Microsoft AccessManejo de Software para Microcomputadoras

Normalización

Existe un concepto primordial para crear bases de datos que es el de normalizar la base antes de crearla en la computadora.

Existen varios métodos y pasos a seguir para normalizar.

Normalización La normalización convierte una relación en varias

sub-relaciones, cada una de las cuales obedece a reglas. Estas reglas se describen en términos de dependencia.

Una vez que hayamos examinado las distintas formas de dependencia, encontraremos procedimientos a aplicar a las relaciones de modo tal que las mismas puedan descomponerse de acuerdo a la dependencia que prevalece.

Esto no llevará indefectiblemente a formar varias subrelaciones a partir de la única relación preexistente.

Normalización

Podemos tener una tabla con los siguientes campos y registros.

Que pasaría si tenemos que cambiar los sueldos de cada empleado, y cuanto tiempo emplearíamos si la cantidad de registros fuese: 30,000. Podemos optimizar su uso, de la siguiente manera:

Normalización Entonces, hacemos una relación desde la tabla

“Empleados” con el campo “Codigo_Sue” hacia la tabla “Sueldos” con el campo “Codigo_Sue”, quedando:

Empleados.Codigo_Sue=Sueldos.Codigo_Sue

Al haber normalizado estas tablas, solo deben modificar los sueldos en la tabla “Sueldos” que es un solo registro por cada categoría de sueldo, y se ahorran modificar los 30,000 registros.

Relaciones

Una relación entre dos tablas es un enlace que existe entre un campo de una tabla con un campo de otra tabla.

Generalmente la relación es entre un campo de la tabla maestra y un campo clave de otra tabla.

En el ejemplo que vimos en “Normalización” la relación seria entre el campo “Codigo-Sue” de la tabla maestra “personal“ con el campo clave “Codigo_Sue” de la tabla “Sueldos”.

Relaciones

Esta seria la única forma que tiene Access de vincular estas tablas y poder saber que sueldo le corresponde a cada persona.

Relaciones

Relaciones uno a uno:

La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.

Relaciones

Relaciones uno a varios:

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.

Relaciones

Relaciones varios a varios:

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A.

Consultas De selección: selecciona y presenta registros

en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta

registros en formato de planilla. De acción: altera el contenido de registros en

una única operación.

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa.

Consultas

Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes

pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la

consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la

pestaña Crear:

Consultas

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas.

Consultas

Diferentes Vistas de una consulta

Consultas

Vista Diseño

Consultas

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Consultas

Definir campos calculados:

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función.

Consultas

Propiedades de la combinacion