Reglamento para la Operación del Fondo de Caja Chica y de

Cajas Auxiliares del Fondo Especial del Servicio Nacional de

Guardacostas del Ministerio de Seguridad Pública

Nº 34933-MSP

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA EN EJERCICIO

Y LA MINISTRA DE SEGURIDAD PÚBLICA

En uso de las facultades que les confiere los incisos 3) y 18) del artículo

140, artículos 146, 186 siguientes y concordantes de la Constitución Política,

artículos 25, 27 y 28 de la Ley General de Administración Pública número

6227, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos

Públicos número 8131, artículos 25, 26, 27, 28 y 29 de la Ley de Creación del

Servicio Nacional de Guardacostas, Ley de la Contratación Administrativa

número 7494 y su Reglamento y el artículo 8 del Reglamento General del

Fondo Cajas Chicas número 32874-H.

Considerando:

1º-Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento

General del Fondo Cajas Chicas, número 32874-H, las entidades participantes

del principio de Caja Única deben diseñar su propio reglamento.

2º-Que el Servicio Nacional de Guardacostas posee personería jurídica

e instrumental, para el manejo del Fondo Especial del Servicio, limitada a la

Dirección General, la cual será responsable por el uso y destino que le den a

ese Fondo Especial; el mismo deberá ser tratado como una cuenta autónoma

dentro del Ministerio de Seguridad Pública.

3º-Que mediante oficio Nº TN-1259-2007 de fecha 5 de noviembre del

2007, de la Dirección de Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, se

indica que esa Dirección una vez revisado el proyecto del Reglamento de

Caja Chica del Servicio Nacional de Guardacostas otorga el visto bueno para

su implementación. Por tanto,

DECRETAN:

Reglamento para la Operación del Fondo de Caja Chica

y de Cajas Auxiliares del Fondo Especial del Servicio

Nacional de Guardacostas del Ministerio

de Seguridad Pública

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º-El presente reglamento tiene por objeto regular la creación,

organización, funcionamiento y control del Fondo de Caja Chica del Fondo

Especial del Servicio Nacional de Guardacostas. Dicho Fondo podrá

ejecutarse mediante cajas chicas auxiliares y todas operarán por medio del

sistema de fondo fijo.

Ficha articulo

Artículo 2º-El Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio

Nacional de Guardacostas y sus Cajas Chicas Auxiliares son formas de

ejecución presupuestaria que deben ser utilizadas exclusivamente para

adquirir bienes y servicios que se orienten a sufragar necesidades de extrema

urgencia.

Dichos fondos deberán ser usados exclusivamente en la adquisición de

bienes y servicios tan indispensables y de verdadera necesidad que se

justifique el pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para los gastos

del Gobierno Central, el fondo también se podrá utilizar para pagar viáticos y

transportes al interior del país acatando las disposiciones que la normativa

vigente establezca así como las establecidas en este reglamento. Los recursos

de este fondo no podrán usarse para sufragar el pago de servicios

profesionales, ni compra de activos, ni ningún otro fin diferente a los

establecidos en el presente reglamento.

Ficha articulo

Artículo 3º-Por ser un instrumento financiero de fondo fijo, se requiere

en todo momento, que el encargado de su administración tenga la suma total

asignada, representada por uno o varios de los siguientes conceptos:

a) Efectivo.

b) Documentos originales: facturas, vales provisionales o

definitivos, adelanto de viáticos, liquidaciones y otros documentos

aceptados.

c) Reintegros en trámite.

Ficha articulo

Artículo 4º-Toda solicitud de compra o contratación de un servicio

deberá ser firmada por el Jefe de la Unidad de Recursos Financieros del

Servicio, como garante de que se cuente con el contenido presupuestario que

permita la transacción; la Jefatura del Área solicitante como garante de la

necesidad de adquirir el bien solicitado y el funcionario al que se le asigne la

realización de la transacción, como receptor de los recursos.

Ficha articulo

Artículo 5º-Si por alguna razón una jefatura de área debe delegar

temporalmente o en forma definitiva la función de aprobación de solicitudes

de recursos de caja chica en otro funcionario, debe comunicarlo por escrito al

Jefe de la Unidad de Recursos Financieros para que sea consignado en los

registros de que para tal efecto llevará el Encargado de la Administración del

Fondo de Caja Chica. Esta delegación no exime al jefe de área de su

obligación de supervisar el uso adecuado de estos recursos.

Ficha articulo

Artículo 6º-Todas las erogaciones que se realicen por medio de los

recursos del Fondo de Caja Chica deben estar respaldadas contra una factura

comercial confeccionada según lo establecido en la Ley Nº 7494 de la

Contratación Administrativa y su Reglamento.

Ficha articulo

Artículo 7º-La creación o ampliación del Fondo de Caja Chica del

Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas será determinada por

medio de una resolución razonada del Director del Servicio en consenso con

el Consejo Asesor del Servicio a partir de una solicitud expresa del Jefe del

Departamento Administrativo Financiero y debe ser consecuente con el plan

de inversiones del Servicio, además debe ser respaldada con un estudio

técnico de necesidades que justifique el aumento, o bien la creación de un

nueva caja auxiliar. Lo anterior previo visto bueno de la Tesorería Nacional.

Ficha articulo

Artículo 8º-Todas las compras o pagos que se realicen por medio del

Fondo de Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y

la reserva respectiva, de acuerdo con las partidas autorizadas por la Tesorería

Nacional en el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para

Compras por Fondo Fijo Caja Chica.

Ficha articulo

Artículo 9º-Los montos del Fondo de Caja Chica y las cajas chicas

auxiliares serán autorizados por el Director del Servicio Nacional de

Guardacostas. El monto del Fondo de Caja Chica del Servicio Nacional de

Guardacostas previa autorización del Director deberá contar con el visto

bueno de la Tesorería Nacional, de igual manera para cuando se requiera de

una ampliación permanente o temporal.

Ficha articulo

Artículo 10.-Se podrán utilizar recursos del Fondo de Caja Chica del

Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas para cubrir servicios y

gastos de viaje únicamente cuando estos se realicen dentro del territorio o las

aguas jurisdiccionales del país.

Ficha articulo

CAPÍTULO II

Control del Fondo de Caja Chica

Artículo 11.-La administración del Fondo de Caja Chica del Servicio

Nacional de Guardacostas estará asignada a un funcionario de la Unidad

Financiera y las Cajas Chicas Auxiliares estarán asignadas a funcionarios

subordinados a los Oficiales Directores de las Estaciones de Guardacostas,

pero en lo que corresponde a su operación administrativa, gozarán de

independencia funcional y estarán subordinados a las directrices de este

reglamento y a las disposiciones técnicas que instruya el encargado del Fondo

y/o el Jefe de la Unidad Financiera del Servicio, quienes serán los

responsables de la correcta operación de esos fondos, ante la Dirección

General del Servicio.

Ficha articulo

Artículo 12.-El Responsable del Fondo de Caja Chica del Servicio

Nacional de Guardacostas, que en lo sucesivo en este Reglamento se le

denominará como "El Responsable", será el Jefe de la Sección Financiera del

Departamento Administrativo del Servicio.

Ficha articulo

Artículo 13.-El Responsable del Servicio Nacional de Guardacostas

comunicará a la Tesorería Nacional, mediante oficio, el nombre y número de

cédula de la o el funcionario designado como responsable directo de la

custodia y operación del Fondo de Caja Chica.

Ficha articulo

Artículo 14.-Los encargados de administrar el Fondo de Caja Chica y

sus Cajas Auxiliares estarán sujetos a arqueos de la Unidad Financiera del

Servicio, así como de cualquier ente contralor o supervisor de la materia sea

interno o externo al Ministerio de Seguridad Pública. Los encargados estarán

obligados a brindar la información y prestar la colaboración que se requiera

para estos efectos.

Ficha articulo

Artículo 15.-El Responsable del Fondo Fijo Caja Chica revisará,

evaluará e informará al Jefe Administrativo, al Director General, el Consejo

Asesor del Servicio Nacional de Guardacostas y a la Auditoría General del

Ministerio sobre los resultados de las liquidaciones y/o arqueos realizados al

Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio Nacional de

Guardacostas y sus Cajas Auxiliares durante los diez días naturales

posteriores a su realización.

Ficha articulo

Artículo 16.-Los arqueos al Fondo de Caja Chica y sus Cajas

Auxiliares, se realizarán en forma sorpresiva y sus encargados estarán en la

obligación de participar y colaborar en lo que se requiera para su realización.

Ficha articulo

Artículo 17.-Cualquier faltante que se produzca al momento de

practicarse un arqueo, deberá ser cubierto de inmediato por el responsable del

manejo del fondo. En caso de sobrante, deberá confeccionarse el recibo

correspondiente y depositarse el dinero en la cuenta bancaria del Fondo

Especial del Servicio Nacional de Guardacostas.

Ficha articulo

Artículo 18.-Los arqueos al Fondo de Caja Chica solo podrán realizarse

en presencia del encargado de su operación.

Ficha articulo

Artículo 19.-Sin previo aviso, la Auditoría General del Ministerio de

Seguridad Pública, podrá efectuar arqueos de la caja chica, y de las cajas

auxiliares e informar de los resultados al Ministro, al Director Financiero del

Ministerio de Seguridad Pública, al Director General y al Jefe Administrativo

del Servicio.

Una vez realizado el arqueo se debe dejar constancia del mismo

mediante el instrumento que se diseñe para dicho fin, el cual debe incluir las

firmas de todos los participantes en el proceso.

Ficha articulo

Artículo 20.-Los recursos del Fondo de Caja Chica y sus Cajas

Auxiliares no serán utilizados para cambiar cheques personales o para

operaciones distintas a los que señala la normativa vigente.

Cualquier violación en este sentido implicará que el funcionario

responsable sea objeto de un proceso disciplinario administrativo que podría

implicar incluso su despido sin responsabilidad patronal.

Ficha articulo

Artículo 21.-Es obligación del responsable del Fondo de Caja Chica,

que se cumplan las siguientes normas:

a) Registrar permanente y detalladamente la información sobre los

movimientos de ingresos, egresos y adelantos tramitados por el Fondo

de Caja Chica. Los registros deben ser indelebles, no deben observar

borrones o tachaduras, y deben contener información suficiente para

facilitar y promover un adecuado control contable, financiero y

administrativo.

b) Realizar una conciliación mensual e implementar al menos un

arqueo bimensual aleatorio a cada Caja Auxiliar del Fondo. El

encargado del Fondo de Caja Chica deberá diseñar un programa anual

de arqueos a las Cajas Auxiliares del Fondo y presentar sus resultados

regularmente ante el Director General en sesión ampliada con el

Consejo Asesor del Servicio Nacional de Guardacostas durante las

sesiones regulares que se realicen dentro de las dos semanas siguientes

a cada intervención.

c) Autorizar los movimientos de las Cajas Auxiliares del Fondo.

d) Revisar, aprobar o improbar las facturas recibidas por concepto

de liquidación de adelantos del Fondo y sus Cajas Auxiliares.

e) Verificar que el gasto incurrido corresponda a la justificación del

adelanto de efectivo otorgado y comunicar inmediatamente al Jefe

Administrativo cualquier inconsistencia.

f) Comunicar formalmente al Jefe Administrativo y al Jefe del Área

involucrada cuando no se cumpla con las disposiciones de liquidación

de adelantos de efectivo o cuando se presente alguna inconsistencia en

los documentos de respaldo.

g) Realizar las liquidaciones revolutivas del Fondo y sus Cajas

Auxiliares ante el Jefe de Unidad Financiera del Servicio Nacional de

Guardacostas.

h) Cumplir, hacer cumplir y comunicar permanentemente sobre

cambios en la normativa que regula el funcionamiento de los Fondos de

Caja Chica.

i) Los encargados de las Cajas Chicas Auxiliares deberán cumplir

en lo que corresponde, con todas las disposiciones aquí indicadas para

el Encargado del Fondo de Caja Chica.

Ficha articulo

Artículo 22.-Prohibiciones. Queda terminantemente prohibido:

a) El fraccionamiento de compras, según lo dispuesto en el artículo

20 del Reglamento de la Contratación Administrativa.

b) La cancelación de servicios profesionales.

c) Girar cheques al portador.

Ficha articulo

CAPITULO III

Operación del Fondo

a) Artículo 23.-El Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del

Servicio Nacional de Guardacostas se implementará de la siguiente

manera: La Dirección General del Servicio Nacional de Guardacostas

que incorpora las Áreas de Operaciones, Mantenimiento, Asesoría

Ambiental, Asesoría Legal y Jefatura Administrativa, mantendrá un

Fondo de Caja Chica por un monto de ¢2.303.000,00 (Dos millones

trecientos tres mil colones netos) con un fondo de efectivo de

¢588.000,00 (Quinientos ochenta y ocho mil colones netos) para

atender con eficiencia el pago de viáticos, compra de materiales,

repuestos y cualquier otra emergencia que se presente. Dicho Fondo

será administrado por un encargado designado por la Unidad

Financiera del Departamento Administrativo, y se mantendrá con

sede en dicho Departamento. Adicionalmente se autoriza la apertura

de Cajas Chicas Auxiliares en cada una de las Estaciones de

Guardacostas como en la Academia Nacional de Guardacostas.

b) La Academia Nacional de Guardacostas mantendrá una Caja Chica

Auxiliar por un monto en efectivo de ¢147.000,00 (ciento cuarenta y

siete mil colones netos). Su uso será restringido y los movimientos que

ejecute deberán contar con la autorización previa del encargado del

Fondo

c) La Estación de Guardacostas de Puntarenas mantendrá una Caja

Chica Auxiliar por un monto en efectivo de ¢196.000,00 (ciento

noventa y seis mil colones netos). Su uso será restringido y los

movimientos que ejecute deberán contar con la autorización previa del

encargado del Fondo.

d) La Estación de Guardacostas de Limón-Moín mantendrá una Caja

chica Auxiliar por un monto en efectivo de ¢196.000,00 (ciento

noventa y seis mil colones netos). Su uso será restringido y los

movimientos que ejecute deberán contar con la autorización previa del

encargado del Fondo.

e) Las Estaciones de Guardacostas de Barra del Colorado, Quepos,

Flamingo, Golfito, Murciélago-Guanacaste, Níspero- Guanacaste,

Coyote-Guanacaste y Pacuare-Siquirres Pococí, mantendrán una Caja

Chica Auxiliar por un monto en efectivo de ¢147.000,00 (Ciento

cuarenta y siete mil colones netos). Su uso será restringido y los

movimientos que ejecute deberán contar con la autorización previa del

encargado del Fondo.

f) Los montos se incrementarán cuando así lo determinen el Director

Financiero del Ministerio de Seguridad Pública, el Director General y

el Jefe del Departamento Administrativo del Servicio, de acuerdo a un

estudio de necesidades que hagan que el fondo sea insuficiente.

La decisión será tomada por mayoría, en reunión convocada al efecto,

previo arla autorización se deberá contar con el visto bueno de la

Tesorería Nacional.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40627 del 17 de

mayo del 2017)

Ficha articulo

Artículo 24.-El Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio

Nacional de Guardacostas deberá regirse por los límites de desembolsos que

establece el Ministerio de Hacienda a través de La Tesorería Nacional para la

adquisición de bienes y servicios o pagos por servicios de gastos de viaje al

interior del país. Los montos de las cajas auxiliares se incrementaran cuando

así lo determinen el Director Financiero del Ministerio de Seguridad Pública,

el Director General y el Jefe del Departamento Administrativo del Servicio,

de acuerdo con un estudio de necesidades que hagan que el fondo sea

insuficiente. La decisión será tomada por mayoría, en reunión convocada al

efecto; previo a la autorización se deberá contar con el visto bueno de la

Tesorería Nacional y una vez aprobado se comunicará a los interesados.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 37670 del 28 de

febrero del 2013)

Ficha articulo

CAPÍTULO IV

Compras

(Liquidación de adelantos y vale de caja chica)

Artículo 25.-Toda factura comercial que respalde la compra de

mercancías o pago de servicios con recargo al Fondo de Caja Chica, debe

cumplir con los siguientes requisitos:

a) Estar confeccionada en original a nombre del Servicio Nacional

de Guardacostas.

b) Indicar expresamente los bienes adquiridos y la fecha de

adquisición. En las facturas no se debe utilizar como descripción la

palabra varios, el detalle debe ser suficiente para justificar y clasificar

los gastos y registros contables.

c) Estar autorizadas por la Dirección de Tributación Directa

(Tiquete de caja).

d) Traer sello de cancelación, firma y número de cédula física o

jurídica del proveedor, en caso de que la factura no tenga membrete.

e) No contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan

dudar de su autenticidad o de la información que consigna.

f) La Unidad Financiera efectuará la retención y el depósito

correspondiente del 2%, por concepto del Impuesto Sobre la Renta, de

conformidad con la normativa que al efecto emita la Dirección General

de Tributación.

g) En razón de la inmunidad fiscal del Estado las compras que se

realicen deberán estar exentas del Impuesto General de Ventas, salvo

situaciones especiales y autorizadas por el Jefe de la Unidad Financiera

del Servicio Nacional de Guardacostas, en las que se podrán aceptar

facturas o comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido a fin

de efectuar el pago y reintegro correspondiente.

h) Toda compra deberá quedar respaldad por: una Reserva de

Recursos para caja chica, la Factura Comercial debidamente emitida

por el proveedor respectivo, las Facturas Proformas según corresponda,

la Solicitud de Pedido de compra por caja chica. El Pedido de Compra,

la copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha usado una

transferencia o cancelado en efectivo. Estos documentos son

responsabilidad de la Unidad Financiera en cuanto a recibo, emisión,

registro, según corresponda.

i) Lo no contemplado en este artículo se regirá por lo dispuesto en

los Artículos 21 y 26 del Reglamento General del Fondo de Cajas

Chicas Decreto Ejecutivo Nº 32874-H.

Ficha articulo

Artículo 26.-Ningún funcionario o Área podrá solicitar más de un vale

por adelanto de caja chica en forma simultánea. No se tramitarán adelantos de

caja chica de aquellos funcionarios que tengan liquidaciones pendientes.

Ficha articulo

Artículo 27.-Todo adelanto de recursos del Fondo de Caja Chica deberá

ser liquidado, mediante el formulario que para tal efecto se dispondrá en

Unidad Financiera del Servicio y será firmado por los funcionarios indicados

en el artículo 4 de este Reglamento.

Ficha articulo

Artículo 28.-Las facturas de cancelación de bienes o servicios pagadas

con recursos del Fondo de Caja Chica deberán indicar en el dorso el número

de vale de caja, la fecha del adelanto, la unidad solicitante, la subpartida

presupuestaria aplicada y el nombre del funcionario a quien se entregó el

adelanto, así como el nombre y la firma del Encargado del Fondo.

Ficha articulo

CAPÍTULO V

Gastos de Viaje al Interior del País

(Adelanto y liquidación de viáticos

por viajes al interior del país)

Artículo 29.-Las solicitudes de adelanto por gastos de viaje al interior

del país, se tramitarán con el formulario denominado solicitud de adelanto de

gastos de viaje al interior del país.

Ficha articulo

Artículo 30.-Dicha solicitud deberá contar con la autorización del Jefe

de Área o de la persona que este haya designado para tal efecto. Cuando el

monto solicitado sobrepase el límite de gasto autorizado, requerirá

adicionalmente la autorización del Jefe del Departamento Administrativo y

del Director General.

Ficha articulo

Artículo 31.-El trámite que se seguirá en éstos casos será el siguiente:

a) Cumplir con lo señalado en el artículo 2 de este Reglamento. El

monto y su autorización se regirá según lo establecido en el Reglamento

General del Fondo de Cajas Chicas.

b) Cuando un funcionario reciba dinero del Fondo de Caja Chica

por concepto de adelanto de gastos de viaje en el interior del país, debe

firmar recibido conforme en el instrumento de control de entrega de

adelantos diseñado para tal propósito, denominado vale por adelanto de

gastos de viaje.

c) El encargado del Fondo de Caja Chica del Servicio Nacional de

Guardacostas, no deberá cancelar facturas por servicios de gastos de

viaje si no existe previamente una solicitud que haya cumplido con lo

indicado en los artículos 4 y 11 de este reglamento, salvo autorización

del Director General y una nota del Jefe de Área donde se justifique la

acción.

d) Todo adelanto por gastos de viaje en el interior del país debe

liquidarse como máximo a los siete días hábiles posteriores al regreso

de los funcionarios. Cuando se trate de funcionarios asignados en

Estaciones o Unidades fuera del Área Metropolitana, dicha liquidación

deberá hacerse ante el Jefe de la Estación en el plazo descrito, y este a

su vez será responsable de hacerle llegar los documentos requeridos al

encargado del Fondo de Caja Chica antes de los siete días naturales

siguientes al recibo de dicha liquidación.

e) Si el monto de la liquidación implicara reintegros a favor del

funcionario sea por que se haya ampliado la gira prevista originalmente

o por que se hayan presentado gastos imprevistos y emergentes que

superan el monto autorizado originalmente para el viaje, deberá

incluirse una nota de justificación autorizando el reintegro, la cual debe

ser emitida por el Jefe de Área y contar con la autorización de pago del

Director General. En ningún caso se harán reintegros por excesos en los

límites previstos para alimentación u hospedaje.

f) Estar sujetos a las disposiciones establecidas en el Reglamento de

Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la

Contraloría General de la República, Reglamento de Gastos de Viaje y

de Transporte para Funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública

número 26858-SP y a las disposiciones internas relacionadas con este

trámite del Ministerio de Seguridad Pública.

Ficha articulo

CAPÍTULO VI

Reembolsos al fondo

Artículo 32.-Los reembolsos deberán ser tramitados de acuerdo con el

volumen de gastos y garantizando que no se agoten los fondos. El reintegro

debe solicitarse como máximo cuando se haya agotado el 70% del fondo.

Ficha articulo

Artículo 33.-El Responsable del Fondo de Caja Chica será el encargado

de tramitar los reintegros del mismo, con la aprobación de la Dirección

Administrativa Financiera.

Ficha articulo

Artículo 34.-Las operaciones y trámites de reintegro de fondos se

realizarán mediante transferencias electrónicas de fondos por medio de la

Tesorería Nacional, de la cuenta domiciliada en la Caja Única a nombre de

Servicio Nacional de Guardacostas a la cuenta autorizada para ese fin.

Ficha articulo

CAPÍTULO VII

Disposiciones Finales

Artículo 35.-El funcionamiento del Fondo de Caja Chica del Fondo

Especial del Servicio Nacional de Guardacostas se sujetará, en lo que

corresponda a las disposiciones contenidas en la Ley de la Administración

Financiera de la República, el Reglamento de Contratación Administrativa, el

Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios y empleados

del Estado, emitido por la Contraloría General de la República, Reglamento

General del Fondo Cajas Chicas. Y a toda la normativa vigente conexa.

Ficha articulo

Artículo 36.-El presente Reglamento será distribuido a las Jefaturas de

Área del Servicio Nacional de Guardacostas para que se haga del

conocimiento general de todos los funcionarios del Servicio.

Ficha articulo

Artículo 37.-El Responsable del Fondo de Caja Chica y de las cajas

auxiliares deberán estar cubiertos por una póliza de fidelidad, antes de

asignarles el Fondo y las cajas auxiliares. Dicha garantía se sujetará a lo

dispuesto en el Manual de Normas de Control Interno emitido por la

Contraloría General de la República y al Decreto Ejecutivo N 33129: SP

Reglamento para la Rendición de Garantías de conformidad con el artículo 13

de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos

Públicos y debe ser cubierta con el propio peculio del funcionario.

Ficha articulo

Artículo 38.-El responsable del Fondo de Caja Chica deberá solicitar la

autorización de la Tesorería Nacional de la cuenta corriente para el uso del

Fondo Fijo Caja Chica.

Ficha articulo

Artículo 39.-Cuando se registre un sobrante de dinero será depositado

en la cuenta del Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas, según

el mecanismo que establezca la Tesorería Nacional, en forma inmediata. De

registrarse un faltante, el mismo deberá de ser asumido y cancelado

inmediatamente por el custodio del Fondo de Caja Chica, ello sin perjuicio de

las medidas disciplinarias que se pudieran derivar en caso de anomalías.

Ficha articulo

Artículo 40.-Los intereses ganados por saldos en la cuenta corriente del

Fondo Fijo Caja Chica deben depositarse una vez reflejados en el estado de

cuenta emitido por la entidad bancaria en el Fondo General del Gobierno,

según el mecanismo que establezca la Tesorería Nacional.

Ficha articulo

Artículo 41.-El sistema de control interno de la administración del

Fondo Fijo de Caja Chica deberá garantizar la custodia y el buen uso de estos

recursos y el registro de datos necesarios para disponer de información

confiable y oportuna, para lo cual el responsable dispondrá de un sistema de

archivo que permita la fácil localización de documentos y otros afines que se

estimen convenientes.

Ficha articulo

Artículo 42.-En el mes de diciembre de cada año, en la fecha que

mediante oficio determine el Jefe Administrativo Financiero, se deberán

liquidar todos los adelantos y documentos soportes pendientes del Fondo para

ese año, de tal manera que para el siguiente año no podrán aceptarse adelantos

o erogaciones con fecha del año finalizado. El Fondo liquidado se entregará

nuevamente al custodio en los primeros días del mes de enero. Copia de esta

liquidación deberá remitirse a la Auditoría General para lo que corresponda.

Ficha articulo

Artículo 43.-Las erogaciones que realice cualquier funcionario del

Servicio Nacional de Guardacostas con su peculio personal para cancelar

bienes y servicios que no sigan los procedimientos estipulados en este

Reglamento, o que no cuenten con disponible presupuestario, serán de su

responsabilidad exclusiva, no estando la Institución en la obligación de

reconocer dichos gastos.

Ficha articulo

Artículo 44.-Todo funcionario de esta Dirección que siendo usuario de

los recursos del Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio

Nacional de Guardacostas y/o sus Cajas Auxiliares que incumpla con

cualquiera de las disposiciones aquí descritas será sometido a un proceso

administrativo disciplinario y podrá ser sancionado de acuerdo a las

disposiciones de la normativa vigente.

Ficha articulo

Artículo 45.-Los aspectos no contemplados en este Reglamento se

regirán por la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley de

la Administración Pública, el Reglamento de la Contratación Administrativa,

el Reglamento General de Cajas Chicas y otras leyes conexas.

Ficha articulo

Artículo 46.-Toda infracción a las disposiciones contenidas en este

Reglamento, podrá ser motivo suficiente para la suspensión temporal de la

caja chica auxiliar, sin perjuicio de lo que se dispone respecto a la

responsabilidad de los servidores en la Ley de Administración Financiera de

la República y Presupuestos Públicos.

Ficha articulo

Artículo 47.-Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las diez horas del

primero de diciembre del dos mil ocho.

Ficha articulo

Fecha de generación: 30/04/2018 12:26:58 p.m.

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