MEJORES PRÁCTICAS DE TESORERÍA -...

MEJORES PRÁCTICAS DE TESORERÍA

3er Seminario de Tesorería

26 de noviembre de 2015

POSICION BANCARIA DE TESORERIAUSANDO LA TECNOLOGÍA A NUESTRO FAVOR

Jesús Fonseca Arellano

Ex Tesorero

Grupo HERDEZ

Sistema de tesorería

Usando la tecnología a nuestro favor

SALDOS INICIALES

CLASIFICACION OPERATIVA DE MOVIMIENTOS (RUBROS)

RECUPERACION DE INVERSIONES

PAGOS PROGRAMADOS PARA EL DIA

SALDOS DISPONIBLES

POSICION BANCARIA DE TESORERIA

¿Qué es la posición bancaria?

El “estado” exacto de todas nuestras cuentas y todos sus movimientos

Posición:

100% real

100% en línea

100% automática

Consolidación de posición de día T-1 Pre armado de posición día T


Para conformar la posición del día, se requiere como información primaria, contarcon los saldos de las cuentas de cheques que se tengan por empresa en formaoportuna.

Implementando un adecuado sistema tecnológico, se facilita esta tarea en unoscuantos minutos, eliminando toda tarea manual y garantizando la obtenciónoportuna de nuestros saldos, implica:

SALDOS INICIALES DEL DÍA T

Conexión a la banca electrónica Descarga de archivo de texto con información de saldos Conversión de archivo de texto, exportar a Excel Manipulación de layouts Suministro manual de información en ERP

Típicas tareas para obtener los saldos iniciales:

Automatizado por sistema

Disponibilidad inmediata de saldos

iniciales

Con la eliminación de tareas manuales:Reducción drástica de tiemposEliminación de errores involuntariosInformación 100% confiable y oportuna



CLASIFICACION OPERATIVA DE MOVIMIENTOS (RUBROS)


Ingresos

Egresos

Concepto

Grupos

Rubros Clasificación de todos los movimientosdesde el nivel mas alto hasta el nivelmas Bajo Tipos de ingresos

Tipos de Egresos

Clasificación 100% automática

Saldos iniciales Ingresos del día Gastos Saldo Final

Posición:

Esta tarea dejó de ser abrumadora para los tesoreros, ya que el SISTEMA concilia automáticamente los movimientos y nos da el reporte con la toda la información:

a) Capital recuperadob) Tasa de rendimiento pactada c) Días a los que se pactó la inversiónd) ISR retenidoe) Rendimientof) Diferencias entre lo pactado y lo ejecutado

Completando el ciclo en el registro automático en nuestro respectivo ERP


RECUPERACION DE INVERSIONES

Estado de cuenta electrónico

Establecimiento de Inversiones

Registro en ERPConfirmación de

operaciones

Capital disponible Circulante

recuperado


A través de una interfaz automática con el Depto. De Cuentas por Pagar y atreves denuestro sistema informático, obtenemos el total de pasivos y se realiza la programaciónde importes a pagar en el día, los cuales ya deben de venir debidamenterevisados/autorizados por las personas facultadas, típicamente cuentas por pagar.

El sistema debe considerar ser flexible para considerar algún pago urgente, o en su casoquitar alguno por una circunstancia especial o proporcionar las técnicas y herramientasinteligentes para resolver contingencias.


PAGOS PROGRAMADOS PARA EL DIA

Saldos iniciales Ingresos del díaRetorno

InversionesCapacidad de

pago

ERP Extracción CxP Vencimientos

Programación de pagos

Au

tom

ático

Vs


POSICION BANCARIA DE TESORERIAUsando la tecnología a nuestro favor

Una vez efectuados los procesos anteriores ya vemos en la posición del día los saldosque nos reflejarán las chequeras al terminar el día:

SALDOS DISPONIBLES

Saldos iniciales Ingresos del día Gastos Saldo Final

Saldo Final

Positivo

Negativo

Saldo disponible para inversiones

Sin capacidad de pago, necesario financiamiento

Proceso automático

Saldo Negativo: En caso de contar con éste, se tomará la decisión de tomar la fuente de

financiamiento mas conveniente.Saldo Positivo: Para no tener saldos ociosos, se invertirá en los plazos y en las instituciones

autorizadas. El sistema de tesorería nos ayudará a elaborar las pólizas contablesrespectivas en forma automática.

POSICION BANCARIA DE TESORERIAUsando la tecnología a nuestro favor

OBJETIVO ESPECIFICO DEL USO TECNOLOGICO APLICADO A LA POSICION

Transformar la posición bancaria

Una serie de tareas asignadas a la tesorería

Procesos manuales y delicados

Inversión de horas hombre

Un modulo automático fuente deinformación para la tesorería

Generador automático de datosesenciales para la toma de decisiones ymedición de resultados

Eliminación de horas hombre invertidaspara la generación de esta informaciónManual

Automatizado

Tiempo Invertido

Eficiencia Segurida

d

Manual Automatizado

80% Operación20% Gestión

20% Operación80% Gestión

FLUJO DE EFECTIVOMÁS QUE UN REPORTE, UNA HERRAMIENTA AUTOMÁTICA DE CONTROL

Gabriel Anaya Maldonado

Director de Tesorería

Federación Mexicana de Futbol

FLUJO DE EFECTIVOMás que un reporte, una herramienta

automática de control

Clásico Flujo de efectivo

Sistemas especializados

De simple almacenaje de datos

Hasta los sistemas mas especializados y automatizados

Con el flujo de efectivo proyectamos todas las entradas y salidas de dinero en laempresa durante un determinado periodo de tiempo, usualmente un año , clasificandolos movimientos de acuerdo a su naturaleza operativa.

Flujo de efectivo Avanzado

Flujo programado (Flujo Original)

Flujo ajustado, reglas de negocioy restricciones

Flujo real, que paso realmente

Comparativos y estadísticas

Mayor control de los gastos

Verdadera estimación de pagos ycobranzas

Participación de todas las áreaspara el armado del flujo

Se traduce en:

Flujo Presupuesto Aun cuando van de la mano tienen naturaleza y función diferente



¿Qué novedades nos ofrecen los sistemas especializados?

Pasamos de almacenaje ordenado de información, hasta funciones muy novedosas yproductivas, logrando aplicar de forma automática las mejores practicas del flujo deefectivo, teniendo así en lugar de solo un reporte un verdadero sistema de gestión ycontrol de flujos.



Flujo Programado

Haciendo uso de la tecnología, se trata de precargar toda la estimación de gastos ycobranzas, pero proporcionando una herramienta tecnológica a cada área involucradaen los gastos y cobros de la empresa, para hacer una captura dinámica y efectiva de lainformación, obteniéndola de la fuente original.

Área 1

Área 2

Área 3

Área N

Sistema 1

Sistema 2

Sistema 3

Sistema N

Sistema de tesorería

Flujo ProgramadoConcentrado

Compromiso de ingresos/egresos



Flujo Ajustado

El flujo programado funge como el candado limitante para los gastos, ya que se tendráque vigilar que se gaste solo lo originalmente programado, cualquier diferencia oestimación incorrecta requerirá de un ajuste el la programación de flujo, aquí nace elFLUJO AJUSTADO

Control y validación de gastos no proyectados



Flujo Real

El flujo REAL no es otra cosa que nuestro estado de cuenta bancario perfectamenteorganizado en nuestros grupos y rubros operativos, en otras palabras, puede decirseque es muy parecido la posición de bancos pero sin circulantes ni movimientos “nooperativos” (traspasos, inversiones, etc.) generalmente tiene muchas presentacionesderivadas del giro natural de cada empresa.



En conclusión:

Flujo de efectivo avanzado:

Planeación de cobertura de gastosconfiable

Compromiso de todas las áreas Eliminación de cálculos manuales Información oportuna y confiable Reducción de contingencias por falta

de fondos Disminución de necesidad de créditos

-Semana Vs Semana-Mes Vs Mes-Año Vs Año-Periodo Vs Periodo

Resultados y mejoras tangibles:

Clasificación y extracción de flujo por:•División•Consolidado general o indistintamente•Día•Periodo



CO-INVERSIONPRODUCTIVO Y NOVEDOSO ESQUEMA QUE MAXIMIZA NATURALMENTE LOS RECURSOS DE NUESTRA EMPRESA

Job Dávila Rodríguez

Director General

WEBSET

CO-INVERSIONProductivo y novedoso esquema que maximizanaturalmente los recursos de nuestra empresa

¿Qué es la Co-Inversión?

Literalmente hablando, es “Invertir a nombre de” una tarea que resulta extremadamenteproductiva cuando se tienen las herramientas para hacerlo de forma correcta y sinsacrificar valioso tiempo de operación.

Es un tema muy profundo, depende de automatizar muchos factores para que no resultehumanamente imposible, desde los barridos y fondeos automáticos, calculo de nuestrosnecesidad de fondeo, estimados de cobranza y un tema fundamental, la comunicaciónautomatizada y en línea con bancos.

¿Zero Balance o Co-Inversión?

Si bien, el Zero Balance es un producto novedoso de los bancos, la Co-Inversión existedesde mucho antes, eliminando la dependencia de los bancos ya que somos nosotrosquienes decidimos, ¿Cómo?, ¿Cuándo? Y ¿Cuánto? Vamos a barrer de todas nuestrascuantas y lo mas importante, DE TODOS NUESTROS BANCOS.


Esquema típico

Determinación manual de saldos en nuestras principales cuentas concentradoras.

Captura manual del traspaso a la cuenta concentradora en la banca electrónica

Determinación manual de saldos en nuestras principales cuentas pagadoras y crucecon nuestro compromiso de pago.

Captura manual del traspaso a la cuenta pagadora en la banca electrónica

Distinción manual entre cuenta corriente, intercompañias o coinversión parcial,típicamente, NETEO DE SALDOS…

Captura manual o semiautomática (por Layout) de todos los traspasos, sin “Nombreni apellido”

Total dependencia e inversión de horas hombre

Total vulnerabilidad a errores Saldos improductivos Inconsistencia contable Pago indebido de impuestos

En caso de Zero Balance, pago de comisiones por banco

Omisión de cuentas Contabilidad manual y atrasada Dependencia de banca electrónica Uso de líneas de crédito innecesarias


Aplicando una de las mejores practicas de tesorería, la Co-Inversión

Calculo automático en tiempo real de saldo en cuentas concentradoras

Solicitud de traspaso automática y ejecución en bancos en línea sobre el saldo enTODAS las cuentas concentradoras, sin importar el banco o la empresa

Calculo automático del saldo en nuestras TODAS las cuentas pagadoras ydeterminación automática de compromisos de pago en TODAS y cada una denuestras cuentas de TODAS las empresas.

Solicitud de traspaso automático y ejecución en bancos de nuestras cuentasHOLDING a nuestras pagadoras en TODAS y cada una de nuestras cuentas de TODASlas empresas.

Clasificación automática y natural entre cuenta corriente, intercompañias ocoinversión parcial. Estado de cuenta EMPRESARIAL por cada tipo de operación.

Registro contable automático en el ERP de todos los movimientos, perfectamenteclasificados con “Nombre ni apellido”

Antes de solicitar crédito, se autofinancia entre las filiales, manejando un perfectoestado de cuenta de “Aportaciones y retiros” o “Pago y crédito” totalmenteautomatizado

CERO operaciones manuales Maximizar recursos Cuentas claras

¿Necesidad de fondos? Co-Inversión=Banco en casa


Barridos Aportación (excedente Saldo) Pago préstamo

Fondeos Prestamos (Falta de fondos) Retiro (Necesidad de fondeo)

Estado de cuenta Intercompañias Co-Inversión

Sub Holding

Hijas

Nietas

Holding ARBOL de barridos y fondeos

Gran canasta de Inversiones

Co-Inversión ¿Cómo funciona?


Se establece un contrato de Co-Inversión y:

Estado de cuentaBancario día T

Sistema deTesorería

Calculo de saldosTODAS las cuentas

Extracción de CxP

Extracción de CxC

ERP

Necesidad de pago

Amortización de compromisos

ComunicaciónAutomática

Interpretación

Extracción Calculo

Vs

Vs

Barridos Aportación (excedente Saldo) Pago préstamo

Fondeos Prestamos (Falta de fondos) Retiro (Necesidad de fondeo)

Registro Automático en el ERP

Ejecución en Bancos

¿Y los resultados?


Radicales, tenemos entre otras muchas cosas:

Calculo automático de saldos Determinación automática de barridos Determinación automática de fondeos Determinación automática de pagos intercompañias Eliminación de horas hombre Eliminación de errores involuntarios Registro automático de operaciones en el ERP Clasificación automática de operaciones en el ERP Estados de cuenta 100% automáticos, eficientes y confiables Ejecución bancaria automática Eliminación de tareas redundantes Información disponible siempre de forma oportuna Ahorro de comisiones bancarios Optimización de Zero Balance sin dependencia de bancos Mejor tasa de interés Registro automático de inversiones

LA ANALÍTICA COMO UN HABILITADOR EN LA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS

Heinz Cederborg Almeida, Director, HEINZ

Luis Barrientos, Risk Domain Expert , SAS México

TRANSFORMANDO LA TESORERIAPARA GENERAR VALOR ESTRATÉGICO

1. Enfoque Tradicional

2. Situación Actual

3. Factores de Cambio

4. Nuevos roles del Tesorero

5. Road map Transformación

6. SET Módulo Analítica Financiera

Índice

1. Enfoque tradicional

29

Disminuir los requerimientos

de financiamiento a corto plazo

Reducción de los costos

financieros

Darle mejor rentabilidad a los excedentes

de efectivo

Administración de los medios

de pago electrónicos

Conjunto de técnicas y procedimientos para eficientar la administración de los fondos monetarios, buscando optimizar los objetivos siguientes:

Falta de integración entre los sistemas

Procesos Manuales

Diversas fuentes de información

Tesorería Operativa

Alta Dirección no tiene datos suficientes y reales

para la toma de decisiones

2. Situación Actual

gx-risk-2015-global-corporate-treasury-survey.pdf

Mayores requerimientos en la regulación, así como cambios en la misma

Acceso a mercados globales

Poca certidumbre en tasas de interés y tipos de cambio, así como en el precio de commodities

Crecimiento rápido del negocio y una mayor competencia

Requerimientos para una mayor transparencia y control sobre el manejo de efectivo a nivel global

3. Factores de Cambio

32

Administración de Riesgos

Control del Capital de

Trabajo

Relación con Inversionistas

Mayor integración al proceso del

negocio.

Finanzas Corporativas

4. Nuevos Roles Tesorero

33

5. Road map Transformación

Centralizar la tesorería

Control Interno

Gestión de riesgos.

Gestión del Capital de Trabajo

Automatización

34

6. SET Módulo de Analítica Financiera

Explora y

obtén valor

inmediato

Relaciones

Idea

Diferencias

Tendencias

Predicción

35

• Detecte patrones antes desconocidos, • Identificar relaciones clave • Descubra información valiosa oculta.• Monitoree métricas clave • Tome decisiones informadas

Lleve la información correcta a las personas correctas en el momento indicado

Aprenda lo que sus datos tienen que decirle.

• Genere Gobernabilidad de la información• Elabore Modelos con un alto grado de confianza • Modele el impacto sobre las variables analizadas.• Realice correlación de variables• Analice comportamiento futuro de variables claves, como

tasas de interés, Divisas, Índices de liquidez, Riesgos, Índices Bursátiles.

6. SET Analítica Financiera

36

VISUALIZACIÓN REPORTES DASHBOARDS COLABORACIÓN

APLICACIONES DE ESCRITORIO WEB

APLICACIONES DE COLABORACIÓNMOBILIDAD

6. SET Analítica Financiera

AntecedenteLa crisis local e internacional han provocado una serie de restricciones e

incertidumbre en el mercado, que están empujando a re-pensar en la

eficiencia de la gestión de activos y pasivos, por lo que los consorcios

visionarios están buscando mecanismos que le permitan reconocer los riesgos

y oportunidades para consolidar sus objetivos financieros a corto, mediano y

largo plazo; así como, un esquema para inhibir posibles situaciones de

liquidez de tal manera que puedan soportar los planes de la empresa.

Motivación ALGUNAS CONSECUENCIAS DE UNA ADMINISTRACIÓN PARCIAL O INSUFICIENTE DEL BALANCE Y SU LIQUIDEZ

En la empresa:• Conocimiento limitado de los flujos de entrada y salida del balance• Administración deficiente del curso del negocio• Acciones precipitadas y poco coordinadas para tomar decisiones y acciones en casos o eventos de apremio

sobre el balance.• Segregación de funciones y responsabilidades incompleta• Poca objetividad para calificar el desempeño de unidades de negocio, productos y/o funcionarios.• Complejo construir estrategias sólidas de mediano y largo plazo • Mayor incertidumbre en el logro las metas de la empresa, de los accionistas y/o inversionistas

En el entorno:• Daña los intereses particulares de los clientes• Perjudica la confianza hacia el sector, la región y/o el país• Incrementa la carga regulatoria

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Y PASIVOS

Es un proceso continuo de formular, implementar, monitorear y revisar

estrategias relacionadas para alcanzar objetivos financieros dada la

tolerancia al riesgo ejecutando acciones encaminadas a identificar, valorar y

gestionar riesgos a los que se ve sometida la actividad de la compañía (en

enfoque global), para aprovechar las oportunidades de mercados locales y

foráneos manteniendo la exposición de capital dentro de límites aceptados

como tolerables.

Definición

Gestión del

balance

COMPONENTES RELEVANTES EN UN SISTEMA ALM

Análisis de los resultados

Precios de Transferencia (FTP)

Análisis de Valor Económico

Análisis de Riesgo de Liquidez

- Sensibilidades

- Simulación

- Escenarios

- Escenarios comunes de NII y EV

- Pruebas de Estrés

- Backtesting de los Modelos de ALM

- Implementación de Límites

- Optimización de Coberturas

Generación de Flujos

Tipos de Análisis

Estructura Integrada para el Análisis del Riesgo de Liquidez y ALM

RIESGO DE LIQUIDEZ

Se define como:

i. La incapacidad para cumplir con las necesidades presentes y futuras de flujos de efectivo afectando la

operación diaria o las condiciones financieras de la Institución;

ii. La pérdida potencial por la imposibilidad o dificultad de renovar pasivos o de contratar otros en

condiciones normales para la Institución, por la venta anticipada o forzosa de activos a descuentos

inusuales para hacer frente a sus obligaciones o bien, por el hecho de que una posición no pueda ser

oportunamente enajenada, adquirida o cubierta mediante el establecimiento de una posición contraria

equivalente, o

iii. La pérdida potencial por el cambio en la estructura del balance general de la Institución debido a la

diferencia de plazos entre activos y pasivos.

Definición

DISPOSICIONES DE CARACTER GENERAL APLICABLES A LAS INSTITUCIONES DE

CREDITO (CUB); CNBV-SHCP, 30 de octubre de 2014.

ALGUNASSITUACIONES QUEPUEDEN PROVOCAREL RIESGO DE LIQUIDEZ

Managing liquidity Risk; Christian Kronseder - Credit Suisse

HABILITADOR DE CONOCIMIENTO

ANÁLISIS PRECISOS, ENTENDIBLES Y OPORTUNOS

No sólo es tener las mejores metodologías o análisis, sino también,

tener un marco de información confiable, estandarizado,

comprensible, adaptable, útil y oportuno, que permite a la entidad

gestionar los riesgos/oportunidades relativos a su empresa e

intervenir ordenadamente si es necesario; así como, procurar que

todos los funcionarios responsables tengan la inteligencia e

incentivos suficientes para determinar el curso apropiado y de

acción de sus actividades diarias.

Ejercicio LA ANALÍTICA COMO UN HABILITADOR EN LA TOMA DE DECISIONES

Integración de Datos

Conectividad

Calidad de Datos

Integración de Datos

Procesos de Carga

Analítico

Estadística Descriptiva

Minería de Datos

Minería de Textos

Optimización

Proyección en Gran Escala

Informes

Portal Web & Dashboards

Publicación Móvil

Análisis Ad-Hoc

Integración con MS Office

Soluciones ALGUNOS EJEMPLOS

SAS Risk Management for

Banking: ALM / Market / Credit

SAS Credit Scoring for Banking

Real Time Decision Manager

SAS Enterprise GRC (Governance,

Operational Risk, Compliance)

Consideraciones finales ALGUNAS CONSECUENCIAS DE UNA ADMINISTRACIÓN

PARCIAL O INSUFICIENTE DEL BALANCE Y SU LIQUIDEZ

En la entidad:• Conocimiento limitado de los flujos de entrada y salida del balance• Administración deficiente del curso del negocio• Acciones precipitadas y poco coordinadas para tomar decisiones y acciones en casos o eventos de apremio

sobre el balance.• Segregación de funciones y responsabilidades incompleta• Poca objetividad para calificar el desempeño de unidades de negocio, productos y/o funcionarios.• Complejo construir estrategias sólidas de mediano y largo plazo • Mayor incertidumbre en el logro las metas de la empresa, de los accionistas y/o inversionistas

En el entorno:• Daña los intereses particulares de los clientes• Perjudica la confianza hacia el sector, la región y/o el país• Incrementa la carga regulatoria

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