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Planificando la estructura de su información usando Microsoft SharePoint Portal Server 2003
José Alberca [email protected] Osmos Perú
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Agenda
• Principales características de administración de información en SPS 2003
• ¿Por donde empezar?
• Principales áreas de decisión en SPS 2003
– Planificación de búsquedas
– Planificación de alertas
– Planificación de tópicos y áreas
– Planificación de palabras clave
– Planificación de perfiles de usuario
– Planificación de audiencias
– Planificación de sitios personales
– Planificación de sitios colaborativos
– Planificación de la metada
• Conclusiones
3
Principales características de administración de la información en SPS 2003
• Búsquedas e indexamiento
• Colaboración en base a documentos
• Palabras clave y mejores apuestas
• Áreas y tópicos
• Sitios personales
• Audiencias
• Perfiles de usuario
• Colecciones de sitios
• Área de directorio de sitios
4
¿Por donde empezar?
• ¿Qué información necesita su
organización?
• ¿Dónde se encuentra esa información?
5
Planificación de búsquedas (1)
• Componentes de la
funcionalidad de
búsqueda
– Orígenes de
contenido
– Índices de
contenido
– Grupos de
orígenes
– Alcance de las
búsquedas
6
Planificación de búsquedas (2)
• Planificación de
índices de contenido
– Índices por
defecto en SPS
2003
• Portal_Content
• Non_Portal_Cont
ent
– Factores a
considerar:
• Número de
documentos
• Seguridad
• Calendarización
• Propagación
• Backup y restore
7
Planificación de búsquedas (3)
• Planificación de
alcances de una
búsqueda
– El usuario final
como objetivo
– Aplicación de las
mejores prácticas
8
Planificación de búsquedas (4)
• Planificación de orígenes de contenido
– En caso se tenga un portal corporativo
con múltiples portales divisionales
• Un origen de contenido para el portal corporativo
• Un origen de contenido por cada portal divisional
• Un origen de contenido para las personas de la
organización
• Un origen de contenido por cada servidor
divisional de WSS en la organización
• Planificación de deltas entre grupos de origen e
índices de contenido
9
Planificación de búsquedas (5)
• Propagación de índices de contenido
– Aplicable solo a una granja
mediana o grande
– Consideraciones
• Actualización de índices de contenido
– Completo
– Incremental
– Incremental (inclusive)
– Adaptativo
10
Planificación de alertas
• Las alertas proveen notificaciones cuando
la información que es de interés del
usuario es agregada o actualizada
• Diferencias entre las alertas del WSS y el
SPS
– Manejo de alertas
– Notificación de la alerta
– Ítems sobre los cuales puede ser
notificado el usuario
11
Planificación de tópicos y áreas
• Tópicos
– Es un área
especializada, con web
parts y listados
• Áreas
– Plantillas de sites que
muestran información
estática
• En SPS existen siete plantillas
de áreas por defecto:
– TOC
– Topic Category
– News Category
– News Home Category
– Community Category
– Shared Page
– Site Directory
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Planificación de palabras clave
• Las palabras clave marcan un contenido
especifico como relevante para una
palabra en particular
• Al buscar, los contenidos específicos
aparecerán primero en los resultados
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Planificación de perfiles de usuario
• Los perfiles de usuario
importan la información del
AD para explotarla en el
portal, como por ejemplo:
– Búsquedas de
personas
– Sitios personales
– Manejo de
audiencias
• Importación y actualización
de perfiles de usuario
14
Planificación de audiencias
• Las audiencias permiten focalizar
contenido a usuarios en base a cualquier
propiedad del AD
• Reglas de las audiencias
• Compilación de las audiencias
• Control de acceso
15
Planificación de sitios personales
• La opción de My Site provee a cada
empleado de la organización un site
personal
• Prerrequisitos para los sitios personales
• Web parts en los sitios personales
• Deshabilitación de los sitios personales
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Planificación de sitios colaborativos
• Pensado para equipos de
trabajo y/o colaboración
• Configuración de búsquedas
con SQL Server 2000 en
WSS
• Administración del
almacenamiento de los
sitios
• Propiedad y administración
de los sitios
• Archivado y auto borrado de
los sitios colaborativos
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Planificación de la metadata
• SPS muestra la metadata (o propiedades)
de los ítems que hayan sido indexados
• Según lo requieran las necesidades del
negocio, se puede manejar estas
propiedades
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Conclusiones
• SPS ofrece una amplia variedad de
opciones para administrar la información
– Indexamiento y búsquedas
– Perfiles de usuario
– Audiencias
– Sitios colaborativos y personales
• La calidad de la planificación incidirá
directamente en la implementación, de tal
forma que la experiencia del usuario en el
portal sea positiva
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Mayor Información
• Microsoft Office Online: SharePoint Portal Serverhttp://office.microsoft.com/en-us/FX010909721033.aspx
• SharePoint Products and Technologieshttp://www.microsoft.com/sharepoint/default.mspx
• SharePoint Portal Server 2003http://www.microsoft.com/office/sharepoint/prodinfo/default.mspx
• Windows SharePoint Serviceshttp://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/sharepoint/default.mspx