MAYO 2008 - Centros de Integración Juvenil, A. C. · de documentos anexos a la CLC y el...
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•Carátula •Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. •Índice •Hojas numeradas de las páginas PR-DETES-007-E-M (1-10), PR-DETES-008-E-M (1-15) •Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “EN VIGOR”
Rubrica Director General de Centros de Integración Juvenil, A.C.
MAYO 2008
I
CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
TOMO II
PROCEDIMIENTO
CODIGO
Para la Administración de la Ministración del Gobierno Federal
Para Proyectar Ingreso-Gasto y controlar la Disponibilidad Financiera
PR-DETES-007-E-M
PR-DETES-008-E-M
CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
CODIGO: PR-DETES-007-E-M
Elaboró: Departamento de Tesorería
Firma:
Analizó e Integró: Departamento de Organización, Programación y Presupuesto
Revisó: Dirección General Adjunta Administrativa
Dirección de Planeación
Subdirección de Recursos Financieros
Aprobó: Dirección General
CONTENIDO
PAG. OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
RESPONSABILIDADES 2
MATERIALES 4
REFERENCIAS 4
PROCEDIMIENTO 5
FLUJOGRAMA 8
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del Archivo
Julio 2007 - Mayo 2008 Mayo 2008 a:/ministracion
CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C.
Clave del Documento PR-DETES-007-E-M
Vigencia Mayo 2008 a Mayo 2010
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
OBJ ETIVO
Reglamentar las actividades necesarias para que el Departamento de Tesorería registre, controle y concilie mensualmente los recursos que ministra el Gobierno Federal para la operación de la Institución, con la finalidad de distribuir el recurso a las áreas correspondientes.
ALCANCE
Al Departamento de Tesorería, Dirección General Adjunta Administrativa, Dirección de Planeación, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Contabilidad, Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal, Departamento de Organización, Programación y Presupuesto.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
CLAVE PRESUPUESTARIA: Clasifica la información del Presupuesto de Egresos de acuerdo con códigos, funcional-programática por objeto del gasto y económica; vincula las asignaciones con la planeación y la ejecución del gasto; identifica el ejercicio fiscal; y constituye un instrumento para el registro de las asignaciones, erogaciones y de control para el seguimiento y la evaluación del gasto público.
CAPITULO DE GASTO: Es el mayor nivel de agregación del clasificador por objeto del gasto
que identifica el conjunto homogéneo y ordenado de los bienes y servicios requeridos por el Gobierno Federal, para la consecución de sus objetivos y metas.
CONCEPTO DE GASTO: Es el nivel de agregación intermedio que identifica el conjunto
homogéneo y ordenado de los bienes y servicios, producto de la desagregación de cada capítulo de gasto.
MINISTRACIÓN: Termino que se le designa al depósito realizado por la Tesorería de la
Federación. TESOFE: Tesorería de la Federación SALUD: Secretaría de Salud SISTEMA CASH: Sistema Bancario Cash Windows de BBVA SIPC: Sistema Integral de Programación, Presupuesto, Control y Contabilidad CLC: Cuenta Liquida Certificada
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
RESPONSABILIDADES Departamento de Tesorería
- Elaborará mensualmente los recibos de ministraciones para su entrega a Salud. - Verificará y registrará el recurso depositado en la cuenta de cheques de CIJ, conforme al Recibo
de Ministración enviado y conforme a los importes de las disponibilidades contra las modificaciones (ampliaciones o reducciones) solicitadas.
- Registrará en Posición Financiera el recurso que se reciba según su capítulo de gasto.
- Determinará mensualmente las variaciones entre actividades por clave presupuestal y capítulo de
gasto, contra los reportes de conciliación emitidos por Salud.
- Generará e imprimirá mediante el SIPC el reporte de la disponibilidad para el análisis y seguimiento de las disponibilidades por clave presupuestal.
- Captura mediante el SIPC las CLC’s, para su registro y ministración conforme a la disponibilidad
existente por Clave Presupuestaria.
- Enviará la información de las CLC’s en un horario de 8:00 a 14:00 horas, mediante el SIPC para su registro y ministración conforme a la disponibilidad existente por Clave Presupuestaria.
- Entregará ante Salud al siguiente día hábil de la transmisión de las CLC’s, en un horario de 8:30 a
13:00 horas, los oficios, Recibos, Relaciones de Claves Presupuestarias, CLC’s, Relaciones de Documentos y Comparativos de Sellos Presupuestales debidamente firmados.
- La secretaria recibirá, elaborará y enviará los oficios y/o documentos que se generen en el
departamento, sellando los acuses correspondientes y turnará al Jefe y/o Subjefe del mismo los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades así lo requieran.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
Dirección General Adjunta Administrativa
- Recibirá anualmente el oficio del presupuesto autorizado para el ejercicio fiscal por clave programática presupuestal a nivel de gasto junto con la calendarización del recurso que turnará a las Subdirecciones de Recursos Humanos, Financieros, Adquisiciones y Servicios y al Departamento de Tesorería para su atención.
- Autorizará los oficios, Recibos y CLC’s para su envío a Salud, así como el oficio de respuesta del Reporte de Conciliación que emite mensualmente la misma. Jefe del Departamento de Tesorería
- Validará los oficios, Recibos y CLC’s de ministración del recurso para su envío a Salud.
- Contestará oportunamente mediante oficio dirigido al Director de Control de Ejercicio Presupuestal la respuesta del Reporte de Conciliación.
- Entregará impresión del reporte de disponibilidad del SIPC a la Subdirección de Recursos
Financieros para su seguimiento.
Departamento de Organización, Programación y Presupuesto
- Tramitará las adecuaciones al presupuesto para su inclusión al SIPC ante la Dirección de Gestión Presupuestaria de la Secretaría de Salud.
- Enviará a la Subdirección de Recursos Financieros copia de los oficios de Modificaciones al Presupuesto para su seguimiento y ministración de los recursos. Subdirección de Recursos Financieros
- Recibirá copia de los oficios de modificaciones al presupuesto y turnará copia al Departamento de Tesorería para solicitar las ministraciones del recurso fiscal conforme a la disponibilidad de las claves presupuestarias.
- Validará con visto bueno las CLC’s tramitadas para su ministración.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
M ATERIALES
• Relación de claves presupuestales. • Recibo de Ministración. • Control Programático de la Ministración del Recurso Fiscal. • Cuenta por Liquidar Certificada. • Relación de Documentos. • Comparativo de Sellos Presupuestales. • Conciliación y control de lo programado. • Asignación autorizada por la Subsecretaría de Administración y Finanzas de recursos por clave
programática presupuestal a nivel de gasto, así como la calendarización del recurso. • Adecuaciones presupuestarias autorizadas por la Subsecretaría de Administración y Finanzas,
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. • Reporte de Conciliación que emite la Secretaría de Salud. • Oficio de Ministración. • Hardware, Software y Consumibles.
REFERENCIAS
• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Procedimientos y Políticas Institucionales. • Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
1. Recibe de la Dirección General Adjunta Administrativa el oficio del
presupuesto autorizado para el ejercicio fiscal, así como las modificaciones (ampliaciones ó reducciones) que hagan durante el año fiscal por clave programática presupuestal a nivel de gasto, junto con la calendarización del recurso y lo turna al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
2. Recibe oficio del presupuesto autorizado, así como las modificaciones que se hagan en el transcurso del año, mediante oficio o con el SIPC revisa y turna al Profesional Ejecutivo de Flujo de Efectivo para su registro, control y seguimiento de las ministraciones que deposite la TESOFE.
3. Recibe oficio del presupuesto autorizado, así como las modificaciones que se hagan en el transcurso del año, registra y elabora el Control Programático de la Ministración del Recurso Fiscal que turna al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
4. Recibe el Control Programático de la Ministración, revisa y solicita al
Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo elabore los oficios de ministraciones y recibos por los gastos de servicios personales, ayuda para gastos de defunción, operación y de inversión en original y 2 copias dentro de los primeros 15 días del mes anterior al que se trate de acuerdo al presupuesto autorizado, así como de la disponibilidad existente.
5. Elabora Relación de claves presupuestales, imprime en original y 2
copias, turnando al Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo para que capture la CLC en el SIPC por clave programática del gasto, la relación de documentos anexos a la CLC y el comparativo de sellos presupuestales.
6. Captura la CLC en el SIPC por clave programática del gasto, relación de
documentos anexos a la CLC junto con el comparativo de sellos presupuestales, revisa e imprime los anexos y turna al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo para su revisión.
7. Recibe del Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo la documentación,
revisa, en su caso solicita correcciones, valida y turna al Jefe del Departamento.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE OFICINAS
CENTRALES Y CONTROL
DE PAGOS
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
8. Recibe los oficios y recibos de ministración, relación de claves
presupuestales, CLC, Relación de documentos y comparativo de sellos presupuestales, revisa, valida de información y recaba la firma de la Subdirección de Recursos Financieros, de la Dirección General Adjunta Administrativa y devuelve al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
9. Recibe firmados oficios y recibos de ministración, relación de claves presupuestales, CLC, Relación de documentos y comparativo de sellos presupuestales, obtiene 2 copias y turna al mensajero para su entrega a Salud.
10. Una vez entregados, recibe del mensajero los oficios y recibos de
ministración, relación de claves presupuestales, CLC, Relación de documentos y comparativo de sellos presupuestales, sellados de acuse de recibido de Salud y archiva en el expediente correspondiente.
11. Verifica en el Sistema Cash BBVA Bancomer, S.A., el depósito de la
TESOFE y una vez recibido le entrega copia del Estado de Cuenta al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
12. Recibe copia del Estado de Cuenta, revisa, coteja con los oficios de
ministración y turna al Técnico “B” Control de Pagos para elaborar la posición financiera, el desagregado por capitulo del depósito de la ministración para que le informe al Departamento de Contabilidad para su registro contable, por medio de la Posición Financiera.
13. Registra en el Control Programático el depósito, determinando
diferencias entre el presupuesto y el ministrado. 14. Recibe mensualmente de Salud el reporte de conciliación de las
ministraciones emitidas y entrega al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
15. Recibe el reporte de conciliación, revisa, solicita 3 copias y entrega el
original al Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo y las copias las turna mediante oficio a la Dirección de Planeación, Subdirección de Recursos Humanos y a la Subdirección de Recursos Financieros para su revisión y comentarios.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
16. Recibe reporte de conciliación y compara con las cifras determinadas en
el papel de trabajo Control Programático de la ministración del recurso fiscal.
17. Imprime como soporte de la conciliación el control del programático
resumiendo a clave programática, total acumulado, programado acumulado y ministrado acumulado, en caso de encontrar variaciones elabora notas aclaratorias.
18. Entrega el reporte de la conciliación de Salud, el control del
programático y en su caso notas aclaratorias al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
19. Recibe la conciliación, control programático y notas, revisa, valida y
elabora oficio de respuesta dirigido al Director de Control del Ejercicio del Presupuesto de Salud en original y 9 copias que turna al Jefe del Departamento de Tesorería para su firma.
20. Recibe el oficio en original y 9 copias, la conciliación, las notas y
comentarios, recaba la firma de la Subdirección de Recursos Financieros y posteriormente la firma de la Dirección General Adjunta Administrativa y distribuye de la siguiente manera:
Original: Director de Control del Ejercicio Presupuestal 1ª. Copia: Titular del Órgano Interno de Control en la SS 2ª. Copia: Director General de Programación, Organización y Presupuesto
en SS 3ª. Copia: Director General Adjunto de Programación y Presupuesto en la
SS 4ª. Copia: Subdirección de Gestión Financiera en la SS 5ª. Copia: Dirección de Planeación en CIJ 6ª. Copia: Subdirección de Recursos Financieros en CIJ 7ª. Copia: Subdirección de Recursos Humanos en CIJ 8ª. Copia: Jefe del Departamento de Tesorería (acuse) en CIJ
21. Termina procedimiento.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
PROFESIONAL EJECUTIVO FLUJO DE
EFECTIVO
SUBJEFE DE OFICINAS CENTRALES Y CONTROL
DE PAGOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA
MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
INICIA
1 3
A
4
Oficio
Recibe el Ctrol. Progr. de la
Ministración, revisa y solicita al
Prof. Ej. Flujo de Efec. elabore
los oficios de minist. y recibos
por los gastos de serv.personales, ayuda para gastos
de defunción, oper. y de inver.
en o.y 2 c. dentro de los
primeros 15 días del mes
anterioral que se trate .
5
Clave del Documento
Paginas
PR-DETES-007-E-M
8 de 10
Oficio
6
Control Pro
2
Recibe de la DGAA el oficio del
presup. autorizado para el
ejercicio fiscal, así como las
modificaciones que hagan
durante el año fiscal por claveprogram. Presup. a nivel de
gasto, junto con la calen. del
recurso y lo turna al Subjefe de
CIJ, UI y Flujo de Efectivo.Oficio
Recibe oficio del presup. aut.,
así como las modificaciones
que se hagan en el transcurso
del año, mediante oficio o con
el SIPC revisa y turna al Prof.Ej. de Flujo de Efectivo para su
registro, control y seguimiento
de las ministraciones que
deposite la TESOFE.
Control Pro.
Recibe oficio del presup.
autorizado, así como las
modificaciones, registra y
elabora el “Control Progr. de la
Ministración del RecursoFiscal” que turna al Subjefe de
CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
Comp.
Rel. Doctos
/2
Rel. Claves
Elabora Relación de claves
presupuestales, imprime en o.
y 2c., turnando al Profesional
Ejecutivo Flujo de Efectivo para
que capture la CLC en el SIPCpor clave programática del
gasto, la relación de
documentos anexos a la CLC,
y el comparativo de sellos
presupuestales.
Anexos
Comp.
Rel. Doctos.
/2
Rel. Claves
7
/2c.
Comp.
Rel. Doctos.
CLC
Rel. claves
Rec. Min.
Oficios
Recibe del Profesional
Ejecutivo Flujo de Efectivo la
documentación, revisa, en su
caso solicita correcciones,
valida y turna al Jefe delDepartamento.
Captura la CLC en el SIPC por
clave programática del gasto,
relación de documentos
anexos a la CLC junto con el
comparativo de sellospresupuestales, revisa e
imprime los anexos y turna al
Subjefe de CIJ, UI y Flujo de
Efectivo para su revisión.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
PROFESIONAL EJECUTIVO FLUJO DE
EFECTIVO
SUBJEFE DE OFICINAS CENTRALES Y CONTROL
DE PAGOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA
MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL
B
8
Clave del Documento
Paginas
PR-DETES-007-E-M
9 de 10
1011
Control
Edo. Cta.
A
Comp.
12
13
Registra en el Control
Programático el depósito,
determinando diferencias entre
el presupuesto y el ministrado.
Verifica en el Sistema Cash
BBVA Bancomer, S.A., el
depósito de la TESOFE y una
vez recibido le entrega copia
del Estado de Cuenta alSubjefe de CIJ, UI y Flujo de
Efectivo.
Rel. Doctos.
CLC
Rel. claves
Rec. Min.
Oficios
Comp.
Rel. Doctos.
CLC
Rel. claves
Rec. Min.
Oficios
Oficios
Recibe c. del Edo. de Cuenta,
revisa, coteja con los oficios de
ministración y turna al Técnico
“B” Control de Pagos para
elaborar la posición financiera,el desagregado por capitulo del
depósito de la ministración
para que le informe al Depto.
de Contabilidad para su
registro contable, por medio dela Posición Financiera.
Edo. Cta. c.
9
Comp.
Rel. Doctos.
CLC
Rel. claves
Rec. Min.
Oficios
Una vez entregados, recibe del
mensajero los oficios y recibos
de ministración, relación de
claves presupuestales, CLC,
Relación de documentos ycomparativo de sellos
presupuestales, sellados de
acuse de recibido de Salud y
archiva en el expediente
correspondiente.
Recibe firmados oficios y
recibos de ministración,
relación de claves
presupuestales, CLC, Relación
de documentos y comparativode sellos presupuestales,
obtiene 2c. y turna al
mensajero para su entrega a
Salud.
Recibe los oficios y recibos de
ministración, relación de claves
presupuestales, CLC, Relación
de doctos. y comparativo de
sellos presup., revisa, valida deinformación y recaba la firma
de la Subdir. de Rec. Finan.,
de la DGAA y devuelve al
Subjefe de CIJ, UI y Flujo de
Efectivo.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
PROFESIONAL EJECUTIVO FLUJO DE
EFECTIVO
SUBJEFE DE OFICINAS CENTRALES Y CONTROL
DE PAGOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA
MINISTRACIÓN DEL GOBIERNO FEDERALClave del Documento
Paginas
PR-DETES-007-E-M
10 de 10
16
Reporte
B
17
2019
Recibe reporte de conciliación
y compara con las cifras
determinadas en el papel de
trabajo Control Programático
de la ministración del recursofiscal.
TERMINA
21
14
Reporte
15
Reporte
Notas
Control
18
Imprime como soporte de la
conciliación el control del
programático resumiendo a
clave programática, total
acumulado, programadoacumulado y ministrado
acumulado, en caso de
encontrar variaciones elabora
notas aclaratorias.
/9
Notas
Control
Reporte
Entrega el reporte de la
conciliación de Salud, el
control del programático y en
su caso notas aclaratorias al
Subjefe de CIJ, UI y Flujo deEfectivo.
Oficio
Notas
Recibe la conciliación, control
programático y notas, revisa,
valida y elabora oficio de
respuesta dirigido al Director
de Control del Ejercicio delPresupuesto de Salud en o. y 9
c. que turna al Jefe del
Departamento de Tesorería
para su firma.
Control
Conciliación
Notas
Conciliación
/9
Oficio
Recibe el oficio en o. y 9 c., la
conciliación, las notas y
comentarios, recaba la firma de
la Subdirección de Recursos
Financieros y posteriormente lafirma de la DGAA y distribuye.
Recibe el reporte de
conciliación, revisa, solicita 3 c.
y entrega el o. al Profesional
Ejecutivo Flujo de Efectivo y las
copias las turna mediante oficioa la Dirección de Planeación,
Subdirección de Recursos
Humanos y a la Subdirección
de Recursos Financieros para
su revisión y comentarios.
Recibe mensualmente de
Salud el reporte de conciliación
de las ministraciones emitidas
y entrega al Subjefe de CIJ, UI
y Flujo de Efectivo.
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y
CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
CODIGO: PR-DETES-008-E-M
Elaboró: Departamento de Tesorería
Firma:
Analizó e Integró: Departamento de Organización
Revisó: Dirección General Adjunta Administrativa
Dirección de Planeación
Subdirección de Recursos Financieros
Aprobó: Dirección General
CONTENIDO
PAG. OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
RESPONSABILIDADES 3
MATERIALES 6
REFERENCIAS 6
PROCEDIMIENTO 7
FLUJOGRAMA 11
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del Archivo
Julio 2006- Julio 2007 Agosto 2007 a:/IngGasto
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Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
OBJ ETIVO
Determinar las actividades necesarias para que el Departamento de Tesorería realice la proyección y el seguimiento del ejercicio del presupuesto, determinando la disponibilidad financiera de la Institución, que permita cumplir con los compromisos durante el año, con la finalidad de informar a la Dirección General Adjunta Administrativa y contribuir en la adecuada toma de decisiones financieras.
ALCANCE
Al Departamento de Tesorería, Dirección General Adjunta Administrativa, Dirección de Planeación, Subdirección de Recursos Financieros, Subdirección de Adquisiciones y Servicios, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Internamiento, Departamento de Programación, Departamento de Nominas e Impuestos, Departamento de Contabilidad y Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Disponibilidad Financiera: Efectivo del que se puede disponer para hacer frente a las obligaciones de la Institución, el cual resulta de comparar el presupuesto ingresado menos el presupuesto pagado.
Disponibilidad Presupuestal: Resultado de la comparación del presupuesto autorizado menos el
Presupuesto pagado y presupuesto devengado. Concepto de Gasto: Es el nivel de agregación intermedio que identifica el conjunto homogéneo y ordenado de los bienes y servicios, producto de la desagregación de cada capítulo de gasto. Institución: Centros de Integración Juvenil, A.C. CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil UI: Se refiere a las Unidades de Internamiento Terceros: Corresponde a operaciones registradas primero como retención y posteriormente se
entrega la retención al propietario de los recursos.
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
Recuperables: Se refiere a las operaciones que de origen son erogación y posteriormente se recupera
Recurso Fiscal: Transferencias otorgadas por el Gobierno Federal. Recurso Propio: Recursos obtenidos por la venta de bienes y servicios e ingresos diversos. Remesa: Envío de dinero a los CIJ y UI Presupuesto Ingresado: Se refiere a los recursos fiscales ministrados y recursos propios
obtenidos. Presupuesto Pagado: Se refiere a los gastos que ya se cubrieron con la emisión de un cheque o
transferencia electrónica. Presupuesto Devengado: Se refiere a los compromisos cumplidos y vencidos que no se cobraron
o no se liquidaron en su oportunidad. Presupuesto Autorizado: Se refiere al recurso autorizado en el Presupuesto de Egresos de la
Federación para la Institución. Presupuesto Ejercido: Resultado de la suma del presupuesto pagado más el presupuesto
devengado. SIF: Sistema Integral Financiero.
SSA: Secretaría de Salud
Valija: Se refiere a la documentación que envían o reciben de los CIJ y/o UI.
Ministración: Se refiere al depósito efectuado por la Tesorería de la Federación a la Institución para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo al presupuesto autorizado.
INTRANET: Red local institucional de Centros de Integración Juvenil, A.C. Cuentas Contables:
1109 Deudores Diversos 1118 Anticipos a Proveedores y Contratistas 1124 Gasto a Comprobar 1125 Anticipos Gastos de Viaje 2103 Impuestos y Derechos por pagar 2105 Proveedores 2106 Acreedores Diversos
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
RESPONSABILIDADES Departamento de Tesorería
- Proyectara anualmente el ingreso y gasto de la Institución por capitulo, partida y por mes para el desarrollo de sus actividades, con base al Presupuesto de Egresos de la Federación de cada ejercicio y a la información proporcionada por los Departamentos de Programación y de Empleo y Política Salarial.
- Registrará el presupuesto autorizado y ministrado calendarizado por mes y por partida.
- Determinará mensualmente el presupuesto ejercido.
- Determinará la disponibilidad financiera mensualmente para invertirla conforme al Procedimiento para las Inversiones de las Disponibilidades Financieras.
- Conciliará mensualmente con el Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal la
disponibilidad de los diversos capítulos.
- Informará mensualmente a la Dirección General Adjunta Administrativa las disponibilidades financieras obtenidas para su análisis y toma de decisiones.
- La Secretaria recibirá, elaborará y enviará los memorándums y/o documentos que se generen en el
departamento, sellando los acuses correspondientes y turnará al Jefe y/o Subjefe del mismo los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades así lo requieran.
Departamento de Programación
- Proporcionará anualmente a la Dirección General Adjunta Administrativa mediante oficio el presupuesto original autorizado por la SSA, calendarizado y distribuido por partida, clave presupuestal, desglosado por recurso propio y fiscal, del gasto de operación e inversión por partida.
- Informará y proporcionará a la Dirección General Adjunta Administrativa mediante oficio el Presupuesto modificado por los rubros de operación e inversión calendarizado por partida, clave presupuestal y desglosado por recurso propio y fiscal.
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
Departamento de Contabilidad
- Proporcionará mensualmente mediante memorándum dirigido al Departamento de Tesorería el auxiliar de las siguientes cuentas contables 1109, 1118, 1124, 1125, 2103, 2105, 2106, 2110 Departamento de Nóminas e Impuestos
- Proporcionará quincenalmente mediante memorándum dirigido al Departamento de Tesorería el “Resumen de Nomina por Unidad.”
Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal
- Informará mensualmente mediante memorándum al Departamento de Tesorería los diversos compromisos de pago que contraigan otros Departamentos.
- Conciliará mensualmente con el Departamento de Tesorería la disponibilidad de los diversos capítulos.
Subdirección de Adquisiciones y Servicios
- Proporcionará oportunamente al Departamento de Tesorería copia de las Licitaciones y Fallos, copia de los Contratos de Adquisiciones y/o Contratos de Servicios celebrados por la Institución con otras Personas Físicas ó Morales, para su provisión y seguimiento financiero.
- Proporcionará mensualmente la Cedula de Arrendamiento de los Bienes Inmuebles ocupados por la Institución y los CIJ y UI.
- Enviará oportunamente al Departamento de Tesorería la información correspondiente al capítulo
2000 “Materiales y Suministros”, capítulo 3000 “Servicios Generales” y capítulo 5000 y 6000 “Bienes Muebles e Inmuebles y Obra Pública”.
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
Departamento de Empleo y Política Salarial
- Proporcionará anualmente mediante memorándum dirigido a la Subdirección de Recursos Financieros el Presupuesto del “Capitulo 1000 Servicios Personales” autorizado por la SSA calendarizado por partida y clave presupuestal.
- Informará y proporcionara mensualmente mediante memorándum a la Subdirección de Recursos
Financieros el Presupuesto modificado de servicios personales calendarizado, por partida, por clave presupuestal. CIJ y/o UI
- Enviará la información de los ingresos obtenidos y gastos realizados en forma oportuna y completa al Departamento de Tesorería. Dirección General Adjunta Administrativa
- Proporcionará al Departamento de Tesorería a través de la Subdirección de Recursos Financieros, el Oficio del Presupuesto Original Autorizado por recurso fiscal y propio, desglosado por partida, clave presupuestal y calendarizado de acuerdo al Presupuesto de Egresos de la Federación de servicios personales, gasto de operación e inversión para el ejercicio.
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
M ATERIALES
• SIF • Movimientos en Posiciones Financieras • Presupuesto (original o modificado) Autorizado calendarizado por partida y desglosado en
recurso propio y fiscal • Relación de cheques en tránsito • Auxiliares de cuentas contables 1109, 1118, 1124, 1125, 2103, 2105, 2106, 2110 • Resumen de Nómina por Unidad • Cedula de Arrendamiento • Ministraciones del Subsidio Federal • Cuadro de Ingresos Mensual • Estados de Cuenta Bancaria • Software, Hardware y Consumibles
REFERENCIAS
• Ley de Presupuestos de Egresos de la Federación • Manual de Normas Presupuestarias • Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. • Procedimiento para las Inversiones de las Disponibilidades Financieras • Procedimiento para la Proyección y Control de Recurso Propio • Procedimiento para el tramite y pago de Solicitudes de cheque y/o envío de Orden de Remesa
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
1. Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial el presupuesto del
capítulo 1000 “Servicios Personales” desglosado por partida, clave presupuestal y calendarizado, revisa que sea el ejercicio en curso y turna al Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo.
2. Recibe Presupuesto Autorizado del capítulo 1000 “Servicios Personales” y el Presupuesto Anual Autorizado de Gasto de Operación e Inversión anual del ejercicio, revisa y elabora el Formato de Proyección de ingreso-gasto y estima el gasto de acuerdo a los siguientes criterios:
Capitulo 1000 “Servicios Personales”. Los importes correspondientes a los meses de enero a noviembre, se realizan con base en la nómina de la 1ª. Quincena de noviembre del año anterior, mientras que diciembre se elabora en base a las cifras de la 2ª quincena de diciembre del año anterior y el aguinaldo.
Capitulo 2000 “Materiales y Suministros”. Se elabora con base en el comportamiento del año anterior, a excepción de aquellas partidas de las cuales se tiene Licitación anticipada.
Capitulo 3000 “Servicios Generales”. Se elabora la proyección de las cifras con base en el comportamiento del año anterior a excepción de aquellas partidas de la cuales se tenga una Licitación anticipada o contrato, y de la partida 3201 la cual se hace con base en la Cédula de Arrendamiento proporcionada por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Capitulo 5000 y 6000 “Bienes muebles e inmuebles y Obra Pública”. Se determina de acuerdo al presupuesto autorizado.
3. Archiva e integra el expediente del Presupuesto Anual Autorizado de
Gasto de Operación e Inversión anual del ejercicio y el Presupuesto del capítulo 1000 “Servicios Personales” para su posterior consulta y seguimiento.
4. Anota en el formato de proyección de Ingreso-Gasto como saldo inicial del ejercicio el saldo final del ejercicio anterior, suma ingresos proyectados de recurso propio y fiscal y resta el gasto por capitulo, determinando el saldo final por mes.
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PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
5. Imprime el Formato de la proyección de Ingreso-Gasto y lo turna al
Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo para su validación. 6. Recibe Formato de la proyección de Ingreso-Gasto, revisa y turna al Jefe
del Departamento para su visto bueno. 7. Recibe Formato de la proyección de Ingreso-Gasto, revisa, firma de visto
bueno y devuelve al Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo para su seguimiento mensual conforme a lo ministrado y ejercido real.
Registro del Presupuesto Ejercido
8. Recibe del Departamento de Nóminas e Impuestos el Resumen de
Nómina por Unidad, captura los movimientos por partida y ordena.
9. Recibe mensualmente de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios las Cédulas de Arrendamiento y provisiona los importes en la partida 3201.
10. Obtiene auxiliar de remesas del SIF, acorde a la fecha de corte y ordena
por cuenta, subcuenta y partida.
11. Obtiene base de datos de cheques del SIF, acorde a la fecha de corte y ordena por cuenta, subcuenta y partida.
12. Considera de la Posición Financiera los pagos que se realizaron a través
del sistema bancario, vía transferencia electrónica acordes a la fecha de corte y ordena por cuenta, subcuenta y partida.
13. Recibe del Programador Analista de Sistemas Macrocomputacionales y Pago de Nómina al siguiente día hábil a la expedición de la nómina, el expediente del pago de la misma del personal y mandos medios de Zona Metropolitana, Oficinas Centrales y Zona Foránea; captura los movimientos por partida y ordena.
14. Concentra toda la información recibida, determina el importe de terceros,
terceros recuperables, el pagado por partida y la disponibilidad financiera a la fecha de corte; y archiva la documentación obtenida en el expediente correspondiente, como información anexa al Formato de Integración de Saldo Bancario.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
PROFESIONAL EJECUTIVO
FLUJO DE EFECTIVO
Registro del Presupuesto Fiscal Ingresado y Captación de Recursos Propios
15. Determina el Ingreso Fiscal:
De acuerdo al Presupuesto Autorizado, captura por clave programática presupuestal a nivel mensual y obtiene un total acumulado.
Determina subtotales por capítulo y un gran total
Posteriormente conforme se ministra el recurso vía transferencia electrónica por parte de la Tesorería de la Federación coteja y desglosa de acuerdo a la clave programática presupuestal.
Determina variaciones entre lo programado y lo ministrado e informa al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
Desglosa la ministración por partida de acuerdo al presupuesto autorizado y el depósito vía transferencia electrónica, en caso de existir diferencias entre lo depositado y lo autorizado, los departamentos encargados del presupuesto deberán proporcionar esta información a fin de que se desglose por partida.
NOTA: Captura los ingresos por recurso propio desglosado por partida del
gasto acorde a la fecha del corte, el cual es previamente determinado por el Técnico B Control de Gastos CIJ y UI conforme al Procedimiento para la Proyección y Control de Ingreso de recurso Propio.
16. Determina la disponibilidad financiera restando del ingreso fiscal y
propio el gasto real determinado y turna al Jefe de Departamento la disponibilidad financiera real.
17. Recibe del Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal los compromisos de pago, revisa y turna al Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo.
18. Recibe los compromisos y revisa que aquellos programados a una fecha
determinada se hayan cumplido, en caso contrario reprograma la fecha de compromisos de acuerdo a la información con que cuente al momento.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
SUBJEFE DE CIJ, UI Y
FLUJO DE EFECTIVO
JEFE DEL DEPTO. DE
TESORERÍA
19. Determina la disponibilidad presupuestal restando del ingreso fiscal y
propio el gasto real y los compromisos, obtiene total y lo da a conocer al Jefe del Departamento.
20. Concilia mensualmente con el Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal la disponibilidad mensual y acumulada de los diversos capítulos.
21. Elabora formatos de Disponibilidad Financiera-Presupuestal y Formato
de Integración del Saldo Bancario Institucional desglosando por capítulo de gasto los compromisos recientes, compromisos no pagados del ejercicio actual y compromisos no pagados de ejercicios anteriores, la disponibilidad presupuestal determinada y más los cheques en tránsito.
22. Imprime formatos de Disponibilidad Financiera-Presupuestal y de
Integración del Saldo Bancario Institucional y turna al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.
23. Una vez que cuenta con el Saldo Bancario del Gasto Real, lo compara
con el formato de la Proyección de Ingreso-Gasto, apoyándose de los auxiliares de las cuentas contables 1109,1118, 1124, 1125, 2103, 2105, 2106, 2110, y elabora comentarios a las variaciones.
24. Elabora un informe que turna al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo
junto con los formatos de Disponibilidad Financiera-Presupuestal.
25. Recibe formatos de Disponibilidad Financiera-Presupuestal e Integración del Saldo Bancario Institucional, informe de comentarios a las variaciones, revisa y valida que la información sea correcta y turna al Jefe de Departamento.
26. Recibe formatos de Disponibilidad Financiera-Presupuestal junto con el
informe, revisa e integra los comentarios a las variaciones, y valida que la información sea congruente.
27. Informa mensualmente mediante memorándum acerca del Saldo
Bancario a la Dirección General Adjunta Administrativa y Subdirección de Recursos Financieros para la adecuada toma de decisión al solicitar la siguiente ministración a la SSA.
28. Termina procedimiento.
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Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA Clave del Documento
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JEFE DEL DEPARTAMENTODE TESORERÍA
PROFESIONAL EJECUTIVOFLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
INICIO
1
A
3
4
5Proyec. Ing-Gasto
Proyec. Ing-Gasto.
Capítulo 1000
2
Presup. Anual Aut.
Capítulo 1000
Presup. Anual Aut.
Capítulo 10000
5
Recibe del Depto. de Empleo y Política
Salarial el presupuesto del capítulo 1000
“Servicios Personales” desglosado por
partida, clave presupuestal y
calendarizado, revisa que sea el ejercicioen curso y turna al Profesional Flujo de
Efectivo
Recibe Presupuesto Autorizado del
capítulo 1000 “Servicios Personales” y el
Presupuesto Anual Autorizado de Gasto de
Operación e Inversión anual del ejercicio,
revisa y elabora el Formato de Proyecciónde ingreso-gasto y estima el gasto de
acuerdo con los criterios.
Archiva e integra el expediente del
Presupuesto Anual Autorizado de Gasto de
Operación e Inversión anual del ejercicio y
el Presupuesto del capítulo 1000 “Servicios
Personales” para su posterior consulta yseguimiento
Anota en el formato de proyección de
Ingreso-Gasto como saldo inicial del
ejercicio el saldo final del ejercicio anterior,
suma ingresos proyectados de recurso
propio y fiscal y resta el gasto por capitulo,determinando el saldo final por mes
Recibe Formato de la proyección de
Ingreso-Gasto, revisa y turna al Jefe del
Departamento para su visto bueno
Proyec. Ing-Gasto
6
Imprime el Formato de la proyección de
Ingreso-Gasto y lo turna al Subjefe de CIJ,
UI y Flujo de Efectivo para su validación
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PROFESIONAL EJECUTIVOFLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
7
B
9
10
Auxiliares
Proy. Ingg.-Gasto
8
Resumen Nomina
Céedulas
11
Recibe Formato de la proyección de
Ingreso-Gasto, revisa, firma de visto bueno
y devuelve al Profesional Ejecutivo Flujo de
Efectivo para su seguimiento mensual
conforme a lo ministrado y ejercido real
Recibe mensualmente de la Subdirección
de Adquisiciones y Servicios las Cédulas
de Arrendamiento y provisiona los importes
en la partida 3201
Obtiene auxiliar de remesas del SIF,
acorde a la fecha de corte y ordena por
cuenta, subcuenta y partida
A
Recibe del Departamento de Nóminas e
Impuestos el Resumen de Nómina por
Unidad, captura los movimientos por
partida y ordena
12
Considera de la Posición Financiera los
pagos que se realizaron a través del
sistema bancario, vía transferencia
electrónica acordes a la fecha de corte y
ordena por cuenta, subcuenta y partida
Obtiene base de datos de cheques del SIF,
acorde a la fecha de corte y ordena por
cuenta, subcuenta y partida
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PROFESIONAL EJECUTIVOFLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
C
14
15
13
Expediente
16
B
Recibe del Programador Analista de
Sistemas Macrocom. y Pago de Nómina al
siguiente día hábil a la expedición de la
nómina, el expediente del pago de la
misma del personal y mandos medios deZ.M, Oficinas Centrales y Z.F.; captura los
movimientosporpartida y ordena
Determina la disponibilidad financiera
restando del ingreso fiscal y propio el gasto
real determinado y turna al Jefe de
Departamento la disponibilidad financiera
real
Doctos.
Concentra toda la información recibida,
determina el importe de terceros, terceros
recuperables, el pagado por partida y la
disponibilidad financiera a la fecha de
corte; y archiva doctos. en el expedientecorresp., como información anexa al
Formato de Integración de Saldo Bancario
NOTA: Captura los ingresos por recurso
propio desglosado por partida del gasto
acorde a la fecha del corte, el cual es
previamente determinado por el Técnico B
Control de Gastos conforme alProcedimiento para la Proyección y Control
de Ingreso de recurso Propio
Determina el Ingreso Fiscal
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Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA Clave del Documento
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PROFESIONAL EJECUTIVOFLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
D
18
19
17
Compromisos
20
C
Recibe del Departamento de Análisis
Financiero y Control Presupuestal los
compromisos de pago, revisa y turna al
Profesional Ejecutivo Flujo de Efectivo
Compromisos
Recibe los compromisos y revisa que
aquellos programados a una fecha
determinada se hayan cumplido, en caso
contrario reprograma la fecha de
compromisos de acuerdo a la informacióncon que cuente al momento
Determina la disponibilidad presupuestal
restando del ingreso fiscal y propio el gasto
real y los compromisos, obtiene total y lo
da a conocer al Jefe del Departamento
21
Elabora formatos de Disponib. Fin.Presup.
y Formato de Integración del Saldo
Bancario Inst. desglosando por capítulo de
gasto los compromisos recientes,
compromisos no pagados del ejercicioactual y compromisos no pagados de
ejercicios anteriores, la disponibilidad
presupuestal determinada y más los
cheques en tránsito
Concilia mensualmente con el
Departamento de Análisis Financiero y
Control Presupuestal la disponibilidad
mensual y acumulada de los diversos
capítulos
Formatos
PROCEDIMIENTO PARA PROYECTAR INGRESO-GASTO
Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA Clave del Documento
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PROFESIONAL EJECUTIVOFLUJO DE EFECTIVO
SUBJEFE DE CIJ, UI Y FLUJO DE EFECTIVO
22
23
24
D
Formatos
Imprime formatos de Disponibilidad
Financiera-Presupuestal y de Integración
del Saldo Bancario Institucional y turna al
Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo
Una vez que cuenta con el Saldo Bancario
del Gasto Real, lo compara con el formato
de la Proyección de Ingreso-Gasto,
apoyándose de los auxiliares de las
cuentas contables 1109,1118, 1124, 1125,2103, 2105, 2106, 2110, y elabora
comentarios a las variaciones.
25
Formatos
Elabora un informe que turna al Subjefe de
CIJ, UI y Flujo de Efectivo junto con los
formatos de Disponibilidad Financiera-
Presupuestal
Informe
Formatos
Informe 26
Formatos
Informe
27
Recibe formatos de Disponibilidad
Financiera-Presupuestal e Integración del
Saldo Bancario Institucional, informe de
comentarios a las variaciones, revisa y
valida que la información sea correcta yturna al Jefe de Departamento
Recibe formatos de Disponibilidad
Financiera-Presupuestal junto con el
informe, revisa e integra los comentarios a
las variaciones, y valida que la información
sea congruente
TERMINO
Informa mensualmente mediante
memorándum acerca del Saldo Bancario a
la Dirección General Adjunta Administrativa
y Subdirección de Recursos Financieros
para la adecuada toma de decisión alsolicitar la siguiente ministración a la SSA
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