Modelamiento Visual de Procesos

Autor: Lorena Fuentes Frites

Conceptos Generales

• ¿Que es un proceso?

• Es una competencia de la organización que le agrega valor al cliente, a través del trabajo en equipo de personas, en una secuencia organizada de actividades, interacciones, estructura y recursos que transciende a las áreas de la institución.

Simples Complejos

Da origen a un único FI no tiene mapa de

nivel II

Tienen mapa de nivel II, dos o mas etapas y cada una de ellas un

FI

Conceptos Generales

• ….y el modelamiento de procesos?

• Corresponde a la representación visual del quehacer en una organización y permite la comprensión a primera vista de un conjunto de actividades

Modelos fundamentales que representan el quehacer.

Lista de Tareas

Mapa de Procesos

• Corresponde a la representación de la totalidad del quehacer de una organización de manera estructurada y ordenada de fácil comprensión.

• Procesos Estratégicos

• Procesos Misionales

• Procesos de Apoyo

Algunas definiciones

• Proceso Estratégico: Corresponde a los procesos de la dirección de la organización.

• Proceso Misionales: Derivan directamente de la misión de la organización, también se conocen como proceso de negocio o procesos críticos.

• Procesos de Apoyo: Dan soporte a los procesos misionales y a toda la organización en aspectos que no son necesariamente del negocio.

Flujograma de Información

• Corresponde a la representación visual de las actividades e interacciones de un proceso simple o de la etapa de uno complejo en el que pueden participar varios roles e incluso distintas áreas de la estructura de la organización.

Pocas palabras

Sentido de temporalidad

Tiene un inicio

Tiene un fin

No tiene comentarios

Deben graficarse los documentos

Fluidez

Incluyen la estructura de la

organización

¿Como realizar un FI?

• Reconocer al dueño del proceso • Identificar los roles que participan del proceso• Favorecer las participación de los que ejecutan el proceso• Utilizar la herramienta mas simple, no se requiere de un

software BPMN para desarrollar un FI.• Identificar las actividades, el input que desencadena su

ejecución y el resultado que generan• Cumplir con los requisitos mínimos de un FI.• Seguir la notación estándar para el modelamiento de

procesos.

Lista de Tareas

• Señala el detalle de la actividad, es el hacer específico que debe ejecutar el rol que la desempeña, siempre se deben expresar con verbos en infinitivo.

Características Beneficios

Llevar el titulo de la actividad en negrita.

Deben señalar lo fundamental comienzan siempre por un verbo infinitivo

Debe incluir el rol responsable de la ejecución.

Permite ser un recordatorio para el rol que la desempeña

Es una aproximación simple al detalle de la actividad

Asociada a las tareas siempre están las contingencias aquellas situaciones que sacan desvían el flujo normal de

los hechos.

Ficha de Flujograma de Información

• Corresponde al documento formal tras el levantamiento de un proceso simple o la etapa de uno complejo, el modelamiento visual de sus actividades y descripción de sus respectivas tareas.

Estructura de una ficha

• Descripción breve del proceso.• Usuarios internos del proceso.• Cliente del proceso.• Evento activador del proceso.• Glosario de términos.• Modelo visual (FI)• Lista de tareas abreviadas

• Lista de tareas con descripción.• Listado de contingencias.• Mejoras surgidas al realizar el

modelamiento• Oportunidades de mejoras al

proceso.• Observaciones generales al

proceso.

Algunos ejemplos de Flujograma de información

¿Tiene pocas palabras?

¿Tiene sentido de temporalidad?

¿Incluye estructura de la organización?

¿Tiene un inicio y fin definido?

¿Tiene fluidez?

¿Se grafican los documentos?

¿Tiene comentarios?

DIAGRAMA DE FLUJO

¿Cómo se debiera diagramar?

Admisión de urgencias

Atención de urgencias adulto

Atención de urgencias pediatrica

Atención de urgencias Traumatología

Atención de urgencias Dental

Egreso de urgencias

Proceso de Atención en Servicio de Urgencias

Diagrama de flujo de admisión de urgencias

Flujograma de Información de Admisión

Lista de TareasSolicitar Identificación

• Solicitar Cedula de identidad o Credencial Naval

Realizado por funcionario de abastecimiento

Buscar paciente en sistema

• Ingresar Id en sistema y realizar búsqueda.

• Verificar datos demográficos.

• Modificar datos demográficos si fuera necesario

• Comparar datos con los registrados en el sistema referencial de la armada

Realizado por funcionario de abastecimiento

Solicitar Información

• Solicitar Motivo de consulta

• Forma de pago

Realizado por funcionario de abastecimiento

Verificar existencia en HIS• Verificar existencia de

paciente en HIS• Crear paciente en el

caso que no exista en los registros.

Realizado por funcionario de abastecimiento

Generar Cartola• Generar cartola en

caso que el paciente exista en HIS

• Crear cartola provisoria (Manual) en el caso que el paciente no exista y no aporte datos.

Realizado por funcionario de abastecimiento

Inscribir ingreso• Registrar ingreso en libro de ingresos con

los siguientes datos:

Numero de folio, fecha y hora de llegada, nombre del paciente, Rut, rango institucional y destino (especialidad)

• Registrar numero de folio en cartola de atención.

• Distribuir cartola en casillas según destino del paciente (urgencia adulto, pediatrica)

• Las cartolas de dental son retiradas por profesionales del área

Realizado por funcionario de abastecimiento

Lista de Contingencias por TareasSolicitar Identificación

• Solicitar Cedula de identidad o Credencial Naval

Realizado por funcionario de abastecimiento

Contingencias Solicitar Identificación

• Paciente no porta identificación para realizar el ingreso

• Sin sistema informatico de registro de paciente.

=

Mejoras tras el modelamiento

Solicitar Identificación

• Solicitar Cedula de identidad o Credencial Naval

• Realizar registro manual con datos aportados por el paciente en documento provisorio de atención de urgencias.

Realizado por funcionario de abastecimiento

Contingencias Residual Solicitar Identificación

• Sin sistema de registro de paciente.

LAS CONTINGENCIAS NO LLEVAN EL ROL

Formalización levantamiento de proceso : Ficha de FI

Gracias!