ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 1

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO

SUSTENTABLE

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

LILIANA AGUILAR MARTÍNEZ

VENTURA SÁNCHEZ CÓRDOVA

TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

NOVIEMBRE, 2016

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Nombre del proyecto:

Implementación de una farmacia de capital privado en una colonia popular de la Ciudad de México.

Planificación de la calidad:

Misión

Contribuir al bienestar de los ciudadanos ofreciendo insumos para la salud de la más alta calidad a través de la prestación de servicios farmacéuticos profesionales centrados en el paciente.

Visión

Ser una institución líder, reconocida y distinguida en el medio farmacéutico y caracterizada por proveer a los pacientes de servicios farmacéuticos profesionales y por el compromiso con la satisfacción de nuestros clientes, logrando así ganar una buena posición en el mercado de las farmacias comunitarias nacionales

Estructura organizacional

FARMACÉUTICO PROFESIONAL

PROPIETARIO

ADMINISTRADOR

ESTUDIANTE DE FARMACIA

ESTUDIANTE DE FARMACIA

Identificación de procesos

Proceso de selección y adquisición de los insumos para la salud. Proceso de recepción de los insumos para la salud.Proceso de almacenamiento y control de fechas de caducidad de los insumos para la salud (sistema PEPS).Proceso de venta y dispensación de los insumos para la salud. Proceso de gerencia y administración de la farmacia.

Alcance del sistema

Venta y dispensación de insumos para la salud como medicamentos de venta libre, medicamentos controlados, medicamentos de prescripción, dispositivos médicos y productos cosméticos para el cuidado de la salud.

Exclusiones del sistema

Proceso de diseño y desarrollo de la farmacia. Proceso de contabilidad y facturación.Proceso para la devolución y baja de insumos para la salud. Proceso de mantenimiento de la farmacia (agua, luz, predial, licencia sanitaria, etc.). Proceso del sistema de seguridad (vigilancia en horarios laborales y no laborales).

Establecimiento de la política de calidad

Criterios Relevancia para la empresaAlta Media Baja

Cumplimiento de las expectativas del cliente para lograr su satisfacción

X

Promover una buena relación de negocios farmacia-proveedores

X

Promover la capacitación del recurso humano de la farmacia

X

Potenciar la mejora continua de los procesos de la farmacia

X

Optimización en el uso de los recursos en la farmacia XPromover el desarrollo de la farmacia como una empresa

X

Participación en organizaciones y asociaciones del ramo farmacéutico para estar al tanto de los nuevos desarrollos de la industria farmacéutica

X

Formulación de la política de calidad

Cumplir con las expectativas del cliente para lograr su satisfacción a través de la correcta dispensación de los medicamentos y otros insumos para la salud, además de promover la capacitación del recurso humano de la farmacia, con el fin de potenciar la mejora continua de los procesos y optimizar el uso de los recursos. Promover una buena relación de negocios farmacia-proveedores así como el desarrollo de la farmacia como una empresa para aumentar su participación en el mercado nacional.

Formulación de los objetivos e indicadores de calidadObjetivo de calidad Proceso Indicador Meta Frecuencia ResponsableIncrementar las ventas mensuales en un 5% en el primer semestre de 2017

Ventas Estadísticas de ventas

5% Mensual Farmacéutico profesional

Disminuir las pérdidas y devoluciones de insumos para la salud en un 15% durante el 2017

Almacenamiento y control de fechas de caducidad de los insumos

Estadística de devoluciones y desecho de medicamento caducado

15% Anual Farmacéutico profesional

Disminuir en un 10% el precio de compra/adquisición de los insumos en las negociaciones con los proveedores para el 2017.

Selección y adquisición de insumos

Listado de precios de los insumos para la salud

10% Anual Administrador

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD II

Nombre del procedimiento:

Selección y adquisición de insumos para la salud en una farmacia de capital privado ubicada en una colonia popular de la Ciudad de México.

Objetivo:

El objetivo de este procedimiento es establecer los responsables y las actividades a llevar a cabo para seleccionar y adquirir mensualmente los insumos para la salud que se comercializarán con el propósito de satisfacer las necesidades de los usuarios/pacientes de la farmacia.

Alcance:

Este procedimiento aplica a las actividades de selección y adquisición de todos los insumos para la salud que se comercialicen en la farmacia, así como al administrador y al farmacéutico profesional a cargo de la farmacia.

Definiciones: Selección de insumos para la salud = Constituye una de las actividades del

farmacéutico profesional, que se realiza con base en la eficacia, seguridad, calidad y coste de los insumos para la salud, a fin de asegurar su uso racional.

Adquisición de insumos para la salud = Es el conjunto de actividades que se realizan para obtener los insumos para la salud que se tendrán disponibles en la farmacia para satisfacer las necesidades de los usuarios/pacientes.

Insumos para la salud = Medicamentos de venta libre, medicamentos controlados, medicamentos de prescripción, dispositivos médicos y productos cosméticos para el cuidado de la salud.

Farmacéutico profesional = Al farmacéutico habilitado para ejercer la carrera de farmacia mediante la disposición de cédula profesional vigente.

Farmacia = Establecimiento comercial en dónde los medicamentos están disponibles para su adquisición.

Desarrollo de las actividades y responsables

No. de activida

d

Actividad Responsable

1 Hacer un análisis de la incidencia y frecuencia de las enfermedades que se presentan en la población atendida en la farmacia.

Farmacéutico profesional

2 Establecer el tipo de insumos para la salud que se requieren en la farmacia, teniendo en consideración los resultados del análisis de incidencia y frecuencia de enfermedades.

Farmacéutico profesional

3 Elaborar un listado de insumos para salud necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios/pacientes de la farmacia, incluyendo medicamentos de patente, genéricos, etc.

Farmacéutico profesional

4 Establecer la cantidad de insumos para la salud que se requieren en la farmacia para cubrir un mes de venta, teniendo en consideración el listado de insumos para la salud proporcionado por el farmacéutico profesional (ver actividad 3).

Administrador

5 Solicitar cotizaciones a los distribuidores de insumos para la salud.

Administrador

6 Analizar las ofertas/cotizaciones de los distribuidores y seleccionar al distribuidor que ofrezca los mejores precios, así como productos de calidad comprobada para lograr una reducción importante en el precio de los insumos.

Administrador

7 Comprar los insumos para la salud y ponerlos a disposición del farmacéutico profesional para su correspondiente gestión.

Administrador

8 Recibir los insumos para la salud adquiridos por el administrador y ubicarlos dentro de la farmacia conforme al procedimiento correspondiente.

Farmacéutico profesional

Diagrama de flujo

Registros

Análisis de incidencia y frecuencia de enfermedades.

Listado de insumos para la salud.

Listado de distribuidores y cotizaciones.

Ordenes de compras.

Registros de medicamentos adquiridos.

Análisis de enfermedades (Farmacéutico)

Establecer tipo de insumo

(Farmacéutico)

Elaborar listado de insumos

(Farmacéutico)

Solicitar cotizaciones (Administrador)

Establecer cantidad de insumos para cubrir un

mes de venta (Administrador)

Analizar ofertas/cotizaciones

(Administrador)

Comprar los insumos

(Administrador)

Recibir insumos

(Farmacéutico)

PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

Nombre del proceso:

Plan de aseguramiento de calidad del proceso de selección y adquisición de insumos para la salud (SAI) en una farmacia de capital privado ubicada en una colonia popular de la Ciudad de México.

Introducción

La selección y adquisición de insumos para la salud en una farmacia de capital privado ubicado en una colonia popular de la Ciudad de México se debe realizar acompañada de la consecuente elaboración de un cuadro básico de medicamentos, ya que es considerada la piedra angular de un sistema eficiente de suministro de productos farmacéuticos. Los demás procesos del suministro; recepción, almacenamiento, control de fechas de caducidad, son procesos con un alto contenido administrativo cuyas acciones giran alrededor del grupo de medicamentos seleccionados para que integren el sistema de suministro.

 Cuando se habla de suministro se hace referencia al acto y consecuencia de

suministrar (es decir, proveer a alguien de algo que requiere, en este caso, de insumos para la salud).

Propósito

El propósito de este plan de aseguramiento de la calidad del proceso de selección y adquisición de insumos para la salud (SAI) en una farmacia de capital privado ubicado en una colonia popular de la Ciudad de México, es proveer un resumen de las actividades, objetivos y personal involucrado en el aseguramiento de la calidad del proceso. Para conocer mayores detalles del proceso SAI en la farmacia, será necesario consultar el proceso en sí.

Alcance

Este documento será aplicable a los responsables y a las actividades del proceso SAI:

- Farmacéutico profesional.- Administrador de la farmacia.- Proceso de selección de insumos para la salud. - Proceso de adquisición de insumos para la salud.

Organización

Se proveerá una descripción de las personas involucradas en la aplicación del proceso SAI, así como las responsabilidades que se deben realizar.

Líder del proyecto

Es el responsable de la toma de decisiones para las acciones a realizar durante el ciclo de vida del proyecto, debe mantenerse siempre informado respecto a los movimientos que se realicen por el demás personal involucrado. Para el desarrollo del proceso SAI de la farmacia el líder del proyecto será:

- El propietario de la farmacia (ver estructura organizacional de la tarea 1-Diseño de un sistema de gestión de calidad).

Encargado del proceso SAI

Es el responsable de la aplicación y el seguimiento del procedimiento de aseguramiento de la calidad de procesos y productos en donde sea requerido. Deberá mantenerse informado del funcionamiento de los procesos o productos que requieran de su intervención. Para el desarrollo del proceso SAI de la farmacia el encargado del proyecto será:

- El farmacéutico profesional (ver estructura organizacional de la tarea 1-Diseño de un sistema de gestión de calidad).

Otros involucrados

Demás responsables o involucrados de distintas áreas que se mantendrán en contacto con el encargado del proceso SAI y con el líder del proyecto para la solicitud y seguimiento de la aplicación de aseguramiento de la calidad. Para el desarrollo del proceso SAI de la farmacia, los demás involucrados serán:

- Administrador de la farmacia. - Estudiante de farmacia 1. - Estudiante de farmacia 2.

Roles y responsabilidades

Las principales responsabilidades se describen a continuación:

- Administrador de la farmacia. - Estudiante de farmacia 1. - Estudiante de farmacia 2.

Responsabilidades del líder del proyecto

Tomará las decisiones adecuadas para el progreso del proyecto, se le debe informar respecto al seguimiento de la aplicación del aseguramiento de la calidad del proceso SAI en la farmacia, también deberá estar informado respecto al seguimiento del aseguramiento de la calidad y deberá tomar medidas para las inconformidades que puedan surgir.

Responsabilidades del encargado del proceso SAI

Se encargará de la aplicación del proceso de aseguramiento de la calidad del proceso SAI en donde sea requerido, proporcionará la información necesaria junto con la documentación correspondiente, llevará un seguimiento de la aplicación del proceso SAI, se encargará de la resolución de inconformidades e informará al líder del proyecto en caso de no llegar a una solución para la toma de medidas.

Responsabilidades de los demás involucrados en el proceso SAI

Seguirán las indicaciones otorgadas tanto por el encargado del proceso SAI, como por el líder del proyecto y resolverán las inconformidades con el encargado del proceso SAI.

Herramientas

Se ofrecerán manuales con los procedimientos específicos para el proceso SAI, los cuales contienen las tareas de aseguramiento de la calidad del proceso SAI.

Aseguramiento de la calidad del proceso SAI

El aseguramiento de la calidad del proceso SAI tiene una iniciación temprana durante la planificación del proyecto, en esta etapa de planificación se definirán las herramientas, el cuadro básico de medicamentos estándar, los manuales de procedimientos, los formatos y las plantillas a utilizar, asimismo, se definirá en donde se debe aplicar el proceso SAI para asegurar que se respeten los estándares a emplear.

A continuación se ofrecerá un resumen de las prácticas a llevar a cabo durante el proceso SAI que podrán revisarse a detalle.

Evaluar objetivamente los procesos.

De acuerdo a lo establecido dentro del proceso SAI, las actividades deberán ser evaluadas objetivamente, así pues de acuerdo a esto se han estipulado las siguientes fechas indicando en cada una de ellas el proceso que será evaluado:

- Proceso de selección y adquisición de insumos para la salud (SAI) en una farmacia de capital privado ubicada en una colonia popular de la Ciudad de México.

Comunicar y asegurar la resolución de las inconformidades.

De acuerdo a lo estipulado en el proceso, si se encuentran inconformidades después de realizar las evaluaciones, el personal de aseguramiento de calidad deberá de avisar a los involucrados sobre las inconformidades, con el objetivo de dar seguimiento y establecer la resolución de las mismas. Asimismo, deberá generar un documento en el cual se estipulen el estado de cada una de las inconformidades. Si al realizar el seguimiento se encontrase con alguna inconformidad no resulta, el equipo de aseguramiento de la calidad deberá rastrear el origen de la inconformidad e informar al responsable de dicha inconformidad para establecer acción correctiva correspondiente.

Establecer registros.

Es importante establecer registros de las actividades del equipo de aseguramiento de calidad para determinar si dicho equipo labora de manera adecuada y de acuerdo a las fechas establecidas. Esto debe establecerse en el documento correspondiente, estipulando las actividades que realizara cada miembro con base en los manuales de procedimientos. En caso de detectarse nuevas inconformidades, se deberá generar un nuevo documento para registrarlas e informarlas al equipo de aseguramiento de calidad.

Referencias:

Manual de procesos y procedimientos droguería Villa del Lago, Recuperado el 25 de Octubre de 2016 de: https://prezi.com/yvqljnyeiffo/manual-de-procesos-y-procedimientos-drogueria-villa-del-lag/

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 5ª. ed., Project Management Institute. pp. 227

Procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, Recuperado el 31 de Octubre de 2016 de: http://www.eselavirginia.gov.co/archivos/guias/procedimientodeadquisicionydispositivosmedicos.pdf

Selección de medicamentos, Recuperado el 31 de Octubre de 2016 de: http://asignatura.us.es/ptuteladas/docs/seminarios/fh/tema-seleccion-medicaentos.pdf

Castro M.J., Chan R. H., Sosa A.F., Ku Q. J., (2010) Rodríguez C.V., Sistema de Administración de la Cooperativa Puntos Verdes, Plan de Aseguramiento de la Calidad de Proceso y de Producto

Girón, N. y Rodríguez, M. (octubre 1997). Selección y Formulario de Medicamentos.

pp.4. Recuperado el 8 de noviembre de 2016 de:

http://www.sefh.es/bibliotecavirtual/ops/seleccion.pdf

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