Módulo Configuración y Mantenimiento AdminPAQ

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Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados®

Capítulo 2 Cálculo de la nómina

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Índice

Módulo Configuración y Mantenimiento AdminPAQ

Contenido del manual

Objetivo del manual

Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones especializadas de AdminPAQ®.

Estructura de este manual

El Módulo Configuración y Mantenimiento está compuesto por capítulos que contienen información técnica que ayudará a conocer a fondo esta aplicación.

Señalética Con las siguientes imágenes se identifica:

Los ejercicios prácticos.

Aquí se identifican características importantes que maneja AdminPAQ y que debes considerar.

GRACIAS POR TU ASISTENCIA ¡BIENVENIDO!


Índice

Índice

1 CONFIGURACIÓN DE USUARIOS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 1-1 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE CONFIGURACIÓN DE USUARIOS 1-2 CÓMO DEFINO UN GRUPO DE USUARIOS 1-3 CÓMO REGISTRO UN USUARIO 1-5 QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 1-9

2 REPORTES A LA MEDIDA

Tema Página VISIÓN GENERAL 2-1 CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA 2-2 CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO 2-4 CÓMO UTILIZO EL EDITOR DE FORMAS 2-9 CÓMO CREO UNA FORMA PREIMPRESA 2-11 CÓMO UTILIZO EL MÓDULO TOMA DE DECISIONES 2-18

3 TRANSFERENCIA DE DATOS Y UTILERÍAS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 3-1 CÓMO PASO INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA A OTRA 3-2 CUÁNDO EJECUTAR LAS UTILERÍAS 3-9

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Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Capítulo 1

Configuración de usuarios

Capítulo 1


Visión general

Introducción La seguridad de la información generada en AdminPAQ® es de gran importancia y

relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de información confidencial. Ante esta situación, el sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de usuarios, donde podrás definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la aplicación comercial.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:

• Crear nuevos usuarios para las empresas de AdminPAQ. • Modificar sus privilegios de seguridad. • Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de

AdminPAQ y verificar los usuarios conectados a la empresa.

En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas:

Tema Página Información general sobre configuración de usuarios 1-2 Cómo defino un grupo de usuarios 1-3 Cómo registro un usuario 1-5 Qué otras funciones puedo realizar 1-9

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Capítulo 1 Configuración de usuarios

Información general sobre configuración de usuarios

Usuario Supervisor

El usuario Supervisor se crea automáticamente al instalar AdminPAQ. Tiene acceso total a éste y es el único que puede registrar nuevos usuarios y asignar prioridades. Recuerda:

• El usuario SUPERVISOR no puede eliminarse. • El grupo SUPERVISOR no puede modificarse ni eliminarse.

Recomendación: Antes de empezar a trabajar con AdminPAQ asigna una contraseña al usuario Supervisor para proteger la integridad de la información de la empresa.

Al crear contraseñas

Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseñas más seguras:

• Utiliza combinaciones de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, pero de forma que la combinación te resulte familiar.

• Conserva la confidencialidad de las contraseñas. No proporciones la contraseña a otras personas, ajenas o no, al uso de AdminPAQ, ni utilices el mismo usuario y contraseña para varios empleados.

• Si conservas un archivo por escrito con las contraseñas de los usuarios, asegúrate de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de él.

Ventajas de crear usuarios

Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra:

• Generar Grupos con accesos específicos que después podrás asignar a los usuarios.

• Controlar el registro de información por medio de grupos y contraseñas asignados al usuario.

• Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.

Permisos Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté

desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del sistema. Cuando la casilla se marca y ésta se pone en gris, significa que dicha opción aparecerá en la Barra de Accesos Directos de la ventana principal de AdminPAQ, del grupo que estás configurando.

Tabla Usuarios Los registros del catálogo de usuarios se almacenan en una tabla común a todas las

empresas del sistema: CAC10000.dbf. Esta tabla se encuentra en el directorio <C:\Compacw\Empresas\CACDD\AdminPAQ>. Los usuarios registrados, por omisión, tienen acceso a todas las empresas a menos que modifiques esa configuración para limitar su acceso a una o varias empresas.

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Cómo defino un grupo de usuarios

Qué es Los grupos guardan una lista de los permisos que serán asignados a los usuarios de

AdminPAQ. Si clasificas a los usuarios por sus actividades en la empresa, podrás separarlos por grupos, de forma que configurarías el grupo una sola vez y después asignarlo a los usuarios que lo utilicen.

Grupos definidos AdminPAQ cuenta con siete grupos, los cuales engloban los perfiles más comunes que son

utilizados en la administración de una empresa. Cada grupo ya cuenta con los permisos correspondientes de acuerdo a dicho perfil. Estos grupos son:

• Almacén • Contabilidad • PdV Supervisor • Capturista • Crédito y Cobranza • Ventas • Compras • PdV Cajero • Supervisor

Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Definir Grupos ve al menú Configuración y selecciona la opción

Usuarios. En la ventana Configuración de Usuarios haz clic en el botón Grupos.

Qué necesito para registrar

Para crear estos grupos asígnale un nombre para poder identificarlos. Además, desmarca las casillas en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de personas.

Continúa en la siguiente página

Automáticamente al crear un grupo se encuentran activas todas las opciones. Haz clic en las casillas deseadas para desmarcar y así restringir los permisos.

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Cómo defino un grupo de usuarios, Continuación

Cómo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opción realiza cualquiera de las

siguientes acciones:

• Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón Grabar que se localiza en la barra de herramientas.

Grupo Supervisor

Este grupo se incluye por omisión en AdminPAQ y no puede modificarse ya que es el grupo base del cual se desprenden los permisos para el resto de los grupos.

Para qué sirve Crear los grupos permite agilizar la configuración de permisos de nuevos usuarios que

utilizarán AdminPAQ. Esta opción resulta práctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios. En estos casos, primero creas el grupo y después lo asignas a cada uno de los usuarios registrados. Importante: Los grupos que se crearon y que ya están asociados a un usuario no pueden ser eliminados. Deberá quitarse la asociación del grupo a todos los usuarios que lo tengan, para que el grupo pueda eliminarse. Cabe aclarar que los grupos ya predefinidos por AdminPAQ no podrán eliminarse.

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Cómo registro un usuario

Qué es Un usuario es una persona que utiliza AdminPAQ y dependiendo de las funciones que

realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el sistema.

Cómo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al menú Configuración y selecciona a la opción Usuarios.


Para registrar un usuario asegúrate de indicar los siguientes datos:

• Nombre de usuario • Nombre completo • Clave de acceso

Por omisión, AdminPAQ especifica el grupo SUPERVISOR y permite el acceso completo a todas las opciones del sistema; sin embargo puedes configurarlo según te convenga.


No olvides especificar las empresas a las que el grupo tendrá acceso.

Al indicar el grupo al que pertenece el usuario, se determinarán los permisos o derechos de uso que tiene el usuario

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Cómo registro un usuario, Continuación

Empresas permitidas

Puedes indicar que un usuario tenga acceso sólo a una o algunas empresas; o bien a todas las que estén disponibles. Cómo ingreso Para especificar a qué empresas tendrá acceso realiza lo siguiente:

Desde la ventana Configuración de Usuarios haz clic en la opción deseada:

• El Grupo accesa todas las Empresas: Cuando se encuentra activo este botón, el usuario tiene acceso a todas las empresas registradas en el sistema comercial.

• Seleccionar Empresas a Accesar: Se habilita el apartado Selección de Empresas para que especifiques las empresas a las que tendrá acceso dicho usuario. Para lograrlo presiona la tecla <F3>.

Qué necesito Utiliza el botón Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de empresas permitidas.

Cómo guardar Una vez que especificaste las empresas a las que tendrá derechos para trabajar el usuario

realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón Grabar que se localiza en la barra de herramientas.

Para qué sirve Al registrar los usuarios en AdminPAQ tendrás mayor control sobre la información y las

personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese a una opción que no le corresponde.


Asegúrate de dejar en el apartado Empresas permitidas sólo aquellas empresas con las que podrá trabajar el usuario.

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Ejercicio 1

Modificación de grupos Realiza el siguiente procedimiento para modificar uno de los grupos definidos por omisión para especificar los permisos correctos para ese grupo de usuarios.

Grupo Compras

Paso Ejercicio

1 Ingresa a la empresa Súper El Trébol, S.A de C.V. 2 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Usuarios.

Resultado: Aparecerá la ventana Configuración de Usuarios.

3 Haz clic en el botón Grupos.

Resultado

: Aparecerá la ventana Definir Grupos. 4 Haz clic en el botón F3 que se encuentra en el campo “Grupo”.

Resultado

: Aparecerá la ventana Selección Grupo. 5 Haz doble clic en COMPRAS.

Resultado: Se regresará a la ventana Definir Grupos mostrando las opciones que tiene marcadas por omisión dicho grupo.

6 Ve a la pestaña Movimientos * y seleccione Compras – Cotización del Proveedor – Cotización del Proveedor, ubicado en la parte izquierda de la pestaña.

7 Observa que todas las casillas están marcadas. Deshabilita las casillas Cancelación y Eliminación.

8 Presiona la tecla <F8> para guardar los cambios y conserva abierta la ventana.

Grupo Ventas

Paso Ejercicio 1 Haz clic en el botón F3 del campo “Grupo” para seleccionar un nuevo grupo de

usuarios.

Resultado

: Aparecerá la ventana Selección Grupo. 2 Haz doble clic en VENTAS.

Resultado: Se regresará a la ventana Definir Grupos mostrando las opciones que tiene marcadas por omisión dicho grupo.

3 Ve a la pestaña Configuración y selecciona Monedas, ubicado en la parte izquierda de la pestaña.

4 Marca la casilla “Acceso”. Resultado

: Se marcará la casilla en color negro. 5 Ve a la pestaña Vistas y selecciona Existencias y Costos, ubicado en la parte

izquierda de la pestaña. 6 Marca la casilla “Acceso” haciendo doble clic.

Resultado

: Se marcará la casilla en color negro. 7 Presiona la tecla <F8> para guardar los cambios y posteriormente utiliza las

teclas <Alt+X> para salir de la ventana Definir Grupos.

Nota

: Deja la ventana activa para realizar el siguiente ejercicio.


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Ejercicio 2

Registro de usuarios Realiza el siguiente procedimiento para registrar a los usuarios que trabajarán con AdminPAQ.

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón Nuevo y captura MTREVIÑO en el campo “Nombre”.

2 Presiona la tecla <Enter> para cambiarse al siguiente campo.

3 Captura Manuel Treviño en el campo “Nombre Completo” y presiona la tecla <Enter>.

4 Captura ManT992309 en el campo “Clave de Acceso” y presiona la tecla <Enter>. Nota

: Recuerda que este campo debe tener mínimo 5 caracteres y máximo 10.

5 Presiona la tecla <F3> para seleccionar el grupo al que pertenecerá este usuario. Resultado

: Se mostrará la ventana Seleccione el Perfil. 6 Selecciona la opción CONTABILIDAD y haz clic en el botón Aceptar.

Resultado

: Se regresará a la ventana Configuración de Usuarios. 7 Verifica que el botón El Grupo accesa todas las Empresas esté seleccionado.

8 Haz clic en el botón Grabar para almacenar los datos.

Registra el resto de los usuarios considerando la información de la siguiente tabla:

Nombre EVELAZQUEZ Nombre completo Eduardo Velázquez Clave de acceso EduV840710 Grupo COMPRAS Empresas permitidas

La empresa actual

Nombre ACASTILLO Nombre completo Araceli Castillo Clave de acceso AraC001512 Grupo VENTAS Empresas permitidas

Todas las empresas

Al finalizar la captura cierra la ventana Configuración de Usuarios.

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Qué otras funciones puedo realizar

Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:

• Verificar los usuarios activos. • Cerrar sesión del usuario (cambiar de usuario).

Usuarios activos Cuando te encuentras trabajando con una versión en Red y deseas verificar qué usuarios se

encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opción Usuarios activos; y si la versión que adquiriste es Monousuario, podrás ver el usuario con el que se abrió la sesión. Para lograrlo, del menú Archivos selecciona la opción Usuarios activos.

Cerrar sesión del usuario

Al trabajar con AdminPAQ puedes cambiar el usuario que utilizaste para ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicación. Esta opción permitirá a cada persona que ingrese al sistema tenga acceso únicamente a las tareas que le fueron asignadas. Para lograrlo, del menú Archivos selecciona la opción Cerrar sesión del usuario. Nota: Al aceptar el mensaje de confirmación también se cerrará la empresa activa y las ventanas que se encuentran abiertas.

Qué necesito para cambiar sesión del usuario Debes indicar el nombre del usuario y su clave de acceso. Recuerda

: Debes teclear la información tal como la registraste; de lo contrario, no podrás ingresar con dicho usuario a AdminPAQ.

Cuando requieras ingresar al sistema utilizando el usuario Supervisor, utiliza las teclas <Shift+F12> y de forma automática aparecerá el nombre SUPERVISOR sin que tengas que teclearlo.


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Qué otras funciones puedo realizar, Continuación

Ejercicio

Cambio de sesión del usuario Realiza el siguiente procedimiento para cerrar la sesión del usuario actual y verificar que los usuarios registrados efectivamente pueden ingresar a AdminPAQ.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Archivos y selecciona la opción Cerrar sesión del usuario. Resultado: Aparecerá la ventana de confirmación.

2 Haz clic en el botón Sí para continuar.

3 Captura el código del usuario y su clave de acceso. Ejemplo: “Código”: ACASTILLO “Clave”: AraC001512 Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualizó en la barra de título de la ventana principal.

3 Presiona la tecla <F7> desde la ventana principal de AdminPAQ. Resultado

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: Se mostrará la ventana Existencias y Costos lo que significa que se está aplicando correctamente la configuración de permisos del grupo Ventas al que pertenece este usuario. Cierra la ventana e inicia nuevamente sesión con el usuario Supervisor.

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Capítulo 2 Reportes a la medida


Visión general

Introducción Para una empresa es muy importante obtener reportes que muestren la información requerida

en el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa. AdminPAQ® incluye una gran variedad de reportes que te servirán para consultar la información que necesitas; sin embargo, es posible que estos reportes no cumplan con el formato que requieres (orden de columnas, tipografía, colores, sombreados, etcétera), lo cual es de suma importancia para tu empresa y requieres ejecutar dos reportes para completar tu información. Con los modelos de la Hoja Electrónica de AdminPAQ podrás obtener los reportes necesarios y personalizados que cubran totalmente las necesidades específicas de tu empresa.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:

• Manejar la Hoja Electrónica y ejecutar los modelos que tiene AdminPAQ. • Diseñar sus propios modelos electrónicos adecuándolos a sus necesidades y

explotando al máximo la capacidad de la Hoja Electrónica.


Tema Página Cómo utilizo la Hoja Electrónica 2-2 Cómo creo un modelo electrónico 2-4 Cómo utilizo el editor de formas 2-9 Cómo creo una forma preimpresa 2-11 Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones 2-18


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Cómo utilizo la Hoja Electrónica

Qué es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic® que implementa funciones que

extraen información de la base de datos de AdminPAQ. Mediante la Hoja Electrónica se pueden ejecutar varios modelos ya que están predefinidos por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente. Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa de manera fácil y rápida.

Cómo funciona La Hoja Electrónica se ejecuta con el archivo HojaAdminPaq.xls el cual se instala en la ruta

<\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>. También cuenta con el complemento Hoja_AdminPAQ_AddIn.xls cuyo objetivo es guardar todas las funciones de la hoja financiera, además de guardar todas las macros. Este archivo también se encuentra en <\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>.

Cómo ingreso Para que ingreses a la Hoja Electrónica puedes realizar cualquiera de las siguientes

acciones:

• Haz clic en la opción Hoja electrónica de la Barra vertical de accesos directos. • Ve al menú Reportes, submenú Hoja Electrónica.

Qué necesito para ejecutar

Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrónica, selecciona el modelo deseado y haz clic en el botón Ejecutar.


En esta ventana se mostrarán todos los modelos electrónicos que se pueden ejecutar desde AdminPAQ. Aquí también se mostrarán los modelos electrónicos que generes.


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Cómo utilizo la Hoja Electrónica, Continuación

Habilitar contenido

Después de que ejecutas el modelo, Microsoft Excel® mostrará una Advertencia de seguridad. Haz clic en el botón Opciones y selecciona la opción Habilitar este contenido.

Nota: En versiones anteriores a Excel® 2007 se te pedirá Habilitar las macros antes de especificar la clave de acceso.

Cómo establecer una empresa como activa

Para establecer una empresa como activa ve a la hoja Parametros y haz clic en el botón Insertar empresa. Selecciona de la lista la empresa deseada y nuevamente haz clic en el botón Insertar. La empresa aparecerá en la lista de empresas activas pero la ventana Insertar empresa permanecerá activa. Haz clic en el botón Cancelar para cerrarla.

Características Algunas de las principales características de la Hoja Electrónica son:

• Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar modelos de información consolidada.

• Extrae información de los catálogos, documentos, movimientos, saldos, estadísticas, etcétera de las empresas instaladas en AdminPAQ.

• Permite capturar documentos de ventas, compras e inventarios y enviarse a AdminPAQ.

Si eliminas una empresa de la lista, no se eliminará de AdminPAQ simplemente no estará disponible para extraer información desde la Hoja Electrónica.


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Cómo creo un modelo electrónico


Para que generes un nuevo modelo electrónico, haz clic en el botón y captura:

• La “Descripción del modelo”. • El “Nombre de archivo” que tendrá el modelo.

Por omisión, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta <\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>.

Modelos predeterminados

La Hoja Electrónica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:

Modelo Descripción

Actualización Reforma 2010

Actualiza las listas de precios de los productos con IVA incluido, las tasas de IVA del 15% al 16% o del 10% al 11% en Productos, Clientes / Proveedores o Configuración General y los asientos contables para que utilicen el nuevo segmento contable de IVA.


Puedes crear tantos modelos necesites, no hay un límite en el número de modelos electrónicos. Recuerda: Para ingresar a la Hoja Electrónica deberás ir al menú Reportes opción Hoja Electrónica.


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Cómo creo un modelo electrónico, Continuación

Modelos predeterminados (continúa)

Modelo Descripción Ajuste por saldo Reforma 2010

Permite generar de forma masiva los documentos de Ajuste por saldo reforma 2010.

La opción Ajuste incrementando IVA genera un documento de ajuste que incrementa el saldo de Clientes/Proveedores. Representa el 1% excedente que deberá ser liquidado, adicional al saldo del documento. La opción Ajuste absorbiendo IVA crea una nota de crédito para disminuir las ventas (compras), y esta nota de crédito se salda automáticamente con un documento de ajuste.

Conciliación AdminPAQ vs CONTPAQi

Muestra las pólizas elaboradas en AdminPAQ (cargos y abonos) contra las pólizas cargadas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD (cargos y abonos).

Exportación Catálogos Envía a AdminPAQ la información de los catálogos de la empresa. Inserta registros de catálogo y actualiza los registros existentes.

Interfaz Banco del Bajío Genera un archivo texto con datos de los pagos realizados al Banco del Bajío. Este archivo texto contiene el layout que solicita el Banco del Bajío por lo que podrá enviarse a dicho banco.

Listado UUID Muestra los UUID (Universally Unique Identifier) de los CFDI que se han timbrado en la empresa. Si existiera algún CFDI pendiente de timbrar muestra el mensaje: “No se encontró el certificado público en el almacén digital). Nota: Este modelo se utiliza sólo si se manejan CFDI en la empresa.

SAT – Formulario 42 Genera un reporte con la información de los 50 mejores clientes y proveedores. Este modelo genera el archivo txt para que pueda cargarse al SAT para la Declaración Informativa de Clientes y Proveedores.

Importante

: Estos son modelos base para generar reportes específicos que estén adecuados a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los guardes con otro nombre, así, el modelo base no sufrirá cambios y podrá utilizarse para otra empresa.

Hojas predefinidas

Todos los modelos electrónicos están conformados por tres hojas, las cuales son:

Hoja Descripción

Parámetros Contiene los datos generales de las empresas, en donde podrás insertarlas o eliminarlas de la lista en la Hoja Electrónica.

Funciones Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa para generar modelos electrónicos. Esta información te ayudará a generar tus modelos ya que se explica para qué sirve cada función.

Exportar Permite capturar movimientos de Ventas, Compras e Inventarios y enviarlos a AdminPAQ. Nota: Los movimientos que sean generados en esta hoja se enviarán a la empresa activa.

Hoja 1 Está en blanco y podrás agregar las funciones que necesites para crear el modelo deseado. Nota


: Podrán insertarse tantas hojas sean necesarias


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Estructura de una función

Para que conozcas y puedas utilizar correctamente las funciones, necesitas saber cómo estructurar una función. Todas ellas tienen una nomenclatura; dependiendo de la función que quieres que desempeñe será la nomenclatura que deba tener la misma. Apóyate en las columnas Descripción y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para que utilices la función más conveniente. La Descripción indica para qué sirve la función. La Nomenclatura indica los datos que necesita la función.

Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, de lo contrario, los valores que captures no los reconocerá como válidos. Ejemplo: La función Dato_Cliente tiene la nomenclatura Cliente, Num. Dato, Empresa, es decir, solicita el código del cliente, el dato a extraer del cliente y el número de empresa de la que quieres obtener información. El número de empresa lo tomarás de la hoja Parámetros y el número de dato de la Tabla de Datos para las Funciones DATO de catálogos que se encuentra en la hoja Funciones.

Entonces, si en una celda capturas =Dato_Cliente(B3,1,1) estás indicando lo siguiente:

1. El código del cliente lo tomará de la celda B3. 2. El dato que considerará es la Razón Social (dato 1 de la tabla). 3. La empresa es la número 1 de la lista que aparece en la hoja Parámetros; y si no se

indica el número, por omisión, considerará la primera empresa de la lista.



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Para qué sirve Además de que el modelo te permite extraer información de catálogos y documentos de tus

empresas en AdminPAQ, podrás explotar las funcionalidades propias de Excel®, haciendo inclusive un reporte con gráficas. La creación de modelos electrónicos te será de mucha utilidad para que realices reportes a la medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel®.

Ejercicio 1

Creación de un modelo electrónico En el siguiente ejercicio crearás un nuevo modelo electrónico que mostrará los saldos de los clientes. Realiza los pasos que se indican a continuación.

Paso Ejercicio

1 Verifica que la empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. esté abierta.

2 Ve al menú Reportes y selecciona la opción Hoja Electrónica. Resultado: Se desplegará la ventana Hoja Electrónica.

3 Haz clic en el botón Nuevo.

4 Captura Saldos del Cliente en el campo “Descripción del modelo” y Saldos en el campo “Nombre de archivo”.

5 Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Aparecerá el modelo Saldos del Cliente en la lista de modelos electrónicos.

6 Selecciona el nuevo modelo electrónico y haz clic en el botón Ejecutar. Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versión de Excel que estés utilizando, se podrá mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las macros. Habilítalas para tener funcionalidad. Importante: No cierres la hoja electrónica ya que la necesitarás para el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2

Insertar empresa a utilizar Para establecer una empresa activa en la hoja electrónica realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Ve a la hoja Parametros del modelo electrónico Saldos del Cliente.

2 Haz clic en el botón Insertar empresa. Resultado: Se muestra el listado de empresas.



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Ejercicio 2 (continúa)

Paso Ejercicio

3 Selecciona la empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. y haz clic en el botón Insertar. Resultado: Se mostrará el nombre y el directorio de ésta, como empresa activa.

4 Haz clic en el botón Cancelar. Resultado. Se cerrará el listado de empresas.

Ejercicio 3

Extracción de datos de AdminPAQ En el siguiente ejercicio, agregarás las funciones necesarias para extraer los datos de los clientes y sus saldos. Realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Ve a la hoja Hoja1.

2 Selecciona la celda A4 y presiona las teclas <Alt + F3>. Resultado: Se mostrará la ventana Selección de Códigos.

3 Selecciona Clientes en la opción Catálogo y haz clic en el botón F10 Continuar. Resultado: Se mostrarán los códigos de clientes a partir de la celda A4.

4 Captura la siguiente información para que luzca igual que la tabla:

A B C D 1 Fecha Captura la fecha

indicada por el instructor

2 3 Código Nombre RFC Saldos 4 =Dato_Cliente(A4,1) =Dato_Cliente(A4,2) =Saldo_Cliente(A4,$B$1)

5 Selecciona el rango B4:D4 y copia las fórmulas hacia abajo, por cada cliente. 6 Dale formato a los datos que se muestran en las celdas una vez que se

desplieguen en pantalla, de esta forma podrás presentar el reporte según lo requieras.


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Cómo utilizo el editor de formas

Qué es El Editor de Formas es una herramienta con la cual se crearán y diseñarán las formas

preimpresas que utiliza AdminPAQ para la impresión de los documentos y etiquetas. Este editor es gráfico, basado en la impresión en modo texto y permite insertar campos, etiquetas, funciones o fórmulas, además, estos datos podrán modificarse tantas veces se necesite; o bien, eliminarse, si es necesario.

Forma preimpresa

Las formas preimpresas son formatos de impresión donde los campos tienen una posición fija, la cual puede modificarse, si así se desea. Las formas preimpresas tienen la extensión .FPC y se guardan en la siguiente ruta:

<X:\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>

Cómo ingreso Para ingresar al Editor de formas preimpresas ve al menú Archivos y selecciona la opción

Editor de Formas.

Qué acciones puedo realizar

Dentro del Editor de Formas puedes crear un formato nuevo o bien, editar uno existente. Realiza cualquiera de la siguientes acciones que se indican en la tabla:

Abrir un formato Crear nuevo formato

• En el Editor de Formas ve al menú Archivo opción Abrir.

• Presiona las teclas <Ctrl+A>.

• En la barra de herramientas, haz clic

en el botón

• En el Editor de Formas ve al menú Archivo opción Nuevo.

• Presiona las teclas <Ctrl+N>.

• En la barra de herramientas, haz clic en

el botón

Ventana principal En esta ventana será posible crear nuevas formas preimpresas, o bien, abrir las predefinidas

por el sistema y modificarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa. Nota: Para ingresar a esta ventana no es necesario tener abierta una empresa. Consulta el gráfico de la siguiente página:



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Cómo utilizo el editor de formas, Continuación

Ventana principal (continúa)

Cómo guardar Para guardar una forma preimpresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Ve al menú Archivo y selecciona la opción Guardar. • Presiona la tecla de función <F8>. • Haz clic en el botón de la barra de herramientas.


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Cómo creo una forma impresa

Qué necesito para crear una forma

Para crear una forma preimpresa debes realizar lo siguiente:

1. Seleccionar la plantilla y subplantilla 2. Configurar forma 3. Diseñar la forma preimpresa 4. Ejecutar la forma preimpresa

Plantillas Al crear una forma preimpresa, automáticamente aparecerá la ventana Plantillas, donde

podrás seleccionar la plantilla y subplantilla a utilizar. La plantilla contiene toda la información que puede utilizarse en una forma preimpresa y la subplantilla contiene campos específicos de un documento modelo o catálogo. Dependiendo de la plantilla seleccionada serán las subplantillas que estén disponibles Importante: No podrás insertar campos que pertenezcan a un documento modelo diferente.

Observarás que las Subplantillas para Documentos tienen el mismo nombre que el documento modelo, excepto la Remisión, cuya subplantilla es Producto en Consignación del Cliente.


Cada plantilla tiene una o varias subplantillas disponibles, excepto Marbetes de Inventario y Recibos de Aperturas de Cajas.


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Cómo creo una forma impresa, Continuación

Configurar Forma

Una vez que seleccionaste la plantilla y subplantilla deseada debes seleccionar del menú Archivo la opción Configurar Forma para configurar los datos generales del formato de impresión. Esta acción la debes realizar independiente si se trata de una nueva forma preimpresa o si editarás una existente. Esta ventana está divida en 5 pestañas. Consulta la siguiente tabla para conocer más información sobre el contenido de esta ventana.

Pestaña Descripción Detalle

Hoja Se especificarán los datos generales de la forma preimpresa, como el número renglones y columnas que tendrá la forma.

Podrás configurar la hoja en: • Impresión en Modo Caracter: Imprime en

modo de texto, por lo tanto, su impresión es rápida, sin embargo, el tipo y tamaño de letra la toma de las propiedades de la impresora.

• Impresión en Modo Caracter Texto Enriquecido: Permite seleccionar el tipo y tamaño de la letra para cada campo, sin embargo, la impresión es más lenta. Además, solo debes especificar el ancho en centímetros de la forma preimpresa.

Nota

Impresión

: Al seleccionar una opción, los campos de la otra se desactivarán.

Debes configurar algunos datos de la impresora, tales como el nombre y el tipo de impresora a utilizar.

Si la impresora es Matriz de puntos, se indicará la configuración de caracteres para una impresión normal, condensada, etcétera.

Si la matriz es Láser o Inyección de Tinta esta configuración no deberá indicarse ya que la toma automáticamente de las propiedades de la impresora.

Notas• Al seleccionar la Impresión en Modo Caracter

Texto Enriquecido, el apartado Criterio de Impresión para la impresora Matriz de puntos estará desactivado.

:

• Puedes indicar el número de copias que se imprimirán cada que se utilice la forma preimpresa.

Áreas Debes indicar el número de renglones que contendrá cada área de la forma preimpresa.

En el Encabezado estarán los datos generales de la forma preimpresa, como Razón social del cliente, Domicilio, RFC, etcétera.

En el Detalle estarán los datos de los movimientos como Código del producto, cantidad, precio, costo unitario, etcétera.

Nota: Al manejar Detalle fijo, todos los campos se imprimirán en la misma posición, con el Detalle variable, la posición de los campos cambiará, dependiendo de los productos que tenga el documento.



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Configurar Forma (continúa)

Pestaña Descripción Detalle Áreas, continúa

En el Pie de página estarán los datos generales de la forma preimpresa como son Neto del documento, IVA, Total, etcétera.

Formato Podrás indicar el orden en que se imprimirá la fecha, así como configurar el formato de impresión para la cantidad, importe y número de decimales para cada campo.

Al insertar un campo tipo Fecha, automáticamente tomará la configuración especificada en esta pestaña, aunque podrá modificarse el formato de fecha directamente en el campo. Nota: Si por equivocación fue seleccionada una subplantilla errónea, mediante esta opción podrá indicarse la subplantilla correcta.

Impresión CFDs

Podrás indicar si en la forma preimpresa se imprimirán los datos pertenecientes al CFD.

Esta ventana se utiliza cuando la empresa emite Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs). Nota: En las formas preimpresas con Impresión Modo Texto Enriquecido podrá configurarse el tipo de letra deseado para todos los campos.

Diseñar la forma preimpresa

Después de configurar la forma preimpresa, podrá iniciarse el diseño de la misma. El diseño se basa en la inserción de campos, etiquetas, fórmulas y/o funciones en las áreas de la forma preimpresa.

Botón Descripción

Inserta una etiqueta, es decir, un texto fijo.

Inserta un campo ya sea en el área del Encabezado o en el Pie de página.

Inserta un campo en el área de Detalle.

Inserta un campo en el área del Subdetalle.

Inserta un Subtotal en base a los campos disponibles. Este dato puede insertarse en el área del Encabezado o Pie de página.

Inserta un Total en base a los campos disponibles. Este dato se inserta sólo en el Pie de página.

Inserta una función en base a los valores disponibles.

Cabe aclarar que las funciones ya existen, sólo deberán indicarse los valores correspondientes.

Inserta una fórmula en base a los valores disponibles.

Mediante las fórmulas se pueden realizarse operaciones matemáticas para sacar el resultado deseado.

Ejecución de la forma preimpresa

Mediante esta opción podrán hacerse pruebas de impresión de la forma preimpresa diseñada para verificar que los campos insertados se encuentren en la posición correcta, de acuerdo al documento fiscal impreso.



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Selección de Empresa

Al ejecutar la forma preimpresa, automáticamente mostrará esta ventana donde deberá seleccionarse la empresa que utilizará dicha forma preimpresa.

Filtros a aplicar Una vez seleccionada la empresa, mostrará esta ventana donde se indicará el rango de

fechas, así como la serie y el rango de folios deseado. Uno de los filtros permite ver los documentos que están impresos o bien, los que aún no se han impreso.



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Ejercicio 1

Creación de la forma preimpresa La empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. maneja notas de cargo y desea imprimirlas para entregarlas a sus clientes. Debido a que no existe una forma preimpresa de ese tipo, será necesario crearla. Realiza el siguiente procedimiento:

Paso Ejercicio

1 Desde la ventana principal de AdminPAQ ve al menú Archivos y selecciona la opción Editor de Formas. Resultado: Se abrirá la ventana Diseño de Formas Preimpresas.

2 Haz clic en el botón Nuevo. Resultado: Mostrará la ventana Plantillas.

3 Selecciona la Plantilla para Documentos y la Subplantilla Cambio del Cliente. Posteriormente haz clic en el botón Aceptar.

4 Presiona las teclas <Ctrl+F> para configurar la forma. Resultado: Mostrará la ventana Configurar Forma.

5 Captura el valor 80 en el campo “Total de columnas que se imprimirán en la forma preimpresa” dentro de la pestaña Hoja.

6 Haz clic en la pestaña Áreas y captura el valor 20 en el campo “Número de renglones que contendrá el área:”, ubicado en el apartado Encabezado.

7 Verifica que la casilla Detalle esté desactivada y que en el campo “Renglón a partir del cual se inicia la impresión en esta área:” se encuentre el valor 21.

8 Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Resultado: Se cerrará la ventana Configurar Forma.

9 Presiona la tecla <F8> y guarda la forma con el nombre NotaCargoCliente. Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Se modificará el área de trabajo de la forma preimpresa mostrando únicamente el Área del Encabezado y Área del Pie de Página.

Ejercicio 2

Diseño de la forma preimpresa Una vez que está configurada la forma preimpresa, debes insertar los campos requeridos para la impresión de la Nota de Cargo.

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón y posteriormente haz clic en cualquier parte del Área del Encabezado. Resultado: Mostrará un renglón gris con el nombre Etiqueta1.



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Paso Ejercicio

2 Haz clic derecho en el renglón recién insertado y seleccione la opción Propiedades del campo… Resultado: Mostrará la ventana Propiedades de Etiquetas.

3 Captura la siguiente información:

Campo Valor Renglón 8 Columna 35 Texto NOTA DE CARGO Justificación Centrado

Al finalizar haz clic en el botón Aceptar.

4 Haz clic en el botón ubicado en la barra de herramientas y posteriormente haz clic en cualquier parte del Área del Encabezado. Resultado: Mostrará la ventana Insertar campo.

5 Selecciona los valores según lo indicado en la siguiente tabla:

Campo Opción / Valor Tabla Datos Generales de Documento Campo Razón Social de Cliente del Documento Renglón 10 Columna 5 Longitud 65 Justificación Izquierda

Al finalizar haz clic en el botón Aceptar. 6 Inserta el resto de los campos en el Área del Encabezado, de acuerdo a los

siguientes datos:

Tabla Campo Renglón Columna Longitud Datos Generales de Documento

Serie del Documento 5 70 2 Folio del Documento 5 72 8 RFC del Cliente del Documento 11 5 15 Referencia del Documento 15 12 10

Datos del Domicilio Fiscal del Docto.

Calle y Número del Domicilio Fiscal del Documento

12 5 70

Colonia del Domicilio Fiscal del documento

13 5 40

Código Postal del Dom. Fiscal del Documento

13 50 10

Ciudad del Domicilio Fiscal del Docto.

14 5 25

Entidad Federativa del Dom. Fiscal del Documento

14 31 25

Notas: • Los campos Serie y Folio del Documento tendrán la “Justificación” Centrada. • Los campos Folio del Documento y Código Postal manejarán 0 “Decimales”.



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Paso Ejercicio

7 Inserte los campos necesarios en el Área del Pie de Página, de acuerdo a la siguiente tabla:

Tabla Campo Renglón Columna Longitud Datos Generales de Documento

Importe Neto del Documento 22 60 20 Impuesto 1 del Documento 23 60 20 Total del Documento 24 60 20

Nota: Todos los campos tendrán la “Justificación” hacia la Derecha y manejarán 2 “Decimales”.

8 Haz clic en el botón y después haz clic en cualquier parte del Área del Pie de Página. Resultado: Mostrará la ventana Insertar Función.

9 Indica los siguientes datos:

Campo Opción / Valor Función CANTIDAD PROTEGIDA(Valor1,Valor2) Valor 1 Total del Documento Valor 2 Español (mayúsculas)

Al finalizar haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y presiona la tecla <F8> para conservar los cambios de la forma preimpresa.

Ejercicio 3

Ejecutar forma preimpresa Después de diseñar la forma preimpresa, se revisará que los campos estén en la posición correcta. Realiza el siguiente procedimiento:

Paso Ejercicio

1 Verifica que la forma preimpresa NotaCargoCliente se encuentre abierta en el Editor de Formas. Posteriormente, presiona las teclas <Ctrl+E>. Resultado: Mostrará la ventana Selección de Empresas.

2 Selecciona la empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Mostrará la ventana Filtros a aplicar al reporte Impresión de Documentos.

3 Captura la fecha indicada por el instructor en el campo “Rango de Fechas”. 4 Deja el resto de los campos que aparecen por omisión y haz clic en el botón

Continuar. Resultado: Mostrará la ventana Salida del reporte.

5 Haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Mostrará, en pantalla, la Forma Preimpresa con los datos de la Nota de Cargo correspondiente.

6 Cierra la forma preimpresa y el Editor de Formas.


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Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones

Qué es Es una herramienta de consulta de información basada en Excel® que toma información de

las empresas de AdminPAQ, considerando que sólo puede analizar la información de una empresa a la vez. Es importante mencionar que al ser un módulo independiente, no será necesario mantener abierto AdminPAQ ni la empresa para lograr leer la información de ésta. También debe tomar en cuenta que aún cuando ya se haya generado información dentro del sistema, esta podrá ser actualizada en cualquier momento, tan solo presionando un botón, mismo que se explicará detalladamente durante el desarrollo de este capítulo.

Requisitos previos

Debido a que el módulo Toma de Decisiones es independiente a AdminPAQ, dicho módulo no se instala junto el sistema por lo es necesario instalarlo de forma separada. El procedimiento para su instalación es el mismo que maneja AdminPAQ. Si desconoce este procedimiento se recomienda apoyarse en el capítulo Instalación de AdminPAQ.

Consideraciones especiales

Tome en cuenta lo siguiente:

• Al recalcular los datos, se iniciará un proceso para la lectura e importación de la información y tardará según el tamaño de la información de la empresa y el rendimiento del equipo donde se esté ejecutando.

• Los indicadores y reportes incluidos dentro del sistema no pueden ser modificados. • Al cambiar la empresa seleccionada, la información de la empresa anterior será

descartada.

Cómo ingreso Una vez que has instalado el módulo Toma de Decisiones de AdminPAQ, para ingresar a

éste, ve al grupo de programas Compac – Toma de Decisiones y selecciona Toma de Decisiones.

Estructura de la Toma de Decisiones

Esta herramienta está compuesta por cuatro pestañas las cuales son:

• Configuración del Tablero. • Tablero de Control. • Estado del Negocio. • Reportes Analíticos.

En los siguientes bloques se explicará la función de cada pestaña.

Configuración del Tablero

Aquí se indicará la empresa con la cual se desea trabajar en el módulo Toma de Decisiones. Así mismo, podrán agregarse, modificarse o eliminarse los indicadores que sean necesarios. Un indicador es un dato o grupo de datos que le permitirán tener una interpretación adecuada de las operaciones realizadas dentro de la empresa. Sirve como un filtro donde se especifica el Acumulado mediante el cual se obtendrá la información requerida.



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Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación

Configuración del Tablero (continúa)

Tablero de Control

En esta hoja se desplegarán los datos seleccionados en los indicadores que se agregaron en la Configuración del Tablero. Muestra la información solicitada en base a los indicadores especificados en la Configuración del Tablero. Esta información se obtiene a partir de estadísticas de ventas, compras, pagos y el costo acumulado de AdminPAQ. Además, podrás ver el Detalle del indicador por cliente, producto, agente, o bien, combinado.



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Estado del Negocio

Es una vista de la situación actual de la empresa y sirve como un reporte concentrador de la información general. Debido a que funge como un reporte, podrá insertarse el logotipo de la empresa desde el botón Cambiar logo negocio… El archivo del logotipo podrá tener la extensión .bmp, .ico, .gif, y .jpg.



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Reportes Estos reportes se pueden obtener con datos específicos de un grupo de clientes,

proveedores, productos o agentes y pueden ser de un solo periodo, de doce periodos o mixtos.

Tipo de reportes Esta hoja contiene 7 tipos de reportes los cuales son:

Reporte Descripción Utilidad por Producto Muestra los productos vendidos, comparando su costo con el

precio de venta y, en base a estos datos, indica el porcentaje de utilidad que representa para la empresa.

Utilidad por Cliente Muestra las ventas por cliente, comparando el costo contra el importe de ventas y, en base a estos datos, indica el porcentaje de utilidad que representa para la empresa.

Utilidad por Productos para un Cliente

Muestra los productos se han vendido a cada cliente y qué utilidad representa para la empresa venderle dichos productos.

Utilidad por Clientes para un Producto

Muestra a que clientes les ha vendido un determinado producto y mediante esta información podrán determinarse las promociones de acuerdo al perfil del cliente.

Utilidad por Documentos

Muestra la utilidad que se ha obtenido por algún documento o concepto determinado.

Estudio de un Documento

Podrá analizarse, en un documento determinado, el concepto utilizado, la utilidad aportada y el porcentaje de descuento que se utilizó.

Estudio de un Producto

Podrá conocerse detalladamente en qué documentos fue involucrado un producto específico.



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Procedimiento 1

Instalación de Toma de Decisiones Realiza los siguientes pasos para instalar el módulo Toma de Decisiones.

Paso Acción

1 Inserta el DVD de evaluación y cuando se ejecute la presentación, haz clic en el botón Continuar. Resultado: Mostrará los sistemas que contiene el DVD.

2 Haz clic en el botón . Resultado

: Se desplegarán los beneficios de AdminPAQ.

3 Haz clic en el botón ubicado en el apartado 3. Resultado

4

: Aparecerá en la parte inferior la ventana InstallShield Wizard el cual preparará la instalación del sistema. Haz clic en el botón Siguiente> para pasar a la ventana del acuerdo de licencias y haz clic en el botón Sí.

5 Verifica si el “Nombre de usuario” y “Nombre de organización” aparecen correctamente en la ventana de información del usuario, y haz clic en el botón Siguiente>.

6 Conserva marcada la casilla “Instalación automática (recomendada)” y haz clic en el botón Siguiente>.

7 Verifica los datos del tipo de instalación y directorios que aparecen en la ventana, y haz clic en el botón Siguiente>. Resultado

8

: Dará inicio la instalación del módulo Toma de Decisiones. Espera unos momentos. Haz clic en el botón Sí cuando aparezca la pregunta ¿Desea crear un acceso directo a Toma de Decisiones y al Servicio Contaqta.me en el escritorio? Nota

9

: Espera unos momentos a que termine la instalación del Servidor de licencias y de AdminPAQ. Haz clic en el botón Finalizar cuando el asistente de instalación le indica que ha terminado de copiar los archivos a la computadora.



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Procedimiento 2

Inserción de indicadores Es necesario realizar un análisis de los movimientos que se han tenido en la empresa hasta el momento por lo que se utilizará el módulo Toma de Decisiones. Realiza los pasos que se indican a continuación.

Paso Acción

1 Ve al grupo de programas Compac – Toma de Decisiones y selecciona la opción Toma de Decisiones. Resultado: Aparecerá la ventana Advertencia de seguridad indicando que el archivo contiene macros.

2 Habilita las macros en base a la versión de Excel® que tengas instalada. Resultado: Se abrirá el libro de Excel con el nombre Toma de Decisiones y automáticamente mostrará la pestaña Configuración del Tablero.

3 Haz clic en el botón Cambiar empresa y haz doble clic en Súper El Trébol, S.A de C.V.

4 Haz clic sobre el botón Agregar nuevo indicador. Resultado: Aparecerá la ventana Agregar nuevo indicador.

5 Captura Ventas del periodo en el campo “Nombre del Indicador” y selecciona la opción Ventas en el campo “Acumulado de AdminPAQ”.

6 Selecciona Un sólo Periodo en el campo “Tipo de Reporte…”. Deja los que aparecen por omisión para el resto de los campos.

7 Haz clic sobre el botón Aceptar. Resultado: Mostrará el nuevo indicador en la pestaña Configuración del Tablero.

8 Agrega los demás indicadores con los datos que se muestran en la siguiente tabla:

Nombre del Indicador Acumulado de AdminPAQ

Tipo de Reporte

Ventas del semestre Ventas Acumulado hasta el periodo

Devolución s/Ventas del periodo

Devolución s / Venta Un solo Periodo

Devolución s/Ventas del semestre

Devolución s / Venta Acumulado hasta el periodo

Compras del periodo Compras Un solo Periodo Compras del semestre Compras Acumulado hasta el

periodo Devolución s/Compras del periodo

Devolución s / Compra Un solo Periodo

Devolución s/Compras del semestre

Devolución s / Compra Acumulado hasta el periodo

Existencia Actual Existencia Acumulado hasta el periodo



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Procedimiento 2 (continúa)

Paso Acción

9 Ve a la pestaña Tablero de Control y presiona las teclas <Alt+F9> para actualizar los datos. Resultado: Mostrará los importes de la empresa de acuerdo al periodo y ejercicio especificado.

10 Haz clic en el botón Detalle del indicador Ventas del periodo. Resultado: Aparecerá un menú flotante.

11 Selecciona la opción Detalle por cliente. Resultado: Mostrará la pestaña Detalle Indicador 1 con los datos de los clientes a los cuales se les vendió durante dicho periodo.

12 Haz clic en el botón Detalle del indicador Ventas del semestre. Resultado: Aparecerá un menú flotante.

13 Selecciona la opción Detalle por cliente. Resultado: Mostrará la pestaña Detalle Indicador 2 con los datos de los clientes a los cuales se les vendió durante dicho periodo.

14 Cierra el módulo Toma de Decisiones.

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1


Transferencia de datos y Utilerías

Capítulo 3

Transferencia de datos y Utilerías

Visión general

Introducción A través de este capítulo podrás traer datos de otra empresa de AdminPAQ® para

concentrar o actualizar la información sin necesidad de re-capturar. Por otra parte, en ocasiones pueden presentarse daños a la información capturada en la empresa por factores externos al sistema, por lo que AdminPAQ maneja una variedad de utilerías que te ayudarán a resolver algunas situaciones.

Objetivo Al finalizar este capítulo serás capaz de:

• Realizar la importación y exportación de datos en AdminPAQ. • Conocer la función y aplicación de cada una las utilerías disponibles en AdminPAQ,

así como su utilidad práctica.


Tema Página Cómo paso información de una empresa a otra 3-2 Cuándo ejecutar las utilerías 3-9

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Capítulo 3 Transferencia de datos

y Utilerías

Cómo paso información de una empresa a otra

Qué es Es el proceso mediante el cual se envía y recibe información entre las empresas de

AdminPAQ, esto permite concentrar y actualizar información de dos o más empresas en una sola.

Formas de pasar información

Puedes importar y exportar la información entre las empresas. Consulta la siguiente tabla para conocer el tipo de información que se puede obtener:

Tipo Descripción

Exportación • Exportación de catálogos o Tablas y Promociones o Almacenes o Agentes o Clientes y Proveedores o Productos, Servicios y Paquetes

• Exportación de Documentos – Exporta por Documento Modelo

Importación Importación de datos desde un archivo (TXT) o Documentos o Catálogos o Punto de venta (sólo en caso de empresas que ya

manejaban el módulo)

Antes de pasar información

Antes de pasar la información de una empresa a otra asegúrate de realizar un respaldo tanto en la empresa origen como en la destino, para asegurar la información de ambas.

Cómo ingreso Para pasar información de una empresa a otra ve al menú Archivos y selecciona alguna de

las siguientes opciones, dependiendo de lo que deseas realizar: • Exportación de Catálogos (TXT) • Exportación de Documentos (TXT) • Importación de datos (TXT)

Tipos de exportación

AdminPAQ maneja dos tipos de exportación: • Exportación de catálogos

o Tablas y Promociones o Almacenes o Agentes o Clientes y Proveedores o Productos, Servicios y Paquetes

• Exportación de Documentos – Exporta por Documento Modelo

Exportación de Catálogos (TXT)

Baja la información del catálogo seleccionado a un archivo con formato txt. Este formato tiene una estructura predeterminada.


3



y Utilerías

Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación

Exportación de Catálogos (TXT) (continúa)

Cuándo utilizar: • Para actualizar información de otra empresa sin que ésta pierda la información con la que

cuenta, por ejemplo, cuando se tienen sucursales. • Querer respaldar los catálogos de la empresa en archivos de texto. • Para crear una empresa nueva y actualizarla con los catálogos deseados.

Importante

: Los conceptos NO se pueden exportar. Si estás migrando la información a una nueva empresa y se configuraron los conceptos de forma diferente a los que están por omisión, deberán copiarse los archivos MGW10006.dbf y MGW10007.dbf de la empresa origen a la empresa nueva, así como copiar los índices.

Qué necesito para exportar catálogos

No es necesario especificar datos en una ventana, solo debes seleccionar el tipo de datos que deseas obtener seleccionando alguna de las opciones disponibles en el submenú Exportación de Catálogos (TXT).

Exportación de Documentos (TXT)

Es similar a la Exportación de Catálogos, sólo que este proceso exporta documentos.

La exportación considera, por omisión, todos los documentos, sin embargo, se recomienda bajar, primero, todos los documentos de entrada; posteriormente los documentos de salida y finalmente, los documentos de cuentas por pagar y por cobrar.

Qué necesito para exportar documentos

Para exportar los documentos asegúrate de indicar los filtros que aplicarán en la búsqueda de la información. Entre los datos a especificar se encuentra: • Serie • Rango de fechas • Rango de folios • Tipo de Documento


Por omisión, todos los documentos modelo están incluidos en el reporte, sin embargo, podrás enviar a la columna de la izquierda los tipos de documentos que NO desees exportar.

4



y Utilerías


Importación de datos (TXT)

Toma la información proveniente de un archivo TXT y lo carga o sube a la empresa que se tiene abierta en AdminPAQ. Cabe aclarar que el archivo texto debe tener una estructura predeterminada. Importante: Para que la importación de catálogos y documentos pueda ser exitosa, es necesario que la empresa que recibe la información tenga la misma configuración de la empresa origen. De lo contrario, la información cargada no será confiable o no se realizará el cargado, indicando el problema encontrado en la bitácora del proceso.

Qué necesito para importar datos

Para importar datos desde un archivo TXT asegúrate de indicar los siguientes datos:

• Información a importar. o Documentos: Se importarán los documentos con sus movimientos, series,

características, pedimentos y lotes. o Catálogos: Se importarán los catálogos existentes en AdminPAQ.

• Nombre del archivo (TXT). • Nombre de la bitácora.


Cuando selecciones la opción Catálogos se habilitará el apartado En caso de importar un dato repetido para que decidas si se actualiza la información o se respeta lo que actualmente contenga la empresa.

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y Utilerías


Ejercicio 1

Exportación de catálogos La empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. abrirá una sucursal en la zona norte de la ciudad; por tal motivo será necesario crear una empresa nueva y bajar la información de los productos, así como de las tablas, para evitar volver a capturar. Realiza el siguiente procedimiento para llevarlo a cabo:

Tablas y promociones

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Archivos, submenú Exportación de Catálogos (TXT) y selecciona la opción Tablas y Promociones. Resultado: Aparecerá la ventana Filtros a aplicar al reporte Exportar Catálogos.

2 Asegúrate que las monedas Peso Mexicano y Dólar Americano se encuentren en el apartado de la derecha. Para enviarlas haz clic en el botón >>.

3 Verifica que los elementos de las Clasificaciones y Características se ubiquen en la columna de la derecha. Haz clic en el botón >> para enviar los elementos a la columna derecha.

4 Indica que se incluyan las Unidades y sus conversiones.

5 Ejecuta el reporte presionando la tecla <F10>. Resultado

: Aparecerá la ventana Salida del reporte. 6 Deja la opción que aparece por omisión (Disco) y captura Tablas en el campo

“Nombre del archivo”. Presiona la tecla <Enter> para continuar. Resultado

7

: Mostrará la ruta donde se generará el archivo, la cual, por omisión será la ruta de archivos de la empresa. Haz clic en el botón Aceptar de la ventana Salida del reporte Resultado

8

: Se creará el archivo Tablas.txt en la ruta <C:\CompacW\Empresas\STREBOL>. Cierra la ventana Filtros para continuar con la importación de la información restante.

Catálogos

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Archivos, submenú Exportación de Catálogos (TXT) y selecciona la opción Productos, Servicios y Paquetes. Resultado: Aparecerá la ventana Filtros a aplicar al reporte Exportar Catálogo de Productos y….

2 Conserva el Rango de Productos y Servicios que se muestra por omisión.


6



y Utilerías



Paso Ejercicio

3 Haz clic en el botón >> para enviar los elementos de la clasificación 1 al apartado de la derecha. Nota

4 : Repite esta acción para las cinco clasificaciones restantes.

Conserva el Rango de Paquetes que se muestra por omisión y selecciona todos los valores de las clasificaciones para que se consideren dentro de la exportación.

5 Asegúrate que en el campo “Existencias máxima y mínima” esté seleccionada la opción Sí.

6 Ejecuta el reporte presionando la tecla <F10>. Resultado

: Aparecerá la ventana Salida del reporte. 7 Deja la opción que aparece por omisión (Disco) y captura Productos en el

campo “Nombre del archivo”. Presiona la tecla <Enter> para continuar. Resultado

8

: Mostrará la ruta donde se generará el archivo, la cual, por omisión será la ruta de archivos de la empresa. Haz clic en el botón Aceptar de la ventana Salida del reporte y cierra la ventana de Filtros. Resultado

: Se creará el archivo Productos.txt en la ruta <C:\CompacW\Empresas\STREBOL>.

Ejercicio 2

Exportación de documentos Realiza el siguiente procedimiento para exportar los documentos de la empresa y después cargarla

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Archivos y selecciona la opción Exportación de Documentos (TXT). Resultado: Aparecerá la ventana Filtros a aplicar al reporte Exportación de Documentos.

2 Deja los datos que aparecen por omisión en los campos “Serie”, “Especificar Serie” y “Rango de Folios” para que se exporten todos.

3 Captura en el campo “Rango de Fechas” los siguientes datos: 01/01/2011 y 31/12/2011.

4 Haz clic en el botón << del campo “Tipo de Documento” para enviar todos los documentos modelo a la columna izquierda.

5 Selecciona el tipo de documento Compra y haz clic en el botón >. Resultado

: El documento se pasará a la columna derecha. 6 Haz doble clic en Orden de compra.

Resultado

: El documento modelo se pasará a la columna derecha.


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y Utilerías



Paso Ejercicio

7 Presiona la tecla <F10>. Resultado

: Aparecerá la ventana Salida del reporte. 8 Deja la opción de salida del reporte que aparece por omisión y captura Compras

en el campo “Nombre del archivo”. Posteriormente, presiona la tecla <Enter>. Resultado

9

: Mostrará la ruta donde se generará el archivo, la cual, por omisión será la ruta de archivos de la empresa. Haz clic en el botón Aceptar Resultado

: Mostrará una ventana bajando la información y posteriormente, se creará el archivo Compras.txt en la ruta <C:\CompacW\Empresas\STREBOL>.

Ejercicio 3

Creación de empresa Para que puedas realizar la importación de la información es necesario crear una nueva empresa. Asígnale los siguientes datos:

Nombre Súper El Trébol Norte, S.A. de C.V. Nombre corto STREBOLN Ejercicio 2011 Periodo 1

Ejercicio 4

Importación de datos Realiza el siguiente procedimiento para importar los datos desde un archivo (TXT) a la nueva sucursal del Norte.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Archivos de la nueva empresa y selecciona la opción Importación de Datos (TXT). Resultado: Aparecerá la ventana Importante. Acepta el mensaje para continuar.

2 Haz clic en la opción Catálogos para importar la información contenida en estos. Nota

3

: Se habilitará el apartado En caso de importar un dato repetido. Deja los datos como aparecen por omisión. Indica la ruta donde se encuentra el archivo TXT que contiene la información a importar. <C:\CompacW\Empresas\STREBOL> y selecciona el archivo Tablas.txt Haz clic en el botón Abrir para continuar. Resultado

4

: Se regresará a la ventana Importación de Datos desde un Archivo (TXT). Verifica que la ruta donde generará la bitácora es correcta.


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y Utilerías



Paso Ejercicio 5 Haz clic en el botón Importar.

Resultado

: Se ejecutará el proceso y posteriormente aparecerá la ventana Resultados del Proceso.

Nota

6

: En caso de que ocurra un error al guardar un registro, el proceso será cancelado y la información será enviada a la bitácora. Haz clic en el botón Finalizar para cerrar la ventana y posteriormente haz clic en el botón Cerrar para salir de la misma.

Repite el procedimiento para importar el catálogo Productos.

Exportación de Punto de Venta

AdminPAQ permite exportar información detallada de los documentos del módulo Punto de Venta. Esto es posible cuando la empresa implementó el uso del módulo Punto de Venta desde versiones anteriores a la actual de AdminPAQ.

Qué necesito para exportar Punto de Venta

Debes especificar los filtros que aplicarán a este reporte, datos como.

• Catálogo de Cajas • Facturas y Devoluciones • Fechas del catálogo de cajas • Fechas de aperturas • Notas y devoluciones sobre Notas

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y Utilerías

Cuándo ejecutar las utilerías

Qué son Las utilerías son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones

especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas, ya que una vez que afectan la información de la empresa, el proceso es irreversible. Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto funcionamiento.

Cómo ingreso Para ingresar a las utilerías que tiene AdminPAQ ve al menú Archivos, submenú Utilerías y

selecciona la que necesites.

Requisitos previos

Antes de ejecutar cualquiera de las utilerías de AdminPAQ toma en cuenta las siguientes consideraciones:

No. Recomendación 1 Asegúrate que no haya ningún usuario utilizando la empresa.

Algunas utilerías de AdminPAQ deben ejecutarse de manera exclusiva, es decir, que los usuarios de una versión en Red deben cerrar su sesión y esperar a que termine la ejecución para continuar con su trabajo. Siempre verifica si la utilería que deseas ejecutar es de este tipo antes de iniciar el proceso.

2 Realiza un respaldo de la información de la empresa sobre la que se ejecutará la utilería.

3 Verifica qué cambios realizará la utilería sobre la información antes de ejecutarla, ya que se trata de un proceso irreversible.

Tiempo de ejecución

El tiempo de ejecución de las utilerías de AdminPAQ dependerá de la información que se procesará o se calculará.

Qué utilería ejecuto

Apóyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utilerías que maneja el sistema y en qué momento utilizarlas.

La utilería Sirve para… Úsala cuando…

Recálculo de acumulados

Recalcular los acumulados de Clientes, Proveedores, Productos y Agentes. Nota

Detectes que el saldo del cliente no corresponde con el que arroja el reporte Estado de cuenta o cuando el saldo del cliente/proveedor de un mes a otro cambia.

: Podrás recalcular solo una opción a la vez.


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y Utilerías

Cuándo ejecutar las utilerías, Continuación

Qué utilería ejecuto (continúa)

La utilería Sirve para… Úsala cuando… Reproceso Borrar toda la información generada por los

documentos, afectando nuevamente cada documento y recalculando saldos, existencias, estadísticas y costos, a partir del periodo seleccionado en adelante, como si los documentos se capturaran nuevamente. Nota: Puedes especificar la información que se recalculará:

• Acumulados y Estadísticas • Existencias y Costos

Se haya generado una baja de energía eléctrica en medio de un proceso, cuando se haya cerrado abruptamente AdminPAQ o cuando se apaga la computadora de forma incorrecta mientras se está trabajando en la empresa.

Cambio de Método de Costeo

Modificar el tipo de costeo actual de un producto, o de varios, por otro distinto. AdminPAQ permite que cada producto tenga su propio método de costeo y éste no puede ser modificado si el producto ya tiene movimientos asociados. Para ello, se creó esta utilería. Al cambiar el método de costeo a un producto, se calcularán nuevamente los costos anteriores a la ejecución de la utilería con el nuevo método.

Sea necesario modificar el método de costeo actual de un producto.

Restricciones: Toma en cuenta las siguientes restricciones cuando ejecutes este proceso: • Los productos que manejan Series,

Pedimentos y/o Lotes, no será posible cambiarles el método de costeo, ya que por omisión y de forma obligatoria, AdminPAQ asigna el Costo Específico para dichos productos.

• Los servicios no manejan método de costeo, por lo tanto, no podrá cambiarse de método.

Verificación de Documentos

Realizar una comprobación de los totales de los movimientos de un documento contra su total, las unidades pendientes de los movimientos contra las unidades pendientes del documento, así como la suma de los pagos del documento más el pendiente contra el total del documento, de forma que si éstos no concuerdan, la utilería realiza las correcciones pertinentes.

Detectes inconsistencias entre los totales de los documentos y los saldos del documento.

Nota

Eliminación

: Al finalizar la verificación puedes verificar a detalle el proceso mediante la bitácora que se genera con esta utilería.

de pedidos (documentos)

Eliminar cotizaciones del cliente, pedidos del cliente, cotizaciones del proveedor y órdenes de compra que han sido registrados en el sistema que ya están surtidos, parcialmente surtidos o sin surtir, en un rango determinado de fechas o de folios.

El volumen de información de tu empresa se ha incrementado y desees agilizar la base de datos.

Saldo Cero Eliminar todos los documentos, movimientos, acumulados y existencias de la empresa, conservando únicamente los catálogos, conceptos y la configuración de la empresa.

Sea necesario eliminar todos los documentos que se tengan registrados en la empresa, inicializando saldos, estadísticas, existencias y costos.


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y Utilerías

Cuándo ejecutar las utilerías, Continuación

Qué utilería ejecuto (continúa)

La utilería Sirve para… Úsala cuando… Verificación de tipos de cambio

Comprobar que todos los documentos tengan asignado un tipo de cambio, aunque el documento sea en pesos. Si el documento no tiene un tipo de cambio asignado, AdminPAQ asignará el tipo de cambio que corresponda a la fecha del documento. Si no existe tipo de cambio para esa fecha, se asignará el tipo de cambio registrado con fecha inmediata siguiente. Al finalizar la verificación es necesario ejecutar la utilería Recálculo de Acumulados a fin de reconstruir el acumulado de los clientes y/o proveedores.

La utilidad o pérdida cambiaria no se está calculando correctamente, debido a una inconsistencia en los tipos de cambio.

Nota

Reconstrucción

: Cabe aclarar que el tipo de cambio para la moneda base (Peso Mexicano) es 1.00.

de Índices Reparar un índice que se haya dañado y provoca que la información que arroja AdminPAQ tenga inconsistencias, Nota: Los índices marcan el orden de la información de las empresas en AdminPAQ y son los que permiten el acceso a la empresa y la información que la contiene.

Cando se hayan dañado los índices de la empresa de AdminPAQ o no puedas acceder a la empresa.

Para qué sirven Las utilerías sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por

situaciones como:

• Corte en el suministro de energía eléctrica. • Daño físico del disco en donde se guarda la información. • Eliminación involuntaria de datos de la empresa. • Sabotaje a la información por parte de algún usuario.

Módulo Configuración y Mantenimiento AdminPAQ

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