Mejora Incremental de Proceso Foco: Reducir Costos

Mejora Incremental de Proceso

Foco: Reducir CostosUNIÓN INDUSTRIAL DEL OESTEBuenos Aires, 14 septiembre 2009

24/04/2023 EMPRESA 2

TEMARIO

Savia & Asociados

Foco

Teorías & Conceptos

Metodología DMAMC

Un Caso - Planeamiento

Mejora Incremental de Procesos

Desde 1992 brinda servicio de asesoramiento, consultoría e implementación de proyectos

Dirigida a la actividad productiva y de servicio Focalizada en la Gestión Empresarial Especializada en:

Gestión y Administración Estratégica Gestión de la Calidad Gestión Industrial Gestión y Administración de Costos Gestión y Desarrollo del Capital Humano

Integrada por Profesionales Independientes de probada trayectoria

SAVIA & Asociados

24/04/2023 3


• Cómo desarrollar y|o mejorar Procesos de forma Eficaz & Eficiente?

• Qué Herramientas resultan necesarias?• Cómo alinear los recursos de la Empresa con su Política,

Estrategia y Objetivos en su diseño e implementación?• Cuáles son los factores que inciden para “concretar” la

mejora• Qué medios resultan necesarios para alcanzar resultados

que nos acerquen a la META: Rentabilidad

Dar respuesta y compartir la experiencia de:

FOCO DEL SEMINARIO

24/04/2023 4

24/04/2023 EMPRESA 5

TEORÍA & CONCEPTOS

PROCESO DISEÑO &

MEJORA


PROCESOS

24/04/2023 6

Cuándo hablamos de Procesos de qué hablamos?

De todos aquellos que se llevan o

deberían llevarse a cabo en una

organización para cumplir con el fin último de esta:

Ser Rentable

No se limita, por lo tanto, solo al Proceso OperativoInvolucra a otros

• Planeamiento Comercial

• Planeamiento de la Producción

• Gestión de Compras

• Planeamiento Financiero

• TODOS interactúan para

• alcanza la M E T A


P O L Í T I C A S

PROCESOS

24/04/2023 7

ProducciónLogística

Almacén

DespachoPlto Operativo

Mnto de Planta Compras

Control Calidad

Aseguramiento de la Calidad

Administración & Finanzas

Desarrollo de Producto

Comercial

Proveedor

Terceros

Clientes

Los procesos No son Lineales Son un conjunto de Actividades;

simultáneas, que involucran a más de un área

Proceso es cuando deja de ser un documento y pasa a ser ACCIÓN

Un proceso que no se mide no esta bajo control

Existen Restricciones


Teoría de las Restricciones; hace foco en tres Indicadores

La velocidad de generar dinero

Inventarios; en todas su etapas

Gastos de Operación Visibles

Ocultos

Se apoya en el análisis de Cadena de Valor del Proceso Propósito

Establecer puntos de mayor costo

Establecer puntos con mayor cantidad de RESTRICCIONES Trabajar sobre ellos

DISEÑO | MEJORA DE PROCESO

24/04/2023 8

Ingreso – Costo Directo

Lo que puedo vender Y NO LO VENDO

Lo que gasto y no está en los Inventarios


Restricciones Físicas En el marco de la Mejora Continua; la Teoría de las Restricciones señala 5 pasos para

minimizar su impacto e incrementar el beneficio

Identificar la restricción Decidir como optimizarla Subordinar todo lo demás a esa decisión Elevar la restricción Si en algún paso anterior se rompe la restricción volver al primer paso

Restricciones Políticas | Paradigmas Lo que la experiencia nos muestra:

Política, Estrategia y Objetivos no siempre están claros, difundidos y comprendidos La mayoría de las personas son expertas conocedoras de sus problemas locales Saben como solucionarlos; pero esas soluciones normalmente entran en conflicto

con otras áreas Los conflictos devienen en la parálisis; en mantener el status quo. En naturalizar los problemas: LA EMPRESA ES ASÍ; esto NO SE PUEDE CAMBIAR


24/04/2023 9

24/04/2023 Mejora Incremental de Procesos 10


• Los procesos son una CADENA, NO ESLABONES INDEPENDIENTES, en la que el eslabón más débil [Restricción] condiciona al conjunto.• Conjunto de actividades, desde el PROVEEDOR al CLIENTE• Análisis de la Cadena de Valor

• Modelo Drum [Restricción] – Buffer – Rope; alternativa que contempla Stocks intermedios para compensar el menor ritmo de producción de un recurso frente al conjunto• Esta opción morigera el incremento del Inventario de Productos Terminados• Esto implica la disponibilidad de recursos post buffer y menor valor aplicado

• Comunicación eficaz & eficiente [Rope]• Trabajo en equipo – mucho se dice, poco se hace• Sistemas on line• Sistemas de alerta• Plan y Programa de producción, con fijación de prioridades, a todas las áreas

Lineamientos



• Parámetros de Gestión

• Indicador de Utilidad

• Indicador de Rentabilidad

• Parámetros de Operación [Operativa y no Operativa]

• Foco en los puntos de Restricción

• Desarrollar Tablero de Control Operativo asociado a la Meta

• Inventarios o buffer en la Cadena

• Su incremento impacta negativamente no solo en los resultados:

• Ocupa lugar

• Es un activo que no puede ser procesado en otro producto

• Compromete el Flujo de Caja y por ende la capacidad de compra

Qué monitorear

24/04/2023 EMPRESA 12

MÉTODO DMAMC

CONCEPTO ENFOQUE ETAPAS RESULTADOS


MÉTODO DMAMC

24/04/2023 13

Dimensionar Medir Analizar Mejorar Controlar

• En un análisis sistémico del proceso• Comprende todas las áreas• Involucra y compromete al personal en el LOGRO DE OBJETIVOS DE MEJORA

En qué consiste?

• En los principios de 6 SIGMA• En la Mejora Continua

En qué se fundamenta?

1. Enfoque en el Cliente2. Dirección basada en

datos y hechos3. Los procesos están

donde está la acción4. Dirección proactiva5. Colaboración sin

barreras6. Busque la perfección

24/04/2023 14

NUESTRO ENFOQUE

PROCESO

PROCESO

Eficiencia & Eficacia Recursos Comprometidos REDUCCIÓN COSTOS

DMAMC

Definir

Medir

AnalizarMejorar

Controlar

Capital Humano

Definir

Medir

AnalizarMejorar

Controlar

Gestión del Cambio Rentabilidad Sustentable

PROPÓSITO DE CADA ETAPA

15

Procesos

Procesos

ProcesosDMAMC

+Capital

Humano

Definir

Medir

AnalizarMejorar

Controlar

Gestión del Cambio Definir

Medir

Analizar

Mejorar

Controlar

• Establecer el alcance del proyecto• Identificar Jugadores Clave• Armar un Plan de trabajo detallado• Diseñar estrategias y rutinas de comunicación

• Relevar y Cuantificar el proceso• Diagnosticar la creencia de la Necesidad de Cambio• Revisar Perfil Actitudinal• Definir y medir Parámetros Clave

• Identificar “causas problema “• Verificar relación entre variables del

proceso y los Objetivos de Ahorro• Diseñar las ACCIONES DE MEJORA

• Determinar ACCIONES y validarlas• Implementar las MEJORAS

• Verificar y asegurar la permanencia de los resultados en el PROCESO y en EL GRUPO DE TRABAJO

• Talleres de Comunicación y Trabajo en equipo

• Traspaso de metodología para reuniones eficaces

• Couching para Mejorar el desempeño de los Jugadores ClaveRentabilidad Sustentable

24/04/2023 EMPRESA

Mejora Incremental de Procesos24/04/2023 16

Dimensionar Medir Analizar Mejorar Controlar

Verificar la Mejora: Análisis Técnico | EconómicoEstandarizar en caso afirmativoReplantear en caso NEGATIVO – Análisis de Causas Resultado

Validar la Mejora con todas lasa partes involucradas Resultado

Documentar Comunicar el cambio a todas las partes

Validar el Proyecto de Mejora Planteado Generar Hipótesis de Mejora Verificar si las Hipótesis superan las Restricciones Reenfocar y concentrar el Proyecto en caso negativo Herramientas

Diagrama de Proceso | AMFE – Análisis del Modo de Falla y sus Efectos Resultado

Proyecto de Mejora Identificar Líder de Proyecto |Conformar Grupo de Trabajo Establecer el Cronograma de Monitoreo de Avance

Implementar el Proyecto de Mejora validado Generar Lista de Mejoras Definir Plan de Acción c| Análisis de Retorno Seleccionar Mejoras conforme Matriz Esfuerzo - Impacto Evaluar RIESGOS PRUEBA PILOTO

Revisión del AMFE Establecer Acciones de contención Resultado

Implementar las acciones

RESULTADO DE CADA ETAPA

Identificar el Proceso Atender Requerimientos del Cliente: Externo | Interno Tener presente políticas y objetivos de la Dirección Personal en el que apalancaremos el CAMBIO

Entradas Cadena de Valor Restricciones detectadas o percibidas

Salidas Cuadro de Proyecto Requisitos acordados con el Cliente Mapa de Proceso Plan de Trabajo: Tareas & Responsables

De la PERCEPCIÓN a la OBJETIVIDAD Del Análisis Anárquico a la Sistematización De la NEGACIÓN DE LO OBVIO a VER EN LO OBVIO LA MEJORA Incorporar y HACER PARTICIPAR a los INVOLUCRADOS DIRECTOS

Método de Trabajo Plantear preguntas sobre el Diagrama de Proceso. Por qué? Revisar datos existentes Validar el sistema de medida Responder objetivamente las preguntas planteadas Cuantificar la situación de partida

Resultado Identificar claramente las Restricciones y el punto de Partida

TRABAJO EN EQUIPO

COMUNICACIÓN EFICAZ

LIDERAZGO


• Contempla el total de actividades que se realizan• Tiene por fundamento “ romper compartimentos” e integrar saberes • Sistematizar el análisis, captura y procesamiento de datos así como los

resultados en un Plan de Acción para la Mejora

Herramienta con enfoque integral sobre el proceso:

• Puntos críticos de la Cadena de Valor• Mejora Incremental de Procesos

• Diseño o Rediseño de Procesos • Análisis de fallas potenciales – AMFE

• Gestión por Procesos• Cambio de Cultura

Se aplica a Restricciones u Oportunidades de Mejora detectadas en:

MÉTODO DMAMC

24/04/2023 17


EN QUE SE FUNDAMENTA

24/04/2023 18

“no se ven ni cuantifican”, pero que“se reflejan en los Resultados”

Se estima que aproximadamente 20% de los Costos de una organización son consecuencia de ineficiencias que

Permite establecerCuál es el costo de la

ineficienciaCuánto perdemos por procesos no aceitados

Cuánto cuestan las “desinteligencias”

En la Mejora de Proceso focalizada en incrementar la velocidad de generar beneficios


MEJORA INCREMENTAL

24/04/2023 19

Medimos estos costos o las pérdidas que originan?Evaluamos si la venta cubre los sobrecostos que origina?

Percepción versus Información

Registramos el tiempo y/o de los recursos aplicados?

Busca los puntos de impacto de las Restricciones

Tiempos muertos por falta de insumos

Modificar Producción por Ventas no programadas

Órdenes de Producción

inadecuadas

Adecuar productos para entregar a un

cliente por otro


OPORTUNIDADES DE MEJORA

24/04/2023 20

Cómo encontrarlas?• Sistematizando el método de Análisis• Con datos que transformamos en información

Qué Herramientas aplicamos?

• Grupo de Trabajo• Técnicas de Trabajo en Equipo• Diagramas de Proceso• Cadena de Valor• Costeo por Actividad• Captura de datos on line• Sistemas informáticos de Gestión Industrial


CÓMO ALCANZAR LA META

24/04/2023 21

EL FOCO de la Mejora del Proceso es Incrementar la Velocidad de generar Dinero

LO QUE NO SE CONTROLA NO SE PUEDE COSTEAR

PERCEPCIÓN NO ES IGUAL A INFORMACIÓN

MEDIR SIN ACTUAR; ES UN GASTO MÁS

ACTUAR SIN MEDIR; ES UN IMPULSO QUE PUEDE, O NO, SER LA SOLUCIÓN


EN EL DISEÑO DE PROCESO

24/04/2023 22

Prod

ucció

n

Adm

inist

ració

n

Fina

nzas

Otra

s

Com

ercia

l

Diagnostico Por Área

Por Proceso

EstrategiaIndicadores Estratégicos

Acción de Mejora

Acción de Mejora

Plan Implementación

Identifica Acciones Criticidad

Plazo

M&C

Prod

ucció

n

Adm

inist

ració

n

Fina

nzas

Otra

s

Com

ercia

l

Vis

ión,

Mis

ión

& P

olíti

cas

Proceso Clave

Proceso Clave Diagnostico Por Área

Por Proceso

Indicadores Estratégicos

Acción de Mejora

Proveedores

Acción de Mejora

Plan de Acción

Identifica por Recomendación Criticidad

Plazo

Estrategia

Proceso Clave

Estrategia

Cliente

Objetivos Estratégicos

Objetivos Operativos

Debemos tener presente que:

Comprende a toda la organización

Qué resulta necesario contar con un método de análisis sustentado en información

confiable

Que permita detectar Oportunidades de Mejora que acoten o eliminen las RESTRICCIONES

tangibles e intangibles

Un Método sin Sistema

o un Sistema sin Método

N O CO N STITUY E N u na S O LUCIÓ NIN CR E M E N TA N E L P RO BL E M A


INTRODUCIR LAS MEJORAS

Factores que Conspiran

• Nosotros mismos• Falta de decisión• Falta de tiempo• Falta de creatividad• Siempre lo hicimos así• Esta empresa es

particular [una creencia de todos que daña a todos]

24/04/2023 23

Factores que Favorecen

• Decisión de Cambio• Agentes de Cambio• Definir Líder de

Proyecto• Dar apoyo al Líder• Designar un Equipo• Asignar tiempos• Asignar recursos


UN CASO

24/04/2023 24

PLANEAMIENTO


OPORTUNIDADES DE MEJORA

VENTAS

COMPRAS

PRODUCCIÓNSTOCK MP

STOCK PT

DESPACHO

CALIDAD

CLIENTES

PROVEEDORES

PLANEAMIENTO

ADM & FNZ

Controles en exceso Programa de Control Demoras Operativas Personal calificado

Política Política

Especificaciones Plazos Cantidad Operación Calidad Proveedor alternativo

Cumplimiento Pagos Disponibilidad

Política

Forecast Lanzamiento de

Nuevos Productos Exportaciones

Requerimientos Promoción Plazos de Entrega Concentración de

Ventas en una fecha

Programa Producción Datos Proceso Lotes Económicos Recursos disponibles Mantenimiento

Política

Picking Pedidos Imprevistos Recursos saturados Espacio Movimientos


IMPACTO EN EL COSTO

Paradigmas & Rentabilidad Lote Económico vs Costo de Oportunidad

Es verdad si TODO LO QUE HACEMOS LO VENDEMOSSi no es así: Almacenamos Materia Prima + valor agregado

Cuánto cuesta? Cuánto lugar ocupa? Cuánto impacta financieramente? Cuánto significa no contar con la Materia Prima que usamos?

Inventario vs Tiempo de EntregaCon un INVENTARIO GRANDE todos cumplimos NUESTRA PROMESA

DE ENTREGA Cuánto nos cuesta formarlo, mantenerlo, y VENDERLO? Comprometer plazos de entrega según ABC de clientes Cuánto nos cuesta financiarnos por lo que no vendemos y

ATESORAMOS en el ALMACÉN?


IMPACTO EN EL COSTO

Planeamiento Financiero vs ProductivoFINANCIARNOS CON EL PROVEEDOR

Faltantes en producción Entregas fuera de Plazo; lista de ESPERA TODO SE PAGA, más tarde o más temprano

COMPRAR más de una vez Precio más caro Incremento del Costo en Control de Calidad Tiempo de espera en producción Costo de Trazabilidad


GRACIAS

24/04/2023 28

CIERRE&

PREGUNTAS

Mejora Incremental de Proceso Foco: Reducir Costos

Documents

Transcript of Mejora Incremental de Proceso Foco: Reducir Costos