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Administración del riesgo

Consiste en el proceso para identificar posibles problemas, evaluar su importancia yestablecer planes para afrontarlos. No es una actividad única ya que debe iniciarse en elmomento de la concepción del proyecto y continuar a través de todo el ciclo de vida.

El riesgo cuando se presente a través de las actividades de monitoreo y control, requerirá laaplicación de los planes de contingencia, realizando acciones para evitar que afecte laplaneación del proyecto.

El riesgo está asociado con la incertidumbre y ocurre cuando se presentan eventos nodeseados, sin embargo cuando se presenta un evento beneficioso es llamado oportunidad.

Se reconocen tres tipos de riesgo, (1) los causados por los problemas inherentes en laestimación, (2) los debidos a los supuestos realizados durante la planeación y (3) los que nofueron previstos, no se consideró que ocurrieran.

Errores en la estimaciónEn ocasiones es muy difícil estimar la duración y por lo tanto el costo de una tareadebido a la falta de experiencia en tareas similares o simplemente por la naturalezade la tarea. En este caso, el proceso de estimación puede ser mejorado mediante elanálisis de datos históricos que revelarán la dificultad de una estimación correcta y

de esta manera, permitirán reconocerlo antes de que se presente Supuestos en la planeaciónEn todas las etapas de la planeación se establecen supuestos que si no son válidosponen el riesgo el plan por lo que debe realizarse una lista explícita de todos lossupuestos realizados e identificar los efectos que afectarían el plan si soninapropiados EventualidadesAlgunas eventualidades no pueden ser previstas por lo que debe haber toleranciahacia eventos que en ocasiones aisladas se presentarán ya que normalmente sipueden ser previstos y detallados.

El objetivo de la administración del riesgo es evitar o minimizar el efecto de eventosadversos para lo que utiliza modelos para la administración que son comunes en sus doscomponentes principales: El análisis del riesgo y la administración del riesgo.

Las actividades para administrar el riesgo se aplican en todas las etapas del ciclo de vida delproyecto y se clasifican en:

Identificación del riesgoConsiste en listar todos los riesgos que puedan afectar la ejecución exitosa del proyectoenfatizando el hecho de que debe identificarse la naturaleza del riesgo y no sus efectos 

Estimación del riesgoConsiste el na evaluación de la probabilidad y el impacto de cada evento 

Iniciación y Planeación de un Proyecto

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Evaluación del riesgoDetalla un rango de riesgos y determina las estrategias para afrontarlo Planeación del riesgoConsiste en la definición de la contingencia y la posibilidad de modificar la estructura de lastareas para minimizarlo. En empresas que administran proyectos grandes y complejos, estaactividad es realizada por un administrador dedicado de tiempo completo a estableceracciones para administrar el riesgo 

Control del riesgoSe relaciona con las funciones principales de minimización de riesgo y la forma dereaccionar a los problemas durante todo el ciclo de vida, estos aspectos incluyen el controlde calidad en cada acción tomada cuando el riesgo se presente Monitoreo del riesgoEsta actividad se realiza durante todo el ciclo de vida del proyecto debido a la probabilidadde que ocurran los riesgos que afectarían el desempeño del proyecto. Es necesario medir laevolución del riesgo para determinar si se cumplen los objetivos del proyecto aun con suinfluencia. Dirección y asignación de recursos debido al riesgo

Estas actividades están relacionadas con la administración diaria del riesgo ya que lamayoría de las estrategias que se aplican para resolver los problemas están relacionadascon la asignación de personal adicional al proyecto y esto debe ser planeado y dirigido Independientemente de las técnicas o del modelo utilizado, la administración del riesgo notendrá efectos a menos de que todo el equipo sea consciente de su importancia y segarantice un ambiente en el pueda discutirse libremente la potencialidad de los riesgos.

Riesgo de las tareas del proyecto

El riesgo es la oportunidad de que ocurra un evento indeseable con consecuencias en elproyecto, los riesgos del proyecto son eventos que si se materializan pueden retrasar o

hacer fracasar al proyecto y son inherentes al proyecto

Los riesgos no pueden ser eliminados, solo se minimizan o administran sus efectos

Las probabilidades de que ocurra un evento riesgoso son mayores en las primeras etapaspero sus consecuencias son menores, esto se invierte a medida que el proyecto avanza

Proceso preventivo para minimizar el riesgo

Antes de implantar un proyecto se realiza un proceso de planeación del riesgo del proyectoque consiste en un enfoque proactivo para la identificación, análisis y evaluación de riesgospotenciales. Incluye:

• La identificación de las fuentes de riesgo• El análisis y evaluación del riesgo• La respuesta al riesgo• La planeación de la contingencia• El establecimiento de reservas de contingencia

A continuación se explica cada uno de los conceptos:

Identificación de las fuentes de riesgo

En este proceso pueden participar todos los integrantes del equipo administrativo paradeterminar una lista con todas las áreas que pueden causar demoras o fallas en el proyecto

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como serían los eventos que no hayan resultado exitosos en el pasado.

Para identificar todos los elementos se utilizan:

• Listas y cuestionarios para asegurar que se cubran todos los puntos del proyecto• Análisis de las competencias clave requeridas• Grado de novedad en las actividades

Cuando se han determinado áreas específicas de riesgo se identifican en una estructuraWBS convertida en una TBS que identifica eventos de riesgo técnico en las tareas yentregables

 No deben considerarse como riesgos las fuentes externas al proyecto como lainflación o la aceptación en el mercado ya que éstos fueron analizados antes dedecidor el inicio del proyecto

Para cada tarea riesgosa identificada se debe documentar:

• El evento

• Las consecuencias de la ocurrencia del evento• La magnitud o severidad del impacto del evento• La probabilidad de que ocurra el evento• El momento en que ocurriría el evento• La interacción del evento con otras etapas del proyecto o con otros proyectos

 

Análisis y evaluación del riesgo

Este análisis consiste en la selección de eventos riesgosos por su alta probabilidad deocurrencia y/o consecuencias, utiliza técnicas de análisis que permiten identificar, analizar y

evaluar los riesgos, por ejemplo:

 

Evaluación del riesgo

La evaluación del riesgo consiste en cuantificar el evento de riesgo y su impacto en algunode los factores críticos de éxito, deben utilizarse como fuente del proceso:

• Tolerancia de los involucrados• Fuentes de riesgo• Eventos potenciales de riesgo• Estimados de costo• Estimados de duración por actividad

Con estos recursos se utilizan técnicas como el valor monetario esperado del efecto en las

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tareas, las sumas estadísticas, herramientas de simulación, árboles de decisión y laexperiencia de los evaluadores para obtener como respuesta:

• Oportunidades por seguir, alternativas para responder• Oportunidades por ignorar, alternativas por aceptar

Otras técnicas mayormente sofisticadas que aplican en este proceso son:

• Análisis de escenarios –No cuantitativo-• Análisis de razones o rangos• Análisis híbrido• Análisis de probabilidad (Ej. Pert)• Análisis de escenarios –Semicuantitativo-• Análisis de sensitividad

 

Respuesta al riesgo

Consiste en la decisión sobre la respuesta al riesgo, que puede ser:

Reducirlo o mantenerlo tomando acciones sobre la planeación o desarrollando un plan decontingencia para solucionarlo cuando ocurra

Transferirlo mediante contratos a precio fijo sobre desarrollo o seguros

Compartirlo al utilizar bases del 50/50 entre el desarrollador y el patrocinador del proyecto

Con esto se establece la definición de los pasos a seguir para aprovechar oportunidades yresponder a las alternativas

• Oportunidades por seguir, alternativas para responder• Oportunidades por ignorar, alternativas por aceptar

Los resultados de este proceso se documentan en un plan de administración de riesgo yplanes de contingencia, estableciendo reservas y contratos.

 Planeación de la contingencia

La planeación de la contingencia incluye acciones para afrontar lo siguiente:

• Riesgos de calendario mediante la administración de holguras, el análisis de las

fechas de entrega impuestas y la compresión del calendario• Riesgos en costo• Dependencias de tiempo/costo• Decisiones en flujo de efectivo• Presupuestos de costos• Protección de precios• Riesgos técnicos

 Establecimiento de reservas de contingencia

Los fondos de contingencia cubren errores en estimados, omisiones e incertidumbre, sinembargo, existe una resistencia a definirlos por considerar que ha habido una mala

planeación además de que se consideran fondos adicionales. La responsabilidad del

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administrador de proyectos consiste en fundamentarlos.

La cantidad que se aplica a las contingencias depende de las características del proyectocomo:

• Novedad• Inexactitud en estimados de costo y tiempo• Problemas técnicos• Cambios menores en el alcance• Problemas no anticipados

La cantidad puede variar del 1 al 10% en proyectos con precedencia. En proyectoscomplejos puede variar del 20 al 60. La contingencia se divide en reservas depresupuesto y reservas administrativas

Control de la respuesta

Es la ejecución del plan de administración de riesgo para responder a los eventos en eltranscurso del proyecto y produce después de un análisis de los casos:

• Acciones correctivas

• Actualización del plan de administración de riesgo