MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL · 2014. 7. 29. · MANUAL DE USUARIO TABLERO DE CONTROL Manual de...
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MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL PROYECTO DE DISEÑO, DESARROLLO, SUMINISTRO, IMPLANTACIÓN Y SOPORTE DE UN SOFTWARE DE APOYO A LOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA PARA LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES.
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MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
PROYECTO DE DISEÑO, DESARROLLO, SUMINISTRO, IMPLANTACIÓN Y SOPORTE DE UN SOFTWARE DE APOYO A LOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA PARA LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES.
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MANUAL DE
USUARIO TABLERO
DE CONTROL
Manual de Usuario Tablero de Control. Pagina 2
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................................... 2
2. PERFIL DE USUARIO ............................................................................................................................... 3
3. DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS: TABLERO ................................................. 3
3.1. TABLERO ................................................................................................................................................ 3
4. PRINCIPALES BENEFICIOS DEL TABLERO DE CONTROL ...................................................... 4
5. EXPLORACION DEL TABLERO DE CONTROL................................................................................... 4
5.1. INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................................... 4
5.2. INGRESO AL TABLERO DE CONTROL .................................................................................................... 5
5.3. COMPOSICION DEL TABLERO ................................................................................................................ 7
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1. OBJETIVO
Facilitar la navegabilidad de la aplicación analítica del sistema SGCF a través del tablero de control.
2. PERFIL DE USUARIO
Dirigido a los funcionarios de las secretarias de educación, que requieran analizar los resultados de
la información financiera de la ejecución presupuestal, del manejo de tesorería y de los estados
financieros. Para el uso del aplicativo se requieren conocimientos básicos de análisis financiero; los
elementos mínimos del manejo del aplicativo que se requieren se encontraran en este documento.
3. DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS:
TABLERO
3.1. TABLERO
En la tecnología informática, un tablero de control, en adelante abreviado TC, es una interfaz de usuario
que organiza y presenta la información en una forma fácil de leer, en forma parecida a la de un tablero de
mando. E s te t ab l e ro f ac i l i t a ra con un s o l o v i s t azo , r ev i s a r en qué es tado s e en c uen t ran
l os i nd i c ado res de l a s ec re ta r i a de educac i ón . Diversos indicadores le dan la información
adecuada y oportuna para que él administrador del sistema, conozca las condiciones ac tua les de las
f i nanzas de l a sec re tar i a pa ra saber s i t i ene cond ic iones a p tas o deba rea l i za r acc iones
co r rec t i vas .
El Tablero de Control mostrarán a los directivos cómo va la Entidad, en qué estado está la ejecución de
los recursos financieros y, por ende, qué resultados se están alcanzando.
Esto significa que e l Tablero de Control sirve como una herramienta para gestionar eficazmente la
ejecución y manejo de los recursos financieros de la Entidad y para mejorar el desempeño de los
Directivos y de la secretaria misma.
En síntesis, e l Tablero de Control reflejan los datos y la información que los directivos necesitan para
tomar decisiones correctas. En resumen este se convierte en una de herramienta que ayuda a diagnosticar
y monitorear adecuadamente una situación para realizar las correcciones que crea convenientes, además le
permite realizar presentaciones u organizar resultados de la gestión.
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4. PRINCIPALES BENEFICIOS DEL TABLERO DE CONTROL
Facilitar la obtención de la información que los directivos realmente necesitan.
Promueve la colaboración entre los directivos y analistas para compartir la información.
Mejora el control del desempeño de la entidad.
Contribuye a mejorar el proceso de toma de decisiones basándose en datos e información
Mayor velocidad en la presentación de los indicadores.
Presentación visual de los resultados financieros.
Permite seleccionar periodos diferentes para cada indicador.
Permite visualizar el odómetro de resultados para tener una meta concreta en cada indicador.
Permite tener seguimiento de los resultados del indicador mes a mes.
Permite visualizar los componentes del indicador.
EJEMPLO DE UN TABLERO DE CONTROL DE LA SOLUCION SGCF
5. EXPLORACION DEL TABLERO DE CONTROL
5.1. INGRESO AL SISTEMA
Por medio de un navegador de Internet, el usuario deberá entrar al siguiente portal
www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co. y aparecerá la siguiente pantalla.
http://www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co/
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Al lado derecho de la pantalla, encontrara el acceso a todos los proyectos del ministerio; para ingresar al Sistema de Gestión y Control Financiero damos click sobre el segundo icono, en donde nos dirigirá a la página de logueo, en donde digitaremos en los campos respectivos el usuario y contraseña de la secretaria de educación correspondiente.
5.2. INGRESO AL TABLERO DE CONTROL Al digitar el Usuario y Clave correspondiente aparecerá la siguiente interfaz:
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Seleccione la opción “Indicadores de Análisis Financiero” y aparecerá la siguiente interfaz:
Luego dar click al icono del ítem 3. Tablero de Control, para ver las subcategorías:
Seleccione la opción y aparecerá la siguiente
interfaz, (tenga presente que la visualización de la interfaz dependerá de la velocidad de internet, es decir el
“cargue” de la página se puede demorar unos segundos):
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5.3. COMPOSICION DEL TABLERO
El tablero está dividido en varias zonas para su mejorar su navegabilidad y comprensión:
En la parte superior derecha encontrara la identificación e información del indicador
seleccionado, muestra información sucinta acerca de:
o Concepto del indicador.
o Fórmula empleada.
o Frecuencia de medición y
o Observaciones.
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En la parte central izquierda, contiene un grafico porcentual con la tabla de datos del indicador seleccionado,
este grafica los datos conforme al periodo seleccionado.
En la parte inferior izquierda del tablero encontrara las variables que componen el indicador seleccionado,
estas variables estan presentadas en forma de grafico de columnas para mejor visualizacion:
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En la parte superior derecha encontramos el seleccionador de indicadores, aquí estan todos los indicadores
pensados para el SGCF, de los cuales los dieciseis primeros son los mas consultados:
En la parte central derecha, encontramos el modulo de tiempo, en donde se selecciona el año y mes de
consulta:
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En la parte inferior derecha, encontramos el modulo de localizacion, en donde seleccionamos la region y la
secretaria a consultar:
Por ultimo, el odometro en la parte inferior central, el cual va a ser la herramienta mas importante a
consultar por su rapida significacion:
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El odometro esta compuesto por tres zonas correpondientes a los colores rojo, amarillo y verde en los cuales
dependiendo del indicador seleccionado, se mostraran de izquierda a derecha o de derecha a izquierda en
zonas que cambiaran porcentualmente, como los ejemplos siguientes:
Un odometro que muestra una ejecucion positiva, aunque en zonas porcentuales diferentes.
Un odometro que muestra ejecuciones negativas, aunque en zonas porcentuales diferentes:
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Un odometro que muestra ejecuciones dentro del rango medio, aunque en zonas porcentuales diferentes:
Nótese que en este ultimo ejemplo, la direccion del odometro cambia dependiendo del indicador
seleccionado, pero en su interpretacion por zonas es igual verde para la ejecucion positiva o acertada,
amarillo para la zona media o con deficiencias y zojo para la zona errada.
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Una vez en el tablero, el usuario deberá seleccionar como paso obligatorio la Región,
Después la secretaria con la que ingreso al SGCF.
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Luego debera seleccionar el Año y mes que se requiere consultar Ver figura
Una vez seleccionado el periodo, en la parte superior seleccionar el indicador a consultar.
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Nota: Si requiere un reporte que evidencie en detalle el comportamiento del indicador, seleccionar
en la parte inferior izquierda, después de unos segundos se visualizara:
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