Métricas para una

Dirección de Proyectos

Exitosa

Expositor: Act. Juan Manuel Islas, PMP

En esta platica resaltaremos la importancia y beneficios del uso adecuado de métricas durante el ciclo de vida del proyecto.

Estos registros sirven como un

instrumento veraz y efectivo para la comunicación y seguimiento de las actividades del proyecto.

El Motivo de Nuestra Platica

El registro constante y sistematico de los hechos relevantes de una organización nos permitirán observar la evolución y transformaciones de la organización en el tiempo.

Estos registros toman valor especial

mientras mas periodos se tengan reportados.

Hipótesis Inicial

Expresion numérica de cómo sucedió un evento.

Medición

Recursos Utilizados

Gente

Procesos

Financieros

Tecnología

Resultados

Ventas

Costos

Servicios

Médiciones

Combinación de dos o mas mediciones de

como puede ser evaluado un evento.

Métrica

Internas

Desempeño

Productividad

Nivel de Servicio

Con el Entorno

El Mercado

La Competencia

Métricas

Estadística

Análisis Cuantitativo de eventos y condiciones a tráves del

tiempo.

Estadística

Ejecutado :

En el Periódo

Promedio

Mínimo

Máximo

Desviación Estandar

Promedio Ponderado

Correlación entre Variables

Porque usar Métricas ?

Proveen una retroalimentación

constructiva mediante hechos

irrefutables.

Proveen registros e indicadores

para la mejora de procesos y

avances del proyecto.

Pueden ser diseñadas de acuerdo a un proposito especifico.

Beneficios de usar Métricas

Permiten enfocarse mas

objetivamente a los factores

clave para la solución de

problemas

Permiten mostrar la

aportación de valor del

proyecto a la estratégia de la

organización.

Facilitan una mejor comunicación entre los participantes del proyecto.

Algunos participantes son renuentes a registrar las metricas porque piensan que es un registro de sus deficiencias, y pudieran ser usados en su contra en un futuro.

Otros piensan que ellos no necesitan de registros sistematicos para saber cuando el proyecto esta en problemas.

Otros dicen que no tienen tiempo para registrar las métricas.

Inhibidores

Métricas de Comparación

Métricas de Predicción

Métricas de Seguimiento

Métricas de Información

Tipos de Métricas

Initiating

Processes

Planning

Processes

Controlling

Processes

Executing

Processes

Closing

Processes

Fase de Inicio

Al incluir métricas de negocio durante el Proceso de Justificacion del Proyecto, las Métricas de Comparación te permitirán argumentar en términos de negocio con los ejecutivos y patrocinador.

Mostrarán que entiendes el valor que tu solución aportará a las Estrategias, Objetivos y Metas de la Organización. Ellos no resistiran, la discusión se llevará a otro nivel en busqueda de una justificacion objetiva y aprobación de tu proyecto.

Internas Desempeño

Inversión / Utilidad

Recursos / Ventas

Costo / Beneficio

Costo / Calidad

Tiempo / Costo

Valor Agregado

Productividad

Eficiencia Estandares de Calidad Retención de Clientes

Métricas de Comparación

Con el Entorno

Mercado

Mercado Potencial

Volatilidad

Penetración de Mercado

Tendencias de Mercado

Competencia

Participación

Imagen de la Empresa

Nuevos Competidores

Modelos Innovación

Métricas de Comparación

Calificación Puntos

Excelente 3

Muy Bueno 2.5

Medio 1

Malo 0.5

Criterio de Evaluación de Proyectos Valor Proy-1 Proy-2 Proy-3

Penetracion en el Mercado 0%

Retorno de la Inversion 25%

Reduccion de Costos 25%

Incremento en la Calidad 15%

Reduccion de Riesgos 10%

Servicio al Cliente 15%

Efectividad de la Organización 10%

Creación de Nuevos Mercados 0%

Otros 0%

TOTAL 100%

Métricas de Comparación

Con el Entorno

Evaluando el Nivel Aportación a la Estratégia de la Organización

Evaluación de Proyectos Personales

Criterio de Calificación Valor Proy-1 Proy-2 Proy-3

Mejor Estado de Salud 25%

Desarrollo Profesional 35%

Acercamiento a mi Familia 10%

Estabilidad Economica 20%

Desarrollo Espiritual 10%

Bienestar Fisico 0%

Otros 0%

TOTAL 100% 0.0 0.0 0.0

Calificación Puntos

Excelente 3

Muy Bueno 2.5

Medio 1

Malo 0.5

Fase de Planeación

Durante los Procesos de Planeación, las Métricas de Predicción sirven para elaborar las estimaciones de recursos y esfuerzo, así como establecer estandares y rangos de tolerancia del desempeño.

Definir Hitos (Milestones)

Definir EDT (WBS)

Definir Duración de Tareas

Definir Calendarios de Entrega

Definir Estimación de Costos

Definir Plan de Riesgos

Desarrollar Plan de Recursos

Desarrollar Plan de Comunicación

Desarrollar Plan Maestro del Proyecto

Este debe diseñar las Métricas que habrán de usarse durante el desarrollo del proyecto tomando como base los criterios de aceptación de los entregables del proyecto.

Plan de Comunicación

Definir procesos de Registro y Reporte.

Definir las Unidades de Medición.

Establecer Estandares de Desempeño.

Definir Criterios de Analisis de Desempeño

Definir las Métricas de Seguimiento.

CARACTERISTICA

NIVEL EN LA ORGANIZACION

OPERATIVO GERENCIAL DIRECCION

Volumen Alto Medio Bajo

Nivel Agregación Detallado Agregado Resumido

Variedad Especializado Comparativo Diverso

Exactitud Alto Redondeada Aproximada

Actualidad Instante Periodo Tendencia

Horizonte Limitado Medio Amplio

Trascendencia Corto Plazo Mediano

Plazo

Largo Plazo

Se realiza a

través de

Procesos Tacticas Estrategias

Plan de Comunicación

25.01

18.37

15.85 14.48 14.98

26.53

20.82

18.21

16.98 16.03

36.93

27.57

23.75

21.55

18.61

2003 2004 2005 2006 2007

Maximo

Media

Minimo

Métricas de Predicción

Fase de Ejecución

En estos momentos se reportan las mediciones sobre el desempeño del proyecto en lo relativo al Alcance, Tiempo, Costos, Recursos Humanos, Calidad y Riesgos. Estas Mediciones sirven presentar los Reportes de Avance y para calcular las Métricas de Seguimiento.

Fase de Monitoreo y Control

Dar seguimiento implica revisar las Métricas relativas al desempeño del proyecto y analizar las desviaciones respecto a los limites establecidos.

Regular el avance significa tomar decisiones sobre posibles cambios a los planes, estandares y/o procedimientos de ejecucion, o bien emitir de recomendaciones de acciones preventivas.

ID Task Name

1 PROYECTO OPTIMA.

2 ADMINISTRACION DEL PROYECTO.

3 Kick - Off Steering Committee

4 Kick - Off PROYECTO y usuarios clave

5 Estructura Organizativa del Proyecto.

12 Plan de Trabajo e Inicialización del Proyecto.

18 Desarrollar estandares para el proyecto

22 Establecer proceso de aprobación de entregables

29 Establecer proceso de escalación de problemas

37 Finalizar y aprobar Fase de Preparación

PROYECTO,k- user

Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul

Permiten determinar criterios de declaración de emergencia del proyecto y planes de contingencia.

Cumplimiento de Objetivos segun :

El Plan

Límites de Control

Estandar

Promedio

Record

Otros Periodos

Métricas de Seguimiento

Trabajo Presupuestado

Costo Real

Trabajo Realizado

Variación en Calendario

Variación en Costo

Métrica del Valor Agregado

Cuanto Trabajo debe estar completado hoy ?

Baseline Cost of Work Scheduled

BCWS

Cuanto Trabajo es realmente hecho hoy?

Baseline Cost of Work Performed

BCWP

Cuanto hemos gastado por el trabajo hecho?

Actual Cost of Work Performed

ACWP

BAC

El Valor Agregado generado por el proyecto al momento de analisis es la Métrica mas usada.

Trabajo Presupuestado

Costo Real

Trabajo Realizado

Estimado para Terminar

Cual es el Presupuesto del costo total

Butget At Complition

BAC

Hoy, cuanto se estima el Costo al Terminar

Estimated At Complition

EAC

Cual es el estimado para terminar

Estimated To Complete

ETC

Métrica del Valor Agregado

BAC

EAC

ETC

Caso 1

34

AVANZADO Y DEBAJO DE COSTO

EN TIEMPO Y DEBAJO DE COSTO

EN RETRASO Y DEBAJO DE COSTO

AVANZADO Y EN PRESUPUESTO

EN TIEMPO Y EN PRESUPUESTO

EN RETRASO Y EN PRESUPUESTO

AVANZADO Y EN SOBRECOSTO

EN TIEMPO Y EN SOBRECOSTO

EN RETRASO Y EN SOBRECOSTO

Control de Valor Agregado

Durante los Procesos de Cierre, se destaca la importancia del registro

de desempeño global, las Lecciones Aprendidas y los procesos de

Aceptación de entregables que pueden modificar los estandares

para proyctos futuros.

Fase de Cierre

PV

Variación en Calendario

Variación en Costo

Proyectos en Problemas

25% 40%

30%

-30%

Calificación Puntos

Excelente 3

Muy Bueno 2.5

Medio 1

Malo 0.5

Criterio de Evaluación Valor Recuperar Cancelar

Aportacion a Estrategias Organización 25%

Viabilidad Economica continuar 20%

Crítico para otros Proyectos 20%

Retorno de la Inversion 10%

Servicio al Cliente 15%

Reduccion de Riesgos 5%

Reduccion de Costos 0%

TOTAL 100%

Benchmark Comparar los costos economicos y operativos de Recuperar VS Cancelar

segun el Estado Actual del proyecto.

Simular otras alternativas.

Definir Plan de Recuperación.

Proyectos en Problemas

Programas

Consolidación de Métricas

Manejo de la Metodología

Entrenamiento y Acompañamiento

Consolidación de Recursos

Auditorías de Projectos

Manejo del Potafólio

Oficina de Proyectos

5

Asimilado

Admón. del Valor

Admón. Outsourcing

Admón. de Compras

Admón. del desempeño de proyectos

Admón. del desempeño de RH

Plan de Calidad

4

Administrado

Admón. de Recursos

Integración de Proyectos y Programas

Admón. de Proveedores

Plan de Carrera en PM

Admón. del desempeño de RH

Plan de Calidad

3

Definido

Metodología

Inventario de Recursos

Programa de Formación

2

Estable

Planeación

Estimación

Seguimiento

Admón. del Alcance

Generación de Informes

Admón. de Contratos

Admón. de Incidentes

Admón. de Conflictos

Plan de Comunicación

1

Inicial

Nociones vagas de la disciplina de dirección de proyectos, adquisición de Gerentes

de Proyecto

Admón. de Riesgos

Admón. del Cambio

Admón. de Presupuestos

Identificación de Riesgos

Admón. del Cronograma

Costeo Básico de Proyectos

Rie

sgo

Valo

r

Oficina de Proyectos

40

Es Líder

Comunica

Negocia

Toma Decisiones

Resuelve Problemas

Integra

Influencía

Crea el Clima del Proyecto.

El Project Manager

Necesario para producir un reporte ?

Contribuye a Controlar ?

SIN VALOR AGREGADO

Métrica

Escencial para Controlar los

Requerimientos?

NO

NO

NO

YES

YES YES

Diseño de Metricas

BAJO VALOR AGREGADO

ALTO VALOR AGREGADO

Criterios de Aceptacion

Manejo de Entregables

Análisis

Desviaciones

Reporte

Desempeño

Toma

Decisiones

Analisis de

Requerimentos

Creación

Estadisticas

Análisis

Estadistico

Proyeccion al

Final

Estandares y

Limites

Ejecución

Procesos

Analisis

de la

Operación

Proyección

Final

Estimaciones

Desviación

Estimada

Final

Estimaciones Lecciones

Aprendidas

Metricas como Estrategia PM

TIPS

o Usa Métricas para entender el estado de tu Proyecto.

o Determina que puedes medir y controlar dentro de tu proceso, entonces integra las métricas dentro del proceso.

Diseño de Métricas

TIPS

o Mientras mas oportuna sea la implementación de los registros de métricas, mas pronto dispondrás de estadísticas confiables y un mayor retorno de la inversión.

o Promueve el uso de Métricas como parte de la Cultura de la Organización.

Diseño de Métricas

AGUAS !!!!

• NO hay Métricas Magicas, cada organización tiene sus propias métricas.

• Todo es medible, necesitas distinguir las métricas correctas PARA TU PROYECTO, elige SOLO aquellas que te lleven a tomar decisiones.

• MALAS MEDICIONES te llevan a conclusiones erroneas, por tanto a malas decisiones y malas acciones correctivas.

Diseño de Métricas

AGUAS !!!!

• NO hay Métricas Magicas, cada organización tiene sus propias métricas.

• MÉTRICAS INADECUADAS pueden esconder problemas de tu proyecto.

• NUNCA uses métricas para medir individuos, usa las métricas con un sentido positivo y de mejora.

Diseño de Métricas

Todos los valores obtenidos conducen a valores financieros de largo plazo.

Palabras de los expertos

Cuando el sentido común te dice una cosa, la estadística te dice otra.

Conclusiones

Gracias !!!