MICROSOFT OFFICEACCESS

Autores:Contreras AlbertoMora Edixon

Microsoft officeOffice 365 le ofrece la eficacia y flexibilidad

para sacar el trabajo adelante desde prácticamente cualquier lugar.

Aplicaciones de Office totalmente instaladasAcceso a los documentos desde sus

dispositivos favoritosAlmacenamiento en línea adicional, minutos

mensuales de llamadas internacionales de Skype y otros servicios de las suscripciones Premium

Microsoft AccessUna base de datos de Microsoft Access es un

conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.

Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.

Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos.

También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades.

Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez.

Características de ACCESS Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de

datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información

resultante del manejo de sus bases de datos.

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows.

Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada.

Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros.

Permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

InstalaciónEste paquete de aplicaciones disponibles

para el sistema operativo Windows, presenta dos formatos para su adquisición ya sea en físico o digital en sus dos versiones para hogar y empresas, las dos versiones son pagas totalmente ya que es software propietario: Digital: http://office.microsoft.com/es-es/compre-el-conjunto-de-aplicaciones-de-microsoft-office-2013-y-las-suscripciones-de-office-365-FX102886268.aspx?WT%2Eintid1=ODC_ESES_FX010048757_XT103927654.

Requerimientos Para instalar Microsoft Office 2010, el equipo debe cumplir con estos

requisitos del sistema:

Procesador Mínimo de 500 megahertz (MHz)• 1 gigahertz (GHz) necesario para Outlook con Business Contact

Manager Memoria• Mínimo de 256 MB de RAM• 512 MB recomendable para recursos gráficos, Búsqueda Instantánea de Outlook, Outlook con Business Contact Manager, Lync 2010 y ciertas funciones avanzadas.

Disco duro (HD)• 3 GB de espacio disponible en disco, 3,5 GB de espacio disponible en disco para la versión Professional PlusMonitor Monitor con resolución de 1024 x 576 o superiorSistema operativo, Windows 7 (32 bits o 64 bits)• Windows Vista® con Service Pack (SP) 1+ (32 bits o 64 bits)• Windows XP con Service Pack (SP) 3+ (32 bits)• Windows Server 2003 con Service Pack (SP) 2 y MSXML 6.0 (únicamente Office de 32 bits)• Windows Server 2008 o sistema operativo de 32 o 64 bits posteriorGráficos• La aceleración de hardware gráfico requiere una tarjeta gráfica DirectX 9.0c con memoria de video de 64 MB o más.

Microsoft office 2007 Equipo y procesador: Procesador de 500 megahercios (MHz) o superior Memoria: 256 megabytes (MB) de RAM como mínimo Disco duro: 1,5 gigabytes (GB); una parte de este espacio se liberará

después de la instalación si se elimina el paquete de descarga original del disco duro.

Unidad: Unidad de CD-ROM o DVDPantallaMonitor con una resolución de 1024x768 o superior

Sistema operativo: Sistema operativo Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2, Windows Server 2003 con SP1 o posterior.

Otros: Algunas características de entrada manuscrita requieren la ejecución de Microsoft Windows XP Tablet PC Edition o posterior. La funcionalidad de reconocimiento de voz requiere un micrófono para hablar de cerca y un dispositivo de salida de audio. Las funciones de Information Rights Management requieren acceso a un servidor Windows 2003 Server con SP1 o posterior que ejecute los Servicios de Windows Rights Management. 

Pasos para su instalaciónInsertar el CD de instalación de Office 2007 en

la unidad de DVD o CD.La instalación puede lanzarse automáticamente

seleccionando, en la ventana de Reproducción Automática, Ejecutar(caso de estar configurada la Reproducción Automática de la unidad de DVD o CD).

Si no se lanza automáticamente, hacer clic con el botón secundario del mouse en Inicio y seleccionar Explorar o Abrirel Explorador de Windows.

Seleccionar la unidad de DVD o CD y hacer doble clic en setup.exe

Aparecerá la ventana de Control de Cuentas de usuario, hacer clic en Continuar.

Escribir la clave de producto de 25 dígitos en el campo en blanco. La clave está en la caja del CD, en el certificado de autenticidad en la etiqueta del paquete o en el correo electrónico de confirmación. Una vez escrita la clave, si ésta es válida, aparecerá una marca de verificación de color verde. Luego hacer clic en Continuar.

Leer los términos de la licencia del producto, Aceptarlos y pulsar Continuar.

En la siguiente ventana se pueden seleccionar los diferentes tipos de instalación: 

Instalar ahora: instalará las aplicaciones pero con algunas funciones deshabilitadas y requerirán de instalaciones futuras en caso de necesitar dichas funciones.

Personalizar: nos permite seleccionar qué aplicaciones y qué funciones instalar.

Una vez pulsado Personalizar nos aparece la ventana donde podremos seleccionar qué instalar:

Si queremos instalar todo pulsaremos en la flecha de Microsoft Office y seleccionaremos Ejecutar todo desde mi PC.

Si queremos NO INSTALAR alguna aplicación pero sí todas las funciones del resto de aplicaciones pulsaremos primero Ejecutar todo desde mi PC desde Microsoft Office y luego pulsaremos sobre la aplicación a no instalar y seleccionaremos No disponible.

Si queremos NO INSTALAR alguna función en concreto pulsaremos en la flecha sobre dicha función y seleccionamos No disponible.

Los tres iconos que representan la opción de instalación: No disponible, Instalar al utilizar por primera vez y Ejecutar desde mi PC.

Tras haber personalizado nuestra instalación con las aplicaciones y las funciones a instalar, pulsamos el botón Instalar ahora y comienza la instalación.

Desde Panel de control – Agregar o quitar programas o Programas y características (dependiendo del Sistema Operativo), seleccionamos Microsoft Office (versión) y pulsamos Cambiar

Encontraremos nuestro paquete ofimático al darle click a la barra de Inicio, luego Todos los Programas y procederemos a buscar la carpeta Microsoft Office.

Instalación digital

Visita el sitio http://office.microsoft.com/es-es/buy/redir/XT101865042.aspx.

Escribe los datos de la Clave de producto y selecciona el idioma. Ahora escribe el código de seguridad que aparece, haz clic en el botón Enviar y aguarda mientras se valida la clave de producto.

Nota: la versión del producto que aparecerá para descargar dependerá de la información de la clave introducida.

Confirma la versión del producto validada y el idioma para realizar la descarga, luego haz clic en el botón Continuar.

Escribe tu correo electrónico y contraseña registrados en Cuenta Microsoft y haz clic en el botón Iniciar sesión.

Confirma la versión del producto validada y haz clic en el botón Descargar ahora.

En el mensaje de aviso de descarga, haz clic en el botón Ejecutar.

Aguarda a que finalice la descarga.

Nota: el tiempo de descarga puede variar según la velocidad de conexión de tu proveedor de Internet.

Si aparece un mensaje en el que se te solicita permiso para continuar, haz clic en Sí y espera mientras se inicia la instalación.

Ahora escribe la clave de Microsoft Office 2010, aguarda algunos instantes mientras se verifica y haz clic en el botón Continuar. 

Lee atentamente los Términos de la licencia, marca la opción Acepto los términos del contrato y haz clic en el botón Continuar.

Finalmente, haz clic en el botón Instalar ahora para iniciar la instalación.

Aguarda unos momentos mientras finaliza la instalación. El tiempo de instalación puede variar según el equipo.

La instalación habrá finalizado cuando aparezca la pantalla a continuación. Haz clic en el botón Cerrar.

¡Felicitaciones! Ahora ya podrás obtener acceso a los programas de Microsoft Office 2010. Para ello, haz clic en Inicio 

,Todos los programas y selecciona la carpeta Microsoft Office. 

FuncionamientoIniciar desde el icono de instalación

Pantalla Inicial

Barras de Acceso Rápido

Contiene las operaciones habituales de Access, guardar y deshacer

Cinta de Opciones

La cinta contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir.

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos se debe:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos, hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, se encontrará el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no se ha asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1)

Se rellena la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila se debe escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO se pasa al tipo de datos, por defecto pone Texto como tipo de dato. Si se desea cambiar de tipo de datos, se debe hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y se debe elegir otro tipo.

En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores: Calculado.

Antes de guardar la tabla se tendrá que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros

Para guardar una tabla, se hace Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.

Como la tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.