pérdidade tiempo, mediante su modulo de integración.

Este modulo representa una serie de plantillas que deben estar pre configuradas parapoder hacer el proceso de integración. Para poder llevar a cabo la integración delossistemas, se deben configurar las rutas de las Bases de Datos tanto del sistema Valery®Administrativo, como del Valery® Contabilidad.

¿Cómo Configurar Rutas de Integración?

Es importante la configuración de la ruta de la base de datos para la integración, ya quemediante este opción los sistemas estarán conectados entre si, permitiendo realizar la

integración de los datos del sistema Administrativo con la contabilidad.

Para configurar las rutas de integración debemos seguir los pasos que se describen acontinuación:

Paso 1: (Sistema Valery® Contabilidad) Ubicar el formulario de Ubicación de la Base de datos Administrativa.

Opción de Menú: Integración / Configuración Directorio Valery® Software Administrativo.



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Paso 2:Una vez en el formulario ingrese los datos que allí se le solicitan:

Servidor: Nombre del equipo donde se encuentra la base de datos del sistema.

Ubicación: Ruta donde se encuentra la base de datos, puede seleccionar la rutamediante el botón

Paso 3:

Para finalizar haga click en F9 para registrar.

Paso 4: (Sistema Valery® Administrativo)

Ubicar el Formulario de Propiedades Generales del Sistema.

Opción de Manú: Utilidades / Propiedades Generales.



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Paso 5:Una vez en la ventana de Propiedades Generales, hacemos click cobre a pestañaParámetros Generales.

Seguidamente en la opción Buscar ingresamos la Palabra “Integración”

Lo cual nos permitirá buscar el parámetro para configurar el directorio de la base de datosdel sistema Valery® Contabilidad.



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Paso 6:Hacemos click en el browser y seguidamente nos desplegara la ventana para laconfiguración de la ruta de la base de datos.

Paso 7:Una vez en el formulario, ingresamos los campos:

Integrar Con Valery® Contabilidad: Activar este Check para habilitar los demáscampos.

Nombre del Servidor (*): Nombre del equipo donde se encuentra la base dedatos.

Ruta de Acceso a la base de datos: Ruta de la ubicación de la base de datos del

sistema Valery® Contabilidad.

Empresa a utilizar: código de la empresa con que se va a integrar el sistema.Puede ubicar el código de la empresa haciendo click en el siguiente botón:

Paso 8:Para finalizar hacemos click sobre el botón:



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¿Cómo Configurar Plantillas Modelos?

Mediante las plantillas modelo podemos crear comprobantes básicos de integración quele indican al sistema Valery® Contabilidad extraer la información y hacer los asientosdiarios de procesos administrativos tales como: Ventas Diarias o Mensuales, Devolucionesde Ventas, Compras Mensuales, Pagos, Movimientos de Inventario, entre otros: paraluego postearlos en forma de comprobantes mayorizados.

Para configurar las plantillas o comprobantes modelos debemos seguir los pasos que sedescriben a continuación:

Paso 1:Ubicar en el menú el formulario de Plantillas Modelos.

Opción de Menú: Integración / Configurar Comprobantes Contables / Configurar PlantillasModelos.

Paso 2:Seguidamente se mostrara el asistente para Configurar Plantillas Modelos, como primeraopción debe seleccionar el tipo de operación y seguidamente hacer click en Siguiente. Eneste caso vamos a utilizar un comprobante de ventas.



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Paso 3:Seleccione un tipo de comprobante y haga click en F8 - Siguiente.

Paso 4:Configurar los Asientos del Comprobante.

Recuerde: Antes de configurar las plantillas modelos debe tener su plan de cuenta yaingresado en el sistema (Véase Capitulo xx ¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Plan deCuenta?)



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Para ingresar una cuenta contable a un concepto del comprobante debe hacer click sobrela casilla que se indica con el mensaje “Introduzca aquí el código de la cuenta”.

Seguidamente se mostrara un el botón que abre el browser para buscar las cuentas,seleccione con doble click o presionando enter.

Paso 5:Una vez haya ingresado todos renglones hacemos click en el botón F7 – Vista Previa, paracomprobar que el comprobante no tiene error y cuadran el Total de créditos con el Total débitos.Seguidamente mostrara una ventana emergente para indicar el rango de fecha.

Hacemos click en F9 – Aceptar, para ver el comprobante.

Paso 6:Para finalizar y guardar la configuración haga click en el botón:



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¿Cómo Configurar Comprobantes Manualmente?

Valery® Contabilidad posee otra opción para crear los comprobantes de integración, estaopción es “Configuración de Comprobantes Manuales”; esta opción difiere a la anteriorporque no posee un asistente, si no que el comprobante modelo debe ser creado desdecero.

Para crear los comprobantes manuales debemos seguir los siguientes pasos:

Paso 1:Ubique el formulario de Configuración de Comprobantes Manuales.

Opción de Menú: Integración / Configurar Comprobantes / Configurar ComprobantesManuales.

Paso 2:Una vez ubicados en el formulario de Configurar Comprobante de Integración, hacemosclick en Incluir o presionamos la tecla F4.



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Paso 3:Seguidamente nos mostrara la pantalla “Nuevo Comprobante”; acá debe seleccionar eltipo de Comprobante que va a crear.

Existen cinco (5) tipos de comprobantes que se pueden crear: Inventario, Compras,Ventas, Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar.

Paso 4:Ingrese la descripción que desea asignar al comprobante, por ejemplo: Ventas Diarias ypresione F9 para registrar.

Paso 5:A continuación se mostrar la ventana Configuración de los Movimientos del Comprobante,en la cual se deben ingresar los asientos contables. Para ingresar un asiento presione latecla F4 o haga click en Incluir.



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Paso 6: Al aparecer el formulario Incluir Asientos, debemos ingresar las propiedades del asiento.

Tipo de comprobante: Seleccione que tipo de comprobante desea realizar.

Acumulado por: En este campo se debe seleccionar como se desea que seacumulen los montos del tipo de documento seleccionado en la opción Anterior.

Origen del Monto: En este campo se debe seleccionar el campo que se va autilizar para acumular los montos. Como por ejemplo IVA Alícuota General.

Cuenta General: En este campo se debe colocar el código de la cuenta delasiento, si dese puede buscar la cuente mediante el botón […].

Cuenta Individual: Este campo solo se activa si Ud. decide acumular de formaparticular; por ejemplo: en su plan de cuenta se tiene desglosada las Ventas decontado y ventas a crédito; en la cuenta general selecciona la cuenta de Contadoy en la cuenta individual asigna la cuenta para Crédito.

Nota: En caso de no ingresar la(s) cuenta(s) individuales el sistemaautomáticamente acumulara el monto en la cuenta General.

Naturaleza del Asiento: En este caso se debe especificar si el asiento es de saldoDeudor o Acreedor.



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Importante: Es de destacar que, este proceso se debe realizar por cada asiento que existaen el comprobante de integración. Por ejemplo, tenemos el siguiente comprobantebásico de Ventas:

Debe HaberIngreso por Ventas 100,00Débito Fiscal 9,00Caja Chica 109,00

Para ese ejemplo se debe configurar, cada asiento, es decir; el asiento de Ingresos porVentas, el de Debito Fiscal y el de Caja Chica.

¿Cómo Contabilizar Datos del Sistema Administrativo?

Una vez creado las plantillas de integración ya sean por el asistente de plantillas modeloso por comprobantes manuales, y de estar seguros de que se encuentran bien realizados,ya podemos comenzar a integrar los datos del sistema Administrativo.

Para realizar la integración de los datos administrativos debemos seguir los pasos que sedescriben a continuación:

Paso 1:Ubique el formulario de Elaboración de Comprobantes Contables.

Opción de Menú: Integración / Contabilizar Datos Administrativos.

Paso 2:En la pantalla Elaboración de Comprobantes Contables, ingrese los campos para laintegración.



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Fecha Inicio de la Integración: Seleccione la fecha inicial para la integración. Elsistema tomara las transacciones del sistema Administrativo a partir de estafecha.

Fecha Final de la Integración: Seleccione le fecha final para la integración. Estaserá la fecha tope para general el comprobante, las fecha que se encuentre fuerade este rango no sean contabilizadas.

Fecha de Comprobante: Ingrese la fecha del Comprobante.

A continuación seleccione el (los) tipo(s) de comprobantes que desea integrar.

Paso 3: Presione la tecla F9 para registrar; a continuación mostrara la vista previa del

comprobante pero aun no esta registrado no mayorizado, para ello debe hacer click en elbotón:

Esta opción solo integra los datos de procesos como ventas y compras, para contabilizarlos datos bancarios se deben seguir lo pasos que se describen a continuación:



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Paso 1:Ubique el formulario de Movimientos Bancarios.

Opción de Menú: Integración / Contabilizar Datos Bancarios.

Paso 2:Una vez en el formulario de Movimientos Bancarios, ingrese los datos para generar elcomprobante.

Código: Ingrese el código del banco a Integrar o selecciónelo mediante elbrowser.

Incluir el número de cuenta del banco en la referencia del movimiento: estaopción permite que el código de cuenta del banco se grabe como referencia delmovimiento. Esta opción es opcional.

Fecha de Comprobante: Seleccione la fecha del comprobante.

Descripción: Ingrese una descripción para el comprobante.

Rangos de Fechas: Establezca la fecha desde y hasta, rango por el cual se guiara elsistema para integrar los datos.

Tipo de Transacciones: Seleccione el (los) tipo(s) de transacciones que deseacontabilizar, por ejemplo Cheques.

Paso 3:Presione la tecla F9 para registrar; a continuación mostrara la vista previa delcomprobante y volvemos hacer click en el botón:



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Capitulo VAJUSTE POR INFLACIÓN DCP - 10 Y AJUSTE FISCAL.

El fenómeno inflacionario genera una pérdida de la significación de los EstadosFinancieros. El concepto de valor histórico con el cual se registran las operaciones de laempresa pierde representatividad en los valores actuales de los activos. Una de lasfinalidades de los usuarios de la información financiera, es evaluar la capacidad de laempresa para hacer frente a sus compromisos, la información únicamente del valorhistórico pierde su utilidad por completo. Las altas tasas de inflación sufridas durantefinales de la década de los setenta, y casi toda la década de los ochenta, obligo a laprofesión contable organizada a emitir pronunciamientos normativos con respecto alreconocimiento contable de los efectos de la inflación en la información contenida en losEstados Financieros. En la actualidad la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 10engloba todo lo referente a la re-expresión de Estados financieros por efecto de laInflación.

El ajuste DPC-10 actualiza los saldos de todas las cuentas no monetarias del plan decuentas, los activos fijos e inventarios, entre otros.

¿Cómo Realizar Ajuste por Inflación DCP - 10?

Valery® Contabilidad le permite realizar el ajuste por inflación financiero de manera muysencilla con la implementación de un asistente que lo guía a través del proceso, acontinuación se describirán los pasos para realizar el ajuste por inflación financiero Dpc-10, pero antes debe tener claro lo siguiente:

Para realizar el ajuste por inflación es necesario configurar las cuentas de

resultado del ejercicio (Véase Capitulo II ¿Cómo Configurar Cuentas de Utilidad?).

Debe ingresar el IPC correspondiente en el menú Fichas=>IPC. (véase Capitulo I ¿Cómo Actualizar de IPC?)



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Paso 1:Debe ubicar el menú Ajuste DPC-10.

Opción de Menú: Ajuste DPC – 10 / Asistente para ajuste por inflación DPC-10

Paso 2:En el formulario de Configuración Para el Ajuste Por inflación Financiero Dpc-10 debepresionar la tecla F8 o presionar el Botón

Paso 3:En el siguiente formulario seleccione la fecha final del ajuste por inflación financiero encaso de no haber realizado aun ningún ajuste por inflación financiero en el ejercicio encurso, de lo contrario debe seleccionar también la fecha de inicio, luego presione el latecla F8 o el botón Siguiente



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Paso 4:Debe seleccionar las cuentas de Capital Social y de Ajuste del Capital Social, puedeingresar el código o bien puede utilizar el browser y seleccionarla, en cuanto tengaingresadas las cuentas respectivas presione la tecla F8 o el botón siguiente.



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Paso 5:Debe configurar las cuentas de inventario, seleccionando para cada cuenta contable unmétodo de valuación entre Rotación o Capas para cada cuenta.

Nota: Recuerde que en este formulario solo tendrá acceso a las cuentas de inventariohayan tenido movimiento y que sean no monetarias y contengan su cuenta de ajuste y sucuenta de corrección respectiva. (Véase Capitulo II, ¿Cómo Crear, Modificar y eliminar

Cuentas Contables?).

Paso 6: Debe presionar la tecla F5; a continuación colocar la información respectiva en los campossolicitados y luego presione la tecla F9 Aceptar, si selecciono el método Rotación. Podráobservar un formulario como este.

En caso de haber seleccionado la opción Capas,usted tendrá observara un formulario como elsiguiente.



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Paso 7:A continuación si desea ajustar otras cuentas no monetarias debe hacerlo en el siguienteformulario y seleccionar el método de valuación respectivo si desea seleccionar dichascuentas hágalo ahora, y presione el la tecla F8 o presione el botón

Paso 8:A continuación presione la tecla F9 para finalizar el proceso de ajuste

El sistema creara un comprobante de ajuste por inflación financiero, de esta manerahabrá realizado el ajuste por inflación financiero que ofrece Valery ® Contabilidad.



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¿Cómo Realizar Ajuste Fiscal?

El ajuste por inflación fiscal consiste en actualizar a valores corriente las cifras de pasivo yactivos no monetarios, así como el patrimonio fiscal contenidas en la contabilidad a costohistórico, de forma de comenzar a determinar el resultado por exposición a la inflaciónsobre una cifra a valores corrientes.

Valery® Contabilidad le permite realizar el Ajuste Fiscal de manera muy sencilla con laimplementación de un asistente que lo guía a través del proceso, a continuación sedescribirán los pasos para realizar el Ajuste Fiscal, pero antes debe tener claro lo

siguiente:

Para realizar el ajuste por inflación es necesario configurar las cuentas deresultado del ejercicio (Véase Capitulo II ¿Cómo Configurar Cuentas de Utilidad?).

Debe ingresar el IPC correspondiente en el menú Fichas=>IPC. (véase Capitulo I ¿Cómo Actualizar de IPC?)

Paso 1:Ubicar el manu de Ajuste Fiscal.

Opción de Menú: Ajuste DPC – 10 / Asistente para Ajuste por inflación Fiscal.



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Paso 2:En el formulario Ajuste por Inflación Fiscal debe hacer clic en el botón opresione la tecla F8.

Paso 3:A continuación seleccione la(s) cuenta(s) de inventario para configurar sus movimientos.Seguidamente presione la tecla F8 para seguir con el asistente.



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Paso 4:Introduzca la cuenta de Capital y otras cuentas a ajustar para configurar sus movimientos,y seguidamente haga clic en el botón:

Paso 5:Para Finalizar y realizar el Ajuste Fiscal haga clic en el botón:

El sistema creara un comprobante de Ajuste por Inflación Fiscal, de esta manera habrárealizado el Ajuste por Inflación Fiscal que ofrece Valery ® Contabilidad.



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Capitulo VCIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO.

El Cierre es el paso final del ciclo contables, donde se pueden actualizar las gananciasacumuladas y facilitar el registro de los asientos de apertura del nuevo ejercicio; consisteen listar todos los libros contables y volver los medidores de las cuentas de ingreso ygastos a cero, así obtendremos el resultado contables, con la finalidad de saber el estadoeconómico de la empresa y lo que se pagará en materia de impuesto.

¿Cómo Realizar Precierre del Ejercicio, Activar Precierre y Trabajar con elEjercicio Actual?

Valery® Contabilidad permite realizar un Precierre de ejercicio económico lo cual permitetrabajar con dos ejercicios simultáneamente. Para realizar un Pre – Cierre del Ejerciciodebe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1:Ubique el formulario de Precierre del Ejercicio Contable en el menú.

Opción de Menú: Sistemas / Precierre.



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Paso 2: Una vez en el formulario de Precierre del Ejercicio Contable, se mostrara la informacióndel ejercicio el cual se va a precerrar tales como: fecha de inicio y fin del ejercicio, numerode comprobantes y total de asientos realizados, cantidad de cuentas nominales abiertas yresultado del ejercicio (Total de débitos, créditos y utilidad/perdida).

Para procesar el Precierre hacemos clic en el botón:

Paso 3: A continuación confirme el mensaje si desea continuar con el proceso de Precierre, paraello haga clic en el botón: y seguidamente se procesara el Precierre delejercicio.



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Paso 4: Para activar el Precierre o trabajar con el ejercicio anterior haga ubique la opción de menúActivar Precierre.

Opción de Menú: Sistemas / Activar Precierre.

Paso 4: Seguidamente se presentará un mensaje informando la activación del Precierre, indicandola fecha de inicio y fin del Precierre Activado, para confirmar haga clic en el botón:

Y el Precierre del Ejercicio Contable quedará activado, para verificar puede ubicar en labarra de estatus inferior del sistema la fecha del ejercicio activo.



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Paso 5: Para volver al ejercicio contable actual ubique la opción de menú Trabajar con el Ejercicio.Actual.

Opción de Menú: Sistemas / Trabajar con el Ejercicio Actual.

Paso 6:

Seguidamente se presenta una ventana informando la activación del ejercicio actual, paraconfirmar haga clic en el botón Ok.

Y se activara el Ejercicio Contable Actual, para verificar puede ubicar en la barra de estatusinferior del sistema la fecha del ejercicio activo.



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¿Cómo Cerrar las Cuentas Nominales?

Para cerrar las cuentas nominales debe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1:Ubicar la opción Cerrar las Cuentas Nominales en el menú.

Opción de Menú: Sistemas / Cerrar Cuentas Nominales.

Paso 2:Una vez en el formulario de Cerrar Cuentas Nominales seleccionamos la fecha delcomprobante que se va a generar como parte del proceso de cierre de las cuentasnominales.



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Paso 3:A continuación configure las cuentas a cerrar; el sistema propone por defecto las cuentasque tienen movimiento en el ejercicio contable.

Paso 4:Para procesar el cierre de las cuentas nominales haga clic en el botón:

Paso 5:A continuación se presenta un formulario con los asientos del comprobante que segenerará como resultado del cierre de las cuentas nominales. Para finalizar haga clic en elbotón F9 Registrar.



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¿Cómo Realizar el Cierre del Ejercicio Contable?

El cierre del ejercicio es el proceso mediante el cual se actualizaran las gananciasacumuladas de la empresa, así como inicializar las cuentas de ingresos y gastos para asiobtener el resultado económico de la empresa. Para realizar el cierre del ejercicio enValery® Contabilidad debe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1:Ubique el formulario de Cierre del Ejercicio Contable en el menú.

Opción de Menú: Sistemas / Cierre del Ejercicio.

Paso 2: Una vez en el formulario de Cierre del Ejercicio Contable, semostrara la información del ejercicio el cual se va a cerrar talescomo: fecha de inicio y fin del ejercicio, numero decomprobantes y total de asientos realizados, cantidad decuentas nominales abiertas, seguidamente del método para elcierre de las cuentas (Manual o Comprobante automático) y

resultado del ejercicio (Total de débitos, créditos yutilidad/perdida).



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Paso 3:Para procesar el Cierre del Ejercicio haga clic en el botón:

Seguidamente se presentara una ventana solicitando la confirmación para procesar elcierre, para confirmar haga clic en el botón:

A continuación se realizará un respaldo preventivo de la base de datos.

Paso 4:Realizado el respaldo preventivo, se generara el Estado de Resultado y procesara el cierredel sistema y adicionalmente se emitirá el Balance General del la empresa con el cual seaperturará el siguiente ejercicio contable.



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Manual Valery(r) ad

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