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IPES - Correspondencia Administrativa- INTERNAS Radicado: 00110-817- 003448 Fecha: 23/05/2018 - 02:07 PM

MEMORANC Remitente: CARMEN ELENA BERNAL ANDRADE

Dependencia: Despacho de la Oficina Asesora de Control Destinatario: VIVIAN LILIBETH BERNAL IZQUIERDO

Destino: Subdireccion Administrativa y Financiera Folios: 6 Anexos: 6

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

J21.5A.F.13.9.1..1.2192.1911°— ~me pta.* EteerwrZs SOo.

110301

Bogotá DC.,

PARA: Dra. VIVIAN LILIBETH BERNAL IZQUIERDO, Subdirectora Administrativa y Financiera

DE: CARMEN ELENA BERNAL ANDRADE, Asesora de Control Interno

ASUNTO: Informe de Evaluación de Gestión por Dependencias, Primer trimestre 2018

Respetada doctora Vivian:

De manera atenta presento los resultados de la evaluación de la gestión por dependencias correspondiente al primer trimestre de 2018, conforme a lo estipulado en:

• La Ley 909 de 2004, en su artículo 39 dispone:

"Artículo 39. Obligación de evaluar. Los empleados que sean responsables de evaluar el desempeño laboral del personal, entre quienes, en todo caso, habrá un funcionario de libre nombramiento y remoción, deberán hacerlo siguiendo la metodología contenida en el instrumento y en los términos que señale el reglamento que para el efecto se expida. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y será sancionable disciplinariamente, sin perjuicio de que se cumpla con la obligación de evaluar y aplicar rigurosamente el procedimiento señalado.

El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento." (Subraya fuera de texto).

• La Circular 4 de 2005, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, que establece la Evaluación Institucional por Dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de 2004.

• El Decreto 648 de 2017 modifica el artículo 2.2.21.4.49 de la Ley 1083 de 2015, quedando así:

"Artículo 2.2.21.4.9. Informes. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces deberán presentar los informes que se relacionan a continuación:

(...) e). De evaluación a la gestión institucional de que trata el artículo 39 de la Ley 909 de 2004; (...)"

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El Acuerdo 565 de 2016, reglamenta:

ARTÍCULO 16°. PORCENTAJE DE LOS COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. La calificación definitiva de los empleados sujetos de la Evaluación del Desempeño Laboral, se obtiene de la sumatoria de los porcentajes obtenidos respecto de los compromisos laborales, el desarrollo de las competencias comportamentales y la Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias efectuada por la Oficina de Control Interno o quien haqa sus veces. (...) (Subraya fuera de

texto).

Es importante indicar que la finalidad de este informe es servir de insumo para la evaluación del desempeño laboral, como lo indica el acuerdo enunciado:

ARTÍCULO 17°. ESCALAS DE CALIFICACIÓN. Son los instrumentos que permiten ubicar cuantitativa y cualitativamente el resultado de la EDL de un empleado y está integrada por:

3. Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias. Con base en el resultado obtenido de la Evaluación del Área o Dependencia por la Oficina de Control Interno, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haqa sus veces remitirá la calificación de 1 a 10 de este componente, la cual se trasladará al evaluador para la calificación

del evaluado." (Subraya fuera de texto).

1. INSUMOS Y METODOLOGÍA

De acuerdo con el plan de auditoría, el seguimiento por dependencias fue programado por la Asesoría de Control interno — ACI así:

1. Primer Seguimiento: Del 6 de abril al 16 de mayo de 2018, plan de trabajo radicado 00110-817-002168 del 6 abril de 2018, con alcance radicado 00110-817-002633 del 25 de abril de 2018.

La Asesoría de Control Interno desarrolló un instrumento de medición de la gestión para 6 Subdirecciones y 1 Oficina Asesora, teniendo en cuenta los siguientes elementos que fueron objeto de verificación y acopio de evidencias en cada corte trimestral:

1. Plan de Acción vigencia 2017 (FO-267) 2. Hoja de vida de indicadores (FO-101) 3. Seguimientos Indicadores Procesos (FO-277) 4. Procedimiento planeación estratégica y operativa (PR-042) 5. Procedimiento planificación operativa (PR-053) 6. Plan Anual de Adquisiciones (PAA) vigencia 2017 7. Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI). Para SAF No Aplica. 8. Fichas EBI-D de los Proyectos de Inversión. Para SAF No Aplica.

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9. Estado de las reservas presupuestales 10. Gestión de los saldos de contratos de vigencias anteriores y estimadas como posibles

pasivos exigibles o no, de acuerdo con la base de datos remitida por la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF.

2. RESULTADOS

PLAN OPERATIVO (Ver anexo 1)

GESTIÓN CONTRACTUAL

(Ver anexo 2)

PROYECTOS DE INVERSIÓN (Ver anexo 3)

AVANCE DE

GESTIÓN

24.1% 58.6% N.A. 41.4%

El nivel de cumplimiento de gestión de la SAF para el primer trimestre de la vigencia 2018 es del 41.4%, conforme al seguimiento realizado y los soportes aportados por los respectivos gestores de información de la subdirección. En promedio el cumplimiento del plan de acción fue de 24.1% y el porcentaje de ejecución de la gestión contractual del 58.6%.

2.1. ESTADO PLAN ACCIÓN

Las actividades que presentaron un cumplimiento adecuado frente a la meta del 25% ponderada para el primer trimestre, fueron las siguientes:

Acción Resultado Observación

Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de las directrices establecidas para el trámite de cuentas de cobro.

25%

Se encontró referenciada tanto en presupuesto como en contabilidad; sin embargo, no es coincidente la información de gestión reportada durante el trimestre entre los dos gestores de información; de igual forma, el indicador planteado no proporciona un valor referente frente al cual se mida el cumplimiento de las directrices establecidas para el trámite. Se recomienda tomar como referencia las reprogramaciones de PAC mensuales enviadas por las diferentes Subdirecciones y/o Oficinas Asesoras, con el fin de tener un indicador que permita controlar las ejecuciones del PAC, y que éste a su vez sea un insumo para los informes a presentar a la alta dirección, de acuerdo con la Resolución No. DDT- 000001 del 31 de diciembre de 2008 en relación con la distribución, consolidación, seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja — PAC expedido por la Dirección Distrital de Tesorería de Boaotá D C

Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución presupuestal.

25% Se recomienda replantear el indicador de la meta teniendo en cuenta que esta acción sería una valiosa herramienta para el control presupuestal de la entidad.

Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución de las reservas presupuestales.

25%

El indicador planteado para medir esta acción dificulta la medición puesto que no se da un referente frente a qué se miden los pagos de reservas en el primer trimestre de la vigencia. Se recomienda replantear el indicador de la meta.

ALCAUlA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

OesArdlOtto ccoliAmic0 Ins•hal 11.,1 In EcanonIa 304/1

Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución de los pasivos exigibles.

25%

En la publicación en SIG de la Carpeta compartidos respecto a esta acción no se evidencia gestión respecto a solicitudes gestionadas en el mes de marzo. Así mismo el indicador planteado no permite establecer frente a qué se está comparando la gestión mensual en cuento a la reducción de los pasivos susceptibles de hacerse exigibles.

Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución de obligaciones tributarias.

25%

Presentación y giro por conceptos de retenciones.


Monitorear la ejecución de los estados financieros a partir del cumplimiento de los procedimientos establecidos

25%

De acuerdo a la Resolución 113 de 2018 emitida por la Contaduría General de la Nación se dio prórroga para la presentación de los Estados Financieros al 30 de mayo de 2018. Por lo tanto hasta el momento no se han presentado reportes a la Contaduría General de la Nación. .No aplica para este trimestre.

Monitoreo y seguimiento a la aplicación de las directrices establecidas para requerimiento de información a las dependencias por el área contable.

25')/0

Teniendo en cuenta que Contaduría General de la Nación prorrogó la presentación de información en el CHIP de acuerdo al Nuevo Marco Normativo Contable para el 31 de mayo de 2018.

Seguimiento y monitoreo a la aplicación de las políticas contables de estados financieros de la entidad: Política Hechos ocurridos después del periodo contable, políticas contables, cambios en las estimaciones contables y cambios en políticas contables Política Estados financieros

25%

Teniendo en cuenta que los hechos posteriores se presentaran de acuerdo a la dinámica contable y la aplicación de la Resolución 533 de 2015, es decir, para este periodo no tendrá aplicabilidad.

Seguimiento y monitoreo a la aplicación de las políticas contables de estados financieros de la entidad: Política Cuentas por Cobrar

25%

*Se tiene identificado el deterioro de cartera.

Implementación de plan maestro de emergencias de la entidad. 25%

A la fecha ya se encuentra publicado desde el 8 de mayo de 2018 el cual puede ser consultado en la ruta virtual: X:11.Sistema Integrado De Gestión13. Documentación procesos SIG1SISTEMA GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

Desarrollar el programa de vigilancia epidemiológica.

25% Se encuentra en construcción el programa de desorden muesculoesquelético.

Realizar el Monitoreo y seguimiento a las actividades del Programa de Bienestar y Clima Organizacional.

25%

Durante el primer trimestre se llevó a cabo el proceso precontractual para contratar con recursos incluidos en el programa de bienestar.

Realizar Seguimiento y control al proceso de contratación de25°/0 Bienestar y Clima organizacional.

Durante el primer trimestre se llevo a cabo el proceso precontractual para contratar con recursos incluidos en el programa de bienestar.

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Realizar el monitoreo y seguimiento a las actividades del Plan Institucional de Capacitación. 25%

De las capacitaciones programadas para el mes de febrero se reprogramaron dos que se realizaron en el mes de marzo correspondiente a almacén respecto al tema de Pérdida de Bienes y de Gestión Documental del tema de: Organización de expedientes de archivos y manejo de comunicaciones oficiales de la entidad.

Realizar Seguimiento y control al proceso de contratación. 25%

Publicar en la web el informe de SDQS trimestral semestral, anual y socializar a las dependencias.

25%

Se rinden cuatro reportes al año con el primero correspondiente a la vigencia anterior 2017, el segundo correspondiente al primer trimestre de la vigencia actual, es decir enero marzo de 2018.

Acción Resultado Observación Actualizar la documentación del procesos de administración de comunicación oficiales 25V0

De acuerdo a la necesidad del servicio de mensajería para la entidad, hasta el momento se está adelantando los estudios previos para la nueva contratación, se prevé realizar la audiencia de cierre de adjudicación para el 25 de mayo. Teniendo en cuenta que en el plan no se registró puntaje para esta meta, se pondero la ejecución de la etapa precontractual realizada en un 25% sobre el 100%

Realizar Seguimiento y control a los proceso de contratación a cargo del proceso de recursos físicos- almacén

25%

Se realiza el proceso precontractual de los contratos de Tóner, de Papelería y de chaquetas en el mes de Enero En el mes de Febrero se da inicio al contrato de Tóner Marzo: Se inicia ejecución del contrato de tóner con un avance del 94

Realizar toma trimestral de muestras de inventarios de forma aleatoria.

25% Se realizaron tomas físicas a 15 plazas de mercado durante los meses de febrero, marzo y abril. Se realizó toma física de elementos de papelería y tóner.

Dar de baja al 100%de los bienes identificados como dañados inservibles y obsoletos (Semestral)

25%

Durante el mes de enero y febrero se realizó la entrega de 2269 lonas de carpa para destinación final, dichas lonas se encuentran registradas en la resolución de bajas 616/2017. Bodega de la 38 Marzo : Baja de licencias y software

Hacer las Altas / Ingresos del 100% de los bienes25°/o adquiridos por la entidad en el sistema SIAFI

En enero no se realizaron altas. Dieciséis (16) Altas/ 16 Ingresos en el Mes de Febrero; Marzo: Cuatro (4) Altas/ 4 Ingresos

Las cinco (5) acciones relacionadas a continuación están ponderadas en 20% cada una para alcanzar el 100% de la estrategia: Implementación Tablas de Retención Documental para los procesos de organización de Archivos", en total de avance en el trimestre alcanzaron un 55% de la siguiente manera:

Acción Resultado Observación Expedición del acto20`)/0 administrativo.

Resolución Interna de adopción de la TRD número 103 del 13 de abril de 2018.

Registro único de series documental ante el archivo general de la nación

10% A la fecha se encuentra en trámite de revisión y aprobación en la Oficina Jurídica de la Secretaría General de la Alcaldía, por lo tanto, alcanzó un 10% del total.

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Publicación y entrega TRD a100/0 las dependencias

Se encuentra publicado en la página web de la entidad, así mismo, se solicitó mediante OSA a la Oficina Asesora de Comunicaciones el 15 de abril de 2018 la publicación en la Intranet. Sin embargo, los memorandos por dependencia se encuentran pendientes de radicación y entrega formal a las dependencias

Capacitar y entrenar en el uso de implementación de las 5 TRD en cada una de las dependencias

70

Se inicia las capacitaciones en el mes de marzo con la colaboración del Archivo de Bogotá, teniendo en cuenta el PIC del Instituto. Se cumplió con una (1) capacitación en el mes de marzo lo que corresponde a 5%, teniendo en cuenta que para alcanzar el total de este indicador el cual es el 20%.

Planificación de la organización del archivo de gestión

10%

Proceso que se realizará paralelo a las capacitaciones, se publicó en el Google Drive los inventarios documentales por dependencias; a abril se cuenta con el inventario documental de 8 dependencias, faltando la Dirección General. Del 20% esta actividad ha alcanzado un 10% teniendo en cuenta que se realiza de manera paralela a las capacitaciones.

Las actividades con un alcance inferior al 25% ponderado para el primer trimestre, se relacionan a continuación:


Revisión, elaboración y ajuste a los instrumentos archivísticos

20%

Se adelanta la elaboración de la Tabla de Control de Acceso, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental y el Cuadro de clasificación documental de la Entidad. Resultado 20%, ponderándose la meta en 100%, cabe aclarar que no se dio puntaie a esta meta.

Tabla de Valoración Documental. 1. continuar con la elaboración de las TVD. 12.5%

De esta acción se revisó la información institucional y del diagnóstico del fondo documental acumulado, Acta de reunión Archivo de Bogotá. En abril se adelantó reubicación de cajas para la verificación del respectivo inventario documental

Desarrollar el programa promoción y prevención en salud

9.06% Lo ideal del resultado de este indicador es que no supere el 30% en ausentismo por incapacidades, para el primer trimestre fue del 9,06%.

Desarrollar programa de Prevención y protección colectiva e individual

7.5%

De acuerdo a lo manifestado por el personal a cargo de esta acción, lo ideal de este indicador es no superar el 30% en cuanto a condiciones encontradas por falta de prevención y protección colectiva e individual, resultada en el trimestre 7,5%.

Desarrollar el programa investigación de accidentes e incidentes de trabajo

40/

El indicador de la meta se propuso como 0% teniendo en cuenta que lo esperado por la subdirección a través de las sensibilizaciones es reducir los accidentes de trabajo. Para obtener el resultado de este indicar se toma como porcentaje la sumatoria de accidentes de trabajos presentados en el trimestre siendo para enero 2, febrero 1 y marzo 1.

Verificado el reporte publicado en la carpeta compartidos SIG de la entidad, en cuanto al avance de depuración y gestión de cobro persuasivo

2. 36%

Se dijo lo siguiente: "Enero una reducción en cartera 2,36% comparando la cartera de la vigencia 2017 vs cartera a 31 de enero de 2018, el reporte del mes de febrero se generará el día 13 del mes de marzo", por lo tanto, se dejará esta valoración, teniendo en cuenta que no se aportó información adicional, de acuerdo a lo solicitado y acordado en la reunión sostenida con cartera el jueves 17 de mayo.

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Depurar la cartera de la1 entidad . 9%

Indicador sin definir para la meta, dificultando la medición, no se estableció un valor de partida, es decir, la cartera susceptible de depurar a partir del 1 de enero de 2018. A 16 de mayo de 2018 de acuerdo a lo informado por cartera, se encuentra en contabilidad pendiente de someter a Comité de Sostenibilidad Contable un total de $116.200.786 millones de pesos de cuentas por cobrar y cuentas de orden, tanto de plazas como de proyectos comerciales; por lo tanto, se estableció el puntaje de avance partiendo de las gestiones realizadas y en el primer trimestre se logró transferir a contabilidad $116 millones de pesos para depuración, teniendo en cuenta el informe de cartera con radicado 00110817008636 del 29 del 29 de diciembre de 2018 en el cual se observó una cartera por $12.545 millones pesos a junio 30 de 2017 con un comportamiento estático hasta la vigencia 2017 y con un riesgo de Incobrabilidad (Categoría E) del 50%, por lo tanto se calculó sobre el 50% correspondiente a $6.272 los $116 millones de pesos ($116.200.786/$6.272.000.000)= 1.9%.

Acción Resultado Observación Gestionar con el archivo de Bogotá la aprobación y convalidación archivo TVD.

0% No se ejecutó actividades para esta acción, teniendo en cuenta que depende de la acción 30 "la elaboración de las TVD".

Realizar la gestión de cobro persuasivo (Realizar informe de los deudores, requerimientos, circularización, visitas personalizadas de cobro e investigación bienes)."

0%

Meta sin definir para esta acción; no obstante, como indicador de gestión se estableció "% de reducción de la Cartera", pero, en el avance no se hizo entrega de soportes, ni se especificaron cifras que permitan medir la reducción de cartera en el primer trimestre de 2018.

Desarrollar el programa de gestión en la prevención de enfermedades profesionales.

0% Este indicador se medió teniendo en cuenta que con corte a marzo a no se han realizado sensibilizaciones respecto al tema de enfermedades laborales.

Realizar trimestralmente mesas de trabajo con las dependencias para generar acciones de mejora con respecto a los requerimientos

0%

De acuerdo a lo informado por el responsable del proceso, esta actividad tuvo lugar en el mes de abril, no se aportaron evidencias correspondientes al trimestre objeto de evaluación.

2.2. GESTIÓN CONTRACTUAL

Conforme a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones —PAA, relaciona la siguiente contratación:

> Contratos relacionados en el PAA para el mes de enero:

• Arrendamiento del inmueble ubicado en la calle 73 no 11-66. • Adición al contrato no. 001 de 2017 cuyo objeto es "el arrendamiento del inmueble

ubicado en la carrera decima.

Se perfeccionaron: Arrendamiento del inmueble ubicado en la calle 73 no 11-66 para la sede del IPES.

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> Contratos relacionados en el PAA para el mes de febrero:

• Servicio integral de aseo y cafetería con suministro de personal, • Adición al contrato No. 026 de 2017 cuyo objeto es "servicio integral de aseo y

cafetería. • Adquisición de pólizas de seguros, adquisición de chaquetas institucionales para los

servidores públicos y contratistas

Se perfeccionaron: Proveeduría integral de tóner, Servicio integral de aseo y cafetería, Adquisición de pólizas de seguros obligatorios (SOAT) para el parque automotor del Instituto Para la Economía Social - IPES.

» En el mes de marzo según PAA se registró lo siguiente:

• Un corredor de seguros legalmente constituido y autorizado por la superintendencia financiera.

• Adición al contrato no. 109 de 2017 cuyo objeto es "prestación del servicio de vigilancia. Adición al contrato no. 374 de 2016 cuyo objeto es "contratar con una o varias compañías de seguros.

• Prestación del servicio de vigilancia • Adición al contrato no. 046 de 2017 cuyo objeto es "prestar el servicio de transporte.

Adquisición televisores y sus accesorios para el área administrativa

Se perfeccionaron: Suministros integral de papelería, útiles y elementos de oficina, Adquisición de televisores y sus accesorios para el área administrativa, Adquisición de chaquetas institucionales para los servidores públicos y contratistas.

Frente a la contratación realizada por la SAF en el primer trimestre del 2018 es importante indicar que de los 12 contratos programados para el trimestre se perfeccionaron 7.

2.3. GESTIÓN EN RESERVAS PRESUPUESTALES

VERIFICACIÓN OBJETOS CONTRACTUALES - RESERVAS PRESUPUESTALES (Cifras en millones de pesos)

CANTIDAD CONTRATOS

VALOR DE RESERVAS

(Millones de Pesos)

RESERVAS ANULADAS (Millones de

Pev•K1

GIROS EFECTUADOS .

(Millones de Pesos) SALDO DE RESERVA (Millones de Pesos)

62 $ 3,569,828,301.0 0.0 0.0% $ 2,335,936,074.0 65.4% $ 1,233,892,227.0 35%

Según el reporte de constitución de reservas presupuestales para el primer trimestre de la vigencia 2018, la SAF presenta un valor de $3.569,8 millones correspondiente a 62

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contratos. De esto se han efectuado giros por valor de $2.335,9 millones que equivalen al 65,4% del total de reservas, quedando un saldo de $1.233,8 millones que representan el 55% del total de las reservas. Es un resultado satisfactorio en la medida en que se ha girado el 65% de las reservas en el primer trimestre de la vigencia.

2.4. GESTIÓN DE PASIVOS EXIGIBLES

De conformidad con el reporte de pasivos depurados a marzo 31 de 2018, de responsabilidad de la SAF se reportan 19 contratos en pasivos exigibles por valor de $2,9 millones, de los cuales se han gestionado los correspondientes a $2.8 millones que representan el 96% del total, y en consecuencia, se tiene un saldo de $125 mil pesos que equivale al 4,2% del total de los pasivos. Es una buena gestión, que reporta la SAF sobre la liquidación por este concepto de la siguiente manera:

3. RECOMENDACIONES

Plan de Acción

• Verificar y especificar las metas e indicadores para las siguientes acciones de la estrategia de "Ejecutar de manera eficaz el presupuesto de la entidad': Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de las directrices establecidas para el trámite de cuentas de cobro, Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución presupuestal, Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución de las reservas presupuestales, Monitoreo y seguimiento periódico de la ejecución de los pasivos exigibles, Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de las directrices establecidas para el trámite de cuentas de cobro (esta acción está referenciada dos veces en el plan de acción, a cargo de presupuesto y contabilidad. Se recomienda unificarla y definir a cargo de que dependencia debe estar).

• Revisar y ajustar la meta y los indicadores de la estrategia "Monitoreo y seguimiento periódico de gestión financiera de la entidad' respecto a las acciones: Depurar la cartera, Realizar la gestión de cobro persuasivo - Realizar informe de los deudores, requerimientos, circularización, visitas personalizadas de cobro e investigación bienes.

• Solicitar la modificación de fechas para el cumplimiento de la acción "Seguimiento y monitoreo a la aplicación de las políticas contables de estados financieros de la entidad: - Política Hechos ocurridos después del periodo contable, políticas contables, cambios en las estimaciones contables y cambios en políticas contables- Política Estados financieros"

• De la estrategia "Implementar programa de seguridad y salud en el trabajo" verificar y ajustar a las metas los indicadores respecto a las acciones: Desarrollar programa de

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Prevención y protección colectiva e individual, Desarrollar el programa promoción y prevención en salud, Desarrollar el programa investigación de accidentes e incidentes de trabajo y Desarrollar el programa de gestión en la prevención de enfermedades profesionales.

• Respecto a la estrategia "Diseñar e Implementar programa de bienestar e incentivos" plantear por separado los indicadores de cada acción, puesto que uno corresponde al desarrollo de actividades en cumplimiento del programa y el otro al control y seguimiento del proceso de la contratación.

• De la estrategia "Implementación Tablas de Retención Documental para los procesos de organización de Archivos" - Acción 27. Registro único de series documental ante el archivo general de la nación: Es necesario solicitar la modificación de la fecha final de esta actividad, puesto que estaba programada como fecha fin el 28/2/2018 y hasta el momento depende de la aprobación por parte de la Oficina Jurídica de la Secretaría General de la Alcaldía.

• De la estrategia "Elaborar Tabla de Valoración Documentar, en cuanto a las acciones 31 Continuar con la elaboración de las TVD y 32. Gestionar con el archivo de Bogotá la aprobación y convalidación archivo TVD, se recomienda verificar y aclarar fechas de inicio y fin de estas actividades; así mismo, verificar la valoración dada a los indicadores y la meta, teniendo en cuenta que la segunda acción de esta estrategia depende de la primera, se recomienda consolidarla en una sola.

• En cuanto a la estrategia: Revisión, elaboración y ajuste a los instrumentos archivísticos. Acción 31: Modificar, actualizar o elaborar los instrumentos archivísticos, se recomienda registrar el indicador de la meta.

• De la estrategia "seguimiento a la unidad de correspondencia de la entidad" es necesario dar valor a las metas de las acciones 34. Actualizar la documentación de los procesos de administración de comunicación oficiales y 35. Monitoreo de las actividades de correspondencia.

Gestión Contractual

• Implementar actividades de control para garantizar el cumplimiento de la contratación programada en el PAA.

• Continuar con la gestión para cancelar los compromisos que dieron origen a las reservas presupuestales y realizar las conciliaciones de informaciones con las demás subdirecciones.

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4. LIMITACIONES ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTALES O DE OTRA ÍNDOLE

La SAF no informó limitaciones de tipo administrativo, presupuestal o de otra índole que impidieran el cumplimiento de sus funciones de acuerdo a lo ordenado en el Acuerdo de Junta Directiva 005 de 2011, por medio del cual se modificó la estructura organizacional del Instituto para la Economía Social — IPES.

Cordialmente,

EN ELENA ELENA BERNAL ANDRADE

Anexos: 6 Folios

NOMBRE, CARGO O CONTRATO F RMA FECHA

Elaboró Sandra Milena Bonilla Rodríguez- Contratista CTO 305/2018

23/05/2018 Aprobó Revisó Carmen Elena Bernal Andrade, Asesora de Control Interno

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo en ntra ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para firma de la AS SORA DE CONTROL INTERNO del Instituto para la Economía Social IPES

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