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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO (IIP)
Modelo de implementación de un sistema de Planificación de
Recursos Empresariales para Pequeñas y Medianas Empresas, caso
Unidad de Artes Gráficas del Instituto Geográfico Militar.
Quito - Ecuador
ING. CARLOS DAVID CAIZA MUYOLEMA
TUTOR: ING. BOLÍVAR OSWALDO PALÁN TAMAYO MSc
Trabajo presentado como requisito parcial para la obtención del grado de:
MAGÍSTER EN GESTIÓN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
QUITO – ECUADOR
2015
ii
DEDICATORIA
A mi esposa e hijo quienes fueron un apoyo emocional durante el tiempo en el que
desarrollaba esta tesis,en especial cuando estaba por rendirme.
A mis padres quienes me han apoyado en todos los aspectos de mi vida y han
sacrificado la suya para que mis hermanas, hermanos y mi persona podamos estudiar.
A mis hermanas y hermanos a quienes aprecio mucho y con esta tesis quiero
incentivarles a superarse en sus carreras profesionales, para que nunca se rindan y
demostrarles que el haber nacido en un hogar humilde como el nuestro no es limitante
para salir adelante.
A todos los que me apoyaron para escribir y concluir esta tesis.
iii
AGRADECIMIENTOS
A mi esposa quien con su paciencia y comprensión, sacrificó su tiempo para que yo
pudiera cumplir con el mío.
De manera especial y sincera al Ing. Bolivar Palán por aceptare como su pupilo y
permitirme elaborar esta tesis bajo su dirección. Su capacidad de guiar mis ideas y
transmitirme su conocimiento son un aporte invaluable en el desarrollo de esta tesis y
en mi formación profesional.
De todo corazón a los directores del Instituto Geográfico Militar por abrirme las
puertas de tan loable institución, permitiéndome poner en práctica mis ideas para le
ejecución de esta tesis.
vi
Contenido
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ................................................................................ 1
1.1.- Antecedentes ................................................................................................. 1
1.2.- Ubicación ...................................................................................................... 1
1.3.- Hipotesis ........................................................................................................ 2
1.4.- Objetivos ....................................................................................................... 2
1.4.1.- Objetivo General ..................................................................................... 2
1.4.2.- Objetivos Específicos .............................................................................. 2
1.5.- Justificación y Alcance del Proyecto ............................................................ 2
1.6.- - Institución de caso de estudio ..................................................................... 3
1.6.1.- Unidad de Artes Gráficas ........................................................................ 7
CAPÍTULO II DISEÑO DEL MODELO DE ERP PARA PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS .......................................................................................... 11
2.1.- Modelo de procesos de una pequeña y mediana empresa ........................... 11
2.1.1.- Normalización de Procesos ................................................................... 13
2.1.2.- Entorno Empresarial.............................................................................. 18
2.1.3.- Mapa de procesos de una PyME ........................................................... 23
2.1.4.- Diagrama de Contexto........................................................................... 23
2.1.4.1.- Administración de las Relaciones con los Clientes ....................... 38
2.1.4.1.1.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente ........ 45
2.1.4.1.1.1.- Proceso de Gestión de Cotización .................................... 50
2.1.4.2.- Gestión de la Producción ............................................................... 53
2.1.4.2.1.- Proceso de Gestión de Producción .......................................... 60
2.1.4.3.- Gestión de Abastecimiento ............................................................ 64
2.1.4.3.1.- Proceso de Gestión de Abastecimiento ................................... 71
2.1.4.3.1.1.- Proceso de Seleccionar Proveedor ................................... 74
2.1.4.3.1.2.- Proceso de Seleccionar Proveedor ................................... 77
2.1.4.4.- Gestión de Planificación de Recursos Empresariales .................... 80
2.1.4.5.- Gestión de Tecnologías de Información ........................................ 86
2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas ..................................................... 95
2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales ........................................................................................................ 100
vii
2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente)
………………………………………………………………………101
2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción) ............................. 111
2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento) ................................................. 116
2.4.- Modelo de Selección del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales ........................................................................................................ 122
2.4.1.- Conformar equipo de trabajo .............................................................. 123
2.4.2.- Búsqueda de proveedores .................................................................... 124
2.4.3.- Generación de criterios ....................................................................... 124
2.4.4.- Evaluar proveedores ............................................................................ 125
2.4.5.- Evaluar producto ................................................................................. 134
2.4.6.- Seleccionar consultora ........................................................................ 137
2.4.7.- Decisión final ...................................................................................... 139
CAPÍTULO IIISELECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE SISTEMAS DE
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ....................................... 142
3.1.- Estudio de Tecnologías en el Mercado ..................................................... 142
3.1.1.- OpenBravo .......................................................................................... 142
3.1.2.- INFOR ERP LN .................................................................................. 143
3.1.3.- Microsoft Dynamics ERP ................................................................... 143
3.1.4.- SAP ERP ............................................................................................. 144
3.2.- Aplicar Modelo de Selección .................................................................... 144
3.2.1.- Modelo de Procesos del Caso de Estudio ........................................... 144
3.2.1.1.- Macroproceso del Instituto Geográfico Militar ........................... 153
3.2.1.2.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente ............. 163
3.2.1.2.1.- Proceso de Entrega de Producto ............................................ 168
3.2.1.2.2.- Proceso de Cotización ........................................................... 172
3.2.1.2.2.1.- Proceso de Solicitar Proforma ........................................ 175
3.2.1.3.- Gestión de Producción ................................................................. 179
3.2.1.4.- Gestión de Abastecimiento .......................................................... 187
3.2.1.4.1.- Proceso de Generar Orden de Compra .................................. 193
3.2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas del Caso de Estudio ............ 196
3.2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales ..................................................................................................... 200
viii
3.2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el
Cliente)……………. ..................................................................................... 201
3.2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción) ...................... 214
3.2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento) ......................................... 221
3.2.4.- Selección del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ... 229
3.2.4.1.- Evaluar producto .......................................................................... 229
3.2.4.2.- Evaluar proveedores .................................................................... 231
3.2.4.3.- Evaluar consultor ......................................................................... 260
3.2.4.4.- Decisión final ............................................................................... 263
3.3.- Analizar los Resultados ............................................................................. 265
3.3.1.- Estudio y reconocimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.
Identificar las empresas que existen en el país. ................................................. 265
3.3.2.- Diseñar un modelo de procesos para una Pequeña y Mediana Empresa.
………………………………………………………………………265
3.3.3.- Especificar el diseño del Sistema de Planeación de Recursos
Empresariales. Describimos el método. ............................................................. 266
3.3.4.- Desarrollar el modelo de selección del Sistema de Planeación de
Recursos Empresariales. Implementamos el módelo. ....................................... 267
3.4.- Evaluación del Método de Selección ........................................................ 267
CAPÍTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................. 271
4.1.- Conclusiones ............................................................................................. 271
4.2.- Recomendaciones ...................................................................................... 273
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 275
Anexos ...................................................................................................................... 279
Anexo A. Calificación de las funcionalidades para el sistema informático
OpenBravo. ............................................................................................................ 279
BIOGRAFÍA ............................................................................................................. 307
ix
Lista de Tablas
Tabla 2.1 Número de establecimientos económicos (PyMES), según personal
ocupado. ...................................................................................................................... 12
Tabla 2.2 Número de establecimientos económicos (PyMES), según tipo de
actividad. ..................................................................................................................... 12
Tabla 2.3 Hoja de contexto de Cliente. ...................................................................... 25
Tabla 2.4 Hoja de contexto de Proveedor. ................................................................. 26
Tabla 2.5 Hoja de contexto de Organismos de Control. ............................................ 28
Tabla 2.6 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes. . 31
Tabla 2.7 Hoja de contexto de Gestión de la Producción. ......................................... 33
Tabla 2.8 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento. ...................................... 34
Tabla 2.9 Hoja de contexto de Gestión de la Planificación de Recursos
Empresariales. ............................................................................................................. 35
Tabla 2.10 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información. ................ 37
Tabla 2.11 Hoja de contexto de Atención al Cliente.................................................. 40
Tabla 2.12 Hoja de contexto de Cotización. .............................................................. 41
Tabla 2.13 Hoja de contexto de Punto de Venta. ....................................................... 42
Tabla 2.14 Hoja de contexto de Marketing y Contratos. ........................................... 43
Tabla 2.15 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. ........... 46
Tabla 2.16 Hoja de proceso de Cotización. ................................................................ 51
Tabla 2.17 Hoja de contexto de Planificación de Trabajo ......................................... 55
Tabla 2.18 Hoja de contexto de Ejecución de Trabajo. ............................................. 56
Tabla 2.19 Hoja de contexto de Control de Calidad. ................................................. 57
Tabla 2.20 Hoja de contexto de Empaquetado. .......................................................... 58
Tabla 2.21 Hoja de contexto de Entrega de Producto Terminado ............................. 59
Tabla 2.22 Hoja de proceso de Gestión de Producción ............................................. 61
Tabla 2.23 Hoja de contexto de Gestión de Compras. ............................................... 67
Tabla 2.24 Hoja de contexto de Gestión Jurídica....................................................... 68
Tabla 2.25 Hoja de contexto de Gestión de Almacenamiento. .................................. 69
Tabla 2.26 Hoja de contexto de Gestión de Proveedores ........................................... 70
Tabla 2.27 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento. ...................................... 72
Tabla 2.28 Hoja de proceso de Selección de Proveedor. ........................................... 75
Tabla 2.29 Hoja de proceso de Generar Orden de Compra. ...................................... 78
Tabla 2.30 Hoja de contexto de Finanzas. ................................................................. 82
Tabla 2.31 Hoja de contexto de Contabilidad. ........................................................... 83
Tabla 2.32 Hoja de contexto de Dirección Empresarial............................................. 84
Tabla 2.33 Hoja de contexto de Recursos Humanos. ................................................. 85
Tabla 2.34 Hoja de contexto de Dirección de TIC ..................................................... 89
Tabla 2.35 Hoja de contexto de Mesa de Ayuda........................................................ 91
Tabla 2.36 Hoja de contexto de Infraestructura ......................................................... 92
Tabla 2.37 Hoja de contexto de Base de Datos y Desarrollo ..................................... 93
x
Tabla 2.38 Funcionalidades para Administración de Clientes ................................. 101
Tabla 2.39 Funcionalidades para Cotización ........................................................... 107
Tabla 2.40 Funcionalidades para Punto de Venta .................................................... 108
Tabla 2.41 Funcionalidades para Contrato ............................................................... 110
Tabla 2.42 Funcionalidades para Marketing ............................................................ 110
Tabla 2.43 Funcionalidades para Planificación de Trabajo ..................................... 111
Tabla 2.44 Funcionalidades para Ejecución de Trabajo. ......................................... 113
Tabla 2.45 Funcionalidades para Control de Calidad. ............................................. 114
Tabla 2.46 Funcionalidades para Almacenamiento de Productos............................ 115
Tabla 2.47 Funcionalidades para Compras. ............................................................. 116
Tabla 2.48 Funcionalidades para Contrato ............................................................... 119
Tabla 2.49 Funcionalidades para Almacenamiento. ................................................ 120
Tabla 2.50 Funcionalidades para Proveedores. ........................................................ 121
Tabla 2.51 Valores de ponderación para los criterios de selección de proveedor. .. 127
Tabla 2.52 Aspectos funcionales de evaluación de proveedores. ............................ 127
Tabla 2.53 Aspectos técnicos de evaluación de proveedores. .................................. 129
Tabla 2.54 Aspectos de evaluación de proveedores. ................................................ 130
Tabla 2.55 Aspectos de servicio técnico para la evaluación de proveedores. .......... 131
Tabla 2.56 Aspectos económicos para evaluación de proveedores. ........................ 132
Tabla 2.57 Aspectos estratégicos para evaluación de proveedores. ......................... 133
Tabla 2.58 Resumen de evaluación de proveedores. ............................................... 134
Tabla 2.59 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto. .... 135
Tabla 2.60 Ejemplo de calificación del Sistema de Admnistración de Proveedores.
................................................................................................................................... 136
Tabla 2.61 Criterios de selección de consultores. .................................................... 138
Tabla 2.62 Cuadro comparativo de propuesta económica de consultores. .............. 139
Tabla 3.1 Hoja de contexto de Cliente. .................................................................... 149
Tabla 3.2 Hoja de contexto de Proveedores. ............................................................ 150
Tabla 3.3 Hoja de contexto de Organismos de Control. .......................................... 151
Tabla 3.4 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes. 154
Tabla 3.5 Hoja de contexto de Gestión de la Producción. ....................................... 156
Tabla 3.6 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento. .................................... 157
Tabla 3.7 Hoja de contexto de Gestión de Planificación de Recursos Empresariales.
................................................................................................................................... 159
Tabla 3.8 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información. ................ 160
Tabla 3.9 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. ........... 164
Tabla 3.10 Hoja de proceso de Entrega de Producto. .............................................. 169
Tabla 3.11 Hoja de proceso de Cotización. .............................................................. 173
Tabla 3.12 Hoja de proceso de Solicitar Proforma. ................................................. 176
Tabla 3.13 Hoja de procesos de Gestión de Producción. ......................................... 181
Tabla 3.14 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento. .................................... 189
Tabla 3.15 Hoja de proceso Generar Orden de Compra. ......................................... 194
xi
Tabla 3.16 Funcionalidades del Sistema de Admnistración de Clientes. ................ 201
Tabla 3.17 Funcionalidades del Sistema de Cotización. .......................................... 209
Tabla 3.18 Funcionalidades del Sistema de Punto de Venta.................................... 211
Tabla 3.19 Funcionalidades del Sistema de Contrato. ............................................. 213
Tabla 3.20 Funcionalidades del Sistema de Marketing............................................ 213
Tabla 3.21 Funcionalidades del Sistema de Planificación de Trabajo. .................... 214
Tabla 3.22 Funcionalidades del Sistema de Ejecución de Trabajo. ......................... 217
Tabla 3.23 Funcionalidades del Sistema de Control de Calidad. ............................. 218
Tabla 3.24 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento de Productos. .......... 220
Tabla 3.25 Funcionalidades del Sistema de Abastecimiento. .................................. 221
Tabla 3.26 Funcionalidades del Sistema de Contrato. ............................................. 225
Tabla 3.27 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento. ................................ 226
Tabla 3.28 Funcionalidades del Sistema de Administración de Proveedores. ......... 227
Tabla 3.29 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto. .... 229
Tabla 3.30 Resultado de calificación de productos. ................................................. 230
Tabla 3.31 Cuadro de valores para la ponderación de calificación de proveedores. 231
Tabla 3.32 Cuadro de calificación del proveedor OpenBravo S.L. ......................... 232
Tabla 3.33 Cuadro de calificación del proveedor Infor Global Solutions. .............. 238
Tabla 3.34 Cuadro de calificación del proveedor Microsoft. ................................... 245
Tabla 3.35 Cuadro de calificación del proveedor SAP. ........................................... 252
Tabla 3.36 Resumen de calificación de proveedores. .............................................. 259
Tabla 3.37Ponderaciones para evaluación de consultores ....................................... 260
Tabla 3.38 Evaluación del Partner Atrums. ............................................................. 260
Tabla 3.39 Evaluación del Partner Sidesoft Cia. Ltda. ............................................ 261
Tabla 3.40 Cuadro comparativo de propuesta de Implementación. ......................... 262
Tabla A.1 Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de Clientes.
................................................................................................................................... 279
Tabla A.2 Calificación de funcionalidades de Sistema de Cotización. .................... 286
Tabla A.3 Calificación de funcionalidades de Sistema de Punto de Venta. ............ 288
Tabla A.4 Calificación de funcionalidades de Sistema de Contratos. ..................... 289
Tabla A.5 Calificación de funcionalidades de Sistema de Marketing. .................... 290
Tabla A.6 Calificación de funcionalidades de Sistema de Planificacion de Trabajo.
................................................................................................................................... 291
Tabla A.7 Calificación de funcionalidades de Sistema de Ejecución de Trabajo. ... 294
Tabla A.8 Calificación de funcionalidades de Sistema de Control de Calidad........ 295
Tabla A.9 Calificación de funcionalidades de Sistema de Empaquetado de Productos.
................................................................................................................................... 296
Tabla A.10 Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento de
Productos. .................................................................................................................. 297
Tabla A.11 Calificación de funcionalidades de Sistema de Compras...................... 298
Tabla A.12 Calificación de funcionalidades de Contrato ........................................ 302
Tabla A.13 Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento. ........ 303
xii
Tabla A.14 Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de
Proveedores. .............................................................................................................. 305
xiii
Lista de Figuras
Figura 2.1 Hoja de proceso ........................................................................................ 16
Figura 2.2 Hoja de contexto ....................................................................................... 18
Figura 2.3 Entorno empresarial de una PyME. .......................................................... 22
Figura 2.4 Relación entre Entorno - Procesos – ERP - PyME ................................... 22
Figura 2.5 Diagrama de contexto de PyME. .............................................................. 24
Figura 2.6 Modelo de macroproceso de una PyME. .................................................. 30
Figura 2.7 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los
Clientes. ....................................................................................................................... 39
Figura 2.8 Diagrama de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. ... 45
Figura 2.9 Diagrama de proceso de Gestión de Cotización. ...................................... 50
Figura 2.10 Relación de funciones. ............................................................................ 53
Figura 2.11 Diagrama de macroprocesos de Gestión de Producción ........................ 54
Figura 2.12 Diagrama de proceso de Gestión de Producción. ................................... 60
Figura 2.13 Diagrama de macroprocesos de Gestión de Abastecimiento.................. 66
Figura 2.14 Diagrama de proceso de Gestión de Abastecimiento. ............................ 71
Figura 2.15 Diagrama de proceso de Seleccionar Proveedor. ................................... 74
Figura 2.16 Diagrama de proceso de Orden de Compra. ........................................... 77
Figura 2.17 Diagrama de macroproceso de Planificación de Recursos Empresariales.
..................................................................................................................................... 81
Figura 2.18 Diagrama de macroproceso de Gestión de Tecnologías de Información y
Comunicación . ........................................................................................................... 88
Figura 2.19 Identificación de subsistemas del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales. ............................................................................................................. 96
Figura 3.1 Entorno del Instituto Geográfico Militar. ............................................... 145
Figura 3.2 Identificación del Contexto del Insituto Geográfico Militar. ................. 147
Figura 3.3 Diagrama de Contexto del Instituto Geográfico Militar. ........................ 148
Figura 3.4 Modelo de macroproceso del Insituto Geográfico Militar. .................... 153
Figura 3.5 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los
Clientes. ..................................................................................................................... 162
Figura 3.6 Diagrama de procesos de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. 163
Figura 3.7 Diagrama de proceso de Entrega de Producto. ....................................... 168
Figura 3.8 Diagrama de procesos de Cotización. .................................................... 172
Figura 3.9 Diagrama de proceso Solicitar Proforma................................................ 175
Figura 3.10 Diagrama de macroproceso de Gestión de Producción. ....................... 179
Figura 3.11 Diagrama de proceso de Gestión de Producción. ................................. 180
Figura 3.12 Diagrama de macroproceso de Gestión de Abastecimiento. ................ 187
Figura 3.13 Diagrama de proceso de Gestión de Almacenamiento. ........................ 188
Figura 3.14 Diagrama de proceso Generar Orden de Compra. ................................ 193
Figura 3.15 Identificación de subsistemas del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales. ........................................................................................................... 196
xiv
Figura 3.16 Calificación de Productos. .................................................................... 231
Figura 3.17 Calificación de Proveedores. ................................................................ 259
xv
R E S U M E N
Modelo de implementación de un sistema de Planificación de
Recursos Empresariales para Pequeñas y Medianas Empresas, caso
Unidad de Artes Gráficas del Instituto Geográfico. Quito - Ecuador
En un mercado creciente y globalizado en el que las empresas a nivel mundial
necesitan mejorar sus servicios y productos para mentener un nivel de
competitividad elevado, es necesario contar con herramientas informáticas que
permitan automatizar de una manera eficiente y ágil los procesos empresariales.
En un país en vía de crecimiento como es la República del Ecuador, las Pequeñas
y Medianas Empreas (PyMES), enfrentan el reto de adaptarse y mejorar sus procesos;
esta mejora implica entre otras cosas implementar un sistema informático de
Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
En el presente trabajo se diseñó un modelo de selección de un Sistema de
Planeación de Recursos Empresariales, basado en la identificación y descripción de
procesos empresariales, obtención de funcionalidades con las que debe contar el
sistema informático, identificación, evaluación y selección de productos informáticos
existentes en el mercado y la evaluación de consultores que ayudarán en el proceso de
implementación.
Al implementar el módelo se obtenieron excelentes resultados, se evaluarón
diferentes herramientas para Planificación de Recursos Empresariales y se seleccionó
de una manera objetiva el sistema que cumplía con las necesidades de la Unidad de
Artes Gráficas del Instituto Geográfico Militar.
Descriptores:
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES/ SELECCIÓN DE
ERP/ PROCESOS EMPRESARIALES/ PYME/ INSTITUTO GEOGRÁFICO
MILITAR/ SISTEMA ERP.
xvi
A B S T R A C T
An implementation Mode of an Enterprise Resource Planning
System for Small and Medium–sized Enterprises, such is the case of
the Unit of Graphic Arts of Geographical Institute of Quito-Ecuador.
In a globalized and growing market in wich companies around the world need to
improve thier services and products to maintain a high level of competitiveness, it is
necessary to have tools that allow to automate in an afficient and agile business
process.
In a developing country such as the Republic of Ecuador, the Small and Medium-
sized Enterprises (PYMES), face the challenge of adapting and improving their
processeses; this improvement implies among other things the implementation of a
software system of Enterprise Resource Planning (ERP).
This work designed an Enterprise Resource Planning System model system,
based on the identification and description of business processes, obtaining software
system functionalities, identification, evaluation and selection of software products
on the market and evaluation of consultants who will help in the process of
implementation.
By implementing the method it was obtained excellent results, evaluated different
tools for Enterprise Resourse Planning were evaluated and was selected in an
objective way the system that carry out the needs of the Unit of the Graphic Arts of
the Geofraphical Institute.
Descriptors:
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING/ ERP SELECTION/BUSINESS
PROCESS/ PYME/ GEOGRAPHICAL INSTITUTE/ ERP SYSTEM.
C A P Í T U L O I
I N T R O D U C C I Ó N
Toda institución tiene la necesidad de almacenar datos de empleados, clientes,
proveedores y servicios o productos que proveen, por lo que es necesario administrar
todos estos datos mediante la implementación de un Sistema de Planeación de
Recursos Empresariales (ERP).
La selección de una solución ERP es una decisión crucial en cualquier
organización. Contratar un buen proveedor puede disparar enormemente la eficiencia.
Pero una mala elección puede resultar extremadamente costosa en tiempo y dinero.
Es aquí en donde entran las Tecnologías de Información y Comunicación , para
proveer de un mecanismo que permita seleccionar el ERP que mejor se adapte a las
necesidades de la Organización, puesto que la implementación de un ERP correcto
nos permite realizar un análisis y despliegue de información de forma rápida y
eficiente, además permite convertir la información obtenida en conocimientos que
puede ser utilizado para tomar decisiones a nivel gerencial.
1.1.- Antecedentes
El Instituto Geográfico Militar posee muchas áreas productivas que están
automatizadas en parte y otras se encuentran desprovistas de sistemas informáticos,
por lo que es de importancia la correcta selección de un ERP, puesto que ello puede
ayudar a la optimización de tiempos de producción y al rápido acceso de información.
1.2.- Ubicación
Debido a que el Instituto Geográfico Militar posee diferentes áreas productivas,
el desarrollo del estudio se enfoca solo a la planta de producción ubicada en Quito y
corresponde al área de Artes Gráficas.
1
2
1.3.- Hipotesis
Utilizar un modelo para seleccionar de manera adecuada un Sistema de
Planificación de Recursos Empresariales, basada en el análisis de procesos, puede
ayudar a las Pequeñas y Medianas Empresas a reducir el costo de implantación en un
50%.
1.4.- Objetivos
1.4.1.- Objetivo General
Diseñar un modelo de selección de un sistema de Planeación de Recursos
Empresariales que se adapte a las necesidades de las empresas y que permita un
procesamiento de la información de manera rápida y oportuna, optimizando el tiempo
y el costo de selección de dicho sistema.
1.4.2.- Objetivos Específicos
• Estudio y Reconocimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.
• Diseñar un modelo de procesos para una Pequeña y Mediana Empresa.
• Especificar el diseño del Sistema de Planeación de Recursos Empresariales.
• Desarrollar el modelo de selección del Sistema de Planeación de Recursos
Empresariales.
1.5.- Justificación y Alcance del Proyecto
En los mercados globalizados en los que nos encontramos, todas las empresas
deben ser competitivas, por tanto deben proveer de servicios y productos de calidad
con precios que permitan posicionarse en el mercado.
La determinación del modelo para la selección, nos ayuda a disminuir el riesgo
de seleccionar un Sistema de Planeación de Recursos Empresariales inadecuado.
Con la selección correcta de un Sistema de Planeación de Recursos
Empresariales, se puede optimizar el uso de los recursos, ya sean estos materiales o
humanos, para minimizar los tiempos de producción y disminuir el desperdicio de
materia prima y tiempos, obteniendo productos de calidad en tiempos más cortos. Por
3
otra parte el uso de herramientas informáticas puede apoyar a la toma de decisiones,
basadas en el análisis de los datos generados por el Sistema de Planeación de
Recursos Empresariales.
En definitiva, seleccionar un ERP es una decisión crítica que afectará la
competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser
tremendamente costosa. Si bien resulta imposible erradicar completamente la
incertidumbre, la existencia de un modelo de selección puede brindar un marco de
análisis para seleccionar el sistema que responda mejor a las necesidades de la
organización.
1.6.- - Institución de caso de estudio
El Instituto Geográfico Militar del Ecuador es una institución técnica y
científica, encargada de la elaboración de la Cartografía Nacional y del archivo de
datos geográficos de nuestro país. Su actividad se enmarca en la Ley de la Cartografía
Nacional y elabora mapas, cartas y demás documentos cartográficos oficiales del
territorio ecuatoriano que son la base para la planificación de obras y trabajos vitales
para el desarrollo y progreso de la Patria, en áreas como vialidad, exploración
petrolera, obras de ingeniería, planificación urbana, catastros, educación, turismo,
entre otros.
Historia
El inicio del Instituto Geográfico Militar se enmarca en la década de los años
veinte y respondió al imperioso requerimiento de las Fuerzas Armadas de disponer de
la Carta Básica del país que permitiera planificar la seguridad del estado ecuatoriano.
Fue el Dr. Isidro Ayora, hombre con visión de futuro y devoción por la
ciencia y la cultura, que atendiendo los requerimientos planteados por el Ejército,
mediante Decreto Ejecutivo No. 163 del 11 de abril de 1928, creó el Servicio
Geográfico Militar como un Departamento adscrito al Estado Mayor del Ejército. En
1947, durante el período presidencial del Dr. José María Velasco Ibarra, fue elevado a
la categoría de Instituto. Es la institución que grafica palmo a palmo el verdadero
rostro geográfico del Ecuador de manera esforzada y silenciosa, cumpliendo 77 años
4
de vida institucional y siendo artífice de su propio destino y desarrollo integral, de
cuyos réditos ha sido beneficiaria la nación ecuatoriana.
En esta larga trayectoria son muchos los logros alcanzados por el IGM, en agosto
de 1978 se promulga la Ley de la Cartografía Nacional, en la cual se establece su
misión de realizar las actividades requeridas para la elaboración de la Cartografía
Nacional y del archivo de Datos Geográficos y Cartográficos del país. De igual forma
en el mismo año, mediante decreto No. 014 se facultó al I.G.M. la impresión de
documentos valorados y de seguridad como timbres fiscales, sellos postales y toda
especie valorada que necesite de seguridades extremas para su emisión,
contribuyendo de esta forma al desarrollo socioeconómico y seguridad del país.
Actualmente el I.G.M. mantiene el liderazgo en la elaboración de la Cartografía
Nacional, proporcionando datos reales en apoyo efectivo a la planificación de obras
de ingeniería, planeación ambiental, el manejo de recursos y fundamentalmente en las
decisiones de la política de gobierno, con la utilización de tecnología moderna y de
última generación. Proporciona cartas y mapas actualizados, aplicando técnicas
modernas para la obtención de cartografía en formato digital, utilización de ortofotos,
mosaicos, fotografía a color, cartas de visualización tridimensional, etc.
La importancia de la cartografía radica que de ella se logren documentos de
diferentes tipos que permitan la elaboración y ejecución de planes de seguridad y
desarrollo. En este ámbito se enmarca la misión del I.G.M. por medio de la
generación de información geográfica y cartográfica que necesita nuestro país para
alcanzar su seguridad y desarrollo, además elaborando productos gráficos de
seguridad que los organismos públicos y privados requieren e instruyendo a la
comunidad en materias relacionadas con la geografía, astronomía y otras ciencias de
la tierra a través del Centro Cultural y el Planetario Universal. En el ámbito de la
Seguridad Nacional, el I.G.M. proporciona cartografía actualizada a los diferentes
Niveles militares, Unidades y Destacamentos, especialmente a los ubicados en todos
los sectores fronterizos y de áreas reservadas, para lograr un desarrollo armónico y
sustentable. En apoyo al desarrollo nacional, el Instituto Geográfico Militar cumple
con la tarea de proporcionar la Cartografía Básica de todo el territorio ecuatoriano,
porque es la base indispensable para la planificación de proyectos y obras que tienen
5
gran trascendencia, como trazado de vías, trabajos de ingeniería, prospección minera,
planificación y ordenamiento urbano, catastros, exploración petrolera, educación,
turismo y otros.
Presta asesoramiento a entidades públicas y empresas privadas en lo relacionado
a levantamientos aerofotogramétricos, trabajos topográficos, implementación de
sistemas catastrales urbanos y rurales multifinalitarios, posicionamiento satelitario,
trabajos geodésicos, cartografía digital, cartografía temática, monitoreo multitemporal
de volcanes a través de fotografía aérea, estudios geográficos, entre otros.
Además el área de Artes Gráficas del I.G.M. apoya con la producción de
documentos impresos con seguridades especiales como el caso de los pasaportes,
cédula de ciudadanía, sellos postales y toda la gama de producción de impresión
gráfica. Estos documentos se imprimen en papel de seguridad, con marca de agua,
tintas que crean imágenes ocultas, código de barras, hologramas, láminas de
seguridad y otros, con el fin de impedir la falsificación de los documentos y
garantizar al Estado la emisión real de los mismos. El Instituto Geográfico Militar
realiza la difusión de las ciencias geográficas, astronómicas y otras ciencias de la
Tierra a todos los niveles de la comunidad, mediante visitas, charlas, cursos,
seminarios y conferencias en su Centro Cultural, cuya dependencia principal es el
Planetario Universal, donde se proyectan temáticas sobre el cosmos y sus fenómenos.
Cuenta además con salas de exposición, proyección audiovisual, conferencias y
galería de arte, en las que se puede observar exposiciones sobre las expediciones al
Continente Antártico, los viajes espaciales, cartografía antigua, complementado con
la proyección de documentales fílmicos sobre geografía, turismo, ecología, botánica,
el cosmos, cultura y otros.
En el ámbito internacional, el Instituto Geográfico Militar mantiene estrechas
relaciones con varias instituciones con la finalidad de establecer nexos para conseguir
la transferencia tecnológica necesaria, como mantener equiparados los estándares,
proyecciones y niveles técnicos en el proceso de elaboración cartográfica. Se
destacan los contactos con entidades como el National Geospatial Intelligence
Agency -NGA- de los Estados Unidos de Norteamérica, la organización DIGSA, que
agrupa a los Directores de Institutos Geográficos de Suramérica, España y Portugal,
6
con el Instituto Panamericano de Geografía e Historia - IPGH, el ITC de Holanda, el
Instituto Geográfico de Catalunya, entre los principales. La presencia del Instituto
Geográfico Militar en la vida nacional ha sido muy importante. Colaboró en la
sustentación técnica de la tesis ecuatoriana y en el tratamiento de los impases durante
las negociaciones de paz con el Perú. Participó en el proceso de fijación de la frontera
terrestre común entre Ecuador y Perú, proporcionando mapas y planos actualizados
del sector, así como en el posicionamiento de los puntos geodésicos para la fijación y
monumentación de los hitos de frontera. Editó y puso en circulación los nuevos
mapas con la nueva configuración geográfica del territorio ecuatoriano. De igual
forma el I.G.M. prestó ayuda en casos emergentes como en el represamiento de la
Josefina, Fenómeno del Niño, volcanes Pichincha, Tungurahua y Reventador,
proporcionando material cartográfico para el análisis técnico respectivo. En los
procesos electorales, el referente de seguridad y seriedad ha sido dado por el I.G.M.
con la elaboración de las papeletas de votación para las diferentes dignidades, así
como en la impresión de especies valoradas como los pasaportes, sellos postales,
formularios de matrícula y revisión vehicular y todo tipo de impresión en forma
general. Las Fuerzas Armadas, a través del Instituto Geográfico Militar, han
fomentado en la gente ecuatoriana una clara convicción del valor de su identidad y lo
han conducido a considerar a su Patria no solo como el perímetro territorial que
delimita su soberanía, sino como el alma de la nacionalidad con todo aquello que es
nuestro, propio, característico, típico y tradicional; a considerar que no es solo la
propiedad de un recinto, sino que es ante todo y sobre todo, la posesión del espíritu de
ser ecuatoriano, siempre abierto a sus propias realidades, esmerándose en construir
una Patria mejor. El lema del I.G.M.: "Unidos por la ciencia y el espíritu para el
progreso del Ecuador", refleja su compromiso con el país, con sus usuarios y con toda
la sociedad; y, basado en su orgullosa historia, se orienta para alcanzar la excelencia
en sus actividades inmediatas, próximas y futuras, porque su irradiación e influjo
técnico está direccionado a todos los sectores de la Patria, desde el conocimiento
elemental de la parte geográfica hasta la sustentación y planificación de grandes e
importantes proyectos nacionales y construir un porvenir promisorio para la Patria.
7
Visión
Satisfacer a los clientes a nivel nacional con proyección internacional, mediante
soluciones integrales de cartografía, geografía, artes gráficas y seguridad
documentaria, basados en una cultura de calidad y respaldados en la investigación
técnica y científica.
Misión
Somos el organismo autorizado por el Estado Ecuatoriano para generar y
regular la información y bases de datos Cartográfica - Geográfica del país, proveer
soluciones gráficas y de seguridad documentaría; extensión cultural en el campo
científico de la astronomía y ciencias afines, que fortalecido con personal calificado,
tecnología de vanguardia, procesos de mejoramiento continuo y respeto al medio
ambiente, contribuye con el desarrollo nacional.
1.6.1.- Unidad de Artes Gráficas
Misión
La División Artes Gráficas en cumplimiento al Decreto No. 014 deberá
realizar el diseño e impresión de especies valoradas y demás productos gráficos de
seguridad, así como la cartografía e imprenta general de acuerdo al Plan Anual de
Actividades o cuando sean requeridos para apoyar en el cumplimiento de la misión
del Instituto Geográfico Militar.
Esta unidad está conformada por los siguientes equipos de trabajo:
- Producción Artes Gráficas
- Diseño Gráfico
- Pre-Prensa
- Prensa
- Impresión Tipográfica
- Impresión Digital
8
- Corte
- Termoestampado
- Serigrafía
- Pos prensa
Atribuciones y responsabilidades
Le compete ejercer las siguientes atribuciones y responsabilidades:
- Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar los trabajos deimpresión
cartográfica, geográfica, especies valoradas, documentos de seguridad,
formularios y otros solicitados por instituciones públicas, privadas o
personas naturales.
- Desarrollary aplicar diferentes tecnologías para combatir la evasión,
malversación, disposición ilegal de recursos, suplantación de identidad,
falsificación, adulteración, duplicación de documentos valorados y no
valorados, adoptando sistemas seguros de emisión de documentos de
identificación, de viaje y fiduciarios.
- Participará en la ejecución de planes y proyectos de interés nacional e
internacional, siempre que cuente con el debido financiamiento asignado por
el gobierno u otros organismos.
- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Decreto No. 014, emisión de
especies valoradas.
- Dirigirycontrolar las actividades relativas a la evaluación y seguimiento de
los proyectos en ejecución.
- Planificar, organizar y evaluar la capacidad operativa y de recursos
tanto materiales como humanos para la ejecución de los trabajos.
- Adoptar las medidas de seguridad industrial y de las instalaciones.
- Administrar la base de datos para la toma de decisiones en la producción
gráfica.
- Coordinar la ejecución de las actividades con las áreas administrativas y
financiera para recibir el apoyo requerido.
- Optimizar los procesos de producción gráfica y control.
9
- Planificar, coordinar y controlar el stock de materiales tanto de importación
como de adquisición local, al igual que los repuestos requeridos.
- Participar y colaborar en la Programación del mantenimiento y actualización
de software, hardware en máquinas y equipos.
- Analizar los reportes de producción y ventas para control interno y
propender al mejoramiento continuo.
- Desarrollar soluciones inmediatas que cubran las necesidades del cliente.
- Planificar el mejoramiento continuo y control de riesgos
Productos
Para el logro de los objetivos estratégicos institucionales la unidad de Artes
Gráficas establecerá sus objetivos operativos y metas, los que serán gestionados a
través de planes, programa y proyectos.
- Producción Artes Gráficas
o Orden de Producción
- Diseño Gráfico
o Diseño
o Película finalizada
o Placa finalizada
- Pre-Prensa
o Pliegos y bobinas listas
- Prensa
o Impresos offset
o Impresos offset contínuo
o Bobinas colectadas
- Impresión Tipográfica
o Impresos tipográficos
- Impresión Digital
o Impresión digital
o Impresión digital con data variable
- Corte
10
- Termoestampado
- Serigrafía
o Impresión serigráfica
- Pos prensa
o Material revisado, doblado, cortado, cosido, grapado y embalado.
o Bobinas colectadas con numeración
o Impresión de seguridad
11
C A P Í T U L O I I
D I S E Ñ O D E L M O D E L O D E E R P PA R A
P E Q U E Ñ A S Y M E D I A N A S E M P R E S A S
2.1.- Modelo de procesos de una pequeña y mediana empresa
Para unificar conceptos vamos a empezar por la definición de PYMES, estas
siglas son la representación de Pequeñas y Medianas Empresa, pero estos adjetivos
pueden ser tomados como relativos, porque aunque que hay bastantes consenso para
considerar pequeña a una empresa de hasta 20 empleados y mediana a una que tiene
entre 20 y 500 empleados, la realidad es que no se puede pensar en la cantidad de
empleados como la única característica que define a este tipo de empresas. De hecho,
el capital social es otro parámetro muy importante, como así también el volumen
anual de ventas.
La diversidad de situaciones geográficas, históricas y políticas hace que no se
pueda establecer una única definición, y como estos parámetros pueden coexistir en
su totalidad o no, la definición de PYMESno es absoluta ni categórica, sino depende
del ente que la defina y del lugar en el que esté radicada la empresa.
La Superintendencia de Compañías del Ecuador, mediante Resolución No.
SC.Q.ICI.CPAIFRS.11, entre otras cosas, en su artículo primero resuelve.
Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la
Superintendencia de Compañías califica como PYMES a las personas jurídicas que
cumplan las siguientes condiciones:
a) Activos totales inferiores a CUATRO MILLONES DE DÓLARES;
b) Registren un Valor Bruto de Ventas Anuales inferior a CINCO MILLONES
DE DÓLARES; y,
12
c) Tengan menos de 200 trabajadores (personal Ocupado). Para este cálculo se
tomará el promedio anual ponderado.
El Instituto Nacional de Estadísticas y Censos define a una PyME por la
cantidad de empleados, en este caso son de 10 a 49 empleados.
Del censo nacional económico realizado en el año 2010, se obtuvieron los siguientes
datos:
Tabla 2.1Número de establecimientos económicos (PyMES), según personal
ocupado.
PERSONAL OCUPADO ESTABLECIMIENTOS
PERSONAL OCUPADO (10 - 49 EMPLEADOS) 18.684
Fuente: Censo Nacional Económico 2010Instituto Nacional De Estadísticas y Censos
(INEC).
Realizado Por: Unidad De Procesamiento De La Subdirección,"Marcos Antonio
Chico Chávez - INEC"
Las mismas que están dividas en:
Tabla 2.2Número de establecimientos económicos (PyMES), según tipo de actividad.
ACTIVIDAD ESTABLECIMIENTOS
Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca. 170
Explotación de minas y canteras. 44
Industrias manufactureras. 1.944
Suministro de electricidad, gas, vapor y aire
acondicionado.
61
Distribución de agua; alcantarillado, gestión de
desechos y actividades de saneamiento.
50
Construcción. 257
Comercio al por mayor y al por menor;
reparación de vehículos automotores y
4.251
13
motocicletas.
Transporte y almacenamiento. 685
Actividades de alojamiento y de servicio de
comidas.
1.070
Información y comunicación. 339
Actividades financieras y de seguros. 723
Actividades inmobiliarias. 128
Actividades profesionales, científicas y técnicas. 576
Actividades de servicios administrativos y de
apoyo.
432
Administración pública y defensa; planes de
seguridad social de afiliación obligatoria.
779
Enseñanza. 4.724
Actividades de atención de la salud humana y de
asistencia social.
1.060
Artes, entretenimiento y recreación. 315
Otras actividades de servicios. 1.068
Actividades de Organizaciones y Órganos
Extraterritoriales.
8
Total 18.684
Fuente: Censo Nacional Económico 2010Instituto Nacional De Estadísticas y Censos
(INEC).
Realizado Por: Unidad De Procesamiento De La Subdirección,"Marcos Antonio
Chico Chávez - INEC"
2.1.1.- Normalización de Procesos
Para que una PyME funcione de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar
y gestionar numerosos procesos, para lo cual debe disponer de una buena
documentación estandarizada.
14
Sin una buena documentación es casi imposible que una empresa obtenga
productos o servicios con idénticas características y estándares de calidad.
Como herramienta de normalización se propone formalizar los procesos
mediante el empleo de la “Hoja de Procesos”para la documentación, y el uso de
Business Process Modeling Notation (BPMN) que es una notación gráfica
estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio.
La Hoja de Procesos propuesta consta de 23 campos básicos, los cuales se
describen a continuación:
Nombre Empresa.-Contiene el nombre de empresa que implementa la plantilla.
Fecha.- Contiene la fecha de publicación del documento.
Versión.- Número de modificaciones que ha sufrido el proceso.
Páginas.- Número de páginas que contiene el documento.
Nombre del Proceso.- Nombre general del proceso al cual pertenecen el grupo de
actividades.
Código.- Codificación alfanumérico que permite identificar al proceso.
Propósito General.- Descripción breve y clara del propósito del proceso, especifica
qué hace y para qué lo hace.
Objetivos Específicos.- Contiene la descripción de los objetivos específicos del
proceso.
Alcances y Limitaciones.- Es una breve descripción de la aplicación del
procedimiento como tal, donde se debe entender el inicio y termino del mismo de
manera concreta.
Descripción del Proceso.- Contiene una descripción del proceso en orden lógico
según sus actividades.
Requisitos de Entrada.- Contiene todos los requisitos necesarios para que se ejecute
el proceso.
Requisitos de Salida.- Contiene todos los resultados generados por el proceso al ser
ejecutado.
15
Procesos Relacionados.- Contiene la información de los procesos que intervienen en
la ejecución del proceso.
- Nombre del Proceso (Código).- Contiene el nombre y código del proceso.
- Interacción.- Breve descripción de la forma en que interactúa el proceso.
Recursos.- Contiene la información de los recursos humanos, materiales y
maquinaria necesarios para ejecutar el proceso.
Actores.- Personas, procesos, sistemas, instituciones o terceros que participan en la
ejecución del proceso. Esta sección lista todos los actores y sus actividades.
- Actor.- Nombre del actor.
- Lugar de Ejecución.- Área de la empresa en la cual se ejecuta el proceso.
- Frecuencia de Ejecución.- Contiene la periodicidad con la que se ejecuta el
proceso.
- Actividades del Actor.- Contiene todas las actividades que ejecuta el actor.
o Nombre.- Contiene el nombre de la actividad.
o Acción.- Descripción de la acción que realiza.
Observaciones Adicionales.- Contiene observaciones adicionales que se debe tener
en cuenta en la ejecución del proceso.
17
Para la identificación del entorno empresarial se empleará los Diagramas de Flujos de
Datos para determinar las entidades externas y las fuentes o destinos de los datos. Para el
registro de la descripción de los Diagramas de Flujos de Datos se empleará la “Hoja de
Contexto”, la cual consta de los siguientes campos:
Nombre Empresa.- Contiene el nombre de empresa que implementa la plantilla.
Fecha.- Contiene la fecha de publicación del documento.
Versión.- Número de modificaciones que ha sufrido el proceso.
Nombre de Entidad.- Nombre de la entidad con la que se relaciona la empresa.
Código.- Codificación alfanumérico que permite identificar ala entidad.
Tipo de Entidad.- Específica el tipo de entidad interna o externa.
Descripción.- Contiene una descripción delaentidad.
Flujos de Entrada.- Contiene la información de los flujos de datos de entrada.
Nombre del Flujo.- Contiene el nombre del flujo.
Descripción.- Breve descripción delflujo.
Flujos de Salida.- Contiene la información de los flujos de datos de salida.
Nombre del Flujo.- Contiene el nombre delflujo.
Descripción.- Breve descripción del flujo.
Observaciones Adicionales.- Contiene observaciones adicionales que se debe tener en
cuenta.
18
Figura 2.2 Hoja de contexto
Fuente: Elaboración propia.
2.1.2.- Entorno Empresarial
El entorno de la empresa son todos los elementos ajenos a la organización que
son relevantes para su funcionamiento. El entorno contiene muchos recursos de los
cuales dependen las empresas, lo que provoca que inevitablemente se vean afectadas
por lo que ocurre en ese entorno.
Es necesario evaluar el ambiente externo actual y futuro en términos de
amenazas y oportunidades. La evaluación se centra en factores económicos, sociales,
19
políticos, legales, demográficos y geográficos. A su vez debe explorarse ese ambiente
en busca de elementos que sean de utilidad a la empresa tales como avances
tecnológicos, productos y servicios en el mercado, y buscar otros factores necesarios
para determinar la situación competitiva de la empresa.
Entorno Físico.-El entorno físico se refiere a los recursos naturales que rodean a la
empresa, tales como: el régimen de lluvias, las plagas, la especial capacidad de la
tierra para un determinado producto, la topografía, el potencial de pesca, el potencial
hidroeléctrico, tales recursos se aprovecharán acorde a las actividades de la empresa.
Entorno Económico.- Condiciones y tendencias generales de la economía que
pueden ser factores relevantes en las actividades de la organización.
Como parte del entorno económico podemos encontrar los siguientes: Capital,
trabajo, niveles de precios, políticas fiscales y tributarias, clientes.
Capital. Casi todas las organizaciones necesitan capital como maquinaria, edificios,
inventarios de bienes, equipos de oficina, herramientas de todo tipo y efectivo.
Existen organizaciones que son capaces de producir su propio capital, por ejemplo
cuando una empresa construye su propia maquinaria. También se pueden producir
dentro de la organización recursos en efectivo para comprar bienes de capital en el
exterior.
Las empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de capital
con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y otros bienes de
capital que requiere la organización para operar.
Es decir todas las clases de operaciones dependen de la disponibilidad y de los
precios de los bienes de capital que necesitan.
Trabajo. Otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la
calidad y el precio de la fuerza laboral.
20
El precio de la mano de obra es un factor económico importante para la
empresa, aunque la automatización disminuye los altos costos.
Niveles de precios. Los cambios de precios repercuten en la inflación y estos a su vez
no sólo desequilibran a las empresas, sino que también distorsionan todo tipo de
organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y
otros artículos.
Políticas fiscales y tributarias. Repercuten económicamente en gran manera sobre
todas las empresas. El control gubernamental de la disponibilidad de créditos
mediante su política fiscal tiene efectos significativos no sólo sobre los negocios sino
también sobre operaciones que no se le relacionan.
Clientes. El factor más importante para que una empresa tenga éxito son sus clientes
sin ellos el negocio no puede existir.
Es evidente que las expectativas de la demanda de diversos públicos a quienes
atienden las empresas reciben la influencia de factores económicos y no económicos.
Las principales son las actitudes, los deseos y las expectativas de las personas muchas
de las cuales son producto de patrones culturales del ambiente social.
Entorno Tecnológico.- Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la
tecnología. La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa.
Tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las
formas de hacer las cosas. Sin embargo su principal influencia es sobre la forma de
hacer las cosas, cómo se diseñan, producen, distribuyen y venden los bienes y los
servicios.
La repercusión de la tecnología se manifiesta en nuevos productos, nuevas
máquinas, nuevas herramientas, nuevos materiales y nuevos servicios. Algunos
21
beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares más altos de vida,
más tiempo de descanso y una mayor variedad de productos.
Entorno socio-cultural.- El ambiente social se compone de actitudes, formas de ser,
expectativas, grados de inteligencia y educación, creencias y costumbres de las
personas de un grupo o sociedad determinados.
Entorno político-jurídico.- Se encuentra estrechamente entrelazado con el entorno
social. En general las leyes se aprueban como resultado de las presiones y los
problemas sociales.
Ambiente político.-Las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos
y gubernamentales cambian con el flujo y reflujo de las demandas y creencias
sociales.
El gobierno afecta prácticamente a todas las empresas y todos los aspectos de la
vida. En cuanto a lo referente a los negocios, desempeña dos papeles principales: los
fomenta y los limita. Cabe también mencionar que el gobierno también es el mayor
cliente, pues compra bienes y servicios.
Ambiente legal.-El otro papel del gobierno es restringir y regular los negocios.
Todaempresa está rodeada de una maraña de leyes, reglamentos y jurisprudencia, no
sólo a nivel nacional sino también estatal y municipal.
Numerosas leyes y normas son necesarias, aunque muchas se vuelven
obsoletas. Pero representan un ambiente complejo para todos los administradores.
Entorno ético.La ética en los negocios se relaciona con la verdad y la justicia y tiene
diversos aspectos, tales como las expectativas de la sociedad, la competencia justa, la
publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía del
consumidor y la conducta corporativa en el país de origen así como en el extranjero.
22
Figura 2.3 Entorno empresarial de una PyME.
Entorno Político Jurídico
Entorno Socio Cultural
Entorno Tecnológico
Entorno Económico
Entorno Físico
PyME
Fuente: Elaboración propia.
Todos estos aspectos influyen de manera directa o indirecta en el funcionar de
la empresa, misma que debe adaptar sus procesos para su funcionamiento, la
selección del Sistema de Planeación de Recursos Empresariales debe basarse en la
identificación y automatización de estos procesos.
Figura 2.4 Relación entre Entorno - Procesos – ERP - PyME
Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales
Procesos de la Empresa
Entorno
Empresarial
PyME
Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales
Procesos de la Empresa
Fuente: Elaboración propia.
23
2.1.3.- Mapa de procesos de una PyME
Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que
transforman elementos de entrada en elementos de salida aportando valor añadido
para el cliente o usuario. Los recursos pueden incluir: personal, finanzas,
instalaciones, equipos técnicos, métodos, etc.
El propósito que ha de tener todo proceso es ofrecer al cliente/usuario un
servicio correcto que cubra sus necesidades, que satisfaga sus expectativas,
con el mayor grado de rendimiento en coste, servicio y calidad.
Un procedimiento es la forma específica de llevar a término un proceso o
una parte del mismo.
Los resultados deseados en los procesos dependen de los recursos,
la habilidad y motivación del personal involucrado en el mismo, mientras los
procedimientos son sólo una serie de instrucciones elaboradas para que las siga
una persona o conjunto de personas.
Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de
los procesos de una organización. Existen diversas formas de diagramar un mapa
de procesos, en este documento partiremos del Diagrama de Contexto el cual
proveerá una visión global de los macroprocesos, y finalizaremos con los Diagramas
BMP para detallar a profundidad cada una de las actividades empresariales.
2.1.4.- Diagrama de Contexto
El diagrama de contexto nos ayuda a distinguir los procesos que son parte de la
PyME y las interacciones que tienen estos con su entorno. Las interacciones pueden
ser sistemas informáticos, sectores internos de la empresa y factores externos.
25
Tabla 2.3 Hoja de contexto de Cliente.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Clientes CTXT-CL-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir pedido de cotización de productos o servicios Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.
Aceptar cotización de productos o servicios El cliente acepta la cotización de los productos o servicios enviados.
Recibir solicitud de productos o servicios Se recibe el pedido de productos o servicios por parte del cliente.
Recibir pago de factura de cliente Se recibe el pago de los productos o servicios emitidos al cliente.
Recibir reclamos de cliente Se reciben reclamos del cliente por fallas en los productos o inconvenientes en el
servicio.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar cotización de productos o servicios Se envía al cliente la cotización de productos o servicios.
Enviar contrato al cliente Se envía al cliente en el caso de ser necesario el contrato para la elaboración de
productos o prestación de servicios.
Enviar factura de productos al cliente Se envía la factura de los productos o servicios al cliente.
Entregar productos al cliente Se entregan los productos o servicios al cliente.
26
Resolver problemas enviados por el cliente Se solucionan los problemas reportados por el cliente.
Cerrar reclamo de cliente Una vez resuelto el problema con los productos o servicios se procede a cerrar el
problema reportado por el cliente.
Cerrar el contrato con el cliente Una vez que se da por entregado la totalidad de los productos o servicios y estos están
acorde a las necesidades del cliente, se procede con el cierre del contrato.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.4 Hoja de contexto de Proveedor.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Proveedores CTXT-PRV-001
Tipo de Entidad Externa Interna
X
Descripción
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece con bienes, productos o servicios.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir cotización de productos o servicios Se recibe la cotización de productos o servicios del proveedor.
27
Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios por
parte del proveedor.
Recibir factura de proveedor Se recibe la factura por la elaboración de productos o prestación de servicios por
parte del proveedor.
Recibir productos o servicios de proveedor Se recibe los productos o servicios del proveedor.
Recibir solución de problemas El proveedor soluciona los problemas de los productos o servicios.
Recibir cierre de problema El proveedor informa que el problema ha sido resuelto en su totalidad y se procede
con el cierre del mismo.
Cerrar contrato con proveedor
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar pedido de cotización de productos o servicios Se envía el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.
Aceptar cotización de productos o servicios Se acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.
Enviar pedido de productos o servicios Se envía la solicitud de productos o servicios al proveedor.
Pagar factura de proveedor Se procede con el pago de la factura de productos o servicios emitida por el
proveedor.
Reportar problemas de productos a proveedor Se informa al proveedor de fallas en los productos o servicios.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
28
Tabla 2.5 Hoja de contexto de Organismos de Control.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Organismos de Control CTXT-ORG-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Los Organismos de Control constan por todas las Entidades Gubernamentales a las cuales se debe informar de las actividades tanto
económicas como laborales.
Estos Organismos de Control son:
- Súper Intendencia de Compañías
- Ministerio de Relaciones Laborales
- Servicio de Rentas Internas
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
- Ministerio del Medio Ambiente
- Municipalidad
- Ministerio de Salud Pública
También forman parte de los Organismos de Control:
- Alta Gerencia
- Accionistas
- Áreas de Control de Calidad
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir políticas de reciclado y destrucción de Se recibe las políticas para reciclado y destrucción de materia por parte de los
29
materiales Organismos de Control correspondientes a medio ambiente y salud pública.
Recibir políticas para contratación y evaluación de
personal
Estas políticas de salarios, horarios de trabajo, pago de horas extras son emitidas por
el Ministerio de Relaciones Laborales e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Recibir aprobación de presupuesto Se recibe la aprobación de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar declaración de impuestos Se envía la declaración de impuestos al Servicio de Rentas Internas.
Enviar informe de actividades Se envían los informes de actividades realizadas.
Enviar informe de gastos Se envían los informes de gastos.
Enviar planificación anual Se envía la planificación anual de actividades, gastos y proyectos a ejecutar.
Enviar Informes de personal Se envían los informes de evaluación de personal.
Enviar informe de ingresos Se envían los informes de ingresos económicos.
Enviar solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para el cumplimiento de proyectos.
Enviar contratos de personal Se envían los contratos de personal para ser legalizados por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
Enviar las actas de finiquito de contratos Se envían las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de
Relaciones Laborales.
Realizar pagos de Seguro Social Se procede con la afiliación obligatoria al Seguro Social de los empleados.
Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Al desagregar el Diagrama de Contexto se obtendrá el Modelo de Macroprocesos para lasPyMES.
31
Tabla 2.6 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Administración de las Relaciones con los Clientes CTXT-ARC-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso que se centra en el equipo de ventas de la PyME para gestionar y ejecutar el proceso pre-venta y post-venta. Ayuda en las actividades como gestión de la
Orden de Producción, gestión de contratos de servicios y productos y administración de servicios de comercialización.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir pedido de cotización de productos o
servicios
Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.
Aceptar cotización de productos o servicios El cliente acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.
Recibir solicitud de productos o servicios Se recibe el pedido de productos o servicios por parte del cliente.
Recibir pago de factura de cliente Se recibe el pago de los productos o servicios emitidos al cliente.
Recibir reclamos de cliente Se reciben reclamos del cliente por fallas en los productos o inconvenientes en el servicio.
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios
al cliente.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
32
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar cotización de productos o servicios Se envía al cliente la cotización de productos o servicios.
Enviar contrato al cliente Se envía al cliente en el caso de ser necesario el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios.
Enviar factura de productos al cliente Se envía la factura de los productos o servicios al cliente.
Entregar productos al cliente Se entregan los productos o servicios al cliente.
Resolver problemas enviados por el cliente Se da solución a los problemas reportados por el cliente.
Cerrar reclamo de cliente Una vez resuelto el problema con los productos o servicios se procede a cerrar el problema reportado por el cliente.
Cerrar el contrato con el cliente Una vez que se da por entregado la totalidad de los productos o servicios y estos están acorde a las necesidades del
cliente, se procede con el cierre del contrato.
Generar orden de trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos o prestación de servicios a los clientes.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
33
Tabla 2.7 Hoja de contexto de Gestión de la Producción.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de la Producción CTXT-GSTPD-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso que define la forma en la que se elaboran los productos o se prestan los servicios, desde el consumo de materia prima, maquinaria y mano de obra, hasta el
embalaje y bodegaje del producto terminado.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Generar orden de trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos o prestación de servicios a los clientes.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios
al cliente.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
34
Tabla 2.8 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Abastecimiento CTXT-ABST-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso que definen las actividades para proceder con las compras, todo el movimiento y almacenaje de materias primas, el inventario de los productos y
almacenaje de los productos terminados.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir cotización de productos o servicios Se recibe la cotización de productos o servicios del proveedor.
Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.
Recibir factura de proveedor Se recibe la factura por la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.
Recibir productos o servicios de proveedor Se recibe los productos o servicios del proveedor.
Recibir solución de problemas El proveedor soluciona los problemas de los productos o servicios.
Recibir cierre de problema El proveedor informa que el problema ha sido resuelto en su totalidad y se procede con el cierre del mismo.
Cerrar contrato con proveedor Una vez que se da por aceptada la totalidad de los productos o servicios, se procede con el cierre del contrato.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar pedido de cotización de productos o Se envía el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.
35
servicios
Aceptar cotización de productos o servicios Se acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.
Enviar pedido de productos o servicios Se envía la solicitud de productos o servicios al proveedor.
Pagar factura de proveedor Se procede con el pago de la factura de productos o servicios emitida por el proveedor.
Reportar problemas de productos a proveedor Se informa al proveedor de fallas en los productos o servicios.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.9 Hoja de contexto de Gestión de la Planificación de Recursos Empresariales.
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Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Planificación de Recursos Empresariales CTXT-REMP-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso encargado de definir el funcionamiento de las áreas Financiera-Contable, Recursos Humanos e Inventarios.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
36
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Informar la solución de incidente de
tecnología
La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes unidades.
Recibir políticas de reciclado y destrucción de
materiales
Se recibe las políticas para reciclado y destrucción de materia por parte de los Organismos de Control correspondientes a
medio ambiente y salud pública.
Recibir politicas para contratación y
evaluación de personal
Estas políticas de salarios, horarios de trabajo, pago de horas extras son emitidas por el Ministerio de Relaciones
Laborales e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Recibir aprobación de presupuesto Se recibe la aprobación de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Enviar declaración de impuestos Se envía la declaración de impuestos al Servicio de Rentas Internas.
Enviar informe de actividades Se envían los informes de actividades realizadas.
Enviar informe de gastos Se envían los informes de gastos.
Enviar planificación anual Se envía la planificación anual de actividades, gastos y proyectos a ejecutar.
Enviar Informes de personal Se envían los informes de evaluación de personal.
Enviar informe de ingresos Se envían los informes de ingresos económicos.
Enviar solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para el cumplimento de proyectos.
Enviar contratos de personal Se envían los contratos de personal para ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Laborales.
Enviar las actas de finiquito de contratos Se envían las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de Relaciones Laborales.
Realizar pagos de Seguro Social Se procede con la afiliación obligatoria al Seguro Social de los empleados.
Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
37
Tabla 2.10 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Tecnologías de Información CTXT-TIC-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso encargo de definir el funcionamiento de todos los servicios que ofrece el área de tecnologías de información.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo
solicitan.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones
al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
38
2.1.4.1.- Administración de las Relaciones con los Clientes
La Administración de las Relaciones con los Clientes (CRM), es toda estrategia
empresarial que implica un cambio de modelo de negocio centrado en la gestión
automatizada de todos los puntos de contacto con el cliente, cuyo objetivo es captar,
fidelizar y rentabilizar al cliente ofreciéndole una misma cara mediante el análisis
centralizado de sus datos1.
Una parte fundamental de la atención al cliente son los servicios preventa y
postventa que se ofrecen. El servicio es una parte integral del producto y se considera
que no se puede vender el uno sin el otro.
Una característica común de los negocios de éxito es la actitud hacia el servicio,
la búsqueda del servicio atento, amable y experto fluye desde la cabeza del negocio,
contagiando a todo el personal de la empresa. Esta calidad en el servicio no es algo
que se consiga enviando al personal a un curso con la última panacea en servicio al
cliente. Es una cualidad que se busca en el personal desde el momento de su
selección, una conducta que se aprende del mismo propietario y líder2.
La descomposición del macroproceso de la figura 2.6, se detalla a continuación.
1CRM. Gestión de la Relación con los Clientes,1° edición, Ignacio García Valcárcel, pág. 26 2Los pilares del marketing,1° edición, Bernardo López, Marta Mas Machuca, Jesús Viscarri Colomer, pág. 284
39
Figura 2.7 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los Clientes.
Fuente: Elaboración propia.
40
Tabla 2.11 Hoja de contexto de Atención al Cliente.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Atención al Cliente CTXT-CRM-ATC-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Departamento encargado de receptar la especificación de los productos solicitados por los clientes.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir pedido de cotización de productos o
servicios
Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.
Aceptar cotización de productos o servicios El cliente acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.
Recibir reclamos de cliente Se reciben reclamos del cliente por fallas en los productos o inconvenientes en el servicio.
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios
al cliente.
Entregar proforma de productos o servicios El personal de cotización entrega la proforma generada de productos o servicios.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar cotización de productos o servicios Se envía al cliente la cotización de productos o servicios.
Enviar contrato al cliente Se envía al cliente en el caso de ser necesario el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios.
41
Resolver problemas enviados por el cliente Se da solución a los problemas reportados por el cliente.
Cerrar reclamo de cliente Una vez resuelto el problema con los productos o servicios se procede a cerrar el problema reportado por el cliente.
Cerrar el contrato con el cliente Una vez que se da por entregado la totalidad de los productos o servicios y estos están acorde a las necesidades del
cliente, se procede con el cierre del contrato.
Solicitar cotización de productos o servicios El personal de atención al cliente solicita a los cotizadores la generación de la proforma de productos o servicios.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.12 Hoja de contexto de Cotización.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Cotización CTXT-CRM-CTZ-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Departamento encargado de generar la cotización de los productos solicitados por los clientes.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir pedido de cotización de productos o servicios Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.
42
Solicitar cotización de productos o servicios El personal de atención al cliente solicita a los cotizadores la generación de la proforma de productos o
servicios.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo
solicitan.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Entregar proforma de productos o servicios El personal de cotizador entrega la proforma generada de productos o servicios.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de
telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.13 Hoja de contexto de Punto de Venta.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Punto de Venta CTXT-CRM-PTV-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Área encargada de realizar los cobros de los productos elaborados.
Flujos de Entrada
43
Nombre del Flujo Descripción
Recibir solicitud de productos o servicios Se recibe el pedido de productos o servicios por parte del cliente.
Recibir pago de factura de cliente Se recibe el pago de los productos o servicios emitidos al cliente.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar factura de productos al cliente Se envía la factura de los productos o servicios al cliente.
Entregar productos al cliente Se entregan los productos o servicios al cliente.
Generar orden de trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos o prestación de servicios a los clientes.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.14 Hoja de contexto de Marketing y Contratos.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Marketing y Contratos CTXT-CRM-MRK-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
44
Descripción
Área encargada del seguimiento de los clientes y generación de contratos.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Generar orden de trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos o prestación de servicios a los clientes.
Cerrar reclamo de cliente Una vez resuelto el problema con los productos o servicios se procede a cerrar el problema reportado por el cliente.
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios al
cliente.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar contrato al cliente Se envía al cliente en el caso de ser necesario el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios.
Cerrar el contrato con el cliente Una vez que se da por entregado la totalidad de los productos o servicios y estos están acorde a las necesidades del
cliente, se procede con el cierre del contrato.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
45
2.1.4.1.1.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente
Figura 2.8 Diagrama de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.
Fuente: Elaboración propia.
46
Tabla 2.15 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.
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Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Gestión de Marketing y Atención al Cliente PRC-CRM-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Registrar la venta de productos a los clientes. Nombre Página
Objetivos Específicos
Registrar la solicitud de productos de los clientes.
Registrar el cobro de las ventas de productos.
Entregar los productos a los clientes.
Alcances y Limitaciones
En este proceso no se detalle las actividades de producción de productos ni la generación de la proforma.
Descripción del Proceso
El proceso inicia cuando un cliente solicita la cotización de productos o servicios, el personal de atención al cliente verifica si este producto existe en bodega de
producto terminado, caso contrario solicita al personal de cotización se elabore la proforma de productos.
El personal de atención al cliente registra o actualiza los datos de los usuarios y envía la cotización de productos mediante correo electrónico o impreso.
Si el cliente acepta la cotización el personal de ventas genera una Orden de Producción de productos e informa al personal regente de la planta para que proceda con la
planificación y elaboración del producto, dentro de las condiciones establecidas en el contrato.
El cliente puede realizar pagos anticipados del producto o realizar la cancelación de los mismos.
El personal encargado de la producción de productos informa el estado en el que se encuentran los productos en elaboración al personal de ventas.
El personal de ventas informa el estado de elaboración de los productos al cliente.
Al finalizar con la elaboración de los productos se procede con la entrega al cliente.
El cliente pude informar al personal de atención al cliente si existen inconvenientes con los productos entregados. Se revisan los problemas con los productos y de ser
necesario se los reprocesa.
Si el cliente acepta la totalidad de los productos se da por cerrado la Orden de Producción.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Solicitud de productos del cliente Productos elaborados
Procesos Relacionados
47
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Generar Cotización
Elaborar producto
Almacenar producto
Entregar Producto
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de atención al cliente
Cotizador
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Inicio El proceso empieza cuando el cliente se solicita atención.
¿Aceptar Cotización? El cliente evalúa la cotización y acepta o rechaza la propuesta económica para la elaboración de los productos o
prestación de servicios.
Enviar factura de productos al cliente Se envía la factura de los productos o servicios al cliente.
¿Realiza Pago? El cliente puede o no realizar el pago de anticipos o la cancelación total del trabajo.
Informar al Cliente estado de la Orden de
Producción
Informa al cliente sobre el estado de la orden de trabajo mediante correo electrónico, telefónicamente o despliegue del
estado de la Orden de Producción en una página web de seguimiento de órdenes de producción.
Entregar productos al cliente Se entregan los productos o servicios al cliente.
Fin Se da por finalizada la Orden de Producción con la entrega total de los productos y el cierre de los incidentes.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Atención al Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Registrar cliente Registra o actualiza los datos del cliente
Recibir pedido de cotización de productos o
servicios
Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.
Solicitar cotización de productos o servicios El personal de atención al cliente solicita a los cotizadores la generación de la cotización de productos o servicios.
Enviar cotización de productos o servicios Se envía al cliente la cotización de productos o servicios.
Actualizar Inventario de Producto Terminado Se procede con la actualización de los saldos de inventario de bodega de producto terminado.
48
Visualizar estado de Orden de Producción El personal de Atención al Cliente puede visualizar el estado en el que se encuentra la Orden de Producción, se deben
poder buscar las Órdenes de Producción por rangos de fechas y por clientes. Si la Orden de Producción se ha
finalizado en la Planta de Producción se notifica mediante correo electrónico al personal de Atención al Cliente sobre
la terminación del producto.
¿Orden de Producción Terminada? Si la Orden de Producción ha sido ejecutada se actualiza su estado.
Receptar Producto Se realiza la recepción de los productos elaborados para ser entregados al cliente.
Registrar Reclamo de Cliente Se registran los reclamos de los clientes para su seguimiento y solución.
Clasificar Reclamos de Cliente Se analizan y se clasifican los reclamos del cliente.
Identificar las causas reales del reclamo Se analiza las causas reales de los reclamos del cliente.
¿Reclamo Resuelto? Se procede con la solución del problema que ocasiona los reclamos del cliente. Si no se puede resolver el problema
este debe ser escalado.
Escalar reclamo Se asigna el problema al personal del siguiente nivel de atención para que analice y resuelva las causas del problema.
Cerrar reclamo Al solucionar el problema se procede a cerrarlo.
Informar al Cliente Se informa al cliente que el problema ha sido resuelto.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cotización
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Solicitud Cotización Se recibe la solicitud de cotización de elaboración de productos basado en la información provista por el cliente.
Generar cotización El proceso de generación de productos es realizado por personal de la planta de producción, los cuales cuentan con
varios años de experiencia en la elaboración de productos. La estimación de los costos se basa en la experiencia de los
cotizadores, los cuales toman como base de cálculo el precio de los materiales, maquinaria y mano de obra.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Punto de Venta
Actividades del Actor
Nombre Acción
Recibir solicitud de productos o servicios Se recibe el pedido de productos o servicios por parte del cliente.
Recibir pago de factura de cliente Se recibe el pago de los productos o servicios emitidos al cliente.
¿Generar Orden de Producción? Si no se dispone del producto o servicio se genera la Orden de Producción.
Generar Orden de Producción Se genera la Orden de Producción y se envía la información a la planta de producción, se registra la planificación de
trabajo.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
49
Gestión de Contrato y Marketing
Actividades del Actor
Nombre Acción
Generar Contrato En los casos que sean necesarios se procede con la generación del contrato.
Actualizar Información Financiera Se actualiza la información de financiera como es el caso de cuentas por cobrar, bancos, presupuesto, etc.
Actualizar Base Datos ERP Se actualiza los datos que los procesos generan para luego procesarlo.
Generar Reporte Gerencial Se obtiene información mediante reportes de: - Estado de la producción de todas las órdenes de producción. - Estado
de producción de una Orden de Producción. - Cantidad de clientes atendidos por un periodo de tiempo. - Cantidad de
ingresos por un periodo de tiempo. - Carga de trabajo de la maquinaria. - Carga de trabajo del personal de la planta.
Analizar Información El personal administrativo toma decisiones basadas en la información almacenada de los clientes, ventas y elaboración
de productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Producción
Actividades del Actor
Nombre Acción
Actualizar cola de trabajo Actualiza el listado de las órdenes de producción pendientes de ejecutar.
Elaborar producto La planta de producción revisa la lista de órdenes de trabajo pendientes, los planifica y ejecuta. Luego almacena los
productos en la bodega de producto terminado.
Almacenar producto Una vez terminado el producto este es almacenado en las bodegas hasta la entrega al cliente. Se informa al área de
atención al cliente que la Orden de Producción está lista para ser entregada.
Cerrar Orden de Producción Se cierra la Orden de Producción y se actualiza la información de costos de producción.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
50
2.1.4.1.1.1.- Proceso de Gestión de Cotización
Figura 2.9 Diagrama de proceso de Gestión de Cotización.
Fuente: Elaboración propia.
51
Tabla 2.16 Hoja de proceso de Cotización.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Cotización PRC-CTZ-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Determinar el costo de producción de los productos o servicios
solicitados por el cliente. Nombre Página
Objetivos Específicos
Estimación de costos de producción basados en los requisitos del producto.
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El personal de atención al cliente recibe la solicitud de productos del cliente, determina si existe el producto en bodegas, determina el precio de venta y procede con la
emisión de la factura al cliente.
Si el producto no se encuentra en bodega se solicita el personal de cotizadores que elabore la estimación del precio de venta de los productos.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Solicitar cotización
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de atención al cliente
Cotizador
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
52
Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Solicitar cotización de productos El cliente solicita la cotización de productos.
Presentar cotización El personal de Atención al Cliente presenta al cliente la cotización de la elaboración de los productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Atención al Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
¿Elaborar nuevo producto? El vendedor determina si los productos solicitados por el cliente requieren de elaboración o existen en la bodega de producto
terminado.
Determinar precio de venta El personal de Atención al Cliente determina el precio de venta de los productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega de producto terminado
Actividades del Actor
Nombre Acción
Consultar existencias Se consultas las existencias en la bodega de producto terminado.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cotizador
Actividades del Actor
Nombre Acción
Estimar precio venta Se elabora la estimación del costo de producción y el precio de venta de los productos o servicios.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
53
2.1.4.2.- Gestión de la Producción
La función de producción o de operaciones en la empresa tiene por objeto la
producción de materiales, bien sean de consumo, como un coche, o de inversión
como una máquina, y/o de servicios.3
Un proceso de producción recibe insumos en forma de materiales, personal,
capital, servicios e información. Estos insumos son transformados en un subsistema
de conversión en los productos y servicios deseados, que se conocen como productos.
Una porción del producto resultante es vigilado por control para determinar si es
aceptable en términos de costo y calidad. Si el resultado es aceptable, no se requieren
cambios en el proceso de producción, si el resultado no es aceptable, se requieren de
una acción administrativa correctiva. El control de producción asegura el desempeño
del proceso al brindar retroalimentación de forma que los gerentes puedan tomar
acciones correctivas.
Por su parte, la función económica-financiera se encarga de prever los recursos
económicos o necesidades financieras para llevar a cabo el proceso productivo (mano
de obra directa, materia prima y costes indirectos). Si además proporciona el soporte
operativo, se denomina función administrativo-financiera.
Figura 2.10 Relación de funciones.
Funcióneconómica-financiera
Funciónde producción
Funcióncomercial
Fuente: Montserrat González Riesco, Gestión de la Producción, pag 5
3Gestión de la Producción. Cómo planificar y controlar la producción industrial, 1ª edición, Montserrat González Riesco
55
Tabla 2.17 Hoja de contexto de Planificación de Trabajo
Logo Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Planificación de Trabajo CTXT-GP-PLNT-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Área encargada de realizar la planificación del trabajo. Se estima presupuesto, materia prima, personal, maquinaria y tiempos de ejecución.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Generar orden de trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos o prestación de servicios a los clientes.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Informar ingreso de productos terminados La bodega de producto terminado informa el ingreso de productos.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios
al cliente.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Planificar trabajo Se planifica la elaboración de productos o prestación de servicios.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
56
Tabla 2.18 Hoja de contexto de Ejecución de Trabajo.
Logo Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Ejecución de Trabajo CTXT-GP-EJET-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Área encargada de elaborar los productos o prestar los servicios solicitados por el cliente.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Planificar trabajo Se planifica la elaboración de productos o prestación de servicios.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo
solicitan.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones
al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Entrega de Producto Elaborado Se entregan los productos en proceso de elaboración a la siguiente línea de producción.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
57
Tabla 2.19 Hoja de contexto de Control de Calidad.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Control de Calidad CTXT-GP-CTRC-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Área encargada de realizar el control de calidad de los productos o servicios prestados al cliente.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entrega de Producto Elaborado Se entregan los productos en proceso de elaboración a la siguiente línea de producción.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones
al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Entrega de Producto Elaborado Se entregan los productos en proceso de elaboración a la siguiente línea de producción.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
58
Tabla 2.20 Hoja de contexto de Empaquetado.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Empaquetado CTXT-GP-EMP-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Área encarga de realizar el empaquetado de los productos. En el caso de PyME que prestan servicios esta área no existe.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entrega de Producto Elaborado Se entregan los productos en proceso de elaboración a la siguiente línea de producción.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Entrega de Producto Terminado Se entrega a la bodega los productos terminados para su almacenamiento y posterior distribución.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
59
Tabla 2.21 Hoja de contexto de Entrega de Producto Terminado
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Almacenamiento CTXT-GP-ALM-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Área encargada de almacenar e inventariar los productos elaborados.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entrega de Producto Terminado Se entrega a la bodega los productos terminados para su almacenamiento y posterior distribución.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las
diferentes unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de
telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Informar ingreso de productos terminados La bodega de producto terminado informa el ingreso de productos.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
60
2.1.4.2.1.- Proceso de Gestión de Producción
Figura 2.12 Diagrama de proceso de Gestión de Producción.
Fuente: Elaboración propia.
61
Tabla 2.22 Hoja de proceso de Gestión de Producción
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Gestión de Producción PRC-PROD-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Elaborar los productos solicitados por el cliente. Nombre Página
Objetivos Específicos
Planificar los tiempos de producción de los productos.
Producir los productos.
Almacenar los productos.
Informar el estado de fabricación de los productos.
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El proceso se inicia cuando el personal de Punto de Venta genera una Orden de Producción. La Orden de Producción es enviada a la Planta de Producción.
Esta Orden de Producción llega mediante correo electrónico o impreso con todos los detalles especificados por el cliente.
Planificación
El jefe de producción de área procede con la planificación de trabajo mediante:
- La planificación de tiempos de producción y fechas de elaboración.- Se procede con la revisión del calendario de actividades y se asigna trabajo de acuerdo a las
prioridades de entrega del producto en las fechas disponibles de producción.
- La planificación de personal.- De acuerdo al calendario de actividades se procede con la planificación del personal que trabajará en la elaboración de los productos.
- La planificación de maquinaría.- De acuerdo al calendario de actividades y de mantenimiento de la maquinaria se procede a planificar la maquinaria y el personal
operacional que elaborarán el producto.
Ejecución
En la etapa de elaboración de los productos el personal operacional registra:
- Los tiempos empleados en la fabricación del producto.
- La materia prima empleada en la fabricación de productos.
62
- La maquinaria y los tiempos de trabajo ejecutados.
Al finalizar el trabajo asignado se procede con la liquidación de materia prima. El jefe de producción genera los informes de producción basados en el personal,
maquinaria, materiales y tiempos empleados.
Control de calidad
Al encontrar fallas en los productos el área de control de calidad puede generar órdenes de trabajo para reposición de productos, en cuyo caso se procede con los
procesos de planificación y ejecución.
Si no se encuentran fallas el producto pasa a embalaje y empaquetado.
Almacenamiento
El personal de bodega de producto terminado recibe la solicitud de almacenamiento de productos.
Retira los productos de la planta de producción y actualiza los inventarios.
Al finalizar el ingreso de los productos informa a Atención al Cliente que existen productos listos para ser distribuidos al cliente.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Especificación del producto y la Orden de Producción Producto acorde a lo requerido por el cliente
Disponibilidad de personal operacional.
Disponibilidad de materia prima
Disponibilidad de maquinaria
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Punto de Venta Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Inicio El proceso empieza con la creación de las órdenes de producción y se envía los mensajes al personal administrativo de la planta de producción.
Receptar Lista de Productos Terminados Recepta mensaje de productos terminados por Orden de Producción.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Producción Planta de Producción Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Orden de Producción Reciben las órdenes de producción generadas.
63
¿Se necesita recursos? El jefe de la planta de producción determina si tipos de recursos necesita para elaborar los productos o brindar servicios al
cliente.
Crear Solicitud de Compra Se crea la Solicitud de Compra de la materia prima faltante.
Solicitar Personal Se solicita el personal necesario para la elaboración de los productos o prestación de servicios.
Solicitar Maquinaria Se solicita la maquinaria necesaria para la elaboración de productos.
Planificar Trabajo Se planifica fechas de elaboración del trabajo, mano de obra, maquinaria y material a emplear.
Ejecutar Trabajo Se realiza el trabajo planificado para la Orden de Producción.
Registrar Tiempo Empleado Se registra el tiempo de trabajo empleado en la ejecución de la Orden de Producción.
Registrar Material Empleado Se registra la materia prima directa e indirecta empleado en la elaboración cada Orden de Producción.
Registrar Maquinaria Empleada Se registra la maquinaria empleada para la elaboración cada Orden de Producción.
Registrar Mano de Obra Se registra la mano de obra empleada en la elaboración cada Orden de Producción.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Control de Calidad
Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Controlar Calidad Se revisa y verifica que el producto elaborado no tenga fallos.
¿Existe fallos? Se determina si existen fallos en el producto.
Registrar Fallas Se registran las fallas encontradas en la Orden de Producción.
Generar Orden de Reposición Se generan la orden de reposición.
Empaquetar Producto Se generan las etiquetas y se embala el producto terminado.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega de Producto Terminado Bodega Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Informar a Bodega de Producto Terminado Se envía el mensaje de que el producto ha sido terminado y está listo para ser embodegado y despachado al cliente.
Receptar Listado de Productos Terminados Recepta el listado productos correspondientes a las órdenes de producción listos para ser embodegados.
Ingresar Productos Terminados a Bodega Se realiza la verificación del producto y se procede al ingreso del mismo a bodega de producto terminado.
Actualizar Inventario Se actualizan los inventarios.
Informar Ingreso de Productos Terminados Bodega de producto terminado informa Atención al Cliente que existen productos listos para ser despachados al cliente.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
64
2.1.4.3.- Gestión de Abastecimiento
El objetivo general del sistema de abastecimiento es proveer a la función de
producción los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados. El
abastecimiento es parte de la logística de producción junto con la distribución física,
el mantenimiento y los servicios de planta. Además, las decisiones que se toma
dentro de su ámbito de competencias inciden en la estructura de costos, en las
finanzas y en el posicionamiento, si se tiene en cuenta la calidad de los recursos
adquiridos4.
Los sectores que se relacionan con el sector de compras son:
Finanzas. El sector de compras negocia precios, plazos y condiciones de pago
con los proveedores; siendo estas variables que inciden en la posición
financiera de la organización, entonces la gestión de compras debe estar en
armonía con los objetivos y políticas del área de Finanzas.
Producción. La gestión de compras se orienta a satisfacer las necesidades de
materiales, materias primas y servicios del área de producción. Por tanto,
deben coordinar plazos de entrega, calidades y costos.
Contaduría. Este sector realiza la registración formal de las operaciones de
compras. Se relaciona con compras en materia de control de inventarios,
costeo de inventarios de materiales y materias primas.
.
La Gestión de Abastecimiento, es responsable de la adquisición de todos los
bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades organizacionales.
Sus funciones principales son:
Analizar el mercado de oferta con el propósito de obtener la relación precio-
calidad más conveniente para la organización.
Analizar los proveedores actuales y potenciales, y disponer de un listado de
proveedores alternativos.
4
Funciones de la administración. Teoría y Práctica, 1ª edición, Boland Lucrecia, Carro Fernanda, etc
65
Planificar las compras en función de pronósticos y proyecciones de los
consumos para cada sector.
Optimizar las decisiones de compra por medio de la definición de indicadores
de referencia.
Establecer los controles necesarios para garantizar una gestión eficiente.
El objetivo de almacenaje dentro del sistema de abastecimiento consiste en
acumular, custodiar y controlar los inventarios de materiales, materias primas y
productos en proceso o semielaborados, con el propósito de nivelar los intercambios
entre compras y producción. Asimismo, este sector tiene a su cargo la custodia de
bienes que no son suministros de producción, como repuestos, papelería,
herramientas, artículos de limpieza, etc.
La administración de stocks o inventarios se ocupa de determinar y mantener
un nivel óptimo de los elementos almacenados en función de las necesidades de los
clientes, de producción o del usuario que corresponda.
67
Tabla 2.23 Hoja de contexto de Gestión de Compras.
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Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Compras CTXT-CMP-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Responsable de la adquisición de todos los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades organizacionales.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir cotización de productos o servicios Se recibe la cotización de productos o servicios del proveedor.
Recibir factura de proveedor Se recibe la factura por la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.
Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.
Recibir solución de problemas El proveedor soluciona los problemas de los productos o servicios.
Recibir cierre de problema El proveedor informa que el problema ha sido resuelto en su totalidad y se procede con el cierre del mismo.
Cerrar contrato con proveedor Una vez que se da por aceptada la totalidad de los productos o servicios, se procede con el cierre del contrato.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Enviar información de proveedor Enviar la información de los proveedores.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Enviar pedido de cotización de productos o servicios Se envía el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.
Aceptar cotización de productos o servicios El cliente acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.
Enviar pedido de productos o servicios Se envía la solicitud de productos o servicios al proveedor.
68
Solicitud de Asesoría Jurídica Se solicita al Área Jurídica asesoría para revisar o redactar los contratos.
Pagar factura de proveedor Se procede con el pago de la factura de productos o servicios emitida por el proveedor.
Reportar problemas de productos a proveedor Se informa al proveedor de fallas en los productos o servicios.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de
telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.24 Hoja de contexto de Gestión Jurídica.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión Jurídica CTXT-JRD-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Responsable de brindar asesoría jurídica.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.
Cerrar contrato con proveedor Una vez que se da por aceptada la totalidad de los productos o servicios, se procede con el cierre del contrato.
Solicitud de Asesoría Jurídica Se solicita al Área Jurídica asesoría para revisar o redactar los contratos.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
69
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.25 Hoja de contexto de Gestión de Almacenamiento.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Almacenamiento CTXT-GALM-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Responsable de brindar asesoría jurídica.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Recibir productos o servicios de proveedor Se recibe los productos o servicios del proveedor.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Flujos de Salida
70
Nombre del Flujo Descripción
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo
solicitan.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.26 Hoja de contexto de Gestión de Proveedores
Logo Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0 PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Proveedores CTXT-GALM-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Responsable de gestionar a los proveedores.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Enviar pedido de productos o servicios Se envía la solicitud de productos o servicios al proveedor.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Enviar información de proveedor Enviar la información de los proveedores.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
71
2.1.4.3.1.- Proceso de Gestión de Abastecimiento
Figura 2.14 Diagrama de proceso de Gestión de Abastecimiento.
Fuente: Elaboración propia.
72
Tabla 2.27 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Gestión de Abastecimiento PRC-GABST-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Registrar las compras realizadas a los proveedores. Nombre Página
Objetivos Específicos
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
Proceso encargado de la adquisición, distribución y mantenimiento de los productos o bienes adquiridos.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de Compras
Personal de Bodega
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento Solicitante Demanda
Actividades del Actor
73
Nombre Acción
Crear Solicitudes de Compras El departamento crea la Solicitud de Compra de los materiales/productos/servicio que necesita.
Recibir productos Los productos solicitados son receptados y consumidos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento de Compras Compras Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Solicitud de Compra El Departamento de Compras recepta la solicita y evalúa la posibilidad de compra.
Seleccionar Proveedor Se selecciona al proveedor que cumpla con las condiciones necesarias para realizar la compra.
Genera Orden de Compra Se procede a la generación de la Orden de Compra y contratación del servicio o bien.
Realizar Pago a Proveedor Se procede con el pago al proveedor por los productos o servicios brindados.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega Bodega Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Productos Los productos entregados por el proveedor son recibidos por el personal de bodega central.
Inspeccionar productos adquiridos Se realiza la revisión del estado de los productos adquiridos antes de ser ingresados a bodega central.
¿Cumple con Especificaciones? Si los productos no cumplen con las especificaciones solicitadas son rechazados y se ejecuta la garantía. Caso
contrario son ingresados a la bodega central.
Ingresar Productos a Bodega Central Se ingresa los productos a Bodega Central.
Actualizar Inventario Se actualiza el inventario de los productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Proveedor Oficinas Proveedor Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Orden Compra El proveedor recepta la Orden de Compra.
Realizar Envió de Productos/Servicios El proveedor envía los productos solicitados.
Emitir Garantía Si los productos o servicios presentan fallos se hace uso de la garantía establecida en el contrato.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Jurídico Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
74
Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato del proveedor.
Cerrar contrato proveedor Se cierra el contrato con el proveedor
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
2.1.4.3.1.1.- Proceso de Seleccionar Proveedor
Figura 2.15 Diagrama de proceso de Seleccionar Proveedor.
Fuente: Elaboración propia.
75
Tabla 2.28 Hoja de proceso de Selección de Proveedor.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Selección de Proveedor PRC-SLCPRV-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Seleccionar el proveedor que cumpla con las necesidades de la PyME. Nombre Página
Objetivos Específicos
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El Departamento de Compras genera la solicitud de cotización de productos o servicios y los envía a diferentes proveedores.
Se receptan las cotizaciones de los proveedores y se las evalúa.
Se selecciona al proveedor que más le convenga a la PyME.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento de Compras Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
76
Solicitar Cotización En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o servicios requeridos.
Receptar Cotización Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo el costo unitario, las cantidades de cada producto, la fecha
de entrega y si es posible la aplicación de descuentos. El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una
Regla de Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total de la compra. El usuario puede
escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo más cotizaciones de las necesarias.
Evaluar Cotización Se evalúan las cotizaciones de cada proveedor basados en criterios de selección.
Seleccionar Proveedor El usuario debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.
Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada proveedor una calificación basada en la
calidad de éste. La calificación puede ser excelente, buena o mala.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Proveedor Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Solicitud Cotización El proveedor recepta la solicitud de cotización de productos o servicios.
Generar Cotización Se genera la cotización en base a los requerimientos del cliente.
Enviar Cotización El proveedor envía la cotización.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
77
2.1.4.3.1.2.- Proceso de Seleccionar Proveedor
Figura 2.16 Diagrama de proceso de Orden de Compra.
Fuente: Elaboración propia.
78
Tabla 2.29 Hoja de proceso de Generar Orden de Compra.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Generar Orden de Compra PRC-ORDCMP-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Generar la Orden de Compra de productos o servicios. Nombre Página
Objetivos Específicos
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El personal del Departamento de Compras genera la Orden de Compra para satisfacer la necesidad de productos o servicios de las diferentes unidades de la PyME.
Si la Orden de Compra debe ser autorizada está en enviada para su aprobación al Jefe Administrativo del Área.
El Jefe Administrativo puede autorizar o rechazar la Orden de Compra. Si la orden es rechazada esta debe ser modificada.
Si la Orden de Compra es aprobada se procede con la generación del impreso de la misma y es enviada al proveedor.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Solicitud de Compra
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Actores
79
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento de Compras Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Inicio El proceso inicia cuando es necesario realizar una compra de productos o servicios para satisfacer una necesidad del
área requirente.
Crear Orden de Compra Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, número de orden, fecha de orden, opción de paga,
otra información como los datos del proveedor y los productos que se van a comprar se carga automáticamente.
¿Requiere Aprobación? Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido al costo total.
Crear PDF de Orden de Compra Se crea un archive PDF con la información de la Orden de Compra, éste archivo será enviado al proveedor.
Cargar Orden de Compra El usuario debe cargar un archivo PDF de la orden creada manualmente.
Enviar Orden de Compra a Proveedor Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de compras con el archivo PDF de la Orden de Compra.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Jefe Administrativo Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Aprobar Orden El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Aprobar Orden El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
80
2.1.4.4.- Gestión de Planificación de Recursos Empresariales
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de
información integrales que permiten la ejecución y automatización de los procesos de
negocios de todas las áreas funcionales de un modo coordinado.
Estos sistemas necesitan de una plataforma de tecnología de la información
común para toda la empresa y se concretan en paquetes de software que va a la par
entre un software hecho a medida y una aplicación estándar.
Las funcionalidades principales que debe contemplar el sistema ERP se listan a
continuación:
- Gestión de RRHH
- Gestión Financiera
- Gestión Contable
81
Figura 2.17 Diagrama de macroproceso de Planificación de Recursos Empresariales.
Fuente: Elaboración propia.
82
Tabla 2.30 Hoja de contexto de Finanzas.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Finanzas CTXT-FNZ-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Encargada de realizar el control financiero de la empresa.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportardo por las diferentes
unidades.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Solicitar informes Se envia la solicitud de informes.
Recibir aprobación de presupuesto Se recibe la aprobación de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Enviar información contable Envia la información de la contabilidad.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Enviar solicitud de presupuesto Se envía la solicitus de presupuesto para el cumpliento de proyectos.
Enviar informe de gastos Se envian los informes de gastos.
Enviar informe de ingresos Se envian los informes de ingresos económicos.
Enviar informes Se envian los informes solicitados.
83
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.31 Hoja de contexto de Contabilidad.
Logo Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Contabilidad CTXT-CTB-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Encargada de realizar el control contable de la empresa.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Solicitar informes Se envia la solicitud de informes.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Enviar las actas de finiquito de contratos Se envian las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de Relaciones Laborales.
Realizar pagos de Seguro Social Se procede con la afiliación obligatoria al Seguro Social de los empleados.
Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Enviar información contable Envia la información de la contabilidad.
Enviar declaración de impuestos Se envia la declaración de impuestos al Servicio de Rentas Internas.
Enviar informes Se envian los informes solicitados.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
84
Tabla 2.32 Hoja de contexto de Dirección Empresarial.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Dirección Empresarial CTXT-DREMP-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Encargada de llevar el control de la PyME y generar informes para los organismos de control.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan
Recibir políticas de reciclado y destrucción de
materiales
Se recibe las políticas para reciclado y destrucción de materia por parte de los Organismos de Control
correspondientes a medio ambiente y salud pública.
Enviar informes Se envian los informes solicitados.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Solicitar informes Se envia la solicitud de informes.
Enviar planificación anual Se envia la planificación anual de activiades, gastos y proyectos a ejecutar.
Enviar informe de actividades Se envian los informes de actividades realizadas.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
85
Tabla 2.33 Hoja de contexto de Recursos Humanos.
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Recursos Humanos CTXT-RRHH-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Encargado de controlar la información del personal de la empresa.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Solicitar informes Se envia la solicitud de informes.
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Recibir politicas para contratación y valuación
de personal
Estas políticas de salarios, horarios de trabajo, pago de horas extras son emitidas por el Ministerio de Relaciones
Laborales e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Enviar Informes de personal Se envían los informes de evaluación de personal.
Enviar contratos de personal Se envían los contratos de personal para ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Laborales.
Enviar las actas de finiquito de contratos Se envian las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de Relaciones Laborales.
Realizar pagos de Seguro Social Se procede con la afiliación obligatoria al Seguro Social de los empleados.
Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
86
Debido a la gran cantidad de procesos existentes en las áreas de Recursos
Humanos, Financiera, Contabilidad y Direcció Empresarial, no se procederá con la
identificación de los procesos y funcionalidades de cada área.
2.1.4.5.- Gestión de Tecnologías de Información
Se denominan Tecnologías de la Información y las Comunicación TICS al
conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento,
tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de
voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o
electromagnética.
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado la
gestión de las empresas y la manera de hacer negocios, colaborando y mejorando:
- La forma de comunicarnos con los clientes
- Gestionar pedidos
- Promocionar productos
- La forma de relacionarnos con la administración pública
El manejo del Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación dentro
de una institución esta una tarea compleja, por lo que la selección de un sistema
informático que gestione todos los recursos y servicios tecnológicos puede ser
llevado acabo implementado la metodología propuesta.
Tomando en cuenta que la complejidad de los servicios tecnológicos brindados
por el Área de Tecnologías de Información y Comunicación es directamente
proporcional al tamaño de las Empresas a las que pertenecen, nos centraremos en la
identificación y automatización los procesos básicosde TIC. Si se desea profundizar
en la Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación puede trabajarse
sobre la implementación de Information Technology Infrastructure Library (ITIL).
87
Independiente del tamaño de la empresa a la que brinde soporte tecnológico se
debe considerar el manejo y control de las siguientes áreas:
- Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación
- Mesa de Ayuda
- Infraestructura
- Base de Datos y Desarrollo de software
88
Figura 2.18 Diagrama de macroproceso de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación .
Fuente: Elaboración propia.
89
Tabla 2.34 Hoja de contexto de Dirección de TIC
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Dirección de TIC CTXT-DTIC-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Garantiza la implementación de los proyectos transversales más importantes de TIC. Actúa como interfaz entre el Departamento de TI y los proyectos. Recopila y
analiza las necesidades para desarrollar la actividad y redacta especificaciones funcionales para proyectos horizontales. Gestiona la cartera de proyectos. Evalúa
proyectos. Evalúa los riesgos.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.
Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.
Emitir informe de actividades Cada área emite informes de sus actividades.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.
Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.
Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.
Emitir políticas para la Gestión de Incidentes
y Problemas
La Gestión de Incidentes tiene como objetivo resolver cualquier incidente que cause una interrupción en el servicio de la
manera más rápida y eficaz posible.
La Gestión de Problemas se preocupa de encontrar y analizar las causas que provoca un incidente.
Políticas para la Gestión de Niveles de
Servicio
La Gestión de Niveles de Servicio debe velar por la calidad de los servicios TI alineando tecnología con procesos de
negocio y todo ello a unos costes razonables.
Emitir políticas para Gestión de
Configuración
El proceso Gestión de Configuración proporciona un modelo lógico de la infraestructura o de un servicio en base a la
identificación, control, mantenimiento y verificación de las versiones de los Elementos de Configuración existentes.
90
Emitir políticas para Gestión de la
Continuidad del Servicio
La Gestión de la Continuidad del Servicio se preocupa de impedir que una imprevista y grave interrupción de los
servicios TI, debido a desastres naturales u otras fuerzas de causa mayor, tenga consecuencias catastróficas para el
negocio.
Emitir políticas para la Gestión de Cambios El principal objetivo de la Gestión de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que,
si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo
momento la calidad y continuidad del servicio TI.
Emitir políticas para la Gestión de Versiones La Gestión de Versiones es la encargada de la implementación y control de calidad de todo el software y hardware
instalado en el entorno de producción.
Emitir políticas para la Gestión de la
Capacidad
La Gestión de la Capacidad es la encargada de que todos los servicios TI se vean respaldados por una capacidad de
proceso y almacenamiento suficiente y correctamente dimensionada.Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad
TI tanto presentes como futuras.
Emitir políticas para la Gestión de la
Disponibilidad
La Gestión de la Disponibilidad es responsable de optimizar y monitorizar los servicios TI para que estos funcionen
ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio y todo ello a un coste razonable.
Emitir políticas para la Gestión de la
Seguridad
La Gestión de la Seguridad debe velar por que la información sea correcta y completa, esté siempre a disposición del
negocio y sea utilizada sólo por aquellos que tienen autorización para hacerlo.
Emitir políticas para la Gestión Financiera El principal objetivo de la Gestión Financiera es el de evaluar y controlar los costes asociados a los servicios TI de forma
que se ofrezca un servicio de calidad a los clientes con un uso eficiente de los recursos TI necesarios.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
91
Tabla 2.35 Hoja de contexto de Mesa de Ayuda
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Mesa de Ayuda CTXT-MSA-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Mesa de Ayuda es un conjunto de recursos tecnológicos y humanos, para prestar servicios con la posibilidad de gestionar y solucionar todas las posibles incidencias de
manera integral, junto con la atención de requerimientos relacionados a las Tecnologías de la Información y la Comunicación.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Emitir políticas para la Gestión de Incidentes y
Problemas
La Gestión de Incidentes tiene como objetivo resolver cualquier incidente que cause una interrupción en el servicio de
la manera más rápida y eficaz posible.La Gestión de Problemas se preocupa de encontrar y analizar las causas que
provoca un incidente.
Políticas para la Gestión de Niveles de Servicio La Gestión de Niveles de Servicio debe velar por la calidad de los servicios TI alineando tecnología con procesos de
negocio y todo ello a unos costes razonables.
Emitir políticas para la Gestión de la
Disponibilidad
La Gestión de la Disponibilidad es responsable de optimizar y monitorizar los servicios TI para que estos funcionen
ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio y todo ello a un coste
razonable.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Emitir informe de actividades Cada área emite informes de sus actividades.
Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
92
Tabla 2.36 Hoja de contexto de Infraestructura
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Infraestructura CTXT-INFE-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Se encarga de diseñar, implementar y garantizar el funcionamiento correcto de los equipos y recursos centralizados (servidores, software e infraestructura de conexión).
Garantiza la disponibilidad diaria de los sistemas y se encarga de implementar los procedimientos técnicos necesarios cuando se retoma la actividad después de un fallo
del sistema. Gestiona las distintas bases de datos, define y mantiene los sistemas de telecomunicación que conectan al Centro con sus socios (agencias, instituciones,
traductores externos) y asegura el funcionamiento correcto de todas las medidas de seguridad (encriptación, cortafuegos, etc.)
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Políticas para la Gestión de Niveles de
Servicio
La Gestión de Niveles de Servicio debe velar por la calidad de los servicios TI alineando tecnología con procesos de
negocio y todo ello a unos costes razonables.
Emitir políticas para Gestión de
Configuración
El proceso Gestión de Configuración proporciona un modelo lógico de la infraestructura o de un servicio en base a la
identificación, control, mantenimiento y verificación de las versiones de los Elementos de Configuración existentes.
Emitir políticas para Gestión de la
Continuidad del Servicio
La Gestión de la Continuidad del Servicio se preocupa de impedir que una imprevista y grave interrupción de los servicios
TI, debido a desastres naturales u otras fuerzas de causa mayor, tenga consecuencias catastróficas para el negocio.
Emitir políticas para la Gestión de
Cambios
El principal objetivo de la Gestión de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que, si
éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo
momento la calidad y continuidad del servicio TI.
Emitir políticas para la Gestión de
Versiones
La Gestión de Versiones es la encargada de la implementación y control de calidad de todo el software y hardware
instalado en el entorno de producción.
Emitir políticas para la Gestión de la
Capacidad
La Gestión de la Capacidad es la encargada de que todos los servicios TI se vean respaldados por una capacidad de proceso
y almacenamiento suficiente y correctamente dimensionada.
Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad TI tanto presentes como futuras.
Emitir políticas para la Gestión de la
Disponibilidad
La Gestión de la Disponibilidad es responsable de optimizar y monitorizar los servicios TI para que estos funcionen
ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio y todo ello a un coste razonable.
93
Emitir políticas para la Gestión de la
Seguridad
La Gestión de la Seguridad debe velar por que la información sea correcta y completa, esté siempre a disposición del
negocio y sea utilizada sólo por aquellos que tienen autorización para hacerlo.
Emitir políticas para la Gestión Financiera El principal objetivo de la Gestión Financiera es el de evaluar y controlar los costes asociados a los servicios TI de forma
que se ofrezca un servicio de calidad a los clientes con un uso eficiente de los recursos TI necesarios.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Emitir informe de actividades Cada área emite informes de sus actividades.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.37 Hoja de contexto de Base de Datos y Desarrollo
Logo
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
PyME
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Base de Datos y Desarrollo CTXT-BDDES-001
Tipo de Entidad Externa Interna
X
Descripción
Estudia, desarrolla y mantiene las aplicaciones y bases de datos internas necesarias para el funcionamiento del Centro de Datos. Gestiona el mantenimiento de las
aplicaciones de terceros. Participa en el estudio y la implementación de aplicaciones externas, como las que proponen otras instituciones, y de paquetes de software
elegidos por el Centro de Datos.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Políticas para la Gestión de Niveles de
Servicio
La Gestión de Niveles de Servicio debe velar por la calidad de los servicios TI alineando tecnología con procesos de
negocio y todo ello a unos costes razonables.
94
Emitir políticas para Gestión de la
Continuidad del Servicio
La Gestión de la Continuidad del Servicio se preocupa de impedir que una imprevista y grave interrupción de los servicios
TI, debido a desastres naturales u otras fuerzas de causa mayor, tenga consecuencias catastróficas para el negocio.
Emitir políticas para la Gestión de
Cambios
El principal objetivo de la Gestión de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que, si
éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo
momento la calidad y continuidad del servicio TI.
Emitir políticas para la Gestión de
Versiones
La Gestión de Versiones es la encargada de la implementación y control de calidad de todo el software y hardware
instalado en el entorno de producción.
Emitir políticas para la Gestión de la
Capacidad
La Gestión de la Capacidad es la encargada de que todos los servicios TI se vean respaldados por una capacidad de proceso
y almacenamiento suficiente y correctamente dimensionada.
Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad TI tanto presentes como futuras.
Emitir políticas para la Gestión de la
Disponibilidad
La Gestión de la Disponibilidad es responsable de optimizar y monitorizar los servicios TI para que estos funcionen
ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio y todo ello a un coste razonable.
Emitir políticas para la Gestión de la
Seguridad
La Gestión de la Seguridad debe velar por que la información sea correcta y completa, esté siempre a disposición del
negocio y sea utilizada sólo por aquellos que tienen autorización para hacerlo.
Emitir políticas para la Gestión Financiera El principal objetivo de la Gestión Financiera es el de evaluar y controlar los costes asociados a los servicios TI de forma
que se ofrezca un servicio de calidad a los clientes con un uso eficiente de los recursos TI necesarios.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Emitir informe de actividades Cada área emite informes de sus actividades.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
95
La identificación de los procesos y funcionalidades que permitan seleccionar un
sistema o un conjunto de sistemas informáticos para el área de Tecnologías de
Información y Comunicación , debido a su complejidad puede ser tratado como una
implementación de la metología propuesta en el presente documento, motivo por el
cual no se profundizará en laidentificación de las funcionalidades para esta área.
2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas
Toda PyME ya sea que brinde servicios, elabore productos o los comercialice,
se debe por entero a sus clientes, por lo que la identificación de los requerimientos
funcionales para la selección de un sistema informático debe centrarse en brindar
servicios de calidad y gestionar de manera eficiente la información de los clientes.
Los procesos de negocio comunes para las PyMES deben ser soportados por
Tecnologías de Información y Comunicación capaces de integrar estos procesos, y
proveer con front y back ofiice para el almacenamiento de los datos y generación de
información.
Debemos tener en cuenta que toda PyMEmaneja clientes externos a los cuales
se les provee de productos o servicios y clientes internos los cuales son los
encargados de manipular los sistemas informáticos y elaborar los productos o
servicios.
De los diagramas de contexto podemos obtener los subsistemas que formarán
parte del sistema de Planificación de Recursos Empresariales, la integración de estos
subsistemas se muestra en la siguiente figura.
96
Figura 2.19 Identificación de subsistemas del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales.
Cliente
SISRRH
H
SISQA
SISA
DM
INF
CTR
LPR
OD
STIC
ERP-PYME
Fuente: Elaboración propia.
CRM.- Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente, este sistema
debe permitir realizar el seguimiento de los clientes, cotización de productos o
servicios, venta de productos, seguimiento de quejas de clientes, administración de
contratos, seguimiento de las órdenes de producción y procesamiento de datos para
análisis de tendencias de clientes y segmentación de mercado necesarios para
marketing. Este sistema informático consta de los siguientes subsistemas:
- SISADMCLI.- Sistema de Administración de Clientes, dedicado a la
administración de los clientes, seguimiento de incidentes y envío de
cotizaciones de productos o servicios.
97
- SISCOT.- Sistema de Cotización, dedicado a la generación de cotizaciones de
productos o prestación de servicios.
- SISPVT.- Sistema de Punto de Venta, dedicado a registrar las ventas, emitir
facturas,entregar productos y generar órdenes de trabajo.
- SISCONT.- Sistema de Contratos, dedicado a la administración de contratos,
su fecha de inicio, fecha de culminación, condiciones contractuales y procesos
legales en el caso de existir.
- SISMRK.- Sistema de Marketing, dedicado al registro de planes de mercadeo
y generación de reportes gerenciales.
CTRLPROD.- Sistema de Control de Producción, dedicado a llevar el control de
toda la cadena de producción o prestación de servicios. Este sistema informático está
compuesto por los siguientes subsistemas:
- SISPLAT.- Sistema de Planificación de Trabajo, se registran los cronogramas
de trabajo, maquinaria, mano de obra y materiales a ser empleados, junto con
la especificación de los productos a ser elaborados.
- SISEJET.- Sistema de Ejecución de Trabajo, encargado de registrar el
material, maquinaria, mano de obra y tiempos efectivamente usados para la
elaboración de productos o prestación de servicios.
- SISQA.- Sistema de Control de Calidad, encargada de registrar la información
del control de calidad efectuado sobre los productos o servicios brindados, en
este sistema se pueden generar órdenes de trabajo de reproceso de productos.
- SISEMP.- Sistema de Empaquetado de Productos, subsistema informático
empleado solo por empresas de producción, encargado de registrar los
materiales, mano de obra, maquinaria e información del embalaje y
empaquetado de los productos elaborados.
- SISALMPT.- Sistema de Almacenamiento de Producto Terminado, encargado
de registrar el bodegaje de productos elaborados.
ABSTC.- Sistema de Abastecimiento, encargado de registrar todo la información
generada en la etapa de adquisición de productos o servicios, almacenaje de
98
productos, actualización de inventarios, selección de proveedores, evaluación de
cotización de productos o servicios de proveedores y distribución de los productos o
servicios adquiridos dentro de la empresa. Este sistema consta de los siguientes
subsitemas:
- SISCMP.- Sistema de Compras, encargado de procesar los pedidos de
compras de las diferentes unidades de la empresa, negociar precios, procesar
pagos a proveedores, solicitar cotizaciones de productos o servicios a
proveedores y emitir las solicitudes de productos a los proveedores.
- SISCONT (Gestión Jurídica).- Sistema de Contratos, dedicado a la
administración de contratos, su fecha de inicio, fecha de culminación,
condiciones contractuales y procesos legales en el caso de existir. Este sistema
está encargado de manejar los contratos tanto para clientes como para
proveedores.
- SISALM.- Sistema de Almacenamiento, encargada de registrar todos los
ingresos y egresos de la materia prima para la elaboración de productos o
prestación de servicios al cliente.
- SISADMPROV.- Sistema de Administración de Proveedores, encargada de
registrar la información de los proveedores, los productos que estos producen
y los tiempos en los que pueden entregar los productos.
ARE.- Sistema de Administración de Recursos Empresariales, encargado de llevar el
control de recursos humanos, proyectos, contabilidad, activos fijos, bodegas e
inventarios e integrarse con abastecimiento y compras, producción y atención al
cliente.
- SISRRHH.- Sistema para la Administración de Recursos Humanos, encargado
de registrar toda la información necesaria para la gestión de los empleados de
la empresa, se registra fechas de entrada, especificaciones contractuales, datos
del empleado, evaluaciones, liquidaciones, capacitaciones, etc.
- SISFIN.- Sistema Financiero, encargado de llevar el control de pagos y
cobros.
99
- SISCNTB.- Sistema Contable, encargado de llevar el control de la
contabilidad de la empresa, se integra con ventas, bodegas y activos fijo.
STIC.- Sistema para la Administración de Tecnologías de Información y
Comunicación , encargado de registrar todos los incidentes reportados por los
usuarios y llevar el control de todas las actividades del Departamento de Tecnologías
de Información.
- SISDIRTIC.- Sistema de Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación , encargada de llevar el control de los proyectos,
administración financiera y servicios de tecnología.
- SISMSYD.- Sistema de Mesa de Ayuda, encargado de registrar todos los
incidentes de tecnología reportados por los usuarios, así como de generar la
base de conocimiento de solución de incidentes y errores.
- SISADMINF.- Sistema de Administración de Infraestructura, encargado de
llevar el control de toda la infraestructura de Tecnología, así como de la
implementación y ejecución de las políticas de recuperación de fallos, pruebas
de estrés y cambios en las arquitecturas de despliegue de los sistemas
informáticos.
- SISADMDESA.- Sistema informático de Administración de Desarrollo y
Base de Datos, encargado de registrar todas las actividades relacionadas con
desarrollo y modificación de los sistemas informáticos, biblioteca de software
y base de datos.
SISINFPROD.- Sistema de Información de Producción, encargado de analizar los
datos de producción y generar reportes gerenciales de los procesos de producción de
productos o prestación de servicios de la empresa.
SISINFVNT.- Sistema de Información de Ventas, encargado de analizar los datos de
ventas y generar reportes gerenciales de las tendencias de ventas de productos,
identificación de gustos de los clientes e identificación de segmentos de mercado.
100
ERP-PYME.- Sistema Informático de Planificación de Recursos Empresariales, este
sistema informático contempla la integración de todos los subsistemas que
automatizan los procesos de producción o prestación de servicios de una empresa,
desde el momento que se genera la solicitud de productos del cliente, pasando por la
transformación de la materia prima en producto terminado, almacenaje y distribución
de los productos, hasta el seguimiento postventa con el cliente.
2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales
De los Diagramas de Procesos especificados en las Hojas de Procesos,
obtenemos las funcionalidades que deben tener los subsistemas especificados en las
Hojas de Contexto.
La descripción de las funcionalidades necesarias para cada subsistema se detalla a
continuación:
101
2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente)
Tabla 2.38 Funcionalidades para Administración de Clientes SISADMCLI (Sistema de Administración de Clientes)
Proceso Registrar Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos
Dirección de domicilio
Número telefónico
Correo electrónico
Fecha de nacimiento
Número de identificación (Cédula o RUC)
Lugar de trabajo
Estado.- Activo - Inactivo
Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden actualizar toda la
información ingresada en la creación de usuarios.
Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado transacciones en el
sistema.
Proceso Recibir pedido de cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar especificación de
productos o servicios
Se registra toda la descripción del producto o servicio que el cliente necesita. Tipo de Producto
Especificaciones técnicas
Especificaciones funcionales
Cantidad de producto
Unidades de medida
Fechas de entrega
Lugares de entrega de productos
Registrar forma de entregar la
cotización
Se registra la dirección en la que debe ser entregada la cotización. La cotización puede
ser entrega mediante impresos o en formato digital a un correo electrónico. Se registra
la fecha en la que debe ser entregada la cotización al cliente.
Dirección de entrega
Correo electrónico de entrega de la
cotización
Fecha de entrega de la cotización
Buscar productos Se puede buscar el producto en la bodega y determinar cuál es su precio de venta para
ser presentado al cliente. Los filtros de búsqueda son: Código del producto y nombre
Visualizar la información de:
Nombre del producto
102
del producto Cantidades existentes
Precio de venta al público
Generar cotización Se genera la cotización de los productos existen en bodega de acuerdo a un formato
establecido. Este documento puede ser impreso y entregado al cliente o digital para ser
enviado al cliente por correo electrónico.
Genera el PDF de la cotización de
productos o servicios existentes en bodega.
Proceso Solicitar cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Crear solicitud de cotización de
productos o servicios
Se crea la solicitud de la proforma de productos o servicios adjuntando la
especificación del producto o servicio solicitado por el cliente. Esta solicitud se genera
solo en el caso de no existir el producto en bodega o en la evaluación de prestación de
servicios.
La solicitud es creada y enviada vía correo electrónico al personal encargado de
generar las cotizaciones. Se debe listar el personal de cotizadores para la asignación de
solicitud.
Especificación técnica del producto o
servicio.
Plazos de entrega
Forma de entrega de producto o servicios
Visualizar solicitudes de
cotización
Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de productos o servicios
enviados al personal de cotizadores. Esta información debe desplegarse de acuerdo a
los siguientes filtros de búsqueda:
Por usuario.
Por rango de fechas.
Por cotizador.
Filtros de búsqueda: rango de fechas,
cotizador y usuario.
Debe desplegar la siguiente información:
Nombre del Usuario
Descripción del Producto
Fechas de entrega al cliente
Nombre del Cotizador
Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado,
En proceso
Proceso Enviar cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar solicitudes de
cotización
Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de productos o servicios
enviados al personal de cotizadores. Esta información debe desplegarse de acuerdo a
los siguientes filtros de búsqueda:
Por usuario.
Por rango de fechas.
Por cotizador.
Filtros de búsqueda: rango de fechas,
cotizador y usuario.
Debe desplegar la siguiente información:
Nombre del Usuario
Descripción del Producto
Fechas de entrega al cliente
Nombre del Cotizador
Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado,
En proceso
103
Enviar Cotización
Se debe generar el PDF de la cotización generada por los cotizadores y enviarla por
correo electrónico al cliente.
Si el cliente solicitó que la cotización sea entregada en impresos, se debe realizar la
impresión de la cotización.
Se debe registrar la fecha en la que la cotización es enviada al cliente.
Se crea un registro de cotizaciones envidas al cliente con estado Enviado.
Visualiza la información técnica del
producto, la cotización realizada, el nombre
del cotizador que elaboró la cotización, el
nombre del cliente, la forma en la que el
cliente solicitó se le envíe la cotización y el
correo electrónico o la dirección a la que se
debe enviar la cotización.
Proceso ¿Aceptar Cotización?
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar cotizaciones enviadas Se debe desplegar el listado de las cotizaciones enviadas a los clientes dentro de un
período de tiempo. El listado debe mostrar en un campo estado si el usuario acepto o
rechazo la cotización enviada.
Se debe solicitar como filtro de búsqueda:
rango de fechas, RUC del usuario, estado
(Aceptado, Rechazado)
Se debe listar los siguientes datos:
Nombre del cliente, RUC, teléfono, correo,
Descripción del producto, fecha de entrega
al cliente.
Registrar aceptación o rechazo de
cotización
En el caso de que el cliente acepte la cotización se debe crear la Orden de Producción
de productos o de prestación de servicios, este Orden de Producción debe ser enviada
al responsable de la planta de producción.
En el caso de que el cliente no acepte la cotización se registra el motivo y se cambia el
estado ha rechazado de la cotización.
Visualizar la información de la cotización y
del cliente. Se debe registrar el motivo de
rechazo de la cotización o su aceptación.
Generar Orden de Producción En el caso de que el cliente acepte la cotización y permita que el personal de atención
al cliente genere automáticamente la creación de la Orden de Producción se debe
generar automáticamente la Orden de Producción de servicios. Esta opción se activa
de igual forma cuando se recibe la solicitud de productos de forma directa por parte
del cliente.
Creación de la Orden de Producción con
información de:
Cantidad de Productos, especificación de
técnica y funcional de productos, fechas de
entrega y formas de entrega. Se envía la
petición al responsable de la planta de
producción vía correo electrónico.
Proceso Enviar factura de productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Generación de Factura Se genera la factura para ser emitida al cliente. Se registran los datos de:
Cliente, RUC, teléfono, dirección, fecha de
creación, subtotales de precios, IVA,
descuentos y total de precio de venta,
además se registra el detalle los productos,
104
nombre del producto, cantidad y precio de
venta y subtotal.
Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente (factura electrónica). Se
puede enviar el cliente el físico de la factura a su lugar de domicilio.
Fecha de envío, número de factura, lugar de
envío (correo electrónico o dirección ),
medio de envío (Courier o personal de
mensajería)
Proceso Enviar factura de productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Envío de la factura
Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente (factura electrónica). Se
puede enviar el cliente el físico de la factura a su lugar de domicilio.
Fecha de envío, número de factura, lugar de
envío (correo electrónico o dirección ),
medio de envío (Courier o personal de
mensajería)
Listar facturas enviadas Se debe listar todas las facturas que han sido enviadas a los clientes. Mostrar los datos: Fecha de envío, número
de factura, lugar de envío (correo
electrónico o dirección ), medio de envío
(Courier o personal de mensajería)
Proceso Entregar productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Entregar productos Se registra la entrega de productos al cliente.
La salida de productos debe afectar el inventario y el costo promedio de los productos.
Fecha de entrega, cantidad entregada,
persona que realiza la entrega, persona que
recibe el producto.
Proceso Actualizar Inventario de Producto Terminado
Funcionalidad Descripción Datos
Actualizar inventario Las existencias de los productos deben actualizarse en las bodegas respectivas al
realizar movimiento de ingresos, egresos, transferencias, devoluciones y baja de
productos.
Proceso Visualizar estado de Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Listar órdenes de producción Se debe listar las órdenes de producción generadas en un rango de fechas con los
filtros de búsqueda: cliente, estado de la orden
Se debe visualizar en el listado de las
órdenes de producción: cliente, fecha de
generación, área de producción en la que se
encuentra, nombre del encargado del área,
teléfono del área, estado de la orden
105
(Planificada, proceso, elaborada, lista para
entregar, entregada a cliente)
Enviar informe de estado de
Orden de Producción
Del listado de órdenes de producción con estado listas para entregar, se debe activar
un botón que permita enviar un correo informando al cliente que los productos
solicitados están listos para ser entregados.
Adjuntar en el correo enviado al cliente, la
información de los productos, la cantidad de
producto elaborado y las fechas en las que
se pueden retirar los productos.
Proceso Informar al Cliente estado de la Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar la ruta de producción
de los productos
El cliente puede visualizar el estado de fabricación de sus productos mediante el
acceso a una página web.
El cliente puede recibir un correo electrónico informándole que los productos han sido
terminados, este correo debe incluir el link a la página web de visualización del estado
del producto.
En la página web que presenta el estado de
la Orden de Producción debe: Solicitar que
el cliente ingrese sus datos para autorizar el
acceso, debe visualizar el nombre del
cliente, la fecha de solicitud de productos, el
listado de los estados de los productos,
fechas de elaboración del producto, si el
producto ya se encuentra terminado se debe
visualizar la dirección de donde se pueden
retirar los productos o las fechas en las que
serán entregados.
Proceso Receptar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir productos Se registra la entrega de los productos entregados al personal de atención al cliente
para ser entregado al cliente.
Se debe registrar: fecha de entrega, bodega
de la que sale los productos, tipo de
producto, cantidad de producto, personal de
bodega que realiza la entrega, personal de
atención al cliente que recibe el producto.
Entregar productos Se registra la entrega de los productos al cliente. Se debe registrar: fecha de entrega,
producto, cantidad de producto, cliente,
personal de atención al cliente que realiza la
entrega.
Proceso Registrar Reclamo de Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Buscar clientes Se puede buscar la información del cliente por su RUC o razón social. Filtros de búsqueda: RUC o razón social.
Se despliega la siguiente información del
cliente:
106
RUC, Razón social, correo electrónico,
número telefónico, listado de productos
solicitados.
Registrar reclamo Se puede registrar el reclamo del cliente respecto a los productos entregados o al
servicio brindado.
Se registra: la fecha de creación del
reclamo, la descripción del reclamo, los
datos del cliente, producto o servicio
defectuoso.
Proceso Clasificar Reclamos de Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Clasificar reclamo Se puede buscar la clasificación del reclamo sobre el producto o servicio. Se debe
poder crear nuevas clasificaciones de reclamos.
Listar las clasificaciones y asignar al
reclamo.
Proceso Identificar las causas reales del reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar acciones de trabajo Para la identificación de las causas del problema, el personal asignado a solventar el
problema debe registrar las actividades ejecutadas a fin de encontrar las causas que
originan el fallo en el producto o en el servicio.
Se debe disponer de un listado de causas identificadas que provocan errores en el
producto o servicio.
De ser necesario se pueden registrar nuevas causas identificadas (base de
conocimiento) junto con sus soluciones.
Listar posibles causas de fallos y su
solución, búsqueda de causas de problemas
mediante descripción del error.
Registro de nuevas causas con los siguientes
datos: código de la causa, nombre del
problema, descripción detallada del
problema, descripción detallada de la
solución, fecha de creación del registro,
nombre del personal que crea el registro,
información del producto
Proceso Escalar reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Escalar reclamo En los casos que el personal asignado a solucionar el problema reportado por el cliente
no pueda solucionar el inconveniente, este podrá escalar el problema al siguiente nivel
de atención de reclamos.
Listar y seleccionar el siguiente nivel de
atención de reclamos.
Registrar el cliente que solicita atención,
tipo de reclamo, tipo de producto, nivel
superior de atención.
Generar correos electrónicos que informan
al nivel superior el registro de una solicitud
de atención de reclamos.
Crear niveles de atención de
reclamos
Se debe crear niveles de atención de reclamos Registrar: Nombre del área encargada de
atender los reclamos, nivel u orden de
107
atención de reclamos, personal asignado al
área, correo electrónico del área y del
personal.
Proceso Cerrar reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar solución reclamo Al determinar la causas del error en el producto o servicio y encontrar la solución, esta
debe ser registrada para generar una base de conocimientos de causas de fallos en el
producto o servicio.
Se registra: producto, problema reportado
por el cliente, causas que generan el
problema, soluciones de las causas de
problemas.
Cerrar reclamo Una vez solucionado el problema se procede con el cierre del reclamo. Se registra: la causa del problema, la
solución, la fecha de solución, personal que
atiende el reclamo, área que atiende el
reclamo.
Proceso Informar al Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Informar solución de reclamo El sistema permite informar al cliente que el problema ha sido solucionado mediante
el envío de correo electrónico y seguimiento del incidente en una página web.
La información enviada en el correo es:
fecha de atención, causas reales del
problema, solución del problema y las
acciones que debe ejecutar el cliente.
La página web debe ser accedida mediante
la confirmación de datos del cliente y
despliega, el número de incidente reportado,
el estado en el que encuentra y personal que
está atendiendo el problema.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.39 Funcionalidades para Cotización SISCOT (Sistema de Cotización)
Proceso Receptar Solicitud Cotización
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar solicitud de cotización El personal de cotización de productos debe disponer de la pantalla que les permita
visualizar el pedido de cotización.
Se debe manejar los filtros de búsqueda:
rango de fechas, personal, estado
(solicitada, en proceso, generada)
108
Proceso Generar Cotización
Funcionalidad Descripción Datos
Consultar Existencias El personal de ventas, atención al cliente y cotizadores pueden visualizar las
existencias de productos para la venta.
El personal de cotización de productos puede visualizar la existencia de materia prima,
mano de obra y maquinaria.
Para la búsqueda de productos se debe tener
los siguientes filtros de búsqueda: Código
del producto, nombre del producto, bodega.
Se debe mostrar la información: Código del
producto, nombre del producto, bodega,
cantidades existentes, precio de venta.
Para la búsqueda de mano de obra se debe
tener los siguientes filtros: Identificación de
la persona, área de producción.
Se debe mostrar la información:
Identificación de la persona, nombre, área
de producción.
Para la búsqueda de maquinaria se debe
tener los filtros: Código de la maquinaria,
nombre de la maquinaria, área de
producción.
Se debe mostrar la información: Código,
nombre y área de producción.
Estimar precio venta El personal de cotización debe acceder al costo promedio de la materia prima, valor de
la depreciación de los equipos y al costos hora hombre del personal operacional. Debe
registrar el costo estimado de fabricación de los productos y el porcentaje de utilidad
que se desea obtener, generando de manera automática el precio de venta.
Presentar cotización La cotización generada por el personal de cotizadores debe ser enviada a la persona
que lo solicita mediante correo electrónico.
Al enviar la cotización esta debe cambiar de estado a Generada.
Generar el PDF de la cotización y ser
enviada por correo al personal solicitante.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.40 Funcionalidades para Punto de Venta SISPVT (Sistema de Punto de Venta)
Proceso Recibir solicitud de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
109
Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos
Dirección de domicilio
Número telefónico
Correo electrónico
Fecha de nacimiento
Número de identificación (Cédula o RUC)
Lugar de trabajo
Estado.- Activo - Inactivo
Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden actualizar toda la
información ingresada en la creación de usuarios.
Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado transacciones en el
sistema.
Visualizar productos Se debe poder acceder al listado de productos disponibles para la venta El listado de productos debe visualizar:
código del producto, nombre del producto,
cantidad existen, precio de venta,
descuentos disponibles
Recibir pedido de productos o
servicio
El personal de punto de venta registra el pedido de productos o servicios del cliente.
Generar factura Para la generación de la factura se deben registrar los datos de la persona o empresa a
la que se emitirá la factura, estos datos pueden ser obtenidos del listado de clientes o
su vez se pueden registrar nuevos clientes.
La factura puede ser impresa y entregada al cliente, o enviada mediante correo
electrónico. Se debe considerar que por parte del SRI existe la obligatoriedad de emitir
facturas electrónicas.
Cabecera de la factura: Nombre del cliente,
RUC o Cédula, teléfono, dirección y fecha.
Detalle de la factura: Nombre del producto,
cantidad, precio de venta y subtotal.
Pie de la factura: Subtotal, IVA, descuentos,
total
Proceso Recibir pago de factura de cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar pago físico Se registra el pago de la factura de manera presencial por parte del cliente en el punto
de venta.
Se registra: fecha de pago, monto de pago y
forma de pago
Registrar pago electrónico Se registra el pago de la factura de manera no presencial por parte del cliente, este
pago puede ser web mediante paypal o tarjeta de crédito.
Se registra: fecha de pago, monto de pago y
forma de pago
Proceso Generar Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Generar Orden de Producción Se registra la solicitud de productos o servicios del cliente y si estos productos no se
encuentran en bodega se genera la Orden de Producción para ser enviada a la planta de
producción.
Se registra: fecha de solicitud, descripción
del producto, cantidad de producto
solicitado, formas de pago, formas de
110
entrega y fechas de entrega
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.41 Funcionalidades para Contrato SISCONT (Sistema de Contrato)
Proceso Generar Contrato
Funcionalidad Descripción Datos
Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente Fecha de registro, nombre del contrato,
código del contrato, fecha de culminación,
acuerdo contractual.
Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo llega a su final de manera
legal.
fecha de cierre, código del contrato, nombre
del contrato, datos del cliente
Contrato con problemas legales Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o del cliente contra la empresa
se registra la etapa en la que se encuentra el seguimiento legal.
Se registra: el número de contrato, nombre
de contrato, cliente, representante legal y
judicial del cliente, representante legal y
judicial de la empresa, esta legal en el que
se encuentra.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.42 Funcionalidades para Marketing
SISMRK (Sistema de Marketing)
Proceso Actualizar Información Financiera
Funcionalidad Descripción Datos
Actualizar Información Financiera Todos los movimientos de ventas, compras, devoluciones de productos, emisión o
111
anulación de facturas y adquisición de activos fijos deben actualizar la
información contable y financiera de empresa.
Actualizar Base Datos ERP Todas las actividades de registro de clientes, proveedores, productos y etapas de
producción deben ser registradas en el sistema para la generación de reportes.
Generar Reporte Gerencial Los datos registrados en la cadena de producción pueden ser empleados para la
generación de reportes gerenciales.
Estos reportes pueden ser: tendencias de
compras, productos con mayor movimiento de
ventas.
Fuente: Elaboración propia.
2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción)
Tabla 2.43 Funcionalidades para Planificación de Trabajo SISPLAT (Sistema de Planificación de Trabajo)
Proceso Receptar Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir Orden de Producción El jefe de la planta de producción recibe mediante correo
electrónico la información de los productos a elaborar,
fechas de entrega e información del cliente.
Se recibe: número de Orden de Producción, descripción del producto,
fecha de entrega, formas de entrega, información del cliente, punto de
venta que genera la orden, usuario que genera que genera la orden.
Listar Órdenes de Producción Se pueden acceder al listado de las órdenes de
producción, las cuales pueden ser filtradas por rango de
fechas de creación, rango de fechas de entrega, tipo de
producto, por cliente y por estado de elaboración.
El listado debe visualizar los filtros de búsqueda y los siguientes datos de
la Orden de Producción:
Número de la Orden de Producción, tipo de producto, cliente, cantidad a
elaborar, cantidad elaborada, proceso en el cual se encuentra, estado
(generada, en proceso, elaborada, entregada a cliente, finalizada)
Proceso Crear Solicitud de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para
ser enviada al Departamento de Compras.
Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos: Código de la
Solicitud de Compra, producto o servicio solicitado, cantidad de producto
solicitado, área solicitante, persona que solicita los productos.
Visualizar estado Solicitud de El personal puede listar y seleccionar la Orden de Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos solicitados,
112
Compra Compra para visualizar el estado en el que se encuentra. cantidad de productos aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,
proveedor.
Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de
Compra generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de Generación,
productos solicitados.
En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la solicitud,
nombre de los productos solicitados, cantidades solicitadas, estado
(generado, aprobado, rechazado)
Proceso Solicitar Personal
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Personal El personal puede generar la Solicitud de Personal para
ser enviada al departamento de recursos humanos
Se genera la solicitud de persona con los siguientes datos: Código de la
Solicitud de Personal, descripción del perfil de personal, cantidad de
persona, área solicitante, persona que solicita.
Visualizar estado Solicitud de
Personal
El personal puede listar y seleccionar la Solicitud de
Personal para visualizar el estado en el que se encuentra.
Se visualiza: Número de la orden, cantidad de personal solicitado,
cantidad de personal aprobado, fecha de contratación.
Listar Solicitudes de Personal El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de
Personal generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de Generación.
En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la solicitud,
nombre del puesto, cantidades solicitadas, estado (generado, aprobado,
rechazado)
Proceso Solicitar Maquinaria
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para
ser enviada al Departamento de Compras.
Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos: Código de la
Solicitud de Compra, producto o servicio solicitado, cantidad de producto
solicitado, área solicitante, persona que solicita los productos.
Visualizar estado Solicitud de
Compra
El personal puede listar y seleccionar la Orden de
Compra para visualizar el estado en el que se encuentra.
Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos solicitados,
cantidad de productos aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,
proveedor.
Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de
Compra generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de Generación,
productos solicitados.
En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la solicitud,
nombre de los productos solicitados, cantidades solicitadas, estado
(generado, aprobado, rechazado)
Proceso Planificar Trabajo
Funcionalidad Descripción Datos
Planificar material Se registra la planificación de material. En el caso de
necesitar material se genera la Solicitud de Compra.
Se almacena la información de tipo y cantidad de materia prima
necesaria.
113
Planificar mano de obra Se registra la planificación de personal. En el caso de
necesitar personal se genera la solicitud de contratación.
Se almacena la información de tipo y cantidad de personal necesario.
Planificar maquinaria Se registra la planificación de maquinaria En el caso de
necesitar maquinaria se genera la Solicitud de Compra.
Se almacena la información de tipo y cantidad de maquinaria necesaria.
Planificar fechas de elaboración Se registran las fechas estimadas de elaboración del
producto o prestación de servicio.
Se registra en la planificación fecha de elaboración, centro de producción,
maquinaria, mano de obra y materia prima.
Listar planificaciones Se debe visualizar la calendarización de trabajo
planificado dentro de rango de fechas.
Filtro de búsqueda: rango de fechas.
Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el tipo de
producto, las fechas planificadas de elaboración, los centros de
producción planificados, el personal, material y maquinaria planificada.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.44 Funcionalidades para Ejecución de Trabajo. SISEJET (Sistema de Ejecución de Trabajo)
Proceso Ejecutar Trabajo
Funcionalidad Descripción Datos
Ejecutar Trabajo Se registra la ejecución de la Orden de Producción. Este registro tiene la
información de la mano de obra, materia prima, maquinaria y fechas de
trabajo empleados en la producción de productos o prestación de servicios.
Se registra la actividad realizar en el centro de producción, la
fecha de trabajo, mano de obra, maquinaria y materia prima.
Registrar mano de obra Se registra el personal que ejecuta la Orden de Producción. Se registra la Orden de Producción, la fecha de trabajo, las
horas laboradas y el personal operacional que fabrica los
productos.
Registrar maquinaria Se registra la maquinaria empleada en la elaboración del producto. Se almacena la información de las horas empleadas por cada
máquina en la fabricación del producto, se calcula la
depreciación de los equipos empleados.
Registrar tiempo de
elaboración
Se registran las fechas empleadas de fabricación del producto o prestación de
servicio.
Se registra las fechas en las que se procesaron los productos
en las diferentes áreas de producción, todos los tiempos
empleados desde del inicio al final de ejecución del producto
son registrados.
Listar trabajos
ejecutados
Se debe visualizar la calendarización de trabajo ejecutado. Filtro de búsqueda: rango de fechas.
Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el
tipo de producto, las fechas de elaboración, los centros de
producción, el personal, material y maquinaria empleada.
Fuente: Elaboración propia.
114
Tabla 2.45 Funcionalidades para Control de Calidad.
SISQA (Sistema de Control de Calidad)
Proceso Controlar Calidad
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar revisión de productos Se reciben los productos para ejecutar el control de calidad. Se
registra el personal que realiza el control de calidad y los tiempos
empleados.
Se registra la Orden de Producción, los productos revisados, las
fechas de revisión.
Proceso Registrar Fallos
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar fallos Si el producto presenta fallas, este es registrado y separado de los
productos buenos.
Se registra: la fecha de revisión, personal que realiza la
revisión, los productos revisados, la falla detectada.
Listar registros con fallas Se puede listar todos los productos que se registraron con fallas. Los filtros de búsqueda son: Orden de Producción, fecha de
revisión.
Se visualiza: Número de Orden de Producción, con código del
producto, la falla detectada.
Proceso Generar Orden de Reposición
Funcionalidad Descripción Datos
Informar de fallas en productos Se informa al área de producción que existen productos con fallas. Se envía mediante correo electrónico el listado de productos
con fallas al área de producción.
Generar orden de reposición La orden de reposición es similar a una Orden de Producción en la
cual se especifican los productos y la cantidad a elaborar.
Registrar: cantidad de productos, Orden de Producción, código
de la orden de reposición, fecha de registro.
SISEMP (Sistema de Empaquetado de Productos)
Proceso Empaquetar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Solicitar productos Se genera la solicitud de material para el embalado y empaquetado de
los productos.
Se registra la cantidad de material.
Empaquetar producto Los productos son embalados y empaquetados. Se registra el material empleado, la fecha de empaquetado,
personal que realiza el trabajo.
Informar a Bodega de Producto
Terminado
Al finalizar el empaquetado de los productos se envía un correo
electrónico informando a Bodega de producto terminado que existen
productos listos para ingresar a bodega.
Fuente: Elaboración propia.
115
Tabla 2.46 Funcionalidades para Almacenamiento de Productos. SISALMPT (Sistema de Almacenamiento de Productos)
Proceso Empaquetar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Receptar Listado de Productos Terminados Se recibe el correo con la información de los productos
terminados listos para ingresar a bodega.
El correo debe contener el nombre del cliente, el número de
Orden de Producción, cantidad de productos a ingresar.
Actualizar Inventario Los productos son ingresados a la bodega de producto
termina y se actualizan los inventarios.
Informar Ingreso de Productos Terminados Al finalizar el ingreso de los productos se informa a
Atención al Cliente y a Punto de Venta que existen
productos para ser entregados al cliente.
Se envía un correo a Atención al Cliente y Punto de Venta con
la siguiente información: Nombre del cliente, número de la
Orden de Producción, cantidad de producto.
Fuente: Elaboración propia.
116
2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento)
Tabla 2.47 Funcionalidades para Compras. SISCMP (Sistema de Compras)
Proceso Crear Solicitudes de Compras
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal de las diferentes áreas de la empresa puede generar una
Solicitud de Compra la cual debe ser aprobada por el jefe de área.
La Solicitud de Compras debe poseer el estado, creado, enviado para
aprobación, rechazada, autorizada, atendida, cancelada.
Para generara la Solicitud de Compra se debe acceder a la lista de
productos y proveedores.
En el caso de necesitar un nuevo producto o servicio se debe poder
describir las especificaciones técnicas del producto en la solicitud.
Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de producto,
cantidad de producto, proveedor sugerido, fecha de solicitud,
fecha máxima de ingreso de los productos, persona solicitante,
área solicitante.
Modificar Solicitud de Compra Al modificar la Solicitud de Compra se pueden realizar cambios en las
cantidades de los productos, eliminar productos o agregar nuevos
productos y sus proveedores.
Si se desea cancelar la Solicitud de Compra se debe seleccionar el
estado cancelado, el cual bloquea los registros de solicitud e impide su
modificación.
Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de producto,
cantidad de producto, proveedor sugerido, fecha de solicitud,
fecha máxima de ingreso de los productos, persona solicitante,
área solicitante.
Enviar solicitud para
autorización
Las Solicitudes de Compra creadas y que se encuentran en estado
creada pueden ser envidas a los jefes de área para su aprobación.
Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las cuales deben
ser filtradas por: rango de fechas de creación, área solicitante, persona
solicítate, descripción del producto y estado.
Del listado de Solicitudes de Compras se debe seleccionar la
orden que se desea enviar a autorización. Este envío se lo debe
realizar mediante correo electrónico en el cual se debe
adjuntar el número de Solicitud de Compra, el área que la
requiere, persona que solicita y la descripción del producto.
Proceso Autorizar Solicitud
Funcionalidad Descripción Datos
Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las cuales deben
ser filtradas por: rango de fechas de creación, área solicitante, persona
solicítate, descripción del producto y estado enviadas.
Listado de Solicitudes de Compra con estado enviadas.
Autorizar solicitud Se puede seleccionar la Solicitud de Compras del listado y revisar su
descripción.
El jefe de área puede rechazar la solicitud y solicitar que se realicen
modificaciones o aprobar la solicitud.
Se puede cambiar el estado de la Solicitud de Compra a
autorizada o rechazada, en ambos casos se debe notificar
mediante correo electrónico a la persona solicitante.
Al autorizar la Solicitud de Compra se envía un correo con la
117
descripción de los productos al Departamento de Compras
para que se proceda con la adquisición.
Proceso Receptar Solicitud de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir Solicitud de Compra Las Solicitudes de Compra creadas y autorizadas por los jefes de área
son recibidas mediante correo electrónico. Este correo electrónico
contiene el número de la solicitud para poder ser procesada.
Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las cuales deben
ser filtradas por: rango de fechas de creación, área solicitante, persona
solicítate, descripción del producto y estado autorizadas.
Listado de Solicitudes de Compra con estado autorizadas.
Proceso Seleccionar Proveedor
Funcionalidad Descripción Datos
Solicitar Cotización De la lista de solicitudes autorizadas para la compra puede generar un
documento PDF con los productos solicitados, su descripción y
cantidades.
Este documento es enviado mediante correo electrónico o medio
impreso a los proveedores previamente registrados.
El personal de compras puede registrar nuevos proveedores.
Generar el PDF con la descripción de los productos y
cantidades solicitadas por las diferentes áreas de la empresa.
Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los proveedores.
La eliminación de los proveedores solo será posible en el caso de que
no se haya realizado ninguna transacción con ese proveedor, caso
contrario el proveedor solo podrá ser inactivado.
Se registra: Razón social del proveedor, representante legal,
RUC, Nacionalidad, dirección, teléfonos, sucursales, correos
electrónicos, contactos y productos que provee y sus precios.
Registrar criterio de calificación Se registran los criterios de calificación para los proveedores. Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,
descripción, tipo de calificación (Numérica, Alfanumérica,
Condicional si-no, cumple - no cumple), peso (valor
numérico)
Seleccionar proveedor Las cotizaciones de los productos enviadas por los proveedores son
evaluadas por el personal de compras y se procede con la selección del
proveedor tomando en cuenta los criterios de calificación.
Se muestra los criterios de calificación por cada proveedor y
sus valores obtenidos. El proveedor seleccionado por el
personal de compras es asignado a la Solicitud de Compra.
Se actualiza el estado de la Solicitud de Compra a asignado
proveedor.
Proceso Generar Orden de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Listar solicitudes y proveedores Se listan las solicitudes que se encuentren asignado proveedor. Los
filtros de búsqueda son: rango de fechas de solicitud, proveedor, área
Se despliega la información:
Nombre del producto, área solicitante, cantidad de producto,
118
solicitante, personal solicitante. proveedor seleccionado, precio de compra y los totales por
pagar a proveedor.
Crear Orden de Compra De la lista de Solicitudes de Compra con estado proveedor asignado se
seleccionan y se genera la Orden de Compra con los productos,
cantidades y proveedores seleccionados. La Orden de Compra
contiene los productos solicitados en uno o varias Solicitudes de
Compras.
En el caso de necesitar autorización para la compra se envía un correo
al Jefe Administrativo encargado de la autorizar compras.
Se registra: fecha de creación de Orden de Compra, los
productos a adquirir (estos productos pueden ser de varias
Solicitudes de Compra), proveedor seleccionado, número de
Orden de Compra, monto a cancelar.
Enviar Orden de Compra para
autorización
Las órdenes de compra creadas pueden ser envidas a los Jefes de
Administrativos para su aprobación.
Se debe acceder al listado de órdenes de compra las cuales deben ser
filtradas por: rango de fechas de creación, área solicitante, persona
solicítate, descripción del producto y estado.
Del listado de órdenes de compras se debe seleccionar la
orden que se desea enviar a autorización. Este envío se lo debe
realizar mediante correo electrónico en el cual se debe
adjuntar el número de Orden de Compra, el área que la
requiere, persona que solicita, la descripción del producto,
proveedor, montos a cancelar.
Listar órdenes de compra Los Jefes Administrativos que autorizan las compras pueden visualizar
las órdenes que requieren autorización.
Se despliega la información:
Nombre del producto, área solicitante, cantidad de producto,
proveedor seleccionado, precio de compra y los totales por
pagar a proveedor.
Aprobar Orden de Compra Del listado de órdenes de compra el Jefe Administrativo puede
seleccionar una orden y visualizar el detalle del pedido de productos.
Si está de acuerdo puede aprobar la orden en cuyo caso cambia el
estado de la orden a aprobado.
Actualiza el estado de la Orden de Compra a aprobado o
rechazado.
Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía mediante correo
electrónico o medios impresos al proveedor.
El correo contiene la información de los productos solicitados
(PDF de la Orden de Compra) y la información de la empresa.
Notificar a bodega Se envía un correo electrónico a bodega informándole de la
adquisición de productos.
Se informa: El tipo de producto, cantidad de producto,
proveedor, departamento solicitante, fechas de entrega del
proveedor.
Proceso Realizar Pago a Proveedor
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar factura de proveedor Las facturas emitidas por el proveedor ya sean físicas o digitales son
registradas en el sistema
Se registra: código de la factura, proveedor, fecha de emisión,
monto a pagar.
119
Pago a proveedor Se realiza el pago al proveedor. Esta acción actualiza la información
financiera y contable de la empresa.
Se registra la fecha de pago, el monto de pago, la forma de
pago, código de la factura.
Se cambia el estado de la factura registrada a pagada y se
envía un correo electrónico al proveedor notificándole el
pago.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 2.48 Funcionalidades para Contrato SISCONT (Sistema de Contrato)
Proceso Generar Contrato
Funcionalidad Descripción Datos
Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente. Fecha de registro, nombre del contrato, código del contrato, fecha
de culminación, acuerdos contractuales.
Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el
mismo llega a su final de manera legal.
Fecha de cierre, código del contrato, nombre del contrato, datos
del proveedor.
Contrato con
problemas legales
Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o
del cliente contra la empresa se registra la etapa en la que
se encuentra el seguimiento legal.
Se registra: el número de contrato, nombre de contrato, cliente,
representante legal y judicial del cliente, representante legal y
judicial de la empresa, esta legal en el que se encuentra.
Fuente: Elaboración propia.
120
Tabla 2.49 Funcionalidades para Almacenamiento. SISALM (Sistema de Almacenamiento)
Proceso Receptar Productos
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir notificación de
compra
El personal de bodega recibe un correo electrónico informándole de
la adquisición de productos.
Se informa: El tipo de producto, cantidad de producto, proveedor,
departamento solicitante, fechas de entrega del proveedor.
Registrar ingreso de
productos
Se registra el ingreso de productos y se actualizan los inventarios.
El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la bodega en
la que se alojarán los productos.
Se registra: fecha de ingreso, cantidad de productos, Orden de
Compra, proveedor, lugar de almacenamiento.
Se actualiza la información de inventarios y contable de la empresa.
Proceso Inspeccionar productos adquiridos
Funcionalidad Descripción Datos
Revisión de productos El personal de bodega revisa el estado de los productos, si estos
tienen fallas son separados y registrados para ser devueltos al
proveedor.
Se registra: estado del producto (bueno - defectuoso), la hora de
revisión, persona que revisa.
Notificar productos
defectuosos
Se crea un PDF con la lista de productos defectuosos y se informa al
Departamento de Compras, jurídico y proveedor mediante correo
electrónico.
Se genera el correo electrónico con: Lista de productos defectuosos,
fecha de revisión.
Devolución de productos a
proveedor
Se registran los productos que se devueltos al proveedor y se
actualizan los inventarios y la información contable.
Se registra: la fecha de devolución, los productos, proveedor, Orden
de Compra.
Proceso Ingresar productos a Bodega Central
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar ingreso de
productos
Se registra el ingreso de productos y se actualizan los inventarios.
El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la bodega en
la que se alojarán los productos.
Se registra: fecha de ingreso, cantidad de productos, Orden de
Compra, proveedor, lugar de almacenamiento.
Se actualiza la información de inventarios y contable de la empresa.
Despacho de productos Se procede con el despacho de los productos solicitados a las
diferentes áreas solicitantes.
Se registra: fecha de salida, área a la que transfiere, persona que
recibe, Orden de Producción y se actualizan los inventarios.
Fuente: Elaboración propia.
121
Tabla 2.50 Funcionalidades para Proveedores. SISADMPROV (Sistema de Administración de Proveedores)
Proceso Receptar Productos
Funcionalidad Descripción Datos
Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los proveedores.
La eliminación de los proveedores solo será posible en el caso de que no
se haya realizado ninguna transacción con ese proveedor, caso contrario
el proveedor solo podrá ser inactivado.
Se registra: Razón social del proveedor, representante
legal, RUC, Nacionalidad, dirección, teléfonos,
sucursales, correos electrónicos, contactos y productos
que provee y sus precios.
Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía mediante correo
electrónico o medios impresos al proveedor.
El correo contiene la información de los productos
solicitados (PDF de la Orden de Compra) y la
información de la empresa.
Registrar criterio de calificación Se registran los criterios de calificación para los proveedores. Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,
descripción, tipo de calificación (Numérica,
Alfanumérica, Condicional si-no, cumple - no cumple),
peso (valor numérico)
Calificar proveedor Se genera la calificación de los proveedores de acuerdo a los criterios
ingresados.
Esta calificación permite destacar a los mejores
proveedores, a los cuales el sistema recomendara
seleccionar en la siguiente compra.
Emitir garantía Se registran las garantías de los productos que se han hecho efectivas. Se registra: fecha de emisión de garantías, causas,
producto, proveedor.
Fuente: Elaboración propia.
122
2.4.- Modelo de Selección del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales
El modelo de selección del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales
se base en la evaluación de los siguientes aspectos5:
- Madurez del proveedor.- Ubicación geográfica, experiencia, expectativas de
crecimiento y clientes. Es necesario evaluar la madurez y solidez del
proveedor, puesto que si este deja de existir se tendrá que enfrentar a un
sistema informático son soporte técnico.
- Aspectos técnicos.- Hardware y software adicional necesarios para el correcto
funcionamiento del sistema informático.
- Aspectos económicos.- Costos de licenciamiento, mantenimiento, adaptación
e implementación.
- Aspectos funcionales.-Funcionalidades que cubre el sistema informático.
- Servicio de soporte técnico.- Servicios de soporte técnico postventa por parte
del proveedor.
- Aspectos estratéticos de la empresa.- Preferentemente deben ser
desarrollados por la empresa proveedora del sistema informático; hacen
referencia a los planes de negocio y planes estratégicos del proveedor.
Estos aspectos son evaluados de acuerdo a niveles de ponderación y
calificación, obteniendo de esta manera un porcentaje de cumplimiento por cada uno
de los proveedores de sistemas informáticos que se evalúan.
Debe tomarse en cuenta que algunos Sistemas de Planificación de Recursos
Empresariales son implementados solo por los proveedores; en otros casos existen
consultoras asociadas que realizan el trabajo de implementación. En el caso que el
producto solo pueda ser implementado por consultoras acreditadas se debe pedir al
proveedor del sistema ERP un listado con las consultoras autorizadas.
5Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa, pág. 18-25
123
Antes de comenzar la búsqueda del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales se debe nombrar a los responsables del proyecto. En esta etapa se
deben determinar las personas involucradas en la selección y definir sus funciones y
responsabilidades para conformar un equipo de trabajo, los cuales estarán encargados
de todas las actividades necesarias para la selección del sistema o los sistemas
informáticos acordes a la necesidad de la empresa.
2.4.1.- Conformar equipo de trabajo
Se sugiere que el siguiente equipo de personas que se encuentren involucradas
en la implementación tengan los siguientes roles:
- Dirección.- Responsables de la gestión de la empresa, cuyo objetivo es tomar
la decisión final en base al trabajo presentado por el equipo de proyecto.
- Gerente del proyecto.-Directivo de alto nivel o responsable de sistemas. Es
la persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de
selección.
- Equipo de proyecto.-Personal de sistemas que trabaja tiempo completo en el
proyecto. En este proceso de selección realiza las tareas de recopilar
información, prepararla, ayuda en la toma de decisiones, organización de
reuniones y armado de cuestionarios. Trabajarán en la implementación del
sistema seleccionado.
- Grupo de usuarios.-Formado por distintos usuarios de alto nivel de las áreas
impactadas por el ERP. En el proceso de selección serán los encargados de
evaluar los ERP seleccionados según sus conocimientos del negocio.
- Grupo de calidad.-Dependiendo del tamaño de la implementación y la
organización, ésta contará con personal con conocimientos en metodologías
de planificación y desarrollo de sistemas, en tal caso ellos también
participarán en el proyecto.
- Consultor externo.- Si se tiene en cuenta que las empresas no implementan
con frecuencia sistemas ERP es normal no encontrar un experto en selección
de ERP dentro de las mismas, es por ello que se recomienda incluir
124
consultaría externa en el equipo de proyecto. Preferentemente el consultor
debe ser neutral en relación al producto a elegir y no tiene porque ser el que
luego hará la implementación del producto.
La constitución y el tamaño de estos grupos dependerán de las características de
la implementación (tamaño, alcance y complejidad).
2.4.2.- Búsquedade proveedores
El objetivo es la búsqueda en el merado de los ERP disponibles, para lo cual se
sugiere consular en Internet, exposiciones de software, revistas profesionales del
rubro, consultar con profesionales en otras empresas y armar un listado de todos los
proveedores de ERP econtrados.
En un segundo paso de la actividad se contacta a cada proveedor y se le solicita
la mayor cantidad de información posible. No es necesario todavía concertar
entrevistas, el objetivo es recopilar la mayor cantidad de información de cada uno.
En base al documento desarrollados en los puntos 2.4.3 y 2.4.4 eliminar
aquellos ERP que no cubran las áreas de la empresa o los macro procesos que se han
listado como necesarios. Es importante reducir la cantidad de candidatos a 4
aproximadamente ya que se llevará a cabo un estudio más profundo de cada uno que
incluye: demostraciones de producto, visitas de los usuarios al proveedor, entrevistas
con personal del proveedor, armado de informes por cada uno; de ser muchos
candidatos se incrementará el esfuerzo.
2.4.3.- Generación de criterios
Para la comparación y selección de un sistema informático es necesario contar
con un listado de criterios y puntos de comparación comunes, por tal motivo se ha
desarrollado un conjunto de criterios de evaluación el cual debe ser aplicado para
cada uno de los proveedores de sistemas informáticos seleccionados.
125
Este listado de criterios propuesto puede ser aplicadoen cualquier tipo de
empresa y puede ser adaptado a la necesidad de cada uno, basado en los
macroprocesos de las áreas que se deseen automatizar.
Para armar el listado de criterios se debe seguir los siguientes pasos:
1. Tomando como modelo los criterios del punto 2.4.4, con los conocimientos
adquiridos de los ERP en función de la información recopilada y el listado de
las necesidades armar el listado de criterios que mejor se adapte a la empresa.
2. Dividir los criterios en 6 grupos dependiendo si son de índole funcional,
técnico,económico, del proveedor, del servicio o estratégico de la empresa.
3. Ponderar cada criterio según su impacto dentro del grupo. La suma de las
ponderaciones de cada grupo debe ser igual a 100, siendo la suma de todos los
criterios igual a 600.
4. Ponderar cada uno de los 6 grupos, la suma debe ser igual a 100. Algunos de
los criterios de selección deben ser considerados como una guía útil y no
como criterios excluyentes; por ejemplo si una solución parece adecuada pero
implica un gran cambio en la estructura de hardware no se debe descartar
directamente. Los criterios de selección intentan dar un enfoque global a la
decisión y no quedarse con un solo aspecto. En caso de dudas en esta etapa
no es conveniente que prevalezcan los aspectos económicos y tecnológicos
sino los que hacen al producto funcionalmente es por esto que el grupo
funcional debe llevar la mayor ponderación.
2.4.4.- Evaluar proveedores
En esta etapa se debe concertar entrevistas con los proveedores y recibir todas
las propuestas y completar el listado armado en el punto anterior. Se recomienda
visitar las oficinas del proveedor, concertar reuniones con personal comercial y
técnico para tener distintas visiones del producto. Contactarse con empresas que ya
usen los ERP en evaluación y escuchar ventajas y desventajas del producto.
Para completar el listado de criterios se debe seguir los siguientes pasos:
126
1. Cada criterio será clasificado con un valor de 1 a 4, siendo 1= Malo, 2
=Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy Bueno.
2. Multiplicar el valor dado por la ponderación del criterio. La suma de la
multiplicación del valor por la ponderación de cada grupo debe ser igual a
400, siendo la suma de todos los criterios igual a 2400.
3. Sumar el valor obtenido de todos los criterios de un mismo grupo y multiplicar
por la ponderación del grupo. Así se obtendrá la ponderación del grupo en
general.
4. Dividir la ponderación del grupo por 400. El valor de 400 se obtiene al sumar el
resultado de multiplicar el valor asigando en la ponderación por el valor más
alto de la clasificación (4 = muy bueno).Así se obtendrá el porcentaje de
cumplimiento del grupo en general.
5. Sumar los valores de los porcentajes de cumplimiento de los grupos. Así se
obtendrá el porcentaje de cumplimiento total del proveedor.
6. Repetir esta operación para los 5 grupos en evaluación y para todos los ERP.
Una vez completo el listado con todos los datos recolectados, comparar la
información. Encontraránpara un mismo aspecto distintos criterios de evaluación y
métodos, algunos ERP se cobran por módulos, otros por licencia de usuario; algunos
proveedores dan servicio de consultaría otros no; algunos no permiten implementar
con otra consultora que no sean ellos. Algunos puntos son difíciles de medir ya que
resultan subjetivos como la confianza que inspira la empresa y el producto; para
reflejar todos estos puntos, que pueden quedar fuera de evaluación, es
convenienteincorporar en el reporte final debajo del listado de criterios un cuadro de
ventajas y desventajas de cada ERP.
Una vez obtenidos los valores de total de cumplimiento para cada uno de los
proveedores se recomienda escoger al proveedor que tenga la nota más alta y supere
el 80% de cumpliento.
127
Tabla 2.51 Valores de ponderación para los criterios de selección de proveedor.
Nombre ERP
Proveedor
Valores de Y
Descripción Valor
Malo 1
Regular 2
Bueno 3
Muy Bueno 4
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.52Aspectos funcionales de evaluación de proveedores.
1.- Aspectos Funcionales
Criterio de
selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y
Propósito principal Área funcional en la que se especializa
o enfoca el sistema. El sistema en
general tendrá una orientación
contable o logística, determinar si la
fortaleza del sistema está en los
módulos que la empresa necesita.
8 4 32
Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que
son comprendidas y soportadas por el
ERP. Grado de cobertura de los
requerimientos. Se reflejarán en lo
diferentes módulos que se pueden
implementar. Por ejemplo: Contable,
financiera, control de gestión,
comercial, logística, producción,
recurso humanos, entre otros. Tener en
cuenta cuales son imprescindibles.
8 4 32
Adaptabilidad y
flexibilidad
Cuanto de la empresa viene
comprendido en el estándar, cuanto se
puede parametrizar y cuanto se debe
desarrollar por fuera del estándar y si
esto es posible. Nivel de
parametrización en general. En este
8 4 32
128
punto se debería evaluar
Facilidad de
parametrización
Evaluar si la necesidad de un cambio o
el mantenimiento de la
parametrización en general no es una
tarea muy compleja.
10 4 40
Facilidad para hacer
desarrollos propios
Posibilidad de desarrollar aplicaciones
sobre el sistema que interactúen con la
funcionalidad estándar.
10 4 40
Interacción con
otros sistemas
Interfaces estándares que permitan
comunicación con otros sistemas o
posibilidad de desarrollo de las
mismas.
5 4 20
Soporte específico
de algunos temas
Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000,
e-bussiness, agregar algún punto que
pueda ser importante por la actividad
de la empresa.
5 4 20
Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 4 20
Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de
impuesto y presentaciones a las
normas impositivas ecuatorianas.
Requerimientos impositivos, reportes
de carácter provincial y nacional:
Percepciones de cada provincia, libro
IVA compras, IVA Ventas, SICORE.
8 4 32
Presentaciones
legales.
Herramienta para extracción de libro
diario para posterior digitalización.
Estructuras de balance adaptables.
5 4 20
Comunicación con
Bancos
Comunicación electrónica con bancos
para manejo de depósitos, boletas,
acreditaciones en cuenta, por ejemplo
sistema Datanet.
5 4 20
Ajuste por inflación Contempla procesos de ajuste por
inflación en caso de situación
inflacionaria tanto para cuantas
contables como stocks y activos fijos.
5 4 20
Operaciones
multimoneda
Manejo de múltiples monedas, manejo
de múltiples cotizaciones,
presentaciones de balance en varias
monedas
5 4 20
Herramientas
amigables de
reporting para el
usuario
Permite el análisis matricial de la
información. Herramientas que le
permitan al usuario editar sus propios
reportes en base a librerías
predefinidas.
5 4 20
Esquematización de
la estructura de la
empresa
Flexibilidad de las estructuras de datos
para adaptarlas a la estructura de la
empresa. Soporta estructuras
8 4 32
129
multisociedades es decir varias
empresas en un mismo sistema.
Posibilidad de diferenciar las
operaciones y de hacer análisis
conjuntos. Esquematizar a la empresa
por unidades de negocio.
TOTAL
100 60 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
30% 120
Porcentaje de
cumplimiento
30%
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.53 Aspectos técnicos de evaluación de proveedores.
2.- Aspectos técnicos
Criterio de
selección Descripción Pond
X
Valor
Y
Pond X *
Y
Adaptabilidad a la
estructura instalada
en el cliente
Es posible montar el ERP en el HW que
posee el cliente
20 4 80
Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con
una estructura de servidores para
desarrollo, calidad y producción.
Posibilidad de tener distintos ambientes
de trabajo.
10 4 40
Multiplataforma No necesita una plataforma determinada,
es posible que se ejecute en varias
plataformas
10 4 40
Instalación remota ¿Permite instalación y trabajo del
personal técnico en forma remota, sin
estar en el lugar físico en donde esta el
servidor?
5 4 20
Cliente / servidor Trabaja con una estructura cliente
servidor
5 4 20
Base de datos Bases de datos sobre la que puede
trabajar el ERP, ¿es el ERP multi-motor
de BD?
10 4 40
Herramientas y
lenguaje de
programación
Lenguaje de programación del propio
ERP que sirva para adaptar el sistema a
las funcionalidades requeridas.
5 4 20
Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de
datos.
5 4 20
Back-up Metodología de backups y de restore 2 4 8
Auditoria Sistema de auditoria que guarde y 5 4 20
130
permita evaluar accesos al sistema,
transacciones realizadas, actualizaciones,
con fecha, hora y usuario.
Gestor de
configuraciones
Posee herramientas que administran las
distintas versiones de los desarrollos y la
parametrización.
5 4 20
Documentación El ERP posee: Documentación, help on
line en el idioma necesario, página de
Internet para mayor ayuda en linea.
3 4 12
Documentación
técnica
Documentos sobre estructura de la base
de datos, diseños, programas fuentes.
5 4 20
Conectividad externa Soporta conexiones externas del tipo:
Internet, EDI, Accesos remotos
5 4 20
Compatibilidad con
correo electrónico
Permite derivar desde algunas
aplicaciones mensajes al e-mail.
5 4 20
TOTAL 100 60 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10% 40
Porcentaje de
cumplimiento
10%
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.54 Aspectos de evaluación de proveedores.
3.- Aspectos sobre el proveedor
Criterio de
selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y
Características del
proveedor
Solidez del proveedor: evolución
histórica, clientes, ganancias, cantidad
de empleados.
25 4 100
Perspectivas de
evolución
Perspectivas del proveedor en el
mercado deben ser buenas ya que si al
proveedor le va mal compraremos un
ERP que quedará sin soporte.
25 4 100
Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en
la misma ciudad donde se ubican las
oficinas.
20 4 80
Otras
Implementaciones
Otros clientes del mismo rubro que
usen el ERP, pedir contactos para
poder consultar en etapas posteriores.
Cantidad de implementaciones.
10 4 40
Experiencia Experiencia del ERP en general y en la
industria de la empresa en particular
10 4 40
Confianza Criterio no cuantificable que queda a 10 4 40
131
criterio de los miembros del equipo.
TOTAL 100 24 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15% 60
Porcentaje de
cumplimiento
15%
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.55 Aspectos de servicio técnico para la evaluación de proveedores.
4.- Aspectos sobre el servicio
Criterio de
selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y
Servicio de
implementación
Libertad para realizar la
implementación con el proveedor o
con una consultora. Existencia de
alguna ventaja de implementar directo
con el proveedor del ERP.
15 4 60
Alcance de la
implementación en
caso de hacerla con
el proveedor
Instalación, Adaptación /
parametrización, Capacitación técnica,
Capacitación a usuarios, Desarrollos a
medida, Mantenimiento
10 4 40
Metodología de
implementación
Existencia de una metodología de
implementación. Experiencias previas
15 4 60
Tipo de
implementación
Estrategia propuesta por el proveedor
para la implementación. Módulos
recomendados y soportados.
5 4 20
Tiempo estimado de
implementación
Tiempo estimado de implementación
estándar en base a los módulos
seleccionados
5 4 20
Grado de
participación en la
implementación
Usuarios requeridos por módulo para
soportar la implementación.
Transferencia del know-how a los
usuarios.
5 4 20
Garantía de correcta
instalación del
producto
Problemas que estarían cubiertos por
el proveedor y casos de los cuales el
proveedor no se haría responsable.
Alcance de la garantía en tiempo, en
aspectos funcionales y técnicos
10 4 40
Upgrade Averiguar cada cuánto tiempo saca
una nueva versión al mercado. Tener
en cuenta si uno debe migrar
obligatoriamente a la nueva versión al
salir al mercado. De no ser así
consultar cuánto tiempo el proveedor
10 4 40
132
soporta las versiones más antiguas.
Licencia Alcance de la licencia. Incluye el
soporte post venta. Alcance del
soporte.
10 4 40
Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y
soluciones para analistas del ERP. El
repositorio es accesible por Internet.
Existe un helpdesk para problemas no
reportados en el repositorio con un
tiempo de respuesta aceptable y
atención 24 hs. Ponderación del
grupo
15 4 60
TOTAL
100 40 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10% 40
Porcentaje de
cumplimiento
10%
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.56 Aspectos económicos para evaluación de proveedores.
5.- Aspectos Económicos
Criterio de selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y
Costos del ERP En función del presupuesto que se
tiene y de los otros presupuestos
recibidos evaluar del costo del
sistema.
15 4 60
Costo del HW En función de los requerimientos de
HW y de lo que ya posee la empresa,
evaluar el costo que implica adquirir
el equipamiento necesario para el
ERP.
15 4 60
Licencias ¿Cómo se pagan las licencias, por
única vez al momento de la compra;
o cuándo ya se implementó o una
vez por año?
10 4 40
Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por
ejemplo por cantidad de usuarios o
modulo activos o posibilidad de
armar paquetes corporativos.
5 4 20
Financiación Existen políticas de financiación. 5 4 20
Contratos Tipo de contratos que manejan.
Revisarlo con el departamento de
legales.
5 4 20
Costos adicionales Adaptaciones, localizaciones, 10 4 40
133
Costo de capacitación Tener en cuenta la posibilidad de
seleccionar a otro proveedor para la
implementación
10 4 40
Costo de
implementación
Costo estimado de consultaría 10 4 40
Costo de interfaces Costo estimado de consultaría,
programadores y recursos
5 4 20
Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben
abonar nuevas licencias? Costo del
proyecto de migración.
5 4 20
Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el
proveedor de ERP, el de consultaría
y el de HW de manera de adquirir
algún paquete de los 3 productos
juntos. De existir consultar por
beneficios técnicos y económicos.
5 4 20
TOTAL
100 48 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del grupo
20% 80
Porcentaje de
cumplimiento
20%
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.57 Aspectos estratégicos para evaluación de proveedores.
6.- Aspectos estratégicos
Criterio de
selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y
Plan estratégico de
la empresa
Incluir en este punto proyectos de
negocio que tenga la empresa que deban
ser soportados por el SW con el fin de
verificar que estén cubiertos
20 4 80
Perspectivas de
crecimiento
Si la empresa planea crecer en
operaciones con clientes se debe tener en
cuenta el volumen soportado por el
sistema.
15 4 60
Nuevos proyectos
en mira
Incorporar actividad CRM, apertura de
nuevas sucursales u oficinas. Verificar
que la futura estructura sea soportada
tanto a nivel de HW como de estructura
funcional - lógica dentro del sistema
20 4 80
Estimar necesidad
de información
futura
Futuros negocios, Nuevos proyectos 20 4 80
Evaluar el
horizonte temporal
Evaluar objetivos a corto y mediano
plazo. Adquirir una herramienta en una
15 4 60
134
versión que no se vuelva obsoleta en
poco tiempo.
Prever
reestructuración de
personal
Se debe tener en cuenta a la hora de
seleccionar el ERP la cantidad de
usuarios que se conectaran al sistema. Si
la empresa planea reducir o ampliar su
plantel considerar un número realista. Si
la empresa tiene una forma de trabajar
en grupo verificar que el ERP se ajuste a
ella
5 4 20
Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo
descentralizado? Si la empresa planea
mudar sus oficinas contemplar la
posibilidad que las oficinas del
proveedor no estén cerca y si da soporte
remoto
5 4 20
TOTAL
100 156 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15% 60
Porcentaje de
cumplimiento
15
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.58 Resumen de evaluación de proveedores.
Total
100% 2400
Total de cumplimiento
100%
Ventajas y Desventajas
Ventajas Reservar una sección del cuadro para ventajas generales que puedan
surgir de entrevistas con empresas que ya usan el ERP
Desventajas Reservar una sección del cuadro para desventajas generales que puedan
surgir de entrevistas con empresas que ya usan el ERP
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
2.4.5.- Evaluar producto
En este punto se organizará las visitas a los proveedores para presenciar
distintas demostraciones según las áreas involucradas. El propósito de estas visitas es
135
obtener un conocimiento más profundo del producto, sus funciones y la visión de la
persona que realiza las tareas sobre el sistema diariamente para evaluar las
posibilidades de adaptación del sistema a la empresa.
Para las demostraciones es conveniente preparar cuestionarios para facilitar la
compaginación de la información y la evaluación posterior de la misma, esta lista de
cuestionarios es obtenida de las funcionalidades descritas en la sección 2.3. La
calificación de cada criterio se describe a continuación:
1. En el listado de las funcionalidades por proceso agregamos la columna
ponderación.
2. En la columna de “Ponderación”,se colocará un valor del 0 a 5 según se explica
en la
3. Tabla 2.60.
4. Sumamos los valores de la ponderación para determinar el puntaje obtenido por
cada ERP evaluado.
5. Repetir esta operación para ERP a evaluar.
Al terminar este punto se tiene un reporte con la evaluación completa por
proveedor que incluye la información institucional, la propuesta, el listado de criterios
ponderados, las encuestas evaluadas producto de las demostraciones, el cuadro de
ventajas y desventajas y todo comentario e información adicional que se tenga del
proveedor y del producto que se haya recopilado en estas dos actividades.
Tabla 2.59 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto.
Nombre ERP
Proveedor
Valores de Ponderación
Descripción Valor
Ítem no evaluado 0
Ítem evaluado no soportado por el ERP 1
Ítem evaluado soportado por el ERP de manera incompleta 2
Ítem evaluado soportado por el ERP con necesidad de varias modificaciones
factibles 3
136
Ítem evaluado soportado por el ERP de manera correcta 4
Ítem evaluado soportado por el ERP y provee de valor agregado al trabajo 5
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.60 Ejemplo de calificación del Sistema de Admnistración de Proveedores.
SISADMPROV (Sistema de Administración de Proveedores)
Proceso Receptar Productos
Funcionalidad Descripción Datos Ponderación
Administrar
proveedores
Se puede crear,
modificar, eliminar o
inactivar a los
proveedores.
La eliminación de los
proveedores solo será
posible en el caso de que
no se haya realizado
ninguna transacción con
ese proveedor, caso
contrario el proveedor
solo podrá ser inactivado.
Se registra: Razón social
del proveedor,
representante legal, RUC,
Nacionalidad, dirección,
teléfonos, sucursales,
correos electrónicos,
contactos y productos que
provee y sus precios.
5
Enviar Orden
de Compra
Se genera el PDF de la
Orden de Compra y se
envía mediante correo
electrónico o medios
impresos al proveedor.
El correo contiene la
información de los
productos solicitados
(PDF de la Orden de
Compra) y la información
de la empresa.
5
Registrar
criterio de
calificación
Se registran los criterios
de calificación para los
proveedores.
Se registra: Nombre del
criterio, fecha de
creación, descripción, tipo
de calificación
(Numérica, Alfanumérica,
Condicional si-no, cumple
- no cumple), peso (valor
numérico)
5
Calificar
proveedor
Se genera la calificación
de los proveedores de
acuerdo a los criterios
ingresados.
Esta calificación permite
destacar a los mejores
proveedores, a los cuales
el sistema
recomendaráseleccionar
en la siguiente compra.
5
Emitir garantía Se registran las garantías
de los productos que se
han hecho efectivas.
Se registra: fecha de
emisión de garantías,
causas, producto,
proveedor.
5
Fuente: Elaboración propia.
137
2.4.6.- Seleccionar consultora
Para el caso en el que la implementación del Sistema de Recursos
Empresariales que deseamos evaluar, sea llevada a cabo por consultoras es necesario
tener un listado de criterios ponderados y puntos de comparación comunes. Teniendo
esto en cuenta se han identificado diferentes aspectos que deben ser evaluados en
el proceso de selección.
Como primer paso se contacta a las consultoras, se les presenta la
documentación preparada en el punto 2.4.4 y se les solicita una propuesta para la
implementación del ERP y los módulos seleccionados. Para que el esfuerzo
delproceso de evaluación no sea muy grande, el númeroideal de candidatos para esta
actividad es entre 5 y 7.
La propuesta que presente la consultora debeincluir:
- Tiempo estimado de implementación.
- Fecha estimada de arranque del proyecto yde puesta en producción.
- Costos del proyecto, discriminado el costode la implementación del costo de
soportepost implementación.
- Listado de consultores del equipo de trabajocon los Curriculm Vitae de cada
uno (para solicitarreferencias) y su función en el equipo.
- Plan de contingencia en caso de no cumplircon el tiempo o los costos
estimados.
- Alcance del trabajo: implementación,mantenimiento, capacitación a usuarios
yanalistas.
- Metodología a utilizar.
- Referencias de otros proyectos en los quehan trabajado.
- Listado con las obligaciones y recursos quetendrá que proveer la empresa; por
ejemploequipo de analistas funcionales y usuarios,equipamiento
(computadores, teléfonos,puestos de trabajo, etc.)
- Experiencia comprobable en la implementación de los módulos que se
implementaran en la empresa.
138
Al obtener las propuestas de las distintas consultoras el equipo de proyecto
completa el listado de criterios armado en la Tabla 2.61. Se prepara un reporte por
consultora en donde conste el listado con la ponderación y valores obtenidos, las
propuestas y otra información relevante. Se debe incluir un cuadro comparativo de la
propuesta económica y de tiempos de los consultores como se muestra en la
Tabla 2.62.
Con la documentación preparada, se organiza una reunión con el equipo de
proyecto para presentar las opciones, evaluar las propuestas y seleccionar los posibles
candidatos. Al finalizar esta etapa se deberán seleccionar 2 o 3 consultoras para la
próxima tarea de evaluación, el número sugerido es para minimizar el esfuerzo que
requieren las reuniones y trabajo de investigación.
Tabla 2.61 Criterios de selección de consultores.
Criterios de selección Pond X Valor Y Pond X * Y
1.- Aspectos generales
Solidez del proveedor 10% 10%
Soporte en el país 10% 10%
Cantidad de implementaciones 5% 5%
Calidad de implementaciones 10% 10%
Evolución histórica del proveedor 5% 5%
Perspectiva de evolución futura 5% 5%
Metodología de implementación 20% 20%
Compromiso en tiempo y forma 15% 15%
Evaluación del equipo asignado 15% 15%
Personal terciarizado 5% 5%
TOTAL 100% 0
PONDERACION DEL GRUPO 40% 0
2.- Aspectos económicos
Costo hora 30%
139
Costo total 70%
TOTAL 100% 0
Ponderación del grupo 60% 0
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 2.62Cuadro comparativo de propuesta económica de consultores.
Aspectos Consultora 1 Consultora 2 Consultora 3 Consultora 4 Consultora 5
Fecha de puesta en
producción
Duración del proyecto
Precio cerrado
Plazo cerrado
Costo
Implementación
Soporte post
implementación
Interfaces
Capacitación equipo de
trabajo
Capacitación usuarios
Instalación inicial del ERP
Equipo de base
COSTO TOTAL
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
2.4.7.- Decisión final
En esta etapa se coordinarán reuniones con losgerentes de las 2 o 3 consultoras
seleccionadas y conlos consultores propuestos, la idea es que expliquen lapropuesta y
su metodología de trabajo.
140
Se aprovecharála oportunidad para verificar que la actividad de laempresa se ha
comprendido, validar el alcance de laactividad de la consultora y del proyecto. Así
mismoserá el primer contacto de la empresa con losconsultores que participarán en el
proyecto, se sugiereaprovechar la entrevista para repasar los currículums delos
consultores y conversar personalmente sobre susexperiencias previas.
Las reuniones se harán preferentemente en lasoficinas de la consultora y
asistirán el jefe de proyecto yalgún directivo de ser necesario.
En una segunda reunión entre directivos y gerentesde ambas partes sin los
consultores se discuten temaseconómicos, discrepancias que pueda haber en
lostiempos de implementación, reemplazo de algúnconsultor por otro si no hubiera
gustado el perfil y otrasdiferencias que pudiera haber. Es importante ladedicación, el
esmero y atención que muestre elproveedor ante sus demandas ya que revela la
maneraen que responderá cuando haya un problema o urgenciacon el sistema.
Es muy importante siempre comparar la propuestade la consultora contra lo que
el proveedor del ERP estimó a nivel de costos y tiempo de la implementación y usarla
como base para la negociación.
Al finalizar esta etapa el jefe de proyecto deberá agregar al reporte armado en el
punto anterior para cada consultora todos los datos, opiniones, ventajas, desventajas y
correcciones que hayan surgido de las reuniones con cada proveedor.
El equipo de proyecto se reúne con la dirección de la empresa para definir,
basándose en la documentación preparada en los puntos anteriores, el producto ERP a
comprar.
Una vez seleccionado se notifica al proveedor y se coordina una reunión para la
negociación del contrato. Para esta reunión el proveedor debe preparar dos
estimaciones importantes: el costo y duración de la implementación.
141
Finalmente se da la aprobación final y se firma el contrato. En este punto se
empieza con el desarrollo de la planificación de implantación y puesta en producción
del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales adquirido.
142
C A P Í T U L O I I I
S E L E C C I Ó N D E T E C N O L O G Í A S D E S I S T E M A S
D E P L A N I F I C A C I Ó N D E R E C U R S O S
E M P R E S A R I A L E S
3.1.- Estudio de Tecnologías en el Mercado
3.1.1.- OpenBravo
Openbravo ERP es una aplicación de gestión empresarial del tipo ERP
destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño. Se presenta en dos versiones:
Community, de libre distribución y con acceso al código abierto aunque con muchas
restricciones; y Profesional, de código propietario con todas las funcionalidades
activas.
Openbravo es una aplicación con arquitectura cliente/servidor web escrita en
Java. Se ejecuta sobre Apache y Tomcat y con soporte para bases de datos
PostgreSQL y Oracle. Actualmente se encuentra disponible en español, inglés,
italiano, portugués, ruso, ucraniano y francés.
La arquitectura de Openbravo basado en Java se centra en dos modelos de desarrollo:
- Ingeniería orientada a modelos, en la que los desarrolladores describen la
aplicación en términos de modelos en lugar de código
- Modelo vista controlador, un patrón de diseño bien establecido en la cual se
mantienen la lógica de presentación y la lógica de negocios aislados.
Estos dos modelos permiten la integración con otros programas con una sencilla
interfaz como Magento, una tienda en línea, Pentaho Business Intelligence,
ProcessMaker BPM, Liferay Portal and SugarCRM.
143
3.1.2.- INFOR ERP LN
INFOR ERP LN (conocido antes como Baan), es un software dirigido a las
grandes y medianas corporaciones. Sus características de seguridad, fortaleza y
amplias funcionalidades, la han convertido en una solución ampliamente utilizada en
los ambientes industriales más complejos del mundo. INFOR ERP LN (Baan) es una
herramienta muy robusta, que funciona en múltiples bases de datos (Oracle, SQL,
Informix) y sistemas operativos (Unix, Linux, Windows) permitiendo a las
compañías seleccionar las plataformas en las que desean operar.
INFOR ERP LN dispone de un módulo único conocido como DEM (Dynamic
Enterprise Modeller) que permite de manera dinámica, modelar los procesos de
negocio dentro del software. Esta herramienta constituye la base de la metodología de
implementación y también para la documentación y cumplimiento de los procesos
bajo estándares de calidad internacional (ISO 9001, etc.). Igualmente, INFOR ERP
LN está construida para incorporar fácil y eficientemente soluciones avanzadas de
Planificación de Cadena de Abastecimiento, CRM u otras.
INFOR ERP LN es uno de los 4 más importantes ERP para el mercado
corporativo en el mundo y entre sus más de 7,000 clientes se incluyen empresas tan
importantes como Boeing, Fiat, ABB, Philips entre otras.
3.1.3.- Microsoft Dynamics ERP
El software planificación de recursos empresariales (ERP) de Microsoft
Dynamics le ofrece a su empresa (pequeña, mediana o grande) las herramientas para
administrar toda su organización, desde la cadena de abastecimiento, contratación y
recursos humanos, hasta finanzas y proyectos en colaboración.
144
3.1.4.- SAP ERP
Con más de 40 años de experiencia y 50.000 clientes, nuestro software ERP
líder en el mercado es una base comprobada y fiable diseñada para dar soporte tanto a
las organizaciones más grandes del mundo, como a las pequeñas y medianas
empresas de 25 industrias diferentes. Aproveche el acceso basado en roles a los datos
fundamentales, las aplicaciones y las herramientas analíticas. Optimice sus procesos
en todos los departamentos, incluidos compras, producción, servicios, ventas,
finanzas y recursos humanos.
3.2.- Aplicar Modelo de Selección
Para la identificación de procesos de la Unidad de Artes Gráficas se partirá de
la identificación del entorno empresarial del Instituto Geográfico Militar.
3.2.1.- Modelo de Procesos del Caso de Estudio
El Instituto Geográfico Militar pese a ser una entidad gubernamental realiza
varias actividades productivas que le han sido encomendadas por el Gobierno de la
República del Ecuador, pero nos centraremos dentro del área denominada Unidad de
Artes Gráficas.
La Unidad de Artes Gráficas se comporta igual que una empresa de impresión a
gran escala y se encuentra influenciada por el entorno en el cual realiza sus
actividades. Por tanto el primer paso para la selección de un ERP es la identificación
de dicho entorno, lo cual nos ayudará a definir de forma correcta el contexto de la
empresa y el contexto del sistema.
145
Figura 3.1 Entorno del Instituto Geográfico Militar.
Instituto Geográfico Militar
ENTORNO POLÍTICOENTORNO ECONÓMICO
ENTORNO FÍSICO ENTORNO TECNOLÓGICO
ORGANISMOS DE CONTROL:
- Servicio de Rentas Internas- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- Ministerio de Finanzas- Ministerio de Defensa- Ministerio de Relaciones Laborales- Contraloría General del Estado- Servicio Nacional de Contratación Pública
CLIENTES:
- Instituciones Gubernamentales- Instituciones Militares.- Personas Naturales y Jurídicas
PROVEEDORES:
- Nacionales- Internacionales
UBICACIÓN:
- Regional Quito- Regional Guayaquil
- Maquinaria controlada por computadoras- Procesos de Fabricación- Sistemas Informáticos- Telecomunicaciones
Fuente: Elaboración propia.
Al analizar los entornos de la Unidad de Artes Gráficas, determinamos que el
Entorno Económico y Físico especificará los tipos de cliente y proveedores a los que
se tiene acceso. Los Entornos Políticos y Tecnológico definirán los reglamentos que
debe cumplir el ERP y a las entidades a las que se debe dar fe del cumplimiento de
las actividades y metas, estas entidades están conformados por todos los Organismos
de Control del Estado Ecuatoriano.
En el caso de las Empresas e Instituciones Públicas se debe considerar el
Decreto 1014, emitido el 10 de abril de 2008 por el Económista Rafael Correa
Presidente de la República del Ecuador. Este decreto establece en sus Árticulos 1 y 5
lo siguiente:
146
Artículo 1.- Establecer como política pública para las Entidades de la
Administración Pública Central la utilización de Software Libre en sus sistemas y
equipamientos informáticos.
Artículo 5.- Tanto para software libre como sofware propietario, siempre y cuando
se satisfagan los requerimiento, se debe preferir las soluciones en este orden:
a) Nacionales que permitan autonomía y soberanía tecnológica.
b) Regionales con componente nacional.
c) Regionales con proveedores nacionales.
d) Internacionales con componente nacional.
e) Internacional con proveedores nacionales.
f) Internacionales
Lo establecido en este decreto forma parte del contexto de la Unidade Artes
Gráficas, específicamente pertenece al Entorno Político y Tecnológico, teniendo
como Organismo de Control a la Subsecretaría de Informática, según lo definido en el
Artículo 6 del Decreto 1014, que establece:
Artículo 6.- La Subsecretaría de Informática como órgano regulador y ejecutor de
las políticas y proyectos informáticos en las entidades del Gobierno Central deberá
realizar el control y seguimiento de este Decreto.
Para todas las evaluaciones constantes en este decreto la Subsecretaría de
Informática establecerá los parámetros y metodologías obligatorias.
147
Figura 3.2 Identificación del Contexto del Insituto Geográfico Militar.
Instituto Geográfico Militar
ENTORNO POLÍTICOENTORNO ECONÓMICO
ENTORNO FÍSICO ENTORNO TECNOLÓGICO
ORGANISMOS DE CONTROL:
- Servicio de Rentas Internas- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- Ministerio de Finanzas- Ministerio de Defensa- Ministerio de Relaciones Laborales- Contraloría General del Estado- Servicio Nacional de Contratación Pública
CLIENTES:
- Instituciones Gubernamentales- Instituciones Militares.- Personas Naturales y Jurídicas
PROVEEDORES:
- Nacionales- Internacionales
UBICACIÓN:
- Regional Quito- Regional Guayaquil
- Maquinaria controlada por computadoras- Procesos de Fabricación- Sistemas Informáticos- Telecomunicaciones
CLIE
NT
ES
/ P
RO
VE
ED
OR
ES
OR
GA
NIS
MO
S D
E C
ON
TR
OL
Fuente: Elaboración propia.
El entorno de la Unidad de Artes Gráficas nos permite definir los procesos
empresariales, los cuales conformaran la base del Sistema Informático de Planificació
de Recursos Empresariales y definirán los módulos que deben ser implementados,
modificados o desarrollados.
En base a la identificación del entorno de la Unidad de Artes Gráficas,
procedemos con la creación del diagrama de contexto de una manera técnica, este
diagrama contendrá los macro y micro procesos institucionales con los cuales se
determinará que sistema informático cumple con la mayoría de ellos.
149
Tabla 3.1 Hoja de contexto de Cliente.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1
Nombre de Entidad Código
Clientes CTXT-CL-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Los clientes de la Unidad de Artes Gráficas están conformados por Entidades Públicas y Privadas. Para las Entidades Públicas la mayoría de trabajos se basan en la
impresión de especies valoradas.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Pedido de cotización de productos El cliente solicita cotización de productos.
Acepta cotización de productos El cliente acepta la cotización de los productos, el personal de ventas informa al Jefe Operacional de la Planta de Artes Gráficas
para que se empiece el trabajo dentro de las fechas establecidas.
Factura de cliente cancelada El cliente puede cancelar la factura de forma total o mediante pagos parciales.
Reclamos de clientes Si existen reclamos del cliente, estos son atendidos dentro del período de tiempo establecido en el contrato o dentro de los tiempos
de garantías del producto.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Cotización de productos El personal de venta entrega la cotización de los productos solicitados al cliente.
Contrato con cliente
El personal de ventas en conjunto con el área jurídica elabora el contrato. Este contrato es aceptado y firmado por:
- El cliente
- El personal Directivo del IGM
- El personal Directivode la Unidad de Artes Gráficas.
Factura de productos Se procede con la emisión de la factura. Las formas de pago son establecidas de acuerdo a lo estipulado en el contrato.
Entrega de Producto Entrega del producto al cliente, esto puede ser de la siguiente manera:
150
1.- El cliente retira el producto de las oficinas de Atención al Cliente del IGM.
2.- Se entrega el producto al cliente mediante el servicio de correo.
3.- Se entrega el producto al cliente en sus oficinas (el IGM entrega personalmente los producto en las oficinas del cliente).
Cierre del contrato con cliente
Para dar por terminado la elaboración de productos solicitados por el cliente, se procede con el cierre del contrato, este paso
involucra:
- Actas de entrega-recepción.
- Informes de avances y cumplimientos de tiempos.
- Informe de aceptación de los productos por parte del cliente.
- Cierre económico del proyecto.
Cierra reclamo de cliente Se procede a realizar los cambios correspondientes en el producto y se cierra el reclamo.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.2 Hoja de contexto de Proveedores.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Proveedores CTXT-PRV-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
La Unidad de Artes Gráficas posee diversos tipos de proveedores tales como: empresas privadas nacionales e internacionales y entidades públicas.
Flujos de Entrada
151
Nombre del Flujo Descripción
Cotización de productos/servicios Se recibe la cotización de productos por parte de los proveedores.
Pedido de productos/servicios Se emite al proveedor el pedido de productos o servicios.
Contrato con proveedor Se genera el contrato entre el proveedor y el IGM.
Cierre de contrato con proveedor Para proceder con el cierre del contrato se revisan que todos los productos o servicios hayan sido
entregados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, de cumplir con los requisitos se procede con el
cierre del contrato y la liquidación de la factura.
Pago de factura de proveedor Se realiza el pago de los productos o servicios a los proveedores.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Pedido de cotización de productos/servicios Se emite por parte del IGM el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.
Recepción de productos/servicios de proveedor Se recepta los productos por parte del proveedor.
Factura de proveedor Se recepta la factura por parte de los proveedores.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.3 Hoja de contexto de Organismos de Control.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1
Nombre de Entidad Código
Organismos de Control CTXT-ORG-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Los Organismos de Control constan por todas las Entidades Gubernamentales a las cuales se debe informar de las actividades tanto económicas como laborales.
Estos Organismos de Control son:
152
- Ministerio de Relaciones Laborales
- Ministerio de Finanzas
- Servicio de Rentas Internas
- Ministerio de Defensa
- Contraloría General del Estado
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Declaración de impuestos Informes emitidos al SRI para la declaración de impuestos tanto del IGM como del personal.
Informe de actividades Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares y Gubernamentales.
Informe de gastos Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares, Ministerios de Finanzas y Contraloría
General.
Planificación anual Se planifica los proyectos anuales que se realizaran y la cantidad de presupuesto necesario para la ejecución de los
mismos.
Informes de personal Se envían los informes de contratación, evaluación o actualización de datos del personal al Ministerio de Relaciones
Laborales.
Informe de ingresos Se emiten los informes de ingresos al Ministerio de Finanzas.
Publicación de solicitud de productos o servicios
en el Sistema Oficial de Contratación Pública
Toda compra se la realiza por medio del Sistema Oficial de Contratación Pública.
Solicitud Presupuestaria Se envía al Ministerio de Finanzas la solicitud de presupuesto.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Políticas de reciclado y destrucción de materiales Las políticas establecen la forma en la que deben ser destruidos los productos de tipo de especies valoradas y
sobrantes de la elaboración de otros productos.
Informe de aprobación de presupuesto El Ministerio de Finanzas informa la aprobación de presupuesto o la modificación del mismo.
Directrices para contratación y evaluación de
personal
El Ministerio de Relaciones Laborales emite las directrices para contratación y evaluación de personal.
Lista de proveedores calificados El Sistema Oficial de Contratación Pública retorna el listado de todos los proveedores calificados que solicitado
participar en el concurso de adjudicación.
Políticas y directrices para presupuesto El Ministerio de Finanzas emite las políticas y directrices para la solicitud o modificación presupuestaria.
Asignación Presupuestaria El Ministerio de Finanzas asigna el presupuesto solicitado.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
153
3.2.1.1.- Macroproceso del Instituto Geográfico Militar
Figura 3.4 Modelo de macroproceso del Insituto Geográfico Militar.
Fuente: Elaboración propia.
154
Tabla 3.4 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Administración de las Relaciones con los Clientes CTXT-CRM-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso que se centra en el equipo de ventas de la empresa para gestionar y ejecutar el proceso pre-venta y post-venta. Ayuda en las actividades como gestión de
la orden de servicio, gestión de contratos de servicios, administración de servicios relacionados con la ejecución a corto plazo de las actividades de comercialización.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Pedido de cotización de productos El cliente solicita cotización de productos. Esta cotización es realizada por el personal operacional de la planta de Artes
Gráficas con experiencia y que conocen de forma empírica los costos de producción.
Acepta cotización de productos El cliente acepta la cotización de los productos, el personal de ventas informa al Jefe operacional de planta de Artes
Gráficas para que se empiece el trabajo dentro de las fechas establecidas. Este evento dispara los eventos de generación de
contratos en el caso de requerirlos y la elaboración de productos.
Reclamos de clientes Si existen reclamos del cliente estos son atendidos dentro del período de tiempo establecido en el contrato.
Factura de cliente cancelada El cliente puede cancelar la factura de forma total o mediante pagos parciales.
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados de los clientes.
Entrega de Productos Solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios solicitados.
Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes unidades.
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Aprobación de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignación de presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Cotización de productos El personal de venta entrega la cotización de los productos solicitados al cliente.
155
Contrato con cliente El personal de ventas en conjunto con el área jurídica elabora el contrato, este contrato es aceptado y firmado por el cliente
y el IGM.
Entrega de Producto Entrega del producto al cliente, esto puede ser de la siguiente manera:
1.-El cliente retira el producto de las oficinas.
2.- Se entrega el producto al cliente mediante el servicio de correo.
3.- Se entrega el producto al cliente en sus oficinas(el IGM entrega personalmente los producto en las oficinas del cliente)
Cierre del contrato con cliente Para dar por terminado la elaboración de productos solicitados por el cliente, se procede con el cierre del contrato, este paso
involucra:
- Actas de entrega-recepción.
- Informes de avances y cumplimientos de tiempos.
- Informe de aceptación de los productos por parte del cliente.
- Cierre económico del proyecto.
Cierra reclamo de cliente Se procede a realizar los cambios correspondientes en el producto y se cierra el reclamo. Para proceder con el cambio de los
productos se procede con la revisión del contrato y sus estipulaciones y se procede con la solución del reclamo.
Factura de productos Se procede con la emisión de la factura. Las formas de pago son establecidas de acuerdo a lo estipulado en el contrato.
Generación de Orden de Trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos de los clientes.
Solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se dispone de una
asignación presupuestaria.
Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de productos se debe
disponer de presupuesto.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
156
Tabla 3.5 Hoja de contexto de Gestión de la Producción.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de la Producción CTXT-GSTPD-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroprocesos que definen la forma en la que se elaboran los productos, desde el consumo de materia prima, maquinaria y mano de obra, hasta el embalaje y bodegaje
del producto terminado.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Generación de Orden de Trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos de los clientes.
Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes unidades.
Aprobación de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignación de presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.
Entrega de Productos Solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios solicitados.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Entrega de Producto Entrega del producto al cliente, esto puede ser de la siguiente manera:
1.- El cliente retira el producto de las oficinas
2.- Se entrega el producto al cliente mediante el servicio de correo.
3.- Se entrega el producto al cliente en sus oficinas(el IGM entrega personalmente los producto en las oficinas del
cliente)
Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados de los clientes.
Solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se dispone de una
asignación presupuestaria.
157
Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.
Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de productos se debe
disponer de presupuesto.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.6 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Abastecimiento CTXT-ABST-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso que definen las actividades para proceder con las compras, todo el movimiento y almacenaje de materias primas, el inventario de los productos y
almacenaje de los productos terminados.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Cotización de productos/servicios Se recibe la cotización de productos por parte de los proveedores.
Factura de proveedor Se recepta la factura por parte de los proveedores.
Recepción de productos/servicios de proveedor Se recepta los productos por parte del proveedor.
Asignación de presupuesto Se asigna el presupuesto solicitado.
158
Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las
diferentes unidades.
Aprobación de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de
productos se debe disponer de presupuesto.
Lista de proveedores calificados El Sistema Oficial de Contratación Pública retorna el listado de todos los proveedores calificados que
solicitado participar en el concurso de adjudicación.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Pedido de cotización de productos/servicios Se emite por parte del IGM el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.
Pedido de productos/servicios Se emite al proveedor el pedido de productos o servicios.
Contrato con proveedor Se genera el contrato entre el proveedor y el IGM.
Cierre de contrato con proveedor Para proceder con el cierre del contrato se revisan que todos los productos o servicios hayan sido
entregados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, de cumplir con los requisitos se procede con el
cierre del contrato y la liquidación de la factura.
Pago de factura de proveedor Se realiza el pago de los productos o servicios a los proveedores.
Entrega de Productos Solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios solicitados.
Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de
telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .
Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se
dispone de una asignación presupuestaria.
Solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Publicación de solicitud de productos o servicios en el
Sistema Oficial de Contratación Pública
Toda compra se la realiza por medio del Sistema Oficial de Contratación Pública.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
159
Tabla 3.7 Hoja de contexto de Gestión de Planificación de Recursos Empresariales.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Planificación de Recursos Empresariales CTXT-REMP-001
Tipo de Entidad Externa Interna
x
Descripción
Macroproceso encargado de definir el funcionamiento de las áreas Financiera-Contable, Recursos Humanos e Inventarios.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se dispone de una
asignación presupuestaria.
Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes unidades.
Factura de cliente cancelada El cliente puede cancelar la factura de forma total o mediante pagos parciales.
Factura de productos Se procede con la emisión de la factura. Las formas de pago son establecidas de acuerdo a lo estipulado en el contrato.
Políticas y directrices para presupuesto El Ministerio de Finanzas emite las políticas y directrices para la solicitud o modificación presupuestaria.
Informe de aprobación de presupuesto El Ministerio de Finanzas informa la aprobación de presupuesto o la modificación del mismo.
Directrices para contratación y evaluación de
personal
El Ministerio de Relaciones Laborales emite las directrices para contratación y evaluación de personal.
Lista de proveedores calificados El Sistema Oficial de Contratación Pública retorna el listado de todos los proveedores calificados que solicitado
participar en el concurso de adjudicación.
Asignación Presupuestaria El Ministerio de Finanzas asigna el presupuesto solicitado.
Políticas de reciclado y destrucción de
materiales
Las políticas establecen la forma en la que deben ser destruidos los productos de tipo de especies valoradas y sobrantes
de la elaboración de otros productos.
160
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Aprobación de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al
departamento de Tecnologías de Información y Comunicación.
Asignación de presupuesto Se asigna el presupuesto solicitado.
Informe de actividades Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares y Gubernamentales.
Planificación anual Se planifica los proyectos anuales que se realizaran y la cantidad de presupuesto necesario para la ejecución de los
mismos.
Informe de gastos Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares, Ministerios de Finanzas y Contraloría General.
Informes de personal Se envían los informes de contratación, evaluación o actualización de datos del personal al Ministerio de Relaciones
Laborales.
Declaración de impuestos Informes emitidos al SRI para la declaración de impuestos tanto del IGM como del personal.
Solicitud Presupuestaria Se envía al Ministerio de Finanzas la solicitud de presupuesto.
Informe de ingresos Se emiten los informes de ingresos al Ministerio de Finanzas.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.8 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1
Nombre de Entidad Código
Gestión de Tecnologías de Información CTXT-TIC-001
Tipo de Entidad Externa Interna
161
x
Descripción
Macroproceso encargo de definir el funcionamiento de todos los servicios que ofrece el área de tecnologías de información.
Flujos de Entrada
Nombre del Flujo Descripción
Entrega de Productos Solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios solicitados.
Aprobación de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.
Asignación de presupuesto Se asigna el presupuesto solicitado.
Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de
telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación.
Flujos de Salida
Nombre del Flujo Descripción
Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes
unidades.
Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se dispone de
una asignación presupuestaria.
Solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para la ejecución de proyectos.
Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de productos se
debe disponer de presupuesto.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Los Macroprocesos definen la forma en la que la Unidad de Artes Gráficas realiza su trabajo diario, y ayuda en la identificación de
las actividades funcionales (transporte, control de inventarios, elaboración de productos, etc) que se ejecutan a lo largo de la cadena de
producción, mediante las cuales la materia prima se convierte en producto terminado y se añade valor para el consumidor6.
6LogísticaAdministración de la Cadena de Suministros, 5º edición, Ronald H. Ballout.
162
Figura 3.5 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los Clientes.
Fuente: Elaboración propia.
163
3.2.1.2.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente
Figura 3.6 Diagrama de procesos de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.
Fuente: Elaboración propia.
164
Tabla 3.9 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Gestión de Marketing y Atención al Cliente PRC-CRM-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Registrar la venta de productos a los clientes. Nombre Página
Objetivos Específicos
Registrar la solicitud de productos de los clientes.
Registrar el cobro de las ventas de productos.
Entregar los productos a los clientes.
Alcances y Limitaciones
En este proceso no se detalle las actividades de producción de productos ni la generación de la proforma.
Descripción del Proceso
El proceso inicia cuando un cliente solicita la cotización de productos, el personal de atención al cliente verifica si este producto existe en bodega de producto terminado,
caso contrario solicita al personal de cotización se elabore la proforma de productos.
El personal de atención al cliente registra o actualiza los datos de los usuarios y envía la cotización de productos mediante correo electrónico o impreso.
Si el cliente acepta la cotización el personal de ventas genera una Orden de Producción de productos e informa al personal regente de la planta para que proceda con la
planificación y elaboración del producto, dentro de las condiciones establecidas en el contrato.
El cliente puede realizar pagos anticipados del producto o realizar la cancelación de los mismos.
El personal encargado de la producción de productos informa el estado en el que se encuentran los productos en elaboración al personal de ventas.
El personal de ventas informa el estado de elaboración de los productos al cliente.
Al finalizar con la elaboración de los productos se procede con la entrega al cliente.
El cliente pude informar al personal de atención al cliente si existen inconvenientes con los productos entregados. Se revisan los problemas con los productos y de ser
necesario se los reprocesa.
Si el cliente acepta la totalidad de los productos se da por cerrado la Orden de Producción.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Solicitud de productos del cliente Productos elaborados
165
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Generar Cotización
Elaborar producto
Almacenar producto
Entregar Producto
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de atención al cliente
Informador Gráfico
Regente de Producción
Operadores de producción
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Inicio El proceso empieza cuando el cliente se acerca a las oficinas del IGM y solicita atención.
¿Aceptar Cotización? El cliente evalúa la cotización y acepta o rechaza la propuesta económica para la elaboración de los productos.
¿Realiza Pago? El cliente puede o no realizar el pago de anticipos o la cancelación total del trabajo.
Informar al Cliente estado de la
Orden de Producción
Informa al cliente sobre el estado de la orden de trabajo mediante correo electrónico, telefónicamente o despliegue del estado de la
Orden de Producción en una página web de seguimiento de órdenes de producción.
Receptar Producto Se realiza la entrega de los productos al cliente.
Informar al Cliente Se informa al cliente que el problema ha sido resuelto.
Fin Se da por finalizada la Orden de Producción con la entrega total de los productos y el cierre de los incidentes.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Atención al Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Registrar cliente Registra o actualiza los datos del cliente
Registrar pedido de cliente Registra la petición de productos del cliente.
Generar solicitud de cotización El personal de atención al cliente genera el pedido de cotización de productos del cliente.
166
Presentar cotización a clientes El personal de atención al cliente presenta la cotización al cliente y explica las condiciones necesarias para la ejecución del trabajo.
Receptar aceptación o rechazo de
cotización
El cliente evalúa la cotización y acepta o rechaza la propuesta económica para la elaboración de los productos.
Registrar forma de pago Se determina y registra la forma de pago: - Total - Anticipo - Efectivo - Crédito. En el caso de generar contrato para la elaboración
de productos, la forma de pago queda registrado en el contrato.
Generar Orden de Producción Se genera la Orden de Producción y se envía la información a la planta de producción, se registra la planificación de trabajo.
Visualizar estado de las órdenes de
producción
El personal de Atención al Cliente puede visualizar el estado en el que se encuentra la Orden de Producción, se deben poder buscar
las Órdenes de Producción por rangos de fechas y por clientes. Si la Orden de Producción se ha finalizado en la Planta de
Producción se notifica mediante correo electrónico al personal de Atención al Cliente sobre la terminación del producto.
Informar al cliente el estado de la
Orden de Producción
Informa al cliente sobre el estado de la orden de trabajo mediante correo electrónico, telefónicamente o despliegue del estado de la
Orden de Producción en una página web de seguimiento de órdenes de producción por cliente.
Entregar producto terminado a
cliente
Se procede al despacho de los productos terminados.
Actualizar inventario de producto
terminado
Se procede con la actualización de los saldos de inventario de bodega de producto terminado.
Cerrar Orden de Producción Se cierra la Orden de Producción y se actualiza la información de costos de producción.
Registrar reclamo de cliente Seregistra los reclamos de los clientes para su seguimiento y solución.
Clasificar reclamos de cliente Se analizan y se clasifican los reclamos del cliente.
Identificar las causas reales del
reclamo
Se analiza las causas reales de los reclamos del cliente.
Resolver reclamo Se procede con la solución del problema que ocasiona los reclamos del cliente. Si no se puede resolver el problema este debe ser
escalado.
Escalar reclamo Se asigna el problema al personal del siguiente nivel de atención para que analice y resuelva las causas del problema.
Cerrar reclamo Al solucionar el problema se procede a cerrarlo.
Informar al cliente estado del
reclamo
Se informa al cliente que el problema ha sido resuelto.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cotización
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar solicitud de cotización Se recibe la solicitud de cotización de elaboración de productos basado en la información provista por el cliente.
Generar cotización El proceso de generación de productos es realizado por personal de la planta de producción, los cuales cuentan con varios años de
experiencia en la elaboración de productos. La estimación de los costos se basa en la experiencia de los cotizadores, los cuales
167
toman como base de cálculo el precio de los materiales, maquinaria y mano de obra.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Punto de Venta
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar pago Se procede a registrar el pago y se emite el comprobante correspondiente (factura).
Actualizar información financiera Se actualiza la información de financiera como es el caso de cuentas por cobrar, bancos, presupuesto, etc.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Gestión de Contrato y Marketing
Actividades del Actor
Nombre Acción
Generar contrato Subproceso en el cual se ejecutan todas las actividades necesarias para proceder con la generación de adjudicación del contrato al
IGM, en este proceso se debe cumplir con las leyes de Contratación Pública de la República del Ecuador.
Generar reportes Gerenciales Se obtienen reportes de Estado de la producción de todas las órdenes de producción. Estado de producción de una Orden de
Producción. Cantidad de clientes atendidos por un periodo de tiempo. Cantidad de ingresos por un periodo de tiempo. Carga de
trabajo de la maquinaria. Carga de trabajo del personal de la planta.
Analizar información El personal administrativo toma decisiones basadas en la información almacenada de los clientes, ventas y elaboración de productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Producción
Actividades del Actor
Nombre Acción
Actualizar cola de trabajo Actualiza el listado de las órdenes de producción pendientes de ejecutar y envía mensajes de correo al personal administrativo de la
planta de producción.
Elaborar producto La planta de producción revisa la lista de órdenes de trabajo pendientes, los planifica y ejecuta. Luego almacena los productos en la
bodega de producto terminado.
Almacenar producto Una vez terminado el producto este es almacenado en las bodegas hasta la entrega al cliente. Se informa al área de atención al
cliente que la Orden de Producción está lista para ser entregada.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
168
3.2.1.2.1.- Proceso de Entrega de Producto
Figura 3.7 Diagrama de proceso de Entrega de Producto.
Fuente: Elaboración propia.
169
Tabla 3.10 Hoja de proceso de Entrega de Producto.
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Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Entrega de Producto PRC-EPT-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Realizar la entrega de los productos terminados al cliente. Nombre Página
Ed3e4Objetivos Específicos
Registrar la solicitud de transporte para entrega de productos.
Registrar la planificación de entrega.
Registrar la entrega de productos.
Actualizar los saldos de bodega de producto terminado.
Alcances y Limitaciones
Por motivos de seguridad no se especificara de forma detallada los procesos de planificación de rutas ni el proceso de asignación del personal militar para la custodia del
vehículo.
Descripción del Proceso
El proceso de Entrega de Productos empieza cuando los productos elaborados son ingresados a la bodega de producto terminado y se informa al personal de Atención al
Cliente que debe despachar el producto.
Se informa al personal de transporte que tiene productos por entregar, se procede con la planificación de los vehículos a emplearasí como del personal operativo para el
despacho de productos
Se procede con la entrega de los productos de acuerdo a la planificación.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Disponibilidad de personal y vehículos.
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
170
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de bodega Vehículos
Personal militar Armamento
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega de Producto Terminado
Actividades del Actor
Nombre Acción
Informar ingreso de producto
terminado
Bodega de producto terminado informa a Atención al Cliente que existen productos listos para ser despachados al cliente.
Reingresar productos Se registra el motivo de la no entrega del producto y se realiza el reingreso a bodega de producto terminado.
Informar de error en entrega El personal encargado de entregar el producto al cliente informa las causas que generaron la no entrega del producto. Se
reingresan los productos a bodega y se actualizan los inventarios.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Atención al Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar lista de productos
terminados
El personal de Atención al Cliente recibe un mensaje informándole del ingreso de productos a la bodega.
Entregar producto en instalaciones
del cliente
Se determina si en el contrato se negoció el transporte a las instalaciones del cliente del producto terminado.
Generar solicitud de transporte Se genera la solicitud de transporte de producto terminado hacia la ubicación especificada por el cliente.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Transporte
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar solicitud de transporte El Área de transporte recepta la solicitud de entrega de productos.
Planificar entrega Se procede a la planificación de la entrega del producto.
- Planificar fecha entrega.- Se planifica la fecha de entrega dependiendo de la prioridad y de las fechas acordadas con el cliente.
- Planificar ruta.- Se planifica la ruta para la entrega de varios productos a los clientes.
Planificar vehículo y personal.- Se planifica el vehículo, choferes y personal para la entrega de productos a los clientes.
Despachar producto Se procede con el despacho de los productos.
171
Actualizar inventario Se actualiza el Inventario de Bodega de Producto Terminado.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
Informar terminación de trabajo Se informa al cliente la terminación del trabajo encomendado.
Entregar producto Se procede con la entrega del producto al cliente.
Actualizar inventario Se actualiza el Inventario de Bodega de Producto Terminado.
Problemas en entrega Se determina si hay problemas en la entrega del producto.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
172
3.2.1.2.2.- Proceso de Cotización
Figura 3.8 Diagrama de procesos de Cotización.
Fuente: Elaboración propia.
173
Tabla 3.11 Hoja de proceso de Cotización.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Cotización PRC-CTZ-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Determinar el costo de producción de los productos solicitados por el
cliente. Nombre Página
Objetivos Específicos
Estimación de costos de producción basados en los requisitos del producto.
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El personal de atención al cliente recibe la solicitud de productos del cliente, determina si existe el producto en bodegas, determina el precio de venta y procede con la
emisión de la factura al cliente.
Si el producto no se encuentra en bodega se solicita el personal de Informadores Gráficos que elabore la proforma.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Solicitar cotización
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de atención al cliente
Informador gráfico
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Cliente
174
Actividades del Actor
Nombre Acción
Solicitar cotización de productos El cliente solicita la cotización de productos.
Presentar cotización El personal de Atención al Cliente presenta al cliente la cotización de la elaboración de los productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Atención al Cliente
Actividades del Actor
Nombre Acción
¿Elaborar nuevo producto? El vendedor determina si los productos solicitados por el cliente requieren de elaboración o existen en la bodega de producto
terminado.
Determinar precio de venta El personal de Atención al Cliente determina el precio de venta de los productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega de producto terminado
Actividades del Actor
Nombre Acción
Consultar existencias Se consultas las existencias en la bodega de producto terminado.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Informador gráfico
Actividades del Actor
Nombre Acción
Solicitar cotización Se solicita la generación de la cotización de elaboración de productos al personal de Informadores Gráficos (cotizadores).
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
Solamente una adecuada información permite tener una política de empresa, que determine los objetivos a conseguir, la actividad a
realizar, las decisiones que se deben tomar, etc.; tener un programa, seguirlo y coordinarlo; y, finalmente, establecer un mecanismo de
control que verifique que todo se desarrolla según lo previsto, efectuar las correcciones y las adaptaciones necesarias.
175
3.2.1.2.2.1.- Proceso de Solicitar Proforma
Figura 3.9 Diagrama de proceso Solicitar Proforma.
Fuente: Elaboración propia.
176
Tabla 3.12 Hoja de proceso de Solicitar Proforma.
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Versión 1.0
Instituto Geográfico Militar
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Solicitar Proforma PRC-PRF-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Estimar el costo de fabricación de los productos. Nombre Página
Objetivos Específicos
Determinar el costo de la materia prima.
Determinar el costo de la maquinaria.
Determinar el costo de la mano de obra.
Determinar el tiempo de disponibilidad de la planta para la fabricación de productos.
Alcances y Limitaciones
Determinar la distribución de las hojas para la impresión está basado en la experiencia del personal de Informadores Gráficos.
Descripción del Proceso
El personal de atención al cliente solicita al informador gráfico genere una proforma de producción de productos, para lo cual le envía la descripción del producto
solicitado por el cliente.
El informador gráfico recibe la solicitud de generación de proforma de productos y determina si el producto es una especie valorada. Si el producto es especie valorada,
se determina de ser necesario el costo de transporte y seguro de productos y vehículos.
Se incluye en la proforma de ser necesario el costo de transporte.
El informador gráfico solicita al personal de Diseño Gráfico de Pre-prensa la generación de la muestra de impresión y diseño del producto para ser aprobada por el
cliente.
Cuando esta muestra es aprobada por el cliente se procede a identificar el formato de impresión los productos y los costos que esto implica en materia prima, maquinaria
y personal. Todos estos costos son incluidos en la proforma junto con el tiempo estimado de producción y la fecha de entrega del producto.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Inventario actualizados
Activos Fijos actualizados
Información de personal actualizada
177
Información actualizada de cronograma de producción
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal operacional de la planta de roducción Materia prima de productos Maquinaria de producción
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Atención al Cliente Mercadotecnia Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Solicitar cotización El personal de atención al cliente solicita se genere una cotización de productos.
Enviar diseño a cliente Se envía el diseño del producto al cliente para su aprobación.
Diseño aprobado El personal de atención al cliente recibe la aprobación del diseño del producto.
Entregar proforma Se finaliza la proforma de productos y es entregada al personal de atención al cliente.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Informador Gráfico Presupuesto Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Recibir solicitud El personal de Informadores Gráficos recibe la solicitud de generación de proforma junto con la especificación de los productos
solicitados por el cliente.
Es especie valorada Se determina si el producto solicitado es especie valorada.
Incluye transporte Se determina si el cliente solicitó servicio de transporte para los productos terminados.
Incluir transporte y seguro Se incluye en la proforma el costo de transporte y seguro de productos y vehículos.
Solicitar diseño Se solicita el diseño del producto basado en lo requerido por el cliente.
Entregar diseño aprobado Se entrega al personal de Informadores Gráficos el diseño del producto aprobado por el cliente.
Identificar formatos de impresión El personal de Informadores Gráficos basados en su experiencia determina la distribución del diseño en los formatos de impresión.
Determina la cantidad de papel, tinta, impresoras y personal que se empleará en la fabricación del producto.
Incluir costos de materia prima Se incluye costos de la materia prima.
Incluir costos maquinaria Se incluye la maquinaria que se empleará en la fabricación de los productos, junto con la depreciación por hora de trabajo estimado
que se realizará en cada máquina.
Incluir costo mano de obra Se incluye el costo de la mano de obra, basado en un estimado de personal que se empleará en la fabricación del producto.
178
Incluir fechas estimadas de entrega Se incluyen las fechas estimadas de entrega de los productos, basados en el cronograma de producción.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Especialista Pre-prensa Pre-prensa Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Recibir solicitud de diseño Se recibe la solicitud de diseño de impresión
Elaborar diseño El personal de Diseño Gráfico de Pre-prensa elabora el diseño del producto.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega Materia Prima Bodega Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Consultar costo materia prima Se determina el costos promedio de la materia prima a emplear, en caso de ser necesario se solicita al personal de bodega que
actualice los inventarios de productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Activos Fijos Activos Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Consultar maquinaria y depreciación Se determina el costo de depreciación de la maquinaria a emplear.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Recursos Humanos Recursos Humanos Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Consultar costo hora Se solicita al área de recursos humanos el costo hora de las personas asignadas a la planta de producción.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Jefe de Producción Planta de Producción Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Consultar cronograma de producción Se consulta los tiempos disponibles en los que el producto puede ser elaborado.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
179
3.2.1.3.- Gestión de Producción
Figura 3.10Diagrama de macroproceso de Gestión de Producción.
Fuente: Elaboración propia.
181
Tabla 3.13 Hoja de procesos de Gestión de Producción.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
Instituto Geográfico Militar
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Gestión de Producción PRC-PROD-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Elaborar los productos solicitados por el cliente. Nombre Página
Objetivos Específicos
Planificar los tiempos de producción de los productos.
Distribuir el trabajo en las diferentes sub-áreas de producción.
Producir los productos.
Almacenar los productos.
Informar el estado de fabricación de los productos.
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El proceso se inicia cuando el personal de Atención al Cliente genera una Orden de Producción.
La Orden de Producción es enviada a la Planta de Producción y es recibida por el regente de Administración de Producción.
Esta Orden de Producción llega mediante correo electrónico e impreso con todos los detalles especificados por el cliente y con el estimado de materiales incluidos por el
informador gráfico al momento de generar la proforma.
Distribución El regente de producción realiza la distribución del trabajo en las diferentes sub-áreas de producción dependiendo del tipo de producto a fabricar:
- Pre-prensa
- Prensa
- Post-prensa
El orden en el que se distribuye la Orden de Producción en las diferentes sub-áreas es el orden en el que deben ser elaborados los productos.
En la etapa de distribución se verifica si se cuenta con la materia prima necesaria para la elaboración de los productos, de no existir materia prima se procede con la
generación de la Solicitud de Compra, si existe la materia prima se procede con la creación la orden de requisición de productos, esto con el fin de que el material no sea
182
empleado en otro producto.
Al finalizar la distribución los documentos impresos que especifican el producto a elaborar (proforma generada, diseño de impresión y especificación del producto) son
enviados a cada una de las áreas que intervendrán en la elaboración del producto.
Planificación
La distribución de trabajo de la Orden de Producción llega a cada una de las sub-áreas de producción. El jefe de producción de cada sub-área recibe la especificación de
la Orden de Producción y la información de trabajo asignado a su área (trabajo asignado en la distribución).
El jefe de producción de área procede con la planificación de trabajo mediante:
- La planificación de tiempos de producción y fechas de elaboración.- Se procede con la revisión del calendario de actividades y se asigna trabajo de acuerdo a las
prioridades de entrega del producto en las fechas disponibles de producción de la sub-área.
- La planificación de personal.- De acuerdo al calendario de actividades se procede con la planificación del personal que trabajará en la elaboración de los productos.
- La planificación de maquinaría.- De acuerdo al calendario de actividades y de mantenimiento de la maquinaria se procede a planificar la maquinaria y el personal
operacional que elaborarán el producto.
Se actualizan los calendarios de trabajo y se informa al siguiente jefe de producción las fechas estimadas de entrega de productos.
Estas actividades son realizadas por todos los jefes de producción de área.
El calendario de producción puede verse afectado si el producto a desarrollar tiene una prioridad alta, para lo cual se deben re planificar la producción.
Ejecución
En la etapa de elaboración de los productos el personal operacional registra:
- Los tiempos empleados en la fabricación del producto.
- La materia prima empleada en la fabricación de productos.
- La maquinaria y los tiempos de trabajo ejecutados.
Al finalizar el trabajo asignado se procede con la liquidación de materia prima.
El jefe de producción genera los informes de producción basados en el personal, maquinaria, materiales y tiempos empleados en cada departamento del área a su cargo.
Estos informes de producción son:
- Reporte de órdenes de producción planificadas en un período de tiempo.
- Reporte de órdenes de producción elaboradas en un período de tiempo.
- Reporte de los materiales empleados por Orden de Producción.
- Reporte de personal y la cantidad de órdenes de trabajo en las que participo.
- Reporte de maquinaria y las horas trabajadas por Orden de Producción.
- Reporte de órdenes de producción ejecutadas en un período de tiempo.
- Reporte de órdenes de producción que se encuentran retrasadas.
El jefe de producción al finalizar la tarea asignada informa la finalización del trabajo al siguiente jefe de producción.
183
Control de calidad
El control de calidad del producto se efectúa al momento de que la última área en la que se distribuyó la Orden de Producción termina su trabajo.
Al encontrar fallas en los productos el área de control de calidad puede generar órdenes de trabajo para reposición de productos, en cuyo caso se procede con los
procesos de planificación y ejecución.
Si no se encuentran fallas el producto pasa por las siguientes etapas:
- Conteo y paginado
- Encolado, grapado y doblado
- Embalado y etiquetado
En cada una de estas etapas se registran la mano de obra, materiales y maquinaria empleada.
Al finalizar el empaquetado del producto se informa a bodega de producto terminado que existe producto para almacenaje.
Almacenamiento
El personal de bodega de producto terminado recibe la solicitud de almacenamiento de productos.
Retira los productos de la planta de producción y actualiza los inventarios
Al finalizar el ingreso de los productos informa a Atención al Cliente que existen productos listos para ser distribuidos al cliente.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Especificación del producto y la Orden de Producción Producto acorde a lo requerido por el cliente
Disponibilidad de personal operacional.
Disponibilidad de materia prima
Disponibilidad de maquinaria
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Regente de producción para la distribución de trabajo. Papel de acuerdo al formato de impresión y del producto. Equipos para diseño gráfico
Jefes de producción de cada área Tintas Cortadoras
Personal operacional Materiales para encolado y grapado Impresoras
Personal de bodega Material para embalado Grapadoras industriales
Material para reposición de productos Montacargas
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
184
Atención al Cliente Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Inicio El proceso empieza con la creación de las órdenes de producción y se envía los mensajes al
personal administrativo de la planta de producción.
Receptar Lista de Productos Terminados Recepta mensaje de productos terminados por Orden de Producción.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Administración de Producción Planta de Producción Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Orden de Producción Reciben las órdenes de producción generadas en atención al cliente.
Distribuir Orden de Producción Dependiendo del tipo de trabajo el personal administrativo de la planta de producción distribuye el trabajo en las
áreas de trabajo de la planta. - Pre-prensa - Prensa - Post-prensa La Orden de Producción no está obligada a
distribuirse en todas las áreas de trabajo de la planta, es decir puede distribuir la Orden de Producción en pre-
prensa y post-prensa o solo prensa. Pero el orden en que se realiza la distribución establecerá el orden de
ejecución; es decir si distribuyo primero post-prensa y luego pre-prensa, el orden de elaboración será post-
prensa y luego pre-prensa.
¿Se cuenta con materia prima? El personal administrativo revisa el estimado de materia prima a emplear (estimado generado en el proceso de
cotización) y verifica la existencia en bodega.
Crear Solicitud de Compra Se crea la Solicitud de Compra de la materia prima faltante.
Generar Requisición de Material Se adjunta la requisición de material a la Orden de Producción.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Planta Producción Planta de Producción Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Asignación de Trabajo Pre-prensa El trabajo es asignado al área de pre-prensa para realizar: - Diseño y diagramación - Corrección - Quemado de
película - Quemado de placas - Impresión digital
Receptar Asignación de Trabajo Prensa El trabajo es asignado al área de prensa para realizar: - Corte de pliegos y bobinas - Impresión offset pliegos -
Impresión offset rotativas - Numeración tipográfica - Troquelado - Perforado - Thermoestampado
Receptar Asignación de Trabajo Post-prensa El trabajo es asignado al área de post-prensa para realizar: - Revisión (control de calidad) - Conteo -
Compaginado - Encolado - Grapado - Doblado - Embalado y etiquetado
Planificar Trabajo Pre-prensa El jefe de área realiza la planificación de: - Fechas de elaboración del trabajo. - Mano de obra a emplear. -
Maquinaria a emplear. - Material a emplear. Para las sub-áreas de : - Diseño y Diagramación - Corrección -
Quemado de película - Quemado de placas - Impresión digital
185
¿Termina Planificación? Si la planificación es finalizada se procede con el cierre de la planificación y actualización del calendario de
producción de productos.
Cerrar Planificación Al cerrar la planificación se informa automáticamente al área siguiente tomando de la distribución que puede
empezar con su planificación de trabajo. Se actualiza el estado de la Orden de Producción a planificado
(planificación total en el área correspondiente).
Planificar Trabajo Prensa El jefe de área realiza la planificación de: - Fechas de elaboración del trabajo. - Mano de obra a emplear. -
Maquinaria a emplear. - Material a emplear. Para las sub-áreas de : - Corte de pliegos y bobinas - Impresión
offset pliegos - Impresión offset rotativas - Numeración tipográfica - Troquelado - Perforado -
Thermoestampado
Planificar Trabajo Post-prensa El jefe de área realiza la planificación de: - Fechas de elaboración del trabajo. - Mano de obra a emplear. -
Maquinaria a emplear. - Material a emplear. Para las sub-áreas de : - Revisión (control de calidad) - Conteo -
Compaginado - Encolado - Grapado - Doblado - Embalado y etiquetado
Planificar Tiempos El jefe de área revisa el cuadro de tiempos de trabajo y planifica las fechas de inicio y fin en las que se puede
elaborar el trabajo.
Planificar Personal El jefe de área revisa el listado de personal disponible en la fecha estimada de elaboración de la Orden de
Producción y le asigna trabajo.
Planificar Maquinaria El jefe de área revisa el listado de maquinaria disponible en la fecha estimada de elaboración de la Orden de
Produccióny le asigna trabajo.
Informar Cierre Planificación Al finalizar y cerrar la planificación el sistema envía un mensaje de información al siguiente área informando
que puede empezar con la planificación de trabajo de una determinada Orden de Producción.
Ejecutar Trabajo Pre-prensa Se realiza el trabajo planificado para Orden de Producción en cada una de las sub-áreas de pre-prensa.
Ejecutar Trabajo Prensa Se realiza el trabajo planificado para Orden de Producción en cada una de las sub-áreas de prensa.
Registrar Tiempo Empleado Se registra el tiempo de trabajo empleado en cada una de las sub-áreas para cada Orden de Producción.
Registrar Material Empleado Se registra la materia prima directa e indirecta empleado en cada una de las sub-áreas para la elaboración cada
Orden de Producción.
Registrar Mano de Obra Se registra la mano de obra empleada en cada una de las sub-áreas para la elaboración cada Orden de
Producción.
Registrar Maquinaria Empleada Se registra la maquinaria cada una de las sub-áreas para la elaboración cada Orden de Producción.
Ejecutar Trabajo Prensa Se realiza el trabajo planificado para Orden de Producción en cada una de las sub-áreas de prensa.
Cerrar Ejecución Se registra en cierre de la ejecución en cada una de las sub-áreas en las que se planifico y ejecuto el trabajo para
la elaboración de la Orden de Producción.
Cierre Total de Actividades Anteriores Para que Post-prensa pueda empezar son su trabajo se deben haber terminado todas las actividades planificadas
en las sub-áreas de pre-prensa y/o prensa.
186
Receptar Orden de ProducciónPost-prensa Post-prensa recibe el producto elaborado de la Orden de Producción correspondiente y procede a ejecutar el
trabajo planificado.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Control de Calidad Post-prensa Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Controlar Calidad Se revisa y verifica que el producto elaborado no tenga fallos.
¿Existe fallos? Se determina si existen fallos en el producto.
Registrar Fallas Se registran las fallas encontradas en la Orden de Producción.
Generar Orden de Reposición Se generan la orden de reposición al área de pre-prensa o prensa.
Conteo y Compaginado Se realiza el conteo y paginado de las impresiones.
Encolado, Grapado y Doblado Se procede con el encolado, grapado y doblado de las impresiones.
Embalado y Etiquetado Se generan las etiquetas y se embala el producto terminado.
Informar a Bodega de Producto Terminado Se envía el mensaje de que el producto ha sido terminado y está listo para ser embodegado y despachado al
cliente.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega de Producto Terminado Bodega Diaria
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Listado de Productos Terminados Recepta el listado productos correspondientes a las órdenes de producción listos para ser embodegados.
Ingresar Productos Terminados a Bodega Se realiza la verificación del producto y se procede al ingreso del mismo a bodega de producto terminado.
Actualizar Inventario Se actualizan los inventarios.
Informar Ingreso de Productos Terminados Bodega de producto terminado informa Atención al Cliente que existen productos listos para ser despachados al
cliente.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
187
3.2.1.4.- Gestión de Abastecimiento
Figura 3.12 Diagrama de macroproceso de Gestión de Abastecimiento.
Fuente: Elaboración propia.
189
Tabla 3.14 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
Instituto Geográfico Militar
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Gestión de Abastecimiento PRC-GABST-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Registrar las compras realizadas a los proveedores. Nombre Página
Objetivos Específicos
Alcances y Limitaciones
Las compras realizadas por la Unidad de Artes Gráficas se las realiza mediante el Departamento de Compras del Instituto Geográfico Militar. Las compras no se las
puede hacer directamente a los proveedores. Todas las compras se las realiza mediante el Sistema Oficial de Contratación Pública.
Descripción del Proceso
Un área del Instituto Geográfico Militar emite la Solicitud de Compras.
El Departamento de Compras revisa las existencias de productos, de los productos faltas se publica la necesidad de compra en el Sistema Oficial de Contratación
Pública.
Se emite la Orden de Compra de productos o servicios al proveedor ganador del concurso registrado en el Sistema Oficial de Contratación Pública.
Se reciben los productos por parte del proveedor y se inspecciona el estado de los mismos. Si estos están acorde con lo requerido se procede con:
- El ingreso de productos a bodega central.
- Generación de las actas de entrega - recepción.
- Pago de la factura de los productos o servicios.
Se finaliza el proceso de compra con el cierre del contrato con el proveedor y la liquidación de los saldos pendientes.
Los productos ingresados a la Bodega Central son despachados a las unidades solicitantes.
190
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Solicitud de Compra
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Personal de Compras
Personal de Bodega
Actores
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento Solicitante Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Crear Solicitudes de Compras El departamento crea la Solicitud de Compra de los materiales/productos/servicio que
necesita.
Recibir productos Los productos solicitados son receptados y consumidos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento de Compras Compras Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Solicitud de Compra El Departamento de Compras recepta la solicita y evalúa la posibilidad de compra.
Genera Orden de Compra Se procede a la generación de la Orden de Compra y contratación del servicio o bien.
Publicar en Portal de Compras Públicas La adquisición de bienes o servicios es publicado en el Sistema Oficial de Contratación Pública de la
República del Ecuador (obligatorio para toda entidad pública) y se espera la oferta de proveedores.
Seleccionar Proveedor Se selecciona al proveedor ganador de la oferta (siempre la oferta de menor costo).
Emitir Orden de Compra Se emite la Orden de Compra con el detalle de los productos o servicios al proveedor ganador en el Sistema
Oficial de Contratación Pública.
Despachar productos Los productos solicitados son entregados a la unidad solicitante.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Bodega Bodega Demanda
Actividades del Actor
191
Nombre Acción
Revisar Reporte de Existencias Verifica la existencia de materiales/producto en bodega
¿Existe producto? Se determina si existen productos en bodega. Si estos productos existen son despachados a la unidad
solicitante, de no existir el stock suficiente se genera la Orden de Compra y se la publica en el Sistema
Oficial de Contratación Pública.
Receptar Productos Los productos entregados por el proveedor son recibidos por el personal de bodega central.
Inspeccionar productos adquiridos Se realiza la revisión del estado de los productos adquiridos antes de ser ingresados a bodega central.
¿Cumple con Especificaciones? Si los productos no cumplen con las especificaciones solicitadas son rechazados y se ejecuta la garantía.
Caso contrario son ingresados a la bodega central.
Ingresar Productos a Bodega Central Se ingresa los productos a Bodega Central.
Actualizar Inventario Se actualiza el inventario de los productos.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Proveedor Oficinas Proveedor Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Receptar Orden Compra El proveedor recepta la Orden de Compra.
Realizar Envió de Productos/Servicios El proveedor envía los productos solicitados.
Ejecutar Garantía Si los productos o servicios presentan fallos se hace uso de la garantía establecida en el
contrato.
Generar acta Entrega - Recepción Si los productos cumplen con las condiciones solicitadas se procede con la generación
del acta de entrega - recepción de los productos.
Emitir Informe de Pago Se genera el informe de aceptación junto con las actas de entrega recepción y se procede
al pago.
Realizar Pago a Proveedor Se procede con el pago al proveedor por los productos o servicios brindados.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Jurídico Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato del proveedor.
Cerrar contrato proveedor Se cierra el contrato con el proveedor
Observaciones Adicionales
193
3.2.1.4.1.- Proceso de Generar Orden de Compra
Figura 3.14 Diagrama de proceso Generar Orden de Compra.
Fuente: Elaboración propia.
194
Tabla 3.15 Hoja de proceso Generar Orden de Compra.
Formulario de Documentación de Procedimientos
Versión 1.0
Instituto Geográfico Militar
Fecha: Versión: 1.0 Páginas:
Nombre del Proceso Código
Generar Orden de Compra PRC-ORDCMP-001
Propósito General Diagramas del Proceso
Generar la Orden de Compra de productos o servicios. Nombre Página
Objetivos Específicos
Alcances y Limitaciones
Descripción del Proceso
El personal del Departamento de Compras genera la Orden de Compra para satisfacer la necesidad de productos o servicios de las diferentes unidades del Instituto
Geográfico Militar.
Si la Orden de Compra debe ser autorizada está en enviada para su aprobación al Jefe Administrativo del Área.
El Jefe Administrativo puede autorizar o rechazar la Orden de Compra. Si la orden es rechazada esta debe ser modificada.
Si la Orden de Compra es aprobada se procede con la generación del impreso de la misma y es enviada al proveedor.
Requisitos de Entrada Requisitos de Salida
Solicitud de Compra
Procesos Relacionados
Nombre del Proceso (Código) Interacción
Recursos
Humanos Materiales Equipos
Actores
195
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Departamento de Compras Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Inicio El proceso inicia cuando es necesario realizar una compra de productos o servicios para
satisfacer una necesidad del área requirente.
Crear Orden de Compra Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, número de orden, fecha
de orden, opción de paga, otra información como los datos del proveedor y los productos
que se van a comprar se carga automáticamente.
¿Requiere Aprobación? Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido al costo
total.
Crear PDF de Orden de Compra Se crea un archive PDF con la información de la Orden de Compra, éste archivo será
enviado al proveedor.
Cargar Orden de Compra El usuario debe cargar un archivo PDF de la orden creada manualmente.
Enviar Orden de Compra a Proveedor Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de compras con el archivo PDF
de la Orden de Compra.
Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución
Jefe Administrativo Demanda
Actividades del Actor
Nombre Acción
Aprobar Orden El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Aprobar Orden El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Observaciones Adicionales
Fuente: Elaboración propia.
196
3.2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas del Caso de Estudio
Figura 3.15 Identificación de subsistemas del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales.
Cliente
SISRRH
H
SISQA
SISA
DM
INF
CTR
LPR
OD
STIC
ERP-IGM
Fuente: Elaboración propia.
CRM.- Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente, este sistema
debe permitir realizar el seguimiento de los clientes, cotización de productos o
servicios, venta de productos, seguimiento de quejas de clientes, administración de
contratos, seguimiento de las órdenes de producción y procesamiento de datos para
análisis de tendencias de clientes y segmentación de mercado necesarios para
marketing. Este sistema informático consta de los siguientes subsistemas:
197
- SISADMCLI.- Sistema de Administración de Clientes, dedicado a la
administración de los clientes, seguimiento de incidentes y envío de
cotizaciones de productos, entrega de productos y generar órdenes de trabajo.
- SISCOT.- Sistema de Cotización, dedicado a la generación de cotizaciones de
productos.
- SISPVT.- Sistema de Punto de Venta, dedicado a registrar las ventas, emitir
facturas y registrar las formas de pago de los productos.
- SISCONT.- Sistema de Contratos, dedicado a la administración de contratos,
su fecha de inicio, fecha de culminación, condiciones contractuales y procesos
legales en el caso de existir.
- SISMRK.- Sistema de Marketing, dedicado al registro de planes de mercadeo
y generación de reportes gerenciales.
CTRLPROD.- Sistema de Control de Producción, dedicado a llevar el control de
toda la cadena de producción de la Unidad de Artes Gráficas. Este sistema
informático está compuesto por los siguientes subsistemas:
- SISPLAT.- Sistema de Planificación de Trabajo, se registran los cronogramas
de trabajo, maquinaria, mano de obra y materiales a ser empleados, junto con
la especificación de los productos a ser elaborados.
- SISEJET.- Sistema de Ejecución de Trabajo, encargado de registrar el
material, maquinaria, mano de obra y tiempos efectivamente usados para la
elaboración de productos o prestación de servicios.
- SISQA.- Sistema de Control de Calidad, encargada de registrar la información
del control de calidad efectuado sobre los productos, en este sistema se
pueden generar órdenes de trabajo de reproceso de productos.
- SISEMP.- Sistema de Empaquetado de Productos, encargado de registrar los
materiales, mano de obra, maquinaria empleada e información de embalaje y
empaquetado de los productos elaborados.
- SISALMPT.- Sistema de Almacenamiento de Producto Terminado, encargado
de registrar el bodegaje de productos elaborados.
198
ABSTC.- Sistema de Abastecimiento, encargado de registrar todo la información
generada en la etapa de adquisición de productos o servicios, almacenaje de
productos, actualización de inventarios, publicación de necesidad de productos en el
Portal de Compras Públicas, evaluación de cotización de productos o servicios de
proveedores y distribución de los productos o servicios adquiridos dentro de la
empresa. Este sistema consta de los siguientes subsitemas:
- SISCMP.- Sistema de Compras, encargado de procesar los pedidos de
compras de las diferentes unidades de la empresa, registrar en el Portal de
Compras Públicas la adquisición de productos o servicios y emitir las
solicitudes de productos a los proveedores.
- SISCONTR (Gestión Jurídica).- Sistema de Contratos, dedicado a la
administración de contratos, su fecha de inicio, fecha de culminación,
condiciones contractuales y procesos legales en el caso de existir. Este sistema
está encargado de manejar los contratos tanto para clientes como para
proveedores.
- SISALM.- Sistema de Almacenamiento, encargado de registrar todos los
ingresos y egresos de la materia prima para la elaboración de productos y
llevar el control de los inventarios de los productos de oficina, bienes y demás
objetos que se encuentren almacenados en bodega.
- SISADMPROV.- Sistema de Administración de Proveedores, encargado de
registrar la información de los proveedores y los productos que estos proveen
al Instituto Geográfico Militar.
ARE.- Sistema de Administración de Recursos Empresariales, encargado de llevar el
control de recursos humanos, proyectos, contabilidad, activos fijos, bodegas e
inventarios e integrarse con abastecimiento y compras, producción y atención al
cliente.
- SISRRHH.- Sistema para la Administración de Recursos Humanos, encargado
de registrar toda la información necesaria para la gestión de los empleados de
199
la empresa, se registra fechas de entrada, especificaciones contractuales, datos
del empleado, evaluaciones, liquidaciones, capacitaciones, etc.
- SISFIN.- Sistema Financiero, encargado de llevar el control de pagos y
cobros.
- SISCNTB.- Sistema Contable, encargado de llevar el control de la
contabilidad de la empresa, se integra con ventas, bodegas y activos fijo.
STIC.- Sistema para la Administración de Tecnologías de Información y
Comunicación , encargado de registrar todos los incidentes reportados por los
usuarios y llevar el control de todas las actividades del Departamento de Tecnologías
de Información.
- SISDIRTIC.- Sistema de Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación , encargado de llevar el control de los proyectos,
administración financiera y servicios de tecnología.
- SISMSYD.- Sistema de Mesa de Ayuda, encargado de registrar todos los
incidentes de tecnología reportados por los usuarios, así como de generar la
base de conocimiento de solución de incidentes y errores.
- SISADMINF.- Sistema de Administración de Infraestructura, encargado de
llevar el control de toda la infraestructura de Tecnología, así como de la
implementación y ejecución de las políticas de recuperación de fallos, pruebas
de estrés y cambios en las arquitecturas de despliegue de los sistemas
informáticos.
- SISADMDESA.- Sistema informático de Administración de Desarrollo y
Base de Datos, encargado de registrar todas las actividades relacionadas con
desarrollo y modificación de los sistemas informáticos, biblioteca de software
y base de datos.
SISINFPROD.- Sistema de Información de Producción, encargado de analizar los
datos de producción y generar reportes gerenciales de los procesos de producción de
productos o prestación de servicios de la empresa.
200
SISINFVNT.- Sistema de Información de Ventas, encargado de analizar los datos de
ventas y generar reportes gerenciales de las tendencias de ventas de productos,
identificación de gustos de los clientes e identificación de segmentos de mercado.
ERP-PYME.- Sistema Informático de Planificación de Recursos Empresariales, este
sistema informático contempla la integración de todos los subsistemas que
automatizan los procesos de producción o prestación de servicios de una empresa,
desde el momento que se genera la solicitud de productos del cliente, pasando por la
transformación de la materia prima en producto terminado, almacenaje y distribución
de los productos, hasta el seguimiento postventa con el cliente.
3.2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales
Con los procesos y módulos identificados para la Unidad de Artes Gráficas del
Instituto Geográfico Militar, se procede ha listar todas las funcionalidades que el
Sistema Informático de Planificación de Recursos Empresariales debe poseer.
Para cada uno se los módulos identificados se procede con el listado de los
funcionales, las mismas se describen a continuación.
201
3.2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente)
Tabla 3.16 Funcionalidades del Sistema de Admnistración de Clientes.
SISADMCLI (Sistema de Administración de Clientes)
Proceso Registrar Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos
Dirección de domicilio
Número telefónico
Correo electrónico
Fecha de nacimiento
Número de identificación (Cédula o RUC)
Lugar de trabajo
Estado.- Activo - Inactivo
Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden
actualizar toda la información ingresada en la creación de
usuarios.
Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado
transacciones en el sistema.
Proceso Recibir pedido de cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar especificación
de productos o servicios
Se registra toda la descripción del producto o servicio que el
cliente necesita.
Tipo de Producto
Especificaciones técnicas
Especificaciones funcionales
Cantidad de producto
Unidades de medida
202
Fechas de entrega
Lugares de entrega de productos
Registrar medio en el
que se entrega la
cotización
Se registra la dirección en la que debe ser entregada la
cotización. La cotización puede ser entrega mediante impresos o
en formato digital a un correo electrónico. Se registra la fecha en
la que debe ser entregada la cotización al cliente.
Dirección de entrega
Correo electrónico de entrega de la cotización
Fecha de entrega de la cotización
Buscar productos Se puede buscar el producto en la bodega y determinar cuál es su
precio de venta para ser presentado al cliente. Los filtros de
búsqueda son: Código del producto y nombre del producto
Visualizar la información de:
Nombre del producto
Cantidades existentes
Precio de venta al público
Generar cotización Se genera la cotización de los productos existen en bodega de
acuerdo a un formato establecido. Este documento puede ser
impreso y entregado al cliente o digital para ser enviado al
cliente por correo electrónico.
Genera el PDF de la cotización de productos o
servicios existentes en bodega.
Proceso Solicitar cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Crear solicitud de
cotización de productos
o servicios
Se crea la solicitud de la proforma de productos o servicios
adjuntando la especificación del producto o servicio solicitado
por el cliente. Esta solicitud se genera solo en el caso de no
existir el producto en bodega o en la evaluación de prestación de
servicios.
Especificación técnica del producto o servicio.
La solicitud es creada y enviada vía correo electrónico al
personal encargado de generar las cotizaciones. Se debe listar el
personal de cotizadores para la asignación de solicitud.
Plazos de entrega
Forma de entrega de producto o servicios
Visualizar solicitudes de
cotización
Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de
productos o servicios enviados al personal de cotizadores. Esta
información debe desplegarse de acuerdo a los siguientes filtros
de búsqueda:
Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador
y usuario.
203
Por usuario. Debe desplegar la siguiente información:
Por rango de fechas. Nombre del Usuario
Por cotizador. Descripción del Producto
Fechas de entrega al cliente
Nombre del Cotizador
Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado, En
proceso
Proceso Enviar cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar solicitudes de
cotización
Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de
productos o servicios enviados al personal de cotizadores. Esta
información debe desplegarse de acuerdo a los siguientes filtros
de búsqueda:
Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador
y usuario.
Por usuario. Debe desplegar la siguiente información:
Por rango de fechas. Nombre del Usuario
Por cotizador. Descripción del Producto
Fechas de entrega al cliente
Nombre del Cotizador
Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado, En
proceso
Enviar Cotización Se debe generar el PDF de la cotización generada por los
cotizadores y enviarla por correo electrónico al cliente.
Visualiza la información técnica del producto,
la cotización realizada, el nombre del cotizador
que elaboró la cotización, el nombre del
cliente, la forma en la que el cliente solicitó se
le envíe la cotización y el correo electrónico o
la dirección a la que se debe enviar la
cotización.
Si el cliente solicitó que la cotización sea entregada en impresos,
se debe realizar la impresión de la cotización.
Se debe registrar la fecha en la que la cotización es enviada al
cliente.
Se crea un registro de cotizaciones envidas al cliente con estado
Enviado.
204
Proceso ¿Aceptar Cotización?
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar cotizaciones
enviadas
Se debe desplegar el listado de las cotizaciones enviadas a los
clientes dentro de un período de tiempo. El listado debe mostrar
en un campo estado si el usuario acepto o rechazo la cotización
enviada.
Se debe solicitar como filtro de búsqueda:
rango de fechas, RUC del usuario, estado
(Aceptado, Rechazado)
Se debe listar los siguientes datos:
Nombre del cliente, RUC, teléfono, correo,
Descripción del producto, fecha de entrega al
cliente.
Registrar aceptación o
rechazo de cotización
En el caso de que el cliente acepte la cotización se debe crear la
Orden de Producción de productos o de prestación de servicios,
este Orden de Producción debe ser enviada al responsable de la
planta de producción.
Visualizar la información de la cotización y
del cliente. Se debe registrar el motivo de
rechazo de la cotización o su aceptación.
En el caso de que el cliente no acepte la cotización se registra el
motivo y se cambia el estado ha rechazado de la cotización.
Generar Orden de
Producción
En el caso de que el cliente acepte la cotización y permita que el
personal de atención al cliente genere automáticamente la
creación de la Orden de Producción se debe generar
automáticamente la Orden de Producción de servicios. Esta
opción se activa de igual forma cuando se recibe la solicitud de
productos de forma directa por parte del cliente.
Creación de la Orden de Producción con
información de:
Cantidad de Productos, especificación de
técnica y funcional de productos, fechas de
entrega y formas de entrega. Se envía la
petición al responsable de la planta de
producción vía correo electrónico.
Proceso Enviar factura de productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Generación de Factura Se genera la factura para ser emitida al cliente. Se registran los datos de:
Cliente, RUC, teléfono, dirección, fecha de
creación, subtotales de precios, IVA,
descuentos y total de precio de venta, además
205
se registra el detalle los productos, nombre del
producto, cantidad y precio de venta y
subtotal.
Envío de la factura
Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente
(factura electrónica). Se puede enviar el cliente el físico de la
factura a su lugar de domicilio.
Fecha de envío, número de factura, lugar de
envío (correo electrónico o dirección ), medio
de envío (Courier o personal de mensajería)
Proceso Enviar factura de productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente
(factura electrónica). Se puede enviar el cliente el físico de la
factura a su lugar de domicilio.
Fecha de envío, número de factura, lugar de
envío (correo electrónico o dirección ), medio
de envío (Courier o personal de mensajería)
Listar facturas enviadas Se debe listar todas las facturas que han sido enviadas a Mostrar los datos: Fecha de envío, número de
factura, lugar de envío (correo electrónico o
dirección ), medio de envío (Courier o
personal de mensajería)
Proceso Entregar productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Entregar productos Se registra la entrega de productos al cliente. Fecha de entrega, cantidad entregada, persona
que realiza la entrega, persona que recibe el
producto. La salida de productos debe afectar el inventario y el costo
promedio de los productos.
Proceso Actualizar Inventario de Producto Terminado
Funcionalidad Descripción Datos
Actualizar inventario Las existencias de los productos deben actualizarse en las
bodegas respectivas al realizar movimiento de ingresos, egresos,
transferencias, devoluciones y baja de productos.
Proceso Visualizar estado de Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
206
Listar órdenes de
producción
Se debe listar las órdenes de producción generadas en un rango
de fechas con los filtros de búsqueda: cliente, estado de la orden
Se debe visualizar en el listado de las órdenes
de producción: cliente, fecha de generación,
área de producción en la que se encuentra,
nombre del encargado del área, teléfono del
área, estado de la orden (Planificada, proceso,
elaborada, lista para entregar, entregada a
cliente)
Enviar informe de estado
de Orden de Producción
Del listado de órdenes de producción con estado listas para
entregar, se debe activar un botón que permita enviar un correo
informando al cliente que los productos solicitados están listos
para ser entregados.
Adjuntar en el correo enviado al cliente, la
información de los productos, la cantidad de
producto elaborado y las fechas en las que se
pueden retirar los productos.
Proceso Informar al Cliente estado de la Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar la ruta de
producción de los
productos
El cliente puede visualizar el estado de fabricación de sus
productos mediante el acceso a una página web.
En la página web que presenta el estado de la
Orden de Producción debe: Solicitar que el
cliente ingrese sus datos para autorizar el
acceso, debe visualizar el nombre del cliente,
la fecha de solicitud de productos, el listado de
los estados de los productos, fechas de
elaboración del producto, si el producto ya se
encuentra terminado se debe visualizar la
dirección de donde se pueden retirar los
productos o las fechas en las que serán
entregados.
El cliente puede recibir un correo electrónico informándole que
los productos han sido terminados, este correo debe incluir el
link a la página web de visualización del estado del producto.
Proceso Receptar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir productos Se registra la entrega de los productos asignados al personal de
atención al cliente para ser entregado al cliente.
Se debe registrar: fecha de entrega, bodega de
la que sale los productos, tipo de producto,
207
cantidad de producto, personal de bodega que
realiza la entrega, personal de atención al
cliente que recibe el producto.
Entregar productos Se registra la entrega de los productos al cliente. Se debe registrar: fecha de entrega, producto,
cantidad de producto, cliente, personal de
atención al cliente que realiza la entrega.
Proceso Registrar Reclamo de Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Buscar clientes Se puede buscar la información del cliente por su RUC o razón
social.
Filtros de búsqueda: RUC o razón social.
Se despliega la siguiente información del
cliente:
RUC, Razón social, correo electrónico,
número telefónico, listado de productos
solicitados.
Registrar reclamo Se puede registrar el reclamo del cliente respecto a los productos
entregados o al servicio brindado.
Se registra: la fecha de creación del reclamo, la
descripción del reclamo, los datos del cliente,
producto o servicio defectuoso.
Proceso Clasificar Reclamos de Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Clasificar reclamo Se puede buscar la clasificación del reclamo sobre el producto o
servicio. Se debe poder crear nuevas clasificaciones de reclamos.
Listar las clasificaciones y asignar al reclamo.
Proceso Identificar las causas reales del reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar acciones de
trabajo
Para la identificación de las causas del problema, el personal
asignado a solventar el problema debe registrar las actividades
ejecutadas a fin de encontrar las causas que originan el fallo en el
producto o en el servicio.
Listar posibles causas de fallos y su solución,
búsqueda de causas de problemas mediante
descripción del error.
Se debe disponer de un listado de causas identificadas que Registro de nuevas causas con los siguientes
208
provocan errores en el producto o servicio. datos: código de la causa, nombre del
problema, descripción detallada del problema,
descripción detallada de la solución, fecha de
creación del registro, nombre del personal que
crea el registro, información del producto
De ser necesario se pueden registrar nuevas causas identificadas
(base de conocimiento) junto con sus soluciones.
Proceso Escalar reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Escalar reclamo En los casos que el personal asignado a solucionar el problema
reportado por el cliente no pueda solucionar el inconveniente,
este podrá escalar el problema al siguiente nivel de atención de
reclamos.
Listar y seleccionar el siguiente nivel de
atención de reclamos.
Registrar el cliente que solicita atención, tipo
de reclamo, tipo de producto, nivel superior de
atención.
Generar correos electrónicos que informan al
nivel superior el registro de una solicitud de
atención de reclamos.
Crear niveles de atención
de reclamos
Se debe crear niveles de atención de reclamos Registrar: Nombre del área encargada de
atender los reclamos, nivel u orden de atención
de reclamos, personal asignado al área, correo
electrónico del área y del personal.
Proceso Cerrar reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar solución
reclamo
Al determinar la causas del error en el producto o servicio y
encontrar la solución, esta debe ser registrada para generar una
base de conocimientos de causas de fallos en el producto o
servicio.
Se registra: producto, problema reportado por
el cliente, causas que generan el problema,
soluciones de las causas de problemas.
Cerrar reclamo Una vez solucionado el problema se procede con el cierre del
reclamo.
Se registra: la causa del problema, la solución,
la fecha de solución, personal que atiende el
reclamo, área que atiende el reclamo.
209
Proceso Informar al Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Informar solución de
reclamo
El sistema permite informar al cliente que el problema ha sido
soluciona mediante el envío de correo electrónico y seguimiento
del incidente en una página web.
La información enviada en el correo es: fecha
de atención, causas reales del problema,
solución del problema y las acciones que debe
ejecutar el cliente.
La página web debe ser accedida mediante la
confirmación de datos del cliente y despliega,
el número de incidente reportado, el estado en
el que encuentra y personal que está
atendiendo el problema.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.17 Funcionalidades del Sistema de Cotización.
SISCOT (Sistema de Cotización)
210
Proceso Receptar Solicitud Cotización
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar solicitud
de cotización
El personal de cotización de productos debe disponer de la pantalla que
les permita visualizar el pedido de cotización.
Se debe manejar los filtros de búsqueda:
rango de fechas, personal, estado
(solicitada, en proceso, generada)
Proceso Generar Cotización
Funcionalidad Descripción Datos
Consultar Existencias El personal de ventas, atención al cliente y cotizadores pueden
visualizar las existencias de productos para la venta.
Para la búsqueda de productos se debe tener
los siguientes filtros de búsqueda: Código
del producto, nombre del producto, bodega.
El personal de cotización de productos puede visualizar la existencia de
materia prima, mano de obra y maquinaria.
Se debe mostrar la información: Código del
producto, nombre del producto, bodega,
cantidades existentes, precio de venta.
Para la búsqueda de mano de obra se debe
tener los siguientes filtros: Identificación de
la persona, área de producción.
Se debe mostrar la información:
Identificación de la persona, nombre, área
de producción.
Para la búsqueda de maquinaria se debe
tener los filtros: Código de la maquinaria,
nombre de la maquinaria, área de
producción.
Se debe mostrar la información: Código,
nombre y área de producción.
Estimar precio venta
El personal de cotización debe acceder al costo promedio de la materia
prima, valor de la depreciación de los equipos y al costos hora hombre
del personal operacional. Debe registrar el costo estimado de
fabricación de los productos y el porcentaje de utilidad que se desea
211
obtener, generando de manera automática el precio de venta.
Presentar cotización
La cotización generada por el personal de cotizadores debe ser enviada
a la persona que lo solicita mediante correo electrónico.
Generar el PDF de la cotización y ser
enviada por correo al personal solicitante.
Al enviar la cotización esta debe cambiar de estado a Generada.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.18 Funcionalidades del Sistema de Punto de Venta.
SISPVT (Sistema de Punto de Venta)
Proceso Recibir solicitud de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos
Dirección de domicilio
Número telefónico
Correo electrónico
Fecha de nacimiento
Número de identificación (Cédula o RUC)
Lugar de trabajo
Estado.- Activo - Inactivo
Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden
actualizar toda la información ingresada en la creación de
usuarios.
Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado
212
transacciones en el sistema.
Visualizar productos Se debe poder acceder al listado de productos disponibles
para la venta
El listado de productos debe visualizar: código del
producto, nombre del producto, cantidad existen,
precio de venta, descuentos disponibles
Recibir pedido de
productos o servicio
El personal de punto de venta registra el pedido de
productos o servicios del cliente.
Generar factura Para la generación de la factura se deben registrar los datos
de la persona o empresa a la que se emitirá la factura, estos
datos pueden ser obtenidos del listado de clientes o su vez
se pueden registrar nuevos clientes.
Cabecera de la factura: Nombre del cliente, RUC
o Cédula, teléfono, dirección y fecha.
La factura puede ser impresa y entregada al cliente, o
enviada mediante correo electrónico. Se debe considerar
que por parte del SRI existe la obligatoriedad de emitir
facturas electrónicas.
Detalle de la factura: Nombre del producto,
cantidad, precio de venta y subtotal.
Pie de la factura: Subtotal, IVA, descuentos, total
Proceso Recibir pago de factura de cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar pago físico Se registra el pago de la factura de manera presencial por
parte del cliente en el punto de venta.
Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma
de pago
Registrar pago electrónico Se registra el pago de la factura de manera no presencial
por parte del cliente, este pago puede ser web mediante
paypal o tarjeta de crédito.
Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma
de pago
Proceso Generar Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Generar Orden de
Producción
Se registra la solicitud de productos o servicios del cliente
y si estos productos no se encuentran en bodega se genera
la Orden de Producción para ser enviada a la planta de
producción.
Se registra: fecha de solicitud, descripción del
producto, cantidad de producto solicitado, formas
de pago, formas de entrega y fechas de entrega
213
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.19 Funcionalidades del Sistema de Contrato.
SISCONT (Sistema de Contrato)
Proceso Generar Contrato
Funcionalidad Descripción Datos
Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente Fecha de registro, nombre del contrato, código del
contrato, fecha de culminación, acuerdo
contractual.
Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo
llega a su final de manera legal.
fecha de cierre, código del contrato, nombre del
contrato, datos del cliente
Contrato con problemas
legales
Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o del
cliente contra la empresa se registra la etapa en la que se
encuentra el seguimiento legal.
Se registra: el número de contrato, nombre de
contrato, cliente, representante legal y judicial del
cliente, representante legal y judicial de la
empresa, esta legal en el que se encuentra.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.20 Funcionalidades del Sistema de Marketing.
SISMRK (Sistema de Marketing)
Proceso Actualizar Información Financiera
214
Funcionalidad Descripción Datos
Actualizar Información
Financiera
Todos los movimientos de ventas, compras, devoluciones
de productos, emisión o anulación de facturas y adquisición
de activos fijos deben actualizar la información contable y
financiera de empresa.
Actualizar Base Datos ERP Todas las actividades de registro de clientes, proveedores,
productos y etapas de producción deben ser registradas en
el sistema para la generación de reportes.
Generar Reporte Gerencial Los datos registrados en la cadena de producción pueden
ser empleados para la generación de reportes gerenciales.
Estos reportes pueden ser: tendencias de compras,
productos con mayor movimiento de ventas.
Fuente: Elaboración propia.
3.2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción)
Tabla 3.21 Funcionalidades del Sistema de Planificación de Trabajo.
SISPLAT (Sistema de Planificación de Trabajo)
Proceso Receptar Orden de Producción
215
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir Orden de
Producción
El jefe de la planta de producción recibe mediante correo
electrónico la información de los productos a elaborar,
fechas de entrega e información del cliente.
Se recibe: número de Orden de Producción,
descripción del producto, fecha de entrega, formas
de entrega, información del cliente, punto de venta
que genera la orden, usuario que genera que
genera la orden.
Listar Órdenes de
Producción
Se pueden acceder al listado de las órdenes de producción,
las cuales pueden ser filtradas por rango de fechas de
creación, rango de fechas de entrega, tipo de producto, por
cliente y por estado de elaboración.
El listado debe visualizar los filtros de búsqueda y
los siguientes datos de la Orden de Producción:
Número de la Orden de Producción, tipo de
producto, cliente, cantidad a elaborar, cantidad
elaborada, proceso en el cual se encuentra, estado
(generada, en proceso, elaborada, entregada a
cliente, finalizada)
Proceso Crear Solicitud de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para ser
enviada al Departamento de Compras.
Se genera la Solicitud de Compra con los
siguientes datos: Código de la Solicitud de
Compra, producto o servicio solicitado, cantidad
de producto solicitado, área solicitante, persona
que solicita los productos.
Visualizar estado Solicitud
de Compra
El personal puede listar y seleccionar la Orden de Compra
para visualizar el estado en el que se encuentra.
Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de
productos solicitados, cantidad de productos
aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,
proveedor.
Listar Solicitudes de
Compra
El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de
Compra generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha
de Generación, productos solicitados.
En el listado de solicitudes debe visualizarse:
Número de la solicitud, nombre de los productos
solicitados, cantidades solicitadas, estado
216
(generado, aprobado, rechazado)
Proceso Solicitar Personal
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Personal El personal puede generar la Solicitud de Personal para ser
enviada al departamento de recursos humanos
Se genera la Solicitud de Personal con los
siguientes datos: Código de la Solicitud de
Personal, descripción del perfil de personal,
cantidad de persona, área solicitante, persona que
solicita.
Visualizar estado Solicitud
de Personal
El personal puede listar y seleccionar la Solicitud de
Personal para visualizar el estado en el que se encuentra.
Se visualiza: Número de la orden, cantidad de
personal solicitado, cantidad de personal
aprobado, fecha de contratación.
Listar Solicitudes de
Personal
El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de
Personal generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha
de Generación.
En el listado de solicitudes debe visualizarse:
Número de la solicitud, nombre del puesto,
cantidades solicitadas, estado (generado,
aprobado, rechazado)
Proceso Solicitar Maquinaria
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para ser
enviada al Departamento de Compras.
Se genera la Solicitud de Compra con los
siguientes datos: Código de la Solicitud de
Compra, producto o servicio solicitado, cantidad
de producto solicitado, área solicitante, persona
que solicita los productos.
Visualizar estado Solicitud
de Compra
El personal puede listar y seleccionar la Orden de Compra
para visualizar el estado en el que se encuentra.
Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de
productos solicitados, cantidad de productos
aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,
proveedor.
217
Listar Solicitudes de
Compra
El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de
Compra generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha
de Generación, productos solicitados.
En el listado de solicitudes debe visualizarse:
Número de la solicitud, nombre de los productos
solicitados, cantidades solicitadas, estado
(generado, aprobado, rechazado)
Proceso Planificar Trabajo
Funcionalidad Descripción Datos
Planificar material Se registra la planificación de material. En el caso de
necesitar material se genera la Solicitud de Compra.
Se almacena la información de tipo y cantidad de
materia prima necesaria.
Planificar mano de obra Se registra la planificación de personal. En el caso de
necesitar personal se genera la solicitud de contratación.
Se almacena la información de tipo y cantidad de
personal necesario.
Planificar maquinaria Se registra la planificación de maquinaria En el caso de
necesitar maquinaria se genera la Solicitud de Compra.
Se almacena la información de tipo y cantidad de
maquinaria necesaria.
Planificar fechas de
elaboración
Se registran las fechas estimadas de elaboración del
producto o prestación de servicio.
Se registra en la planificación fecha de
elaboración, centro de producción, maquinaria,
mano de obra y materia prima.
Listar planificaciones Se debe visualizar la calendarización de trabajo planificado
dentro de rango de fechas.
Filtro de búsqueda: rango de fechas.
Se debe visualizar: el número de la Orden de
Producción, el tipo de producto, las fechas
planificadas de elaboración, los centros de
producción planificados, el personal, material y
maquinaria planificada.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.22 Funcionalidades del Sistema de Ejecución de Trabajo.
SISEJET (Sistema de Ejecución de Trabajo)
218
Proceso Ejecutar Trabajo
Funcionalidad Descripción Datos
Ejecutar Trabajo Se registra la ejecución de la Orden de Producción. Este
registro tiene la información de la mano de obra, materia
prima, maquinaria y fechas de trabajo empleados en la
producción de productos o prestación de servicios.
Se registra la actividad realizar en el centro de
producción, la fecha de trabajo, mano de obra,
maquinaria y materia prima.
Registrar mano de obra Se registra el personal que ejecuta la Orden de Producción. Se registra la Orden de Producción, la fecha de
trabajo, las horas laboradas y el personal
operacional que fabrica los productos.
Registrar maquinaria Se registra la maquinaria empleada en la elaboración del
producto.
Se almacena la información de las horas
empleadas por cada máquina en la fabricación del
producto, se calcula la depreciación de los equipos
empleados.
Registrar tiempo de
elaboración
Se registran las fechas empleadas de fabricación del
producto o prestación de servicio.
Se registra las fechas en las que se procesaron los
productos en las diferentes áreas de producción,
todos los tiempos empleados desde del inicio al
final de ejecución del producto son registrados.
Listar trabajos ejecutados Se debe visualizar la calendarización de trabajo ejecutado. Filtro de búsqueda: rango de fechas.
Se debe visualizar: el número de la Orden de
Producción, el tipo de producto, las fechas de
elaboración, los centros de producción, el
personal, material y maquinaria empleada.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.23 Funcionalidades del Sistema de Control de Calidad.
SISQA (Sistema de Control de Calidad)
219
Proceso Controlar Calidad
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar revisión de
productos
Se reciben los productos para ejecutar el control de calidad.
Se registra el personal que realiza el control de calidad y
los tiempos empleados.
Se registra la Orden de Producción, los productos
revisados, las fechas de revisión.
Proceso Registrar Fallos
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar fallos Si el producto presenta fallas, este es registrado y separado
de los productos buenos.
Se registra: la fecha de revisión, personal que
realiza la revisión, los productos revisados, la falla
detectada.
Listar registros con fallas Se puede listar todos los productos que se registraron con
fallas.
Los filtros de búsqueda son: Orden de Producción,
fecha de revisión.
Se visualiza: Número de Orden de Producción,
con código del producto, la falla detectada.
Proceso Generar Orden de Reposición
Funcionalidad Descripción Datos
Informar de fallas en
productos
Se informa al área de producción que existen productos con
fallas.
Se envía mediante correo electrónico el listado de
productos con fallas al área de producción.
Generar orden de
reposición
La orden de reposición es similar a una Orden de
Producción en la cual se especifican los productos y la
cantidad a elaborar.
Registrar: cantidad de productos, Orden de
Producción, código de la orden de reposición,
fecha de registro.
SISEMP (Sistema de Empaquetado de Productos)
Proceso Empaquetar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Solicitar productos Se genera la solicitud de material para el embalado y
empaquetado de los productos.
Se registra la cantidad de material.
Empaquetar producto Los productos son embalados y empaquetados. Se registra el material empleado, la fecha de
empaquetado, personal que realiza el trabajo.
Informar a Bodega de Al finalizar el empaquetado de los productos se envía un
220
Producto Terminado correo electrónico informando a Bodega de Producto
Terminado que existen productos listos para ingresar a
bodega.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.24 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento de Productos.
SISALMPT (Sistema de Almacenamiento de Productos)
Proceso Empaquetar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Receptar Listado de Productos
Terminados
Se recibe el correo con la información de
los productos terminados listos para
ingresar a bodega.
El correo debe contener el nombre del cliente, el
número de Orden de Producción, cantidad de
productos a ingresar.
Actualizar Inventario Los productos son ingresados a la bodega
de producto termina y se actualizan los
inventarios.
Informar Ingreso de Productos
Terminados
Al finalizar el ingreso de los productos se
informa a Atención al Cliente y a Punto
de Venta que existen productos para ser
entregados al cliente.
Se envía un correo a Atención al Cliente y Punto de
Venta con la siguiente información: Nombre del
cliente, número de la Orden de Producción, cantidad de
producto.
Fuente: Elaboración propia.
221
3.2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento)
Tabla 3.25 Funcionalidades del Sistema de Abastecimiento.
SISCMP (Sistema de Compras)
Proceso Crear Solicitudes de Compras
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal de las diferentes áreas de la empresa puede
generar una Solicitud de Compra la cual debe ser aprobada
por el jefe de área.
La Solicitud de Compras debe poseer el estado, creado,
enviado para aprobación, rechazada, autorizada, atendida,
cancelada.
Para generara la Solicitud de Compra se debe acceder a la
lista de productos y proveedores.
En el caso de necesitar un nuevo producto o servicio se
debe poder describir las especificaciones técnicas del
producto en la solicitud.
Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de
producto, cantidad de producto, proveedor
sugerido, fecha de solicitud, fecha máxima de
ingreso de los productos, persona solicitante, área
solicitante.
Modificar Solicitud de
Compra
Al modificar la Solicitud de Compra se pueden realizar
cambios en las cantidades de los productos, eliminar
productos o agregar nuevos productos y sus proveedores.
Si se desea cancelar la Solicitud de Compra se debe
seleccionar el estado cancelado, el cual bloquea los
registros de solicitud e impide su modificación.
Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de
producto, cantidad de producto, proveedor
sugerido, fecha de solicitud, fecha máxima de
ingreso de los productos, persona solicitante, área
solicitante.
Enviar solicitud para
autorización
Las Solicitudes de Compra creadas y que se encuentran en
estado creada pueden ser envidas a los jefes de área para su
aprobación.
Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las
Del listado de Solicitudes de Compras se debe
seleccionar la orden que se desea enviar a
autorización. Este envío se lo debe realizar
mediante correo electrónico en el cual se debe
222
cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,
área solicitante, persona solicítante, descripción del
producto y estado.
adjuntar el número de Solicitud de Compra, el
área que la requiere, persona que solicita y la
descripción del producto.
Proceso Autorizar Solicitud
Funcionalidad Descripción Datos
Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las
cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,
área solicitante, persona solicitante, descripción del
producto y estado enviadas.
Listado de Solicitudes de Compra con estado
enviadas.
Autorizar solicitud Se puede seleccionar la Solicitud de Compras del listado y
revisar su descripción.
El jefe de área puede rechazar la solicitud y solicitar que se
realicen modificaciones o aprobar la solicitud.
Se puede cambiar el estado de la Solicitud de
Compra a autorizada o rechazada, en ambos casos
se debe notificar mediante correo electrónico a la
persona solicitante.
Al autorizar la Solicitud de Compra se envía un
correo con la descripción de los productos al
Departamento de Compras para que se proceda
con la adquisición.
Proceso Receptar Solicitud de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir Solicitud de
Compra
Las Solicitudes de Compra creadas y autorizadas por los
jefes de área son recibidas mediante correo electrónico.
Este correo electrónico contiene el número de la solicitud
para poder ser procesada.
Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las
cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,
área solicitante, persona solicítate, descripción del producto
y estado autorizadas.
Listado de Solicitudes de Compra con estado
autorizadas.
223
Proceso Seleccionar Proveedor
Funcionalidad Descripción Datos
Solicitar Cotización De la lista de solicitudes autorizadas para la compra puede
generar un documento PDF con los productos solicitados,
su descripción y cantidades.
Este documento es enviado mediante correo electrónico o
medio impreso a los proveedores previamente registrados.
El personal de compras puede registrar nuevos
proveedores.
Generar el PDF con la descripción de los
productos y cantidades solicitadas por las
diferentes áreas de la empresa.
Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los
proveedores.
La eliminación de los proveedores solo será posible en el
caso de que no se haya realizado ninguna transacción con
ese proveedor, caso contrario el proveedor solo podrá ser
inactivado.
Se registra: Razón social del proveedor,
representante legal, RUC, Nacionalidad,
dirección, teléfonos, sucursales, correos
electrónicos, contactos y productos que provee y
sus precios.
Registrar criterio de
calificación
Se registran los criterios de calificación para los
proveedores.
Se registra: Nombre del criterio, fecha de
creación, descripción, tipo de calificación
(Numérica, Alfanumérica, Condicional si-no,
cumple - no cumple), peso (valor numérico)
Seleccionar proveedor Las cotizaciones de los productos enviadas por los
proveedores son evaluadas por el personal de compras y se
procede con la selección del proveedor tomando en cuenta
los criterios de calificación.
Se muestra los criterios de calificación por cada
proveedor y sus valores obtenidos. El proveedor
seleccionado por el personal de compras es
asignado a la Solicitud de Compra.
Se actualiza el estado de la Solicitud de Compra a
asignado proveedor.
Proceso Generar Orden de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
224
Listar solicitudes y
proveedores
Se listan las solicitudes que se encuentren asignado
proveedor. Los filtros de búsqueda son: rango de fechas de
solicitud, proveedor, área solicitante, personal solicitante.
Se despliega la información:
Nombre del producto, área solicitante, cantidad de
producto, proveedor seleccionado, precio de
compra y los totales por pagar a proveedor.
Crear Orden de Compra De la lista de Solicitudes de Compra con estado proveedor
asignado se seleccionan y se genera la Orden de Compra
con los productos, cantidades y proveedores seleccionados.
La Orden de Compra contiene los productos solicitados en
uno o varias Solicitudes de Compras.
En el caso de necesitar autorización para la compra se
envía un correo al Jefe Administrativo encargado de la
autorizar compras.
Se registra: fecha de creación de Orden de
Compra, los productos a adquirir (estos productos
pueden ser de varias Solicitudes de Compra),
proveedor seleccionado, número de Orden de
Compra, monto a cancelar.
Enviar Orden de Compra
para autorización
Las órdenes de compra creadas pueden ser envidas a los
Jefes de Administrativos para su aprobación.
Se debe acceder al listado de órdenes de compra las cuales
deben ser filtradas por: rango de fechas de creación, área
solicitante, persona solicítate, descripción del producto y
estado.
Del listado de órdenes de compras se debe
seleccionar la orden que se desea enviar a
autorización. Este envío se lo debe realizar
mediante correo electrónico en el cual se debe
adjuntar el número de Orden de Compra, el área
que la requiere, persona que solicita, la
descripción del producto, proveedor, montos a
cancelar.
Listar órdenes de compra Los Jefes Administrativos que autorizan las compras
pueden visualizar las órdenes que requieren autorización.
Se despliega la información:
Nombre del producto, área solicitante, cantidad de
producto, proveedor seleccionado, precio de
compra y los totales por pagar a proveedor.
Aprobar Orden de Compra Del listado de órdenes de compra el Jefe Administrativo
puede seleccionar una orden y visualizar el detalle del
pedido de productos.
Si está de acuerdo puede aprobar la orden en cuyo caso
cambia el estado de la orden a aprobado.
Actualiza el estado de la Orden de Compra a
aprobado o rechazado.
225
Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía
mediante correo electrónico o medios impresos al
proveedor.
El correo contiene la información de los productos
solicitados (PDF de la Orden de Compra) y la
información de la empresa.
Notificar a bodega Se envía un correo electrónico a bodega informándole de la
adquisición de productos.
Se informa: El tipo de producto, cantidad de
producto, proveedor, departamento solicitante,
fechas de entrega del proveedor.
Proceso Realizar Pago a Proveedor
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar factura de
proveedor
Las facturas emitidas por el proveedor ya sean físicas o
digitales son registradas en el sistema
Se registra: código de la factura, proveedor, fecha
de emisión, monto a pagar.
Pago a proveedor Se realiza el pago al proveedor. Esta acción actualiza la
información financiera y contable de la empresa.
Se registra la fecha de pago, el monto de pago, la
forma de pago, código de la factura.
Se cambia el estado de la factura registrada a
pagada y se envía un correo electrónico al
proveedor notificándole el pago.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.26 Funcionalidades del Sistema de Contrato.
SISCONTR (Sistema de Contrato)
Proceso Generar Contrato
Funcionalidad Descripción Datos
Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente. Fecha de registro, nombre del contrato, código del
contrato, fecha de culminación, acuerdos
contractuales.
Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo Fecha de cierre, código del contrato, nombre del
226
llega a su final de manera legal. contrato, datos del proveedor.
Contrato con
problemas legales
Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o del
cliente contra la empresa se registra la etapa en la que se
encuentra el seguimiento legal.
Se registra: el número de contrato, nombre de
contrato, cliente, representante legal y judicial del
cliente, representante legal y judicial de la
empresa, esta legal en el que se encuentra.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.27 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento.
SISALM (Sistema de Almacenamiento)
Proceso Receptar Productos
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir notificación de
compra
El personal de bodega recibe un correo electrónico
informándole de la adquisición de productos.
Se informa: El tipo de producto, cantidad de
producto, proveedor, departamento solicitante,
fechas de entrega del proveedor.
Registrar ingreso de
productos
Se registra el ingreso de productos y se actualizan los
inventarios.
El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la
bodega en la que se alojarán los productos.
Se registra: fecha de ingreso, cantidad de
productos, Orden de Compra, proveedor, lugar de
almacenamiento.
Se actualiza la información de inventarios y
contable de la empresa.
Proceso Inspeccionar productos adquiridos
Funcionalidad Descripción Datos
Revisión de productos El personal de bodega revisa el estado de los productos, si
estos tienen fallas son separados y registrados para ser
devueltos al proveedor.
Se registra: estado del producto (bueno -
defectuoso), la hora de revisión, persona que
revisa.
Notificar productos
defectuosos
Se crea un PDF con la lista de productos defectuosos y se
informa al Departamento de Compras, jurídico y proveedor
Se genera el correo electrónico con: Lista de
productos defectuosos, fecha de revisión.
227
mediante correo electrónico.
Devolución de productos a
proveedor
Se registran los productos que se devueltos al proveedor y
se actualizan los inventarios y la información contable.
Se registra: la fecha de devolución, los productos,
proveedor, Orden de Compra.
Proceso Ingresar productos a Bodega Central
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar ingreso de
productos
Se registra el ingreso de productos y se actualizan los
inventarios.
El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la
bodega en la que se alojarán los productos.
Se registra: fecha de ingreso, cantidad de
productos, Orden de Compra, proveedor, lugar de
almacenamiento.
Se actualiza la información de inventarios y
contable de la empresa.
Despacho de productos Se procede con el despacho de los productos solicitados a
las diferentes áreas solicitantes.
Se registra: fecha de salida, área a la que
transfiere, persona que recibe, Orden de
Producción y se actualizan los inventarios.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3.28 Funcionalidades del Sistema de Administración de Proveedores.
SISADMPROV (Sistema de Administración de Proveedores)
Proceso Receptar Productos
Funcionalidad Descripción Datos
Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los
proveedores.
La eliminación de los proveedores solo será posible en el
caso de que no se haya realizado ninguna transacción con
Se registra: Razón social del proveedor,
representante legal, RUC, Nacionalidad,
dirección, teléfonos, sucursales, correos
electrónicos, contactos y productos que provee y
228
ese proveedor, caso contrario el proveedor solo podrá ser
inactivado.
sus precios.
Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía
mediante correo electrónico o medios impresos al
proveedor.
El correo contiene la información de los productos
solicitados (PDF de la Orden de Compra) y la
información de la empresa.
Registrar criterio de
calificación
Se registran los criterios de calificación para los
proveedores.
Se registra: Nombre del criterio, fecha de
creación, descripción, tipo de calificación
(Numérica, Alfanumérica, Condicional si-no,
cumple - no cumple), peso (valor numérico)
Calificar proveedor Se genera la calificación de los proveedores de acuerdo a
los criterios ingresados.
Esta calificación permite destacar a los mejores
proveedores, a los cuales el sistema recomendara
seleccionar en la siguiente compra.
Emitir garantía Se registran las garantías de los productos que se han hecho
efectivas.
Se registra: fecha de emisión de garantías, causas,
producto, proveedor.
Fuente: Elaboración propia.
229
3.2.4.- Selección del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales
En esta fase se procede con la evalución y calificación a los sistemas
informáticos y sus proveedores. Luego de seleccionar un sistema informático
específico procedemos con la evaluación de selección del consultor que colaborará en
la implementación del sistema.
3.2.4.1.- Evaluar producto
La evaluación de los sistemas informáticos se basa en la calificación otorgada
a cada una de las funcionalidades descritas en el cápitulo anterior, para la calificación
tomamos como base los valores de ponderación descritos a continuación:
Tabla 3.29 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto.
Valores de Ponderación
Descripción Valor
Ítem no evaluado 0
Ítem evaluado no soportado por el ERP 1
Ítem evaluado soportado por el ERP de manera incompleta 2
Ítem evaluado soportado por el ERP con necesidad de varias modificaciones
factibles 3
Ítem evaluado soportado por el ERP de manera correcta 4
Ítem evaluado soportado por el ERP y provee de valor agregado al trabajo 5
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
El detalle de la evaluación de las funcionalidades para cada uno de los
sistemas informáticos se encuetra detallado en la sección de Anexos. El resultado de
la evaluación se describe a continuación.
230
Tabla 3.30 Resultado de calificación de productos.
Calificación de Productos
Sistemas Informáticos Op
enB
ravo
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dyn
am
ics
ER
P
SA
P E
RP
SISADMCLI (Sistema de Administración
de Clientes) 243 218 246 246
SISCOT (Sistema de Cotización) 27 19 20 20
SISPVT (Sistema de Punto de Venta) 61 60 60 60
SISCONT (Sistema de Contrato) 3 3 3 3
SISMRK (Sistema de Marketing) 11 11 13 13
SISPLAT (Sistema de Planificación de
Trabajo) 34 23 43 43
SISEJET (Sistema de Ejecución de
Trabajo) 10 5 9 9
SISQA (Sistema de Control de Calidad) 7 5 5 5
SISEMP (Sistema de Empaquetado de
Productos) 6 6 6 6
SISALMPT (Sistema de Almacenamiento
de Productos) 12 12 12 12
SISCMP (Sistema de Compras) 80 80 80 80
SISCONTR (Sistema de Contrato) 3 3 3 3
SISALM (Sistema de Almacenamiento) 28 28 28 28
SISADMPROV (Sistema de
Administración de Proveedores) 15 11 15 15
Totales 540 484 543 543
Fuente:Elaboración propia.
231
Figura 3.16Calificación de Productos.
Fuente:Elaboración propia.
3.2.4.2.- Evaluar proveedores
Tabla 3.31 Cuadro de valores para la ponderación de calificación de proveedores.
Valores de Y
Descripción Valor
Malo 1
Regular 2
Bueno 3
Muy Bueno 4
Fuente: Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
0
50
100
150
200
250
300
OpenBravo ERP LN Microsoft DynamicsERP
SAP ERP
Calificación de Productos
SISADMCLI (Sistema de Administración de Clientes)
SISCOT (Sistema de Cotización)
SISPVT (Sistema de Punto de Venta)
SISCONT (Sistema de Contrato)
SISMRK (Sistema de Marketing)
SISPLAT (Sistema de Planificación de Trabajo)
SISEJET (Sistema de Ejecución de Trabajo)
SISQA (Sistema de Control de Calidad)
232
Tabla 3.32 Cuadro de calificación del proveedor OpenBravo S.L.
Nombre ERP OpenBravo ERP
Proveedor OpenBravo S.L.
1.- Aspectos Funcionales
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Propósito
principal
Área funcional en la que se especializa o enfoca el
sistema. El sistema en general tendrá una orientación
contable o logística, determinar si la fortaleza del
sistema está en los módulos que la empresa necesita.
8 3 24
Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que son
comprendidas y soportadas por el ERP. Grado de
cobertura de los requerimientos. Se reflejarán en lo
diferentes módulos que se pueden implementar. Por
ejemplo: Contable, financiera, control de gestión,
comercial, logística, producción, recurso humanos,
entre otros. Tener en cuenta cuales son
imprescindibles.
8 3 24
Adaptabilidad y
flexibilidad
Cuanto de la empresa viene comprendido en el
estándar, cuanto se puede parametrizar y cuanto se
debe desarrollar por fuera del estándar y si esto es
posible. Nivel de parametrización en general.
8 4 32
Facilidad de
parametrización
Evaluar si la necesidad de un cambio o el
mantenimiento de la parametrización en general no
es una tarea muy compleja.
10 3 30
Facilidad para
hacer desarrollos
propios
Posibilidad de desarrollar aplicaciones sobre el
sistema que interactúen con la funcionalidad
estándar.
10 4 40
Interacción con
otros sistemas
Interfaces estándares que permitan comunicación con
otros sistemas o posibilidad de desarrollo de las
mismas.
5 3 15
Soporte
específico de
algunos temas
Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000, e-bussiness,
agregar algún punto que pueda ser importante por la
actividad de la empresa.
5 2 10
Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 4 20
Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de impuesto y
presentaciones a las normas impositivas ecuatorianas.
Requerimientos impositivos, reportes de carácter
provincial y nacional: Percepciones de cada
provincia, libro IVA compras, IVA Ventas,
facturación electrónica.
8 3 24
Presentaciones
legales.
Herramienta para extracción de libro diario para
posterior digitalización. Estructuras de balance
5 3 15
233
adaptables.
Comunicación
con Bancos
Comunicación electrónica con bancos para manejo
de depósitos, boletas, acreditaciones en cuenta, por
ejemplo sistema Datanet.
5 1 5
Ajuste por
inflación
Contempla procesos de ajuste por inflación en caso
de situación inflacionaria tanto para cuantas
contables como stocks y activos fijos.
5 1 5
Operaciones
multimoneda
Manejo de múltiples monedas, manejo de múltiples
cotizaciones, presentaciones de balance en varias
monedas
5 3 15
Herramientas
amigables de
reporting para el
usuario
Permite el análisis matricial de la información.
Herramientas que le permitan al usuario editar sus
propios reportes en base a librerías predefinidas.
5 3 15
Esquematización
de la estructura de
la empresa
Flexibilidad de las estructuras de datos para
adaptarlas a la estructura de la empresa. Soporta
estructuras multisociedades es decir varias empresas
en un mismo sistema. Posibilidad de diferenciar las
operaciones y de hacer análisis conjuntos.
Esquematizar a la empresa por unidades de negocio.
8 4 32
TOTAL
100 44
30
6
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
30
% 91,8
Porcentaje de
cumplimiento
22,95%
2.- Aspectos técnicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Adaptabilidad a
la estructura
instalada en el
cliente
Es posible montar el ERP en el HW que posee el
cliente. 20
4 80
Distintos
ambientes
El ERP gestiona y permite trabajar con una estructura
de servidores para desarrollo, calidad y producción.
Posibilidad de tener distintos ambientes de trabajo.
10 4 40
Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es posible
que se ejecute en varias plataformas
10 4 40
Instalación
remota
¿Permite instalación y trabajo del personal técnico en
forma remota, sin estar en el lugar físico en donde
esta el servidor?
5 4 20
Estructura Web Trabaja con una estructura web 5 4 20
234
Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar el ERP,
¿es el ERP multi-motor de BD?
10 3 30
Herramientas y
lenguaje de
programación
Lenguaje de programación del propio ERP que sirva
para adaptar el sistema a las funcionalidades
requeridas.
5 4 20
Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de datos. 5 4 20
Back-up Metodología de backups y de restore 2 2 4
Auditoria Sistema de auditoria que guarde y permita evaluar
accesos al sistema, transacciones realizadas,
actualizaciones, con fecha, hora y usuario.
5 4 20
Gestor de
configuraciones
Posee herramientas que administran las distintas
versiones de los desarrollos y la parametrización.
5 4 20
Documentación El ERP posee: Documentación, help on line en el
idioma necesario, página de Internet para mayor
ayuda en linea.
3 1 3
Documentación
técnica
Documentos sobre estructura de la base de datos,
diseños, programas fuentes.
5 4 20
Conectividad
externa
Soporta conexiones externas del tipo: Internet, EDI,
Accesos remotos
5 1 5
Compatibilidad
con correo
electrónico
Permite derivar desde algunas aplicaciones mensajes
al e-mail.
5 1
5
TOTAL
100 48
34
7
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 34,7
Porcentaje de
cumplimiento
8,68%
3.- Aspectos sobre el proveedor
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Características del
proveedor
Solidez del proveedor: evolución histórica, clientes,
ganancias, cantidad de empleados.
25 4 10
0
Perspectivas de
evolución
Perspectivas del proveedor en el mercado deben ser
buenas ya que si al proveedor le va mal compraremos
un ERP que quedará sin soporte.
25
10
0
Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la misma
ciudad donde se ubican las oficinas.
20 1 20
Otras
Implementaciones
Otros clientes del mismo rubro que usen el ERP,
pedir contactos para poder consultar en etapas
posteriores. Cantidad de implementaciones.
10 4 40
Experiencia Experiencia del ERP en general y en la industria de 10 4 40
235
la empresa en particular
Confianza Criterio no cuantificable que queda a criterio de los
miembros del equipo.
10 4 40
TOTAL
100 21
34
0
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 51
Porcentaje de
cumplimiento
12,75%
4.- Aspectos sobre el servicio
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Va
lor
Y
Pon
d X
* Y
Servicio de
implementación
Libertad para realizar la implementación con el
proveedor o con una consultora. Existencia de
alguna ventaja de implementar directo con el
proveedor del ERP.
15 4 60
Alcance de la
implementación
en caso de hacerla
con el proveedor
Instalación, Adaptación / parametrización,
Capacitación técnica, Capacitación a usuarios,
Desarrollos a medida, Mantenimiento
10 1 10
Metodología de
implementación
Existencia de una metodología de implementación.
Experiencias previas
15 3 45
Tipo de
implementación
Estrategia propuesta por el proveedor para la
implementación. Módulos recomendados y
soportados.
5 3 15
Tiempo estimado
de
implementación
Tiempo estimado de implementación estándar en
base a los módulos seleccionados
5 4 20
Grado de
participación en
la
implementación
Usuarios requeridos por módulo para soportar la
implementación. Transferencia del know-how a los
usuarios.
5 4 20
Garantía de
correcta
instalación del
producto
Problemas que estarían cubiertos por el proveedor y
casos de los cuales el proveedor no se haría
responsable. Alcance de la garantía en tiempo, en
aspectos funcionales y técnicos.
10 1 10
Upgrade Averiguar cada cuanto tiempo saca una nueva
versión al mercado. Tener en cuenta si uno debe
migrar obligatoriamente a la nueva versión al salir al
mercado. De no ser así consultar cuanto tiempo el
proveedor soporta las versiones más antiguas.
10 3 30
Licencia Alcance de la licencia. Incluye el soporte post venta. 10 4 40
236
Alcance del soporte.
Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y soluciones para
analistas del ERP. El repositorio es accesible por
Internet. Existe un helpdesk para problemas no
reportados en el repositorio con un tiempo de
respuesta aceptable y atención 24 hs. Ponderación
del grupo
15 3 45
TOTAL
100 30
29
5
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 29,5
Porcentaje de
cumplimiento
7,38%
5.- Aspectos Económicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Costos del ERP En función del presupuesto que se tiene y de los otros
presupuestos recibidos evaluar del costo del sistema.
15 3 45
Costo del HW En función de los requerimientos de HW y de lo que
ya posee la empresa, evaluar el costo que implica
adquirir el equipamiento necesario para el ERP.
15 4 60
Licencias ¿Como se pagan las licencias, por única vez al
momento de la compra; o cuando ya se implementó o
una vez por año?
10 2 20
Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por ejemplo por
cantidad de usuarios o modulo activos o posibilidad
de armar paquetes corporativos.
5 4 20
Financiación Existen políticas de financiación. 5 1 5
Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo con el
departamento de legales.
5 1 5
Costos
adicionales
Adaptaciones, localizaciones, 10 4 40
Costo de
capacitación
Tener en cuenta la posibilidad de seleccionar a otro
proveedor para la implementación
10 2 20
Costo de
implementación
Costo estimado de consultaría 10 4 40
Costo de
interfaces
Costo estimado de consultaría, programadores y
recursos
5 4 20
Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben abonar nuevas
licencias? Costo del proyecto de migración
5 4 20
Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el proveedor de ERP, el
de consultaría y el de HW de manera de adquirir
5 1 5
237
algún paquete de los 3 productos juntos. De existir
consultar por beneficios técnicos y económicos.
TOTAL
100 34
30
0
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
20
% 60
Porcentaje de
cumplimiento
15,00%
6.- Aspectos estratégicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Plan estratégico
de la empresa
Incluir en este punto proyectos de negocio que tenga
la empresa que deban ser soportados por el SW con
el fin de verificar que estén cubiertos
20 4 80
Perspectivas de
crecimiento
Si la empresa planea crecer en operaciones con
clientes se debe tener en cuenta el volumen soportado
por el sistema.
15 4 60
Nuevos proyectos
en mira
Incorporar actividad CRM, apertura de nuevas
sucursales u oficinas. Verificar que la futura
estructura sea soportada tanto a nivel de HW como
de estructura funcional - lógica dentro del sistema
20 4 80
Estimar necesidad
de información
futura
Futuros negocios, Nuevos proyectos 20 4 80
Evaluar el
horizonte
temporal
Evaluar objetivos a corto y mediano plazo. Adquirir
una herramienta en una versión que no se vuelva
obsoleta en poco tiempo.
15 3 45
Prever
reestructuración
de personal
Se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el
ERP la cantidad de usuarios que se conectaran al
sistema. Si la empresa planea reducir o ampliar su
plantel considerar un número realista. Si la empresa
tiene una forma de trabajar en grupo verificar que el
ERP se ajuste a ella
5 4 20
Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo descentralizado? Si la
empresa planea mudar sus oficinas contemplar la
posibilidad que las oficinas del proveedor no estén
cerca y si da soporte remoto
5 4 20
TOTAL
100 27
38
5
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 57,75
238
Porcentaje de
cumplimiento
14,44%
Total
100
% 1973
Total de
cumplimiento
81,19
%
Ventajas y Desventajas
Ventajas Sistema informático con una versión OpenSource, que permite
modificar el sistema para adaptarse a las necesidades y sin el pago
de licencias.
Se despliega en un ambiente web y el costo en hardware es bajo.
Desventajas El proveedor es internacional por lo que se debe contratar a
consultoras para su adaptación e implementación.
Se deben realizar adaptaciones al sistema para cumplir con la
legislación ecuatoriana.
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
Tabla 3.33 Cuadro de calificación del proveedor Infor Global Solutions.
Nombre ERP INFOR ERP LN
Proveedor Infor Global Solutions
1.- Aspectos Funcionales
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Propósito principal Área funcional en la que se especializa o
enfoca el sistema. El sistema en general
tendrá una orientación contable o logística,
determinar si la fortaleza del sistema está
en los módulos que la empresa necesita.
8 3 24
Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que son
comprendidas y soportadas por el ERP.
Grado de cobertura de los requerimientos.
Se reflejarán en lo diferentes módulos que
se pueden implementar. Por ejemplo:
Contable, financiera, control de gestión,
comercial, logística, producción, recurso
humanos, entre otros. Tener en cuenta
8 2 16
239
cuales son imprescindibles.
Adaptabilidad y
flexibilidad
Cuanto de la empresa viene comprendido
en el estándar, cuanto se puede
parametrizar y cuanto se debe desarrollar
por fuera del estándar y si esto es posible.
Nivel de parametrización en general.
8 2 16
Facilidad de
parametrización
Evaluar si la necesidad de un cambio o el
mantenimiento de la parametrización en
general no es una tarea muy compleja.
10 3 30
Facilidad para hacer
desarrollos propios
Posibilidad de desarrollar aplicaciones
sobre el sistema que interactúen con la
funcionalidad estándar.
10 1 10
Interacción con
otros sistemas
Interfaces estándares que permitan
comunicación con otros sistemas o
posibilidad de desarrollo de las mismas.
5 1 5
Soporte específico
de algunos temas
Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000, e-
bussiness, agregar algún punto que pueda
ser importante por la actividad de la
empresa.
5 3 15
Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 4 20
Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de
impuesto y presentaciones a las normas
impositivas ecuatorianas. Requerimientos
impositivos, reportes de carácter provincial
y nacional: Percepciones de cada provincia,
libro IVA compras, IVA Ventas,
facturación electrónica.
8 3 24
Presentaciones
legales.
Herramienta para extracción de libro diario
para posterior digitalización. Estructuras de
balance adaptables.
5 3 15
Comunicación con
Bancos
Comunicación electrónica con bancos para
manejo de depósitos, boletas,
acreditaciones en cuenta, por ejemplo
sistema Datanet.
5 2 10
Ajuste por inflación Contempla procesos de ajuste por inflación
en caso de situación inflacionaria tanto
para cuantas contables como stocks y
activos fijos.
5 1 5
Operaciones
multimoneda
Manejo de múltiples monedas, manejo de
múltiples cotizaciones, presentaciones de
balance en varias monedas
5 3 15
Herramientas
amigables de
reporting para el
usuario
Permite el análisis matricial de la
información. Herramientas que le permitan
al usuario editar sus propios reportes en
base a librerías predefinidas.
5 3 15
Esquematización de
la estructura de la
Flexibilidad de las estructuras de datos para
adaptarlas a la estructura de la empresa.
8 2 16
240
empresa Soporta estructuras multisociedades es
decir varias empresas en un mismo
sistema. Posibilidad de diferenciar las
operaciones y de hacer análisis conjuntos.
Esquematizar a la empresa por unidades de
negocio.
TOTAL
100 36 236
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
30
% 70,8
Porcentaje de
cumplimiento
17,70%
2.- Aspectos técnicos
Criterio de
selección Descripción Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Adaptabilidad a la
estructura instalada
en el cliente
Es posible montar el ERP en el HW que
posee el cliente.
20 3 60
Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con una
estructura de servidores para desarrollo,
calidad y producción. Posibilidad de tener
distintos ambientes de trabajo.
10 2 20
Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es
posible que se ejecute en varias
plataformas
10 1 10
Instalación remota ¿Permite instalación y trabajo del personal
técnico en forma remota, sin estar en el
lugar físico en donde esta el servidor?
5 3 15
Estructura Web Trabaja con una estructura web 5 1 5
Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar
el ERP, ¿es el ERP multi-motor de BD?
10 4 40
Herramientas y
lenguaje de
programación
Lenguaje de programación del propio ERP
que sirva para adaptar el sistema a las
funcionalidades requeridas.
5 1 5
Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de
datos.
5 4 20
Back-up Metodología de backups y de restore 2 2 4
Auditoria Sistema de auditoria que guarde y permita
evaluar accesos al sistema, transacciones
realizadas, actualizaciones, con fecha, hora
y usuario.
5 4 20
Gestor de
configuraciones
Posee herramientas que administran las
distintas versiones de los desarrollos y la
5 2 10
241
parametrización.
Documentación El ERP posee: Documentación, help on
line en el idioma necesario, página de
Internet para mayor ayuda en linea.
3 3 9
Documentación
técnica
Documentos sobre estructura de la base de
datos, diseños, programas fuentes.
5 1 5
Conectividad
externa
Soporta conexiones externas del tipo:
Internet, EDI, Accesos remotos
5 1 5
Compatibilidad con
correo electrónico
Permite derivar desde algunas aplicaciones
mensajes al e-mail. 5 1
5
TOTAL
100 33 233
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 23,3
Porcentaje de
cumplimiento
5,83%
3.- Aspectos sobre el proveedor
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Características del
proveedor
Solidez del proveedor: evolución histórica,
clientes, ganancias, cantidad de empleados.
25 4 100
Perspectivas de
evolución
Perspectivas del proveedor en el mercado
deben ser buenas ya que si al proveedor le
va mal compraremos un ERP que quedará
sin soporte.
25 4 100
Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la
misma ciudad donde se ubican las oficinas.
20 1 20
Otras
Implementaciones
Otros clientes del mismo rubro que usen el
ERP, pedir contactos para poder consultar
en etapas posteriores. Cantidad de
implementaciones.
10 4 40
Experiencia Experiencia del ERP en general y en la
industria de la empresa en particular.
10 4 40
Confianza Criterio no cuantificable que queda a
criterio de los miembros del equipo.
10 4 40
TOTAL
100 21 340
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 51
Porcentaje de
cumplimiento
12,75%
242
4.- Aspectos sobre el servicio
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Servicio de
implementación
Libertad para realizar la implementación
con el proveedor o con una consultora.
Existencia de alguna ventaja de
implementar directo con el proveedor del
ERP.
15 4 60
Alcance de la
implementación en
caso de hacerla con
el proveedor
Instalación, Adaptación / parametrización,
Capacitación técnica, Capacitación a
usuarios, Desarrollos a medida,
Mantenimiento
10 1 10
Metodología de
implementación
Existencia de una metodología de
implementación. Experiencias previas
15 2 30
Tipo de
implementación
Estrategia propuesta por el proveedor para
la implementación de módulos
recomendados y soportados.
5 3 15
Tiempo estimado de
implementación
Tiempo estimado de implementación
estándar en base a los módulos
seleccionados
5 3 15
Grado de
participación en la
implementación
Usuarios requeridos por módulo para
soportar la implementación. Transferencia
del know-how a los usuarios.
5 4 20
Garantía de correcta
instalación del
producto
Problemas que estarían cubiertos por el
proveedor y casos de los cuales el
proveedor no se haría responsable. Alcance
de la garantía en tiempo, en aspectos
funcionales y técnicos
10 3 30
Upgrade Averiguar cada cuanto tiempo saca una
nueva versión al mercado. Tener en cuenta
si uno debe migrar obligatoriamente a la
nueva versión al salir al mercado. De no
ser así consultar cuanto tiempo el
proveedor soporta las versiones más
antiguas.
10 2 20
Licencia Alcance de la licencia. Incluye el soporte
post venta. Alcance del soporte.
10 4 40
Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y
soluciones para analistas del ERP. El
repositorio es accesible por Internet. Existe
un helpdesk para problemas no reportados
en el repositorio con un tiempo de
respuesta aceptable y atención 24 hs.
Ponderación del grupo
15 2 30
243
TOTAL
100 28 270
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 27
Porcentaje de
cumplimiento
6,75%
5.- Aspectos Económicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Costos del ERP En función del presupuesto que se tiene y
de los otros presupuestos recibidos evaluar
del costo del sistema.
15 2 30
Costo del HW En función de los requerimientos de HW y
de lo que ya posee la empresa, evaluar el
costo que implica adquirir el equipamiento
necesario para el ERP.
15 2 30
Licencias Como se pagan las licencias, por única vez
al momento de la compra; o cuando ya se
implementó o una vez por año?
10 2 20
Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por
ejemplo por cantidad de usuarios o modulo
activos o posibilidad de armar paquetes
corporativos.
5 3 15
Financiación Existen políticas de financiación. 5 1 5
Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo
con el departamento de legales.
5 2 10
Costos adicionales Adaptaciones, localizaciones, 10 4 40
Costo de
capacitación
Tener en cuenta la posibilidad de
seleccionar a otro proveedor para la
implementación
10 3 30
Costo de
implementación
Costo estimado de consultaría 10 3 30
Costo de interfaces Costo estimado de consultaría,
programadores y recursos
5 2 10
Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben abonar
nuevas licencias? Costo del proyecto de
migración
5 4 20
Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el proveedor
de ERP, el de consultaría y el de HW de
manera de adquirir algún paquete de los 3
productos juntos. De existir consultar por
beneficios técnicos y económicos.
5 1 5
TOTAL
100 29 245
Puntaje máximo
400
244
Ponderación del
grupo
20
% 49
Porcentaje de
cumplimiento
12,25%
6.- Aspectos estratégicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Plan estratégico de
la empresa
Incluir en este punto proyectos de negocio
que tenga la empresa que deban ser
soportados por el SW con el fin de verificar
que estén cubiertos
20 4 80
Perspectivas de
crecimiento
Si la empresa planea crecer en operaciones
con clientes se debe tener en cuenta el
volumen soportado por el sistema.
15 4 60
Nuevos proyectos
en mira
Incorporar actividad CRM, apertura de
nuevas sucursales u oficinas. Verificar que
la futura estructura sea soportada tanto a
nivel de HW como de estructura funcional
- lógica dentro del sistema
20 4 80
Estimar necesidad
de información
futura
Futuros negocios, Nuevos proyectos 20 4 80
Evaluar el horizonte
temporal
Evaluar objetivos a corto y mediano plazo.
Adquirir una herramienta en una versión
que no se vuelva obsoleta en poco tiempo.
15 4 60
Prever
reestructuración de
personal
Se debe tener en cuenta a la hora de
seleccionar el ERP la cantidad de usuarios
que se conectaran al sistema. Si la empresa
planea reducir o ampliar su plantel
considerar un número realista. Si la
empresa tiene una forma de trabajar en
grupo verificar que el ERP se ajuste a ella
5 4 20
Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo
descentralizado? Si la empresa planea
mudar sus oficinas contemplar la
posibilidad que las oficinas del proveedor
no estén cerca y si da soporte remoto
5 4 20
TOTAL
100 28 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 60
Porcentaje de
cumplimiento
15,00%
245
Total
100
% 1724
Total de
cumplimiento
70,28%
Ventajas y Desventajas
Ventajas Sistema informático robusto con implementaciones a nivel
mundial.
Desventajas Costos de licenciamiento altos. Posibilidad nula de adaptar
nuevas funcionalidades por desarrollo propio.
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
Tabla 3.34 Cuadro de calificación del proveedor Microsoft.
Nombre ERP Microsoft Dynamics ERP
Proveedor Microsoft
1.- Aspectos Funcionales
Criterio de
selección Descripción P
on
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Propósito principal Área funcional en la que se especializa o
enfoca el sistema. El sistema en general
tendrá una orientación contable o logística,
determinar si la fortaleza del sistema está
en los módulos que la empresa necesita.
8 3 24
Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que son
comprendidas y soportadas por el ERP.
Grado de cobertura de los requerimientos.
Se reflejarán en lo diferentes módulos que
se pueden implementar. Por ejemplo:
Contable, financiera, control de gestión,
comercial, logística, producción, recurso
humanos, entre otros. Tener en cuenta
cuales son imprescindibles.
8 3 24
Adaptabilidad y
flexibilidad
Cuanto de la empresa viene comprendido
en el estándar, cuanto se puede
parametrizar y cuanto se debe desarrollar
por fuera del estándar y si esto es posible.
8 2 16
246
Nivel de parametrización en general.
Facilidad de
parametrización
Evaluar si la necesidad de un cambio o el
mantenimiento de la parametrización en
general no es una tarea muy compleja.
10 3 30
Facilidad para hacer
desarrollos propios
Posibilidad de desarrollar aplicaciones
sobre el sistema que interactúen con la
funcionalidad estándar.
10 1 10
Interacción con
otros sistemas
Interfaces estándares que permitan
comunicación con otros sistemas o
posibilidad de desarrollo de las mismas.
5 3 15
Soporte específico
de algunos temas
Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000, e-
bussiness, agregar algún punto que pueda
ser importante por la actividad de la
empresa.
5 3 15
Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 4 20
Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de
impuesto y presentaciones a las normas
impositivas ecuatorianas. Requerimientos
impositivos, reportes de carácter provincial
y nacional: Percepciones de cada provincia,
libro IVA compras, IVA Ventas,
facturación electrónica.
8 4 32
Presentaciones
legales.
Herramienta para extracción de libro diario
para posterior digitalización. Estructuras de
balance adaptables.
5 3 15
Comunicación con
Bancos
Comunicación electrónica con bancos para
manejo de depósitos, boletas,
acreditaciones en cuenta, por ejemplo
sistema Datanet.
5 3 15
Ajuste por inflación Contempla procesos de ajuste por inflación
en caso de situación inflacionaria tanto
para cuantas contables como stocks y
activos fijos.
5 1 5
Operaciones
multimoneda
Manejo de múltiples monedas, manejo de
múltiples cotizaciones, presentaciones de
balance en varias monedas
5 3 15
Herramientas
amigables de
reporting para el
usuario
Permite el análisis matricial de la
información. Herramientas que le permitan
al usuario editar sus propios reportes en
base a librerías predefinidas.
5 3 15
Esquematización de
la estructura de la
empresa
Flexibilidad de las estructuras de datos para
adaptarlas a la estructura de la empresa.
Soporta estructuras multisociedades es
decir varias empresas en un mismo
sistema. Posibilidad de diferenciar las
operaciones y de hacer análisis conjuntos.
Esquematizar a la empresa por unidades de
8 2 16
247
negocio.
TOTAL
100 41 267
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
30
% 80,1
Porcentaje de
cumplimiento
20,03%
2.- Aspectos técnicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Adaptabilidad a la
estructura instalada
en el cliente
Es posible montar el ERP en el HW que
posee el cliente.
20 1 20
Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con una
estructura de servidores para desarrollo,
calidad y producción. Posibilidad de tener
distintos ambientes de trabajo.
10 2 20
Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es
posible que se ejecute en varias
plataformas
10 1 10
Instalación remota ¿Permite instalación y trabajo del personal
técnico en forma remota, sin estar en el
lugar físico en donde esta el servidor?
5 1 5
Estructura Web Trabaja con una estructura web 5 1 5
Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar
el ERP, ¿es el ERP multi-motor de BD?
10 1 10
Herramientas y
lenguaje de
programación
Lenguaje de programación del propio ERP
que sirva para adaptar el sistema a las
funcionalidades requeridas.
5 1 5
Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de
datos.
5 4 20
Back-up Metodología de backups y de restore 2 3 6
Auditoria Sistema de auditoria que guarde y permita
evaluar accesos al sistema, transacciones
realizadas, actualizaciones, con fecha, hora
y usuario.
5 4 20
Gestor de
configuraciones
Posee herramientas que administran las
distintas versiones de los desarrollos y la
parametrización.
5 3 15
Documentación El ERP posee: Documentación, help on
line en el idioma necesario, página de
Internet para mayor ayuda en linea.
3 3 9
248
Documentación
técnica
Documentos sobre estructura de la base de
datos, diseños, programas fuentes.
5 3 15
Conectividad
externa
Soporta conexiones externas del tipo:
Internet, EDI, Accesos remotos
5 2 10
Compatibilidad con
correo electrónico
Permite derivar desde algunas aplicaciones
mensajes al e-mail. 5 2
10
TOTAL
100 32 180
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 18
Porcentaje de
cumplimiento
4,50%
3.- Aspectos sobre el proveedor
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Características del
proveedor
Solidez del proveedor: evolución histórica,
clientes, ganancias, cantidad de empleados.
25 4
100
Perspectivas de
evolución
Perspectivas del proveedor en el mercado
deben ser buenas ya que si al proveedor le
va mal compraremos un ERP que quedará
sin soporte.
25 4 100
Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la
misma ciudad donde se ubican las oficinas.
20 3 60
Otras
Implementaciones
Otros clientes del mismo rubro que usen el
ERP, pedir contactos para poder consultar
en etapas posteriores. Cantidad de
implementaciones.
10 4 40
Experiencia Experiencia del ERP en general y en la
industria de la empresa en particular
10 4 40
Confianza Criterio no cuantificable que queda a
criterio de los miembros del equipo.
10 4 40
TOTAL
100 23 380
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 57
Porcentaje de
cumplimiento
14,25%
4.- Aspectos sobre el servicio
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Servicio de Libertad para realizar la implementación 15 4 60
249
implementación con el proveedor o con una consultora.
Existencia de alguna ventaja de
implementar directo con el proveedor del
ERP.
Alcance de la
implementación en
caso de hacerla con
el proveedor
Instalación, Adaptación / parametrización,
Capacitación técnica, Capacitación a
usuarios, Desarrollos a medida,
Mantenimiento
10 3 30
Metodología de
implementación
Existencia de una metodología de
implementación. Experiencias previas
15 3 45
Tipo de
implementación
Estrategia propuesta por el proveedor para
la implementación de módulos
recomendados y soportados.
5 4 20
Tiempo estimado de
implementación
Tiempo estimado de implementación
estándar en base a los módulos
seleccionados
5 4 20
Grado de
participación en la
implementación
Usuarios requeridos por módulo para
soportar la implementación. Transferencia
del know-how a los usuarios.
5 4 20
Garantía de correcta
instalación del
producto
Problemas que estarían cubiertos por el
proveedor y casos de los cuales el
proveedor no se haría responsable. Alcance
de la garantía en tiempo, en aspectos
funcionales y técnicos
10 3 30
Upgrade Averiguar cada cuanto tiempo saca una
nueva versión al mercado. Tener en cuenta
si uno debe migrar obligatoriamente a la
nueva versión al salir al mercado. De no
ser así consultar cuanto tiempo el
proveedor soporta las versiones más
antiguas.
10 3 30
Licencia Alcance de la licencia. Incluye el soporte
post venta. Alcance del soporte.
10 1 10
Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y
soluciones para analistas del ERP. El
repositorio es accesible por Internet. Existe
un helpdesk para problemas no reportados
en el repositorio con un tiempo de
respuesta aceptable y atención 24 hs.
Ponderación del grupo
15 3 45
TOTAL
100 32 310
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 31
Porcentaje de
cumplimiento
7,75%
250
5.- Aspectos Económicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Costos del ERP En función del presupuesto que se tiene y
de los otros presupuestos recibidos evaluar
del costo del sistema.
15 1 15
Costo del HW En función de los requerimientos de HW y
de lo que ya posee la empresa, evaluar el
costo que implica adquirir el equipamiento
necesario para el ERP.
15 1 15
Licencias Como se pagan las licencias, por única vez
al momento de la compra; o cuando ya se
implementó o una vez por año?
10 2 20
Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por
ejemplo por cantidad de usuarios o modulo
activos o posibilidad de armar paquetes
corporativos.
5 2 10
Financiación Existen políticas de financiación. 5 1 5
Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo
con el departamento de legales.
5 3 15
Costos adicionales Adaptaciones, localizaciones, 10 2 20
Costo de
capacitación
Tener en cuenta la posibilidad de
seleccionar a otro proveedor para la
implementación
10 2 20
Costo de
implementación
Costo estimado de consultaría 10 2 20
Costo de interfaces Costo estimado de consultaría,
programadores y recursos
5 2 10
Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben abonar
nuevas licencias? Costo del proyecto de
migración
5 4 20
Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el proveedor
de ERP, el de consultaría y el de HW de
manera de adquirir algún paquete de los 3
productos juntos. De existir consultar por
beneficios técnicos y económicos.
5 3 15
TOTAL
100 25 185
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
20
% 37
Porcentaje de
cumplimiento
9,25%
6.- Aspectos estratégicos
251
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Plan estratégico de
la empresa
Incluir en este punto proyectos de negocio
que tenga la empresa que deban ser
soportados por el SW con el fin de verificar
que estén cubiertos
20 4 80
Perspectivas de
crecimiento
Si la empresa planea crecer en operaciones
con clientes se debe tener en cuenta el
volumen soportado por el sistema.
15 4 60
Nuevos proyectos
en mira
Incorporar actividad CRM, apertura de
nuevas sucursales u oficinas. Verificar que
la futura estructura sea soportada tanto a
nivel de HW como de estructura funcional
- lógica dentro del sistema
20 4 80
Estimar necesidad
de información
futura
Futuros negocios, Nuevos proyectos 20 4 80
Evaluar el horizonte
temporal
Evaluar objetivos a corto y mediano plazo.
Adquirir una herramienta en una versión
que no se vuelva obsoleta en poco tiempo.
15 4 60
Prever
reestructuración de
personal
Se debe tener en cuenta a la hora de
seleccionar el ERP la cantidad de usuarios
que se conectaran al sistema. Si la empresa
planea reducir o ampliar su plantel
considerar un número realista. Si la
empresa tiene una forma de trabajar en
grupo verificar que el ERP se ajuste a ella
5 4 20
Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo
descentralizado? Si la empresa planea
mudar sus oficinas contemplar la
posibilidad que las oficinas del proveedor
no estén cerca y si da soporte remoto
5 4 20
TOTAL
100 28 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 60
Porcentaje de
cumplimiento
15,00%
Total
100
% 1722
Total de
cumplimiento
70,78%
Ventajas y Desventajas
252
Ventajas Sistema informático robusto con implementaciones a nivel
mundial.
Desventajas Costos de licenciamiento altos. Posibilidad nula de adaptar
nuevas funcionalidades por desarrollo propio.
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
Tabla 3.35 Cuadro de calificación del proveedor SAP.
Nombre
ERP SAP ERP
Proveedor SAP
1.- Aspectos Funcionales
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Propósito principal Área funcional en la que se especializa o
enfoca el sistema. El sistema en general
tendrá una orientación contable o logística,
determinar si la fortaleza del sistema está
en los módulos que la empresa necesita.
8 3 24
Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que son
comprendidas y soportadas por el ERP.
Grado de cobertura de los requerimientos.
Se reflejarán en lo diferentes módulos que
se pueden implementar. Por ejemplo:
Contable, financiera, control de gestión,
comercial, logística, producción, recurso
humanos, entre otros. Tener en cuenta
cuales son imprescindibles.
8 2 16
Adaptabilidad y
flexibilidad
Cuanto de la empresa viene comprendido
en el estándar, cuanto se puede
parametrizar y cuanto se debe desarrollar
por fuera del estándar y si esto es posible.
Nivel de parametrización en general.
8 2 16
Facilidad de
parametrización
Evaluar si la necesidad de un cambio o el
mantenimiento de la parametrización en
general no es una tarea muy compleja.
10 3 30
Facilidad para hacer
desarrollos propios
Posibilidad de desarrollar aplicaciones
sobre el sistema que interactúen con la
funcionalidad estándar.
10 1 10
253
Interacción con
otros sistemas
Interfaces estándares que permitan
comunicación con otros sistemas o
posibilidad de desarrollo de las mismas.
5 1 5
Soporte específico
de algunos temas
Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000, e-
bussiness, agregar algún punto que pueda
ser importante por la actividad de la
empresa.
5 2 10
Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 4 20
Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de
impuesto y presentaciones a las normas
impositivas ecuatorianas. Requerimientos
impositivos, reportes de carácter provincial
y nacional: Percepciones de cada provincia,
libro IVA compras, IVA Ventas,
facturación electrónica.
8 3 24
Presentaciones
legales.
Herramienta para extracción de libro diario
para posterior digitalización. Estructuras de
balance adaptables.
5 3 15
Comunicación con
Bancos
Comunicación electrónica con bancos para
manejo de depósitos, boletas,
acreditaciones en cuenta, por ejemplo
sistema Datanet.
5 2 10
Ajuste por inflación Contempla procesos de ajuste por inflación
en caso de situación inflacionaria tanto
para cuantas contables como stocks y
activos fijos.
5 1 5
Operaciones
multimoneda
Manejo de múltiples monedas, manejo de
múltiples cotizaciones, presentaciones de
balance en varias monedas
5 3 15
Herramientas
amigables de
reporting para el
usuario
Permite el análisis matricial de la
información. Herramientas que le permitan
al usuario editar sus propios reportes en
base a librerías predefinidas.
5 2 10
Esquematización de
la estructura de la
empresa
Flexibilidad de las estructuras de datos para
adaptarlas a la estructura de la empresa.
Soporta estructuras multisociedades es
decir varias empresas en un mismo
sistema. Posibilidad de diferenciar las
operaciones y de hacer análisis conjuntos.
Esquematizar a la empresa por unidades de
negocio.
8 2 16
TOTAL
100 34 226
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
30
% 67,8
Porcentaje de
cumplimiento
16,95%
254
2.- Aspectos técnicos
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Adaptabilidad a la
estructura instalada
en el cliente
Es posible montar el ERP en el HW que
posee el cliente.
20 1 20
Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con una
estructura de servidores para desarrollo,
calidad y producción. Posibilidad de tener
distintos ambientes de trabajo.
10 1 10
Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es
posible que se ejecute en varias
plataformas
10 1 10
Instalación remota ¿Permite instalación y trabajo del personal
técnico en forma remota, sin estar en el
lugar físico en donde esta el servidor?
5 1 5
Estructura Web Trabaja con una estructura web 5 1 5
Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar
el ERP, ¿es el ERP multi-motor de BD?
10 1 10
Herramientas y
lenguaje de
programación
Lenguaje de programación del propio ERP
que sirva para adaptar el sistema a las
funcionalidades requeridas.
5 1 5
Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de
datos.
5 3 15
Back-up Metodología de backups y de restore 2 3 6
Auditoria Sistema de auditoria que guarde y permita
evaluar accesos al sistema, transacciones
realizadas, actualizaciones, con fecha, hora
y usuario.
5 3 15
Gestor de
configuraciones
Posee herramientas que administran las
distintas versiones de los desarrollos y la
parametrización.
5 1 5
Documentación El ERP posee: Documentación, help on
line en el idioma necesario, página de
Internet para mayor ayuda en linea.
3 3 9
Documentación
técnica
Documentos sobre estructura de la base de
datos, diseños, programas fuentes.
5 1 5
Conectividad
externa
Soporta conexiones externas del tipo:
Internet, EDI, Accesos remotos
5 1 5
Compatibilidad con
correo electrónico
Permite derivar desde algunas aplicaciones
mensajes al e-mail. 5 1
5
TOTAL
100 23 130
Puntaje máximo
400
Ponderación del
10 13
255
grupo %
Porcentaje de
cumplimiento
3,25%
3.- Aspectos sobre el proveedor
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Características del
proveedor
Solidez del proveedor: evolución histórica,
clientes, ganancias, cantidad de empleados.
25 4 100
Perspectivas de
evolución
Perspectivas del proveedor en el mercado
deben ser buenas ya que si al proveedor le
va mal compraremos un ERP que quedará
sin soporte.
25 4 100
Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la
misma ciudad donde se ubican las oficinas.
20 3 60
Otras
Implementaciones
Otros clientes del mismo rubro que usen el
ERP, pedir contactos para poder consultar
en etapas posteriores. Cantidad de
implementaciones.
10 3 30
Experiencia Experiencia del ERP en general y en la
industria de la empresa en particular
10 3 30
Confianza Criterio no cuantificable que queda a
criterio de los miembros del equipo.
10 4 40
TOTAL
100 21 360
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 54
Porcentaje de
cumplimiento
13,50%
4.- Aspectos sobre el servicio
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Servicio de
implementación
Libertad para realizar la implementación
con el proveedor o con una consultora.
Existencia de alguna ventaja de
implementar directo con el proveedor del
ERP.
15 3 45
Alcance de la Instalación, Adaptación / parametrización, 10 3 30
256
implementación en
caso de hacerla con
el proveedor
Capacitación técnica, Capacitación a
usuarios, Desarrollos a medida,
Mantenimiento
Metodología de
implementación
Existencia de una metodología de
implementación. Experiencias previas
15 2 30
Tipo de
implementación
Estrategia propuesta por el proveedor para
la implementación módulos recomendados
y soportados.
5 3 15
Tiempo estimado de
implementación
Tiempo estimado de implementación
estándar en base a los módulos
seleccionados
5 3 15
Grado de
participación en la
implementación
Usuarios requeridos por módulo para
soportar la implementación. Transferencia
del know-how a los usuarios.
5 3 15
Garantía de correcta
instalación del
producto
Problemas que estarían cubiertos por el
proveedor y casos de los cuales el
proveedor no se haría responsable. Alcance
de la garantía en tiempo, en aspectos
funcionales y técnicos
10 3 30
Upgrade Averiguar cada cuanto tiempo saca una
nueva versión al mercado. Tener en cuenta
si uno debe migrar obligatoriamente a la
nueva versión al salir al mercado. De no
ser así consultar cuanto tiempo el
proveedor soporta las versiones más
antiguas.
10 3 30
Licencia Alcance de la licencia. Incluye el soporte
post venta. Alcance del soporte.
10 1 10
Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y
soluciones para analistas del ERP. El
repositorio es accesible por Internet. Existe
un helpdesk para problemas no reportados
en el repositorio con un tiempo de
respuesta aceptable y atención 24 hs.
Ponderación del grupo
15 2 30
TOTAL
100 26 250
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
10
% 25
Porcentaje de
cumplimiento
6,25%
5.- Aspectos Económicos
257
Criterio de
selección Descripción
Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Costos del ERP En función del presupuesto que se tiene y
de los otros presupuestos recibidos evaluar
del costo del sistema.
15 1 15
Costo del HW En función de los requerimientos de HW y
de lo que ya posee la empresa, evaluar el
costo que implica adquirir el equipamiento
necesario para el ERP.
15 1 15
Licencias ¿Como se pagan las licencias, por única
vez al momento de la compra; o cuando ya
se implementó o una vez por año?
10 1 10
Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por
ejemplo por cantidad de usuarios o modulo
activos o posibilidad de armar paquetes
corporativos.
5 1 5
Financiación Existen políticas de financiación. 5 1 5
Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo
con el departamento de legales.
5 3 15
Costos adicionales Adaptaciones, localizaciones, 10 2 20
Costo de
capacitación
Tener en cuenta la posibilidad de
seleccionar a otro proveedor para la
implementación
10 1 10
Costo de
implementación
Costo estimado de consultaría 10 1 10
Costo de interfaces Costo estimado de consultaría,
programadores y recursos
5 1 5
Upgrade Costo del Upgrade.¿Se deben abonar
nuevas licencias? Costo del proyecto de
migración
5 3 15
Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el proveedor
de ERP, el de consultaría y el de HW de
manera de adquirir algún paquete de los 3
productos juntos. De existir consultar por
beneficios técnicos y económicos.
5 2 10
TOTAL
100 18 135
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
20
% 27
Porcentaje de
cumplimiento
6,75%
6.- Aspectos estratégicos
258
Criterio de
selección Descripción Pon
d X
Valo
r Y
Pon
d X
* Y
Plan estratégico de
la empresa
Incluir en este punto proyectos de negocio
que tenga la empresa que deban ser
soportados por el SW con el fin de verificar
que estén cubiertos
20 4 80
Perspectivas de
crecimiento
Si la empresa planea crecer en operaciones
con clientes se debe tener en cuenta el
volumen soportado por el sistema.
15 4 60
Nuevos proyectos
en mira
Incorporar actividad CRM, apertura de
nuevas sucursales u oficinas. Verificar que
la futura estructura sea soportada tanto a
nivel de HW como de estructura funcional
- lógica dentro del sistema
20 4 80
Estimar necesidad
de información
futura
Futuros negocios, Nuevos proyectos 20 4 80
Evaluar el horizonte
temporal
Evaluar objetivos a corto y mediano plazo.
Adquirir una herramienta en una versión
que no se vuelva obsoleta en poco tiempo.
15 4 60
Prever
reestructuración de
personal
Se debe tener en cuenta a la hora de
seleccionar el ERP la cantidad de usuarios
que se conectaran al sistema. Si la empresa
planea reducir o ampliar su plantel
considerar un número realista. Si la
empresa tiene una forma de trabajar en
grupo verificar que el ERP se ajuste a ella
5 4 20
Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo
descentralizado? Si la empresa planea
mudar sus oficinas contemplar la
posibilidad que las oficinas del proveedor
no estén cerca y si da soporte remoto
5 4 20
TOTAL
100 28 400
Puntaje máximo
400
Ponderación del
grupo
15
% 60
Porcentaje de
cumplimiento
15,00%
Total
100
% 1501
Total de
cumplimiento
61,70%
259
Ventajas y Desventajas
Ventajas Sistema informático robusto con implementaciones a nivel
mundial.
Desventajas Costos de licenciamiento altos. Posibilidad nula de adaptar
nuevas funcionalidades por desarrollo propio.
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
Tabla 3.36 Resumen de calificación de proveedores.
Calificación de Proveedores
Sistemas Informáticos OpenBravo ERP LN Microsoft Dynamics ERP SAP ERP
Aspectos Funcionales 22,95 17,7 20,03 16,95
Aspectos Técnicos 8,68 5,83 4,5 3,25
Aspectos Sobre el Proveedor 12,75 12,75 14,25 13,5
Aspectos Sobre el Servicio 7,38 6,75 7,75 6,25
Aspectos Económicos 15 12,25 9,25 6,75
Aspectos Estratégicos 14,44 15 15 15
Porcentaje de Cumplimiento 81,2 70,28 70,78 61,7
Fuente: Elaboración propia.
De acuerdo a la Tabla 3.36, se selecciona al proveedor OpenBravo S.L el cual
cumple con un 81.19% de los aspectos solicitados.
Figura 3.17Calificación de Proveedores.
260
Fuente: Elaboración propia.
3.2.4.3.- Evaluar consultor
Tabla 3.37Ponderaciones para evaluación de consultores
Valores de Y
Descripción Valor
Malo 1
Regular 2
Bueno 3
Muy Bueno 4
Fuente: Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Tabla 3.38 Evaluación del Partner Atrums.
Nombre ERP OpenBravo
Proveedor ATRUMS
Criterios de selección Pond X Valor Y Pond X * Y
0
5
10
15
20
25Aspectos Funcionales
Aspectos Técnicos
Aspectos Sobre elProveedor
Aspectos Sobre elServicio
Aspectos Económicos
Aspectos Estratégicos
Calificación de Proveedores
OpenBravo ERP LN Microsoft Dynamics ERP SAP ERP
261
1.- Aspectos generales
Solidez del proveedor 10% 10% 3 0,3
Soporte en el país 10% 10% 3 0,3
Cantidad de implementaciones 5% 5% 3 0,15
Calidad de implementaciones 10% 10% 2 0,2
Evolución histórica del proveedor 5% 5% 2 0,1
Perspectiva de evolución futura 5% 5% 4 0,2
Metodología de implementación 20% 20% 3 0,6
Compromiso en tiempo y forma 15% 15% 3 0,45
Evaluación del equipo asignado 15% 15% 3 0,45
Personal tercerizado 5% 5% 3 0,15
TOTAL 100% 2,9
PONDERACION DEL GRUPO 40% 1,16
2.- Aspectos económicos
Costo hora 30% 3 0,9
Costo total 70% 4 2,8
TOTAL 100% 3,7
Ponderación del grupo 60% 2,22
TOTAL 3,38
Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
Tabla 3.39 Evaluación del Partner Sidesoft Cia. Ltda.
Nombre ERP OpenBravo
Proveedor Sidesoft Cia. Ltda.
Criterios de selección Pond X Valor Y Pond X * Y
1.- Aspectos generales
Solidez del proveedor 10% 10% 3 0,3
Soporte en el país 10% 10% 3 0,3
Cantidad de implementaciones 5% 5% 3 0,15
Calidad de implementaciones 10% 10% 3 0,3
Evolución histórica del proveedor 5% 5% 2 0,1
Perspectiva de evolución futura 5% 5% 4 0,2
Metodología de implementación 20% 20% 3 0,6
262
Compromiso en tiempo y forma 15% 15% 4 0,6
Evaluación del equipo asignado 15% 15% 3 0,45
Personal terciarizado 5% 5% 3 0,15
TOTAL 100% 3,15
PONDERACION DEL GRUPO 40% 1,26
2.- Aspectos económicos
Costo hora 30% 3 0,9
Costo total 70% 4 2,8
TOTAL 100% 3,7
Ponderación del grupo 60% 2,22
TOTAL 3,48
Fuente: Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
Tabla 3.40 Cuadro comparativo de propuesta de Implementación.
Aspectos ATRUMS Sidesoft
Cia. Ltda.
Consultora
3
Consultora
4
Consultora
5
Fecha de puesta
en producción
Duración del
proyecto 3 meses 4 meses
Precio cerrado
Plazo cerrado
Costo
Implementación 27000 25000
Soporte post
implementación 1500 2000
Interfaces 750 500
Capacitación
equipo de
trabajo
5000 3000
Capacitación
usuarios 5000 5000
Instalación
inicial del ERP 0 0
263
Equipo de base 3000 5000
COSTO
TOTAL 42250 40500
Fuente: Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.
Realizado por: Elaboración propia.
3.2.4.4.- Decisión final
Para seleccionar el sistema informático se toma en cuenta el nivel de cobertura
que tiene con respecto a las funcionalidades que se necesitan esten implementadas.
En nuestro caso los sistemas informáticos con mayor puntaje son Microsoft Dynamic
ERP y SAP ERP, pero al revisar su ventajas y desventajas podemos determinar que la
implementación de estos sistemas informático implica una fuerte inversión
económica, puesto que se tiene que pagar licenciamientos para uso de los mismos y
costos adicionales para adaptar las funcionalidades a la necesidad de la empresa.
Hay que tomar en cuenta que en el Sector Público al cual pertenece el Instituto
Geográfico Militar la adquisición o desarrollo de software debe cumplir con algunos
requisitos como son:
- Implementar en lo posible Software Libre según lo establecido en el Decreto
1014.
- Disponer del código fuente de los sistemas informáticos.
En el caso de Microsoft Dynamic ERP, es una herramienta sumamente completa
pero su implementación será dificultosa y costosa, debido a que la infraestructura en
la que se despliega debe cumplir los requimientos del proveedor, es decir los
Sistemas Operativos de los equipos informático de escritorio y servidores deben ser
Windows, lo que implica costos de actualización de licencias, además se debe
disponer de sistemas ofimáticos propietarios de Microssoft como son: Word, Excel,
Outlook, Sharepoint, Project y SQLServer.
Con SAP ERP, los costos de licenciamiento de herramientos o sistemas
informáticos adicionales es mínimo, pero el costo y tiempo de implementación es
elevado y debido ha que el sistema es complejo el tiempo de capacitación a las
personas es elevada.
264
ERP LN, es un sistema de complejidad mucho menor que SAP ERP y su costos
de implementación es menor, pero existen funcionalidades especificas del negocio
que deben ser modificadas y adaptadas específicamente para la Unidad de Artes
Gráficas lo que implica que el tiempo de implementación será elevado.
OpenBravo es un sistema informático de código abierto, existiendo la versión
libre con costos de licenciamiento cero o la versión Enterprise con costo de
licenciamiento mucho menos que los otros sistemas. El costo de implementación de
cualquiera de las versiones es sumamente bajo y el código fuente es disponible para
su modificación.
En la evaluación de los proveedores podemos observar que OpenBravo es el que
cumple en mayor porcentaje los aspectos funcionales y económicos.
Para la selección del sistema informático se debe considerar que el sistema más
costoso y con mayor número de funcionalidades no necesariamente implica que sea el
adecaudo para la organización, de igual manera no podemos seleccionar un producto
basado solo en el costo menor, el sistema informático elejido debe brindar un
equilibrio entre costo y beneficio.
Tomando en cuenta los anterior mente expuesto y las calificaciones obtenidas por
cada unos de los productos y proveedores, se descartan Microsoft Dynamic ERP,
SAP ERP y ERP LN por su elevado costo y tiempo de implementación.
El sistema que cumple con las funcionalidades de manera adecuado, permite
disponer del código fuente y tiene un impacto no tan elevado en la infraestructura de
de tecnología del Instituto Geográfico Militar es OpenBravo.
Para seleccionar al consultor que realizará la adaptación e implementación del
Sistema Informático nos encontramos con la restricción costos, esto debido ha que en
la Sector Público dependiendo del tipo y el monto de la contratación el Sistema
Oficial de Contratación Pública otorgará restricciones en el proceso de contratación.
Por lo que la tarea de seleccionar al consultorno se la puede tomar de forma directa.
265
La calificación obtenida de los consultores permite realizar las invitaciones para
que estos proveedores de servicios informáticos presenten unas mejores propuestas
económicas.
Para el caso de las PyMES del sector privado la selección se direcciona al
consultor con el mayor puntaje, en este caso se selecciona la empresa Sidesfot Cia.
Ltda.
3.3.- Analizar los Resultados
En este capítulo se presenta el análisis de la metología propuesta para la selección
de un Sistema de Planificación de Recuros Empresariales, que cumpla con la mayoría
de los procesos básicos de las PyMES, estableciendo un especial énfasis en el área de
producción o prestación de servicios. Del mismo se describe en que medidad el
modelo puede ser modificado para adaptarse a las diferentes necesidade de las
empresas.
3.3.1.- Estudio y reconocimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.
Identificar las empresas que existen en el país.
De acuerdo a la información proporcionada por el Instituto Nacional De
Estadísticas y Censos, detallados en las Tabla 2.1 y Tabla 2.2. En el Censo Nacional
Económico realizado en el año 2010, se determinó que existen 18684 PyMES a nivel
nacional, de las cuales 1944 son Industrias Manufactureras que podrán implementar
el modelo sin mayores modificaciones, el resto de empresas deberán realizar ajustes
al modelo de acuerdo a sus necesidades.
3.3.2.- Diseñar un modelo de procesos para una Pequeña y Mediana Empresa.
Para evaluar y seleccionar un sistema informático que cumpla con las espectativas
de una PyME, es necesario identificar todos los procesos operativos, estratégicos y de
apoyo.
Debido a la falta de personal especializado en la identificación y documentación
de procesos que pueden experimentar las PyMES, se plantea un diseño de procesos
basado en:
266
- Identificación del contexto empresarial.
- Identificación y documentación de macroprocesos.
- Identificación y documentación de procesos.
El diseño de contexto y macroprocesos proporcionó la identificación de los
módulos o subsistemas con los que debe contar el Sistema de Planificación de
Recursos Empresariales;estos subsistemas se listan a continuación:
- Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente.
- Sistema de Control de Producción.
- Sistema de Abastecimiento.
- Sistema de Administración de Recursos Empresariales.
o Sistema para la Administración de Recursos Humanos.
o Sistema Financiero.
o Sistema Contable.
- Sistema para la Administración de Tecnologías de Información y
Comunicación.
La identificación y documentación de los procesos de cada macroproceso,
proporcionó la descripción de las funcionalidades con las que deben contar los
subsistemas.
3.3.3.- Especificar el diseño del Sistema de Planeación de Recursos
Empresariales. Describimos el método.
Para la identificación y descripción de los procesos se empleó el estándar
Bussines Process Managment, obtiene la descripción gráfica de como interactúan
cada una de las funcionalidades de los procesos con las diferentes áreas de una
PyME.
Este modelo de procesos y las funcionalidades identificadas representan de forma
genérica el funcionamiento de una PyME.
267
3.3.4.- Desarrollar el modelo de selección del Sistema de Planeación de Recursos
Empresariales. Implementamos el módelo.
Para seleccionar un Sistema de Planificación de Recuros Empresariales, se
implementó una metodología que garantice que el sistema informático seleccionado
cumpla con las expectativas de una PyME.
Esta metodología ejecuta los siguientes pasos:
1. Conformar el equipo de trabajo.
2. Identificarlas funcionalidades del sistema.
3. Evaluar proveedores y productos.
4. Evaluar consultores.
5. Seleccionar producto, proveedor y consultor.
3.4.- Evaluación del Método de Selección
Los valores obtenidos en la evaluación de los productos pueden ser interpretados
de la siguiente manera:
Tabla 3.41Interpretación de los valores de calificación de proveedores.
Interpretación de Calificación de Proveedores
Sistemas Informáticos
Op
enB
rav
o
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dy
na
mic
s E
RP
SA
P E
RP
Interpretación
Aspectos Funcionales
22,95
17,7
20,03
16,95
Openbravo cubre la
mayoría de las
funcionalidades, reduce el
tiempo y esfuerzo de
adaptar el sistema.
Aspectos Técnicos
8,68
5,83
4,5
3,25
Openbravo se adapta de
mejor forma a la
infraestructura tecnológica
del Instituto Geográfico
Militar, en contraparte
SAP ERP y Microsoft
Dynamics ERP necesitan
cambios en Hardware y
Software a nivel
268
empresarial para su
correcto funcionamiento.
Aspectos Sobre el Proveedor
12,75
12,75
14,25
13,5
Microsoft Dynamics ERP
y SAP ERP son empresas
con mayor solidez y
confiabilidad.
Aspectos Sobre el Servicio
7,38
6,75
7,75
6,25
Microsoft Dynamics ERP
y Openbravo ofrecen un
mejor servicio de
implementación y sus
sistemas informáticos
proveen actualizaciones y
mejores continuas de
acuerdo a su nivel de
licenciamiento.
Aspectos Económicos 15 12,25 9,25 6,75
OpenBravo ofrece un
mejor costo de
implementación y
licenciamiento.
Aspectos Estratégicos
14,44
15
15
15
Las expectativas de
crecimiento y
fortalecimiento de las
empresas es similar, todas
quieren cubrir un mayor
mercado y ofrecer mejores
servicios.
Porcentaje de Cumplimiento 81,2 70,28 70,78 61,7
OpenBravo cubre de mejor
forma las necesidades
informáticas de la Unidad
de Artes Gráficas del
Instituto Geográfico
Militar.
Fuente: Elaboración propia.
La metodología empleada para la identificación de los módulos del sistema ayuda
a determinar de forma correcta el funcionamiento que debe poseer el Sistema
Informático para la Planificación de Recursos Empresariales, lo que disminuye el
tiempo y el esfuerzo de evaluar y seleccionar un sistema informático. Esto permite
que los tiempos de adaptación y personalización del software también disminuyan.
La implementación del modelo propuesto de identificación de procesos en las
Unidad de Artes Gráficas del Instituto Geográfico Militar, dío como resultado que los
módulos identificados se asemejan a los módulos propuestos, con una diferencia en
269
los módulos Financieros, Contables y Recursos Humanos que son específicos para el
Sector Público.
Por tanto afirmaremos que el modelo cumplió con una cobertura de
funcionalidades del 90% en la identificación de procesos, esto debido ha que el
sistema de produción debe ser ajustado a una PyME que ofrece servicios de imprenta
a gran escala.
En cuanto al modelo de evaluación y selección de proveedores y productos, nos
permitió seleccionar el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales
OpenBravo, distribuido por la Compañía Internacional OpenBravo y comercializado
a nivel nacional por la Compañía Nacional Sidesoft S.A. Este sistema informático
seleccionado provee las funcionalidades necesario al área de producción y
administrativa de la Unidad de Artes Gráficas, además cumple con las
especificaciones de Software Libre recomedado por el Decreto 1014.
Con los resultados obtenidos en la identificación de procesos y la metodología de
selección del software, se pude determinar que el modelo cumple con las espectativas
de mejorar los tiempos de implementación del sistema, disminuye los costos de
costos de adapatación y personalización, acorta el tiempo de puesta en producción y
mejora las espectativas de las áreas y personal involucrado en el proceso de
automatización.
Este modelo puede ser modificado para ser adaptado tanto las empresas públicas
como privadas a nivel nacional.
Para las InstitucionesPúblicasel modelo puede ser empleado para identificar y
generar los Terminos de Referencia, y la posibilidad de invitar a proveedores de un
producto específico o convocar a proveedores de Sistemas Informáticos de
Planificación de Recursos Empresariales que cumplan con las especificaciones
solicitadas.
Al generar los Terminos de Referencia y convocar a las empresas proveedoras, el
modelo puede volver a ser empleado para para evaluar a los productos y sus
proveedores. Para evaluar diferentes sistemas informáticos se puede sumar las
270
ponderaciones para cada uno los módulos descritos en el la sección de 3.2.2.-Modelo
de Requerimientos de Sistemas del capítulo 3, y se debe seleccionar al producto que
tenga el puntaje más alto.
Se debe tener en cuenta que las Instituciones del Sector Público no pueden
seleccionar un proveedor de forma directa.
Para las empresas del sector privado esta metodología puede ser implementada de
forma directa, modificando los documentos de procesos a necesidad de la PyME.
El modelo de Selección de ERP es sencillo de usar y puede ser mejorado al
produndizar la identificación de los procesos y funcionalidades del sistema, esto
garantizará que la selección del software se adapte de mejor manera a las necesidades
de la empresa.
271
C A P Í T U L O I V
C O N C L U S I O N E S Y R E C O M E N D A C I O N E S
Al finalizar el presente trabajo se debe recordar que el objetivo general fue
“Diseñar un modelo de selección de un sistema de Planeación de Recursos
Empresariales que se adapte a las necesidades de las empresas y que permita un
procesamiento de la información de manera rápida y oportuna, optimizando el tiempo
y el costo de selección de dicho sistema”; el modelo desarrollado es de uso sencillo y
parametrizable, que pueda ser empleado por Empresas e Instituciones públicas y
privadas de cualquier tamaño.
De esta investigación se desprenden las siguientes conclusiones y
recomendaciones.
4.1.- Conclusiones
1. Se identificó que las PyMES están catalogadas a nivel nacional por la
Superintendecia de Compañías de la siguiente manera:
a. Activos totales inferiores a cuatro millones de dólares.
b. Registren un valor bruto de ventas anuales inferiores a cinco millones
de dólares.
c. Tengan menos de 200 trabajadores (Personal Ocupado). Para este
cálculo se tomará el promedio anual ponderado.
Mientras que el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos define una PyME
por la cantidad de empleados, entre 10 a 49 empleados.
El Servicio de Rentas Internas, categoriza a las PyMES como personas
naturales o sociedades.
En el Censo Nacional Económico de 2010, llevado a cabo por el Instituto
Nacional de Estadísticas y Censos, se identificaron 18684 establecimientos.
Los cuales pueden beneficiarse del estudio realizado, permitiendo seleccionar
un sistema informático acorde a sus necesidades y presupuestos, lo que
272
conllevará a una mejora en sus servicios y producción, contibuyendo de esta
manera con el crecimiento de la empresa y de la economía del país.
2. La identificación del contexto empresarial permite determinar las restricciones
jurídicas, laborales y financieras que debe cumplir la empresa. Estas
restricciones no solo influyen en la constitutción y funcionamiento de la
PyME, también definen el comportamiento o funcionalidades que debe
cumplir el sistema informático como son el caso de facturación electrónica e
implementación de la Norma Internacional de Información Financiera
establecido por el Servicio de Rentas Internas.
3. El contexto empresarial permite identificar a los potenciales clientes y
proveedores y la forma en la que se relacionan estos con la empresa. Los
procesos empresariales tienen como punto de partida los flujos de datos y
entidades identificadas en el contexto empresarial.
4. Para que una empresa pueda mejorar los servicios o productos que ofrece
debe identificar y mejorar los procesos relacionados con la fabricación de
productos o prestación de servicios. Para evaluar los procesos es necesario
que estos se encuentren formalmente documentados por lo que es importante
que las PyMES dispongan de documentos formales para ladescripción y
evaluación de los procesos.
5. La identificación de los procesos a un nivel detallado y su documentación
permiten identificar y describir las funcionalidades que debe poseer el sistema
informático que se desee adquirir.
6. La implementación del Modelo de Selección del Sistema de Planificación de
Recursos Empresariales, permite evaluar de una forma eficaz a los
proveedores y sus productos informáticos existentes en el mercado nacional o
internacional.
7. Una correcta identificación de los procesos de una PyME ayudan a la
identificación de las áreas que deben ser automatizadas, así como los módulos
y funcionalidade que debe poseer el sistema informático.
8. La automatización de toda la cadena de producción mediante la
implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales,
273
dependerá en gran medida del presupuesto disponible y de los procesos
identificados.
9. Debemos tener en cuenta que si no se identifican de manera correcta los
procesos, de nada sirve que se posea presupuesto, puesto que la selección del
sistema de Planificación de Recursos Empresariales se basará en supuestos de
funcionamiento de la Cadena de Suministro.
10. El modelo de Selección de un Sistema de Planificación de Recuros
Empresariales, permite disminuir los costos de implementación y los tiempos
de adaptación del producto por parte del proveedor, al determinar de mejor
manera que funcionalidades deben ser desarrolladas, corregidas o adaptas;
esto permite que los tiempos de implementación se reduzcan; dismuyendo en
gran medida el costo total del proyecto.
11. La evaluación propuesta para los productos, permite identificar de una manera
técnica que software es el adecuado para la institución, y cuyas
funcionalidades son las que mejores de adaptan al funcionamiento de la
empresa.
12. La evaluación de los proveedores, permite identificar que proveedor es el más
confiable y el que mejores garantías ofrece de estabilidad y permanencia en el
mercado de su producto.
13. La evaluación de los consultores, nos ayuda a seleccionar de manera objetiva
a la institución que nos ayudará en el preceso de adaptación e implementación
del sistema informático, garantizando de esta manera que el producto pueda
ser configurado y empleado de forma eficiente dentro de los plazos de tiempo
y sin sobrepasar el presupuesto.
14. El modelo propuesto es sencillo de usar y modificar, por lo que puede ser
empleado por cualquier tipo de empresa a nivel nacional; sirviendo de guía en
especial a las pequeñas y medianes empresas que no disponen de grandes
presupuestos para identificar sus procesos de negocio e invertir en grandes
sistemas de planificación de recursos empresariales, optimizando de esta
menra su inversión tecnológica.
4.2.- Recomendaciones
274
1. Dentro de unproyecto tan ambicioso como es el de implementar un Sistema
Informático de Planificación de Recursos Empresariales, se recomienda
profundizar la identificación y documentación de los procesos empresariales,
esto permite una mejor identificación de las funcionalidades que debe poseer
el sistema informático que se va a adquirir. Además, la identificación de estas
funcionalidades determina los módulos que deben ser implementados o
mejorados en los sitemas informáticos existentes en las empresas, los cuales
pueden ser desarrollados internamente.
2. Una recomendación para las PyMES es que de acuerdo a su presupuesto y
dependiendo de su necesidad informática, pueden implementar el modelo
propuesto para seleccionar un sistema informático que cumpla con
funcionalidades espécificas de un área determinada de la PyME, tomando en
cuenta que a futuro se le puedan ir agregando más funcionalidades.
3. Para futuras investigaciones se recomienda ampliar el módelo para cubrir las
áreas deTecnologías de Información y Comunicación de una forma más
completa, así como determinar las funcionalidades de reportería a nivel
operativo y gerencial que permitan la toma de decisiones basadas en análisis
de información adecuada.
275
B I B L I O G R A F Í A
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279
A N E X O S
Anexo A. Calificación de las funcionalidades para el sistema informático OpenBravo.
Tabla A.1Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de Clientes.
SISADMCLI (Sistema de Administración de Clientes)
Proceso Registrar Cliente Ponderación
Funcionalidad Descripción Datos Sistemas
Informáticos
Op
enB
rav
o
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dy
na
mic
s E
RP
SA
P E
RP
Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos 4 4 4 4
Dirección de domicilio 4 4 4 4
Número telefónico 4 4 4 4
Correo electrónico 4 4 4 4
Fecha de nacimiento 4 3 3 3
Número de identificación (Cédula o RUC) 4 4 4 4
Lugar de trabajo 4 4 4 4
Estado.- Activo - Inactivo 4 4 4 4
Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden
actualizar toda la información ingresada en la creación de
4 4 4 4
280
usuarios.
Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado
transacciones en el sistema.
4 4 4 4
Proceso Recibir pedido de cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar especificación de
productos o servicios
Se registra toda la descripción del producto o servicio que el
cliente necesita.
Tipo de Producto 4 4 4 4
Especificaciones técnicas 3 3 4 4
Especificaciones funcionales 3 3 4 4
Cantidad de producto 3 3 4 4
Unidades de medida 4 3 4 4
Fechas de entrega 3 3 4 4
Lugares de entrega de productos 3 3 4 4
Registrar medio en el que se
entrega la cotización
Se registra la dirección en la que debe ser entregada la
cotización. La cotización puede ser entrega mediante
impresos o en formato digital a un correo electrónico. Se
registra la fecha en la que debe ser entregada la cotización al
cliente.
Dirección de entrega 3 3 4 4
Correo electrónico de entrega de la cotización 4 4 5 5
Fecha de entrega de la cotización 4 4 4 4
Buscar productos Se puede buscar el producto en la bodega y determinar cuál
es su precio de venta para ser presentado al cliente. Los
filtros de búsqueda son: Código del producto y nombre del
producto.
Visualizar la información de:
Nombre del producto 4 4 4 4
Cantidades existentes 4 4 4 4
Precio de venta al público 4 4 4 4
Generar cotización Se genera la cotización de los productos existen en bodega
de acuerdo a un formato establecido. Este documento puede
ser impreso y entregado al cliente o digital para ser enviado
al cliente por correo electrónico.
Genera el PDF de la cotización de productos o
servicios existentes en bodega.
3 4 4 4
Proceso Solicitar cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Crear solicitud de cotización
de productos o servicios
Se crea la solicitud de la proforma de productos o servicios
adjuntando la especificación del producto o servicio
solicitado por el cliente. Esta solicitud se genera solo en el
caso de no existir el producto en bodega o en la evaluación
de prestación de servicios.
Especificación técnica del producto o servicio. 3 3 4 4
La solicitud es creada y enviada vía correo electrónico al
personal encargado de generar las cotizaciones. Se debe
Plazos de entrega 3 3 4 4
Forma de entrega de producto o servicios 3 3 4 4
281
listar el personal de cotizadores para la asignación de
solicitud.
Visualizar solicitudes de
cotización
Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de
productos o servicios enviados al personal de cotizadores.
Esta información debe desplegarse de acuerdo a los
siguientes filtros de búsqueda:
Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador y
usuario.
3 3 4 4
Por usuario. Debe desplegar la siguiente información:
Por rango de fechas. Nombre del Usuario 3 3 4 4
Por cotizador. Descripción del Producto 3 3 4 4
Fechas de entrega al cliente 3 3 4 4
Nombre del Cotizador 3 3 4 4
Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado, En
proceso
3 3 4 4
Proceso Enviar cotización de productos o servicios
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar solicitudes de
cotización
Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de
productos o servicios enviados al personal de cotizadores.
Esta información debe desplegarse de acuerdo a los
siguientes filtros de búsqueda:
Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador y
usuario.
3 3 4 4
Por usuario. Debe desplegar la siguiente información: 3 3 4 4
Por rango de fechas. Nombre del Usuario 3 3 4 4
Por cotizador. Descripción del Producto 3 3 4 4
Fechas de entrega al cliente 3 3 4 4
Nombre del Cotizador 3 2 4 4
Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado, En
proceso
3 2 4 4
Enviar Cotización Se debe generar el PDF de la cotización generada por los
cotizadores y enviarla por correo electrónico al cliente.
Visualiza la información técnica del producto, la
cotización realizada, el nombre del cotizador que
elaboró la cotización, el nombre del cliente, la
forma en la que el cliente solicitó se le envíe la
cotización y el correo electrónico o la dirección a
la que se debe enviar la cotización.
3 2 4 4
Si el cliente solicitó que la cotización sea entregada en
impresos, se debe realizar la impresión de la cotización.
Se debe registrar la fecha en la que la cotización es enviada
al cliente.
Se crea un registro de cotizaciones envidas al cliente con
estado Enviado.
282
Proceso ¿Aceptar Cotización?
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar cotizaciones
enviadas
Se debe desplegar el listado de las cotizaciones enviadas a
los clientes dentro de un período de tiempo. El listado debe
mostrar en un campo estado si el usuario acepto o rechazo la
cotización enviada.
Se debe solicitar como filtro de búsqueda: rango
de fechas, RUC del usuario, estado (Aceptado,
Rechazado)
3 3 3 3
Se debe listar los siguientes datos:
Nombre del cliente, RUC, teléfono, correo,
Descripción del producto, fecha de entrega al
cliente.
3 3 3 3
Registrar aceptación o
rechazo de cotización
En el caso de que el cliente acepte la cotización se debe
crear la Orden de Producción de productos o de prestación
de servicios, este Orden de Producción debe ser enviada al
responsable de la planta de producción.
Visualizar la información de la cotización y del
cliente. Se debe registrar el motivo de rechazo de
la cotización o su aceptación.
3 3 3 3
En el caso de que el cliente no acepte la cotización se
registra el motivo y se cambia el estado ha rechazado de la
cotización.
Generar Orden de Producción En el caso de que el cliente acepte la cotización y permita
que el personal de atención al cliente genere
automáticamente la creación de la Orden de Producción se
debe generar automáticamente la Orden de Producción de
servicios. Esta opción se activa de igual forma cuando se
recibe la solicitud de productos de forma directa por parte
del cliente.
Creación de la Orden de Producción con
información de:
3 3 3 3
Cantidad de Productos, especificación de técnica
y funcional de productos, fechas de entrega y
formas de entrega. Se envía la petición al
responsable de la planta de producción vía correo
electrónico.
3 3 3 3
Proceso Enviar factura de productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Generación de Factura Se genera la factura para ser emitida al cliente. Se registran los datos de:
Cliente, RUC, teléfono, dirección, fecha de
creación, subtotales de precios, IVA, descuentos
y total de precio de venta, además se registra el
detalle los productos, nombre del producto,
cantidad y precio de venta y subtotal.
4 4 4 4
Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al
cliente (factura electrónica). Se puede enviar el cliente el
físico de la factura a su lugar de domicilio.
Fecha de envío, número de factura, lugar de envío
(correo electrónico o dirección ), medio de envío
(Courier o personal de mensajería)
4 4 4 4
283
Proceso Enviar factura de productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al
cliente (factura electrónica). Se puede enviar el cliente el
físico de la factura a su lugar de domicilio.
Fecha de envío, número de factura, lugar de envío
(correo electrónico o dirección ), medio de envío
(Courier o personal de mensajería)
3 2 2 2
Listar facturas enviadas Se debe listar todas las facturas que han sido enviadas a Mostrar los datos: Fecha de envío, número de
factura, lugar de envío (correo electrónico o
dirección ), medio de envío (Courier o personal
de mensajería)
4 2 2 2
Proceso Entregar productos al cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Entregar productos Se registra la entrega de productos al cliente. Fecha de entrega, cantidad entregada, persona
que realiza la entrega, persona que recibe el
producto.
3 3 3 3
La salida de productos debe afectar el inventario y el costo
promedio de los productos.
Proceso Actualizar Inventario de Producto Terminado
Funcionalidad Descripción Datos
Actualizar inventario Las existencias de los productos deben actualizarse en las
bodegas respectivas al realizar movimiento de ingresos,
egresos, transferencias, devoluciones y baja de productos.
4 4 4 4
Proceso Visualizar estado de Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Listar órdenes de producción Se debe listar las órdenes de producción generadas en un
rango de fechas con los filtros de búsqueda: cliente, estado
de la orden
Se debe visualizar en el listado de las órdenes de
producción: cliente, fecha de generación, área de
producción en la que se encuentra, nombre del
encargado del área, teléfono del área, estado de la
orden (Planificada, proceso, elaborada, lista para
entregar, entregada a cliente)
3 3 3 3
Enviar informe de estado de
Orden de Producción
Del listado de órdenes de producción con estado listas para
entregar, se debe activar un botón que permita enviar un
correo informando al cliente que los productos solicitados
están listos para ser entregados.
Adjuntar en el correo enviado al cliente, la
información de los productos, la cantidad de
producto elaborado y las fechas en las que se
pueden retirar los productos.
3 3 3 3
Proceso Informar al Cliente estado de la Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Visualizar la ruta de El cliente puede visualizar el estado de fabricación de sus En la página web que presenta el estado de la 3 2 2 2
284
producción de los productos productos mediante el acceso a una página web. Orden de Producción debe: Solicitar que el
cliente ingrese sus datos para autorizar el acceso,
debe visualizar el nombre del cliente, la fecha de
solicitud de productos, el listado de los estados de
los productos, fechas de elaboración del producto,
si el producto ya se encuentra terminado se debe
visualizar la dirección de donde se pueden retirar
los productos o las fechas en las que serán
entregados.
El cliente puede recibir un correo electrónico informándole
que los productos han sido terminados, este correo debe
incluir el link a la página web de visualización del estado del
producto.
Proceso Receptar Producto
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir productos Se registra la entrega de los productos asignados al personal
de atención al cliente para ser entregado al cliente.
Se debe registrar: fecha de entrega, bodega de la
que sale los productos, tipo de producto, cantidad
de producto, personal de bodega que realiza la
entrega, personal de atención al cliente que recibe
el producto.
4 3 3 3
Entregar productos Se registra la entrega de los productos al cliente. Se debe registrar: fecha de entrega, producto,
cantidad de producto, cliente, personal de
atención al cliente que realiza la entrega.
4 3 3 3
Proceso Registrar Reclamo de Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Buscar clientes Se puede buscar la información del cliente por su RUC o
razón social.
Filtros de búsqueda: RUC o razón social. 4 3 3 3
Se despliega la siguiente información del cliente: 4 3 3 3
RUC, Razón social, correo electrónico, número
telefónico, listado de productos solicitados.
4 3 3 3
Registrar reclamo Se puede registrar el reclamo del cliente respecto a los
productos entregados o al servicio brindado.
Se registra: la fecha de creación del reclamo, la
descripción del reclamo, los datos del cliente,
producto o servicio defectuoso.
4 3 3 3
Proceso Clasificar Reclamos de Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Clasificar reclamo Se puede buscar la clasificación del reclamo sobre el
producto o servicio. Se debe poder crear nuevas
clasificaciones de reclamos.
Listar las clasificaciones y asignar al reclamo. 3 2 2 2
285
Proceso Identificar las causas reales del reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar acciones de trabajo Para la identificación de las causas del problema, el personal
asignado a solventar el problema debe registrar las
actividades ejecutadas a fin de encontrar las causas que
originan el fallo en el producto o en el servicio.
Listar posibles causas de fallos y su solución,
búsqueda de causas de problemas mediante
descripción del error.
3 2 2 2
Se debe disponer de un listado de causas identificadas que
provocan errores en el producto o servicio.
Registro de nuevas causas con los siguientes
datos: código de la causa, nombre del problema,
descripción detallada del problema, descripción
detallada de la solución, fecha de creación del
registro, nombre del personal que crea el registro,
información del producto
3 2 2 2
De ser necesario se pueden registrar nuevas causas
identificadas (base de conocimiento) junto con sus
soluciones.
Proceso Escalar reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Escalar reclamo En los casos que el personal asignado a solucionar el
problema reportado por el cliente no pueda solucionar el
inconveniente, este podrá escalar el problema al siguiente
nivel de atención de reclamos.
Listar y seleccionar el siguiente nivel de atención
de reclamos.
3 2 2 2
Registrar el cliente que solicita atención, tipo de
reclamo, tipo de producto, nivel superior de
atención.
3 2 2 2
Generar correos electrónicos que informan al
nivel superior el registro de una solicitud de
atención de reclamos.
3 2 2 2
Crear niveles de atención de
reclamos
Se debe crear niveles de atención de reclamos Registrar: Nombre del área encargada de atender
los reclamos, nivel u orden de atención de
reclamos, personal asignado al área, correo
electrónico del área y del personal.
3 2 2 2
Proceso Cerrar reclamo
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar solución reclamo Al determinar la causas del error en el producto o servicio y
encontrar la solución, esta debe ser registrada para generar
una base de conocimientos de causas de fallos en el
producto o servicio.
Se registra: producto, problema reportado por el
cliente, causas que generan el problema,
soluciones de las causas de problemas.
3 2 2 2
Cerrar reclamo Una vez solucionado el problema se procede con el cierre
del reclamo.
Se registra: la causa del problema, la solución, la
fecha de solución, personal que atiende el
3 2 2 2
286
reclamo, área que atiende el reclamo.
Proceso Informar al Cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Informar solución de reclamo El sistema permite informar al cliente que el problema ha
sido soluciona mediante el envío de correo electrónico y
seguimiento del incidente en una página web.
La información enviada en el correo es: fecha de
atención, causas reales del problema, solución del
problema y las acciones que debe ejecutar el
cliente.
3 2 2 2
La página web debe ser accedida mediante la
confirmación de datos del cliente y despliega, el
número de incidente reportado, el estado en el
que encuentra y personal que está atendiendo el
problema.
3 2 2 2
Total 24
3
21
8
246 246
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.2Calificación de funcionalidades de Sistema de Cotización.
SISCOT (Sistema de Cotización)
Proceso Receptar Solicitud Cotización Ponderación
287
Funcionalidad Descripción Datos
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RP
SA
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RP
Visualizar solicitud de
cotización
El personal de cotización de productos debe disponer de la
pantalla que les permita visualizar el pedido de cotización.
Se debe manejar los filtros de búsqueda: rango de
fechas, personal, estado (solicitada, en proceso,
generada)
3 2 3 3
Proceso Generar Cotización
Funcionalidad Descripción Datos
Consultar Existencias El personal de ventas, atención al cliente y cotizadores
pueden visualizar las existencias de productos para la
venta.
Para la búsqueda de productos se debe tener los
siguientes filtros de búsqueda: Código del
producto, nombre del producto, bodega.
3 3 3 3
El personal de cotización de productos puede visualizar la
existencia de materia prima, mano de obra y maquinaria.
Se debe mostrar la información: Código del
producto, nombre del producto, bodega, cantidades
existentes, precio de venta.
3 3 3 3
Para la búsqueda de mano de obra se debe tener los
siguientes filtros: Identificación de la persona, área
de producción.
3 2 2 2
Se debe mostrar la información: Identificación de
la persona, nombre, área de producción.
3 2 2 2
Para la búsqueda de maquinaria se debe tener los
filtros: Código de la maquinaria, nombre de la
maquinaria, área de producción.
3 3 3 3
Se debe mostrar la información: Código, nombre y
área de producción.
3 2 2 2
Estimar precio venta El personal de cotización debe acceder al costo promedio
de la materia prima, valor de la depreciación de los
equipos y al costos hora hombre del personal operacional.
Debe registrar el costo estimado de fabricación de los
productos y el porcentaje de utilidad que se desea obtener,
generando de manera automática el precio de venta.
3 1 1 1
Presentar cotización La cotización generada por el personal de cotizadores debe
ser enviada a la persona que lo solicita mediante correo
Generar el PDF de la cotización y ser enviada por
correo al personal solicitante.
3 1 1 1
288
electrónico.
Al enviar la cotización esta debe cambiar de estado a
Generada.
Total 27 19 20 20
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.3Calificación de funcionalidades de Sistema de Punto de Venta.
SISPVT (Sistema de Punto de Venta)
Proceso Recibir solicitud de productos o servicios Ponderación
Funcionalidad Descripción Datos
Op
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N
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roso
ft
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mic
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RP
SA
P E
RP
Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos 4 4 4 4
Dirección de domicilio 4 4 4 4
Número telefónico 4 4 4 4
Correo electrónico 4 4 4 4
Fecha de nacimiento 4 4 4 4
Número de identificación (Cédula o RUC) 4 4 4 4
Lugar de trabajo 4 4 4 4
Estado.- Activo – Inactivo 4 4 4 4
Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se
pueden actualizar toda la información ingresada en la
creación de usuarios.
4 4 4 4
Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene
registrado transacciones en el sistema.
4 4 4 4
Visualizar productos Se debe poder acceder al listado de productos El listado de productos debe visualizar: código del 4 4 4 4
289
disponibles para la venta producto, nombre del producto, cantidad existen,
precio de venta, descuentos disponibles
Recibir pedido de productos o
servicio
El personal de punto de venta registra el pedido de
productos o servicios del cliente.
4 4 4 4
Generar factura Para la generación de la factura se deben registrar los
datos de la persona o empresa a la que se emitirá la
factura, estos datos pueden ser obtenidos del listado de
clientes o su vez se pueden registrar nuevos clientes.
Cabecera de la factura: Nombre del cliente, RUC o
Cédula, teléfono, dirección y fecha.
Detalle de la factura: Nombre del producto, cantidad,
precio de venta y subtotal.
Pie de la factura: Subtotal, IVA, descuentos, total
4 4 4 4
La factura puede ser impresa y entregada al cliente, o
enviada mediante correo electrónico. Se debe
considerar que por parte del SRI existe la
obligatoriedad de emitir facturas electrónicas.
Proceso Recibir pago de factura de cliente
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar pago físico Se registra el pago de la factura de manera presencial
por parte del cliente en el punto de venta.
Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma de
pago
4 4 4 4
Registrar pago electrónico Se registra el pago de la factura de manera no
presencial por parte del cliente, este pago puede ser
web mediante PayPal o tarjeta de crédito.
Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma de
pago
1 1 1 1
Proceso Generar Orden de Producción
Funcionalidad Descripción Datos
Generar Orden de Producción Se registra la solicitud de productos o servicios del
cliente y si estos productos no se encuentran en bodega
se genera la Orden de Producción para ser enviada a la
planta de producción.
Se registra: fecha de solicitud, descripción del
producto, cantidad de producto solicitado, formas de
pago, formas de entrega y fechas de entrega
4 3 3 3
Total 61 60 60 60
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.4Calificación de funcionalidades de Sistema de Contratos.
SISCONT (Sistema de Contrato)
Proceso Generar Contrato Ponderación
290
Funcionalidad Descripción Datos
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RP
SA
P E
RP
Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente Fecha de registro, nombre del contrato, código del
contrato, fecha de culminación, acuerdo contractual.
1 1 1 1
Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el
mismo llega a su final de manera legal.
fecha de cierre, código del contrato, nombre del
contrato, datos del cliente
1 1 1 1
Contrato con problemas
legales
Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o
del cliente contra la empresa se registra la etapa en la
que se encuentra el seguimiento legal.
Se registra: el número de contrato, nombre de
contrato, cliente, representante legal y judicial del
cliente, representante legal y judicial de la empresa,
esta legal en el que se encuentra.
1 1 1 1
Total 3 3 3 3
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.5Calificación de funcionalidades de Sistema de Marketing.
SISMRK (Sistema de Marketing)
Proceso Actualizar Información Financiera Ponderación
291
Funcionalidad Descripción Datos
Op
enB
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o
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RP
SA
P E
RP
Actualizar Información
Financiera
Todos los movimientos de ventas, compras, devoluciones de
productos, emisión o anulación de facturas y adquisición de
activos fijos deben actualizar la información contable y financiera
de empresa.
4 4 4 4
Actualizar Base Datos ERP Todas las actividades de registro de clientes, proveedores,
productos y etapas de producción deben ser registradas en el
sistema para la generación de reportes.
4 4 4 4
Generar Reporte Gerencial Los datos registrados en la cadena de producción pueden ser
empleados para la generación de reportes gerenciales.
Estos reportes pueden ser: tendencias de
copras, productos con mayor movimiento de
ventas.
3 3 5 5
Total 11 11 13 13
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.6Calificación de funcionalidades de Sistema de Planificación de Trabajo.
SISPLAT (Sistema de Planificación de Trabajo)
Proceso Receptar Orden de Producción Ponderación
292
Funcionalidad Descripción Datos
Op
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RP
SA
P E
RP
Recibir Orden de Producción El jefe de la planta de producción recibe
mediante correo electrónico la información de
los productos a elaborar, fechas de entrega e
información del cliente.
Se recibe: número de Orden de Producción, descripción del
producto, fecha de entrega, formas de entrega, información
del cliente, punto de venta que genera la orden, usuario que
genera que genera la orden.
2 1 2 2
Listar Órdenes de Producción Se pueden acceder al listado de las órdenes de
producción, las cuales pueden ser filtradas por
rango de fechas de creación, rango de fechas de
entrega, tipo de producto, por cliente y por
estado de elaboración.
El listado debe visualizar los filtros de búsqueda y los
siguientes datos de la Orden de Producción:
2 1 2 2
Número de la Orden de Producción, tipo de producto, cliente,
cantidad a elaborar, cantidad elaborada, proceso en el cual se
encuentra, estado (generada, en proceso, elaborada, entregada
a cliente, finalizada)
2 1 2 2
Proceso Crear Solicitud de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de
Compra para ser enviada al Departamento de
Compras.
Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos:
Código de la Solicitud de Compra, producto o servicio
solicitado, cantidad de producto solicitado, área solicitante,
persona que solicita los productos.
2 3 4 4
Visualizar estado Solicitud de
Compra
El personal puede listar y seleccionar la Orden
de Compra para visualizar el estado en el que se
encuentra.
Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos
solicitados, cantidad de productos aprobados, fecha de
compra, fecha de entrega, proveedor.
2 3 4 4
Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de
Solicitudes de Compra generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de
Generación, productos solicitados.
2 3 4 4
En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la
solicitud, nombre de los productos solicitados, cantidades
solicitadas, estado (generado, aprobado, rechazado)
Proceso Solicitar Personal
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Personal El personal puede generar la Solicitud de
Personal para ser enviada al departamento de
Se genera la solicitud de persona con los siguientes datos:
Código de la Solicitud de Personal, descripción del perfil de
2 1 2 2
293
recursos humanos personal, cantidad de persona, área solicitante, persona que
solicita.
Visualizar estado Solicitud de
Personal
El personal puede listar y seleccionar la
Solicitud de Personal para visualizar el estado
en el que se encuentra.
Se visualiza: Número de la orden, cantidad de personal
solicitado, cantidad de personal aprobado, fecha de
contratación.
2 1 2 2
Listar Solicitudes de Personal El personal puede visualizar la lista de
Solicitudes de Personal generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de
Generación.
2 1 2 2
En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la
solicitud, nombre del puesto, cantidades solicitadas, estado
(generado, aprobado, rechazado)
Proceso Solicitar Maquinaria
Funcionalidad Descripción Datos
Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de
Compra para ser enviada al Departamento de
Compras.
Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos:
Código de la Solicitud de Compra, producto o servicio
solicitado, cantidad de producto solicitado, área solicitante,
persona que solicita los productos.
2 1 3 3
Visualizar estado Solicitud de
Compra
El personal puede listar y seleccionar la Orden
de Compra para visualizar el estado en el que se
encuentra.
Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos
solicitados, cantidad de productos aprobados, fecha de
compra, fecha de entrega, proveedor.
2 1 3 3
Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de
Solicitudes de Compra generadas.
Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de
Generación, productos solicitados.
2 1 3 3
En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la
solicitud, nombre de los productos solicitados, cantidades
solicitadas, estado (generado, aprobado, rechazado)
Proceso Planificar Trabajo
Funcionalidad Descripción Datos
Planificar material Se registra la planificación de material. En el
caso de necesitar material se genera la Solicitud
de Compra.
Se almacena la información de tipo y cantidad de materia
prima necesaria.
2 1 2
Planificar mano de obra Se registra la planificación de personal. En el
caso de necesitar personal se genera la solicitud
de contratación.
Se almacena la información de tipo y cantidad de personal
necesario.
2 1 2 2
Planificar maquinaria Se registra la planificación de maquinaria En el
caso de necesitar maquinaria se genera la
Solicitud de Compra.
Se almacena la información de tipo y cantidad de maquinaria
necesaria.
2 1 2 2
294
Planificar fechas de
elaboración
Se registran las fechas estimadas de elaboración
del producto o prestación de servicio.
Se registra en la planificación fecha de elaboración, centro de
producción, maquinaria, mano de obra y materia prima.
2 1 2 2
Listar planificaciones Se debe visualizar la calendarización de trabajo
planificado dentro de rango de fechas.
Filtro de búsqueda: rango de fechas. 2 1 2 2
Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el
tipo de producto, las fechas planificadas de elaboración, los
centros de producción planificados, el personal, material y
maquinaria planificada.
Total 34 23 43 43
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.7Calificación de funcionalidades de Sistema de Ejecución de Trabajo.
SISEJET (Sistema de Ejecución de Trabajo)
Proceso Ejecutar Trabajo Ponderación
295
Funcionalidad Descripción Datos
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s E
RP
SA
P E
RP
Ejecutar Trabajo Se registra la ejecución de la Orden de
Producción. Este registro tiene la
información de la mano de obra, materia
prima, maquinaria y fechas de trabajo
empleados en la producción de productos o
prestación de servicios.
Se registra la actividad realizar en el centro de producción, la
fecha de trabajo, mano de obra, maquinaria y materia prima.
2 1 2 2
Registrar mano de obra Se registra el personal que ejecuta la Orden
de Producción.
Se registra la Orden de Producción, la fecha de trabajo, las horas
laboradas y el personal operacional que fabrica los productos.
2 1 1 1
Registrar maquinaria Se registra la maquinaria empleada en la
elaboración del producto.
Se almacena la información de las horas empleadas por cada
máquina en la fabricación del producto, se calcula la depreciación
de los equipos empleados.
2 1 2 2
Registrar tiempo de
elaboración
Se registran las fechas empleadas de
fabricación del producto o prestación de
servicio.
Se registra las fechas en las que se procesaron los productos en
las diferentes áreas de producción, todos los tiempos empleados
desde del inicio al final de ejecución del producto son registrados.
2 1 2 2
Listar trabajos ejecutados Se debe visualizar la calendarización de
trabajo ejecutado.
Filtro de búsqueda: rango de fechas. 2 1 2 2
Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el tipo
de producto, las fechas de elaboración, los centros de producción,
el personal, material y maquinaria empleada.
Total 10 5 9 9
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.8Calificación de funcionalidades de Sistema de Control de Calidad
SISQA (Sistema de Control de Calidad)
Proceso Controlar Calidad Ponderación
296
Funcionalidad Descripción Datos
Op
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Registrar revisión de
productos
Se reciben los productos para ejecutar el control de
calidad. Se registra el personal que realiza el control de
calidad y los tiempos empleados.
Se registra la Orden de Producción, los productos
revisados, las fechas de revisión.
1 1 1 1
Proceso Registrar Fallos
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar fallos Si el producto presenta fallas, este es registrado y separado
de los productos buenos.
Se registra: la fecha de revisión, personal que
realiza la revisión, los productos revisados, la falla
detectada.
2 1 1 1
Listar registros con fallas Se puede listar todos los productos que se registraron con
fallas.
Los filtros de búsqueda son: Orden de Producción,
fecha de revisión.
2 1 1 1
Se visualiza: Número de Orden de Producción, con
código del producto, la falla detectada.
Proceso Generar Orden de Reposición
Funcionalidad Descripción Datos
Informar de fallas en
productos
Se informa al área de producción que existen productos
con fallas.
Se envía mediante correo electrónico el listado de
productos con fallas al área de producción.
1 1 1 1
Generar orden de reposición La orden de reposición es similar a una Orden de
Producción en la cual se especifican los productos y la
cantidad a elaborar.
Registrar: cantidad de productos, Orden de
Producción, código de la orden de reposición, fecha
de registro.
1 1 1 1
Total 7 5 5 5
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.9Calificación de funcionalidades de Sistema de Empaquetado de Productos.
SISEMP (Sistema de Empaquetado de Productos)
Proceso Empaquetar Producto Ponderación
297
Funcionalidad Descripción Datos
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RP
Solicitar productos Se genera la solicitud de material para el embalado y
empaquetado de los productos.
Se registra la cantidad de material. 2 2 2 2
Empaquetar producto Los productos son embalados y empaquetados. Se registra el material empleado, la fecha de
empaquetado, personal que realiza el trabajo.
2 2 2 2
Informar a Bodega de
Producto Terminado
Al finalizar el empaquetado de los productos se envía un
correo electrónico informando a Bodega de producto
terminado que existen productos listos para ingresar a
bodega.
2 2 2 2
Total 6 6 6 6
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.10Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento de Productos.
SISALMPT (Sistema de Almacenamiento de Productos)
Proceso Empaquetar Producto Ponderación
298
Funcionalidad Descripción Datos
Op
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RP
Receptar Listado de
Productos Terminados
Se recibe el correo con la información de los productos
terminados listos para ingresar a bodega.
El correo debe contener el nombre del cliente, el
número de Orden de Producción, cantidad de
productos a ingresar.
4 4 4 4
Actualizar Inventario Los productos son ingresados a la bodega de producto
termina y se actualizan los inventarios.
4 4 4 4
Informar Ingreso de
Productos Terminados
Al finalizar el ingreso de los productos se informa a
Atención al Cliente y a Punto de Venta que existen
productos para ser entregados al cliente.
Se envía un correo a Atención al Cliente y Punto de
Venta con la siguiente información: Nombre del
cliente, número de la Orden de Producción,
cantidad de producto.
4 4 4 4
Total 12 12 12 12
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.11Calificación de funcionalidades de Sistema de Compras.
SISCMP (Sistema de Compras)
Proceso Crear Solicitudes de Compras Ponderación
299
Funcionalidad Descripción Datos
Op
enB
rav
o
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dy
na
mic
s E
RP
SA
P E
RP
Crear Solicitud de Compra El personal de las diferentes áreas de la empresa puede
generar una Solicitud de Compra la cual debe ser aprobada
por el jefe de área.
Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de
producto, cantidad de producto, proveedor
sugerido, fecha de solicitud, fecha máxima de
ingreso de los productos, persona solicitante, área
solicitante.
4 4 4 4
La Solicitud de Compras debe poseer el estado, creado,
enviado para aprobación, rechazada, autorizada, atendida,
cancelada.
Para generara la Solicitud de Compra se debe acceder a la
lista de productos y proveedores.
En el caso de necesitar un nuevo producto o servicio se
debe poder describir las especificaciones técnicas del
producto en la solicitud.
Modificar Solicitud de
Compra
Al modificar la Solicitud de Compra se pueden realizar
cambios en las cantidades de los productos, eliminar
productos o agregar nuevos productos y sus proveedores.
Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de
producto, cantidad de producto, proveedor
sugerido, fecha de solicitud, fecha máxima de
ingreso de los productos, persona solicitante, área
solicitante.
4 4 4 4
Si se desea cancelar la Solicitud de Compra se debe
seleccionar el estado cancelado, el cual bloquea los
registros de solicitud e impide su modificación.
Enviar solicitud para
autorización
Las Solicitudes de Compra creadas y que se encuentran en
estado creada pueden ser envidas a los jefes de área para
su aprobación.
Del listado de Solicitudes de Compras se debe
seleccionar la orden que se desea enviar a
autorización. Este envío se lo debe realizar
mediante correo electrónico en el cual se debe
adjuntar el número de Solicitud de Compra, el área
que la requiere, persona que solicita y la
descripción del producto.
4 4 4 4
Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las
cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,
área solicitante, persona solicítate, descripción del
producto y estado.
Proceso Autorizar Solicitud
Funcionalidad Descripción Datos
Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las
cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,
Listado de Solicitudes de Compra con estado
enviadas.
4 4 4 4
300
área solicitante, persona solicítate, descripción del
producto y estado enviadas.
Autorizar solicitud Se puede seleccionar la Solicitud de Compras del listado y
revisar su descripción.
Se puede cambiar el estado de la Solicitud de
Compra a autorizada o rechazada, en ambos casos
se debe notificar mediante correo electrónico a la
persona solicitante.
4 4 4 4
El jefe de área puede rechazar la solicitud y solicitar que
se realicen modificaciones o aprobar la solicitud.
Al autorizar la Solicitud de Compra se envía un
correo con la descripción de los productos al
Departamento de Compras para que se proceda con
la adquisición.
Proceso Receptar Solicitud de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Recibir Solicitud de Compra Las Solicitudes de Compra creadas y autorizadas por los
jefes de área son recibidas mediante correo electrónico.
Este correo electrónico contiene el número de la solicitud
para poder ser procesada.
4 4 4 4
Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las
cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,
área solicitante, persona solicítate, descripción del
producto y estado autorizadas.
Listado de Solicitudes de Compra con estado
autorizadas.
4 4 4 4
Proceso Seleccionar Proveedor
Funcionalidad Descripción Datos
Solicitar Cotización De la lista de solicitudes autorizadas para la compra puede
generar un documento PDF con los productos solicitados,
su descripción y cantidades.
Generar el PDF con la descripción de los productos
y cantidades solicitadas por las diferentes áreas de
la empresa.
4 4 4 4
Este documento es enviado mediante correo electrónico o
medio impreso a los proveedores previamente registrados.
El personal de compras puede registrar nuevos
proveedores.
Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los
proveedores.
Se registra: Razón social del proveedor,
representante legal, RUC, Nacionalidad, dirección,
teléfonos, sucursales, correos electrónicos,
contactos y productos que provee y sus precios.
4 4 4 4
La eliminación de los proveedores solo será posible en el
caso de que no se haya realizado ninguna transacción con
ese proveedor, caso contrario el proveedor solo podrá ser
301
inactivado.
Registrar criterio de
calificación
Se registran los criterios de calificación para los
proveedores.
Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,
descripción, tipo de calificación (Numérica,
Alfanumérica, Condicional si-no, cumple - no
cumple), peso (valor numérico)
4 4 4 4
Seleccionar proveedor Las cotizaciones de los productos enviadas por los
proveedores son evaluadas por el personal de compras y se
procede con la selección del proveedor tomando en cuenta
los criterios de calificación.
Se muestra los criterios de calificación por cada
proveedor y sus valores obtenidos. El proveedor
seleccionado por el personal de compras es
asignado a la Solicitud de Compra.
4 4 4 4
Se actualiza el estado de la Solicitud de Compra a
asignado proveedor.
Proceso Generar Orden de Compra
Funcionalidad Descripción Datos
Listar solicitudes y
proveedores
Se listan las solicitudes que se encuentren asignado
proveedor. Los filtros de búsqueda son: rango de fechas de
solicitud, proveedor, área solicitante, personal solicitante.
Se despliega la información: 4 4 4 4
Nombre del producto, área solicitante, cantidad de
producto, proveedor seleccionado, precio de
compra y los totales por pagar a proveedor.
Crear Orden de Compra De la lista de Solicitudes de Compra con estado proveedor
asignado se seleccionan y se genera la Orden de Compra
con los productos, cantidades y proveedores
seleccionados. La Orden de Compra contiene los
productos solicitados en uno o varias Solicitudes de
Compras.
Se registra: fecha de creación de Orden de Compra,
los productos a adquirir (estos productos pueden
ser de varias Solicitudes de Compra), proveedor
seleccionado, número de Orden de Compra, monto
a cancelar.
4 4 4 4
En el caso de necesitar autorización para la compra se
envía un correo al Jefe Administrativo encargado de la
autorizar compras.
Enviar Orden de Compra para
autorización
Las órdenes de compra creadas pueden ser envidas a los
Jefes de Administrativos para su aprobación.
Del listado de órdenes de compras se debe
seleccionar la orden que se desea enviar a
autorización. Este envío se lo debe realizar
mediante correo electrónico en el cual se debe
adjuntar el número de Orden de Compra, el área
que la requiere, persona que solicita, la descripción
del producto, proveedor, montos a cancelar.
4 4 4 4
Se debe acceder al listado de órdenes de compra las cuales
deben ser filtradas por: rango de fechas de creación, área
solicitante, persona solicítate, descripción del producto y
estado.
Listar órdenes de compra Los Jefes Administrativos que autorizan las compras Se despliega la información: 4 4 4 4
302
pueden visualizar las órdenes que requieren autorización. Nombre del producto, área solicitante, cantidad de
producto, proveedor seleccionado, precio de
compra y los totales por pagar a proveedor.
Aprobar Orden de Compra Del listado de órdenes de compra el Jefe Administrativo
puede seleccionar una orden y visualizar el detalle del
pedido de productos.
Actualiza el estado de la Orden de Compra a
aprobado o rechazado.
4 4 4 4
Si está de acuerdo puede aprobar la orden en cuyo caso
cambia el estado de la orden a aprobado.
Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía
mediante correo electrónico o medios impresos al
proveedor.
El correo contiene la información de los productos
solicitados (PDF de la Orden de Compra) y la
información de la empresa.
4 4 4 4
Notificar a bodega Se envía un correo electrónico a bodega informándole de
la adquisición de productos.
Se informa: El tipo de producto, cantidad de
producto, proveedor, departamento solicitante,
fechas de entrega del proveedor.
4 4 4 4
Proceso Realizar Pago a Proveedor
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar factura de
proveedor
Las facturas emitidas por el proveedor ya sean físicas o
digitales son registradas en el sistema
Se registra: código de la factura, proveedor, fecha
de emisión, monto a pagar.
4 4 4 4
Pago a proveedor Se realiza el pago al proveedor. Esta acción actualiza la
información financiera y contable de la empresa.
Se registra la fecha de pago, el monto de pago, la
forma de pago, código de la factura.
4 4 4 4
Se cambia el estado de la factura registrada a
pagada y se envía un correo electrónico al
proveedor notificándole el pago.
Total 80 80 80 80
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.12Calificación de funcionalidades de Contrato
SISCONTR (Sistema de Contrato)
Proceso Generar Contrato Ponderación
303
Funcionalidad Descripción Datos
Op
enB
rav
o
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dy
na
mic
s E
RP
SA
P E
RP
Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente. Fecha de registro, nombre del contrato, código del
contrato, fecha de culminación, acuerdos
contractuales.
1 1 1 1
Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo
llega a su final de manera legal.
Fecha de cierre, código del contrato, nombre del
contrato, datos del proveedor.
1 1 1 1
Contrato con
problemas legales
Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o
del cliente contra la empresa se registra la etapa en la que
se encuentra el seguimiento legal.
Se registra: el número de contrato, nombre de
contrato, cliente, representante legal y judicial del
cliente, representante legal y judicial de la empresa,
esta legal en el que se encuentra.
1 1 1 1
Total 3 3 3 3
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.13Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento.
SISALM (Sistema de Almacenamiento)
Proceso Receptar Productos Ponderación
304
Funcionalidad Descripción Datos
Op
enB
rav
o
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dy
na
mic
s E
RP
SA
P E
RP
Recibir notificación de
compra
El personal de bodega recibe un correo electrónico
informándole de la adquisición de productos.
Se informa: El tipo de producto, cantidad de
producto, proveedor, departamento solicitante,
fechas de entrega del proveedor.
4 4 4 4
Registrar ingreso de
productos
Se registra el ingreso de productos y se actualizan los
inventarios.
Se registra: fecha de ingreso, cantidad de
productos, Orden de Compra, proveedor, lugar de
almacenamiento.
4 4 4 4
El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la
bodega en la que se alojarán los productos.
Se actualiza la información de inventarios y
contable de la empresa.
Proceso Inspeccionar productos adquiridos
Funcionalidad Descripción Datos
Revisión de productos El personal de bodega revisa el estado de los productos, si
estos tienen fallas son separados y registrados para ser
devueltos al proveedor.
Se registra: estado del producto (bueno -
defectuoso), la hora de revisión, persona que revisa.
4 4 4 4
Notificar productos
defectuosos
Se crea un PDF con la lista de productos defectuosos y se
informa al Departamento de Compras, jurídico y
proveedor mediante correo electrónico.
Se genera el correo electrónico con: Lista de
productos defectuosos, fecha de revisión.
4 4 4 4
Devolución de productos a
proveedor
Se registran los productos que se devueltos al proveedor y
se actualizan los inventarios y la información contable.
Se registra: la fecha de devolución, los productos,
proveedor, Orden de Compra.
4 4 4 4
Proceso Ingresar productos a Bodega Central
Funcionalidad Descripción Datos
Registrar ingreso de
productos
Se registra el ingreso de productos y se actualizan los
inventarios.
Se registra: fecha de ingreso, cantidad de
productos, Orden de Compra, proveedor, lugar de
almacenamiento.
4 4 4 4
El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la
bodega en la que se alojarán los productos.
Se actualiza la información de inventarios y
contable de la empresa.
Despacho de productos Se procede con el despacho de los productos solicitados a
las diferentes áreas solicitantes.
Se registra: fecha de salida, área a la que transfiere,
persona que recibe, Orden de Producción y se
actualizan los inventarios.
4 4 4 4
305
Total 28 28 28 28
Fuente: Elaboración propia.
Tabla A.14Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de Proveedores.
SISADMPROV (Sistema de Administración de Proveedores)
Proceso Receptar Productos Ponderación
Funcionalidad Descripción Datos
Op
enB
rav
o
ER
P L
N
Mic
roso
ft
Dy
na
mic
s E
RP
SA
P E
RP
Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los
proveedores.
Se registra: Razón social del proveedor,
representante legal, RUC, Nacionalidad, dirección,
teléfonos, sucursales, correos electrónicos,
contactos y productos que provee y sus precios.
3 3 4 4
La eliminación de los proveedores solo será posible en el
caso de que no se haya realizado ninguna transacción con
ese proveedor, caso contrario el proveedor solo podrá ser
inactivado.
Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía
mediante correo electrónico o medios impresos al
proveedor.
El correo contiene la información de los productos
solicitados (PDF de la Orden de Compra) y la
información de la empresa.
3 2 3 3
Registrar criterio de
calificación
Se registran los criterios de calificación para los
proveedores.
Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,
descripción, tipo de calificación (Numérica,
Alfanumérica, Condicional si-no, cumple - no
cumple), peso (valor numérico)
3 2 3 3
Calificar proveedor Se genera la calificación de los proveedores de acuerdo a
los criterios ingresados.
Esta calificación permite destacar a los mejores
proveedores, a los cuales el sistema recomendara
seleccionar en la siguiente compra.
3 2 3 3
306
Emitir garantía Se registran las garantías de los productos que se han
hecho efectivas.
Se registra: fecha de emisión de garantías, causas,
producto, proveedor.
3 2 2 2
Total 15 11 15 15
Fuente: Elaboración propia.
307
B I O G R A F Í A
Mi nombre es Carlos David Caiza Muyolema, nací en la ciudad de Quito el 26
de junio de 1979, mis padres son Gloria Helena Muyolema Hidalgo y Carlos Andrés
Caiza.
Realicé mis estudios primarios en la Escuela Fiscal Mixta 12 de Octubre y los
estudios secundarios en el Colegio Nacional Santiago de Guayaquil.
Obtuve mi título de Ingeniero Informático por la Universidad Central del
Ecuador en el año 2007, año en el que mi querida esposa Andrea Freire tuvo a nuestro
primer hijo Alan Gabriel Caiza Freire.
Empecé mi vida profesional en el año 2005 cuando la Ingeniera Noralma
Yánez docente de la Materia de Arquitectura de Computadores de la Universidad
Central del Ecuador y de la cual tuve la dicha de ser Ayudante de Cátedra, me ofreció
la oportunidad de trabajar en la Empresa STIMM desempeñando la labor de
HelpDesk. Luego trabajé en las siguientes instituciones:
- Ministerio de Relaciones Laborales como pasante en el área de desarrollo.
- Servicios Temporarios Industriales Tempin S.A.como Desarrollador junior.
- Virtual como Desarrollador Semi Senior.
- GESTORINCSA S.A.como Desarrollador.
- Instituto Geográfico Militar como Desarrollador Geoinformático.
- Centro de Transferencias y Desarrollo Tecnológico ESPE - CECAI como
Coordinador de Aplicaciones Informáticas.
- Ministerio de Relaciones Laborales como Especialista de Tecnologías de
Información.
Cada de una las empresas en las que trabaje me permitieron acercarme al
mundo de los Sistemas Informáticos de Planificación de Recursos Empresariales y
Banca, experiencia que me permitió adaptar mis conocimientos de manera fácil al
mundo de los procesos y la Gestión de Proyectos Informáticos.