Metadatos: Concepto, Funciones y...
Transcript of Metadatos: Concepto, Funciones y...
![Page 1: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/1.jpg)
Archivos Digitales
Cláudia Lacombe Rocha
Arquivo Nacional
XIII Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos
Asunción - Paraguay – 13 de septiembre de 2011
![Page 2: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/2.jpg)
El avance de la tecnología de la información ha traído consigo un aumento en la producción, procesamiento, circulación y almacenamiento de información en una escala nunca antes vista.
No toda la información que circula es documento archivístico, pero una gran parte de ella es.
TextosHojas de cálculo
Imágenes fijas y en movimientoDocumentos sonoros
Mapas y proyectos de ingenieríaBases de datos
etc
Legado archivístico digital
![Page 3: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/3.jpg)
Documento DigitalInformación registrada, codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador. (Glossário da CTDE, 2009)
Los documentos digitales se presentan de diversas formas
Registro de tremor de terra
e-book
Telefone celular
![Page 4: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/4.jpg)
Documento Archivístico
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y ─ ─que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia.
![Page 5: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/5.jpg)
Documento Archivístico digital
Un documento digital que es tratado y manejado como un documento archivístico.
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y que es separado ─ ─
(apartado, guardado) para acción posterior o como referencia ...+
… codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador.
![Page 6: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/6.jpg)
Siglo XXI
Creación de documentos archivísticos exclusivamente en formato digital
Individuos
Organizaciones
Gobiernos
Legado archivístico digital
![Page 7: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/7.jpg)
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL ventajas:
✗ Menos espacio físico ✗ Aumento de productividad✗ Optimización de los flujos de trabajo ✗ Fácil acceso a la información✗ Facilidad para la generación y distribución de datos /
información
![Page 8: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/8.jpg)
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL problemas:
1- Incapacidad de los actuales sistema electrónicos de información para asegurar la preservación a largo plazo
2- Complejidad y costes de la preservación digital
3- Fragilidad intrínseca del almacenamiento digital → degradación de los soportes
5- Dependencia social de la información digital: gobierno, instituciones y individuos dependen d documentos digitales (no disponibles en otro formato) para el ejercicio de sus actividades
4- Rápida obsolescencia de la tecnología digital: hardware, software y formatos
¿ Que durabilidad tienen los suportes digitales ?
➔ Lectores no más disponibles para suportes digitales antiguos➔ Sistemas operativos y aplicaciones (o versiones anteriores de ellos), ya no se usa y ya no están disponibles en el mercado➔Los formatos más antiguos ya no son accesibles cuando los programas de leerlos ya no se utilizan
![Page 9: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/9.jpg)
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL es un
documento oficial.
La administración rendir cuenta de sus actividades
El ciudadano ejercer sus derechos
Sirve para
características:
dependientes de tecnología mutables
amenaza:
acceso autenticidad
![Page 10: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/10.jpg)
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL el principal desafío:
producir, mantener y preservar documentos confiables, auténticos y accesibles
¿ Cómo hacerlo?
Gestión archivística de documentos
Preservación digital
![Page 11: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/11.jpg)
Identificación de los documentos archivisticos digitales entre la información digital;
Implementación de política y procedimientos de gestión archivística de documentos que incluya tanto los documentos archivísticos non digitales como los digitales;
Implementación de sistema de gestión archivística para los documentos digitales desde el momento de creación, transmisión y preservación
– participación de profesionales de administración, de archivo y informática en la concepción, proyecto, implantación y administración del sistema.
Gestión archivística de documentos digitales
“Las actividades y procedimientos para la gestión archivística de documentos digitales no difieren esencialmente de las llevadas a cabo con los documentos en papel.Sin embargo, los documentos digitales son más dependientes de un sistema de gestión archivística de documentos, debido a sus características.”
![Page 12: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/12.jpg)
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
SISTEMA INFORMATIZADO
DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA
Sistema Inform. a
Sistema Inform. n
HOJA DE CÁLCULO
Sistema Inform.
b
REGISTRO DE PONTO
CORREO ELECTRÓNICO
![Page 13: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/13.jpg)
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Los documentos archivisticos digitales se presentan:
sueltos En un sistema información que registra la actividad de una institución
PLANILHAS
REGISTRO DE PONTO
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DIVERSOSEx.: pagamento, controle de diárias, férias, etc
CORREIO ELETRÔNICO
GED
CORREIO ELETRÔNICO
![Page 14: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/14.jpg)
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Un sistema de información que hace el registro de una actividad de una institución puede:
A-> Producir documentos archivísticos en papelen este caso no existe documento digital
B-> Producir documentos archivísticos digitales en forma de reportes del sistema (PDF, TXT, …)
C-> Mantener el registro de la actividad en medio digital en la forma de base de datos. En este caso el banco de dados és manejado y reconocido por el productor como un documento archivístico digital .
![Page 15: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/15.jpg)
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Los documentos archivísticos digitales deven cumplir con las características basicas de um documento archivístico:(Projeto InterPARES)
Participar o apoyar una acción;
Forma documental fija (presentación de la misma forma que tenia cuando el documento fue almacenado);
➢ Contenido estable (el documento debe seguir siendo completo y inalterado);
➢ Vinculo archivístico (vínculo explícito con otros documentos que comparten la misma acción, dentro o fuera del sistema informático);
Al menos 3 pessoas involucradas (incluso si no aparecen de forma explicita: autor, escritor y destinatario);
Contexto identificable (ambiente en el cual tiene lugar la acción en la que el documento participa): jurídico- administrativo, de procedencia, de procedimientos, documental y tecnológico.
![Page 16: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/16.jpg)
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN
1. Definición de la tecnología utilizadaElección de software, hardware y formatos que garanticen acceso a largo plazo (tener en cuenta ciclos de obsolescencia de 5 años):
➢ formatos ampliamente utilizados, no propietarios, independientes de plataforma tecnológica y especificaciones disponibles;
➢ dispositivos de almacenamiento y técnicas deben asegurar la integridad de los documentos, teniendo en cuenta la durabilidad y la capacidad – la adopción de dispositivos maduros, estables y ampliamente disponibles en el mercado.
➢ softwares deben leer formatos abiertos; que sean de amplio uso y interoperables.
![Page 17: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/17.jpg)
2. Organización de los documentos
➢ Con base en el cuadro o esquema de clasificación
➢ No hay agrupación física – los documentos digitales se agrupan en unidades lógicas, a través de metadatos
(ex.: identificador, código de classificación y título)
Item documenta
l
Item documenta
l
Unidade de arquivamentoUnidade de
arquivamento
SUBCLASSESUBCLASSE
SUBGRUPOSUBGRUPO
CLASSECLASSE CLASSECLASSE CLASSECLASSE CLASSECLASSE
SUBCLASSESUBCLASSESUBCLASSESUBCLASSE
GRUPOGRUPO
SUBCLASSESUBCLASSE
GRUPOGRUPO
Item documenta
l
Item documenta
l
Unidade de arquivamentoUnidade de
arquivamento
Item documenta
l
Item documenta
l
Unidade de arquivamentoUnidade de
arquivamento[Dossiê, processo, pasta ou volume]
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN
![Page 18: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/18.jpg)
3. CapturaIncorporación del documento en el sistema informatizado de gestión a través del registro y la clasificaciónREGISTRO
➢ Asignación de un identificador único➢ Asignación de metadatos: automática o introducidos por el usuario
CLASIFICACIÓN➢ Fundamental para la manutención del vínculo archivístico de los documentos
Aspectos importantes:➢ Definir los documentos que serán capturados➢ Capacidad de capturar todos los formatos utilizados en la institución➢ Mantenimiento de contenido, forma y contexto => asegurar la autenticidad➢ Gestión de documentos híbridos – relación de la parte digital y la no digital
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN
![Page 19: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/19.jpg)
4. Control de accesoProtección contra alteración, ocultamiento y supresión que amenazan la autenticidad del documento
➢ Acceso restringido a usuarios o a grupos de usuario
➢ Clasificación según el grado de confidencialidad - la restricción de acceso para proteger la privacidad
Los permisos de acceso deben ser mapeados y monitoreados constantemente
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
![Page 20: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/20.jpg)
5. Seguridad Garantizar la permanencia y la autenticidad del documento.
Ejemplos de recursos de seguridad:➢ backup, ➢ firmas digitales,➢ cifrado,➢ marcas d’água digitales.
Seguridad incluye tecnología, individuos, procesos y legislación
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
![Page 21: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/21.jpg)
6. Búsqueda, localización y presentación➢ Capacidad de presentar todos los formatos y salidas necesarios
➢ Mantenimiento de la forma y del contenido de los documentos Forma fija y contenido estable
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
![Page 22: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/22.jpg)
➢ Monitoreo de los plazos y de la disposición de los documentos
Según el calendario de conservación
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE DISPOSICIÓN
7. Disposición
ELIMINACION➢ No se puede realizar de forma automática por el sistema➢ Hay que ser autorizada por la persona responsable, al término de los procedimientos necesarios➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos
TRANSFERENCIA➢ Implica una transferencia de los documentos de un sistema a otro➢ La autenticidad se ve amenazada ➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos
![Page 23: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/23.jpg)
Preservación digital
Conjunto de acciones de gestión y técnicas necesarias para superar los cambios tecnológicos y la fragilidad de los suportes, garantizando el acceso y la interpretación de los documentos digitales por el tiempo que sea necesario.
(Glossário CTDE, 2009)
![Page 24: Metadatos: Concepto, Funciones y Tiposarchivosiberoamericanos.org/.../uploads/2011/06/Archivos-digitales.pdf · almacenamiento de información en una escala nunca ... 3- Fragilidad](https://reader031.fdocuments.es/reader031/viewer/2022021505/5ac990467f8b9aa3298d0b5c/html5/thumbnails/24.jpg)
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:Preservación de la tecnologíaEncapsulaciónEmulaciónMigración
NormalizaciónLa adopción de formatos abiertos
Otros procedimientos utilizados:
El monitoreo constanteMetadatos de preservación
Ejemplos de acciones de gestión: