Modulo de contabilidad y finanzas.pdf

FUNDAMUNISACDEL

SALVANATURACARE

PROSAGUAS

Módulo de Contabilidad y Finanzas


Primera edición, 2002

Marvin Elizabeth Mejía. Coordinadora Unidadde Asistencia Técnica del Programa para lasalud a través del agua y saneamiento- PROSAGUA - de CARE, El Salvador, con elapoyo de la gerencia del Sector de agua ySaneamiento, bajo la responsabilidad deRicardo Mancía y Jonathan Claros.

Esta colección de módulos fue elaboradabajo la iniciativa del proyecto de cambio,del ciclo gerencial de:

Elaboración de tareasy ayudas didácticas:

Marlene GavidiaMarvin Elizabeth MejíaFrancisco GuevaraRicardo MejíaÁlvaro Enrique Sánchez

Validación técnica del módulo:

Ana Miriam HernándezCarmen SalvadorMarvin MejíaMarlene GavidiaSara RamírezElmer GarcíaMario RivasHenry RetanaRicardo MejíaFrancisco GuevaraÁlvaro Enrique Sánchez

Diseño gráfico:Rolando Ivan Córdova

Corrección de estilo:Carmen ÁlvarezAna María Nafría

Documentos publicados con el financiamiento de USAID,

a través de los proyectos PROSAGUAS, y AGUA

bajo los acuerdos cooperativos

No.519-A-98-00-00041-00

No. 519-A-00-99-00084-00

Introducción

Objetivos

Estrategia para la formación en administración sostenible de los sistemas

de agua y saneamiento

Sistematización de la experiencia en el sector agua y saneamiento

de CARE El Salvador

A quiénes va dirigido

Metodología utilizada para la facilitación de los módulos

Estructura del diseño de una tarea tipo CEFE

Fase de seguimiento

Recomendaciones Generales

G E N E R A L I D A D E S

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8

812

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Objetivos de la unidad

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Conceptos básicos

REGISTROS CONTABLES

Concepto básico

Contabilidad y finanzas

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Contenido

Unidad I

Registros contables auxiliares:

Caja general

Caja chica

Libro de bancos

Inventario

Archivos

Facturas y recibos

Registros contables principales:

Balance general

Estado de pérdidas y ganancias

Proyección de ingresos y egresos (Flujo de fondos)

Proyección de ingresos y egresos. Caso práctico

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Aspectos legales

La organización contable

La auditoría

Bibliografía

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CARE Internacional en El Salvador desarrolla el “Programapara la salud a través de agua y saneamiento”(PROSAGUAS), en comunidades rurales, cuyo principalobjetivo es la disminución de la incidencia y prevalencia delas enfermedades diarréicas en la población menor de cincoaños. Para lograr este objetivo, se ha desarrollado unaestrategia de intervención por medio de los siguientescomponentes: Promoción y organización comunitaria,Infraestructura de agua y saneamiento, Medio ambiente yEducación para la salud.

CARE El Salvador considera que, para conseguir lasostenibilidad de las intervenciones que se realizan junto ala comunidad, en función de lograr la disminución de lasenfermedades diarréicas, es necesario desarrollar habilidadesy destrezas en los(as) líderes que faciliten la participacióncomunitaria de manera consciente y activa, para que generencambios de actitudes y conductas con relación a la protecciónde la salud de la población. Esto solo es posible si se facilitaun verdadero proceso educativo.

Por esta razón, ha sido necesario crear una colección demódulos educativos, compuesta de la siguiente manera:

1. Formación de facilitadores(as),2. Organización,3. Educación sanitaria,4. Atención integral de enfermedades

prevalentes en la infancia (AIEPI),5. Educación ambiental,6. Gerencia para administradores(as)

de sistemas de agua,7. Administración y manejo de recursos,8. Organización financiero-contable y9. Facturación.

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

Colección de módulos educativos #8

4

5

Cada uno de éstos es congruente con los procesos educativosparticipativos que CARE facilita. En los módulos se abordantemáticas especificas y en éstas se sugieren técnicas para sudesarrollo, basadas principalmente en metodologías deeducación participativa; éstas son: CEFE (Competenciaeconómica basada en la formación de empresas) y SARAR(Seguridad en sí mismo; Asociación con otros; Reaccióncon ingenio; Actualización; Responsabilidad para solucionessostenibles). Dichas metodologías están basadas en técnicasandragógicas cuyo principal objetivo es la formación delos(as) líderes de la comunidad.

En la elaboración de los módulos, se ha buscado incorporarlos siguientes elementos:

1. Enfoque de género,2. Participación y empoderamiento comunitario,3. Enfoque de sostenibilidad y4. Trabajo en asocio.

El presente módulo constituye el octavo de la colección, ysus contenidos abordan los siguientes temas:

1. Contabilidad y finanzas: Conceptos básicos.2. Registros contables:

2.1 Concepto básico.2.2 Registros contables auxiliares.2.3 Registros contables principales.

3. Aspectos legales.4. La organización contable.5. La auditoría.

Todos los contenidos están relacionados con laadministración y manejo de recursos.Esperamos que esta colección educativa cumpla consu finalidad y, de esta manera, contribuya al logrode los objetivos del programa.


1) Unificar las capacitaciones que se facilitarán en cada proyectodesarrollado por el sector de agua y saneamiento, a nivel nacional,de CARE El Salvador, retomando los principios básicos de lasmetodologías participativas según su área de desempeño.

2) Incorporar el enfoque de género en el proceso educativo quepromueva la participación consciente de hombres y mujeres en eldesarrollo comunitario.

3) Sistematizar la experiencia de los procesos educativos facilitadospor el sector agua y saneamiento de CARE El Salvador, dirigidosa líderes comunales, adaptando las metodologías participativasSARAR y CEFE.

OBJETIVOS DE LA COLECCIÓN

OBJETIVOS DEL MÓDULO

1) Facilitar a las Juntas Administradoras de sistemas de agua las,herramientas básicas sobre administración de recursos, que lespermitan realizar una gestión administrativa eficiente.

2) Promover la aplicación del sistema contable, para que las juntasadministradoras realicen un manejo transparente de los fondos.


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ESTRATEGIA PARA LA FORMACIÓN

EN ADMINISTRACIÓN SOSTENIBLE

DE LOS SISTEMAS DE AGUA Y SANEAMIENTO

El propósito del Programa para la salud a travésde agua y saneamiento (PROSAGUAS) de CAREInternacional en El Salvador, es la disminuciónde las enfermedades diarréicas en lapoblaciónmenor de cinco años, y por consiguiente, elmejoramiento de las condiciones de salud de lapoblación.

Para el logro de este propósito, se ha definido unaestrategia educativa que se operativiza a través decuatro componentes: Promoción y organización,Educación para la salud, Medio ambiente eInfraestructura, estos son complementarios ydinámicos durante el proceso de ejecución de losproyectos. Esta estrategia educativa deimplementación es un modelo que el sector aguay saneamiento de CARE El Salvador aplica conel único fin de lograr la sostenibilidad de todas lasintervenciones que se ejecutan con la comunidad.

entro de este enfoque de sostenibilidad y comoparte de la colección, se han formulado cuatromódulos específicos dirigidos a los(as) líderescomunales que integran las juntas administradorasde los sistemas de agua, para lograr que laadministración, operación y mantenimiento de lossistemas sea sostenible. Estos módulos son:

Administración y manejo de recursos, Gerenciapara administradores(as) de sistemas,Organización financiero-contable y Facturación;estos tendrán una estrategia de facilitación común,la cual está sustentada en los siguientes aspectos:

I- Sistematización de la experiencia en el sectoragua y saneamiento de CARE El Salvador.II- A quiénes va dirigido.III- Metodología utilizada.IV- Estructura del diseño de una tarea CEFE.V- Fase de seguimiento.

I. Sistematización de la experiencia en el sector agua y saneamiento, de CARE El Salvador

La principal contribución o aporte que se identificaes la de poner a disposición de personas que trabajanen el sector, la sistematización de la experiencia deCARE sobre facilitación de procesos educativosrelacionadas con la administración sostenible delos sistemas de agua y saneamiento; esto se lograhaciendo uso de herramientas de capacitación conun enfoque empresarial, el cual promueve lasostenibilidad de los sistemas. Además estasherramientas están basadas en una metodologíaeminentemente participativa y específica parapoblaciones adultas.

II. A quiénes va dirigido

Los cuatro módulos están elaborados parafacilitadores(as) que forman a los(as) líderes queintegran las juntas administradoras de los sistemasque el sector de agua y saneamiento promueve. Sinembargo, puede ser también desarrollado parapersonas que buscan adquirir algún conocimientopráctico sobre la dirección que debe dársele acualquier organización que busque laautosostenibilidad económica.

Es importante describir brevemente que, para laconformación de las estructuras responsables de laadministración de los sistemas, se ha realizado un

proceso de formación durante la ejecución delproyecto dirigido a los(as) líderes que han estadoparticipando en diferentes comités, haciendo usode los cinco primeros módulos, los que han sidofacilitados por los equipos técnicos asignados acada proyecto.

Una vez se inicia el proceso de conformación dela estructura que administrará el sistema, los equipostécnicos, en coordinación con el equipo de la unidadde asistencia técnica de PROSAGUAS, forman alas personas que integran las juntas directivashaciendo uso de los cuatro módulos creados paratal fin de forma que la gestión de las juntas hagaque lo s s i s t emas sean sos t en ib l e s 1 ,independientementedel tipo de sistema que se haya construido.

III. Metodología utilizada parala facilitación de los módulos

Como se menciona en la introducción de lacolección, uno de los ejes estratégicos del sectoragua y saneamiento, de CARE, es la participacióncomunitaria. Para lograrla de manera consciente esnecesario el uso de metodologías que la promuevan;por tal razón, la metodología que se ha adaptadoen estos cuatro módulos es la Metodología de lacompetencia económica basada en la formaciónde empresas (Metodología CEFE), ya que todassus herramientas han sido elaboradas con un enfoqueempresarial y en un ambiente lúdico, característicodel método andragógico.


1 Para una mejor ampliación del tema, consultar el módulo referido al tema de Organización, de esta misma colección.

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Debido a que ésta es la primera experiencia quese tiene en El Salvador de adaptación de lametodología CEFE en la elaboración de materialeseducativos dentro del sector agua y saneamiento,se requiere compartir la fundamentación de lametodología para una mejor comprensión.

La metodología CEFE está dirigida a la educaciónde personas adultas que se encuentran desarrollandolabores empresariales y necesitan un proceso deaprendizaje rápido y, sobre todo, vivencial. Elprincipal elemento sobre el que se basa lametodología es el trabajo en equipo que se realizadurante el proceso de facilitación, puesto que cadaparticipante comparte su experiencia adquirida enel trabajo con otros grupos.

La metodología es un conjunto de técnicas deentrenamiento difundida por la Agencia Alemanade Cooperación Internacional (GTZ) desde losaños ochenta. Actualmente, en El Salvador esoperada por ONG, universidades y empresasconsultoras, que cuentan con el apoyo de GTZ yel Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ).

Más específicamente, la metodología reconocetres condiciones necesarias para lograr elaprendizaje:

Inteligencia: cualidad de todos los sereshumanos y que puede desarrollarse con eltrabajo y ejercicio constantes.Motivación: se traduce como el interés enaprender, volviendo atract ivos losconocimientos al mostrar la

utilidad e importancia de los mismos.Método de enseñanza-aprendizaje, determinala forma como se asimilaran los conceptos; si el método utilizado no es adecuado, losesfuerzos por el aprendizaje puedendesperdiciarse e incluso desmotivar.

Los principios sobre los cuales la metodologíabasa su participación son los siguientes:

Aprender haciendo: CEFE reconoce que elaprendizaje basado en la vivencia y la experienciacontribuye a la fijación más acelerada de losconocimientos, como consecuencia de un mayorcontacto de quien aprende con el objeto deaprendizaje.

El principio de “aprender haciendo”, permite quese pongan en juego los tres medios básicos deaprendizaje:

El medio motriz, que permite desarrollarhabilidades y destrezas;

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El medio cognoscitivo, que permite laconceptualización, el descubrimiento y laconstrucción de ideas y conocimientos;

El medio afectivo que produce cambios deactitud y por el que los seres humanos sedesarrollan emocionalmente.

A través de su propia experiencia, cada personapaulatinamente va desarrollando, en mayorintensidad, uno de los tres medios respecto de losotros dos, lo que las ha ce distintos con relacióna su afinidad por el aprendizaje. El aprenderhaciendo posibilita que la persona mantenga unamayor “conexión” de sus medios de aprendizajey, por lo tanto, una mayor apertura hacia lapercepción y construcción de conocimientos.

Repetición: Puede interpretarse como “refuerzocontinuo” o incluso “retroalimentación”. Con esteprincipio se busca la acumulación y encadenamientode los conocimientos que se generan en el procesode aprendizaje. La repetición permite ampliar laperspectiva cuando se presenta desde distintosángulos, por lo que este principio implica repetirla posibilidad de arribar a un conocimiento pordistintas vías y lograr su comprobación desdedistintos puntos de vista.

“El aprendizaje es una acción que sucede en lapersona que está aprendiendo”. Esto implica quequien puede evaluar la magnitud del aprendizajees ella misma. CEFE promueve la autoevaluaciónpermanente y contribuye con la retroalimentacióna que cada persona reciba información sobre cómola ven los(as) demás, pero la “calificación” decuánto aprendió es una tarea personal.

Aprendizaje grupal: CEFE lo reconoce como unaforma de acelerar el aprendizaje. Las tareasrealizadas de forma colectiva permiten que haya“intercambio horizontal” entre las personasparticipantes, y la interacción entre varias personasconstruye el clima necesario para “activar” el medioafectivo de aprendizaje. De esta forma, se pone enjuego la “inteligencia emocional” y cada personatiene la oportunidad de observarse en un laboratorioque la enfrenta al medio y a sí misma, en unambiente que le exige responder sobre la base desus propias capacidades y que, a la vez, le permiteidentificar sus propias fortalezas y debilidades, conlo que puede entonces encontrar sus necesidadesy mecanismos propios para incrementar suscapacidades. Las actividades colectivas puedencontribuir además a elevar la motivación y suautoestima (condición necesaria para elaprendizaje).

Todos(as) tienen experiencia: El aprovechamientode la experiencia de cada persona es otro principioque CEFE utiliza para la construcción delconocimiento. Esto significa que cada persona queparticipa del proceso de aprendizaje es digna deser escuchada y sus aportes son tan valiosos comolos de cualquier otra que participa. Basándose enlas experiencias de quienes participan también seconstruyen los procesos de enseñanza-aprendizajedentro de la metodología CEFE.

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Podemos aprender jugando: Las personas adultasson en parte “niños(as) crecidos(as)”, de maneraque poseen las mismas características que la niñez.Ellos(as) manifiestan grandes posibilidades deaprendizaje a través del juego. Este es capaz decaptar la aplicación de la observación, a lanaturaleza de la persona adulta y se constituye enun principio para CEFE, aprovechando la“similitud” entre una persona adulta y un(a) niño(a).Por esta razón CEFE, utiliza numerosassimulaciones y juegos de carácter “informal”, quepretenden “capturar” la atención total de la persona,para provocarle vivencias útiles y constructivas.

Adaptación a la realidad y el contexto(flexibilidad): CEFE es útil siempre que la mismase adecue a la realidad y al contexto en que seutilice. El(la) facilitador(a) CEFE debe esforzarsepor lograr que los instrumentos y las herramientasque ponga en uso correspondan al contexto, deforma tal que quienes participan, experimenten unambiente familiar que contribuya a su motivacióny facilite su concentración y participación. En estesentido, puede interpretarse también como unprincipio la “flexibilidad” que la metodología poseepara ajustarse a cada entorno donde se aplique ypara asimilar los cambios y ajustes necesarios

durante el mismo proceso de enseñanza-aprendizaje. Es decir, la aplicación de lametodología provoca cambios en el medio comoconsecuencia del aprendizaje de las personasparticipantes (cambios de actitud, aprendizaje, etc.)esto exige a ella misma ajustarse a cada momentoa una nueva situación, y por lo tanto, esta es unaexigencia constante para quien facilita.

Ambiente de confianza: La motivación que serequiere para el aprendizaje puede entorpecersecuando el ambiente en que se desarrolla el procesode enseñanza-aprendizaje no es cómodo paraquienes participan. Si la persona no experimentacomodidad, su capacidad de concentración sereduce.

La educación como proceso: CEFE considera laenseñanza-aprendizaje como un proceso a lo largodel tiempo. Solamente si se hace de esta manerase puede contribuir consistentemente al cambiode actitudes y al desarrollo de la competenciapersonal. Acciones aisladas pueden ser importantes,pero no suficientes para provocar el desarrollopersonal que redunde en el desarrollo colectivo.Toda acción CEFE debe ser diseñada como unproceso.

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Enfoque sistémico: CEFE propone una visiónsistémica aplicada al proceso de enseñanza-aprendizaje. Esto significa asumir la dinámicaexistente entre los diferentes factores queintervienen en el proceso y lo constituyen en unsistema. Con este principio, CEFE se ajusta a lanaturaleza inestable de los sistemas que les permitepermanecer en el tiempo y ajustarse a lascondiciones cambiantes del entorno.

A continuación, se presenta la estructura que tienencada una de las tareas que se han utilizado paralos cuatro módulos a los que se les ha adaptadoesta metodología.

1. Tema

Se refiere a la temática que en ese momento seestá desarrollando. Esta inicia con el ejercicio quese ha formulado para dicho tema.

2. Objetivos de aprendizaje.

Es lo que se pretende que, quienes participan enel proceso de facilitación, aprendan de toda laexperiencia y vivencia que se ha llevado a cabo.

Tiene como centro, al grupo meta que recibirá lacapacitación; por lo mismo, cada acción serápensada con relación al grupo. Hay que planificarcada tarea, teniendo en consideración que todo loque se haga debe girar en torno a los objetivos deaprendizaje.

El establecerlos permite:

Identificación de contenidos críticos para elproceso de enseñanza aprendizaje.Una mejor selección de técnicas didácticas.Focalización de la discusión y, además,referencia permanente para quien facilita.

3. Requerimientos de tiempo

Es un estimado del tiempo que se necesita parala facilitación de la tarea CEFE; puede oscilar entrehora con treinta minutos a tres horas, dependiendode los objetivos de aprendizaje que se planteen alinicio de cada sesión. Sin embargo, laadministración del tiempo dependerá mucho de lahabilidad con la que sea manejada cada una de lasetapas del procesamiento de cada tarea.

IV. Estructura del diseño de una tarea tipo CEFE.

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4. Requerimientos de materiales

Se refiere a los materiales que serán utilizadosdurante la realización de cada ejercicio CEFEdentro del diseño de la tarea. Se lista de tal formaque no quede por fuera ninguno. Hay quemencionar que quien facilita puede agregar otroscomponentes que considere necesarios y a la vezdependerá de las adaptaciones que haga al ejercicioen función de los objetivos de aprendizaje.

5. Pasos en la realización de cada ejercicio

La preparación del lugar desempeña un papel muyimportante porque en esto radicará parte del éxitode la vivencia. Debe mencionarse que, mientrasmás real sea el ambiente, mayor será el impactoque tendrá entre los(as) participantes. Por ello,previo a la realización de una actividad, debeobservarse el cometido de lo que se pretenderealizar: juegos, roles, simulaciones, etc.

Posterior a la preparación del lugar, se presentanlos pasos que dar para cada tarea; es necesarioentonces no obviar ninguno, puesto que si no secorre el riesgo de tener una experiencia incompletao poco atractiva para quienes participan; debeconsiderarse también que, si se realizanadaptaciones a los ejercicios, los pasos a seguirdeben llevar la misma secuencia lógica.

El procesamiento que se lleva a cabo luego quese ha facilitado un ejercicio o herramienta CEFEes lo que se denomina ciclo de aprendizajevivencial (CAV); éste se divide en cinco etapas:

“Vivenciar: se refiere a aquellas experiencias queson suscitadas dentro de un ambiente controladoy mediante las cuales se busca tener como resultadoun determinado aprendizaje. Las característicasen este nivel se presentan a continuación:

Cognoscitivo: Se plantean situaciones que las personas deben analizar, evaluar y resolver.

Motriz: Durante las vivencias se puedenrealizar actividades físicas como la fabricaciónde un producto, tránsito por el lugar donde sedesarrolla la capacitación, armado de puestosde venta, etc. Afectivo: El compromiso con la tarea y larelación con las demás personas durante lamisma provocan emociones que mantieneninvolucradas a las personas que participandurante todo el proceso de aprendizaje.Diversos tipos de experiencias: Simulaciones,juegos de roles, juegos, dramatizaciones, etc.”2

Al momento de facilitar la vivencia, quien estáa cargo de la acción dirá las actividades querealizar y, por lo mismo, tendrá que conocer aprofundidad la experiencia. Algunas vecesnecesitará la colaboración de alguien más parala ejecución de todo el proceso. Ejemplos deinstrucciones serían las siguientes:

Descripción de la vivencia.Entrega de instrucciones de forma verbalo escrita, incluso esta situación puede darse en diferentes momentos de la vivencia y no necesariamente al inicio.Formación de subgrupos de trabajo.


2 Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ). “Manual de facilitación básica, para procesos de enseñanzaaprendizaje, basado en la metodología CEFE”, pág. 36, San Salvador, El Salvador, 2000. 13


Distribución de recursos y del espacio.Información relacionada con el tiempotranscurrido y por lo mismo generar presiónsobre el grupoy con ello constituirlo como elemento clavedentro de la vivencia.Motivación a la participación.Participación eventual y no permanente en lavivencia por parte de quien facilita.

“Compartir: Esta etapa del ejercicio pretende quequienes participan den a conocer cuál fue suexperiencia durante la vivencia; se busca obtenerla información correspondiente que forma partede todo el procesamiento que se realiza de cadauna de las tareas.

En este sentido, habrá que formular algunaspreguntas generadoras y descriptivas que tendráncomo meta abarcar diferentes planos:

• El emotivo: ¿Cómo se sintieron? ¿Cómo sesienten este momento?

• El descriptivo: ¿Qué sucedió? ¿Qué elementosayudaron o no permitieron la consecución delobjetivo? ¿Cómo resolvieron la situación?Etc.

• Del proceso y búsqueda de resultados yefectos: ¿Qué sucedió? ¿Cuáles fueron losresultados? ¿Pueden presentarlos? ¿Cuál esel producto terminado?

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Será muy importante en toda ésta etapa, que serescaten aquellos aportes más significativosauxiliándose, por ejemplo, del rotafolio o bien detarjetas puestas en pizarras Zopp”3

“Procesar: Lo que interesa en este punto esencontrar las explicaciones que puedan darse entorno a los resultados. Es decir, por qué o qué razónpermitió obtener o no los resultados que seesperaban. Todo lo que se discuta debe ser inducidoen función del objetivo de aprendizaje y, por ellomismo, quien facilita deberá tener un mínimo deconocimiento tanto sobre el tema como tambiénsobre la vivencia en sí. Algunas de las preguntasque pueden ayudar a canalizar toda la informaciónson las siguientes:

¿A qué atribuyen los resultados obtenidos?¿Qué permitió o no alcanzar los resultados que sebuscaban?¿Cuál es la esencia del problema?¿Cuál solución utilizaron? ¿Ventajas y desventajasde la misma?” 4

“Generalizar: Implica trasladar hacia el plano realtodos los conocimientos que se generan o confirmandurante la vivencia. El elemento principal de estepaso corresponde a una estimulación para quequienes participaron las relacionen con conclusioneso situaciones anteriormente vividas o también quesirvan para anticiparse a nuevas actividades queestén por realizarse. También sirven para laaplicación de nuevas conductas.

Algunas preguntas que se pueden formular al dareste paso son las siguientes:

¿En qué condiciones no aplica o no es funcional elrazonamiento empleado? ¿Se puede utilizar ensentido contrario? ¿Cómo se alteraría simodificamos alguna variable?

Existen algunas consecuencias que deben tenerseen cuenta:

Presentación y comparación de fórmulas yprocedimientos.Demostraciones, uso de instrumentos yherramientas.Demostraciones de método.Síntesis del análisis colectivo realizado.Recomendaciones técnicas , e tc .” 5

“Aplicar: Se llevan a la práctica todas lasconclusiones a las que se ha llegado durante lospasos anteriores. No necesariamente deben darsedurante el ejercicio; se trata de que por medio delaprendizaje, se cambien las conductas; en estesentido, se establece el seguimiento comoherramienta para una revisión constante de laaplicación.

3 Ídem, pág. 38.4 Ídem, pág. 38-39. 15

5 Ídem, pág. 40.


6. Indicador de evaluación

El último elemento que considerar dentrode todo el procesamiento y que es tarea dequien facilita es el indicador de evaluación,el cual permitirá saber si los objetivos deaprendizaje planteados al inicio se hancumplido o no y si los resultados esperadosse dieron o no.

Nota: Para un mejor desarrollo de las tareas, sehan dividido a manera de simplificación, en dosetapas:

Vivencia.Procesamiento: compartir, procesar, generalizar y aplicar.

7. Material de apoyo

Luego de cada tarea diseñada, se ha incorporadomaterial de apoyo relacionado con el tema. Conéste se busca reforzar conocimientos técnicosbásicos con respecto al tema que se estádesarrollando. Esto permitirá que quien no tengamayor conocimiento de cada tema puedaampliarlo y, por lo mismo, facilitarlo. El materiales resultado de la consulta y lectura de diversostextos y documentos relacionados con el contenidode cada cual. No deja de ser de gran ayuda elque, adicional al material, se busque másbibliografía y ésta refuerce los conocimientos yaadquiridos.

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En la experiencia de CARE, esta fase esdeterminante para asegurarse de que las personasque administran los sistemas de agua, esténformadas. La formación es un proceso querequiere, una vez facilitado el módulo ocapacitación, darle seguimiento para ver, en elcampo de trabajo, cómo las personas hacen usodel conocimiento. Para ello CARE sugiere quehaya una fase de seguimiento de seis meses,después de inaugurado el proyecto.

Durante este período se hacen visitas concretasconsiderando los siguientes aspectos:

1. Si la Junta Directiva está actuando de acuerdoa su plan de trabajo elaborado; si estátomando en cuenta los estatutos y reglamentopara la toma de decisiones; si la organizaciónestá funcionando bien.

2. Si el sistema contable montado está operandoadecuadamente de acuerdo a lo establecido.Se debe realizar auditoría mensual paraasegurarse que están realizando lasapl icaciones en forma adecuada.

3. Si el personal ha sido contratado y si estánaplicando los controles administrativos quela organización ha definido.

4. Si el sistema de facturación está siendoaplicado adecuadamente.

5. Si el sistema de agua está operandocorrectamente.

6. Si las tarifas están siendo cobradas de acuerdoa las lecturas de los micromedidores.

Si luego de cada visita se identifican vacíos serios,habrá que reforzar los conocimientos.

En CARE, este seguimiento es realizado por unequipo de especialistas que forman parte de unaunidad de asistencia técnica creada para tal fin,quienes coordinan con los equipos técnicos queparticiparon en la ejecución del proyecto, parafacilitar una mejor asistencia en equipo.


V. Fase de seguimiento

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1. Previo a la facilitación del módulo, deberáhacerse un análisis con hombres y mujeres

para planificar días, horarios y lugar decapacitación.

2. Se sugiere que el enfoque de género seaincorporado en el desarrollo de cada

una de las temáticas.

3. Se recomienda una dinámica de animación alfinal de cada temática o cuando, quien facilita,

lo considere.

4. En el desarrollo de las tareas, se sugiere realizarpreviamente una revisión de los mensajes,

de las actividades del día anterior y explicar elpropósito de la tarea por realizar ese día.

5. Se sugiere no formar grupos de trabajo con unnúmero no mayor de cinco personas.

6. Se recomienda que se utilicen diversas formaspara la organización de los grupos de trabajo.

7. Quien facilita deberá reforzar las conclusionesdel grupo en cada una de las tareas.

8. Si el número de integrantes sobrepasa de 30,se debe hacer más de un grupo para lafacilitación

del taller.

9. No obligar la participación. Quien facilita debetener paciencia para cuando hace una pregunta,

y que las personas se tomen su tiempo pararesponder. No deben hacerse preguntas dirigidasa una persona en particular, sino a todo el grupo.

10. Quien facilita, debe evitar responder las preguntas hechas por el pleno, primero tieneque lanzarlas al pleno, y sólo cuando seanecesario, debe responder para ampliar o encaso de que nadie las responda.

11. Es recomendable realizar un estudio previo delos(as) participantes, es decir, de lascaracterísticas del grupo meta en cada evento.

12. Es aconsejable que, para cada actividad, secuente con la ayuda de un(a) co-facilitador(a).

13. La ubicación de los(as) participantes debehacerse en forma de “U”, sin mesas entrefacilitador(a) y asistentes, ya que con ello seevita crear barreras que interfieran en el buendesarrollo del ejercicio.

14. Se deben establecer normas de conducta, queel mismo grupo debe formular. Esto debehacerse al principio de la actividad.

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RECOMENDACIONES GENERALES

Contabilidady Finanzas

Al finalizar el módulo correspondiente a contabilidad y finanzas, los(as) participantes:

1. Habrán conocido y asimilado el concepto y los elementos que intervienen en la contabilidad y las finanzas.2. Habrán conocido, asimilado y puesto en práctica los instrumentos correspondientes a la contabilidad y las finanzas:

Registros contables: registros auxiliares y principales estados financieros.Aspectos legales relacionados con la administración del sistema.La organización contable.La auditoría. Su importancia.

Objetivos de la unidad

1ª. Unidad:


Contabilidad y finanzas: conceptos básicos

ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participaron hayan identificado los conceptosde contabilidad y finanzas.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Collares de perlas”.

Requerimiento de tiempoEl tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente dos horas.

Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con hilo u otro material que sirva para enhebrar perlas. El hilo sedebe cortar en tres tamaños distintos: Hay que tener suficientes perlas de cinco colores (quien facilita debe calcularel número de perlas según su tamaño y el de los collares que decida utilizar; acá se proponen los tamaños másusuales), vasos plásticos (u otro tipo de recipientes) para depositar las perlas, tijeras, agujas, hilo de otro tipo, ganchosu otros utensilios que pudieran emplearse para enhebrar las perlas con el hilo, una mesa que pueda ponerse al frentedel grupo para recibir la producción y verificar la calidad, una tabla o cuadro para resultados, formularios de contratoy abastecimiento de materiales para cada persona participante.

Pasos

1. Se requiere usar mesas y sillas dispuestas para el trabajo grupal de construcción de collares de perlas. Se organizarán grupos de cuatro integrantes cada uno.

2. Quien facilita indica al grupo que se realizará una actividad en que deberán estar sentados alrededor de las mesas que se han ubicado en un lugar preparado para el efecto. Solicita que escuchen atentamente las instrucciones y aclara que solamente podrá responder preguntas relacionadas con las reglas que, al mismo tiempo, expone en un cartel. La tarea será grupal.

3. A partir de que hayan sido dadas las instrucciones, quien facilita ya no entrega más información de forma generalizada, sino que solamente responde, en forma personalizada, a aquellas iniciativas que considere pueden ser importantes para la discusión posterior de la búsqueda de información. Es decir, si alguna persona participante se acerca y consulta, quien facilita debe considerar la conveniencia o inconveniencia de responder adecuadamente, y valorar la iniciativa de la persona cuando la discusión se realice.

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Vivencia

4. Las reglas deben indicarse en su totalidad una sola vez, teniendo preparado para el efecto:

Perlas.Hilos cortados en las tres medidas que se utilizarán.Muestras de los collares de perlas.Un cartel con las siguientes normas de calidad:

! Secuencia correcta de colores de las perlas en cada collar. ! Perlas dispuestas, de tal forma en los collares, que no queden separadas entre sí. ! Un nudo pequeño y bien hecho que no degenere al collar.

Contrato de abastecimiento, el cual se lee y explica.Luego se explica el procedimiento de la primera vuelta (entrega de material,

producción, recepción de la producción, etc.).

5. Introducción e instruccionesQuien facilita representará a IMPERLA, unaempresa que compra collares de perlas producidosa mano. Se debe indicar a los grupos que se firmarácon cada uno un convenio (contrato) para laproducción de collares de perlas de lascaracterísticas que se muestran (este es el momentode presentar los materiales que se prepararon). Seconcede enseguida un período para la planificación.Ésta incluye conocer los materiales y un períodode ensayo de diez minutos con los mismos. Seretiran los materiales ya elaborados. Durante estetiempo, cada grupo revisará los costos del materialpara producir un collar.

6. La producciónAntes de empezar la producción, deben estarfirmados los convenios correspondientes con cadagrupo, ya que sin contrato no se reciben collares.Después de la planificación, se inicia el períodode producción de quince minutos. La fabricaciónes grupal; al finalizar el tiempo, se procede arecibirla y a verificar la calidad de la misma. Esta

actividad debe realizarse frente al pleno. Para esto,deben instalarse, las sillas en el salón en forma de“U”, sin más mesas que la que servirá para elcontrol de calidad, mientras cada equipo observaa quién está entregando la producción, tarea quese hace por turnos (uno a la vez). Los resultadosde aceptación o rechazo de producción deben serrecopilados por el grupo en el cuadro elaboradopara tal efecto. Se sugiere actuar de la siguientemanera:

• Durante la planificación y la producción, quienesfacilitan, deben atender la actitud del grupo, alentandoaquellas que parezcan adecuadas: Si alguien buscainformación, si solicita o busca algún complementopara enhebrar las perlas (agujas u otro), debe, almismo tiempo, cuidarse de no entregar másinformación de la que es solicitada y no hacerlo demanera masiva.

• Al finalizar la producción, quienes facilitan realizanel control de calidad, asegurándose de utilizar bienlos criterios anunciados al grupo y evidenciar losrechazos que se hagan, para que el grupo en generalse entere. En este momento, una de las personas quefacilitan apuntará los resultados.

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7. Cada grupo se retira para hacer los cálculos dela posible ganancia o pérdida y, por lo tanto, decidirsi continúan o no en el negocio de fabricar collares(diez minutos).

8. Quienes facilitan también deben haber hecholos cálculos para cada grupo, luego darlos a conoceral pleno y preguntar a cada grupo la decisión queha tomado.

9. Promover que el grupo comparta la experiencia,tanto en términos emocionales como en lo relativoa los resultados que alcanzaron. Realice preguntasque provoquen la descripción de la situaciónvivenciada y se descargue la emoción acumulada.Las preguntas sugeridas son:¿Cómo se sienten con los resultados?¿Cumplieron todos los grupos con el contrato?¿Cómo enfrentaron los problemas?

10. Es necesario que, quien facilita, rescate loselementos que han surgido durante la etapa anterior,por ello,puede preguntar: ¿Por qué se eligió esa cantidad deproducción? ¿Qué criterios utilizaron para decidir?¿Cómo se le llama al conjunto de actividades queregistran los movimientos económicos de laempresa?Quien facilita retoma las ideas y construye elconcepto de contabilidad. ¿Cómo se le llama alanálisis de toda la información que permitió tomaruna decisión? Quien facilita retoma las ideasplanteadas y construye de forma participativa elconcepto de finanzas.

11. En esta etapa es importante que quien facilitadeje claro el momento en el que comenzarán aaplicarse dichos conceptos. Indicador de evaluación:Que los participantes hayan identificado losconceptos relaciona dos de contabilidad y finanzas.


Indicador de evaluación:Que los participantes hayan identificado los conceptosrelacionados de contabilidad y finanzas.

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Procesamiento

1. Cada grupo debe definir el o los tipos de collares que fabricará antes de firmar suconvenio y empezar la producción.

2. La calificación de cada collar se asignará, en última instancia, por decisión del comitéque verifique la calidad de la producción. El puntaje corresponderá (por cada collarque llene los requisitos en cantidad de perlas, secuencia de colores y acabado) deacuerdo a la siguiente lista:

3. Por cada collar comprometido y no entregado (o solo parcialmente terminado) se asignarán puntos en contra, como sigue:

4. Cada fabricante debe comprometer una producción mínima de 30 perlas en el período.

5. La secuencia de los colores en cada collar es:

Collar tipo 1 20 perlas 10 puntosCollar tipo 2 30 perlas 20 puntosCollar tipo 3 60 perlas 50 puntos

Collar tipo 1 20 perlas -10 puntosCollar tipo 2 30 perlas -20 puntosCollar tipo 3 60 perlas -50 puntos

BLANCO VERDE AMARILLO AZUL ROJO


REGLAS

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MODELO DE CONVENIO DE ABASTECIMIENTO


La Empresa productora de collares ________________________ e IMPERLA convienen(Nombre de la empresa)

el siguiente acuerdo de abastecimiento:

1. IMPERLA adquirirá de la empresa _______________________ collares que se ajusten (Nombre de la empresa)

a las reglas publicadas y de buena calidad, en la cantidad convenida en el punto 2.

2. La Empresa ______________________ se compromete a producir y entregar a (Nombre de la empresa)

IMPERLA la cantidad de ______ collares del tipo I, _______ collares del tipo II ______ y collares del tipo III, ______ en un plazo de 15 minutos, a partir de la firma de este convenio.

3. IMPERLA se reserva el control de calidad, y la empresa ____________________ se (Nombre de la empresa)

compromete a observar y cumplir con las especificaciones dadas a conocer por la persona que representa a IMPERLA.

Lugar y fecha_____________________________

Por IMPERLA ________________________Empresa _____________________________

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(Se recomienda dibujar este cuadro en papelógrafo, visible para todo el grupo)Cuadro resumen de resultados

Tipo de collar Puntos

No. Empresa Convenio Producción aceptadaexpresada en puntos

Puntos afavor

Puntos encontra

Resultadoen puntos

Tipo de collar Cantidad

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1. Hilo tipo I

2. Hilo tipo II

3. Hilo tipo III

4. Perla (independientemente del color)

5. Depósito para perlas

6. Tijera

7. Aguja

8. Salario de operario por collar tipo I

9. Salario de operario por collar tipo II

10. Salario de operario por collar tipo III

11. Alquiler de local por collar tipo I

12. Alquiler de local por collar tipo II

13. Alquiler de local por collar tipo III

1 punto

3 puntos

5 puntos

0.50 puntos

1 punto

2 puntos

1 punto

3 puntos

6 puntos

10 puntos

3 puntos

6 puntos

10 puntos

Material Costo unitario

Costo de los materiales y mano de obra,

que se invertirán en la fabricación de los collares.


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Modelo de collar de perlas


Blanco VerdeAmarillo

Azul

Rojo

Blanco

Verde

Rojo

Azul

Amarillo

Verde

Blanco

Rojo

Azul

AmarilloRojo

Azul

Amarillo

Verde Blanco

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Lectura de apoyo

La contabilidad, según su historia, nacepara cubrir una necesidad del ser humano,de saber lo que posee y recopilarlo pormedio de registros que se anota en libros,los cuales consulta, analiza y, a partir deello, tomar decisiones.

“La contabilidad es la herramienta que nospermite ordenar, registrar, clasificar ydetallar las operaciones que realiza unaempresa en términos cuantitativos ymonetarios, convirtiendo toda estainformación en Estados Financieros, queayuda a quienes la usan, a tomardecisiones.”6

Es de vital importancia que las empresasutilicen un sistema de contabilidad; acontinuación, se presenta el detalle dealgunos conceptos que son básicos en todoproceso contable.

Estados financieros: Son documentoscontables que reflejan la situaciónf inanciera y económica en unaorganización; esta información es de muchaimportancia para la toma de decisiones y,con ello, hacer el mejor uso posible de losrecursos con que cuenta. Los estadosfinancieros más conocidos son: i) Balancegeneral, ii) Estado de resultados o depérdidas y ganancia.

Balance general: Es el documento quemuestra la situación financiera y económicade la empresa, a una fecha determinada.Con ello, se informa a cualquier parteinteresada, de todos los bienes que poseeuna empresa, además de las deudas quetambién ha adquirido: Activo = Pasivo +Patrimonio. A los tres conceptos anteriores,se les llaman elementos que conforman elbalance. A continuación se presentan lasdefiniciones de cada uno:

Activo: Es el conjunto o suma de bienesy valores (efectivo y depósitos enbancos) que le pertenecen a la empresaen un momento determinado.

Pasivo: Es el conjunto o suma de deudasy obligaciones (de corto, mediano ylargo plazo) que la empresa tiene en unmomento dado.

6Administración Nacional de Acueductos y Alcantarillados (ANDA), Programa de Capacitación para Empresas Descentralizadas, Módulode Administración Financiera y Contabilidad, San Salvador, El Salvador, 2001

Contabilidad: conceptos básicos

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Patrimonio: Son todos los aportes delos socios(as) o dueños(as) de laempresa. Se conoce también como elresultado de restarle el conjunto o sumade deudas y obligaciones (pasivo) alconjunto o suma de bienes y valores(activo).

Estado de resultados: Es el documento quepresenta los resultados de operación obtenidosdurante un periodo determinado. Informa sila empresa ganó o perdió dinero en ese periodoque se está analizando.

Cuenta: Es donde se anotan los aumentos ydisminuciones que las distintas transaccionesy operaciones ocasionan sobre los elementosbásicos de la contabilidad. Por ejemplo: caja,bancos, proveedores, etc.

Catálogo de cuentas: Es un conjunto decuentas que están agrupadas por su naturalezay por la relación que guardan entre sí. Porejemplo activo, pasivo, patrimonio, egresos eingresos.

Manual de cuentas o manual de aplicación:Es el documento o instructivo que ayuda uorienta sobre la forma cómo realizar laaplicación de cuentas, es decir, cómo usarcada una de ellas. Nos indica cuándodisminuye y cuándo aumenta una cuenta. Alcruce de la información de aumentos ydisminuciones se le llama saldo.

Período contable: Las empresas nacen y seconstituyen para un periodo indefinido detiempo, por tal razón, se vuelve necesario eindispensable conocer la situación financieray económica en todo el tiempo de vida de laempresa; así, el tiempo de vida se divide enperíodos contables que son resultado de laoperación en ciclos de tiempo, generalmenteestablecidos a un año plazo.

Ingresos: Son todas las cantidades de dineroque entran a la empresa y que provienen dediversas fuentes: ventas, donacione s, multas,etc.

Flujo de efectivo (proyección de ingresos yegresos): Es un documento que calcula (conanticipación y generalmente al inicio delperiodo contable) los movimientos de dineroreferidos, como los de entrada (ingresos) ysalida (egresos), en un ciclo. Puedesubdividirse en espacios de tiempo trimestralesy/o semestrales.

Gastos: Son todas aquellas salidas de dineroque se hacen para el funcionamientoadministrativo y operativo de la empresa.Tienen la característica que no son sonrecuperables en el tiempo. Ejemplos: pago desalarios, papelería, cuotas patronales, etc.



Costos: A diferencia de los gastos, los costossí son recuperables en el tiempo, y esto se daal momento en que se realiza la venta delproducto o se consume el servicio por partedel(la) cliente. Se define como todas aquellassalidas de dinero, causadas por el proceso deproducción de las empresas, por ejemplo:energía eléctrica, cloro, cuota de ahorro, etc.

Inventario: Es la cantidad de bienes que tienela empresa para producir, consumir o vender.A estos se les hace una valoración monetaria.

Ganancia: Es el dinero que queda libre, despuésde que en la empresa se han cubierto todos los

costos y gastos de operación, administración,mantenimiento, etc.

Pérdida: Es el resultado de realizar másoperaciones en las que se dan más salidas dedinero que operaciones en las que hay entradas,durante el mismo período de tiempo.

Partida de diario: Es el documento en el cualse registran los movimientos de las cuentas.Cada transacción afecta por lo menos doscuentas, una que aumenta su saldo y otra quelo disminuye.

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Registros contables: concepto básico.

1. Se requiere usar mesas y sillas dispuestas para un grupo de entre tres y cinco participantes.La actividad por desarrollar consistirá en armar al menos un rompecabezas, para lo cual sehace entrega de las piezas y se pide que lo armen por el lado del dibujo.

2. Una vez que cada grupo haya armado el rompecabezas, lo devuelven a quien facilita y éstehace entrega de una pieza que forma parte de otro rompecabezas aún más grande que seráutilizado al final del juego. En ese momento, también, se hará entrega de un nuevorompecabezas, que una vez armado les da derecho a una segunda pieza del rompecabezasmás grande y a un tercer rompecabezas (en caso de ser posible).

3. Agotadas las tarjetas del rompecabezas grande, finalizará el juego (en total se estima untiempo de veinte a treinta minutos para la vivencia). Si sucediera, quien facilita debe teneren cuenta las piezas que no han sido entregadas y que, por lo mismo, al momento de laplenaria, deben ser colocadas por quien facilita.

4. En plenaria, quien facilita pide a cada grupo que coloque en la pizarra la(s) pieza(s) queobtuvo del proceso de intercambio, y que comparta las palabras anotadas en las piezas ytratando de ordenar el rompecabezas.

ObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron habrán:

a) Habrán identificado los diferentes registros contables.b) Habrán conocido la importancia que tienen.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “El rompecabezas”.

Requerimiento de tiempoEl tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente dos horascon treinta minutos.

Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio es necesario contar con mesas y sillas dispuestas en el lugar donde se desarrollael evento; al menos diez rompecabezas pequeños, un rompecabezas más grande (dibujo que no debeser igual a alguno de los anteriores), rotafolio, papelógrafo, plumones.

PasosVivencia

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5. Quien facilita pedirá a cada grupo quemencionen al pleno lo que comprendensobre las palabras que les salieron en laspiezas, anotándolas en un papelógrafo.

6. Cuando todos los grupos hayan colocadosus tarjetas y formado el rompecabezas,quien facilita pone otras piezas paracompletar el rompecabezas (en caso dehaber sobrado).

Procesamiento

7. Promover que el grupo comparta laexper iencia , tanto en términosemocionales, como en lo relativo a losresultados que lograron alcanzar. Realicepreguntas que provoquen la descripciónde la situación vivenciada y, se descarguela emoción acumulada. Las preguntassugeridas son: ¿Cómo se sintieron? ¿Quépasó en esta vivencia?

8. Es necesario que quien facilita rescate loselementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Quéles permitió la vivencia? ¿Por qué? Quienfacilita utiliza tarjetas que previamentehan sido elaboradas para tal fin y con ellorefuerza las ideas del grupo: utiliza doscolores diferentes: uno para registrosprincipales y otro para registros auxiliares.

9. Al llegar a un plano más general, vale lapena preguntar: ¿Para qué pueden servirestos registros?

10. Por último, la aplicación de la experienciase verá como resultado de la asimilaciónde los conocimientos que se hayanadquirido, sin embargo, cabe preguntartambién: ¿Qué importancia tiene en lossistemas de agua?

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Lectura de apoyoRegistros contables: concepto básico.

Es el conjunto de registros que se utilizan paraanotar las operaciones financieras que realizala empresa durante un ciclo contable. Soninstrumentos de control en los que se vanasentando las actividades y operacionesmercantiles de la asociación, por medio de losdocumentos que se utilizan para tal efecto:cheques, depósitos, recibos, facturas, compras,ventas, etc., que se realizan en un determinadoperiodo de tiempo. Con la información quese va consignando, posteriormente, seelaborarán los estados financieros de laempresa, para el ciclo contable que se estácumpliendo.

Adicionalmente, los registros puedenutilizarse para:

1. “Establecer la capacidad de respuesta porlos activos y/o transacciones bajo el control

de un individuo.2. Hacer el seguimiento de las actividades de

rutina del negocio, tales como las cantidadesde dinero adeudadas a proveedores.

3. Obtener información detallada sobre una

transacción particular.4. Evaluar la eficiencia y el desempeño de los

diversos departamentos dentro de la organización.5. Mantener evidencia documentaria de las

actividades de negocios de la empresa”

Los registros contables pueden ser de dostipos:

• Los auxiliares.• Los principales.

Los auxiliares: son aquellos en los que seregistra con mayor detalle cada una de lastransacciones financieras de la empresa. Laventaja de estos registros es que permitentener ordenada toda la información necesariaal momento de elaborar los estados financieros.Entre los registros auxiliares tenemos: Librode bancos, Detalle de gastos, Libro de caja,etc.

Registros contables: concepto básico

7 Meigs, Robert; Williams, Jan R.; Haka, Susan F. y Bettner, Mark S.; “Contabilidad. La base para decisiones gerenciales”,pág. 81, 11ª., Editorial Mc. Graw Hill, Santa Fe de Bogotá, Colombia, 2000

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Los principales: son los que registran demanera resumida todas las operacionesfinancieras que la empresa realiza. Entre losregistros principales se tienen: Libro Diario,Libro Mayor, Libro de Actas (en él se asientantodas las actas en las que se toman decisionesque tienen que ver con el sistema), Libro deEstados Financieros (en éste se anotan losbalances generales), Libro de Incrementos o

Disminuciones de Patrimonio (éste es muyimportante, puesto que en él se anotan losincrementos o disminuciones del patrimonio.Esto se logra a través dela capitalización de las utilidades) y los EstadosFinancieros (estos son tres: Balance General,Estado de Resultados ó Pérdidas y Gananciasy Flujo de Fondos).

El siguiente es un ejemplo de un formato de Libro Diario.

En lo que respecta al Libro mayor, éste poseela misma estructura, aunque se diferencia conel Libro diario, en que en éste se establece unregistro para el control de cada una de lascuentas, destinándose una hoja por cada unade las cuentas que se utilizan. En ellas, se vanregistrando cada una de las operaciones que

las afectan, permitiendo conocer el saldo enel momento que se requiera.

El esquema que se utiliza para el Libro mayores el siguiente:

Fecha. (1) Código. (2) Concepto. (3) Parcial. (4) Debe. (5) Haber. (6)

21/Junio/02 120101

110101

Bancos-BancoAgrícola.

Caja general.Traslado de fondosde caja general acuenta corriente enbanco.

¢ 2,500 00

¢ 2,500 00

Cuenta del Libro de Bancos-Banco Agrícola

Fecha. (1) # de Concepto. (3) Debe. (4) Haber. (5) Saldo. (6) partida. (2)

Vienen...

Remesa portraslado de fondos. ¢10,000 00

¢ 23,000 00

22/junio/02

24/junio/02

22

23 Compra decomputadora. ¢15,000 00

¢ 33,000 00

¢18,000 00

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1. Se inicia, dividiendo al grupo en subgrupos de tres o cuatro integrantes, organizando mesas de trabajo,dispuestas de acuerdo a la comodidad que pueda tener el local donde se realiza el ejercicio. Cadaequipo deberá elegir a tres personas para que realicen los tiros; éstos se harán por medio de tresrondas de tres lanzamientos cada una.

2. Cuando los grupos están ya conformados, se distribuyen los anexos 1 y 2, que deberán leer detenidamentey seguir las instrucciones que ahí se detallan. Quien facilita debe asegurarse que las instruccionessean comprendidas por los grupos.

3. Con esta información, se desarrolla la primera ronda de lanzamientos (que corresponde al primermes) y cada empresa hará los registros en el anexo 2 de acuerdo a los resultados obtenidos. Losegresos del anexo 1 también se registrarán en el anexo 2.

Registros contables auxiliares: caja general

ObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron habrán conocido:

a) El concepto de caja general.b) Conocido la forma como se realiza la aplicación de caja general.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Lanzamiento de dardos”.

Requerimiento de tiempoEl tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente tres horas.

Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio es necesario contar con un juego de dardos que tenga por lo menos tres dardos,biombos para fijar el blanco y las tablas de punteo, cinta o tirro para marcar las distancias de tiro en elpiso, un dibujo grande del blanco para ilustrar los puntajes posibles de obtener, calculadoras para losgrupos de trabajo, lápices y borradores para cada grupo de trabajo.

PasosVivencia

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6. Se realiza la tercera ronda de lanzamientos (correspondiente al tercer mes), repitiendo elprocedimiento de los pasos 4 y 5. Quien facilita debe tener el cuidado de vigilar que los gruposhagan los registros de manera adecuada.

Advertencia.Para determinar el tiempo necesario para la realización de este ejercicio, quien facilita debe tomar encuenta el nivel académico del grupo participante. El área de las finanzas contiene elementos bastanteabstractos que pueden ser difíciles de entender en los primeros acercamientos. Por esto, quien facilitadebe estar atento a las limitaciones del grupo y en lo posible complementar su tarea con asesoríaindividual.

Procesamiento

7. Para iniciar el procesamiento, es importante que quien facilita logre extraer las emociones quelos grupos experimentaron durante el desarrollo de la actividad. Por ello, es recomendable queinicie preguntando: ¿Cómo se sienten? ¿Qué pasó durante la vivencia? ¿Fue fácil desarrollar lasactividades?

8. Trate de interpretar junto con el grupo las razones que llevaron a las empresas a obtener losresultados que están a la vista: ¿Qué anotaron en el anexo 2? ¿Por qué creen que se deben hacerestos registros? Quien facilita apunta todas las ideas que el grupo expone y formula de maneraparticipativa el concepto de Caja general.

9. Es importante que el grupo identifique las potencialidades del instrumento que se tiene en mención,ello puede hacerlo a través de la siguiente pregunta: ¿Qué utilidad tiene este instrumento auxiliar?¿Qué provecho pueden obtener de la utilización de esta herramienta en la administración delsistema de agua?

Indicador de evaluación:Quienes participaron conocieron el concepto de cajageneral y la forma como se realiza la aplicación deeste instrumento dentro de la empresa.

4. Se realiza la segunda ronda de lanzamientos (correspondiente al segundo mes). En ésta, quienfacilita puede hacer uso de los eventos inesperados del anexo 4, para que cada grupo elija uno,debiendo hacer lo que ahí está escrito.

5. Cada empresa registra nuevamente los resultados que obtuvo en el anexo 2.

Ustedes constituyen una empresa de agua que presta servicios para la comunidad Acualandia. Laconstrucción del sistema ha costado alrededor de tres millones de colones; se construyeron cada uno delos elementos importantes:

• Equipo de bombeo.• Tanque de almacenamiento.• Tubería y cañería.• Sistema de micromedición.• Sistema de macromedición.• Sistema de cloración.• Caseta de bombeo con sus respectivos tableros de control.• Oficina administrativa del sistema.

El anterior es el equipo con el que opera el sistema y con el que logran satisfacer la demanda de agua detrescientas familias que viven en Acualandia; cobran una cuota fija de $ 3.00 dólares a los(as) usuarios(as)del sistema y tienen un ingreso fijo de $ 857.00 dólares mensuales. Cuentan con un capital inicial de $571.43 dólares (estas son cantidades nominales, no se tendrá dinero en efectivo). Para efectos del trabajoadministrativo, elegirán a tres representantes que harán los lanzamientos de dardos. Los gastos que efectúancada mes son los siguientes:



Concepto Costo unitario

Salario mensual del(la) administrador(a). $ 228.57Salario del(la) contador(a). $ 171.43Materiales por reparación. $ 34.29Compra de cloro. $ 57.14Electricidad. $ 137.14Compra de papelería $ 22.86Viáticos para diversas salidas. $ 34.29Gastos varios. $ 11.43

Cuando todas las empresas estén listas, se procederá a hacer los lanzamientos de dardos.

1. Cada lanzador(a) realiza su lanzamiento. De acuerdo a los aciertos que realicen los(as) trestiradores(as) con respecto a los aciertos en nuevas acometidas, jornales, multas y reparaciones, seránlos ingresos adicionales que tendrá.

2. Cada sistema debe ir actualizando su registro de caja en cada ronda. Quien facilita debe hacer loposible por asistir a cada grupo y comprobar que los cálculos y registros se hagan adecuadamente.

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Modelo de registro de caja, para cada mes que deberá trabajar la empresa.

Mes : ____________

Concepto Entrada Salida SaldoCapital inicial $ 571.43(saldo inicial en caja)

IngresosVentas del mes $ 857.14AcometidasJornalesMultas

Total disponible(saldo inicial en caja + ingresos)

EgresosSalario del(la) administrador(a) $ 228.57Salario del(la) contador(a $ 171.43Materiales $ 34.29Cloro $ 57.14Electricidad $ 137.14Papelería $ 22.86Viáticos $ 34.29Varios $ 11.43

Total de egresos $ 697.15Saldo final

(Total disponible – Total de egresos)

Nota: El saldo final del primer mes se convierte automáticamente en el saldo inicial en caja del segundomes, y así se continúa trabajando sucesivamente para los otros meses.

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Puntajes por obtener en el blanco de los dardos, por acierto realizado.

Según el lugar donde se clave el dardo, se obtiene un ingreso adicional en concepto de nueva acometida,jornales retrasados, multas y reparaciones.



Obtiene ingresospor nueva acometida:

$ 285.71

Obtiene ingresospor reparaciones:

$ 22.86

Obtiene ingresospor jornales atrasados:

$ 114.29

Obtiene ingresos pormultas por incumplimiento

del pago: $ 45.71



Sucesos inesperados para las empresas.

Caso No. 1Hubo un corte en la energía eléctrica por lo que el sistema no está trabajando, todos los lanzamientosdeben realizarse con los ojos vendados.

Caso No.2No ha pasado nada inesperado, su trabajo sigue normalmente. Haga sus lanzamientos de maneraacostumbrada.

Caso No.3Uno(a) de sus lanzadores(as) está enfermo(a) por lo que no está trabajando a su ritmo normal. Debe hacersu lanzamiento con su mano menos diestra.

Caso No.4Su lanzador(a) de mayor edad no llegó a trabajar por lo que el lanzamiento que le tocaba a él(ella) nopodrá realizarse. Su empresa tiene un lanzamiento menos.

Caso No.5Usted ha logrado un gran descuento en el precio de los materiales de reparaciones de fuga en el sistemay en el cloro, todo lo que ha comprado para reparaciones y cloro fue pagado a mitad de precio.

Caso No.6Algo pasó con el sistema de válvulas y deben ser reparadas inmediatamente. Se gastan $ 57.14 dólarespara poder hacer los lanzamientos y producir.

Caso No.7Esta vez su empresa logró hacer ventas verdaderamente grandes. A cualquier cantidad lograda en loslanzamientos multiplique por 2.

Caso No.8No ha pasado nada. Siga con sus lanzamientos normalmente.

Caso No.9Una emergencia de la bomba les obliga a gastar $ 171.43 este mes. Debe sumarse esta cantidad a susgastos del mes.

Caso No.10Usted son personas afortunadas, les han ofrecido cloro de buena calidad a bajo precio de venta. Este mespuede trabajar el equipo de bombeo más tiempo porque la energía eléctrica ha disminuido considerablementesu costo, aproveche y haga otro lanzamiento para aumentar sus ingresos.

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Anexo 4

Es un fondo que se maneja continuamente,generado por los movimientos del efectivo quetiene la asociación. Las operaciones de entradas ysalida de dinero que el sistema tiene se manejana través de un fondo llamado caja general.

Para efectuar los registros en el fondo de cajageneral, se utiliza un libro de tres columnas, foliadocorrelativamente; para el caso de los ingresos, sejustifican con los recibos que implican el pago delservicio que a los(as) usuarios(as) se les entrega.Adicionalmente, aquí se anotan todas las entradasde dinero que tengan que ver también con el pagode jornales atrasados, nuevas acometidas, multaspor desconexión y reconexión del servicio de agua.

El registro de las salidas de dinero se ampara pormedio de cada factura y recibo que justifica dichogasto. Es importante señalar que no se puedeaceptar cualquier tipo de factura, sino que éstadebe cumplir con los requisitos que se encuentrandetallados en la Ley del Impuesto al ValorAgregado (Ley del I. V. A.):

1. Nombre de la empresa y de la persona(jurídica o natural) propietaria de laempresa.

2. Dirección y teléfono.

3. Nombre del documento: factura ocomprobante de crédito fiscal.

4. Número de registro de la empresa quepresta el servicio o vende el bien.

5. Número de NIT de la empresa.

6. Número correlativo de la factura.

7. Espacio para la información relacionadacon la persona o empresa que recibe elservicio:i.) Nombre, dirección, fecha en la que

se recibe el servicio o se compra elbien, si es contribuyente del IVA elnúmero de registro y el giro al quepertenece la empresa.

8. Un recuadro en el que se especifica lacantidad, la descripción, el precio unitario,si es venta exenta de impuesto o gravadacon el impuesto, la cantidad a pagar tantoen letras como en números, el porcentajede impuesto a cargar y a cuánto asciendela venta total.

9. Espacio para la firma de representantede la empresa y del cliente.


Lectura de apoyoRegistros contables auxiliares: caja general

Caja general

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El siguiente, es un formato estándar utilizado para llevar el registro del Libro de caja:

Libro de caja general

Fecha. Descripción. Entrada. Salida. Saldo.

A través del siguiente esquema, se puede tener una mejor idea de cómo se realizan las operaciones en elLibro de Caja:

Día, mes yaño en el quese efectúa laoperación yasea de salidao entrada dedinero.

Aquí se detalla a quécorresponde la transacción:venta del servicio de agua,pago de multas por atraso enel pago, ingresos generadospor la adquisición, por partede usuarios(as), de nuevasacometidas, compra de cloro,compra de accesorios parafontanería, etc.NOTA: Es importante aclararque, en el Libro de Caja, solose registran los movimientos dedinero en efectivo y no losmovimientos del Libro deBancos, para ello existe otrolibro específico.

Dinero enefectivo queentra en lacaja.

Dineroenefectivoque salede lacaja.

Dinero quequeda,despuésde larealizaciónde losmovimientosde dinero.

Saldoanterior

Entradasde efectivo+ = Nuevo

Saldo

Saldoanterior

Salidasde efectivo- = Nuevo

Saldo

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Registros contables auxiliares: caja chicaObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron habrán conocido:

a) El concepto de caja chica.b) Las normas para su manejo aplicación dentro del proceso contable de la empresa.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es el sociodrama “La cajita de Chico”.


Requerimiento de materialesPara este ejercicio se necesita de: formatos de vales de caja chica, bolígrafos, formatos de arqueo de cajachica, caja pequeña de cartón o de madera y fotocopias de dinero.

PasosVivencia

1. Se requiere usar mesa y silla dispuestas para la persona encargada de la caja chica.

2. Es importante que quien facilita debe haber leído las instrucciones contenidas en el sociodramaantes de iniciar el juego. Posteriormente, se procederá a solicitar la participación voluntariade cuatro personas (dependerá de la cantidad de asistentes) para actuar en el sociodrama,luego se entregan los guiones a cada quien para la preparación.

3. La presentación iniciará al momento que cada persona haya comprendido perfectamente lasinstrucciones para participar en el sociodrama.

4. Por último, vendrá la presentación del sociodrama. (20’)

Procesamiento5. Promover que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo

relativo a los resultados que lograron alcanzar. Realice preguntas que provoquen la descripciónde la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridasson: ¿Cómo se sintieron en el papel de actores y actrices? ¿Cómo se sintieron en el papelde observadores(as)? ¿Cuáles fueron las reacciones de los actores y las actrices? ¿Cuálesfueron las reacciones de los observadores(as)?

43



5. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Qué relación guarda con el manejo de los fondos?¿Qué factores influyeron para el éxito o el fracaso del ejercicio con los elementos presentados?Quien facilita procede a elaborar el concepto de caja chica.

6. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Qué reglas pudieron identificarpara manejar la caja chica adecuadamente? Quien facilita anota todos los aportes del grupoy complementa con tarjetas para asegurarse que quedan bien clarificadas.

7. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de losconocimientos que se hayan adquirido, sin embargo, cabe preguntar también: ¿Qué utilidadtiene el manejo de la caja chica con respecto a los fondos del sistema?

Indicador de evaluación:Que los(as) participantes hayan conocido el manejo dela caja chica y su aplicación dentro del proceso contabledentro de la empresa.

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Registros contablesauxiliares: caja chica

Ambientación del sociodramaUna de las personas escogidas deberá sernombrada responsable del cuido y manejo dela caja chica, los(as) demás participantes seránlos que lleguen a solicitar fondos para serutilizados en compras de gastos menores de laempresa. En esta situación, se efectúan losmovimientos de fondos de la caja chica yposteriormente, otro(a) participante, que enese momento representa al(la) tesorero(a) opresidente(a) de la Junta, procede a realizarleun arqueo de caja chica al(la) responsable.

Primer PasoEl(la) responsable de la caja chica está sentadoen su lugar y se le acerca la primera personaa solicitarle dinero para la compra de unaescoba: $ 1.71.

Otra persona pasa a retirar dinero para lacompra de un galón de pintura: $ 14.29

Una tercera persona solicita $ 3.43 para lacompra de papelería.

Segundo PasoEn esta parte se presenta el(la) tesorero(a) oadministrador(a) a realizar el arqueo de la cajachica, utilizando el formato que le seráentregado previamente.

Tercer PasoPresentación al pleno de los resultados delarqueo.

Roles de los(as) participantesEncargado(a) de la caja chica: Lleva elcontrol de todos los gastos que se efectúan yes también responsable del dinero que se tieneguardado. Debe tener un gran cuidado con lasfacturas y recibos que le entregan. Al momentode la dramatización, deberá ser muy exigentecon los documentos que le entregan teniendoque revisarlos minuciosamente para poderaceptarlos.

Tesorero(a): Se encarga de realizar los arqueosde la caja chica al(la) encargado(a) de la misma.Es un poco exigente, sin embargo, por nocomplicarse la vida, muchas veces hace lascosas a la ligera y, en algunas ocasiones,termina haciéndolas más de una vez. Aunquesabe cómo realizar un arqueo, siempre lostrabaja a la carrera y no chequea que todos losdocumentos vayan en orden ni cumplan conlos requisitos correspondientes.

Usuarios(as) de la caja chica: Hacen uso delos fondos de caja chica, saben cómo funcionapero muchas veces presionan al(la)encargado(a) para que haga las cosas tal ycomo ellos(ellas) dicen, sin importar losprocedimientos ya establecidos. En algunasocasiones, han tenido problemas por esta mismasituación.

45


Lectura de apoyoRegistros contables auxiliares: caja chica

Es un fondo que se utiliza para efectuar gastosmenores que por lo general son necesidadesinmediatas o urgentes de la asociación, peroque no representa desembolsar una gran cantidadde efectivo. Entre estos gastos pequeños tenemospor ejemplo: viáticos por alimentación ytransporte en salidas oficiales, artículos delimpieza, pagos temporales, accesorios menoresnecesarios para reparaciones de fontanería, etc.

La cantidad de dinero asignado a la caja chicaes un fondo permanente, es decir, que la cantidades fija y debe reflejarse ya sea a través delefectivo, vales, recibos o facturas que amparenlos distintos egresos. El monto del fondo quedaa discreción de la asociación y muchas vecesdepende de necesidades por gastos puntuales ypequeños que se realicen. El fondo de caja chicatambién se puede llevar en un libro de registrospara un control eficiente.

El funcionamiento, en general, de la caja chicapuede detallarse de la siguiente manera:

i.) Se abre la caja chica con un fondo fijopermanente (la Junta Directiva de laAsociación debe ponerse de acuerdo

en el monto). El dinero es entregado enefectivo contra firma de recibidodel(la) encargado(a) de manejar la cajachica. El dinero se guarda en una cajametálica con llave.

ii.) El procedimiento por efectuar para undesembolso es el siguiente: si hay quecomprar o pagar algo, se entrega unacantidad aproximada a lo que se piensagastar a quien corresponda. Estapersona firmará un vale que haráconstar la salida del dinero; de estamanera en caja chica siempre habrá $114.29: Una cantidad “x” en efectivoy la diferencia en concepto de vale porel gasto que se ha efectuado.

iii.)Cuando la persona que ha efectuado elgasto hace el registro de éste, lo efectúaanexando la factura o el recibo quecomprueba la salida del dinero.

iv.) Si el desembolso efectuado es menor almonto de dinero asignado, este deberáreintegrarse, de tal manera que elcomprobante de gasto más dineroreintegrado sea igual a la sumaentregada inicialmente.

v.) Si sucediera lo contrario, es decir, quela persona ha puesto dinero de subolsillo para cubrir el gasto, debereponérsele la diferencia, previacomprobación del gasto por medio deldocumento respectivo.

vi.) Así, se siguen todos los procedimientos,hasta que se agotan los fondos (sinpermitir que la caja llegue a cero), paralo cual se procede a elaborar la

Caja chica

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Registros contablesauxiliares: caja chica

vii.) La liquidación consiste en recoger todoslos documentos, facturas y recibos queamparan los gastos, junto con los valesque los explican; después de verificar queel fondo fijo se mantiene (suma dedocumentos más efectivo), se procede asolicitar el reembolso, para contarnuevamente con efectivo.

vii.) El manejo de la caja chica debe hacersecon transparencia y contando sobre todocon los respaldos necesarios (documentos),ya que en cualquier momento el(la)tesorero(a) de la Junta Directiva puederealizar un arqueo de caja, lo cual consisteen verificar que la cantidad de efectivomás el conjunto de documentos quejustifican los gastos, correspondan almonto fijo de caja chica.

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Registros contables auxiliares: libro de bancos

ObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron conozcan el concepto de libro auxiliar de bancos y suaplicación.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “El banco”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con libros de practicas contables, papelería bancaria, notasde abono, notas de retiro, formato de cheques, calculadora, hoja de indicaciones, lápiz, borrador, mesasy sillas dispuestas a cierta distancia en el lugar donde se desarrolla el evento, los implementos necesariosdentro de la modalidad, papelógrafos, rotafolios y marcadores para la etapa de procesamiento.

PasosVivencia

1. Es importante que quien facilita, debe haber leído las instrucciones contenidas en el juegoantes de iniciarlo. Posteriormente, se procederá a formar los grupos de trabajo, (tres acuatro) de acuerdo al número de asistentes en general; al haberlos formado, se procederáa dar las indicaciones.

2. Un grupo representa al Banco, el siguiente grupo representa a la cuenta corriente, el siguienterepresenta a la cuenta de ahorro y el último grupo representa a la cuenta a plazo.

3. Se les hará entrega de una hoja con indicaciones escritas y materiales a cada uno de losgrupos; se les asignara un tiempo para la preparación.

4. Se desarrollarán las transacciones bancarias por los grupos.

5. Cada uno hará las aplicaciones o registros en los libros, y luego lo pasara a un papelógrafo.

6. Cada grupo presenta sus resultados..

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Procesamiento7. Promover que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo

relativo a los resultados que lograron alcanzar. Realice preguntas que provoquen la descripciónde la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridasson: ¿Cómo se sintieron durante el ejercicio? ¿Qué sucedió durante el ejercicio?

8. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Qué tipo de cuentas se vieron en el ejercicio? ¿Quémovimientos se dieron en cada una de ellas y por qué? ¿Qué actividad realizaron despuésde cada movimiento bancario y por qué? ¿Fue fácil hacerlo?

9. Quien facilita retoma los aportes y construye en forma participativa el concepto de libroauxiliar de banco y su aplicación.

10. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de losconocimientos que se hayan adquirido, sin embargo, cabe preguntar también: ¿Qué utilidadle ven a este ejercicio con respecto al manejo de fondos en las asociaciones?

Indicador de evaluación:Que los(as) participantes hayan realizado laaplicación de operaciones en el libro auxiliar debancos dentro del proceso contable de la empresa.


Registros contablesauxiliares: libro de bancos

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Ambientación

El grupo que representa al banco deberá nombrar por lo menos tres cajeros(as), ellos(ellas) atenderán alos otros grupos, cada uno designara a una persona para que sea la encargada de realizar las transaccionesen el banco (remesas o depósitos, retiros, cambio de cheques, etc.). Será necesario colocar cuatro mesasque simulen ser las ventanillas de los bancos.

Primer Acto

Los grupos deben nombrar a una persona (si se puede a varias), que se encargará(n) de realizar lastransacciones en la ventanilla del banco: se harán los movimientos que están detallados en la hoja deinstrucciones (anexo 2).

Segundo Acto

Cada uno de los grupos trabajará registrando las transacciones que hicieron en los respectivos librosauxiliares de las distintas cuentas bancarias.

Tercer Acto

Cada uno de los grupos presentará las operaciones realizadas en los libros respectivos, en una plenaria.

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Detalle de operaciones por realizar en la cuenta de ahorros.



Apertura de la cuenta en el banco de Acualandia

Depósito efectuado con fondos obtenidos de la caja general,por pago del servicio de agua.

Depósito efectuado con fondos obtenidos de la caja general,por pago de nuevas acometidas.

Traslado de fondos de la cuenta de ahorros a la cuenta corriente.

Depósito efectuado con cheque a nombre de la asociaciónpor pago de jornales atrasados.

Retiro para pago de salario de personal eventual.

Abono efectuado por personas varias en concepto de pagodel servicio de agua.

Traslado de fondos de la cuenta de ahorros a la cuenta corriente.

Depósito efectuado en efectivo, en concepto de pago de multaspor pago extemporáneo.

Fecha. Transacción. Monto.

Junio/1/2002

Junio/4/2002

Junio/5/2002

Junio/6/2002

Junio/7/2002

Junio/8/2002

Junio/11/2002

Junio/12/2002

Junio/13/2002

$ 500.00

$ 1,925.75

$ 478.29

$ 1,500.00

$ 50.00

$ 200.00

$ 372.49

$ 500.00

$ 38.00

51

Detalle de operaciones por realizar en cuenta corriente.



Detalle de operaciones por realizar en depósitos a plazo.

$ 1,000.00

$ 829.00

$ 100.00

$ 1,500.00

$ 114.29

$ 100.00

$ 500.00

$ 500.00

$ 114.29

$ 7,000.00

$ 3,000.00

Apertura de la cuenta en el banco de Acualandia.

Pago de recibo de energía eléctrica, Ch. # 0001

Pago a ferretería El Buen Codo, por compra de artículosvarios de fontanería. Ch. # 0002

Abono en cuenta, por traslado de fondos.

Se extiende Ch. # 0003 a encargado(a) de caja chica.

Compra de cloro efectuada a Omishin S. A. de C. V. Ch.# 0004

Pago de planilla de salarios a empleados(as) fijos(as). Ch. # 0005

Abono en cuenta, por traslado de fondos

Anulación de ch. # 0003

Abono en cuenta corriente.

Apertura de depósito a plazo fijo. Ch. # 0006.


Junio/2/2002

Junio/4/2002

Junio/5/2002

Junio/6/2002

Junio/8/2002

Junio/8/2002

Junio/12/2002

Junio/12/2002

Junio/13/2002

Junio/13/2002

Junio/14/2002

$ 3,000.00

$ 4,000.00

$ 3,000.00

$ 3,000.00

$ 4,000.00

$ 4,000.00

Apertura de depósito a plazo fijo con cheque.

Apertura de depósito a plazo fijo en efectivo.

Cancelación de depósito de fecha Jun./14/2002.

Apertura de nuevo depósito a plazo fijo, usando fondos delanterior cancelado.

Cancelación de depósito de fecha Jun./21/2002.

Apertura de nuevo depósito a plazo fijo, usando fondos delanterior cancelado.


Junio/14/2002

Junio/21/2002

Junio/28/2002

Julio/1/2002

Julio/5/2002

Julio/6/2002

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Lectura de apoyoRegistros contablesauxiliares: libro de bancos

Controla los movimientos de abonos y retiros decada empresa, en las diferentes cuentas que puedaabrir, sean éstos en efectivo o en cheque. Losmovimientos de abonos y retiros en banco, sonregistrados en tres cuentas principales, estas son:

a) Cuenta de ahorro.b) Cuenta corriente.c) Cuenta a plazo.

a) Cuenta de ahorro: ésta se maneja a través deuna libreta la cual registra los movimientosde retiros y abonos, así como los interesesganados por los ahorros depositados.

b) Cuenta corriente: ésta se opera a través de untalonario de cheques, conocido como chequera.Su característica principal es que no ganaintereses; se utiliza como una medida de

seguridad a la hora de cancelar o remesarmontos elevados de dinero.

c) Cuenta a plazo: ésta se lleva a través decertificados y sus depósitos por lo general sona plazos establecidos entre el banco y el(la)depositante, su característica es que ganaintereses con una tasa más alta que la cuentade ahorro.

La empresa debe tener el cuidado de llevar un libropor cada cuenta bancaria que se vaya abriendo,aunque todas se concentren en un solo banco. Alhacer esto, se conoce con mayor detalle el saldoque registra cada cuenta, es decir, la disponibilidadde fondos que existe en la misma.

El siguiente es un modelo para el Libro de banco-cuenta corriente:

Libro de Bancos

18/Junio/02

19/Junio/02

20/Junio/02

000001

356975

Apertura de cuenta.

Cheque a favor deEmpresa Eléctrica deOriente.

Remesa en banco. ¢ 5,000.00

¢ 1,000.00

¢ 2,000.00

¢ 1,000.00

¢ 6,000.00

Fecha. # de Cheque Concepto. Entrada. Salida. Saldo.o Remesa.

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Registros contables auxiliares: Inventario

ObjetivosQue al finalizar la jornada quienes participaron:

a) Cuenta de ahorro.b) Cuenta corriente.c) Cuenta a plazo.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Levantamiento de inventario”.

Requerimiento de tiempoEl tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente dos horas con treintaminutos.

Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio es necesario contar con formatos de kardex, de clasificación de bienes, derequisiciones de materiales, orden de pedido y facturas.

PasosVivencia

1. Se organizan los grupos para las distintas clasificaciones de inventarios, que son las siguientes:• Accesorios.• Mobiliario y equipo.• Edificaciones y construcciones.

2. Cada grupo realiza el levantamiento del inventario, para identificar los bienes y lo anotaen las hojas que para ello se les han dado.

3. Se les entrega una hoja con instrucciones a cada grupo junto con los formatos, para querealicen los movimientos en las hojas de kardex. Luego, el grupo abre el kardex de cada unode los bienes, tomando en cuenta el ejemplo que para tales efectos se les ha facilitado.

4. Quien facilita debe asegurarse que ambos registros estén correctos Al finalizar el ejercicio,los grupos presentan sus resultados al pleno.

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Procesamiento

5. Promover que el grupo comparta laexperiencia, tanto en términosemocionales, como en lo relativo a losresultados que lograron alcanzar. Realicepreguntas que provoquen la descripciónde la situación vivenciada y se descarguela emoción acumulada. Las preguntassugeridas son: ¿Cómo se sintieron? ¿Quédificultades tuvieron? ¿Qué sucediódurante el ejercicio? ¿Qué resultadosobtuvieron?

6. Es necesario que quien facilita rescatelos elementos que han surgido durantela etapa anterior, por ello, puedepreguntar: ¿Por qué obtuvieron eseresultado? ¿Qué se puede decir que esun inventario? Quien facilita construyejunto con el grupo, el concepto deinventario.

7. Al llegar a un plano más general, vale lapena preguntar: ¿Qué clase de bienesidentificó cada uno de los grupos? ¿Quéimportancia tiene el control o manejo delos inventarios en el proceso contable?La persona que se encuentra al frente delgrupo retoma las ideas y complementalas que ya se han planteado.

8. Por último, la aplicación de la experienciase verá como resultado de la asimilaciónde los conocimientos que se hayanadquirido, sin embargo, cabe preguntartambién: ¿Qué utilidad tiene el controlde inventarios para las JuntasAdministradoras?

Indicador de evaluación:Los(as) participantes identificaron el conceptode inventario y la importancia que revistedentro del proceso contable; conocieron laclasificación que existe y la aplicación deinstrumentos para los controles del inventario.


Lectura de apoyoRegistros contables auxiliares: Inventario

Es la provisión de materiales que tiene por objetofacilitar la producción o satisfacer la demanda delos(as) clientes. Puede afirmarse también, que esel almacenamiento de bienes y productos. Por logeneral estos incluyen:

• Materias primas..• Productos en proceso.• Productos terminados.• Suministros.

Es importante distinguir entre lo que es capacidady lo que es inventario, ya que la primera proporcionael potencial para producir, mientras que el inventariorepresenta al producto en algún punto dentro delproceso de conversión de materias primas en bienesfinales y de la distribución. Se hace también lavaloración monetaria de éstos (los inventarios).Así, el control de inventarios es la técnica quepermite mantener la existencia de los productos alos niveles deseados.

La importancia de mantener inventarios en nivelesadecuados, es porque resulta físicamente imposibley económicamente impráctico, que cada artículollegue al sitio donde se necesita y cuando senecesita. No debe olvidarse que entre mayor seala urgencia por un determinado producto o servicio,mayor será el precio que puede involucrar laprovisión del mismo, por los costos que puedeacarrear.

Existen varios métodos que pueden servir parallevar el control de los inventarios; sin embargo,uno de los más utilizados, es a través de tarjetas ofichas, a la que se conoce como Kardex. En estesistema, se mantiene un archivo de tarjetas, el cualcasi siempre contiene una tarjeta para cada artículodel inventario. A medida que los artículos sevenden, las tarjetas correspondientes se localizany se actualizan. En forma similar, las tarjetas debenllenarse con los datos de las nuevas compras quese vayan realizando.

Inventarios

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Registros contablesauxiliares: Inventario

A continuación, se presenta un ejemplo de una tarjeta de kardex.

Asociación “Fuente de Agua Viva”Tarjeta de kardex.

Accesorio: _________________ Tarjeta #: __________________________Materiales: _________________ Responsable: _______________________Unidad de Medida: __________

Fecha Concepto # Ref. Entrada Salida Saldo

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Registros contables auxiliares: archivos

ObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron:

a) Hayan conocido el concepto de archivo.b) Hayan identificado la importancia del archivo en el proceso contable.c) Hayan realizado una práctica de organización de archivo.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Canasta revuelta”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con los documentos propios del sistema: cartas recibidasy enviadas, solicitudes de nuevas acometidas, contratos, estatutos, reglamento interno, facturas, recibos,listado de inventario, garantía del equipo de bombeo (copia), listado de usuarios(as) y plan de trabajo.

PasosVivencia

1. Se requiere usar mesas y sillas dispuestas para grupos de entre tres y cinco participantes.

2. Entrega de la canasta revuelta con todos los documentos en desorden. Se entrega una cajade cartón con carpetas colgantes y folders; se explica que el trabajo consistirá en ordenary guardar en la forma más conveniente toda la documentación que se les ha entregado. Paraello, contarán con un tiempo de veinte minutos.

3. Una vez finalizada la actividad, exponen al pleno la forma como realizaron el ordenamientoy los pasos que dieron para realizar dicha actividad.

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Registros contablesauxiliares: archivos

Procesamiento

4. Promover que el grupo comparta laexperiencia tanto en términosemocionales, como en lo relativo a losresultados que lograron alcanzar.Realice preguntas que provoquen ladescripción de la situación vivenciaday se descargue la emoción acumulada.Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo sesintieron? ¿Qué sucedió durante elejercicio? ¿Lograron el objetivo?

5. Es necesario que, quien facilita, rescatelos elementos que han surgido durantela etapa anterior, por ello, puedepreguntar: ¿Por qué sí o por qué no selogró el objetivo? ¿Por qué obtuvieronese resultado? ¿Qué pasos dieron paraorganizar la documentación? Quienfacilita retoma los aportes del grupo enel papelógrafo y elabora junto con él,el concepto de archivo.

6. Al llegar a un plano más general, valela pena preguntar: ¿Qué utilidad le vena esta herramienta? ¿Qué relación tienecon el proceso contable? Quien facilitaretoma las ideas en cuanto: i) A lospasos y plantea una guía básica(auxiliándose de tarjetas) sobre cómodesarrollar el archivo; ii) La utilidadque tiene, para concluir en laimportancia de ésta en el procesocontable.

7. Por último, la aplicación de laexperiencia se verá como resultado dela asimilación de los conocimientos quese hayan adquirido, sin embargo, sepuede preguntar: ¿Qué aplicación leven a esta herramienta en el procesocontable que están desarrollando?

Indicador de evaluación :Los(as) participantes conocieron el conceptode archivo, identificaron la importancia yrealizaron una práctica.

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Lectura de apoyoRegistros contablesauxiliares: archivos

Es el espacio físico en el que se guardan losdocumentos de la empresa. Es un conjunto deinformación o documentos ubicados de acuerdoal orden que más convenga a la empresa y quele competen a ella misma.

Para llevar este orden, los archivos puedenregistrarse de dos formas:

1. Físicos.2. Electrónicos.

Físicos: Estos se registran en fólderes de variostamaños, en los cuales se guardan todo tipo dedocumentos; se complementa con un muebleque bien puede ser un estante o un archivadormetálico de cuatro o dos gavetas. Ejemplos delo que puede guardarse en un archivo físicoson los siguientes:

• Recibos de pagos del servicio de agua.• Copias de remesas hechas en el banco,

ya sea de cuenta corriente o de cuentade ahorros.

• Listado de clientes, tanto los(as) quese encuentran al día como quienesestán morosos(as).

• Libretas de ahorro y tacos de chequerasutilizadas.

• Facturas y recibos de todos los gastosefectuados durante la operación delsistema.

• Cualquier otro documento quecompruebe gastos, compras, salidas yentradas de dinero.

Electrónicos: Son aquellos documentos oarchivos de cualquier tipo que se guardan enla memoria de una computadora o bien enformato de discos flexibles y discos láser(discos compactos o CD). Muchas veces, sehace uso de la memoria o disco duro de lacomputadora, sin embargo, siempre esrecomendable efectuar una copia de todos losarchivos, en un disco flexible que permita larecuperación de la información en caso de unaeventual pérdida de la información en elordenador. La información que puedealmacenarse es la siguiente:• Registro de beneficiarios(as) al día y de

morosos(as).• Registro de las operaciones bancarias en

los diferentes libros de bancos: depósitosy retiros en cuenta corriente, cuenta deahorros y depósitos a plazo fijo.

• Libros de bancos de las diferentes cuentasque tenga la asociación.

• Registro del inventario de los bienes.• Planilla de sueldos y salarios de los(as)

empleados(as) que trabajan para laasociación.

• Controles de pagos efectuados a losproveedores de bienes y servicios quetrabajan para la asociación.

• Liquidaciones de caja general y caja chica.• Cualquier tipo de archivo que permite

realizar controles, de acuerdo a losrequerimientos que tenga la empresa.

Archivos

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Registros contables auxiliares: facturas y recibos


a) Habrán identificado la importancia de la factura y el recibo como instrumentos de controlen el registro contable.

b) Así mismo, conocieron los requisitos mínimos que estos dos documentos deben cumplirpara ser aceptados en el proceso contable.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es el sociodrama “El sistema de agua”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio es necesario contar con formatos de factura y recibo, fotocopia de dinero,calculadora, lápices y guiones del sociodrama.

PasosVivencia

1. Dividir a los(as) participantes en dos grupos, explicándoles que se realizará un sociodramapor grupo.

2. Se entrega el guión de cada sociodrama a cada grupo. Para prepararlo, tendrán un tiempode quince minutos; la documentación con la que deberán contar es la siguiente:

• Facturas incompletas.• Gastos sin comprobantes.• Recibos sin firma.• Datos que presentan falta de dinero.• Informe de auditoría.

3. Presentación de los sociodramas (tiempo estimado veinte minutos).

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Registros contablesauxiliares: facturas y recibos

. Promover que el grupo comparta laexperiencia tanto en términos emocionales,como en lo relativo a los resultados quelograron alcanzar. Realice preguntas queprovoquen la descripción de la situaciónvivenciada y se descargue la emociónacumulada. Las preguntas sugeridas son:¿Cómo se sintieron al momento de laactuación? ¿Qué vieron en lasactuaciones?

5. Es necesario que quien facilita rescate loselementos que han surgido durante laetapa anterior, por ello, puede preguntar:¿Cómo vemos el resultado final delsociodrama? ¿Por qué creen que se dioese resultado? Quien facilita retoma los

aportes y en forma participativa concluyeen la importancia de estos controles yrequisitos mínimos que deben cumplir.

6. En plenaria, quien facilita debe asegurarse,con todos(as) los(as) participantes que lasaplicaciones realizadas estén claras. Alllegar a un plano más general, vale lapena preguntar: ¿Qué utilidad le ven a lafactura y al recibo?

7. Por último, la aplicación de la experienciase verá como resultado de la asimilaciónde los conocimientos que se hayanadquirido, sin embargo, cabe preguntartambién: ¿Qué relación guarda con loscontroles que se tienen en el sistema?

Procesamiento

Indicador de evaluación:Los(as) participantes identificaron la importancia dela factura y recibo, y conocieron los requisitos quedeben cumplir para ser aceptados.

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Registros contables auxiliares: facturas y recibos

Ambientación del sociodrama

Todas las personas (4) pertenecen a la JuntaDirectiva de una Junta Administradora. Aunqueargumentan llevar un buen control en lo referidoal sistema de agua, no se han percatado que existenuna serie de problemas como, por ejemplo, elcontrol de los gastos que efectúan en la caja chica.Permiten cualquier gasto sin ninguna justificación,no entregan documentos de lo que gastan y muchasveces los documentos no son legales.

Personificaciones del sociodrama

Para ambos grupos

Junta DirectivaAlrededor de tres a cuatro personas, de este grupodeben elegir quién será el o la que haga el papelde auditor de la Alcaldía Municipal (dependiendode cuántas personas asistan al evento). Tienenmuy buenas intenciones de salir adelante con loque se refiere al trabajo administrativo del sistema;sin embargo, han cometido algunos errores quepueden prestarse a malas interpretaciones.Recientemente, la Alcaldía del municipio al quepertenece el sistema, realizó una auditoría y,exactamente, ese día, les será entregado el informecon todas las observaciones que hará el(la)auditor(a). Puesto que presumen de realizar unabuena administración, no creen que puedan tenerproblemas, sino que por el contrario, piensan queel(la) Auditor(a), llegará junto con el(la) Alcalde(sa)

a felicitarlos. ¡Cuál no será su sorpresa con elinforme lleno de correcciones que deben realizaren el sistema!!!!!!!!!!! Gran chasco el que sellevarán..

Auditor(a)Representa a la Alcaldía del municipio al quepertenece el sistema. Recientemente, realizó unaauditoría a la administración del sistema,encontrando algunos problemas y errores quemerecen atención, pero que no han sido cometidoscon intención, sino, más bien, por desconocimientoen los procedimientos. Quien desarrolla el papelde auditor(a) deberá hacer énfasis en cada detalleque encuentre: facturas que no son legales, recibossin firma y sin número de cédula, emisión decheques sin el respaldo de un documento, etc. Hasolicitado una reunión con los(as) directivos(as)del sistema para hacerles entrega del informe quecontiene las observaciones y que espera quetambién acepten lo que ahí se ha planteado.

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Lectura de apoyoRegistros contablesauxiliares: facturas y recibos

Son todos aquellos documentos que se emiten oson recibidos al momento de hacer una venta ouna compra, dependiendo si se es vendedor ocomprador. Debe tenerse claro que la facturacióny la emisión de recibos es el proceso mediante elcual se registran los ingresos generados por laactividad económica a la que se dedica la empresa,en este caso, la empresa de agua emite recibos quecomprueban la prestación del servicio.

Aunque los ingresos pueden registrarse por mediode dos tipos de facturación: el comprobante decrédito fiscal y la facturación al consumidor final,la empresa de agua no realiza ninguna de las dos,puesto que no es una actividad con ánimo de lucro,sino más bien de utilidad pública. En este sentido,posterior a la obtención de la personería jurídica,la Junta Administradora del sistema de agua, debededicar esfuerzos en la obtención de la exencióndel Impuesto al Valor Agregado (I. V. A.).

Las características que debe cumplir una facturalegal para que sea válida son las siguientes:

1. Nombre de la empresa que emite la factura.2. Actividad comercial a la que se dedica.3. Dirección de las oficinas centrales.4. Número del documento que se ha emitido.5. Número de registro de la empresa que está

emitiendo el documento.6. Número de Identificación Tributaria.7. Espacio para los datos generales de la

persona a quien se está emitiendo el

documento: nombre, dirección y fecha.8. Recuadro donde se especifica la cantidad

de bienes o servicios que se estánadquiriendo, la descripción, el preciounitario y otro donde se detalla si sonventas exentas o afectas.

9. Otro recuadro donde se especifica en letrasy en números la cantidad por pagar.

10. Número de copia que le corresponde al(la)cliente, de ésta se entrega el duplicadoal(la) mismo(a) y el original de la facturase la queda el emisor.

Las características para ser aceptado como válidoel recibo son las siguientes:

1. Cantidad en números por el cual se estáelaborando el recibo.

2. Fecha en la que se realiza el pago.3. Nombre de la persona o empresa que está

efectuando el pago.4. Cantidad de dinero en letras, que se está

haciendo efectiva, poniendo entreparéntesis la cantidad en números.

5. El concepto por el cual se está efectuandoel pago.

6. Lugar y fecha en que se realiza el pago.7. Nombre y firma de la persona que está

recibiendo el dinero.8. Número del documento con el cual se

identifica: CIP, DUI o número de licenciade conducir.

Facturas y recibos

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Registros contables principales: balance general

ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participaron hayan conocido el concepto de balance general y la utilidadque este tiene.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “La definición ”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con mesas y sillas dispuestas para cada grupo, y losmateriales a utilizar serán los siguientes: Tarjetas rectangulares pequeñas de diferentes colores, pinchos,plumones, tirro, papelógrafo, pizarra tipo ZOPP y modelo de balance.

PasosVivencia

1. Se requiere usar mesas y sillas dispuestas para cuatro grupos de trabajo.

2. Quien facilita, debe haber preparado juegos de tarjetas para cada grupo, con palabras clavessobre el concepto y la utilidad del balance general.

3. Es importante que, quien facilita, haya leído las instrucciones contenidas en el juego antesde iniciarlo. Posteriormente, se procederá a formar los grupos de trabajo según el númerode asistentes. A cada uno, se les entrega un juego de tarjetas, y se les explica que la actividadconsistirá en identificar las palabras claves que más hagan resaltar el concepto y la utilidaddel balance general.

4. En plenaria, cada grupo expone las palabras seleccionadas, tanto del concepto como de lautilidad. Quien facilita, retoma las ideas más importantes en papelógrafos para construir elconcepto, con el aporte de todos los grupos junto con la utilidad.

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Registros contables principales: balance general

5. Promover que el grupo comparta laexperiencia tanto en términos emocionalescomo en lo relativo a los resultados quelograron alcanzar. Realice preguntas queprovoquen la descripción de la situaciónvivenciada y se descargue la emociónacumulada. Las preguntas sugeridas son:¿cómo se sintieron? ¿Cómo se desarrollola actividad?. Quien facilita retoma en elpapelógrafo, las ideas expresadas por elgrupo.

6. Es necesario que, quien facilita, rescatelos elementos que han surgido durante laetapa anterior, por ello, puede preguntar:¿fue fácil sí, no, por qué? ¿Quémecanismos utilizaron para escoger laspalabras?

7. Al llegar a un plano más general, quienfacilita, debe asegurar haber enlazado elconcepto y la utilidad con las siguientespreguntas: ¿qué importancia tiene elbalance general? Y en el proceso contabledel sistema ¿cuál es su importancia?

Indicador de evaluación:Que los(as) participantes hayan conocido elconcepto de balance general y su importancia dentro del proceso contable de la empresa.

Procesamiento

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Lectura de apoyoRegistros contables principales: balance general

Balance general

Está conformado por tres elementos principales:

1. Activo.2. Pasivo.3. Patrimonio.

La fórmula que se utiliza para encontrar el resultadodel balance es la siguiente:

Activo = Pasivo +Patrimonio

Balance general: podemos definirlo, como eldocumento que muestra la situación financiera yeconómica de la empresa, a una fecha determinada.Con ello, se informa a cualquier parte interesada, detodos los bienes que posee una empresa, además delas deudas que también ha adquirido:Activo = Pasivo + Patrimonio. A los tres conceptos

anteriores, se les llaman elementos que conforman elbalance. A continuación, se presentan las definicionesde cada uno:

• Activo: Es el conjunto o suma de bienes yvalores (efectivo y depósitos en bancos) que lepertenecen a la empresa en un momentodeterminado.

• Pasivo: Es el conjunto o suma de deudas yobligaciones (de corto, mediano y largo plazo)que la empresa tiene en un momento dado.

• Patrimonio: Son todos los aportes de los(as)socios(as) o dueños(as) de la empresa. Se conocetambién como el resultado de restarle elconjunto o suma de deudas y obligaciones(pasivo) al conjunto o suma de bienes y valores(activo).

La presentación que se puede hacer del balance general,puede ser de dos tipos:

• Forma de reporte (vertical).• Forma de cuenta (horizontal).

“Fuente de Agua Viva”Balance General al 31 de diciembre del 2002

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ACTIVO

Circulante_______________ ¢_____________________________________________ ¢_______ ¢

Fijo_______________ ¢_____________________________________________ ¢_______ ¢

Otros Activos_______________ ¢_____________________________________________ ¢_______ ¢__________

TOTAL DE ACTIVOS......... ¢__________

PASIVO

Circulante_______________ ¢_____________________________________________ ¢_______ ¢

Fijo_______________ ¢_____________________________________________ ¢_______ ¢__________

Otros Pasivos_______________ ¢_____________________________________________ ¢_______ ¢__________

TOTAL DE PASIVOS ¢

PATRIMONIO ¢____________________________

T. DE PASIVOY PATRIMONIO ¢__________


Registros contables principales: estado de pérdidas y ganancias


a) Hayan conocido el concepto de estado de pérdidas y ganancias.b) Hayan identificado la utilidad de este en el proceso contable.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Mercado de galletas”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con mesas y sillas para vendedores(as), dispuestas deacuerdo a la ubicación que se muestra en el diagrama de distribución de la “sala de ventas”, galletas dediferente tipo y precio (cien paquetitos de galletas de baja calidad, cincuenta paquetitos de alta calidad),fotocopias de formatos de registro de ventas mensuales (serán tres rondas y a cada vendedor(a) se leentrega uno por uno ronda = un mes), cartel grande con ubicación de vendedores(as) y con formato deestado de resultados, tirro, tarjetas de cartulina, papelógrafos, plumones y fotocopia de dinero.

68



PasosVivencia

1. La sala, debe estar dividida en cuatro partesiguales, mediante una cinta pegada en elsuelo, o si es piso de tierra, marcado de igualf o r m a . L o s m a t e r i a l e s p a r a l acomercialización, colocados en un lugarvisible dentro de la sala. Una antesala opasillo, antes de llegar al mercado de galletas.

2. Se solicitan cuatro voluntarios(as), que haránel papel de vendedores(as); el resto del gruposerán compradores(as), a éstos(as)últimos(as) se les hace entrega del dinerofotocopiado; a los(as) vendedores(as), debeinformárseles sobre el tipo de actividad adesarrollar (la venta de galletas), para locual, cada uno(a) deberá definir unaestrategia de venta, que les permita captaruna buena cantidad de clientes, y lógicamente,de ventas. Cada vendedor(a) tendrá un rolescrito distinto, en función del tipo de productoque vaya a vender:

• Vendedor(a) 1: producto de Calidad Altaa un Precio Alto (Costo por galleta $ 0.03,precio de venta$ 0.09)

• Vendedor(a) 2: Producto de Calidad Altaa Precio Bajo (Costo por galleta $ 0.03,precio de venta $ 0.07)

• Vendedor(a) 3: Producto de Calidad Bajaa Precio Alto (Costo por galleta $ 0.02,precio de venta $ 0.09)

• Vendedor(a) 4: Producto de Calidad Bajaa Precio Bajo

(Costo por galleta $ 0.02, precio de venta$ 0.06)

Se entrega a cada quien, una copia de lahoja “Estimación de la venta” (anexo 1a),como base para la preparación del juego.

Los(as) compradores(as), son llevados(as)fuera del salón o lugar donde se instalaráel mercado de galletas, y también se lesilustra sobre lo que ocurrirá en el mercado,a la vez se les dice que se habrá tres rondasy que cada una corresponde a un mes decompras

En el salón, debe delimitarse, previo alinicio del ejercicio, cuatro áreas queseparen a los(as) vendedores(as), segúnmuestra el siguiente dibujo:

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3. Los(as) vendedores(a)Solamente los(as)vendedores(as), ingresan al salón preparadoy se ubican según indica el dibujo anterior.En aproximadamente quince minutos los(as)vendedores(as) efectúan sus preparativospara la venta; se les hace entrega de losproductos que ofrecerán, arman un puesto deventa y completan la hoja de estimación deventas para la primera ronda. Así mismo,cada ronda tendrá un tiempo de duración decinco minutos. Es muy importante que lacompleten, puesto que se utilizará al final delejercicio para los cálculos de pérdida oganancia; esta operación se repetirá antes

de iniciar cada ronda. Dado que es unmercado muy competitivo, Uds. cobran unacomisión del veinte por ciento, por cadaunidad vendida. La empresa para la quetrabaja, paga un alquiler mensual del diezpor ciento, de las ventas totales, por el localque ocupa. El costo de los servicios básicoses del veinte por ciento, del monto total delas ventas; los impuestos totales suman unaproximado del cinco por ciento, de las ventastotales. Al finalizar cada ronda, el(la)vendedor(a) llenará la hoja con los resultadosobtenidos.



70

Puerta (antesala o pasillo)

Precio bajo Precio bajocalidad baja calidad alta

Vendedor(a) 4 Vendedor(a) 2

Vendedor(a) 3 Vendedor(a) 1Calidad baja Calidad altaprecio alto precio alto

Distribución de la sala de ventas



Los(as) compradores(as)Utilizan el dinero fotocopiado que les ha sidoentregado y, en cada vuelta, deben comprarpor lo menos una galleta. Al finalizar el tiempode compra, saldrán del salón y harán dosactividades: i) Habiendo conocido lo que tieneel mercado, proyectar la compra para elpróximo mes (ronda); ii) Si quieren, comenzara degustar las galletas que fueron compradas.

4. 4. Se inicia la primera ronda, cuando los(as)vendedores(as) han finalizado sus preparativos;se hace ingresar a los(as) compradores(as) almercado (sala o espacio donde éste seencuentra). Una vez hechas las compras, quienfacilita da por terminada la vuelta, y los(as)compradores(as) abandonan el lugar. A partirde ese momento, los(as) vendedores(as) tienencinco minutos para registrar sus ingresos enconcepto de ventas, y determinar los costos enque incurrieron; en caso de ser necesario,pueden ajustar su estrategia de venta.Complementan los resultados de la fila númerouno de la hoja de resultados.

5. Acabado el tiempo para efectuar los registros(en el caso de los(as) vendedores(as), se realizala segunda ronda, correspondiente al segundomes, procediendo igual al finalizar ésta conlos mismos tiempos e igual con la tercera.

6. Al terminar la vivencia, los(as) vendedores(as)entregan los registros a quien facilita, paraque se realice el cálculo del estado deresultados, (anexo 3).

Procesamiento

7. Promover que el grupo comparta la experienciatanto en términos emocionales como en lorelativo a los resultados alcanzados. Realicepreguntas que provoquen la descripción de lasituación vivenciada y se descargue la emociónacumulada. Las preguntas sugeridas son:¿Cómo se sintieron los(as) vendedores(as)?¿Cómo se sintieron los(as) compradores(as)?¿Qué resultados obtuvo cada quién? Quienfacilita toma nota de las ideas que el grupoha expresado en ese momento.

8. Es necesario que quien facilita rescate loselementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Por quése dieron esos resultados? Con base en losmismos ¿cómo le llamamos a ese análisis?Quien facilita retoma las ideas, y elabora elconcepto de estado de pérdidas y gananciasde forma participativa.

9. Al llegar a un plano más general, vale la penapreguntar: ¿Qué utilidad le ven a éste análisis?

10. Por último, la aplicación de la experiencia severá como resultado de la asimilación de losconocimientos que se hayan adquirido, sinembargo, cabe preguntar también: ¿Para quénos podrá servir en el proceso del sistema deagua?\

Indicador de evaluación:Los(as) participantes conocieron el conceptode estado de pérdidas y ganancias, y la utilidadque éste tiene en la empresa.

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Estimación de las ventas para la ronda 1 2 3

Para uso del equipo facilitador

Vendedor(a) Vendedor(a)PB y CB PA y CB

Vendedor (a) Vendedor(a)PB y CA PA y CA

Nombre de la persona vendedora:

________________________________________________________________________

Objetivos:

• ¿Cuántas unidades estima vender? __________

• Su precio de venta por cada unidad es el siguiente __________

• ¿Cuánto es el monto de las ventas que proyecta vender?(Multiplique la cantidad de unidades por el precio de venta) _______________________

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Hoja de resultados

Nombre: ________________________________________________________________

Compra Venta Saldo Remanenteen bodega

(C) (P)=(STc) (C) (P) =(STv) (STv) – (STc)

Ronda 1

Ronda 2

Ronda 3

Total

Referencia:

C: CantidadP: PrecioSTc.: Subtotal de comprasSTv: Subtotal de ventas

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Lectura de apoyoRegistros contables principales: estado de pérdidas y ganancias

Estado de resultado

“El estado de pérdidas y ganancias, resume losresultados de las operaciones de la empresa,referentes a las cuentas ingreso y gastos de undeterminado periodo de tiempo (puede ser un mes,trimestre, semestre o un año). De éste estadofinanciero, se obtienen los resultados de lasoperaciones para determinar si se perdió o se ganóen el desarrollo de las mismas. El resultado obtenidose debe reflejar posteriormente en la sección decapital dentro del balance general.

En el estado de resultados, se tiene una sección paralos ingresos, otra para los gastos y una última parael saldo ya sea de utilidad o pérdida. En la sección

de ingresos, el rubro principal son las ventas, yaque surgen de operaciones ordinarias del negocio;en la sección de gastos se tienen diversasclasificaciones de los mismo, en donde entran losgastos de operación, mantenimiento, financieros,administración, etc.”8

Los principales elementos que conforman el estadode resultado son:

a) Ventas o ingresos por servicios.b) Gastos de operación.c) Pérdida o ganancia.

8 Guajardo Cantú, Gerardo; “Contabilidad. Un enfoque para usuarios”, pág. 251, Editorial Mc. Graw Hill.

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“Fuente de Agua Viva”Estado de resultado del 1 de Enero al 31

de diciembre del 2002

VENTAS O INGRESOS:Servicio de agua ¢_______________Multas por atraso ¢_______________Nuevas acometidas ¢_______________Jornales atrasados ¢_______________

Total del ingreso: ¢ _______________MenosGASTOS:Gastos de administración ¢_______________

Salario administrador(a)PapeleríaElectricidad de la oficinaViáticosPago de teléfonoAlquiler de localSalario del vigilante

Gastos por mantenimiento ¢_______________TuberíaCañeríaCloroVálvulasMicromedidoresHerramientasSalario de fontaneroSalario de bomberoAccesorios para fontaneríaEnergía equipo de bombeo

Gastos Financieros ¢_______________InteresesCompra de chequerasComisiones por manejoCertificaciones de chequesTotal de gastos: ¢ ___________________

GANANCIA O PÉRDIDA: ¢ ___________________

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Registros contables principales: proyección de ingresos y egresos

ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participaron habrán conocido el concepto de proyección de ingresosy egresos y su aplicación dentro de la empresa.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Estudio de caso”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con el estudio de caso de una comunidad, calculadora,papel bond, formularios, marcadores, tirro y lápices.

PasosVivencia

1. Para este ejercicio, quien facilita organiza grupos de trabajo, da las indicaciones, entregael material y los estudios de casos.

2. Cada grupo, contará con cuarenta y cinco minutos para resolver el caso. Quien facilitadeberá asistir a cada grupo, asegurándose que haya comprensión en los conceptos del estudiode caso.

3. Cada grupo expone al pleno sus conclusiones.

Procesamiento

4. Promover que el grupo comparta la experiencia en términos emocionales, realice preguntasque provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada.Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sintieron con los resultados? ¿Cómo enfrentaronlos problemas? ¿Cómo resolvieron el caso?

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5. Es necesario que quien facilita rescatelos elementos que han surgido durantela etapa anterior, por ello, puedepreguntar: ¿Por qué llegaron a esasconclusiones? De toda la informacióndel caso cuál utilizaron para llenar elformulario y por qué. Quien facilita,construye el concepto de proyección deingresos y egresos, con la informaciónque el grupo ha expresado.

6. Al llegar a un plano más general, valela pena preguntar: ¿Para qué nos sirvela proyección de ingresos y egresos?¿Cree que puede mejorar sus resultados?¿Qué provecho podemos obtener de estaherramienta en los procesos contablesde los sistemas de agua?

Indicador de evaluación:Que los(as) participantes hayan conocido elconcepto de proyección de ingresos y egresos,y su aplicación dentro de la empresa.


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La siguiente, es la información básica para preparar el flujo de efectivo del primer trimestre, correspondienteal año 2002. Se pide elaborar el flujo de efectivo correspondiente, en los formatos correspondientes.La tabla de bloques de consumo que se ha diseñado para la comunidad de Acualandia es la siguiente:

Bloque de tarifas para cálculo de pago de acuerdo a consumo.

No M3 Tarifa en colones Tarifa en dólares

1 0 - 20 ¢ 45.00 $ 5.142 21- 25 62.50 7.143 26 - 30 82.50 9.434 31 - 35 105.00 12.005 36 en adelante Agregar ¢ 5.00 por cada Agregar $ 0.57 por cada

metro cúbico adicional metro cúbico adicional.6 En el caso de las personas que pagan solamente la mecha de agua, se ha

establecido un costo de ¢ 20.00 por cada mecha ($ 2.29)

La comunidad de Acualandia, tiene una total de900 beneficiarios(as), de los(as) cuales solamente850 hacen uso del servicio de agua y el resto paganel mantenimiento de la mecha; así el 70% de los(as)usuarios(as) se ubican en el primer bloque deconsumo, el 18% se ubican en el segundo bloque,7% se ubican en el tercero, 3% en el cuarto bloquey el 2% en el último. El saldo en caja para iniciarel mes de enero, es de $ 568.63. Se estima unamora del 5%, la cual se ubica toda en el primerbloque de consumo. La multa por mora es de $1.14. No hay solicitudes de nuevas acometidas, nitampoco jornales atrasados. Gastan alrededor de60 pastillas de cloro, que tienen un costo de $ 2.00c/u. Quien administra devenga un salario de $228.57, al vigilante se le cancela un salario de $144.00, el bombero gana $ 144.00 y el fontanero$ 171.42. El total del recibo de energía eléctricaen los últimos meses es de aproximadamente $1,142.86, de los cuales el 10% corresponde a laoficina y el resto al equipo de bombeo. La oficina

tiene línea telefónica y gasta un promedio de $50.00 mensuales. El mantenimiento del equipo decomputo y sus periféricos es de $ 114.29, entre lostres meses. Se prevé gastos en papelería por unos$ 1,142.86 por cada mes. La Junta Directiva reportagastos en concepto de viáticos por un monto de $5.71 semanales, ya sea por transporte o poralimentación. Las cuotas patronales para el SeguroSocial son por un monto de $ 228.57 y las de AFPpor un total de $ 342.86. El costo de los reactivospara pruebas de medición es de $ 2.29 por cadapastilla. Los micromedidores tienen un precio demercado de $ 34.29 y se proyecta comprar un totalde 10 para nuevas acometidas. La tubería utilizadaes PVC, la cual tiene un precio de $ 0.46 el metrolineal, proyectándose adquirir 150 metros. Lacompra de cada chequera tiene un precio de $ 2.00;lo que cobra el banco por manejar los recibos es$ 0.11 por recibo. Aunque se tiene una reserva, elcosto de los accesorios para fontanería se estimade la siguiente manera:


Accesorio Costo Proyección de compra.

Cinta teflón $ 0.23 100 unidades.

Codos de _ plg. $ 0.23 50 unidades.

Codos de 1 plg. $ 0.29 50 unidades.

Codos de 1 _ plg. $ 0.34 50 unidades.

Pegamento para PVC $ 0.34 100 unidades.

Camisas de _ plg. $ 0.46 25 unidades

Camisas de 1 plg. $ 0.51 25 unidades

Camisas de 1 _ plg. $ 0.57 25 unidades

Válvulas de paso para medidores. $ 0.80 25 unidades


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Proyección de ingresos y egresos (flujo de fondos) primer trimestre del 2002.(enero, febrero y marzo).

Mes Enero Febrero MarzoRubro

IngresosCajaServicio de aguaMultasNuevas acometidasJornales atrasadosSubtotal ingresos

EgresosGastos administrativosSalario administrador(a)Salario vigilanteEnergía eléctrica oficinaTeléfonoPapeleríaViáticosMtto. compu. e impresorCuota patronal ISSSCuota patronal AFPGastos operativosSalario del bomberoSalario del fontaneroAccesorios para fontaneríaCloroReactivos para pruebasMicromedidoresTuberíaEnergía eléctrica Equipo de bombeoGastos financierosCompra de chequeraComisiones por manejo

Subtotal de gastos

Saldo en caja


Lectura de apoyoRegistros contables principales: Proyección ingresos y egresos.

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Es un documento que calcula (con anticipación ygeneralmente al inicio del período contable), losmovimientos de dinero, referidos como los deentrada (ingresos) y salida (egresos) en un ciclo.Puede subdividirse en espacios de tiempotrimestrales y/o semestrales.

El flujo de fondos, permite “observar” elcomportamiento futuro de los fondos de la empresa.Éste es el instrumento más útil para la proyeccióndel comportamiento financiero de la empresa. Conél se construye un presupuesto de caja, que facilitaráel manejo y control del efectivo de la empresa.

El presupuesto de caja: para crearlo se necesitantres datos:

a) El saldo de caja de comienzo del periodo,b) Los ingresos esperados yc) Los egresos esperados durante el periodo.

Saldo de caja al comienzo del periodo:todas las formas de dinero disponible deben tenerseen cuenta, siempre y cuando sean significativas.Las cantidades menores, es mejor no considerarlas,para no crear confusiones y falsos presupuestos.¿Qué es y qué no es significativo?, esta respuesta,dependerá de la escala de gastos e ingresos de laempresa.

Ingresos esperados: los principales ingresos deuna empresa, provienen de las ventas de contadoy crédito. Las ventas al crédito, se materializancuando los(as) deudores(as) pagan. En los ingresosdel ciclo de capital de trabajo, predominan lasactividades de venta. También puede haber ingresos

de largo plazo, como por ejemplo, la venta de unactivo fijo (terreno, edificio, etc.), aunque estaactividad no es a la que se dedica la empresa.

Egresos esperados: en el lado del capital de trabajo,los pagos también tienden a estar dominados pordos elementos: los pagos a proveedores, sueldosy salarios. Aunque hay muchas variaciones de unaempresa a otra, se puede afirmar que estos dosrenglones ocupan del setenta al ochenta por ciento,de los egresos de una empresa normal. Por estarazón, estas dos líneas se deben concentrar losesfuerzos, si se quiere contar con un presupuestopreciso. Los otros gastos, también pueden requeriruna atención detallada, aunque a veces, es posiblellegar a una estimación bastante aproximada deellos, cuando el ejercicio del presupuesto se harealizado a través de varios periodos.

Flujo de efectivo (proyección de ingresos y egresos)

Sin embargo, pueden haber sorpresas desagradablescon algunos renglones, sobre todo cuando no hansido bien valoradas; por ejemplo, las exigenciastributarias (impuestos) también pueden ser difícilesde calcular sino se han previsto adecuadamente.

Excedente: el saldo final del período: a partir delos tres datos anteriores: el saldo de caja alcomienzo, más los ingresos esperados, menos losegresos esperados (los tres datos del mismoperíodo), se llega al resultado del presupuesto decaja: el excedente o saldo de caja al final delperiodo. Como esa cantidad es un pronóstico basadoen diferentes superposiciones, será posibleestablecer con antelación, si el excedente essuficiente para satisfacer las necesidades y lasexpectativas de la empresa. Si es así, todo está bieny se puede entonces considerar si, en realidad, elexcedente es muy alto. En ese caso se planearácómo invertir ese excedente cuando ocurra. Si estees muy pequeño para satisfacer las necesidades,entonces se debe tomar medidas para garantizarque se dispondrá de una cantidad adecuada.

El excedente de caja es también un punto de partida,primero porque es el saldo inicial del siguienteperíodo: lo que queda al final de un mes, seconvierte en el saldo inicial del próximo y asísucesivamente. El propósito del pronóstico, es dartiempo suficiente para poder planear un resultadomás favorable, antes que se presente la situacióny puede que sea muy tarde para actuar. El saldofinal de caja es el “norte” que debe servir dereferencia para las acciones de la administraciónde la empresa.

Los datos básicos: la hoja de datos: como primerpaso, al elaborar un presupuesto de caja debediseñarse una hoja de datos. Al principio, estoexige bastante esfuerzo, pero posteriormente vienea ser un cuadro muy familiar que facilita la tareade preparar el presupuesto. La hoja de datos pareceun instrumento difícil de manejar al inicio, porqueobliga a pensar en la empresa de forma diferente(en forma financiera), pero esto también es unbeneficio de la planificación de caja, ya que ayudaa comprender cómo funciona la empresa.

No existe una hoja de datos estándar, de maneraque pueden tenerse muchas opciones. Loimportante, es que la hoja de datos cuente con lasiguiente información básica:

1. Un título que diga de qué se trata.2. Se debe indicar la fecha de preparación

de la hoja de datos.3. Anótese el nombre de la persona que

realizó el trabajo.4. Es muy útil señalar las fuentes de

información.5. La hoja debe incluir una anotación sobre

el período para el que se prepara la misma.6. Se debe aclarar si los cálculos son útiles

para un mes, un trimestre o un año.



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La hoja debe contener tres secciones básicas: el saldoinicial, los ingresos previstos y los egresos. Asímismo, debe asegurarse de que la hoja registre lainformación por lo menos en cuatro columnas:

• Los conceptos o rubros. Inclúyase cadarubro que se vaya a presupuestar.

• El monto para cada rubro. En generaleste valor no debe ser un promedio(excepto rubros despreciables). Si elpresupuesto cubre tres meses y se paga$ “x” en un determinado mes, se debeindicar en el mes que corresponda.

• Tiempo de cada rubro incluido. Acá sedebe indicar la fecha exacta o el tiempoen que ocurrirá cada ingreso o cadaegreso. Los ingresos o los egresosperiódicos deben ser incluidos comotales, por ejemplo, los salariosmensuales.

• Condiciones y flexibilidad. Algunasveces, los ingresos se pueden adelantaro los egresos se pueden diferir sin muchadificultad. En otros casos no es posible

Registros contables principales: Proyección ingresos y egresos.


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ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participaron hayan practicado de proyección de ingresos y egresos,para su sistema de agua.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Caso práctico ”.

Nota: Es importante que quien facilita, haya desarrollado el ejercicio anterior, auxiliándose del materialutilizado, para realizar la práctica y comparar los resultados que se obtuvieron con los de la práctica,observar los saldos y si existen diferencias, buscar la razón de las mismas.


Requerimiento de materialesToda la información del sistema de agua: número de familias del sistema, análisis tarifario con todos suscomponentes, registros de ingresos y egresos reales, papel bond, calculadoras, papelografos, lápices yformularios.

PasosVivencia

1. Organización de los grupos, la cual dependerá del número de asistentes. A cada grupo sele entrega la información y materiales.

2. Con esta información, cada grupo comienza a elaborar la proyección de ingresos y egresos(sesenta minutos) Quien facilita, debe asistir a los grupos en la elaboración de la proyección.

3. En la plenaria, cada grupo presenta los resultados que obtuvo y los compara, unificandolos resultados de cada grupo. Quien facilita apoya esta labor.

Procesamiento

4. Promover que el grupo comparta laexperiencia tanto en términos emocionales,como en lo relativo a los resultadosalcanzados. Realice preguntas que provoquenla descripción de la situación vivenciada y sedescargue la emoción acumulada. Laspreguntas sugeridas son: ¿Cómo se sintieroncon los resultados? ¿Cómo fue la elaboraciónde la proyección? ¿Por qué? ¿Cómo funcionóel proceso?

5. Es necesario que quien facilita rescate loselementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Cómoanalizan los resultados obtenidos? ¿Para quévan a servir?

Indicador de Evaluación:Que los(as) participantes hayan practicado elproceso de Proyección de Ingresos y Egresos y suaplicación dentro de la empresa.


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Registros contables principales: Proyección ingresos y egresos.


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Contabilidad y finanzas: aspectos legales

ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participaron habrán identificado las distintas leyes que intervienenen el proceso contable de las asociaciones administradoras.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Sopa de letras”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con pliegos de papel bond, pegamento, dos juegos deletras del abecedario completo para cada grupo participante, plumones y tirro. En caso de hacer faltaletras, el grupo deberá dibujarlas.

PasosVivencia

1. Se inicia, dividiendo al grupo en subgrupos de entre tres y cuatro integrantes, organizando conellos(as) mesas de trabajo dispuestas de acuerdo a la comodidad que pueda tener el local donde serealiza el ejercicio. Sin embargo en caso de ser necesario, puede permitirse que los grupos trabajenfuera del lugar donde se esté desarrollando la capacitación.

2. Luego de haber organizado los grupos, se procede a entregar a cada uno los elementos necesariospara la realización del ejercicio, dándoles dos copias del abecedario en una bolsa de papel manila,se entrega además el pliego de papel bond, tirro, pegamento y plumones.

3. Quien facilita explica que la actividad consiste en formar una especie de crucigrama (pero que seresolverá sin preguntas), los nombres de leyes, que consideran que tienen relación con el sistemade agua y que el grupo conozca (este conocimiento no tendrá que ser tan profundo, puesto quecualquier duda deberá ser resuelta por quien facilita el ejercicio), para ello tendrán un tiempo detreinta minutos.

4. Después, en un tiempo de veinte minutos, al interior de cada grupo, los(as) integrantes discutiránen qué forma cada una de las leyes que han mencionado, les afecta en el sistema; luego el grupopresentará en plenaria, las conclusiones a las que han llegado. Quien facilita, deberá tomar notade cada aspecto importante que se vaya señalando en los carteles de cada grupo.


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Contabilidad y finanzas: aspectos legales

Procesamiento

1. Es importante que quien facilita, permitaa los(as) integrantes de cada equipo, quetambién exterioricen los sentimientos queles provocó la participación en laelaboración de los resultados, puedepreguntar: ¿Cómo se sintieron? ¿Quéresultados obtuvieron? ¿Cómo se sientencon los resultados obtenidos? ¿Huboparticipación de todo el grupo?

2. Posteriormente, deberá preguntar sobrela utilidad que representa conocer losaspectos legales, con los que estárelacionado el sistema: ¿Cómo llegarona esas conclusiones? ¿A qué atribuyen losresultados alcanzados?

3. Quien facilita, retoma las ideas que se hanvertido y lanza las siguientes preguntas:¿En qué forma inciden estas leyes? ¿Cuálesson las que más inciden? En caso de hacerfalta alguna(s) ley(es), quien facilita lasdebe mencionar.

4. Para el momento de la aplicación, debetenerse en cuenta que la legislación conla que están relacionados los sistemas deagua se verá al momento de iniciar todoel proceso contable.

Indicador de evaluación:Que quienes participaron hayan identificado lasdistintas leyes que intervienen en el proceso contabledentro de la empresa.


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A BC DE F


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G HI JK L


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M NO ÑP Q


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R ST UV W


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X YZ


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Lectura de apoyoContabilidad y finanzas: aspectos legales

Leyes relacionadas con la contabilidad

La contabilidad se rige por principios y leyes propias en sufuncionamiento.

Por ser universal en sus procesos, debe ajustarse a las leyes específicasdel país en donde se lleva, independientemente del tipo de empresa quesea. Estas leyes son: ley primaria (Constitución de la República),secundarias (códigos y leyes) y transitorias (su vigencia no es permanente,sino temporal).

Para el caso de los sistemas de agua, las leyes que pueden estarrelacionadas con los mismos son las siguientes:

Código de Comercio.Ley del Impuesto al Valor Agregado.Ley del Impuesto sobre la Renta.Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social.Ley del Sistema de Ahorro y Pensiones (AFP).Código de Trabajo.Leyes Transitorias: decretos, modificaciones a leyesvigentes y disposiciones transitorias.Estatutos y reglamento interno de la JuntaAdministradora.


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Contabilidad y finanzas: la organización contable

ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participaron:

a) Habrán identificado la relación de los registros contables como parte de un proceso.b) Habrán definido las actividades a realizar para la operativización del sistema contablede la asociación.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Caja de sorpresas”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con sillas dispuestas en forma de “U”, caja decorada,dibujo de un árbol hecho de papel cover y cortado en piezas, cartel con un resumen de todos los registros:principales y auxiliares, pizarra (de ser posible tipo ZOPP), tirro o pinchos para pegar las piezas del árbol.

PasosVivencia

1. Se solicita la colaboración de participantes que estén dispuestos(as) a sacar las sorpresasde la caja, que previamente han sido colocadas dentro y que conforman un árbol en semejanzacon la organización contable. La sorpresa consistirá en una pieza del árbol que lleva elnombre de un registro.

2. Cada pieza se irá colocando sobre una pizarra ubicada para tal fin en un lugar cercanodonde se encuentra la Caja de sorpresas. Quien facilita debe asegurarse que las piezasencajen entre sí.

Tarea # 14

Procesamiento

3. Promover que el grupo comparta laexperiencia tanto en términos emocionales,como en lo relativo a los resultados quelograron alcanzar. Realice preguntas queprovoquen la descripción de la situaciónvivenciada y se descargue la emociónacumulada. Las preguntas sugeridas son:¿Cómo se sintieron? ¿Qué mensaje les dejalo que armaron?

4. Es necesario que quien facilita rescate loselementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Porqué les deja ése mensaje? Quien facilitaretoma las ideas y refuerza la relación entrelos diferentes registros contables.

5. Al llegar a un plano más general, vale lapena preguntar: ¿Qué utilidad le ven a todoel proceso de organización contable?

6. Por último, la aplicación de la experienciase verá como resultado de la asimilaciónde los conocimientos que se hayanadquirido, sin embargo, cabe preguntartambién: ¿Cuáles creen que son los pasosque se deben dar para la operativizacióndel sistema contable?

Indicador de evaluación:Los(as) participantes identificaron la relaciónque existe entre los diferentes registros contablesy definieron las actividades por realizar parala operativización del sistema.


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Lectura de apoyoContabilidad y finanzas: aspectos legales


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Lectura de apoyoContabilidad y finanzas: la organización contable

La organización contable

Es importante reconocer el papel que los registroscontables desempeñan dentro del ciclo contable.Sin registros, no podríamos tener la informaciónnecesaria para cualquier decisión que se tomaradentro de la empresa. El siguiente párrafo ilustraclaramente la importancia de la contabilidad:

“El objetivo de la contabilidad es generary comunicar información útil para laoportuna toma de decisiones de laspersonas que llevan la dirección de laempresa”8. Es conveniente aclarar queuno de los datos más importantes quegenera la contabilidad, y que esconveniente informar, es la cifra de lautilidad (ganancia) o pérdida de unnegocio. Para el caso de los sistemas de

agua, la Junta Directiva y la AsambleaGeneral, es muy necesario conocer lacuantificación de los resultados por laprestación del servicio de agua y suscorrespondientes efectos en el valor dela entidad económica, lo que se convierteen un dato de suma importancia.

Así, “el producto final de la información contablees la decisión, ampliada en último término por eluso de la información contable, bien sea que latomen” 9 la Junta Administradora del sistema o laAsamblea General de Socios(as). Por la formacomo es utilizada la contabilidad, muchas veces sehace referencia a ella como el lenguaje de losnegocios10.

8 Guajardo Cantú, Gerardo; “Contabilidad. Un enfoque para usuarios”, pág. 14, Editorial Mc. Graw Hill.9 Meigs, Robert; Jan, Williams; Haka, Susan y Bettner, Mark; “Contabilidad. La Base para la toma dedecisiones gerenciales”, pág. 3, Editorial Mc. Graw Hill, Santa Fe de Bogotá, Colombia, 2000.10 Ídem, pág. 3.


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Contabilidad y finanzas: la auditoría


a) Habrán conocido el concepto de auditoría.b) Habrán identificado su utilidad.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “El dibujo colectivo”.


Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con mesas y sillas dispuestas en el lugar donde se desarrolloel evento, papelógrafos, plumones de diversos colores, hojas de papel bond tamaño carta, tirro y lápices.

PasosVivencia

1. A cada participante se le entrega una hoja de papel bond y un lápiz, para que dibujen loque crean que es auditoría, para ello contarán con un tiempo de aproximadamente quinceminutos.

2. En un segundo momento, conforman grupos de trabajo y sus integrantes comparten en unlapso de diez minutos, los dibujos que hicieron, para luego elaborar un solo papelógrafo,con las ideas que el grupo expresó.

3. En plenaria, cada grupo presenta su dibujo y explica por qué consideran que representael concepto de auditoría; para esta actividad, cada equipo tendrá un máximo de cincominutos.

4. 4. Aunque los grupos nombrarán un(a) representante para explicar las razones de su dibujo,quien facilita debe tener el cuidado de estimular la participación de los demás integrantesde cada equipo que en ese momento se encuentre exponiendo.


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Contabilidad y finanzas: la auditoría

Procesamiento

5. Promover que el grupo comparta laexperiencia tanto en términos emocionales,como en lo relativo a los resultadosalcanzados. Realice preguntas que provoquenla descripción de la situación vivenciada yse descargue la emoción acumulada. Laspreguntas sugeridas son: ¿Cómo se sintieronal hacer el dibujo individual? ¿Y al compartirel dibujo? ¿Y al hacerlo de manera colectiva?

6. Es necesario que quien facilita rescate loselementos que han surgido durante la etapaanterior, por ello, puede preguntar: ¿Cuálesson las ideas básicas que se pueden rescatarde cada dibujo? Quien facilita retoma lasideas que se han presentado y elabora juntocon el grupo el concepto de auditoría.

7. Al llegar a un plano más general, vale la penapreguntar: ¿Qué utilidad le encuentran alproceso de la auditoría?

8. Por último, la aplicación de la experienciase verá como resultado de la asimilación delos conocimientos que se hayan adquirido,sin embargo, cabe preguntar también: ¿Y enlos sistemas de agua, para qué nos puedeservir?

Indicador de evaluación:Los(as) participantes conocieron el concepto deauditoría e identificaron su utilidad.


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Lectura de apoyoContabilidad y finanzas: la auditoría

En el quehacer de la empresa, se llevan controles y registros que permiten conocer lasituación de ésta y por lo mismo, saber el rumbo que está tomando. En ese sentido, larevisión de estos controles y registros, de manera periódica, permite que éstos se corrijany se mejoren, con el objetivo de que la empresa marche al óptimo posible.

Así, la auditoría se convierte en un instrumento muy importante, que enfoca susesfuerzos en la revisión constante de todos los procesos que realiza la administracióny que buscan el mayor y mejor ordenamiento posible de estos.

Se puede definir la auditoría como “Una actividad de evaluación independientedentro de una organización, cuya finalidad es examinar las operaciones contables,financiera y administrativas, como base para la prestación de un servicio efectivo a losmás altos niveles de dirección” .

La finalidad de la auditoría es “prestar un servicio de asistencia constructiva ala administración, con el propósito de mejorar la conducción de las operaciones y deobtener un mayor beneficio económico para la empresa o un cumplimiento más eficazde sus objetivos institucionales.

Al finalizar su examen, el(la) auditor(a) ha de informar a la administración, conobjetividad profesional y absoluta independencia de criterio, el resultado final de sutrabajo, expuesto en forma de análisis, evaluaciones, observaciones y comentarios, asícomo sus conclusiones y recomendaciones” .

La Auditoría

Bacon, Charles A.; Manual de Auditoría Interna, Editorial LIMUSA (Noriega Editores), Segunda Edición,pág. 2, México, México, 1995.Ídem, págs. 3-4.


100

1. Administración Nacional de Acueductos y Alcantarillados (ANDA), Programa deCapacitación para Empresas Descentralizadas, “Módulo de Administración Financieray Contabilidad”, San Salvador, El Salvador, 2001.

2. Anzola Rojas, Sérvulo; “De la idea a tu empresa. Una guía para emprendedores”,Editorial LIMUSA, Noriega Editores, México, México, 1999.

3. Bacon, Charles A.; “Manual de Auditoría Interna”, Editorial LIMUSA (NoriegaEditores), segunda edición, México, México, 1995.

4. Bateman, Thomas S. y Snell, Scott A.; “Administración. Una ventaja competitiva”,cuarta edición, Editorial McGraw-Hill, México, México, 2001.

5. De Bono, Edward; “El Pensamiento Lateral”. Manual de creatividad, primera edición,Editorial Paidós, colección “Paidós Plural”, Barcelona, España, 1998.

6. De Bono, Edward; “Ideas para profesionales que piensan”, Nuevas consideracionesdel pensamiento lateral aplicadas a la empresa, cuarta edición, Editorial Paidós, colección“Paidós Plural”, Barcelona, España, 1990.

7. De Sainte-Marie, Georges; “Dirigir una PYME (Pequeña y Mediana Empresa) en10 etapas”, Editorial Paidós, colección “Paidós Empresa”, Buenos Aires, Argentina,1995.

8. Equipo Maíz; “Vamos a jugar”, juegos y dinámicas para la educación número 1,primera edición, San Salvador, El Salvador, 1999 (reimpresión).

9. Equipo Maíz; “Vamos a jugar otra vez”, juegos y dinámicas para la educación número2, primera edición, San Salvador, El Salvador, 1998.

10. Equipo Maíz; “Vamos a jugar de nuevo”, juegos y dinámicas para la educaciónnúmero 3, primera edición, San Salvador, El Salvador, 2002.

11. Fundación Carvajal; Programa de Microempresas, serie Capacitación en el ÁreaAdministrativa: “La contabilidad. El sistema simple de cuentas”, tercera edición, Cali,Colombia, 1997.

12. Guajardo Cantú, Gerardo; “Contabilidad. Un enfoque para usuarios”, primeraedición, Editorial McGraw-Hill, México, México, 1999.

13. Meigs, Robert F.; Williams, Jan R.; Haka, Susan F.; Bettner, Mark S.; “Contabilidad.

Biograf ía


101

La base para decisiones gerenciales”, undécima edición, Editorial McGraw-Hill,Santa Fe de Bogotá, Colombia, 2000.

14. Ochoa Laburu, Carlos; “Economía y organización de empresas”, EditorialDonostiarra, San Sebastián, España.

15. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ), “Manual de facilitación básica”,para procesos de enseñanza aprendizaje, basado en la metodología CEFE, SanSalvador, El Salvador, 2000.

16. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ); TOT CEFE-Juegos de Empresa:Módulo 1 “Fundamentos y principios de la metodología CEFE. Competenciasemprendedoras personales (CEP’s)”, San Salvador, El Salvador, 2001.

17. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ); TOT CEFE-Juegos de Empresa:Módulo 2 “Facilitación CEFE. Mercado/Mercadeo”, San Salvador, El Salvador, 2001.

18. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ); TOT CEFE-Juegos de Empresa:Módulo 3 “Diseño CEFE. Producción/Costos”, San Salvador, El Salvador, 2001.

19. Sanchís Palacio, Juan Ramón y Ribeiro Soriano, Domingo; “Creación y direcciónde PYMES”, Editorial Díaz de Santos, Madrid, España, 1999.

20. Welsch, Glenn A.; Hilton, Ronald W.; Gordon, Paul N; “Presupuestos. Planificacióny control de utilidades”, quinta edición, Editorial Prentice Hall Hispanoamericana,México, México, 1990

no le des laespalda a la

pobreza

en tus manos estáel cambio

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