MATERIA ENVIADA POR EL DOCENTE
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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS Plan de Tesis previa a la Obtención del Título de Master en Contabilidad y Auditoria, Contador Público ELSA SORAYA MEJÍA CANO DIRECTOR DE TESIS: DR. FRANCISCO QUISIGÜIÑA Quito – Ecuador 2005
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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES
PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS
Plan de Tesis previa a la Obtención del Título de Master en Contabilidad y Auditoria, Contador Público
ELSA SORAYA MEJÍA CANO
DIRECTOR DE TESIS: DR. FRANCISCO QUISIGÜIÑA
Quito – Ecuador
2005
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor. Elsa Soraya Mejía Cano
DEDICATORIA
A mi familia por su apoyo incondicional y por inculcar en mí valores de
honestidad y responsabilidad eje primordial para mi desarrollo profesional.
Para ella una muestra de gratitud al esfuerzo, sacrificio y comprensión
absoluta durante la realización de este proyecto.
AGRADECIMIENTO
Al culminar esta etapa de postgrado es necesario hacer llegar un
agradecimiento a todas aquellas personas que me ayudaron a alcanzar esta
meta, quienes día a día me brindaron su apoyo y comprensión.
Un agradecimiento especial al Dr. Francisco Quisigüiña quien con su
profesionalismo y su experiencia me supo guiar en la elaboración de la
presente tesis.
Y a la Universidad Tecnológica Equinoccial por preparar e instruir
profesionales en esta rama encaminando a sus estudiantes a prestar el
contingente al servicio de la sociedad.
INDICE CAPITULO I DISEÑO CONCEPTUAL DE LA INVESTIGACION Pág. Planteamiento del Problema ………………………………………………… 2 Definición del Problema ………………………………………………… 3 Objetivo General ………………………………………………… 3 Objetivo Específico ………………………………………………… 5 Justificación ………………………………………………… 5 Hipótesis ………………………………………………… 6 Metodología ………………………………………………… 7 CAPITULO II AUDITORIA INTERNA Definición ………………………………………………… 9 Papel del Auditor ………………………………………………… 9 Características del Auditor Interno ………………………………………………… 9 Tipos de Auditoría ………………………………………………… 10 Auditoría Financiera ………………………………………………… 10 Auditoría Operativa ………………………………………………… 10 Auditoría de Sistemas ………………………………………………… 10 Auditoría de Calidad ………………………………………………… 11 Auditoría Ambiental ………………………………………………… 11 Tipos de Auditor ………………………………………………… 11 Auditor Interno ………………………………………………… 11 Auditor Externo ………………………………………………… 11 Diferencias Entre Auditor Externo y Auditor Interno ………………………………………………… 12 Ventajas de la Auditoría Interna ………………………………………………… 13
Requisitos de Trabajo de Auditoría Interna ………………………………………………… 13 Técnicas de Auditoría ………………………………………………… 14 Control Interno ………………………………………………… 14 Objetivos ………………………………………………… 15 Tipos de Control ………………………………………………… 16
Estructura del Proceso de Control Interno ………………………………………………… 16 Indicadores de Gestión ………………………………………………… 17
Uso de Indicadores de Gestión en Auditoría ………………………………………………… 19 CAPITULO III PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS
Planificación y Ejecución de la Auditoría Interna en Instituciones Públicas ………………………………………………… 24 Administración Pública ………………………………………………… 24 Pág.
Análisis del Manejo del Control Interno en Instituciones Públicas ………………………………………………… 25 Catastro de Instituciones Públicas ………………………………………………… 28 Administración Financiera ………………………………………………… 29 Sistema de Componentes de la Administración Financiera ………………………………………………… 30 Contabilidad Gubernamental ………………………………………………… 31
Importancia del departamento de Auditoría Interna en Insituciones Públicas ………………………………………………… 31
Ubicación de la Unidad de Auditoría Interna ………………………………………………… 32
Normas de Control Interno para el Sector público ………………………………………………… 32 Fundamentos de Control Interno ………………………………………………… 33 Area de Auditoría Interna ………………………………………………… 34
Herramientas de Evaluación de Control Interno ………………………………………………… 35 Evaluación del Ambiente de Control ………………………………………………… 35
Evaluación de los Riesgos de Control ………………………………………………… 36
Evaluación de las Actividades de Control ………………………………………………… 37
Normas Gerenciales de Control Interno ………………………………………………… 37
Normas de Control Interno para el Area de Administración Financiera Gubernamental ………………………………………………… 41
Normas de Control Interno para el área de Presupuesto. ………………………………………………… 42
Normas de Control Interno para el área de Tesorería ………………………………………………… 44
Normas de Control Interno para Bienes de Larga Duración ………………………………………………… 47
Normas de Control Interno para el área de Recursos Humanos ………………………………………………… 50 Desarrollo del Proceso de Auditoría ………………………………………………… 52 Planificación ………………………………………………… 54 Actividades de la Planificación ………………………………………………… 54 Memorando de Planificación ………………………………………………… 56 Programas de Trabajo ………………………………………………… 57 Papeles de Trabajo ………………………………………………… 57 Archivo de Papeles de Trabajo ………………………………………………… 58 Indices y Referenciación ………………………………………………… 59 Marcas de Auditoría ………………………………………………… 60 Pág. Estructura y Contenido de los Informes ………………………………………………… 62 Características de los Informes ………………………………………………… 63 Revisión del Informe ………………………………………………… 64
Trámite de informes de Auditoría y Exámenes Especiales ………………………………………………… 68
Indicadores de Gestión en Instituciones Públicas ………………………………………………… 69
Determinación de las Responsabilidades en base a la LOCGE ………………………………………………… 70 Caso Práctico ………………………………………………… 77 Papeles de Trabajo ………………………………………………… 97 Informe ………………………………………………… 137 Síntesis de Resultados ………………………………………………… 138 CAPITULO IV PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN ENTIDADES PRIVADAS
Planificación y Ejecución de la Auditoría Interna en Instituciones Públicas ………………………………………………… 141 Administración Privada ………………………………………………… 141
Importancia de la Auditoría Interna en Entidades Privadas ………………………………………………… 141 Normas de Auditoría Interna ………………………………………………… 142 Normas sobre los Atributos ………………………………………………… 142 Normas sobre el Desempeño ………………………………………………… 143 Estructura del Departamento de Auditoría Interna ………………………………………………… 145
Responsabilidad de los Auditores Internos ………………………………………………… 145 Ubicación del Departamento de Auditoría Interna ………………………………………………… 146
A quién debe reportar el Departamento de Auditoría Interna ………………………………………………… 147 Estructura y Dimenciones del Departamento de Auditoría Interna ………………………………………………… 149 Recurso Humano ………………………………………………… 150 Programas de Trabajo ………………………………………………… 155 Pruebas de Cumplimiento y Sustantivas ………………………………………………… 155 Programas de Trabajo - Efectivo ………………………………………………… 156 Programas de Trabajo - Cuentas por Cobrar ………………………………………………… 160 Programas de Trabajo - Inventarios ………………………………………………… 163 Programas de Trabajo - Activos Fijos ………………………………………………… 166 Programas de Trabajo - Cuentas por Pagar ………………………………………………… 169 Pág. Programas de Trabajo - Pasivos a Largo Plazo ………………………………………………… 171 Programas de Trabajo - Patrimonio ………………………………………………… 173 Programas de Trabajo - Recursos Humanos ………………………………………………… 175 Papeles de Trabajo ………………………………………………… 177 Sistema de Indices ………………………………………………… 177 Marcas de Auditoría ………………………………………………… 177
Control Interno ………………………………………………… 178 Cuestionario de Control Interno ………………………………………………… 179 Formas del Cuestionario ………………………………………………… 179
Fuentes de Información para Revisión de Control Interno ………………………………………………… 182
Control de Horas Trabajadas y Horas no Productivas en Auditoría ………………………………………………… 183 Preparación del Informe ………………………………………………… 184 Contenido de los Informes ………………………………………………… 184
Archivo de Documentación de Auditoría Interna ………………………………………………… 189 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones ………………………………………………… 192 Recomendaciones ………………………………………………… 194 Bibliografía ………………………………………………… 196 INDICE DE CUADROS Pág. CUADRO Nº1 Tipos de Control 16 CUADRO Nº2 Características de Auditoría Privada y Gubernamental 20 CUADRO Nº3 Auditoría de Gestión/ Auditoría Operacional/Calidad 21 CUADRO Nº4 Auditoría de Gestión/ Auditoría Financiera 22 CUADRO Nº5 Diferencias entre Administración Privada y Pública 25 CUADRO Nº6 Componentes de la Administración Financiera 30 CUADRO Nº7 Objetivos de Control Interno 33 CUADRO Nº8 Etapas de Control Interno 34 CUADRO Nº9 Control Interno Previo al Compromiso 42 CUADRO Nº10 Control Interno Previo al Devengamiento 43 CUADRO Nº11 Control de la Evaluación en la Ejecución del Presupuesto 43
CUADRO Nº12 Sipnosis de la Determinación de responsabilidades en base a la LOCGE 70
CUADRO Nº13 Responsabilidad de los Auditores 146 INDICE DE GRAFICOS Pág.
GRAFICO Nº1 Modelo de Planificación y Ejecución de Auditoria Interna 4 GRAFICO Nº2 Ubicación del Area de Auditoría Interna 32 GRAFICO Nº3 Desarrollo del Proceso de Auditoría 52 GRAFICO Nº4 Conocimiento Preliminar 53 GRAFICO Nº5 Flujograma de Planificación 56 GRAFICO Nº6 Flujograma de Ejecución 62 GRAFICO Nº7 Organigrama Estructural del Area de Auditoria Interna 147 GRAFICO Nº8 Planeación de Auditoría 154 GRAFICO Nº9 Matriz de Evaluación y Calificación del Riesgo 181
GRAFICO Nº10 Cedula de Control de Tiempos en el Departamento de Auditoría Interna 183
INFORME EJECUTIVO
Las entidades sean públicas o privadas, grandes, medianas o pequeñas tienen la
necesidad de examinar su situación, mediante un adecuado manejo del control a través
de la planificación y ejecución de la auditoria interna y todo profesional del área
contable debe saber planificar y ejecutar auditoria interna en los dos tipos de entidades
consecuentemente.
En el capítulo I de este plan de investigación se verificará los aspectos relacionados con
el diseño conceptual de la Investigación enfocando determinar el problema y su
definición, objetivos de la investigación tanto generales como específicos, el porque y
la justificación de haber planteado el plan de investigación encaminado a determinar un
Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en Instituciones Públicas y
Privadas, señalando la metodología a aplicarse y marco de referencia.
En el Capítulo II se desarrollará el manejo de auditoria interna. La auditoria interna ha
venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del
conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia y
optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el
terreno administrativo, contable y financiero.
Así como también datos de control interno, tipos, componentes, propósito e
importancia, normas de auditoria interna, tipos de informes, contenidos de los informes,
como llevar un control adecuado a través de indicadores de gestión, características de la
auditoria gubernamental y privada. Señalando que Auditoria Interna es una actividad
independiente, objetiva, imparcial y transparente, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organización.
Con el fin de ayudar a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
gestión de riesgos, control y dirección.
El capítulo III se enfoca a la Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en en
Instituciones Públicas en su contenido se realizara una análisis sobre el manejo actual
del control interno en las entidades del sector público, se analizará las Normas de
control Interno para el sector público, la Determinación de las responsabilidades en base
a la Ley Orgánica de Contraloría General del Estado también serán motivo de
investigación en este plan, señalando también la ejecución del control en este tipo de
entidades. Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado,
orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y sirven
para determinar el correcto funcionamiento, con el objeto de buscar la efectividad,
eficiencia y economía en la gestión institucional y preservación de recursos públicos.
El capítulo IV se enfoca a la Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en
Empresas Privadas en el se desarrollara un breve análisis sobre el manejo del control
interno en la entidades privadas , se indicará como una empresa privada puede crear un
departamento de auditoría interna en su organización, los requerimientos y su estructura
así como también se expondrá las fases de implantación, desarrollo y planeación de la
auditoria interna, en relación con los modelos de plan de auditoria interna, programas de
trabajo, papeles de trabajo, tipos de informes, contenidos de los informes, se estudiara
las normas de auditoria interna y las responsabilidades de la auditoria interna en
entidades privadas.
CAPITULO I
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad se hace imprescindible que toda empresa tanto pública como privada
lleve el debido control en los procesos contables, administrativos, y financieros.
Para llevar a cabo este control es necesario que las entidades se distribuyan
coordinadamente las actividades y procesos. Y es aquí donde nace el la obligatoriedad
de contar en una entidad o institución con un departamento de auditoria interna como
parte primordial de control y cambio.
La Auditoria persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan
lejos está de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que
cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor desempeño.
Las empresas privadas que se encaminan al servicio del cliente y obtención de
utilidades, gracias a la auditoria interna pueden comprobar la capacidad de la
administración en todos los niveles. Permite identificar los puntos donde hay un peligro
potencial y por otro lado resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de
eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la
eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las
políticas y objetivos, y determina si la empresa está operando con las utilidades que
debería, entre otros.
En las entidades públicas su importancia radica en proporcionar una seguridad
razonable de que se protegen los recursos públicos adecuadamente y se alcancen los
objetivos institucionales, en nuestro país la mayoría de instituciones públicas no cuenta
con un departamento de control previo que pueda brindar señalización a los procesos,
aspecto de gran relevancia ya que como si bien es cierto las entidades públicas, se
sujetan a auditoria externa por parte de la Contraloría General del Estado, y es
imprescindible que los funcionarios públicos responsables lleven adecuadamente el
proceso de control, ya que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas,
impedimento a ocupar cargos públicos y hasta prisión.
Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene
la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja
son los óptimos de acuerdo a su realidad.
Con estos antecedentes se hace necesario la creación de un "MODELO DE
PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS
INSTITUCIONES PÚBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS”
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Mediante la recopilación de información e investigación se puede establecer un
"MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA
EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS". Que brinde a
los profesionales involucrados en el área un enfoque global que sirva de base para la
realización de su trabajo.
Este proyecto se lo realizara luego de establecer los medios de control con los que
cuentan las empresas para desempeñar sus actividades contables, administrativas y
financieras, se contará con la exposición de nuevos criterios y alternativas que permita
la aplicación de los conocimientos obtenidos durante la preparación en la maestría de
contabilidad y auditoria, lo que sustentará la creación de este proyecto
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en
Instituciones Públicas y Privadas.
GRAFICO N° 1
MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA
I CONOCIMIENTO PRELIMINAR – PLANIFICACION PRELIMINAR
II PLANIFICACIÓN ESPECIFICA
III EJECUCIÓN
IV INFORME
V SEGUIMIENTO
Memorando
Programas de Trabajo
Papeles de Trabajo
Archivo Corriente
Archivo Permanente
Borrador del Informe
Emisión del Informe Final
INICIO
FIN
Implantación de Recomendaciones
1.3.2 Objetivos Específicos
• Analizar y evaluar los esquemas de manejo de auditoria interna en base a la
Contraloría General de Estado de la República del Ecuador.
• Realizar un estudio directo de las normas de Control Interno para el Sector
Público de la República del Ecuador.
• Establecer Indicadores de Gestión para Instituciones Públicas
• Analizar y evaluar los esquemas de manejo de auditoria interna en Entidades
Privadas.
• Realizar un estudio directo de normas de Auditoria Interna para empresas
privadas.
1.4 JUSTIFICACIÓN
Se hace necesario determinar un Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria
Interna en Instituciones Públicas y Privadas que permita disminuir los problemas de
control interno ante la necesidad de conocer en que está fallando o que no se está
cumpliendo, para evaluar si mantienen o no planes que le lleven cumplir sus metas y le
permita medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de
tiempo determinado y lograr un mejor desempeño y productividad.
La auditoria interna es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los
errores que se estén cometiendo y poder corregirlos, forma parte esencial de el proceso
administrativo, por que sin control, el proceso de la administración no es significativo,
por lo que se puede señalar que la auditoria va de la mano con la administración.
La investigación y estudio de los procesos de auditoria interna a realizarse en
instituciones públicas y privadas, permitirá establecer falencias existentes, rescatar
fortalezas, y lograr avances mediante conclusiones y recomendaciones en base a los
conocimientos adquiridos en la maestría de contabilidad y auditoria, y poder sugerir
ideas o cambios.
En este plan de investigación permitirá que el control en las actividades contables,
administrativas y financieras sea más eficiente y oportuna y sirva de base o guía para
plantear como se debe llevar a cabo una correcta planificación y ejecución de auditoria
interna en instituciones públicas y privadas.
La información será recopilada en base a la investigación en libros actualizados,
medios tecnológicos como: Internet y personas involucradas con empresas de este
tipo.
El plan de investigación ayudará a fomentar y fortalecer los conocimientos adquiridos,
proporcionar modificaciones y sugerencias, para el desarrollo de un eficiente y eficaz
planificación y ejecución de auditoria interna en instituciones públicas y privadas.
El proyecto será realizado por un profesional egresado de maestría en contabilidad y
auditoria, tendrá un plazo de duración de cuatro meses a partir de la presente fecha de
aprobación.
1.5 HIPÓTESIS
Si se establece un Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en
Instituciones Públicas y Privadas, se logrará que el control de actividades contables,
administrativas y financieras, alcancen un alto nivel de eficiencia. El control interno
mejorará con lo cual disminuirá riesgos y permitirá que las entidades distribuyan
coordinadamente las actividades y procesos en todas sus áreas. El contador y auditor
enfocaran su trabajo al fiel cumplimiento del código de ética, normas constitucionales,
legales, procedimientos y consuetudinarias vigentes en la sociedad.
1.6 METODOLOGÍA
1.6.1 METODOS
Este plan de investigación científica esta especialmente orientado a determinar un
Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en Instituciones Públicas y
Privadas, necesita aplicar métodos como:
Método Inductivo- Deductivo
Es decir se recopilará toda la información parte por parte hasta llegar a una conclusión
general de un todo que nos muestre la situación actual de este tipo de entidades
públicas y privadas.
1.6.2 TECNICAS
Entre las técnicas de investigación a utilizar en este plan de investigación se encuentran
las siguientes:
Observación Directa, que permita establecer una visión clara de cómo se esta
manejando la planificación y ejecución de una auditoria interna dentro de las entidades
privadas y públicas.
Entrevistas, a los principales directivos y responsables en instituciones públicas y
entidades privadas, permitirá tener una noción clara de cómo se esta desempeñando o
desarrollando las directrices de control interno en las mismas.
CAPITULO II
2. AUDITORIA INTERNA
2.1 DEFINICION
La auditoria interna es una actividad de evaluación independiente, dentro de la
organización, cuya finalidad es el examen de las actividades contables, financieras,
administrativas y operativas, cuyos resultados constituyen la base para la toma de
decisiones en los más altos niveles de la organización1.
2.2 PAPEL DEL AUDITOR
En la actualidad es necesario contar con el examen y análisis exhaustivo de un
auditor ya que permitirá obtener un panorama razonable de lo que realmente esta
sucediendo en cualquier tipo de entidad sea esta pública o privada, este resultado
permitirá toma de decisiones oportunas, corrección de errores o deficiencias, verificar y
mantener fortalezas, es decir viene a formar parte de una retroalimentación que le
permitirá a la empresa un mejor desenvolvimiento.
El papel que juega el auditor en la aplicación de una auditoria es vital, porque en él
recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los resultados esperados. Su
perfil, en cuanto a conocimientos, habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad
profesional y, en especial, su estructura de pensamiento y ética, son los pilares
fundamentales para lograr el éxito esperado2.
2.3 CARACTERISTICAS DEL AUDITOR INTERNO
En cuanto a aptitudes el auditor interno deberá tener:
a) Interés y aptitud por la investigación
b) Capacidad de análisis estadístico
c) Conocimientos específicos (técnicos) en materia de auditoría interna, control
interno y en lo concerniente al sector.
d) Comportamiento organizacional y programación neuro-lingüística
e) Capacidad de análisis 1,2http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audiinterlefco.htm
f) Aptitud para trabajar en equipo
g) Actitud proactiva
h) Alto nivel ético
2.4 TIPOS DE AUDITORIA
2.4.1 AUDITORIA FINANCIERA
La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las
operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una
opinión técnica y profesional.
Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras
evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado
por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se
presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios
operados ; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular
comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos
relativos a la gestión financiera y al control interno.
2.4.2 AUDITORIA OPERATIVA
Revisa y evalúa la Economía y eficiencia con los que se han utilizado los
recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto
al logro de las metas y eficacia de los procesos; promueve mejoras mediante
recomendaciones.
2.4.3 AUDITORIA DE SISTEMAS
La auditoria de sistemas comprende la revisión y la evaluación de los controles,
sistemas, procedimientos de informática; de los equipos de cómputo, su utilización,
eficiencia y seguridad, de la organización que participan en el procesamiento de la
información, a fin de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una
utilización más eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma
de decisiones.
2.4.4 AUDITORIAS DE CALIDAD
Una auditoria de calidad es un examen objetivo realizado por personas calificadas
para evaluar sistemas de la calidad. Se encarga de la realización de revisiones del
sistema por parte de la dirección, para garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad
continúe siendo adecuado a la política y objetivos definidos.
2.4.5 AUDITORIA AMBIENTAL
Es una herramienta de gestión que comprende una objetiva evaluación de cómo
la organización y gestión de bienes de equipo medioambientales están cumpliendo
con el propósito de salvaguardar el Medio Ambiente.
2.5 TIPOS DE AUDITOR
2.5.1 AUDITOR INTERNO
“Como parte de la organización, el auditor interno es seleccionado por el cuerpo
directivo, atendiendo a su conocimiento de la misión, funciones, entorno, tomando en
cuenta sus conocimientos, habilidades, experiencia. La función del auditor interno
puede ser considerada viable y pertinente, sin embargo, como en toda iniciativa de
estudio que implica una evaluación y un cambio, tiene que ser valorada a la luz de los
pros y los contras que entraña para la organización”3.
2.5.2 AUDITOR EXTERNO
“La labor de un auditor externo, definitivamente, permite abrir una gama de opciones
complementarias a las de un auditor interno, en virtud de que posee conocimiento y
experiencia en la materia, porque se le ha capacitado en forma específica para cumplir
con esta función”4.
_____________________________________________________________ 3,4 Benjamín Franklin, Enrique; AUDITORIA ADMINISTRATIVA; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2001; Atampla - México; p. 32, 33.
2.5.3 DIFERENCIAS ENTRE AUDITOR EXTERNO Y AUDITOR
INTERNO.
Auditor Externo
• Es contratado por los accionistas o por los consejos de administración.
• Emite una opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros de la
organización.
• Tiene que realizar su actividad en un tiempo relativamente corte, mediante
visitas interinas y una visita final de auditoria.
• Está más interesado en los resultados que en los procedimientos que llevan a
dichos resultados5.
Auditor Interno
• Es responsable ante la gerencia de la organización; depende de ella.
• Está interesado, fundamentalmente en evaluar el control interno para asegurarse
de que funciona de acuerdo con la forma en que fue establecido, y dar sus
recomendaciones a la gerencia.
• Evalúa continuamente las actividades de la organización.
• Comienza su trabajo analizando los procedimientos y las transacciones a partir
del hecho que si los procedimientos son adecuados y operan con efectividad, los
resultados finales serán correctos y razonables6.
___________________________________________________________________ 5 ,6, Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá- Colombia; p. 77, p. 3.
2.6 VENTAJAS DE LA AUDITORIA INTERNA
a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.
b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la
empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos
contables y financieros.
d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas7
2.7 REQUISITOS DE TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA
a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores.
b) El auditor debe mantener una actitud mental independiente.
c) Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional.
d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida
supervisión por parte del auditor de mayor experiencia.
e) Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación,
investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo8
____________________________________________________________________ 7,8Fuente: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audiinterlefco.htm
2.8 TECNICAS DE AUDITORIA
Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:
� Técnicas de Verificación Ocular: Comprobación
Observación
� Técnicas de Verificación Oral: Indagación
Entrevista
Encuesta
� Técnicas de Verificación Escrita: Análisis
Confirmación
Tabulación
Conciliación
� Técnicas de Verificación Documental: Rastreo
Comprobación
Computación
Revisión Selectiva
� Técnica de Verificación Física: Inspección
2.9 CONTROL INTERNO
2.9.1 DEFINICIÓN
Control, según una de sus aceptaciones gramaticales, quiere decir comprobación,
intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la
existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir
con los resultados esperados. El control interno incluye controles que pueden
considerarse como contables o administrativos. Los controles contables comprenden el
plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar
los activos y la fiabilidad de los registro financieros. Los controles administrativos se
relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la
adhesión a las políticas prescritas por la administración9.
___________________________________________________________________ 9 Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá- Colombia; p. 3.
2.9.2 OBJETIVOS
• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración
ante es riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
• Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas.
• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos
al cumplimiento de los objetivos previstos.
• Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión de la organización.
• Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir
las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer
el logro de los objetivos programados.
• Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de
planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su
naturaleza, estructura, características y funciones10.
____________________________________________________________________ 10 Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá- Colombia; p. 7.
2.9.3 TIPOS DE CONTROL
CUADRO N° 1
TIPOS DE CONTROL
CONTROL GERENCIAL Influye en los individuos para que sus
acciones y comportamientos sean
consistentes con los objetivos de la
organización.
CONTROL CONTABLE Comprende las normas y procedimientos
contables establecidos, para que exista
integridad, validez, exactitud,
mantenimiento en la información.
CONTROL ADMINISTRATIVO Orientado a las políticas administrativas
mediante el desarrollo, definición,
mantenimiento de una línea funcional.
Fuente: Auditoría y Control Interno
2.9.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO.
Termino de Comparación: Puede ser un presupuesto, un programa, una norma,
un estándar o un objetivo.
Hecho Real: Se compara con el término de referencia.
Desviación: Surge como resultado de la comparación de los dos puntos
anteriores.
Análisis de Causas: Señalan la desviación entre el hecho real y la condición
ideal o termino de referencia.
Toma de Acciones Correctivas: Son las decisiones que se han de tomar y las
acciones que se han de desarrollar para corregir la desviación.11
____________________________________________________________________ 11Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá- Colombia; p. 9.
2.10 INDICADORES DE GESTIÓN.
Los indicadores de gestión son utilizados para medir la eficiencia, la eficacia, las
metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional pueden
clasificarse de la siguiente manera12.
1) Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.
Se basa en dos aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se adelanta
y los resultados operativos y financieros. Estos indicadores muestran la capacidad
administrativa de la institución para observar, evaluar y medir aspectos como:
organización de los sistemas de información; la calidad, oportunidad y disponibilidad de
la información; y, arreglos para la retroalimentación y mejoramiento continuo.
2) Indicadores estructurales
La estructura orgánica y su funcionamiento permite identificar los niveles de
dirección y mando, así como, su grado de responsabilidad en la conducción
institucional.
3) Indicadores de recursos
Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos, considerando que para
planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar
lo siguiente:
- Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos.
- Formulación de presupuestos, metas y resultados del logro.
- Presupuestos de grado corriente, en comparación con el presupuesto de
inversión y otros.
____________________________________________________________________ 12 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.81.
4) Indicadores de proceso
Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al cumplimiento de su
misión y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de
las etapas o fases de los procesos en cuanto a:
- Extensión y etapas de los procesos administrativos
- Extensión y etapas de la planeación
5) Indicadores de personal
Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la
administración de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de
eficiencia y eficacia en la administración de los recursos humanos, respecto:
- Condiciones de remuneración comparativas con otras entidades del sector.
- Comparación de la clase, calidad y cantidad de los servicios.
- Rotación y administración de personal, referida a novedades y situaciones
administrativas del área.
6) Indicadores Interfásicos
Son los que se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios
externos ya sean personas jurídicas o naturales. Sirven para:
- Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario.
- La demanda y oferta en el tiempo.
- Satisfacción permanente de los usuarios.
- Calidad del servicio (tiempo de atención, información)
- Número de quejas, atención y corrección.
7) Indicadores de aprendizaje y adaptación
Estos indicadores corresponden al comportamiento de los recursos humanos dentro
de los procesos evolutivos tecnológicos, grupales y de identidad. Son importantes estos
indicadores porque el recurso humano de evaluarse constantemente, para verificar si la
gestión que adelantan está de acuerdo con la función asignada, las metas con objetivos y
demás. Estos indicadores evalúan:
- Unidades de investigación
- Unidades de entrenamiento
- Estudios de investigación para el desarrollo
- Estudio para innovación
2.10.1 USO DE INDICADORES EN AUDITORIA
El uso de INDICADORES en la Auditoría, permite medir:
− La eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos
− Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia)
− El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van
dirigidos (calidad)
− Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los
objetivos y las metas planteados por la organización13
________________________________________________________________ 13 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.90.
2.11 DIFERENCIAS EN MODALIDADES DE AUDITORIA
CUADRO N° 2
CARACTERÍSTICAS DE AUDITORIA PRIVADA Y AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
Características Auditoría Privada Auditoria de Gubernamental
1. Objetivo Expresar una opinión sobre los estados financieros<
Analizar y promover mejoras en los controles gerenciales y en resultados
2. Alcance Registro Financieros
Eficiencia y economía en las operaciones y logro de objetivos y metas (efectividad)
3. Habilidades Contadores Públicos Interdisciplinario
4. Orientación El pasado Al futuro
5. Precisión Absoluta Relativa
6. Usuarios Estado, inversionistas privados y público.
Titulares de entidades del Estado
7. Normas PCGA, NAGAS, NAGU, NIAS
NAGU
8. Opinión Si requiere No se requiere
9. Resultado de la Auditoría
Opinión sobre los estados financieros
10. Énfasis Los estados financieros presentan razonablemente
Mejoras positivas en las operaciones y resultados
11. Enfoque Financiero Gerencial
12. Criterio de éxito Opinión sin salvedades La entidad examinada adopta las recomendaciones.
AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA OPERACIONAL14/ AUDITORIA DE CALIDAD
ELEMENTO OPERACIONAL DE GESTION DE CALIDAD
Evaluar la eficacia en objetivos y metas propuestas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de recurso y producción de bienes; medir la calidad de servicios, bienes u obras; y establecer el impacto socio-económico.
Establecer si se cumplieron los objetivos de los procesos, detectar oportunidades para la mejora continua, asegurar la implementación eficiente y eficaz de los procesos, evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión de Calidad
1. Objetivo
2. Alcance Examina a una entidad o a parte de ella;a una actividad, programa, o proyecto.Se centra únicamente en áreas críticas.
Examina a una entidad o a parte de ella;a una actividad, programa, o proyecto.Se interesa de los componentesescogidos, en sus resultados positivos ynegativos.
Examina a una entidad o a parte de ella;a una actividad, programa, o proyecto.Se centra especialmente en el Sistemade Gestión de Calidad
3. Enfoque Auditoría orientada hacia la efectividad,eficiencia y economía de lasoperaciones.
Auditoría orientada hacia la efectividad,eficiencia y economía de lasoperaciones; de la gestión gerencial-operativa y sus resultados.
Auditoría orientada hacia la efectividad,eficiencia y economía de lasoperaciones; del Sistema de Gestión deCalidad en una empresa.
4. Interéssobre la
administración.
I Estudio Preliminar I Conocimiento Preliminar I Conocimiento Preliminar -Definiciónde Objetivos y Alcance
II Revisión de la Legislación,objetivos, políticas y normas
II Planificación II Plan de Auditoria
III Revisión y evaluación del ControlInterno
III Ejecución II Preparación de Auditoría de Campo
IV Examen profundo de áreas críticas. IV Comunicación de Resultados III Realización de Auditoría de Campo
V Comunicación de Resultados V Seguimiento IV Preparar, Aprobar y Distribuir elInforme
6. Participantes
Auditores, aunque pueden participarotros especialistas de áreas técnicas,únicamente por el tiempo indispensabley en la cuarta fase “examen profundo deáreas críticas”.
Equipo Multidisciplinario, integradopor auditores y otros profesionales,participan desde la primera hasta cuartafase.
El equipo auditor incluye auditoresprofesionales, en formación y cuandosea preciso expertos técnicos.
6.Parámetros eindicadores degestión
No utiliza. Uso para medir eficiencia, economía,eficacia, calidad y satisfacción de losusuarios e impacto.
Utiliza como retroalimentación paraMejora Contínua. Para asegurar laeficacia y eficiencia del proceso.
CUADRO N° 3
5. Fases
En los procesos administrativos:planificación, organización, dirección,ejecución, control. Así como tambiénen el análisis de factores internos yexternos
Evaluar las actividades para establecerel grado de eficiencia, efectividad yeconomía de sus operaciones.
En los elementos del procesoadministrativo: planificación,organización, dirección y control
En los factores internos (fortalezas ydebilidades) y factores externos(oportunidades y amenazas) de laentidad.
CUADRO N° 4
AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA15
ELEMENTOS FINANCIERA DE GESTION
1. Objetivo Dictaminar los estados financieros de un período.
Revisa y evalúa la Economía y eficiencia con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; promueve mejoras mediante recomendaciones.
2. Alcance y Enfoque Examina registros, documentos e informes contables. Los estados financieros un fin. Enfoque de tipo financiero. Cubre transacciones de un año calendario.
Evalúa la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones. Los estados financieros un medio. Enfoque gerencial y de resultados. Cubre operaciones corrientes y recién ejecutadas.
3. Participantes Solo profesionales auditores con experiencia y conocimiento contable.
Equipo multidisciplinario conformado por auditores y otros profesionales de las especialidades relacionadas con la actividad que se audite.
6. Forma de Trabajo Numérica, con orientación al pasado y a través de pruebas selectivas.
No numérica, con orientación al presente y futuro, y el trabajo se realiza en forma detallada.
7. Propósito Emitir un informe que incluye el dictamen sobre los estados financieros.
Emitir un informe que contenga: comentarios, conclusiones y recomendaciones.
8. Informe Relativo a la razonabilidad de los estados financieros y sobre la situación financiera, resultados de las operaciones, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo.
Comentario y conclusiones sobre la entidad y componentes auditados, y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles gerenciales
___________________________________________________________________ 15 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.41.
CAPITULO III
3.1 PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA EN
INSTITUCIONES PUBLICAS
En la actualidad se hace necesario que toda entidad pública cuente con un
proceso de verificación y análisis claro de los procedimientos a seguir en cuanto a la
planificación y ejecución de Auditoria Interna, su importancia se fundamente en brindar
seguridad razonable en cuanto al manejo de los recursos públicos, al regirse
puntualmente en las normas de control interno se podrá a encaminar a que la institución
pública actúe en base a señalizaciones claras de procesos, para no verse involucrados ni
los funcionarios ni la entidad en actos de corrupción.
Se debe tomar en cuenta que este tipo de instituciones son sujetas al control
externo de la Contraloría General del Estado quien verifica procesos, y emite sus
respectivos informes sobre la verificación de los mismos, por ello es imprescindible que
los funcionarios públicos responsables lleven adecuadamente el proceso de control, ya
que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas, impedimento a ocupar
cargos públicos y hasta prisión.
3.2 ADMINISTRACION PUBLICA
La Administración Pública con lleva el conjunto de acciones para alcanzar metas
y objetivos y lograr una gestión en el que haya un nivel de satisfacción.
Incluye en su desarrollo la planificación, organización, integración de personal,
Dirección y Control.
Según el art. 118 de la constitución de la República del Ecuador se considera
organismo del Sector Público:
Organismos y Dependencias de las Funciones Legislativa, Ejecutiva y Judicial,
Organismos Electorales, Organismos de Control y Regulación, Entidades que Integran
el régimen seccional autónomo, Organismos creados por constitución , Personas
jurídicas creadas por el acto legislativo.
CUADRO Nº 5
DIFERENCIAS ENTRE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA
PRIVADA PUBLICA
LEY Lo que no debe hacerse Lo que debe hacerse
FINALIDAD Interés Particular Interés Social
MEDIDA DE GESTION Utilidades Calidad y Cantidad de
Bienes y Servicios
FINANCIERO
Fuentes de
Financiamiento
Bienes y Servicios
Resultados de Gestión
Fuente: Control de la Gestión de la Administración Pública
3.2.1 Análisis del manejo del control interno en Instituciones Públicas del estado.
En el Ecuador y al igual que en otros países se mantiene un Estado, que
interviene en muchos campos, participa en diversos tipos de actividades, desde la
telefonía hasta el cemento, pasando por la educación y la hotelería. En cual la mayoría
de instituciones públicas trabajan y mantienen acciones sin estudios previos ni
planificaciones oportunas, de no ser por la “La Contraloría General del Estado que es
el organismo técnico de control, con autonomía administrativa, presupuestaria y
financiera... Tendrá atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversión, utilización
de recursos, administración y custodia de bienes públicos. Realizará auditorias de
gestión a las entidades y organismos del sector público y sus servidores, y se
pronunciará sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados
institucionales. Su acción se entenderá a las entidades de derecho privado,
exclusivamente respecto de los bienes, rentas y otras subvenciones de carácter público
de que dispongan”16.
____________________________________________________________________ 16CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ECUADOR, vigente desde el 11 de agosto de 1998, art.212.
Rentas
Costos y Gastos
El control estatal de la Contraloría se lo realiza a través de la auditoria
gubernamental, que aporta sustantivamente, en base a sus opiniones y recomendaciones,
a una adecuada toma de decisiones; a su vez, que contribuye a la óptima utilización de
los recursos para una gestión pública más eficaz. Este control o auditoria
gubernamental es practicado por los auditores externos de la Contraloría y por los
auditores internos de las diversas entidades y organismos del sector público.
El ámbito y el papel del Estado cambia a través de la historia, se modifica en el
mediano y largo plazo; en forma similar sucede con el control estatal, depende de
concepciones ideológicas, factores políticos, sociales, nacionales e internacionales. Al
control estatal se lo puede clasificar así:
- Según el tiempo en que se aplica: Previo, Continuo y Posterior
- Según el sujeto activo: Interno y Externo
- Según la materia: Político, Tributario, Fiscal, Gubernamental, Financiero,
Económico, Social, Constitucional y Jurídico.
Diferentes poderes del Estado, instituciones públicas y privadas y la misma
sociedad civil han reconocido la gestión eficaz y transparente de la Contraloría, no
obstante, debe modernizarse para que ofrezca un mejor servicio en sus actividades de
control gubernamental, ya que hecho de existir muchas instituciones públicas en nuestro
país y que la contraloría no cuente con el personal suficiente para cubrir con auditorias,
hace que esta entidad realice controles cada cinco años mediante muestreo, por lo tanto
va a existir un lapso de tiempo en el que deberá desempeñar las funciones sin revisión
por parte de esta entidad hasta que llegue el turno, sin embargo se debe tomar en cuenta
que en la principales matrices de las instituciones públicas se asignan a un auditor
interno el cual presta su contingente a la institución en las operaciones y actividades que
ella requiera.
Es por ello y se cree conveniente que toda institución pública mantenga un
departamento de Control Interno que le permita verificar las operaciones
oportunamente, esto es manteniendo un control previo, continuo y posterior, para
que exista la certeza de que las operaciones administrativas, financieras y contables que
se desempeñan en la entidad sean transparentes y claras, para que cuando se
presente la Auditoria Externa por parte de la Contraloría General del Estado, el informe
sea sin salvedades. Se debe tener en cuenta que a mayor control menor riesgo. Todo
nace desde el Control Interno.
El Estado debe ser ágil, eficiente y descentralizado; debe fijarse normas y políticas
actuar con mentalidad empresarial, establecer metas, misión, visión, estrategias,
señalamientos oportunos que permitan desempeñar las tareas con honestidad, ética,
parámetros en los que se señale el crecimiento de las instituciones públicas evitando
duplicidad de funciones, reducción de costos operativos, eliminar el burocratismo,
buscar resultados, combatir la corrupción, modernizar la infraestructura, asimilar la
innovación y capacitar a los funcionarios, cultura de servicio, trabajar brindando un
valor agregado a las operaciones que ejecutan y efectúan, manteniendo indicadores de
gestión que nos permitan mantener eficiencia y eficacia en el manejo de recursos.
El Estado está obligado a re-conceptualizar su papel en función de las
necesidades urgentes de la población; consecuentemente la Administración Pública se
reestructura a cumplir nuevos retos y proveer servicios de calidad, unido a una óptima
utilización de los recursos asignados, que trae consigo mayores exigencias para los
funcionarios y servidores públicos, estos deben tener una actitud del Líder, vocación de
servicio, profesionalidad y la honestidad.
Ante tantas necesidades que debe cubrir la administración pública, la Contraloría
General del Estado debe tratar de crear modernas técnicas de evaluación, control y
auditoria, pero a la vez es menester crear una nueva cultura organizacional, potenciar el
recurso humano mediante la capacitación continua y la búsqueda permanente de la
excelencia profesional.
Para lograr estos objetivos es importante e inminente se emprenda en la
aplicación de la Auditoria de Gestión, como instrumento básico de medición de la
gestión pública y como una respuesta más eficaz para combatir la corrupción
administrativa.
Pero también es necesario que simplifique procedimientos y agilite el trámite
para la determinación de responsabilidades derivadas de su actividad de control
gubernamental.17
3.2.2 CATASTRO DE INSTITUCIONES PÚBLICAS.
PLAN DE CODIFICACION DEL CATASTRO DE ENTIDADES Y ORGANISMOS
DEL SECTOR PUBLICO ECUATORIANO18
Niveles Administrativos del Sector Público 1. Gobierno Nacional
2. Régimen Seccional
3. Régimen Autónomo
Funciones, Organismos y Entidades del Sector
1. Asamblea Nacional Pública
2. Función Legislativa
3. Función Judicial
4. Función Ejecutiva
5. Organismos del Estado.
6. Entidades Financieras Públicas
7. Gobiernos Provinciales
8. Gobiernos Municipales
9. Entidades Autónomas
10. Empresas Públicas.
11.
Dependencias de las Funciones, Organismos y Entidades del Sector Público
Primer Nivel con relación de subordinación
Clase o tipo de institución 1. Dependencia
2. Adscrita
3. Asesora
4. Empresa dependiente
5. Empresa adscrita
__________________________________________________________________ 17 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.19. 18 SUPLEMENTO REGISTRO OFICIAL N° 322 DEL 21 DE MAYO DE 1998 p. 1,2
6. Autónoma
7. Sociedad Anónima S.A.
8. Compañía Anónima C.A.
9. Cooperativa
Con corte a enero 2005 en la página web del Servicio de Rentas Internas, se
puede determinar claramente el listado general de empresas e instituciones del sector
público existente en la República del Ecuador encontrando que tenemos alrededor de
4859 entidades de las cuales 4795 son Instituciones Públicas y 64 empresas públicas.
Por lo tanto el número de entidades sujetas al control por parte de la Contraloría
General del estado es significativo y todo el personal que trabaja en esta entidad no
puede abastecerse en auditorias internas continuas a estas instituciones tal es así que la
entidad ha establecido un sistema de muestreo para lo controles anuales, por ende se
hace necesario que todos y cada uno de los funcionarios públicos implicados en el
manejo, custodia y revisión tengan conocimientos claros de cuales son los parámetros a
ser utilizados para llevar un efectivo control y manejo de los recursos del estado.
Este estudio de investigación técnico sobre como opera la entidad en el control
de las actividades puede servir de base para mantener un sistema de control eficiente
en el manejo de los recursos y bienes del estado sean eficientes , puede servir de guía
para mantener un sistema de control previo en la ejecución de actividades.
3.3 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
La Administración Financiera se encarga del manejo de capital y el flujo de
efectivo en el que se encuentra el manejo de las fuentes y usos de los fondos. La
Administración Financiera se encamina a buscar fuentes de financiamiento, asignación
de recursos obtenidos, promover el aprovechamiento de efectivo, prever fuentes de
recursos para el futuro.
3.3.1 SISTEMA DE COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CUADRO Nº 6
COMPONENTES DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA
SISTEMA DE
PRESUPUESTO
Estimación de Ingresos Asignación de Gastos
SISTEMA DE
DETERMINACION Y
RECAUDACION
Estimación de Ingresos Recaudación
SISTEMA DE
TESORERIA
Asignación de Gastos Pago
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
Registro Ejecución Presupuestaria
Recaudación
Pago
Ajustes
3.3.1.1 Sistema de Presupuesto: Se encarga de determinar la estimación de ingresos y
la asignación de gastos.
Base legal:
Art. 258 de la Constitución: La función Ejecutiva formula la pro forma presupuestaria,
en conformidad con el plan de desarrollo. El Congreso en pleno conoce y aprueba.
Art. 259 de la Constitución: Presupuesto General del Estado: Ingresos y Gastos del
Sector Público no financiero excepto el gobierno seccional y empresas públicas.
LOAFYC TITULO III.- Disposiciones para los presupuestos del Gobierno seccional.
Ley de Presupuesto y su Reglamento.- Disposiciones a entidades del sector público no
financiero, gobierno central, IESS, Empresas Públicas.
Fases del Ciclo Presupuestario
• Programación
• Formulación
• Aprobación
• Ejecución
• Control, Evaluación y Liquidación
3.3.1.2 Sistema de Determinación y Recaudación. Se encarga de la estimación de
Ingresos y Recaudación.
3.3.1.3 Sistema de Tesorería: Se encarga de la asignación de los recursos a los sectores
que más necesitan, realiza recepción, depósito, colocación de recursos.
3.3.1.4 Sistema de Contabilidad Gubernamental: Registra lo que ocurre y porque ocurre
en los estados financieros, tales como estado de resultados, estado de situación
financiera, estado de flujo de efectivo, estado de ejecución presupuestaria, estado de
ejecución del programa de caja, para realizar el análisis e interpretación de los mismos,
presentación la información y toma decisiones.
3.4 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Es el registro todos los hechos económicos, entregar recursos monetarios y
producir información financiera sistematizada y confiable de operaciones patrimoniales,
presupuestarias y de costos.
3.5 IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
EN INSTITUCIONES PUBLICAS
Las unidades de auditoría interna, se constituirán con una estructura flexible
con sujeción a normas y políticas claras, aplicarán procedimientos modernos de
auditoría, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance
de la ciencia y la tecnología, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo
de su trabajo, contribuirán en la prevención y corrección oportuna de las desviaciones y
en la optimización de la gestión técnica - administrativa de las entidades; y, contribuirán
al logro de la eficiencia del servicio público.
3.5.1 UBICACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
La unidad de auditoría interna estará ubicada orgánicamente en el nivel asesor
de la máxima autoridad de cada entidad u organismo del Estado, y para este fin se
tendrá en cuenta la organización corporativa o de cuerpos colegiados que se encuentren
en el nivel o jerarquía más altos de la entidad19.
Ubiquemos el área en un organigrama adjunto:
Grafico Nº 2 UBICACIÓN DEL AREA DE AUDITORIA INTERNA
3.6 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO DE
LA REPÚBLICA DEL ECUADOR.
Las normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado,
__________________________________________________________________ 19ACUERDO N° 008 CG; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.2, 3
orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a
determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del
sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía
en la gestión institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una
seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos que
se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y
normativa técnica petinente20
3.6.1 FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los recursos
del estado y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.
Según la Contraloría General del Estado los objetivos del control interno se clasifican
de la siguiente manera:
3.6.1.1 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO SEGÚN CONTRALORIA
GENERAL DEL ESTADO
CUADRO Nº 7
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
OPERACIONALES Utilizar eficaz y eficiente de los recursos
financieros, materiales y humanos.
FINANCIEROS Elaborar y publicar reportes y estados
financieros internos y externos
oportunos, de calidad, actualizados y
confiables.
LEGALIDAD Cumplir disposiciones y normativas
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público Elaborado por: Soraya Mejía
__________________________________________________________________ 20 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contraloría General del Estado República del Ecuador , Edición Especial Nº 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.20.
La máxima autoridad dispone la formulación, aprobación y divulgación de los
objetivos, así como también deberá disponer por escrito que cualquier funcionario que
tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la eficiencia
del control interno, se deberá realizar el análisis periódico que permita realizar las
correcciones oportunas y fortalecimiento sobre la manera en que las actividades fueron
desarrolladas. Este control Interno existe en las siguientes etapas:
CUADRO Nº 8
ETAPAS DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
PREVIO
Las entidades y organismos del sector público
establecerán mecanismos para analizar las
operaciones que se hayan proyectado realizar,
con el propósito de determinar la propiedad,
legalidad, veracidad.
CONTROL INTERNO
CONCURRENTE
Los niveles de jefatura , cargos que tengan bajo
su mando servidores establecerán mecanismos
de supervisión permanente durante la ejecución
de las operaciones, con el propósito de ejecutar
eficientemente las funciones encaminadas a
cada servidor.
CONTROL INTERNO
POSTERIOR
La máxima autoridad de cada entidad, con
asesoría de su unidad de auditoria interna,
establecerá los mecanismos para evaluar
periódicamente y con posterioridad la ejecución
de operaciones, con el propósito de verificar el
grado de cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y normativas
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público Elaborado por: Soraya Mejía
3.6.1.2 AREA DE AUDITORIA INTERNA
La Contraloría General del Estado ha determinado crear una Unidad de
Auditoria Interna en instituciones del estado cuando justifique, el auditor es
nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y las
remuneraciones son cubiertas por la institución a las que ellos controlan, art. 14 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Esta unidad depende directamente
de la máxima autoridad y estará ubicada orgánicamente en el nivel de asesor, será
responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad.
3.6.2 HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO.
Entre las herramientas de evaluación de control interno se puede citar las siguientes:
• Evaluación del Ambiente de Control
• Evaluación de Riesgos de Control
• Evaluación de las Actividades de Control
3.6.2.1 EVALUACIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL.
El señalar el ambiente de control, es referirse al establecimiento de un entorno que
estimula tareas para lograr el control de actividades, los siguientes son factores que
conforman el ambiente de control:
• Integridad y valores éticos.- La máxima autoridad será el encargado de
transmitir mensajes de valores éticos e integridad, para incentivar en
funcionarios un comportamiento transparente y comprometido para con la
institución.
• Compromiso de competencia profesional.- El requerimiento en cuanto a
personal deberá ser requerido en base a conocimientos y habilidades, personal
con formación profesional para que preste su contingente encaminado a alcanzar
el desarrollo de la institución pública.
• Comité de Auditoria.- El comité de auditoria estará integrado por personas que
tengan los suficientes conocimientos y experiencia, para que pueda evaluar la
gestión institucional.
• Filosofía de dirección y estilo de gestión.- Si bien es cierto este aspecto es
intangible, pero puede ser medido en base a indicadores. El estilo de gestión
depende de la interacción de los niveles de dirección y operativos.
• Estructura organizativa.- Debe presentar un manual de funciones en el que se
detalle claramente cuales son las responsabilidades requeridas en función a sus
cargos.
• Asignación de autoridad y responsabilidad.- mediante la asignación de
autoridad y responsabilidad, se puede generar mayor seguimiento a las
actividades, objetivos y funciones operativas.
• Política y práctica de recursos Humanos.- Esto permitirá contar con gente
competente que coadyuven a cumplir con los objetivos y planes de la institución.
3.6.2.2 EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE CONTROL.
Para evaluar lo riesgos de control, hay que tomar en cuenta que el riesgo es
considerado como la posibilidad de que un evento afecte adversamente. Por ello su
función radica en identificar y evaluar riesgos relacionados con el proceso, los
siguientes son elementos que forman parte de la evaluación del riesgo:
• Debe establecer y comunicar los objetivos.- los objetivos en la institución deben
ser en forma global y específica, ya que en ellos se determina cuales son las
metas a seguir, con fines y plazos determinados.
• Identificar riesgos internos y externos.- Continuamente el auditor interno deberá
verificar los procesos y analizar si se están cumpliendo los objetivos,
para identificar los posibles riegos que pueden existir y proporcionará una base para
el tratamiento de los mismos.
• Gestión del Cambio.- Es necesario diseñar mecanismos para reaccionar frente a
los cambios y evoluciones que pueden presentarse en la organización, siempre
con el fin de lograr la consecución de los objetivos, todo cambio se debe realizar
con el fin de seguir creciendo como institución al servicio del país.
• Evaluación.- se debe continuamente evaluar y los aspectos relacionados con
objetivos, riesgos, gestión al cambio.
3.6.2.3 EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL.
Se debe verificar la planificación de acciones dentro de la administración de la
entidad que permita cumplir con las funciones asignadas, las siguientes son actividades
que intervienen en el control gerencial:
• Tipo de actividades de control.- las actividades de control son variadas incluyen
desde controles preventivos, detección, manuales, informáticos y de dirección,
todos con el fin de asegurar el cumplimiento de los procesos.
• Integración de las actividades de control. con la evaluación del riesgo.- Una vez
analizado los riesgos, se deberá establecer un plan de acción para afrontarles, y a
este plan de acción de le debe realizar un continuo seguimiento para verificar
que los riesgos detectados hayan sido subsanados.
3.6.3 NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO.
La Contraloría General del Estado determino mediante registro oficial, edición
especial nro. 6, del jueves 10 de octubre del 2002, normas de control interno
para el sector público de la república del Ecuador como asesoría general, para este plan
de estudio podemos determinar las siguientes:
3.6.3.1 DETERMINACION DE LAS RESPONSABILIDADES Y
ORGANIZACIÓN
La responsabilidad en el Sector Público se entiende como el deber de los funcionarios o
empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los
fondos, bienes que son o pertenecen al estado.
Con respecto a la organización se debe considerar los siguientes factores:
- La organización será flexible para permitir sincronizar los cambios resultantes
de modificaciones en su estructura.
- La estructura de la organización será lo mas simple posible.
- Optimización de costos.
3.6.3.2 SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
Debe existir independencia y separación de funciones incompatibles como:
autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores, bienes, control de las
operaciones de los recursos financieros, el resultado de esto facilitara la revisión y
verificación oportuna de errores y actos fraudulentos. La descripción de funciones se
debe hacer constar en los flujogramas y en manuales.
Ninguna persona desempeñará simultáneamente un cargo dentro de la misma
institución, se exceptúa casos de profesores en todos los niveles y reemplazos
temporales, en los colegios y otras entidades públicas que carezcan de personal
suficiente.
3.6.3.3 AUTORIZACION DE OPERACIONES
Todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuaran previa
autorización del nivel superior designado para tal función. La máxima autoridad debe
establecer por escrito los procedimientos de autorización que aseguren el
control de las operaciones administrativas y financieras. Al igual que las personas que
reciben las autorizaciones serán competentes de la responsabilidad que asumen en su
tarea.
3.6.3.4 INFORMACION GERENCIAL
El titular de cada entidad pública deberá mantener sistemas de información útil,
confiable y oportuna que permitan mantener una visión clara del desarrollo de las
actividades, en el caso de situaciones excepcionales deberán ser reportadas mediante
informes a la máxima autoridad con oportunidad y minuciosamente detalladas, para la
toma de acciones correctivas.
3.6.3.5 COMITÉ DE AUDITORIA
El Comité de Auditoria es el órgano de la Junta de Directores, formado de
preferencia por consejeros externos sin responsabilidad operativa en la administración,
cuyas actividades pretenden tener un rol preponderante en el control corporativo e
incrementar la conciencia de control en la entidad.
Su creación se encamina a:
- Evitar la duplicidad en la supervisión, evitar las funciones operativas.
- No suplantar responsabilidades
- Evaluar el desempeño de los auditores internos y conocer los resultados de los
auditores externos.
- Coordinar las labores de auditoria
- Coordinar con los consultores externos, en materia legal, administrativo entre
otros;
- Revisar las observaciones de organismos externos e implantar las
recomendaciones sugeridas21.
Los miembros del Comité de Auditoria que sean elegidos poseerán los siguientes
atributos:
- Sentido común de los consejeros externos.
- Independencia frente a la dirección
- Funcionalidad con las técnicas operativas y administrativas
- Conocimiento de la institución.
El número de integrantes será definido de acuerdo a las características de cada entidad.
Las funciones y responsabilidades del Comité de Auditoria son:
- Revisar la eficiencia del sistema de control
- Revisar las actividades de los auditores internos
- Revisar y tipificar los riesgos que afectan a la entidad
- Revisar la información financiera periódica y anual para ser entregada a la junta
de consejeros.
- Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes.
- Informar a la entidad sobre las novedades existentes.
- Conocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contingencias y las
variaciones de un ejercicio a otro.
- Conocer los informes de los auditores externos22
___________________________________________________________________ 21, 22 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contraloría General del Estado República del Ecuador , Edición Especial Nº 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.32, 33
3.6.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL.
En las normas de control interno para el área de administración financiera
gubernamental podemos citar las siguientes:
• Normas de Control Interno para contabilidad gubernamental, presupuesto,
tesorería, bienes de larga duración
3.6.4.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
El manejo correcto y transparente de las operaciones contables, permitirá a la
entidad u organismos públicos mejorar el control interno, para que permita efectuar las
operaciones transparentemente, a fin de contabilizar correctamente las cuentas,
mantener el control de bienes de larga duración su registro y salvaguarda, verificar que
la información financiera se prepare de acuerdo a las políticas contables, regulaciones
legales. El Ministerio de Economía y Finanzas es el encargado de emitir, actualizar,
publicar, y divulgar las normas de contabilidad gubernamental que utilizan las entidades
del sector público.
En cuanto al archivo, se debe mantener la evidencia suficiente, pertinente y legal
de sus operaciones. El registro de los hechos económicos debe ser oportuno y debe
registrarse en el momento que ocurra, se debe mantener una clasificación apropiada de
las operaciones para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Se
debe ejecutar conciliaciones de los saldos de las cuentas con el fin de verificar la certeza
de los registros contables reflejados. Son responsables de efectuar conciliaciones de las
cuentas, aquellos funcionarios independientes del registro, autorización y custodia de
los recursos. Debe existir una revisión periódica a los formularios y documentación
existente.
3.6.4.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO
Todas las entidades del sector público delinearán procedimientos de control
interno presupuestario, para programación, elaboración, ejecución, control, evaluación,
clausura y liquidación del presupuesto institucional, se establece la fijación de objetivos
que permitan programar de manera correcta y oportuna los ingresos y gastos previstos
para la ejecución presupuestaria, en esta formulación debe prevalecer los principios
presupuestarios como23: equilibrio, universalidad, unidad, sostenibilidad,
sustentabilidad y flexibilidad que se vinculen con los objetivos del plan para lograr
optimización de recursos del estado.
CUADRO Nº 9
CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO
La operación financiera debe estar relacionada con la
misión de la entidad, con los proyectos, programas y
actividades aprobadas en los planes y presupuesto.
La operación financiera prevista para la ejecución debe ser
la más apropiada
La operación financiera debe reunir todos los requisitos
legales pertinentes
Deberá existir partida presupuestaria y disponibilidad de
fondos
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público Elaborado por: Soraya Mejía
___________________________________________________________________ 23 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contraloría General del Estado República del Ecuador , Edición Especial Nº 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.36.
CUADRO Nº 10
CONTROL INTERNO PREVIO AL DEVENGAMIENTO
Verificar que la deuda sea veraz, contenga la autorización
respectiva, razonabilidad, exactitud aritmética.
Los bienes o servicios recibidos deben guardar
conformidad con lo detallado en la factura, contrato, acta
de recepción o informe técnico
La transacción no debe variar respecto a la propiedad,
legalidad y conformidad con el presupuesto
Diagnostico y Evaluación preliminar de la planificación y
programación de los presupuestos de ingresos.
La existencia de documentación debidamente clasificada
y archivada.
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público Elaborado por: Soraya Mejía
CUADRO Nº 11
CONTROL DE LA EVALUACION EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO
Controles sobre la programación formulación y aprobación
Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos
efectivos
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y
la obligación
Controles a las etapas de evaluación, cierre y liquidación
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público Elaborado por: Soraya Mejía
3.6.4.3 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERÍA.
Recaudación y depósito de los ingresos
Los ingresos se recaudan:
Efectivo, cheque certificado, cheque cruzado, a nombre de la entidad y serán revisados,
depositados y registrados en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un
banco oficial o un banco privado debidamente autorizado.
Los Bancos corresponsales deberán informar a las entidades públicas generadoras y
propietarias de ingresos público que recauden dentro de las 24 horas de efectuada la
recaudación.
Esta prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o préstamos con los dineros
producto de la recaudación.
Constancia documental de la recaudación
La Institución pública debe llevar su debido control interno en la documentación
de la recaudación estableciendo un archivo cronológico de los recibos debidamente
prenumerados, fechados, legalizado con la clara explicación del concepto y el valor
cobrado tanto en letras como en números, junto con el debido sello de “cancelado” que
respaldará la transacción.
Verificación de los ingresos
Para llevar una clara verificación de los ingresos la Contraloría determina que se
efectúe una verificación diaria con la finalidad de verificar que los depósitos efectuados
sean iguales a los recaudados, por control interno se recomienda sea una persona
distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y el correspondiente registro
contable.
Medidas de protección de la recaudaciones
Como medida de control se recomienda que los responsables del manejo y
custodia de fondos estén respaldados por una garantía razonable, mediante la exigencia
de una caución.
Fondos de Reposición y fondos rotativos, fondos a rendir cuentas, fondos fijos de
caja chica
Los anticipos que son entregados para cubrir gastos deben ser debidamente
controlados para precautelar la debida utilización de los mismos. Se recomienda utilizar
cuentas auxiliares para fondos rotativos, fondos de rendir cuenta, fondos fijos de caja
chica, ya que esto permitirá dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos.
En cuanto a los fondos rotativos se los debe mantener en una cuenta corriente,
sirven para lograr un mejor control contable en la oficinas regionales su reposición se
realiza en base de la documentación remitida por el responsable del manejo del fondo
para su debida contabilización.
Los fondos a rendir cuenta son valores en efectivo entregados para gastos de
viajes al personal en comisión de servicios, cuyas actividades se ejecutan lejos de la
sede principal.
Los fondos de caja chica son valores en efectivo, que se presentan cuando la
demora en tramitar un gasto puede afectar la eficiencia de la operación, cuando no
amerita emisión de cheque, se lo utiliza para cubrir gastos menores y urgentes
denominados caja chica. Los montos se fijan de acuerdo a la reglamentación del
Ministerio de Economía y Finanzas.
Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Para mantener un debido control de los valores en efectivo se debe realizar
verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de
determinar su existencia física y comprobar la igualdad con los saldos contables. Los
arqueos deberán ser realizados por la unidad de Auditoria Interna o por personas
delegadas del director financiero, independientes a funciones de registro, autorización y
custodia de fondos. Se deberá dejar la constancia escrita y firmada del arqueo, de
existir irregularidades se expondrá ante la autoridad competente el particular para las
medidas correctivas del caso.
Conciliaciones bancarias
Para mejor control estas conciliaciones de cuentas entre saldos contables y
bancarios deberán ser presentados dentro de los primeros días hábiles de cada mes, por
el funcionario independiente del manejo de los recursos y registro.
Control Previo al pago
Los responsables de ordenar el pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques
verificarán que:
• La transacción disponga de la documentación sustentatoria y autorización
respectiva.
• Disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación.
• Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido
• No haya demora injustificada en el pago
Cumplimiento de obligaciones
Se debe establecer un índice de vencimientos que permitan sean pagadas la
obligaciones oportunamente y sin recargos, intereses multas. Los gastos adicionales
originados por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de
obligaciones con retraso serán de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes le hayan ocasionado.
Control y custodia de garantías y finanzas
Las transacciones por prestación de servicios, compra de bienes sujetos a una
entrega posterior, deben requerir la presentación de garantías y fianzas de conformidad
con lo estipulado en la Ley de Contratación Pública y su reglamento, no pudiendo la
tesorería efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requerimiento,
debiendo mantener una custodia organizada de las garantías y fianza, así como control
de vencimientos.
3.6.4.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA BIENES DE LARGA
DURACIÓN.
Adquisición
En toda entidad pública deberá existir una unidad encargada de adquisiciones y
servicios, cuya misión fundamentar será establecer un proceso claro en la programación,
adquisición, almacenamiento y distribución de materiales, útiles y enseres, así como
otros bienes de larga duración necesarios para el desarrollo de actividades. Se debe
llevar establecer un control de mínimos y máximos de existencias, de tal forma que
estas se realicen únicamente cuando sea necesario y adquiridas en cantidades apropiadas
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía.
Para la aprobación de cotizaciones, concursos de oferta o licitaciones se debe tomar
en cuenta:
• Mínimo tres cotizaciones
• Registro actualizado de proveedores y cotizaciones,
• Criterio de economía en compra de bienes
• Para los materiales fungibles o de uso diario, el tiempo de duración
• En cuanto a medicinas y bienes perecibles el tiempo de caducidad.
Sistema de Registro
La institución pública deberá mantener el control mediante registros detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de
que la información se encuentre siempre actualizad y de conformidad con la normativa
contable vigente.
Las conciliaciones de saldos de auxiliares con las cuentas del mayor general, la
verificación física periódica proporcionaran seguridad de su registro y control
oportuno.
Identificación y Protección
Se debe llevar un codificación adecuada y organización, protección de las
existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga
duración deberán llevar un impreso del código correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fácil identificación, los bienes entregados para el desempeño de
funciones deberán ser responsabilidad de cada servidor público.
Esta norma se debería profundizar más a nivel de instituciones públicas debido a
que la mayoría de ellas tiene falencias en el control de bienes , no existe codificación de
los mismos, ni un control oportuno y permanente, que es lo que sucede a nivel de
colegios, escuelas fiscales, y otras unidades del ministerio de educación y entre otros
ministerios que debido al gran número de unidades se ha desestabilizado este control,
que debería se manejado adecuadamente con las respectivas codificaciones, por ello
deberían empezar por realizar un levantamiento paulatino de todos los bienes del estado.
Custodia
Cada entidad pública necesariamente debe tener una persona a la que se le
delegue el manejo de activos fijos, para que lleve el control, actualización,
modificaciones de custodios, asigne actas, en fin un responsable directo que se
encargue de este manejo, y realizar auditorias a muestreo de los bienes, para
verificación y control de los mismos. Luego que el responsable de activos fijos asigne
un custodio de los bienes este será el responsable del uso, custodia y conservación de
los mismos.
Uso de Bienes de Larga Duración
Se debe concienciar al funcionario público que los bienes de larga duración
serán utilizados únicamente en el uso de labores institucionales, por ningún motivo para
fines personales o particulares.
Control de Vehículos Oficiales
Los vehículos oficinales constituyen un bien de apoyo a las actividades de la
institución pública y debe ser utilizado solo para tales fines, el uso y utilización de estos
vehículo oficiales durante o fuera de los días y horas no laborables,, requieren la
autorización expresa del nivel superior. Se debe tener en cuenta que por ningún motivo
se emitirá salvo conducto que tenga el carácter indefinido.
Constatación Física de Existencias de Bienes de Larga Duración
La verificación física de las existencias y bienes de larga duración se la realizará
por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será
independiente del registro y manejo. El Auditor Interno participará en calidad de
observador para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos.
Baja por Obsolescencia, pérdida o robo
Se procede a dar de baja a los bienes de larga duración por su mal estado de
conservación, obsolescencia, pérdida o hurto. La pérdida deberá ser denunciada ante el
juez competente. Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos,
bastará con la autorización a nivel superior. Si la baja procede de una pérdida
injustificada al servidor público responsable se le aplicará la sanción administrativa
correspondiente, se le exigirá además la restitución del bien con otro igual o pagar su
valor a precio de mercado.
Mantenimiento de bienes de larga duración
Con el fin de conservar el estado óptimo de funcionamiento y prolongar la vida
útil de los bienes de larga duración se aconseja brindar el mantenimiento oportuno y
constante a los mismos.
3.6.4.5 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS.
Descripción y análisis de cargos
La entidad pública deberá contar con un manual de procedimientos en el que se
detalle la descripción de los requisitos mínimos de todos y cada uno de los cargos que
soportan la estructura administrativa, actualizándose periódicamente. En un gran
número de instituciones públicas que se desempeñan en nuestro país no existe el manual
de funciones y procedimientos que permita saber a ciencia cierta cuales son las
funciones a desarrollar por cada empleado público. Se debe tratar de implementar en
cada una de ellas estos manuales ya que esto permitiría trabajar con el personal
absolutamente necesario, y así eliminar gran parte de la burocracia optimizando con
esto parte del gasto fiscal.
Selección de Personal
La selección de personal deberá contar con la necesidad de llenar los cargos
vacantes tomando en consideración la disponibilidad presupuestaria para tal efecto y
justificando claramente la selección de un nuevo funcionario, que cumpla el perfil del
cargo a ser cubierto. Este proceso deberá llevarse a cabo mediante la convocatoria,
evaluación y selección de los aspirantes más idóneos .
Actuación y honestidad de los funcionarios
Todo servidor público debe actuar con orden, moral, disciplina y
profesionalismo para mantener y ampliar la confianza del público. Por lo tanto no podrá
recibir ningún beneficio directo o indirecto de personas sean estas naturales o jurídicas.
Los profesionales que laboran en las instituciones públicas deben hacer
prevalecer ante cualquier situación su ética, transparencia y vocación de servicio a la
comunidad.
Capacitación y entrenamiento permanente
La capacitación según indica las normas de control interno para la República del
Ecuador, manifiestan que la capacitación debe ser constante y progresiva en función de
las áreas de especialización y del cargo que desempeñan.
3.7 DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA
GRAFICO N° 3
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 120
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR Visita de observación entidad Revisión archivos papeles de trabajo Determinar indicadores Detectar FODA Evaluación estructura control interno Definición de objetivo y estrategia de auditoría
FASE II PLANIFICACIÓN Análisis información y documentación Evaluación de control interno por componentes Elaboración Plan y Programas
FASE III EJECUCIÓN Aplicación de programas Preparación de papeles de trabajo Hojas Resumen Hallazgos por componente Definición estructura del informe Comunicación Resultados Parciales
FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Redacción Borrador de Informe Conferencia final para la lectura del informe Obtención criterios entidad Emisión informe final, síntesis y memorando de antecedentes.
FASE V SEGUIMIENTO De Hallazgos y recomendaciones al término de la auditoria Recomprobación dentro de uno o dos años Determinación de responsabilidades Seguimiento de medidas correctivas adoptadas en la entidad y contraloría
Memorando de Planificación
Programas de Trabajo
Papeles de Trabajo
Archivo Cte.
Archivo Perm.
Borrador del Informe
Emisión del Informe Final
Conferen-cia Final
INICIO
FIN
3.7.1 FLUJOGRAMA DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR GRAFICO N°4
FASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR PASO Y DESCRIPCION
1. Director de Auditoría designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento.
3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo. 4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen información y documentación de la entidad
5. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades, y oportunidades y amenazas.
6. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse. 7. Supervisor y Jefe de Equipo determinar criterios, parámetros e indicadores de gestión. 8. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditoría. 9. Director de auditoría emite la orden de trabajo.
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 123
2
Papeles de trabajo
Archivo
3.7.2 PLANIFICACIÓN
La planificación es el eje principal en toda actividad a desarrollar de esta depende el
éxito de un proyecto, programa o trabajo, y mucha más importancia tiene cuando se
trata de elaborar el esquema completo de una planificación desde el detalle de los
objetivos de la misma hasta el alcance del trabajo por desarrollar. Debe constar los
programas claramente detallados para los componentes determinados, los
procedimientos de auditoría, los responsable, y las fecha de ejecución del examen;
también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como
en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con
especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los
resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la
oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros
esperados. La labor de planeación de auditoría es responsabilidad del grupo asignado
para llevarla a cabo y en su desarrollo contará con la asesoría y supervisión del jefe de
la unidad de auditoría, normalmente la labor la ejecuta el personal mas experimentado
del equipo.
3.7.3 ACTIVIDADES DE LA PLANIFICACIÓN24
Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes:
1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en análisis
anteriores, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad,
comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la
evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría.
2. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del
estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los
controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y
esfuerzas adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los resultados de esta
___________________________________________________________________ 24MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.131.
evaluación los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen,
confirmar la estimación de los requerimientos de personal, programar su trabajo,
preparar los programas específicos de la siguiente fase y fijar los plazos para
concluir la auditoría y presentar el informe, y después de la evaluación tendrá
información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e
información y los procedimientos de control.
La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son:
a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades);
b) De Control (procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte)
c) De Detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos).
Los resultados obtenidos servirán para:
a) Planificar la auditoría
b) Preparar un informe sobre el control interno.
3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor más experimentado del equipo o grupo
de trabajo preparará un Memorando de Planificación.
4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente
de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3
“E” (Economía, Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse.
Por lo tanto luego de este análisis se tendrá como resultado un memorando de
planificación y los programas de auditoria
3.7.4 FLUJOGRAMA DE PLANIFICACIÓN
GRAFICO N° 5
PLANIFICACION
PASO Y DESCRIPCION
1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan la información y documentación recopilada. 2. Equipo multidisciplinario evalúa el control interno de cada componente 3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el memorando de planificación 4.- Supervisor y Jefe de Equipo preparan los programas de auditoría 5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los programas por componentes. 6- Director revisa y aprueba el plan y los programas de auditoría.
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 133
Por lo tanto luego de este análisis se tendrá como resultado un memorando de
planificación y los programas de auditoria, presentados en los siguientes formatos:
3.7.5 MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
El memorando de planificación permite detallar los aspectos más importantes a
desarrollar en la auditoría, se verifica aspectos como antecedentes, motivo de la
3
2
auditoria, objetivos, base legal, análisis de las cuentas a ser auditadas. Un ejemplo
podemos observar en el caso práctico sujeto al examen de auditoria interna en una
Institución Pública en este plan de investigación.
3.7.6 PROGRAMAS DE TRABAJO
Son documentos que contienen información obtenida por el auditor en su examen, son
fuente de aclaración y ampliación de la información.
EN T ID A D : M IN IST ER IO D E ED U C AC IO NT IPO D E EXA M EN : AU D IT O R IA IN T ER N AC O M PO N EN TE: EN TID AD PU BLIC ASU B C O M PO N EN TE: AR EA A SER AU D ITAD A
F EC H A R EF: P /T ELA B O R A D O PO R :
PR O C ED IM IEN T O S:
… … … … … … … … … … … ..
… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..
… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..
… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … ..
D ESC R IPC IO N
PR O G R A M A D E TR A B A JO
O B JET IVO S:
3.7.7 PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas y documentos
elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicación de las
técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoria, e sirven de evidencia del trabajo
realizado y de los resultados de auditoria revelados en el informe. Por tanto,
constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos
por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó, de la obtenida y de las
conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden incluir: programas de
trabajo, análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de
confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y
planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor. Los principales
propósitos de los papeles de trabajo son:
a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la
auditoría.
b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones
y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría.
c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas,
todo esto de conformidad con las NAGAS.25
Características de los papeles de trabajo26
a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo
número de marcas.
b) Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.
c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información.
d) Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad,
divulgándose las responsabilidades que podrían dar lugar por las desviaciones
presentadas.
3.7.7.1 ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
ARCHIVOS PERMANENTES:
Los archivos permanentes son fuente de información continua en la auditoria, se toma
en cuenta aspectos tales como:
__________________________________________________________________ 25,26 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.70,71.
1. Resúmenes o copias de documentos de la compañía como: acta constitutiva, los
estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos.
2. Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen vigencia en
un período de varios años.
3. Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de información de las auditorías
realizadas.
4. Conservar papeles de trabajo que serán utilizados durante varios años y que no
requieren ser preparados año tras año, ya que no se ha operado ningún cambio.
ARCHIVO CORRIENTE
En estos archivos corrientes se guardan los papeles de trabajo relacionados con la
auditoría específica de un período. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte
de este archivo de un período dado varía de una auditoría a otra y aún tratándose de la
misma entidad auditada. En este tipo de archivo constan aspectos tales como27:
Información resumen y de control, documentación del trabajo, Información financiera
proporcionada por la entidad, Documentación por componente analizado:
• Sumaria u hoja resumen de hallazgos.
• Programa específico de auditoría.
• Papeles de trabajo que respaldan resultados
3.7.7.2 INDICES Y REFERENCIACIÓN
Se debe definir claramente los códigos a ser utilizados en la auditoria, en cuanto a
archivos y los tipos de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo pueden mantener
__________________________________________________________________ 27MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.75.
referencias cruzadas cuando estén relacionados entre sí, para verificar claramente como
se encuentran relacionados.
La codificación de índices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de tres
formas:
a) Alfabética, se puede utilizar en el archivo permanente.
b) Numérica, se puede utilizar en el archivo corriente
c) Alfanumérica, puede ser utilizado en el archivo corriente28
3.7.7.3 MARCAS DE AUDITORÍA
Las marcas de auditoría también se las puede conocer como claves de auditoría o tildes,
son signos utilizados por el auditor para indicar el trabajo que se ha realizado. Existen
dos tipos de marcas:
Significado uniforme.- que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoría.
Las otras marcas.- cuyo contenido es a criterio del auditor, obviamente no tienen
significado uniforme y que para su comprensión requiere que junto al símbolo vaya una
leyenda de su significado. Se aconseja que las marcas sean escritas con lápiz de color
rojo, ya que su uso se encuentra generalizado al igual que los papeles de trabajo
elaborados por el auditor usualmente son hechos con lápiz.29
Ligado
Comparado
Observado
Rastreado
Indagado
Analizado
____________________________________________________________ 28,29 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.78.
Conciliado
⊂ Circularizado
⊂ Sin respuesta
⊂ Confirmaciones, respuesta afirmativa
⊂ Confirmaciones, respuesta negativa
Comprobado
Cálculos
Inspeccionado
Notas explicativas
Nº
3.8 FLUJOGRAMA DE EJECUCION
GRAFICO Nº 6
FASE III DE EJECUCION
PASO Y DESCRIPCION
1. Equipo multidisciplinario aplican los programas que incluyen pruebas y procedimientos 2. Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes. 3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente 4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y revisa los comentarios conclusiones y recomendaciones 5. Jefe de Equipo comunica resultados parciales a los funcionarios de la entidad 5. Jefe de Equipo y Supervisor
definen la estructura del informe de auditoría
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 165
3.9 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES
Los informes de auditoria presentan los datos resumen de la revisión que fueron objeto
las cuentas bajo estudio permite verificar las debilidades del proceso administrativo,
financiero u operativo, el cual permitirá a la máxima autoridad evidenciar a ciencia
cierta el desarrollo de las actividades dentro de la institución, para toma de
decisiones, por su naturaleza estos informes son de alcance limitado
3
4
Papeles de trabajo
Hojas resumen
nos amplio que la auditoría externa, según registro oficial Nº 392 del miércoles 4 de
agosto del 2004 manifiesta que la estructura del informe de auditoría interna es el
siguiente:
Carátula
Relación de siglas y abreviaturas utilizada
Indice
Carta de presentación
Informe, que contendrá dos capítulos
3.9.1 CARACTERISTICAS
Los informes emitidos por la Contraloría General del estado, como los órganos
de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta
calidad. El auditor debe mantener una apreciación clara en el que se indique que la
mejor manera de obtener un buen nivel de control y una clara retroalimentación a lo
auditado, es que los informes deben ser elaborados responsablemente, con el debido
profesionalismo, tomando en cuenta las consideraciones técnicas, de manera que el
informe es la parte importante de todo proceso de auditoria ya que mostrará la manera
clara de cómo se llevan los procesos de control en la organización, procesos y
actividades y si estos se están cumpliendo de acuerdo a lo planificado, aspectos que
servirán para la toma de decisiones oportunas en cuanto al manejo de los procesos en la
entidad .
Existen varias características señaladas por diversos auditores sobre las
características principales a desarrollarse en un informe de auditoria para lo se pueden
resumir en las siguientes:
• Significación .- en el informe de auditoria deben constar los aspectos mas
relevantes que justifiquen su redacción.
• Utilidad y Oportunidad.- en este deben constar aspectos de resulten del análisis
realizado de acuerdo a los objetivos establecidos, el informe debe ser
presentado oportunamente para proporcionar las soluciones correctivas de
manera inmediata.
• Calidad de convincente.- el informe debe redactarse exponiendo información
suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
• Objetividad y perspectiva.- La información debe ser presentada de manera
objetiva y clara que incluya suficiente información sobre la realidad que se
presenta en la institución.
• Concisión.- No debe ser extenso ya que un informe conciso tiene mayor
posibilidad de llegar a las máximas autoridades.
• Claridad y simplicidad .- Debe redactarse en forma clara y simple, no debe
suponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos técnicos.
• Tono constructivo .- el tono debe estar dirigido a una reacción favorable a la
aceptación de observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por
el auditor.
• Organización de los contenidos del informe.- Debe tratar a captar el interés
comenzando a informar los resultados más importantes.
• Positivismo.- Redactar el informe de manera positiva permitirá que el informe
ayude a la administración a mejorar sus operaciones y estas sean más
cooperadoras, ya que se ha determinado que el emplear palabras negativas
ponen al personal a la defensiva.
3.9.2 REVISIÓN DEL INFORME
El informe del Auditor Interno debe ser enviado a la Contraloría General y a la
respectiva entidad a la que sirven y controlan, los informes de auditoría y de exámenes
especiales, en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final de
resultados. A continuación se adjunta lo modelos:
A) MODELO DE CARTA DE PRESENTACION Ciudad, Señor: Máxima Autoridad de la entidad. Presente.- Hemos efectuado el examen especial a …………………….. por el período comprendido entre el …. Y el …Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector público, sometidas al control de la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener la certeza razonable que la información y documentación examinadas, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigente, políticas y demás normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho cuerpo legal.( Siempre y cuando el alcance incluya períodos anteriores al 12 de junio del 2002). Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediatamente y con el carácter obligatorio. Atentamente Auditor Fuente: Registro Oficial Nro. 392- Miércoles 4 de Agosto del 2004
B) MODELO DE MEMORANDO DE ANTECEDENTES
Memorando Nro. Para: Director de Responsabilidades De: Auditor Asunto: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades Fecha: Del examen especial efectuado a…. De la ciudad…. Por el período comprendido entre el... y el …. Realizado en el cumplimiento del Plan Anual de Control para el año…. De conformidad con la orden de trabajo … de … Suscrita por el Auditor General, hemos determinado hechos que a nuestro criterio ameritan el establecimiento de responsabilidades de conformidad con lo dispuesto en los artículos 45, 53 y 66 de la LOCGE( Cuando existan las tres clases de responsabilidades Administrativa Culposos, Civil Culposa, Responsabilidad Penal), por lo que de acuerdo con lo señalado en los artículos 15 y 16 del Reglamento de Responsabilidades, me permito poner en su conocimiento Fuente: Registro Oficial Nro. 392- Miércoles 4 de Agosto del 2004
C) MODELO DE SINTESIS DE RESULTADOS
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE :…………………………………..
REGIONAL: ORDEN DE TRABAJO NRO:PROVINCIAL: FECHA:ZONAL: PLANIFICADO:CIUDAD: IMPREVISTO:
RUBROS O AREAS EXAMINADAS:……………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………..
CLASE DE EXAMEN:
SINTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS:
PERIODO EXAMINADO:
DESDE: HASTA:
AÑO: MES:
ADM CIVIL PENAL
EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR:
SUPERVISOR:JEFE DE EQUIPO:OPERATIVOS:
CIUDAD Y FECHA:NOMBRE DEL AUDITOR:
f.) ……………………………..AUDITOR
SUJETO DE RESPONSABILIDAD:
APELLIDOS Y NOMBRES CARGO
TIPO DE RESPONSABILIDADVALOR
MONTO EXAMINADO
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DE CONTROL:
EXAMEN ESPECIAL
EXAMEN ESPECIAL DE INGENIERIA
AUDITORIA FINANCIERA
AUDITORIA DE GESTION
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
SINTESIS DE RESULTADOS
INFORMACION DE LA UNIDAD MOTIVO DEL EXAMEN:
Fuente: Registro Oficial Nro. 392- Miércoles 4 de Agosto del 2004
3.9.3 TRAMITE DE INFORMES DE AUDITORÍA Y DE EXAMENES
ESPECIALES
Art. 21.- Generalidades.- La estructura y contenido de los informes, así como el
proceso de la auditoría, se ajustará a las normas y manuales de auditoría vigentes y se
cumplirá lo siguiente:
1.- Los informes serán dirigidos a la máxima autoridad de la entidad para la aplicación
de las recomendaciones y, para los fines consiguientes, al Organismo Técnico Superior
de Control, en un ejemplar original, con el memorando de antecedentes, síntesis, anexos
necesarios y la documentación sustentatoria de los hallazgos.
2.- El memorando de antecedentes que se acompañe al informe, estará dirigido al
director de Responsabilidades de la Contraloría General y cuando amerite la inclusión
de responsabilidades. Cuando no haya lugar a la determinación de responsabilidades, se
hará constar este particular en el referido memorando de antecedentes.
2. Las responsabilidades administrativas culposas, se presentarán en el memorando de
antecedentes, con la identificación de los sujetos de la responsabilidad.
4.- Cuando las acciones u omisiones que originen las responsabilidades administrativas,
correspondan a períodos de vigencia de la Ley Orgánica de Administración Financiera y
Control, como también de la Ley vigente, se citarán las
causales establecidas en estos dos cuerpos legales, asegurándose de que exista la
concordancia debida entre ellas.
5.- Las responsabilidades civiles culposas, se formularán en el memorando de
antecedentes de conformidad con el Reglamento de Responsabilidades, al que se
adjuntará la documentación sustentatoria pertinente que evidencie las imputaciones
formuladas al respecto.
6.- Los Jefes de las unidades de auditoría interna, antes de emitir un informe, del que se
deriven responsabilidades civiles culposas, procurarán por todos los medios
legales, el resarcimiento del perjuicio económico causado, o la justificación
correspondiente si fuere del caso, evitando en lo posible tramitar responsabilidades por
valores no significativos.
7.- Cuando los hechos evidenciados por la auditoría interna establezcan indicios de
responsabilidad penal, éstos se comunicarán de inmediato a la Contraloría General, para
los fines legales consiguientes.30
3.10 INDICADORES DE GESTIÓN EN INSTITUCIONES PÚBLICAS
En el sector público existen muchas dificultades para aplicar estrategias de
gestión, ya que si bien es cierto en el Ecuador estas son más utilizadas en el sector
privado financiero e industrial, aspecto que debería tratar de acogerse en este sector ya
que sería un agregado tratar a los servicios públicos con conceptos tales como "cliente"
o "producto". Este aspecto y otros como optimización de recursos económicos,
laborales, etc, son fundamentos claves para que en la administración pública
indicadores de gestión que permitan mantener términos de referencia o estándares
razonables de gestión y control.
Los auditores utilizarán parámetros o indicadores convenientes de referencia
para realizar comparaciones y evaluaciones del grado de economía, eficacia y eficiencia
en el logro de los objetivos y en la administración de los recursos, existentes en el sector
público.
Los indicadores tendrán por función dar señales de alerta ante la ocurrencia o
agravamiento de deficiencias en un área determinada.
3.11 DETERMINACIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES EN BASE A LA
LEY ORGÁNICA DE CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO.
_________________________________________________________________ 30ACUERDO N° 008 CG; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.8.
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CASO PRÁCTICO
3.12 CASO PRACTICO
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
HOSPITAL GENERAL LUIS G. DAVILA AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004
MEMORANDO DE PLANIFICACION PRELIMINAR
El memorando de planificación preliminar se refiere a establecer parámetros para lograr
un eficiente manejo de los recursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de
sus objetivos, para la aplicación de un trabajo eficaz, la misma que puede ser mejorada
y adaptada a las circunstancias específicas de cada examen.
1. Antecedentes
Las operaciones financieras del Hospital Público General Luis G. Dávila, en el
período de alcance, han sido examinadas por la Contraloría General del Estado y por
la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden
a:
RUBRO
PERIODO
UNIDAD DE CONTROL
DISPONIBILIDADES Y SUS
CORRELATIVAS DE INGRESOS
PROVENIENTES DE LA
ASIGNACION PRESUPUESTARIA
Diciembre 2004
AUDITORIA INTERNA
BIENES DE LARGA DURACION –
ACTIVOS FIJOS
1/01/2004-
31/12/2004
AUDITORIA INTERNA
2. Motivo de la auditoría
En la auditoría a los estados financieros se examinará la cuenta Disponibilidades y
Bienes de Larga duración, correspondiente de 01 de enero de 2004 al 31 de
diciembre de 2004.
3. Objetivo de la auditoría
El objetivo de la auditoría al Hospital General Luis G. Dávila, es dictaminar las
cuentas de Disponibilidades y Bienes de Larga Duración de los estados financieros
preparados al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público.
4. Alcance de la auditoría
La auditoría a las cuentas Disponibilidades y Bienes de larga duración en los estados
financieros del Hospital General Luis G. Dávila, se realizará por el ejercicio
económico terminado al 31 de diciembre 2004.
5. Conocimiento de la entidad y su base legal
5.1 Base legal
Mediante Decreto Supremo de 12 de febrero de 1924, publicado en Registro
Oficial del 08 de mayo de 1924 se creó el Hospital Luis G. Dávila.
5.2 Principales disposiciones legales
Las actividades y operaciones del Hospital General Luis G. Dávila, a más de
las disposiciones legales citadas, están normadas por las siguientes
disposiciones específicas, tales como:
• Reglamento Orgánico Funcional de Hospitales
• Ley de Presupuesto y Reglamento
• Contratación Pública y su reglamento
• Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa
• Código de Trabajo
5.3 Estructura orgánica
Para el cumplimiento de sus objetivos, el Hospital Luis G. Dávila está
integrado por los siguientes niveles administrativos:
• Director: Dr. Francisco Rivadeneira
• Subdirector: Dr. Gustavo Delgado
• Administrador: Sr. Jaime Rosero
• Gestión RRHH: Sra. Carmen Guerrón
• Gestión Financiera: Srta. Germania Obando
• Gestión Enfermería: Sra. Ligia Gonzáles
• Gestión Servicios Institucionales: Econ. Miguel Yépez
Número de empleado y trabajadores de planta: 106
Adscritos: 3
Contratados: 12
Convenio Hermanas de la Caridad 4
Devengantes de Beca 2
Total empleados 127
5.4 Objetivos de la entidad
Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento
Orgánico Funcional constan:
• Fortalecer la Hospital en cu capacidad gerencia y de liderazgo, que impulse
los procesos de cambio orientados a promover el fortalecimiento y óptimo
funcionamiento de cada proceso, que garanticen la cobertura total de las
prestaciones de salud con calidad, equidad, eficiencia y solidaridad.
• Implementar horarios de atención en estadística fines de semana y días
festivos
• Realizar análisis de producción hospitalaria y establecer pautas de dirección.
• Capacitar al personal en todos los niveles hospitalarios.
• Reorganizar comités hospitalarios
• Mejorar el sistema de abastecimiento
5.5 Principales actividades, operaciones
El hospital Luis G. Dávila, brinda atención al usuario, familia y comunidad, con
servicios de calidad científica, técnica y humana, en forma permanente
contribuyendo al desarrollo técnico y gerencial de la Institución en coordinación con
los miembros del equipo de salud, acorde con la situación económica, cultural ,
política y epidemiológica , planifica, ejecuta y evalúa procesos de su competencia en
base a las políticas el Ministerio de Salud Pública y con ello garantiza una atención
de calidad, eficiente y con equidad.
5.6 Principales políticas y estrategias institucionales
Como principales políticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han
determinado las siguientes:
• Mejorar la calidad de atención a usuarios externos que acuden al Hospital
Luis G. Dávila
• Impulsar el desarrollo científico y tecnológico del personal
• Apoyar al Director en el ejercicio de su Autoridad, para la aplicación de los
diferentes procesos.
• Coordinar entre los diferentes procesos para la atención oportuna al usuario
• Propender que todos los procesos cuenten con los recursos y la capacidad de
gestión adecuados, para ofrecer servicio de calidad al usuario.
• Fomentar entre el personal, el monitoreo y evaluación periódica que permita
identificar fortalezas y debilidades para mejorar las acciones.
• Promover, construir y desplegar competencias para ejecutar programas del
Ministerio de Salud Pública.
• Contratar y retener el talento humano
5.7 Recursos financieros
Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Hospital Luis
G. Dávila contó con los recursos financieros sujetos a presupuesto
institucional detallados por partida. (Anexo adjunto en papeles de Trabajo)
6. Principales políticas contables
El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el
Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contraloría
General del Estado.
7. Grado de confiabilidad de la información
El reglamento orgánico funcional del Hospital Luis G. Dávila define las
responsabilidades de la Dirección Financiera y sus unidades operativas Contabilidad,
y Tesorería, estas unidades cuentan con poco personal, por lo tanto mantienen una
fuerte carga de trabajo.
La entidad genera un promedio mensual de 200 operaciones financieras, cuya
documentación se encuentra en el archivo de la Dirección Financiera.
El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente información:
• Diario General Integrado
• Balance de Comprobación
• Mayor General
• Mayor Auxiliar
• Estado de Situación Financiero
• Estado de Resultados
• Estado de Flujo del Efectivo
• Estado de Ejecución Presupuestario
• Anexos al Estado de Situación Financiero
• Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos
El último informe de auditoria realizado a esta institución fue en julio 2003 por parte
del Ministerio de Salud Pública y hasta la fecha no se ha presentado el dictamen por
escrito a la entidad pública.
8. Puntos de interés para la auditoría
En el análisis preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos que deben
considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría:
• Verificación del manejo de las disponibilidades su manejo y procedimientos
• Verificación del proceso de adquisición a la compra de bienes de larga
duración, su control, registro y verificación de cálculos en depreciaciones.
9. Transacciones importantes identificadas
Se identifica un movimiento relevante en las cuentas Disponibilidades y Bienes de
Larga Duración sujetas análisis dentro de los estados financieros con corte al 3 de
diciembre de 2004
10. Estado actual de los problemas observados en auditorías anteriores
En el informe de examen especial realizado por la el Ministerio de Salud
Pública al Hospital Luis G. Dávila, en lo referente a la verificación, estudio y
análisis realizado en Julio 2003 aún no ha sido remitido a la institución,
situación que debería ser corregida mediante una solicitud por escrito al
ministerio para que la entidad pueda realizar las pruebas de seguimiento a las
observaciones realizadas en el proceso de auditoría.
11. Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la
planificación específica.
En la evaluación preliminar se ha determinado la necesidad de que los
componentes que se detallan a continuación sean considerados para su
análisis detallado de los cuales se efectuará el levantamiento de la
información, evaluando sus controles y determinado los riesgos combinados
inherente y de control:
• Disponible: Incluye caja chica, bancos, depósitos en cuenta corriente
única, fondos rotativos. El movimiento de sus débitos y créditos es
significativo, y se mantiene saldos representativos.
• Bienes de Larga Duración: Los procesos de adquisición de activos
fijos, codificación. Control y verificaciones aritméticas en la
depreciación-
12. Matriz de evaluación preliminar de riesgos de auditoría.
La matriz de riesgo se realizará en base al control interno desarrollado en la
institución con el fin de determinar las principales falencias que existe, para
optar por desarrollar las medidas correctivas pertinentes (anexo adjunto).
13. Determinación de materialidad
La materialidad es la magnitud de las cuentas en la institución.
Se ha determinado la estimación de materialidad que las cuentas significativas
corresponden a Disponibilidades y Bienes de Larga Duración.
10 de Marzo de 2005
Elaborado por: Soraya Mejía
Supervisor: Dr. Francisco Quisigüiña
Subdirector de Auditoría Director de Auditoría
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ESPECIFICA
Una vez concluida la planificación preliminar e identificadas las operaciones que
requieren de mayor revisión y análisis. Se evalúa la razonabilidad de los procesos a
través de la verificación del desarrollo de las cuentas.
HOSPITAL GENERAL LUIS G. DAVILA
1. Referencia de la planificación
El 10 de Marzo de 2005, se emitió el memorando de planificación inicial de la
auditoría al Hospital General Luis G. Dávila, en el cual se determinó un enfoque de
auditoría preliminar de pruebas sustantivas, al respecto se acogieron las instrucciones
detalladas y se evaluaron los controles respecto de los componentes determinados,
obteniéndose los siguientes resultados.
2. Objetivos específicos por áreas o componentes
Por cuanto los componentes analizados corresponden a las cuentas de los estados
financieros, los objetivos específicos se señalan en los programas de trabajo
respectivos ( ver pág. 90).
3. Resultados de la evaluación del control interno
A continuación se presentan los cuestionarios de control interno desarrollado en la
entidad:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DISPONIBILIDADES
HOJA No. 1
RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N.A.
REF.
COMENTARIOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11. 12.
INGRESOS Se lleva un registro de mayores y auxiliares y control detallado de ingresos?. Existen formularios preimpresos y prenumerados para el control de ingresos?. Son sellados y firmados por el cajero los comprobantes de ingreso?. Los ingresos son depositados exclusivamente en el banco depositario oficial del estado?. Se deposita todo ingreso u otro dinero recibido cualquiera que sea su concepto?. Se depositan intactos todos los ingresos y otros dineros recibidos, por lo menos al siguiente día de su recepción?. EGRESOS Se lleva un registro de mayores y auxiliares y control detallado de los egresos?.
Todos los pagos a excepción de los del fondo fijo de caja chica son efectuados mediante cheque?. Se efectúan los pagos basándose en comprobantes aprobados y con la suficiente documentación sustentatoria?. Cumplen los comprobantes de egreso con los requisitos mínimos siguientes: - Fecha?. - Nombre del beneficiario?. - Concepto claro, preciso y conciso?. - Aprobaciones y autorizaciones debidas?. En relación con los cheques?. - Se controla su secuencia numérica?. - Están los cheques en blanco, bajo el poder
de una persona distinta al que efectúa el pago?.
- Se archivan los cheques anulados?. En relación con la preparación de cheques?. - Son preparados por el departamento de
contabilidad?.
ELABORADO POR: E.S.M.C REVISADO POR: F.Q FECHA: 05.03. 11 FECHA: 05.03.14
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DISPONIBILIDADES
HOJA No. 2
RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N.A.
REF.
COMENTARIOS
13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.
23.
Está prohibida la firma de cheques en blanco?. GENERAL Están debidamente resguardados y protegidos
los valores de caja?. Están caucionados: Director financiero El Tesorero La Contadora. Recaudadora
Se controla las recaudaciones mediante
arqueos?. - Son efectuados por personal ajeno a
ella?. - Se deja constancia en actas de los
arqueos realizados?. Las diferencias detectadas en los arqueos son informados oportunamente a la autoridad correspondiente para que tome medidas en forma oportuna?. Están archivados los comprobantes de ingreso y egreso en orden numérico que permita su fácil acceso y ubicación?. Se concilian mensualmente las cuentas bancarias existentes en la entidad?. Las conciliaciones bancarias son preparadas por una persona ajena a los procedimientos de caja, contabilidad y firma de cheques?. Se investigan los cheques pendientes de cobro, que permanecen más de trece meses?. Se llevan registros de mayores generales y auxiliares de cada una de las cuentas corrientes que mantiene el hospital? Se encuentra al día del inicio de examen especial los libros bancos de cada cuenta ?
ELABORADO POR: E.S.M.C REVISADO POR: F.Q FECHA: 05.03.11 FECHA: 05.03.14
xCoordinador de gestión financiera por falta de personal
x
x
x
x
x
x
x
x
x
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DISPONIBILIDADES
HOJA No. 3
RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N.A.
REF.
COMENTARIOS
24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.
Indique el tiempo de retrazo de libros bancos y el porque?
Se encuentra al día del inicio de examen
especial la contabilidad, registros, Estados de Situación Financiera, de Resultados, Ejecución
Presupuestaria, Flujo del Efectivo y Cédulas Presupuestarias; en el caso de no estar al día explique el porque y el tiempo de retrazo?
Se basa la contabilidad en el Sistema Integrado
de Gestión Financiera, establecido por el Ministerio de Economía y Finanzas?.
Se encuentran capacitados el personal del área
financiera y contable con los cursos básicos que dicta la Contraloría General del Estado
como el de Control de Gestión y Actualización Contable?
Se controla la asistencia del personal mediante un reloj tarjetero o a través de un registro?
Se dispone de un formulario impreso para los
permisos solicitados por los funcionarios?
Se desglosa de las vacaciones los permisos solicitados?
ELABORADO POR: E.S.M.C. REVISADO POR: F.Q FECHA: 05.03. 11 FECHA: 05.03.14
x
Solo el Coordinador y contador
x
x
x
x
x
x
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
BIENES DE LARGA DURACIÓN
HOJA No. 1
RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N.A.
REF.
COMENTARIOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Se lleva un registro de mayores y auxiliares y
control detallado de los bienes que forman parte de Los Bienes de Larga Duración?
Mantienen procedimientos adecuados que garanticen una adecuada conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración. Se encuentran debidamente identificados los bienes de propiedad de la entidad con códigos ubicados en un lugar visible del bien, que permita su fácil ubicación? Se realiza constataciones físicas periódicas de la existencia y condiciones de bienes, dejando constancia en actas? Se informa y registra en forma inmediata los bienes donados y dados de baja? Se compara periódicamente la suma de auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor respectivo? Existe una adecuada protección de bienes, incluyendo su aseguramiento? Se realiza adquisiciones en base a tres cotizaciones como mínimo y quién efectúa? Se mantiene registros detallados de los bienes inservibles u obsoletos con sus respectivos valores?. Se dan de baja los bienes que se encuentran inservibles u obsoletos y que hubiesen dejado de utilizarse? Se mantiene actualizado los inventarios de bienes muebles e inmuebles? En caso de robo, pérdida de bienes se sigue la acción legal respectiva en las instancias pertinentes? Se realiza el control sobre traspaso de bienes de una unidad administrativa a otra?
ELABORADO POR: E.S.M.C REVISADO POR: F.Q. FECHA: 05. 03.11 FECHA: 05.03.14
Programado este año septiembre
Al momento no hay solicitudes de baja
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
BIENES DE LARGA DURACIÓN
HOJA No. 2
RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N.A.
REF. P.T.
COMENTARIOS
14.
Se realiza el control sobre traspaso de bienes de una unidad administrativa a otra?
ELABORADO POR: E.S.M.C REVISADO POR: F.Q. FECHA: 05. 03.11 FECHA: 05.03.14
x
4. Evaluación y calificación de los riesgos de auditoría
La determinación y calificación de los factores específicos de riesgo constan como
Anexo 1, en la Matriz de Evaluación y Calificación de Riesgos de Auditoría.
5. Plan de muestreo
El plan de muestreo consiste en determinar una muestra representativa del
universo de las transacciones y operaciones existentes en la entidad. De acuerdo a la
calificación del riesgo.
Para la verificación de los controles, se validará el cumplimiento de los mismos
mediante la aplicación del muestreo, aplicado a la cuenta disponibilidades y bienes
de larga duración, para lo cual se considerarán los siguientes aspectos:
Universo de la muestra:
Para este examen especial se ha verificado la información referente a los
activos, entre estos se analizará las cuentas que son más relevantes en la
institución, como son:
Disponibilidades, con el manejo de caja - bancos
Bienes de Larga duración en el que se analizaran el manejo de los bienes.
A continuación en los papeles de trabajo se pone a consideración la revisión y
estudio de las cuentas objeto de la auditoria interna en esta institución
6. Programas de auditoría
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No. 1
ENTIDAD: Hospital General Provincial Luis G. Dávila CUENTA: Disponibilidades CIUDAD: Tulcán FECHA: Marzo 15 del 2005 PROVINCIA: Carchi
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
1.
2.
3.
OBJETIVOS - Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a las operaciones administrativas y financieras. - Determinar la correcta utilización de los recursos materiales y financieros. - Verificar que se lleve un control interno adecuado de las actividades que se desarrollan en la entidad. - Emitir recomendaciones tendientes a mejorar la administración de los recursos. PROCEDIMIENTOS Aplique el cuestionario de control interno, con el propósito de evaluar la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras, las que deben ser confirmadas en el transcurso del examen. Realice el arqueo de caja chica. Solicite al Jefe Financiero y/o Contador, en relación con el período de auditoría, lo siguiente:
- Estados Financieros al 31 de diciembre del año
2004.
- Detalle de cuentas bancarias con sus respectivos conceptos.
- Funcionarios autorizados para firmar cheques y
comprobantes de egreso. - Nómina de personal caucionado. - Registros de ingresos y egresos.
A A 2 A 2.1 A3 A4 A4 A4 A5
SM SM SM SM SM SM SM SM
15/03/2005
15/03/2005 15/03/2005
15/03/2005
16/03/2005
16/03/2005
16/03/2005 17/03/2005
ELABORADO POR: E.S.M.C. FECHA: 05.03.11
REVISADO POR: F.Q. FECHA: 05.03.15
Hoja dos.
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
6. 7. 8. 9. .
Realice la conciliación bancaria a la fecha de corte de la cuenta y verifique la corrección aritmética. Revise los depósitos y cruce con el estado bancario. Solicite el libro bancos y verifique la secuencia numérica de los cheques y comprobantes de egreso, y comunique en caso de existir novedades. Verifique si los ingresos y egresos se encuentran incluidos en el presupuesto del hospital.
A6 A 6.1 A 7 A 8
SM SM SM SM
17/03/2005 18/03/2005 18/03/2005 18/03/2005
ELABORADO POR: E.S.M.C. FECHA: 05.03.14
REVISADO POR: F.Q. FECHA:05.03.15
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No. 1
ENTIDAD: Hospital General Provincial Luis G. Dávila CUENTA: Bienes de Larga Duración CIUDAD: Tulcán FECHA: Marzo 21 del 2005 PROVINCIA: Carchi No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
a.
b. c. d.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
OBJETIVOS GENERALES Comprobar la existencia y uso de los bienes que conforman el rubro Bienes de Larga Duración. Verificar que los bienes son de propiedad de la entidad. Determinar la existencia de registros de control de bienes. Emitir recomendaciones tendientes a mejorar la administración de activos fijos.
PROCEDIMIENTOS Aplique el cuestionario de control interno. Elabore Matriz de Riesgo Solicite a la contadora: a) Descomposición del saldo de la cuenta, detallada en
el Estado de Situación Financiera al 28 de febrero del 2005.
b) Sumaria de adiciones, disminuciones de bienes de larga duración.
Verifique que los bienes sean registrados contablemente e incluidos en detalles del hospital. Examine la documentación que respalda las adquisiciones de activos fijos y compruebe lo siguiente: a) Autorización. b) Existencia de cotizaciones de similares
características. c) Existencia de suficiente disponibilidad
presupuestaria en la partida. Evalúe los procesos internos para la adquisición, registro, custodia, cuidado, uso y control de los bienes de acuerdo al Reglamento General de Bienes del Sector Público. Elabore una cédula sumaria en donde se demuestre cada cuenta de mayor de los Bienes de Larga duración con las adiciones, bajas y depreciación, durante el período analizado.
B B1 B2 B2 B2.1 B3 B3 B4 B5
SM SM SM SM SM SM SM SM SM
15/03/2005 21/03/2005 21/03/2005 22/03/2005 22/03/2005 23/03/2005 23/03/2005 23/03/2005 24/03/2005
ELABORADO POR: E.S.M.C. FECHA: 05.03.21
REVISADO POR: F.Q. FECHA: 05.03.23
Hoja dos
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
8.
9.
Solicite informes de constataciones físicas de bienes, verifique que se realice por lo menos una vez al año. Realice la constatación física de los bienes adquiridos y/o recibidos en donación, durante el período sujeto a examen verifique estén debidamente valorados e ingresados en la cuenta respectiva.
B6 B6
SM SM
25/03/2005 25/03/2005
ELABORADO POR: E.S.M.C. FECHA: 05.03.21
REVISADO POR: F.Q. FECHA:05.03.23
7. Recursos humanos y distribución del tiempo
Para la realización del examen se requiere de 22 días distribuido de la siguiente
manera:
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
TIEMPO Días
SUPERVISOR Planificación y programación Supervisión Memorando Antecedentes
3 1 1
5
JEFE DE EQUIPO
Planificación y Programación Análisis a la cuenta disponibilidades Análisis a la cuenta activos fijos Revisión P/T, comentarios, conclusiones y recomendaciones. Elaboración borrador de informe y comunicación parcial de resultados Elaboración memorando de antecedentes
1 5 5 3 2
1 17
PAPELES DE TRABAJO
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HOSPITAL LUIS G DAVILAARQUEO DE CAJA15, MARZO 2005
MONTO DEL FONDO 350 v
DESCOMPOSICION DE SALDO
Comprobantes de Pagodel 0123 al 0124 40,16 v
Efectivo 309,84 v
Otros 0
Suman ΣΣΣΣ 350
DIFERENCIA (+/-) 0
La diferencia corresponde a ……………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………
DETALLE DE DOCUMENTOS PRESENTADOS
FECHA COMPROBANTE CONCEPTO VALORRETENCION IVA
RETENCION IR
VALOR NETO
03/03/2005 123
Adquisiciòn articulos de papelaría 17 0,61 0,17 16,22 v
10/03/2005 124
Adqusición de insumos de cafetería 15 0,54 0,15 14,31 v
10/03/2005 125
Adquisición 2 candados para bodega 10 0,36 0,01 9,63 v
SUMAN …………………………………………………………………………………………………………….. ΣΣΣΣ 40,16
DETALLE DE VALORES PRESENTADOS
DENOMINACION CANTIDAD VALOR DENOMINACION CANTIDAD VALOR50 16 8 100 1 100 v25 10 2,5 50 1 50 v10 22 2,2 20 5 100 v5 20 1 10 3 30 v1 24 0,24 5 1 5 v
1 11 11 vΣΣΣΣ 13,94 ΣΣΣΣ 296
TOTAL EFECTIVO ΣΣΣΣ 309,94
MARCAS: v verificación física y documentalΣΣΣΣ Saldos sumados y verificados
FUENTE: Verificación física documentación respaldo de desembolso de dinero con caja chica y verificación de valores presentadosPROCEDIMIENTO: Arqueo de la cuenta caja chica al custodio del fondoCOMENTARIO: En la conciliación bancaria realizada a la institución se puede observar que luego de verificar la descompisición de caja chica este es correcto y no existe diferencias.
A 2.1
MONEDAS - centavos BILLETES - dólares
MINISTERIO DE SALUD PUBLICAHOSPITAL LUIS G DAVILAANALITICA DE CUENTAS BANCARIAS
16/03/2005
CODIGO CONCEPTO
11103 Banco Central del Ecuador Moneda Nacional
11110301 Banco Central del Ecuador Moneda Nacional( Transferencias)
1110302 Banco Central del Ecuador Moneda Nacional( Maternidad Gratuita)
111109 Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional
1110901 Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Pagos)
1110902 Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Ingresos)
1110903 Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Farmacia)
1110904 Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Maternidad Gratuita)
11211 Garantías Entregadas11213 Fondos de Reposición -Caja Chica
HOSPITAL LUIS G DAVILAFUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA LA FIRMA DE CHEQUES Y COMPROBANTES DE EGRESO Y PERSONAL CAUSIONADO15, MARZO 2005
SI NO SI NODirector Financiero Germania Obando x v x vTesorero Luis Diaz x v x vContador Aracelly Pozo x v x vRecaudador Andres Romo x v x vAdministrador Luis Rosero x v x vGuardalmacén Eduardo Cabrera x x v
MARCAS: v verificado con cuestionario internoFUENTE: Estado de situación financiera consolidado, cuestionario de control interno para verificación de cauciones, autorización para firmas, solicitud a Director financiero la información adjuntaPROCEDIMIENTO: Verificación de cuentas provenientes en el rubro activos circulantes en lo referente a disponiblidades, y datos proporcionados en cuestionario de control interno.COMENTARIO: Las cuentas de disponibilidades que se manejan en la institución son muy significativas por lo tanto se debe mantener un departamento de con- trol previo para que le permita mantener un control permanente y efectivo de los movimientos.CONCLUSIONES: Es importante que todos las personas involucradas en el área financiera de la institución esten debidamente caucionadas.
CARGO
A 4
AUTORIZACION FIRMA DE CHEQUES CAUCIONADO
RESPONSABLE
Esta cuenta ingresan los depósitos al Banco Central en moneda nacional
Esta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Central en moneda nacional por transferencias de instituciones del sector público
Esta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Central en moneda nacional para ser devengado gastos de maternidad gratuita
Esta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Fomento en moneda nacionalEsta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Fomento en moneda nacional para cubrir diversos gastos que se presenten en la institución
Disponibilidad sujeta a cubrir costos menores a $ 20,00
MOVIMIENTO
Esta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Fomento en moneda nacional provenientes de ingresos propios
Esta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Fomento en moneda nacional provenientes de ingresos por venta de medicamentos en la farmacia del Hospital Luis G. DávilaEsta cuenta se encarga de registrar los depósitos al Banco Fomento en moneda nacional provenientes de maternidad gratuita
Disponibilidades que sirven para cubrir garantías por contratación pública
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA
REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS A 5 17 de marzo de 2005 INGRESOS COMPROBANTE CODIGO FECHA CONCEPTO VALOR
868861 207260 √ 29/12/2004 Distribución de recursos Ministerio de Finanzas 54256,00
878316 218569 √ 31/12/2004 Transferencia depósitos ingresos cuentas rotativas 116,30
878354 218571 √ 31/12/2004 Transferencia depósitos ingresos cuentas rotativas 230,10
Σ 54602,40 EGRESOS COMPROBANTE CHEQUE FECHA CONCEPTO VALOR
3173 019873 √ Diciembre 31
PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y FONENDOSCOPIO
1.224,36
3174 019874 √ Diciembre 31
PAGO A ALFONSO GUERRON POR ELABORACION DE TRIPTICOS
488,67
3175 019875 √ Diciembre 31
PAGO A MILTON RUBIO POR COMPRA DE DOS PLANCHAS
55,62
Σ 1.768,65
MARCAS: √ datos cruzados y verificados con el libro mayor de bancos Σ Saldos sumados y verificados FUENTE: Libro bancos, mayor auxiliar de bancos PROCEDIMIENTO: Análisis de movimientos de ingresos y egresos de libro bancos COMENTARIO: Los egresos cuentan con la documentación soporte para el pago
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA
CEDULA DE CONCILIACION BANCARIA A 6 17, MARZO 2005
BANCO CENTRAL CUENTA CORRIENTE nº 89120032 Mes: Diciembre 2004
Saldo en libros al 1 Diciembre de 2004 177793,9 (+) Depósitos 216745,80 √ Total Ingresos 394539,70 (-) Notas de Débito 285732,18 (+) Notas de Débito Transito 3790,19 (-) Notas de Débito Servicios Bancarios 28,6 Total Notas de Débito 281970,59 Saldo Contable al 31/12/2004 112569,11 √
Saldo en Bancos 31/12/2004 Σ 112569,11
MARCAS: √ comprobado con extracto bancario y libro diario Σ Saldos sumados y Verificados FUENTE: Extracto Bancario y libro diario PROCEDIMIENTO: Conciliación de cuentas en libros con estado de cuenta COMENTARIO: Esta cédula bancaria refleja que el saldo que la institución debería mantener en libro diario es por el monto de 112569,11 CONCLUSIONES: La diferencia existente en libros es por el monto de 3790,19 correspon- diente a una nota de débito en tránsito
MINISTERIO DE SALUD PUBLICAHOSPITAL LUIS G DAVILACEDULA DE CONCILIACION BANCARIA18, MARZO 2005
DEPOSITOS FECHA SEGÚN LIBROS DEPOSITOS FECHA SEGÚN BANCOSTransferencias Ministerio de Finanzas 03/12/2004 51409,03 Trasferencias depósitos cuentas rotativas 03/12/2004 123,80Transferencias Ministerio de Finanzas 22/12/2004 50744,59 Trasferencias depósitos cuentas rotativas 03/12/2004 295,50Transferencias Ministerio de Finanzas 24/12/2004 34074,00 Distribución de Recursos Ministerio de Finanzas03/12/2004 51409,03Transferencias Ministerio de Finanzas 29/12/2004 54256,00 Trasferencias depósitos cuentas rotativas 06/12/2004 47,34Ingresa Fondos Propios 31/12/2004 24486,94 Trasferencias depósitos cuentas rotativas 06/12/2004 168,15Ingresa Venta de Medicinas 31/12/2004 1775,24 Trasferencias depósitos cuentas rotativas 06/12/2004 97,56
216745,80 v Trasferencias depósitos cuentas rotativas 06/12/2004 147,60
Trasferencias depósitos cuentas rotativas 06/12/2004 152,96Trasferencias depósitos cuentas rotativas 06/12/2004 182,70Trasferencias depósitos cuentas rotativas 07/12/2004 62,75Trasferencias depósitos cuentas rotativas 07/12/2004 94,20Trasferencias depósitos cuentas rotativas 13/12/2004 107,75Trasferencias depósitos cuentas rotativas 13/12/2004 348,95Trasferencias depósitos cuentas rotativas 13/12/2004 147,90Trasferencias depósitos cuentas rotativas 13/12/2004 136,95Trasferencias depósitos cuentas rotativas 13/12/2004 52,54Trasferencias depósitos cuentas rotativas 13/12/2004 134,60Trasferencias depósitos cuentas rotativas 14/12/2004 70,10Trasferencias depósitos cuentas rotativas 14/12/2004 116,30Trasferencias depósitos cuentas rotativas 17/12/2004 21327,29Trasferencias depósitos cuentas rotativas 17/12/2004 114,00Trasferencias depósitos cuentas rotativas 20/12/2004 122,75Trasferencias depósitos cuentas rotativas 20/12/2004 196,70Trasferencias depósitos cuentas rotativas 20/12/2004 84,55Trasferencias depósitos cuentas rotativas 20/12/2004 95,30Trasferencias depósitos cuentas rotativas 20/12/2004 163,65Trasferencias depósitos cuentas rotativas 20/12/2004 36,05Trasferencias depósitos cuentas rotativas 21/12/2004 39,55Trasferencias depósitos cuentas rotativas 21/12/2004 265,90Distribución de Recursos Ministerio de Finanzas22/12/2004 50744,59Trasferencias depósitos cuentas rotativas 24/12/2004 90,16Trasferencias depósitos cuentas rotativas 24/12/2004 206,60Distribución de Recursos Ministerio de Finanzas24/12/2004 34074,00Trasferencias depósitos cuentas rotativas 27/12/2004 56,10Trasferencias depósitos cuentas rotativas 27/12/2004 136,90Trasferencias depósitos cuentas rotativas 27/12/2004 42,20Trasferencias depósitos cuentas rotativas 27/12/2004 38,70Trasferencias depósitos cuentas rotativas 27/12/2004 161,55Trasferencias depósitos cuentas rotativas 28/12/2004 172,18Trasferencias depósitos cuentas rotativas 28/12/2004 78,00Distribución de Recursos Ministerio de Finanzas29/12/2004 54256,00Trasferencias depósitos cuentas rotativas 31/12/2004 116,30Trasferencias depósitos cuentas rotativas 31/12/2004 230,10
216745,80 v
MARCAS: v comprobado con extracto bancario y libro diarioΣ Saldos sumados y Verificados
FUENTE: Extracto Bancario y Libro BancosPROCEDIMIENTO: Verficación de los movimientos registrados en extracto bancario y libro diarios en el mes de diciembre 2004COMENTARIO: Constan todas las transferencias pero la institución esta registrando en el libro diario en forma unificada las transferencias con fecha a fin de mes.CONCLUSIONES: Se debe registrar diariamente las transferencias que ingresen en las cuentas de la institución pública, según lo manifiesta la Norma de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador Nº 230-02 Recaudación y Depósito de los ingresos y 230-04 Verificación de los ingresos.
A.6.1
SUMAN Σ
SUMAN Σ
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
HOSPITAL LUIS G DAVILA
CEDULA DE CONCILIACION BANCARIA
18, MARZO 2005
FECHA COMP. No. CHEQUE No. D E T A L L E D E B E H A B E R S A L D O
2004 SALDO ANTERIOR 18.461,16 18.461,16
Diciembre 03 277168 N/C v TRANSFERENCIA DE FONDOS APORTE FISCAL 80.000,00 v v 98.461,16 ©
Diciembre 06 INGRESA POR ANULACION DE CHEQUE No. 019681 275,97 98.737,13
Diciembre 06 019728
PAGO POR REPOSICION DE CH.No. 019681 A INES MEJIA POR ADQUISICION DE ARROZ 275,97 98.461,16
Diciembre 06 3105 019729PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VÍVERES Y GAS 209,00 98.252,16
Diciembre 06 3106 019730
PAGO A ELMEQUIP POR COMPRA DE PROVISION DE TESTIGOS DE ESTERILIZACION Y TONERS DE 845,23 97.406,93
Diciembre 06 3107 019731
PAGO A ILUTEC POR COMPRA DE TRECE LAMPARAS FLUORESCENTES DE CABECERA 209,43 97.197,50
Diciembre 06 3108 019732
PAGO A ELMEQUIP POR MANTEN. DE MAQUINA DE ANESTESIA, DEL ELECTROBISTURI Y MONTAJE DE 9.839,34 87.358,16
Diciembre 07 3109 019733
PAGO A ELMEQUIP POR MANTENIMIENTO TRIMESTRAL DEL EQUIPAMIENTO DEL HOSPITAL 8.156,70 79.201,46
Diciembre 07 3110 019734
PAGO A GEOVANNY ESCOBAR POR ANTICIPO DE CONTRATO DE CONSTRUCCION E INSTALACION DE 5.535,81 73.665,65
Diciembre 07 3111 019735
PAGO A SEGUNDO GUERRERO EL 100% DEL CONTRATO DE ADECUACION DEL SERV.DE 5.373,36 68.292,29
Diciembre 07 3112 019736
PAGO A COMISION ECUATORIANA ENERGIA ATOMICA POR DOSIMETRIA PERSONAL DEL 73,99 68.218,30
Diciembre 10 3113
PAGO ADICIONALES DEL DECIMO TERCER SUELDO AÑO 2004 DEL PERSONAL DEL HOSPITAL 68.218,30
Diciembre 10 019737JUZGADO NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN 22,12 68.196,18
Diciembre 10 019738 DURAN CARMEN 4,00 68.192,18
Diciembre 10 019739JUZGADO NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN 31,84 68.160,34
Diciembre 10 019740 VILLARRUEL ZOILA 120,00 68.040,34
Diciembre 10 019741JUZGADO NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN 153,12 67.887,22
Diciembre 10 019742 CUASPUD GERMAN 905,70 66.981,52
Diciembre 10 019743 ANGULO LIGIA 40,00 66.941,52
Diciembre 10 019744 v VELA MARIA INES v 383,00 v 66.558,52 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 98.737,13 ΣΣΣΣ 32.178,61 ΣΣΣΣ 66.558,52 ΣΣΣΣ
A 7
M A Y O R A U X I L I A R D E B A N C O S
VIENEN:………. 98.737,13 32.178,61 66.558,52
Diciembre 14 3114 019745 v
PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VÍVERES Y GAS v 225,90 v 66.332,62 ©
Diciembre 14 3115 019746
PAGO A EPAQUIM POR ADQUISICION DE PRODUCTOS QUIMICOS 350,12 65.982,50
Diciembre 14 3116 019747PAGO A TECNO CLEAN POR UTILES DE ASEO 466,44 65.516,06
Diciembre 14 3117 019748
PAGO AL IESS POR PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS DE EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE JULIO A 411,42 65.104,64
Diciembre 14 3118 019749PAGO A JORGE ARIAS POR VIVERES 238,73 64.865,91
Diciembre 15 3119 019750
PAGO A LUIS NARVAEZ POR LAVADO DE CARBURADOR, LIMPIEZA DE BUJIAS DE LA 25,65 64.840,26
Diciembre 15 3120 019751
PAGO A EMELNORTE S.A. POR CONSUMO ENERGIA ELECTRICA DEL MES DE NOVIEMBRE/2004 1.879,43 62.960,83
Diciembre 15 3121 019752PAGO A PAPELERIA PICHINCHA POR UTILES DE ESCRITORIO 36,84 62.923,99
Diciembre 16 3122 019753PAGO A ANDINATEL POR TARIFA TELEFONICA MES DE NOVBRE. 481,58 62.442,41
Diciembre 16 3123 019754PAGO A MARIA MONTENEGRO POR LAVADO DE ROPA 91,33 62.351,08
Diciembre 16 3124 019755
PAGO A SEGUNDO REINOSO POR TAPIZADA DE UNA CAMILLA DEL SERVICIO DE MUJERES 34,65 62.316,43
Diciembre 16 3125 019756
PAGO A LUIS VILLARREAL POR COMPRA DE BATERIA 12v.13 PLACAS PARA CAMIONETA 66,59 62.249,84
Diciembre 17 3126 019757PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VÍVERES Y GAS 220,30 62.029,54
Diciembre 21 3127 019758
PAGO A SEGUNDO GUANCHA FLORES POR ADQUISICION DE LLANTAS 1.319,51 60.710,03
Diciembre 21 3128 019759PAGO A MARTHA ALMEIDA POR COMPRA DE REPUESTOS 286,76 60.423,27
Diciembre 21 3129 019760PAGO A SERVICENTRO CARCHI POR COMBUSTIBLE 1.707,96 58.715,31
Diciembre 22 3130 019761PAGO A ECUACOL POR ADQUISICION DE MEDICINAS 702,90 58.012,41
Diciembre 22 3131 019762PAGO A LIFE POR ADQUISICION DE IMPLEMENTOS MEDICOS 334,12 57.678,29
Diciembre 22 3132 019763
PAGO A BRAUN POR ADQUISICION DE IMPLEMENTO MEDICO 2.095,46 55.582,83
Diciembre 22 3133 v
PERSONAL QUE REALIZO DIFERENTES COMISIONES EN LA v v 55.582,83 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 98.737,13 ΣΣΣΣ 43.154,30 ΣΣΣΣ 55.582,83 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 98.737,13 43.154,30 55.582,83
Diciembre 22 019764 v AYALA JORGE v 45,04 v 55.537,79 ©
Diciembre 22 019765 TAPIA TITO 90,08 55.447,71
Diciembre 22 019766 PANTOJA MARCELO 22,52 55.425,19
Diciembre 22 019767 NARANJO CARLOS 22,52 55.402,67
Diciembre 23 277168 N/CTRANSFERENCIA DE FONDOS APORTE FISCAL 19.335,91 74.738,58
Diciembre 23 277168 N/CTRANSFERENCIA DE FONDOS DE INGRESOS PROPIOS 3.278,14 78.016,72
Diciembre 24
PAGO ADICIONALES DE SUELDOS DE DICIEMBRE/2004 DEL PERSONAL DEL HOSPITAL 78.016,72
Diciembre 24 3134 019768 IESS 181,53 77.835,19
Diciembre 24 019769 COLEGIO DE MEDICOS 37,90 77.797,29
Diciembre 24 019770 COLEGIO DE ENFERMERAS 100,00 77.697,29
Diciembre 24 019771 PEREZ ELIZABETH 21,40 77.675,89
Diciembre 24 019772 ERAZO MAGDALENA 271,00 77.404,89
Diciembre 24 019773 CUASPUD GERMAN 408,96 76.995,93
Diciembre 24 019774 RODRIGUEZ DIGNA 156,00 76.839,93
Diciembre 24 019775 SUAREZ HUGO 2,35 76.837,58
Diciembre 24 019776 OSUMTRANSA 36,26 76.801,32
Diciembre 24 019777 SINDICATO DOS DE FEBRERO 10,22 76.791,10
Diciembre 24 019778 ROBLES MERY 10,00 76.781,10
Diciembre 24 019779 BANCO DE FOMENTO 650,02 76.131,08
Diciembre 24 019780 v DURAN CARMEN v 4,00 v 76.127,08 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 121.351,18 ΣΣΣΣ 45.224,10 ΣΣΣΣ 76.127,08 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 121.351,18 45.224,10 76.127,08
Diciembre 24 019781 v
JUZGADO NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN v 22,12 v 76.104,96 ©
Diciembre 24 019782JUZGADO NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN 31,84 76.073,12
Diciembre 24 019783 MORILLO TERESA 760,00 75.313,12
Diciembre 24 019784 MORILLO TERESA 3.645,70 71.667,42
Diciembre 24 019785 VILLARRUEL ZOILA 120,00 71.547,42
Diciembre 24 019786 COLEGIO DE TECNOLOGOS MEDICOS 6,00 71.541,42
Diciembre 24 019787 GER ALICIA 67,74 71.473,68
Diciembre 24 019788 COOPERATIVA PABLO MUÑOZ VEGA 4.818,99 66.654,69
Diciembre 24 019789 FONDOS PORVENIR 30,74 66.623,95
Diciembre 24 019790 CHAVEZ GUSTAVO 505,88 66.118,07
Diciembre 24 019791 YANEZ ZOILA 1.045,00 65.073,07
Diciembre 24 019792 VELA MARIA INES 180,00 64.893,07
Diciembre 24 019793 GORDON BLANCA 325,00 64.568,07
Diciembre 24 019794 ANGULO LIGIA 828,43 63.739,64
Diciembre 24 019795 TV.CABLE 204,30 63.535,34
Diciembre 24 019796JUZGADO NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN 153,12 63.382,22
Diciembre 24 019797 IESS 494,85 62.887,37
Diciembre 24 019798 BANCO DEL AUSTRO 243,47 62.643,90
Diciembre 24 019799 ERAZO MAGDALENA 20,00 62.623,90
Diciembre 24 019800 v ORTIZ XIMENA v 80,00 v 62.543,90 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 121.351,18 ΣΣΣΣ 58.807,28 ΣΣΣΣ 62.543,90 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 121.351,18 58.807,28 62.543,90
Diciembre 24 019801 v HOSPITAL CIVIL "LUIS G. DAVILA" v 51,30 v 62.492,60 ©
Diciembre 24 019802 LOMAS ARACELY 100,00 62.392,60
Diciembre 24 019803 ENRIQUEZ LUIS 615,00 61.777,60
Diciembre 24 019804 GER ALICIA 100,00 61.677,60
Diciembre 27 3135PAGO A PERSONAL JUBILADO POR EL MES DE DICIEMBRE/2004 61.677,60
Diciembre 27 019805 ARCOS FILIBERTO 405,89 61.271,71
Diciembre 27 019806 AREVALO CARMELINA 394,51 60.877,20
Diciembre 27 019807 BUSTOS DELIA 418,70 60.458,50
Diciembre 27 019808 FIERRO BLANCA 267,27 60.191,23
Diciembre 27 019809 FREIRE MARIA ISABEL 191,21 60.000,02
Diciembre 27 019810 MERA ROSA BEATRIZ 114,37 59.885,65
Diciembre 27 019811 NARVAEZ CLARA 280,48 59.605,17
Diciembre 27 019812 PILACUAN JUAN MANUEL 344,41 59.260,76
Diciembre 27 019813 POZO MARIA DEL CARMEN 357,48 58.903,28
Diciembre 27 019814 VINUEZA POLIVIO 104,86 58.798,42
Diciembre 27 019815 VELASCO ISAURA 245,75 58.552,67
Diciembre 27 3136PAGO A TRABAJADORES POR HORAS EXTRAS DE DICIEMBRE/2004 58.552,67
Diciembre 27 019816 GER MARTHA 39,55 58.513,12
Diciembre 27 019817 NARVAEZ CECILIA 28,25 58.484,87
Diciembre 27 019818 v PAILLACHO OSWALDO v 37,50 v 58.447,37 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 121.351,18 ΣΣΣΣ 62.903,81 ΣΣΣΣ 58.447,37 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 121.351,18 62.903,81 58.447,37
Diciembre 27 019819 v RODRIGUEZ JANETH v 15,00 v 58.432,37 ©
Diciembre 27 3137 019820PAGO A ORLANDO BRAVO POR VIGILANCIA NOCTURNA DICBRE 180,00 58.252,37
Diciembre 27 3138 019821PAGO A CAMILO POZO POR VIGILANCIA NOCTURNA DICIEMBRE 180,00 58.072,37
Diciembre 27 3139 019822PAGO A PAPELERIA ECUATORIANA POR UTILES DE ESCRITORIO 723,44 57.348,93
Diciembre 27 3140 019823PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VÍVERES Y GAS 202,20 57.146,73
Diciembre 27 3141 019824PAGO A REALTEX POR COMPRA DE TELA PARA ROPERIA 4.656,97 52.489,76
Diciembre 27 3142
PAGO A CONTRATOS CIVILES CORRESPONDIENTE AL MES DE DICIEMBRE/2004
52.489,76
Diciembre 27 019825 REYES OSCAR 201,94 52.287,82
Diciembre 27 019826 GARCIA MIRIAM 151,94 52.135,88
Diciembre 27 019827 YEPEZ HERNAN 251,94 51.883,94
Diciembre 27 019828 VILLAVICENCIO JULIO 151,94 51.732,00
Diciembre 27 019829 ATI AMPARO 151,94 51.580,06
Diciembre 27 019830 MOLINA ELIZABETH 151,94 51.428,12
Diciembre 27 019831 BURBANO ADRIAN 268,30 51.159,82
Diciembre 27 019832 POZO CLARA 160,10 50.999,72
Diciembre 27 019833 VILLARREAL CLEMENCIA 160,10 50.839,62
Diciembre 27 019834 MEJIA EDITH 160,10 50.679,52
Diciembre 27 019835 PAILLACHO OSWALDO 141,58 50.537,94
Diciembre 27 019836 RODRIGUEZ JANETH 141,58 50.396,36
Diciembre 27 019837 v IESS v 1.908,49 v 48.487,87 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 121.351,18 ΣΣΣΣ 72.863,31 ΣΣΣΣ 48.487,87 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 121.351,18 72.863,31 48.487,87
Diciembre 27 3143 019838 vPAGO A SEGUNDO TAPIA POR COMPRA UTILES DE ASEO v 436,59 v 48.051,28 ©
Diciembre 27 3142 019839 IESS 235,92 47.815,36
Diciembre 27 3144 019840
PAGO A ELMEQUIP POR MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS 954,18 46.861,18
Diciembre 27 3145 019841
PAGO A ZOILA CLEMENTINA ARCOS POR COMPRA DE 18 UNIFORMES PARA CABALLERO Y 11 PARA DAMAS 4.306,50 42.554,68
Diciembre 27 3146 019842
PAGO A ZOILA CLEMENTINA ARCOS POR COMPRA DE 63 UNIFORMES PARA EL PERSONAL DE ENFERMERIA 3.118,50 39.436,18
Diciembre 29 3147 019843PAGO A ROSA CHALAN POR CARNE Y VÍVERES 1.123,93 38.312,25
Diciembre 29 3148 019844PAGO A ALEJANDRO BURBANO POR ADQUISICION DE PAN 184,00 38.128,25
Diciembre 29 3149 019845
PAGO A ELMEQUIP POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA UCI Y REPARACION DE SECADORA 1.923,75 36.204,50
Diciembre 31 277170 N/CTRANSFERENCIA DE FONDOS APORTE FISCAL 100.000,00 136.204,50
Diciembre 31 3150 019846PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VÍVERES Y GAS 188,40 136.016,10
Diciembre 31 3151 019847PAGO A COMERCIAL CARCHI POR ADQUISICION DE VARIOS ARTICULOS 49,80 135.966,30
Diciembre 31 3152 019848PAGO A IND. LECHERA CARCHI POR VÍVERES 224,14 135.742,16
Diciembre 31 3153 019849
PAGO A OSWALDO CHAMORRO POR REPARACION Y MANTENIMIENTO DE CAMIONETA CHEVROLET 64,35 135.677,81
Diciembre 31 3154
PAGO SUBSISTENCIAS AL PERSONAL QUE REALIZO DIFERENTES COMISIONES EN LA CIUDAD DE 135.677,81
Diciembre 31 019850 ROSERO JAIME 35,00 135.642,81
Diciembre 31 019851 AYALA JORGE 35,00 135.607,81
Diciembre 31 3155
PAGO SUBSISTENCIAS AL PERSONAL QUE REALIZO LA COMISION EN LA CIUDAD DE IBARRA 135.607,81
Diciembre 31 019852 VILLARREAL MARLENE 292,50 135.315,31
Diciembre 31 019853 OBANDO NANCY 292,50 135.022,81
Diciembre 31 019854 v AYALA FERNANDO v 180,00 v 134.842,81 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 221.351,18 ΣΣΣΣ 86.508,37 ΣΣΣΣ 134.842,81 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 221.351,18 86.508,37 134.842,81
Diciembre 31 3156 019855 vPAGO A ELMEQUIP POR COMPRA DE UN CARGADOR DE SEVOFLURANE v 322,20 v 134.520,61 v
Diciembre 31 3157 019856PAGO A ELMEQUIP POR COMPRA DE PAPEL ELECTROCARDIOGRAFO 53,70 134.466,91
Diciembre 31 3158 019857PAGO A MARIA DEL CARMEN GUERRERO POR COMPRA CARNE 297,00 134.169,91
Diciembre 31 3159 019858PAGO A SERVICENTRO CARCHI POR COMBUSTIBLE 339,10 133.830,81
Diciembre 31 3160 019859
PAGO A POLIVIO VINUEZA POR BONIFIC. DE 30 REMUN.MENSUALES POR HABERSE SEPARADO DEL 10.998,30 122.832,51
Diciembre 31 3161 019860
PAGO A ROSA MERA POR BONIFIC. DE 30 REMUN.MENSUALES POR HABERSE SEPARADO DEL TRABAJO 11.664,60 111.167,91
Diciembre 31 3162 019861
PAGO A JAIME ROSERO POR TRABAJADORES DE ACUERDO A CLAUSULA DUODÉCIMA CUMPLIDO 28,80 111.139,11
Diciembre 31 3163 019862PAGO A DORIS ROSERO POR REPOSICION DE CAJA CHICA 78,75 111.060,36
Diciembre 31 3164 019863PAGO A JOSE HUERA POR CANCELACION DE CONTRATO 138,33 110.922,03
Diciembre 31 3165 019864PAGO A ANDREA ARCOS POR CANCELACION DE CONTRATO 1.123,03 109.799,00
Diciembre 31 3166 019865
PAGO A GEOVANNY ESCOBAR POR CANCELACION DE CONTRATO DE CONSTRUCCION E INSTALACION DE 3.748,76 106.050,24
Diciembre 31 3167 019866PAGO A TECNO CLEAN POR UTILES DE ASEO 466,44 105.583,80
Diciembre 31 3168 019867
PAGO A SEGUNDO GUERRERO POR CANCELACION DE CONTRATO DEL 24 DE NOVIEMBRE/2004 9.556,76 96.027,04
Diciembre 31 3169 019868PAGO A ELMEQUIP POR PAGO DEL 100% DEL CONTRATO 4.081,20 91.945,84
Diciembre 31INGRESA POR ANULACION DE CHEQUE No. 019520 154,59 91.791,25
Diciembre 31 019869
PAGO POR REPOSICION DE CH.No. 019520 A CORMIN POR ADQUISICION DE MEDICINAS 154,59 91.945,84
Diciembre 31 3170 019870PAGO A PRODIMEDA POR IMPLEMENTOS MÉDICOS 6.404,19 85.541,65
Diciembre 31 3171 019871PAGO A PRODIMEDA POR IMPLEMENTOS MÉDICOS 990,00 84.551,65
Diciembre 31 3172 019872PAGO A ELMEQUIP POR PAGO DEL 100% DE UN SUCCIONADOR 2.449,32 82.102,33
Diciembre 31 3173 019873 v
PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y FONENDOSCOPIO v 1.224,36 v 80.877,97 ©
PASAN:………. ΣΣΣΣ 221.505,77 ΣΣΣΣ 140.627,80 ΣΣΣΣ 80.877,97 ΣΣΣΣ
VIENEN:………. 221.505,77 140.627,80 80.877,97
Diciembre 31 3174 019874 vPAGO A ALFONSO GUERRON POR ELABORACION DE TRIPTICOS 488,67 v 80.389,30 ©
Diciembre 31 3175 019875 vPAGO A MILTON RUBIO POR COMPRA DE DOS PLANCHAS 55,62 v 80.333,68
Diciembre 31 3176 019876 vPAGO A BANCO DEL AUSTRO POR RET. IVA Y 1% DICIEMBRE/04 3.588,20 v 76.745,48
Diciembre 31PAGO AL BCO.FOMENTO POR CERTIFICACION DE CHEQUES 17,94 v 76.727,54
Diciembre 31
PAGO AL BCO.FOMENTO POR ESTADO DE CUENTA CORRIENTE 2,24 v 76.725,30 ©
SUMAN:…………………. ΣΣΣΣ 221.505,77 ΣΣΣΣ 144.780,47 ΣΣΣΣ 76.725,30 ΣΣΣΣ
SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004 ΣΣΣΣ 76.725,30 ΣΣΣΣ
MARCAS: v datos verificados en secuencia y existencias fisica de comprobantes
ΣΣΣΣ datos sumadps y verificados
FUENTE: Mayor auxiliar de bancos
PROCEDIMIENTO: Solicitar libro bancos y verificación de secuencia numérica de los cheques y comprobantes de egreso
CONCLUSIONES: mantinen la documentación soporte al pago
COMENTARIO: Mantine la secuencia númerica en cheques y comprobantes de egreso, no existen cheques anulados en la revisiòn de diciembre 2004.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICAHOSPITAL LUIS G DAVILAANALITICA DE INGRESOS Y GASTOS EN RELACION AL PRESUPUESTO18, MARZO 2005
INGRESOSCOMPROBANTE CODIGO FECHA CONCEPTO VALOR v
868861 207260 29/12/2004 Distribucón de recursos Ministerio de Finanzas 54256,00 v878316 218569 31/12/2004 Transferencia depósitos ingresos cuentas rotativas 116,30 v878354 218571 31/12/2004 Transferencia depósitos ingresos cuentas rotativas 230,10 v
ΣΣΣΣ 54602,40
EGRESOSCOMPROBANTE CHEQUE FECHA CONCEPTO VALOR
3173 019873 Diciembre 31PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y FONENDOSCOPIO 1.224,36 v
3174 019874 Diciembre 31PAGO A ALFONSO GUERRON POR ELABORACION DE TRIPTICOS 488,67 v
3175 019875 Diciembre 31PAGO A MILTON RUBIO POR COMPRA DE DOS PLANCHAS 55,62 v
ΣΣΣΣ 1.768,65
MARCAS: v verificado con registro de ingresos y egresos con presupuestoΣΣΣΣ Saldos sumados y verificados
FUENTE: Extracto Bancario, Libro Bancos, presupuestoPROCEDIMIENTO: Verficación de ingresos y egresos presentados en el mes de diciembre 2004 y cruce rubros de presupuesto COMENTARIO: Los ingresos y egresos presentados si estan de acorde con las cuentas del presupuesto
A.8.1
MIN
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Tulcán 31 de Marzo de 2005, Señor: Dr. Francisco Rivadeneira DIRECTOR HOSPITAL LUIS G. DAVILA Presente.- Hemos efectuado el examen especial al Hospital Luis G. Dávila por el período comprendido entre el 01/01/2004 y el 31/12/2004. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector público, sometidas al control de la Contraloría General del Estado. Luego de realizado el examen se puede establecer que la institución debe realizar los respectivos ajustes en depreciación de bienes de larga duración, así como también asignación de códigos a los diferentes bienes de larga duración existentes de acuerdo a las Normas de Control Interno del Sector Público; las operaciones de Disponibilidades, se hayan efectuadas de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigente, políticas y demás normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho cuerpo legal. Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediatamente y con el carácter obligatorio. Atentamente Auditor
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE HOSPITAL LUIS G. DÁVILA
SINTESIS DE RESULTADOS
INFORMACION DE LA UNIDAD MOTIVO DEL EXAMEN: VERIFICACION DEL MANEJO DE
DE CONTROL: MINISTERIO DE SALUD LAS CUENTAS DISPONIBILIDADES Y
HOSPITAL LUIS G. DAVILA BIENES DE LARGA DURACION REGIONAL: NORTE ORDEN DE TRABAJO NRO: 0015-HLGD PROVINCIAL: CARCHI FECHA: 01 de Abril de 2005 ZONAL: TULCAN PLANIFICADO: X CIUDAD: TULCAN IMPREVISTO: RUBROS O AREAS EXAMINADAS: VERIFICACION DEL MANEJO DE LAS CUENTAS DISPONIBILIDADES Y BIENES DE LARGA DURACION ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. CLASE DE EXAMEN: ESPECIAL
AUDITORIA DE GESTION
EXAMEN ESPECIAL X MONTO EXAMINADO
$216745 $ 2247416,98 AUDITORIA FINANCIERA X
EXAMEN ESPECIAL DE INGENIERIA
SINTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS: 1,- No existe codificación de los Bienes de Larga Duración existentes en la entidad Recomendación: De acuerdo al Normas de Control Interno Nro. 250-04 indica que se establecerá una codificación adecuado y llevarán un código en un lugar visible que permita su identificación, el responsable mantendrá los registros, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados. Por lo tanto se debe establecer de forma inmediata las codificaciones res- pectivas de los bienes. 2,- No existen los ajustes de depreciación períodicos de los Bienes de Larga Duración Recomendación: Deberá realizar los ajuste correspondientes de los bienes de larga duración en los registros contables ya que según la Norma de Control Interno Nro. 250-03 deberá llevar un sistema de registro adecuado y control contable, manejando un expediente de su vida útil. PERIODO EXAMINADO: DESDE: enero HASTA: diciembre AÑO: 2004
SUJETO DE RESPONSABILIDAD:
TIPO DE RESPONSABILIDAD APELLIDOS Y NOMBRES CARGO ADM CIVIL PENAL VALOR
X EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR: SUPERVISOR: Dr. Francisco Quisiguiña JEFE DE EQUIPO: OPERATIVOS: CIUDAD Y FECHA: 01 de Abril de 2005 NOMBRE DEL AUDITOR: Soraya Mejía f.) E.S.M.C. AUDITOR
CAPITULO IV
4.1 PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA EN
EMPRESAS PRIVADAS
El proceso de auditoria interna permite establecer que los procedimientos en las
ares administrativo financiero y operativo de la entidad se lleven razonablemente.
Por lo tanto se hace necesario presentar los esquemas fundamentales para llevar a
cabo el proceso de planificación y ejecución de auditoria interna en empresas privadas, se
podrá identificar claramente los principales programas de trabajo a ser utilizados en el
desempeño y desarrollo de una auditoria, analizando en las cuentas de activos, las cuentas
del pasivo y patrimonio.
Aspectos que permitirán establecer claramente hacia donde debe enfocar el estudio
un auditor, ya que de el resultado que presente su examen dependerán las decisiones que
tomará el directorio. De ahí la importancia y el estudio de la auditoria.
4.2 ADMINISTRACIÓN PRIVADA
Concierne a las actividades de los particulares y en todos sus ordenes y es, por
tanto, también muy amplia. La industria es, la ilustración mas evidente de la
administración privada. Puede ser, de tipo internacional, como ciertas sociedades de
carácter cultural, político y social, y los consorcios y carteles que se van mas allá de las
fronteras de un país. Puede ser también de tipo nacional, regional o local32
4.3 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA INTERNA EN EMPRESAS
PRIVADAS
El desarrollo de Auditoria Interna en empresas privadas permite desarrollar mejora
continua dentro de la organización permitiendo verificar los procesos para mantener un
nivel adecuado y eficiente de áreas administrativas, financieras
32www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/admyorgmlm.htm
4.4 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
Tal como se estudio en el capítulo anterior las normas de control interno para instituciones
públicas, en este capítulo se analizará las principales normas de auditoria interna ya que
son la base para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos, cuyo
propósito es establecer bases para medir el desempeño de la auditoria interna para mejorar
procesos:
4.4.1 NORMAS SOBRE ATRIBUTOS
1000 – Propósito, Autoridad y Responsabilidad
El auditor debe tener en cuenta que el propósito, autoridad y responsabilidad deben
estar constando en el estatuto y debidamente aprobado por el responsable del organismo a
quien reportan los auditores internos.
1100- Independencia y Objetividad
El director de auditoria debe reflejar su trabajo ante un nivel jerárquico dentro de la
organización que permita cumplir con su trabajo, sin ingerencias ni presiones de manera
que la opinión del auditor se pueda expresar de manera neutral .
Si existen operaciones de la cuales un auditor interno ha sido responsable, debe
abstenerse de evaluar la mismas y deben ser evaluadas por una persona fuera de la
actividad de auditoria interna.
1200- Pericia y Debido Cuidado Profesional
El auditor interno debe mantener asesoramiento competente, conocimientos que le
permitan guiarse en el examen de auditoria de manera que pueda establecer sin
contratiempos los indicadores que tengan desviación. Debe mantener cuidado
profesional para lograr alcanzar objetivos, debida eficacia en los procesos de
verificación de riesgos y control, para lograr esto el auditor interno debe estar preparado
continuamente.
1300- Programa de Aseguramiento de Calidad y Mejora
Para evaluar y supervisar el programa, se debe incluir evaluaciones internas y
externas. En las evaluaciones internas se debe incluir: revisiones continuas de auditoria
interna y periódicas por parte de otras personas de la organización con conocimiento de
auditoria interna.
Se debe lograr el cumplimiento total de las normas y del código de ética, en el caso
que existiera incumplimiento, debe reflejarse a la dirección superior y al consejo lo
sucedido.
4.4.2 NORMAS SOBRE DESEMPEÑO
2000- Administración de la Actividad de Auditoria Interna
El plan de trabajo debe estar elaborado en base a la evaluación de riesgos la misma
que por lo menos debe realizarse una vez al año. Cuando exista cambios en los planes el
auditor interno debe comunicar a la alta dirección y al consejo para aprobación, se debe
verificar que los recursos sean suficientes para cumplir con el plan aprobado, siguiendo
políticas y procedimientos y actuar de manera coordinada para minimizar la duplicación de
esfuerzos.
2100- Naturaleza del Trabajo
La auditoria interna evalúa los sistemas de gestión de riesgos identificando los principales
niveles de riesgos que se puedan presentar en la empresa, control de la evaluación de
riesgos se puede establecer los controles que la administración debe tener en cuenta, los
mismos que permitirán el desarrollo, alcance de los objetivos, cumplimiento de programas
y gobierno estableciendo y comunicando metas para asegurar la responsabilidad y
preservación de valores.
2200- Planificación del Trabajo
Al planificar el trabajo los auditores internos deben dirigirse sus estudios a gestión
de riesgos, control y gobierno. Determinando el alcance de la auditoria, asignación de
recursos, programa de trabajo.
2300- Desempeño del Trabajo
Los auditores internos deben identificar información relevante para alcanzar los
objetivos del trabajo, analizando adecuada y responsablemente la información, trabajo que
deberá ser supervisado continuamente para lograr el cumplimiento de objetivos.
2400- Comunicación de Resultados
Los resultados deben ser comunicados oportunamente, incluyendo objetivos,
alcance, conclusiones y recomendaciones incluso planes de acción. Estos resultados deben
ser presentados a las personas que puedan asegurar se de a los resultados la debida
consideración.
2500- Supervisón del Progreso
Se debe establecer un seguimiento para verificar que se han tomado las medidas
preventivas para subsanar los riesgos.
2600- Aceptación de los Riesgos por la Dirección
La aceptación de riesgos debe ser discutida en la alta dirección, si esta no se
resuelve, el auditor deberá informar esta situación al consejo para su resolución.
4.5 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN
EMPRESAS PRIVADAS
A nivel mundial toda gran empresa mantiene un departamento de auditoría interna.
Desde 1940 en EE UU se han desarrollado e implantado estos equipos de auditoría interna
que en su principio relativamente eran pocos pero a medida que ha pasado los años se han
ido incrementando, tal es así que en 1941 se creo el Instituto de Auditores Internos, mismo
que se convirtió en una organización mundial formada por más de 5300 miembros.
La auditoría interna en la organización le permite realizar actividades de evaluación
revisión de operaciones, contables, financieras, administrativas, con el fin de medir y
evaluar la efectividad y aplicación de los controles.
El equipo de auditoría interna deberá verificar el grado de cumplimiento de las
políticas, planes y procedimientos establecidos, así como también analizar el grado en el
que los activos de la empresa se encuentre salvaguardados, cerciorarse de la confiabilidad
de la información contable, financiera y de operación
4.5.1 RESPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES INTERNOS
Los auditores internos son el elemento clave del proceso y por tanto su contribución es
fundamental en el desarrollo de la empresa, para toma de decisiones correctivas de manera
oportuna, lo que permitirá mejorar la eficacia de los procesos que se llevan a cabo dentro
de la organización.
El auditor interno presentará a la gerencia la información necesaria para un efectivo
control de las operaciones. A continuación se detalla las principales funciones y aspectos
primordiales que debe considerar un auditor interno en el ejercicio de sus actividades y
funciones.
CUADRO Nº 13
REPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES
Fuente: www.anavam.com/opinion.ntml Elaborado por: Soraya Mejía
4.5.2 UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
La posición organización de la auditoria interna debe ser relevante para asegurar un
amplio margen de cobertura, y para asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y
recomendaciones33.
33Statement of Responsabilities of Internal Auditing, emitido por Instituto de Auditores Internos
Preparación:
Reconocer la importancia de la preparación la auditoría y otorgarle el tiempo necesario, hay que
pensar que difícilmente veremos con buenos ojos que audite nuestro trabajo alguien que no ha
hecho el suyo.
Realización:
Es el momento de interactuar con otras personas, el auditor ya no sólo está trabajando con
documentos y registros.
Que hacer: • Ser puntual • Presentarse siempre primero, empezando por el representante del área.
• Hablar siempre con quienes realizan los trabajos
• Hablar lo justo
• Tomar notas • Mantener siempre la calma, ser educados y seguros
• Mantener siempre el control de la auditoría
• Seleccionar nosotros las muestras / evidencias • Siempre positivo y abierto
Que NO hacer • Sentirse superiores (de hecho el auditor no lo es, sólo desempeña un rol) • Presuponer
• Centrar el trabajo en documentos y registros (la información está también en las personas, los
procesos, los materiales, equipos, etc.)
• Aceptar que el auditado dirija nuestro trabajo • Confiar en la memoria
• Hacer comentarios sobre otras áreas o departamentos
• Ser negativo
Que debe tomar en cuenta
• Particularidades locales: casos en los que las personas que deben proporcionar la información, frecuentemente no se encuentran.
• “chantaje” emocional
Al analizar el término relevante se puede decir que el departamento de auditoria interna
dentro de la organización debe ubicarse entre los primeros niveles jerárquicos, esto implica
que entre más alto sea el nivel donde se ubique el grupo de auditoria interna mayor será la
aceptación y autoridad.
De esta manera las recomendaciones o sugerencias propuestas a los hallazgos u
observaciones detectadas producto de los exámenes del departamento serán de mayor
aceptabilidad, concomitantemente mayor será la relación con los niveles de toma de
decisiones, logrando con ello mejorar las actividades y procesos en la organización.
A continuación se puede observar en forma clara la ubicación del área de auditoria interna.
GRAFICO Nro. 7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Gerente de ProducciónGerente de Mercadeo y
Ventas
Auditoria Interna
Gerente Administrativo Financiero
Directorio
Junta General de Accionistas
Elaborado por: Soraya Mejía
4.5.3 A QUIEN DEBE REPORTAR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
INTERNA
A continuación verificaremos a que departamento debería reportar el departamento
de Auditoria Interna tomando en cuenta las siguientes áreas:
• Junta General de Accionistas
• Directorio
REPORTE A LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
La auditoria debe ser claramente planeada, dentro de esta planificación deberá
considerarse la atención e intervención en asuntos emergentes que tal vez no fueron
incorporados de manera específica dentro del programa o plan de intervenciones de
auditoria.
El jefe de auditoria interna, por su experiencia y capacidad puede decidir una
intervención sin necesidad de que se le autorice, ya que debe aprovechar una de las
bondades por excelencia de la auditoria interna: la oportunidad en la toma de decisiones
producto de un resultado de los exámenes y evaluaciones realizadas por el grupo auditor.
REPORTE AL DIRECTORIO
El Director es el principal responsable en una entidad, este debe responder por la
empresa ante sus accionistas, deudores, acreedores, fisco, y personal por los recursos que
se le han confiado para su administración.
Para llevar responsablemente todas las labores a el encomendadas, un elemento
básico e indispensable es el control, y ese control específicamente lo brindará el auditor
interno.
El auditor interno brindará información al Directorio indicando hasta que punto es
confiable y veraz la información administrativa, financiera y operacional, podrá conocer a
ciencia cierta si se llevan los procesos de acuerdo a las políticas, criterios y procedimientos
establecidos.
Para lograr esto el departamento de auditoria interna deberá contar con
independencia y libertad de acción, interacción que permita asegurar acciones efectivas
sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria.
ANALISIS DE A QUIEN DEBE REPORTAR DEL DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA INTERNA
Una vez realizado el anterior análisis podemos llegar a la conclusión el
departamento de auditoria interna debe coordinar y debe presentar sus reportes ante la
Junta General de Accionistas y Directorio, ya que ellos tienen un rango de control y
supervisión que les permite vincularse directamente con los departamentos que forman la
entidad, para fines de adoptar medidas correctivas.
Se debe evitar las intermediaciones ya que ello conlleva a distorsionar el proceso de
comunicación y reporte.
4.5.4 ESTRUCTURA Y DIMENCIONES DEL GRUPO O DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA INTERNA
Para llevar un análisis claro sobre como estructurar el departamento de auditoria
interna hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos primordiales:
• Tamaño de la Organización.- A mayor amplitud debemos trasladar mayor control,
auditoria interna es el eje principal del control, en empresas más pequeñas se
verifica que disminuirá el tamaño del grupo de auditoria interna.
• Relación Costo – Beneficio.- Auditoria interna es una inversión ya que permitirá a
la empresa generar mejor efectividad en los procesos debido a los controles a ser
instaurados.
• Recurrencia en errores.- Para mantener un mejor control en los procesos dentro de
la organización y evitar incidencia de errores, el grupo de auditoria interna será el
que podrá establecer controles para evitar la presencia de los mismos.
• Confianza en la función de Auditoria Interna .- Es deber del auditor interno actuar
con profesionales, disciplina, esmero para mantener y superar la confianza que la
administración ha depositado en él.
• Mente abierta al cambio .- El departamento de auditoria interna reportará hallazgos
encontrados en la organización en el examen realizado a todos los niveles,
propondrá recomendaciones y soluciones, por lo tanto estos criterios
deberán ser aceptados y evaluados para conllevar a mejoras dentro de la
organización.
4.5.5 RECURSO HUMANO
Para la formación del departamento de auditoria interna en la entidad, se debe analizar
los perfiles a utilizarse en cuanto a recurso humano, por lo tanto es necesario revisar los
perfiles, obligaciones y responsabilidades, así como también a quien deben reportar. El
equipo de auditoria interna en la entidad de acuerdo a sus necesidades, puede estar
formado por:
Director de Auditoria
Gerente de Auditoria
Supervisor de Auditoria
Encargado de Auditoria
Auditor Auxiliar
A) DIRECTOR DE AUDITORIA
Perfil del Puesto
Planificar, coordinar y dirigir la ejecución de auditorias a todas las unidades
administrativas que conforman la empresa.
Obligaciones y Responsabilidades
• Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo auditoria interna
en la organización.
• Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades de auditoria interna
• Disponer la práctica de auditoria interna en trabajos especiales en cuanto a
solución de problemas, casos de fraudes y su seguimiento.
• Revisión permanente del sistema de control interno.
• Asistir a la administración con reportes de auditorias individuales y
resúmenos periódicos de hallazgos y observaciones de auditoria.
• Coordinar la planeación de auditorias y otras actividades de auditoria
interna con los auditores externos.
• Ser responsable por el reclutamiento, entrenamiento, evaluación de
desempeño y promoción y por la administración del grupo de auditoria
interna a su cargo.
Superior Jerárquico
Reporta a: Superior jerárquico inmediato establecido en el cuadro de la
organización.
B) GERENTE DE AUDITORIA
Perfil del Puesto
Disponer ejecución de auditorias a las unidades de la organización, que le fueron
asignadas a auditar de acuerdo al programa de auditoria e instrucciones del director
de auditoria.
Obligaciones y Responsabilidades
• Asistir al director de auditoria en el cumplimiento de sus obligaciones.
• Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel
segmento del plan general de auditoria.
• Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas que pueden
surgir durante una auditoria.
• Proporcionar reportes finales de auditoria, garantizando la calidad del
trabajo efectuado.
• Asegurarse que los trabajos de auditoria se desarrollen de acuerdo con la
normatividad, desarrollando dentro del tiempo asignado.
• Revisión Contable y fiscal
• Asesoría al Gerente General: Contable y Tributaria.
Superior Jerárquico
Reporta a: Director de Auditoria
C) SUPERVISOR DE AUDITORIA
Perfil del Puesto
Supervisar la ejecución de auditoria a las unidades administrativas y actividades de
conformidad con el plan o programa general de la auditoria. Debe mantener
independencia en el cumplimiento de la auditoria.
Obligaciones y Responsabilidades
• Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorias
• Seleccionar y asignar al personal necesario para ejecutar la auditoria.
• Monitorear la conducción de las auditorias para asegurarse que se cumpla
con los tiempos asignados.
• Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones así como ajustes en
cuanto a tiempos.
• Identificar las áreas que requieran especial atención por parte de la
administración.
• Verificar que la auditoria se cumple de acuerdo con la normatividad vigente.
Superior Jerárquico
Reporta a: Gerente de Auditoria y Director de Auditoria
D) ENCARGADO DE AUDITORIA
Perfil del Puesto
Desarrollar el trabajo de auditoria a las unidades administrativas y actividades de la
organización y atender instrucciones especiales de revisión.
Obligaciones y Responsabilidades
• Evaluar la eficiencia de control interno.
• Planear y conducir auditorias, ejercer alto grado de responsabilidad y juicio
profesional.
• Determinar la confiabilidad de los registros
• Asistir al supervisor en la planeación de la auditoria.
• Revisar los papeles de trabajo preparados y realizar el borrador del informe
de auditoria.
• Preparar reporte internos tales como planes y programas.
Superior Jerárquico
Reporta a: Supervisor de Auditoria
E) AUDITOR AUXILIAR
Perfil del Puesto
Recibir instrucciones y asignaciones respecto a la revisión y como llevar el trabajo
del cual es responsable.
Obligaciones y Responsabilidades
• Asistir al encargado de auditoria en la planeación del trabajo.
• Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoria
• Evaluar la adecuación de los controles
• Preparar papeles de trabajo que evidencien la información obtenida y
muestren las conclusiones a las que se llegó.
• Discutir con la administración los resultados obtenidos.
• Participar en la preparación del informe de auditoria, incluyendo hallazgos y
recomendaciones.
Superior Jerárquico
Reporta a: Encargado de Auditoria
4.6 GRAFICO Nº 8 PLANEACION DE AUDITORIA INTERNA
Archivo de planif.
fuente: Manual de Auditoria Financiera, Contraloría General del Estado
Archivo Cte.
INICIO
FASE I-A PLANIFICACIÓN PRELIMINAR - Conocimiento entidad - Obtención información - Evaluación preliminar Control Interno
FASE I-B PLANIFICACIÓN ESPECIFICA - Determinación Materialidad - Evaluación de Riesgos - Determinación enfoque de auditoría - Determinación enfoque del muestreo
FASE II DE EJECUCIÓN - Aplicación Pruebas de Cumplimiento - Aplicación de Pruebas Analíticas - Aplicación Pruebas Sustantivas - Evaluación resultados y conclusiones
FASE III DEL INFORME - Dictamen - Estados Financieros - Notas - Comentarios, conclusiones y recomendaciones.
FIN
Elaboración Borrador del
Informe
Emisión del Informe de Auditoría
Implantación Recomendaciones
Programas de Trabajo
Papeles de Trabajo
Memorando Planeación
Archivo Perm.
4.7 PROGRAMAS DE TRABAJO
El programa trabajo de auditoría interna es un documento de planeación el el cual
se consignan los trabajos a realizar y actividades susceptibles de ser auditadas. Por lo
general es diseñado para un año calendario, pero puede extenderse a mediano a largo
plazo no es muy conveniente en virtud de los cambios que se pueden presentar. En los
programas de trabajo el director de auditoría interna solicitará sugerencia de la
administración y otras áreas, lo que permitirá estimular el proceso de programación y
apertura de la función de auditoría interna como un servicio a la organización.
A continuación los principales programas de trabajo que el auditor interno puede
poner en el desarrollo de auditoria. Se podrá observar programas de trabajo de las cuentas
de activo entre ellas efectivo, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos, Inventarios, pasivo,
patrimonio.
4.7.1 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y SUSTANTIVAS
Son los procedimientos básicos de auditoría por cada componente, que serán
ampliados en los programas de trabajo específicos.
Pruebas de cumplimiento.- Este tipo de pruebas confirman el conocimiento que el
auditor tiene acerca de los mecanismos de control en la entidad, verifica el funcionamiento
del control interno en la entidad. Estas pruebas se las conoce también como controles de
funcionamiento o de conformidad.
Pruebas Sustantivas.- Prueban la validez de las operaciones realizadas, pueden referirse
a un universo o parte del mismo, prueban la existencia de actividades y operaciones, la
propiedad de operaciones, hechos económicos, valoración, verificación de posregistros en
forma correcta y oportunidad.
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EFECTIVO
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS GENERALES Comprobar que el rubro de disponibilidades, presentado en los estados financieros incluya todos los fondos y que sean de propiedad de la entidad. Determinar si los fondos y depósitos a la vista son de disponibilidad inmediata y que no tengan restricciones para su uso y destino. Verificar que no se haya producido omisiones de fondos, sea por error o en forma deliberada. Cerciorarse que los saldos del efectivo estén adecuadamente descritos y clasificados, determinar si se han realizado adecuadas exposiciones de los fondos restringidos o comprometidos y del efectivo no sujeto a retiro inmediato. Verificar que estos activos se encuentren revelados y presentados en el Estado de Situación Financiera, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y la Normativa de Contabilidad Gubernamental vigente.
PRUEBAS DE CONOCIMIENTO Verificar la autorización para la apertura de cuentas
corrientes y aprobación de los desembolsos por parte de
funcionarios competentes y de las firmas autorizadas para
girar contra cuentas bancarias, considerando los límites o
cupos de gastos asignados a distintos niveles jerárquicos.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EFECTIVO
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Obtener constancia de una adecuada segregación de funciones de autorización y registro de las operaciones y custodia de los valores en efectivo. Revisar la adecuada y suficiente cobertura de las fianzas o cauciones rendidas por aquellos empleados que manejan fondos y valores para una debida protección de la entidad. Observar la existencia de controles adecuados sobre los ingresos o recaudaciones diarias, mediante la utilización de formularios numerados, preimpresos, reportes de cobranzas y de valores recibidos por correspondencia. Comprobar que los depósitos se los efectúe en forma inmediata e intacta, revisando notas de depósitos y cruzando con los reportes de cobros e ingresos de tesorería y los estados de cuenta bancarios. Verificar la vigencia de un control interno previo a los compromisos y desembolsos, emisión de cheques nominativos, firmas conjuntas, sujeción a límites de gasto, comprobación adecuada de la documentación sustentatoria y cálculos. Revisar la documentación que sustenta las diligencias realizadas por la entidad, en los arqueos sorpresivos a los fondos en poder de los encargados de su manejo Verificar la preparación de conciliaciones mensuales de cuentas bancarias efectuadas por un empleado independiente y evidenciar de que se procede a la
investigación y ajuste de las partidas conciliadas.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EFECTIVO
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener una relación de todas las cuentas de efectivo en caja y en bancos, así como las conciliaciones y verificar la corrección aritmética y cotejar los totales con el libro mayor. Arquear los fondos fijos y los ingresos pendientes de depósito, en presencia de la persona responsable del fondo. Todos los fondos deben ser controlados durante los arqueos, en forma tal que se prevenga la posibilidad de que se haga sustituciones entre los diversos fondos. Conciliar el importe de los fondos con los saldos según libros. Obtener explicaciones respecto a todas las partidas no usuales y cualquier diferencia. Tomando como referencia el libro de egresos, cerciorarse de la fecha del último reembolso a los fondos fijos. Cotejar los ingresos pendientes de depósito a la fecha del arqueo contra la fecha de depósito posterior y el estado de cuenta del banco. Cotejar los importes contra el libro de ingresos y los auxiliares, observando el período en el que se registraron. Obtener directamente de cada uno de los bancos con los que la entidad haya operado durante el período, una confirmación que cubra los saldos de las cuentas bancarias, los préstamos, los valores en depósito, entre otros., a la fecha del cierre del ejercicio contable. Tomar nota de los detalles sobre las garantías otorgadas. Verificar la corrección aritmética de las conciliaciones.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EFECTIVO
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Examinar los depósitos y revisar los estados de cuenta posteriores para detectar depósitos que no hayan sido acreditados por el banco. Preparar una cédula de las transferencias de fondos entre bancos e instituciones. Revisar selectivamente las transferencias de fondos entre bancos e instituciones, efectuadas inmediatamente antes o después de la fecha de conciliación.
Determinar que las transferencias de fondos, los cheques y depósitos en tránsito, se encuentren consideradas a la fecha de la conciliación.
Verificar el tipo de cambio y el cálculo de la conversión de los saldos en moneda extranjera.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: CUENTAS POR COBRAR
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS GENERALES: Verificar que las cuentas a cobrar representan todos los importes adeudados a la entidad a la fecha del cierre del ejercicio contable y que hayan sido adecuadamente registradas. Establecer que las cuentas a cobrar estén apropiadamente descritas y clasificadas, y si se han realizado adecuadas exposiciones de estos importes. Determinar el grado de cobrabilidad de las cuentas por cobrar.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Verificar si existe una adecuada segregación de funciones de autorización del crédito, entrega de préstamos, registro contable, custodia y cobro de estos valores. Constatar la emisión oportuna de los derechos o valores a cobrar. Revisar si se aplica un control adecuado de este tipo de operaciones mediante la utilización de formularios numerados y preimpresos. Cerciorarse si la entidad procede a la comprobación interna independiente de operaciones aritméticas, cargos y créditos al deudor y conciliación periódica de los valores de los auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor. Comprobar si se practican confirmaciones periódicas por escrito de los saldos a cobrar.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: CUENTAS POR COBRAR
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Revisar si existe vigilancia permanente y efectiva sobre los vencimientos y cobros, mediante la elaboración de análisis de antigüedad de saldos. Determinar si son las estimaciones de cobrabilidad de las deudas y verificar si se ha establecido una provisión suficiente para cubrir la eventual falta de cobro.
PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener las relaciones de cuentas por cobrar clasificadas por antigüedad de saldos (cuentas por cobrar a clientes, préstamos, saldos interinstitucionales) y cotejar los totales con el libro mayor. Obtener análisis de la estimación para cuentas de cobro dudoso y de los cargos o resultados por concepto de cuentas incobrables. Cotejar los importes incluidos en el análisis de los cargos a resultados por concepto de cuentas incobrables, contra las cuentas por cobrar específicas correspondientes. Obtener confirmación directa de los saldos por cobrar. En el caso de recibir respuestas: Cotejar con el detalle de las solicitudes enviadas. Conciliar todas las diferencias reportadas. Revisar la documentación de soporte de las partidas conciliadas. En el caso de no recibir respuestas:
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: CUENTAS POR COBRAR
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Seleccionar algunas de las facturas y notas de crédito incluidas en cada cuenta y tratar de obtener confirmación directa de esas partidas. Revisar las facturas, documentos de embarque, órdenes de compra, etc., que amparen la cuenta por cobrar, a fin de soportar que los importes representan cuentas por cobrar válidas a la fecha de confirmación. Confirmar los cobros posteriores. En los casos en los que los sobres sean devueltos investigar las causas: Enviar segundas solicitudes si lo considera apropiado. Caso contrario, listar las cuentas para considerarlas al determinar la suficiencia de la estimación para cuentas de cobro dudoso. Revisar los ajustes posteriores a la fecha del cierre del ejercicio. Revisar la relación de cuentas por cobrar, para determinar los importes a cargo de funcionarios y empleados de la entidad, saldos acreedores y partidas no usuales.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EXISTENCIAS (INVENTARIOS)
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS GENERALES: Verificar que los saldos de las existencias (inventarios) representen todos los productos materiales y suministros de propiedad de la entidad, que existan físicamente y que estén adecuadamente registrados. Determinar que las existencias (inventarios) estén valuados a costo o mercado, el que sea más bajo. Determinar existencias excesivas, de poco movimiento, obsoletas y defectuosas. Establecer que las existencias (inventarios) estén apropiadamente descritas, clasificadas y registradas.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Comprobar la existencia de una segregación adecuada de funciones de autorización, custodia y registro en la adquisición, recepción, almacenaje y despacho de existencias. Constatar si se ejerce un adecuado control, de que todo lo que se entrega se registra y se afecta oportunamente en el período que corresponda. Inspeccionar si la custodia física es aceptable y si el acceso es limitado a los lugares en donde se encuentran las existencias. Revisar si la planeación y toma física de los inventarios periódicos es adecuada; su recopilación, valuación y comparación con los libros es efectiva y si se procede a la investigación y ajuste de las diferencias encontradas.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EXISTENCIAS (INVENTARIOS)
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Observar si existen registros adecuados para el control de existencias, tanto en bodegas como en otros instalaciones para almacenamiento. Verificar si se han establecido saldos máximos y mínimos para las adquisiciones y consumos. Constatar que se ejecutaron procedimientos para determinar la existencia de inventarios en exceso, dañados, obsoletos o fuera de uso y de lento movimiento, así como el ajuste de las estimaciones correspondientes. Comprobar que se encuentra en vigencia una adecuada protección a la entidad, mediante la contratación de seguros contra siniestros, para los inventarios y la presentación de fianzas por parte del personal que los maneja.
PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener una copia del resumen del inventario final y la relación de inventarios valuados y verificar su corrección aritmética. Verificar la exactitud de los listados del inventario físico contra los registros originales de conteo. Cerciórese de que la relación de inventarios valuados y los registros originales de conteo hayan sido controlados satisfactoriamente.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CIUDAD: FECHA: PROVINCIA:
CUENTA: EXISTENCIAS (INVENTARIOS)
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Cotejar las pruebas físicas contra la relación de inventarios valuados. Revisar los ajustes registrados con los cuales se concilian las existencias (inventarios) según libros con el inventario físico. Revisar los instructivos para la toma física del inventario a fin de determinar que son adecuados y observar el conteo de las existencias (inventarios) y su registro en la documentación del mismo. Realizar pruebas físicas con suficiente detalle como código, características del bien, entre otros, a fin de facilitar la identificación de los artículos para el seguimiento posterior. Determinar la base que se utilizó para valuar las existencias (inventarios), así como las estimaciones para saldos de existencias obsoletas, dañadas y de poco movimiento. Determinar la base que utilizó la entidad para prorratear los gastos indirectos de producción en proceso y los productos terminados. Cotejar la información obtenida durante la constatación física contra la relación de inventarios valuados e identificar, partidas obsoletas y de lento movimiento. Determinar que se hayan aplicado procedimientos de corte adecuados, cerciorarse de que las transacciones que afectan las existencias (inventarios) fueron registrados en el período contable correcto.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIÓN.
CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS: Comprobar que los bienes considerados como activos fijos realmente existan, se encuentren en uso y que estén adecuadamente registrados al costo sobre bases uniformes. Verificar que las adiciones a los activos fijos del período, hayan sido capitalizados apropiadamente y representan todas las propiedades físicas realmente instaladas o construidas. Verificar que los activos fijos retirados, abandonados, fuera de servicio o dados de baja, hayan sido adecuadamente eliminados de las cuentas de Bienes de Larga Duración activo fijo. Establecer que las cuentas de depreciaciones, agotamiento y amortizaciones acumuladas sean razonables, considerando la vida útil estimada y los valores netos de recuperación esperados y, verificar que estén apropiadamente descritos y clasificados y que se hayan realizado exposiciones adecuadas de estos importes.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Analizar los cambios registrados en las cuentas que conforman activos fijos, en relación con información correlativa, del flujo del efectivo, cuentas por pagar o pasivos a largo plazo y el presupuesto. Analizar la documentación sustentatoria, con respecto al cumplimiento de los procedimientos previstos previo y posterior a la adquisición, como: análisis de proveedores, calificación de ofertas, contratos, facturas, retención en la fuente, ingresos y egresos a bodega.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIÓN.
CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Verificar la autorización del nivel directivo para efectuar adquisiciones, que puede estar consignada en un acta de sesión o la constancia de la firma del responsable de esta facultad. Comprobar que no se hayan producido autorizaciones o aprobaciones de adquisiciones que excedan a los límites máximos fijados para cada nivel de autoridad. Revisar los procedimientos que aseguren que los compromisos contraídos guarden conformidad con los planes periódicos de adquisiciones. Verificar que los procedimientos de autorización de las adquisiciones, enajenación o transferencias de dominio y bajas. Revisar los procedimientos y pasos observados en la preparación y toma física de los Bienes de Larga Duración (activos fijos), para determinar lo adecuado de los mismos y la confiabilidad de los saldos de este rubro. Comprobar la existencia de políticas de reexpresión y depreciación de los Bienes de Larga Duración (activos fijos), y la correspondiente revelación en notas aclaratorias a los estados financieros, de las bases para su cálculo, en forma comprensible y consistente. Verificar la suficiencia de la cobertura de riesgos protegidos por pólizas de seguros contra siniestros y la vigencia de los mismos.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIÓN.
CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Constatar la vigencia de procedimientos que prevean que los registros auxiliares hayan sido conciliados periódicamente, y de cuya diligencia se haya dejado constancia escrita. Verificar que los bienes no considerados como Bienes de Larga Duración (activos fijos), se encuentren clasificados de conformidad con las normas reglamentarias vigentes. PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener una cédula, por cada cuenta de mayor de los activos fijos, el que contendrá: costo, depreciación acumulada, adiciones, bajas y los movimientos de la depreciación y amortización durante el período analizado. Cotejar los totales de dichas cédulas con el libro mayor general. Cotejar los saldos iniciales con los papeles de trabajo de la auditoría anterior. Obtener los registros auxiliares y relacionar con los registros individuales de los activos. Verificar la existencia física de los activos fijos y si se realizó constatación física. Revisar los resultados y resumir en un papel de trabajo. Seleccionar partidas importantes, inspeccionarlas físicamente y cotejarlas con los registros auxiliares. Al efectuar la inspección física, observar y considerar cualquier activo que no sea utilizado. Verificar las adiciones y las bajas que aparecen en el resumen de los movimientos detallados. Seleccionar y verificar los cálculos de la depreciación y revisar su consistencia en relación con períodos anteriores.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: CUENTAS POR PAGAR CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS: Verificar que las cuentas a pagar estén apropiadamente descritas y clasificadas. Cerciorarse que no se haya omitido deuda u obligación alguna.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Verificar la existencia de una adecuada segregación de las funciones de autorización, compra, recepción, inspección y revisión de la documentación sustentatoria, registro y pago. Revisar la existencia de canales de comunicación oportuna de contratos y obligaciones de pagos corrientes al departamento respectivo. Observar la vigencia de los niveles de autorización para contraer pasivos, gravar activos y constituir garantías. Revisar las comparaciones periódicas de los saldos de los auxiliares de cuentas colectivas, contra las cuentas de control, efectuadas por la entidad. Revisar la suficiencia de las estimaciones para cubrir obligaciones legales y contractuales.
PRUEBAS SUSTANTIVAS Obtener la relación de cuentas por pagar y seleccionar algunas partidas y cotejarlas con el libro mayor y los registros auxiliares.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: CUENTAS POR PAGAR CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Solicitar estados de cuenta directamente a los proveedores, cuyo volumen o el valor de las transacciones sea alto, así como de proveedores que presenten saldos significativos. Preparar un control de los estados de cuenta de los proveedores y conciliar con los saldos según libros y proceder a revisar la documentación de soporte. Revisar la cuenta de control por el período de análisis e investigar los asientos importantes o no usuales, o los aumentos o disminuciones significativas al cierre del ejercicio. Seleccionar de los registros de egresos, los pagos superiores a un determinado importe y revisar la documentación de soporte correspondiente cruzando con cuentas por pagar. Determinar si los procedimientos de corte fueron apropiados, a fin de cerciorarse de que las compras y notas de cargo hayan sido registradas en el período contable correcto. Analizar las cuentas que han permanecido por mucho tiempo pendientes de pago y establecer las causas. Verificar la existencia de garantías que respaldan las obligaciones, analizar su actualización y que conste en actas del directorio o comité la decisión tomada. Elaborar un extracto del mismo. Determinar la adecuada presentación de este rubro en el estado de situación financiera.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: PASIVOS A LARGO PLAZO CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS GENERALES: Comprobar que los saldos de las cuentas de pasivo a largo plazo, correspondan a obligaciones reales y pendientes de pago. Determinar la correcta clasificación de las obligaciones segregando la porción corriente de las deudas de largo plazo. Comprobar el cálculo de interés, primas y otros.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Verificar la existencia de una adecuada segregación de las funciones de autorización, aprobación y registro de los contratos de préstamos y obligaciones a largo plazo. Cerciorarse de la existencia de canales de comunicación oportuna de contratos y obligaciones de pago a largo plazo al departamento correspondiente. Asegurar que la entidad efectúa comparaciones periódicas de los saldos de los auxiliares de cuentas colectivas, contra las cuentas de control. Evaluar la suficiencia de las estimaciones para cubrir las obligaciones legales y contractuales a largo plazo.
PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener un detalle de los pasivos al cierre del ejercicio, señalando: Descripción e importe, incluyendo los saldos al principio y final del período.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: PASIVOS A LARGO PLAZO CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Los incrementos y disminuciones durante el período. Las fechas de origen y de vencimiento. Los intereses pagados y acumulados, así como las condiciones y fechas de pago según el contrato. Las garantías otorgadas. Cualquier otra información relevante. Revisar la documentación de soporte de las partidas importantes. Seleccionar incrementos durante el período y verificarlas contra: Los contratos de préstamos u otra evidencia externa. Los cheques de pago. Verificar que el pasivo por concepto de intereses sea correcto. Obtener confirmación de las obligaciones redimidas o canceladas. Revisar los contratos de préstamos para verificar el cumplimiento con sus cláusulas restrictivas. Examinar u obtener confirmación directa del Registrador de la Propiedad o su equivalente, con el objeto de detectar cualquier pasivo por lo que se haya otorgado alguna garantía y que no estén registrados en libros. Determinar la presentación adecuada en el Estado de Situación Financiera
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: PATRIMONIO CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS GENERALES: Determinar que el patrimonio de la empresa sea el resultante de la diferencia entre activo y pasivo. Determinar si las diferentes cuentas que integran el patrimonio se encuentran debidamente clasificadas, descritas, valuadas y expuestas de acuerdo a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y aplicados en forma uniforme con respecto al período anterior. Comprobar que el patrimonio presentado en el balance, se encuentre de acuerdo a la escritura de composición, estatutos y leyes vigentes.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Revisar las cláusulas importantes de las escrituras de constitución, modificaciones de las escrituras y estatutos de la empresa. Revisar las disposiciones de la junta de accionistas respecto a futuras capitalizaciones utilización de las reservas, destino de las utilidades y otros aspectos del patrimonio.
PRUEBAS SUSTANTIVAS: Inspeccionar los registros del patrimonio para comprobar que reflejen correctamente la correlación entre activos y pasivos. Verificar que los movimientos de las cuentas de patrimonio estén adecuadamente registrados y que las adiciones o deducciones estén debidamente justificadas y autorizadas.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: CUENTA: PATRIMONIO CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Revisar los cargos y abonos significativos o no resueltos para determinar la correcta aplicación del tratamiento contable previsto en la normativa contable gubernamental vigente. Prepare una cédula resumen del área coteje los saldos al final del año, con las cifras del informe de auditoría y libros de la Compañía, con mayores contables a esas fechas. En base a los movimientos identificados en el punto anterior, efectúe el análisis de las mismas cruzando las transacciones realizadas a las cuentas de patrimonio con las resoluciones tomadas en Junta de Accionistas. Recuerde que el patrimonio solo puede ser modificado por esta vía (decisión de accionistas). Identifique si las resoluciones tomadas en Juntas han sido registradas contablemente en la fecha apropiada. En el caso de existir aumentos o disminuciones del capital de las Compañías, revise las escrituras correspondientes, así como el acta de Junta de Accionistas, la resolución de la Superintendencia de Compañías, etc. Efectúe el cómputo de reserva legal en base a la utilidad líquida del año anterior al caso estudio del 10 % de Reserva Legal, determine diferencias con los cálculos de la Compañía.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
ENTIDAD: AREA: RECURSOS HUMANOS CIUDAD: PROVINCIA:
FECHA:
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
DESCRIPCION
OBJETIVO: - Establecer el grado en que la entidad y los
empleados han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones a ellos encomendados.
- Evaluar rendimiento y productividad. - Medir la eficiencia, efectividad, economía,
calidad e impacto, mediante la utilización de los indicadores desarrollados.
PROCEDIMIENTOS GENERALES Evalúe el Control Interno Específico del componente y sus respectivos subcomponentes. Aplique los indicadores y parámetros de gestión previstos para el componente y subcomponente. Realice los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía. Además en lo posible mida la calidad del servicio y el impacto del mismo. Verifique si las funciones establecidas en el manual de funciones de la empresa se cumplen en la práctica y se encuentran determinadas de acuerdo a las necesidades de la Dirección. Establezca si las operaciones seleccionadas están logrando los objetivos y metas deseadas. Determine la forma como se realizan las previsiones de personal y si éstas se ligan a los planes institucionales o responden a los objetivos y requerimientos de las unidades administrativas. Solicite varios expedientes de personal para evidenciar la aplicación de procedimientos de selección. Verifique el cumplimiento de requisitos del empleado en función del perfil del puesto según el Manual de Clasificación u ocupacional, tanto de personal a nombramiento como a contrato. Determine la idoneidad del personal reclutado.
REF: P/T
ELAB.POR
FECHA
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Verifique la existencia de algún programa o mecanismo utilizado para la inducción del personal. Solicite el distributivo de sueldos y determine la aplicación la clasificación y escala remunerativa según el nivel. Verifique si la escala de remuneraciones del personal guarda relación con e nivel jerárquico, funciones y responsabilidad del puesto. Evalúe que las incorporaciones, ascensos o promociones del personal se hayan realizado de acuerdo a la normativa que para el efecto mantenga la empresa. Verifique la existencia de un sistema de evaluación del desempeño y los instrumentos y parámetros de calificación que se aplican. Verifique la existencia de medios de control de asistencia de personal. Establezca la existencia o la actualización de la base de datos de personal. Verifique la existencia de expedientes actualizados por empleado en los que conste información relacionada con el historial del puesto, vacaciones, licencias, permisos, faltas, atrasos, multas, etc. Verifique la existencia de una base sobre los estudios y capacitación del personal, y el grado de aplicación para desarrollar la carrera administrativa. Revise expedientes de personal para evidenciar la movilidad del personal y su frecuencia. Formule en papeles de trabajo, los comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad, eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas. Además una hoja resumen de hallazgos importantes. Comunique los resultados obtenidos con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
4.7.2 PAPELES DE TRABAJO
Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante el curso del examen, desde la planificación preliminar, la planificación específica y
la ejecución de la auditoria, sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y
pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus opiniones, constantes en los
hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones presentadas en los informes.31
4.7.3 SISTEMA DE INDICES
Permite asignar índices o claves de identificación con el fin de verificar la
ubicación de un documento dentro del expediente o archivo de auditoria. Estos son
grabados con color rojo, en la parte superior derecha, simplifican la localización de los
papeles de trabajo, facilitan la elaboración del informe.
Ejemplo
A Activos
A.1 Activos Circulantes
A.2 Activos Fijos
A.3 Activos Diferidos y Otros Activos
B Pasivos
B.1 Pasivos a Corto Plazo
B.2 Pasivos a Largo Plazo
C Capital
4.7.4 MARCAS DE AUDITORIA
Las marcas de auditoria son símbolos que permiten señalar los papeles de trabajo ,
la prueba efectuada en el trabajo de auditoria , con las marcas puede el auditor comprender
en forma inmediata el trabajo realizado.
Las marcas de auditoria son difieren del criterio del auditor pero las más utilizadas
en auditoria interna tanto en instituciones públicas con privadas son las
_________________________________________________________________ 34 Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá- Colombia; p. 3.
detalladas en el capítulo de planificación y ejecución de auditoria interna en instituciones
públicas. Sería importante que en el grupo auditor se estandaricen las marcas a ser
utilizadas, para llevar todo el grupo de auditoria interna un mismo criterio.
4.8 CONTROL INTERNO
El control interno en la entidad permite establecer medidas con el fin de ayudar una
eficiente administración y desarrollo de procesos financieros, contables y operativos.
Para lograr un control interno satisfactorio se debe tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
• Plan de organización.- que permitirá establecer funciones para los departamentos
con el fin de ejecutar y encomendar funciones, definiendo claramente a la autoridad
a través de manual de funciones, flujogramas y organigrama estructural. El
control interno en este campo al verificar la segregación de funciones y
responsabilidades, podrá realizar su análisis en forma más rápida y automática,
verificando si existe alguna advertencia en los procesos, y buscar la confiabilidad
de los registros e informes, para ello debe tratar de informar permanentemente a los
empleados las funciones y/o actividades de las cuales son responsables.
• Estructura Contable.- para que exista control interno en el área de contabilidad
deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Catálogo de Cuentas.- Es un instructivo para el manejo de las cuentas en las que
estará detallado una descripción completa de la finalidad y contenido de cada una.
El catálogo de cuentas permite establecer un registro de responsabilidades en
aplicación de y registro de las mismas permitiendo lograr un control en asignación
de cuentas por ejemplo cuenta de costos.
Manual de Políticas y Procedimientos Contables y Presupuestarios.- este manual
debe estar en consideración de todos los funcionarios y empleados del área
contable con el fin de optimizar los procesos para iniciar, registrar
operaciones. En cuanto al presupuesto es un plan financiero a futuro. El
control interno como técnica contable se logra en forma más certera al combinar el
programa de presupuesto con la clasificación de las cuentas en donde se verificará
la certeza de los compromisos adquiridos por la entidad.
• Prenumeración de documentos.- El control interno en el área contable implica el
utilizar documentos con prenumeración, tales como cheques, facturas, pedidos.
• El departamento de auditoria interno encargado de analizar estos controles deberá
estar supeditado a un ejecutivo de alto nivel, responsable de una continua revisión
evaluación y mejora de los controles internos.
4.8.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
El uso de cuestionarios de control interno se basa en suponer ciertos procedimientos
de uso general en la mayor parte de las empresas, son esenciales para llevar a cabo un
adecuado control interno. El cuestionario de control interno permite verificar desviaciones
importantes de los procedimientos estándar de control interno.
El auditor al llevar a cabo los cuestionarios de control interno, deberá tener presente
los procedimientos e instrucciones señaladas. La evaluación de control interno se basa en
la observación personal, en lugar de confiar exclusivamente de información proporcionada
por funcionarios.
4.8.2 FORMAS DEL CUESTIONARIO
En el cuestionario de control interno consta en la parte superior el encabezado ,
posteriormente se describen las preguntas planteadas a la izquierda y a la derecha constan
tres columnas señalando “si”, “no”, “ no aplica”, juntamente con las referencias de quien
elaboro el cuestionario de control interno así como también una columna para registrar los
comentarios si fuese el caso.
Este esquema de formato de control interno permite distinguir las deficiencias
encontradas en los procesos y actividades en la empresa, y de este cuestionario el auditor
emite su informe indicando las deficiencias para la toma de decisiones correctivas.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
INVENTARIOS
COMPAÑÍA: ……………………… SUCURSAL: ………………….. PERIODO: ……………………… OFICINA : …………………..
HOJA No. 1
RESPUESTAS No.
PREGUNTAS
SI
NO N.A.
REF. P.T.
COMENTARIOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Se llevan registros adecuados de inventarios permanentes?. Existen tarjetas de control por cada bien?. Existen mayores generales y auxiliares para control de registros en la cuenta? Existe coordinación de información entre bodega y contabilidad y se concilian los saldos?. Están almacenados y organizados debidamente los bienes en la bodega?. Son independientes entre sí las funciones de: - Almacén?. - Registro de inventarios permanente o
perpetuo?. - Registro en el mayor general?. Los registros de inventario indican: - Ubicación del material?. - Máximos y mínimos requeridos?. - Costo unitario?. - Valor total?. El movimiento de existencias es controlado mediante el uso de formularios preimpresos y prenumerados?. - Son diseñados de acuerdo a las
necesidades y aprobados por el jefe de la unidad correspondiente?.
- Son firmados por los receptores?. Verifican permanentemente personas distintas de las encargadas de la custodia del almacén y bodega?. Son controladas las existencias mediante inventarios físicos por lo menos una vez al año?. Los inventarios físicos son efectuados por empleados independientes de las funciones de: - Almacenaje?.
ELABORADO POR: E.S.M.C. REVISADO POR: F.Q FECHA: 05.03.02 FECHA: 05.03.04
La evaluación de Control Interno tiene como objetivo
a) Identificar los factores de riesgo.
b) Evaluar la efectividad (inefectividad) del control interno de la Entidad
c) Comunicación de resultados de la evaluación de control interno
El Riesgo de Auditoria es la posibilidad de que la información de la entidad sujeta a
examen contenga errores o irregularidades y no sean detectados durante la ejecución de la
auditoria.
Para la determinación y calificación de los factores específicos de riesgo, elabore una
matriz con el siguiente esquema:
GRAFICO Nº 9 Matriz de Evaluación y Calificación de Riesgos de Auditoria
MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DEL RIESGO Riesgos
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
COMPONENTES No
Sign
ifica
tivo
Bajo
Mod
erad
o
Alto
No
Sign
ifica
tivo
Bajo
Mod
erad
o
Alto
CONTROLES PRUEBAS DE
CUMPLIMIENTO PRUEBAS
SUSTANTIVAS
Fuente: Manual de Auditoria Financiera
Componentes
Se registra el nombre de las cuentas luego de la evaluación realizada.
Se indica los riesgos inherente y de control por cada una de las afirmaciones,
calificándolos como: no significativo, bajo, moderado y alto, fundamentando la
calificación del riesgo en la evaluación del control interno.
Riesgo Inherente.
Determina la posibilidad de errores o irregularidades en la información financiera,
administrativa u operativa.
Riesgo de control
Establece la posibilidad de que los procedimientos de control interno no puedan prevenir
errores e irregularidades oportunamente.
Controles clave
Se identifica los controles clave que existen en cada uno de los componentes que a su
juicio constituyen el sustento para determinar el grado de confianza sobre el ambiente de
control que mantiene la entidad.
4.8.3 FUENTES DE INFORMACION PARA REVISION DE CONTROL
INTERNO
Las fuentes de información adecuadas para la elaboración del cuestionario de control
interno son fundamentalmente las siguientes:
Gráficas de organización mostrando líneas de autoridad y separación de responsabilidades.
Catálogos de cuentas
Manuales de procedimientos
Manuales de funciones
Entrevistas con funcionarios y supervisores
Visitas a la planta y oficinas,
Verificaciones específicas de procesos.
Revisión de papeles de trabajo e informes de auditorías externas realizadas a la empresa.
4.8.4 CONTROL DE HORAS TRABAJADAS Y HORAS NO PRODUCTIVAS EN
AUDITORIA.
El establecer el sistema de control de tiempos permite conocer en que se ha
invertido el tiempo laborable del grupo de auditoría interna. Es de gran utilidad ya que
permite controlar el tiempo en la asignación de la auditoría. Cada auditor elaborará su
propia cédula, es aplicable a todos los miembros del grupo de auditoría interna, sirve
además como medio de autocontrol. Se colocará una cruz indicando si es aplicable a la
primera o segunda quince del mes y año a informar.
GRAFICO Nº 10
CEDULA DE CONTROL DE TIEMPOS EN EL DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA INTERNA
NOMBRE DEL AUDITOR: ………………………. REPORTE CORRESPONSIENTE A LA :PUESTO QUE OCUPA: …………………………. PRIMERA: ____ SEGUNDA: ____ QUINCENA DEL MES DE _________ AÑO _____
HORAS EMPLEADAS EN AUDITORIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15ASIGNACION 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
SUBTOTAL:HORAS NO EMPLEADAS EN AUDITORIA
OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
DIRECTOR: ………………………………………..
GERENTE: ………………………………………..
SUPERVISOR: ………………………………………..
ENCARGADO DE AUDITORIA ………………………………………..
AUDITOR AUXILIAR: ………………………………………..
SUBTOTAL:TOTAL:
EMPRESA ………….DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
ACTIVIDAD DESARROLLADA:
ACTIVIDAD DESARROLLADA TOTAL
CEDULA DE CONTROL DE TIEMPOS
4.9 PREPARACION DEL INFORME
El informe debe ser claro, conciso y fácil de seguir, utilizando un lenguaje
comercial en lugar de términos estrictamente técnico – contables.
En auditoria externa el auditor se guía en base a la Opinión o dictamen del auditor
(NEA 25). Existe en este caso el informe estándar: Dirigido a la entidad, junta de
directores, accionistas o socios. Y expresar su informe en los siguientes tipos de opinión:
con o sin salvedades, adversa, abstención señalando si es el caso las incertidumbres
(párrafo explicativo en la opinión)
En auditoria interna, el auditor debe presentar su informe de control interno del área
examinada, con sus recomendaciones.
Para la formulación del informe se debe dar cumplimiento a los siguientes pasos34:
- Revisar el cumplimiento de los programas de trabajo
- Revisar los papeles de trabajo.
- Cumplimiento de las normas de auditoria en todas las fases
- Consideración de evidencias para emisión de la opinión
- Considerar aplicar procedimientos alternativos, y recomendaciones
- Comunicación de resultados y solventar dudas
- Preparación del informe
4.9.1 CONTENIDO DE LOS INFORMES
Su estructura es como sigue:
Antecedentes.- es este el auditor interno señalará el período, las cuentas sujetas a examen y
control de auditoria interna, indicando que el trabajo realizado fue efectuado en base a las
Normas de Auditoria Interna aplicables.
Objetivos.- en este ítem el auditor interno señalará que hacia donde esta dirigido el
examen, como: Evaluar permanentemente el sistema de control interno paras saber si se
esta operando de acuerdo con la forma en que fue establecido y al mismo tiempo formular
recomendaciones.
Aspectos Importantes.- En el se señalará la implementación de los sistemas que se han
presentado en la cuenta estudio, o los aspectos más trascendentales que se tubo presente al
analizar la cuenta sujeta análisis y revisión.
Análisis del Sistema de Control Interno.- Hay que desarrollar claramente como se llevo a
cabo el proceso de control interno indicando las falencias encontradas puede utilizarse una
matriz de riesgo en la que le permita analizar claramente cual es la situación de los
procesos auditados.
Hallazgos.- El hallazgo en la auditoria tiene el sentido de obtención y síntesis de
información específica sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u
otro asunto evaluado y que los resultados sean de interés para los funcionarios de la
entidad auditada. Una vez aplicado el programa de auditoria se evaluará si la evidencia
obtenida satisface las expectativas establecidas en la planificación.
Conclusiones.- Las conclusiones de auditoria son juicios profesionales del auditor basados
en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Las
conclusiones forman parte importante del informe de auditoria y generalmente se refieren a
irregularidades, deficiencias encontradas, podrían dar fundamento a la determinación de
responsabilidades y el establecimiento de acciones correctivas.
Recomendaciones.- Son sugerencias claras, sencillas, formuladas por los auditores que
permiten a las autoridades, mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de
conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y
objetivos institucionales.
Comentarios del Auditor Interno.- En el puede indicar que de acuerdo a los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones se puede empezar a aportar medidas correctivas tales
como (aquí debe sugerir las medidas correctivas a apartarse y plan de seguimiento de las
mismas).
A continuación se presenta un ejemplo de un informe de auditoria interna : 20 de abril de 2000
Sr. Adrián Morales Hidalgo
Gerente General
Productos Automotrices, S.A.
Mexico, D.F.
Estimado Sr. Morales:
De conformidad con nuestro programa anual de auditoria, hemos concluido con la
revisión de las actividades de suministro de Productos Automotrices, S.A. La revisión
cubrió operaciones por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de
1998. La revisión fue hecha por el Lic. Francisco Arriaga y un asistente durante el
periodo del 3 de enero al 31 de marzo de 1999.
Alcance
Nuestro trabajo de auditoria fue efectuado de conformidad con estándares de auditoria
generalmente aceptados. Nuestra revisión se limito al área de suministros y las
actividades de cómputo que le son relativas.
Resumen de Aspectos Principales
1 . El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de
1984 por un total de $875,00.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de
los almacenes.
2 . La facturación de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las
autorizadas por un importe total en exceso de $1,215,000.00 por 1984.
Hallazgos de Auditoria y Recomendaciones
1. Exceso de Inventarios
Hallazgos
El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984
por un total de $875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias.
Durante 1984 Productos Automotrices, S.A. tuvo un promedio de $650,00.00 ociosos en
inventarios ocasionando costos de capital de $351,000.00 causados por el pago de
intereses a la tasa promedio del 54% prevaleciente durante 1984.
El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registro
devoluciones de partes devueltas de las áreas de producción; como resultado , las
compras fueron fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las
devoluciones apuntadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio
para que reportaran las existencias físicas, la información que suministraron durante
1984 fue errónea.
Recomendaciones
a) Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas
devueltas de las áreas de producción.
b) Reducir compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios.
2. Facturación a cuotas superiores a las autorizadas.
Hallazgos
Las cuotas base para facturación de tiempo de computador no fueron ajustadas al inicio
del ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre de 1984 el centro de
computo facturo en exceso $1,215,000.00, mismo que se considera como reserva
financiera. Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de
tiempo de computador, y el ingreso del periodo esta sobrestimado. El centro de computo
no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva que cubra posibles
incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios.
Recomendaciones
a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar periódicamente las cuotas de
computo y que reflejen costos corrientes.
b) Los cobros expedidos deben ser acreditados a los usuarios para que se refleje un
ingreso correcto.
Comentarios del auditado
El personal de Productos Automotrices, S.A. esta de acuerdo con los hallazgos y
recomendaciones y empiezan a adoptar mediadas correctivas. Sin embargo, con respecto
a las cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $75,000.00
para iniciar 1985.
El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la
cooperación recibida durante la revisión por parte del personal y funcionarios de
Productos Automotrices, S.A.
Atentamente
Francisco Lara,
Auditor Interno
Distribución
A. García Vicepresidente General
C. Manzo Vicepresidente de Finanzas
A. Ávila Vicepresidente de Compras
F. Lira Vicepresidente de Producción
G. Sánchez Vicepresidente de Mercadotecnia
R. López Gerente de Servicios Administrativos
Fuente : http://www.geocities.com/gehg48/AAaint.html
4.10 ARCHIVO DE DOCUMENTACION DE AUDITORIA INTERNA
El archivo de auditoria interna debe ser ordenado y debidamente resguardado ya
que conserva la historia de la función auditada. Permite mantener un sistema de consultada
para los niveles de jerarquía debidamente autorizados, para conocer el desarrollo de la
organización atendiendo al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones
presentadas. Es un instrumento de planeación y programación de auditoria interna con
proyección a corto, mediano y largo plazo.
4.10.1 ARCHIVO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA
Este archivo contiene el expediente personal de todos y cada uno de los miembros del
grupo d auditoria interna, así como también documentos y referencias curriculares, la
historia y evolución laboral de cada empleado. Se puede conservar y controlar en este
archivo aspectos relacionados a controles de viáticos, gastos y tiempos de auditoria, así
como controles de los equipos asignados al departamento, así como también información
referente a capacitaciones y entrenamientos. Este archivo esta a cargo del Director de
Auditoria Interna.
4.10.1.1 ARCHIVO DE AUDITORÍAS REALIZADAS - PERMANENTE
Este archivo debe estar severamente protegido ya que el es constan los expedientes y
papeles de trabajo de las auditorias e intervenciones realizadas.
4.10.1.2 ARCHIVO GENERAL
Conservará la correspondencia de entrada y salida. Existirán copias de los informes de
auditoria realizadas así como acciones de seguimiento a las recomendaciones de auditoria.
4.10.2 CUSTODIA, CONTROL DE LA INFORMACION ARCHIVADA
El control de los expedientes archivados debe estar bajo un titular responsable de custodia
y archivo del grupo auditor, el archivo general puede ser confiado a la secretaria del
director de auditoria interna.
El proporcionamiento de expedientes se lo realizará utilizando un requerimiento en el que
se indique: fecha, motivo de la solicitud, fecha de devolución, nombre y firmas del
solicitante, supervisor, director que autorizan la consulta o proporcionar el expediente.
CAPITULO V
CONCLUSIONES
1. La planificación y ejecución de la Auditoria Interna constituye la herramienta
fundamental para determinar el funcionamiento real de la empresa, a través de esta se
puede verificar deficiencias y dar soluciones correctivas lo que permitirá disminuir el
riesgo. La planificación y ejecución de la auditoria interna en las empresas esta
encaminada a mejorar el desempeño de actividades contables, administrativas, financieras,
a través de ella la empresa tendrá una información razonable de sus procesos y actividades.
2. La Auditoria Interna tiene como objetivo primordial ayudar a la verificación de los
procesos internos que se manejan, ante la necesidad de conocer en que se está fallando o
verificar si las operaciones se están desarrollando deacuerdo a las políticas y
procedimientos de la administración. Para que las actividades se desarrollen en forma
eficiente. Un profesional del área contable sea auditor o contador deberá fortalecerse en
está área ya que ello le permitirá prestar su contingente de manera oportuna inculcando a
su grupo de trabajo que mientras más control exista en los proceso menor riesgo se
presentará.
3. El Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en Instituciones
Públicas, permite establecer una visión clara acerca de los procedimientos a seguir en la
realización de una auditoria interna, deacuerdo a los parámetros legales establecidos por la
Contraloría General del Estado de la República del Ecuador. Las normas de control
interno aplicables al sector gubernamental deben ser manejadas en los procesos que día a
día desarrollan las Instituciones Públicas, pero la realidad es otra, existen muchas
deficiencias en cuanto al manejo de estas normas en los procesos. Se debe tomar en cuenta
que el sector gubernamental es muy importante porque en el se manejan los recursos
públicos. Las operaciones tanto administrativas, financieras y operativas en este tipo de
entidades han venido en decadencia consecuentemente por la falta de aplicación del
control interno. La Contraloría General del Estado debido a la magnitud de instituciones
públicas existentes no puede verificar los procesos periódicamente, estamos hablando que
en el Ecuador existen alrededor de 4800 instituciones, al verificar estas cifras se podría
decir que solo para un control anual deberían existir como 4000 funcionarios auditores,
esto es casi imposible, lo que conlleva a que el plan de auditoria sea a largo plazo.
Mientras tanto las instituciones públicas se irán manejando de acuerdo a lo que ellos crean
conveniente, y cuando llegue este proceso de revisión se verán implicados en negligencias
e inmiscuidos en responsabilidades administrativa culposa, civil culposa, y hasta
responsabilidad penal. Por ello el Jefe Financiero y Contador debe manejar sigilosamente
el manejo de estas cuentas.
4. La Planificación y ejecución de la Auditoria Interna en entidades privadas, permite
comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. Identificando los puntos
donde existe mayor riesgo y resalta las oportunidades que existieren. El plan anual de
auditoria interna en estas empresas permite eficiencia en procesos para reducción de
costos, pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia en los
controles, verificando si se están desarrollando en base a las metas de la empresa,
encaminándose al servicio al cliente y obtención de utilidades. El auditor interno debido a
su experiencia podrá presentar recomendaciones y/o sugerencias en cuanto al manejo de
estos procesos. Ante lo mencionado el área de auditoria interna cumple un papel
fundamental en todas las empresas desde las pequeñas hasta las más grandes. Una empresa
que no cuente con un departamento de auditoria interna lastimosamente no podrá tener la
razonabilidad del desarrollo en sus operaciones en forma oportuna. Las empresas que
mayor crecimiento y desarrollo han tenido es porque en su entidad existe este grupo de
auditoria interna que ayuda a mejorar y fortalecer los procesos.
5. Es importante para el auditor acumular y evaluar evidencia acerca de la información y
procesos que se deben manejar en entidades pública y privada en un proceso de auditoria
interna, ya que el ejercicio laboral como auditor exige experiencia en todos los ámbitos
para que pueda informar claramente sobre el grado de razonabilidad existente entre la
información cuantificable con la procedimental y lograr más eficiencia en las actividades
administrativas, financieras u operativas.
RECOMENDACIONES
1. Las entidades de toda índole tanto públicas como privadas, deben establecer un sistema
de control interno mediante establecimiento de cuestionarios de todas las actividades que
se desarrollan en la entidad, para posteriormente realizar la evaluación e identificación de
los principales riesgos que pudiesen presentarse, para la toma de acciones correctivas
oportunas.
2. En la mayoría de Instituciones públicas no existe un área de auditoria interna que le
permita identificar como se llevan los procesos, por lo tanto se recomienda establecer, un
sistema de control previo en los procesos para que se desarrollen en forma eficiente, como
medida de control la máxima autoridad puede ir preparando a un profesional del área
contable financiera, que mejor perfil tenga para que realice a parte procesos de control en
las actividades.
3. Se debe brindar mayor capacitación a los empleados del sector público inmiscuidos en el
área administrativa – financiera, realizando continuas evaluaciones para verificar si están
operando deacuerdo a lo solicitado por la CGE. Porque es más optativo capacitar a grupos
grandes de funcionarios a auditar cada una de las instituciones públicas, por logística y
presupuesto fiscal. Esto con llevará a que los empleados públicos inmiscuidos en estos
procesos deban estar en continua preparación y actualización. Ya que según el caso
práctico realizado se puede indicar que no existe estandarización en la aplicabilidad de las
normas de control interno.
4. Para un desempeño eficiente de labores en las empresas privadas deberán establecer un
departamento de auditoria interna que se encargue de análisis y manejo de procedimientos,
esto conllevará a que el resultado de sus exámenes muestren hallazgos efectivos y
recomendaciones precisas para superar riesgos que se pudiesen presentar, cuyas soluciones
van a contribuir al crecimiento y fortalecimiento de la organización.
5. Existen empresas que tienen su departamento de auditoria, pero no le tienen bien
ubicado en su organigrama estructural, vale recalcar que en estos casos las empresas
deberán reestructurar su organización, ya que este departamento debe estar ubicado entre
los más altos niveles jerárquicos, para poder tener independencia en la realización de las
labores. Y presentar los hallazgos u observaciones detectados, como producto de sus
exámenes, lo que conllevará a mayor aceptación en cuanto a las recomendaciones y
sugerencias propuestas.
6. El auditor, contador, financiero, debe estar en continúa preparación y capacitación en el
área de auditoria interna así como también externa, ya que el control es el aspecto más
importante para que una organización se encamine al desarrollo y crecimiento, y es ahí
donde se muestra la verdadera ética del auditor al trabajar con imparcialidad para el
cumplimiento de las metas y objetivos en una organización.
BIBLIOGRAFIA
CEPEDA, Gustavo. Auditoria y Control Interno, Edición N°2, Editora Emma Ariza Herrera; McGRAW-HILL INTERAMERICANA, S.A., 2002. Código de Ética , Instituto de Auditores Internos. FRANKLIN FINCOWSKY, Enrique Benjamín. Auditoria Administrativa, Edición N°1, Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. 2001.
MALDONADO, Milton. Auditoria Forense, Edición N° 1, Editora Luz de América. 2003. MOORE, Wayne. Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna. Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador, Controlaría de General del Estado. Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental (NTAG) Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables (NAGA-SP) al Sector Público. Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA’s) Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) Políticas de Auditoría Gubernamental (PAG) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) WHITTINGTON, O. Ray . Auditoria un enfoque integral, Edición N° 12, Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA, S.A. 2003.
