Modelo Manual y Procedimientos de Compras (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

8/18/2019 Modelo Manual y Procedimientos de Compras (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

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Dirección General de Organización y Sistemas

Ave. San Martín No. 139, Santo Domingo, D. N.

Tels. (809) 960-3043 / (809) 687-3838 – Fax (809) 565-3756

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Gestión y Administración de Compras

(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

CONTRALORIA:APROBACIÓN: CON-03-1306-08

Del 14-11-2008


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Manual de Procedimiento Gestión y Administración de Compras


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INDICE

I- INTRODUCCIÓN 3II- ORGANISMOS ÁREAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO 4

III- PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)____________________________________________________ 5

3.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES 6

Definición 14

Alcance 14

Políticas y Normas 14

Actividades:

Núm.1: Cotizar Compra 23

Núm.2: Evaluar Solicitud de Compra 25

Núm.3: Elaborar y Entregar Orden de Compra 27

IV- RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS 30

V- HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS_____________________________________________________________________31

VI. ANEXOS: 32

- FORMULARIOS

- HISTORIAL CAMBIOS A DOCUMENTOS


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I- INTRODUCCIÓN

En el presente Manual quedan previstas las políticas y normas, así como el procedimiento paralas compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de unaguía que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin delograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al más bajocosto.

Las principales mejoras incluidas en este manual están enmarcadas en los siguientesaspectos:

1. Segregación de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones.2. Rediseño de formularios actuales.3.

Diseño de nuevos formularios.4. Control en recepción solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y

equipos.

Con su aprobación y su posterior implementación procuramos edificar, estandarizar yoptimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las áreasimplicadas en su ejecución.

Agradecemos a la Contraloría, Auditoría General, Direcciones Generales de Tecnología,Operaciones, Banca Personal, Administrativa, Dirección de Compras y de manera muyespecial a la Subadministración General Administrativa, representada por el Ingeniero ErosCaamaño, quienes hicieron aportes para la mejora de los procedimientos incluidos en estemanual.

El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en elmismo.


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III- PROCEDIMIENTO

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)


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3.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES:(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

COMPRA DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS

1.

El sistema de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos estará sujeto a losprincipios de economía, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidadespara oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnología moderna y laresponsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema.

2. Toda dependencia con facultad para recomendar la adquisición de materiales, piezas,mobiliario y equipos para la Institución, así como para autorizar los mismos, tiene queajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deberá definir losprecios, garantías, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de interés.

3. Todas las compras o contrataciones deberán realizarse tomando en consideración, en primerorden, las necesidades que justifiquen la adquisición de materiales, piezas, mobiliario yequipos, los precios suministrados por el mercado, las especificaciones técnicas del bien acomprar y las normas de calidad.

4. El contrato para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, será válido cuando

se realice conforme al ordenamiento jurídico y cuando el acto definitivo de adjudicación y laconstitución de la garantía sean cumplidas. Se perfeccionará por la recepción de la Orden deCompra por parte del suplidor o por la firma de las partes del contrato a intervenir.

NIVELES DE AUTORIZACIÓN

5.

Los niveles de autorización de compras de materiales, piezas, mobiliario y equiposquedan establecidos en el siguiente orden ascendente:

a) Gerente de Compras b)

Director de Comprasc) Director General Administrativod) SubAdministrador General Administrativoe)

Comité Administrativof) Consejo de Directores


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6.

Los topes para aprobación atribuibles a los Ejecutivos que autorizan las compras, vía laDirección de Compras, serán establecidos por el Consejo de Directores.

COTIZACIONES

7. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras,Director de Compras, Director General Administrativo o el SubAdministrador GeneralAdministrativo, según sus niveles de autorización, deberán contener un mínimo de tres (3)cotizaciones. Las mismas podrán realizarse mediante fax, correo electrónico, escritas o por lavía telefónica.

8. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comité Administrativo,

según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3)cotizaciones por escrito, y presentadas a dicho Comité, junto a cuadro comparativo decotizaciones.

9. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores, segúnniveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones porescrito en sobres lacrados que serán abiertos previamente por el Comité Administrativo ypresentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativode cotizaciones. Este Organismo decidirá sobre la necesidad o no de realizar concurso

público para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos.

10. Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en elmercado, el número de suplidores participante sea inferior a tres (3), se dejará constanciaexpresa de esta situación en el expediente que corresponda.

APROBACIÓN DE COMPRAS

11. El Comité Administrativo es el Organismo que tendrá la responsabilidad de abrir los sobrescerrados y lacrados con las cotizaciones recibidas para ser conocidas por este y el Consejo de

Directores. Posterior a su apertura, tomará nota y solicitará a la Dirección de Compraspreparar cuadros comparativos para la elección del suplidor.

12. Las compras a ser conocidas por el Consejo de Directores, serán presentadas por elSubadministrador General Administrativo, vía el Administrador General.


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13.

Ninguna compra, con el fin de satisfacer una necesidad o dar curso a un proyecto, podrá serfraccionada para evadir el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos.

14.

Las instancias con autoridad para la aprobación de compras de materiales, piezas,mobiliario y equipos, podrán requerir cuantos informes técnicos consideren precisos, y serelacionen con la compra. Cualquiera que sea su opinión sobre el contenido de los indicadosinformes, deberá ser motivada y expresada por medio escrito.

15.

En los casos de las compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos que luego de suejecución se requiera de una inversión extra, que en total (compra más inversión extra)supere el tope de autorización de la instancia que aprobó en primer término, deberápresentarse a la instancia con límite de autorización suficiente para su ratificación, dejando

documentadas las circunstancias que motivaron la erogación extraordinaria.

16. En caso de compra de bienes, que se realice bajo la modalidad de “Subasta o Remate”, sepresentará a la instancia de aprobación correspondiente, la recomendación para adquirir el bien de interés, dejando documentadas las circunstancias y proceso empleado paraaprovechar la oportunidad presentada.

17. Para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos bajo la modalidad de“Urgencia”, que como consecuencia de esta condición, tenga que aprobar una instancia

inferior a la que tiene la capacidad para autorizarla, deberá contener la declaración deurgencia hecha por quien aprueba. En todo caso, la instancia que aprueba bajo estacondición, presentará informe a la instancia con mayor nivel de autoridad, en un plazo nomayor de tres (3) días hábiles, para ratificación.

18. Los requerimientos de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos hechos portodas las dependencias, a ser atendidos bajo la facultad atribuida al Gerente de Compras,Director de Compras y Director General Administrativo, que no cuenten con su votofavorable, deberán presentarse ante el Subadministrador General Administrativo, quiendecidirá ratificar o no la decisión adoptada.

19.

Cuando el Subadministrador General Administrativo decida ratificar la opinióndesfavorable emitida por Gerente de Compras, Director de Compras y Director GeneralAdministrativo, y por ende, decide dejar desierto el procedimiento de compra demateriales, piezas, mobiliario y equipos, deberá dejar constancia expresa en el expediente,con los motivos para adoptar esa decisión. Estas decisiones de rechazo, deberán serpresentadas


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quincenalmente ante el Comité Administrativo para su conocimiento y fines que considerepertinentes.

CALIFICACIÓN DE SUPLIDORES Y SU DERECHO A OFERTAR

20. Tendrán derecho a ofertar y registrarse como suplidor del Banco, toda persona física o jurídica que cumpla con las condiciones establecidas en este procedimiento.

21.

El Director y el Gerente de Compras serán los responsables de calificar a los potencialessuplidores, mediante la depuración de las documentaciones que presenten y la revisiónde los datos que aparecen en el formulario “Evaluación del Suplidor” (DGA-126). Luegode seleccionado, instruirán al Oficial Control de Compras su inclusión en el “Registro de

Elegibles de Suplidores” y dar el debido seguimiento, a los fines de evidenciar elcumplimiento de condiciones por parte del suplidor.

22.

El Director de Compras presentará mensualmente al Comité Administrativo, vía elDirector General Administrativo, informe de los nuevos suplidores incluidos en el“Registro de Elegibles de Suplidores” , junto a los documentos exigidos y el formulario“Evaluación del Suplidor”, mediante los cuales fueron evaluados y seleccionados. Deigual modo procederá con los suplidores no seleccionados, en cuyo informe indicará lascausas de la desestimación.

23.

La decisión administrativa de selección o desestimación, en cuanto a la elegibilidad de laspersonas físicas o jurídicas evaluadas como nuevos suplidores del Banco, solo podrávariarse por el Comité Administrativo o Consejo de Directores.

24. El “Registro de Elegibles de Suplidores” constituye archivo que hará posible la toma dedecisiones oportunas para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos, enatención a las necesidades de la Institución. No obstante, se podrán considerar potencialessuplidores no registrados, cuyas ofertas, en los términos requeridos por la Institución,superen las condiciones de los suplidores registrados. Entre estos se destacan, los que

presentan sus ofertas mediante licitación pública.

25. El Director de Compras solicitará a los potenciales suplidores, que presenten documentosprobatorios para demostrar que:


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a)

Poseen la debida competencia técnica y suficientes condiciones, equipos y demásinstalaciones físicas, capacidad empresarial, confiabilidad, experiencia, tiempo en elmercado y reputación, así como personal para dar cumplimiento a la orden o contrato aadjudicar.

b) Tienen la capacidad jurídica necesaria para contratar.

c) No están en quiebra o en proceso de liquidación, sus negocios no han sido puestos bajoadministración judicial, y sus actividades comerciales no han sido suspendidas.

26.

No podrán participar como oferentes, las personas físicas o morales que se hallen encircunstancias tales como:

a)

Desempeñando funciones Públicas del Poder Ejecutivo, Legislativo y/o Judicial.

b)

Miembros del Consejo de Directores, Ejecutivos y empleados del Grupo FinancieroReservas.

c)

Personas jurídicas en cuyo capital social participe alguno de los Ejecutivosmencionados en el párrafo anterior o parientes por consanguinidad o afinidad, quepresenten ofertas en condiciones inferiores a las prevalecientes en el mercado para

operaciones similares.

d) Personas físicas o jurídicas que estén siendo procesadas o hayan sido condenadasmediante sentencia definitiva por: delitos de falsedad o contra la propiedad, delitos decohecho, malversación de fondos públicos, tráfico de influencia, negociacionesprohibidas a los Ejecutivos, revelación de secretos o usos de información privilegiada,delitos contra las finanzas públicas o del Banco.

e) Empresas cuyos directivos se encuentren procesados por delitos contra laadministración pública, contra el Banco o cualquier empresa del Grupo Financiero

Reservas u otro delito grave definido en nuestro Código Penal.

f) Los que no hubieren dado cumplimiento a sus obligaciones tributarias o de SeguridadSocial impuestas por las disposiciones vigentes.


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27.

El Oficial Control de Compras será el responsable de llevar un control delcomportamiento de los suplidores activos y entregará reporte mensual al Director deCompras, apoyándose en reportes semanales recibidos del Encargado de Compras y elEncargado Trámite Cuentas Por Pagar, Dirección de Suministros. Los mismos incluiránel siguiente detalle:

a) Del Encargado de Compras:

1.

Disponibilidad del bien, cuando se requiere2. Disponibilidad de piezas y servicios3.

Descuentos por pronto pago4. Garantías

5.

Otros

b) De la Dirección de Suministros:

1. Tiempo de entrega2. Cumplimiento de las especificaciones

28. El Director de Compras es el responsable de presentar informe trimestral a la DirecciónGeneral Administrativa, sobre el desempeño de los suplidores activos para toma de

decisiones. En caso necesario presentará Informes individuales, si el caso lo amerita.

29. El Director General Administrativo será responsable de la revisión de las informacionesregistradas en informe indicado en el punto que antecede, y presentará conclusiones alComité Administrativo para los fines que considere pertinentes.

30. A fin de cumplir con el principio de igualdad y oportunidad para todos los oferentes, elOficial Control de Compras, Dirección de Compras deberá mantener actualizada una base de datos de suplidores depurados y clasificados por tipo de bien.

CALIFICACIÓN DE BIENES

31. Las áreas con capacidad para certificar sobre cualidades de materiales, piezas, mobiliario yequipos, deberán elaborar o actualizar anualmente los manuales de especificaciones técnicascon mayor demanda por la Institución, y remitirlos a la Dirección General Administrativapara fines de una correcta cotización y compras. Entre las áreas detallamos: Dirección


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General de Tecnología, Dirección General de Seguridad, Dirección de Ingeniería y DirecciónGeneral de Mercadeo y Comunicaciones.

32.

La Dirección General Administrativa es el área responsable de velar porque los bienes:materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, se ajusten a las normas y estándares decalidad definidos para cada caso, en las especificaciones técnicas y económicas requeridaspor el Banco.

33.

La calidad requerida por la Dirección de Compras para cada material, mobiliario y equipodeberá hacerse atendiendo a uno o varios de los medios y criterios siguientes:

a) Muestras, descripciones y fotografías del producto a suministrar.

b)

Descripción de las medidas empleadas por el suplidor, para asegurar la calidad delproducto.

c) Certificaciones expedidas por los institutos o servicios especializados nacionales y/ointernacionales encargados del control de calidad, que garanticen la existencia deespecificaciones y normas necesarias.

d)

La garantía ofrecida por el suplidor. Una mayor garantía en el tiempo, constituye un

indicador de mayor calidad del producto o servicio.

GARANTIAS

34.

Las garantías responderán a los siguientes conceptos:

a) De las obligaciones derivadas del contrato, de los gastos originados al Banco pordemora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y de los daños yperjuicios ocasionados a la institución, con motivo de la ejecución del contrato o enel supuesto de incumplimiento del mismo.

b) En el contrato de suministro, la garantía responderá por la existencia de vicios odefectos de los materiales, piezas, mobiliario y equipos suministrados durante elplazo de garantía que se haya previsto en el contrato.


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35.

Los adjudicatarios cuyas órdenes de compras y/o contratos incluyan avance que exceda lasuma de cien mil pesos con 00/100 (RD$100,000.00) o su equivalente en dólares, estánobligados a constituir una garantía en el plazo de cinco (5) días hábiles, contados desde quese le notifique la adjudicación, mediante una póliza de seguro de fidelidad, la cual deberáestar endosada a favor del Banco, para garantizar el monto de dicho anticipo, en caso deincumplimiento del contrato. Este avance o anticipo se hará debidamente motivado.

36. Las Garantías serán devueltas en las condiciones siguientes:

a) Después de aprobada la liquidación del contrato, si no resultaren responsabilidadesque hayan de ejecutarse sobre la garantía y transcurrido el plazo de la misma, seordenará su cancelación.

b) En el supuesto de recepción parcial, el contratista sólo podrá solicitar la cancelaciónde la parte proporcional de la garantía, cuando así se autorice expresamente en elpliego de condiciones particulares.

c) Transcurrido el plazo acordado desde la fecha de terminación del contrato, sin quela recepción formal ni la liquidación se hubieren realizado por causas ajenas alcontratista, se procederá inmediatamente a la cancelación de la garantía.


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3.2 PROCEDIMIENTO Núm.1:GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO YEQUIPOS

DEFINICIÓNDescribe las actividades para realizar compras de materiales, piezas, mobiliario y equiporequeridos por las áreas Administrativas y Oficinas Comerciales a través de la Dirección dCompras, a fin de garantizar el desarrollo de sus operaciones.

ALCANCE

Desde: Que se reciben las solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipohasta la entrega o envío de la Orden de Compra al Suplidor y la distribución interna de sucopias para fines de: recepción del bien adquirido, trámites de pagos, registros contables

archivo.Aplica en: Dirección de Compras y Dirección General Administrativa.

POLÍTICAS Y NORMAS(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

SOLICITUD DE COMPRA

1. Las solicitudes de materiales y piezas, deberán canalizarse a través de la Dirección deSuministros, mediante el formulario “Requisición de Almacén”, DGA-075. Lascorrespondientes a mobiliario y equipos, serán tramitadas para fines de autorización, víala Dirección General Administrativa, mediante carta o correo electrónico de funcionariocompetente, anexando o adjuntando según el caso, el formulario antes indicado.

2. La Dirección General Administrativa evaluará la solicitud de mobiliario y equipo, y de seraceptada, tramitará hacia la Dirección de Suministros, para los fines correspondientes.

3.

La Dirección de Suministro procederá a verificar la disponibilidad de los bienes requeridos(materiales, piezas, mobiliario y equipos), y en caso de la no existencia de los mismos,

procederá con el trámite de compra, vía la Dirección de Compras.

4. Para iniciar el procedimiento de compra, el área solicitante deberá contar con los recursospresupuestarios suficientes. En caso de no disponerse de los fondos en el Presupuesto,solicitará autorización al Órgano competente, por delegación del Consejo de Directores. ElÓrgano autorizado deberá presentar en reunión ordinaria de dicho Consejo, un informesobre las partidas extra-presupuestarias, a los fines de conocimiento y ratificación.


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5. Las áreas de servicios del Banco, como son: Dirección General de Tecnología, DirecciónGeneral de Seguridad, Dirección de Servicios Generales y Dirección de Ingeniería, deberánpreparar los presupuestos anuales necesarios para satisfacer los requerimientos demantenimiento y servicios de las distintas dependencias, y requerir los materiales, piezas,mobiliario y equipos de uso constante a la Dirección de Suministros, para el trámite decompras a gran escala.

6.

El Gerente de Almacén y Suministros, Dirección de Suministros, será el responsable deremitir periódicamente a la Dirección de Compras las solicitudes de reposición deinventario de mercancías nuevas, agotadas o con existencia por debajo de la cantidadprevista, mediante memorando y formulario “Solicitud Reposición de Inventario”, DGA-

013, a fin de realizar compras a gran escala para suplir o reponer las mismas. Los indicadosrequerimientos, serán presentados a la Instancia correspondiente, de acuerdo al montoinvolucrado y naturaleza del material, mobiliario y equipo a adquirir.

7. Las áreas del Banco solicitarán por escrito a la Dirección de Ingeniería, la evaluación técnicadel espacio físico donde se colocarán las obras de arte, previo a la solicitud de compra.

8. El Gerente de Diseño de la Dirección de Ingeniería, será el responsable de realizarevaluación técnica del espacio físico de áreas y Oficinas donde se colocarán las obras de

arte solicitadas para la compra, a fin de recomendar las características específicas quedeben poseer, atendiendo al tipo de Oficina, como: dimensiones, material utilizado para suimpresión, marcos, entre otras.

9.

El Gerente de Diseño de la Dirección de Ingeniería, será el responsable de remitir porescrito el resultado de la evaluación realizada para la adquisición de obra de arte, al área uOficina que hizo la requisición.

10. Las áreas y Oficinas del Banco solicitarán la compra de obras de arte, a través de laDirección de Compras, anexando el resultado de la evaluación recibido de la Dirección de

Ingeniería.

11. El Director de Compras solicitará por escrito al Gerente de Cultura de la Dirección deComunicaciones, la recomendación de la Galería de Arte o Suplidor, Artista y Obra de Arteque estime conveniente, anexando el resultado de la evaluación realizada por la Direcciónde Ingeniería.


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12. El Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, será el responsable de visitarcomo mínimo, tres Galerías de Arte o Suplidores que estén incluidos en “Registro deElegibles de Suplidores”, y seleccionar y recomendar por escrito, el Artista y la obra queestime conveniente comprar, tomando en consideración sus conocimientos en artesplásticas y los resultados de la evaluación de la Dirección de Ingeniería.

13. El Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, gestionará y remitirámensualmente a la Dirección de Compras, catálogos de artistas y obras de arte de quedisponen las Galerías de Arte, Artistas y otros suplidores, a fin de que sean autorizados porel Banco.

14.

El Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, deberá recomendar por escrito ala Dirección de Compras, evaluar e incluir en el “Registro de Elegibles de Suplidores” lasGalerías de Arte, Artistas Plásticos y otros suplidores de obras de arte que estimeconveniente.

15. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisición de Software (s) y Hardware(s), ver el “Manual de Procedimientos Solicitud y Evaluación para la Adquisición Software(s), Hardware (s) y Servicios Tecnológicos”, publicado en Intranet.

16.

En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisición de inmuebles, ver el manualde procedimientos “Adquisición y Control de los Bienes Inmuebles”.

COTIZACIONES

17. Para las solicitudes de cotizaciones de compras, deberá tomarse en consideración lossuplidores registrados en el “Registro de Elegibles de Suplidores”, y la modalidad decompra utilizada, por correo electrónico, vía fax, mensajería externa, mediante losformularios “Solicitud de Cotización”, DGA-005 y Cotización Telefónica, DGA-078 o através de publicación en la prensa, en caso necesario.

18.

El Encargado de Compras, y en caso necesario el Gerente de Compras, deberán seleccionarlos suplidores para fines de cotización, en base al “Registro de Elegibles de Suplidores” ,considerando las políticas y normas previstas para esta actividad. En este sentido, laDirección General Administrativa supervisará el cumplimiento de dichas disposiciones.


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19.

Las Direcciones Generales de Tecnología, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y laDirección de Ingeniería podrán sugerir a la Dirección de Compras los suplidores queestimen convenientes, a fin de contribuir con la correcta cotización y compra de materiales,piezas, mobiliario y equipos.

20. La decisión de solicitar cotizaciones o propuestas mediante el concurso público (licitación),vía publicación en periódico de circulación nacional, se tomará en atención a lo dispuestomediante resolución aprobatoria del Consejo de Directores.

21. Las cotizaciones serán seleccionadas a partir de los criterios: mejor mercancía, calidad,precio, tiempo de entrega y descuentos por pronto pago.

22.

Un proveedor cuya cotización ha sido seleccionada, deberá competir en próximosconcursos con suplidores diferentes a los que intervinieron en el proceso que resultóganancioso.

23. El Encargado de Compras, llevará un Registro Control de la solicitud y recepción decotizaciones.

24. Si luego de transcurrido tres (3) días de haber remitido las solicitudes de cotizaciones a lossuplidores, no se recibe respuesta de algunas de éstas, se procederá con la remisión a otros

suplidores, a fin de completar el número de cotizaciones requeridas. Tales solicitudesestarán enmarcadas dentro de igual plazo de tres (3) días, al término del cual quedarácerrado el proceso de selección. El referido plazo de seis (6) días en total, no descartaráninguna de las cotizaciones recibidas.

25. El Encargado de Compras dará seguimiento a las solicitudes de cotizaciones enviadas a lossuplidores y tomará acciones sobre aquellas que cumplido el plazo de cierre no han sidorespondidas. Esta condiciones serán:

a)

Contactar al suplidor y acordar ampliar plazo de vencimiento, hasta seis días.

b)

Enviar solicitud de cotización a otro suplidor.

26. La copia de la Solicitud de Cotización, DCS-007 , se archivará en el expediente del suplidorque resulte ganador. En adición a la copia de la Orden de Compra y de la aprobación delorganismo correspondiente.


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27.

Las solicitudes de cotizaciones, mediante los formularios “Solicitud de Cotización”, DGA-005 y Cotización Telefónica, DGA-078 se prepararán en original, y se agregarán eidentificarán las copias necesarias, según la cantidad de suplidores que participen (tres omás), atendiendo a las modalidades de compras o contrataciones, según topes deautorización establecidos.

28.

La Dirección de Compras solicitará asesoría al personal técnico de las DireccionesGenerales de Tecnología, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Dirección deIngeniería, en caso de requisiciones de materiales, piezas, mobiliario y equipos que noestén incluidos en “Manuales de Especificaciones Técnicas”, previo a su cotización.

29. El Gerente de Cotizaciones Internacionales, tramitará y controlará las solicitudes de

cotizaciones de compras internacionales, requeridas por el Director de Compras.

30. El Director de Compras dará seguimiento a las solicitudes de cotizaciones de comprasinternacionales, hasta su recepción.

APROBACIÓN DE COMPRA

31. El Encargado de Compras deberá elaborar los memorandos y cuadros comparativos parapresentar las solicitudes de compras a los organismos de decisión, según los montos de sus

cotizaciones.

32. La aprobación de compra podrá ser revocada únicamente por la Instancia que aprobó o poruna superior, siempre que dicha decisión cuente con las justificaciones de lugar. En estesentido, la Subadministración General Administrativa supervisará el cumplimiento dedichas disposiciones.

33.

Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra,se le cancelará y se adjudicará la compra al segundo ganador, presentando informe sobretal situación a la instancia que aprobó en primer término.

ORDEN DE COMPRA

34. El Encargado de Compras llevará registro de los talonarios del formulario “Orden deCompra, DGA-001”, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio ofuncionario competente, autorice la compra, entregará el formulario en blanco, alRepresentante de Compras.


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35.

El Representante de Compras, completará el formulario “Orden de Compra” DGA-119 , eingresará en registro control, en atención a orden secuencial numérico, sin excluir detalles,especificando con claridad la descripción del material, mobiliario o equipo a ser adquirido,y las indicaciones del lugar de recepción y condiciones de pago. El Encargado de Comprasserá el responsable de velar en todo momento, por el cumplimiento de lo antes descritopara los fines de seguimiento.

36. El Encargado de Compras es el responsable de entregar diariamente al Gerente deCompras, un reporte de las órdenes de compras emitidas y canceladas, para fines demonitoreo y al Oficial Control de Compras para fines de archivo y control en cronológicodel área.

37.

El Director de Compras verificará que la Orden de Compra, DGA-119 , esté debidamentefirmada, previo a su entrega al Oficial Control de Compras para su distribución.

38.

Las Órdenes de Compras, deben firmarlas el Director y el Gerente de Compras,conjuntamente. En ausencia de uno de estos funcionarios, firmará el Encargado deCompras, en sustitución del funcionario ausente.

39. Completada y firmada la Orden de Compra, DGA-119 , el Oficial Control de Comprasingresará en Registro Control el estatus de firmada, y entregará al Auxiliar Control de

Compras para su distribución, como se detalla a continuación:

a) Original: Suplidor. b) Primera copia: Expediente Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los

documentos que sustentan la compra.c) Segunda copia: Gerencia de Almacén y Suministro, junto a documentos originales

que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepción conforme de losmateriales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboración de entradascontables y el consecuente trámite de pago y producción de registros contables, víala Gerencia Control Cuentas por Pagar.

d)

Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección GeneralAdministrativa, a fin de conformar expediente y producción de registros oportunos.

e) Cuarta copia: a archivo cronológico, a fin de controlar la secuencia numérica de lasórdenes emitidas. Esto así, con el objetivo de facilitar cualquier labor deinvestigación.


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40. Las órdenes de compras canceladas deberán archivarse en original con todas sus copias,con sello de “CANCELADO”, especificando la causa de la cancelación, fecha e inicial delEjecutivo que la autorizó, la cual se archivará en el expediente de órdenes del mes ocronológico.

41. El Oficial Control de Compras será el responsable de supervisar la correcta distribución delas órdenes de compras.

42. El Oficial Control de Compras dará seguimiento continuo a la recepción conforme yoportuna de materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, a partir de los reportesdiarios recibidos desde la Gerencia de Almacén y Suministro.

43. El Oficial Control de Compras elaborará y entregará al Gerente de Compras, un reporte

semanal del estatus de las órdenes de compras, atendiendo al orden secuencial numérico.

44. El Gerente de Compras remitirá semanalmente a la Gerencia Administrativa, DirecciónGeneral de Seguridad, una relación de los bienes adquiridos que requieran estar avaladospor pólizas de seguros, atendiendo a sus características. Esto así, a los fines de que seproceda con la suscripción de las mimas. Entre estas pólizas, citamos:

a) BBB, Bankers Blanket Bond, o de Fidelidad Bancaria: Cubre pérdidas acorde a lossiguientes siniestros: robos por terceros o vía electrónica, asaltos, infidelidades de

empleados, falsificaciones, entre otros.b) Todo Riesgos: Cubre destrucción o desaparición de bienes muebles, inmuebles yequipos, originados por efectos de desastres naturales, robos y pérdidas.

c) De Vehículos: Cubre daños propios y a terceros, ocasionados por accidentes detránsito, robos, destrucción parcial o total a los vehículos.

d) Responsabilidad Civil: Garantiza la cobertura de daños que pueden ocasionárselesa terceros ubicados o transitando por áreas e inmediaciones del Banco y ocasionadosproducidos por bienes propiedad del Banco, tales como caída de letreros y vallas uotros efectos.

COMPRAS INTERNACIONALES

45. El Gerente de Cotizaciones Internacionales deberá remitir al Director de Compras, lascotizaciones requeridas por éste, relativas a los materiales, piezas, mobiliario y equipos aser adquiridos, y servicios de embarque o envío en caso de que esto último aplique. En loque refiere a la gestión aduanal, la Dirección de Compras cotizará dichos servicios.


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46. Realizada la selección de los suplidores de los bienes y servicios de embarque o envío, elOficial Control de Compras le remitirá vía Fax, las órdenes de compras por tales conceptos,y entregará al Auxiliar Control Compras, los originales de cada Orden con la nota de“Orden enviada”, debidamente inicializada y con fecha de envío, para su archivo en el

expediente de suplidores. Para los casos de compañías de embarques o envíos, radicadasen el país, el original de la indicada Orden, le será entregado directamente.

47.

En caso de que el retiro de los bienes sea por gestión aduanal, la Dirección de Comprasentregará al Agente Aduanal que suplirá los servicios, la Orden de Compra junto a carta deautorización para el retiro de la Dirección General de Aduanas.

48.

Al igual que las compras realizadas en territorio nacional, el Banco requerirá del suplidorinternacional la garantía que corresponda, con vigencia a partir de la fecha en que el bien es

recibido conforme y probado por el Banco.

49. El Gerente de Cotizaciones Internacionales informará a la compañía de embarque o deenvío, los datos del Almacén al que deberá contactar para la recepción de los bienesadquiridos, a fin de que se efectúe su retiro.

50.

El Oficial Control de Compras, dará seguimiento continuo a los envíos de los bienesadquiridos, hasta confirmar la recepción conforme. Esta acción se realizará a través de lascompañías de envío, del personal de contacto en la Dirección General de Aduana, del

Agente Aduanal o del Almacén correspondiente.

TRÁMITE DE PAGO DE COMPRAS

51.

La Dirección de Compras deberá sugerir a los suplidores, abrir una cuenta en el Banco, afin de acreditar sus pagos.

52.

El Oficial Control de Compras llevará un riguroso seguimiento de las compras a crédito, afin de que sean redimidos en su oportunidad, los pagos parciales o compromisospendientes de pago a suplidores, vía la Gerencia Control Cuentas Por Pagar y la Gerencia

de Contabilidad Operativa.

53. Los muebles y equipos especiales como: obras de arte, plantas eléctricas, mobiliariomodular, equipos de seguridad y equipos automatizados, que por su naturaleza se requieraentregar en las áreas del Banco donde serán instalados, serán recibidos por la Gerencia deActivo Fijo, con la copia de Orden de Compra recibida de los Almacenes de EquiposComputarizados y de Mobiliario y Equipos. El personal técnico de esta Gerencia, recibirá


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conforme el conduce o elaborará acuse o recepción para su remisión a la Gerencia Controlde Cuentas Por Pagar para trámite de pago.

54. Los Encargados de los Almacenes deberán remitir diariamente al Oficial Control deCompras y al Gerente Control Cuentas Por Pagar, vía el Gerente de Almacén y Suministro,reportes de bienes recibidos conforme, indicando la “Requisición de Almacén”, DGA-075 y “Orden de Compra”, DGA-119, a que corresponden y la fecha de recepción para fines deregistro y trámite de pago.

55.

La Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General Administrativa, recibirá delEncargado Trámite de Cuentas Por Pagar, vía el Gerente de Suministro: Orden de Compra,Factura y Conduce (si aplica) en original, y acuse de recepción conforme, correspondientesa los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos.

56.

El Gerente de Cotizaciones Internacionales será responsable de informar al suplidorinternacional, sobre el estatus del pago por bienes adquiridos.

CONTROL DE EXPEDIENTES

57.

Los expedientes de los suplidores, deberán permanecer archivados bajo la custodia delAuxiliar Control de Compras o en su defecto por el personal que actúe por delegación delDirector de Compras. Dicho custodio deberá llevar un registro control de los expedientes

contenidos en estos archivos.

58. Por lo menos una vez cada seis meses, el Gerente de Compras realizará revisión sorpresa alos expedientes de compras, y evaluará el cumplimiento de la política de control existente,a fin de garantizar la integridad de los mismos. Este Ejecutivo deberá dejar constancia de larevisión realizada, a través de certificación en un Registro Control.

59.

El Auxiliar Control de Compras deberá llevar control de los expedientes prestados, a travésdel formulario “Solicitud y Control de Datos/Efectos”, SU-VAR-067.


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ACTIVIDAD Núm. 1: COTIZAR COMPRA

RESPONSABLE PASOSDirector de Compras 1. Recibe de la Dirección de Suministros memorando y formulari

“Solicitud Reposición de Inventario”, DGA-013 , revisa que estcompleta y correcta, hace las observaciones en caso necesario envía al Gerente de Compras o al Gerente de CotizacioneInternacionales, atendiendo al tipo de compra.

Gerente de Compras oGerente de CotizacionesInternacionales

2. Revisa la “Solicitud Reposición de Inventario”, DGA-013, verificobservaciones del Director, si las tiene, las aclara con éste o con Gerente de Suministro, en caso necesario.

3.

Selecciona para cotizar mínimo tres suplidores atendiendo a:

a)

Políticas Establecidas b)

Registro de Elegibles de Suplidoresc) Desempeño de servicio, precio y calidad de productosd)

Monto aproximado de la compra

Si la compra es internacional:

4.

El Gerente de Compras Internacionales realiza las gestiones dcotizaciones, a través de suplidores autorizados, en atención a la

Políticas y Normas, y envía las cotizaciones al Encargado dCompras, para su registro y presentación al Ejecutivo u Organismcorrespondiente, según niveles de autorización.

Si la compra es nacional:

5. El Gerente de Compras entrega la requisición al Encargado dCompras para fines de cotización.

Encargado de Compras 6. Recibe del Gerente de Compras, memorando y formulario “SolicituReposición de Inventario”, DGA-013, junto a Suplidore

seleccionados para cotizar, y registra en archivo control los datonecesarios de la solicitud y del Representante de Compras qucotizará, para fines de seguimiento.

7. Asigna al Representante de Compras la Requisición, junto suplidores seleccionados para la solicitud de cotización.


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Representante de Compras 8. Llena formulario “Solicitud de Cotización”, DGA-005 o CotizacióTelefónica, DGA-078 con la descripción y condiciones necesarias, lo remite a los suplidores seleccionados para cotizar, vía fax, corre

electrónico o mensajero externo, según el caso.9.

Archiva temporalmente solicitud de cotización en expediente parseguimiento y posterior solicitud de aprobación de la compra.

10. Recibe de Suplidores las cotizaciones y verifica si los datos descritoestán correctos, según formulario “Solicitud de Cotización”, DGA005 o “Cotización Telefónica”, DGA-078.

Si datos están incorrectos o diferentes a lo solicitado:

11. Devuelve cotización al suplidor para su corrección o solicit

cotización a otro suplidor autorizado, en caso necesario.Si datos están correctos:

12. Anexa cotizaciones al expediente de solicitud de la compra, registrcotizaciones en archivo control y entrega al Encargado de Comprapara su presentación al Ejecutivo u Organismo correspondientesegún niveles de autorización establecidos.


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ACTIVIDAD Núm. 2: EVALUAR SOLICITUD DE COMPRA

RESPONSABLE PASOS

Encargado de Compras 1.

Recibe del Representante de Compras, el expediente de la solicitud dcompra: formularios “Solicitud Reposición de Inventario”, DGA013, y “Solicitud de Cotización”, DGA-005 o “CotizacióTelefónicas”, DGA-078, de los suplidores seleccionados , y verificque esté completo, que los datos de las cotizaciones estén correctos que cumplan con las normas y políticas establecidas.

2.

Clasifica los expedientes de solicitudes de compra, atendiendo montos y al tipo del material, mobiliario o equipo a comprar.Si compra está prevista para aprobar por instancias con un nivel dautorización menor al del Comité Administrativo:

3. Entrega al Gerente de Compras para su evaluación o presentación aEjecutivo correspondiente.Si compra está prevista para aprobar por instancias con un nivel dautorización igual o mayor al del Comité Administrativo:

4.

Prepara memorando y cuadro comparativo con las cotizacionerecibidas y entrega al Gerente de Compras para su presentación aorganismo correspondiente.

Gerente de Compras 5.

Recibe expediente de solicitud de compra para evaluación, junto cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos, según montos dlas solicitudes de compras.Si compra está prevista para ser aprobada por el Gerente dCompras:

6. Evalúa el expediente de solicitud de compra y toma decisión.Si no aprueba

7.

Informa al usuario y remite solicitud de compra junto a sus anexos, aOficial Control de Compras para su archivo en expediente deSuplidor y en cronológico. Si aprueba

8. Devuelve expediente al Encargado de Compras, para la elaboracióde la Orden de Compra a nombre del Suplidor seleccionado.


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Si compra está prevista para ser aprobada por Director de CompraDirector Administrativo o Subadministrador General:

9.

Entrega al Director de Compras para su evaluación y toma ddecisión, o para su presentación al ejecutivo correspondiente, segúnivel de autorización.Si compra está prevista para ser aprobada por el ComitAdministrativo o Consejo de Directores:

10.

Verifica que las cotizaciones, cuadros comparativos y memorandoestén correctos, y entrega expedientes al Director de Compras para sevaluación y presentación al Organismo correspondiente, según nivede autorización.

Director de Compras,Director GeneralAdministrativo,Subadministrador GeneralAdministrativo, ComitéAdministrativo ó Consejode Directores

11.

Evalúa el expediente de solicitud de compra y toma decisión.

Gerente de Compras 12. Recibe del Director de Compras el expediente de la solicitud dcompra con su decisión o la del Ejecutivo u Organism

correspondiente.

Si Ejecutivo u Organismo no aprueba la compra:

13. Informa decisión a las áreas solicitantes, y entrega expediente aOficial Control Compras, para su archivo en expediente del Suplidoy en cronológico del área.

Si Ejecutivo u Organismo aprueba la compra:

14.

Devuelve al Encargado de Compras expediente de solicitud dcompra: “Solicitud Reposición de Inventario”, DGA-013 y Solicitude Cotización (DGA-005) o Cotización Telefónica (DGA-078Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, según montoaprobados, con la decisión del ejecutivo u organismcorrespondiente, para la elaboración de la Orden de Compra nombre del Suplidor seleccionado.


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ACTIVIDAD Num. 3: ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN DE COMPRA

RESPONSABLE PASOS

Encargado de Compras 1.

Recibe del Gerente de Compras, expediente de la solicitud aprobadconteniendo: “Solicitud Reposición de Inventario”, DGA-013, Solicitud de Cotización (DGA-005) o Cotización Telefónica (DGA078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, según montoaprobados, registra en archivo control el estatus de la requisiciócomo: “Compra Aprobada”.

2.

Entrega expediente de solicitud de compra aprobada junto formulario “Orden de Compra”, DGA-119 en blanco al Representantde Compras y le instruye completarla.

Representante de Compras 3. Recibe el expediente de solicitud de compra aprobada completformulario Orden de Compra, DGA-119 con los datos de la compra lo devuelve junto a expediente al Encargado de Compras.

Encargado de Compras 4. Recibe expediente de la compra junto a Orden de Compra, DGA-11completada y verifica si está correcta.

Si Orden de compra no está correcta:

5. Devuelve expediente y Orden de Compra al Representante dCompras para fines de corrección.

Si Orden de compra está correcta:

6.

Iniciala la Orden de Compra y entrega al Gerente de Compras.Gerente de Compras 7. Recibe expediente de compra junto a Orden de Compra y verific

que esta última, esté correcta, firma y entrega al Director dCompras.


8. Devuelve expediente y Orden de Compra al Encargado de Comprapara fines de corrección.

Si Orden de compra está correcta:

9. Firma la Orden de Compra y entrega al Director de Compras.Director de Compras 10. Recibe expediente de compra, verifica que Orden de Compra est

correcta.


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11. Devuelve expediente y Orden de Compra al Gerente de Compra

para fines de corrección.Si Orden de compra está correcta:

12.

Firma la Orden de Compra y entrega al Oficial Control de Compras.Oficial Control deCompras

13. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Comprfirmada y confirma que el expediente está debidamente completado firmado.

Si la Orden de Compra no está correcta o el expediente no estcompleto:

14.

Devuelve al puesto correspondiente para su corrección o firma.Si la Orden de Compra está correcta y el expediente está completo:

15. Registra Orden Compra en archivo control, con el estatus de “Ordede Compra Distribuida”.

16.

Entrega expediente y Orden de Compra DGA-119 al Auxiliar ControCompras.

Auxiliar Control Compras 17. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Comprfirmada, obtiene dos fotocopias del expediente.

18.

Desglosa Orden de Compra, DGA-119 , y distribuye de la siguientforma:

a) Original: Suplidor. b) Primera copia: Expediente del Suplidor como acuse de recibo

junto a copia de los documentos que sustentan la compra.c)

Segunda copia: Gerencia de Almacén y Suministro, junto documentos originales que sustentan la compra, a fin ddiligenciar la recepción conforme de los materiales, piezamobiliario y equipos adquiridos, la elaboración de entradacontables y el consecuente trámite de pago y producción dregistros contables, vía la Gerencia Control Cuentas por Pagar.

d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, DireccióGeneral Administrativa, a fin de conformar expediente producción de registros oportunos.


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e)

Cuarta copia: a archivo cronológico, a fin de controlar la secuencinumérica de las órdenes emitidas. Esto así, con el objetivo dfacilitar cualquier labor de investigación.


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V- HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES

AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dirección General de Organización & Sistemas ContraloríaVersión Actualización

/TemaOriginado por Fecha

AprobaciónVersión Núm.1 Subadministración General Administrativa y Dirección

General Administrativa.ComunicaciónCON-03-0365-08

Versión Núm.2 Inclusión dePolítica sobrelos

responsablesde firmar elformularioOrden deCompras.

Comunicación DC-1304-08 del 06/10/2008 ComunicaciónCON-03-1306-08Del 14-11-2008


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Modelo Manual y Procedimientos de Compras (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

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