5.1 HERRAMIENTAS PARA LA RECOPILACION DE LA INFORMACION Y LA TOMA DE

DECISIONES

5.1.1 TORMENTA DE IDEAS

5.1.2 MULTIVOTO

5.1.3 TECNICA NOMINAL DE GRUPO (TNG)

Son técnicas simples que ayudan a los equipos de trabajo a generar ideas y a priorizarlas para la acción.

5.1.1. Tormenta de Ideas (Brainstorming)

Técnica grupal que persigue fundamentalmente la creatividad en los integrantes de un grupo de trabajo.

TORMENTA DE IDEAS (Brainstorming)

Fue creada en el año 1941, por Alex Osborne, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba mas y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de sugerir sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

Cuando exista la necesidad de:

Liberar la creatividad de los equipos Generar un número extenso de ideas Involucrar oportunidades para mejorar

¿Cuando se deberá utilizar la técnica

Tormenta de Ideas?

Identificar problemas existentes Identificar posibles causas de problemas Plantear soluciones a problemas Desarrollar la creatividad Discutir conceptos nuevos Superar el conformismo y la monotonía

Nos permite:

Consideraciones para aplicar la técnica “Tormenta de Ideas”

1. Todos deben participar, grupos de 8 a 12 personas conocedores o expertos del tema, generan con total independencia, la mayor cantidad posible de ideas.

2. Una idea por persona cada vez que le toque su turno. (Una idea por Tarjeta).

3. Debe haber un coordinador designado por el mismo equipo de calidad.

4. Escribir todas las ideas en una tarjeta y pegarlas en una pizarra o papelografo grande.

5. Al sugerir ideas de causas no culpar a nadie, no señalar a nadie, evitar el sarcasmo, las indirectas, la actitud negativa o pesimista.

6. Anotar las palabras del que aporta la idea no interpretar.

Paso 1.

Se define el tema o el problema. Se nombra a un conductor del ejercicio

Paso 2.

Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, el conductor explicara las reglas.

Paso 3.

El grupo, animado por el conductor, emite una serie ininterrumpida de ideas, en forma libre y en un tiempo acordado, no habiendo lugar para la crítica.

Procedimiento para aplicar “Tormenta de Ideas”

Paso 4.

Se listan las ideas. No se deben repetir. No se deben criticar.

Paso 5.

Las ideas se aclaran, analizan, evalúan y organizan, para valorar su utilidad en función del objetivo que se pretendía lograr con el empleo de esta técnica.

Procedimiento para aplicar “Tormenta de Ideas”

VEA COMO DEBE

LLEVARSE LA TECNICATORMENTADE IDEAS

Msc. Ing. David Quiroga

Cel.: 71055456

dquiroga@infonet.com.bo

www.calidadnet.com

La técnica “Tormenta de ideas” ayuda a

generar una lista de posibles alternativas

por lo que es importante complementar

con otras dos herramientas.

Multivoto y Técnica Nominal de Grupo

ayudan a identificar los items importantes

o a priorizar los items de la lista.

Multivoto

Reduce listas largas de ideas

Identifica items importantes

Técnica Nominal de Grupo

Genera ideas

Prioriza items

Es una técnica de grupo empleada para la toma de decisiones reduciendo largas listas de ítems a números mas manejables por medio de una serie estructurada de votos.

Beneficios

Reduce la lista

Prioriza la lista

Identifica ítems importantes

5.1.2. MULTIVOTO

Procedimiento del Multivoto

Paso 1:

Trabaje sobre una larga lista generada por Tormenta de Ideas u otra técnica de generación de ideas.

Paso 2:

Asígnele una letra a cada ítem, para evitar confusiones en el proceso de votación.

Paso 3: Vote

Cada miembro del equipo:

Selecciona 1/3 (o no más de la mitad) de los ítems más importantes.

Emite sólo un voto por idea de su selección

El voto puede ser o no confidencial

Paso 4: Puntee los votos

Marque cada ítem con la cantidad de votos emitidos. Retenga los ítems con mayor cantidad de votos

Regla de selección:

Cantidad de miembros Ítems a eliminar

con 5 o menos 0, 1, o 2 votos6 a 15 3 o menos votosmas de 15 4 o menos votos

Paso 5: Repita los pasos 3 y 4

En segunda vuelta, cada miembro elige nuevamente 1/3 de su preferencia.

Repita los pasos 3 y 4 hasta algunos ítems.

Nunca deje uno solo.

Ejemplo de Multivoto

El Gerente de Calidad de una empresa citó a una reunión para determinar los motivos por el cual las reuniones de mejoramiento continuo no son productivas.

El Gerente quería saber la opinión de los cinco miembros del comité de mejora.

Él mismo lideró una sesión

de “Tormenta de Ideas”, con los

siguientes resultados:

Tormenta de Ideas para determinar por que las Reuniones son no productivas.

a. No hay agendab. No hay objetivos

clarosc. Desviación de

objetivosd. Tópicos extrañose. Muchas historiasf. Ausencia de miembros

vitales.g. Preparación

insuficiente para las reuniones

h. Desorden en las intervenciones

i. Problemas no mencionadosj. Interrupciones telefónicask. Rencillas personalesl. Interrupción por visitasm. No hay apoyo

administrativon. Reuniones mas allá del

tiempo programadoo. Cartas no clarasp. Presión sobre los asistentes

I

IIII

I

IIII

IIII

IIII

IIII

III

II

III

III

b. No hay objetivos clarosf. Ausencia de miembros vitales.g. Preparación insuficiente para

las reunionesh. Desorden en las intervenciones

IIII

IIII

IIIj. Interrupciones telefónicas.l. Interrupción por visitas.n. Reuniones mas allá del tiempo

programado.p. Presión sobre los asistentes.

II

I

Segunda Votación

Es un método de graduación por peso que le permite al equipo la generación y priorización de un gran número de ítems, dentro de una estructura que le da a cada uno igualdad de opinión

Beneficios

Reduce la listaParticipan todos los miembros del equipo Gradua los ítems

5.1.3 Técnica Nominal de Grupo (TNG)

Utilizar TNG para generar una lista de opciones y graduarlas, permitiendo a su vez:

Neutralizar la voz dominante

Neutralizar a la persona con más autoridad en la toma de decisiones

Procedimiento del TNGEl proceso consta de dos partes

Parte I: La materia es definida y se generan ideas.

• Defina la materia: Introduzca y temas y clarifíquelo

Anote en la pizarra para que todos lo vean

• Genere ideas: Cada miembro, en forma individual, sin conversar, anota sus ideas con respecto al tema

• 5 a 10 minutos para que piensen y anoten, no comentar después.

• Recolección de ideas: Cada miembro lee una idea. Escribir cada idea en la pizarra. Repetir hasta que se acaben las ideas.

• Clarificación de ideas: Leer las ideas en voz alta y clarificarlas si es requerido.

• Combinar de ideas: Combinar ideas, si es posible, de lo contrario dejar las dos ideas.

Procedimiento del TNG

Parte II : El equipo selecciona

Asignar una letra a cada idea seleccionada

Valore las ideas independientemente

Cada miembro pone valor a cada idea

El mayor valor es más importante y el menor el menos

Hacer lista con las letras

Nota: Si son muchas ideas, utilice la fórmula de la mitad mas uno.

Ej. Si son 20 preguntas, utilice 11. Los miembros gradúan sólo 11 a su elección, siendo el mayor 11 puntos.

• Ordene la graduación. El conductor transcribe las graduaciones a la pizarra. Anota cada valor al lado de las letras.

• Sume la graduación. El conductor suma los valores, de cada miembro, asignado a cada letra. La idea con mayor puntaje es la prioridad para el equipo.

• Re-escriba la lista. Se re-escribe la lista de acuerdo a prioridades.

• Ejecute una verificación de conformidad. ¿La priorización tiene sentido?

Ejemplo de TNG

a. No hay objetivos clarosb. Ausencia de miembros vitales.c. Preparación insuficiente para las

reunionesd. Desorden en las intervencionese. Interrupciones telefónicas.f. Interrupción por visitas.g. Reuniones mas allá del tiempo

programado.

Para el problema reuniones no productivas, se tiene la siguiente lista de motivos que se deben priorizar

El equipo aplica “TNG”El equipo aplica “TNG”

Item P-1 P-2 P-3 P-4 P-5 Total Prioridad

A

B

C

D

E

F

G

7

2

6

1

5

3

4

5

1

4

2

6

3

7

1

6

5

3

4

2

7

6

3

4

2

5

7

1

5

2

4

3

6

7

1

24

14

23

11

26

22

20

2

6

3

7

1

4

5

Priorización

E.- Interrupciones telefónicas.

A.- No hay objetivos claros

C.- Preparación insuficiente para las reuniones

F.- Interrupción por visitas.

G.- Reuniones mas allá del tiempo programado.

B.- Ausencia de miembros vitales.

D.- Desorden en las intervenciones.