Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática

OpenOfficeExperiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali

Casos de Exito

España Asia Brasil Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) Colmena Salud (Colombia) Facultad de Ciencias – PUJ (Colombia) Novell

Novell - Open DeskTop Initiative

Inicio Marzo de 2004 Mas de 5000 usuarios Julio de 2004 90% utilizando OpenOffice Mediados del 2005 Novell Linux Desktop

Porque migrar?

Reducción de costos– Hardware– Licencias

Independencia Tecnológica Personalización de aplicaciones

Preparación de la migración

Planeación y coordinación Establecer prioridad de aplicaciones Eje central “El Usuario” Crear entorno de retroalimentación Compartir información Grupo de Apoyo y Soporte

Usuarios

Categorizar usuarios Evaluar disposición Crear interés hacia el cambio Capacitación en las herramientas que se van a

utilizar Realizar un seguimiento en los adelantos Mantenerlos informados

Comenzando la migración

Emcali - PTI

Panorama

800 equipos nuevos 200 equipos anteriores (aprox) 1000+ usuarios Aplicaciones

– OpenOffice– Thunderbird– Firefox

Plazo 10 meses

Políticas de migración

Utilizar los formatos de OpenOffice para documentos internos.

Guardar como PDF documentos informativos. Utilizar los formatos de MS Office cuando se

trabaje con empresas externas.

Tareas Paralelas

Sensibilización

Manuales

Instalación

Capacitación

Soporte

Sensibilización

Jornada de Sensibilización del PTI Ventajas del PTI en el ambiente laboral y

personal Actividad de preparación para la capacitación Explicación de Software Libre Abrir canales de comunicación Crear un ambiente de comunidad

Manuales

Manual de usuario Manual de macros Retroalimentación de los usuarios Creación de FAQ Disponibilidad de información pertinente

Instalación de los equipos

Software instalado– OpenOffice– Thunderbird– Firefox

Migración de la información Cambio de equipo Entrega

Capacitación

Nivel básico Jornada de 20 horas Temas

– OpenOffice– ThunderBird– Firefox

Instalación de las aplicaciones

Capacitación

Presentación de similitudes y diferencias con las nuevas aplicaciones

Identificar el potencial de los usuarios Identificar posibles inconvenientes Evaluación de asistentes Evaluación de capacitadores

Soporte

4 tipos– Telefónico– Escritorio remoto– Correo electrónico– Presencial

Jornada laboral completa Mismos capacitadores

Soporte

Complementar la capacitación Solucionar los problemas que se presenten a

los usuarios Resolver las dudas en los temas de la

capacitación Prevenir los inconvenientes detectados en la

capacitación

Inconvenientes presentados

Rechazo al cambio Archivos con:

– Macros– Diagramas– Mas de 32000 filas en Hojas de calculo– Otros

Cruce de horarios en la capacitación

Solución de problemas

Creación de una plantilla Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos Re-escritura de algunas macros Exportar archivos de AS/400 como CSV Seguimiento y control a usuarios que lo

requieran Curso técnico al área de soporte

Resultados

Entorno de trabajo similar Bajo impacto en el cambio Equipos funcionales con aplicaciones libres 800 equipos nuevos en 23 edificios Capacitados hasta el momento mas de 300

usuarios 50 OpenOffice 2.0

Resultados

Mas del 90% de aceptación entre los asistentes a las capacitaciones

Promedio de más de 4 puntos a los capacitadores en escala de 1 a 5

Conclusiones

La migración hacia OpenOffice es posible El éxito depende en gran medida de la

disposición del usuario OpenOffice y MS Office tienen el mismo

propósito Clasificar los usuarios en niveles de básico,

medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de la capacitación