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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

ECONOMIA Instrucción General No. 249 23 de marzo de 2010 “Año del 52 de la Revolución”

ASUNTO: Indicaciones metodológicas que establecen los procedimientos para el

Control y Tratamiento de las operaciones asociadas a los Proyectos de Colaboración y las Donaciones.

Establecer un marco regulatorio único e integral con las disposiciones vigentes establecidas por los Organismos Rectores de la Economía, conjuntamente con el ordenamiento y la actualización de las regulaciones económicas propias del MINSAP, relacionadas con esta actividad.

CONTENIDO:

CAPITULO I – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS DONACIONES.

1. Tratamiento a las Donaciones que Recibe el Sistema Nacional de Salud. 2. De las Estructuras Organizativas para la Atención a las Donaciones. 3. De las Funciones del Administrador, Contador y Jefe de Almacén” 4. De la Recepción y Control de las Donaciones. 5. De las Normas Técnicas de las Donaciones. 6. De las Normas Técnicas para El Control Estatal de los Medicamentos. 7. De la Distribución de las Donaciones. 8. De las Donaciones en la Farmacia Comunitaria. 9. Del Control Económico y la Contabilización.

10. Disposiciones Financieras. 11. De las Donaciones de Vehículos Automotores.

Economía Instrucción General No. 249 Página No. 2 23 de marzo de 2010 ______________________________________________________________________

CAPITULO II - ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE COLABORACIÓN.

1. Procedimiento para el Control Económico de los Proyectos de

Colaboración y de los Recursos que se reciben por esa vía.

2. Indicaciones para la Supervisión del Control Económico

CAPITULO III – ANEXOS.

ANEXO A. “Diagrama para la Aprobación de Proyectos de Cooperación”. ANEXO B. “Diagrama de Control de Proyectos”. ANEXO C. “Información Financiera de los Proyectos de Colaboración”. ANEXO D Principales Definiciones y Disposiciones- Resolución 081/93, emitida por

MINVEC para la Regulación de los Vehículos Automotores. Glosario: Siglas utilizadas en el cuerpo de esta Instrucción General MINVEC …………...Ministerio para la Inversión y para la Colaboración Extranjera (extinto). MINCEX….............. Ministerio de Comercio Exterior y de la Inversión Extranjera y la

Colaboración Económica . MINSAP…………... Ministerio de Salud Pública EMED……….…….. Empresa Ejecutora de Donativos perteneciente al MINCEX- Importadora- EMCOMED……......Empresa de Comercialización de Medicamentos perteneciente al grupo

Empresarial Farmacéutico (QUIMEFA), perteneciente al Ministerio de la Industria Básica ( Circuladora-Mayorista)

EMSUME:………… Empresa Nacional de Suministros Médicos del MINSAP- Circuladora- ENAT…………….. ..Empresa Nacional de Abastecimiento y Transporte – UNPEA-UNT- del

MINSAP hoy en proceso de fusión.- Circuladora- MEDICUBA………. Empresa Exportadora e Importadora de Material Gastable, Medicamentos y

Equipos Médicos.

ODP………………. Oficina de Donaciones y Proyectos de la Dirección de Relaciones Internacionales del MINSAP.

ICAP……………….. Instituto Cubano de Amistad con los Pueblos. SNS……………...... Sistema Nacional de Salud. SC………………… Sistema de Contabilidad. CECMED…………..Centro de Control Estatal de la Calidad de los Medicamentos del MINSAP CDF……….………. Centro para el Desarrollo de la Fármaco Epidemiología del MINSAP MCP……………….. Mecanismo de Coordinación del País


CAPITULO I – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS DONACIONES.

1. Tratamiento a las Donaciones que Recibe el Sistema Nacional de Salud.

1. A partir de la diversidad de recursos que en forma de donaciones se reciben en el Sistema Nacional de Salud, se han ido emitiendo un conjunto de Normativas Técnico – Económicas, originadas para su control y empleo más eficiente. Con el propósito de actualizar y estructurar el contenido en un solo documento de forma coherente, se emite el procedimiento siguiente:

2. Se considera donación cualquier recurso que reciba el Sistema Nacional de Salud (SNS) en especie o efectivo, con carácter no reembolsable, proveniente de países o personas naturales o jurídicas, vinculadas o no a convenios o proyectos de colaboración, cuyo valor pueda constituir un ingreso al Presupuesto Central del Estado y el destino sea socialmente útil.

2. De las Estructuras Organizativas para la Atención a las Donaciones.

1. El Ministerio de Salud Pública gestiona y recibe donaciones del exterior a través del MINCEX, ICAP y de otros Organismos, así como de forma directa de organizaciones y personas amigas de Cuba.

2. Para atender esta actividad se ha creado la Oficina de Donaciones y Proyectos,

en lo adelante y para este documento “ODP” subordinada a la Dirección de Relaciones Internacionales del MINSAP.

3. La Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP enviará a la Empresa

Ejecutora de Donativos -EMED- perteneciente al MINCEX, con 15 días de antelación a la llegada a puerto o aeropuerto, información suficiente sobre el arribo de mercancías por el concepto de Donaciones.

4. Las vías por las que se reciben los donativos y la heterogeneidad de las

mercancías no permiten la entrega directa a las Circuladoras especializadas siendo necesaria la habilitación de una dependencia para la recepción de las mercancías que llegan al amparo de donaciones.

5. Con ese objetivo se crea un establecimiento administrativo con las facilidades

mínimas para la recepción, manipulación, almacenamiento, despacho y control económico de las mercancías que se reciban, delimitando la responsabilidad material entre el almacén y la entidad receptora mediante facturación.


6. En los casos de medicamentos y reactivos, se acordó que la EMED como empresa importadora de estos recursos, tramite y facture los medicamentos y reactivos de los proyectos y donaciones de gran envergadura directamente con EMCOMED, estableciendo los convenios y acuerdos necesarios para ello.

7. El establecimiento estará subordinado a la EMSUME, (Empresa de Suministros

Médicos del MINSAP) el que asumirá los gastos internos de la actividad y contará como mínimo con tres áreas de almacenaje especializadas:

a). Medicamentos, Otros Productos Químicos y Material Gastable. b). Instrumental Médico y de Laboratorio, Equipos Médicos, Accesorios y Piezas

de Repuesto y Otros Insumos de Uso Médico. c). Mercancías de uso general y equipos no médicos.

8. Para facilitar el trabajo el almacén de mercancías de uso general (b y c) se

dividirá en cuatro áreas:

a) Recepción y clasificación. b) Almacén de mercancías en tránsito. c) Almacén de mercancías retenidas. d) Despacho.

9. El término de tiempo que permanecerán las mercancías almacenadas en tránsito

hacia las Circuladoras especializadas será de 3 días hábiles contados a partir de la fecha de Recepción de las mercancías o de recibido el Certificado de liberación de lote de los productos sujetos a este requisito, como son: medicamentos y otros productos químicos, alimentos y otros productos de consumo y/o uso humano; también se incluyen los sujetos a fumigación

10. El establecimiento deberá poseer, un Contador subordinado al Jefe de

Contabilidad de la Empresa y un Jefe por cada almacén que funcione independiente, subordinado al Administrador del Establecimiento, adicionalmente se podrá utilizar otros especialistas en dependencia de las necesidades.


3. “De las Funciones del Administrador, Contador y Jefe de Almacén”

Las funciones principales del administrador del establecimiento serán las siguientes:

a). Responsable máximo de los almacenes.

b). Asignar responsabilidades por cada actividad y velar por el cumplimiento.

c). Velar por el control de las mercancías que se reciben.

d). Exigir el cumplimiento de las normas generales y específicas de cada almacén o áreas de trabajo.

e). Conocer oportunamente la llegada de los recursos y coordinar el transporte y la

recepción por los almacenes.

f). Conocer oportunamente el destino o distribución de los recursos y coordinar el envío y/o la entrega.

g). En el caso de Medicamentos y Productos Químicos conocer y controlar el

proceso de análisis y liberación de lotes.

h). Conocer y supervisar el Control Económico de la Actividad y velar por la entrega en fecha de la documentación económica al Departamento de Contabilidad.

i). Autorizar mediante firma la documentación técnico-económica en particular la

que amparan recepción y entrega de mercancías, orden de facturación o factura y mandatos de pagos.

j). Otras que le asigne la dirección de EMSUME

Funciones principales del contador.

a). Integrar la Comisión de Donaciones y participar en la recepción de las mercancías.

b). Confeccionar el Acta o Informe de Recepción.

c). Establecer el control físico de las mercancías recibidas mediante la Tarjeta de

Estiba.


d). Exigir la anotación del movimiento del inventario por los dependientes y su firma como constancia.

e). Chequear diariamente el saldo de la Tarjeta Estiba con las existencias físicas de

las mercancías que tuvieron movimiento y semanalmente de todas las mercancías, inicialando la Tarjeta.

f). Supervisar y asesorar los despachos y la confección de la documentación

establecida, particularmente las facturas.

g). Recepcionar y controlar la documentación económica que ampara la mercancía recibida y las facturas de gastos y entregarla oportunamente al departamento de EMSUME que corresponda.

h). Controlar la documentación económica que ampara la mercancía despachada,

enviada o entregada y presentarla oportunamente al departamento de EMSUME que corresponda.

i). Velar por el cumplimiento de los términos de tiempo establecidos para la

permanencia de las mercancías en las áreas de almacenaje

j). Cumplir las Regulaciones Contables y de Control Interno establecido para la actividad, así como las orientaciones de la entidad superior

Funciones del responsable de almacén.

Las funciones del responsable de almacén vienen dadas por las de su homólogo superior de aplicación particular en el almacén y aquellas internas relacionadas con el control económico, servicios generales, mantenimiento, dirección del personal, cumplimiento de normas técnicas de almacenamiento en general y en particular para cada genérico.

4. De la Recepción y Control de las Donaciones.

1. La recepción de las mercancías por el concepto de Donaciones en puerto o aeropuerto la realiza la EMED la cual facturará y es la encargada de hacer todos los trámites inherentes a esa gestión enviando la documentación a las Empresa Circuladoras Nacionales según el tipo de mercancía de que se trate.


2. Para la recepción en las Circuladoras del MINSAP de los contenedores, bultos o paquetes que contengan mercancías de donaciones será necesario que se reúna la Comisión de Donaciones que estará compuesta por el Contador y el Jefe del almacén donde se realiza la recepción (EMSUME) y cualquier otra persona que sea aconsejable que participe en esta actividad representante de cada una de las Circuladoras Nacionales según el tipo de mercancía- EMSUME, EMCOMED y ENAT, etc.

3. Las mercancías serán recepcionadas por la Comisión creada al efecto, emitiendo el Acta o Informe de Recepción en original y 2 copias firmadas por los integrantes.

4. El original se entregará al Área de Contabilidad de EMSUME una copia para la

Oficina de Donaciones y Proyectos y otra para el uso del almacén.

5. Para la recepción se recibirá la documentación requerida y otros documentos establecidos.

6. Se debe relacionar lo más detallado posible el contenido de la donación, debiendo firmar todos los miembros de la Comisión. Cada representante recibirá el listado de los artículos de la donación que le corresponden a su entidad y cuando proceda, coordinará la recepción de la misma en su almacén.

7. Por el Departamento de Contabilidad de la EMSUME se ejercerá el Control del Inventario mediante la habilitación de Tarjetas de Estibas con numeración consecutiva, cuño e inicial de la persona encargada del Control de los Inventarios y las entregarán al Contador del almacén mediante Acta de Entrega.

8. En los almacenes a partir del Acta o Informe de Recepción se abrirá una Tarjeta

de Estiba por cada producto recibido, anotando el movimiento del inventario por la persona que lo realice iniciándola al lado del saldo resultante.

9. Toda anotación en la Tarjeta Estiba debe estar amparada por un documento con

las firmas establecidas, entre otros, Acta o Informe de Recepción, Conduce o Factura.

10. Con fecha de cierre mensual se realizará un inventario físico de las existencias

del almacén sujetos a Control de Inventario, enviando el original al Departamento de Contabilidad de la Empresa.

11. A las mercancías que circula la EMSUME en función de Circuladora Mayorista

Nacional, deberá aplicársele las regulaciones establecidas.

12. Los precios de los productos recibidos como donaciones se formarán por las Importadoras y Circuladoras Mayoristas Nacionales, según lo regulado en esta Instrucción General, Sección 10 Capítulo I.


13. La EMED debe solicitar a las Empresas Importadoras y Empresas Circuladoras Nacionales del MINSAP los códigos y precios de los surtidos que habitualmente circulan en el país previa declaración de las mismas desde que reciben la solicitud de adquisición de las mercancías.

14. En aquellos casos en que la Circuladora Mayorista Nacional no pueda

determinar cual es el similar del medicamento donado, para conformar el precio podrá solicitar el código al CECMED y operar de acuerdo a los mecanismos establecidos en el Sección 10 Disposiciones Financieras Capítulo I de esta Instrucción General.

15. En el caso que la donación sea referida a productos no propios de la Salud

Pública-Libros, materiales promocionales (afiches, plegables, pulloveres, folletos, revistas, libros, etc.) y otros, los receptores de las donaciones (EMED) y otros debe consultar con la ENAT para recibir los códigos pertinentes.

16. Cuando una mercancía importada arribe al país por el concepto de Donaciones y

Proyectos y esté identificada con canal rojo incluye la participación del sub-beneficiario dentro del proyecto y la Circuladora Mayorista Nacional, el personal de la EMED, y el proveedor.

17. La EMSUME realizará y entregará la declaración de la nomenclatura de los

donativos recibidos a las Empresas Circuladoras Nacionales que correspondan y de acuerdo al nomenclador que circulan y el total de los nomencladores a la Oficina de Donaciones y Proyectos.

18. La Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP no podrá realizar distribución

directa de mercancías a ninguna entidad del Sistema Nacional de Salud, su actividad radica en autorizar la distribución de las Donaciones a excepción de las donaciones con destino específico, los responsables de proyectos deben hacer llegar una copia a la ODP del MINSAP y a la Empresa Circuladora Nacional correspondiente.

19. Es de competencia de EMSUME, la revisión técnica y decisiones económico-

financieras, ajuste contable de las mercancías que se reciben por donación según lo establecido en las Normas de Contabilidad del MINSAP.

20. Los almacenes de la EMSUME serán los encargados de comunicarse con los

beneficiarios de otros organismos externos al MINSAP para que recojan en el término de 5 días hábiles, los artículos o bultos que vengan nominalizados. En los casos de donaciones dirigidas a entidades del SNS, se convocará a la entidad a la que va dirigida para su apertura y recogida, también mediante Acta de Entrega de la Comisión.


21. La ENAT-(UNPEA-UNT)- en la medida de sus posibilidades garantizará la transportación de las mercancías recibidas como donaciones y proyectos con destino específico, generalmente de escaso volumen y/o surtido desde los almacenes de las Empresas Circuladoras Nacionales del MINSAP hacia las unidades nacionales y las provincias, siempre y cuando las mercancías a transportar no dependan de condiciones específicas para su conservación.

22. La Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP informará periódicamente a

la Comisión de Divisas del Organismo el estado del cumplimiento de estas indicaciones

23. La EMSUME y la ENAT-(UNPEA-UNT)- pagarán a la Empresa Ejecutora de

Donaciones (EMED) y a otros proveedores de servicios, los gastos facturados por: internación, acarreo, manipulación y otras operaciones realizadas por las donaciones entregadas por esa entidad.

Recepciones en la Empresa Mayorista EMCOMED. 1. Considerando la situación particular de la empresa mayorista EMCOMED por la

recepción de donaciones de medicamentos de relativamente pocos volúmenes, pero de gran surtido, en condiciones que materialmente le es imposible cumplir la recepción detallada y técnica establecida, se autoriza a clasificarlas como “donaciones misceláneas ”·

2. En estos casos se requiere que el Grupo de Donaciones de la Empresa

conjuntamente con la entidad estatal proveedora de las donaciones determinen e identifiquen el embarque, bultos o lotes y productos aptos para el consumo, que así serán denominados dejando constancia en ACTA.

3. Los productos misceláneos una vez determinados los aptos para el consumo

serán debidamente envasados y facturados de forma genérica haciendo mención del contenido y el peso en kilogramos de los bultos que se envían en esas condiciones. El cobro a las unidades asistenciales o unidades ejecutoras será el precio establecido por kilogramo más el costo de manipulación y transportación de forma tal que EMCOMED pueda resarcirse de los gastos incurridos que deberá pagar a la entidad estatal proveedora de las donaciones.

4. La entidad receptora en el caso de entregas directas vendrá obligada a cumplir

el resto de las operaciones de recepción preliminar verificando el número de bultos, su peso e integridad de los mismos haciendo las reclamaciones cuando procediere y posteriormente la recepción detallada y determinar las condiciones técnicas para su consumo mediante la Comisión que debe tener creada a estos efectos.


5. Estas empresas receptoras de donaciones de misceláneas de medicamentos y reactivos serán las responsabilizadas con el cumplimiento más estricto de la correcta facturación a las unidades de salud para que conozcan de su entrega gratuita a la población, en los casos que procediere, al igual que hacen con los productos que reciben con esta identificación desde la productora nacional.

6. Del resultado anterior se determinarán los productos recibidos aptos para el

consumo y el Informe de Recepción, procediendo a las operaciones de valoración y contabilización.

7. Los precios de los productos misceláneos se formarán por sus similares o

prorrateando el costo en correspondencia con sus similares.

5. De las Normas Técnicas de las Donaciones.

En Unidades de Salud

1. En todos los casos de donaciones de medicamentos o materiales afines debe realizarse una inspección del producto por el Jefe del Dpto. de Farmacia de la unidad o Departamento Técnico en el caso de las Empresas antes de su utilización en la que se verifique:

Fecha de vencimiento.

Hermeticidad del envase.

Presencia de partículas y otras alteraciones que puedan determinar su rechazo.

2. Después de su revisión y recepción, proceder a la destrucción de los productos

rechazados mediante los mecanismos ya establecidos. 3. Se confeccionará un listado de estos donativos con el nombre comercial y/o

genérico y cantidad de cada producto, aclarando los rechazados y la causa en cada caso, entregándose a la Dirección Provincial de Salud, quién enviará a la Dirección Nacional de Farmacia y a la Oficina de Donaciones y Proyectos el listado de aquellos fármacos que no circulen en el País, indicando en cada caso el destino final (nivel de uso o si será derramado o destruido). Una copia del referido listado se incluye en el expediente que habilitará el Frente de Contabilidad en la entidad donde se proceda a la destrucción.

4. Toda donación de Estupefacientes o Sustancias Sicotrópicas sujetas a Control

Internacional, deberá cumplir con los requisitos establecidos de Autorización de Importación y Exportación amparadas por las Resoluciones Ministeriales Nos. 58/ 67 y 72/90 del MINSAP.


5. Para la utilización de productos biológicos (vacunas, antisueros y otros) y hemoderivados es necesario se cumplimente lo que establece la Resolución del CECMED No. 111 /04 “Reglamento para el Control Sanitario de las Donaciones de Medicamentos de Uso Humano” y la Regulación No. 19-2006 Requisitos y Procedimientos para la liberación de lotes de productos biológicos.

6. La destrucción de estos productos biológicos (vacunas, antisueros y otros) y

hemoderivados por una causa previamente detectada se verificará y autorizará por el Jefe del Departamento Provincial de Farmacia correspondiente.

7. Se prohibe la utilización de Sustancias Sicotrópicas incluidas en la Lista 1, de

acuerdo con la Resolución Ministerial No. 72/90 del MINSAP. Caso de recibirse algún producto o preparado que las contenga (de los relacionados en la Lista 1), se procederá a su ocupación y entrega a la Dirección Nacional de Farmacia para su destrucción.

8. Los Estupefacientes y Sicotrópicos cuyos usos con fines médicos están

autorizados a circular en el País, serán recepcionados cumplimentando la metodología establecida, controlándose en el Libro Oficial de Estupefacientes y Sicotrópicos y notificándose de inmediato a la Dirección Nacional de Farmacia.

9. En aquellos casos en que el número de muestras lo permita se realizará un

control de calidad de los medicamentos y productos afines recibidos. De tener dificultades en la realización de estos análisis, se establecerán coordinaciones con el Centro habilitado para esta actividad.

10. Cuando se trate de alimentos, la dietista y/o un especialista del Centro de

Higiene determinarán su aptitud de consumo. 11. En aquellos otros productos que en su manipulación son susceptibles de dañar

a las personas, también deben ser inspeccionados por especialistas afines para determinar si son aptos o no para el uso o consumo.

12. Es responsabilidad de la entidad que rechaza un producto proceder de acuerdo

con lo establecido para su destrucción y ajuste consignando el destino final, impidiendo que elementos inescrupulosos o por desconocimiento puedan tener acceso al mismo haciendo un uso indebido o comercializarlos.


En Unidades de Subordinación Nacional. 1. Las muestras de los productos cuyos lotes deben ser liberados -sujetos a control

técnico- deben enviarse por el almacén al Centro de Investigación y Desarrollo de los Medicamentos (CIDEM), en el término no mayor de 15 días a partir de la recepción acompañada de la documentación correspondiente.

2. El CIDEM dispone de un máximo de 30 días para realizar los análisis

correspondientes y enviar los resultados al Almacén o al Centro de Control Estatal de la Calidad de los Medicamentos (CECMED) según corresponda. En casos excepcionales el término puede extenderse a 45 días.

3. Para los productos que lo requieran el almacén conjuntamente con la solicitud de análisis al CIDEM debe enviar la solicitud de liberación al CECMED a fin de agilizar el proceso.

4. El CECMED en los casos que corresponda, entregará el Certificado de liberación

de lote en un término de 15 días a partir de la recepción de los resultados de las pruebas.

5. El término de tiempo máximo para retener las mercancías en este almacén será de 60 días y por excepción de 90, a partir de la recepción preliminar.

6. La Dirección de Farmacia, el Centro para el Desarrollo de la Fármaco

Epidemiología (CDF) y el Centro de Control Estatal de la Calidad de los Medicamentos (CECMED) deben entregar y mantener actualizado al almacén de donaciones así mismo a la EMED y EMCOMED, de la documentación técnica y administrativa necesaria para desarrollar el trabajo acorde a las normas establecidas, entre otros:

a) Listados de medicamentos del cuadro básico. b) Decisión sobre otros medicamentos que puntualmente se recepcionan.

c) Listado de materias primas, reactivos y otros productos químicos.

d) Medicamentos y otros productos que requieren de análisis del CIDEM.

e) Conducta a seguir con los medicamentos y otros productos que no requieren certificados de análisis del CIDEM para su liberación.

f) Medicamentos y otros productos que requieren la liberación de lotes por el CECMED.


g) Conducta a seguir con los medicamentos y productos declarados no aptos o rechazados.

h) Documentos normativos que deben aplicar.

Igual proceder deben seguir con la Oficina de Donaciones y Proyectos habilitándola con la documentación técnica necesaria para desarrollar el trabajo.

6. De las Normas Técnicas para El Control Estatal de los Medicamentos.

1. Por la Resolución Ministerial No 65/2003 del MINSAP y la Resolución No. 111 /2004 del CECMED “Reglamento para el Control Sanitario de las Donaciones de Medicamentos de Uso Humano” establecen como requisito indispensable para importar con carácter comercial o no medicamentos de uso humano, materias primas farmacéuticas y precursores disponer de un certificado de importaciones.

2. Serán objeto de liberación de lote por parte del CECMED los donativos de

medicamentos de uso humano correspondientes a las siguientes categorías:

a) Vacunas.

b) Otros productos biológicos.

c) Productos hemoderivados.

d) Antisueros con fines diagnósticos y terapéuticos.

e) Estupefacientes, Sicotrópicos, y sustancias de efectos semejantes.

f) Medicamentos que sin estar incluidos en algunas de las categorías mencionadas anteriormente, constituyan donativos de gran magnitud y su distribución y su uso alcancen a amplios sectores de la población.

g) Medicamentos a los que se les ha establecido la condición de retención y en el

correspondiente certificado de IMPORTACION se declara que los lotes deben ser objeto de liberación, por no haber cumplido satisfactoriamente los requisitos y exigencias establecidos en el reglamento correspondiente

3. El resto de los donativos de Medicamentos no incluidos en la anterior relación, no serán objetos de liberación por parte del CECMED, correspondiendo a EMSUME revisar esta función.

4. El CECMED podrá siempre que lo considere pertinente incluir la liberación de

lotes para otras categorías de medicamentos no descritas anteriormente, ya sea de manera transitoria o permanente.


5. Para solicitar la liberación de lotes de donativos de medicamentos-vacunas- se realizará por los procedimientos establecidos en la Regulación 19/2000 del CECMED, dicha regulación debe poseerla la EMSUME para cumplimentar lo dispuesto en ella.

6. La EMSUME solicitará al CECMED la liberación de cada uno de los lotes de

medicamentos de acuerdo a lo establecido en la Circular del 2004 del CECMED para las restantes categorías de Medicamentos.

7. El CECMED se reserva el derecho de solicitar copia del Certificado de liberación

de lote emitido por la autoridad reguladora de medicamentos del país de origen para las vacunas, así como cualquier tipo de información adicional, siempre que lo considere pertinente.

8. La liberación se realizará sobre la base de la documentación presentada o

disponible siempre que sea posible por el CECMED, como parte del trámite de solicitud del certificado de importación del donativo y tomando en consideración el grado de cumplimiento de las especificaciones de calidad de acuerdo a los resultados reflejados en los respectivos certificados de liberación de lote y análisis, según sea el caso.

9. El CECMED tendrá un plazo de 5 días a partir de la fecha de solicitud, para emitir

la decisión final, cuando la evaluación sea solamente documental.

7. De la Distribución de las Donaciones.

1. Las mercancías recepcionadas se distribuirán a las entidades del SNS por los procedimientos establecidos.

2. La EMSUME cumplirá la indicación de distribuir directamente al destino

especificado según lo indicado por la Oficina de Donaciones y Proyectos del MINSAP cumpliendo lo orientado en esta Instrucción General.

3. En ningún caso el Establecimiento de EMSUME decidirá y/o informará a terceros

la distribución de las donaciones recibidas.

4. En la distribución de las donaciones que le corresponden como Circuladora Mayorista Especializada, EMSUME cumplirá lo establecido por su Nivel Superior.


Entidades Productoras y Circuladoras Nacionales. 1. Particular atención ofrecerán los suministradores nacionales y productores para

que las donaciones se almacenen y controlen separadamente de las demás mercancías a fin de su identificación por donante y destino.

2. Cuando se trate de materias primas, la Circuladora correspondiente coordinará

con las productoras a fin de que en su proceso de fabricación y facturación se identifiquen los lotes en el que dicha materia prima ha participado y se entregue como donación a la población.

3. Una vez terminada la producción en que hayan participado una o más materias

primas donadas, mantendrán igualmente su identificación. 4. Las entregas para la circulación en la economía interna o para el consumo

interno en las entidades ejecutoras, se realizarán mediante relaciones monetario–mercantiles al amparo de los Procedimientos y Modelos vigentes, (Facturas, Conduces, Pedidos, Vales de Entrega y otros) adicionando en todos los casos además de lo establecido en su metodología:

La leyenda “Productos de Donación”.

La identificación del donante. 5. Cuando se reciban mercancías que no correspondan a la nomenclatura de

productos objeto de comercialización, se le informará a la circuladora correspondiente para que ésta proceda a su recogida en un término de 7 días, a partir de los cuales se le aplicará el cobro del almacenaje.

Empresas Circuladoras Provinciales Minoristas y Mayoristas. 1. El financiamiento de las entregas gratuitas de medicamentos a la población por

concepto de DONACION se hará mediante subsidio a las Empresas Provinciales de Medicamentos

2. Las Empresas Provinciales de Medicamentos al recibir de las farmacias

comunitarias y de las unidades asistenciales la información del importe de las "DONACIONES" por entregas gratuitas de estos productos a la población, realizarán la sumatoria para determinar el total de la empresa, emitiendo una "Declaración Jurada" por este importe a fin de solicitar el pago a las respectivas Direcciones Provinciales de Salud de su territorio, con cargo a la Dirección Provincial de Finanzas y Precios .


3. Las Empresas de Farmacias, y los Complejos de Servicios de la Salud recepcionarán y pagarán los medicamentos y otros artículos recibidos como Donación enviados por las empresas productoras y circuladoras nacionales y los mantendrán convenientemente identificados atendiendo a su localización, donante, lote, etc. a fin de cumplir en su distribución lo que en la presente se establece.

4. Los medicamentos y materiales afines se distribuirán a las farmacias

comunitarias o a las unidades asistenciales como ocurre con el resto de los medicamentos, a precio de población debiendo reflejar en la Factura y/o Conduce la leyenda “PRODUCTOS DE DONACION “ y la “Identificación del Donante”.

5. Las Empresas Provinciales de Medicamentos garantizarán las medidas para la

correcta distribución de estos productos, utilizando carteles y otros medios de información visibles a la población; así como, emplearán a sus supervisores y coordinarán con los Consejos de Administración del Poder Popular para que se realicen verificaciones por parte de los inspectores de precios.

6. El incumplimiento de la entrega gratuita a la población será considerado falta

grave, aún en el caso en que la entidad vendedora haya registrado como ingreso el importe cobrado indebidamente a la población.

7. Las unidades asistenciales que reciben medicamentos por EMCOMED por el

concepto de donaciones, contabilizarán el importe como gastos de la unidad y pagarán el monto de los productos recibidos, los cuales deberán estar identificados según lo establecido en las Normas de Contabilidad.

8. El importe de las entregas gratuitas por donaciones se informará por las unidades

asistenciales independiente del importe de los medicamentos vendidos a la población a fin de que la Empresa Provincial de Medicamentos pueda solicitar el subsidio de estas gratuidades.

Ejemplo: Total de depósitos Más: Entrega por donaciones

Total de entregas a la población Menos: Descuento establecido

Importe a reintegrar

9. La evidencia del subsidio queda registrada en el Reporte de Operaciones en poder de la empresa y las farmacias y la certeza probatoria en las Notas de Entrega o Vale de Venta con la leyenda DONACION y la Receta Médica Adjunta en la Farmacia.


10. Las Empresas Provinciales de Medicamentos al recibir de las farmacias comunitarias y de las unidades asistenciales la información del importe de las Donaciones por entregas gratuitas de estos productos a la población, realizarán la sumatoria para determinar el total de la empresa, emitiendo una Declaración Jurada por este importe a fin de solicitar el subsidio que por concepto de medicamentos gratuitos entregados a la población deben recibir,enviándola a través de la Dirección Sectorial de Salud, a la Dirección Provincial de Finanzas y Precios.

11. Las Direcciones Provinciales de Finanzas y Precios una vez aprobado el

mencionado subsidio lo entregarán a las Empresas Provinciales de Medicamentos, comunicándolo a la Dirección Sectorial de Salud.

De la entrega a la Circuladora Mayorista Nacional

1. Las mercancías se recibirán la Circuladora Mayorista Nacional en un término de 3 días hábiles a partir de la recepción o de recibido el Certificado de liberación de lote, según el caso, al amparo de una factura como establece el Subsistema de Cobros y Pagos explicando los pormenores de la Donación y del producto, y señalando las cantidades entregadas para el análisis y muestras testigos.

8. De las Donaciones en la Farmacia Comunitaria.

1. Los productos recibidos de donación deben mantenerse convenientemente identificados y controlados a fin de facilitar su entrega gratuita por el dependiente y su cuadre por la administración, teniendo en cuenta el cumplimiento de las normas técnicas y de distribución establecidas.

2. Cuando la farmacia disponga de un mismo producto recibido para donación y

también para cobrar a la población, con igual o semejante presentación, distribuirá el que le corresponda según las normas técnicas; en ningún caso se ofertarán simultáneamente productos gratuitos y productos a cobrar a la población. Por tal motivo en el estante o área de despacho deberá situarse sólo el producto donado o el de venta, nunca los dos.

3. Los productos recibidos de donación deben ser entregados a la población en

forma gratuita (sin cobro alguno) sin perjuicio de las relaciones de cobros y pagos entre entidades del SNS.

4. Por la entrega de estos medicamentos se emitirán vales separados a fin de

identificarlos con la leyenda “DONACION”, adjuntando al mismo la “Receta Médica” con la referencia del No. del vale y cuando se trate de medicamentos controlados por tarjeta, la entrega se referenciará con el número de ésta.


5. Al realizar la liquidación de caja, procesará por separado los vales emitidos por “DONACION” y el importe de las entregas por este concepto lo consignará por día al dorso del “Reporte de Operaciones” (Modelo 17 – 13) habilitando para ello una columna encabezada con la palabra “DONACION”. El importe total de esta columna se pasará al espacio “Observaciones” del referido modelo con vistas al cuadre quincenal o mensual según se tenga establecido.

Unidad Asistencial (Que Vende Medicamentos).

1. Cumplirán los aspectos señalados en la Sección “9. - Del Control Económico y la Contabilización” de esta regulación.

2. Las unidades asistenciales que venden medicamentos a la población por

concepto de donación envían mensualmente a la Empresa Provincial de Medicamentos el importe de la donaciones entregadas a la población para su reintegro, adicionando a esta información en la proforma establecida para el reintegro del importe de los medicamentos vendidos a pacientes ambulatorios

3. La entrega de medicamentos, producto de donación, a pacientes ambulatorios o a

los atendidos por consulta externa se realizará en forma gratuita (sin cobro alguno), consignando adicionalmente la palabra “DONACION” en el modelo SC 3-01 “Recibo de Efectivo” que regularmente emiten para las ventas.

4. Consecuentemente estos Recibos se emitirán en forma separada a fin de

contabilizar su importe y para conocer el destino final de estas donaciones y entrega de medicamentos y otros recursos por proyectos.

5. Por otra parte, informarán a la población los motivos de este proceder para

diferenciarlo de los casos en que las entregas serán objeto de cobro por el hospital o unidad asistencial según lo establecido.

6. Para el cumplimiento de lo anterior los medicamentos recibidos bajo esta

modalidad deben mantenerse identificados y controlados de forma tal que facilite al dependiente su entrega gratuita y a la administración su cuadre correspondiente.

9. Del Control Económico y la Contabilización.

1. Con el propósito de mantener la identificación adecuada que posibilite dar seguimiento al uso y destino final de los recursos materiales en todos los niveles de distribución, los Productos de Donación deben facturarse de forma independiente del resto de los productos que habitualmente circulan.


Igualmente se identificará la documentación que ampara las entradas y salidas para consumo (vales, recibos y otros) en las unidades ejecutoras.

2. Los medios materiales y de rotación y activos fijos tangibles recibidos como

donación deben ser recepcionados y contabilizados según lo establecido por los Subsistemas de Control Interno, Normas de Contabilidad y demás Regulaciones emitidas, y las que para situaciones excepcionales se regulan en la presente, con independencia de que estén aptos o no para su utilización cualquiera sea la vía de donación.

3. Las entidades beneficiarias de donaciones por vía directa, registrarán el importe

de la donación a partir del ‘’Acta de Recepción”, en sus cuentas de inventarios o de activos fijos tangibles, según corresponda, acreditándolo a la cuenta Donaciones Recibidas.

Los importes reflejados en la cuenta Donaciones Recibidas serán cancelados como parte del cierre de las operaciones del año para incrementar la inversión estatal.

4. Posteriormente se determinarán por la Comisión señalada en el acápite 7 de la

presente y otro personal técnico necesario, las mercancías no aptas para el consumo de dudosa calidad, (vencidas o en mal estado) y se procederá a su ajuste contable sin que ello constituya erogación de la entidad receptora.

10. Disposiciones Financieras. 1. Las donaciones recibidas serán valoradas a precios externos (FOB),

considerándose las condiciones acordadas para cada donación. 2. Las donaciones recibidas que se distribuyan por empresas de circulación interna,

se facturarán internamente de acuerdo con las reglas establecidas para la formación de precios (CIF) adicionando los márgenes comerciales que correspondan.

3. Para establecer el precio externo de las donaciones recibidas, se utilizará el

precio planificado para su área de origen o se estimará sobre la base de su precio de importación en su mercado de origen. De no ser posible por alguna de estas dos vías, se utilizará la información que pueda facilitarse en el envío y por el propio donante.

4. Las donaciones de mercancías y servicios-incluyendo materias primas y activos

fijos tangibles recibidos con destino al SNS, según lo establecido por los organismos competentes circularán por la economía interna mediante el sistema de cobros y pagos a los precios establecidos por la economía interna o por los


similares aplicando los márgenes comerciales que corresponden, aún cuando finalmente son objeto de entrega gratuita a la población como consumidor final.

5. Las Entidades autorizadas a formar los precios Mayoristas de los productos y

equipos recibidos por Donación utilizarán, como base para formarlos, el precio interno del producto importado o precio de empresa nacional de los similares. Si el producto es nuevo deberán solicitar el código al CECMED o MEDICUBA, según corresponda para poder facturar a la Circuladora Mayorista.

6. En el caso de los equipos de uso recibidos se fijará su valor mediante dictamen

técnico.

7. La Circuladora Mayorista Nacional formarán los precios minoristas de los medicamentos de acuerdo a los procedimientos establecidos.

8. Las entidades de circulación interna ingresarán el importe de las donaciones

recibidas al Presupuesto Central por el párrafo correspondiente del Clasificador de Recursos Financieros, dentro de los términos que para el pago de la compraventa de mercancías se establecen en las Normas para el Control de las Compras y Ventas de Mercancías y Servicios y sus cobros y pagos.

9. En el caso de las misceláneas, se le continuará asignando los precios por la

Circuladora Mayorista EMSUME, de acuerdo al pesaje del kilogramo de mercancía, más el costo de manipulación y transportación, de forma que la Empresa pueda resarcirse de los gastos incurridos.

10. Las producciones que en su elaboración incluyan una o más materias primas

recibidas por donación, con independencia de que las cantidades utilizadas sean mínimas, se les dará igual tratamiento que a las donaciones recibidas de productos terminados.

11. Como norma las entidades ejecutoras no deberán recibir donaciones de

productos por vía directa ya que deben intervenir las diferentes entidades circuladoras del SNS, según la naturaleza del producto. En caso que el donante lo haga, se valorarán por los receptores a los precios internos vigentes o de sus similares y no constituirán aporte al Presupuesto Central del Estado.

12. En todos los casos en que se produzcan estas recepciones directas es

obligatorio crear en el nivel de que se trate una Comisión formada por el Director (o en quién este delegue), el Jefe de Contabilidad o Contador y un Especialista, según la naturaleza de los productos recibidos, la que suscribirá Acta de Recepción y dará cuenta al Consejo de Dirección de la entidad.


13. Las entidades que reciban las donaciones serán responsables del pago de los gastos de su transportación, con excepción de los gastos que previamente apruebe la Comisión de Divisa.

14. Si la donación es en efectivo (CUC) se ingresará en la cuenta bancaria

centralizada, según lo regulado por la Instrucción General No. 222 del MINSAP.

11. De las Donaciones de Vehículos Automotores.

El extinto Ministerio para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica ha emitido las principales definiciones y disposiciones que conjuntamente con la Resolución No. 81/93 del MINCEX, rigen la autorización de las donaciones de vehículos automotores por parte de personas naturales y jurídicas cubanas. Se acompañan copias para su conocimiento y efectos procedentes (ver anexos).


CAPITULO II – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE COLABORACIÓN.

1. Procedimiento para el Control Económico de los Proyectos de Colaboración y de los Recursos que se Reciben por esa Vía.

La Resolución No. 15/2006 del antiguo Ministerio para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica en lo adelante MINVEC -hoy MINCEX-, aprueba “Las Normas para la Colaboración Económica que Cuba recibe”. Siendo parte de ellas los Proyectos de Colaboración, que son una importante vía de movilización de recursos materiales y financieros, de servicios y promoción de intercambio científico-técnico, recibidos con carácter no reembolsable y constituyen una modalidad de donaciones que se reciben al amparo de determinadas condiciones, requerimientos o resultados previamente acordados.

La existencia de compromisos suscritos mediante Términos de Referencia nos obliga a su administración rigurosa.

Para satisfacer esta demanda, en coordinación con la Dirección de Relaciones Internacionales y la Oficina de Donaciones y Proyectos en lo adelante ODP se establece el procedimiento siguiente:

De las Propuestas. 1. Generalmente las propuestas de proyectos se originan por:

Unidades Presupuestadas o Empresas de base – beneficiario.

Direcciones Provinciales y Municipales, Hospitales e Institutos de Investigación, Institutos y Facultades de Ciencias Médicas, y otras unidades del Sistema Nacional de Salud.

A propuesta de los Donantes: Gobiernos Centrales y sus Agencias de Cooperación Internacional o especializadas, Gobiernos Locales, Movimientos de Amistad y Solidaridad con Cuba, Organizaciones Internacionales y Organizaciones no Gubernamentales (ONG) radicadas en el país o en el exterior, Fundaciones, otras entidades públicas, entidades privadas y personas naturales.- aportadores – beneficiarios; para ser ejecutados en alguna institución del SNS – entidad beneficiaria


De la Administración.

2. La administración de los Proyectos de Colaboración es una responsabilidad de la dirección de las Instituciones del SNS ejecutoras del mismo

Unidad ejecutora del proyecto.

Coordinación y control de la UDP y las direcciones de Salud correspondientes.

Las contrapartes cubanas garantizan el cumplimiento de los compromisos asumidos en materia de recursos humanos, materiales y financieros durante la ejecución del proyecto y su sostenibilidad después que cese el financiamiento externo, los recursos provenientes de la Colaboración Económica destinados a los proyectos tienen la función, únicamente, de cumplimentar los objetivos para los cuales se aprueba el proyecto.

De la Aprobación. 3. En cualquiera de los casos, deben ser aprobados por todas las partes involucradas

directa o indirectamente en el Proyecto a nivel territorial y nacional.

Avales Territoriales.

Director de la Unidad Ejecutora, Direcciones del SNS que correspondan, Gobierno Municipal y Provincial, Delegación Territorial del MINVEC.

Avales Nacionales.

MINSAP a través de la Unidad de Donaciones y Proyectos, después de compatibilizar con el área técnica correspondiente.

Aval del MINFAR y la Defensa Civil. Aval del CITMA. MINVEC Nacional. Aval del Ministro de Salud en el caso de ONG Cubanas. Aval de la Oficina de Asuntos Religiosos del Comité Central del PCC

para las entidades de su atención.

Una vez concluida la referida compatibilización, son enviados al MINVEC para su aprobación.


4. Por los Organismos y Organizaciones Internacionales, las Direcciones Provinciales de Salud y Unidades de Subordinación Nacional se presentan las propuestas de proyectos a la ODP para que ésta realice los trámites, valoraciones, consultas y controles que correspondan.

El monto de un Proyecto en Moneda Libremente Convertible y Moneda Nacional es convenido por las contrapartes, quedando legalmente aprobado en los Términos de Referencia. Con vista a asegurar la utilización racional de los recursos provenientes de la Colaboración Económica, al momento de la formulación de los Proyectos se tomará en consideración, además de las prioridades definidas por el MINSAP, la necesidad de minimizar los gastos de administración, evitando destinar fondos para apoyo institucional o actividades que no resulten indispensables a los objetivos del proyecto de que se trate.

5. La ODP debe conocer y evaluar, en primera instancia, las propuestas de proyectos para el SNS y someterla a la aprobación del Área del MINSAP que atiende el tema del proyecto.

6. Una vez conciliada la factibilidad, intereses y términos del proyecto y con todos los

Avales necesarios la ODP lo presenta al MINVEC.

La aprobación se produce mediante la firma de los Términos de Referencia por las partes comprometidas, generalmente: MINVEC, MINSAP, contraparte oficial, técnica y ejecutora del proyecto y la contra parte extranjera actuante.

7. Los Términos de Referencia se redactan en un documento que se anexa al cuerpo

del proyecto y se presenta al MINVEC, para su autorización y firma. Este documento precisa, entre otros aspectos, la procedencia de los fondos externos, el presupuesto acordado para la ejecución del proyecto, los objetivos y las responsabilidades que cada participante asume en el Proyecto de Colaboración, la designación del Director cubano para el Proyecto y adquiere diversas formas según la fuente de financiamiento. Este proceso se rige por las Regulaciones, Normas y Procedimientos establecidos por las distintas fuentes de financiamiento y aceptados por nuestro país. La firma de este documento se realiza a nivel central o a nivel territorial, según se determine acorde al monto comprometido para el Proyecto

8. Los proyectos que sean presentados por los gobiernos locales para ser ejecutados

en instituciones del SNS, también serán avalados por las Direcciones Provinciales de Salud y la ODP.


9. Los Proyectos de Colaboración que conlleven transferencias de fondos al país, contarán con una cuenta bancaria independiente en el Banco Financiero Internacional cuya apertura y cierre es autorizada por el MINVEC. Las mismas pueden ser operadas por la Parte Extranjera o de forma conjunta por la Parte Extranjera y por la Parte Cubana. Todas las operaciones de desembolso son aprobadas por ambas Partes y ningún cheque o transferencia se emite a nombre de una persona natural, las compras estarán aprobadas por un Comité de Compras creado para cada Proyecto con la participación de los Especialistas de la EMED

Las cuentas se operarán en CUC o EUROS, en este último caso el BFI exige un titular extranjero, esta variante se utilizará en los proyectos que conlleven compras en el exterior y siempre autorizados por el Nivel Central.

Del Control . 10. La ODP habilitará un “Registro de Proyectos” para inscribir consecutivamente los

proyectos aprobados. 11. La ODP y las Unidades Ejecutoras deben conformar y conservar un expediente de

cada Proyecto con la documentación requerida.

a). El Proyecto según Metodología MINVEC. b). Términos de Referencia debidamente firmados c). Avales. d). Informes Técnicos – Narrativos y Financieros Trimestrales. e). Otros documentos (Prórrogas, Anexos y otros). f). Informes de las visitas de control, supervisiones y auditorias que se

le realicen al Proyecto. g). Actas de la constitución y de las reuniones de los Comités de Compras. h). Copias de facturas, recepción y entrega de recursos materiales. i). Licencia Operativa de la Cuenta Bancaria, j). Modelo de trámite de la Instrucción General No. 222.

12. En correspondencia con el Registro, la ODP organizará el Archivo Activo con el

consecutivo de los expedientes de Proyectos en ejecución.

De igual forma creará el Archivo Pasivo con los expedientes de los Proyectos ejecutados.

13. Por la Dirección Provincial de Salud se habilitará un Registro de Proyectos y un

Expediente de igual forma que en la ODP (puntos 10,11 y 12).


14. Con el propósito de facilitar el Control Económico, la parte Ejecutora responsable del Proyecto de Colaboración, elaborará y presentará a las partes firmantes los informes Técnicos-Narrativos y Financieros trimestralmente los días 20 de marzo, junio, septiembre y diciembre, según el Anexo C que se adjunta. La información financiera deberá ser acompañada de una copia del estado de cuenta bancaria.

Los informes financieros trimestrales incluirán una copia de todos los comprobantes de gastos de bienes y servicios relativos a la Moneda Nacional.

Como parte del control de la ejecución del Proyecto de Colaboración y de su financiamiento externo, la UDP tributará al MINVEC, los informes técnico – narrativos, que describen el desarrollo de la ejecución del proyecto y la información financiera los días 20 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre.

15. Las Instituciones del Sistema Nacional de Salud ejecutoras de Proyectos de

Colaboración en el área de Contabilidad se habilitará un expediente con una fotocopia de los documentos nos 2, 4, 6, 8, 9, y 10 del punto No. 11 y procederá a la contabilización de los recursos que reciba y administre con cargo al proyecto, abriendo un Centro de Costo para registrar los gastos y un submayor para controlar la ejecución financiera.

16. Las Instituciones del Sistema Nacional de Salud, efectuarán Trimestralmente el

análisis en el Consejo Dirección de la ejecución de los proyectos en ejecución. 17. Los recursos destinados a la ejecución de Proyectos de Colaboración pueden

aportarse de tres (3) formas:

a) En efectivo (transferencias bancarias) a la entidad beneficiada. Este financiamiento se depositará en una Cuenta Bancaria abierta a nombre del Proyecto, que puede ser operada por la parte extranjera, por la parte cubana o por ambas partes.

b) Asignación directa de los recursos por el donante a la entidad beneficiada

(Financiamiento en especies).

c) Asignación de efectivos y recursos a la entidad que ejecuta el proyecto (combinación de las dos anteriores).

Los recursos de la Colaboración Económica destinados a los proyectos están en función, únicamente, de cumplimentar los objetivos para los cuales se aprueba el proyecto.


18. Por la (modalidad 17-a) se procede a la apertura de una Cuenta Bancaria a nombre del proyecto nominalizada en el BFI.

Las firmas autorizadas son definidas por la contraparte ejecutora del Proyecto y la ODP es la encargada de solicitar al MINVEC la apertura de la cuenta bancaria, describiendo los firmantes y el Nombre de la Cuenta. Debiendo ser siempre 4 firmas, 2 principales y 2 secundarias. Entre ellas tiene que estar el Director del Proyecto y el Económico de la Entidad, teniendo que estar este último entre las 2 principales

19. La institución beneficiaria realiza la recepción en el almacén de todos los recursos que se reciben en el marco del proyecto, y los contabiliza como Donaciones Recibidas, y las salidas para gastos se efectúan de acuerdo a los objetivos del proyecto y siempre por el procedimiento establecido por el Sistema de Contabilidad.

Particular atención a la recepción y control de los activos fijos tangibles los que también están sujetos a las normas establecidas por este Subsistema Contable.

El movimiento de la cuenta y los recursos adquiridos son objeto de contabilización, conciliación bancaria, aplicación de las Normas de Control Interno y el cumplimiento de lo establecido en la Resolución No.15 del MINVEC y la Instrucción General No. 222 del MINSAP

20. Las adquisiciones de recursos previstas en el proyecto son realizadas a través de un Comité de Compras, en el cual se decide la ejecución del presupuesto para dar salida a los objetivos del proyecto, cumplimentando lo establecido en la Resolución No.15/2006 del MINVEC.

Los acuerdos tomados en estos Comités de Compras deben ser presentados para el conocimiento de la Comisión de Divisa en primera instancia de la unidad y posteriormente a la de la Dirección Provincial de Salud si es de subordinación local y a la del Nivel Central si es de subordinación nacional.

El trámite de la compra se realiza al amparo del modelo y proceder y establecido por

la Instrucción General No. 222 del MINSAP.

2. Indicaciones para la Supervisión del Control Económico.

1. El expediente del Proyecto de Colaboración debe estar conformado por:

Formulación del Proyecto ( Presupuesto desglosado por etapas y partidas de gasto)


Términos de Referencia firmado por la parte extranjera, parte oficial cubana, parte técnica y ejecutora y el MINVEC.

Avales de :

Director de salud según la instancia. Delegación territorial del MINVEC. Todas las instituciones o personas involucradas. Compatibilización con la FAR y la Defensa Civil. Compatibilización con el CITMA, si es de investigación. Del Ministro de Salud Pública, si es una ONG el ejecutor o donante. De la Oficina de Asuntos Religiosos del Comité Central del PCC, si el

donante es una organización religiosa.

Informes técnicos, narrativos y financieros.

Todos los autocontroles, supervisiones y auditorias que se les hagan al Proyecto.

2. Existencia de un comité de compras donde participen la Dirección de la Unidad

Ejecutora con su Comisión de Divisa, los representantes de la EMED y la contra parte extranjera (estos dos últimos de ser necesarios). En este Comité de compras se aprobarán todas las adquisiciones de bienes y servicios mediante acuerdos que luego serán presentados para el conocimiento de la Comisión de Divisa de la Dirección Provincial de Salud en caso de ser de subordinación local y a la Comisión de Divisa del MINSAP en caso de ser de subordinación nacional quienes ratificarán los mismos.

3. Chequeo de la cuenta en MLC, con sus firmas autorizadas que deben ser cuatro

(4) y siempre entre las dos principales debe de estar el Jefe Económico de la entidad.

4. Todas las operaciones registradas como depósitos y extracciones en el Estado de

Cuenta que emite el Banco, tienen que estar amparados los primeros por los ingresos realizados por la contraparte extranjera según se describe en la responsabilidad acordada en los términos de referencia y los segundos por los acuerdos de los Comités de Compras y las facturas de los proveedores.

5. Debe existir una conciliación mensual de esta cuenta desde el punto de vista

contable

6. Verificar que las compras de bienes y servicios tienen que estar debidamente amparadas por Contratos Económicos, Facturas y en el caso de los bienes materiales, recepcionados en los almacenes de la entidad. Todo debe estar contabilizado como donaciones recibidas.


7. Revisar que la utilización de los recursos financieros es sólo para cumplimentar los objetivos del proyecto, no pudiéndose financiar otras actividades que no guardan relación con el mismo.

8. Comprobar que los presupuestos deben de estar suficientemente desglosados por

partidas y no pueden sobre ejecutarse.

9. Las modificaciones a las partidas del presupuesto solo se pueden hacer con la aprobación de las partes firmantes y siempre que no se desvíe sustancialmente de los objetivos previsto con el mismo y estar aprobado en un anexo a los términos de referencia.

10. En el caso de la adquisición de los activos fijos tangibles (AFT) se contabilizarán y

controlarán como lo establece el Sistema Nacional de Contabilidad y el Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.

En las visitas de control que se les realice al Proyecto por el nivel superior se deben evaluar los aspectos económicos, financieros y estadísticos siguientes:

a). Estado de cumplimiento de los aportes financieros tanto externos como

nacionales, en correspondencia con lo previsto en el proyecto. b). Verificar el Cronograma de Ejecución del proyecto. c). Que la presentación de la información financiera y de los informes técnicos

narrativos se realice de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 15/2006 del MINVEC.

d). Comprobar la contabilización de los recursos materiales y financieros. e). Verificar la correspondencia entre los gastos registrados por partida del

presupuesto y el presupuesto aprobado. f). Verificar la existencia y funcionamiento de los Comités de Compras.

g). Comprobar que las compras son conocidas por la Comisión de Divisas y realizada según lo establece la Instrucción General No. 222 del MINSAP.

h). Verificar si se cumple la Instrucción General No. 206 del MINSAP en cuanto a la comprobación del destino final.

De la Responsabilidad.

1) Los Proyectos de Colaboración se ejecutan al amparo de la Resolución No.15/2006 del MINCEX y la firma de los Términos de Referencia por cada una de las partes y los compromisos son de obligatorio cumplimiento por los Jefes máximos y demás dirigentes y funcionarios de las entidades ejecutoras.


Esta obligatoriedad se refiere a los aspectos técnicos, etapas, calendarios, administración de recursos, informes y resultados.

En consecuencia, el Jefe máximo de la entidad ejecutora del proyecto es el responsable del control de los recursos materiales y financieros que recibe por el proyecto y de garantizar el cumplimiento de la presente.

2) Los proyectos tendrán una formalización de los compromisos y relaciones con el

Fondo Mundial y se inscriben a través del documento Acuerdo de Subvención y las relaciones del Recipiente Principal con los Sub-beneficiarios en las Cartas Acuerdos de Cooperación, firmada con cada institución.

3) El Mecanismo de Coordinación del País, MCP es la figura organizativa

conformada, según los lineamientos del Fondo Mundial de Lucha contra Enfermedades, para optar por un proyecto bajo su financiamiento con el objetivo de reducir, en forma sostenible y significativa, las infecciones y defunciones de las enfermedades.

4) Cada proyecto aprobado por Acuerdo de Subvención contendrá un plan de

acción y un presupuesto aprobado los cuales son de estricto cumplimientos por los Responsables de los Proyectos dentro del MINSAP.

5) Cada sub-beneficiario dentro del MINSAP-unidades y estructuras del sector-

confeccionará la solicitud de adquisición de los recursos planificados, dentro del marco financiero aprobado y lo presentará a la Oficina Nacional de Proyectos -”ONP“ del MINCEX previa aprobación de la Comisión de Divisas correspondientes a la entidad solicitada.

6) La Oficina Nacional de Proyectos- ” ONP “ del MINCEX dentro de sus funciones

tiene establecido tramitar con la Empresa Ejecutora de Donativos ” EMED” del MINCEX las solicitudes de adquisiciones que cumplan los requisitos del Proyecto y se encuentren presentadas para el año.

7) Las compras de mercancías que se ejecuten con cargo al financiamiento de

proyectos deben realizarse a través de la Empresa Ejecutora de Donativos (EMED) del MINCEX o sus representantes en Provincias; entidad creada para atender esta actividad, garantizando facilidades en las operaciones y venta de mercancías con rebajas beneficiosas para los usuarios.

8) Con el propósito de viabilizar las compras de mercancías a la EMED, el

MINCEX debe enviar la documentación requerida a esa entidad o a sus dependencias en los territorios.


9) Los sub-beneficiarios de los proyectos del MINSAP cumplirán las siguientes funciones.

a) Trabajar por el cumplimiento exitoso de las tareas y lograr las metas del

Plan de Acción y el Proyecto en su totalidad. b) Participar en las reuniones y actividades convocadas al efecto y

cumplimentar los acuerdos y decisiones generales y específicas que le competen a los resultados esperados.

c) Reportar con evidencias los resultados trimestrales a las entidades involucradas en los proyectos según se soliciten.- ONE, ONP, PNUD y otras.

d) Crear y mantener un expediente con el registro de evidencias y evaluación de las tareas de los proyectos.

e) Cumplir con todas las exigencias de contabilización sobre los recursos financieros y materiales que han dispuesto por el proyecto.

f) Participar en las actividades de orientación, organización y control de los proyectos.

g) Formalizar con los requisitos exigidos las solicitudes de adquisiciones y de pagos a los que tiene derecho al amparo de su presupuesto en el proyecto.

h) Recibir y facilitar los procesos de supervisión, control y evaluación que se establezcan bajo el Programa de Auditorias del Proyecto.

i) Orientar y controlar los procesos de trabajo e informaciones que deben cumplir los sub-beneficiarios subordinados a los territorios.

j) Asegurar las actividades de monitoreo y supervisión de sus respectivas dependencias territoriales.

10) Los sub-beneficiarios de los proyectos del MINSAP deberán participar en los

Comités Técnicos y de Compra que se convoquen durante el desarrollo de los Proyectos.

11) Los Proyectos de Colaboración con independencia de su procedencia que en

su ejecución aporten al Sistema Nacional de Salud recursos materiales, incluyendo activos fijos tangibles, financieros, a esta actividad se les debe dar el mismo tratamiento que los provenientes de DONACIONES aplicando del Capitulo I las Secciones de la 2 a la 10 de esta Instrucción adecuándola a las características del mismo.


GENERALIDADES 1. Contiene los aspectos esenciales de la Resolución No 61/1997 del Ministerio de

Finanzas y Precios.

2. Los jefes máximos de las entidades serán los responsables del cumplimiento de lo que por la presente se dispone, debiendo orientar a los demás dirigentes, funcionarios y trabajadores de las entidades sobre los aspectos que a cada uno corresponde cumplir en el desempeño de sus funciones

DISPOSICION FINAL. 1. Los requerimientos técnicos para la confección de los asientos contables que se

generen durante la aplicación de la presente Instrucción, están contenidos en el Manual de Instrucciones y Procedimientos del Subsistema de Contabilidad, ubicado en la Página Electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad del MINSAP.

http://www.dncontabilidad.sld.cu/.

2. Se derogan los documentos que se detallan a continuación, y que han sido revisados,

actualizados e incluidos en esta Instrucción General.

Documento Número

Asunto

Fecha de Emisión

Instrucción General No 242

Procedimiento para el Control Económico de los Proyectos de Colaboración y de los Recursos que se Reciben por esa Vía.

9-05-08

Instrucción General No. 227

Tratamiento de las Donaciones que Recibe el Sistema Nacional de Salud.

16-11-98

Instrucción General No. 227 Apéndice No. 1

Tratamiento de las Donaciones que Recibe el Sistema Nacional de Salud.

16-03-99

Carta Circular 4 Procedimiento para la Recepción Preliminar de las Donaciones que Recibe el MINSAP.

8-07-03

Carta Circular 4 Apéndice No. 1

Procedimiento para la Recepción Preliminar de las Donaciones que Recibe el MINSAP.

4-08-04

Carta Circular 4 Apéndice No. 2

Procedimiento para la Recepción Preliminar de las Donaciones que Recibe el MINSAP.

4-10-07

Carta Circular 22 Autorización de las Donaciones de Vehículos Automotores.

26-06-96

http://www.dncontabilidad.sld.cu/


Esta Instrucción General surte efecto a partir de la fecha de su emisión.

Lic. María Elena Díaz Campos Directora de Finanzas y Contabilidad p.s.r.

Vto. Bueno: Lic. Pedro Hidalgo Prado Dr Luis Estruch Rancaño Viceministro Viceministro.

Dictaminado conforme Lic. Tania García Cabello Directora Jurídica Registrado por: Dpto. Sistemas y Métodos


CAPITULO III – ANEXOS.

ANEXO A

Diagrama para la Aprobación de Proyectos de Cooperación

Formulación Aprobación

Aval Técnico Concilia áreas del MINSAP

Aprobación

Términos de Referencia

BENEFICIARIO

DIRECCIONES DE LAS INSTITUCIONES

DEL SNS

UNIDAD DE

DONACIONES

Y PROYECTOS

MINCEX

FIRMAS

(PARTES)


ANEXO B

Diagrama de Control de Proyectos

A Aprobación y firma de los Términos de Referencia

No. Consecutivo Registro del Proyecto Expediente del Proyecto Registro del Proyecto Expediente del Proyecto

Control del Presupuesto

Control del Presupuesto Expediente del Proyecto Movimientos Financieros Inventarios Ejecución - Gastos Presupuesto y Ejecución por Proyecto

MINCEX

UNIDAD DE DONACIONES

Y PROYECTOS

DIRECCIONES DE LAS INSTITUCIONES DEL

SNS QUE EJECUTAN EL

PROYECTO

ENTIDAD EJECUTORA

CONTABILIZACION

CUENTA BANCARIA

INFORME

ECONOMICO


ANEXO C

Información Financiera de los Proyectos de Colaboración

Título del proyecto:

(1) País u Organismo Internacional:

(2) Descripción Fuente/Donante:

(3) Contraparte extranjera: (4) Contraparte cubana:

(5) Fecha Firma de Términos de Referencia o Documento Similar:

(6) Fecha Inicial: (7) Fecha Final:

(8) Provincia cubana: (9) Estado de ejecución:

Naturaleza Presup.

Ejecución por trimestres

Eje. Acum. Saldo Disp. I II IV

Activos Fijos Tangibles 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $

Equipos de transporte 0 $ 0 $

Equipos médicos 0 $ 0 $

Otros 0 $ 0 $

Materiales Gastables 0 $ 0 $

Insumos Médicos 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $

Vacunas 0 $ 0 $

Anticonceptivos 0 $ 0 $

Otros Insumos médicos 0 $ 0 $

Alimentos 0 $ 0 $

Asistencia Técnica 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $

Consultorías 0 $ 0 $

Eventos 0 $ 0 $

Otros 0 $ 0 $

Capacitación 0 $ 0 $

Subcontratos de Servicios 0 $ 0 $

Misceláneas 0 $ 0 $

TOTAL 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $


ANEXO D DEFINICIONES PARA LA APLICACION DEL “PROCEDIMIENTO QUE REGULA LAS DONACIONES DE VEHICULOS AUTOMOTORES POR PERSONAS NATURALES O JURIDICAS EXTRANJERAS A PERSONAS JURIDICAS CUBANAS” PUESTO EN VIGOR POR LA RESOUCION NO.081/93 EMITIDA POR EL MINISTERIO PARA LA INVERSION EXTRANJERA Y LA COLABORACION ECONOMICA, EL 22 DE DICIEMBRE DE 1993. Como las donaciones de vehículos automotores al amparo o no. de Convenios, Acuerdos, Protocolos o Términos de Referencia para financiar proyectos de colaboración, se han incrementado considerablemente desde la fecha de emisión de la Resolución 081/93, resulta necesario precisar y/o ampliar algunas definiciones y enmarcar el tratamiento a los vehículos donados dentro de la política general establecida para las donaciones, evitando que se viole la política de importación de vehículos automotores, que se burle el pago de impuestos en MLC por concepto de importación o que se tramiten como donaciones vehículos, artículos o insumos con fines lucrativos.

1. DE LA DEFINICION.

1. Teniendo en cuenta que se considera donación cualquier recurso que se reciba, vinculado o no a proyectos de colaboración internacional, en especie o en efectivo, con carácter no reembolsable, cuyo valor pueda constituir un ingreso al Presupuesto Central del Estado y el destino de uso no tenga un fin lucrativo, solo podrán ser importados o adquiridos en el país en calidad de donativo los vehículos automotores que cumplan estrictamente con esta definición.

2. DE LOS BENEFICIARIOS.

a) Los Órganos y Organismos Estatales, las Organizaciones Políticas y de Masas, las Instituciones Docentes, Científicas y Culturales, las Empresas y otras entidades, estatales o locales, y los Órganos del Poder Popular, pueden ser beneficiarios directos de donaciones de vehículos automotores, vinculados o no a proyectos.

b) Las Organizaciones no Gubernamentales cubanas, a través de sus órganos de

relación.


c) Las Organizaciones no Gubernamentales Extranjeras, los Organismos Internacionales acreditados en Cuba y el personal extranjero vinculado a proyectos de colaboración, podrán importar libres de impuestos vehículos automotores cuando estos estén asociados a proyectos de colaboración oficiales, que financien o ejecuten los que podrán reexportar, vender a Cubalse o donar al Estado cubano cuando el proyecto concluya.

d) No podrán ser beneficiarios de donaciones de vehículos automotores el resto de

las Representaciones Extranjeras acreditadas en el país, las Asociaciones Económicas, empresas privadas y personas naturales nacionales o extranjeras.

e) Independientemente de lo regulado en los incisos a) y b) no se autorizarán

donaciones de vehículos automotores si entre el donante y el beneficiario median vínculos o intereses de tipo económico.

f) La recepción de donaciones de vehículos automotores por parte de cualquier otra

entidad cubana no descrita anteriormente será sometida a la consideración de la Secretaría Ejecutiva del Consejo de Ministros.

3. DEL INGRESO AL PRESPUESTO CENTRAL.

Toda entidad cubana beneficiaria de vehículos automotores donados deberá abonar su contravalor en moneda nacional de acuerdo con las regulaciones vigentes del Ministerio de Finanzas y Precios.

La Habana, 22 de abril de 1996.

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