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MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

Dirección de Administración y Finanzas

Departamento de Desarrollo Institucional

Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería

Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional

REPUBLICA DE PANAMA


DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

GUILLERMO A. SALAZAR N.

Ministro

RAÚL GONZÁLEZ

Director de Administración y Finanzas

JOSÉ A. VERNAZA C.

Subdirector de Administración y Finanzas

CALIXTO VILLARREAL

Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional

ELABORADO POR:

ALEJANDRO DE GRACIA

Jefe de la Sección de Tesorería, Nivel Central

NELY V. DE MANZANARES

Jefe de la Unidad de Tesorería, Area Metropolitana

ACELA E. RODRÍGUEZ DE GONZÁLEZ

Analista de Organización y Sistemas

Administrativos

2007



INDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

I. Aspectos Generales

1.1. Objetivo General 6

1.2. Objetivo Específico 6

1.3. Base Legal 6

1.4. Uso e Importancia 6

II. Aspectos Generales de Control Interno 6

2.1. Medidas de Control Genérico 6

2.2. Medidas de Control Específico 7

2.3. Medidas de Control para el Área de Presupuesto 7

2.4. Medidas de Control para el Área de Tesorería 7

2.5. Medidas de Control para el Área de Contabilidad 7

2.6. Medidas de Control para el Área de Recursos Humanos 8

III. Área Dirección de Administración y Finanzas - Departamento de Finanzas, Sección / Unidad

de Tesorería

9

1. Procedimiento para la Confección de Cheque - Solicitud de Bienes y Servicios 10

2. Procedimiento para efectuar el Desglose de Cheques 16

3. Trámite para el Reembolso de Caja Menuda 19

4. Procedimiento para el Reembolso del Fondo Rotativo, a través del Tesoro Nacional 27

5. Procedimiento para el trámite de la Solicitud de Viático (Interno y Externo) 35

6. Procedimiento para el trámite de la Cuenta contra el Fondo Rotativo 41

7. Procedimiento para el trámite de la Gestión de Cobros y Pago, a través del Tesoro

Nacional

44

8. Trámite de las Cuentas Internas que presentan los Proveedores y Contratistas a la

Institución

48

9. Procedimiento para trámite de Ingresos de Gestión 52

10. Procedimiento para la Elaboración y Presentación de Informes de la actividad financiera de

la Sección / Unidad de Tesorería

56

REGIMEN DE FORMULARIOS

No. 1 Control y Manejo de Cuentas Bancarias 61

No. 2 Comprobante de Cheque 62

No. 3 Tarjeta de Desglose de Cheques 63

No. 4 Lista de Pagos 64

No.5 Solicitud y Comprobante de Caja Menuda 65

No.6 Solicitud de Reembolso de Caja Menuda 66

No.7 Comprobante en Cartera de Caja Menuda 67

No.8 Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda 68

No.9 Factura 69

No.10 Solicitud de Bienes y Servicios 70

No.11 Solicitud de Reembolso del Fondo – Recapitulación Presupuestaria 71

No.12 Gestión de Cobro al Tesoro Nacional 72

No.13 Reembolso de Fondo 73



No. 14 Listado de Comprobantes de Cheques en Cartera de Fondo 74

No. 15 Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional 75

No. 16 Listado de Envío de Cuentas al Tesoro Nacional – Fondo Bancario (Area Metro) 76

No. 17 Envío de Cuentas contra el Tesoro Nacional (Nivel Central) 77

No. 18 Cuenta contra el Fondo Rotativo 78

No. 19 Solicitud de Viático 79

No. 20 Factura de Cobro 80

No. 21 Solicitud de Recibo de Pago 82

No. 22 Certificado Fitosanitario 83

No. 23 Recibo de Caja 84

No. 24 Depósito de Recaudación 85

No. 25 Boleta de Depósito 86

No. 26 Resumen de Ingreso 87

No. 27 Movimiento Semanal de Recaudación de Ingresos de Programas Regionales y Banco -

Cuentas Corrientes (Informe de Ingresos)

88

No. 27-1 Resumen Mensual de Actividades – Recaudación de Ingresos 89

No. 28 Movimiento Diario de Cuentas Bancarias 90

No. 29 Movimiento Operacional Mensual de Cuentas Bancarias 91

No. 29-1 Recepción de Efectivo y Reintegros de Cheque- Complemento 92

No. 29-2 Resumen de Gastos- Complemento 93

No. 29-3 Reembolso en Trámite de Fondo Rotativo - Complemento 94

No. 29-4 Comprobante en Cartera Cheque - Complemento 95

No. 30 Movimiento Mensual de Envío de Cuentas Por Pagar 96



INTRODUCCIÓN

El documento que presentamos a continuación se denomina “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE FINANZAS – SECCIÓN / UNIDAD DE TESORERÍA”, es el producto de la

revisión y análisis de las actividades financieras que se desarrollan dentro del ministerio, tomando en

cuenta las necesidades de cada unidad administrativa involucrada en los procesos y las exigencias del

entorno.

El propósito del mismo, es tener un Manual de Procedimientos actualizado, a fin de que responda con

viabilidad a las necesidades del Ministerio y a las exigencias de las entidades involucradas.

Tiene en su contenido los aspectos generales del manual, entre ellos: objetivo general, objetivo específico,

base legal y el uso e importancia. El segundo punto trata sobre aspectos generales de control interno, dividido

en seis apartados: medidas de control genérico, control específico, control para el área de presupuesto, control

para el área de tesorería, control para el área de contabilidad y para el área de recursos humanos. En el tercer

punto se detalla los procedimientos institucionales del área de Tesorería con sus respectivos diagramas de

procesos.

Por último, se presentan los formularios utilizados en las diferentes actividades dentro de la unidad

administrativa

Para la elaboración de este documento se tomó como referencia el Manual General de Contabilidad

Gubernamental, Gaceta Oficial No.24, 439,de 26 de noviembre de 2001 Manual de Procedimientos

Administrativos y Fiscales, “Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá, SIAFPA, Módulo

Institucional. También se contó con el apoyo de los funcionarios del Departamento de Finanzas (Sección /

Unidad de Tesorería) del Nivel Central y Área Metropolitana.



I. ASPECTOS GENERALES:

1.1. Objetivo General:

El Ministerio de Desarrollo Agropecuario con el propósito de que los procesos financieros se realicen con

eficiencia, eficacia y con la debida transparencia y de esta forma garantizar una efectiva ejecución

presupuestaria, tiene a bien en proporcionarle a los funcionarios responsables de esa actividad, el “Manual de

Procedimientos del Departamento de Finanzas – Sección / Unidad de Tesorería”, como una herramienta de

trabajo en el desarrollo de sus actividades.

1.2. Objetivo Específico

Establecer un mecanismo ágil, sencillo y práctico, en forma ordenada y sistemática que le permita integrar e

interrelacionar las fases administrativas-financieras y automatizadas, que deben ejecutar cada una de las

unidades administrativas involucradas en el proceso y que pueda hacer uso correcto del mismo.

1.3. Base Legal

Ley No. 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República.

Ley No. 12 de 25 de enero de 1973, por la cual se crea el Ministerio de Desarrollo Agropecuario y se señalan

sus funciones y facultades.

Manual General de Contabilidad Gubernamental, Contraloría General de la República, Dirección de

Sistemas y Procedimientos, junio de 1993.

Ley No. 56 de 27 de diciembre de 1995, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras

disposiciones.

Decreto No. 18 de 25 de enero de 1996, por la cual se reglamenta la Ley o. 56 de 27 de diciembre de 1995,

que reglamenta la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia.

Resolución No. ALP – ADM – 99, de 19 de agosto de 1999, por medio del cual se adopta el Reglamento

Interno del ministerio de Desarrollo Agropecuario.

Decreto No 214 DGA, de 8 de octubre de 1999, por la cual se emiten las Normas de Control Interno

Gubernamental para la República de Panamá.

Gaceta Oficial No.24, 439,de 26 de noviembre de 2001 Manual de Procedimientos Administrativos y

Fiscales, “Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá, SIAFPA, Módulo Institucional

Decreto Ejecutivo No. 364 de 31 de agosto del 2005, por la cual se reorganiza la Estructura Orgánica y

funcional del MIDA.

Normas de Administración Presupuestaria Vigente.

1.4. Uso e Importancia

El Manual de Procedimientos del Departamento de Finanzas, es un documento de importancia, constituyéndose

en una herramienta de trabajo para los funcionarios responsables de esta actividad, en cuanto a las tareas que

deben desarrollar, dentro de los procesos financieros.

II.- ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO

2.1. Medidas de Control Genérico

Le corresponderá a la Dirección de Auditoría Interna del MIDA, al igual que a la Oficina de Fiscalización de

la Contraloría General de la República, efectuar evaluaciones, a fin de garantizar la debida transparencia en

el proceso financiero.



2.2. Medidas de Control Específico

Cada Unidad Administrativa (Dirección Nacional, Regional o Programa especial), mensualmente deberá

generar sus Informes Financieros, a través de los formatos diseñados para tales efectos, sin borrones ni

tachones y refrendada por funcionarios autorizados para tales efectos.

2.3. Medidas de Control para el Area de Presupuesto.

El proceso de presupuesto comprende las etapas de: Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución,

Control, Evaluación y Liquidación, descritas en la Ley de Presupuesto Vigente.

El Presupuesto general consta de tres (3) etapas para su ejecución a saber:

Compromiso: Es la solicitud de adquisición de bienes o servicios independientemente de su entrega, pago o

consumo, y constituye toda obligación adquirida por el Ministerio de Desarrollo Agropecuario,

que conlleva una erogación a favor de terceros con cargos a la disponibilidad de fondos de la

respectiva partida del periodo fiscal vigente.

Devengado: Es el recibo de bienes y servicios entregados por parte del proveedor sin considerar el momento en

que se consumen o pagan, y constituyen la obligación de pagar por los bienes o servicios

recibidos.

Pagado: Constituye la emisión y entrega de cheques o la transferencia electrónica de fondos a favor de los

proveedores una vez que reciben los bienes y servicios.

No se podrá realizar ningún pago si en el Presupuesto General Vigente, no consta específicamente la partida

de gastos para satisfacer la obligación; así como el Estado no podrá exigir ningún tributo si no consta en el

Presupuesto como parte de los ingresos.

Le corresponderá a la Sección de Registro y Control del Gasto, Departamento de Finanzas, verificar la

disponibilidad presupuestaria de cada unidad administrativa.

2.4. Medidas de Control para el Area de Tesorería

Los recursos financieros del Ministerio de desarrollo Agropecuario, son captados por medio de las

asignaciones que le otorga el Estado al Ministerio.

Estos recursos están distribuidos, a través de los siguientes fondos:

Fondo de Funcionamiento

Fondo de Inversiones

Fondo Financiero

Fondo de Cuarentena Agropecuaria

Fondo de Proyectos Especiales

Fondos Externos

2.5. Medidas de Control para el Área de Contabilidad

El Sistema de Contabilidad del Ministerio de Desarrollo Agropecuario comprende: el Plan de Cuentas,

procedimientos Contables, Libros Oficiales, Libros Auxiliares, Registros y los Archivos correspondientes:

Los Libros oficiales son: Diario General y Mayor.

Las transacciones contables deben registrarse en el momento en que ocurren.



Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación (facturas de la compra,

recepción de almacén y despacho de almacén.), los cuales deben ser enviado a la Sección de Contabilidad de

Nivel Central o Área Metropolitana.

La Sección de Contabilidad o Finanzas ( en cada área), es la Unidad Administrativa responsable de asegurar

la conservación y custodia de la documentación que se genera contablemente, a través de un adecuado

sistema de archivo.

Trimestralmente el Ministerio de Desarrollo Agropecuario, presentará una copia de sus Estados Financieros

a la Contraloría General de la República, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Comisión de

Presupuesto de la Asamblea Nacional.

Para efecto de los registros contables de las Ordenes de Compras de Bienes y servicios, le corresponderá al

Departamento de Compras y Proveeduría, llevar un registro de las ordenes de Compras emitidas cada mes; y

a la vez establecer cuáles han sido los cambios de precios sufridos por dichas ordenes de compras, en base al

listado de precios que emite el Ministerio de Economía y Finanzas.

2.6. Medidas de Control para el Área de Recursos Humanos

El Ministerio de Desarrollo Agropecuario, debe contar con una Estructura de Puesto, que describa y

especifique cada cargo, lo que les permitirá su revisión y actualización periódicamente.

El Ministerio de Desarrollo Agropecuario, cuenta con un Reglamento Interno, que describe y especifica las

disposiciones disciplinarias, las acciones de Recursos Humanos, derechos y deberes de los Servidores

Públicos que laboran en la Institución.

Le corresponde a la máxima autoridad del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, a través de la Unidad

Administrativa que designe, velar por el cumplimiento del presente documento y a la vez aplicar las medidas

correctivas para aquellos que incumplan la aplicación del presente Manual de Procedimientos, según lo que

establece el reglamento Interno del ministerio.



Procedimientos Institucionales

Área: Dirección de Administración y Finanzas - Departamento de

Finanzas, Sección de Tesorería

CONTROL INTERNO - CONFECCIÓN DE CHEQUE – SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS.



Base Legal

Ley Presupuestaria vigente.

Ley No.56 de 27 de diciembre de 1995.

Ley No.32 de 8 de noviembre de 1984.

Decreto Ejecutivo No.18 del 25 de enero de 1996.

Decreto No.113 de 21 de junio de 1993

Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para los Contratos o Compras Menores.

Documentos requeridos

1. Orden de Compra y documentos sustentadores:

Solicitud de Bienes y Servicios

Cotizaciones de Proveedor

Cuadro de Cotizaciones

Nota justificativa – proveedor exclusivo

2. Planillas

3. Caja Menuda

4. Contratos

5. Cheques

Formatos de registros

1. Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias

1. PROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCIÓN DE CHEQUE – SOLICITUD DE BIENES Y

SERVICIOS AL CONTADO.

Acciones operativas del trámite

1. Sección de Tesorería, Nivel Central

Entrada

1.1. Unidad de Mensajería

Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores.

Efectúa registro en libros de entrada.

Sella la recepción del documento (fecha, hora y firma del receptor)

Remite la documentación al Jefe de la Sección o funcionario encargado.

1.2. Jefe de la Sección de Tesorería o funcionario encargado

Verifica, revisa y selecciona la documentación de acuerdo a la fuente de financiamiento.

Remite la documentación al contador del fondo.

1.3. Contador del fondo

Verifica la documentación.

Registra el (los) compromiso (s) en la Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias (Formulario No.1)

Descuenta el compromiso y actualiza el saldo bancario.

Asigna cheque al compromiso de acuerdo a la numeración secuencial del fondo bancario.

Protege el cheque en base al valor del compromiso.

Remite la documentación a la secretaria.



1.4. Secretaria

Recibe el cheque y los documentos sustentadores.

Descripción de la compra.

Transcribe la información de la Orden de Compra al cheque.

Razón social del proveedor beneficiario – valor.

Partida presupuestaria – Unidad Solicitante.

Código financiero.

Protege el cheque con cinta adhesiva, firma Comprobante de Pago - Cheque (Formulario No. 2), en

preparado por.

Desprende (última) copia del cheque y entrega al contador del fondo, para su posterior envío a la Sección de

Registro y Control del Gasto y Contabilidad.

Entrega cheque mecanografiado y documentos sustentadores al Jefe de la Sección.

1.5. Jefe de la Sección de Tesorería o persona encargada

Recibe cheque mecanografiado y documentos sustentadores.

Revisa la información procesada (Cheques versus Orden de Compra, Planilla, Caja Menuda, Contratos)

Refrenda cheque en revisado por y remite la documentación a la Mensajería.


Registra los documentos en los Libros de Salidas y distribuye de la siguiente manera:

Los cheques que afectan los Presupuestos de Funcionamiento (Operación), Inversiones y Viáticos, los

remite a Finanzas, Sección de Registro y Control del Gasto, Unidad SIAFPA.

Los cheques que afectan los fondos de Ingresos de Programas Nacionales, los remite a la Dirección

(Subdirección) de Administración y Finanzas, Director o Administrador Regional.

2. Unidad de Tesorería, Área Metropolitana

Entrada

Recibe Orden de Compra y documentos sustentadores (pantalla y físicamente) de la Unidad de Contabilidad.

Verifica que la Orden de Compra esté registrada, firmada y contenga los documentos sustentadores.

Autoriza el pago y selecciona el fondo en el sistema.

Establece fecha de pago.

Confecciona el cheque en el sistema.

Verifica transcripción de la información, Orden de Compras versus cheque.

Revisa y registra en el libro de banco de cuenta bancaria.

Salida

Envía Cheque (por pantalla y físicamente).

Envía Orden de Compras (por pantalla y físicamente).

Envía documentos sustentadores físicamente a la Unidad de Contabilidad.

3. Unidad de Contabilidad, Área Metropolitana

Entrada

Recibe Cheque (por pantalla y físicamente).



Recibe Orden de Compra (por pantalla y físicamente)

Documentos sustentadores (físicamente).

Verifica datos contenidos en cheque versus Orden de Compras.

Registra en el sistema el compromiso de pago del cheque.

Genera Comprobante de Diario.

Sella y firma.

Verifica el cumplimiento del registro contable.

Salida

Remite Cheque (físicamente)

Remite Orden de Compra (físicamente)

Remite Documentos Sustentadores (físicamente) a la Dirección (Subdirección) de Administración y

Finanzas.

4. Sección de Registro y Control del Gasto – SIAFPA- Nivel Central

Entrada

Recibe el Cheque, Orden de Compras y documentos sustentadores.

Registra en el Sistema ETRP (Estación de Trabajo de Registro Presupuestario), el compromiso de pago del

cheque.

Sella, firma y asigna número de transacción del Comprobante de Cheque.

Salida

Remite físicamente: cheque, Orden de Compra y documentos sustentadores a la Dirección (Subdirección) de

Administración y Finanzas.

5. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas – Nivel Central – Área Metropolitana

Recibe físicamente Cheque, Orden de Compra y Documentos Sustentadores.

Verifica los datos contenidos en el Cheque versus Ordenes de Compras.

Firma cheque.

Firma Orden de Compras.

Salida

Remite Cheque, Orden de Compra y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización.

6. Oficina de Fiscalización – Nivel Central –Área Metropolitana

Entrada

Recibe Cheque, Orden de Compra y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).

Aplica el proceso previo de fiscalización.

Suspende o refrenda la Orden de Compra y firma el cheque.

En caso de suspensión elabora nota explicatoria de la causal.

Registra en el sistema el refrendo de la Orden de Compra y realiza revisión del cheque.

Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios responsables.

Verifica que exista el registro del refrendo de la Orden de Compras y firma del cheque físicamente y por

pantalla.

Que existan los documentos sustentadores.

Que se ajusten a las normas de fiscalización.



Salida

Remite el cheque, Orden de Compras y documentos sustentadores físicamente a la Sección de Tesorería o

Unidad de Tesorería.

7. Sección de Tesorería o Unidad de Tesorería – Nivel Central – Área Metropolitana

Entrada

Recibe los Cheques, Orden de Compras y Documentos Sustentadores.

Verifica que el Cheque y la Orden de Compras estén debidamente firmados por el Director (Subdirector) de

Administración y Finanzas y el Jefe de la Oficina de Fiscalización.

Verifica en el sistema si existen los registros del refrendo y firma del Jefe de Fiscalización en la Orden de

Compra y Cheque.

Lista los cheques en el formato de entrega de cheque.

Salida

Remite listado y documentos (cheque, Orden de Compra y Documentos Sustentadores) al Departamento de

Compras y Proveeduría para la cancelación de la adquisición del bien o servicio.

8. Departamento de Compras y Proveeduría (Sección de Compras y Proveeduría, Nivel Central – Área

Metropolitana)

Entrada

Recibe cheque y documentos sustentadores.

Firma como constancia de retiro de los cheques procedentes de la Unidad de Caja.

Verifica que la documentación esté completa para efectuar los trámites de compras.



CONFECCIÓN DE CHEQUE-SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS AL CONTADO

1. Sección de Tesorería, Nivel Central

Unidad de Mensajería Jefe Sección de Tesorería Contador del Fondo Secretaria

Recibe Orden de Compra y documentos

sustentadores.

Efectúa registro en libros de entrada.

Sella la recepción del documento (fecha, hora y

firma del receptor.

Protege el cheque con cinta adhesiva, firma

Comprobante de Pago-Cheque en preparado por.

Desprende última copia del cheque y entrega al contador

del fondo para su posterior envío a la Sección de

Registro y Control del Gasto y Contabilidad

Entrega y documentos sustentadores al Jefe de la

Sección de Tesorería.

.Verifica, revisa y selecciona la documentación de

acuerdo a la fuente de financiamiento.

Remite la documentación al contador del fondo


Revisa la información procesada (cheque versus Orden

de Compra, Planilla, Caja Menuda, Contratos)

Refrenda cheque en revisado por y remite a la

Mensajería.

Verifica la documentación, registra el (los)

compromiso (s) en la Tarjeta Control de Manejo

de Cuentas Bancarias

Descuenta el compromiso y actualiza saldo

bancario.

Asigna cheque al compromiso de acuerdo a la

numeración secuencial del fondo bancario.

Protege el cheque en base al valor del

compromiso.

Remite la documentación a la secretaria.

Registra los documentos en los Libros de Salidas y

distribuye:

-Los cheques que afectan los Presupuestos de

Funcionamiento (Operación), Inversiones y Viáticos,

los remite a: Sección de Finanzas, Sección de Registro

y Control del Gasto, Unidad de SIAFPA.

-Los cheques que afectan los fondos de Ingresos de

Programas Nacionales, los remite a la Dirección

(Subdirección) de Administración y Finanzas, Director

o Administrador Regional.

Recibe el cheque y los documentos sustentadores.

Descripción de la compra.

Transcribe la información de la Orden de Compra

al cheque: Razón social del proveedor

beneficiario - valor; partida presupuestaria -

Unidad Solicitante; Código financiero.

1.1.

1.2 1.3 1.4

1.5 1.6

1.1

1.2 1.5

1.3

1.4

1.6



CONFECCIÓN DE CHEQUE-SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS AL CONTADO

Unidad de Tesorería, Área Metropolitana

Unidad de

Tesorería

Unidad de

Contabilidad

Sección de Registro y

Control del Gasto –

SIAFPA - Nivel

Central

Dirección (Subdirección)

de Administración y

Finanzas – Área

Metropolitana

Oficina de

Fiscalización - Nivel

Central - Área

Metropolitana

Departamento / Sección

de Compras y Provendría

Nivel Central – Área

Metropolitana

Recibe Orden de Compra y documentos sustentadores

(pantalla y físicamente)

Verifica que la Orden de Compra esté registrada, firmada y contenga los documentos sustentadores.

Autoriza el pago, selecciona el fondo en el sistema y

establece fecha de pago.

Confecciona el cheque en el sistema.

Revisa y registra en el libro de banco de cuenta bancaria.

Envía cheque, Orden de Compra (por pantalla y físicamente);

documentos sustentadores físicamente a la Unidad de

Contabilidad.

Recibe Cheque, Orden de Compra y documentos

sustentadores (por pantalla y físicamente)

Aplica proceso previo de fiscalización.

Suspende o refrenda la Orden de Compra y firma el cheque. En caso de suspensión elabora nota explicatoria de la causal.

Registra en el sistema el refrendo de la Orden de Compra y realiza revisión del cheque.

Verifica que los documentos estén sellados y firmados por

los funcionarios responsables, que existan los documentos

sustentadores y que se ajusten a las normas de fiscalización.

Remite Cheque, Orden de Compras y documentos

sustentadores físicamente a la Sección o Unidad de Tesorería.

Recibe cheque, Orden de Compra (por pantalla y físicamente) y Documentos sustentadores (físicamente)

Verifica datos contenidos e cheque versus Orden de Compras.

Registra en el sistema el compromiso de pago del cheque.

Genera Comprobante de Diario.

Sella y firma.

Remite Cheque y Orden de Compra (físicamente) y documentos sustentadores (físicamente a la Dirección

(Subdirección) de Administración y Finanzas.

Recibe Cheques, Orden de Compras y documentos sustentadores.

Verifica que el Cheque y la Orden de Compras estén debidamente firmados por el Director (Subdirector) de

Administración y Finanzas y el Jefe de Fiscalización.

Verifica en el sistema si existen registro del refrendo y

firma del Jefe de Fiscalización en la Orden de Compra

y Cheque.

Remite listado y documentos (cheque, orden de compra y documentos sustentadores) al Departamento de Compras y

Provendría para la cancelación de la adquisición del bien o

servicio.

Recibe el Cheque, Orden Compras y documentos

sustentadores.

Registra en el Sistema ETRP, el compromiso de pago del

cheque.

Sella, firma y asigna número de transacción al Comprobante de Cheque.

Remite físicamente: cheque, orden de compra y documentos sustentadores a la Dirección (Subdirección) de

Administración y Finanzas


Firma como constancia de retiro de los cheques procedentes de la Unidad de Caja.

Verifica que la documentación esté completa para efectuar los trámites de compras.

Recibe físicamente cheque, orden compra y documentos

sustentadores.

Verifica los datos contenidos en el cheque versus orden de

compras. Firma el cheque y la Orden de Compras.

Remite Cheque, Orden de Compra y documentos

sustentadores a la Oficina de Fiscalización.

2 3 4

7

6

8

2

5

6

3 7

5

4 8



CONTROL INTERNO - DESGLOSE DE CHEQUE

Base Legal

1. Ley Presupuestaria

2. Unidades Administrativas Involucradas

Despacho Ministerial

Secretaría General

Secretaría Técnica

Dirección Planificación Sectorial

Dirección Nacional de Salud Animal

Dirección Nacional de Sanidad Vegetal

Oficina de Cooperación Internacional

Oficina de Divulgación y Relaciones Públicas

Oficina de Auditoría Interna

Dirección Nacional de Administración y Finanzas

Dirección de Reforma Agraria

Dirección de Ingeniería Rural

Dirección de Desarrollo Rural

Dirección de Ganadería

Dirección de Agricultura

Dirección Ejecutiva de Cuarentena Agropecuaria

Dirección Nacional del Banano

Instituto Nacional de Agricultura – INA Divisa

Dirección Ejecutiva Regional

No.1 - Chiriquí

No.2 - Veraguas

No.3 - Herrera

No.4 - Coclé

No.5 - Capira

No.6 - Colón

No.7 - Chepo

No.8 - Los Santos

No.9 - Bocas del Toro

No.10 -Darién

Formatos involucrados

1. Planillas de pagos

2. Formato de Desglose de cheque

3. Listado de pago

4. Cheque de salarios

2. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL DESGLOSE DE CHEQUE

Acciones Operativas del trámite

1. Unidad de Tesorería, Área Metropolitana

Entradas

Recibe planillas y cheques (físicamente) de la Contraloría General.

Desglosa los cheques por Dirección en base a la Tarjeta de Desglose de Cheque (Formulario No. 3) y

cambios remitidos por la Oficina Institucional de Recursos Humanos (OIRH).

Confecciona listado de remisión de cheques por Dirección, Área Metropolitana.

Nombre del funcionario



Número del cheque

Confecciona lista de remisión de cheque por Dirección Nacional y Regional.

Número de cheques

Acreditaciones de cheque

Inclusiones y exclusiones de cheque

Salidas

Remite paquetes de cheques por transporte. Direcciones Nacionales y Regionales.

Nivel Central

Dirección de Administración y Finanzas, Acuicultura, Reforma Agraria, Ganadería,

Agricultura, Desarrollo Rural, Ingeniería Rural, Agroindustrias, Región #2-Veraguas,

INA, Divisa.

Nivel Regional

Chiriquí, Herrera, Coclé, Capira, Colón, Los Santos, Bocas del Toro, Darién, Chepo,

San Blas.

2. Sección de Tesorería, Nivel Central, Direcciones Ejecutivas Regionales.

Entradas

Retira encomienda del transporte.

Verifica listado de remisión de cheque y planilla.

Número de cheque

Número de acreditaciones

Inclusiones y exclusiones de cheque

Realiza la distribución de los cheques por Departamento, Secciones, unidades de acuerdo al formato de

Desglose de cheque.

Adhiere a cada Listado de pago, el número del cheque y el cheque por Departamento y Sección.

Comunica a los jefes de Departamentos, Secciones y Unidades, el retiro de los cheques en ventanilla de

pago.

Salida

Entrega el Listado de Pagos (Formulario No. 4) y cheque por Departamento, Sección Unidades

administrativas.



DIAGRAMA DE PROCESO DESGLOSE DE CHEQUE

Entradas

Salidas

Entradas

Salida

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1 1 Recibe planillas y cheques (físicamente) de la Contraloría General.

2 Desglosa los cheques por Dirección en base al formato de Desglose de Cheque y cambios remitidos por la Oficina

Institucional de Recursos Humanos (OIRH).

3 Confecciona listado de remisión de cheques por Dirección, Área Metropolitana: Nombre del funcionario, Número

del cheque.

4 Confecciona lista de remisión de cheque por Dirección Nacional y Regional: Número de cheques, Acreditaciones

de cheque Inclusiones y exclusiones de cheque.

5 Remite paquetes de cheques por transporte: Direcciones Nacionales y Regionales. Nivel Central: Dirección de

Administración y Finanzas, Acuicultura, Ganadería, Agricultura, Reforma Agraria, Desarrollo Rural, Ingeniería

Rural, Agroindustrias, Región ·2-Veraguas, INA, Divisa.

Nivel Regional: Chiriquí, Herrera, Coclé, Capira, Colón, Los Santos, Bocas del Toro, Darién, Chepo, San Blas.

2 1 Retira encomienda del transporte.

2

Verifica listado de remisión de cheque y planilla: Número de cheque, Número de acreditaciones, Inclusiones y

exclusiones de cheque

3 Realiza la distribución de los cheques por Departamento, Secciones, unidades de acuerdo al formato de Desglose

de cheque

4 Adhiere a cada Listado de pago, el número del cheque y el cheque por Departamento y Sección.

Comunica a los jefes de Departamentos, Secciones y Unidades, el retiro de los cheques en ventanilla de

pago

5

Entrega el Listado de Pagos y cheque por Departamento, Sección Unidades administrativas 6

UNIDAD DE TESORERÍA, ÁREA

METROPOLITANA

SECCIÓN DE TESORERÍA,

NIVEL CENTRAL,

DIRECCIONES REGIONALES

1

2

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO



CONTROL INTERNO - REEMBOLSO DE CAJA MENUDA

Base Legal

Artículo No.276 Constitución Política de Panamá, Capítulo III


Ley Presupuestaria Vigente

Reglamentación

Decreto No.113 del 21 de junio de 1993 – Manual de Contabilidad Gubernamental

Manual de Procedimientos para el Manejo de Caja Menuda

Resolución No.201-906 del 10 de junio de 1997. Dirección General de Ingresos MEF


1. Solicitud de Reembolso de Caja Menuda

2. Comprobante en Cartera.- Caja Menuda

3. Factura original

4. Recibo original

5. Solicitud de Bienes y Servicios


Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias

3. PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DE CAJA MENUDA


1. Sección de Tesorería Nivel Central (Unidad Area Metropolitana – Regional)

Entradas

1.1. Unidad de Caja (Custodio)

Ordenan cronológicamente los comprobantes que forman parte de la Solicitud de Reembolso de Caja

Menuda (Formulario No. 6)

Solicitud y Comprobante de Caja Menuda (Formulario No.5)

Comprobantes en Cartera de Caja Menuda (Formulario No. 7)

Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda (Formulario No. 8)

Facturas Proveedor (Formulario No. 9)

Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario No. 10)

Verifica que la documentación a reembolsar cuente con las firmas, sellos requeridos y que exista

consistencia entre las:

Facturas

Recibos

Comprobante de Caja Menuda

Solicitud de Bienes y Servicios

Determina que el monto a reembolsar este por el orden del 20% al 30% del fondo asignado.

Remite reembolso y documentos sustentadores para la revisión y refrendo del Jefe.



1.2. Jefe de la Sección o persona encargada

Verifica el orden secuencial de los Comprobantes de Caja Menuda, nombre del proveedor, partida

presupuestaría, factura original, cantidad, sello de recepción de Almacén y Solicitud de Bienes y Servicios.

Efectúa un balance del fondo asignado:

Monto del compromiso a reembolsar

Cajas Menudas en trámites

Comprobante en Cartera

Efectivo en caja

Refrenda Reembolso de Caja Menuda y entrega la documentación a la mensajera para su envío.

Salida


Registra reembolso y documentos sustentadores en el libro de salida de documentos.

Entrega físicamente los documentos a la Sección (Unidad) de Registro y Control del Gasto Nivel Central

/Area Metropolitana.

2. Sección de Registro y Control del Gasto Nivel Central

Entrada

Recibe físicamente el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Verifica los códigos presupuestario y su valor

Confecciona resumen presupuestario por partida y objeto del gasto

Salidas

Remite físicamente el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección de Contabilidad.

2.A. Unidad de Registro y Control del Gasto Area Metropolitana

Entrada

Recibe Reembolso y documentos sustentadores.

Revisa y verifica los códigos presupuestarios.

Registra en el sistema la Solicitud de Reembolso – Recapitulación Presupuestaria, a través de la

Recapitulación de Caja Menuda (Formulario No. 11)

Coloca sello de registrado en SIAFPA.

Realiza el compromiso presupuestario en el sistema.

Salidas

Remite Recapitulación de Caja Menuda, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos

sustentadores (físicamente y por pantalla), a la Unidad de Tesorería. Area Metropolitana.

3. Sección de Contabilidad – Nivel Central

Entradas

Recibe el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.



Verifica los valores, sellos y documentos sustentadores.

Prepara Resumen de Códigos contables.

Salidas

Remite Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección de Tesorería Nivel Central.

4. Sección de Tesorería Nivel Central



Efectúa registro en libro de entrada.

Remite la documentación al contador del fondo.


Verifica el Reembolso y documentos sustentadores.

Registra el compromiso “Reembolso de Caja Menuda” en la Tarjeta Control de Manejo de Cuentas

Bancarias.

Descuenta el compromiso, actualiza el saldo bancario.

Asigna cheque al Reembolso de Caja Menuda de acuerdo a la numeración secuencial del fondo bancario.

Protege cheque en base al valor del compromiso.

Remite la documentación a la Secretaria.

4.3. Secretaria

Recibe el cheque y documentos sustentadores.

Transcribe la información del Reembolso al cheque.

Fecha.

Responsable del fondo.

Descripción del compromiso.

Partida presupuestaria – Unidad solicitante.

Código financiero.

Protege el cheque con cinta adhesiva, firma Comprobante del cheque (Formulario No. 2) preparado por.

Desprende (última) copia del cheque, entrega al contador del fondo para que envíe a la Sección de Registro y

Control del Gasto / Contabilidad.


4.4. Jefe de la Sección


Verifica la información procesada (cheque versus Reembolso de Caja Menuda).

Refrenda cheque en revisado por y entrega la documentación a la Unidad de Mensajería.

Salida


Registra la documentación en el libro de salida.

Remite la documentación a la Sección de Registro y Control del Gasto – Unidad SIAFPA.



4-A. Unidad de Tesorería – Área Metropolitana

Entrada

Recibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).

Recibe Recapitulación Presupuestaria (Formulario No. 11) de la Unidad de Registro y Control del Gasto.

Verifica que el Reembolso de Caja Menuda esté registrado, firmado y contenga los documentos

sustentadores.

Selecciona el nombre del fondo.

Genera la Gestión de Cobro en el sistema de Caja Menuda (Formulario No. 12).

Firma la Gestión de Cobro.

Salidas

Envía la Gestión de Cobro y el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por pantalla y

físicamente).

5. Unidad de Contabilidad Área Metropolitana

Entrada

Recibe la documentación y efectúa el registro de asiento de diario.

6. Unidad de Tesorería – Área Metropolitana

Autoriza, selecciona el fondo para el pago.

Confecciona e imprime el cheque.

El contador de la Unidad, revisa y registra en el libro de banco cuenta bancaria.

7. Unidad de Contabilidad-Área Metropolitana

Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).

Verifica la información procesada cheque versus Reembolso de Caja Menuda.

Registra en el sistema el compromiso de pago de cheque.

Genera Comprobante de Diario, sella y firma.


Salidas

Remite físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Oficina de

Fiscalización.

8. Oficina de Fiscalización (Nivel Central-Área Metropolitana)

Entrada

Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.


Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios responsables y que existan los

documentos sustentadores.

Si el documento se ajusta a las normas establecidas, el auditor jefe refrenda el cheque en el sistema y

físicamente.



Nota: En caso de devolución para subsanar se remite con un formulario de la Oficina de

Fiscalización firmada por el auditor con sus respectivas observaciones para subsanar.

9. Sección de Registro y Control del Gasto – SIAFPA /Nivel Central

Entrada

Recibe el cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Registra en el Sistema ETRP, el compromiso de pago del cheque.

Sella, firma y asigna número de transacción al comprobante de cheque.

Salidas

Remite cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores físicamente a la Dirección


10. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas

Entrada

Recibe físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Verifica la información procesada en cheque versus Reembolso de Caja Menuda y documentos

sustentadores.

Firma cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Salidas

Remite físicamente cheque y Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección (Unidad)

de Tesorería – Área Metropolitana – Nivel Central – Regional.

11. Sección (Unidad) de Tesorería – Área Metropolitana – Nivel Central – Regional

Entrada


Retira y firma y cambia cheque – Banco Nacional.

Efectúa distribución de los documentos.

Copia No. 1: Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores para el contador del fondo,

Trámite de Reembolso del fondo.

Copia No.2: Copia del Reembolso de Caja Menuda y copia de los documentos sustentadores, Archivo

de la Unidad de Caja.



REEMBOLSO DE CAJA MENUDA

Sección de Tesorería

Unidad de Caja

(Custodio)

Jefe de la Sección o

persona encargada

Unidad de Mensajería Sección de Registro y

Control del Gasto

Sección de Contabilidad Contador del Fondo Secretaria

Ordena cronológicamente los comprobantes que forman parte de la Solicitud de

Reembolso de Caja Menuda.

Verifica que la documentación a reembolsar cuente con las firmas, sellos requeridos

y que exista consistencia entre las: Facturas, Recibos, Comprobantes de Caja

Menuda y la Solicitud de Bienes y Servicios.

Determina que el monto a reembolsar esté por el orden del 20% al 30% del fondo

asignado. Remite reembolso y documentos sustentadores para la revisión y refrendo

del Jefe.

Recibe el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Verifica los valores, sellos y documentos sustentadores.

Prepara Resumen de Códigos contables.

Remite Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección

de Tesorería Nivel Central.

Verifica el orden secuencial de los Comprobantes de Caja Menuda, nombre del

proveedor, partida presupuestaria, factura original, cantidad, sello de recepción de

Almacén y Solicitud de Bienes y Servicios.

Efectúa un balance del fondo asignado: Monto del compromiso a reembolsar, cajas

menudas en trámites, comprobante en cartera, efectivo en caja.

Refrenda Reembolso de Caja Menuda y entrega los documentación a la mensajera

para su envío.


Efectúa registro en libro de entrada.

Remite documentación al contador del fondo.

Registra reembolso y documentos sustentadores en el Libro de salida de documentos.

Entrega físicamente los documentos a la Sección (Unidad) de Registro y Control del

Gasto Nivel Central /Área Metropolitana.

Verifica el Reembolso y documentos sustentadores.

Registra el compromiso “Reembolso de Caja Menuda” en la Tarjeta Control

de Manejo de Cuentas Bancarias y Descuenta el compromiso, actualiza el

saldo bancario.

Asigna cheque al Reembolso de Caja Menuda de acuerdo a la numeración

secuencial del fondo bancario.

Protege cheque en base al valor del compromiso y Remite la documentación

a la Secretaria.

Recibe físicamente cheque, orden compra y documentos sustentadores.

Verifica los códigos presupuestarios y su valor y procede a confeccionar el Resumen

Presupuestario por partida y objeto del gasto.

Remite físicamente el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la

Sección de Contabilidad.

1.1.

1.2 1.3 3

4.1 4.2

2

4.3

4.4

4.5

1.1.

1.2

4.1

3

2

4.2 1.3



Recibe el cheque y documentos sustentadores. Transcribe la información del

reembolso al cheque.

Protege el cheque, firma Comprobante del cheque en preparado por y desprende

última copia del cheque, entrega al contador del fondo para que envíe a la Sección de

Registro de Control del Gasto / Contabilidad.


Registra la documentación en el libro de salida.

Remite la documentación a la Sección de Registro y Control del Gasto –

Unidad SIAFPA


Verifica la información procesada (cheque versus Reembolso de Caja Menuda).

Refrenda el cheque en revisado por y entrega la documentación a la Unidad de

Mensajería

Área Metropolitana Unidad de Registro y Control del

Gasto

Jefe de la Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Oficina de Fiscalización Dirección (Subdirección) de

Administración y Finanzas


Revisa y verifica los códigos presupuestarios.

Registra en el sistema la Solicitud de Reembolso, a través de la Recapitulación de

Caja Menuda Coloca sello de registrado en SIAFPA.

Realiza el compromiso presupuestario en el sistema.

Remite Recapitulación de Caja Menuda, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y

documentos sustentadores (físicamente y por pantalla), a la Unidad de Tesorería.

Área Metropolitana.

Recibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda, documentos sustentadores

(por pantalla y físicamente)

Recibe Recapitulación Presupuestaria de la Unidad de Registro y Control del

Gasto.

Verifica que el Reembolso de Caja Menuda esté registrado, firmado y contenga

los documentos sustentadores y selecciona el nombre del fondo.

Genera la Gestión de Cobro en el sistema de Caja Menuda y la firma.

Envía la Gestión de Cobro y el Reembolso de Caja Menuda y documentos

sustentadores (por pantalla y físicamente

2-A 4-A 5

6

10

8 7

9

11

4-A 2-A

4.3.

4.5

4.4

.



Recibe la documentación y efectúa el registro de asiento de diario.

Recibe el cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Registra en el Sistema ETRP, el compromiso de pago del cheque.

Sella, firma y asigna número de transacción al comprobante de cheque.

Remite cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores

físicamente a la Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.

Autoriza, selecciona el fondo para el pago.

Confecciona e imprime el cheque.

El contador de la Unidad, revisa y registra en el libro de banco cuenta bancaria.

Recibe físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos

sustentadores.

Verifica la información procesada en cheque versus Reembolso de Caja

Menuda y documentos sustentadores.

Firma cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Remite físicamente cheque y Reembolso de Caja Menuda y documentos


Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por

pantalla y físicamente).

Verifica la información procesada cheque versus Reembolso de Caja Menuda.

Registra en el sistema el compromiso de pago de cheque.

Genera Comprobante de Diario, sella y firma.


Remite físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores

a la Oficina de Fiscalización.



Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios

responsables y que existan los documentos sustentadores.

Si el documento se ajusta a las normas establecidas, el auditor jefe refrenda el cheque

en el sistema y físicamente.

Recibe Cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.

Retira, firma y cambia el cheque – Banco Nacional.

Efectúa distribución de los documentos.

5

6

8

9

10

7

11



CONTROL INTERNO - REEMBOLSO DE FONDO ROTATIVO, A TRAVÉS DEL TESORO

NACIONAL

Base Legal

Constitución Política de la República. Capítulo III, Artículo No. 276. Numeral 2.

Ley No. 32 de 8 de noviembre de 1984.

Ley Presupuestaria Vigente. Compromiso Presupuestario.

Reglamentación

Decreto No.113 (del 21 de junio de 1993)

Manual de Procedimientos para el Manejo de Fondos Rotativos.

Resolución No.201-906 de 10 de junio de 1997.

Unidades Administrativas Involucradas

Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas

Oficina de Fiscalización

Dirección General de Ingresos – Ministerio de Economía y Finanzas


Comprobantes de cheques y documentos sustentadores

Facturas

Ordenes de Compras

Reembolso de Caja Menuda

Contrato

Planilla

Solicitud de Viáticos

Cuenta contra el Fondo Rotativo

Formatos de registro

Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

Resumen Partidas Presupuestarias

Solicitud de Reembolso del Fondo

Comprobantes en Cartera del Fondo

Recibo de Cobro al Tesoro Nacional

4. PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO A TRAVÉS DEL

TESORO NACIONAL

Acciones operativas del trámite.

1. Departamento (Sección) de Finanzas Nivel Central / Área Metropolitana / Regional

Entradas

1.1. Sección (Unidad) de Tesorería – Nivel Central / Área Metropolitana / Regional

Ordena cronológicamente los comprobantes de cheques – documentos sustentadores:

Orden de Compra

Facturas o Recibos originales

Reembolso de Caja Menuda

Planillas

Solicitud de Viáticos

Contratos



Verifica que los documentos a reembolsar tengan adheridos:

Sellos de Almacén

Timbres Fiscales

Sello de Pagado

Firmas de los funcionarios involucrados en el proceso.

Prepara el borrador de “Solicitud de Reembolso de Fondo" (Formulario No. 13)

Prepara borrador del Resumen de las Partidas Presupuestarias.

Prepara borrador del Listado de Comprobantes de Cheques en cartera de Fondo (Formulario No. 14)

Efectúa balance del Fondo Rotativo.

Monto a reembolsar

Reembolsos en trámites

Comprobantes en Cartera

Saldo bancario

Total monto asignado

Entrega los borradores de la Solicitud del Reembolso del Fondo Rotativo a la Secretaria.

Nota: En el Área Metropolitana en el sistema SIAFPA el encargado del fondo, confecciona directamente

la Solicitud de Reembolso mecánicamente y la imprime.

1.2. Secretaria

Recibe borrador de los formatos del Fondo Rotativo.

Llena los formatos con la información del borrador.

Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

Resumen por Partida Presupuestaria

Solicitud de Reembolso y balance del Fondo

Cheques en Cartera

Nota: En el Área Metropolitana en el sistema SIAFPA, se imprime el Reembolso y la Gestión de Cobro al

Tesoro Nacional mecánicamente.


Recibe borrador y formatos llenos de la Solicitud del Reembolso.

Verifica y refrenda el Reembolso del Fondo.

Resumen de Partidas Presupuestarias

Solicitud de Reembolso

Cheques en Cartera

Remite la Solicitud del Reembolso y documentos sustentadores al Jefe de la Sección o persona

encargada.

1.4. Jefe de Sección

Verifica y refrenda Solicitud de Reembolso del Fondo.

Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.

Resumen de Partidas Presupuestarias.



Solicitud de Reembolso.

Cheques en Cartera.

Nota: En el caso de los Reembolsos que vienen delas unidades ejecutoras regionales, la documentación es

remitida al SIAFPA, Nivel Central antes de confeccionar el Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro

Nacional, verificación de partida presupuestaria.

1.5. Unidad de Caja

Recibe el Reembolso y documentos sustentadores.

Confecciona Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Formulario No. 15)

Entrega documentación a la mensajera.

Salida


Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores.

Efectúa registros de los documentos en el Libro de Salida.

Remite la documentación físicamente a la Sección de Registro y Control del Gasto, Unidad de SIAFPA,

Nivel Central.

1.7. Unidad de Contabilidad – Area Metropolitana

Entrada

Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).

Verifica los datos contenidos en la Solicitud de Reembolso.

Registra en el Sistema la Solicitud de Reembolso (asiento contable)

Confecciona Comprobante de Diario.

Salida

Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores (físicamente) a la Dirección de


2.A. Sección de Registro y Control del Gasto – Unidad de SIAFPA, Nivel Central

Entrada

Recibe la solicitud de Reembolso (físicamente) y documentos sustentadores.

Registra en el Sistema (ETRP) la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.

Sella, firma y asigna el número de transacción a la Solicitud de Reembolso.

Salida

Remite la Solicitud de Reembolso (físicamente) y documentos sustentadores a la Dirección

(Subdirección) de Administración y Finanzas, Dirección Regional.

Nota: Verificado y procesado el reembolso lo remite a la Sección de Tesorería para la confección del Recibo

de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. Posteriormente devuelve el documento al SIAFPA.



3. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas – Dirección Regional

Entrada


Firma la Gestión de Cobro en el renglón de aprobado por, firma del Ministerio o representante legal.

Salida

Remite la Solicitud de Reembolso y los documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización.

4. Oficina de Fiscalización

Entrada

Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente)


Suspende o refrenda la Solicitud del Reembolso.

En caso de suspensión, elabora nota explicatoria de la causal.

Registra en el sistema el refrendo de la. Solicitud del Reembolso.

Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios responsables.

Verifica que exista el registro del refrendo de la Solicitud del Reembolso (Físicamente y por pantalla).

Que se ajusten a las normas de fiscalización.

Salida

Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores a la Sección (Unidad de Tesorería).

Nota: En el Área Metropolitana se envía a Contabilidad para hacer el asiento de Diario para su posterior

remisión a la unidad de Tesorería.

5. Sección de Tesorería

Entrada

Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores, debidamente firmados por las unidades

involucradas.

Efectúa desglose de la documentación.

Original - - Gestión de Cobros

- Resumen de Partidas Presupuestarias

- Solicitud de Reembolso del fondo

- Comprobantes en Cartera

- Comprobantes de Cheque Documentos sustentadores – Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF)

Copia No.1: - Gestión de Cobro

- Resumen de Partidas Presupuestarias

- Solicitud de Reembolso del fondo

- Comprobantes en Cartera

- Copia Comprobante de Cheque – Sección (Unidad) Tesorería

Copia No. 2: - Gestión de Cobros

- Copia Recibo de Cobro – Tesoro Nacional – Tesorería – Contador del Fondo

Copia No. 3: - Gestión de Cobros – Contabilidad o Finanzas Regional



Confecciona Listado de Envío de Recibos Originales de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional - Fondo

Bancario (Formulario No. 16) - Nivel Central y Formulario Relación de Cuenta Contra el Tesoro

Nacional (Formulario No. 17) - Área Metropolitana.

Salidas

Remite Listados – Reembolsos de Fondos – Recibos originales y documentos sustentadores al Ministerio

de Economía y Finanzas, Dirección General de Tesorería.

6. Ministerio de Economía y Finanzas-Dirección General de Tesorería

Entrada

Recibe las Solicitudes de Fondos Rotativos.

Confecciona formato de Recepción de Cuentas Contra el Tesoro Nacional (Formulario No. 18).

Verifica Reembolsos en el sistema.

7. MIDA, Dirección de Administración y Finanzas, Sección (Unidad de Tesorería) – Area

Metropolitana

Entrada

Revisa la Orden de Transferencia en el sistema.

Imprime transferencia y verifica con los respectivos recibos.

Coloca el sello de Tesorería.

Firma la orden de transferencia del fondo para validar el documento.

Envía por fax y valija a Finanzas Nivel Central y Regiones.

Salida

Remite listas y cheques de las Unidades financieras Regionales.

4.1. PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO A TRAVÉS DEL

TESORO NACIONAL (REGIÓN No. 5, CAPIRA- REGIÓN No. 6, COLÓN, REGIÓN No. 7,

CHEPO, REGIÓN No. 9, BOCAS DEL TORO)

1. Unidad de Tesorería Regional

Envía la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo.

2. Unidad de Tesorería Área Metropolitana:

Recibe la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo al Tesoro Nacional de las diferentes unidades de

Tesorería Regional del MIDA.

Asigna número de Recibo al reembolso.

Firma en el renglón de registro oficial.

Envía la documentación a Registro y Control del Gasto.

3. Unidad de Registro y Control del Gasto:

Compromete partida presupuestaria.

Envía a la Oficina de Fiscalización.



4. Oficina de Fiscalización:

Verifica la documentación.

Refrenda en el sistema únicamente y la envía a la Unidad de Tesorería.

5. Unidad de Tesorería, Area Metropolitana:

Recibe la documentación y la remite al Ministerio de Economía y Finanzas.

6. Ministerio de Economía y Finanzas (MEF):

Efectúa la Transferencia.



REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO A TRAVÉS DEL TESORO NACIONAL

DEPARTAMENTO (SECCIÓN) DE FINANZAS, NIVEL CENTRAL, AREA METROPOLITANA, REGION Dirección (Subdirección

Administración Y

Finanzas – Dirección

Regional


Ministerio de Economía y

Finanzas –

Dirección General de

Tesorería

Sección (Unidad)

Tesorería – Nivel Central, Área

Metropolitana

Región

Secretaria Contador del

fondo

Jefe de Sección Unidad de Caja Unidad de

Mensajería

Unidad de

Contabilidad Area Metropolitana

Sección de

Registro y Control del

Gasto – Unidad

SIAFPA, Nivel Central

Ordena cronológicamente los comprobantes de cheques – documentos

sustentadores: Orden de Compra, Facturas o Recibos originales, Solicitud de Bienes

y Servicios, Reembolso de Caja Menuda, Planillas, Solicitud de Viático, Contratos.

Verifica que los documentos a reembolsar tengan adheridos: sellos de Almacén,

Timbres Fiscales, Sello de Pagado, Firmas de los funcionarios involucrados en el

proceso.

Prepara los borradores de “Solicitud de Reembolso de Fondo, Resumen de las

Partidas Presupuestarias y del Prepara borrador del Listado de Comprobantes de

Cheques en cartera.

Efectúa balance del Fondo Rotativo: Monto a reembolsar, Comprobantes en Cartera,

Saldo bancario, Reembolsos en trámites, Total monto asignado.

Entrega los borradores de la Solicitud del Reembolso del Fondo Rotativo a la

Secretaria.

Verifica y refrenda la Solicitud de Reembolso del fondo: Gestión de Cobro al

Tesoro Nacional, Resumen de Partidas Presupuestarias, Solicitud de Reembolso,

Cheques en Cartera.

Recibe el Reembolso y documentos sustentadores.

Confecciona Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.

Entrega la documentación a la Mensajera.


Efectúa registros de los documentos en el libro de salida y remite la

documentación físicamente a la Sección de Registro y Control del Gasto, Unidad

SIAFPA, Nivel Central.

Recibe borrador de los formatos del Fondo Rotativo.

Llena los formatos del Fondo Rotativo: Gestión de Cobro al Tesoro Nacional,

Resumen de Partida Presupuestaria, Solicitud de Reembolso y balance del fondo,

Cheques en Cartera.

Recibe la Solicitud y documentos sustentadores, Verifica los datos contenidos en

la Solicitud de Reembolso.

Registra en el sistema la Solicitud de Reembolso (asiento contable)

Confecciona Comprobante e Diario.

Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores a la Dirección de

Administración y Finanzas,

Recibe borrador y formatos llenos de la Solicitud del Reembolso.

Verifica y refrenda el Reembolso del fondo: Resumen de Partidas Presupuestarias,

Solicitud de Reembolso y Cheques en Carera.

Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores al Jefe de la Sección

o persona encargada.

5

1.1

6

7

1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2-A 3 4

1.1 1.4

1.5

1.6

1.3

1.2 1.7



La Sección de Control y Registro del Gasto. Unidad SIAFPA, Nivel Central,

recibe la Solicitud de Reembolso físicamente y documentos sustentadores y los

registra en el Sistema (ETRP) la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.

Sella, firma y asigna el número de transacción a la Solicitud de Reembolso y

remite la Solicitud de Reembolso, físicamente y documentos sustentadores a la

Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.

Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores debidamente

firmados por las unidades involucradas y desglosa la documentación en original

y tres (3) copias.

Confecciona Listado de Envío de Recibos Originales de Gestión de Cobro al

Tesoro Nacional – Fondo Bancario – Nivel Central y Relación de Cuenta contra

el Tesoro Nacional, Area Metropolitana.


Firma la Gestión de Cobro en el renglón de aprobado por, firma del Ministerio

o representante legal y remite la Celsitud de Reembolso y los documentos


Recibe las Solicitudes de Fondos Rotativos.

Confecciona Formato de Recepción de Cuentas Contra el Tesoro Nacional.

Verifica Reembolsos en el sistema.

Recibe documentación por pantalla y físicamente y aplica proceso previo de

fiscalización.

Suspende o refrenda la Solicitud de Reembolso, en caso de suspensión, elabora

nota explicatoria de la causal.

Registra en el sistema el refrendo de la Solicitud de Reembolso y verifica que

los documentos estén sellados y formados por los funcionarios responsables.

Revisa la Orden de Transferencia en el sistema.

Imprime Transferencia y verifica con los respectivos recibos.

Coloca sello de Tesorería.

Firma la Orden de Transferencia del fondo para validar el documento y envía

por fax y valija a Finanzas Nivel Central y Regiones.

Remite listas y cheques de las unidades financieras regionales.

REEMBOLSO DE FONDO ROTATIVO A TRAVES DEL TESORO NACIONAL ((REGIÓN No. 5, CAPIRA- REGIÓN No. 6, COLÓN, REGIÓN No. 7,

CHEPO, REGIÓN No. 9, BOCAS DEL TORO)

Unidad de Tesorería Regional Unidad de Tesorería Área Metropolitana Unidad de Registro y Control del

Gasto

Oficina de Fiscalización Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF)

Envía la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo. Verifica la documentación.

Refrenda en el sistema únicamente y la envía a la Unidad de Tesorería.

Recibe la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo al Tesoro Nacional de las

diferentes unidades de Tesorería Regional del MIDA.

Asigna número de Recibo al reembolso y firma en el renglón de registro oficial.

Envía la documentación a Registro y Control del Gasto.

Recibe la documentación y la remite al Ministerio de Economía y Finanzas.

Compromete partida presupuestaria y envía a la Oficina de Fiscalización

Efectúa la Transferencia

2-A

3

4

5

6

7

1

1 2

5

3 4

6

2

3

4

5

6



CONTROL INTERNO - PAGOS DE VIÁTICOS (INTERNO Y EXTERNO)

Internos

Gestión de Cobros – Fondo Institucional

Externos

Gestión de Cobros – Tesoro Nacional

Gestión de Cobros – Fondo Institucional (Menos de B/.1,000.00)

Objetivos

Tramitar oportunamente los gastos de alimentación, transporte, alojamiento y movilización pagados

temporalmente a funcionarios asignados a misiones en base a una programación de gira dentro y fuera del

país.

Base Legal

Ley No.32 del 8 de noviembre de 1984, que adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República.

Normas de Administración presupuestaria, referente a viáticos.

Decreto No.113 del 26 de junio de 1993, se adopta el Manual de Contabilidad Gubernamental.

Unidades Involucradas

Unidad Solicitante.

Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.

Departamento de Finanzas.

Sección de Registro y Control del Gasto.



Oficina de Fiscalización.

Ministerio de la Presidencia.

Documentos Requeridos

Solicitud de Viáticos.

Nota de Autorización del Ministerio de la Presidencia (Viáticos al Exterior)

Comprobante de Diario (Contabilidad)


Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias.

Tarjeta Control de Registros de Viáticos.

5. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE VIÁTICOS (INTERNO Y

EXTERNO)

Acciones operativas del trámite.

1. Unidad Administrativa Solicitante

Prepara y presenta la Solicitud de Viático (Formulario No. 19), en original y dos (2) copias, acompañada

de un informe (nota de invitación. Participación, Agenda, Temario o Curso de gira según Programa de

Trabajo.

Verifica que la información en la Solicitud de Viático, guarde consistencia con los montos establecidos

para la misión (Tabla de Viático Interno y Externo)

Verifica que la Solicitud de Viático esté firmada por el funcionario que hará la misión, Jefe de la Unidad

Administrativa – Director o Persona delegada.

Remite Nota de Solicitud de Autorización al Ministerio de la Presidencia para que el funcionario viaje,

señalando la misión, el valor del viático y el monto del pasaje aéreo.

2. Ministerio de la Presidencia



Recibe la Nota de Solicitud de Autorización del Ministro de Desarrollo Agropecuario.

Verifica, aprueba o desaprueba el permiso para la realización de la misión.

3. Ministerio (Unidad Solicitante)

Recibe la Nota Autorizando la misión.

Remite los documentos a la Dirección de Cooperación Internacional.

4. Dirección de Cooperación Internacional

Recibe la Nota de Autorización para realizar la misión fuera del país y la remite a la Unidad Solicitante.

5. Ministerio (Unidad Solicitante)

Presenta la Solicitud de Viático fuera del país a la Dirección de Administración y Finanzas.

6. Dirección de Administración y Finanzas

Recibe y firma la Solicitud de Viático fuera del país.

Envía a la Sección / Unidad de Registro y Control del Gasto.

7. Unidad de Registro y Control del Gasto – Área Metropolitana

Recibe Solicitud de Viático (Interno y Externo)

Asigna partida presupuestaria de acuerdo al tipo de viático y realiza bloqueo presupuestario.

Sella y firma las Solicitudes de Viáticos.

Refrenda y efectúa el registro de la Solicitud en la Tarjeta Control de Viático.

Remite la documentación a la Unidad de Contabilidad, Area Metropolitana.

8. Unidad de Contabilidad – Área Metropolitana

Recibe la Solicitud de Viático dentro y fuera del país.

Incorpora los datos del viático al Sistema – SIAFPA.

Acciones

Verifica que la Solicitud de Viático esté debidamente autorizada y sellada.

Registra el asiento de diario del compromiso contingente.

Imprime Comprobante de Diario.

Firma Comprobante de Diario.

Remite la documentación a la Unidad de Tesorería, Area Metropolitana.

9. Unidad de Tesorería, Area Metropolitana

Recibe la Solicitud de Viático (Interno y Externo) debidamente autorizados.

Genera la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional en el sistema.

Nota: Cuando el monto del viático equivale a menos de B/.1,000.00, confecciona cheque contra el

Fondo Rotativo. Si es más de B/.1,000.00, se tramita, a través del Ministerio de Economía y

Finanzas.



8. A. Monto de menos de B/.1,000.00 tramitado contra el Fondo Rotativo

1. Unidad de Tesorería

Selecciona y autoriza el pago en el sistema

Confecciona cheque.

El contador de la unidad de Tesorería registra en el libro bancario.

Envía a la Unidad de Contabilidad.

2. Unidad de Contabilidad – Área Metropolitana

Efectúa el registro contable.

Verifica que la información en el cheque coincida con la Gestión de Cobros.

Envía a la Dirección de Administración y Finanzas.


Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente)

Firma la Gestión de Cobros y Cheque, autorizando el pago.

Envía el cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización.


Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente y por pantalla)

Verifica que los documentos estén debidamente autorizados.

Refrenda físicamente y electrónicamente el cheque.

Envía a la Unidad de Tesorería.


Recibe el cheque.

Lista cheques y procede a entregarlos a la Unidad Solicitante.

Registra cheque en libros de Recepción de Caja y procede a entregar la Fiscalización (Comprobante de

Cheque y documentos sustentadores al Contador del Fondo para los trámites de reembolso)

8 B. Monto de más de B/.1,000.00 tramitado, a través del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)


Genera Gestión de Cobro.

Asigna número de Recibo a la Gestión de Cobros.


Envía el documento a la Dirección de Fiscalización y Finanzas.

2. Dirección de Fiscalización y Finanzas




Firma físicamente en el sistema y electrónicamente la Gestión de Cobros.

Envía a Contabilidad.



4. Unidad de Contabilidad

Efectúa asiento de diario para el envío electrónico al Ministerio de Economía y Fianzas.

Envía a Tesorería.


Recibe el documento y prepara el Listado de envío de Recibos Originales de Gestión de Cobros al MEF

(Formulario No. 16 ) y Relación de Cuenta Contra el Tesoro Nacional (Formulario No. 17).

6. Ministerio de Economía y Finanzas

Elabora el cheque.

Envía a Tesorería.


Retira y hace entrega del cheque al interesado.



SOLICITUD DE VIÁTICO (INTERNO Y EXTERNO)

Unidad Solicitante Ministerio de la

Presidencia

Dirección de

Cooperación

Internacional

Dirección de Administración

y Finanzas

Unidad de Registro y

Control del Gasto – Área

Metropolitana

Unidad de Contabilidad-

Área Metropolitana

Unidad de Tesorería – Área

Metropolitana

Prepara y presenta la Solicitud de Viático en original y dos (2) copias, acompañada

de un informe (nota de invitación. Participación, Agenda, Temario o Curso de gira

según Programa de Trabajo)

Verifica que la información en la Solicitud de Viático, guarde consistencia con los

montos establecidos para la misión (Tabla de Viático Interno y Externo) y que esté

firmada por el funcionario que hará la misión, Jefe de la Unidad Administrativa –

Director o Persona delegada.

Remite Nota de Solicitud de Autorización al Ministerio de la Presidencia para que el

funcionario viaje, señalando la misión, el valor del viático y el monto del pasaje

aéreo.

Recibe la Solicitud de Viático (Interno y Externo)

Asigna partida presupuestaria de acuerdo al tipo de viático y realiza bloqueo

presupuestario.

Sella y firma las Solicitudes de Viáticos.

Refrenda, efectúa el registro de la Solicitud en la Tarjeta Control de Viático y remite la

documentación a la Unidad de Contabilidad, Área Metropolitana.

Recibe la Nota de Solicitud de Autorización del Ministro de Desarrollo

Agropecuario.

Verifica, aprueba o desaprueba el permiso para la realización de la misión.

Recibe la Solicitud de Viático dentro y fuera del país e incorpora los datos del viático

al sistema SIAFPA.

Verifica que la Solicitud de Viático esté debidamente autorizada y sellada.

Registra el asiento de diario del compromiso contingente e imprime el Comprobante de

Diario.

Firma Comprobante de Diario y remite la documentación a la Unidad de Tesorería,

Área Metropolitana

Recibe la Nota Autorizando la misión.

Remite los documentos a la Dirección de Cooperación Internacional.

Recibe la Nota de Autorización para realizar la misión fuera del país y remite a la

Unidad Solicitante.

Recibe la Solicitud de Viático (Interno y Externo) debidamente autorizados.

Genera la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional en el sistema. Presenta la Solicitud de Viático fuera del país a la Dirección de Administración y

Finanzas.

Recibe y firma la Solicitud de Viático fuera del país.

Envía a la Sección / Unidad de Registro y Control del Gasto.

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8-A Monto de menos de B/.1,000.00 – Tramitado contra el Fondo Rotativo

Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Dirección de Administración y Finanzas Oficina de Fiscalización

Selecciona y autoriza el pago en el sistema.

Confecciona cheque.

El contador de la Unidad de Tesorería registra en el libro bancario y envía a la

Unidad de Contabilidad.

Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente y por

pantalla).

Verifica que los documentos estén debidamente autorizados.

Refrenda físicamente y electrónicamente el cheque y envía a la Unidad de Tesorería.

Efectúa el registro contable.

Verifica que la información en el cheque coincida con la Gestión de Cobros y envía a

la Dirección de Administración y Finanzas.

Recibe el cheque.

Lista cheques y procede a entregarlos a la Unidad Solicitante.

Registra cheque en libros de Recepción de Caja y procede a entregar la

documentación (Comprobante de Cheque y documentos sustentadores al Contador

del Fondo para los trámites de reembolso)

Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente)

Firma la Gestión de Cobros y cheque, autorizando el pago.

Envía cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores a la Oficina de

Fiscalización.

8-B Monto de más de B/.1,000.00 – Tramitado a través del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)

Unidad de Tesorería Dirección de Administración y

Finanzas

Oficina de Fiscalización Unidad de Contabilidad Ministerio de Economía y

Finanzas

Genera Gestión de Cobros y asigna número de Recibo.

Firma la Gestión de Cobros y envía a la Dirección de Administración y Finanzas.

Recibe el documento y prepara el Listado de Envío de Recibos Originales de

Gestión de Cobros al MEF.

Firma la Gestión de Cobros y envía a la Oficina de Fiscalización.

Elabora el cheque y envía a la Unidad de Tesorería.

Firma físicamente en el sistema y electrónicamente la Gestión de Cobros y envía a

Contabilidad.

Retira y hace entrega del cheque al interesado.

Efectúa asiento de diario para el envío electrónico al Ministerio de Economía y

Finanzas y remite a la Unidad de Tesorería.

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CONTROL INTERNO – CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO

Objetivo

Formalizar los compromisos adquiridos por la Institución, a través de la presentación de Gestión de Cobros –

Fondo Institucional.

Base Legal

Constitución Política de Panamá 1972 – Capítulo III, Artículos No. 275 y 276.

Ley No. 32 del 8 de noviembre de 1984, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ley de Presupuesto – vigente de Ingresos.

Manual de Contabilidad Gubernamental, Decreto No. 113 del 21 de junio de 1993.

Resolución No. 201, 906 del 10 de junio de 1997, Dirección General de Ingresos.


Cuenta contra el Fondo Rotativo.

Orden de Compras.

Facturas.

Recibo de Recepción, Gestión de Cobros.

Contrato.

Cheques.

Nota de Autorización de Apertura o Incremento de Caja Menuda.

Reembolso de Caja Menuda.

Solicitud de Viáticos (Interno y Externo)

6. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LA CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO


1. Sección / Unidad de Tesorería

Recibe la Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores.

Orden de Compras.

Facturas.

Contratos.

Acta de Aceptación del Servicio – Cuenta contra el Fondo Rotativo

Verifica que la Cuenta contra el Fondo Rotativo esté debidamente firmada por el proveedor o Director de la

Unidad Solicitante.

Verifica que la documentación sea la correcta y contenga los documentos sustentadores.

En caso de incumplimiento lo remite con los documentos sustentadores.

Elabora el Recibo de Recepción de Cuenta contra el Fondo Rotativo.

Entrega el original del Recibo de Recepción de Gestión de Cobros contra el Fondo Institucional al Proveedor o

Unidad Solicitante.

Envía la documentación a la Sección de Contabilidad.

2. Sección de Contabilidad

Registra el devengado de acuerdo al sello de almacén. O sea, si es un bien de acuerdo a la Recepción de Almacén,

si es un servicio se hace un Acta de Aceptación. Envía la documentación a la Unidad de Tesorería.


Efectúa la recepción en el sistema de la Cuenta contra el Fondo Rotativo, de acuerdo al devengado realizado por la

Unidad de Contabilidad.



Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo.

Envía la documentación a la Unidad de Registro y Control del Gasto.

4. Unidad de Registro y Control del Gasto

Recibe la documentación.


Envía a la Dirección de Administración y Finanzas.





Refrenda en el sistema electrónica y físicamente la Cuenta contra el Fondo Rotativo.

Envía a la Unidad de Tesorería.

7. Unidad de Tesorería, Area Metropolitana

Selecciona y autoriza en el sistema el pago.

Confecciona cheque-

El contador de la Unidad de Tesorería registra el cheque en el libro de cuenta bancaria.

Envía a la Unidad de Contabilidad.

8. Sección / Unidad de Contabilidad

Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores.

Realiza el asiento de Diario en el sistema.

Remite documentos (cheque, Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores) a la Dirección de



Recibe, firma el cheque.

Remite la documentación a la Oficina de Fiscalización.


Recibe y firma el cheque y la Cuenta contra el Fondo Rotativo, física y electrónicamente.

Refrenda y firma física y electrónicamente el cheque.

Remite la documentación a la Unidad de Tesorería.


Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores debidamente registrados, refrendados

y firmados.

Verifica que los documentos lleven el sello de revisado y las firmas de los auditores encargados de la validación.

Acciones Manuales

Registra la Recepción de cheques en los libros de entrada.

Lista y procede a entregar el cheque al proveedor o unidad administrativa solicitante.

Coloca sello de pagado a los documentos y hace entrega al contador del fondo para los trámites del reembolso.



Acciones en el computador

Registra la acción de entrega de cheque.

Verifica que los documentos sean recibidos a conformidad por el proveedor (firma de recibido Comprobante de

Cheque – Orden de Compra)

CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO

Sección/Unidad

Tesorería

Sección / Unidad de

Contabilidad

Unidad de Registro y

Control del Gasto

Dirección de Administración

y Finanzas


Recibe cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos

sustentadores verifica que la Cuenta contra el Fondo

Rotativo esté debidamente firmada por el proveedor o

Director de la Unidad Solicitante y que la

documentación sea la correcta y contenga los

documentos sustentadores.

Elabora el Recibo de Recepción de Cuenta contra el

Fondo Rotativo y entrega el original del Recibo de

Recepción de Gestión de Cobros contra el Fondo

Institucional al Proveedor o Unidad Solicitante y envía

la documentación a la Sección de Contabilidad.

Selecciona y autoriza en el sistema el pago.

Confecciona cheque.

El contador de la Unidad de Tesorería registra

el cheque en el libro de cuenta bancaria y envía

a la Unidad de Contabilidad.

Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo

Rotativo y documentos sustentadores.

Realiza el asiento de Diario en el sistema y

remite documentos (cheque, Cuenta contra el

Fondo Rotativo y documentos sustentadores) a

la Dirección de Administración y Finanzas.

Registra el devengado de acuerdo al sello de almacén.

Si es un bien de acuerdo ala Recepción de Almacén, si

es un servicio se hace un Acta de Aceptación y envía

la documentación a la Unidad de Tesorería.

Recibe, firma el cheque y remite la

documentación a la Oficina de Fiscalización.

Efectúa la recepción en el sistema de la Cuenta contra

el Fondo Rotativo, de acuerdo al devengado realizado

por la Unidad de Contabilidad.

Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo y envía la

documentación a la Unidad de Registro y Control del

Gasto.

Recibe y firma el cheque y la Cuenta contra el

Fondo Rotativo, física y electrónicamente.

Refrenda y firma física y electrónicamente el

cheque y remite la documentación a la Unidad

de Tesorería.

Recibe la documentación y firma la Cuenta contra el

Fondo Rotativo y envía a la Dirección de


Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo y envía a la


Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo

Rotativo y documentos sustentadores

debidamente registrados, refrendados y

firmados.

Verifica que los documentos lleven el sello de

revisado y las firmas de los auditores

encargados de la validación.

Registra la recepción de cheques, lista y

procede a entregar el cheque al proveedor o

unidad administrativa solicitante.

Coloca sello de pagado a los documentos y

hace entrega al contador del fondo para los

trámites de reembolso.

Refrenda en el sistema electrónica y físicamente la

Cuenta contra el Fondo Rotativo y envía a la Unidad

de Tesorería.

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CONTROL INTERNO - GESTIÓN DE COBROS Y PAGO, A TRAVÉS DEL TESORO NACIONAL

Objetivo

Formalizar la presentación de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, recibidos de Proveedores y

Unidades Administrativas de la Institución.

Base Legal

Constitución Política de Panamá 1972 – Capítulo III, Artículos No. 275 y 276.

Ley No. 32 del 8 de noviembre de 1984, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ley Presupuestaria vigente (Ingresos)

Manual de Contabilidad Gubernamental, Decreto No. 113 del 21 de junio de 1993.

Resolución No. 201, 906 del 10 de junio de 1997, Dirección General de Ingresos, Ministerio de

Economía y Finanzas.


Gestión de Cobros, original y dos (2) copias.

Facturas.

Orden de Compras

Contratos.

Reembolso de. Fondo Rotativo.

Recibo de Recepción de Gestión de cobros.

Relación de Gestión de Cobros al Tesoro Nacional

7. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LA GESTIÓN DE COBRO Y PAGO, A TRAVÉS

DEL TESORO NACIONAL


Recibe formato de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, documentos sustentadores.

De Proveedores:

Orden de Compras.

Facturas.

Notas de Prórroga o distribuidor exclusivo.

Contrato para construcción: Orden de Proceder, Avance de obra, Factura, Fianza de

cumplimiento, Copia del Contrato y otros.

Acta de Aceptación de Avance o culminación de obra.

Reembolso de Fondo Rotativo.

Comprobante de Cheque.

Orden de Compras.

Facturas.

Nota de Prórroga o distribuidor exclusivo.

Verifica que la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional contenga las firmas y documentos sustentadores

En caso de incumplimiento devuelve la documentación.

Acciones manuales

Elabora el Recibo de Recepción de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.

- Aportes del MIDA

- Proveedor.

- Reembolso de Fondo Rotativo Institucional



- Organismos Internacionales (FAO; IICA, OIE, OIRSA, Otros)

- Ferias Nacionales

- Proyecto de Inversiones (Fondo Fiduciario y otros)

Entrega Recibo original al Proveedor como constancia de la recepción de la cuenta y para que gestione

cobros de la cuenta ante el Ministerio de Economía y Finanzas.

Acciones en el computador

Ingresa en el sistema la Gestión de Cobros, siempre y cuando tenga el devengado realizado por la Unidad

de Contabilidad (Acta de Aceptación y sello de Almacén)

Asigna el número del Recibo de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional en el sistema SIAFPA.

Revisa y firma el documento en el renglón correspondiente como oficial de registro.

Remite la documentación a la Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.

2. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas

Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, documentos.

Acciones manuales

Firma la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, autorizando el compromiso de acuerdo al monto a pagar.



Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional autorizada y los documentos sustentadores.

Verifica que la documentación esté firmada por la unidad autorizada.

Acciones manuales

Recibe, verifica que la Gestión de Cobros y documentos sustentadores estén debidamente presentados.

En casos de montos mayores a los autorizados (B/.10,000.00), se remite la Gestión de Cobros al Tesoro

Nacional a la Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas o persona delegada para su refrendo.

En caso de incumplimiento devuelve la documentación a la Unidad de Tesorería para subsanar.

Si la cuenta cumple con los requisitos de la Oficina de Fiscalización, se procede a refrendar la Gestión de

Cobros física y electrónicamente.

Remite la documentación a la Sección de Contabilidad.

4. Sección de Contabilidad

Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional autorizado y refrendado y los documentos sustentadores.

Efectúa asiento de envío de la Gestión de Cobros a la Dirección General de Tesorería del MEF.

Imprime Asiento de Diario.

Acciones manuales

Archiva el Asiento de Diario y documentos sustentadores.

Verifica el asiento de Envío de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, a la Dirección General de

Tesorería del MEF.

Remite la documentación a la Sección de Tesorería.




Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, autorizada y refrendada.

Verifica que el asiento de Envío de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional fue efectuado de acuerdo a

los parámetros establecidos - Dirección General de Ingresos del MEF.

Acciones manuales

Confecciona el formato de Envío de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.

Remite Cuenta a la Dirección General de Ingresos del MEF.

El MEF entrega al MIDA la Recepción de las Cuentas en el sistema.



GESTIÓN DE COBRO Y PAGO, A TRAVÉS DEL TESORO NACIONAL

Sección de

Tesorería

Dirección (Subdirección) de

Administración y Finanzas Oficina de Fiscalización Sección de Contabilidad

Recibe formato de Gestión de Cobros al Tesoro

Nacional, documentos sustentadores: De

Proveedores: orden de compras, facturas, notas de

prórroga o distribuidor exclusivo, contrato para

construcción; acta de aceptación de avance o

culminación de obra. Reembolso de Fondo

Rotativo: comprobante de cheque, orden de

compras, facturas y nota de prórroga o distribuidor

exclusivo.

Verifica que la Gestión de Cobros al Tesoro

Nacional contenga las firmas y documentos

sustentadores.

Elabora recibo de Recepción de la Gestión de

Cobros al Tesoro Nacional.

Entrega Recibo original al proveedor como

constancia de la recepción de la cuenta y para que

gestione cobros de la cuenta ante el Ministerio de

Economía y Finanzas.

Ingresa en el sistema la Gestión de Cobros,

siempre y cuando tenga el devengado realizado

por la Unidad de Contabilidad (Acta de

Aceptación y sello de Almacén).

Asigna número de Recibo a la Gestión de Cobros

al Tesoro Nacional en el sistema SIAFPA.

Revisa y firma el documento en el renglón

correspondiente como oficial de registro.

Remite la documentación a la Dirección


Revisa y verifica que la Gestión de Cobros y

documentos sustentadores estén debidamente

presentados.

En casos de montos mayores a los autorizados

(B/.10,000.00), se remite la Gestión de Cobros al

Tesoro Nacional a la Dirección (Subdirección) de

Administración y Finanzas o persona delegada

para su refrendo.

En caso de incumplimiento devuelve la

documentación a Tesorería para subsanar.

Si la cuenta cumple con los requisitos de la

Oficina de Fiscalización, se procede al refrendo

de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional física

y electrónicamente y remite la documentación a la


Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional y

los documentos sustentadores autorizados y

refrendados

Efectúa asiento de envío de la Gestión de Cobros

a la Dirección General de Tesorería del MEF.

Imprime Asiento de Diario.

Archiva el Asiento de Diario y documentos

sustentadores.

Verifica el asiento de Envío de la Gestión de

Cobros al Tesoro Nacional, a la Dirección

General de Tesorería del MEF y remite la

documentación a la Sección de Tesorería.

Recibe y la Gestión de Cobros al Tesoro

Nacional, autorizada y refrendada.

Verifica que el asiento de Envío de la Gestión de

Cobros al Tesoro Nacional fue efectuado de

acuerdo a los parámetros establecidos por la

Dirección General de Ingresos del MEF.

Confecciona formato de Envío de Gestión de

Cobros al Tesoro Nacional y remite la cuenta a la

Dirección General de Ingresos del MEF.

El MEF entrega al MIDA la Recepción de las

cuentas en el sistema.

Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional,

documentos.

Firma la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional,

autorizando el compromiso de acuerdo al monto a

pagar y remite la documentación a la Oficina de

Fiscalización.

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CONTROL INTERNO – CUENTAS INTERNAS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES Y

CONTRATISTAS A LA INSTITUCIÓN

Base Legal


Decreto No.113 de 21 de junio de 1993


Cuenta contra el Fondo Rotativo

Orden de Compra original

Factura (s) original

Contrato Original o copia fiel de pagos sobre avances de obra

Timbres fiscales exigidos por la Ley (Orden de Compra al Contado)

Paz y Salvo Nacional (copia) – Dirección General de Ingresos

Paz y Salvo Caja de Seguro Social


Gestión de Cobro al Tesoro Nacional por más de B/.10,000.00

8. PROCEDIMIENTO DE LAS CUENTAS INTERNAS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES

Y/O CONTRATISTAS A LA INSTITUCIÓN


1. Proveedor y/o Contratista

Al concluir el proceso de entrega, del suministro del bien o servicio a la institución, se efectúan las

siguientes acciones:

Proveedor

Solicita a la Unidad de Almacén el sellado de los documentos originales (Orden de Compra,

Factura-s)

Contratista

Solicita a la Unidad supervisora de la obra una certificación del avance o culminación de la

construcción (MIDA – Contraloría General)

Prepara la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Formulario No. 14), en original y tres (3) copias, la cual

debe ser acompañada por los siguientes documentos:

Factura (s) original

Orden de Compra Original

Contrato Original o copia fiel sobre los avances de obra

Contratos de construcción: Avance de Obra, Orden de Proceder, Fianzas de Cumplimiento,

Copia del Contrato, Facturas, otros.

Nota: La Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, en el renglón donde indica el RUC al lado debe anotarse el

dígito verificador o real D.V., asignado al Proveedor o Contratista.



Culminado el proceso de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, hace entrega de la documentación a la

Sección de Tesorería, Área Metropolitana o Nivel Central.

2. Departamento de Finanzas

2.1. Sección de Tesorería

Recibe en ventanilla la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Formulario No. 12) del Proveedor o

Contratista de los documentos sustentadores.

Verifica si la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional cumple con los requisitos exigidos.

Factura Original

Original Orden de Compra

Contrato Original o copia en caso de avance de obra

Timbres fiscales

De cumplir con los requisitos exigidos, refrenda la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.

Firma oficial de registro.

Confecciona el Recibo de Gestión de Cobros contra el Tesoro Nacional (Formulario No. 15)

Original: Proveedor o Contratista para el cobro de la cuenta al MEF

Copia Celeste: Archivos de Tesorería

Envía los documentos al Departamento de Finanzas – SIAFPA

3. Departamento de Finanzas – SIAFPA

Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional acompañada de los documentos sustentadores.

Verifica y registra en el Sistema SIAFPA el devengado con toda la documentación.

Sella la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.

Asigna el número de transacción para que el MEF proceda a su cancelación.

Remite la Cuenta a la Subdirección de Administración y Finanzas.

4. Subdirección de Administración y Finanzas

Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y procede a firmarla en el renglón de aprobado en

representación del Ministerio.


5. Oficina de Fiscalización, Nivel Central

Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.

Verifica y refrenda la documentación manual y electrónicamente.

Remite la documentación a la Sección de Tesorería, Nivel Central.

6. Departamento de Finanzas.- Sección de Tesorería

Recibe la documentación y procede a realizar el desglose:

Original: Gestión de Cobro, Factura, Orden de Compra y copia del Paz y Salvo Nacional para el MEF.

Copia No.1: Gestión de Cobros y Recibo de Gestión de Cobro – Sección de Tesorería

Copia No.2: Gestión de Cobro – Sección de Contabilidad



7. Departamento de Finanzas, Sección de Tesorería – Área Metropolitana

Recibe las cuentas de los proveedores y las remite al Tesoro Nacional, Ministerio de Economía y

Finanzas.

8. Tesoro Nacional – Contabilidad de Tesorería – Recepción de Gestión de Cobros

Recibe las cuentas de proveedores.

Confecciona Recepción de cuentas y entrega documentos a la Sección de Tesorería – Área Metropolitana.

9. Departamento de Finanzas – Unidad de Tesorería – Área Metropolitana

Recibe el listado de Recepción de Cuentas de Proveedores al Tesoro Nacional.

10. Departamento de Finanzas – Sección de Tesorería – Nivel Central

Recibe el Listado de Recepción de Cuenta contra el Tesoro Nacional y la archiva en el expediente de

Recepción de Cuentas.

Nota: Para el cobro del cheque en el MEF. Tesoro nacional, el Proveedor, deberá presentar el recibo original

de Gestión de Cobro.

o Recibo Original Gestión de Cobros

o Paz y Salvo Nacional original, vigente

o Paz y Salvo C.S.S. original, vigente



CUENTAS INTERNAS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS A LA

INSTITUCIÓN Proveedor y/ o

Contratista

Sección de Tesorería Departamento

de Finanzas

SIAFPA

Subdirección de

Administración y

Finanzas

Oficina de

Fiscalización,

Nivel Central

Tesorería Area

Metropolitana

Tesoro Nacional

– Contabilidad de

Tesorería

El Proveedor al concluir el proceso de entrega del

suministro del bien o servicio solicita a la Unidad de

Almacén el sellado de los documentos originales (Orden

de Compras, Factura-s)

El Contratista solicita a la unidad supervisora de la obra

una certificación del avance o culminación de la

construcción (MIDA – Contraloría General)

Prepara la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, la cual

debe ser acompañada por los siguientes documentos:

Facturas original, Orden de Compra original, Contrato

original o copia fiel sobre los avances de obra, contrato

de construcción.

Culminado el proceso de la Gestión de Cobro al Tesoro

Nacional, hace entrega dela documentación a la Sección

de Tesorería, Area Metropolitana o Nivel Central.

Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y procede

a firmarla en el renglón de aprobado en representación

del Ministerio y remite la documentación a la Oficina de

Fiscalización.

Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.

Verifica y refrenda la documentación manual y

electrónicamente y remite la documentación a la Sección

de Tesorería, Nivel Central.

Recibe la documentación y procede a realizar el desglose:

Original: Gestión de Cobro, Factura, Orden de Compra y

copia del Paz y Salvo Nacional para el MEF; Copia No.1:

Gestión de Cobros y Recibo de Gestión de Cobro –

Sección de Tesorería; Copia No.2:Gestión de Cobro –


Recibe en ventanilla la Gestión de Cobro al Tesoro

Nacional del Proveedor o Contratista de los documentos

sustentadores.

Verifica si la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

cumple con los requisitos exigidos: Factura Original,

Original Orden de Compra, Contrato Original o copia en

caso de avance de obra, Timbres fiscales.

De cumplir con los requisitos exigidos, refrenda la

Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y Firma oficial de

registro.

Confecciona el Recibo de Gestión de Cobros contra el

Tesoro Nacional y envía los documentos al

Departamento de Finanzas – SIAFPA.

Recibe las cuentas de los proveedores y las remite al

Tesoro Nacional, Ministerio de Economía y Finanzas.

Recibe las cuentas de los proveedores.

Confecciona Recepción de cuentas y entrega los

documentos a la Unidad de Tesorería, Area

Metropolitana.

Recibe el Listado de Recepción de Cuentas de

Proveedores al Tesoro Nacional.

Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

acompañada de los documentos sustentadores.

Verifica y registra en el Sistema SIAFPA el devengado

con toda la documentación.

Sella la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.

Asigna el número de transacción para que el MEF

proceda a su cancelación y remite la Cuenta a la

Subdirección de Administración y Finanzas.

Recibe el Listado de Recepción de Cuenta contra el

Tesoro Nacional y la archiva en el expediente de

Recepción de Cuentas.

Nota: Para el cobro del cheque en el MEF, Tesoro

Nacional, el Proveedor deberá presentar el recibo

original de Gestión de Cobro: Recibo Original de

Gestión de Cobros, Paz y Salvo Nacional original

vigente, Paz y Salvo C.S.S. original vigente.

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6 7 8

9 10

0

1 4

5

3

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2 7

8

9

10



CONTROL INTERNO - TRÁMITE DE INGRESOS DE GESTIÓN

. Objetivos

Formalizar las recaudaciones que recibe la institución en concepto de venta de Bienes y Servicios a clientes.

Base Legal

Constitución Política de Panamá 1972 – Capítulo II.

Presupuesto General del Estado, Artículo No. 268-271.

Código Fiscal.

Normas General de Administración.

Ley de Presupuesto vigente.

Ley No.32 del 8 de noviembre de 1984, que adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República.

Unidades Involucradas

Unidad generadora del Ingreso (Direcciones Nacionales y Regionales)



Sección de Registro y Control del Gasto.


Documentos Requeridos

Factura de venta.

Recibo de Caja.

Boleta de Depósito.

Depósito de Recaudación.

Informe de Recaudación de Caja (Resumen de Ingresos)

Informe de Gestión Institucional (Movimiento Diario Cuentas Bancarias)


Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias.

Tarjeta de Registros Diario de Ingresos – Tesoro Nacional.

Depósitos de los Ingresos

Cuenta No. 210 Tesoro Nacional.

Cuentas Corrientes – Banco Nacional.

Tipos de Ingresos

1. Venta de Servicios

1. Alquileres (de equipo-edificios-canales de riego)

2. Hospedajes.

3. Alimentación.

4. Varios.

5. Titulación de Tierras.

6. Imprenta y encuadernación.

7. Cuarentenarios - de Sanidad Vegetal y Sanidad Animal.

8. De perforación y riego.

9. Administrativos.

2. Venta de Productos

1. De viveros.

2. Agrícolas.

3. Pecuarios.

4. Acuícolas.



9. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITES DE INGRESOS DE GESTIÓN


1. Comprador o Cliente

Solicita los bienes y servicios a la unidad responsable en el MIDA.

2. Unidad o Departamento (Regional o Nacional), responsable del bien o servicio

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (escrita o verbal)

Verifica la disponibilidad y existencia del bien o servicio solicitado.

Efectuada la verificación de disponibilidad y existencia del bien o servicio, prepara o confecciona la facturación

(Formulario No. 9, 20, 21, 22,23), especificando el producto o servicio, su valor unitario y total.

Facturación

Original (blanca): Cliente

Copia No. 1 (celeste): Unidad de Finanzas

Copia No. 2 (amarilla): Expediente del Departamento o Programa

Copia No. 3 (rosada): Archivo de la libreta

En caso de errores en la facturación, se anulará y se remitirá el original a la Sección de Tesorería con su

justificación y las copias permanecerán en los archivos del Programa o Unidad Administrativa.

La factura original anulada, debe incorporarse al informe Diario de Ingresos que confecciona la Unidad de

Tesorería Regional - Nivel Central - Area Metropolitana.

Nota:

1) Programa de Sanidad Animal

En la expedición de Certificados Fitosanitarios, una copia debe anexarse a la facturación que se remitirá a

Finanzas.

2) Programa de Reforma Agraria

El cliente lleva el juego de facturas y el efectivo a pagar entregándolo a la Unidad de Tesorería quien

confecciona el Recibo de Caja (Formulario No. 23) por el monto de la facturación, refrenda y pone sello de

pagado a la facturación y recibo, extrayendo los documentos que le corresponden, devuelve el resto de la

documentación a la Unidad de Reforma Agraria.

3. Unidad o Sección de Tesorería (Regional - Area Metropolitana - Nivel Central)

Recibe el efectivo y la documentación sustentadora (copia de la a factura y certificación)

Verifica el efectivo recibido versus facturación.

En caso de diferencias devuelve los documentos y el efectivo al Programa / Proyecto.

Confecciona el Recibo de Caja (original y cuatro (4) copias.

Distribución

Original (blanca): Cliente

Copia No. 1 (celeste): Sección de Contabilidad

Copia No. 2 (rosada): Jefe del Programa

Copia No. 3 (verde): Contador del fondo

Copia No. 4 (amarilla): Archivo de caja

Selecciona la Recaudación de los Ingresos de acuerdo a los formatos de depósitos:



1. Depósitos de Recaudación (Liquidaciones Formulario No. 24) para los recursos que se ingresan a la Cuenta No.

210 Tesoro Nacional.

Desglose:

Original (blanca): Banco Nacional

Copia No. 1 (rosada): Banco Nacional

Copia No. 2 (amarilla): Banco Nacional

Copia No. 3 (celeste): Banco Nacional

Copia No. 4 (verde): Sección de Contabilidad

2. Boletas (slip) de depósitos (Formulario No. 25)

Para los recursos que ingresan a las Cuentas Corrientes, Activos en el Banco Nacional.

Desglose:

Original (blanca): Banco Nacional

Copia No. 1 (rosada): Banco Nacional

Copia No. 2 (amarilla): Banco Nacional

Copia No. 3 (celeste): Sección de Tesorería

Copia No 4 (anaranjada): Sección de Tesorería

Comentario: El funcionario recaudador al llenar las liquidaciones y boletas de depósitos, debe hacerlo en forma

separada teniendo presente la actividad del Programa regional o nacional, su envío debe ser oportuno

de manera que garantice la fluidez de los registros contables y la toma de decisiones.

Realiza el depósito en el Banco Nacional y posteriormente procede a:

Ordenar la documentación sustentadora (Facturas - Recibos de Caja - Depósitos de Recaudación

(Liquidación) y Boletas de Depósitos (slip)

Preparar el formulario de Resumen de Ingresos (Formulario No. 26) en original y una (1) copia.

Original: Sección de Contabilidad

Copia No. 1: Unidad de Caja

En este informe se detalla el número de recibo de caja-descripción de la unidad recaudadora o actividad y su valor

total. Posteriormente remite el documento a Registro y Control del Gasto-Contabilidad para los asientos

presupuestarios y contables (adjunta documentos sustentadores)

Semanal y mensualmente reporta telefónicamente y envía el Informe de Ingresos - Cuentas Bancarias

(Formulario No. 27) para la consolidación en Tesorería Nivel Central.

Este documento debe venir acompañado del formato Complemento Resumen Mensual de Actividades-

Recaudación de Ingresos (Formulario No. 27-1)

El informe Consolidados de Ingresos es remitido a:

Departamento de Finanzas-Nivel Central

Unidad de Fiscalización – Nivel Central

Dirección de Planificación Sectorial-MIDA Area Metropolitana



TRÁMITES DE INGRESOS DE GESTIÓN

Comprador o Cliente Unidad o Departamento (Regional o Nacional) Unidad o Sección de Tesorería (Regional –

Area Metropolitana – Nivel Central

Solicita los bienes y servicios a la unidad responsable

en el MIDA.

2. Boletas (slip) de depósitos para los recursos que

ingresan a las Cuentas Corrientes, Activos en el

Banco Nacional. Desglose: Original (blanca) –

Banco Nacional; Copia No. 1 (rosada) – Banco

Nacional; Copia No. 2 (amarilla) – Banco

Nacional; Copia No. 3 (celeste) – Sección de

Tesorería; Copia No. 4 (anaranjada) – Sección de

Tesorería.

Realiza el depósito en el Banco Nacional y

posteriormente procede a: (Ordenar la documentación

sustentadora (Facturas - Recibos de Caja - Depósitos de

Recaudación (Liquidación) y Boletas de Depósitos

(slip); Prepara el formulario de Resumen de Ingresos)

en original y una (1) copia: Original - Sección de

Contabilidad, Copia No. 1 - Unidad de Caja.

En este informe se detalla el número de recibo de caja-

descripción de la unidad recaudadora o actividad y su

valor total. Posteriormente remite el documento a

Registro y Control del Gasto-Contabilidad para los

asientos presupuestarios y contables (adjunta

documentos sustentadores)

Semanal y mensualmente reporta telefónicamente y

envía el Informe de Ingresos - Cuentas Bancarias para

la consolidación en Tesorería Nivel Central.

Este documento debe venir acompañado del formato

Complemento Resumen Mensual de Actividades-

Recaudación de Ingresos.

El informe Consolidados de Ingresos es remitido a:

Departamento de Finanzas-Nivel Central; Unidad de

Fiscalización – Nivel Central; Dirección de

Planificación Sectorial-MIDA Area Metropolitana..

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (escrita o

verbal)

Verifica la disponibilidad y existencia del bien o

servicio solicitado, prepara o confecciona la

facturación, especificando el producto o servicio, su

valor unitario y total.

En caso de errores en la facturación, anula y remite el

original a la Sección de Tesorería con su justificación

y las copias permanecerán en los archivos del

Programa o Unidad Administrativa.

La factura original anulada debe incorporarse al

Informe Diario que confecciona la Unidad de

Tesorería Región – Nivel Central – Area

Metropolitana.

Recibe el efectivo y la documentación sustentadora

(copia de la factura y certificación)

.

Verifica el efectivo recibido versus facturación y en

caso de diferencias devuelve los documentos y el

efectivo al Programa / Proyecto.

Confecciona el Recibo de Caja en original y cuatro

copias: Original (blanca) para el cliente; Copia No. 1

(celeste) – Sección de Contabilidad; Copia No. 2

(rosada) – Jefe del Programa; Copia No. 3 (verde) –

Contador del fondo; Copia No. 4 (amarilla) – Archivo

de caja.

Selecciona la Recaudación de los Ingresos de acuerdo

a los formatos de depósitos.

1. Depósitos de Recaudación (Liquidaciones) para

los recursos que se ingresan a la Cuenta No. 210

Tesoro Nacional, Boletas (slip) de depósitos para

los recursos que ingresan a la Cuenta No. 210

Tesoro Nacional. Desglose: Original (blanca) –

Banco Nacional; Copia No. 1 (rosada) – Banco

Nacional; Copia No. 2 (amarilla) – Banco

Nacional; Copia No. 3 (celeste) – Banco

Nacional; Copia No. 4 (verde) – Sección de

Contabilidad.

1 2 3

1

2

3



CONTROL INTERNO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LA

ACTIVIDAD FINANCIERA DE LA SECCIÓN / UNIDAD DE TESORERÍA

Objetivo: Evaluar la actividad operacional y funcional de la Sección / Unidad de Tesorería en el manejo y

control de los recursos económicos de ingresos y gastos del Ministerio de Desarrollo Agropecuario.

Base Legal

Ley Presupuestaria Vigente (Ingresos)

Decreto # 13 del 21 de junio de 1993 – Manual de Contabilidad Gubernamental

Unidad Responsable

Sección de Tesorería – Nivel Central

Unidad de Tesorería – Area Metropolitana

Unidad de Tesorería – Regionales

Tipos de Informe

De distribución Interna

1. Resumen Diario de Ingresos

2. Movimiento Diario de Cuentas Bancarias

3. Semanal de Ingresos depositados al Tesoro Nacional

4. Semanal – Movimientos Cuentas Bancarias

5. Mensual – Ingresos depositados al Tesoro Nacional y Cuentas Corrientes Bancarias

6. Movimiento Diario de Envió de Cuentas y Recibos de Cobros al Tesoro Nacional

De Distribución Externa

Consolidado Mensual Recaudación de Ingresos Programas Regionales y Nacionales – Cuenta # 210

Tesoro Nacional

Consolidado Mensual – Movimientos Bancarios – Cuentas Corrientes

Fuente de la Información

Tarjetario de Control y Manejo de Cuentas Bancarias

Tarjeta de Registros Diarios de Ingresos – Tesoro Nacional

10. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LA

ACTIVIDAD FINANCIERA DE LA SECCIÓN / UNIDAD DE TESORERÍA


1. Resumen Diario de Ingresos (Formulario No. 26)

1. Unidad de Caja

Selecciona la documentación involucrada en los depósitos y desglosa:

Lo que afecta la Cuenta #210 Tesoro Nacional.

Lo que afecta los Fondos Bancarios - Cuentas Corrientes.

Ordena la documentación (Recibos de Caja y Facturación) en forma secuencial.

Llena el Formulario de Resumen Diario de Ingresos en original y copia, identificando el número de Recibo de

Caja – la Unidad o Programa receptora del ingreso y totaliza el monto recaudado.

Firma el Informe y lo remite al Jefe de la Sección para su verificación - aprobación y firma.



Verificado el informe lo remite al contador del fondo para su registro en Libros – Tarjeta de Registros Diario

de Ingresos – Cuenta # 210 Tesoro Nacional.

Tarjeta de Control y Manejo de Cuentas Bancarias.

Entrega documento a la mensajería y remite a las siguientes unidades:

Unidad de Registro y Control del Gasto para la asignación de la codificación presupuestaria del ingreso.

Unidad de Contabilidad para la asignación de la codificación financiera.

Copia del Resumen Diario de Ingresos reposa en la Unidad de Caja – Tesorería.

2. Movimiento Diario de Cuentas Bancarias – Formulario No. 28

1. Unidad / Sección de Tesorería – Contador del Fondo.

Recopila la información de entradas y salidas de efectivo de la Tarjeta de Control y Manejo de Cuentas

Bancarias Formulario No. 1

Verifica, determina y actualiza el movimiento bancario del día detallando:

El saldo anterior por Fondo Bancario

Los depósitos efectuados a cada Cuenta Bancaria

Los Reintegros de Cheque (Anulación) al Fondo Bancario

Los desembolsos (Cheques Girados) por Fondo Bancario

Nota de Débitos y Créditos aplicados por el Banco Nacional a las Cuentas Bancarias.

Ajustes de más o de menos aplicados en depósitos y desembolsos.

Saldo Actual por Fondo Bancario

Detalle de los depósitos – Cheques girados y reintegros por Fondos Bancarios.

El contador del Fondo o Tesorero responsable, remite el informe de Movimiento Diario de Cuentas Bancarias

al Jefe inmediato o Jefe de Finanzas para su revisión y aprobación, distribuyéndose de la siguiente forma:

Original: Jefe de Finanzas

Copia No. 1: Director / Subdirector / Administrador Regional

Copia No. 2: Oficina de Fiscalización

Copia No. 3: Unidad de Tesorería

3. Movimiento Semanal de Recaudaciones de Ingresos de Programas Nacionales y Regionales

- Movimiento Semanal de Banco / Cuentas Corrientes (Formulario No. 27)

Sección / Unidad de Tesorería – Contador del Fondo

Recopila la información de las entradas y salidas del efectivo registrado en la Tarjeta Control y Manejo de

Cuentas Bancarias # 210 Tesoro Nacional.


Verifica, determina y actualiza el movimiento financiero Semanal de Ingresos y Cuentas Bancarias, detallando:

El saldo de la semana anterior.

Los depósitos efectuados en la semana.

Los reintegros de cheque.



Los desembolsos (cheques girados)

Los ajustes (Nota Débitos /Créditos – Depósitos y desembolsos de más / menos)

Determina el saldo actual.

Distribución del Informe:

Original: Unidad Consolidadora – Tesorería Nivel Central

Copia No. 1: Director de Administración y Finanzas


Copia No. 3: Tesorería – Unidad ejecutora

4. Movimiento Operacional – Mensual de Recaudaciones de Ingresos de Programas Nacionales –

Regionales.

Movimiento Operacional Mensual de Banco Cuentas Corrientes (Formulario No. 29) y los formatos complemento:

Recepción de Efectivo y Reintegros de cheque (Formulario No. 29-1), Resumen del Gasto (Formulario No. 29-2),

Trámites de Reembolsos de Fondos Rotativos (Formulario No. 29-3), Comprobante en Cartera (Formulario No. 29-

4)

1. Unidad Ejecutora – Tesorería (Contador del Fondo)

Fuente del registro:

Tarjeta de Control y Manejo de Cuentas Bancarias

Tarjeta Control Cuenta # 210 Tesoro Nacional

Informe Semanal de Recaudaciones de Ingresos de Programas Nacionales y Regionales

Informe Semanal de Banco – Cuentas Corrientes.


Verifica, determina y actualiza el movimiento financiero mensual de Ingresos y cuentas bancarias, detallando:

El saldo del mes anterior.

Los depósitos del mes.

Los reintegros de cheque – Informe Cuenta Bancaria.

Los desembolsos (Cheque girados) Cuenta Bancaria.

Los ajustes (Notas Débitos y Créditos – depósitos y desembolsos de más o menos)

Saldo actual.

Distribución del Informe:

Original: Unidad Consolidadora – Tesorería Nivel Central

Copia No. 1: Director de Administración y Finanzas


Copia No. 3: Tesorería Unidad Ejecutora

5. Movimiento Diario de Envío de Cuentas y Recibos de Cobros al Tesoro Nacional, (Formulario No. 30)

Fuentes

Cuentas de Proveedores al Crédito

Reembolsos de Fondos Rotativos



Unidades involucradas – Sección de Tesorería Nivel Central y Regional

Unidad de Tesorería – Área Metropolitana

Dirección de Finanzas – Ministerio de Economía y Finanzas

Información detallada

Fecha – Envío de la Cuenta

Recibos Originales – Remitidos al Tesoro Nacional

Reembolsos de Fondos – Remitidos al Tesoro Nacional

Cuentas de Proveedores – Remitidos al Tesoro Nacional

Descripción Referencial de los documentos

Item

Reembolso #

Orden de Compra #

Factura # del Proveedor

Nombre de la Cuenta de Fondo o Proveedor

Valor de la transacción

Distribución

Original y Documentos sustentadores: Unidad de Tesorería Area Metropolitana

Ministerio de Economía y Finanzas

Copia No. 1: Archivo Sección de Tesorería – Nivel Central -

Área Metropolitana


61

Formulario No.1


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

SECCIÓN DE TESORERIA

CONTROL Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

FONDO DE:_______________ # DE CUENTA BANCARIA ___________________No_________

FECHA

DESCRIPCION REFERENCIA AFECTACION FINANCIERA

SOLI.# O/C.# DEP.# CHEQ.# DEBITO CREDITO SALDO


62

Formulario No.2

__________________________

Institución

CU

EN

TA

OF

ICIA

L

REPÚBLICA DE PANAMÁ

Nombre del Fondo

No.

Panamá, R DE P.__________________________

PÁGUESE A LA

ORDEN DE_____________________________________________________B/___________________

LA SUMA DE ___________________________________________________________Dólares U.S.A.

CANTIDAD EN LETRAS

BANCO

NACIONAL

DE PANAMA

01 CASA MATRIZ

CUENTA No._________________

_____________________ ____________________

Firma Autorizada Firma Autorizada

COMPROBANTE DE PAGO - CHEQUE

No. _____________

Nombre_________________________________Fecha___________________________________

DESCRIPCIÓN CUENTA FINANCIERA DEBE HABER

VERIFICADO POR

________________________

AUDITORÍA DE LA

CONTRALORÍA

VºBº

_____________________________

Departamento de

Contabilidad

Recibido por:

__________________________________

Cédula:

____________________

Fecha:

______________________

No. ______________


63

Formulario No. 3


DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

SECCION DE TESORERIA

TARJETA DE DESGLOSE DE CHEQUES

NOMBRE:________________________Céd.:_______________ Pl:____________ Emp:________

DIRECCIÓN:_____________________________________ S.S.______________

DIRECCIÓN DEPARTAMENTO PLANILLA EMPLEADO


64

Formulario No.4


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS SECCION DE TESORERIA

_______ QUINCENA DEL MES DE ____________ DE __________

LISTA DE PAGO

NOMBRE DEL FUNCIONARIO

No. DE CÉDULA

No. DE CHEQUE

FIRMA DEL FUNCIONARIO

___________________________________________ _________________ ________________ _________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________

___________________________________________ _________________ ________________ __________________________


65

Formulario No. 5


No._______

INSTITUCIÓN

____________________________

SOLICITUD Y COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

Panamá, __________ de ______________ de

Unidad Administrativa Solicitante: __________________________________________________________________

Entréguese a: ______________________________________________________________________________________

La suma de: _____________________________________________________________________ B/.________________

En concepto de: ____________________________________________________________________________________

Solicitado por: __________________________________________________ Firma: _¨________________________________

PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto: ___________________________________________________________________________ B/. ______________________

Importe de Factura: ___________________________________________________________________ ______________________

Sobrante: ___________________________________________________________________________ ______________________

Proveedor: ____________________________________________________________________________________________________

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO VALOR

B/.

___________________________________ ________________________________

__________________________________

Autorizado por Entregado por Nombre del que recibe

Favor use Letra Imprenta

Firma: ________________________

Cédula: ________________________


66

Formulario No. 6


No._______

_ INSTITUCIÓN_______

SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA

Unidad Administrativa Solicitante: ______________________________________________________________

Custodio: __________________________________________________________________________________

CÓDIGOS

PRESUPUESTARIO FINANCIERO VALOR

Valor del Reembolso B/.

Comprobante en Cartera B/.

Reembolso en Trámite B/.

Efectivo en Caja B/.

Total del Fondo B/.

_______________________________

Preparado por

__________________________________

Unidad Administrativa

Responsable


67

Formulario No. 7




COMPROBANTES EN CARTERA DE CAJA MENUDA

REEMBOLSO #_________

PAGINA #:

GASTOS INCURRIDOS DEL: _____________________________________________________________

FECHA: PAGINA #______

FECHA COMPROBANTE PAGADO A VALOR

TOTAL DE COMPROBANTES EN CARTERA B/.

__________________________________

CAJERA

__________________________________

JEFE DE TESORERÍA


68

Formulario No. 8

TARJETA DE CONTROL DE MOVIMIENTO DEL EFECTIVO

DE CAJA MENUDA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: _________________________ ASIGNACIÓN: _________

CUSTODIO: _____________________________________________________________________

FECHA

DETALLE

COMPROBANTE

No.

INGRESO

EGRESO

SALDO


69

Formulario No. 9


DIRECCION DE ADMINISTRACION


FACTURA No.___________

DIRECCION O

REGION : __________________

PROGRAMA O

PROYECTO : __________________

AREA : __________________

FECHA: _________________________ CODIGO FINANCIERO:________________

ORDEN DE COMPRA No._________________________________________________________________

VENDIDO A: _________________________________________________________________________

DIRECCION:____________________________________________________________________________

CONDICIONES: CONTADO CREDITO

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCION

CODIGO

DE ARTICULO

PRECIO

UNITARIO

TOTAL

TOTAL B/.

PREPARADO POR: ______________________ RECIBO POR:______________________

REGISTRADO POR:


70

Formulario No. 10



SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

No. ___

FONDO DE INVERSIONES

FUNCIONAMIENTO

DIA MES AÑO

SEÑOR (A): ______________________________ DIRECCIÓN: _____________________________________

DEPARTAMENTO: _______________________________ BIENES SERVICIOS

QUE DESCRIBIMOS A CONTINUACIÓN:

RENGLÓN

No. DE

PARTE

UNIDAD

CANTIDAD

DESCRIPCION DEL ARTICULO

PRECIOS ESTIMADOS

UNITARIO TOTALES

SUBTOTAL

I.T.B.M TOTAL

OBJETO DEL GASTO

SALDO ANTERIOR

VALOR DE LA SOLICITUD

SALDO A LA FECHA

OBSERVACIÓN:

Especifique el uso de los Bienes o Servicios requeridos: _______________________________________

_____________________________________________________________________________________

___________________________________ _______________________________

PREPARADO POR: REFRENDADO POR:

_______________________________

APROBADO POR:


71

Formulario No. 11



SOLICITUD DEL REEMBOLSO DEL FONDO: _________________________________________

GASTOS INCURRIDOS DEL

REEMBOLSO #______________________

FECHA: PAGINA #: _____________________________

R E C A P I T U L A C I O N P R E S U P U E S T A R I A VALOR

TOTAL B/,

________________________________

PREPARADO POR

_______________________________ __________________________________________

VERIFICADO POR AUDITOR DE LA CONTRALORÍA


72

Formulario No. 12

REPÚBLICA DE PANAMA

GESTION DE COBRO AL TESORO NACIONAL

No. Transacción No. Documento

A FAVOR DE:

Nombre

Cédula o RUC. Fecha elaboración:

Firma

Endosar a: Fecha de endoso:

Cédula o Ruc. Firma

CONCEPTO DEL PAGO

REGISTRO DEL MINISTERIO

Ministerio Fecha Entrada Fecha Salida

Aprobado por:

Firma Oficial de Registro Firma del Ministro

CONTRALORÌA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Control Fiscal Fecha Entrada: Fecha Salida:

Receptoría de Cuentas Fecha Entrada: Fecha Salida:

Aprobado por: Fecha Entrada: Fecha Salida:

Contralor General

Sección de Pagos Fecha Entrada: Fecha Salida:

Cheque Nº Fecha de Pago


73

Formulario No. 13



SOLICITUD DEL REEMBOLSO DEL FONDO: ___________________________________________

GASTOS INCURRIDOS DE:

REEMBOLSO #______________________

FECHA: PAGINA #: _____________________________

CHEQUE O

COMPROBANTES

FACTURA #

PAGADO A

EN CONCEPTO

DE

VALOR

# FECHA

TOTAL DE REEMBOLSO B/._____________ _________________________________________________

PREPARADO POR: REEMBOLSO EN TRAMITE B/._____________

COMPROBANTES EN CARTERA B/._____________

_________________________________________________

VERIFICADO POR: SALDO SEGUN LIBRO EFECTIVO B/_____________

TOTAL DEL FONDO B/.


74

Formulario No. 14



COMPROBRANTE EN CARTERA DEL FONDO: ___________________________________________

REEMBOLSO #______________________

FECHA: PAGINA #: __________________________________

CHEQUE O COMPROBANTE

PAGADO A:

VALOR Nº FECHA

TOTAL DE COMPROBANTES EN CARTERA B/. ________________

____________________________________

PREPARADO POR

____________________________________

VERIFICADO POR


75

Formulario No. 15

REPUBLICA DE PANAMA

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE TESORERÍA

Panamá______________________________________ Año __________ Recibo No. ___________

Para su verificación se ha recibido de__________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

La Gestión de Cobro contra el TESORO NACIONAL, registrada en el Ministerio de Desarrollo Agropecuario (10) Por

B/._______________________________________ R.U.C._____________________________________________ D.V

Fondo de_________________________________________________________________________________________

____________________________________

Firma del Receptor

NOTA: Consérvese este recibo para el retiro del CHEQUE que se expida por esta Gestión de Cobro, en caso

de que la misma se encuentre conforme.

El Ministerio de Economía y Finanzas no se responsabiliza por ningún endoso de esta Gestión de

Cobro sin su propia aprobación

ESTE DOCUMENTO NO ES NEGOCIABLE


76

Formulario No. 16




Relación de Cuenta Contra el Tesoro Nacional

Día Mes Año

No. No. de la Cuenta Nombre de la Cuenta Valor

Enviado por Recibido por M.E.F.

Jefe de Tesorería Nombre

Fecha Fecha

Firma Firma


77

Formulario No. 17




SECCIÓN DE TESORERÌA NIVEL CENTRAL

ENVÍO DE CUENTAS AL TESORO NACIONAL – FONDO BANCARIO

FECHA:________________________

Licenciado (a)

________________________________

Jefe de Sección de Tesorería

E.S.D.

Licenciado (a)__________________:

Remitimos a su Despacho, Documentos para sus respectivos trámites:

01 Recibos Originales - de Cobro al Tesoro Nacional

02 Reembolsos de Fondos Rotativos

03 Cuentas de Proveedores

No.

Reemb.#

Documentos Referenciales

Nombre

Valor Recibo # O/C # Factura #

___________________________________

Licdo. (a)

Jefe de la Sección de Tesorería Nivel Central


78

Formulario No.18

REPÚBLICA DE PANAMÀ


Día Mes Año No:__________

Nombre de la Institución

CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO

Proveedor: ________________________________ R.U.C.: ___________________

DESCRIPCIÓN VALOR

Firma

Cédula No.

Total

Receptoria de Cuentas Autorización de Pago

Día Mes Año Día Mes Año

Auditoría Interna

Recibo No.

Vo. Bo.

Recibido por: _________________

Partida Presupuestaria Valor Contraloría General

Máxima Autoridad

Sección. de Contabilidad o Tesorería Retirado por:

Cheque No. _______________________________

Cédula No.___________

Depto. de Registro y Control del Gasto Día Mes Año


79

Formulario No. 19

REPUBLICA DE PANAMA


DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE FINANZAS SOLICITUD No._______

SOLICITUD DE VIATICOS

PANAMA ___DE __________________DE ________

_________________________ _____________________ _______________________ ___________________________

NOMBRE DEL FUCIONARIO N° DE CÉDULA DIRECCION CARGO DESEMPEÑADO

__________________________. ____________ ______________ _____________ _________________________ DEPARTAMENTO SUELDO No. DE PLANILLA No DE EMPLEADO TIPO DE PRESUPUESTO

DÍA

MES

AÑO

DESTINO

DESAYUNO

ALMUERZO

CENA

HOSPEDAJE

TRANSPORTE

TOTAL

TOTALES

CODIFICACIONES

PRESUPUESTARIA IMPORTE FINANCIERA DEBITO CREDITO

TOTALES

___________________________________________ _____________________________________ _____________________________

FIRMA DEL FUNCIONARIO FIRMA DEL DIRECTOR O JEFE Vª Bª DIRECTOR ADMINISTRASTIVO

HORARIO

DE LA MISION

SALIDA

LLEGADA

OBJETO DE LA MISIÓN: _____________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________


80

Formulario No. 20

MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO DIRECCION EJECUTIVA DE CUARENTENA AGROPECUARIA

FACTURA DE COBRO

No. 000000 Día Mes Año

CLIENTE o USUARIO: _________________________________________________

Condiciones: CONTADO:_____________ CRÉDITO_______________

La suma de B/._____________ ________________________________En letras

Área_____________________________ Puesto:______________________________

CANTIDAD CODIGO

DE

SERVICIO

DETALLE TARIFA

UNITARIA

VALOR B/.

TOTAL IMPORTE COBRADO

_______________________________ _____________________________

Firma del Funcionario de la DECA: Recibido Conforme

____________________________________ Nombre del Funcionario

Cédula:__________________ Cargo:______________________


81


DIRECCIÓN EJECUTIVA DE CUARENTENA AGROPECUARIA

TARIFA POR SERVICIOS CUARENTENARIOS DENTRO DEL PAÍS

CONCEPTO B/. INSPECCIÓN C/U

999 toneladas capacidad. 15.00

1,000 ton. capacidad. 20.00

Veterinaria Equino 40.00

Veterinaria Bovino 20.00

Veterinaria Ovina, Caprino 10.00

Porcino c/u, Ave de rapiña 10.00

Canino, Felino 10.00

SELLO METALICO 5.00

RETENCION C/U

Refrigeración por día 5.00

Temperatura ambiente por día 3.00

Alimentación y cuido 3.50

DESINFECCION, INCINERACION DE LAS CAMAS C/U

De Bovino 10.00

De Equino 10.00

De Cerdo, ovino, caprino de cada m3 de prod. 10.00

Incinerado 10.00

Bolsas Plásticas (30 lb.)

de prod. Incinerados

3.00

LICENCIAS (Expedición y Renovación)

Exportación 5.00

Importación 5.00

Tránsito o traslado de animales 5.00

Productos o Subproductos 5.00

Solicitud de Licencias 1.00

CUARENTENA

Bovino c/u 10.00

Porcino c/u 5.00

Aves c/u 5.00

Equino c/u 30.00

Ovino y Caprino c/u 5.00

CUSTODIA

Dentro de la Ciudad (Área Metropolitana) 20.00

De Panamá a Chorrera, Colón, Bejuco. Chame, San Carlos y Viceversa 30.00

De Panamá a la provincia de Coclé y Viceversa 60.00

De Panamá a las provincias de Herrera, Los Santos y Viceversa 80.00

De Panamá a la provincia de Veraguas y Viceversa 100.00

De Panamá a la ciudad de David y Viceversa 120.00

De Colón a Chiriquí y viceversa 150.00

De Colón a Chorrera, Bejuco, Chame, San Carlos y Viceversa 60.00

De Colon a Divisa y Viceversa 90.00

De Colón hasta Herrera, Los Santos y Viceversa 110.00

De Colón hasta Veraguas y Viceversa 130.00

De Colón hasta Paso Canoa y Viceversa 180.00

De Paso Canoa a Chiriquí Grande y Viceversa 35.00

De Paso Canoa a Divisa y Viceversa 60.00

De Paso Canoa a David y Viceversa 20.00

De Paso Canoa a Puerto Armuelles y Viceversa 20.00

Inspección de carga de interés fitosanitarios, cuando se realicen en bodegas a solicitud del importador o usuario.

20.00

Manejo de documentos, inspección y muestro de embarque de origen agropecuario los días feriados, duelos

nacionales y jornadas extraordinarias, en los puertos aéreos, marítimos, terrestres y recintos aduaneros

20.00

Por día laborado sábado, domingo, feriado, duelo y nacional en recintos aduaneros

30.00

COBROS ESTABLECIDOS SEGÚN:

DECRETO EJECUTIVO No. 25 Y 26 DEL 30 DE ENERO DE 2002


82

Formulario No. 21


DIRECCION NACIONAL DE REFORMA AGRARIA

NIVEL

CENTRAL

TITULA TU TIERRA N-C

(SOLICITUD DE PAGO)

No.0000

Hemos recibido de___________________________________________________________________________________________________

La suma de_________________________________________________________________________________________________________

EN CONCEPTO DE 1. VENTA DE TIERRA

No. DE SOLICITUD 2. INSPECCION OCULAR

3. MENSURA

4. OTROS INTRESOS

5. INTERESES

Distrito ____________________________________________Corregimiento____________________________________________________

de____________del 200__

______________________________________________________ _____________________________________________________

Preparado por D.I.N.R.A. Recibido por Finanzas


83

Formulario No. 22

REPUBLICA DE PANAMA


DIRECCION DE CUARENTENA AGROPECUARIA

CERTIFICADO FITOSANITARIO

No_________

PUERTO__________________________________________________________________________No____________

SE CERTIFICA QUE LAS PLANTAS O PRODUCTOS DE PLANTAS DESCRITOS ABAJO, FUERON

EXAMINADOS.

FECHA

______________________________

POR UN INSPECTOR AUTORIZADO DE LA DIRECCION DE CUARENTENA AGROPECUARIA DE PANAMA

ENCONTRÁNDOSE LIBRES DE PLAGAS Y ENFERMEDADES AL TIEMPO DE LA INSPECCION,

CONSIDERÁNDOSE QUE ESTE ENVIO ESTA DE CONFORMIDAD CON LAS REGULACIONES

FITOSANITARIAS DEL PAIS IMPORTADOR.

FECHA________________________________ TRATAMIENTO___________________________________

DURACION DEL TRATAMIENTO___________ QUIMICO Y CONCENTRACION______________________

DESCRIPCION DEL ENVIO

NOMBRE Y DIRECCION DEL EXPORTADOR

NOMBRE Y DIRECCION DEL CONSIGNATARIO

TRANSPORTE____________________________ PUERTO DE ENTRADA_______________________

MARCAS No. Y DESCRIPCION CANTIDAD Y NOMBRE DEL PRODUCTOR ORIGEN


84

Formulario No. 23


DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE FINANZAS


RECIBO

FECHA ______________________________________ PROGRAMA O

DIRECCION O REGION: ______________________ PROYECTO:________________________________

DEPARTAMENTO: ____________________________CODIGO AREA: ______________________________________ FINANCIERO:________________________________

Hemos recibido de:_____________________________________________________________________________

La suma de:___________________________________________________________________________________

En concepto de:________________________________________________________________________________

01__________________________ B/._____________ 05 ______________________ B/: _________________

02__________________________ _____________ 05 ______________________ _________________

03__________________________ _____________ 05 ______________________ _________________

04__________________________ _____________ 05 ______________________ _________________

_________________________________

RECIBIDO POR


85 Formulario No.24


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN NACIONAL DE INGRESOS

DEPÓSITO DE RECAUDACIÓN No._________

FECHA: PANAMÁ DÍA MES AÑO

INSTITUCIÓN CODIFICACIÓN

DIRECCIÓN O DEPENDENCIA

CÓDIGO DESCRIPCIÓN MONTO B/. CÓDIGO DESCRIPCIÓN MONTO B/.

1511 ARRENDAMIENTO 1530 TRANFERENCIA CORRIENTE

DERECHOS

1541

1512 EXPLORACIÓN,

EXPLOTACIÓN

1542 TASAS

1513 VENTA DE BIENES

1560 INGRESOS VARIOS

1514 VENTAS DE SERVICIOS

2511 VENTA DE INMUEBLES

2512 VENTA DE BIENES

1127 TIMBRES

1515 ESPECTÁCULOS PÚBLICOS DE

SUERTE Y AZAR

OTROS

SUB - TOTAL SUB - TOTAL

GRAN TOTAL B/.

TESORO NACIONAL CTA. 210

DETALLE B/. CTS.

EFECTIVO

CHEQUE

TOTAL B/.

OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________ __________________________________________________

RECAUDADOR – DEPOSITANTE REVISADO POR

BANCO NACIONAL – CUENTA GUBERNAMENTAL


86

Formulario No. 25

Boleta de Depósito


87

Formulario No. 26 MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO




RESUMEN DE INGRESO

º

RECIBO

DESCRIPCION

CLASIFICACION PRESUPUESTARIA

VALOR B/.

ACTIVIDAD FINANCIERA TOTAL B/.

CODIFICACION FINANCIERA

AFECTACION CONTABLE

MAYOR

SUBSIDIARIAS

NOVRE DE LA CUENTA

DEBE

HABER

__________________ _____________________

REPARADO POR PROBADO POR:

DIA MES AÑO #


88

Formulario No. 27


SECCIÓN DE TESORERÍA

REGIÓN No:_______________________________________ DETALLE DE LOS INGRESOS DEPOSITADOS AL TESORO NACIONAL

REPORTADO EN EL INFORME TELEFÓNICO DE LA SEMANA

DEL AL DE DEL 200___

M O V I M I E N T O S E M A N A L

DETALLE DE LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA

NOMBRE DEL FONDO (1)

SALDO ANTERIOR (2)

INGRESOS (3)

AJUSTES (4)

SALDO ACTUAL (5)

LIQUIDACIÓN (6)

No. DE RECIBO DE CAJA (7)

No. DE LA FACTURA

DEL

(8)

AL

(9)

MOVIMIENTO SEMANAL DE LAS CUENTAS BANCARIAS No.DE LA

CUENTA

(10)

SALDO

ANTERIOR

(11)

DEPÓSITO

(12)

CHEQUES

REINT.

(13)

CHEQUES

GIRADOS

(14)

AJUSTES

(15)

SALDO

ACTUAL

(16)

OBSERVACIONES

______________________________________________ _____________________________________________ ___________________________________________

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


89

Formulario No. 27-1 DIRECCION DE ADMINISTRACION YFINANZAS SECCION DE TESORERIA

UNIDAD OPERATIVA:_________________________________ RESUMEN MENSUAL DE ACTIVIDADES DE -RECAUDACION DE INGRESOS

FECHA: COMPLEMENTO CUADRO #2

NOMBRE DE LOS PROGRAMAS

M O V I M I E N T O O P E R A C I O N A L

SALDO

ANTERIOR

INGRESO

ACUMULADO

`PROGRAMA REGIONAL

ALQUILER DE INFRAESTRUCRURA

ALQUILER DE EQUIPOS

OTROS

SUB-TOTAL

PROGRAMAS NACIONALES

REFORMA AGRARIA

AUTENTICACION DE DOCUMENTOS

MONUMENTOS Y VARILLAS

VEMTA DE TOERRA COPIAS DE PLANOS

CORRECCION DE PLANOS

APROBACION DE PLANOS

ESCRITURAS

MENSURAS

PTRPS

SUB-TOTAL

SANIDAD ANIMAL

EXAMENES DE LABORATORIO

LOCALES CUARENTENARIOS

VENTAS DE VACUNAS

VENTAS DE VAMPIRING

OTROS

SUB-TOTAL

CUARENTENA AGROP / SANIDAD VEGETAL

INSPECCION VETERINARIA

DESINFECCION

ASPERSION

SELLOS A BARCOS

ALIMENTACION Y CUIDADO DE ANIMALES

LOCALES CUARENTENARIOS

INSPECCION Y RETENCIONES

CERTIFICADOS DE PROCEDENCIA

MULTAS

OTROS

SUB-TOTAL

COMITE NACIONAL DE SEMILLA

MUESTREO

ANALISIS Y CERTIFICACION DE SEMILLAS

OTROS

SUB-TOTAL

DIR. ADMINISTRACION Y FINANZAS FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS

VENTAS DE FORMULARIOS

MULTAS Y SANCIONES

VENTA DE CHATARRAS

VEMTA DE EQUIPO

OTROS

SUB-TOTAL TOTALES B/.


90

Formulario No. 28 MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO


DEPARTAMENTO DE FINANZAS SECCION DE TESORERIA-NIVEL CENTRAL

MOVIMIENTO DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

FECHA: _______________________________________________________

FONDOS

# DE

DUENTAS

SALDO

ANTERIOR

DEPOSITOS

CHEQUES

REINGEGRA.

CHEQUES

GIRADOS

AJUSTES

SALDO

ACTUAL

FONDO ESPECIAL DE OPERACIONES

04-75-0029-0

FONDO ROTATIVO DE INVERSIONES

04-92-0075-5

FONDO ROT. INV. PRC. Y DE RIEGO

04-91-0064-7

FONDO DE ING. DE PRO. PECUARIA

04-80-0001-1

FONDO DE CRIA DE PECES DE AGUA DULCE

04-81-0018-0

FONDO ROTATIVO DE CREDITO PMA.

04-94-0043-8

CASA CLUB COMPA MIDA

04-97-0025-3

COIF

04-97-0025-3

CENTRO AGROINDUSTRIAL LA MONTUA

04-95-0122-6

TOTALES

FONDO ESPECIAL DE OPERACIONES CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________ FONDO ESPECIAL DE INVERSIONES CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________

FONDO ROT. DE CRE. PMA. CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________

FONDO PRO. PECUARIA CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________ FONDO AGRO. LA MONTUNA CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________

_______________________________________________ _______________________________________ PREPARADO POR: REVISADO POR


91

Formulario No. 29




MOVIMIENTO OPERACIONAL MENSUAL DE CUENTAS BANCARIAS

FECHA: DE DE

FONDO ROTATIVO DE:______________________________

CUENTA BANCARIA #: ______________________________

SALDO MES ANTERIIOR

B/.

MAS

DEPOSITOS Y REINTEGROS

COMPLEMENTO A-1: DEPOSITOS B/.

COMPLEMENTO A-2: REINTEGROS

SUMAS DEPOSITADAS Y REINTEGRADAS

DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO

MENOS:

DESEMBOLSOS

COMPLEMENTO B-10: CHEQUES GIRADOS

LIQUIDEZ SALDO AL:__________________

MAS:

DOCUMENTOS EN TRAMITES

COMPLEMENTO C-20 REEMBOLSOS TRAMITADOS

COMPLEMENTO C-21 COMPROBANTES EN CARTERA

DOCUMENTOS POR REEMBOLSAR

FONDO ROTATIVO ASIGNADO B/.

_____________________________ ___________________________

FUNCIONARIO RESPONSABLE VERIFICADO POR:


92

Formulario No.29-1




RECEPCION DE EFECTIVO Y REINTEGROS DE CHEQUE

RECEPCION DE EFECTIVO REINTEGROS DE CHEQUES

COMPLEMENTO A-1 COMPLEMENTO A-2

DEPOSITOS FECHA VALOR FECHA CHEQUE VALOR

TOTALES 0.00 0.00

______________________________________

FUNCIONARIO RESPONSABLE SALDO 0.00


93

Formulario No. 29-2


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD DE TESORERIA

RESUMEN DEL GASTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA 30-SERVICIOS

PERSONALES

1 SERVICIOS

NO PERSONALES

2. MATERIALES

Y UMINISTROS

3. MAQUINARIA

Y EQUIPO

4. INVERSIONES

FINANCIERAS

5. CONSTRUCCIONES

POR CONTRATO TOTAL


94

Formulario No. 29-3




REEMBOLSO EN TRAMITES DE FONDO ROTATIVO

DE:

FECHA:

MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CONTRA. GRAL./ ECONOMÍA YFINANZAS

REEMBOLSO UBICACION FECHA VALOR FECHA CHEQUE VALOR

TOTAL 0.00 0.00

SALDO 0.00

_____________________________

FUNCIONARIO RESPONSABLE


95

Formulario No. 29-4


DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS REGIONAL


COMPROBANTES EN CARTERA

COMPLEMENTO C-21

FECHA

CHEQUE

BENEFICIARIO

VALOR

TOTAL 0.00

__________________________________________


99

Formulario No. 30




INFORME MENSUAL DE ENVÍO DE CUENTAS POR PAGAR

TESORO NACIONAL FECHA: _____________

FECHA NOMBRE DEL PROVEEDOR ENVÍO O/C DESTINO FUNCIONAL INVERSION DEVOL. OTROS

VALOR B/. 0.00 0.00

OBSERVACIONES:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

FUNCIONARIO RESPONSABLE

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