MEMORANDO PARA: Dr. JORGE ELIECER PENA … · responder cada pregunta del cuestionario enunciado en...

ALCALDiA MAYORDE BOGOTA DC

SECRETAR1A DE GOBIERNO

MEMORANDOBogota

PARA: Dr. JORGE ELIECER PENA PINILLAAlcalde Local de Usme

Al contestar par favor cite estos datos:Radicado No. 20181500082933Fecha: 14-02-2018

DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Asunto: Resultado Evaluacion Sistema de Control Interno Contable 2017

Respetado alcalde

En cumplimiento de lo establecido en los articulos 30, 40 y 50 de la Resolucion 357 de 2008de la Contaduria General de la Ned& "Par media de la cual se adopta el procedimiento deControl Intern° Contable y de reporte de informe anual de evaluacian a la ContaduriaGeneral de la Nacion", y el articulo de la ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normaspara el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictanotras disposiciones".

A continuacion, se presenta el informe de evaluacion del Sistema de Control lnternoContable para la vigencia 2017, que se adelanto en el Fondos de Desarrollo local de Usme.Esta evaluacion comprende la revision integral del proceso contable donde intervienen losresponsables de la informed& financiera, economica, social y ambiental del Fonda deDesarrollo Local.

METODOLOGiA

• Se solicit() al contador del Fonda de Desarrollo Local de Usme, informed& al relacionadacon la documented& financiera y contable y los estados financieros at 31 de diciembre de2017, edemas de manuales, instructivos, politicas y procedimientos que sustentaran elproceso contable.

• Se solicito autoevaluacion y evidencias de cada componente del cuestionario adoptadopor la Contaduria General de la NaciOn, mediante la Resolucion 357 de 2008, diligenciandoy reportando a la Oficina de Control su resultado.

• Ejecucion de visitas al Fonda de la Localidad de Usme, en 2017 y 2018 para validar yresponder cada pregunta del cuestionario enunciado en el item anterior, verificando lasevidencias en sitio.

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01 de febrero de 2018PAPA TODOS

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SECRETARIA DE GOBIERNO IFIlifIriliiiiii-11i1011.11118111111111111111111111111111111111

• Los rangos de interpretacion de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluaciondel control interno contable, establecidos por la Contaduria General de la Nader', son lossiguientes, de conformidad con la Resolucion 357 de 2008, de la Contaduria General de laNaciOn.

RANGO CRITERIO1.0- 2.0 INADECUADO2.0 — 3.0 (NO INCLUYE 2) DEFICIENTE3.0 — 4.0 (NO INCLUYE 3) SATISFACTORIO4.0 — 5.0 (NO INCLUYE 4) ADECUADO

OBJETIVO

Evaluar el sistema de control interno contable de los hechos que se registran y que se Ilevana cabo dentro del proceso de contabilidad en las diferentes etapas del ciclo contable, desdeel acto administrativo que ordena la apertura de los libros de contabilidad, hasta el cierre delos mismos, los cuales deben ajustarse at Plan General de la Contabilidad PUblica. Loanterior, con el proposito de determinar el nivel de confiabilidad que existe en lapresentaci6n de la informaci6n que se genera a diario y si las actividades de control que seejecutan son eficaces y eficientes en la prevenciOn del riesgo inherente a la gesti6n contabley financiera.

ALCANCE

La evaluaciOn realizada por la Oficina de Control Interno corresponde a la valoracioncuantitativa y cualitativa de las distintas etapas del ciclo contable en el Fondo de DesarrolloLocal de Usme

RESULTADO

Conforme a la verificacion y evidencia documental y procedimental, la calificaciOn que seasigno a cada pregunta oscila entre 1 y 5. Esta valoraciOn corresponde al grado decumplimiento y efectividad de cada criterio o accien de control. La escala de calificaciOnse interpreta de la siguiente forma:

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IIICII1111 1201111 811111IID 11111 1111111111 1111311

1. No cumple2. Se cumple Insatisfactoriamente3. Se cumple aceptablemente4. Se cumple en alto grado5. Se cumple plenamente

Segiin la estructura del cuestionario, las calificaciones finales relacionadas con los controlesasociados a cada actividad del proceso contable se obtienen dividiendo el valor de lasumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre la cantidad de preguntas que se hanformulado, es decir se obtiene de un promedio aritmetico, presentando los siguientesresultados:

RANGOS DE INTERPRETACIoN DE LASCALIFICACIONES 0 RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 — 2.0 U1NADECIJ{

2.0 — 3.0 (no incluye 2.0)

3.0 — 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 — 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

De acuerdo con lo anterior, el promedio de la evaluacion del Sistema de Control Intern°„ Contable del Fondo de Desarrollo Local de Usme se ubico en ADECUADO, a continuaciOn,se presenta el desagregado por etapa:

NOMERO

11.1

1.1.11.1.21.1.3

1.2

1.2.1

1.2.2

1.31.3.1

EVALUACION DEL CONTROL INTERNOCONTABLE

CONTROL INTERNO CONTABLEETAPA DE RECONOCIMIENTO

IDENTIFICACIONCLASIFICACIONREGISTRO Y AJUSTES

ETAPA DE REVELACIONELABORACION DE ESTADOS

CONTABLES Y DEMAS INFORMESANALISIS, INTERPRETACION Y

COMUNICACION DE LA INFORMACIONOTROS ELEMENTOS DE CONTROL

ACCIONES IMPLEMENTADAS

PUNTAJEOBTENIDO

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1. CONTROL INTERN() CONTABLE

1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO

1Flif'11111111111iiii-11V111111i11111111111111111111111111111111111

De conformidad con el Plan General de Contabilidad POblica, es la etapa "en la awl seincorpora, en el estado de situaciOn financiera o en of estado de resultados, un hechoeconOmico que cumpla la definiciOn de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto. Elreconocimiento de un hecho econOmico implica identificaciOn, clasificaciOn, mediciOn yregistro".

FORTALEZAS

• 1- El personal encargado de atender la visita, tiene los conocimientos y destrezasrequeridos para la labor de indole contable lo que permite tener claridad de lasactividades a realizar, y como fortaleza es una persona que ha identificado cuellosde botella que impiden que la gestiOn con areas como almacen y tesoreria fluyan dela mejor manera y queden desarrollados los productos de forma eficiente enbeneficio de la gestion de la Alcaldia de Usme.

DEBILIDADES

• Algunos de los compromisos, en la visita realizada no fue posible verificar lossoportes y/o evidencias lo que permite observar que es necesario fortalecer elcumplimiento de los productos contables a presentar y quizas es necesario unamayor difusi6n de documentos como los manuales, instructivos y procedimientos,sobre todo para el personal nuevo.

• Se evidencia las fallas constantes en la operacion del aplicativo de contabilidadrespecto del registro, emision de informes y canciliaciones de interfase, aumentandoriesgo de error y de incumpliendo repetitivos en la presentaci6n de informaciOnfinanciera a entidades de control.

1.2. ETAPA DE REVELACION

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Iiii11111111iiiiiii111111811111111111111111111110111111IIIIDe acuerdo con el Plan General de Contabilidad Publica, es la "etapa que sintetiza yrepresenta la situaci6n, los resultados de la actividad y la capacidad de prestaciOn deservicios o generaciOn de flujos de recursos, en estados, informes y reportes confiables,relevantes y comprensibles".

FORTALEZAS

• Las notas a los estados contables presentan uniformidad en su presentaci6n yniveles de detalle adecuados para la desagregaci6n y explicacion de cuentasrelevantes presentadas en los estados financieros.

• El Fondo de Desarrollo Local tiene los libros de contabilidad principales (Libro Mayory Libro diario) impresos y firmados por el Representante Legal y el Contador, setienen las actas de aperture de folios para: El libro mayor de los folios 231 al 350con fecha 30 de octubre de 2012 y para el libro diario del folio 851 al 1500 con fecha30 de octubre de 2016, lo anterior en cumplimiento de lo establecido en el Regimende Contabilidad POblica.

• La informed& financiera suministrada por contabilidad a los usuarios internos yexternos es revisada y verificada con el objeto de garantizar que las cifras seanhomogeneas y correspondan a la realidad financiers del Fondo de Desarrollo Local.

• Se han establecido mecanismos en los cuales se evidencia el cumplimiento delarticulo 4 (numera136) de la ley 734 de 2002 en los cuales se publican los estadosfinancieros ya se en la pagina web de cada localidad y en las carteleras comoelemento pOblico y visible para la ciudadania.

DEBILIDADES

• La vended& de los Informes para la Direcci6n Distrital de Contabilidad,correspondientes a "los formatos trimestrales CGN_001 Saldos y movimientos yCGN_002 Operaciones reciprocas", fueron transmitidos asi: el primer trimestre eldie 12 de abril, el segundo trimestre el 19 de Julio y el tercer trimestre el 12 deoctubre, lo que quiere decir que para el primer y segundo trimestre se realizaronextemporaneamente, incumpliendo con los plazos establecidos para el envio deestos reportes.

• En concordancia con el Manual politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 elmantenimiento, actualizaciOn y parametrized& del SI_CAPITAL este a cargo de laSecretaria Distrital de Gobierno - DirecciOn de Tecnologias e informaci6n,dependencia que ha realizado las modificaciones generales. No obstante, para loscierres de los meses de septiembre y octubre se presentaron dificultades en losmodulos de almacen e inventarios. A fecha de visite 6 de febrero de 2018, seevidencia que los estados financieros realizaron cierre de alio, con presentaciOn

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ALCAIS MAYORDE BOGOTA DC


Fecha: 14-02-2018

I 111111 DIII liii DIII 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 II III IIIextemporanea en 25 de enero de 2018, los cierres y conciliaciones, ajustes debenser realizados en forma manual, ya que el sistema no facilito la operaci6n deactividades de cierre.

1.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

FORTALEZAS

• Se tiene claramente establecidos los niveles jerarquicos y de responsabilidad parala ejecucion de las distintas fases del proceso contable, se cuenta con documentosestandarizados que permiten establecer funciones tanto para los proveedores deinformacion contable como para aquellos directamente relacionados con el registroy analisis.

• El proceso contable cuenta con: el Manual de Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 el Procedimiento para la adquisicion y administraciOn de bienes y servicioslocal 2L-GAR-P1, y el Instructivo causacion y registro de hechos economicos 2L-GAR-13, el manual de politica contable es constantemente actualizado y difundido atraves del Sistema de Gestion.

DEBILIDADES

• Se observa mediante el SIG, en el Formato Matriz de riesgo version 4 con codigo2L-GAR-MR005 del 23 de diciembre de 2015, del Fondo de Desarrollo Local deUsme, no se contemplan posibles riesgos derivados del proceso contable. A fechade visita no se entrega matriz de riesgo ni se cumple con el plazo soficitado parahacer la entrega del mismo

• El FDLAN, no aporta evidencia de las autoevaluaciones mediante seguimientos alas matrices de riesgos por procesos, cada tres meses se realiza un angisis queincluye evaluar si se materializo el evento de riesgo, causas, controles yconsecuencias; no obstante, la matriz de riesgo no contiene riesgos derivados delproceso contable.

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AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES YRECOMENDACIONES REALIZADAS

• En la verificacion realizada el 06 de febrero de 2018, los actores del proceso dierona conocer las evidencias que dan a conocer el cumplimiento de compromisos asi:

• Se tenia como compromiso del ejercicio anterior realizado por la Oficina de ControlIntern° en la vigencia 2017, la presentaciOn de estados financieros y notascontables, informe final de toma fisica de inventarios, acta comite de inventarios del06-12-2017, actos administrativos por depuraci6n de multas y reportes mensualesinformaciOn de multas, presentando los siguientes resultados: Se evidenci6 que elproceso Ilevo a cabo Comite de inventarios del 06-diciembre de 2017, tratandotemas como: verificacion del quorum, autorizaciOn de baja de casa prefabricada ymuebles, baja de licencias y software, baja camioneta con placa 0B1837,implementaciOn NMNC, implementacion proceso contrataci6n de avalOos, procesocontrataciOn subasta de bienes por martillo.

• El contador dio a conocer los estados financieros a 31' de diciembre de 2017, loscuales fueron publicados en el portal web de la Alcaldia de Usme el dia 06-02-2018por el link entidad, presupuesto, estados financieros.

• Se evidenciO en la visita realizada el acto administrativo No. 003 del 24-01-2018cuyo asunto es la resoluciOn en mend& haciendo referenda a la depuraci6n decartera por concepto de multas, documento presentado por el proceso.

• En el trabajo de campo, el proceso presento la conciliaciOn de multas del mes dediciembre de 2017, la cual muestras las cifras de este item.

• Se evidencio levantamiento de toma fisico del inventario en un 90%. Se debepriorizar su finalizacion en la presente vigencia.

RECOMENDACIONES

• Se recomienda acompariamiento por parte de las personas encargadas de lostemas de planeacion, en lo referente a la administracion de los riegos de proceso,con el fin de que cualquier actor del proceso pueda consultar y acceder a lainformacion que para este caso aplica al cierre de la vigencia 2017, puesto que almomento de realizar las visitas la informacion esta bajo la custodia de una solapersona, y es importante que se tenga claramente identificado el riesgo que aplicaal proceso, asi como el tratamiento que se le dio al mismo y la definicion de controlesque permiten mitigar la ocurrencia del mismo.

• Se recomienda adelantar la gestion necesaria, para obtener el oficial de Tablas deRetencion Documental para el oportuno procedimiento archivistico que les permitaa las areas organizar y custodiar la documentaci6n de acuerdo con las series ysubseries propias del flujo de informaciOn de indole contable.

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•BOGOTAmEJORPARA 10005

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I III II III III III 11111 IIII IIU 11111 11111 11111 11111 11111 III

• Teniendo en cuenta los requerimientos de la Secretaria de Hacienda, quien esteimplementando la matriz de saldos iniciales es necesario contar con el apoyo delarea de Tecnologia para contar con la parametrized& adecuada que les permitaadelantar este proceso en la Alcaldia.

• Se sugiere hacer una visite personalizada y especializada del area de sistemas a lalocalidad de Usme para realizar verificaciones presenciales de la operatividad de losaplicativos necesarios para la emision correcta y oportuna de los informesrequeridos por ley y por los necesarios para ser emitidos a los usuarios de lainformed& contable, esto con el fin de detectar fallas fisicas en los equipos, en lasconexiones y aquellas de software por errores u omisiones en instalacion o cualquierotro que afecte el correcto desempelio de los mismos

Cordialmente,

Elabore: Olga Milena CorzW2Aprobo/Reviso: Lady Johanna Medina

CC: Dr. Ivan Casas Ruiz — Subsecretario de Gestion Local

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Iiiiiili111111411-111i-miD111118111111111111111111111111111111III1

-CONTROL INTERNO CONTABLE

_4,26

11 11 • 4,51ETAPA DE RECONOCIMIENTO11.1.1 IDENTIFICACION 4,81

1

4,Se tienen debidamenteidentificados los productos delproceso contable que debensuministrarse alas dernas areas de laentidad y a los usuarios externos?

4,0

Se conocen los productos por parte delContador y en la Politica Contable 2L-GAR-M002, en el numeral 11, hacereferencia a los Reportes de informescontables de periodicidad mensual,trimestral y anual. El Fondo de DesarrolloLocal no tiene documentados y divulgadoslos productos del proceso Contable.

24,Se tienen debidamenteidentificados los productos de asldernas procesos que se constituyenen insumos del proceso contable?

4,5

El Manual Politica Contable Nivel Local2L-GAR-M002, contiene en el numeral (4)responsables del proceso contable, en elnumeral (7) las responsabilidades de asareas de gestiOn frente al procesocontable y en el numeral (10) Indica losproductos e informes del procesocontable. El Fondo de Desarrollo Localdurante la vigencia 2017 no cumpli6 elcontrol administrativo enunciado en elnumeral (8) relacionado con actualizar ydivulgar anualmente los requerimientos yfechas de reporte de la informaciOncontable. A fecha de visite de verificacion6 de febrero de 2018 se produce lapublicacian en medio virtual de los estadosfinancieros a dic 31 de 2017.

3

iSe tienen identificados en la entidadlos procesos que generantransacciones, hechos y operacionesy que por lo tanto se constituyen enproveedores de informacion delproceso contable?

5,0

El Manual Politica Contable Nivel Local2L-GAR-M002, en el numeral (5)relacionado con la identificacian de losbienes, derechos y obligaciones del Fondode Desarrollo Local y en el numeral (10)indica los productos e informes delproceso contable.

4

tExiste una politica mediante la cuallas transacciones, hechos yoperaciones realizados en cualquierdependencia del ente pOblico, sondebidamente informados al areacontable a traves de los documentosfuente o soporte?

5,0

El Manual Politica Contable Nivel Local2L-GAR-M002 en el numeral (3) hacereferenda a la documentaci6n y soportesdel proceso contable y el lnstructivo decausaciOn y hechos economicos 2L-GAR-13, hace referenda a los documentosfuente o soporte de las transacciones.

5

4,Se cumple la politica mediante lacual las transacciones, hechos yoperaciones realizados en cualquierdependencia del ente publico, sondebidamente informados al areacontable a traves de los documentosfuente o soporte?

5,0

Las transacciones revisadas cumplen conel Manual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 referente a la documentaci6ny soportes del proceso contable y con ellnstructivo de caused& y hechosecon6micos con los documentos fuente osoporte de las transacciones 2L-GAR-I3.

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SECRETARk CE GOSIERNO


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LLos hechos financieros,econ6micos, sociales y ambientalesrealizados por la entidad contablepublica son de facil y confiablemedicien monetaria?

5,0

Los hechos financieros, econ6micos,sociales y ambientales realizados por elFondo de'Desarrollo Local se encuentranregistrados en la moneda oficial (pesoscolombianos). •

7tLas cifras existentes en los estados,informes y reportes contables seencuentran soportadas con eldocumento ideneo correspondiente?

5,0

Las causaciones revisadas de formaaleatoria cumplen con los documentosestablecidos en el instructivo de causaci6ny hechos econ6micos 2L-GAR-I3 y sonadecuados para soportar las cifrasreflejadas en los Estados Financieros,estos documentos se archivan en elexpediente Calico de cada contrato. Losregistros se encuentran soportados asi:Multas (Constancia de ejecutoria,informes, memorandos o resoluciones),servicios pOblicos (Facturas fisicas),contratos de prestacien de servicios(Cuentas de cobro, Informe deactividades, pagos de seguridad social,anexos de disminuci6n de base deretenciOn mensual).

8tSon adecuadas y completes lasdescripciones que se hacen de lastransacciones, hechos u operacionesen el documento fuente o soporte?

50,

Las descripciones de los registroscontables ester' de acuerdo con fipo deproveedor y contrato, las cuales contienenla siguiente informacien: nOmero decontrato, nombre del contratista, period°de pago, consecutivo de pago, nOmero defactura y observaciones adicionales. Enalgunos casos se presentan limitantes porel nOmero de caracteres que se restringeen este campo, las descripciones ester]compuestas por "Notas giro de tesoreria"y "Nota manual causaci6n cuenta",registradas por presupuesto ycontabilidad.

9

tLas personas que ejecutan lasactividades relacionadas con elproceso contable conocensuficientemente as normas que rigenla administracien pOblica?

5,0

El FDLU ha tenido dos contadores en lavigencia y un contratista de apoyo acontabilidad con profesi6n contadorpOblico, conocen las normas relacionadascon el Regimen de Contabilidad POblica yson de permanente consulta lasrelacionadas con categories deempleados, tributaria, regimen decontabilidad pOblica, normas y conceptosde la Direccien Distrital de Contabilidad ydel Nuevo Marco Normativo Contable. Afecha de visite de verificacion del 6 defebrero de 2018 se observe manejocontable por parte del profesionalresponsable de area, con normas de CGN

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01 de tebrero de 2018

•


ALCALDLA MAYORDE BOGOTA D C


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111iiii1111111iiiiir11111io11111111111111111111111131110

tLas personas que ejecutan lasactividades relacionadas con elproceso contable conocensuficientemente el Regimen deContabilidad Publica aplicable para laenfidad?

50,

El funcionario y contratista conocen lasnormas relacionadas con el Regimen deContabilidad Publica y son de permanenteconsulta la ResoluciOn 356 de 2007,Resolucien 357 de 2008 y las relacionadascon el Nuevo Marco Normativo ContableResolucien 533 de 2015 con el instructivo002 de 2015.

11

6Los hechos financieros,econemicos, sociales y ambientalesque han sido objeto de identificaci6nester) soportados en documentosid6neos y de conformidad con lanaturaleza de los mismos?

50,

La transacci6n revisada fiene los soportesde causaciOn y pago, para los contratos deprestaciOn de servicios, honorarios deediles, pago de servicios pUblicos ycontratos de adquisicion de bienes yservicios, tienen los documentos soporteestablecidos en el instructivo de causaci6ny hechos econernicos 2L-GAR-I3.

12

6Los documentos fuente querespaldan los hechos financieros,econOmicos, sociales y ambientalescontienen la informaci6n necesariapara realizar su adecuadaidentificaciOn?

,

4, 5

Los documentos soporte revisadoscuentan con la informaci6n necesaria paraidentificar el nOrnero de contrato, elperiodo que se este cobrando, el conceptoy se anexan los dernas documentos queaplican y que son exigidos para sucausaci6n como: Hoja de ruta parareprogramaci6n de PAC y pago, informede actividades, certificacien decumplimiento, pagos de seguridad social,facturas y certificaciones de asistencia deediles a las sesiones programadas. Afecha de visite de verificaciOn se observeque los soportes contables cumplen consu funcien de identificar y describir loshechos econ6micos registrados

13

4,Los hechos financieros,econemicos, sociales y ambientalesque han sido objeto de identificaciOn 45fueron interpretados de conformidadcon lo establecido en el Regimen deContabilidad POblica?

,

Revisados los registros de los hechosfinancieros, econOrnicos, sociales yambientales objeto de revisien, seconcluye que fueron idenfificados einterpretados conforme a lo establecido enel Regimen de Contabilidad P6blica. noobstante, durante la auditoria realizada ala cuenta de anticipos se evidenciaronajustes de clasificacion errados. A fechade visite se observe nueva direcci6ncontable y la politica de cumplimientopleno de normas legales

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Ilirliiii11111iiiiiiii'lleull111011111111111111111111111—v—r.1 CLASIFICA —.S k . 3 ;

14

6Los hechos financieros,econ6micos, sociales y ambientalesIlevados a cabo en los procesosproveedores de la entidad han sidoincluidos en el proceso contable?

4,2

Los proveedores como: Empresas deservicios pOblicos, contratistas, ediles, yproveedores de bienes y servicios, seencuentran contenidos en el instructivocausaciOn y registro de hechoseconemicos, c6digo 2L-GAR-I3Nersion 5.En fecha de visita 6 de febrero de2018 Sesugiere implementar la valuacien dehechos ambientales y que seancuantificados e incluidos en los estadosfinancieros

15

t Los hechos financieros,econ6micos, sociales y ambientalesrealizados por la entidad contablepublica son de fad y confiableclasificaciOn en el Catalog° Generalde Cuentas?

4,5

En el Fondo de Desarrollo Local se hanregistrado los hechos econOmicos deacuerdo con la clasificaciOn en el catalog°general de cuentas, se realiza una revisionpermanente a las cuentas por tercero consaldos contrarios. A fecha de revision seobservan mejoria en la presentaci6n desaldos, alg u nos por efectos deconciliaciOn y presentaciOn de fallas en lautilizaciOn del sistema contable serealizaron de manera manual

16

tSon adecuadas las cuentasufilizadas para la clasificaciOn de lastransacciones, hechos u operacionesrealizadas por la entidad contablepliblica?

4,5

Las cuentas, subcuentas y auxiliaresutilizadas en el Fondo de Desarrollo Local,para el registro de hechos econ6micos sonadecuadas de acuerdo con la naturaleza ydinamica establecidas en el Regimen deContabilidad PUblica.

17

t La clasificaciOn de lastransacciones, hechos y operacionescorresponde a una correctainterpretaci6n tanto del marcoconceptual como del Manual deProcedimientos del Regimen deContabilidad Piblica?

4,0

Las transacciones revisadas se realizande forma coherente entre el marcoconceptual del Plan General deContabilidad Publica y el manual deprocedimientos del regimen deContabilidad Palica. no obstante,durante la auditoria realizada a la cuentade anticipos se evidenciaron ajustes declasificaciOn errados.

18

tEl Catalog° General de Cuentasutilizado para la clasificaciOn de loshechos financieros, econ6micos,sociales y ambientales, correspondea la 61fima version publicada en lapagina web de b Contaduria Generalde la NaciOn?

5,0

El catalog° general de cuentas seencuentra actualizado, segUn el ManualPolitica Contable 2L-GAR-M002. Eldesarrollo, parametrizacion, actualizacien,creacien de terceros y cuentas ester' acargo de la Direcci6n de Tecnologias eInformacion de la Secretaria Distrital deGobierno, bajo los requerimientos del areacontable del F.D.L.

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Al contester por favor cite estos datos:Radicado No. 20181500082933

irliiiiiiiiiiii—iii811011"11111111o111111111E19

e,Son adecuadas las cuentas ysubcuentas utilizadas para laclasificaciOn de las transacciones,hechos u operaciones realizadas?

40 ,

Las cuentas y subcuentas revisadas y quese han utilized° en el Fondo de DesarrolloLocal, para la clasificaciOn detransacciones corresponden a las delcatalog° general de cuentas y estas sonadecuadas.

20

e,Se elaboran y revisanoportunamente las conciliacionesbancarias para establecer los valoresobjeto de clasificaciOn, registro ycontrol del efectivo?

5,0

Se realize una conciliacion mensual dedisponibilidad de tesorena, con los saldosreportados por la DirecciOn Distrital deTesoreria, donde se muestran ingresospor. transferencias presupuestales y notas.debito; y como egresos las 6rdenes depago canceladas, las conciliacionesrevisadas han sido enviadas a laSubdirecci6n de GestiOn Contable deHacienda mensualmente.

21e,Se ejecutan period icamenteconciliaciones de saldos reciprocoscon otras entidades pOblicas?

5,0

El FDLU realize conciliaciones con laEntidades con las cuales poseen cuentasreciprocas como son: Unidadadministrative de RehabilitaciOn yMantenimiento Vial, Caja ViviendaPopular, IDPC, secretaria de ambiente,IPES, IDU, Universidad Francisco Jose deCaldas; las conciliaciones se encuentranindividualizadas en carpetas y contienenuna carpeta de consolidada de todas.

1 13 REQISTRO tAjUSTES1t, ,. .

22

S p e realizan er:16d icamenteconciliaciones y cruces de saldosentre las areas de Presupuesto,Contabilidad, Tesoreria, y dernasareas y/o procesos de la enfidad?

4,0

Las conciliaciones realizadas con lossaldos de contabilidad en el Fondo dedesarrollo Local son: Multas, almacen e.inventarios, y se elaboran mensualmente;no se aport6 evidencia de lasconciliaciones de anticipos.

23

e,Se realizan peri6dicamente tomasfisicas de bienes, derechos yobligaciones y se confronta con losregistros contables para hacer losajustes pertinentes?

3,0

Se evidencia toma fisica de inventarios enun 90%, se recomend6 finalizar paraprimer trimestre de 2018.No se ejecutaron levantamiento deava I Uos.

24i,Las cuentas y subcuentas utilizadasrevelan adecuadamente los hechos,transacciones u operacionesregistradas?

45,

Las cuentas y subcuentas revisadas y quese han utilizado en el Fondo de DesarrolloLocal, para la clasificaciOn detransacciones corresponden a las delcatalog° general de cuentas y sonadecuadas.

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ALCALDIA MAYOROEBOGOTA6c



Iiii11111111111iiiiii1V11111811111111111111111111111111111E

25

e,Se hacen verificaciones perbdicaspara comprobar que los registroscontables se han efectuado en formaadecuada y por los valorescorrectos?

4,5

La rev'siOn periOdica que se realiza paracomprobar que los registros contables seefectUan de forma adecuada, el contadorgenera auxiliares para verificar los saldosy si hay lugar de realizar ajustescontables, asi mismo en el proceso decausaciOn se realizan las verificaciones delos formatos de calculos de impuestos queson firmados en sefial de revisiOn yaprobaciOn por parte del contador y elresponsable de presupuesto. A fecha devisita se evidencia que se realizanconciliaciones con almacen y las demasdependencias con periodicidad mensual

26

e,Se efectUan los registros contablesen forma cronolOgica y guardando elconsecutivo de los hechos,transacciones u operacionesrealizadas, cuando a este Ultimo hayalugar?

4,5

Los registros contables revisados se hanrealizado de forma cronolOgica, losconsecutivos de causaciOn no se generanpara cada Fondo de Desarrollo Local. LosOnicos en orden consecutivo son las6rdenes de pago y se encuentran en elproceso de conciliaci6n de tesoreria ypresupuesto. A fecha de visita deverificaciOn se evidencia que la emisiOn delistado de consecutivos depende delproceso interno del sistema deinformaciOn, esta calificaciOn no dependede la ejecuci6n local de informaciOn

27e,Se generan listados deconsecutivos de documentos parahacer verificaciones de completitudde registros?

30,

Se genera listado de 6rdenes de pago porEntidad donde se pueden verificar losconsecutivos de estos registros y sonvalidados en el proceso de conciliacioncon tesoreria, para los demas documentosno se realiza validaciOn al no tener unconsecutivo exclusivo para cada Fondo deDesarrollo Local.

28

e,Se conoce y aplica los tratamientoscontables diferenciales existentesentre enfidades de gobierno generaly empresas pOblicas?

5,0

Se conocen y aplican las normasrelacionadas con el Regimen deContabilidad PUblica y son de permanenteconsulta para la correcta aplicaciOn detratamientos contables para el Fondo deDesarrollo Local.

29tEl proceso contable opera en unambiente de sistema de integrado deinformaciOn y este funcionaadecuadamente?

3,5

El SI CAPITAL es el aplicativo utilizadopara generar la informaciOn Financiera, elcual no funciona en un ambiente integradocon los modulos SAE y SAI ni con losaplicativos SI -ACTUA y SIPROJ. Es deaclarar que el responsable de laadministracion y operatividad de SICAPITAL es de la Direccion detecnologias e informaciOn de la SecretariaDistrital de Gobierno. El Fondo de

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01 de febrerO de 2018

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ALCALOIA MAYOR05 sordaTA oc



Iiiitilli1111iiiiiii111111111111111111111101111111111111111111Desarrollo Local no posee permisos pararealizar desarrollos o cambios a losaplicativos utilizados. No funcionaadecuadamente, a fecha de visita 6 defebrero, sin embargo, se adjuntanevidencias de errores enviados paramejoramiento y desarrollo de software

30

/Son adecuadamente calculados losvalores correspondientes a losprocesos de depreciaciOn, provision,amortizaciOn, valorizaciOn, yagotamiento, segOn aplique?

4,0

Los calculos de depreciaci6n se realizande forma autornatica, utilizando el metodode linea recta a traves del mOdulo dealmacen, esta informacion se registra enel aplicativo LIMAY afectando las cuentascorrespondientes, se evidenciaconciliaciOn de amortizaciones deseguros.

31e,Los registros contables •que serealize n tienen los respectivosdocumentos soportes idOneos?

4,5

Las causaciones revisadas cuentan conun expediente &tic° para cada uno de loscontratos, donde se evidencia la hoja deruta para cada pago y los documentossoporte en concordancia con el instructivode causaci6n y registro de hechosecon6micos con c6digo 2L-GAR-I3. Lospagos seleccionados para revisiOn porconcepto de Servicios pOblicos,honorarios a ediles y contratos deprestacien de servicios tienen los soportesdefinidos en el instructivo.

32

tPara el registro de lastransacciones, hechos u operacionesse elaboran los respectivoscomprobantes de contabilidad?

5,0

El Fondo de Desarrollo cumple con elregistro de transacciones y operacionesmediante la elaboracion de comprobantesde contabilidad en el aplicativo SICAPITAL.

33e,Los libros de contabilidad seencuentran debidamente soportadosen comprobantes de contabilidad?

5,0

Los comprobantes de contabilidadrevisados en el Fondo de Desarrollo Localestan respaldados con documentosidoneos por tanto los registros quemuestran los libros contables seencuentran soportados debidamente.

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AL CALDIA MAYDE BOGOTA DC

SECRETARIA OE GOBIERNO ruilliiiiiiiiiii11111811111fi11111111111111111111111111III1.2 ETAPA DE REVELACION 4,18

1.2.1 ELABORACION DE ESTADOSCONTABLES Y DEMAS INFORMES 4'36

. ... _ _.

34

4,Se elaboran y diligencian los librosde contabilidad de conformidad conlos parametros establecidos en elRegimen de Contabilidad Pablica?

5,0

El Fondo de Desarrollo Local tiene loslibros de contabilidad principales (LibroMayor y Libro diario) impresos y firmadospor el Representante Legal y el Contador,se tienen las actas de aperture de foliospara: El libro mayor de los folios 231 a1350con fecha 30 de octubre de 2012 y para ellibro diario del folio 851 al 1500 con fecha30 de octubre de 2016, lo anterior encumplimiento de lo establecido en elRegimen de Contabilidad POblica.

35

4,Las cifras contenidas en losestados, informes y reportescontables coinciden con los saldos delos libros de contabilidad?

5,0

Los saldos de los Estados Financierostrimestrales de mama Junio y septiembrede 2017 reportados en el formatoCGN_001 a la Direccien distrital deContabilidad, coinciden con los saldos delos libros de contabilidad.

36

i.,Se efectija el mantenimiento,actualizacien y parametrizaci6nnecesarios para un adecuadofuncionamiento del aplicativoutilizado para procesar lainformaci6n?

3,5

En concordancia con el Manual politicaContable Nivel Local 2L-GAR-M002 elmantenimiento, . actualizacien yparametrizaci6n del SI_CAPITAL este acargo de la Secretaria Distrital deGobierno - Direccion de Tecnologias einformaci6n, dependencia que harealizado las modificaciones generales.No obstante, para los cierres de los mesesde septiembre y octubre se presentarondificultades en los medulos de almacen einventarios. A fecha de visite 6 de febrerode 2018, se evidencia que los estadosfinancieros realizaron cierre de afio, conpresentacion extemporanea en 25 deenero de 2018, los cierres yconciliaciones, ajustes devoren serrealizados en forma manual, ya que elsistema no facilit6 la operaci6n deactividades de cierre.

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01 de fearer° de 2018 PiTatPARA TODOS

ALC.ALEBA MAYORDE BOGOTA DC



1 1101111111110111 11111 111111111111111 1111111111 11111111111110111111

37

4,Se elaboran oportunamente losestados, informes y reportescontables al representante legal, a laContaduria General de la NaciOn, alos organismos de inspeccian,vigilancia y control, y a los demasusuarios de la informaci6n?

3,0

Los In ormes para la DirecciOn Distrital deContabilidad, correspondientes a "losformatos trimestrales CGN 001 Se/dos ymovimientos y CGN 002 Operacionesreciprocas", fueron transmitidos asi: elprimer trimestre el dfa 12 de abril, elsegundo trimestre el 19 de Julio y el tercertrimestre el 12 de octubre, lo que quieredecir que para el primer y segundotrimestre se realizaronextemporaneamente, incumpliendo conlos plazos establecidos para el envlo deestos reportes. A fecha de visita 6 defebrero de 2018 se evidencia que lapresentaciOn de cierre se realiz6 el dfa 25de enero de 2018, de forma extemporanea

38z,Las notas explicativas a los estadoscontables cum plen con lasformalidades establecidas en elRegimen de Contabilidad POblica?

5,0

A fecha de visits se evidencia Ipresentaci6n de notas contables,complementarias a los estados financierosde ejercicio 2017, los cuales cumplen cot"!las formalidades de regimen decontabilidad pOblica.

39

tEl contenido de las notas a losestados contables revela en formasuficiente la informacian de tipocualitativo y cuantitativo fisico quecorresponde?

4,0El contenido de las notas ilustra loshechos econamicos relevantes ocurridosen la expedicien de estados financieros

40

4,Se verifica la consistencia entre lasnotas a los estados contables y los saldos revelados en los estadoscontables?

5,0Se evidencia consistencia en lareciprocidad de las notas a los estadosfinancieros

1.2.2ANALISIS, INTERPRETACION —YCOMUNICACIDN DE LAINFORMACION

4,00— - -

41

z,Se presentan oportunamente losestados, informes y reportescontables al representante legal, a laContadurfa General de la Nacion, y alos organismos de inspecci6n,vigilancia y control?

3,0

La validacian de los lnformes para laDirecciOn Distrital de Contabilidad,correspondientes a 'los form atostrimestre/es CGN 001 Se/dos ymovimientos y CGN 002 Operacionesreciprocas", fueron transmitidos asf: elprimer trimestre el dfa 12 de abril, elsegundo trimestre el 19 de Julio y el tercertrimestre el 12 de octubre, lo que quieredecir que para el primer y segundotrimestre se realizaronextemporaneamente, incumpliendo conlos plazos establecidos para el envfo deestos reportes.

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GDI - GPO — F031Version: 01Vigencia:

01 de febrero de 2018PARA TO DOS

ALCALIDIA MAYOROE BOGOTA DC



1 111111111 HI 11111 11111 111 11111111111 11111 11111 11111 1111111111 11111 III

42

z,Se publica mensualmente en lugarvisible y de facil acceso a lacomunidad el balance general y elestado de actividad financiera,econ6mica, social y ambiental?

5,0

El Fonda de Desarrollo Local publica losEstados Financieros mensualmente en lapagina web, en el linkhttp://www.usme.gov.co/transparencia/presupuesto/estados-financieros, adernasse cumple con lo referente al control socialy conforme al numeral 36 del articulo 34de la Ley 734 de 2002 mediante lapublicacian en dos carteleras visible atpublic() en la Alcaldia Local.

43

i,Se utiliza un sistema de indicadorespara analizar e interpretar la realidadfinanciera, econamica, social yambiental de la entidad?

4,0

No se aport6 evidencia que demuestre elanalisis de la informaci6n financiera yeconamica a travas de indicadores. ElFondo de Desarrollo Local, no incluye enlas notas a los estados financieros losindicadores. A fecha de visita se recibe laprimera emision y elaboracian deindicadores financieros, producidos par elarea contable y financiera

44

tLa informacion contable seacomparia de los respectivos analisise interpretaciones que facilitan suadecuada comprensi6n par parte delos usuarios?

4,0

A fecha de visita se reciben losindicadores financieros producidos yelaborados par el area contable, estosfacilitan la lectura y comprensi6n de losresultados contables, debe realizarseseguimiento a la efectividad de lasmediciones de los indicadores entregados

45 L,La informacion contable es utilizadapara cumplir propesitos de gestion? 3, 0

La informaci6n Contable se utiliza para laelaboraciOn de informes de gesti6n y paralas actas de entrega de cargo empalme, yen ellas se toman las cifras de balancepara determinar las obligaciones yderechos que posee la entidad.

46L,Se asegura la entidad de presentarcifras homogeneas a as distintosusuarios de la informaci6n?

5,0

La informaci6n financiera suministrada parcontabilidad a los usuarios internos yexternos es revisada y verificada con elobjeto de garantizar que las cifras seanhomogeneas y correspondan a la realidadfinanciera del Fonda de Desarrollo Local.A fecha de visita de verificaciOn 6 defebrero de 2018 se evidencia que lainformaciOn contable publicada es lamisma para todos los usuarios de lainformaci6n

11.3 OTROS ELEMENTOS DECONTROL 4,09

1.3 11 • ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,09

47i,Se identifican, analizan y se les datratamiento adecuado a los riesgosde indole contable de la entidad enforma permanente?

2 0 , Se observa mediante el SIG, en elFormato Matriz de riesgo versien 4 canc6digo 2L-GAR-MR005 del 23 dediciembre de 2015, del Fonda de

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01 de febrew de 2018

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BOGOTAmEJORPARA TODOS

ALcittnIA MAYORDE aoraoTA DC

SECRETARIA OE GOBIERNO


IFIiIiirli11111111-1iiiiiiilivi111111111111111111111111m111111IIIDesarrollo Local de Usme, no secontemplan posibles riesgos derivados delproceso contable. A fecha de visita no seentrega matriz de riesgo i se cumple conel plazo solicitado para hacer la entregadel mismo

48tExiste y funciona una instanciaasesora que permita gestionar losriesgos de indole contable?

4,0

El Fondo de Desarrollo Local cuenta conuna persona como promotor para lamejora, que, en coordinaciOn con laOficina Asesora de PlaneaciOn de laSecretaria Distrital de Gobierno, son lasinstancias asesoras encargadas de lagesti6n los riesgos de todos los procesos.

49

6Se realizan autoevaluacionesperitidicas para determinar laefectividad de los controlesimplementados en cada una de lasactividades del proceso contable?

2,0

El FDLAN, no aporta evidencia de lasautoevaluaciones mediante seguimientosa las matrices de riesgos por procesos,cada ties meses se realiza un analisis queincluye evaluar si se materializ6 el eventode riesgo, causas, controles yconsecuencias; no obstante, la matriz deriesgo no contiene riesgos derivados delproceso contable.

50

L,Se han establecido claramenteniveles de autoridad yresponsabilidad para la ejecuciOn delas diferentes actividades del procesocontable?

4,0

Las actividades del proceso contable sonejecutadas por un ProfesionalUniversitario c6digo 219 grado 15, quetiene claramente definido su propOsito ysus funciones al ejercer como ContadorPOblico del Fondo de Desarrollo Local y uncontrafista de profesi6n contador pOblicocon actividades de apoyo a la gesti6n yejecuciOn de actividades de contabilidad.

51

e,Las politicas contables,procedimientos y demas practicasque se aplican internamente seencuentran debidamentedocumentadas?

5,0

El proceso contable cuenta con: el Manualde Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 Versi6n 2, vigente desde el 22 dediciembre de 2014; el Procedimiento parala adquisiciOn y administraciOn de bienesy servicios local 2L-GAR-P1 Versi6n 3,vigente desde el 6 de septiembre de 2013y el Instructivo causacien y registro dehechos econOmicos 2L-GAR-I3 Version 5vigente desde el 22 de febrero de 2013.

52

tLos manuales de politicas,procedimientos y dernas practicascontables se encuentrandebidamente actualizados, y sirvende gura u orientaci6n efectiva delproceso contable?

4,0

El manual de politica contable,procedimiento e instructivo, se utilizan ysirven de guia para la ejecuciOn deactividades del proceso contable. Loscuales no se encuentran actualizados deacuerdo con la estructura organizacionalde la SDG Decreto 411 de 2016.

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BOGOTAMEJOR


01 de febrero de 2018PAPA TODOS


ALCAUNA MAYORDE BOGOTA 0

SECRETARIA DE GOBIERNO IiiiiIiii1111iiiii-li8111111111111111111111111111III

53

L,Se evidencia or medio dep flujogramas, u otra tecnica omecanismo, la forma como circula lainformaci6n a traves de la entidad ysu respectivo efecto en el procesocontable de la entidad?

5,0

El procedimiento para la adquisicien yadministracien de bienes y servicios local2L-GAR-P1 contiene en el numeral 2. Ladescripci6n de actividades delprocedimiento, representado medianteflujograma donde se establece: actividad,responsable, descripci6n de la actividad yregistro. En cuanto a la forma como circulala informacien a traves de la Entidad setiene un formato de hoja de ruta, el cual esfirmado por el responsable de cadsproceso donde se le da tramite a cadadocumento, este se encuentracontemplado en el lnstructivo causaci6n yregistro de hechos econOmicos.

544,Se ha implementado y ejecuta unapolitica de depuraci6n contablepermanente y de sostenibilidad de lacalidad de la informaciOn?

4,0

El Fondo de Desarrollo Local cuenta conel Comite de Sostenibilidad Contable, nose evidencia decisiones en la vigencia2017 en cuanto a la depuracienpermanente de cuentas como de cuentasper cobrar multas, por otra parte, deacuerdo con el comite de inventarios seobserve depuraci6n de inventarios dadosde baja en relaciOn con el cumplimientodel nuevo marco legal para la contabilidadpUblica.

e,Los bienes, derechos y obligacionesse encuentran debidamenteindividualizados en la contabilidad,55bien sea por el area contable o enbases de datos administradas orp otras dependencias?

4,0

Al revisar las cuentas a nivel de librosauxiliar y comprobantes de diario seevidencia, que el Fondo de DesarrolloLocal tiene individualizados los bienes,derechos y obligaciones.

56

&Los costos histericos registrados enla contabilidad son actualizadospermanentemente de conformidadcon lo dispuesto en el Regimen deContabilidad Peblica?

3,0

El Fondo de desarrollo local mantiene loscostos hist6ricos actualizados, revise loscalculos de depreciacien para validar lossaldos acumulados y a su vez paracomprobar que estos presentan valoresrazonables. A fecha de visita de visita deverificacien se observa que NO serealizaron los avalOos de acfivos fijos, nise ha cumplido con la desfinacien derecursos para este fin.

57

tSe cuenta con un area contabledebidamente estructurada deconformidad con la complejidad,desarrollo tecnolegico y estructuraorganizacional de la entidad?

5,0

La estructura del area contable del FDL deUsme este conformada por un ProfesionalUniversitario c6digo 219 grado 15, quetiene claramente definido su prop6sito ysus funciones al ejercer como ContadorPOIDlico del Fondo de Desarrollo Local y uncontratista de profesien contador ptiblicocon actividades de apoyo a la gesti6n yejecucien de actividades de contabilidad.

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ALCALDFA MAYORDE BOGOTA DC


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ifililliiii-IiiIii1111111111111111111111111111111III58

tLos funcionarios involucrados en el

5,0

El profesional que se desempelia comocontador y el Contrafista de apoyo acontabilidad cumplen con losrequerimientos tecnicos exigidos por laEnfidad.

proceso contable cumplen con losrequerimientos tocnicos serialadospar la entidad de acuerdo con laresponsabilidad que demanda elejercicio de la profesion contable enel sector pCiblico?

59

1,Se ha implementado una politica omecanismo de actual izaciOnpermanente para los funcionariosinvolucrados en el proceso contable yse Ileva a cabo en formasatisfactoria?

5 0 ,

El contador asisti6 al curso programadopar la Secretaria Distrital de Gobierno conuna intensidad de 40 horas, con asunto"CapacitaciOn Normas Intemacionales deContabilidad para el Sector Pablico"realizado los Was 28 de julio y 4, 11, 18 y24 de agosto de 2017. Se evidenciaasistencia a capacitaciones propuestaspar nivel central y Hacienda, a fecha devisita 6 de febrero de 2018

60

4,Se producen en la entidad informesde empalme cuando se presentancambios de representante legal, ocambios de contador?

5,0Se apart° acta de entrega por cambio decontador en el FDLU, con fecha del 22 denoviembre de 2017.

61

tExiste una politica para Ilevar acabo en forma adecuada el cierreintegral de la informacien producidaen todas las areas o dependenciasque generan hechos financieros,econ6micos, sociales y ambientales?

4 0 ,

El Manual de Politica Contable NivelLocal, en el numeral 9, Cierres contables,hace referencia a los plazas de cierresmensuales, trimestrales y anuales; noobstante, el FDL de Usme no aport6evidencia de un cronograma para entregaoportuna de la informaci6n proveedora acontabilidad.

62

tLos soportes documentales de losregistros contables se encuentrandebidamente organ izados yarchivados de conformidad con lasnormas que regulan la materia?

4,5

En el instrucfivo 2L-GAR-I3, en lasPoliticas de OperaciOn, hace menci6n aexpedientes Onicos para cada procesocontractual, estos se relacionan en lastablas de retencion documental que seencuentran en proceso de aprobaci6n. Afecha de visita de verificacion 6 de febrerode 2018, se evidencia que los documentosestan organizados de acuerdo con normasde archivo vigentes, que la custodia yconservaciOn de los mismos cumple concondiciones de seguridad y que son defacil acceso y consulta

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MEMORANDO PARA: Dr. JORGE ELIECER PENA … · responder cada pregunta del cuestionario enunciado en...

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