MC MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN VERSIÓN: 10.0 ......20/03/2012 Ajustar procedimiento Recepción...

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0

FECHA: 28 FEBRERO DE 2020

CONTROLADO SÍ (x) NO () PÁGINA 1 de 26

Elaboró: Comité de Calidad

Revisó: Alexander Ramos Mendoza

Aprobó: Omar Lozano Flórez

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TABLA DE CONTENIDO 1. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................... 7 2. OBJETIVO ................................................................................................................. 8

3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ................................... 8 3.1. RESPONSABILIDAD .......................................................................................... 8 3.2. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 8 3.3. DISTRIBUCIÓN .................................................................................................. 9

4. REQUISITOS NO APLICABLES ............................................................................... 9 5. ESTRUCTURA Y CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................................................................................. 9

6. INFORMACIÓN DOCUMENTADA REQUERIDA EN LA NORMA ISO 9001:2015. 10 6.1. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS DE LA ORGANIZACIÓN ...................... 10

7. CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA ..................... 11 7.1. NATURALEZA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA .................................................................................................................. 11 7.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................ 11 7.3. CORRELACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS CGDC . 12

8. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................. 12

8.1. MISION ............................................................................................................. 13 8.2. VISION .............................................................................................................. 13 8.3. POLÍTICA DE CALIDAD ................................................................................... 13

8.4. OBJETIVOS DE CALIDAD (CORPORATIVOS) Y CONTEXTO ....................... 13 9. PROCESOS ............................................................................................................ 14

10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ........................................................................................................................... 17

10.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO: .............................. 17

10.1.2. Responsabilidad ......................................................................................... 17 10.1.3. Procedimientos documentados asociados ................................................. 18

10.2. PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA ............................................ 18

10.3. PROCESO DE CONTROL FISCAL ............................................................... 19 10.4. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL .............................................. 19 10.7. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................... 21 10.8. PROCESO ADMINISTRACION DEL RECURSO FÍSICO ............................. 22 10.9. PROCESO MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL ...................................... 22

10.10. PROCESO GESTION DE CALIDAD ............................................................. 23 11. MEDICION DE LA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD ................................... 23 12. COMUNICACIONES ............................................................................................... 25 13. LOCALIZACIÓN: ..................................................................................................... 26


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CONTROL DE CAMBIOS.

VERSION ACTO

ADMINISTRATIVO FECHA ORIGEN DEL CAMBIO

1.0 RESOLUCION Nº 1207 3/12/2008 Implementa el SGC en la CGDC

2.0 RESOLUCION Nº 0973 10/11/ 2009 Modificación procedimientos, ajustes a la misión, política de calidad SGC

3.0 RESOLUCION Nº 0132 22/02/11

Ajustar el manual de calidad a los requerimientos del decreto 4485 de 18 noviembre de 2009 y se adopta la NTCGP 1000:2009. Armonización MECÍ y calidad, se cambia logo y pie de página, y mapa de procesos.

4.0 RESOLUCION Nº 0575 9/9/2011 ajustar procedimientos, cambio alcance y política de calidad, inclusión de procedimientos, e indicadores, inclusión del requisito 7.5.2 NTCGP 1000: 2009

4.1 DOCUMENTOS APROBADOS

13/01/2012 Ajustar procedimiento vinculación de personal.


13/02/2012

Ajustar procedimientos de: Auditoría, de Recepción y revisión de la cuenta, y el de Elaboración del Informe Financiero.


05/03/2012 Ajustar procedimiento Guía Auditorías Internas de Calidad


20/03/2012 Ajustar procedimiento Recepción de Denuncias

5.0 RESOLUCION Nº 0246 18/04/2012

Ajustar el manual de calidad con el Plan Estratégico 2012-2015 “Efectividad y Oportunidad en el Control a la Gestión Pública”, el cual hace ajustes en la redacción a la misión, visión y política de calidad de la entidad.


31/01/2013 20/03/2013

Ajustar la Guía de Administración de Riesgos en la CGDC. Ajustes a procedimientos del Proceso Administración del Recurso Financiero (Procedimiento de recaudo y Procedimiento del PAC).


28/02/2013

Ajuste de Procedimiento de Auditorías de Control Interno. Creación del Procedimiento de Auditorías Internas del Sistema de Gestión de Calidad y Procedimiento Programa de Auditorías Internas al SGC.

6.0 RESOLUCION Nº 0007 13/01/2014

Ajustar el manual de calidad por el cambio de responsabilidades en algunos procesos debido al nuevo Manual de Funciones de la CGDC, se fusiona el Proceso Control Fiscal Ambiental al Proceso Control Fiscal y a las exigencias de aplicabilidad de la nueva guía de auditoría territorial


21/01/2014 Ajustes al Procedimiento para la recepción de denuncias


28/05/2014

Ajuste de los Procedimiento de Auditoria al Balance, Procedimiento Informe Financiero, Procedimiento para el Registro de las Operaciones de Crédito Publico y Elaborar Informe de la Deuda Pública Territorial


14/08/2014 Ajustes a Anexos del Procedimiento de Responsabilidad Fiscal y jurisdicción Coactiva.

6.1 DOCUMENTOS 02/02/2015 Ajustes al Procedimiento Auditoria Exprés y al Procedimiento


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APROBADOS Auditorias Regulares y Especiales del Proceso de Control Fiscal.

7.0 RESOLUCION N° 0345 04/08/2015 Actualización de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno versión 2014


05/10/2015 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva código M2P3-01 modifica actividades 24, 25 y el Anexo 18


05/10/2015 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de responsabilidad fiscal código M2P3-02 Procedimiento sancionatorio en la Actividad 20.

8.0 RESOLUCION N° 0118 25/04/2016

Ajustar el manual de calidad con el Plan Estratégico 2016-2019“Gestión Vigilante y Eficiente al Servicio de la Ciudadanía” el cual hace ajustes en la redacción a la misión, visión y política de calidad de la entidad.


15/11/2016 Ajustar en el procedimiento M2P1-06 inst medir percepción de clientes, el anexo 1, correspondiente a las encuestas.


13/06/2016 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de responsabilidad fiscal código M2P3-01 Procedimiento RF y Jurisd. Coactiva.


13/06/2016 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de responsabilidad fiscal código M2P3-02 Procedimiento Sancionatorio (Anexos).


20/06/2016 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de Control Fiscal código M2P2-02 Procedimiento Auditorías exprés –Actividades y Anexo 6.


20/06/2016 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de Control Fiscal código M2P2-01 Procedimiento Auditorías Regular y / o especial Actividad 10.


13/07/2016 Ajustar el manual de calidad por el cambio en procedimientos en el proceso de responsabilidad fiscal código M2P3-02 Procedimiento Sancionatorio Actividad 11

9.0 RESOLUCIÓN N° 0059 04/04/2018

Se revisa el manual y se actualiza. Se ratifica el alcance del SGC, se cambia el termino Exclusiones por Requisitos No aplicables y se describen los que no aplican al SGC de la CGDC, se homologa el nombre de manual de calidad por Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, se referencia la Plataforma Documental, se actualiza el organigrama, se referencia el contexto de la organización, se aclara como se medirán los objetivos de calidad, se actualiza el mapa de proceso con la inclusión de las partes interesadas, se incluye la matriz de comunicaciones, se actualiza los teléfonos de la CGDC y se inserta fotografía de la sede.

10.0 RESOLUCIÓN N° 0053 28/02/2020

Adoptar la versión 10.0 del Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría General del Departamento de Córdoba - CGDC, el cual establece las generalidades de las actualizaciones, los requisitos para establecer, documentar, implementar y mantener el SGC de la CGDC.


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INTRODUCCIÓN El compromiso de la Alta dirección de la Contraloría General del Departamento de Córdoba – CGDC, es mantener como decisión estratégica el Sistema Gestión de la Calidad en la Entidad, dado que la implementación de este ha permitido identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y demás partes interesadas, cumplir con los requisitos legales y de la necesidad de proporcionar eficiencia, transparencia, eficacia y efectividad en todos los procesos. El presente Manual del Sistema de Gestión de la Calidad corresponde a la versión 10.0, que incorpora la revisión y actualización del contexto de la organización, caracterizaciones, procedimientos de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, en relación los requisitos que debemos mantener conforme a la Norma ISO 9001:2015. De igual forma se ha buscado mantener la coherencia con la plataforma estratégica adoptada, permitiendo así dirigir y evaluar el desempeño institucional siempre orientado a mejorar la calidad de los productos; proveer información confiable; ejercer de manera participativa y transparente la participación ciudadana y control político, emprender acciones preventivas y correctivas, tener la completa disposición por la mejora continua, satisfacer a los clientes, simplificar procesos y crear un clima laboral con talento humano competente orientado hacia la productividad. Ratifico los compromisos adquiridos en mi calidad de Contralor General del Departamento de Córdoba:

Participar en las actividades que se adelanten en el proceso de seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad, en la Contraloría General del Departamento de Córdoba, con el propósito de mantener la Certificación de la Calidad de nuestros procesos bajo los estándares de las Normas de Calidad ISO 9001:2015 y actualización MECI en los 5 Componentes y las 3 líneas de defensa, tal como lo establece la dimensión 7 del MIPG.

Realizar los ajustes que sean necesarios en el Sistema de Gestión de la Calidad, acorde con la norma ISO 9001:2015.

Gestionar los recursos necesarios para el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad; promoviendo nuestro accionar diario hacia el Servicio a la comunidad (Cliente) y el incremento de su satisfacción logrando el mejoramiento continuo.


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Liderar lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad en coordinación con el Comité de Calidad, para asegurar a la Contraloría General del Departamento de Córdoba, el adecuado mantenimiento y seguimiento continuo de la aplicación de este Manual y de sus procesos.

He delegado la responsabilidad y autoridad a los responsables de procesos para orientar y desarrollar las acciones necesarias que aseguren la implementación, mantenimiento, seguimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría General del Departamento de Córdoba de acuerdo a la NTC ISO 9001:2015.

OMAR LOZANO FLÓREZ Contralor General del Departamento de Córdoba


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1. RESEÑA HISTÓRICA

La Contraloría General del Departamento de Córdoba fue creada mediante decreto No. 02 de 24 de julio de 1952, expedido por la Junta Organizadora y Coordinadora del Departamento, firmado por el presidente de la Junta y el secretario. El documento fue aprobado por la junta en pleno, las funciones de la Contraloría fueron determinadas por decreto separado y se procedió a designar a Rafael Grandeth como primer Contralor General del Departamento. Inicialmente los Contralores se elegían por decreto del Gobernador y eran del partido distinto al ejecutivo departamental. Posteriormente desde el año 1958 se elegían por terna ante la Asamblea Departamental para un periodo de dos (2) años y a partir de la constitución del 1991, en su artículo 272 se designa un periodo al contralor Departamental igual al de los Gobernadores de tres (3) años, y el acto legislativo 02 de agosto 6 de 2002, modifica el artículo 303 de la constitución y establece que los gobernadores tendrán periodos institucionales de cuatro (4) años. La Constitución de 1991 introdujo para el control fiscal, cambios sustanciales tales como: el periodo del Contralor, proceso de selección, aplicación del Control posterior y selectivo, entre otros. En esta dinámica y atemperándose a la carta política, la Asamblea Departamental de Córdoba, aprobó la ordenanza No.04 de 21 de mayo de 1.996 mediante la cual se estableció la estructura orgánica de la Contraloría General del Departamento de Córdoba y se autorizó la planta de personal, grado de los cargos y se dictaron otras disposiciones. Uno de los aspectos principales fue la reducción del tamaño en términos de planta que traía la Contraloría, quedando con una planta de 90 cargos. En cumplimiento a la ley 617 de 2000 esta Contraloría se ve obligada a modificar la estructura orgánica y la planta de personal, lo cual se efectúa mediante la Ordenanza No. 08 de julio 28 de 2001 fijándose una planta de 30 cargos con criterios de funcionabilidad y profesionalismo, con el fin de obtener resultados de interés común, de beneficio general y asegurar el cumplimiento de la función pública de control fiscal en el departamento de Córdoba. A través de exigencias en el servicio la ordenanza 01 de marzo 5 de 2008, aprobó la planta de personal de la Contraloría General del Departamento de Córdoba compuesta por 37 funcionarios; mediante ordenanza Nº 08 de 4 noviembre de 2010, se aprobó la planta de cargos con 54 funcionarios, y mediante Ordenanza 13 de noviembre 8 de 2013 se realizan ajustes al manual de funciones de acuerdo a los perfiles requeridos, manteniéndose la planta con 54 funcionarios. El 19 de enero de 2018 se actualiza el


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manual de funciones de acuerdo al decreto 2484 de 2014, mediante resolución 0017. Mediante Resolución 0108 del 19 mayo de 2020 se hacen nuevas actualizaciones al manual específico de funciones y competencias laborales, para los empleados de plata de personal de la Contraloría General del Departamento de Córdoba. Se mantiene la planta de funcionarios con 54.

2. OBJETIVO

El Objetivo de este Manual del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General del Departamento de Córdoba - CGDC es describir de manera general nuestro Sistema de Gestión; determinar autoridades, responsabilidades y referenciar los procedimientos generales para todas sus actividades, así como presentar el Sistema de Gestión de la Calidad a nuestros clientes y demás partes interesadas informándoles sobre los controles específicos implementados para lograr su satisfacción.

3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal y ambiental en el Departamento de Córdoba, a través de los procesos misionales de Participación Ciudadana, Control Fiscal, y Responsabilidad Fiscal.

3.1. RESPONSABILIDAD

El Representante de la Alta Dirección realiza la revisión técnica del Manual del Sistema de gestión de Calidad, aprueba en primera instancia y en forma definitiva por el Contralor General del Departamento de Córdoba. La Responsabilidad y autoridad para evaluar las propuestas de los requisitos no aplicables y determinar su aprobación, es del Comité de Calidad.

3.2. CONTROL DE CAMBIOS Cuando se generen cambios que efecto todo el SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC, se planifica y se avala su ejecución a través de un acto administrativo mediante el cual se adoptan los cambios requeridos. Por otra partes a través del cumplimiento del procedimiento de Control de Documentos M3P3-02. Toda la información perteneciente al SGC, se actualiza en la Plataforma documental de la Contraloría (Árbol de Calidad). En la cual se podrán consultar las modificaciones realizadas al Manual del Sistema de Gestión de Calidad y a todos los demás procesos que interactúan en el SGC de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.


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3.3. DISTRIBUCIÓN La distribución del Manual del Sistema de Gestión de Calidad se efectuará de acuerdo con lo que estipule el comité de calidad, sin embargo la CGDC ha implementado una PLATAFORMA DOCUMENTAL (Árbol de Calidad) la cual está instalada como acceso directo en todos los computadores para facilitar la consulta del SGC de la entidad y de esa forma agilizar el despliegue y distribución de la información.

4. REQUISITOS NO APLICABLES

El Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General del Departamento de Córdoba - CGDC, excluye los siguientes requisitos de las norma NTC ISO 9001:2015.

El Requisito 7.1.5.2. “Trazabilidad de las mediciones” puesto que la entidad no utiliza equipos de medición que deban calibrarse, ajustarse o protegerse.

El Requisito 8.3, “Diseño y Desarrollo de los Productos y Servicios”, puesto que la Entidad no diseña ni desarrolla productos, debido a que ejerce control fiscal al Patrimonio Público Cordobés.

5. ESTRUCTURA Y CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

La Contraloría General del Departamento de Córdoba cuenta con cuatro (4) macroprocesos: Macroproceso Estratégico que se desarrolla a través de un (1) proceso:

Proceso de Direccionamiento Estratégico

Macroproceso Misional que se desarrolla a través de tres (3) procesos:

Proceso de Participación Ciudadana

Proceso de Control Fiscal

Proceso de Responsabilidad Fiscal Macroproceso de apoyo que se desarrolla a través de cuatro (4) procesos:

Proceso de Administración del Talento Humano


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Proceso de Administración del Recurso Financiero

Proceso de Gestión Documental

Proceso de Administración del Recursos Físicos Macroproceso de Evaluación y Mejora que se desarrolla a través de dos (2) procesos:

Proceso de Mejoramiento Organizacional.

Proceso de Gestión de Calidad Los procesos se desagregan en diferentes procedimientos. La Contraloría General del Departamento de Córdoba - CGDC, adopta las disposiciones exigidas en el Numeral 7.5 de la Norma ISO 9001:2015 para controlar la información documentada que se genere fruto del mantenimiento del SGC en cuanto a su creación, actualización, identificación, revisión, aprobación, control, distribución, acceso, recuperación, almacenamiento, preservación, control de cambios y disposición en los puntos de uso para el personal frente al Manual del Sistema de Gestión de Calidad y demás documentación del SGC.

6. INFORMACIÓN DOCUMENTADA REQUERIDA EN LA NORMA ISO 9001:2015. Con respecto a la NTC ISO 9001:2015, a pesar que no se exigen procedimientos puntuales la CGDC, se asegurara de que, cuando se cambien los requisitos para los productos y servicios, la información documentada que sea pertinente se modificara para demostrar que se cumplen los requisitos, y las personas pertinentes deberán ser conscientes de los requisitos modificados. Además la CGDC, conservara la información documentada de estas actividades cuando la pertinencia lo amerite y de acuerdo a lo establecido en el procedimiento correspondiente de Control de documentos y registros.

6.1. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Con el objeto de evitar el uso de reglamentación desactualizada, se referencia la normatividad aplicable de la entidad, la cual está establecida en el Normograma “Ver en la plataforma Documental de la CGDC”.


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7. CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA

7.1. NATURALEZA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal, encargada de ejercer vigilancia a la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Departamento.

7.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VER ORGANIGRAMA.


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Para La Contraloría General del Departamento de Córdoba, la jerarquía se define mediante el organigrama. En él se describe las interrelaciones y la autoridad del personal que ejecuta las actividades que afectan la calidad del servicio. La Responsabilidad y Autoridad se definen en los Procesos que componen el Manual y en los Procedimientos referenciados en cada uno de ellos.

7.3. CORRELACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS CGDC La estructura organizacional de la CGDC, se ajusta a un enfoque basado en procesos:

PROCESOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Macro procesos Estratégicos Proceso Direccionamiento Estratégico:

Despacho Contralor Despacho Vicecontralor Comité Directivo

Macro proceso de Evaluación Y mejora Mejoramiento Organizacional

Asesor de Control Interno Comité Directivo Despacho del Contralor

Gestión de calidad Comité de Calidad

Macro procesos Misionales Participación Ciudadana

Contraloría Auxiliar Delegada para Responsabilidad Fiscal

Control Fiscal Contraloría Auxiliar Delegada para el Control Fiscal

Responsabilidad Fiscal Contraloría Auxiliar Delegada para Responsabilidad Fiscal

Macro Procesos de Apoyo Administración del Talento Humano

Secretaría General

Administración Recursos Financiero Secretaría General

Gestión Documental Secretaría General

Administración Recursos Físico Secretaría General

8. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Los principales propósitos de la entidad se encuentran incluidos en la formulación de su misión, visión, política de calidad y valores institucionales contenidos en el Plan Estratégico.


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8.1. MISION Ejercer la vigilancia y control a los recursos públicos y del medio ambiente de manera transparente y eficaz en el Departamento de Córdoba, aplicando sistemas y principios de control fiscal al servicio de la ciudadanía; que contribuyan a una mejora continua en el Sistema de Gestión de la Calidad.

8.2. VISION Para el 2021, la Contraloría General del Departamento de Córdoba seguirá desarrollando su gestión institucional de forma transparente y eficaz en el ejercicio de la vigilancia y control a los recursos públicos y del medio ambiente; con talento humano competente, aprovechando las tecnologías de la información y la comunicación y el empoderamiento de la participación ciudadana.

8.3. POLÍTICA DE CALIDAD La Contraloría General del Departamento de Córdoba, se compromete a ejercer la vigilancia y control a los recursos públicos y del medio ambiente de manera transparente y eficaz, en busca de mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad, cumplir los requisitos aplicables y contar con talento humano competente, mantener unas TIC adecuadas que permitan satisfacer las partes interesadas.

8.4. OBJETIVOS DE CALIDAD (CORPORATIVOS)

1. Implementar estrategias que coadyuven de manera eficaz al cumplimiento de la gestión institucional.

2. Promover los procesos misionales con transparencia y eficacia, aplicando herramientas que permitan lograr el empoderamiento en la vigilancia y control de los recursos públicos con participación de la comunidad.

3. Optimizar la gestión en los procesos de apoyo, mediante el fortalecimiento del talento humano, recursos financieros, físicos, tecnológicos y la gestión documental.

4. Mantener y mejorar el desempeño de los sistemas de gestión de la CGDC.

Nota: Los objetivos referenciados anteriormente se medirán en el plan de acción de cada vigencia.


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El contexto de la Organización se podrá consultar en detalles en la Plataforma Documental.

1.

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9.

Mapa de Procesos

Política de calidad

Organigrama - Estructura Organizacional

Alcance del SGC y Requisitos No Aplicables

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Matriz DOFA - Comprensión de la Organización y Su Contexto

Análisis del Entorno - Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas

Comprension de las Cuestiones Internas y Externas - Análisis de Riesgos (Mapas de riesgos)

Grandes Estrategias - Objetivos Institucionales

Direccionamiento Estratégico

9. PROCESOS

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, ha establecido, implementado, mantiene y mejora continuamente su Sistema de Gestión de la Calidad, a través de su interacción de los procesos necesarios, de acuerdo con los requisitos de esta Norma ISO 9001:2015.

9.1. Interacción de los Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad La interacción de los diez (10) Procesos de la Entidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad se presenta de la siguiente manera:

9.1.1. Proceso Direccionamiento Estratégico Su propósito es definir las políticas orientadas al cumplimiento de la misión de la CGDC y define las directrices tendientes a mantener el Sistema de Gestión de Calidad de la


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CGDC; recibe insumos de todos los procesos de la CGDC, de ley, de los clientes y demás partes interesadas, NTC ISO 9001:2015, y entrega insumos a todos los procesos y a los clientes internos y externos.

9.1.2. Proceso de Participación Ciudadana Proceso a través del cual se desarrolla la articulación del control social con el control fiscal; recibe insumos de los clientes, del proceso de direccionamiento estratégico y entrega insumos a los procesos de Control fiscal y responsabilidad fiscal.

9.1.3. Proceso de Control Fiscal En este proceso se realizan y emiten pronunciamientos sobre la gestión fiscal y resultados de los sujetos y puntos de control fiscal, a través de procesos micro (auditorias, denuncias, revisión y fenecimiento de la cuenta, registro de la deuda pública, seguimiento planes de mejoramiento) y macro (informe financiero, informe del balance, informe planes de desarrollo informe, registro de deuda pública, informe del estado de los recursos naturales y el medio ambiente entre otros.)

9.1.4. Proceso de Responsabilidad Fiscal Es el encargado de resarcir los daños al patrimonio público y establece la responsabilidad fiscal que se derive de la gestión fiscal, impone sanciones pecuniarias, recauda el monto y ejerce la jurisdicción coactiva.

9.1.5. Proceso de Administración del Talento Humano En este proceso se establece el plan de formación, determinando las necesidades de capacitación Interna con base en la educación, formación y experiencias apropiadas. De igual forma es el encargado del elaborar las nóminas con los descuentos de ley proyectar los actos administrativos de prestaciones sociales.

9.1.6. Proceso de Administración del Recurso Financiero El Proceso Gestión de Recursos Financieros determina y proporciona los recursos necesarios a todos los procesos, para implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad.


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9.1.7. Proceso de Gestión Documental El Proceso Gestión Documental se constituye en la base del Sistema de Gestión de Calidad y suministra lo relacionado con el manejo y control de la información de los demás procesos. Determina las disposiciones para el control y la distribución de los documentos y registros necesarios para el Sistema.

9.1.8. Proceso de Administración del Recurso Físico Este proceso establece y proporciona los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa; a través de las contrataciones que se requieran y el manejo de los sistemas de información.

9.1.9. Mejoramiento Organizacional Su propósito es verificar y evaluar el desempeño del Sistema Integrado de Calidad y la gestión organizacional; así mismo liderar y controlar la administración de riesgos.

9.1.10. Proceso de Gestión De Calidad Su propósito es administrar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Contraloría General del Departamento de Córdoba, dándole cumplimiento a los requisitos de la Norma técnica de calidad aplicables al SGC.


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10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Los Procesos de la entidad se describen en el Manual del Sistema de Gestión de Calidad, así:

10.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

10.1.1. Objetivo Definir, Adoptar y comunicar la misión, visión, objetivos, política, estrategias y demás herramientas de planeación de la CGDC, orientadas a las necesidades de la organización y al ejercicio de la vigilancia de gestión fiscal, y su despliegue hacia todos los niveles de la organización, comunidad cordobesa y demás personas interesadas.

10.1.2. Responsabilidad

Contralor General del Departamento de Córdoba

Vicecontralor

Comité Directivo.


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10.1.3. Procedimientos documentados asociados M1P1-01 Procedimiento de Planeación Estratégica M1P1-02 Procedimiento Plan General De Auditorias

10.1.4. Caracterización Ver anexo Caracterización M1P1

10.2. PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

10.2.1. Objetivo Tramitar y gestionar las denuncias, derechos de petición, quejas, reclamos y/o sugerencias en tiempo oportuno, brindar capacitación de la gestión pública y protección del medio ambiente a las entidades públicas centralizadas y descentralizas y a las comunidad del departamento de Córdoba.


Contralor Auxiliar Delegado para Responsabilidad Fiscal

10.2.3. Procedimientos documentados asociados M2P1-01 Procedimiento para la Recepción de Denuncias M2P1-02 Instructivo Conformación de Veedurías M2P1-03 Instructivo para el Trámite de Quejas M2P1-04 Instructivo Tramite Reclamos y/o Sugerencias M2P1-05 Instructivo Tramite Derechos de Petición M2P1-06 Instructivo para medir la Percepción de los Clientes



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10.3. PROCESO DE CONTROL FISCAL

10.3.1. Objetivo Realizar y Emitir Pronunciamiento sobre la Gestión fiscal y Resultados sobre el patrimonio público y la gestión ambiental de nuestros sujetos y puntos de control fiscal, a través de procesos micro (Auditorias, Denuncias, Revisión y Fenecimiento de la Cuenta, Registro de la Deuda Pública, seguimiento planes de mejoramiento funciones de advertencia.) y macro (Informe Financiero, Informe del Balance, Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente del Departamento.


Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal

10.3.3. Procedimientos documentados asociados M2P2-01 Procedimiento de Auditorias Regulares y Especiales M2P2-02 Procedimiento de Auditorías Exprés M2P2-03 Procedimiento Auditoría a la cuenta M2P2-04 Procedimiento Recepción y Revisión de la Cuenta e Informes M2P2-05 Procedimiento Registro de Operaciones de Crédito Público M2P2-06 Procedimiento elaboración del Informe Financiero M2P2-07 Procedimiento elaboración del Informe al Balance

10.3.4. Caracterización Ver Anexo caracterización M2P2

10.4. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

10.4.1. Objetivo Establecer la Responsabilidad Fiscal que se derive de la gestión fiscal, imponer sanciones pecuniarias, recaudar el monto y ejercer la jurisdicción coactiva.


Contralor Auxiliar Delegado para Responsabilidad Fiscal


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10.4.3. Procedimientos documentados asociados M2P3-01 Procedimiento de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva M2P3-02 Procedimiento Proceso Sancionatorio M2P3-03 Procedimiento de Responsabilidad Fiscal Verbal

10.4.4. Caracterización Ver anexo caracterización M2P3

10.5. PROCESO ADMINISTRACION TALENTO HUMANO

10.5.1. Objetivo Administrar, evaluar, capacitar y brindarle apoyo al talento humano de la CGDC


Secretario (a) General / Profesional especializado

10.5.3. Procedimientos documentados asociados M3P1-01 Procedimiento Vinculación de Personal M3P1-02 Procedimiento Nómina y Prestaciones Sociales M3P1-03 Procedimiento para la Capacitación a los funcionarios de la CGDC M3P1-04 Procedimiento Desvinculación de Personal


10.6. PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

10.6.1. Objetivos Conseguir, administrar, y asegurar los recursos financieros necesarios para el funcionamiento de todos los procesos del CGDC.



CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0







Secretario (a) General

Tesorero General

Profesional Universitario (Contador)

Técnico Administrativo

10.6.3. Procedimientos documentados asociados M3P2-01 Procedimiento Elaboración Anteproyecto de Presupuesto M3P2-02 Procedimiento Financiero M3P2-03 Procedimiento de Recaudo M3P2-04 Procedimiento de PAC


10.7. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

10.7.1. Objetivo Administrar, controlar, asegurar y distribuir los documentos y registros generados en la Contraloría General del Departamento de Córdoba.

10.7.2. Responsable

Secretario (a) General

Responsable de Procesos.

10.7.3. Procedimientos documentados asociados M3P3-01 Procedimiento Fundamental M3P3-02 Procedimiento para el Control de Documentos M3P3-03 Procedimiento para el Control de Registros M3P3-04 Procedimiento Gestión Documental M3P3-05 Transferencia Documental


CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0








10.8. PROCESO ADMINISTRACION DEL RECURSO FÍSICO

10.8.1. Objetivos Determinar, proporcionar, administrar y asegurar los recursos físicos necesarios a todos los proceso de la CGDC


Secretario General

Profesional Universitario Tics

10.8.3. Procedimientos documentados asociados M3P4-01 Procedimiento Administración de Bienes M3P4-02 Procedimiento Contratación M3P4-03 Instructivo – Tecnologías de la Información y las Comunicaciones


10.9. PROCESO MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL

10.9.1. Objetivo Evaluar de manera objetiva e independiente el desempeño de los procesos de la CGDC, a través de la realización de auditorías de control interno y la evaluación de los riesgos.


Asesor de Control Interno.


CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0







10.9.3. Procedimientos documentados asociados M4P1-01 Procedimiento de Auditoría Independientes de Control Interno M4P1-02 Guía Metodológica para la Administración de Riesgos


10.10. PROCESO GESTION DE CALIDAD

10.10.1. Objetivo

Mantener, actualizar y administrar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Contraloría General del Departamento de Córdoba, dándole cumplimiento a los requisitos de la Norma técnica de calidad NTC ISO 9001:2015.


Representante de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de calidad

Coordinador de Calidad

Comité de Calidad

Responsables de Procesos.

10.10.3. Procedimientos documentados asociados M4P2 -01 Procedimiento Revisión por la Dirección M4P2-0 2 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas M4P2-03 Procedimiento de Producto No Conforme M4P2-04 Procedimiento Programa Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad. M4P2-05 Procedimiento Auditorías Internas del SGC


11. MEDICION DE LA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD


CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0







La medición de la política de calidad y los objetivos de calidad, se realiza a través del cumplimiento del plan de acción el cual está alineado a los indicadores de cada proceso de la CGDC, los cual se encuentra referenciado en la caracterización de cada proceso. Ver a continuación ejemplo:

CODIGO INDICE DE PROCESOS

M1P1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

M2P1 PARTICIPACIÓN CIUDADANA

M2P2 CONTROL FISCAL

M2P3 RESPONSABILIDAD FISCAL

M3P1 TALENTO HUMANO

M3P2 FINANCIERO

M3P3 GESTIÓN DOCUMENTAL

M3P4 ADMINISTRACION DEL RECURSO FÍSICO

M4P1 MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL

M4P1 GESTION DE CALIDAD

VER MEDICIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

1er Corte:

NOMBRE DEL

PROCESO

OBJETIVO

INSTITUCIONALOBJETIVO ESTRATEGICO ACTIVIDAD META

CUANTIFICABLES

DE METAINDICADOR NUMERADOR DENOMINADOR

% DE

CUMPLIMIENTO

NIVEL DE

CUMPLIMIENTOOBSERVACIONES

Establecer estrategias que

permitan la adquisición de

tecnologias que optimicen

los procesos misionales a

través de convenios

interinstitucionales.

Gestionar convenios

interinstitucionales para la

optimización de los procesos

Suscripción de convenios

interinstitucionales 1 Convenios suscritos 0 1 0% MINIMO

Socializar el plan estratégico y

realizar seguimiento de este a través

de los planes de acción por proceso

con el fin de lograr el cumplimeinto

de objetivos en la CGDC

Plan estartégico socializado

con el 100 % de los

funcionarios y seguimientos

al 100 % de los procesos

4% de cumplimiento del

plan estratégico 1 3 33% MINIMO

Conforme a la Resolución No.

001-17-0048 del 21 de

Febrero de 2020 de la CGDC

se estableció 3 mediciones al

año

Fomentar el compromiso ético de

los servidores públicos a través de

socializaciones con los funcionarios

de la CGDC

Código de integridad

socilizado al 100 % de

funcionarios y 100 % de las

divulgaciones programadas

3

N° de actividades

ejecutadas / N° de

actividades

programadas

1 3 33% MINIMO

A través de Resolución No.

001-17-0113 de 1 Junio de

2020 se adoptó y socializo el

Codigo de Integridad en el

Comité Directivo

Adoptar nueva imagen institucional a

través de la actualización del Manual

de Identidad Visual de la CGDC y

seguimiento del cumplimiento

Socialización al 100 % de los

funcionarios del Manual de

Identidad Visual y verificación

de su aplicación a través del

SGC

2

N° de actividades

ejecutadas / N° de

actividades

programadas

1 2 50% ACEPTABLE

Esta actividad se le dio

cumplimiento a través de la

ejecución del contrato No.

009 de 2020

Actualizar el Plan estrategico de

comunicación y TIC de la CGDC y

seguimiento de estrategias

Socialización al 100 % de los

funcionarios del Plan

estrategico de comunicación

y TIC

1

N° de actividades

ejecutadas / N° de

actividades

programadas

1 1 100% SATISFACTORIO

Se encuentra actualizada y

publicada en la plataforma

documental del Sistema de

Gestión de Salidad de la

CGDC

Dar información a los medios de

comuniciación de los resultados de

las acciones de la CGDC para que

estos sean divulgados a las partes

interesadas


La CGDC informó a traves

del uso de sus redes sociales

y pagina Web las medidas

transitorias para seguir

prestando sus servicios ante

la emergencia COVID-19.

Además de divulgar los

resultados inciales obtenidos

de las auditorias realizadas

durante la pandemia en el

departamento

Difusión de la información

institucional a través de las redes

sociales.


Adecuar espacios fisicos

para la disposición final de

documentos y establecer

controles para evitar el

deterioro de la información

Planificar en el presupuesto

recursos para adecuar los espacios

físicos.

% de recursos destinados Ejecución de recursos 1 2 50% ACEPTABLE

Se encuentra planificado en el

presupuesto de la CGDC,

pero debido a contingencia

de la emergencia sanitaria

COVID-19, se encuentra

suspendida la ejecución de

los recursos

Implementar el Modelo

Integral de Planeación y

Gestión, mediante la

adopción de la normatividad

aplicable.

Planificar actividades que conlleven

a integrar los sistemas de la CGDC

Lograr un avance como

mínimo del 80 %

% de implementación

del Modelo Integral de

Planeación y Gestión

3 7 43% ACEPTABLE

Se ha implementado hasta la

fecha La Guía de Admon del

Riesgo de la CGDC, el

Código de integridad y se

cuenta con el Reglamento de

funionamiento del comité

institucional de gestión y

desempeño.

Resultado de la

medición de encuestas

Incentivar al personal en el

cumplimiento del plan

estratégico y evitar el riesgo

de inobservancia de los

principios eticos.

Mantener y fortalecer los

canales de comunicación

interno y con las partes

interesadas del SGC.

Intensificar la utilización de

los medios de comunicación

y redes sociales para

divulgar los resultados de

las acciones de la CGDC.

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O E

ST

RA

TÉ

GIC

O

IMP

LE

ME

NT

AR

ES

TR

AT

EG

IAS

QU

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DY

UV

EN

DE

MA

NE

RA

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ICA

Z A

L C

UM

PLIM

IEN

TO

DE

LA

GE

ST

IÓN

IN

ST

ITU

CIO

NA

L.

Mantener activas las

publicaciones de la CGDC del

80 al 100 %

NOMBRE DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEPENDENCIA: DESPACHO DEL CONTRALOR - VICECONTRALORÍA

OBJETIVO INSTITUCIONAL RESPONSABLE (S):IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS QUE COADYUVEN DE MANERA EFICAZ AL CUMPLIMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL. VICECONTRALOR

De 1 Enero a Junio 30MENU


CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0







12. COMUNICACIONES Las comunicaciones internas y externas en la Contraloría General del Departamento de Córdoba se realizan a través de los medios idóneos para el desarrollo de su misión y se radicará de acuerdo a su competencia en la oficina correspondiente, como está definido en el Plan de Comunicación de la CGDC, aprobado mediante Resolución Interna. De igual forma en cumplimiento de las exigencias de la ISO 9001:2015 en su Numeral 7.4 COMUNICACIÓN, establece que la organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, para ello la CGDC incluyó los aspectos determinados en la Norma ISO 9001 y se presentan a continuación el QUE, CUANDO, A QUIEN, COMO, QUIEN, TIPO:

QUÉ COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR A QUIÉN COMUNICAR CÓMO COMUNICAR QUIEN COMUNICATIPO DE

COMUNICACIÓN

Nuevos lineamientos y/o Directrices.

Información de interés general para el

funcionamiento adecuado de la

contraloria

Previo a la ejecución de las directrices.

En el momento que surja la necesidad

de comunicar algún cambio, ajuste de

normas internas o exista alguna

directriz nueva general

A todo los funcionarios

implicados en la ejecución de

las directrices

Reunión con el contralor / alta dirección

/ comunicado interno

Contralor / Secretaria

General / VicecontralorInterna / Externa

Información de orden legal que afecte

el SGC / SGSST / Notificaciones de

auditorías externas / Requerimientos

de entes de vigilancia y control

Inmediatamente se entere el Contralor

o su designado

A los lideres de los procesos

implicados

Email / Llamada / Mensajería

Instantánea / Reunión

Contralor / Secretaria

General / VicecontralorInterna

Cambios normativos que afecten el

SGC / SGSST. (Reglamento

Normativo y Legal)

En el corto plazo después de haberse

enterado de los cambios normativos

A los lideres de los procesos

implicados

Reunión de calidad / comunicado

interno / Email / Ajuste del SGC /

Actualizar normograma de la empresa

Responsable del SGC /

Alta DirecciónInterna

Desempeño del sistema de gestión de

calidad y de Seguridad y Salud en el

Trabajo

Trimestralmente o Máximo AnualContralor / Lideres de proceso

e invitados

Informe de plan de acción /

Presentación / Exposición / Comités /

Informe de Revisión Gerencial


Alta Dirección / Lideres

de proceso

Interna / Externa

Política y objetivos de calidad y

Seguriad y Salud en el Trabajo

Cuando existan modificaciones o

cambios de la política y sus objetivos

A líderes de procesos /

Funcionarios del nivel operativo

y soporte que requieran

conocerlo

Reuniones / comunicados /

presentaciones / comités

Contralor / Vicecontralor /

Responsable del SGCInterna

Desempeño de los procesos e

indicadores de GestiónTrimestralmente

Contralor / Lideres de proceso

e invitados

Comité de calidad / Reuniones

extraordinarias


Lideres de ProcesoInterna

Responsabilidades y autoridad

Cuando existan nuevas contrataciones,

modificaciones o cambios de

responsabilidad y autoridad

A todos los funcionarios

implicados y a los que se

consideren relevante que

conozcan estos cambios

Comunicado interno / Explicación a

través del Organigrama, manual de

funciones, procedimientos establecidos

en el Sistema de Gestión de Calidad

Contralor / Vicecontralor /

Responsable del SGCInterna

Inducciones, Reinducciones,

Capacitaciones, Formaciones, entre

otros temas de interés

De acuerdo a las necesidades de la

empresa o al plan de formación interno

Todos los miembros de la

empresa a quien esté dirigido

la temática a desarrollar

Comunicados internos, correos

electrónicos, Mensajería Instantánea


Lider de Talento HumanoInterna

Clima organizacional Anual o según necesidad


empresa a quien esté dirigido

la encuesta

Comunicados internos, correos

electrónicos, Mensajería Instantánea


Lider de Talento HumanoInterna

Desempeño de los proveedores y

Contratistas

Sujeta a fecha de evaluación de

proveedores y contratistas

Proveedores / Contratistas en

caso que lo requieranInforme de Evaluación Lider del proceso Interna / Externa

No conformidades detectadas en los

procesos

Al momento de identificarse las no

conformidades

A líderes de procesos /

Contralor / Vicecontralor

Mediante Formato de Acciones de

Mejora / Reunión.

La persona que la

detectaInterna

Programa de auditorías internas de

calidad

Quince días antes a la realización del

plan


Institución

Email con plan de Auditorias aprobado

por parte del contralor / Informe de

Auditorias


Lider de Control InternoInterna

Información de carácter reservado o

confidencial que soliciten alguna

autoridad

Según necesidadPartes interesadas según

aplique

Informe Escrito o verbal emanado de la

alta direcciónContralor / Vicecontralor Interna / Externa

PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIÓN - MATRIZ


CÓDIGO: MC

VERSIÓN: 10.0







13. LOCALIZACIÓN:

Las instalaciones de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, se encuentran ubicadas en Colombia, en la ciudad de Montería – Córdoba; Calle 25 No 8 – 54. La Contraloría General del Departamento de Córdoba dispone de los siguientes números telefónicos (094) 7820173, email: [email protected] y la página WEB: www.contraloriadecordoba.gov.co y un correo electrónico adicional: [email protected]

Las redes sociales institucionales son: Instagram: contraloriadecordoba; Twitter: @contraloria_cba; Facebook: Contraloría Departamental del Córdoba. contraloría_cba Canal de YouTube. Contraloría de Córdoba.

mailto:[email protected]

http://www.contraloriadecordoba.gov.co/

mailto:[email protected]

MC MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN VERSIÓN: 10.0 ......20/03/2012 Ajustar procedimiento Recepción...

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