metadatos reglas y tips

CCCCóóóómo escribir mo escribir mo escribir mo escribir buenos metadatos?buenos metadatos?buenos metadatos?buenos metadatos?Centro de InvestigaciCentro de InvestigaciCentro de InvestigaciCentro de Investigacióóóón y Desarrollo en n y Desarrollo en n y Desarrollo en n y Desarrollo en

InformaciInformaciInformaciInformacióóóón Geogrn Geogrn Geogrn Geográáááfica fica fica fica ---- CIAFCIAFCIAFCIAF

Ing. Pamela Mayorga RamosIng. Pamela Mayorga RamosIng. Pamela Mayorga RamosIng. Pamela Mayorga RamosMayo de 2008Mayo de 2008Mayo de 2008Mayo de 2008

ContenidoContenidoContenidoContenido

Reglas y Tips

Aspectos de la Implementación

Procedimiento para elaborar metadatos

Reglas y tipsReglas y tipsReglas y tipsReglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información.

1. Escriba su archivo … (1)

Mantenga a sus usuarios en menteMantenga a sus usuarios en menteMantenga a sus usuarios en menteMantenga a sus usuarios en mente

Escriba de manera simple pero completaDocumente para una audiencia generalSea consistente en estilo y terminología

Piense en los efectos a largo plazoPiense en los efectos a largo plazoPiense en los efectos a largo plazoPiense en los efectos a largo plazo

No use “jergas”Defina los términos técnicos y acrónimosManifieste el estado y limitaciones de los datos



1. Escriba su archivo … (2)

No “BLOQUE MAYÚCULAS”

Use subtítulos

Use lista con viñetas

Cite ejemplos



2. Título

Escriba tEscriba tEscriba tEscriba tíííítulos completos que incluyan:tulos completos que incluyan:tulos completos que incluyan:tulos completos que incluyan:

Qué ?Dónde ?

Cuándo ?

Un tUn tUn tUn tíííítulo informativo incluye:tulo informativo incluye:tulo informativo incluye:tulo informativo incluye:

TemaCronología del datoInformación específica acerca del lugar geográfico

Escala

Mapa de contexto urbano del Municipio de Guatapé, Departamento de Antioquia, Plancha 1 de 1. Escala 1:3500. Diciembre de 2005..



3. Vocabulario

Elementos de datos con formato especialElementos de datos con formato especialElementos de datos con formato especialElementos de datos con formato especial

AAAAMMDD

HHMMSSSS

Fecha

Hora Latitud: 0 a 90

Longitud: 0 a 180

+ o -

Servicio://nombre_del_servidor:puerto/trayectoria/nombre_de_archivo

Latitud y longitud

Direcciones de Red



4. Texto libre (Sea específico. Cuantifique cuando pueda).

Idea vagaIdea vagaIdea vagaIdea vaga

Nosotros chequeamos nuestro trabajo y lo completamos

Idea especIdea especIdea especIdea especííííficaficaficafica

El trabajo fue chequeado usando 3 ploteos diferentes, igualmente fue revisado por 2 funcionarios diferentes. Se ha determinado que el trabajo está en un 95% completo con base a inspección visual.

¿?



5. Revisión

Revise el producto finalRevise el producto finalRevise el producto finalRevise el producto final

Considere que algunos colegas lo lean.Si solo usted lo revisa … dése un tiempo y vuélvalo a leer mas tarde.

Revise la claridad y omisiones cometidas.

PregPregPregPregúúúúntesentesentesentese

Puede un “novato” entender lo que usted escribió?Sus datos están adecuadamente documentados para la posteridad?

La documentación presenta toda la información para usar y reusarlos datos?



6. Otros …

No use símbolos o caracteres que puedan mal interpretarse

Use términos como “Ninguna”, “No Aplica”, “Desconocido” en vez de dejar

en blanco información

No use tabuladores ni indentaciones

Que sus “enter” correspondan efectivamente al “punto a parte”

No

aplica

Aspectos de ImplementaciAspectos de ImplementaciAspectos de ImplementaciAspectos de Implementacióóóónnnn

Pasos ...

Escriba su archivo de metadato

Revíselo

Valídelo

METADATO CON

CALIDADTiene alguien que revisarlo?

Publíquelo

Organice la Información

Aspectos de ImplementaciAspectos de ImplementaciAspectos de ImplementaciAspectos de Implementacióóóónnnn

Acciones generales ...

• Desarrollar perfiles

• Desarrollar Extensiones si es necesario

• Tipificar productos

• Controlar Vocabularios

• Asignar o limitar dominios

• Revisar políticas institucionales

Antes de empezar … planeeDesarrolle un plan para su institución

- Quienes conocen de los datos?

- Qué recursos físicos existen?

- Qué recursos informáticos existen?

- Qué personal está disponible?

Cuáles conjuntos de datos van a ser documentados?

Pasos DetalladosPasos DetalladosPasos DetalladosPasos Detallados

Prepare los datos

- Compile manualmente

- Si el dato apenas se estáconstruyendo, vaya construyendo el metadato

Desarrolle una metodología para:

- Mantenimiento

- Almacenamiento

- Acceso

- Actualización

Pasos Detallados Pasos Detallados Pasos Detallados Pasos Detallados …………2222

Para crear metadatos:

– Tenga en cuenta el estándar

– Haga de los metadatos el quehacer cotidiano de la organización incorporándolo al manual de funciones.

– Determine el nivel de detalle más apropiado para capturar los metadatos en su organización

– Incorpore la creación y mantenimiento de los metadatos como una fase del proceso de obtención de los datos

Pasos Detallados Pasos Detallados Pasos Detallados Pasos Detallados ………… 3333

… crear

– Construya una lista de chequeo y revísela constantemente

– Incorpore los metadatos a una herramienta.

– Verifique los aspectos legales de la información

– Corra un programa de chequeo de formatos y/o contenidos

– Corrija los errores

Pasos Detallados Pasos Detallados Pasos Detallados Pasos Detallados ………… 4444

Procedimientos para la elaboraciProcedimientos para la elaboraciProcedimientos para la elaboraciProcedimientos para la elaboracióóóón n n n de Metadatos Geogrde Metadatos Geogrde Metadatos Geogrde Metadatos Geográáááficosficosficosficos

Dependencias Productoras de Información

Oficina o Grupo de Investigación

Oficina de Informática y Telecomunicaciones

Coordinador General de Metadatos

Coordinadores de producción de información geográfica

Coordinadores de metadatos de las Áreas Técnicas

Capturadores de Datos

Grupo de Validadores

ParticipantesParticipantesParticipantesParticipantes

Oficina o Grupo de Investigación

� Liderar la gestión de la documentación de los productos e información geográfica.

� Designar al Coordinador general de metadatos geográficos � Capacitar al personal requerido por las áreas técnicas� Asesorar a las áreas técnicas en la elaboración de perfiles y plantillas y en la captura, validación y publicación de metadatos.

� Asegurar la producción de metadatos de acuerdo con el estándar

Dependencias Productoras

� Garantizar la elaboración de metadatos.� Designar al Coordinador de metadatos del área técnica.� Realizar el seguimiento a las actividades de actualización de los metadatos.

Oficina Informática

� Velar por el adecuado funcionamiento y disponibilidad del Sistema.� Realizar copias de seguridad periódicas de la información contenida.

Roles y ResponsabilidadesRoles y ResponsabilidadesRoles y ResponsabilidadesRoles y Responsabilidades

Coord Producción de IG

� Designar la(s) persona(s) necesaria(s) para la captura de los datos básicos de los metadatos.

� Apoyar al coordinador de metadatos del área respectiva en la definición de perfiles y plantillas.

� Garantizar la elaboración de metadatos y la calidad de la información.� Definir los custodios de los metadatos elaborados.

Coord General de Metadatos

� Verificar, aprobar, crear, activar y desactivar usuarios en el Sistema� Verificar y aprobar los perfiles y plantillas de metadatos.� Realizar modificaciones a las tablas de referencia.� Verificar, validar y hacer públicos los metadatos realizados en las áreas técnicas.

Coord Metadatos Áreas Técnicas

� Participar activamente en las reuniones del Grupo de Gestión de Metadatos del Instituto, con el fin de realizar una adecuada administración y seguimiento a los procesos de la documentación de los productos e información geográfica.

� Definir los perfiles y elaborar las plantillas de metadatos conjuntamente con el Coordinador de producción del área respectiva.

� Solicitar al Coordinador general de metadatos del Instituto la creación de usuarios en el Sistema, así como la desactivación de los mismos al final de los procesos de documentación.

� Orientar a la(s) persona(s) designada(s) para la captura de información básica de los metadatos.


Coord metadatos Áreas Técnicas

� Analizar y evaluar, en primera instancia, las solicitudes de las inclusiones o modificaciones a las tablas de referencia y de ser viable dar trámite ante el Coordinador general de metadatos del Instituto.

� Realizar el control de calidad del contenido de la información capturada teniendo en cuenta la consistencia con el estándar.

� Documentar los procesos de control y aprobación de variables de captura, y archivar en la carpeta de Gestión de metadatos del área, bajo su custodia.

� Mantener documentado el control de producción de metadatos del área técnica y velar por su actualización y conservación.

Capturadores de datos

� Realizar la captura en el Sistema con base en las plantillas� Garantizar la calidad de los datos capturados diligenciando un formato (checklist)

� De requerirse, solicitar cambios y/o modificaciones a las tablas de referencia ante el Coordinador de metadatos del área técnica.

� Realizar el mantenimiento y actualización de cada metadato que le haya sido designado.


Todo cambio que se requiera en las tablas de referencia de la base de Datos del sistema, se debe solicitar al Coordinador general de metadatos.

Los perfiles de los productos deben cumplir con los campos obligatorios del perfil institucional y ser aprobados por el

Coordinador general de metadatos del Instituto.

Antes de solicitar la publicación de los metadatos, el Coordinador de producción de información geográfica debe aprobar los datos básicos registrados por el capturador.

Reglas MReglas MReglas MReglas Míííínimasnimasnimasnimas

Siempre que se necesite crear, modificar, adicionar, y/o excluirperfiles, plantillas, usuarios o metadatos; debe solicitarse autorización al Coordinador general de metadatos.

Se deben diligenciar los formatos establecidos para las diferentes solicitudes de acuerdo con las responsabilidades definidas.

Todos los procesos necesarios se deben comunicar por escritojunto con la justificación respectiva.

Todo metadato debe tener un custodio quien será el responsable de las labores de mantenimiento y actualización.

Reglas MReglas MReglas MReglas Míííínimasnimasnimasnimas

GRACIAS GRACIAS GRACIAS GRACIAS …………!!!!

[email protected]@[email protected]@igac.gov.co

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