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MÓDULO

LA ORGANIZACIÓN

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Una organización es un patrón de relaciones- muchas relaciones simultaneas, entrelazadas- por medio de las cuales las personas, bajo el mando de un empresario o gerentes, persiguen metas comunes, estas metas suelen ser ambiciosas, de largo alcance y sin un final fijo.

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Concepto

“Un sistema social compuesto por individuos o grupo de ellos que, teniendo valores compar tidos, se interrelacionan y uti l izan recursos con los que desarrollan actividades tendientes al logro de objetivos comunes”.

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Por lo tanto Una Organización relaciona- vincula:

Individuos Valores compartidos Recursos Objetivos comunes

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Podemos decir que existen distintos tipos de organizaciones, entre las cuales podemos mencionar:

Establecimientos educativos Hospitales Fuerzas de Seguridad Municipalidades Empresas Privadas Empresas Públicas

Cada una de estas organizaciones tienen objetivos diferentes.

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En base a diferentes criterios jurídicos y socioeconómicos podemos clasificar a las organizaciones.

Por su objetivos Por capital o marco jurídico

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Por sus Objetivos Las organizaciones persiguen diferentes objetivos, algunas buscan

maximizar sus beneficios y el posicionamiento en el mercado de sus bienes y servicios (fines de lucro); mientras que otras tienen como objetivo mejorar la prestaciones de servicios a la comunidad (sin fines de lucro) sin preocuparse por maximizar sus beneficios.

En el primer grupo encontramos a las empresas privadas: hoteles, confiterías, agencias de viajes, empresas mineras, empresas petroleras, constructoras, etc.

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Por forma jurídica del t itular de la organización

Personas Físicas Personas Jurídicas

El art. 30 del Código Civil da una definición de persona comprensiva de las personas físicas y las jurídicas, al disponer que "son personas todos los entes susceptibles de adquirir derechos y contraer obligaciones".

El concepto jurídico de persona se define por el carácter de sujeto potencial de derechos; el rasgo esencial de la persona, aquello que lo caracteriza y determina su naturaleza, es el hecho de que pueda ser sujeto activo o pasivo de derechos, la posibilidad de adquirir derechos y contraer obligaciones, como dice nuestro Código.

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El art. 32 del Código Civil establece: "Todos los entes susceptibles de adquirir derechos o contraer obligaciones que no son personas de existencia visible, son personas de existencia ideal o personas jurídicas". Este artículo define en forma negativa a las personas de existencia ideal.

Nuestro Código es el único en la legislación comparada que establece la antítesis entre personas de existencia visible y personas de existencia ideal.

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El art. 33, modificado, dice: "Las personas jurídicas pueden ser de carácter público o privado.

"Tienen carácter públ ico: El Código las define como Personas de Existencia Necesaria.

"1) el Estado nacional, las provincias y los municipios;"2) las entidades autárquicas;"3) la Iglesia Católica.

"Tienen carácter privado: El Código las def ine como Personas de Existencia Posible

"1) las asociaciones y las fundaciones que tengan por principal objeto el bien común, posean patrimonio propio, sean capaces por sus estatutos de adquirir bienes, no subsistan exclusivamente de asignaciones del Estado y obtengan autorización para funcionar;

"2) las sociedades civiles y comerciales o entidades que conforme a la ley tengan capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, aunque no requieran autorización expresa del Estado para funcionar.

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Empresa

Toda empresa es una organización o unidad organizada, por lo tanto, un conjunto de personas que mantienen relaciones formales e informales y con fines específicos.

El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para alcanzar ciertos objetivos, que dependen de los grupo de interés presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno.

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Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos (José Fernández Arena).

Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos (José Fernández Arena).

Tipos de Organizaciones Empresariales PrivadasPor su capital o marco jurídico o naturaleza jurídica:

Empresas Individuales (Unipersonales) Sociedades (Ley de 19.550. Sociedades Comerciales) Otras organizaciones empresariales

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Empresas Individuales –Unipersonales

La empresa individual representa el tipo de organización empresarial más simple, su propietario es una persona física o individual “el empresario”. En estas empresas es difícil diferenciar la propiedad de la empresa de su dirección, pues habitualmente recaen en la misma persona (que aporta tanto su trabajo como su capital para el funcionamiento de la empresa).

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Sociedades Comerciales (Ley 19.550)

Las empresas que adoptan una forma societaria se caracterizan porque varias personas son aportantes de capital o de trabajo según un determinado contrato de asociación, por el que se crea una personalidad jurídica nueva, distinta de la que pueden tener los socios.

Art. 1 define que “habrá sociedad comercial cuando dos o mas personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en esta ley, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambios de bienes o servicios participando de los beneficios y soportando las perdidas”.

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Tipo de Organizaciones empresariales por su naturaleza jurídica

Código de Comercio Art. 1 Ley

2637

Ley de Sociedades Comerciales 19.550 Ley Cooperativas

20.337

Individual Sociedades de Personas

Sociedad De Responsabilidad Limitada SRL

Sociedad Anónima SA

Sociedad de Capital E IndustriaSCeI

Contratos de Colab. empresaria

Cooperativas

La persona física desempeña las actividades principales.

Pertenece a un grupo de personas o socios con responsabilidad ilimitada: • Colectiva SC•En comandita Simple SCS

Los socios aportan capital y la responsabilidad se limita al capital aportado. El aporte se divide en cuotas. Y tiene un limite de socios hasta 50.

Los socios limitan su responsabilidad al capital aportado. El aporte se divide en acciones.Y no tiene un limite maximo de accionistas.

Los socios aportan capital (capitalistas con ídem responsabilidad SC) y trabajo (aportan industria) .

Son agrupaciones de empresas , no son sociedades- UTE- A. C E

Las cooperativas son entidades fundadas enel esfuerzo propio y la ayuda mutua para organizar y prestarServicios.

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Otras Clasif icaciones

Por la Act ividad del Sector Económico

Por su Tamaño Por su Estructura Social

Por su aspecto Técnico

Sector Primario: incluye la agricultura, la ganadería, las explotaciones forestales, mineras y la pesca.

Pequeña (PYMES) Artesanal: son de estructuras pequeñas dedicadas a las actividades agrícolas, agroindustriales, etc.

Diversificación del producto: estas empresas pueden ser monoproductoras o multiproductora.

Sector Secundario: inlcuye las industrias, la construcción y sector energético.

Mediana (PYMES) Capitalista: suelen ser de mayor dimensión, relacionada con las grandes producciones o grandes volúmenes de ventas.

Organización del proceso Productivo: esta relacionada con los tipos de producción, por pedido de clientes, producción en masa, por encargo de otro fabricante, etc.

Sector Terciario: también llamado de servicios, comprende las que ofrecen un producto intangible: comercios, hoteles, consultorías, servicios publicos,etc.

Gran Empresa Economía Social (Cooperativas)

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El empresario o los gerentes quieren estar seguro de que sus

empresas u organizaciones podrán aguantar durante mucho tiempo.

Los miembros de una organización necesitan un marco estable en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización.

El proceso de gerencial “la organización” implica tomar decisiones

para crear el marco que permita crecer a la empresa.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL El primer paso crucial para organizar, es el proceso de

diseño organizacional.

El diseño organizacional hace que los gerentes miren en dos sentido al mismo tiempo: hacia el interior y hacia el exterior de la organización.

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Existen cuatro puntos básicos para empezar a tomar decisiones para organizar:

1) División de Trabajo: dividir el trabajo en varias tareas que puedan ser ejecutadas en forma lógica y cómoda, sea por una persona o varias.

2) Departamentalización: Agrupación de empleados y tareas.

3) Jerarquía: Vinculación entre departamentos, especificando quien depende de quien.

4) Coordinación: establecer mecanismos para que se puedan integrar las actividades de los distintos departamentos.

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Enfoques del Diseño Organizacional

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A. Enfoque clásico: las organizaciones mas eficaces y eficientes debían tener una estructura jerárquica donde los miembros de la organización eran guiados por un sentimiento de obligación y por una serie de reglas racionales.

Burocracia- Especialización- Meritos- Clima Impersonal – Rutinización.

B. Enfoque tecnológico de las tareas : la tecnología de las tareas de una organización afectaba tanto su estructura como su éxito.

Las tecnologías complejas conducen a estructuras altas para las organizaciones y requieren mas supervisión y coordinación.

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C. Enfoque ambiental : se define según al ambiente que se vive en la empresa. Las organizaciones bajo un sistema mecanicista se caracterizan por la burocracia y un ambiente estable. Las organizaciones bajo un sistema orgánico se caracterizan por el trabajo en equipo, y comunicación abierta y es mas conveniente en un ambiente turbulento donde los trabajos deben redefinir de manera constante de manera de enfrentarse al mundo siempre cambiante.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizativa no es la organización, no coincide ni se identifica con ella, es sólo un instrumento a través del cual la organización puede alcanzar sus objetivos.

El patrón creado por del proceso del diseño organizacional se llama “Estructura Organizacional”, este es el marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de la organización.

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Se dice con frecuencia que con un buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho también, que incluso es conveniente mantener cierto grado de vaguedad en la organización, pues de otra manera las personas se ven obligadas a colaborar para poder realizar sus tareas.

Con todo es obvio que incluso los individuos capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán con mayor efectividad si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

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La estructura se crea siguiendo un proceso lógico:

Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivos

Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.

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Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos

Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que

deberán desarrollarse en la empresa para poder llevar a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista.

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Paso Nº 3: Depar tamentalizar Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en

cuenta los mejores criterios acorde a la situación.

Paso Nº 4: Asignar las funciones Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego

asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas.

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TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES: Estructura Formal:

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Es la estructura explícita y of icialmente reconocida por la organización.

Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización.

Es la estructura expl ícita y oficialmente reconocida por la organización.

Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización.

Estructura informal:

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Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva ó negativa, a la estructura formal.

Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas.

Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera posit iva ó negativa, a la estructura formal.

Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas.

ORGANIGRAMAS

“Son la representación graf ica de la estructura organizativa o parte de ella, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.”

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ORGANIGRAMA

Organización Gráfico

FunciónEl Organigrama tiene dos tipos de funciones

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ESTÁTICAReproduce la situación

existente en un determinado momento

DINÁMICAConstituye un instrumento para la actividad directiva

para control de la eficacia de la organización y adecuación a las exigencias actuales.

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Organigrama de la escuela Nº 24 de Comercio Dr. Vélez Sarfield

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Ventajas de los organigramas

Definen con claridad las funciones y las tareas de los responsables de los puestos de trabajos.

Evitan mal entendidos y conflictos de atribuciones entre las relaciones de los distintos órganos.

Favorece a la búsqueda de nuevas y mejores soluciones.

Salen a relucir los defectos, desequilibrios e imperfecciones que existen en los sectores de la empresa.

Facilitan la orientación a los que recién ingresan a la organización.

Suministran a las personas que están fuera de la empresa una visión general de su estructura.

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Desventajas de los Organigramas

Las acusaciones mas frecuentes que se hacen de los organigramas son:

Simplifican la realidad de las relaciones por lo que el grafico resulta incompleto.

Descuidan las relaciones inferiores dando mas importancia a las relaciones jerárquicas.

No permiten una exacta representación de las relaciones entre las personas, aun cuando estén definidas.

Muestran la relación al momento de su elaboración, por lo que en el momento de su publicación no se corresponden con la realidad.

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EN RESUMEN PARA TENER EN CUENTA

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CONCEPTOS FUNDAMENTALES

División (o Especial ización) del Trabajo Es la separación de una actividad compleja en

componentes, con el objetivo que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo.

Depar tamentalización La departamentalización es la agrupación de actividades (o

tareas) con un criterio predeterminado. Los criterios de depar tamentalización se emplean de

acuerdo a las necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización.

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CRITERIOS DEFINICION EJEMPLOS

FUNCIONAL Reúne en un departamento todos los que realizan una actividad o varias relacionadas entre si

Departamento de Producción Departamento de VentasDepartamento de Administración

PRODUCTO O SERVICIOS Se reúnen actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre si.

Departamento de carterasDepartamento de zapatos Departamentos de camperas

TERRITORIO O AREA GEOGRAFICA

Se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales se trabaja.

Departamento de Capital FederalDepartamento de Buenos AiresDepartamento del Interior del País

CLIENTE Se divide de acuerdo a los diversos usos que los clientes dan a los productos.

Departamento de Productos de ConsumoDepartamento de Productos Militares

VOLUMEN DE VENTA Se divide según el volumen o cantidad de ventas de la organización .

Departamento Mayorista Departamento Minorista

SEGMENTO DE MERCADO Se tiene en cuenta el poder adquisitivo de los clientes.

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¿Pueden mezclarse distintos tipos de departamentalización para un sector determinado?

Por ejemplo: Si departamentalizamos el Departamento de Compras en:1 - Oficina de Compras al por Mayor;2 - Oficina de Compras al por Menor; y3 - Oficina de Compras a Uruguay.¿Qué criterios se han adoptado?

1 y 2 se encuentran departamentalizados por ……………………..y 3 por ………………………………………….

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La respuesta a esto es NO, ya que al mezclar

distintos criterios de depar tamentalización podríamos caer en errores tales como la superposición de funciones .

Asi por ejemplo en Uruguay ¿Quién será el responsable de compras al por mayor? ¿ Complejizar la estructura , es siempre efeciente?

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RECOMENDACIÓN

Muchas veces es conveniente departamentalizar a un sector de acuerdo con un criterio, y a otro sector de acuerdo con otro criterio.

Por ejemplo: el Departamento de Compras de “CASA REAL S.R.L” podría departamentalizar por volumen en:

1 – Oficina de Compras Mayoristas y

2 – Oficina de Compras Minoristas

Mientras que el Departamento de Distribución de Productos podría departamentalizar por área geográfica en:

1 – Oficina de Distribución Buenos Aires y

2 – Oficina de Distribución de Córdoba e Interior

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Sería hora de aclarar que, como vinimos viendo en los ejemplos hasta ahora mencionados, “depar tamentalizar”, no implica solamente dividir a una gerencia en Departamentos, sino que departamentalizar implica dividir a una determinada unidad de una empresa en sub-unidades.

Así, pueden departamentalizar a los departamentos en

secciones, y a cada sección en oficinas.

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PRINCIPIOS DE LOS ORGANIZAGRAMAS

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Unidad de MandoEs un principio sostiene que cada persona, para la ejecución de sus funciones, sólo debe recibir órdenes de un jefe, de lo contrario se produciría un error denominado “Dualidad de Mando”.”Un empleado no puede estar subordinado a más de un jefe.”

Unidad de MandoEs un principio sostiene que cada persona, para la ejecución de sus funciones, sólo debe recibir órdenes de un jefe, de lo contrario se produciría un error denominado “Dualidad de Mando”.”Un empleado no puede estar subordinado a más de un jefe.”

Alcance del ControlUn jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es capaz de manejar. Laslimitaciones de dirección pueden ser técnicas, físicas (o ambas) y afectan al desempeño en su conjunto.

Homogeneidad OperativaNo hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde.

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Símbolo Signif icado

Entregrama : Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida

Líneas de autoridad o dependencia jerárquica : son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.

Líneas de dependencia funcional : son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.

Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff : si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

Modelos de Organigramas Descripción

Disposición Piramidal Vertical : Se visualiza la estructura formal como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la parte superior.

Disposición Piramidal Horizontal: Se genera de izquierda a derecha, haciendo coincidir el vértice de la pirámide (donde se representa la posición de mayor jerarquía) con el extremo izquierdo del diagrama.

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Modelo de Organigramas Descripción

Disposición Circular: El gráfico se muestra en forma de círculos. Los niveles de autoridad se ubican por capas, siendo los de mayor rango los que se encuentran en el centro.

Otras formas de graficar

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EJERCITACIÓN ¿Qué principios y errores se identifican en este gráfico?

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En la preparación debemos tener en cuenta: 1. Se recomienda que todos los entegramas sean del mismo tamaño.

2. En los organigramas verticales, el mayor nivel jerárquico se encuentra en la parte superior.

3. Los entegramas del mismo nivel jerárquico se grafican a la misma altura.

4. No puede haber entegramas aislados.

5. En los organigramas verticales, a un Entregrama se podrá llegar o salir de él por una sola línea de dependencia jerárquica, por el lado superior o por el lado inferior, respectivamente.

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6. Las líneas de dependencia jerárquica no deberán entrecruzarse.

7. Las líneas de dependencia jerárquica se grafican con líneas llenas.

8. En los organigramas verticales, las líneas de asesoría técnica se grafican con líneas de puntos, siempre horizontales y llegan o salen de los entegramas por los lados izquierdo o derecho.

9. No puede haber un Entregrama que tenga una línea que se conecte con nada.

10. En los organigramas verticales, el gráfico general debe parecer una pirámide.

11. Se recomienda no mezclar las distintas formas de graficar un organigrama.

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12. Siempre que la organización sea una S.A. deben graficarse la AGA (Asamblea General de Accionistas) y el Directorio.

13. Las secretarias (sin acento) no se grafican (distíngase las Secretarías (con acento) – por ej. Secretaría de Asuntos Estudiantiles –, que sí se grafican; de las secretarias que cumplen la labor de asistentes de sus jefes).

14. Jerarquía sugerida por el curso (de mayor a menor): SA 1 Asamblea de Accionistas2 Directorio3 Gerente General, 4 Gerencias, 5 Departamentos, 6 Secciones,7 Oficinas.

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EJERCICIO N° 2 LA EMPRESA “TODO HOGAR S.R.L." se dedica a la

fabricación y comercialización de juguetes, artículos para el hogar e insumos de oficina. Se encuentra bajo la dirección de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y Ventas. La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una sección. El departamento (Vendedores) está a cargo de los vendedores tanto internos como externos. La sección que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturación de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos.

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La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la administración y división de las tareas a realizar. La compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la sección Compras, que depende directamente de la Gerencia de Producción. La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una sección Reclutamiento (con una oficina de Búsqueda), y un departamento de Capacitación. En este último se encuentran dos secciones (Orientación y Perfeccionamiento), cumpliendo así, las tareas que le son propias. Las tareas de registro contable, fueron terciarizadas al estudio contable “ Cruz S.A.". Además, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda a controlar los resultados de la consultora contratada.

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EJERCICIO N° 3Realice un organigrama con la información que se detalla a

continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario. Agregar 2 asesorías.

Germán Vázquez es el presidente de una empresa llamada Diseño y armonia que se dedica a la fabricación y comercialización de muebles para el hogar. La empresa trabaja en Capital Federal, en Gran Buenos Aires y en las principales capitales del interior del país. Entre sus productos se pueden encontrar: sillones, mesas, poltronas y escritorios (entre otros).

El negocio cuenta con un Gerente General, Andrés Steinberg, encargado de supervisar el correcto funcionamiento de la empresa. De su Gerencia se desprenden varias gerencias más.

La Gerencia de Comercialización se encuentra departamentalizada por productos. Posee además una Oficina de Publicidad y una sección para la zona geográfica de Gran Buenos Aires.

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La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por funciones. De Producción y Planeamiento.

Además, de la Gerencia General depende una sección de seguridad. Esta sección posee a su cargo una oficina de mantenimiento.

La Gerencia Administrativa se encuentra dividida en dos secciones: una para Cobranzas y Pagos y otra para Liquidaciones de Sueldos. Posee una asesoría contable a cargo de Carolina Martínez.

La Gerencia de Sistemas posee una sección de programación y también una oficina de investigación. El Gerente de Sistemas es asesorado por Esteban Ponce, arquitecto de desarrollo de software.

Depende también, del Gerente General, una sección de control de calidad. Germán es asesorado en materia legal por Agustín Fernández.

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Fin

CPN Gabriela Alejandra Ochoa

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