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Módulo 5: La Comunicación en las S.A.D. 2010

Versión Preliminar

Subsecretaría de Educación Dirección de Gestión de Asuntos Docentes

Módulo 5: La comunicación en las S.A.D. – Dirección de Gestión de Asuntos Docentes

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Índice Introducción ………………………………………………………................................Pág. 4 A. Consideraciones generales sobre la comunicación……………………………….Pág. 4 a.1. La comunicación como técnica de participación en la gestión………………….Pág. 5 a.1.1. Pasos de la gestión comunicativa en las S.A.D.……………………………….Pág. 5 a.1.2. Actividades de comunicación y diseño ………………………………………. ..Pág. 6 a.1.3. Pautas generales para establecer una buena comunicación………..….……Pág. 8 a.1.4. Clases de redes comunicacionales en las S.A.D............................................Pág. 9 a.1.5. Los factores intervinientes en la comunicación….…………………………......Pág. 10 a.1.6. El S.A.D. como agente de la comunicación institucional................................Pág. 10 a.1.7. La importancia del emprendimiento comunicacional en las S.A.D.................Pág. 12 a.1.8. La importancia del emprendimiento comunicacional en las S.A.D.…………. Pág. 12 a.1.9. Fases del Plan Comunicativo Institucional……………………………………...Pág. 13 a.2. Técnicas para promover la comunicación …………………………………….Pág. 13-14 a.3. La comunicación como proceso de innovación y cambio ……...………………Pág. 15 a.4. Pautas generales para la evaluación y validación de los materiales de comunicación en la S.A.D. ……………………………………………………………...................................Pág. 16 Anexo I 1. Consideraciones generales sobre la comunicación escrita en las S.A.D.…….....Pág. 17 a. Mesa de Entradas …………………………………………………………………..Pág. 18

b. Herramientas………..…………………………………………………..…........Págs. 19-22

Herramientas: casillero, registro de entradas y salidas, cuaderno de comunicados, expedientes,

notificaciones, registro de Sodic, correo electrónico,

cartelera……………………….............................................................................Págs. 19-22

c. Formatos más usuales de la comunicación administrativa: la carta, el memorándum. la

circular, memoparte, minuta, el acta, el informe, el telegrama, currículum vitae

………………………......................................................................................Págs. 22-24

d. Acerca de la comunicación tecnológica en las S.A.D.…………....................Págs. 24-26


3

e. Otras formas de comunicación institucional: pizarras informativas según los cronogramas,

cuadernos de mensajes intrainstitucional: cuadernos de llamados telefónicos, charlas

informativas formales e informales. entrevistas, carpetas y cajas

temáticas………………………………………………………………………………….Pág. 26

f. Otros aportes sobre comunicación interna en las S.A.D.: reuniones informales, reuniones

institucionales planificadas, instructivos, agenda informal, análisis de documentos, cartelera,

entrevista personal ...…………………………...................................................Págs. 27-29

Anexo II

A. Consideraciones legales y normativas sobre la comunicación en la provincia de Buenos Aires….………………………………………………………………………………………....Pág. 30

B. Documentos de la D.G.A.D. acerca de la Comunicación en el desempeño de los S.A.D.…………………………………………………………………………………………...Pág. 31


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Introducción

El afianzamiento de sociedades cada vez más democráticas en las cuales los individuos

intervienen en la concepción, el diseño, la ejecución y hasta la evaluación de los proyectos que los

afectan, está suscitando la creciente necesidad de potenciar la participación como exigencia para

la solidez y el progreso social.

Junto a este fenómeno sociológico, con implicaciones políticas, otros condicionantes

hacen hoy también patente la necesidad de la participación en la gestión.

Entre tales condicionantes cabe destacar la demanda, igualmente creciente, de una

mayor eficacia en el funcionamiento de los grupos humanos, de allí que la mejor garantía de su

progreso está en el estímulo de la iniciativa, el trabajo solidario motivante, el desarrollo del

conocimiento, en la elevación de la categoría de cada uno de los elementos humanos que la

integran y en el desarrollo eficaz y eficiente de la comunicación humana.

De allí que el proceso participativo de todo el colectivo institucional desarrolle eficaces y

eficientes técnicas de participación en la gestión. Entendemos el concepto de participación como

la intervención en la toma de decisiones, y no sólo como el establecimiento de canales

multidireccionales de comunicación y consulta. Nos unimos, así, a la concepción de autores que,

como A Lowin (1968), consideran que la participación completa sólo se da cuando las decisiones

se toman por las propias personas que han de ponerlas en acción en un auténtico y preciso

sistema de comunicación institucional.

En conclusión, la gestión participativa de una Secretaría de Asuntos Docentes se apoya

en una correcta gestión comunicacional de la misma. Es esencial para su desarrollo y crecimiento

en el marco de la gestión distrital. Pensar, teorizar y evaluar la gestión de la comunicación en la

S.A.D., periódica y sistemáticamente, es ayudar a desarrollar su perfil e identidad en el contexto.

Mejorar la comunicación ad- intro y ad- extra (hacia adentro y hacia afuera) de las S.A.D. ayuda a

desarrollar, en el clima institucional, auténticas relaciones humanas profesionales y eficaces:

“La comunicación interna sirve a que la misión y la historia de la organización sea

compartida por todos…Ignorar los planes de trabajo suele conducir a la fragmentación y

el desconocimiento del sentido de las propias acciones de la organización.” Cirigliano C.,

2010.

A. Consideraciones generales sobre la comunicación.

La comunicación atraviesa de forma transversal a la S.A.D. en todas sus dimensiones.

Por ello debemos considerar los diversos ámbitos de la comunicación en las mismas:


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Ámbito normativo : se compone de las normas y datos que hacen que la S.A.D. funcione de

acuerdo a sus objetivos.

Ámbito de divulgación: son las novedades y elementos que buscan captar a los destinatarios a

los efectos de informarlos. Los boletines, los instructivos, etc. son algunos de los dispositivos que

se pueden implementar.

Ámbito de formación y socialización: son las actividades de capacitación, recreativas y las

celebraciones que nos ayudan a reforzar en forma explícita la cultura institucional.

Ámbito de participación: es la participación destinada a que cada uno se exprese, darle la

palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede incluirse el trabajo en equipo, el reconocimiento a las

iniciativas, las sugerencias y las propuestas.

Una buena gestión participativa en las S.A.D. implica el establecimiento de estructuras de

comunicación que permitan la intervención responsable de los miembros de un colectivo

determinado. Por estas razones expondremos seguidamente el fenómeno de la comunicación y

sus implicancias desde una perspectiva técnica, lo que supone definir los componentes que mejor

garantizan su eficaz funcionamiento.

a.1.1. La comunicación como técnica de participació n en la gestión.

“El término comunicación procede del latín communis, que significa común o compartido.

Atendiendo, por tanto, a su origen etimológico la comunicación supone poner algo en común, lo

que implica la creación de un mutuo entendimiento o intercambio de experiencias entre

personas.”1

Gestionar viene del latín “gestare”, que significa crear, generar, desarrollar. Gestionar

implica llevar adelante un proceso de trabajo y organización de las tareas que va más allá de

conseguir recursos. Es implementar un modelo en el cual están contenidos una serie de

conceptos, estrategias e instrumentos, que al adoptarse sirven como mecanismos a través de los

cuales se tramitan las soluciones a los problemas y a los retos que se desean alcanzar.

a.1.2. Pasos de la gestión comunicativa en las S.A. D.

El proceso de la gestión comunicacional debería contemplar los siguientes pasos:

1. Diagnóstico : identificación y análisis de los diferentes aspectos que intervienen en la actividad

cultural.

1 Gento Palacios, La participación como estrategia de intervención en la gestión. Cap. 1. Pág. 25.


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2. Planificación: organización y coordinación de las acciones y criterios a seguir para alcanzar los

objetivos propuestos.

3. Implementación: es la puesta en marcha del proyecto de gestión comunicacional diseñado en

la etapa anterior con sus actividades, mecanismos e instrumentos para la acción.

4. Monitoreo y evaluación: es un mecanismo de seguimiento y control de las acciones que se

están implementando. Es un “balance” entre lo diseñado y lo ejecutado.

a.1.3. Actividades de comunicación y diseño.

Cumplidos los pasos de gestión comunicacional habrá que establecer las siguientes actividades

que vayan generando el diseño institucional de comunicación, a saber:

a) Actividades : ¿Qué se va hacer?

b) Tareas : ¿Qué pasos/acciones se requieren para efectuar la actividad?

c) Interlocutores: ¿A quién está dirigida?

d) Espacios o medios de comunicación: ¿Qué espacios o medios se aprovecharán?

e) Responsables de la actividad: ¿Quién o quiénes se ocuparán de realizar esta actividad?

f) Cronograma. ¿Cuándo se realizará?

g) Insumos necesarios: ¿Qué recursos se necesitan para realizarla?

h) Resultados esperados: ¿Qué productos, procesos o logros se esperan como resultado

de la actividad?

Completar la siguiente matriz de actividades puede resultar de mucha utilidad en este proceso:

Actividad Tareas Interlocutores Espacio/

medios

Responsable

de la actividad

Cronograma Insumos,

recursos

necesarios

Resultados

esperados

La comunicación es básicamente la producción de mensajes por parte de un emisor,

seguida de la recepción y comprensión por parte de un receptor. Pero para que sea efectiva, tanto

la transmisión como la recepción de la información se deben llevar a cabo con la exactitud

necesaria (Evans R y Russel, P. 1989. Pág. 170).

Cuando la comunicación tiene lugar dentro de una S.A.D., es necesario que el flujo de

información circulante haga posible la comprensión de la misma por parte de sus miembros, al

objeto de que su actuación responda a los mensajes que se difunden (Torrington,D., y Hall,L.,

1987. Pág. 97).


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La comunicación es la clave en cualquier aspecto relacionado con la organización de la

S.A.D., ya se trate de planificación, solución de problemas, toma de decisiones, motivación o

cualquier otra acción. De hecho, un 70 por ciento de nuestro tiempo está dedicado a la

comunicación.

Muchos de los problemas surgidos en nuestras Instituciones se deben a deficiencias en

la comunicación. Por ende, una buena organización institucional debe gestionar la comunicación

en sus diversos sentidos:

• vertical ( de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba )

• horizontal ( en ambas direcciones ) y

• en diagonal ( interdepartamental cruzada )

No debemos olvidar que para que la comunicación sea eficaz debe ser un proceso de

doble dirección, en el que el emisor y el receptor intercambian respectivamente sus roles durante

el desarrollo de la misma.

También debe tenerse en cuenta que en toda institución además de una comunicación

formal u oficial, existe otra informal. Ambas deben coexistir de un modo equilibrado: “…Debe

recordarse que para lograr una buena comunicación corporativa no es conveniente eliminar la

información no oficial, conocida también a veces como “rumor”; por el contrario, parece más

conveniente procurar que los canales de comunicación oficial o formal sean equiparables a los de

tipo informal.”2

• En la comunicación concurren los elementos básicos como es: el EMISOR,

• el RECEPTOR,

• el CONTENIDO o mensaje,

• el CODIGO,

• el MEDIO O CANAL DE COMUNICACIÓN,

• el INSTRUMENTO DE TRANSMISIÓN (véase Giordano, en “La Gestión del

Secretario de Escuela”. Pág. 16).

Además de estos elementos básicos, pueden intervenir otros aspectos: tales como el

tono, la temporalización, la secuencialización, la naturaleza de la audiencia y el lenguaje corporal

(véanse los documentos sobre comunicación de la DGAD del 2009).

2 Gento Palacios, o.c. Pág. 26.


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a.1.4. Pautas generales para establecer una buena c omunicación:

Para establecer buenos procesos de comunicación no hay recetas ni reglas

preestablecidas. Si embargo, podemos señalar las siguientes pautas generales:

a. Definir los ejes narrativos : elegir y precisar qué se quiere transmitir.

b. Buscar la motivación : buscar que el interlocutor asuma el mensaje como suyo, motivarlo.

c. Cuidar el lenguaje : utilizar siempre un lenguaje simple, que el interlocutor comprenda.

d. Buscar la pertinencia : procurar que el mensaje sea apropiado para los interlocutores,

grupos y organizaciones.

e. Mantener la coherencia entre textos e imágenes o gr áficos : cuando se trabaja con

imágenes, gráficos, etc. es conveniente que los mismos acompañen al texto escrito.

f. Reiterar la información : en muchas ocasiones se requiere repetir la información a fin de

reafirmarla. El uso de diferentes medios o espacios de comunicación permite que las

personas retengan mejor la información.

g. Tener en cuenta los rasgos culturales : es la esencia del proyecto, los valores que

posee, el sentido que se le otorgó, la creencia en él, la forma de trabajar. Y los rasgos

físicos: se refiere a todos los elementos visuales que conforman la comunicación: color,

formato, tamaño, dibujos, etc.

Con respecto a los canales de comunicación, es conveniente utilizar diferentes medios a

los efectos de cubrir todo el espectro de captación del receptor o destinatario. El principal riesgo

de la comunicación es que el mensaje que transmite el emisor pueda no ser perfectamente

entendido por el receptor del mismo. Esta deficiencia en la recepción puede ser causada por

diferentes factores o elementos que pueden distorsionar la correcta captación, tales como:

• interferencias externas (barreras físicas, percepción diferente o falta de atención, entre

otras),

• deficiencias del contexto referencial (dificultades del lenguaje, falta de conocimiento del

tema, prejuicios, ideas preconcebidas, cerrazón mental, disonancia cognitiva entre los

conocimientos previos y los mensajes recibidos, el efecto de halo o desconfianza respecto

del emisor, la identidad del grupo, la relación jerárquica, situaciones emocionales

distorsionantes, etc.),

• la coincidencia de mensajes simultáneos (metacomunicación, expresión facial, postura,

o el tono de voz que puede ofrecer significación contraria al mensaje verbal, etc.).


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a.1.5. Formas de redes comunicacionales en las S.A. D.

En diferentes ocasiones, de acuerdo al tipo de contexto y circunstancia, la comunicación

puede adquirir diversas formas de redes de comunicación (Petit, F: 1984; Gomez G, 1985;

Longeneker J.G, 1970:

Red centralizada Red circular

b

j

a…. ñ a c….c

c g

f d

n m o e

A red cuadrangular B A red arracimada

g

i

B C D E F

D E

Las conformaciones comunicativas de tipo centralizado (o estructura de rueda) suelen

aparecer en las secretarías en las que el S.A.D. acapara la información y la distribuye

unidireccionalmente entre los miembros de la misma.

En las estructuras de tipo circular los mensajes en la S.A.D. se transmiten sucesivamente

de unos miembros a otros. Se produce, pues, una cadena a través de cuyos diversos eslabones

va corriendo la información. Si el último eslabón transmite a su vez el mensaje al primero que lo

emitió, el círculo se cierra: en este momento, el que inició la comunicación puede contrastarla y,

en su caso, reacomodarla.


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La red cuadrangular de comunicación, se caracteriza porque cualquier miembro es

receptor y emisor de mensajes y porque la comunicación para cada par de elementos es de doble

sentido. Esta configuración otorga evidentemente mayor dinamismo a cada uno de los miembros

de la S.A.D., a la vez que hace posible que todos puedan contrastar la información recibida y que

potencien nuevos mensajes.

En las redes de tipo arracimado, la información se transmite, al menos, a través de

alguna de las ramificaciones, a lo largo de los diferentes eslabones. Inicialmente esta

configuración se parece a la de tipo centralizado; pero se diferencia de ésta en que algunos de los

haces o radios por los que circula la información se prolonga y por él se extiende la comunicación

a otros niveles o escalones.

Para que la comunicación dentro de una institución se lleve a cabo de modo rápido y

eficaz, y para que sirva adecuadamente a los objetivos que se pretende conseguir, será preciso

adaptar los elementos y la estructura comunicativa a las metas fijadas. Hoy parece fuera de toda

duda que las organizaciones de tipo más democrático y participativo producen más satisfacción en

los individuos y mejores resultados para la institución.

a.1.6. Los factores que intervienen en la comunicac ión.

Los valores que la gente le atribuye a cada producto, lo que les agrada y lo que no de

ellos, se relaciona con una serie de factores, tales como:

• Los modos de ser de los interlocutores o destinatarios, es decir, de las personas, grupos u

organizaciones que intervienen en el proceso de comunicación

• Los contextos económicos, políticos, culturales, y sociales en los que se inscriben los

interlocutores

• El momento y el lugar en el que se produce la comunicación

• Los lenguajes, formatos y soportes que se utilizan para desatar un proceso de

comunicación.

a.1.7. El S.A.D. como agente de la comunicación ins titucional.

En relación al posicionamiento del S.A.D. como líder de la Secretaría de Asuntos

Docentes debería llevar las siguientes acciones en pro del desarrollo de las comunicaciones

institucionales:

• crear un ambiente que facilite la comunicación,

• transmitir clara y exactamente lo que el grupo debe saber,

• comprobar que la información se recibe correctamente, y,


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• contrastar la repercusión de los mensajes transmitidos en otros colectivos que, de algún

modo, están en contacto con el grupo propio.

Otras de las actitudes a desarrollar por parte del S.A.D., en cuanto a la gestión

comunicativa, es que debe asumir una actitud abierta hacia todos los miembros del grupo,

tratando de preocuparse por resolver los conflictos o problemas que surjan e impulsando la

cohesión grupal.

La gestión comunicativa por parte del S.A.D. desarrolla la gestión participativa por parte

de todo el equipo institucional:

• dar tiempo a que todos los componentes del grupo se integren,

• atender a los problemas personales como expresión de respeto y comprensión,

• actuar con sensibilidad y delicadeza,

• respetar la dignidad e integridad de cada persona,

• animar a todos a que se expresen libremente sus sentimientos y opiniones, dejar hablar a

todos,

• adoptar un tono relajado, hablar con franqueza (lo que no significa que revelará

necesariamente todo lo que sepa), e

• introducir de vez en cuando cierto sentido del humor para distender la relación.

Para que el personal de la S.A.D. sepa a qué atenerse, en cuanto al desarrollo del

proceso comunicacional y en la construcción de la cultura institucional, será preciso tener en

cuenta:

• El contenido a comunicar debe estar convenientemente estructurado, teniendo en cuenta

qué, cómo y a quién se va a transmitir, y ofreciendo ideas interesantes y, en lo posible,

brillantes.

• Debe explicarse convenientemente lo que implica comunicar las ideas de modo claro y

persuasivo a las personas que corresponda.

• Debe mostrarse convicción en el mensaje que se transmite.

• Debe evidenciarse o demostrarse claramente la realidad de la información transmitida,

procurando siempre que la verdad resplandezca, aunque no sea preciso facilitar toda la

información en cada uno de los casos.


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• Debe procederse siempre con honestidad.

• Debe procurarse ofrecer ideas atractivas e interesantes.

Corresponde asimismo, al S.A.D., la comprobación de que los mensajes transmitidos se

reciben correctamente, lo cual requiere chequear periódicamente con el emisor si se ha entendido

el mensaje. Para ello es importante que el S.A.D. escuche atentamente a cada uno de los

miembros del grupo tratando incluso de entender lo que hay detrás de las palabras, atendiendo al

lenguaje corporal, al tono de voz, a las insistencias y hasta el sentido de los silencios. Ello supone,

evidentemente, una actitud imprescindible de receptividad, relajación y apertura.

Finalmente, corresponde al S.A.D. chequear el efecto que en otros organismos distritales

y regionales próximos produce la información que circula dentro de la misma Secretaría. En este

sentido es conveniente que se conecte con los otros organismos distritales para chequear las

comunicaciones y el “clima informativo” producido.

a.1.8. La importancia del emprendimiento comunicaci onal en las S.A.D.

La importancia del emprendimiento comunicacional en las S.A.D. y su valor radica en sus

potencialidades para construir sentidos, para que los destinatarios se apropien de ellos y para que

mediante su consumo, puedan crear y recrear otros sentidos y significados sociales. Para lograr

esto, es tan importante el objeto producido como el modo en que este se produce.

La importancia de la comunicación en las S.A.D. radica en:

A. Construir sentido individual y colectivo: “No es posible crear conocimiento que adquiera

sentido para todos los involucrados en el proceso si no se construyen puentes que hagan

cercano lo lejano, que tomen al otro como punto de partida a fin de construir con él, a fin de

permitirle su propia construcción”.3

B. Evitar la entropía: La comunicación evita que las personas se vuelvan entrópicos, es decir,

“se metan para adentro”. Lo mismo ocurre con las comunicaciones en las S.A.D., en las

que todo el equipo institucional interactúa entre sí en función de un objetivo común: a través

de la comunicación con otros organismos y con sus destinatarios evitan concentrarse

únicamente en sus asuntos internos para atender y contribuir con lo que pasa, se necesita

o se desea en el contexto distrital y regional.

C. Fortalecer la relación entre las personas: A través de los procesos participativos de

comunicación en las S.A.D., las personas pueden compartir ideas y conocimientos y

repartir tareas para mejorar el proceso de producción de bienes y servicios. A través de la

comunicación las S.A.D. se brindan hacia el interior de sí mismas, la oportunidad de

3 Pietro Castillo Daniel, La Educación en Comunicación, Ed. La Crujia, Bs. As., 1997.


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acercarse, relacionarse con los otros, acordar y crecer juntos, y además aprender y

enseñar en interrelación continua.

D. Tener en cuenta a los medios y a otros factores sociales : Los procesos

comunicacionales son productos sociales y conforman importantes aparatos culturales que

contribuyen a la conformación de culturas, a la organización de comunidades y a la

construcción de consensos en un contexto social. Es por ello necesario tener en cuenta a

todos los actores sociales: organismos distritales, gremios, etc.

a.1.9. Fases del Plan Comunicacional Institucional.

Para que la información que el S.A.D. desea transmitir al equipo institucional tenga lugar

de manera adecuada debe previamente organizar el modo en que va a efectuar dicha transmisión,

lo que podría llevarse a cabo a través de las siguientes fases:

1. En primer lugar, hay que definir claramente el mensaje a transmitir.

2. En segundo lugar, se procede a determinar, en función de la situación concreta, cuáles son

las opciones de comunicación con las que cabe contar (dar muchos detalles, facilitar o no los

fundamentos, hacer o no recomendaciones, etc.)

3. En tercer lugar, se procede a seleccionar, con independencia de otras opciones ya

manejadas, lo que debe realmente decirse, considerando las circunstancias y las

características del grupo.

4. Durante la cuarta y última fase se determina exactamente cómo transmitir correctamente el

mensaje: debe, a tal efecto, atenderse al tono de voz, las palabras a utilizar, teniendo en

cuenta la preparación del grupo; debe acomodarse el lenguaje a la propia audiencia, ha de

transmitirse claramente lo que ha de hacerse, y deben anticiparse posibles preguntas, cuya

contestación se ofrezca en la exposición inicial.

a.2.Técnicas para promover la comunicación

La información que maneja el equipo institucional de una S.A.D. constituye un patrimonio

propio que lo define como tal. No puede hablarse de participación dentro de una S.A.D. si no se

comparte la información. Consiguientemente, facilitar la promoción y redistribución de la

información dentro de los miembros de un grupo es una tarea esencial inexcusable en el proceso

participativo.

A fin de permitir la utilización adecuada de procedimientos que faciliten que la información

se reparta convenientemente dentro de los miembros del equipo institucional, así como su

apropiada utilización, describimos a continuación cuáles son las técnicas de participación que

mejor permiten promover dicha información.


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• Lectura en grupos del caudal informativo : estudio de cada documento por partes y

presentación de conclusiones.

• Investigación de datos: se trata de lograr el necesario acopio de información previo a la

toma de decisiones.

• Brainstorming: tormenta de ideas. Se trata de una técnica de participación muy activa por

parte de todo el grupo a los efectos de generar ideas y propuestas. Presentación del tema

o procedimiento. Aporte libre de ideas y propuestas. Selección de ideas o propuestas.

Aplicación.

• Estudio de casos: es la descripción completa de una situación real, investigada y

presentada de modo que posibilita un amplio análisis e intercambio de ideas.

• Phillips 66: o reunión en pequeños grupos. Grupos de 6 personas que por 6 minutos

discuten y analizan un tema o situación con un moderador. Las conclusiones a las que se

llega son puestas en común.

• La técnica del rumor. o clínica del rumor. A través de la misma se pone de manifiesto

cómo se forma el rumor o bulo, distorsionándose un mensaje, cuando va transmitiéndose a

través de diferentes interlocutores. Suele servir de apoyo para poner remedio a las

deformaciones que a veces se producen en los mensajes, así como para controlar y

contrarrestar las desviaciones informativas.

• Role-Playing : juego de roles o dramatización. Sirve para analizar a través de la

dramatización de un caso, de una situación, etc. sus elementos componentes y a posteriori

debatir sobre “lo visto”.

• Mesa redonda : a través de un grupo reducido de 3 a 6 personas debaten ante un auditorio

sus diferentes posturas respecto de un caso, situación o tema. El moderador finaliza con

un breve resumen del debate y las posibles conclusiones.

• Panel : un grupo máximo de 6 expertos debaten acerca de un tema, situación o caso frente

a un auditorio. Tras la intervención del equipo de expertos, el auditorio organizado en

pequeños grupos discute los aportes de los especialistas y hace, a su vez, nuevas

propuestas,

La diferencia entre el panel y la mesa redonda es que en aquél el auditorio participa

también en el debate y puede formular sus propuestas.


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a.3.La comunicación como proceso de innovación y ca mbio.

Expusimos hasta aquí la importancia y alcance de la comunicación como un elemento

esencial en la gestión de las S.A.D. de la provincia de Buenos Aires.

Vemos aquí y ahora el alcance que la misma tiene en la búsqueda organizada de

mejores soluciones que promuevan sistemáticamente un proceso participativo de innovación y

cambio en estos organismos desconcentrados que somos.

La comunicación como práctica social de distribución del conocimiento genera, si es

auténtica, los cambios y las innovaciones necesarias para afrontar los desafíos y las actuales

áreas de demanda del contexto en que nos toca vivir.

Para que la innovación y el cambio se produzcan, a través del procedimiento

comunicativo de las instituciones con un rol tan importante como el nuestro, hace falta promover a

través de ella los siguientes requisitos:

• construir la cultura institucional de manera socializada,

• promover a través de la comunicación una cultura del cambio que promueva los ajustes en

respuesta a las demandas del contexto y de los proyectos educativos vigentes,

• la claridad de los objetivos a lograr,

• la respuesta a necesidades sentidas como tales,

• la configuración de sistemas de organización basados en el aprovechamiento y desarrollo

de la interdependencia de los individuos.

• la participación de los agentes institucionales en el desarrollo de la cultura comunicacional

como expresión de la conciencia e identidad de las instituciones.

• generar un plan comunicacional fruto de un constructo social y participativo desarrollado en

el marco del Plan Educativo Provincial vigente y en los postulados de la Ley de Educación

Provincial y de la Ley de Educación Nacional.

Pero, aparte de los requisitos que expusimos como necesarios para el desarrollo de una

cultura institucional de innovación y cambio a través del Plan Comunicacional Institucional, es

necesario desarrollar también técnicas o estrategias que promuevan el mismo, como pueden ser:

la de investigación y desarrollo, formación sistemática de los miembros del equipo institucional,

persuasión, negociación, desarrollo de la interacción social, círculos de calidad, etc. Las mismas

pueden ser objeto de otro documento de estudio.


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a.4. Pautas generales para la evaluación y validaci ón de los materiales de comunicación en

las S.A.D.

Uno de los mayores desafíos, cuando se busca generar procesos de comunicación, es

que los interlocutores potenciales se apropien de los sentidos y significaciones que se les quiso

transmitir.

Al diseñar estrategias de comunicación se busca reducir la distancia entre los que

participan de un proceso de comunicación, logrando que la cadena de sentidos se enriquezca, se

fortalezca y se amplíe hasta lugares más complejos y superiores.

La validación de los materiales comunicacionales permite chequear y poner a prueba lo

que se hizo, para revertir lo que en primera medida limita o condiciona el proceso de

comunicación.

a. En primer lugar se trata de seleccionar a un grupo de personas que tengan las mismas

características y competencias del interlocutor potencial para que hagan una revisión

exhaustiva de los materiales de comunicación que se elaboraron.

b. En segundo lugar, la validación de los materiales permite evaluar si los interlocutores

comprenden la información y saben cómo ponerla en práctica, si acuerdan con los criterios

estéticos que se utilizaron y si consideran al material como un producto valioso.

c. En tercer lugar, los criterios de validación se vinculan con los objetivos de la estrategia

comunicacional y también con los criterios que se tuvieron en cuenta para la elaboración

de los mensajes.

Todos estos textos pueden ser consultados en sitio de la D.G.A.D. en el Portal abc de la

DGCyE.: www.abc.gov.ar


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ANEXO I

La intencionalidad del presente Anexo es reflexionar sobre desarrollos concretos de

dispositivos de comunicación que utilizamos en cada una de nuestras Secretarías.

1. Consideraciones generales sobre la comunicación escrita en las S.A.D.

La comunicación en las S.A.D. es una construcción continua y socializada que exige un alto grado

de control interior, tanto del contenido que se desea transmitir, como de los parámetros de la

enunciación que guían el discurso, por tanto debe tener siempre en cuenta los siguientes

elementos:

1. Quién escribe : la construcción intersubjetiva del que escribe, el rol que desempeña, sus

objetivos e intencionalidad en el desarrollo del discurso;

2. Para quién se escribe : la construcción subjetiva del destinatario (la imagen del receptor)

es sumamente importante pues debe tener presente en el momento de la escritura su papel

social, sus conocimientos, sus intereses y sus necesidades4.

3. Qué se escribe: el contenido del texto comunicativo debe responder siempre a la norma y

a las necesidades del destinatario.

4. Cómo se escribe: el texto debe ser claro, preciso y breve. Usar palabras que lleguen con

precisión y claridad al destinatario y no suponer que el mismo entiende todo el contenido

que se pretende comunicar. Por ende, si se expone un término técnico, después vale una

aclaración;

5. En qué contexto se escribe: la delimitación del espacio y del tiempo son sumamente

importantes en el acto comunicacional. Contextualizar una comunicación es atender a la

realidad y su entorno que es cambiante.

Veamos ahora estas consideraciones en las diferentes formas comunicacionales que

utilizamos en nuestras S.A.D.

Una comunicación eficaz y estratégica se reflejará en la Mesa de Entradas de la S.A.D. y en el

Registro de Entradas y Salidas de todas las informaciones recibidas y enviadas.

4 No olvidemos que los intereses contextualizan pero no determinan, en cambio las necesidades sí determinan en cualquier comunicación estatutaria.


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a. Mesa de Entradas

La Ley Nº 13.688 en su Art. 87 determina las funciones inherentes a las Secretarías de

Asuntos Docentes que intervienen en las cuestiones técnico administrativas del personal docente.

Entre estas competencias, encontramos: “Mantener el funcionamiento del casillero de

entrada y salida como medio de comunicación y distribución de información a los servicios

educativos y por su intermedio a los docentes”.

La Mesa de Entrada y Salida en un organismo como la Secretaria de Asuntos Docentes,

es pilar fundamental de la comunicación. Requiere de una organización propia y de comunicación

dinámica, ya que por ella ingresa y sale material, información, documentación, necesitando de

registro y análisis.

El registro debe ser minucioso, sin dejar nada sin volcar en el cuaderno de registro de

entradas y salidas, ordenado por fecha de ingresos/egreso, enumerado por orden de llegada y

clasificado por motivo, señalando la derivación del mismo.

El análisis requiere de una observación específica de la documentación: que posea

firma, aclaración, fecha, motivo, destinatario, de ser fotocopias que estén debidamente

autenticadas, y de existir enmiendas o sobreborrados que estén salvados. Todo ello acompañado

por el sello, cargo, fecha y firma de quien recibió y o entregó. Ese miembro del equipo de trabajo,

debe tomar conciencia del valor de la tarea que realiza, siendo que ésta impacta directamente en

los procedimientos técnico administrativos, en las formas y plazos.

Es importante destacar que la selección de la persona del equipo institucional en quien se

delegara la atención de la Mesa de Entrada, necesita considerar un perfil que reúna: poder de

escucha e interpretación, buenos modales, equilibrio emocional, conocimiento de la institución y

sus competencias, de las organizaciones estrechamente vinculadas a la secretaría, como Jefatura

Distrital, Consejo Escolar, Sede de Inspectores, UEGD, para poder distribuir o derivar las

consultas tanto dentro como fuera de la dependencia.

La buena planificación y funcionamiento de la Mesa de Entradas mostrará el valor que

como organización de servicio tiene la Secretaría de Asuntos Docentes.


19

b. Herramientas.

Casillero : requiere de una cuidadosa atención y suma responsabilidad. Esta herramienta de

distribución de material a organismos y/o dependencias, estará ubicada en un lugar que permita la

supervisión y control de quien accede al mismo.

Organizado por direcciones docentes, ordenados en forma ascendente para su rápida

ubicación. En él se coloca material inherente a capacitaciones docentes autorizadas por la

DGCyE, tarjetas, invitaciones, folletos, avisos para pasar a retirar por Mesa de Entrada

documentación que requiere de registro y firma de recepción o retiro, etc. Recordar que no se

debe distribuir material proselitista, ni político, ni religioso.

Corresponde el control diario, y de observar que no se ha retirado documentación,

elaborar estrategias para la toma de conciencia acerca de la importancia de lo que implica el

pasar diariamente a retirar material por casillero.

Registro de entradas y salidas : se llevará registro de entradas y salidas. En primer término se

enumera la documentación, en la cual se colocará: sello de entrada/salida, procedencia/destino,

cargo, número de ingreso/egreso, fecha, firma, aclaración. Luego se vuelca en el registro

agregando una breve descripción del motivo, derivación. En caso de ser Solicitud de cobertura

para provisionales y o suplentes será conveniente consignar fecha, hora de ingreso, para

contemplar el acto público en que se saca, y firma del agente receptor.

Esto verifica que toda solicitud sale de acuerdo a la hora ingresada, cuyo término horario

de ingreso al acto público pertinente será consensuado y avalado con representantes gremiales

distritales y publicado en cronograma de actos públicos anuales. Ejemplo:

ENTRADOS

Fecha N° Detalle Entregó Firma Derivado

03/03/2010 23 Sol. Cober- EP38 MS EP 38 Actos Publico

03/03/2010 24 Nota Inst. Sup 143 MS INS SUP 143 S.A,D.

04/03/2010 25 Sol. Cober- ES301 Portera ES 301 Actos Publico

SALIDOS

Fecha N° Detalle Recibió Firma Derivado

03/03/2010 15 Serv Prov. XX Ana VD EP 1


20

03/03/2010 16 Reub Trans. XX MS ES 302 ES 302

04/03/2010 17 Design XX Irma C. Func Jardín 901

Cuadernos de comunicados : están destinados a la información, difusión y puesta en

conocimiento, a los servicios educativos y por su intermedio a los docentes, de: cronogramas de

diferentes acciones estatutarias, Ej. MAD, POF., convocatorias a pruebas de selección,

concursos de títulos, antecedentes y oposición, inscripciones a distintos listados etc. (según la

magnitud del distrito cada S.A.D. determina si es uno único o uno por cada nivel o modalidad).

El cuaderno de comunicados es un documento para la S.A.D. de alto valor, siendo que a

través de él, se comunica y demuestra el cumplimiento de la difusión y notificación de las acciones

estatutarias previstas en el calendario anual de actividades docentes.

Requiere: habilitar un cuaderno para tal fin, enumerado por año calendario (ejemplo:

Cuaderno 1/2010), foliado en todas sus hojas, los comunicados enumerados con fecha, motivo y

dirección docente a la que está destinado el mensaje, esto agiliza la lectura y focaliza la atención

de la persona que copia los comunicados.

Cuando el contenido es extenso y ante el requerimiento de los servicios educativos podrá

autorizarse su fotocopiado, en aquellas S.A.D. que no cuenten con página web propia para

publicarlo. Esto evita la transcripción errónea y como consecuencia la distorsión en la

interpretación del texto. Al pié se coloca el listado de servicios educativos que deben notificarse

del comunicado con firma, aclaración, cargo y fecha que lo hizo.

Revisar periódicamente el cuaderno para constatar si los servicios educativos se

notificaron. Ésta es una acción importante, ya que permite detectar aquellos que se hayan

demorado o directamente no lo han hecho para instarlos a que asuman responsablemente la

importancia que tiene lo que se comunica en el desarrollo del proceso educativo. Ya sea mediante

comunicaciones telefónicas, notas, recordatorios, reiterando por mail, a la base de datos

confeccionada para tal fin con los maestros secretarios y o directores de los servicios educativos.

Ejemplo:

Comunicado N º 3/3/10 Primarias Solicitud Vacantes por extensión cargo PR

Notificado: EP Nº… EP Nº…. …


21

Expedientes : requieren de un tratamiento particular. El agente de Mesa de Entrada dará el

ingreso en el Registro de Entradas y derivará el expediente en cuestión a la mesa de trabajo

respectiva, donde se cargará al sistema informático la entrada y la salida del documento del

organismo.

El análisis y respuesta a un expediente demanda de una lectura integral, mediante la cual

se toma conocimiento de la causa, permitiendo encuadrar la respuesta en el marco de la cuestión.

Se agrega al mismo: la documentación requerida, foliando a continuación, el sello de

juntura y en la última hoja el sello de salida para prosecución de trámite. Dejando copia de lo

agregado en el archivo de la S.A.D., individualizado por número de expediente, persona, motivo y

fecha.

Notificaciones : notificar significa hacer saber, poner en conocimiento. Se notifican: Actos

Administrativos de alcance individual, tiene una íntima vinculación con el debido proceso, y sus

vicios pueden dar lugar a situaciones de indefensión, que acarreen la nulidad de lo actuado. Las

notificaciones contienen una serie de formalidades que se encuentran previstas en el Art 161 de

ED, que a su vez ,en la parte final, remite para todo lo no previsto al Capítulo “De las

notificaciones” de la Ley de Procedimiento de la provincia de Buenos Aires.

La notificación se realiza personalmente en el expediente o actuación, firmando el

interesado ante la autoridad administrativa, quien debe firmar aclarando la toma de firma, previa

justificación de identidad. En el caso de no hacerlo personalmente, se contemplan otras formas

como cédula, telegrama colacionado, u otra forma que permita tener constancia fehaciente de la

recepción, fecha y contenido del acto notificado.

Registro de Sodic : el Sodic es el correo interno de la provincia de Buenos Aires. Toda

documentación enviada o recibida por Sodic es acompañada por un remito. Los mismos son

enumerados, fechados y señalado el origen y destino. Periódicamente se vuelcan en resúmenes

de remitos, son entregados al servicio de correo, quien deja una copia sellada y fechada del retiro

de la documentación, archivada por orden numérico y cronológico en S.A.D. La enumeración es

correlativa y anual.

Correo electrónico : en la actualidad el ingreso y salida en información por este medio es

cotidiano y de uso habitual. Demanda de un análisis adecuado de los mails recibidos, evaluando

la importancia de los mismos, para proceder a su archivo, eliminación, y/o impresión si fuera

necesaria.


22

La propuesta es armar una estructura virtual de archivo, mediante la creación de carpetas

que representen los distintos órganos de relación, y cada una de ellas en enviados y recibidos. De

esta manera se agiliza la búsqueda de la información. Ejemplo: Carpeta Dirección de Gestión,

dentro de ella Asesor Tutor, otra de Capacitación, otra de Directora y en cada una de ellas una de

Recibidos y otra de Enviados.

Aquellos que requieren impresión se archivan por fecha, resaltando el texto más

importante para focalizar y agilizar la búsqueda y su lectura.

Cartelera : es un recurso comunicativo que busca llamar la atención empleando signos visuales,

íconos, señales, indicadores, que fortalezcan la memorización de lo que se desea comunicar. Es

un soporte de información – formación. Demanda de actualización semanal, uso de lenguaje

común. Es importante evaluar el impacto después de la emisión de un mensaje.

Es apto para publicar: cronogramas de actos públicos, pedidos de permutas, eventos

sociales, cursos y capacitaciones, compulsas para coberturas del Nivel Superior, solicitudes de

docentes de distritos vecinos, modelos de planillas/formularios, etc.

Es recomendable utilizar color, tipografía y todo aquello que ayude para que el anuncio

no pase desapercibido. El impacto visual ayuda a despertar la curiosidad y hace que el lector

detenga su mirada en la información que se desea socializar mediante la comunicación.

c. Formatos más usuales en la comunicación administ rativa 5.

Carta : es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto

determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras,

por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece.

Memorándum: comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones

simples. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la

fecha se puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es

interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan en el memorándum pueden ser las

indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo,

anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

5 Marcuello García, Ángel A. Habilidades de Comunicación: Técnicas para la Comunicación eficaz.


23

Circular: es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias

o a numerosas personas, a quienes interesa por igual. Pueden ser internas o externas.

La circular es un documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos

oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la

redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las

circulares en ser comunicaciones colectivas.

Memoparte: el recado o memoparte es la manifestación más elemental de la comunicación

escrita en el contexto administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso

que no da lugar a dudas. Su estructura responde a la necesidad de una comunicación rápida,

mediante la cual el receptor puede actuar en razón del contenido. Por su naturaleza, es escrito, es

corto, bien estructurado, no puede restarse a equívocos, pues éstos originan consecuencias muy

graves. Se describe en papeles pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción, sugerencia,

acuerdo, información.

Minuta: es un documento escrito de la naturaleza informal que hace las veces de acta, solo que

con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea

indispensable, el acta formal. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes

y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y

los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de

la celebración y el objetivo de la reunión.

Acta: es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y

en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de

la forma en que fueron planteados. Es un documento en el cual se asientan los hechos

sobresalientes de una reunión.

Se da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesión, y del secretario

que lo asiste o en caso de no haberse hecho éstas asignaciones, las firmas de los asistentes).

Cuando el acta es privada y no se levanta por un funcionario que tenga fe pública, es

necesario de testigos de asistencia, que den fe bajo su firma. Por disposición de algunas leyes,

determinadas actas deben constar en libros especiales autorizadas para el efecto.

Informes: son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra

requisitos más formales, tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el


24

ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el

material que ayuda a funcionarios en la toma de decisiones.

El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente,

descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones hacia fuera

de éstas.

Estos informes pueden ser emitidos en forma periódica o de forma esporádica,

respondiendo a la necesidad de información de un superior. No son muy extensos, por lo general

son concretos y objetivos, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos

ocurridos y llegando a una conclusión por parte de quienes los emiten, y posiblemente se exprese

también una sugerencia de solución al problema, si es que existe.

Telegrama: recibe también el nombre de mensaje. Por tratarse de comunicaciones cuyo precio se

establece por la clase de servicios, la distancia y el número de palabras que las integran, se

redactan en dos diferentes lenguajes: elíptico y enclítico.

Elíptico: omite todas las voces - proposiciones, artículos, pronombres- que no sean

absolutamente indispensables a la correcta interpretación de la idea.

Enclítico: la parte de la oración se liga con el vocablo precedente y forma con él una sola

palabra, como los pronombres pospuestos al verbo.

Curriculum Vitae: es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y

describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito

determinado.

d. Acerca de la comunicación tecnológica en la S.A. D.

La comunicación tecnológica en las S.A.D. tiene como primera finalidad agilizar la

información y vehiculizar el caudal de la misma. De ninguna manera pueden considerarse dichas

comunicaciones como formas fehacientes de notificación, sino como un adelanto de la información

sobre todo si nos referimos a cuestiones estatutarias.

Constituye un instrumento viabilizador de la información, por ende toda comunicación

elaborada desde este insumo debe atender a los principios enunciados, en el inicio del presente

Anexo, sobre la redacción de la comunicación escrita en las Secretarías de Asuntos Docentes.

“La comunicación virtual ha logrado desplazar en amplia escala a la tradicional por las

ventajas que ofrece, entre las que se encuentra la inmediatez como la principal. En la red de redes


25

se pueden desarrollar varios tipos de protocolos para la comunicación, los que pueden ser

clasificados de acuerdo con los tiempos para la comunicación.

En este caso tenemos:

a- los sistemas de comunicación en tiempo real o sincrónico (chat o mensajería instantánea).

b- y las conversaciones asincrónicas (mensajería electrónica o correo electrónico), los foros

de discusión y las listas de distribución. Apoyan los procesos de comunicación y búsqueda

de información.

Chat : permite la comunicación inmediata a través de canales habilitados en Internet y entre dos o

más personas. Su principal característica es que se establece en tiempo real, y está considerado

el más rápido y eficaz de los que existen en este medio, pero tiene como atenuante el paralelismo

que debe existir entre los usuarios para que el ejercicio cumpla su objetivo. Sin embargo, en

ocasiones resulta un poco incómoda su utilización cuando logran introducirse personas, que en la

mayoría de los casos no han sido invitadas y solamente contribuyen a favorecer una mala calidad

de la actividad.

Mensajería instantánea : es una variante de mensajería un poco más personalizada. Entre las

ventajas que ofrece esta modalidad se encuentra la posibilidad de poder intercambiar imágenes u

otro tipo de archivo, aún cuando estos en ocasiones tienen una extensión bastante voluminosa

para traficar por el sistema de mensajería electrónica tradicional.

Correo electrónico : es un tipo de comunicación que, aunque su principal característica es el

asincronismo con el que se efectúa, no difiere mucho de las características de la mensajería

instantánea. En la actualidad este servicio nos facilita la posibilidad de enviar y recibir todo tipo de

mensajería en formato digital sin importar el lugar, la fecha o la hora de su emisión. El sistema de

correo electrónico hoy se ha convertido en el servicio de tráfico electrónico más utilizado.” 6

Es conveniente que se desarrolle en cada S.A.D. una capacitación institucional para todo el

equipo institucional en el uso de todos estos dispositivos tecnológicos comunicacionales.

6 Aporte de la Región 13. Referente: Miriam Inés Tell. Distritos: Carmen de Areco, Colón, Pergamino, San

Antonio de Areco y Salto.


26

e. Otras formas de comunicación institucional.

a. Algunas consideraciones sobre la comunicación interna de las S.A.D.

“Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo un ambiente de

sinceridad, de escucha y de circulación de la información. Si no se estimula la escucha, no hay un

ida y vuelta y se pierde el sentido de la comunicación. Los vínculos que se establecen dependen

del cómo nos comunicamos con los otros.

La comunicación interna sirve para que la misión y la historia de la organización sean

compartidas por todos, se necesita un plan de comunicación para asegurarse de que los

empleados trabajen como un solo equipo en pos del logro de los objetivos institucionales.

¿Cómo nos podemos comunicar con nuestro equipo institucional?

* Pizarra informativa para conocimiento del personal.

* Cuaderno de mensajes entre el personal de ambos turnos.

* Cuaderno de llamados telefónicos.

* Charlas informativas formales e informales.

* Entrevistas.

* Carpetas y cajas temáticas.”7

f. Otros aportes sobre comunicación interna en las S.A.D.

Reuniones informales : pueden organizarse ante una actividad novedosa, ante un procedimiento

nuevo para el organismo, ante cuestiones temporales que transita la institución. Se pueden llevar

adelante por sector, por turno o por grupo de trabajo organizado al efecto. Se destaca que estas

reuniones debieran tener un corolario escrito a fin de relevar el nivel de entendimiento alcanzado a

través de esta herramienta oral. Tienen la ventaja de permitir observar reacciones y gestos y de

escuchar palabras que surgen espontáneamente y a partir de ello, reformular tareas asignadas.

7 Aporte de la Región 21. Tres Arroyos, Coronel Pringles, Laprida, González Chaves, Dorrego, Benito

Juárez.


27

En el seno de la S.A.D. el caudal de información hace que estas reuniones sean de gran

utilidad porque hay que atender problemas, responder a lo requerido por la Dirección y seguir con

las tareas habituales, todo al mismo tiempo.

Reuniones institucionales planificadas : este espacio previamente planificado brinda insumos

valiosos a la organización. Se puede anticipar en el tiempo, ofrecer posibilidades de elección de

temario, organizar cuestiones teóricas y prácticas y resolver situaciones conflictivas. Hay que

planificarlas con un tiempo de duración que contemple un momento libre para que el personal se

explaye porque ahí se encuentran insumos para próximas reuniones. En ocasiones se dice más

en una charla informal que preguntando formalmente. Al momento de llevarlas adelante hay que

plantearse un objetivo claro y concreto de modo tal que las actividades sean consecuentes con lo

propuesto. Se pueden organizar reuniones sobre organización de ingreso a la docencia, atención

de mesa de entrada, asesoramiento sobre aspectos específicos de la normativa o toda otra

situación que amerite tratamiento.

Instructivos: si hay un elemento que calma la dinámica institucional es tener normas de

actuación claras. El instructivo como formato escrito que pauta procedimientos da seguridad al

personal porque la tarea ya no depende de aquel que habitualmente la lleva a cabo. Se puede

llevar adelante aun por aquel que en ese momento esté presente.

Es conveniente tener instructivos que pauten, por ejemplo:

- recepción del SODIC.

- entrada y salida de expedientes.

- control de designaciones de provisionales y suplentes.

- pautas de inscripción para in fine.

- circuito de documentación según el tema.

- tratamiento de vacantes.

Al escribir este tipo de textos se puede especificar no solo las acciones de modo ordenado sino

quiénes serán los responsables directos y quiénes los ocasionales.

Agenda informal: contar con un memo diario, o un panel de novedades o una cartelera o

cualquier otro recurso material que esté a la vista de todos y que sea considerado por todos como

un recurso valioso para mantenerse informado, es altamente positivo. Si surgió una emergencia

se puede dejar escrito allí; si surgen reuniones imprevistas se detallan en esta agenda a fin de

organizar toda la tarea sin perturbar el normal desarrollo de las actividades. Un lugar adecuado


28

para tener este insumo es cerca del teléfono y de la persona que se ocupa de este tan importante

servicio. Esta persona puede ser el nexo comunicacional en la S.A.D., no sólo con los llamados

telefónicos sino siguiendo todo lo dispuesto en la agenda informal.

A modo de ejemplo: Se presenta personal de empresa telefónica a hacer tareas de comunicación.

Al instalar antena señalan que hay que cuidar no acercarse a ella y que volverán tal día. Se deja

en panel la advertencia para que todos estén enterados y también se publica que hay que

esperarlos para la próxima visita.

Análisis de documentos: tal vez uno de los aspectos característicos del organismo S.A.D. es

que ante tanta cantidad de tareas y el tiempo real en que se desarrollan, el personal las lleve

delante de forma automática, y se transmitan de unos a otros perdiéndose la fuente normativa que

dio origen a la tarea misma. Por ello es importante que todos accedan a la disposición, la circular

o cualquier formato de norma fuente de la actividad a realizar, y que quede plasmado en un libro

de comunicaciones internas el tratamiento de estos documentos, con la especificación de su

lectura, reflexión, análisis, resolución de casos a partir de éste y, de ser necesario con el

procedimiento correspondiente adecuado al organismo en cuestión. Dejar escrito casos con

normas aplicables y posibles soluciones permite que cualquier persona acceda a los mismos y

favorezca el servicio que la S.A.D. debe prestar.

A modo de ejemplo se cita un análisis de documento:

- Habiéndose recepcionado la Circular 1 de la Dirección de Tribunales de Clasificación se hace

necesario publicitar y asesorar al respecto. Por ello, se requiere:

a. Lectura minuciosa de la circular.

b. Planteo de interrogantes que serán presentados ante el superior.

c. Resolución de casos extraídos de los actos públicos.

d. Cita de casos a partir de la lectura parcial y fragmentada de la circular.

e. Presentación de síntesis escrita para su posterior análisis y devolución.

Cartelera: este medio tradicional que perdura en el tiempo tiene la particularidad de su flexibilidad

al momento de brindar información de forma rápida y eficaz. Puede contener información general,

aspectos relativos al trabajo interno, cronogramas próximos a desarrollar, períodos y horarios de

inscripciones, etc. Debe estar en un lugar de alto tránsito y estar institucionalizado como fuente de

información. Colocar fecha de emisión de la información y destinatarios posibles y opcionales

contribuye a clarificar los canales de comunicación.


29

Entrevista personal: es muy útil para el personal que ingresa al organismo. En esta se

establecen las pautas de trabajo, se indican áreas específicas y se plantean los objetivos

esperados y toda otra cuestión pertinente. También es muy útil para tratar aspectos concretos que

haya que modificar o rectificar con alguno de los integrantes del equipo institucional. Del mismo

modo se utiliza para pautar estrategias de trabajo con un agente determinado. Dejar constancia de

lo actuado hace a la historia de la entidad.”8

8 Aporte de la Región 12: Participantes: S.A.D. de San Nicolás, Capitán Sarmiento, Bartolomé Mitre,

Baradero, Ramallo y San Pedro. Referente: S.A.D. de Pergamino.


30

Anexo II

A. Consideraciones legales y normativas sobre la co municación en la provincia de Buenos

Aires.

En el marco de los decretos Nº 300/06 y Nº 2200/06, firmados por el Poder Ejecutivo de

la Provincia de Buenos Aires, se establecen las pautas sobre la comunicación escrita de la

circulación de la información en el ámbito de la Administración Pública.

Este ítem del documento que estamos presentando pretende aportar algunas formas

habituales de comunicación que se producen en nuestras instituciones educativas y S.A.D. La

propuesta que hacemos desde este trabajo es que todos los equipos institucionales tomen

conocimiento de la normativa citada, como asimismo de los documentos que la DGAD

proporciona a través de su sitio en el Portal abc de la DGCyE: www.abc.gov.ar

b.1. El lenguaje administrativo.

Lo definimos brevemente como el lenguaje del Estado a través del cual se imparten

normas, resoluciones, disposiciones, etc. que desarrollan las diferentes acciones y procesos

estatutarios en nuestro caso. Por sus características específicas de lengua escrita y especial, es

precisa, rígida y estereotipada pero de curso legal. Es por ello conveniente su estudio y aplicación

en todas nuestras comunicaciones técnicas y en nuestros escritos oficiales.

b.2. Actuaciones administrativas.

Se concretan a través de documentos técnico legales de decisión y gestión producidos

por funcionarios/as o agentes de la Administración Pública centralizada y descentralizada de la

provincia de Buenos Aires, que desarrollan su comunicación intra e interinstitucional. Las

actuaciones administrativas se clasifican en:

• documentos que promueven decisión (proyecto de ley, mensaje del P.E.),

• documentos de decisión (decretos, resoluciones, disposiciones),

• documentos administrativos (documentos de juicio, dictamen, informe técnico, convenio,

circular, nota, memorando, esquela, parte de novedades, providencia, formularios, actas,

certificados, etc.),

• y documentos técnicos (documentos que presentan planes, proyectos y programas,

informes de gestión, discursos oficiales, instructivos, etc.).


31

b.3. Redacción de textos administrativos.

Deben presentar las siguientes formalidades: su redacción debe ser clara, concisa y

precisa; las frases deben ser cortas y reflejar las ideas que se quieren transmitir. Deberá usarse el

lenguaje técnico legal correspondiente y de acuerdo a la acción estatutaria de la que trata el texto.

Evitar términos literarios y superfluos. Se propone la lectura y el estudio del Decreto 300/06

para la comunicación escrita técnico administrativa. También es necesario el uso del vocabulario

legal de las normas vigentes como por ejemplo: Constitución de la Nación Argentina, Constitución

de la Provincia de Buenos Aires, Ley Nº 26.206, Ley Nº 13.688, Ley Nº 10.579 y sus leyes

complementarias y decretos reglamentarios, Decreto Ley de Procedimiento Administrativo Nº

7.647/70, Decreto Nº 688/93 y normativas reglamentarias, etc.

B. Documentos de la D.G.A.D. acerca de la comunicac ión en el desempeño de los S.A.D.

A los efectos de profundizar el estudio con el Equipo Institucional la gestión de la

comunicación en las S.A.D. recomendamos la lectura socializada de los siguientes documentos de

la D.G.A.D.:

• Documentos 1 al 3 del 2008 sobre el Perfil del S.A.D

• Documentos 2, 6 y 9 del 2009 sobre la comunicación en S.A.D

• Documento Nº 3 del 2010 sobre la Agenda Diaria de la S.A.D.

• También recomendamos la lectura de la bibliografía expuesta en la Disposición Nº 78/10

del llamado a Pruebas de Selección de Secretarios de Asuntos Docentes.

Selección de textos enviados por la D.G.D.A. para l a capacitación de S.A.D. en el 2009:

• Rodríguez F., Habilidades de comunicación organizacional para garantizar una

comunicación efectiva.

• Weingast Susana, Lo gestual es lo verdadero.

• Magazine E., Claves para una buena y eficaz comunicación.

• Cirigliano C., Gestión de la comunicación interna en las organizaciones.

• Francia A., La escucha activa.


32

Provincia de Buenos Aires

Gobernador Sr. Daniel Scioli

Vicegobernador

Dr. Alberto Balestrini

Director General de Cultura y Educación Prof. Mario Oporto

Vicepresidente 1º del Consejo General de Cultura y Educación

Prof. Daniel Lauría

Subsecretario de Educación Lic. Daniel Belinche

Directora de Gestión de Asuntos Docentes

Prof. Ana María Giordano

DGCyE / Dirección de Gestión de Asuntos Docentes (0221) 0221 – 4297765 / 4297666 [email protected] www.abc.gov.ar

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