ManualDeUsoAcrobatArmadoDocumentoTrabajoDeGrado

7/25/2019 ManualDeUsoAcrobatArmadoDocumentoTrabajoDeGrado

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Manual de Uso de Adobe Acrobat 7.0 para crear elarchivo .pdf

Una vez que haya instalado el software Adobe Acrobat 7.0 Standardque vienen en el CDde Trabajo de Grado, puede crear el documento .pdfsiguiendo los pasos que se le muestran acontinuacin

1. Poner los documentos del Trabajo de Grado bajo formato

Lo primero que debe hacer es colocar todos los documentos del Trabajo de Grado en una carpeta,enumerarlos segn el orden de impresin, bajo formato establecido en el documento de entregadel CD de Trabajo de Grado, como se muestra en el siguiente ejemplo:

En la imagen anterior se muestra todos los archivos de una Adscripcin, enumerados del 001 al011, bajo formato establecido, sin el uso de espacios en blanco; una vez que se tengan todos losdocumentos enumerados, debe continuar con el siguiente paso. Si tiene todo su documento deTrabajo de Grado en un solo archivo puede pasar directamente al siguiente paso.

2. Impresin de los documentos a archivos PDFs

Como ya tiene los archivos bajo formato, debe ahora abrir cada uno con el software con el cual lodesarrollo, Ej.: si tiene archivos .doc abrir con Microsoft Word, archivos .xls abrir con MicrosoftExcel, etc. Continuando con el ejemplo anterior, lo primero que se debe hacer es abrir el primerarchivo del Trabajo de Grado en este caso el archivo 001-Caratula-Caratula.doc, la imagenanterior no muestra la extensin de los archivos, pero eso no quiere decir que no la posea,muchos cometen el error de nombrar los archivos de la siguiente forma 001-Caratula-Caratula.doc.doc, debido a que el explorador de Windows no muestra la extensin, se les pidetener cuidado en este punto, si usted crea un documento con Word o Excel, el software aumentade forma automtica la extensin al nombre que usted pone al archivo y el explorador le ocultamencionada extensin, lo nico que le pedimos es que cambie el nombre y tenga cuidado al tratarde aumentar la misma extensin a los documentos que entregar.


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En la siguiente imagen mostramos como proceder en el paso dos, abra cada archivo con elprograma con el cual lo cre, para el archivo 001-Caratula-Caratula.doc primero abrimosMicrosoft Word y despus abrimos el mencionado documento.

Una vez que posea el documento abierto debe mandarlo a imprimir, pero buscando entre susimpresoras una que tendr el nombre de Adobe PDF, para el ejemplo que manejamosuna vezque abrimos el documento que contiene la cartula, lo mandamos a imprimir pero seleccionandoentre las impresoras disponibles la que crea los documentos pdf, como se muestra en la siguienteimagen:


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Despus de seleccionar la impresora para convertir archivos en formato PDF, verifique el tamaode hoja a imprimir haciendo clic en el botn Propiedades, ubicado al lado derecho de laimpresora seleccionada como se ve en la imagen

Al hacer clic en esa opcin le aparecer otra ventana emergente donde debe seleccionar en laopcin Adobe PDF Page Sizeel tamao de pgina correcto Lettery despus hacer clic enAceptar como se muestra en la siguiente imagen (en el caso de planos en esa opcindetermine el tamao correcto de los mismos no los imprima en tamao carta).

Despus de seleccionar la impresora, verificar el tamao de pgina seleccionado y una vez quemande a imprimir el documento, lo que le pedir el software es guardar el archivo generado en sudisco duro, es decir se abrir una ventana con el nombre Save PDF File As, usted primerodebe seleccionar el lugar a guardar, segundo colocar el nombre del archivo (le sugerimos no


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cambiar el nombre que aparecer por defecto), y como ultimo paso presionar el botn aceptar, ennuestro ejemplo guardamos el documento creado en la raz donde estn todos los documentos delTrabajo de Grado, con el mismo nombre. Como se muestra en la imagen siguiente:

Una vez creado el documento, le sugerimos verificar que se creo que forma correcta el nuevoarchivo, revisar sobre todo formato, si imprimi el documento en el mismo tamao de pgina, queno se perdieron imgenes, etc. Para el ejemplo con el explorador vamos al lugar donde

guardamos el archivo como se muestra en la siguiente imagen:


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Y lo abrimos para verificar que en el proceso de creacin del documento, no se perdi el formatoque tenia en el documento de Microsoft Word, como se muestra en la siguiente imagen:

Como se creo de forma correcta el documento, debe repetir el punto 2 segn el nmero dearchivos que tenga para imprimir, hasta que todos tengan su equivalente en PDF como semuestra en la imagen siguiente:


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3. Armado del documento .pdf

Como ya tiene todos los archivos de su Trabajo de Grado impresos en documentos .pdf, elsiguiente paso es unirlos todos en un solo archivo.

Para colocar todos los archivos .pdf en uno solo debe abrir el primer documento en PDF. Para elejemplo Seleccionamos el archivo 001-Caratula-Caratula.pdf, como se muestra en la siguiente

imagen:

Despus de encontrar el primer archivo, se lo debe abrir, como se muestra a continuacin:


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Una vez que abri el primer documento debe hacer lo siguiente: primero seleccionar en la partesuperior Document y despus la que dice Insert Pages, o de manera mas rpidapresionar las teclas Ctrl+Shift+I, para el ejemplo le mostramos la imagen correspondiente:

Una vez que hace clic en Insert Pages.. le mostrara una ventana llamada Select File ToInsert, lo que debe hacer es buscar en su disco duro el lugar donde se encuentra el siguientedocumento del Trabajo de Grado, para el ejemplo necesitamos encontrar siguiente archivo delTrabajo de Grado, que en nuestro ejemplo es 002-Indice-Indice.doc, como se muestra en la

siguiente imagen:


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Una vez seleccionado el archivo que desea insertar, le aparecer una segunda ventana llamadaInsert Pages, en esa ventana debe hacer lo siguiente, primero seleccionar en la parte deLocation la opcin After, segundo en la opcin Page, debe seleccionar Last, y porultimo presionar el botnOK, esos tres pasos aseguran que el archivo a insertar se pondr alfinal del que abri, los pasos indicados anteriormente se ilustran a continuacin:

Despus de haber incluido el archivo, verifique que la inclusin se realizo de forma correcta yendoal final del documento y viendo que el archivo que selecciono para ser incluido se posiciono en laparte final, para nuestro ejemplo debemos verificar que el ndice se coloco despus del archivo

que contena la Cartula como muestra la siguiente imagen:


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Despus de verificar que el documento se aadi con xito, repetir el proceso de insercin dearchivos hasta tener todo el Trabajo de Grado junto, una vez terminado de aadir el ltimodocumento, debe guardarlo como TrabajoDeGrado.pdf (este nombre es temporal al finalizar deberrenombrarlo segn formato solicitado), para ello va a Filey despus a Save As..para guardar elarchivo con el nombre que se desea, de forma mas rpida presione Ctrl+Shift+S, le mostramosla imagen correspondiente a continuacin:

Despus que haga clic en Save As.., para el ejemplo guardamos el archivo en el mismodirectorio donde estn los archivos .doc y sus respectivos archivos .pdf como se le muestra acontinuacin:


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Una vez guardado el archivo debe verificar que se guard de forma correcta como se muestra acontinuacin:

Le recomendamos abrir el documento y verificar que el contenido este completo.

Nota:Le recordamos que este manual solo gua en el proceso de creacin del documento .pdf,despus debe usar el documento de creacin del CD para ubicar todos los archivos segn elformato solicitado, y tambien se le informa que al momento de guardar el Trabajo de

Grado no debe bloquear ningn permiso del documento, por ejemplo el de modificar,etc.

4. Creacin de los BookMarks

Primeramente los BookMarks son marcas que se colocan en los archivos electrnicos comoindicadores, en el caso de archivos PDF usted crea un BookMark en una posicin del archivo, parapoder volver cualquier momento a esa posicin solo haciendo clic en el BookMark que creo.

4.1. Abrir documento .pdf

Lo primero que debe hacer es abrir el documento que estructur llamado

TrabajoDeGrado.pdf (le recordamos que este es un nombre temporal y que despus dehaber finalizado debe renombrarlo segn formato del CD de Requisitos para defensa deTrabajo de Grado), como se muestra en la siguiente imagen:


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4.2. Abrir la seccin de bookmarks

Para abrir mencionada seccin debe ir a la parte superior izquierda de la interfaz de AdobeAcrobat 7, y hacer clic en la pestaa horizontal BookMarks, como se aprecia en la siguienteimagen

Una vez que haga clic en la pestaa BookMarks,se desplegara mencionada seccin haciala derecha, como se puede apreciar en la siguiente imagen


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4.3. Crear un nuevo BookMark

Para crear un nuevo BookMark puede presionar Ctrl+B opuede hacer clic en el icono decreacin de nuevo BookMark en la parte superior izquierda en la pestaa que despleg en lepaso anterior, como se muestra en la imagen siguiente:

Una vez que hace clic en ese icono, le mostrara un nuevo BookMark con nombre Untitled,como se muestra a continuacin:

Debe reemplazar el titulo Untitledpor el de INICIOpara el primer BookMark que harreferencia a la cartula del documento, le recordamos que para crear cualquier BookMarkprimero debe posicionarse en el lugar al cual desea que el BookMark haga referencia ydespus crear el BookMark. Por ejemplo para el primer BookMark debe posicionar eldocumento en la primera plana que es la cartula y despus crear el BookMark INICIO, ysin importar en que lugar que se encuentre dentro el documento si hace clic en el enlace delBookMark INICIO, de forma automtica se le mostrara la primera plana del Trabajo de Gradoque precisamente es la cartula. Como se ve en la imagen:


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Como se ve en el imagen se creo el bookmark estando en la primera pagina que es lacartula, usted puede moverse a la pagina 50, 120, 200, pero cada vez que haga clic enINICIO, de forma automtica se dirigir hacia la cartula.

4.4. Borrar un bookmark

Antes de seguir explicando como entregar el archivo .pdf, le mostraremos algunas otra

funciones que le sern de mucha ayuda, como borrar, renombrar y definir nuevo destinopara un bookmark.

Para borrar un bookmark tiene varias opciones una de ellas, primero debe seleccionar elbookmark y despus en su parte superior existe un icono con forma de basurero haciendoclic en el podr borrarlo, le mostramos los dos pasos explicados a continuacin

Tambien puede seleccionar el bookmark a eliminar y posicionndose sobre el bookmark conel Mouse, presiona el botn derecho para que le muestre una lista de opciones sobre esebookmark, seleccione la opcin Delete,para borrar el bookmark seleccionado.Puede ver lospasos explicados con ms detalle en la siguiente imagen ejemplo:


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Una vez que haya usado una de las dos opciones para borrar el archivo, habr eliminado conxito el bookmark.

4.5. Modificar destino del bookmark

Puede ser que al trabajar cometa el error de dar a algn bookmark un destino que no es el

correcto, como le decamos al crear un bookmark, ese bookmark har referencia a laposicin en donde estaba el documento al momento de crearse, a continuacin le mostramosun ejemplo que explicara de forma mas clara lo mencionado anteriormente.

En la imagen que se muestra en parte superior, se cometi el error de crear el bookmarkAgradecimientos estando el documento ubicado en la seccin donde estn lasDedicatorias, lo que se debe hacer en este caso es primero avanzando en el documentollegar hasta la parte en la cual se encuentra los Agradecimientos(se les recuerda que unbookmark no se crea solo para el principio del documento, puede ser creado para mostrar deforma directa desde la mitad de una plana o el ultimo prrafo) como se ve en la siguienteimagen:

Ya estando en el lugar correcto del documento, debe dirigirse con el Mouse a la posicin delbookmark que tiene destino errneo, en nuestro ejemplo ya estamos en laAgradecimientos en la parte del documento, y vamos al bookmark Agradecimientos,estando ah hacemos clic con el botn derecho del Mouse y se despliega una seria deopciones, buscamos en mencionadas opciones una que tenga el ttulo de SetDestination, y hacemos clic en ella, lo que estaremos haciendo es definir el nuevo destinopara el bookmark cambiando el que tena, por la posicin en la que se encuentra en eldocumento de Trabajo de Grado. Ver imagen a continuacin:


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Una vez que haga clic en Set Destination, le mostrara un mensaje de confirmacin, elcual debe aceptar para finalizar, y con esa ltima operacin el cambio de destino estarrealizado. Le mostramos la imagen correspondiente a continuacin:

4.6. Renombrar bookmarks

Cuando no nombre un bookmark con el nombre correcto, lo que debe hacer esprimeramente posicionarse sobre el bookmark con el Mouse y hacer clic en el botnderecho, le mostrara una lista de opciones del bookmark, despus debe seleccione la opcinRename, como se muestra a continuacin:


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Una vez que haga clic en Rename, se le habilitara el nombre para que pueda hacer lasmodificaciones del mismo, como se muestra a continuacin:

Cambie el nombre actual al que desea colocar y presione Enterpara guardar los cambioscomo se ve a continuacin:


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4.7. Mover bookmarks

En el punto 4.3 creamos el primer obligatorio bookmark llamado INICIO, que hacereferencia a la primera pgina del Trabajo de Grado que obligatoriamente es la cartula,despus procedemos a crear el segundo de la misma forma, en nuestro ejemplo esDedicatorias,creamos ese bookmark posicionndonos en la pagina donde se encuentraslas dedicatorias, despus creamos el bookmark como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora obligatoriamente debe mover Dedicatoria dentro de INICIO, para mover mencionadobookmark debe posicionarse con el Mouse en el icono con la forma de hoja que se encuentraalado de cada bookmark, como se muestra a continuacin:

Una vez que esta sobre el icono con forma de hoja como se muestra en la imagen superior,presionando el botn izquierdo del Mouse lo debe arrastrar hasta la hoja del bookmark delcual quiera que dependa, en nuestro ejemplo arrastramos el bookmark Dedicatoria hasta elbookmark INICIO, como se puede apreciar en la siguiente imagen:


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La posicin final del bookmark debe ser como la que se le muestra a continuacin:

Para dominar el arrastrar de bookmarks debe solo ver en qu lugar se est posicionando la

siguiente imagen gua: , como se ve en el ejemplo siguiente:


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Como se ve en el caso 1, si la imagen gua inicia en el borde derecho del bookmark superioreste se coloca dentro el mismo, y como se aprecia en el caso 2, si la imagen gua se inicia enel borde izquierdo del bookmark superior este se coloca a la misma altura del mismo.

4.8. Forma De Trabajar Con los bookmarks

Como se le explic todas las funciones importantes relacionadas a bookmarks (crear,

renombrar, eliminar, mover y cambiar de destino), usted debe usar todas esas funcionespara crear todos los bookmarks del Trabajo de Grado. La forma ms fcil de trabajar es lasiguiente:

Paso Nro 1. Ir al lugar a donde debe hacer referencia el nuevo bookmark acrearse.- Debe posicionarse en el lugar correspondiente en su documento dondese creara el bookmark como se ve en el punto 1de la imagen siguiente y despussi es que no selecciono la opcin Select Tool en la barra superior deherramientas debe hacerlo como se muestra en el punto 2 de la imagen siguiente:

Paso Nro 2. Marcar el nombre del nuevo bookmark.- Una vez seleccionada laopcin Select Toolen la barra de herramientas con el mouse marque el texto delsubtitulo del cual quiere crear un bookmark como se ve en el punto 1en la imagensiguiente, despus con el mouse debe ir a la opcin Nuevo Bookmarkcomo seve en el punto 2de la imagen siguiente:


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Paso Nro 3. Crear el nuevo bookmark con la direccin y el nombrecorrecto.- Una vez que selecciono el texto del nuevo bookmark, y se posiciono conel mouse en la opcin New Bookmark del men del costado izquierdo, debehacer clic en esa opcin para que se cree el nuevo bookmark en la direccincorrecta y con el nombre correspondiente seleccionado anteriormente como semuestra en la imagen siguiente:

Paso Nro 4. Repetir los pasos 1, 2 y 3.- Para seguir creando los demsbookmarks de forma rpida debe repetir los anteriores pasos mover su documentoal lugar donde quiere crear el bookmark, seleccionar el texto ir a la opcin NewBookmarkpara que se creer el bookmark correspondiente y as sucesivamentehasta tener todos los bookmarks de sus distintos ndices.


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Paso Nro 5. Ordenado de los bookmarks creados.- Una vez que haya creadotodos los bookmarks o a medida que los va creando, los puede estar ordenando detal forma que al final se deben ver como muestra la imagen inferior, tambin puedeconsultar los ejemplos que se le entregan en el CD o DVD de trabajo de grado.


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En la anterior imagen mostramos como debe estructurarse los bookmarks del Trabajo deGrado, para no cometer errores debe tener en cuenta los siguientes puntos:

1. El primer bookmark debe ser INICIOy debe hacer referencia a la primera planadel Trabajo de Grado, la cual siempre debe ser la cartula.

2. Los siguientes bookmarks: Dedicatoria, Agradecimientos y Ficha Resumen(o

cualquier bookmark que debe crear antes de colocar el ndice), deben estarincluidos como parte del bookmark INICIO, como se ven en la imagen anterior, esdecir todos los bookmarks deben ser ramificados desde INICIO.

3. Debe crear el bookmark ndice General como se ve en la imagen superior,haciendo referencia a la pgina donde se encuentra el ndice del documento,mencionado ndice debe ser una ramificacin de INICIO, como se ve en la imagensuperior.

4. Una vez creado el ndice General (todos los bookmark siguientes debenramificarse desde el ndice), debe crear un bookmark por cada referencia que tieneen el ndice de su documento, estructurando todos los bookmarks como se ve en laimagen superior.

5. Si cuenta con otros ndices, como por ejemplo, ndice de figuras, tablas, etc., cadandice debe ser creado dentro de INICIO, y debe contar con bookmarks que haganreferencia a sus respectivas posiciones dentro el documento, en la imagen superiorse puede ver los ndices de Figuras y Tablas.

4.9. Guardado del documento con bookmarks

Antes de guardar el documento debe habilitar los bookmarkspara que se muestren al abrirel archivo .pdf, para habilitar mencionada opcin debe ir en la parte superior a File, una vezque se muestren las opciones del men File, debe ir a Document Properties.., lemostramos la imagen que muestra los pasos explicados a continuacin:


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Una vez que le muestre la ventana Document Properties.., debe seleccionar la pestaaInitial View, despus en la opcin Showdebe seleccionar Bookmarks Panel andPage, y despus presionar el botn OKpara finalizar con ese cambio permitir que semuestren los bookmarks al abrir el documento, todo lo mencionado se ilustra en la siguienteimagen:


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Despus para guardar el documento debe ir a Filey hacer clic en la opcin Save, o de formams rpida usar el acceso directo Ctrl+S. como se muestra a continuacin:

Guardando el documento termina de preparar el documento .pdf, despus debe colocartodos los archivos segn formato y entregar el CD/DVD del Trabajo de Grado.

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