Marzo - Junio 2017 En cumplimiento de lo dispuesto en el...

Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno Sibate 13 de Julio de 2017

Marzo - Junio 2017

En cumplimiento de lo dispuesto en el

Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

Oficina de Control Interno

Paola Cortés Acuña

mailto:[email protected]



Informe Pormenorizado del Estado del

CONTROL INTERNO

Marzo - Junio 2017

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de

2011, Empresas Publicas Municipales de Sibate SCA ESP a

continuación presenta informe detallado de avances en cada uno

de los dos (2) Módulos de Control 0 (Módulo de Planeación y

Gestión 0 Módulo de Evaluación y Seguimiento) y Eje Transversal:

(Información y Comunicación) del Modelo Estándar de Control

Interno “MECI”, conforme al Decreto 943 de mayo 21 de 2014.



MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Durante este periodo de evaluación, la entidad ha orientado todos sus esfuerzos a la actualización

del Sistema de Gestión de Calidad,. Con una novedad bastante amplia, una vez adoptado el

Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo fue necesario que Empresas Publicas hablara de

Sistemas Integrados de Gestión, se han adelantado actualizaciones, revisiones y análisis desde el

mapa de procesos de la entidad, hasta los registros, se adelantó una nueva estructura para los

procesos y procedimientos, incorporando a los procesos el objetivo enfocado a un objetivo

institucional e incorporando a los procedimiento el siclo PHVA.

Este proceso de actualización de los Sistemas Integrados de Gestión , esta completamente

armonizado con el Sistema de Control Interno y el MECI, siendo esta la base para fortalecer y

hacer dinámico la planeación y gestión de los planes, programas y proyectos de la entidad. El

desarrollo de la proceso de actualización se ha dado mediante una capacitación continua a todo el

personal del área administrativa, donde se encuentran los responsables y mayores ejecutores de

actividades de los procedimientos.

A continuación se muestra el mapa de procesos actualizado para 2017 y los procedimientos

asociados, de acuerdo al proceso de actualización que se está llevando a la fecha.



PROCESOS ESTRATEGICOS

PLANEACION

ESTRATEGICA GESTION DE SISTEMAS

INTEGRADOS

PROCESOS MISIONALES

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

PROCESOS DE APOYO

GESTION

DOCUMENTAL FINANCIERA

AD. DE BIENES

Y SERVICIOS ATENCION AL

CLIENTE-PQR

ADMINISTRATIVA

Y COMERCIAL

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COMPLEMENTARIOS/

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COMUNICACIONES

PROCESOS DE EVALUACION

EVALUACION Y SEGUIMIENTO



PROCESOS ESTRATEGICOS

Planeación Estrategica

Procedimiento Plataforma estrategica

Gestion de Sistemas Integrados

Procedimiento Revision por la Direccion

Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas

Procedimiento Servicio no conforme

Procedimiento de Planificacion de Cambios

PROCESOS MISIONALES

Acueducto

Procedimiento captación, aducción, pretratamiento y conducción de

agua cruda

Procedimiento tratamiento de agua Cruda

Procedimiento análisis de Aguas

Procedimiento Distribución de Agua tratada

Procedimiento calibración y/o verificación de equipos de medición

Procedimiento Diseño y Desarrollo

Alcantarillado

Procedimiento de Alcantarillado

Aseo

Procedimiento de Barrido de vías y limpieza áreas publicas

Procedimiento de Recolección, Transporte y Disposición final de residuos

sólidos convencionales domésticos

Procedimiento de Mantenimiento integral de zonas verdes

Servicios Complementarios y/o Especiales

Procedimiento Servicios complementarios y/o especiales

PROCESOS DE APOYO

Financiera



Procedimiento Contable

Procedimiento Tesorería

Procedimiento Presupuesto

Administrativa y Comercial

Procedimiento facturacion y recaudos

Procedimiento Nomina

Procedimiento Selección y Contratación de personal

Procedimiento de Entrenamiento y Capacitación

Procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo

Procedimiento de Riesgos y Peligros Laborales

Procedimiento de Mantenimiento infraestructura administrativa y

tecnológica

Gestión Documental

Procedimiento para el Control de documentos

Procedimiento para el Control de registros

Procedimiento para el Control de documentos externos

Procedimiento de archivo

Procedimiento de correspondencia

Atención al Cliente PQR

Procedimiento atención al Cliente PQR

Comunicación

Procedimiento de Comunicación

Adquisición de Bienes y Servicios

Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios

Procedimiento de Recepción , almacenamiento y entrega de almacén

Evaluación y Seguimiento

Procedimiento de Auditorias

Procedimiento de Control Interno

Procedimiento para la Gestión de Riesgos



Además esto, se realizo actualización y modificación a los mapas de procesos de los procesos,

adoptado la metodología establecida por la función pública, donde el objetivo es darle mayor

importancia a los controles del riesgo y así lograr una nueva valoración después de los controles.

Por otra parte, a continuación las actividades de bienestar y capacitación realizadas durante este

periodo de evaluación, dándole cumplimiento así a los planes y programas establecidos.

BIENESTAR Y CAPACITACIÓN

Marzo Celebración día de la mujer y del hombre

Reunión de integración de todos los funcionarios en salón comunal barrio san Jorge, entrega de refrigerio y detalles

Mayo Celebración de las segundas olimpiadas autóctonas y clausura

Se reúnen todos los funcionarios los miércoles cada quince días para cumplir con la programación de acuerdo a cada categoría de los juegos

Julio Celebración de cumpleaños Se realiza integración de todos los funcionarios, se comparte refrigerio, se realiza entrega de un pastel y una tarjeta el día que cada funcionario cumpla años. Para esta actividad estaba programada para el mes de mayo según el programa de bienestar para vigencia 2017 pero se realizó una modificación y quedo establecida para el mes de julio. Dicha actividad se realizara cada semestre.

CAPACITACIÓN

Marzo Mapas de riesgos Con Asesor externo se apoyó el proceso de actualización y

análisis de los mapas de riesgo

abril Toma de muestras de agua para el consumo humano y agua cruda en la red de aducción

Dictada por el ing JOHN HENRY BERNAL DIAZ

Abril Presupuesto, contabilidad, tesorería, nómina y servicios públicos

HAS SQL

mayo Norma NTCGP 1000-2015- Se siguió realizando la



Indicadores capacitación con el Ing. ronderos sobre todo lo que

tiene que ver con calidad

mayo Operación sistema de lavado a presión (alcantarillado)

externo

Mayo Operación del módulo de almacén y actualización módulo de nomina

HAS SQL

Mayo Gestión documental TRD Capacitador Jerson Arámbula

mayo Reinducción de rutas de recolección, residuos sólidos en el área de prestación del servicio

mayo Competencia laboral en asegurar la gestión operativa de productos químicos en proceso de tratamiento según procedimiento establecido y caracterizar agua en el sistema de potabilización de acuerdo con el estado del proceso y las normas técnicas.

SENA

junio Servicio al cliente

julio Competencia laboral en recolectar residuos sólidos de acuerdo con procedimientos técnicos.

SENA

MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Para el seguimiento del Control Interno y el Sistema de Gestión de calidad, se ha dado

cumplimiento asi al programa de auditorías para la vigencia 2017, se realizaron arqueos de caja, se

verifico el cumplimiento en recepción, almacenamiento y entrega del almacén vs. los re3gistros

en el Sistema Operativo Has, se verifico el proceso de Comunicaciones, se inspecciono el

procedimiento de nómina, el proceso de PQR, se verifico el estado de implementación del

Sistema de Seguridad en el trabajo, entre otras. Todas estas revisiones están soportadas por el

registro de Inspección del proceso de Control Interno.

De estas inspecciones son generadas recomendaciones derivadas de los posibles hallazgos

encontrados, con el objetivo de subsanarlas y mejorar aquellas debilidades en pro de preparar los

procesos para auditorías internas y a su vez apoyar la toma de decisiones de la alta dirección



EJE TRANSVERSAL- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La oficina de Atención al Usuario ha sido el mecanismo eficiente adoptado por la entidad para la

recepción y registro de quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, además de la distribución de las

mismas, su seguimiento y la oportunidad de respuesta para los usuarios y clientes. Todo esto

enmarcado dentro de un proceso y procedimiento de Atención al Usuario PQR. Las reclamaciones

y peticiones en el periodo evaluado fueron:

RECLAMACIONES

SERVICIO RECIBIDOS EMPRESA USUARIO TOTALES

MARZO

Acueducto 20 18 2

21 Alcantarillado 1 1 0

Aseo 0 0 0

ABRIL

Acueducto 17 14 3


Aseo 1 0 1

MAYO

Acueducto 17 16 1


Aseo 0 0 0

JUNIO

Acueducto 20 17 3


Aseo 0 0 0

PETICIONES

SERVICIO RECIBIDOS EMPRESA USUARIO TOTALES

MARZO

Acueducto 56 56 0


Aseo 5 5 0

ABRIL

Acueducto 57 57 0


Aseo 1 1 0

MAYO

Acueducto 54 54 0


Aseo 3 3 0

JUNIO

Acueducto 59 59 0


Aseo 1 1 0



La cartelera institucional es uno de los mayores focos comunicativos entre la entidad y los

funcionarios.

INFORME CARTELERA MES DE MARZO 2017

En el mes de marzo, continuamos tratando algunos temas con lo que pretendemos que el

personal los siga teniendo en cuenta y se identifiquen con ellos y otros nuevos que queremos que

se les de la importancia que merecen para el conocimiento y la practica por nuestros funcionarios.

Es así como tenemos los temas que pasó a discriminar:

1. Le damos la bienvenida al mes de marzo con la siguiente frase “Con la esperanza de que nos

traiga a todos mucha salud, alegría, trabajo y felicidad.

2. El 22 de marzo se celebra el día mundial del agua, quisimos dar a conocer a nuestros

funcionarios la importancia que representa para nosotros este preciado líquido.

3. Para este día la empresa junto con la alcaldía municipal prepara un evento llamado “FORO

MUNICIPAL PARA LA PRESERVACION DEL AGUA”, en el cual participaron colegios, entidades,

juntas de acción comunal entre otras. En dicho foro se hizo alusión a la importancia del cuidado

de nuestras cuencas y paramos.

4. Por medio de una diapositiva quisimos darles a conocer a nuestros compañeros la importancia

que es ser el san José en nuestros hogares con una pequeña frase:

El hombre es aquel que busca instruirse con todos los hombres; el hombre fuerte, aquel que sabe

quebrar sus deseos; el hombre rico, aquel que se contenta con su suerte, el hombre honrado,

aquel que horna a los demás.

5. Continuamos en el mes de marzo dando a conocer a nuestros funcionarios las actitudes que

deben tener nuestros funcionarios para integrar el comité de convivencia laboral, Como es la

elección de los integrantes, los periodos del comité, funciones del comité y de cada uno de los

integrantes, cada cuanto se deben reunir, para que nuestro funcionarios se animen a inscribirse

para representar a los funcionarios del área operativa.

6. Como en todos los meses anteriores se da a conocer las fechas de los cumpleaños de los

funcionarios para darles un feliz cumpleaños y adicional a esto la empresa da un pequeño detalle

(postre) junto con una tarjeta para que ellos sientan que para nosotros son importantes.

7. para este mes nuevamente se deja publicada la visión y objetivos de la empresa, la cual fue

modificada mediante resolución administrativa No 061 de 2016.

8. Se publica la información enviada por la alcaldía para la participación de las segundas

olimpiadas institucionales en la cual se realizó el sorteo en días anteriores y enviaron como

quedaron los grupos. Para este año los grupos estarán representados por animales.



INFORME CARTELERA MES DE ABRIL 2017

En el mes de abril, continuamos tratando algunos temas con lo que pretendemos que el personal

los siga teniendo en cuenta y se identifiquen con ellos y otros nuevos que queremos que se les de

la importancia que merecen para el conocimiento y la practica por nuestros funcionarios. Es así

como tenemos los temas que pasó a discriminar:

1. Le damos la bienvenida al mes de abril con la siguiente frase “Querido abril tráeme cositas

lindas...Gente agradable, momentos felices, problemas pequeños, soluciones grandes, motivos

para reír, Salud, paz, amor y trabajo. Favor se Buenito.

2. En este mes celebramos todos los católicos la semana mayor mes para reflexionar en familia,

con el ayuno, perdonar, entrega, sacrificio, meditar, recogimiento interior, renovar nuestra fe,

reconciliación y olvidad todo aquello que nos hace daño las discordias las guerras las

confrontaciones.

3. Con una imagen queremos recordar la semana mayor que empezamos con el domingo de

ramos, jueves santo, viernes santo, sábado santo y domingo de pascua. Que el señor murió en la

cruz porque nos ama.

4. Veintidós de abril día internacional de la tierra, con este tema quisimos sensibilizar a nuestros

funcionarios con la imagen para que recapacitemos y en lo que estamos actuando mal lo

mejoremos para así salvar la tierra.

5. 26 de abril día de la secretaria. En esta fecha quisimos resaltar la importante labor que tiene

nuestra compañera DORIS SIMBAQUEVA con la siguiente frace:



Querida Doris Garzón, que tengas un día muy hermoso. Recibe nuestro reconocimiento de parte

de todos tus compañeros de trabajo que te apreciamos por tu buen desempeño y por la paciencia

que nos tienes a todos para poder atender nuestros requerimientos. Estamos muy contentos con

tu desempeño y queremos que el día de hoy tengas un merecido homenaje de parte de quienes te

estimamos como compañera de trabajo y como gran amiga. Feliz día




7. se publicaron 10 tips para transito responsable

8. Se publico los diferentes estandares de seguridad vial para ciclistas, peatones, conductores y

motociclistas para que todos los tengamos en cuenta.

9. se publican las fechas en las cuales estan programados todos los funcionarios para la

participacion de los juegos en conjunto con la alcaldia municipal para que todos participemos

activamente

10. Se realiza la publicacion la resolucion de adopcion del sistema de gestion de seguirdad y salud

en el trabajo y la actualizacion del reglamento de higiene industrial.



INFORME CARTELERA MES DE MAYO 2017

En el mes de mayo, continuamos tratando algunos temas con lo que pretendemos que el personal

los siga teniendo en cuenta y se identifiquen con ellos y otros nuevos que queremos que se les de

la importancia que merecen para el conocimiento y la practica por nuestros funcionarios. Es así

como tenemos los temas que pasó a discriminar:

1. Le damos la bienvenida al mes de mayo mes de las madres.

2. Este mes es muy importante para todos nosotros porque gracias a nuestras madres existimos

con la siguiente frase:

Feliz día de la madre les deseo a todas esas valerosas mujeres trabajadoras que se esmeran día a

día por llevar lo mejor para sus hijos. Se merecen un infinito y fuerte aplauso que se escuche hasta

el último rincón de la galaxia. Somos muy dichosos por tenerlas en nuestras vidas ¡Las amamos!

"son los deseos de EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE

3. Para este mes quisimos retomar el tema de seguridad y salud en el trabajo concientizándolos

con la imagen EN CASA NOS ESPERAN por eso su seguridad esta primero debemos de pensar

que tenemos una esposa (o) e hijos que siempre nos están esperando y si no tenemos cuidado con

nuestra seguridad posiblemente no los podamos volver a ver. También recalcarles las normas de

seguridad que no son un juego como tal hay que tener mucho cuidado y respetarlas.

4. Para este mes también resaltamos que ya llevamos 59 días sin accidentes laborales con esto se

demuestra de que si podemos y que estamos haciendo las cosas bien hechas siguiendo todas las

normas.

5. Con la imagen de STOP hacemos alusión que debemos dar un stop en nuestra vida para parar,

pensar y actuar antes de tomar cualquier decisión que pueda arriesgar nuestra seguridad porque

los accidentes se presentan en cualquier momento pero si pensamos y actuamos con

responsabilidad no tendríamos accidentes.

6. Para este mes se programó las segundas olimpiadas autóctonas las cuales se organizaron en el

mes de mayo con una participación del 100% de nuestros funcionarios así cumpliendo con

nuestro plan de bienestar.




8. se publica la lección aprendida de la funcionaria LIGIA MENDEZ para que todos tengamos

presente para que no se vuelva a repertir.



INFORME CARTELERA MES DE JUNIO 2017

En el mes de Junio, queremos que algunos temas sigan estando presentes en los empleados, y

darles la importancia que merecen para conocimiento y practica por los mismos. Entre ellos

podemos resaltar algunos, como son:

1. Le damos la bienvenida al mes de junio y que dios nos bendiga a todos.

2. Continuamos dando la importancia al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

en esta ocasión reforzamos el tema sobre las funciones, el periodo de vigencia del comité

los integrantes.

3. Que el personal de las diferentes dependencias tenga presente las funciones del Comité

COPASST, y las cuales se resumen en 4 funciones muy importantes las cuales son: Planear,

Hacer, Actuar, y Verificar en el proceso del mismo comité.

4. También que tengamos presentes las cuatro funciones del Comité de Convivencia Laboral:

Valores éticos, trabajo en equipo, calidad y vocación del servicio, responsabilidad social.

5. En este mes se realizó la elección del Copasst y del comité de convivencia laboral, contando con la totalidad de los empleados y de forma unánime fueron elegidos los integrantes del nuevo comité, quienes tendrán esta responsabilidad entre el periodo 2017-2019, y quienes por votación de sus compañeros quedaron de la siguiente forma: Presidente: William Pinilla Rodríguez Suplente: Patricio Arias



Secretario: Rodolfo Pineda Suplente: Ronald Marentes quienes estarán encargados de ayudar al encargado del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo a coordinar, fomentar, controlar y hacer seguimiento de todas las actividades estipuladas en el plan anual del sistema que compete con la empresa.

6. Para el comité de convivencia laboral se eligieron a los siguientes integrantes: Presidente: Katerine Ramírez Suplente: Diomes González Secretarios: Humberto Cárdenas Suplente: Carlos Molina

7. Hacemos un reconocimiento muy especial a fechas tan importantes como es “El día del Padre”, resaltando la labor tan importante como es formar, educar y entregar a la sociedad personas de bien que se puedan seguir integrando a una sociedad que cada día pide más de ellos y espera de ellos.

8. Para sensibilizar la opinión publica respecto a la necesidad de preservar y mejor el medio ambiente se instauro el 5 de junio como día mundial del medio ambiente.

9. El día 8 de junio se celebró a nivel mundial “El día de los Océanos, donde con esto se pretende evitar que algunas actividades humanas como son: La pesca ilegal, Contaminación marina, destrucción del hábitat y las especies exóticas y así como el cambio climático lleguen a tener un impacto climático sobre los océanos y mares. 10. El día 17 de junio, se celebró a nivel Internacional “El día mundial de la desertificación y la sequía”, la cual es la degradación de las zonas áridas, semiáridas, y subhúmedas secas, resultante de diversos factores, tales como las variaciones climáticas y las actividades humanas. La desertificación no es un problema aislado, sino que está plenamente relacionado con los cambios climáticos, la conservación de la biodiversidad y la necesidad del manejo sustentable de los recursos naturales. 11. Para este mes quisimos compartir con todos nuestros compañeros la siguiente frase: La recompensa del trabajo bien hecho es la oportunidad de hacer más trabajo bien 12. En este mes no tuvimos funcionarios de cumpleaños. 13. Se publica la lección aprendida de la funcionaria DIANA ROZO la cual en una actividad deportiva organizada en conjunto con la empresa sufrió un accidente.



Oficina de Control Interno

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