Mapa Procedimientos Recibidas por : Mesa de Entrada RESUMEN PROCESO DE TRABAJO...

MapMapa a

Procedimientos

Recibidas por :

Mesa de Entrada

RESUMEN PROCESO DE TRABAJORESUMEN PROCESO DE TRABAJO

Recepción-Registro-Archivo y Distribución

Gestión Despacho

Fax

E-Mail

@

Correspondenciay Documentos

Externos

RegistroCodificación

ArchivoDistribución

(Mesa de Entrada)

ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOSARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOS

Recepción

Consulta

Instrucción

Tramitación

Funcionario 1

Recepción

Consulta

Elabora Respuesta

Despacha

Funcionario 2

Recepción

Toma Acción

Remisión

Transferencia

Funcionario 4

Recepción

Consulta

Archivo

Funcionario 5

Mesa de Entrada

Bandeja de Correspondencias

Pesonales

Seguridad de Correspondencia

RegistroRegistroDespacho Despacho ExternoExterno

Corresp. Interna

Corresp. Externa

Elabora. Doc

Transfiere

Funcionario 3

Recibe

Toma conocimiento

Toma acción

Tramita

Funcionario 6

Recibe

Toma conocimiento

Dar por Finalizada

Funcionario 7

ProcedimieProcedimientosntosMapa

Procedimientos


Mapa

ProcedimientosRecepción-Registro-Archivo y Distribución

Gestión Despacho


Externos



(Mesa de Entrada)


Recepción

Consulta

Instrucción

Tramitación

Funcionario 1

Recepción

Consulta

Elabora Respuesta

Despacha

Funcionario 2

Elabora. Doc

Transfiere

Funcionario 3

Recibe

Toma conocimiento

Toma acción

Tramita

Funcionario 6

Recepción

Toma Acción

Remisión

Transferencia

Funcionario 4

Recepción

Consulta

Archivo

Funcionario 5

Recibe

Toma conocimiento

Dar por Finalizada

Funcionario 7Corresp. Interna

Corresp. Externa

Mesa de Entrada

Bandeja de Corrspondencias

Pesonales



Fax

E-Mail

@

Mesa de Entrada

PantallPantallasas

Procedimientos

Mapa

Procedimientos

Recibidas por :


Mapa

ProcedimientosRecepción-Registro-Archivo y Distribución

Gestión Despacho


Externos



(Mesa de Entrada)


Recepción

Consulta

Instrucción

Tramitación

Funcionario 1

Recepción

Consulta

Elabora Respuesta

Despacha

Funcionario 2

Recepción

Toma Acción

Remisión

Transferencia

Funcionario 4

Recepción

Consulta

Archivo

Funcionario 5

Corresp. Interna

Corresp. Externa

Mesa de Entrada

Bandeja de Corrspondencias

Pesonales



Fax

E-Mail

@

Elabora. Doc

Transfiere

Funcionario 3

Recibe

Toma conocimiento

Toma acción

Tramita

Funcionario 6

Recibe

Toma conocimiento

Dar por Finalizada

Funcionario 7

Mesa de Entrada

Recepción y Registro de Correspondencia ExternaRecepción y Registro de Correspondencia Externa

Registro de Emisor

Registro de Correspondencia

Elaborar Documento Nuevo (Agregar destinatario a la correspondencia)Elaborar Documento Nuevo (Agregar destinatario a la correspondencia)

Registro del Destinatario

Datos Principales del Destinatario

Nueva CorrespondenciaNueva Correspondencia

Datos Principales de la Correspondencia

Documento de Correspondencia

Recepcion, Acción y Tramite de correspondenciaRecepcion, Acción y Tramite de correspondencia

Recepcion, Acción y Tramite de correspondencia InternaRecepcion, Acción y Tramite de correspondencia Interna

Archivo de Archivo de CorrespondenciaCorrespondencia

Bús

qued

a en

Tod

o, E

xter

na e

Inte

rna

Pantalla de búsqueda (Corresp. Interna)

Crite

rios d

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l Arch

ivo

CORRESPONDENCIA

• De correspondencia

– Medios de llegada – Papeles– Fax– Email

– Volumen total ingresado– Documentación externa =xxxx aprox.– Documentación interna = xxxx aprox.

• De llamadas telefónicas

– Medios de llegada – Extensiones = xxx – Líneas directas = xxx– Microondas = xxx– Internos =xxx

– Volumen total ingresado– Nº de llamadas = xxxx aproximadamente (xx cada 10 minutos durante 12 horas)

• De la comunicación informal (Email)

RegistrRegistroo

Recepción y Registro (Mesa de Recepción y Registro (Mesa de Entrada)Entrada)

Correspondencia Externa

INPUTS

RECURSOS REQUERIDOS

Mesa de EntradaRRHH

INFRAESTRUCTURA

PROCEDIMIENTOS SOFTWAREFISICOS TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaExterna

•Dos (2)

capacitadas y

exclusivamente

dedicadas a esto.

•Personal capacitado

en (organización y

temas)

Lugar exclusivo y fuera del ante-despacho.•2 PC en red y conectado a Internet•Líneas telefónicas

1. Seleccionar del 100% de la correspondencia y dividirlas en (personales, inseguras e Institucionales)

Transfiere al destinatario la correspondencia Institucional que fue aprobada.

2. Enviar las Corresp.:•Las personales para la bandeja de Corresp. Personal.•Las inseguras para su a Seguridad para su aprobación.•Las Institucionales aprobadas cargar en el sistema de registro.

2. Registrar en el sistema (nombre, apellido, institución, objeto de la )3. Impresión de listado (2 diarios)

Recepción y Recepción y RegistroRegistro

Correspondencia Interna

INPUTSRECURSOS REQUERIDOS

INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE

TECNOLÓGICOS

Documentaciones

InstruccionesSolicitudes(Internas)

•PC en red y conectado a Internet

1) CARGA O REGISTRO DE DATOS DE LA CORRESPONDENCIA

DestinatarioAsunto o descripciónFecha de origenNúmero de Origen: Código y Número de radicación de origen Grado de reserva: Normal o Reservado Prioridad o Tipo: Tutela de 8, 24, 48 horas. Petición, Derecho de Petición 10 días hábiles. Requerimiento según lo solicitadoMedio de Recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, Correo, Fax, E-mail, Courrier, Mensajero, por mano, etc.Documento Referencia: Articulación de referencia con comunicaciones ingresadas o enviadas o internas que hacen referencia al objeto de la comunicación permitiendo generar la estructura relacionada y posibilitando la conformación del legajo o carpeta. Esta articulación se realiza ubicando el codificador con lo que fue radicado la comunicación y el número correspondienteResponsable: Nombre del funcionario que se hace responsable de la gestión de la comunicación.Resumen del Texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de la comunicación.Digitalizar Imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la mesa de entrada toda comunicación debe ser digitalizada, hasta 20 páginas.Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por medio de email o archivo magnético.

• TRANSFERIR CORRESPONDENCIA Transfiere la correspondencia al despacho del funcionario destinatario.

Transfiere al destinatario la correspondencia Institucional que fue aprobada.

Seguridad de Seguridad de Correspondencia Correspondencia



Mesa de EntradaRRHH

INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS

FISICOS TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaExterna

Clasificada como Insegura

Personal de

seguridad

exclusivamente

dedicado a esto.

Lugar exclusivo y fuera del edificio de la Institución.Detector de metales, otros.

1. Seleccionar del 100% de la correspondencia clasificada como insegura para su verificación.

2. Todo sobre, paquete o envío postal, será revisado por el detector de metales.

3. Se procederá con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las siguientes señales sospechosas, entre otras: • Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. • Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. • Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

4. Enviar correspondencia aprobada a la mesa de entrada.

ArchivoArchivoss

Archivo de Correspondencia

INPUTS

RECURSOS REQUERIDOS

INFRAESTRUCTURA

PROCEDIMIENTOS SOFTWARE

TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaInterna y Externa

Registradas

• PC en red

En el Archivo de Correspondencia, iniciara su trabajo realizando la búsqueda y consulta del documento directamente en:

Todo el archivo: La búsqueda y consulta podrá hacerlo de acuerdo al origen del documento ( Correspondencia Interna, Correspondencia Externa, Correspondencias Interna/ Externa ). En este caso la pantalla le desplegará un listado de toda la correspondencia, pudiendo usted seleccionar individualmente la que quiera consultar.

Correspondencia Externa: La búsqueda y consulta será solo de documentos que tuvieron origen fuera de la institución.

Correspondencia Interna: La búsqueda y consulta será solo de documentos que tuvieron origen dentro de la institución.

Ejecuta la búsqueda dentro del archivo, obteniendo un resultado de acuerdo con los criterios establecidos.

Recepción y Gestión de Correspondencia Externa Recepción y Gestión de Correspondencia Externa RecibidaRecibida


INPUTS

RECURSOS REQUERIDOS


TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaEXTERNA

• PC en red

•Ver comentarios de trasferencias

•Ver Recorrido

•Ver Resoluciones

•Buscar y Asociar Documentos

•Ver documento

•Ver documentos anexos y digitalizados

•Ver clasificación del Documento

•Elaborar documento derivado

•Dejar Pendiente y/o escribir anotaciones

•Transferir

•Dar por finalizada la gestión sobre el documento

•Imprimir

Permite la recepción y gestión de la documentación recibida.

Elaborar RespuestaElaborar Respuesta




TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaEXTERNA

• PC en red

El documento derivado es una nueva correspondencia que sea

elabora a partir de otra.

•Ingresar a una correspondencia Externa

•Seleccionar la función Elaborar Documento Derivado ( le

permite elaborar un nuevo documento, a partir del que esta

gestionando)

•Seleccionar un formato para el documento

•Determinar el destinatario

•Cargar los datos de la nueva correspondencia (Especifica si la

correspondencia es una respuesta de la correspondencia

precedente)

•Tramitar Documento

Permite elaborar

documentos

derivados de las

correspondencias

tanto internas

como externa, en

el caso de que la

correspondencia es

del tipo externa

nos permite

realizar la

respuestas de las

correspondencias.

Elaborar DocumentoElaborar Documento

Correspondencia Interna

INPUTS

RECURSOS REQUERIDOS


TECNOLÓGICOS

Necesidad de documentar las

decisiones Internas de la Institución

(Por Instrucción

Verbal, por

disposiciones de la

Institución, por

iniciativa propia,

etc)

• PC en red

•Dentro del módulo de correspondencia Seleccione

•Seleccionar un formato para el documento

•Determinar el destinatario

•Cargar los datos de la nueva correspondencia (Especifica si

la correspondencia es una respuesta de la correspondencia

precedente)

•Transfiere el Documento

Permite la

elaboración de

documento oficiales

de la Institución,

para su posterior

gestionamiento.

(Transferencias de

copias,

documentación

derivada, etc)

Recepción de Correspondencia Interna RecibidaRecepción de Correspondencia Interna Recibida


INPUTS

RECURSOS REQUERIDOS


TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaINTERNA

• PC en red

•Ver comentarios de trasferencias

•Ver Recorrido

•Ver Resoluciones

•Buscar y Asociar Documentos

•Ver documento

•Ver documentos anexos

•Ver clasificación del Documento

•Elaborar documento derivado

•Dejar Pendiente y/o escribir anotaciones

•Transferir

•Dar por finalizada la gestión sobre el documento

•Dar por finalizada la gestión sobre el documento y asignarle un

código

•Imprimir

Permite la recepción y gestión de la documentación recibida y las que están en elaboración.

Finalizar DocumentoFinalizar Documento




TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaInterna y Externa

• PC en red

•RECIBIR, encuentra la correspondencia en su despacho

•TOMAR CONOCIMIENTO, verifica la correspondencia (ve

comentarios de transferencia, si es una copia, si es interna

o externa etc.)

•GESTIONAR, según el tipo de correspondencia que sea

puede informarse, adicionar datos, elaborar documentos

derivados, etc)

•FINALIZAR, según el tipo de documento podrá finalizar y

asignarle un código y/o quitar de su despacho.

Si es una

correspondencia

externa o si es una

copia, permite indicar

que la

correspondencia ya

ha sido gestionada,

quitando dicha

correspondencia del

despacho del

funcionario

responsable y

dejando un registro

en el archivo.

Si es una

correspondencia en

elaboración o no

finalizada permite

finalizar la gestión del

documento y se le

asigna un código.

Despacho Correspondencia ExternoDespacho Correspondencia Externo

Correspondencias

INPUTS

RECURSOS REQUERIDOS


TECNOLÓGICOS

CorrespondenciaINTERNA PC en Red

1. Seleccionar Datos de la correspondencia a ser enviada, para realizar la búsqueda de la misma.

2. Ejecutar Búsqueda en el Archivo.

3. Verificar Resultados, Ingresar a la correspondencia, Imprimir

4. Etiquetar, empaquetar y enviar.

Permite tener

archivada toda la

correspondencia

oficial de la

Institución,

pudiendo así

realizar la

búsqueda del

documento que

desee imprimir para

enviar.

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