MODIFICACIÓN DE TRÁMITES PREVIOS A LA ... CAPITULO 1 MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE...

INSTRUCTIVO INTEROPERABILIDAD SENPLADES FINANZAS (eSIGEF-SIPeIP) PARA REGISTRO Y MODIFICACIÓN DE TRÁMITES PREVIOS A LA ELABORACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE INVERSIÓN PÚBLICA

Sistema de Administración Financiera eSIGEF Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública

SIPeIP

S u b s e c r e t a r i a d e I n n o v a c i ó n d e l a s F i n a n z a s P ú b l i c a s M I N F I N

D i r e c c i ó n N a c i o n a l d e I n n o v a c i ó n C o n c e p t u a l y N o r m a t i v o

Fecha: 17 de diciembre de 2013

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INSTRUCTIVO INTEROPERABILIDAD (eSIGEF – SIPeIP) PARA REGISTRO Y MODIFICACIÓN DE TRÁMITES PREVIOS A LA ELABORACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE INVERSIÓN PÚBLICA CODIGO DE INSTRUCTIVO 001

No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión

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de información, sin autorización escrita del Ministerio de Finanzas o la SENPLADES. DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2012 primera edición

Documento propiedad de: Ministerio de Finanzas, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo República del Ecuador.

Edición: Primera Cubierta: Ministerio de Finanzas Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas Estructuración: Ministerio de Finanzas

Vice ministerio de Finanzas Verónica Gallardo Subsecretaría de Innovación y Desarrollo De las Finanzas Públicas: Luis Carvajal

Dirección de Innovación Conceptual y Normativa: Cristina Olmedo

Autor: Fabricio Vera Fecha: 26/11/2012

Actualizado: Irene Villalba Fecha: 24/10/2013

Revisión: Rosa Elena Albán Ludy Silva Mélida Castro Ma. Paulina Chiriboga Diana Molina

Fecha: 11/11/2013

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INDICE DE CONTENIDO

CAPITULO 1 ........................................................................................................................................ …….4

SOLICITUD DE TRÁMITES PARA MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE

PROYECTOS DE INVERSIÓN .......................................................................................................... 4

INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................................ 4

CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS ................ 5

INCLUSIÓN DE NUEVOS PROYECTOS (INCL) ..................................................................... 7 a.- REGISTRO ....................................................................................................................................... 7 b.- NOTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 10 c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR ...................... 12 d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR ................... 15

INCREMENTOS DE TECHOS AL PAI (INCR) ....................................................................... 17 a.- REGISTRO .................................................................................................................................... 17 b.- NOTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 21 c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR ...................... 22

d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR ................... 24

INTERINSTITUCIONAL (MOD) ...................................................................................................... 27 a.- REGISTRO INSTITUCIÓN EMISORA ............................................................................. 28 b.- NOTIFICACIÓN A MINISTERIO COORDINADOR Y A LAS INSTITUCIONES

RECEPTORAS ...................................................................................................................................... 34

c.- ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Operador)................ 35

d.- ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Aprobador) ............. 38

e.- SOLICITUD MINISTERIO COORDINADOR ................................................................. 41

DEVOLUCIÓN DE RECURSOS (DEV)....................................................................................... 43 a.- REGISTRO .................................................................................................................................... 43 b.- NOTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 48

c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR .......................... 50

d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR ....................... 52

FILTROS DE BUSQUEDA ................................................................................................................ 54

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CAPITULO 1

MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

El Ministerio de Finanzas en coordinación con la Secretaría Nacional de

Planificación y Desarrollo - SENPLADES, han desarrollado a través de las

herramientas e-Sigef y SIPeIP, un módulo relacionado con la Solicitud de Trámites

para Modificaciones Presupuestarias de Proyectos de Inversión, a través del cual

las instituciones Ministerio de Salud Pública, Ministerio de Transporte y Obras Públicas y Servicio de Contratación de Obras – SECOB, priorizadas como piloto,

podrán realizar los siguientes trámites:

• Inclusión de Nuevos Proyectos (INCL) • Incrementos de Techos al PAI (INCR) • Modificaciones Interinstitucionales (MOD) • Devolución de Recursos (DEV)

INGRESO AL SISTEMA

El usuario accederá al sistema mediante su USUARIO y CONTRASEÑA que le serán

proporcionados por el Administrador Informático de la Entidad a la que pertenece, en virtud

del perfil y funciones asignados por la propia institución.

La pantalla de ingreso le solicitará el usuario y contraseña, al que puede acceder desde

cualquier computadora que tenga acceso a Internet; no es necesario instalar ninguna

aplicación para operar en la herramienta eSIGEF.

Los tipos de usuarios que intervienen en el proceso de modificación de proyectos son:

• OPERADOR: Usuario que registra información en la herramienta eSIGEF

(Funcionario delegados).

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• APROBADOR: Usuario que notifica y solicita el trámite (funcionarios con mayor

jerarquía o delegados con capacidad de decisión, preferentemente el

coordinador de planificación). • CONSULTA: Usuario que únicamente tiene acceso a visualizar la información.

Posterior se despliega la pantalla donde se debe escoger el año del ejercicio fiscal

disponible.

Una vez se ha ingresado al sistema y elegido el año fiscal en el que se va realizar el

trámite, se despliega la pantalla de navegación de la herramienta.

CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS

Para la creación de trámite, el usuario debe ingresar a la siguiente ruta de acceso:

Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos

Registro de Formulario de Modificación

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Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones en la que el usuario

selecciona la Institución en la que se va a registrar el trámite:

Se presenta la pantalla donde se realizan los registros.

En la parte superior derecha de esta pantalla se presenta la barra de herramientas que

dispone de las siguientes opciones dependiendo del tipo de usuario:

Crear un nuevo registro.

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Modificar datos de u n registro, siempre y cuando se encuentre en est ado REGISTR ADO.

Notificar

A nular tramite, siempre y cuando se encuentre en estado REGISTRADO

Solicitar

Consultar

Imprimir

Detalle de Partidas a Reservar

Consultar R ecorrido

Servicio Se nplades Mo dificación P royecto

Servicio Senplades Inclusión Proye cto

Consultar R eservado

Consultar to dos los registros

La eta pa de modi ficación de un proyecto, cualquiera que sea el trámite a rea lizar es:

1.- Registro 2.- Notificación 3.- Aceptación o Rechazo de la(s) Institución(es) Receptora(s) o Minist erio

Coordinado r 4.- Solicitud a SENPLADE S 5.- Dictamen Favorable o Negado de S ENPLADE S 6.- Modificació n Presupues taria (Ministerio de Fin anzas)

Nota: La Notifica ción será realizada únicamente por Instituciones que estén bajo el control

de un Ministerio Coordinado r y por trá mites en l os que se tiene que n otificar a la(s)

Institución(es) Receptora(s), caso contra rio, el paso directo es la Solicitud del trámite por

parte de la UDAF.

INCLUSIÓN D E NUEVOS PROYECTOS (INCL)

Para la inclusión de nuevos proyecto s, se debe recordar q ue el mis mo debe e s tar regist

r ado en el sistema SIPeIP y contar con dictame n de Priorid ad, la inclus ión siempre se

debe solicitar sie mpre en val or 0.

a.- R EGISTRO

Para l a creación d el trámite, e l usuario de be ingresar en la siguie nte ruta de acceso:

8



Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación” y después de seleccionar la

Insitución; se presenta la siguiente pantalla:

Se debe presionar el boton crear trámite y se despliega la siguiente pantalla

La institución debe registrar en la herramienta eSIGEF la siguiente información:

Tipo de Tramite INCL Descripción

9

En la descripción a registrar se debe detallar los CUPs que requieren de inclusión, mismos

que deben ir entre signos de menor que (<) y mayor que (>), separados por punto y coma

(;). Es necesario que antes de la descripción del CUP se detalle la solicitud de inclusión

que se realiza.

EJEMPLO DE INFORMACIÓN A DETALLAR EN DESCRIPCIÓN

Se requiere que se incluya el siguiente proyecto: <025810000.0000.373010>

Se requiere que se incluyan los proyectos: <025810000.0000.373010;090890000.0000.373938>

Es importante considerar que si no se ingresa la información como se solicita, el sistema

no validará el proyecto que se requiere en la inclusión; por lo cual el analista de

SENPLADES emitirá dictamen “Negado”, por no contar con información completa.

Se debe mencionar que si por error la institución ingreso un proyecto duplicado el analista

de línea de SENPLADES negará el tramite por contar con información duplicada.

Una vez registrada la información solicitada se presiona el botón crear ; ante lo cual el

sistema generará automáticamente un número de trámite como se presenta en la siguiente

pantalla:

Posterior a la creación de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la

opción que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen la inclusión de dicho

proyecto; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar. De igual manera se solicita ingresar una descripción de el o los archivos que se

van a cargar, seguido a esto presionar el botón .

Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de Notificar o Solicitar el

trámite, éste no va a poder continuar con el proceso, si no se tiene archivo que respalde el

trámite.

Al realizar los pasos antes mencionados, en la parte inferior de la pantalla se puede

observar la carga del archivo.

10

NOTA: El sistema eSIGEF permite cargar archivos en formato PDF de hasta 2 MG por cada

trámite.

Una vez que se han cargado los archivos se debe presionar el botón salir ,

automáticamente el sistema genera la pantalla donde se puede observar el estado del

trámite, mismo que se reflejará como “REGISTRADO”. Cabe indicar que únicamente en

este estado se pueden realizar modificaciones al registro o a su vez anularlo.

b.- NOTIFICACIÓN

La siguiente etapa del proceso es la notificación al Ministerio Coordinador, a través del

Usuario APROBADOR, si la entidad se encuentra bajo el control de un Ministerio

Coordinador; caso contrario, se solicita el trámite directamente desde la UDAF.

Para la notificación del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta de

acceso para que notifique al Ministerio Coordinador:



11

Una vez que se ha seleccionado “Registro de Formulario de Modificación” y después de

seleccionar la Institución, se despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla el usuario aprobador debe seleccionar el trámite que necesita que sea

notificado al Ministerio Coordinador, una vez seleccionado el registro se debe presionar el

botón de notificar ; donde se despliega la pantalla con toda la información que registró el operador:

En esta pantalla el APROBADOR puede visualizar la información registrada, mas no

realizar modificaciones. En caso de que se quiera realizar alguna modificación de la

información, ésta debe ser realizada por el usuario operador. Una vez validada la información por parte del APROBADOR, se debe presionar el botón notificar , en caso

de existir errores el sistema le presentará los mensajes de alertas, caso contrario se genera un mensaje de que la operación fue realizada con éxito.

12

Una vez que se ha generado el mensaje de que la operación fue realizada con éxito, se

debe presionar el botón de esta manera el trámite cambia de estado de

REGISTRADO por NOTIFICADO, como se observa en la siguiente pantalla:

c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR

Las instituciones que no tienen Ministerio Coordinador, no tienen necesidad de notificar el

trámite, ya que tienen autonomía para realizar la solicitud directamente a SENPLADES, los

pasos a seguir son los siguientes:

• Registro a cargo del usuario operador • Solicitud de análisis a SENPLADES por parte del usuario aprobador.

Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta de

acceso:



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selecciona la Institución en la que se va a solicitar el trámite:

El usuario APROBADOR directamente debe solicitar el análisis del trámite a SENPLADES,

para lo cual se debe seleccionar el trámite, y presionar el botón solicitar , como se

muestra en la siguiente pantalla:

A continuación, se despliega la siguiente pantalla:

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El usuario APROBADOR puede validar la informacion ingresada por el usuario operador,

para proceder con la solicitud de análisis; se debe presionar el botón SOLICITAR ;

automaticamente el sistema generará el mensaje “OPERACIÓN REALIZADA CON

ÉXITO”.

Donde se debe presionar el botón , generándose una pantalla donde permite

visualizar el cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por SOLICITADO, como se

observa en la pantalla:

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d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR

Posterior a la notificación por parte de la institución (UDAF) al Ministerio Coordinador, está

en la potestad de Aceptar o Rechazar el trámite.

Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador del Ministerio Coordinador deberá

ingresar en la siguiente ruta de acceso:


Formulación de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador

Una vez ingresado a “Formulario de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador” y después de seleccionar la Insitución, se despliega la pantalla que muestra los trámites que le han sido notificados y que necesitan de aprobación para la solicitud de

análisis a SENPLADES. El usuario debe seleccionar el trámite requerido y presionar el

botón “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinado” , como muestra en la pantalla:

El APROBADOR del Ministerio Coordinador puede visualizar la información registrada,

mas no realizar modificaciones,

Posterior a la validación por parte del usuario APROBADOR del Ministerio Coordinador

debe seleccionar Aceptar o Rechazar, en caso de que la solicitud sea aceptada por parte del Ministerio Coordinador se habilita el campo “Motivo de la Aceptación” , en el cual se debe registrar algun comentario que justifique la aceptación del trámite; adicinalmente,

presionar el botón “Aceptar Solicitante” , como muestra la pantalla, para que se genere la solicitud de análisis a SENPLADES.

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Inmediatamente solicitado el trámite a SENPLADES se genera el mensaje de “operación

realizada con éxito”:

Una vez aceptada la operación el trámite pasa de estado NOTIFICADO por SOLICITADO.

Además en la Descripción se va a visualiza entre corchetes la última Entidad que Acepta o

Rechaza el trámite, como se visualiza en la siguiente pantalla:

Nota: En caso de ser rechazado el proyecto, pasa a un repositorio, mismo que puede

ser consultado mediante un filtro de Búsqueda que tiene la herramienta eSIGEF,

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donde permitirá conocer el motivo por el cual fue rechazado, teniendo que generar

un nuevo trámite considerando las observaciones por la cual fue rechazado el

trámite.

INCREMENTOS DE TECHOS AL PAI (INCR)

En este tipo de trámite se puede solicitar aumento de Techos al PAI para uno o varios

Proyectos.

a.- REGISTRO

Para la creación de trámite, el usuario debe ingresar en la siguiente ruta de acceso:




selecciona la Institución en la que se va a registrar el trámite:

Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación”; se presenta la siguiente

pantalla:

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Tipo de Tramite INCR Monto del Trámite

Descripción (incluye información de procedencia de recursos y fuente)

Una vez registrada la información solicitada se presiona el botón crear ; posterior a esto el sistema generará automáticamente un número de trámite como se muestra en la

pantalla:

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opción que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen el incremento

presupuestario; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción del o los archivos que se van

a cargar, seguido a esto presionar el botón .



trámite.

Al realizar los pasos antes mencionados, en la parte inferior de la pantalla se puede

observar la carga del archivo.

En la parte inferior de la pantalla, el sistema solicita que ingrese los siguientes campos:

EOD PROGRAMA

PROYECTO

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CUP MONTO

El campo puede ser llenado, pulsando con el mouse la palabra, lo cual permite desplegar

una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les puede asignar incremento, de

igual manera se debe seleccionar el programa, el proyecto y el CUP.

El Monto es el único campo que debe ser digitado, de la siguiente manera:

• En signo positivo, para el proyecto o los proyectos que se van hacer los

incrementos. • La sumatoria de los montos detallados, debe ser igual al monto establecido en la

cabecera del trámite.

A medida que se vaya creando un registro se debe presionar el botón crear .

Creados los registros, presionar el botón salir , automáticamente el sistema generará la

pantalla donde se puede observar el estado del trámite, el cual se refleja como

REGISTRADO, cabe indicar que únicamente en este estado se pueden realizar

modificaciones al registro o a su vez anularlo.

NOTA: La herramienta eSIGEF permite cargar archivos en formato PDF de hasta 2 MG en

todo el recorrido del trámite.

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b.- NOTIFICACIÓN

La siguiente etapa del proceso es la notificación al Ministerio Coordinador, a través del

Usuario APROBADOR, si la entidad se encuentra bajo el control de un Ministerio

Coordinador; caso contrario, se solicita el trámite.

Para la notificación, el usuario aprobador debe ingresar en la siguiente ruta de acceso:



El usuario APROBADOR ingresa a Registro de Formulación de Modificación y después de

seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:

El APROBADOR debe seleccionar el registro del trámite que necesita que sea notificado al

Ministerio Coordinador, y presionar el botón de notificar ; desplegándose la pantalla

con la información que registró el usuario operador:

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Una vez validada la información por parte del aprobador se debe presionar el botón

notificar , en caso de existir errores el sistema presentará mensajes de alerta, caso

contrario se generará un mensaje “OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO”.

Al presionar el botón , se genera una pantalla donde se visualiza el cambio de

estado del trámite de REGISTRADO por NOTIFICADO:

c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR

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Las instituciones que no tienen Ministerio Coordinador, no necesitan notificar el trámite, ya que poseen autonomía para realizar la solicitud directamente a SENPLADES; los pasos a

seguir son los siguientes: • Registro a cargo del usuario operador • Solicitud de análisis a SENPLADES por parte del usuario aprobador.


acceso:



Después de seleccionar la Insitución, se debe marcar el trámite que requiere ser analizado

y solicitado por lo que se debe presionar el botón solicitar , como muestra la pantalla:

Desplegándose la siguiente pantalla:

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El usuario APROBADOR puede validar la informacion ingresada por el usuario operador,

para proceder con la solicitud de analisis se debe presionar el botón solicitar , el

sistema generará el mensaje:

Al presionar el botón , se generará una pantalla donde se puede visualizar

el cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por SOLICITADO:

d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR Posterior a la notificación por parte de la institución (UDAF) al Ministerio Coordinador, éste

tiene la potestad de Aceptar o Rechazar el trámite.

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Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador del Ministerio Coordinador debe ingresar

en la siguiente ruta:



Después de seleccionar la Insitución, se despliega la pantalla que muestra los trámites que le han sido notificados y que necesitan de aprobación para la solicitud de análisis a

SENPLADES, por lo que debe seleccionar el trámite correspondiente, y presionar el botón

de “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinado” como muestra la pantalla:

A continuación, el sistema presenta la siguiente pantalla:

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Una vez validada la información por parte del aprobador del Ministerio Coordinador se debe seleccionar “Aceptar o Rechazar”; en caso de que la solicitud sea aceptada por parte del Ministerio Coordinador se habilita el campo “Motivo de la Aceptación” , el mismo que solicita registrar un justificativo de la aceptación del trámite; seguido presionar el botón

“Aceptar Solicitante” . Generándose el mensaje:

Al presionar el botón , se genera la pantalla donde se puede visualizar el cambio

de estado del trámite, de NOTIFICADO por SOLICITADO, como se observa:

Nota: Cabe indicar que los proyectos que son rechazados, pasan a un repositorio, mismos

que se los pueden ubicar mediante un filtro de Búsqueda que tiene la herramienta eSIGEF.

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INTERINSTITU CIONAL (MOD)

Interi nstitucional (MOD) es la transfe rencia de recursos de una institución a una o

varias institucion es en la cu al se pueden identific ar varios casos, com o:

CASO 1: Institución emisor a con Minis terio Coor dinador

La institución emisora tien e Ministerio Co ordinador y las institucio nes recepto ras no tienen Minis terio Coordi nador, es por eso que los us uarios aprob adores de las entidades receptoras aceptan el trámite y quien solicita el trámite a S ENPLADES es el Ministerio C oordinador d e la Institución Emisora

CASO 2: Instituciones sin M inisterio Coordinador

En este caso ninguna de l s institucio nes

tien e Ministerio Coordinad or; por lo que la

últi ma entidad q ue acepte el trámite es

quien genera l a solicitud a SENPLADE S.

CASO 3: Instituciones con Ministerio C oordinador

MINISTERIO MINISTERIO

COO RDINADOR COO RDINADOR

ENTIDAD ENTID AD EMISORA

RECEPTORA

ENTIDAD ENTID AD EMISORA

RECEPTORA

La institución emisora como la receptor a tienen Ministerio Coordinador el pa so a seguir es:

1. La entidad emisora registra y notific a el trámite.

2. La entidad receptora m odifica y ace pta el trámite.

3. El ministerio Coordinador de la entidad emisora ace pta el trámite.

4. El Ministerio Coordinador de la entidad receptora a cepta y solic ita el trámit e a SENPLADE S.

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Para el registro del trámite, el proceso es el siguiente:

1. La institución emisora debe registrar el trámite a nivel de usuario OPERADOR.

2. La institución emisora debe notificar tanto a su Ministerio Coordinador como a las

instituciones receptoras, a nivel de usuario APROBADOR.

3. Las instituciones receptoras deben validar la información registrada y adjuntar

archivo que respalde el tramite, proceso que lo debe realizar el usuario

OPERADOR.

4. Las instituciones receptoras deben aceptar el trámite, que a su vez lo notifican al

Ministerio Coordinador, proceso que lo realiza el usuario APROBADOR.

5. Los Ministerios Coordinadores deben aceptar el trámite, el último Ministerio

Coordinador que acepte el trámite genera la solicitud de análisis a SENPLADES.

a.- REGISTRO INSTITUCIÓN EMISORA

Para la creación de trámite, el usuario debe ingresar a la ruta de acceso:



Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación” y después de seleccionar la

Insitución; se presenta la siguiente pantalla:

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Tipo de Tramite MOD Monto del Trámite

Descripción

Registrada la información, se debe presionar el botón crear ; posterior a esto el sistema

generará un número de trámite como muestra la pantalla:



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proyecto; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a

adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción del o los archivos que se van




trámite.

De esta manera, se puede observar el archivo cargado:

Posterior a la carga del archivo en la parte inferior de la pantalla se habilitan los siguientes

campos a ser registrados, para el detalle de la Institución a la que se le debitan los

recursos:

EOD PROGRAMA

PROYECTO CUP

MONTO


una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les va a disminuir recursos, de


El Monto es el único campo que se debe digitar, de la siguiente manera:

• En signo negativo, para el proyecto o los proyectos del cual se van a debitar los

recursos.

A medida que se vaya creando un registro se debe presionar el botón crear .

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Se debe detallar la información correspondiente a la o las entidades a las cuales se les va

a transferir los recursos, como muestra la pantalla:

Presionar el botón “buscar” para habilitar el campo a escoger la institución beneficiaria,

se debe registrar el monto a recibir y presionar el botón “crear” , si se requiere ingresar

mas intituciones beneficiarias se debe presionar el botón “buscar” para que se habilite el campo de Institucion, y se vuelve a registrar el monto. Este proceso se debe repetir para cada institución beneficiaria que se requiera registrar, posterior al registro en la parte

inferior de la pantalla se pueden visualizar las instituciones beneficiarias, como se observa a continuación:

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NOTA: La suma de los montos registrados deben cuadrar con el monto registrado por la

entidad emisora, en caso que el monto no esté cuadrado , el momento que el usuario

aprobador quiera realizar la notificación no le permitirá ya que los valores no se encuentran

balanceados.

Creados los registros presionar el botón “salir” , se generará la pantalla donde muestra

el estado del trámite, como REGISTRADO. Cabe indicar que únicamente en este estado

se pueden realizar modificaciones al registro o a su vez anularlo.

El trámite registrado debe contener el detalle de las partidas a ser reservadas, por lo que

se debe ir a “Detalle de Partidas a Reservar” :

En esta pantalla se identifica el trámite con el monto a reservar, y nuevamente se debe ir

por la ruta “Detalle de Partidas a Reservar” , generando la siguiente pantalla:

33

El usuario OPERADOR debe distribuir los montos a reservar en aquellas partidas donde se tenga un monto disponible superior al solicitado, de esta manera, el monto puede ser distribuido entre algunas partidas. Los montos deben ser registrados en signo negativo y la sumatoria de éstos debe ser igual a la detallada en la cabecera del trámite. En caso que el monto no esté cuadrado, al momento que el usuario aprobador quiera realizar la notificación, no le permitirá, ya que los valores no se encuentran cuadrados, una vez

realizado los registros se debe presionar el botón “Actualizar Distribuido” , generando

el mensaje:

NOTA: Cuando la institución emisora registra dos o más proyectos de los cuales se van a

debitar los recursos, las instituciones deben tener en cuenta que la suma de los montos de

las partidas a reservar deben ser iguales al monto de cada proyecto a debitar, caso contario

el sistema emitirá un mensaje de alerta indicando el error.

Al presionar el botón , se genera una pantalla donde se visualiza el monto

distribuido.

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Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior, en el que se

visualiza la pantalla con un chek en Distribuido, lo que confirma que los montos

ya fueron correctamente distribuidos.

Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior (al trámite en estado REGISTRADO).

b. NOTIFICACIÓN A MINISTERIO COORDINADOR Y A LAS INSTITUCIONES RECEPTORAS.

La siguiente etapa del proceso es la notificación de la entidad emisora a su Ministerio

Coordinador, si lo tuviera, así como a las entidades receptoras participantes.

Para la aprobación del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta:



Después de seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:

Una vez seleccionado el registro se debe presionar el botón de “notificar” ;

desplegándose la información que registró el operador:

35

No se puede realizar modificaciones, en caso de que se requiera realizar alguna

modificación, la debe realizar el usuario operador.

Una vez validada la información por parte del aprobador, presionar el botón “notificar” ,

en caso de existir errores el sistema presentará mensajes de alerta, caso contrario

generará un mensaje:

Presionar el botón de esta manera el trámite cambia de estado de REGISTRADO por NOTIFICADO, como se observa:

c. ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Operador)

36

Una vez que la institución emisora ha notificado el trámite, las instituciones receptoras

deben aceptar el mismo para lo cual el usuario operador de cada institución que interviene

en la modificación debe validar la información y adjuntar el archivo que justifique el trámite.

El usuario operador debe ingresar a la siguiente ruta:


Formulario de Modificación de Proyectos Recibidos

Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones para que el usuario seleccione

la Institución que recibe el trámite:

Se despliega la siguiente pantalla:

Al seleccionar el trámite, presionar el botón “modificar trámite recibido”

desplegándose la pantalla que permite visualizar la información registrada:

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El usuario operador de la institución receptora debe aceptar el trámite, una vez aceptado el

trámite se habilita en la parte inferior el campo donde se debe adjuntar un archivo de

respaldo como se muestra en la pantalla:

En la parte inferior de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la opción

que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen la inclusión de dicho proyecto;

para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción de el o los archivos que se van a cargar,

seguido a esto presionar el botón .

Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de “Notificar” o “Solicitar” el

trámite, éste no va a poder continuar con el proceso si no se tiene archivo que respalde el

trámite.

Una vez realizados los pasos mencionados, se puede visualizar el archivo cargado.

38

En la parte inferior, el sistema solicita que se ingresen los campos: EOD

PROGRAMA PROYECTO

CUP MONTO


una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les puede asignar incremento, de



• En signo positivo, para el o los proyectos al cual se van a transferir los recursos.

A medida que se vaya creando un registro se debe presionar el botón “crear”

, Creados los registros, se debe presionar el botón “salir” .

d. ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Aprobador)

Una vez que las instituciones receptoras han validado y aceptado el trámite por parte del

usuario OPERADOR, las instituciones receptoras deben aceptar el mismo, para lo cual el

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usuario APROBADOR de cada institución que interviene en la modificación debe validar la

información y aceptar el trámite.

Para la aceptación, el usuario operador debe ingresar a la siguiente ruta:


Formulario de Modificación de Proyectos Recibidos


Seleccionar el trámite, y presionar el botón “Aceptar o Rechazar Trámite Recibido” , se

despliega la pantalla donde permite visualizar la información registrada hasta el momento:

40

El usuario APROBADOR de la institución receptora debe aceptar o rechazar el trámite e

ingresar la justificación de su decisión (Motivo de la Aceptación o Motivo del Rechazo) . Si

el usuario APROBADOR, rechaza el trámite, todo el proceso se finaliza... En caso de ser

aceptado, se continúa con el proceso, como se muestra en la pantalla:

Presionar el botón “Aceptar Detalles” . De no existir errores se genera el mensaje: .

41

Presionar el botón . Generando la notificación al Ministerio Coordinador, si lo

tuviere.

El proceso debe ser realizado por cada usuario aprobador de cada una de las instituciones

receptoras.

En caso de que ninguna institución cuente con Ministerio Coordinador; son los usuarios

aprobadores de cada institución receptora quienes realizan la solitud de análisis a

SENPLADES, el último usuario aprobador que acepte el trámite es quien realiza la solicitud

a SENPLADES terminando el trámite en esta etapa del proceso.

e.- SOLICITUD MINISTERIO COORDINADOR

Una vez que las instituciones receptoras han validado y aceptado el trámite por parte del

usuario aprobador, los Ministerios Coordinadores de las instituciones receptoras deben

aceptar el mismo para lo cual cada Ministerio Coordinador de cada institución que

interviene en la modificación debe validar la información y aceptar el trámite.

Para la aceptación del trámite se debe ingresar a la siguiente ruta:

Ejecución de Gastos

Gestión de Modificación a Proyectos Formulario de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador


Seleccionar el trámite, y presionar el botón “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinador”

se despliega la información registrada hasta el momento:

42

El usuario aprobador del Ministerio Coordinador de la institución emisora como de la

receptora deben aceptar o rechazar el trámite, una vez aceptado el trámite por cada

Ministerio Coordinador se habilita en la parte inferior el campo donde se detalla el motivo

de la aceptación, como se muestra en la siguiente pantalla:

Nota: Si el trámite es rechazado, el proceso no continúa.

El Ministerio Coordinador de la institución emisora quien acepta el trámite lo realiza en la

parte superior de la pantalla, y el Ministerio Coordinador de la institución receptora lo realiza en la parte inferior.

Presionar el botón “Aceptar Receptor” . De no existir errores se genera la siguiente pantalla: .

43

Presionar el botón . El último Ministerio Coordinador que acepte el trámite es

quien genera la solicitud de análisis a SENPLADES, cambiando el estado de NOTIFICADO

por SOLICITADO, como observa en la pantalla.

DEVOLUCIÓN DE RECURSOS (DEV)

En la devolución de recursos, las instituciones realizan la devolución de recursos que no

hayan sido utilizados durante la ejecución de un proyecto.

a.- REGISTRO

Para la creación de trámite, se debe seguir la siguiente ruta:



44

Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones para que el usuario seleccione

la Institución en la que va a registrar el trámite:

Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación”; se presenta la siguiente

pantalla:



Tipo de Tramite DEV Monto del Trámite

Descripción

45

Registrada la información solicitada, presionar el botón “crear” ; se genera un número

de trámite como muestra la pantalla:



proyecto; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción del o los archivos que se van




trámite.

A continuación, se puede observar el archivo cargado. NOTA: El tipo de archivo que la herramienta eSIGEf permite cargar son archivos PDF de

hasta 2 MG en todo el recorrido del trámite.

En la parte inferior, el sistema solicita que se ingresen los siguientes campos:

46

EOD PROGRAMA

PROYECTO CUP

MONTO


una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les va a disminuir los recursos, de



• En signo negativo, para el proyecto o los proyectos del cual se van a devolver los

recursos.

A medida que se vaya creando un registro se presiona el botón “crear” ,

El monto debe ser igual al registrado en la cabecera.

Creado los registros, presionar el botón “salir” , el sistema generará la pantalla donde

se observa el estado del trámite, como REGISTRADO. Cabe indicar que únicamente en

este estado se pueden realizar modificaciones al registro o a su vez anularlo.

El trámite registrado debe contener el detalle de las partidas a ser reservadas, por lo que

se debe ir a “Detalle de Partidas a Reservar” :

En esta pantalla se identifica el trámite con el monto a reservar, y nuevamente se debe ir

por la ruta “Detalle de Partidas a Reservar” , generando la siguiente pantalla:

47

El usuario operador debe distribuir los montos a reservar en aquellas partidas donde se

tenga un monto disponible superior al solicitado, de esta manera, el monto puede ser

distribuido entre algunas partidas. Los montos deben ser registrados en signo negativo y la

sumatoria de éstos debe ser igual a la detallada en la cabecera del trámite.

En caso que el monto no esté cuadrado, al momento que el usuario aprobador quiera

realizar la notificación, no le permitirá, ya que los valores no se encuentran cuadrados, una

vez realizado los registros se debe presionar el botón “Actualizar Distribuido” , generando el mensaje:

Se despliega la siguiente pantalla en la que se visualiza el o los montos a reservardos en la

columna del Monto Distribuido:

48

NOTA: Cuando la institución emisora registra dos o más proyectos de los cuales se van a

debitar los recursos, las instituciones deben tener en cuenta que la suma de los montos de

las partidas a reservar deben ser iguales al monto de cada proyecto a debitar, caso contario

el sistema emitirá un mensaje de alerta indicando el error.

Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior, en el que se

visualiza la pantalla con un en Distribuido, lo que confirma que los montos

fueron correctamente distribuidos.

Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior (al trámite en estado REGISTRADO).

b. NOTIFICACIÓN

Una vez que se ha realizado el registro exitosamente, la siguiente etapa del proceso es la

notificación al Ministerio Coordinador, si lo tuviere.

Para la notificación del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta:



49


Seleccionar el trámite, y, presionar el botón de “notificar” ; se despliega la siguiente

pantalla con toda la información que registró el operador:

El aprobador puede visualizar la información registrada, mas no realizar modificaciones, en

caso de querer realizar alguna modificación en la información la debe realizar el usuario

operador.

Una vez validad la información por parte del aprobador, presionar el botón “notificar” ,

en caso de existir errores se presentarán mensajes de alerta, caso contrario se genera el

mensaje:

50

Presionar el botón , mismo que genera una pantalla que permite visualizar el

cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por NOTIFICADO, como se observa:

c. SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR

Las instituciones que no tienen Ministerio Coordinador, no tienen necesidad de notificar el

trámite, ya que tienen autonomía para realizar la solicitud directamente a SENPLADES, los

pasos a seguir son los siguientes:

• Registro a cargo del usuario operador

• Solicitud de análisis a SENPLADES por parte del usuario aprobador.


acceso:



Después de seleccionar la Insitución, el usuario aprobador directamente debe solicitar el

análisis del trámite a SENPLADES; seleccionando el trámite y presionando el botón

“solicitar” , como se muestra:

51

Se despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla el usuario aprobador puede validar la informacion ingresada por el usuario

operador, para proceder con la solicitud de analisis se debe presionar el botón “Solicitar”

, el sistema generará el mensaje:


cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por SOLICITADO, como se observa:

52

d. SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR

Posterior a la notificación por parte de la institución (UDAF) al Ministerio Coordinador, está

en la potestad de Aceptar o Rechazar el trámite.

Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador del Ministerio Coordinador deberá

ingresar en la siguiente ruta de acceso:



Después de seleccionar la Insitución, se despliega la pantalla que muestra los trámites que

le han sido notificados y que necesitan de su aprobación para la solicitud de análisis a SENPLADES, posteriormente el usuario debe seleccionar el trámite, y, presionar el botón

de “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinador” como se muestra:

Una vez validad la información por parte del aprobador del Ministerio Coordinador se debe

seleccionar “Aceptar o Rechazar”; en caso de que la solicitudad sea aceptada por parte del

Ministerio Coordinador se habilita el campo “Motivo de la Aceptación”, donde se debe

registrar la justificación de la aceptación del trámite.

53

Presionar el botón “Aceptar Solicitante” , para que se genere la solicitud de análisis a SENPLADES.

Se genera el siguiente mensaje:


cambio de estado del trámite, de NOTIFICADO por SOLICITADO, como se observa:

54

FILTROS DE BUSQUEDA

En la herramienta eSIGEF se pueden visualizar los trámites que se encuentren en los

siguientes estados:

• Registrado • Notificado • Solicitado

Para el caso de los trámites que cuentan con dictamen FAVORABLE por Senplades hacia

las instituciones, así como los que cuentan con dictamen RECHAZADO por parte de la(s) Institución(es) Receptora(s) y Ministerio Coordinador o NEGADO por parte de

SENPLADES se los puede ubicar a través de filtros. Para la búsqueda del trámite favorable, rechazado y negado, el usuario deberá ingresar en

la siguiente ruta de acceso:



Seleccionar la opción FILTROS y se despliegan los campos a registrar

• CAMPO se escoge la opción estado. • OPERADOR Se escoge la opción igual. • VALOR escribimos la palabra RECHAZADO (en mayúsculas).

Una vez registrada la información el sistema despliega los trámites rechazados. El mismo proceso se realiza para los demás estados del trámite (favorable o negado). De igual manera, se puede ubicar al trámite si se conoce el número de éste. En la misma

opción de “filtros”.

55

ANEXO

Los usuarios con los cuales se podrá acceder a la herramienta de “Modificación de

Proyectos”, son los siguientes, para cada Modelo Institucional:

900 - Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Con EOD

901 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Con EOD

902 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Con EOD

903 - Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Sin EOD 904 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Sin EOD

905 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Sin EOD

921- Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma con EOD 922 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma con EOD

923 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma con EOD

924 - Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma sin EOD 927 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma sin EOD 933 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma sin EOD

946 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Con EOD

947 - Consulta - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Con EOD 948 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Sin EOD

949 - Consulta - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Sin EOD

950 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma con EOD 951 - Consultar - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma con EOD 952 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma Sin EOD 953 - Consultar - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma Sin EOD

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