MNL - FI-AF - 01- Manual de Activos Fijos

Manual de UsuarioMódulo: Finanzas (FI)

Autor: Laura Morandeira German Cibulskas

Fecha de creación: Febrero 2014Versión: 01

MANUAL DE USUARIO

MODULO: FI-AM

Manual de Activos Fijos Documentación del proceso Empresarial

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Iconos

Icono Significado

Advertencia

Ejemplo

Nota

Recomendación

Sintaxis

Proceso Externo

Proceso de Negocio Alternativo/Decisión

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Contenido

1 Objetivo..............................................................................................................................................................42 Requisitos...........................................................................................................................................................43 Utilización...........................................................................................................................................................44 Etapas del proceso..............................................................................................................................................5

4.1 Datos maestros de Activos Fijos..................................................................................................................54.1.1 Datos Maestros - Activo Fijo...............................................................................................................5

4.1.2 Bloquear Activo Fijo............................................................................................................................9

4.1.3 Borrar Activo Fijo..............................................................................................................................11

4.1.4 Asset Explorer...................................................................................................................................12

4.2 Operaciones Contables.............................................................................................................................124.2.1 Alta de Activo fijo con Acreedor........................................................................................................12

4.2.2 Alta de Activo con contrapartida Automática...................................................................................15

4.2.3 Baja por desguace.............................................................................................................................19

4.2.4 Baja con Ingreso sin Deudor..............................................................................................................20

4.2.5 Traslado de Activos fijos....................................................................................................................23

4.2.6 Visualizar/Modificar documento de Activos.....................................................................................25

4.2.7 Anular documento de Activos...........................................................................................................27

4.3 Operaciones Periódicas.............................................................................................................................284.3.1 Ejecutar Amortizaciones...................................................................................................................28

4.3.2 Log de Amortizaciones......................................................................................................................33

4.3.3 Amortizaciones no planificadas.........................................................................................................36

4.4 Pasos de Cierre.........................................................................................................................................384.4.1 Cierre de ejercicio.............................................................................................................................38

4.4.2 Cambio de Ejercicio...........................................................................................................................39

4.4.3 Anular Cierre de Ejercicio..................................................................................................................45

4.4.4 Reconciliar FI-AA...............................................................................................................................46

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1 ObjetivoLas funciones de la Gestión de activos fijos materiales permiten ilustrar y documentar el desarrollo de los activos fijos para la contabilidad.

La contabilidad de activos fijos es un libro auxiliar del libro mayor y se utiliza para gestionar y documentar al detalle los movimientos de activos fijos. En la contabilidad principal, se puede actualizar la amortización y los cambios en los valores de balance de la contabilidad de activos fijos. También puede crear diferentes imputaciones en contabilidad de costes para estos movimientos.

Como consecuencia de la integración en SAP ERP, la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) transfiere los datos directamente a otros componentes SAP ECC y desde ellos. Por ejemplo, se puede contabilizar desde el componente Gestión de materiales (MM) directamente en FI-AA. En el caso de un activo fijo comprado o de producción propia, se puede contabilizar la recepción de la factura, la entrada de mercancías o la retirada del almacén en activos fijos en el componente Contabilidad de activos fijos. Al mismo tiempo, puede pasar la amortización y los intereses directamente a los componentes Contabilidad financiera (FI) y Contabilidad de costes (CO). Desde el componente Mantenimiento (PM) puede liquidar las actividades de mantenimiento que requieren capitalización de los activos fijos.

Para gestionar activos fijos materiales puede utilizar las funciones empresariales de los siguientes componentes del sistema:

Componente Funciones

Contabilidad financiera (FI) Integración con el libro mayor y otros libros auxiliares.

Contabilidad de activos fijos (FI-AA)

Valoración de activos fijos y liquidación de activos fijos en curso

Contabilidad de costes (CO) Contabilidad de la amortización analítica

2 Flujo del ProcesoEl escenario Gestión de activos fijos materiales ofrece una gestión y supervisión pormenorizadas de los activos fijos desde la perspectiva del ciclo de vida de cada uno de los activos fijos. Este escenario abarca toda la vida del activo fijo: desde el pedido o alta inicial (que se puede gestionar como un activo fijo en curso) hasta la baja. Entre estos dos eventos, el sistema gestiona todas las operaciones relacionadas con él y garantiza su integración en el libro mayor.

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3 UtilizaciónLos diferentes aspectos de información se estructuran en función del área de utilización y funciones del sistema para que les resulte más fácil a los usuarios poder realizar los procesos y guiarse a través del presente documento.

4 Tabla de Resumen del Proceso

Etapa del proceso Condición empresarial Código de transacción

Resultados esperados

Actualización de datos maestros

Un activo fijo es un objeto, un derecho u otra posición propiedad de una empresa, previsto para ser utilizado a largo plazo, y que puede identificarse individualmente en el balance.

AS02, AS03, AS06, AS05, AS11

Explorer AF Analizar cambios en el valor de un activo fijo. AW01N Se pueden mostrar los datos maestros y los valores del activo fijo

Alta por compra con proveedor

El alta de activo fijo entra con el proveedor. F-90 El activo fijo se ha capitalizado con el importe especificado.

Alta con contrapartida automática

El alta de activo fijo entra antes de la recepción de la factura.

ABZON El activo fijo se ha capitalizado con el importe especificado.

Baja con ingresos Realizar una baja con ingresos con una venta de cliente.

F-92 Se ha registrado una baja para el activo fijo especificado. Las ganancias o pérdidas resultantes se han calculado automáticamente y contabilizado en las cuentas definidas en el Customizing.

Baja con ingresos sin cliente

Realice una baja con ingresos con sin cliente. ABAON Se ha registrado una baja para el activo fijo especificado. Las ganancias o pérdidas resultantes se han calculado automáticamente y contabilizado en las cuentas definidas en el Customizing.

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Baja por desguace Realizar una baja sin ingresos con siniestro total para desguace.

ABAVN Se ha registrado una baja para el activo fijo especificado. Las ganancias o pérdidas resultantes se han calculado automáticamente y contabilizado en las cuentas definidas en el Customizing.

Traspasos Realizar traspasos dentro de una empresa. ABUMN Se transfieren al activo fijo de alta todos los costes de adquisición y producción (CAP) y la amortización acumulada (transferencia total), o la parte de CAP especificada con la amortización acumulada proporcional (transferencia parcial).

Postcapitalización Corrección subsiguiente para la adquisición y costes de fabricación de un activo fijo.

ABNAN La postcapitalización se contabiliza en el activo fijo nuevo.

Correcciones Por corrección se entiende el cambio posterior a la valoración de un activo fijo.

ABZU La corrección se ha contabilizado en el activo fijo.

Amortización no planificada

Reducción permanente inesperada en el valor de un activo fijo.

ABAA La amortización no planificada se ha contabilizado en todas las áreas de valoración especificadas y se visualiza por separado. El documento FI se contabiliza durante la ejecución de amortizaciones.

Solicitud de anticipo para activos fijos en curso

Los anticipos para activos fijos en curso son altas de activos fijos que se tienen que capitalizar e informar como una partida independiente en el balance.

F-47 Solicitud de anticipo contabilizada. No provoca la contabilización del activo fijo.

Contabilización del anticipo

F.48

Contabilización de la factura final

Alta de activo fijo. F-90 Se generará una partida individual de activo fijo en el activo fijo en curso.

Compensación del anticipo

Compensar el anticipo con la factura. F-54 Se ha generado una partida individual de activo fijo para el activo fijo en curso como resultado de la operación de contabilización para la compensación del anticipo.

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Liquidación de activos fijos en curso

Los activos fijos en curso se pueden gestionar para la liquidación por totales o por partida individual.

AIAB Finalizada la liquidación, se realiza un traspaso entre el activo fijo en curso y los activos fijos finalizados.

Ejecución de contabilización de amortizaciones

La contabilización de amortizaciones debería ejecutarse con frecuencia (anual, semestral, trimestral o mensual). El sistema crea documentos de contabilización para cada área de valoración y grupo de cuentas de acuerdo con el ritmo de contabilización especificado en el Customizing

AFAB La amortización planificada se contabiliza en las cuentas definidas en el Customizing por medio de documentos colectivos.

Recálculo de valores En determinadas circunstancias, puede ser necesario recalcular la amortización anual planificada para una serie de activos fijos.

AFAR Si se han producido cambios como resultado del proceso de recálculo, la amortización planificada se ajusta para los activos fijos en cuestión. La nueva amortización planificada se utiliza como base para las siguientes ejecuciones de contabilización de amortizaciones.

Simulación de amortización/Planificación de costes primarios

Prever la amortización planificada de bienes económicos durante varios años. Contabilizar la amortización planificada como costes plan en centros de coste u órdenes CO a las que se les han asignado los activos fijos individuales.

S_ALR_87012936 y S_ALR_87099918

Los costes planificados se contabilizan directamente en los objetos de Controlling asignados y se pueden evaluar mediante el reporting de centros de coste o de órdenes CO.

Apertura y cierre de activos fijos de período de FI

Cerrar los períodos de contabilización para FI-AA y abrir los nuevos períodos para FI-AA.

S_ALR_87003642 (OB52)

No se pueden efectuar más contabilizaciones de FI-AA en el período anterior. Se admiten contabilizaciones para períodos futuros.

Cambio de ejercicio El cambio de ejercicio sólo se puede realizar (aunque sea en modo de prueba) para el ejercicio nuevo.

AJRW El valor de los activos fijos del ejercicio anterior se ha arrastrado acumulativamente al ejercicio nuevo. Ahora se pueden realizar las contabilizaciones en el ejercicio nuevo.

Control de cuentas Control de cuentas entre FI y AA. ABST2 El informe genera una lista de las cuentas que muestra las diferencias. Cuando hay diferencias, éstas se deben analizar antes de comenzar el siguiente paso (cierre del ejercicio).

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Cierre del ejercicio Puede utilizar el programa de cierre del ejercicio para cerrar el ejercicio contable de una o varias sociedades.

AJAB y OAAQ y OAAR

Si ha realizado el cierre del ejercicio en el modo de actualización, ya no puede contabilizar en el ejercicio cerrado.

Sistema de información El Sistema de información de la Contabilidad de activos fijos reúne una serie de informes ordenados en una estructura de árbol.

distintos informes

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5 Etapas del proceso

5.1 Datos maestros de Activos Fijos

5.1.1 Datos Maestros - Activo Fijo

UtilizaciónUn activo fijo es un objeto, un derecho u otra posición propiedad de una empresa, previsto para ser utilizado a largo plazo, y que puede identificarse individualmente en el balance. La actualización de los activos fijos supone la creación, cambio y visualización de los registros maestros de activos fijos.

Los diferentes aspectos de información se estructuran en función del área de utilización y funciones del sistema para que les resulte más fácil a los usuarios crear, actualizar y evaluar los datos maestros. Los registros maestros de activos fijos se componen de las dos partes que se describen a continuación.

Los datos maestros generales, es la parte del registro maestro contiene información general sobre el activo fijo. Cabe distinguir los siguientes grupos de campos:

Información general (descripción, cantidad, etc.) Imputación Información relevante para la contabilización (p. ej., fecha de capitalización) Asignaciones dependientes del tiempo (por ejemplo, el centro de coste) Información para el mantenimiento Entradas para el impuesto sobre el patrimonio neto Información sobre bienes inmuebles Información sobre el origen del activo fijo Datos de inventario Campos de usuario/criterios de clasificación Datos del seguro

Para definir la disposición de un registro maestro de activo fijo, se utiliza una regla de estructuración de pantallas que esté definida en la clase de activo fijo. Por ejemplo, se puede ocultar la matrícula del vehículo para Bienes inmuebles y edificios, y definirla como campo obligatorio para Vehículos.

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Parámetros de ValoraciónEn la sección de valoración de un registro maestro de activo fijo se define cómo se valora un activo fijo en cada área de valoración. En nuestro ejemplo, los principales parámetros de amortización son la fecha de inicio de la amortización normal, que se determina con la clave de amortización, y la fecha de referencia de la contabilización de alta, la clave de amortización y la vida útil.

Ejemplo: en la sección de valoración de una máquina, se especifica que la máquina se tiene que liquidar en el área de valoración XX (cost-accounting depreciation) en un plazo de tres años. La máquina se tiene que amortizar por medio de la amortización lineal. También se especifica que la máquina se tiene que seguir amortizando si aún se utiliza una vez superada su vida útil. Para ello, se define la clave de amortización apropiada que ofrece un método de amortización lineal y permite la amortización bajo cero. Esta clave de amortización también determina si en la contabilización de alta se debe tener en cuenta la regla de simplificación o la determinación de períodos.

Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Activo Fijo Crear / Visualizar / Modificar

Transacción AS01 / AS02 / AS03

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Se indica la Clase de activos fijos y la Sociedad

Presionando ENTER se ven los datos maestros del Activo Fijo que se está creando.

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En la pestaña “Dependiente Tiempo” se ingresa el Centro de Coste. Este es un campo marcado como OBLIGATORIO ya que debe completarse para obtener una ejecución de amortización exitosa.

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En la etiqueta Valoración se almacenan las claves de amortización.

Se utilizan las claves XXXX (Contable y Líneal) que amortiza desde inicio de mes de alta.

Las áreas de valoración que se tienen en cuenta para el proyecto son la XX (área contable) y la YY (área fiscal)

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Con se graba el Activo Fijo a crear.

Luego, en la barra inferior aparece el número de bien creado, en este caso el 31000036 0.

Modificación de Activos Fijos AS02.

En este caso agregamos información del número de Patente.

Con se graba la modificación del Activo Fijo.

Visualización de Activos Fijos

Transacción AS03

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En la visualización se ven todos los campos grisados impidiendo modificaciones.

5.1.2 Bloquear Activo FijoAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Activo

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Fijo Bloquear

Transacción AS05

o ENTER para indicar el bloqueo del Activo Fijo.

Además en el recuadro inferior, indica si el bloqueo se hace para futuras altas impidiendo contabilizaciones de altas en el Activo Fijo.

Por último para guardar y salir.16




5.1.3 Borrar Activo FijoAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Activo Fijo Borrar

Transacción AS06

Con o ENTER se accede a la pantalla de borrado

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En el recuadro inferior, con se indica al sistema que borre los datos del activo fijo siempre y cuando no tenga contabilizaciones ni imputaciones.

Clickear para guardar y aparece el mensaje de confirmación

Confirmar clickeando

Aparece en la barra de mensajes .

5.1.4 Asset ExplorerEl Asset Explorer permite analizar los cambios en el valor de los registros maestros de activos fijos. Muestra el balance planificado y el contabilizado, y los valores de amortización de un activo fijo en diferentes formas y niveles de integración.

El Asset Explorer está compuesto por

Una cabecera para introducir la sociedad y el activo fijo solicitado. Un árbol de resumen para navegar por las diferentes áreas de valoración. Un árbol de resumen que muestra los objetos relacionados con el activo fijo. Una ficha para analizar los valores plan, los valores contabilizados y los diferentes parámetros para

comparar los ejercicios y las áreas de valoración.Si desea acceder a una descripción detallada de estas funciones y a más información sobre la utilización del Asset Explorer, consulte la documentación SAP ERP.


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Activo Fijo Explorer

Transacción AW01N

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Al entrar se visualiza el Activo Fijo creado anteriormente. Este reporte permite visualizar todos los datos referentes al activo: importe de valor de origen, amortización acumulada, amortización por periodo, periodos ya contabilizados, etc.

En la solapa Valores Contables se visualizan las amortizaciones contabilizadas y/o las previstas.

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ResultadoLa etiqueta Valores plan contiene todos los movimientos que modifican los costes de adquisición y producción, todos los valores de amortización que se han calculado para el activo fijo (incluidas las amortizaciones acumuladas proporcionales), el valor neto contable y el interés calculado.

La etiqueta Valores contab. muestra todos los movimientos reservados.

La etiqueta Comparaciones muestra varios años.

La etiqueta Parámetros muestra la clave de amortización y otras características del activo fijo.

5.2 Operaciones Contables

5.2.1 Alta de Activo fijo con Acreedor

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El alta de activos fijos externos es una operación resultante del alta de un activo fijo de un interlocutor comercial (en contraposición a un alta interna). El alta de un activo fijo externo se puede contabilizar de varias maneras:

En la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) integrada en Contabilidad de acreedores (FI-AP) En la Contabilidad de activos fijos sin integrarla en Contabilidad de costes (contabilidad en una cuenta de

compensación – con compensación o sin ella). Hay dos escenarios:a) El alta de activo fijo entra antes de la recepción de la factura. La contrapartida se contabiliza

automáticamente.b) El alta de activo fijo se contabiliza después de la recepción de la factura. La factura se contabilizó

como partida abierta en una cuenta de compensación.


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Activo Fijo Explorer

Transacción F-90

Esta transacción es similar a la factura de acreedor. La diferencia radica en que en lugar de usar como contrapartida una cuenta de mayor, se utiliza la del activo fijo.

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Fecha del documento

<Fecha de documento> P.ej., hoy

Tipo KR

Sociedad 1000

Moneda ARS

Referencia 1234A01234567 XXXXANNNNNNNN

XXXX: número de 4 cifras para la sucursal emisora

A: carácter de

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impresión

NNNNNNNN: campo numérico de 8 posiciones

ClvCT Clave de contabilización

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Cuenta Proveedor <Número de proveedor> p. ej., 300000

ENTER

Importe <Importe> p. ej., 1190

Calc. impuesto

<seleccionar> Seleccionar casilla

ClvCT Clave de contabilización

70

Cuenta Activo fijo <número de activo fijo>

ClMov Clase de operación 100

ENTER

Importe <Importe> p. ej., 1190

Ind. Impuesto Indicador de impuestos

<Indicador de impuestos> p. ej., <C1>

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Se informa el número de bien. La Clave de Movimiento, es 100 “Alta de Bien por Compra”.

Presionar ENTER para completar los valores del bien y luego la posición siguiente.

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Es indistinto ingresar primero el proveedor o el activo fijo.

Hacer click en para grabar y contabilizar

NOTA: la clave de contabilización “70” significa ALTA DE ACTIVO FIJO, en cambio la “75” (en este caso no se visualiza en el documento creado) significa BAJA DE ACTIVO FIJO.

Muestra un mensaje con el número de documento creado.

.

5.2.2 Alta de Activo con contrapartida AutomáticaAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización ALTA Compra Alta Automática

Transacción ABZON

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Nombre de campo


Comentarios

AF existente <Número de activo fijo>

Fecha del documento


Importe contabiliz.

<Importe> p. ej., 1000

Esta operación se utiliza cuando se desea capitalizar un bien, no contra un proveedor, sino contra una cuenta contable.

Se debe indicar si desea dar el alta de un Activo Fijo existente o de uno nuevo.

En datos adicionales se completa el periodo (opcional) y la clase de documento a utilizar (si la propone el sistema, conviene no cambiarla). Cuando se crea un bien nuevo, con el botón de “Datos Maestros” es posible crear los restantes datos del mismo (vistos en AS01).

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Antes de grabar se puede “simular” el documento presionando

Si todo esta ok: Grabar o Ctrl+S, y se visualiza el mensaje siguiente:

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Se visualiza el activo fijo:

Al presionar observamos el alta por compra:

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Se visualiza el documento creado:

Cuenta de compensación de alta.

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5.2.3 Baja por desguace

UtilizaciónBaja sin ingresos implica la eliminación de un bien económico de los activos fijos de una empresa sin rendimientos para el activo fijo (como es el caso del desguace, por ejemplo). Cuando se da de baja un activo fijo sin rendimiento, el sistema genera una perdida por baja de activo sin ingreso (loss for asset retirement without revenue) equivalente al valor neto contable dado de baja en lugar de la contabilización de rendimiento y ganancias/pérdidas.


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización BAJA Baja por desguace

Transacción ABAVN

Cuando se da de baja un activo fijo sin rendimiento, el sistema genera una perdida por baja de activo sin ingreso equivalente al valor neto contable del Activo.

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GRABAR .

En esta transacción se da de baja el activo (mediante clave de contabilización 75), se da de baja las amortizaciones acumuladas contabilizadas (se debitan) y se acreditan las amortizaciones del ejercicio sufridas.

5.2.4 Baja con Ingreso sin DeudorAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización BAJA Baja por desguace

Transacción ABAON

Nombre de campo


Comentarios

Activo fijo <Número de activo fijo>

Fecha del documento

<fecha del documento> P.ej., hoy

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Fecha de contabilización

<Fecha de contabilización>

P.ej., hoy

Fecha referencia

Fecha de desactivación <Fecha valor> P.ej., hoy

Ingresos manuales

Ingresos (precio de venta)

<Ingresos> p. ej., 50

Ingresos por VNC

Valor neto contable del área de valoración como ingresos

<Seleccionar>

<Seleccione la etiqueta Datos Baja Parcial>

Monto contabilizado

Importe de los CAP con baja parcial

<importe contabilizado>

p. ej., 200

Porcentaje Importe de los CAP a los que se dará de baja con baja parcial

<dejar en blanco>

Cantidad Número de activos fijos a los que se dará de baja (baja colectiva) con baja parcial

<dejar en blanco>

de AF Antiguos <activar>

En esta transacción se puede contabilizar una baja con ingresos sin un cliente.

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Simular

Se da de baja el activo por $10000, se declara el resultado de la venta ($5000) y se imputa a cuenta de compensación de ingresos venta por $15000.

Grabar a continuación presionando Ctrl+S o

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En la barra inferior se observa el número de documento creado

Visualizar el dato maestro del activo dado de baja:

Aparecerá completa la fecha de descapitalización, eso significa que el activo esta dado de baja y no generara más movimientos.

Presionando

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5.2.5 Traslado de Activos fijos

UtilizaciónHay tres razones básicas por las cuales puede ser necesario realizar un traspaso dentro de la sociedad. La primera razón es que se hayan realizado cambios en las estructuras organizativas (reclasificación de las clases de activos fijos, cambios en los centros de beneficios, etc.). La segunda razón por la cual puede ser necesario un traspaso dentro de la sociedad es que las imputaciones sean incorrectas (por ejemplo, por una clase de activo fijo incorrecta). La tercera razón es si un activo fijo en curso finaliza para la liquidación por totales.

Los traspasos de un activo fijo a otro dentro de la misma sociedad se pueden realizar con un paso. Sin embargo, los traspasos automáticos sólo son posibles si no se pierden valores del activo fijo de baja y todas las áreas del activo fijo de alta reciben valores.

Prerrequisitos Para transferir un activo fijo nuevo, en primer lugar, se debe realizar una contabilización de anulación, seguida de una contabilización de alta (correcta). Sólo se deberían transferir activos fijos nuevos si no poseen claves de amortización para el cálculo automático en los registros maestros.

Si el traspaso supone una transferencia a un nuevo registro maestro de activo fijo que todavía se tiene que crear, se puede crear el registro maestro, siguiendo las instrucciones que se han dado anteriormente, o generarlo a partir de la clase de movimiento de traslado.

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Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización Traslado Traslado de Activo fijo

Transacción ABUMN

Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Activo fijo <Núm. de activo fijo>

Fecha del documento



<Fecha de contabilización>

P.ej., hoy

Fecha referencia <Fecha de contabilización>

P.ej., hoy

AF existente Activo fijo existente <Número de activo fijo>

<Seleccione la etiqueta Datos Trasl Parcial>

Importe contabiliz Importe de CAP a los que se va a dar de baja con traslados parciales

<importe contabilizado> p. ej., 200

Porcentaje Importe de CAP a los que se va a dar de baja con traslados parciales

Cantidad Número de activos fijos a los que se da de baja (gestión colectiva) en caso de traslados parciales

De activo Fijo Nuevo <activar>

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En esta transacción se traspasa la información de Activos Fijos dentro de la sociedad para corregir algunas situaciones: reclasificaciones de las clases de activos fijos, o para corregir una clase de activo fijo incorrecta.

Grabar presionando Ctrl+S o

NOTA: dentro de esta transacción se puede llamar al activo receptor ya creado o bien crear un activo fijo nuevo desde la misma marcando AF nuevo. Ahí la transacción dará la opción de poder generar todos los datos requeridos del nuevo activo.

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5.2.6 Visualizar/Modificar documento de ActivosAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización Tratar Documento Visualizar/Modificar

Transacción AB03 / AB02

Indicar la sociedad, el número de activo fijo y el ejercicio

Presionar ENTER para ver los documentos de activos fijos.

Al hacer doble click en la posición se acceden a los campos posibles de modificar, estos son los que tienen fondo blanco o amarillo (campo activo).

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Con la transacción AB03 se visualiza la información sin posibilidades de modificaciones.

Los pasos son los mismos que para la transacción AB02 pero con los campos grisados.

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5.2.7 Anular documento de ActivosAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización Anular Documento Otro documento

Transacción AB08

Indicar la sociedad, el número de activo fijo y el ejercicio.

Presionar ENTER para ver los documentos de activos fijos.

Click en para anular el documento.

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5.3 Operaciones Periódicas

5.3.1 Ejecutar Amortizaciones

UtilizaciónLa contabilización en un activo fijo suele causar el cambio de la amortización planificada en Contabilidad de activos fijos. Sin embargo, las cuentas de amortizaciones acumuladas, las cuentas de amortizaciones del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias no se actualizan automáticamente. La amortización planificada total no se contabiliza en Contabilidad financiera (sólo se crean documentos colectivos) hasta que se ejecuta la contabilización de amortizaciones periódica.

La contabilización de amortizaciones debería ejecutarse con frecuencia (anual, semestral, trimestral o mensual). Si se ejecuta como una actualización, el programa se debe iniciar en proceso de fondo.

El sistema crea documentos de contabilización para cada área de valoración y grupo de cuentas de acuerdo con el ritmo de contabilización especificado en el Customizing. Como fecha de contabilización, el sistema utiliza

El último día del período en el caso de los períodos normales (no los especiales) El último día del ejercicio para los períodos especiales

Prerrequisitos El tipo de documento AF tiene que haberse definido para contabilizar amortizaciones en el Customizing. En la definición del Customizing del tipo de documento, se ha especificado el rango de números XX con asignación de números interna.

Las parametrizaciones del Customizing también especifican que la amortización en las áreas de valoración 01 (amortización contable), XX (reservas para la amortización especial) y YY (amortización analítica) se contabilizan en el libro mayor.

Puede definir el ritmo de contabilización de amortizaciones especificando la duración de los períodos contables que se dan entre dos ejecuciones de contabilización. El sistema está configurado para que la amortización se contabilice mensualmente.

Sin embargo, no es obligatorio seguir ese ritmo de contabilización de manera estricta. También se puede elegir una ejecución de contabilización de amortizaciones no planificadas utilizando un indicador de la pantalla inicial de la ejecución de contabilización de amortizaciones Al fijar este indicador, puede saltar varios períodos y contabilizar la amortización total de todos los períodos que se ha saltado en uno solo. El sistema soporta dos procedimientos diferentes para distribuir la amortización prevista entre los períodos contables. La diferencia entre los dos procedimientos se hace patente al procesar amortizaciones dentro del ejercicio o gestionar la postcapitalización.

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Con el procedimiento de recuperación, la amortización correspondiente a un movimiento del ejercicio (desde la fecha de inicio de la amortización, según el control de períodos, hasta el período actual) se contabiliza en un total. El programa de contabilización de amortizaciones contabiliza este importe en el período en el que se encuentra la fecha de contabilización de la amortización.

Con el reparto proporcional, el importe de la amortización anual determinada se distribuye equitativamente entre los períodos desde el período contable actual hasta el fin del ejercicio.

El proceso de recuperación se configura en el sistema para todas las áreas de valoración.

Para cada área de valoración, el usuario debe especificar si la amortización se debe contabilizar en el centro de coste o en la orden. Esta información se toma del registro maestro de activo fijo y se pasa a la Contabilidad financiera como imputación adicional.

Para el área de valoración YY, el sistema se ha configurado para asignar la amortización analítica y el interés al centro de coste.

El área de valoración YY se utiliza para contabilizar los costes de amortización en la versión CO 0.

El área de valoración ZZ sólo se utiliza para la valoración de stocks en el cierre del ejercicio. Para evitar dobles contabilizaciones en la versión CO 0, no se utiliza el área de valoración ZZ para contabilizaciones de la versión CO 0. El área de valoración ZZ sólo se aplica para planificar costes de amortización en la versión CO 3, que es relevante para la valoración de stocks


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Operaciones períodicas Ejecución de Amortización Ejecutar

Transacción AFAB

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Nombre de campo


Comentarios

Sociedad 1000

Ejercicio <ejercicio actual>

Período Contable

<período contable> período siguiente según el ritmo de contabilización

Planificada <activar>

Reejecución

Reanudación

No planificada

Listar activos fijos

Activar

Comprobante Amo manual

Activar

Ejecución de test

<Desmarcar>

Explicaciones:

PlanificadaSegún el ritmo de contabilización, se puede contabilizar en el siguiente período que se especifica. Durante una ejecución de contabilización de este tipo, el sistema no permite que se limite la ejecución a unos activos fijos en particular.

ReejecuciónSe puede solicitar una reejecución de la contabilización del último período contabilizado. Por ejemplo, puede necesitarse una reejecución si se han cambiado los parámetros de unos activos fijos relacionados con el cierre del ejercicio. Durante una reejecución de contabilización, el sistema sólo contabiliza la diferencia entre la primera ejecución y la reejecución. La ejecución se puede limitar a unos activos fijos determinados.

ReanudaciónSi una ejecución de contabilización se ha cancelado por motivos técnicos y ya se han realizado cambios en

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la base de datos, se debe reanudar el programa en el modo de reanudación. El modo de reanudación garantiza la repetición de todas las actividades del sistema que se han interrumpido por la cancelación.

No planificadaSiempre que quiera saltar un período contable o más, puede hacerlo especificando una ejecución no planificada de contabilización. El sistema realizará contabilizaciones de todos los períodos que se han saltado, además del período especificado. Sin embargo, el período contable especificado debe encajar en el ritmo de contabilización. Por ejemplo, si se especifica el período 7 para un ritmo de contabilización trimestral, no se realizará la contabilización.

Es la transacción necesaria para poder efectuar la amortización normal planificada de un periodo para los activos de una empresa.

Para ejecutar en modo Test se puede clickear o F8, pero cuando se ejecuta realizando los cambios en la base de datos se debe ejecutar en proceso de fondo mediante F9.

Si marcamos podremos obtener un detalle de todos los activos incluidos dentro de la ejecución test o real.

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Ejecución en proceso de fondo:

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Indicar el dispositivo de salida LOCL y hacer click en

Luego hacer click

Indicar que el proceso comience inmediatamente haciendo click en 46




Y por último clickear para ejecutar el job.

Para visualizar el status del Job hay que ejecutar la transacción SM37.

Escribir en Job el nombre del programa que apareció en el mensaje cuando se ejecutó como proceso de fondo. En este caso RAPOST2000.

Al presionar el botón se visualizan los Jobs que se ejecutaron para este programa, el RAPOST2000.

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Seleccionar el Job y Hacer click en

Luego hacer click en para ver la información del status de la ejecución.

NOTA: en la FB03 se podrán ver los documentos generados en la corrida de la amortización.

Se puede filtrar por clase de documento AF y los contabilizados el último día del mes.

5.3.2 Log de AmortizacionesAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Operaciones períodicas Ejecución de Amortización Ejecutar

Transacción AFBP

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En esta transacción se pueden observar los logs de amortizaciones ejecutadas y procesadas.

Indicar la sociedad, el ejercicio y el período contable. Hacer click en ejecutar o F8.

Haciendo click en el Documento de referencia N° accedemos a los documentos generados.

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Y para visualizar el documento hacer doble click en la línea Documento contable.

El documento CO se genera ya que se realiza una imputación a centros de costo por la amortización del periodo, por ende se genera un documento CO, identificando este movimiento.

IMPORTANTE: Las Amortizaciones, una vez ejecutadas, no pueden anularse. En caso de modificarse los valores de uno o varios bienes, deberá volver a ejecutarse el proceso. El mismo reconocerá los cambios y realizará los ajustes correspondientes a los deltas encontrados.

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La amortización no planificada se suele dar como resultado de una reducción permanente inesperada del valor de un activo fijo. La amortización no planificada se produce además de la amortización normal automática.

5.3.3 Amortizaciones no planificadas

UtilizaciónLa amortización no planificada se suele dar como resultado de una reducción permanente inesperada del valor de un activo fijo. La amortización no planificada se produce además de la amortización normal automática.


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Contabilización Corrección manual Amortización no planificada

Transacción ABAA

Nombre de campo


Comentarios

Sociedad 1000

Activo fijo <Número de activo fijo> Nº del activo fijo creado anteriormente

Fecha del documento



<Fecha de contabilización> P.ej., hoy

Clase de movimiento

650 Amortización no planificada de activo fijo antiguo

<INTRO>

Importe contabiliz.

Importe de amortización no

<Importe contabilizado> (área de valoración 02)

p. ej., 200

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planificada

Fecha de Referencia

<Fecha de referencia> P.ej., hoy

<INTRO>

Importe contabiliz.

Importe de amortización no planificada

<Importe contabilizado> (área de valoración 03)

p. ej., 200

<INTRO>

Importe contabiliz.

Importe de amortización no planificada

<importe contabilizado> p. ej., 200

<Repetir hasta el área 30>

Como primer paso se identifica una “amortización extra” del activo, luego se “registra” y esta amortización corre paralelamente con la normal en el periodo indicado.

Ingresar la Sociedad, el número del Activo Fijo, la Fecha de documento, la Fecha de Contabilización, el Período y la clase de movimiento.

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Presionar ENTER

Cargar el Importe y la Fecha de Referencia

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Presionar ENTER

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Presionar ENTER para cada Área de Valoración.

Contabilizar con Ctrl+S o clickear .

Se ve el siguiente mensaje:

La amortización no planificada se ha registrado en todas las áreas de valoración especificadas. Pero se contabilizará realmente en la Contabilidad financiera, durante la ejecución de la contabilización del proceso de amortizaciones ejecutado por AFAB.

5.4 Pasos de Cierre

5.4.1 Apertura y cierre de Activos Fijos de Períodos FIEn esta actividad se cierran los períodos de contabilización para FI-AA y se abren los nuevos períodos para FI-AA.


Menú SAP Contabilidad principal Procesamiento periódico Periodos de cierre Abrir /Cerrar Periodos de contabilización

Transacción S_ALR_87003642

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Comentarios

De período <período nuevo> Nuevo período para la clase de cuenta A

Año <año real> o, al final del año, <nuevo año>

año de la clase de cuenta A

A período <mayor período de contabilización permitido>

Año <mayor año de contabilización permitido>

5.4.2 Cierre de ejercicio

UtilizaciónPuede utilizar el programa de cierre del ejercicio para cerrar el ejercicio contable de una o varias sociedades. Una vez cerrado el ejercicio, ya no se pueden contabilizar ni cambiar los valores de la Contabilidad de activos fijos (p. ej., para recalcular la amortización). El ejercicio cerrado es siempre el año siguiente al último ejercicio cerrado. No se puede cerrar el ejercicio en curso.

El cierre del ejercicio en Contabilidad de activos fijos debe realizarse antes del cierre del ejercicio en la Contabilidad principal.El cambio de ejercicio debe realizarse en la Contabilidad de activos fijos antes del cierre del ejercicio (SAP FI-AA).

Prerrequisitos Por motivos de rendimiento, el cierre del ejercicio debe realizarse en proceso de fondo. Inicie el programa en

job de fondo (vaya a la pantalla de selección del programa: Program Exec. in Background). Puede realizar ejecuciones de prueba en proceso de fondo con menos de 1.000 activos fijos. El sistema sólo cierra un ejercicio de una sociedad si no ha encontrado errores durante el cálculo de la amortización (p. ej., por claves de amortización mal definidas).

La amortización planificada de las áreas de valoración que se tienen que contabilizar se ha contabilizado por completo en el libro mayor.

Los balances de las áreas de valoración que se contabilizan periódicamente se han contabilizado por completo en el libro mayor.

Ya se han capitalizado todos los activos fijos dados de alta durante el ejercicio.

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Como esto no tiene sentido en el caso de activos en curso, se puede omitir por medio de la clase de activo fijo.

Se han finalizado todos los activos fijos incompletos (registros maestros).

El sistema lista en un log de cierre de ejercicio todos los activos fijos que no cumplen estas condiciones. El log también incluye las causas de los errores.


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Operaciones periódicas Cierre de ejercicio

Transacción AJAB


Comentarios

Sociedad 1000

Clases de activos fijos AFeC

Ejercicio a cerrar <ejercicio actual>

Ejecución de test Si desea ejecutar una prueba, active este indicador

Esta transacción, al igual que todos los procesos de cierre de Activos Fijos, en modo real se debe ejecutar en modo proceso de fondo. (F9)

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Se debe ejecutar en modo Test en primer término para verificar que no haya errores. Si todas las amortizaciones del año, para todos los bienes incluidos en la Sociedad FI han sido correctamente ejecutadas, podrá realizarse el cierre del ejercicio.

5.4.3 Cambio de Ejercicio

UtilizaciónPara el sistema, el cambio de ejercicio supone la creación de un ejercicio nuevo para una sociedad. En el cambio de ejercicio, el valor de los activos fijos del ejercicio anterior se arrastra acumulativamente al ejercicio nuevo. Una vez realizado el cambio de ejercicio, se pueden contabilizar los activos fijos con fechas valor del ejercicio nuevo. Sin embargo, también se puede continuar contabilizándolos en ejercicio anterior siempre y cuando no se haya cerrado el ejercicio.

Prerrequisitos El cambio de ejercicio sólo se puede realizar (aunque sea en modo de prueba) para el ejercicio nuevo. El cambio de ejercicio se puede realizar el último mes del ejercicio anterior como máximo. Antes de cambiar al ejercicio AAAA, debe haberse cerrado el ejercicio AAAA-2. Como máximo, se pueden tener dos ejercicios abiertos para la contabilización a la vez.

No se pueden contabilizar movimientos en un ejercicio nuevo antes del cambio de ejercicio. Se puede continuar contabilizando en el ejercicio anterior incluso después del cambio de ejercicio. El sistema corrige automáticamente los valores que ya se han arrastrado y a los que afectan contabilizaciones del pasado.

Por motivos de rendimiento, el cambio de ejercicio se debe realizar como proceso de fondo. De este modo, se pueden realizar ejecuciones de prueba con menos de 1.000 valores fijos.


Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Operaciones periódicas Cambio de Ejercicio

Transacción AJRW

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Comentarios

Sociedad 1000

Ejercicio nuevo <ejercicio actual + 1>

Ejecución de test <desactivar> Si desea realizar un test del cambio, active este paso

Esta transacción en modo real se ejecuta en proceso de fondo. (F9)

Se indica la sociedad y el nuevo ejercicio. Si se desean indicar más sociedades, por ejemplo la 2000 y la 3000,

haciendo click en se introducen los valores.

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Para volver a la pantalla inicial hay que clickear

Se destilda para que se efectúen las modificaciones.

Se debe ejecutar en proceso de fondo.

En el menú --> Programa --> Ejecutar en proceso de fondo (F9)

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En “Dispositivo de Salida” se indica “LOCL”.

Luego presionar ENTER o hacer click en

Luego presionar ENTER o hacer click en

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Click en el botón y luego presionar grabar .

Para visualizar el status del Job ejecutar la transacción SM37.

En el campo JOB escribir el nombre que apareció antes en el mensaje de la barra inferior: RAJAWE00

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Luego hacer click en para visualizar el Job ejecutado

Luego presionar para ver la orden de spool generada y acceder a la información del cambio de ejercicio y si se produjo algún error.

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Haciendo click en visualizar contenido para ver la información antes mencionada.

En la columna Status se ve el semaforo Verde para la sociedad, por lo tanto no hubo errores en la ejecución del cambio del ejercicio.

IMPORTANTE: SAP sólo permite tener abiertos dos períodos simultáneamente. De modo que, para abrir el año 2014 por ejemplo, podrá mantenerse abierto el 2013, pero se deberá tener cerrado el 2012.

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5.4.4 Anular Cierre de EjercicioAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Operaciones periódicas Cierre de Ejercicio Anular

Transacción OAAQ

Escribir el año anterior en la sociedad para que quede como último ejercicio cerrado, este proceso es muy sensible ya que al reabrir ejercicios de activos fijos se actualizan valores de los mismos en caso que se haya cambiado una clave de amortización o vida útil de algún activo, por ende se necesita que esto vaya acompañado de la reapertura del periodo correspondiente en FI (transacción OB52).

Por último presionar grabar .

La anulación del cierre se debe hacer si necesita contabilizar amortizaciones debido a modificaciones en los Activos Fijos. Este cambio se realiza con orden de transporte desde Desarrollo hasta producción.

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5.4.5 Reconciliar FI-AAAcceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Operaciones periódicas Cierre de Ejercicio Reconciliación cuentas

Transacción ABST2

Este informe compensa los registros de Activos Fijos con las cuentas de mayor.

Antes de iniciar la transacción, se deben haber contabilizado completamente los valores de la cuenta de balance. Se debe iniciar el informe antes del cierre del ejercicio.

Indicar la sociedad y hacer click en ejecutar o F8 para ver el informe (test). Para ejecutarlo se debe hacer como proceso de fondo.

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El informe genera una lista de las cuentas que muestra las diferencias. Cuando hay diferencias, éstas se deben analizar antes de comenzar el cierre del ejercicio.

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MNL - FI-AF - 01- Manual de Activos Fijos

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