Mejora de la organización a través de una oficina de ... · y tenemos gestionarlos bien (para que...
Transcript of Mejora de la organización a través de una oficina de ... · y tenemos gestionarlos bien (para que...
Mejora de la organización a través de una oficina de gestión de proyectos
Logroño, 6 Marzo 2015
Daniel Echeverría [email protected]
MARCO DE LA (S)PMO
Número y tipo(s) de (S)PMOs y ubicación dentro de la organización
Objetivos y resultados deseados de la implantación de la (S)PMO
Entregables necesarios para que la (S)PMO produzca esos resultados
cartera
cartera proyecto programa
programaprograma proyecto
proyecto proyecto proyecto
proyecto acciones
Recursos de la Organización
LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN SE TIENEN QUE REPARTIR ENTRE
OPERACIONES: PRODUCIR PRODUCTOS Y SERVICIOS EXISTENTES CON LOS PROCESOS YA IMPLANTADOS (BUSINESS AS USUAL)
PROGRAMAS Y PROYECTOS
PRODUCTOS- MEJORAR LOS PRODUCTOS EXISTENTES- DESARROLLAR NUEVOS PRODUCTOS
PROCESOS- MEJORAR LOS PROCESOS EXISTENTES- DESARROLLAR NUEVOS PROCESOS
SERVICIOS- MEJORAR LOS SERVICIOS EXISTENTES- DESARROLLAR NUEVOS SERVICIOS
visión
misión
Estrategia y objetivos de la organización
Planificación y Gestión de
Operaciones (Business as usual)
Planificación y Gestión de la
Cartera de (Nuevos)Proyectos
Gestión de Operaciones en Marcha (Recurrentes)
que producen valor actual
Gestión de Programas y Proyectos Autorizados (que
producen valor futuro)
Recursos de la Organización
Generar Ingresos Ahora Generar Ingresos en el Futuro
(S)PMO
Mala Estrategia
Buena Ejecución
Mala Estrategia
Mala Ejecución
Buena Estrategia
Mala Ejecución
TENEMOS QUE ELEGIR LOS MEJORES PROYECTOS (LOS QUE MÁS NOS ACERCAN A LA ESTRATEGIA)GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS
Y TENEMOS GESTIONARLOS BIEN (PARA QUE LA ESTRATEGIA SEA UNA REALIDAD)GESTIÓN DE PROYECTOS
QUÉ ES UNA (S)PMO (STRATEGIC) PROJECT MANAGEMENT OFFICE
ES UNA ENTIDAD EN LA ORGANIZACIÓN (CON UNO O VARIOS MIEMBROS)
CENTRADA EN LOGRAR LA EJECUCIÓN EFECTIVA DE LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN
MEDIANTE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
QUE APOYA A (…O COINCIDE CON) EL EQUIPO DE GESTIÓN DE LA CARTERA
LLEVA A CABO ACTIVIDADES DE LA ESTRATEGIA, CARTERAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE
- SE NECESITAN PARA LA EJECUCIÓN GENERAL DE LA ESTRATEGIA- NO SE PUEDEN HACER MEJOR EN OTRAS PARTES DE LA ORGANIZACIÓN
¿POR QUÉ FALLAN LAS (S)PMOs?
PORQUE LOS RESULTADOS ESPERADOS NO ESTÁN BIEN DEFINIDOS Y/O SON MAL COMUNICADOS Y COMPRENDIDOS POR LAS PARTES INTERESADAS CLAVE
ALINEAMIENTO INSUFICIENTE CON LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN
NO TENER EN CUENTA LA CULTURA Y LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN EN SU DISEÑO Y EN SU IMPLANTACIÓN
UBICACIÓN INADECUADA DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
INADECUADO NIVEL DEL SPONSOR DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Y COMPROMISO
ROLES Y RESPONSABILIDADES NO BIEN COMPRENDIDOS POR LOS STAKEHOLDERS
UNIDAD NEGOCIO
A
UNIDAD NEGOCIO
B
UNIDAD NEGOCIO
C
UNIDAD NEGOCIO
…
PROGRAMA1
PROGRAMA2
PROGRAMA…
ACCIONESY
PROYECTOS
ACCIONESY
PROYECTOS
ACCIONESY
PROYECTOS
ACCIONESY
PROYECTOS
ACCIONESY
PROYECTOS
ACCIONESY
PROYECTOS
ACCIONESY
PROYECTOS
RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN
visión
misión
Estrategia y objetivos de la organización
Planificación y Gestión de Operaciones (O Proyectos Recurrentes)
Planificación y Gestión de la Cartera de Proyectos y Programas (Productos,
Servicios, Procesos)
¿DÓNDE?
GANAR DINERO AHORA… …Y EN EL FUTUTO
¿CUÁNTAS?
¿QUÉ TIPO DE (S)PMO?
características
descripción
objetivos
enfoque
Plazo-ámbito
Nivel sponsor
Nivel gestión
Ámb influencia
Tipos de servicios que puede dar
Oficina Implantación
Estrategia
Centro de Excelencia
Oficina GestiónCartera
OficinaGestiónServicios
OficinaGestión
Contratos
OficinaGestión
Programas
OficinaGestión
Proyectos
OficinaApoyo
Programas
OficinaApoyo
Proyectos
Apoya la implantación de
la estrategia corporativa
Apoya la excelencia
corporativa en la ejecución de la
estrategia
Apoya el puesta en marcha y
gestión procesos de cartera para lograr objetivos
estratégicos
Gestiona determinados
servicios (apoyo,
implantación y supervisión)
Apoya gestión de un contrato
o cuenta de cliente de la organización
Gestiona de un programa
transversal con muchas
interrelaciones entre proyectos
Gestiona un proyecto
complejo con muchas
interrelaciones
Apoya en la gestión de
programa(s) con pocas
interrelaciones entre proyectos
Apoya en la gestión de
proyectos(s) con pocas
interrelaciones
Guiar la implantación global de las estrategias
corporativas
Asegura que se adoptan y
aplican procesos de PM
Implantar procesos de gestión de
cartera efectivos y eficientes
Mejorar calidad del servicio y satisfacción
cliente
Mejorar entrega de productos y
servicios contratados
Implantar y gestionar
procesos gestión en programa
Implantar y gestionar
procesos gestión en proyectos
Ayudar al equipo en la gestión del
programa
Ayudar al equipo en la gestión del
proyectos
Estratégico Estratégico Estratégico Estrat/ Táctico Estrat/ Táctico Estrat/ Táctico Estrat/ Táctico Táctico Táctico
Largo plazoOrganización
Largo plazoOrganización
Largo plazoOrganización
Largo plazoOrganización
Durac limitada Contrato
Durac limitada Programa
Durac limitada Proyecto
Durac limitada Programa
Durac limitada Proyecto
CEO - EVPEVP- Dirección
EstratégicaEVP- Dirección
U. NegocioDirección Estrategia
Dirección Estrategia
Según Programa
Según ProyectoProgramManager
Project Manager
DirecciónEjecutiva
Dirección Ejecutivo
Alta DirecciónAlta-Media Dirección
Alta DirecciónAlta-Media Dirección
Media Dirección
Soporte Soporte
Organización Organización o Unid. Negocio
Organización o Unid. Negocio
Organización o Unid. Negocio
Resp Contrato Unid. Negocio
ProgramaInterfaces
ProyectoInterfaces
ProgramaInterfaces
ProyectoInterfaces
Desarrollo de Procesos
Herramientas
Equipo apoyo
Apoyo Planific.
Apoyo Ejecución
Gest. Cartera
Formación
Gestión Conocimiento
Ap. Métricas
Coaching
Liderazgo Metodología
¿ PARA QUÉ?
RESULTADOSCapacidades que lograrán
los Resultados Deseados de la (S) PMO
Mejorar la ejecución la estrategia corporativa
Mejorar la Ejecución de los Contratos
Mayor capacidad organizativa para lograr resultados mediante programas y proyectos
Gestión activa de interrelaciones claves
SALIDAS/CAPACIDADESEntregables de la (S)PMO que generarán las salidas /capacidades deseadas
Mayor competencia en la gestión de carteras, contratos, programas y proyectos
Servicios y funciones de soporte efectivos
Sistemas de gestión del conocimiento y capital intelectual
Procesos de ejecución eficientes y efectivos
ENTREGABLESEl proyecto de Implantación
de (S)PMO incluye unos entregables que producen los
Resultados
Procesos de Desarrollo e Integración
Herramientas y Plantillas
Apoyo al equipos y en la Planificación
Ejecución de Proyectos /Programas/Contratos
Proceso de Gestión de Cartera de Proyectos
Gestión del capital intelectual
Coaching y Liderazgo
PROYECTOProyecto de
Implantación de la (S)PMO
Plan de Implantación y Cronograma
Acta de Constitución de la SPMO
Recursos
Servicios a ofrecer
Procesos a desarrollar
Actividades a realizar
Infraestructura requerida
…pero habiendo decidido hacia atrás
Implantar hacia adelante…
LA (S)PMO…
- TIPO DE (S)PMO- UBICACIÓN DE LA(S) (S)PMO(S) EN LA ORGANIZACIÓN- SPONSOR DE LA (S)PMO (PARA LOGRAR APOYO EJECUTIVO)
IDENTIFICAR 4 RESULTADOS DESEADOS DE LA IMPLANTACIÓN DE LA (S)PMO
- RETOS DEL NEGOCIO- OPORTUNIDADES- PROBLEMAS QUE ABORDA - NECESIDADES QUE BUSCA SATISFACER
IDENTIFICAR 4 ENTREGABLES DE LA (S)PMO QUE PRODUZCAN ESOS RESULTADOS
- SERVICIOS- SISTEMAS- PROCESOS- PERSONAS
MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA (S)PMO
La S(PMO) tiene que apoyar (y alinearse con) la Estrategia
LAS 4 DISCIPLINAS DE VALOR ESTRATÉGICO (SVD’s DE Moore)
LIDERAZGO EN COSTE (Excelencia en las operaciones)Ejecución superior medida en términos de productividad y coste
DIFERENCIACIÓN EN VALOR (1. Liderazgo en Producto)Diferenciación mediante un diseño y una ingeniería superior
DIFERENCIACIÓN EN VALOR (2. Cercanía al Cliente o Consumidor)Diferenciación mediante una adecuación superior a las demandas del cliente
DIFERENCIACIÓN EN VALOR (3. Innovación disruptiva)Pensamiento “fuera de la caja”, creación de nuevos estándares, paradigmas,…
La S(PMO) tiene que apoyar (y alinearse con) la Estrategia
LAS 4 DISCIPLINAS DE VALOR ESTRATÉGICO (SVD’s DE Moore)Ta
mañ
o d
el m
erca
do
Ciclo de adaptación de la tecnologíaCiclo de vida
Tiempo
Crecimiento del mercado
Mercado maduro
Mercado decreciente
Fin del producto
Periodo de duración variable
Zona de liderazgo de producto
Zona de excelencia operativa
Zona de cercanía al
cliente
Zona Renovación
del Producto
INDICA 3-4 FORMAS EN QUE LA (S)PMO PUEDE DAR VALOR EN CADA SVD?
- EXCELENCIA OPERACIONAL (3-4)
- LIDERAZGO DE PRODUCTO (3-4)
- CERCANÍA Y SATISFACCIÓN AL CLIENTE (3-4)
- INNOVACIÓN DISRUPTIVA (3-4)
¿EN QUÉ SVD DE INNOVACIÓN SE SITÚA LA EMPRESA? (REPARTE 100 PTS ENTRE ELLAS)
LA (S)PMO Y LA ESTRATEGIA DE INNOVACIÓN Y COMPETENCIA
DEFINICIÓN DE LA (S)PMO
Cómo integrar la estrategia en la (S)PMO
Cómo integrar la (S)PMO en la Cultura de la empresa
Cómo integrar la (S)PMO en la Estructura de la empresa
La S(PMO) tiene que apoyar (y alinearse con) la CULTURA
LOS 4 TIPOS DE CULTURA ORGANIZATIVA (Schneider)
Colaboración (compromiso)
Control(orden y seguridad)
Cultivo (Auto-actualización)
Competencia(Logros)
Importante en empresas en mercados y negocios maduros donde
los márgenes son bajos y una excelencia operativa que reduzca
costes es clave.
Hacer grandes productos y ofrecer grandes servicios y los clientes se acercarán y comprarán. Valora la excelencia técnica por encima de
todo
Pone su acento en la comprensión de las necesidades únicas de cada
cliente. Son las necesidades del cliente las que tiran del producto.
Da gran valor a la contratación, retención y crecimiento de
empleados creativos que produzcan productos únicos.
La S(PMO) tiene que apoyar (y alinearse con) la CULTURA
¿ESTÁ ALINEADA LA ESTRATEGIA Y LA CULTURA?
Colaboración Control
Cultivo Competencia
LA (S)PMO ALINEADA CON LA CULTURA
¿QUÉ TIPO DE CULTURA ES MÁS IMPORTANTE EN LA ORGANIZACIÓN: - COLABORACIÓN, - COMPETENCIA, - CULTIVO - o CONTROL? Reparte los 100 puntos entre las 4¿ESTÁ ALINEADA CON LA ESTRATEGIA?
¿ES LA CULTURA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN SIMILAR EN CADA UNA DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO?
¿HASTA QUÉ PUNTO SE TIENEN QUE TENER EN CUENTA ESTAS CARACTERÍSTICAS AL DISEÑAR E IMPLANTAR LA (S)PMO?
INDICAR 4 ASPECTOS DE LA CULTURA DE LA EMPRESA QUE FACILITARÁN LA IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA (S)PMO
INDICAR 4 ASPECTOS DE LA CULTURA DE LA EMPRESA QUE DIFICULTARÁN U OBSTACULIZARÁN LA IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA (S)PMO
ACTIVIDADES QUE PUEDE (O DEBE) REALIZAR LA (S)PMO
Factores a tener en cuenta en la selección de actividades de la (S)PMO
Actividades que puede (o debe) realizar la (S)PMO en la Organización
El Project Charter de la (S)PMO
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
FACTORES A TENER EN CUENTA
LOS OBJETIVOS Y RESULTADOS DESEADOS PARA LA (S)PMO
QUÉ TIPO DE (S)PMO SE HA CONSIDERADO LA MÁS ADECUADA PARA LA EMPRESA
LAS ACTIVIDADES QUE NO SE ESTÁN HACIENDO EN OTRA PARTE DE LA ORGANIZACIÓN O NO SE ESTÁN HACIENDO CONVENIENTEMENTE
EL CRITERIO A TOMAR:
- DESCENTRALIZADO MIENTRAS SEA EFICIENTE - O CENTRALIZADO SALVO QUE SEA INEFICIENTE
NIVEL DE APOYO DE LA ORGANIZACIÓN
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
DESARROLLO E INTEGRACIÓN DE PROCESOSHERRAMIENTAS Y PLANTILLAS APOYO A LOS EQUIPOSAPOYO EN LA PLANIFICACIÓNAPOYO EN LA EJECUCIÓNAPOYO EN LA GESTIÓN DE LA CARTERAFORMACIÓNGESTIÓN DEL CONOCIMIENTO LIDERAZGO EN LA MAYOR MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN EN P.M.COACHING Y MENTORINGAPOYO EN DEFINICIÓN, RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INDICADORES
ÁREAS DE ACTIVIDAD
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
DESARROLLO E INTEGRACIÓN DE PROCESOS
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Identificar áreas mejora de procesos de gestión y ejecución
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
ProgramaGestión interdependencias entre
programasDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Gestión integrada de los riesgos de los diferentes grupos funcionales
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión del desempeño de contratosDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Gestión del cambio en la organización (cultura, estructura,
estrategia,…)
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
DESARROLLO E INTEGRACIÓN DE HERRAMIENTAS Y PLANTILLAS
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Selección e implantación de herramientas de gestión
(programación, simulación, presupuestos, asignación recursos,…)
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Selección, desarrollo e implantación de plantillas (cronograma,
presupuesto, gestión riesgos, matrices de toma de decisión,…)
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
ACTIVIDADES DE APOYO A LOS EQUIPOS
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Clarificación de roles y responsabilidades
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Selección y retención de talentoDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Coaching a los equiposDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Comunicación relativa al programaDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Evaluaciones del resultado de los proyectos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Evaluación del desempeño de los equipos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Análisis de sistemas de gestión alternativos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Apoyo y soporte a los projectmanagers
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
APOYO EN LA PLANIFICACIÓN
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Elaboración y desarrollo de propuestas y ofertas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
NegociacionesDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Gestión de revisiones y reuniones con los sponsors
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Llevar a cabo talleres de planificación de programas y proyectos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de requerimientosDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Inicio de proyectos y programasDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Gestión de contratos, suministradores y subcontratistas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Conducir reuniones sobre lecciones aprendidas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
APOYO EN LA EJECUCIÓN
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de los reportes de estadoDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Gestión de IncidenciasDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Recuperación de proyectosDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Gestión de riesgos Director
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Resolución de conflictos dentro de un programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Resolución de conflictos entre programas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Apoyo en la incorporación de mejores prácticas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Relaciones con stakeholders y, especialmente, con el cliente
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de plazos, costes, calidad, alcance, …
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
GESTIÓN DE LA CARTERA
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Elaboración de los procesos de gestión de la cartera
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de los procesos de gestión de la cartera de proyectos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Registro de proyectos Director
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Identificación y categorización de la demanda de recursos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de la capacidad de recursosDirector
ProgramaDirectores
DepartamentosS(PMO) Otros
Técnicos Programa
Definición y mantenimiento de métricas de desempeño de la cartera
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de la base de datos de la cartera
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Validación y alineamiento con la estrategia
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Crear un sistema de gestión del conocimiento en gestión de carteras,
programas y proyectos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Gestión de los activos de capital intelectual de la organización
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Establecer un sistema de creación, retención y puesta en valor del
conocimiento
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
APOYO EN LA FORMACIÓN Y DESARROLLO DE LA CARRERA EN P.M.
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Definición del enfoque formativo (definición de carrera formativa)
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Formación en contenidos técnicos necesarios para el programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Formación en procesos, metodologías y herramientas de
gestión de programas y proyectos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Incrementar la madurez de la organización en gestión de y por
proyectos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Formación en habilidades de equipo (comunicaciones, gestión tiempo,…)
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
APOYO EN LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Apoyo en definición y uso de indicadores y métricas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Despliegue de la Estrategia (objetivos, indicadores, metas,
acciones
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Revisión y actualización de la estrategia
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA (S)PMO
CATÁLOGO (NO EXHAUSTIVO) DE ACTIVIDADES QUE PUEDE REALIZAR LA (S)PMO
OTRAS
Actividadesdel Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Apoyo en definición y uso de indicadores y métricas
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Coaching y mentoring para mejorar el desempeño individual
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Coordina el funcionamiento y gestión de las otras PMOs de la organización
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Crear e implementar nuevas metodologías para gestionar
proyectos, programas y contratos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Reporte a la Dirección General en márgenes beneficio y, cumplimiento
de objetivos
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
Director Programa
DirectoresDepartamentos
S(PMO) OtrosTécnicos
Programa
LA (S)PMO ALINEADA CON LA ESTRUCTURA
TENIENDO EN CUENTA LOS OBJETIVOS Y RESULTADOS DESEADOS EN RELACIÓN A LA (S)PMO,
- SELECCIONAD LAS ACTIVIDADES QUE CREÉIS QUE DEBE REALIZAR
- RAZONA PORQUÉ DEBE HACERLAS LA (S)PMO Y NO OTRA PARTE DE LA ORGANIZACIÓN
IMPLANTACIÓN DE LA (S)PMO
La implantación de la (S)PMO: factores de éxito y causas de fracaso
Cambios que implicará en la organización, oportunidades y obstáculos
y riesgos en la implantación.
El Plan de Implantación de la (S)PMO
FACTORES DE ÉXITO DE UNA (S)PMO
APOYO (FUERTE Y VISIBLE) DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA
ROLES Y RESPONSABILIDADES CLAROS (DENTRO DE LA SPMO Y FUERA)
DESARROLLO DE ACTIVIDADES QUE FACILITAN EL TRABAJO DE PERSONAS Y EQUIPOS
UNA PROPUESTA CLARA DE VALOR
PACIENCIA Y PERSEVERANCIA CON (LA RESISTENCIA A) EL CAMBIO
ÁREAS EN LAS QUE CENTRARSE
PLAN DE IMPLANTACIÓN (TRATARLO Y GESTIONARLO COMO UN PROYECTO)
LA SELECCIÓN DEL SPONSOR COMPROMETIDO, INTERESADO Y VISIBLE
COMUNICACIÓN Y VENTA DE LA (S)PMO
REVISIÓN DE LOS OBJETIVOS, RESULTADOS ESPERADOS Y ACTIVIDADES DE LA (S)PMO
CONFIRMACIÓN DE LA UBICACIÓN DE LA(S) (S)PMO(S) EN LA ORGANIZACIÓN
ESTABLECER LOS INDICADORES DE SEGUIMIENTO DEL PROGRESO HACIA OBJETIVOS
NOMBRAMIENTO DE LÍDER Y EQUIPO INTERNO O EXTERNO
PLAN DE COMUNICACIÓN (GESTIÓN DE EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS)
COMUNICACIÓN DURANTE LA FASE DE IMPLANTACIÓN
DEBE SER CLARA, CONCISA Y CENTRADA
DEBE DEJAR CLARO EL PAPEL DE LA (S)PMO EN LA EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA
LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
- DEBE CENTRARSE EN LOS STAKEHOLDERS CLAVE- LANZAR MENSAJES CLAVE- MOSTRAR EJEMPLOS DE LOS FUNCIONES Y SERVICIOS QUE OFRECE
DEBE HABER UNA COMUNICACIÓN
- AL INICIO- A LOS 2 MESES- A LOS 6 MESES- PERIÓDICA
FUERZAS QUE PUEDEN AFECTAR A LA IMPLANTACIÓN: FORCE FIELD ANALYSIS
ESTA HERRAMIENTA PERMITE IDENTIFICAR LAS FUERZAS QUE AFECTAN A UNA SITUACIÓN (POR EJEMPLO, LA IMPLANTACIÓN DE UNA (S)PMO O UN PROGRAMA)
PERMITE UTILIZAR LOS RESULTADOS PARA MEJORAR PLANIFICAR CÓMO SE A ABORDAR LOS PROBLEMAS (Y SE VAN A APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES)
FUERZAS QUE FAVORECEN FUERZAS QUE SE OPONEN
FUERZA 2 QUE FAVORECE FUERZA 2 QUE SE OPONE
FUERZA i QUE FAVORECE FUERZAS j QUE SE OPONE
FUERZA 1 QUE FAVORECE FUERZA 1 QUE SE OPONE
PARA QUE NO CAMBIE PARA QUE CAMBIE
EVALUACIÓN DE CAMBIOS PREVISTOS EN LA ORGANIZACIÓN Y RIESGOS
TIPO DE CAMBIOS
PORQUÉ DEL
CAMBIO
QUÉ CAMBIO
CÓMO VAMOS A
CAMBIARLO
UNIDADES ORGANIZ. AFECTADAS
ORGANIZACIÓN
PROCESOS NEGOCIO
PROCESOS DE
GESTIÓN
HABILIDADES
OTROS
EVALUACIÓN DE CAMBIOS PREVISTOS EN LA ORGANIZACIÓN Y RIESGOS
RIESGO PROBABILID IMPACTODIFICULTAD
DETECTARLO
ACCIÓN PREVENTIVA(Antes de que se produzca
PLAN CONTINGENCIA(si se llega a producir)
Indicadordisparador
PropietarioNo
PREPARACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN
HACER UN LISTADO DE LOS PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS QUE CONVIENE ELABORAR EN CADA UNA DE ESTAS ÁREAS PARA DEJAR REGLAS CLARAS DE FUNCIONAMIENTO:
- FUNCIONAMIENTO INTERNO (DE LOS MIEMBROS DE LA (S)PMO
- FUNCIONAMIENTO EXTERNO (RELACIÓN CON EL RESTO DE PROCESOS DE NEGOCIO)
- LAS COMUNICACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS Y LA ORGANIZACIÓN
- HERRAMIENTAS PARA RECOGER, ANALIZAR LA INFORMACIÓN Y TOMAR DECISIONES
- NECESIDADES DE FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO
- REUNIONES (PERIODICIDAD, ASISTENTES,…)
EL PLAN DE IMPLANTACIÓN DE LA (S)PMO