Naseiro Ramudo, Ana. - Evolución Histórica de La Descripción Archivística en España en La...

UUNNIIVVEERRSSIIDDAADDEE DDAA CCOORRUUAA

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RESUMEN

En el contexto de la gran revolucin tecnolgica, con las implicaciones sociales, econmicas, polticas y culturales, que se estn experimentando de manera global en el trabajo administrativo de las empresas pblicas y privadas, se estn modificando las formas de elaboracin, recuperacin y bsqueda de la informacin, con la consiguiente transformacin tanto de los procedimientos de trabajos en las oficinas, con el control del ciclo vital de los documentos; como de los soportes de la informacin, con el paso del documento en papel al digital.

El presente estudio es un anlisis de los cambios producidos en los ltimos dos siglos desde el mbito espaol, en uno de los elementos de trabajo compartidos en el mbito de la oficina y el archivo, el instrumento archivstico; mediante la revisin de la legislacin, la bibliografa archivstica, la formacin de los archiveros y la prctica de los archivos pblicos espaoles. Tras su examen, podemos concluir, que nuestro pas ha estado presente en todas las mejoras e innovaciones que se han producido a nivel internacional, adaptndolas a su propia tradicin archivstica y ha participado activamente en la normalizacin de la descripcin, y por tanto, de los instrumentos archivsticos, incluso liderndola en determinados momentos.

RESUMO

No contexto da gran revolucin tecnolxica, coas implicaciones sociais, econmicas, polticas e culturais, que se estn a experimentar de xeito global no traballo administrativo das empresas pblicas e privadas, estanse a modificar as formas de elaboracin, recuperacin e procura da informacin e a documentacin, coa conseguinte transformacin tanto dos procedementos de traballo nas oficinas, co control do ciclo vital dos documentos; como dos soportes da informacin, co paso do documento en papel ao dixital.

O presente estudo unha anlise dos cambios producidos nos ltimos dous sculos dende o mbito espaol, nun dos elementos de traballo comns no mbito da oficina e o arquivo, o instrumento arquivstico; mediante a revisin da lexislacin, a bibliografa arquivstica, a formacin dos arquiveiros e a prctica dos arquivos espaois. Tras o exame de todos estes elementos, podemos concluir, que o noso pas estivo presente en todas as melloras e innovacins producidas a nivel internacional, adaptndoas a sa propia tradicin arquivstica e participando activamente na normalizacin da descripcin, e polo tanto, dos instrumentos arquivsticos, inclusive liderndoa en determinados momentos.

ABSTRACT

In the context of the great technological revolution, with the social,

economic, political and cultural implications, which are experienced worldwide in the administrative management of the public and private companies, this revolution are modified the forms of production, recovery and search of the information and documentation and the transformation so much of the procedures of works in the offices, by means of control of the vital cycle of the documents; since of the supports of the information, by means of the step of the document in paper to the digital.

This study is an analysis of the changes produced in the last two centuries in Spain, in one of the elements of work shared in the area of the office and the archives, the finding aids, by means of the review of the legislation, the bibliography arquivistique, the formation of the archivists and the practice of the public Spanish Arquives. After the examination, we can conclude, that our country has been present in all the improvements and innovations that have taken worldwide, adapting them to his own tradition arquivistique and it has taken part actively in the normalization of the description, and therefore, of the finding aids, even leading them in certain moments.

Con la aparicin del papel, los documentos y manuscritos que no fueron migrados o copiados al

nuevo soporte escriturario pronto dejaron de interesar desapareciendo en el olvido, si no haban sido

calificados como tesoros por sus miniaturas, caligrafas o contenidos. Alfonso Dvila Oliveda. Los Archivos

del Estado. Qu son y como se tratan. Ediciones TREA 2010, p. 11.

Agradecimientos

- A todos aquellos que han hecho posible que se cumpla mi sueo de dedicarme a la profesin que ha inspirado este documento. En especial a mis padres, Mara del Carmen y Porfirio que han credo en m y han estado siempre presentes a la sombra de mis esfuerzos. Y en particular, a mi marido, Juan Miguel, que me ha apoyado incondicionalmente en las duras horas de estudio para ingresar en el Cuerpo Facultativo de Archivos y ha permitido que sacrificara las horas que no he pasado con l, para redactar este texto. - Al resto de mi familia, mis hermanos y cuados, y especialmente a mis sobrinos, mi fuente de inspiracin y la esperanza de este loco mundo: a Rubn, gran deportista; a Alba Sofa, encantadora escritora y pianista; a Leire Leonor, recin estrenada en la familia; a Jorge, gegrafo; a Pablo Santiago, defensor de las causas justas; a Ricardo, curioso pintor y a Javier, vido conversador y orador. - A mi Directora de tesis, Mara de las Nieves Peir Graner, porque ha realizado el gran esfuerzo de dirigir este trabajo y me ha orientado sabiamente con sus consejos y sus conocimientos.

- A todos mis compaeros de trabajo por su paciencia y colaboracin, sobre todo, quiero dar mi ms sincero agradecimiento a mi compaera y jefa, Elena Corts, y a mi compaero y jefe, Alfonso Dvila, quien muy acertadamente me orient sobre el tema que deba de escoger de tesis. Tambin me gustara dar las gracias al resto de mis compaeros del Archivo General de la Administracin, especialmente a mis compaeras encargadas de la biblioteca del centro, por su comprensin y por el trabajo que les he dado. - Al personal del CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos): Mara Josefa, Ana Mara, Javier, Nuria, Carmen,, por orientarme personalmente en la

bsqueda de informacin y por convertir la biblioteca del CIDA en un lugar siempre agradable de consulta. - A mis amigos, por acompaarme y apoyarme en este camino que es la vida, por las horas que les he robado y por no haber estado pendientes de ellos al estar centrada en este estudio: Soledad, Caroline, Mar, Gregorio, Mara Jos, y especialmente a Antonio, por haber compartido conmigo sus conocimientos y sus orientaciones bibliogrficas.

TABLA DE CONTENIDOS

Pginas

INTRODUCCIN, OBJETIVOS, METODOLOGA, FUENTES Y ESTRUCTURA........................21-37

CAPTULO 1 DEFINICIONES Y TIPOLOGAS DE INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS ..............................39- 101

1. La descripcin de los archivos en al rea de tradicin latina y su influencia en la Archivstica Espaola .............................................................................................................................................................................39 2. Las dificultades terminolgicas en la denominacin de los instrumentos archivsticos a travs de las obras de los archiveros espaoles .............................................................................................................................................................................47

3. Antecedentes histricos de los instrumentos archivsticos........................................................................59-72 3.1. La elaboracin de los instrumentos en la Edad Media............................................................59-62 3.2. La elaboracin de los instrumentos en el Edad Moderna........................................................62-69 3.3. La influencia de la conservacin en la evolucin de los instrumentos archivsticos...................................................................................................................................69-72

4. Comparacin de las definiciones de las diferentes tipologas de instrumento de descripcin a travs de los diccionarios

.......................................................................................................................................................................72-84 4.1. Definicin de Censo de Archivo.............................................................................................74-75 4.2. Definicin de Gua..................................................................................................................75-77 4.3. Definicin de Inventario.........................................................................................................77-79 4.4. Definicin de Catlogo...........................................................................................................80-81

4.5. Definicin de ndice................................................................................................................81-83 4.6. Definicin de Tesauro.............................................................................................................83-84

5. Los principales instrumentos de control administrativo de la informacin y la documentacin .......................................................................................................................................................................84-97

5.1. Las relaciones de entrega........................................................................................................86-91 5.2. Los registros............................................................................................................................91-97

6. Los nuevos instrumentos de control y descripcin de la informacin y la documentacin .....................................................................................................................................................................97-101

CAPITULO 2 LOS ORGANISMOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIN PBLICA ESPAOLA: ARTICULADORES DE LA FUNCIN DESCRIPTIVA ...................................................................................................................................................................103-119 1. Los Ministerios y Los Gobiernos Autonmicos: rganos encargados de la funcin archivstica

...................................................................................................................................................................104-108

2. Las Juntas, las Inspecciones y el Cuerpo Facultativo: rganos ex proceso encargados de la funcin archivstica

...................................................................................................................................................................108-119

CAPTULO 3 ANLISIS DE LA EVOLUCIN DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS........................121-352

1. La estructuracin intelectual de los archivos en los cuadros de clasificacin........................................122-183

1.1. Definicin de cuadro de clasificacin..................................................................................122-124 1.2. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo XIX.125-133

1.2.1. Teora de la clasificacin...................................................................................125-131 1.2.2. La prctica de la clasificacin............................................................................131-133

1.3. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo XX.........134-166 1.3.1. Teora de la clasificacin...................................................................................134-146 1.3.2. La prctica de la clasificacin............................................................................146-160 1.3.3. La clasificacin por materias en los archivos....................................................161-166

1.4. La articulacin estructural de los fondos documentales en el cambio de siglo. La bsqueda de la normalizacin .166-183

1.4.1. Teora de la clasificacin...................................................................................166-172 1.4.2. La prctica de la clasificacin............................................................................172-183

2. La descripcin del contenido de los documentos archivsticos en las guas, los censos, los inventarios, los

catlogos, los registros, las relaciones, los sistemas informticos (Bases de datos, Sistemas de gestin de la informacin, etc.) .....................................................................................................................................................................184-352

2.1. La descripcin en el siglo XIX....................................................................................................184 2.1.1. Teora y regulacin de la descripcin................................................................184-206

2.1.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central..............................184-192 2.1.1.2. Regulacin legal en los Archivos de Hacienda...............................192-195 2.1.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares....................................195-197 2.1.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Estado y Cortes Generales ..197-198 2.1.1.5. Regulacin legal en los Archivos de Justicia..................................198-200 2.1.1.6. Regulacin legal en los Archivos Municipales...............................200-201 2.1.1.7. Tericos espaoles de la descripcin archivstica...........................201-206

2.1.2. La realidad prctica de la descripcin...............................................................206-211 2.1.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica.........................211-214

2.2. La descripcin en el siglo XX..............................................................................................214-305 2.2.1. Teora y regulacin de la descripcin...............................................214-265

2.2.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central..............................214-229 2.2.1.2. Regulacin legal en el Ministerio de Hacienda..............................230-233 2.2.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares....................................233-237

2.2.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores 237 2.2.1.5. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio Interior 238-239 2.2.1.6. Regulacin legal en los Archivos Judiciales y de la Fe Pblica 239-245 2.2.1.7. Regulacin legal en los Archivos Municipales..............................245-252 2.2.1.8. Regulacin legal en los Archivos de las Comunidades Autnomas

.....................................................................................................................252-256 2.2.1.9. Tericos espaoles de la descripcin archivstica..........................256-265

2.2.2. La funcin descriptiva en el acceso al Cuerpo Facultativo...............................266-269 2.2.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica..........................270-274 2.2.4. La formacin archivstica del personal con destino a la empresa privada274-278 2.2.5. La prctica de la descripcin.............................................................................279-305

2.2.5.1. La actividad descriptiva en el comienzo del siglo XX279-283 2.2.5.2. La actividad descriptiva durante la II Repblica y la Guerra Civil Espaola

......................................................................................284-305 2.2.5.2.1. El caso particular de los Archivos Gallegos.....293-305 2.2.5.2.1.1. El Archivo del Reino de Galicia294-295

2.2.5.2.1.2. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense.296-297 2.2.5.2.1.3. El Archivo Histrico Provincial de Pontevedra298-300 2.2.5.2.1.4. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra300-302 2.2.5.2.1.5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Lugo..302-305

2.3. La normalizacin de la descripcin en el trnsito al siglo XXI...........................................306-346 2.3.1. Teora de la descripcin normalizada................................................................306-310 2.3.2. El desarrollo de la normalizacin..............................................................................310

2.3.2.1. La normalizacin a travs del CIA.................................................313-319 (Consejo Internacional de Archivos) 2.3.2.2. La normalizacin a travs de ISO...................................................319-327 (Organizacin Internacional para la Normalizacin) 2.3.2.3. La normalizacin a travs de la UNESCO......................................327-330

2.3.2.4. La normalizacin a travs de la Unin Europea.330-332 2.3.2.5. La normalizacin de los lenguajes documentales: ndices, Clasificaciones, Tesauros, Nomencltores,..................................................332-339 2.3.2.6. Normativa para la digitalizacin de documentos............................339-341 2.3.2.7. Descripcin de materiales especiales..............................................341-346

2.3.2.7.1 La descripcin de los sellos..........................................341-342 2.3.2.7.2. La descripcin del material cartogrfico: mapas, planos

..343-344 2.3.2.7.3. La descripcin de fotografa.........................................344-345 2.3.2.7.4. La descripcin de los protocolos notariales.345-346

2.3.3. La prctica de la descripcin.............................................................................345-352

CAPTULO 4 EVOLUCIN DE LAS FORMAS DE PRESENTACIN DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS .....................................................................................................................................................................353-403

1. La elaboracin manual de los instrumentos archivsticos.......................................................................357-363 2. La elaboracin mecanogrfica de los instrumentos archivsticos...........................................................363-365 3. La elaboracin de los instrumentos archivsticos en fichas....................................................................365-378

3.1. Los ficheros manuales y las fichas catalogrficas................................................................369-371 3.2. Los ficheros automatizados y las fichas perforadas.............................................................372-378

3.2.1. Las Tarjetas Perforadas......................................................................................373-377 3.2.2. La Microficha o Microfilm................................................................................377-378

4. Los instrumentos de descripcin en formato informtico.......................................................................378-403 4.1. Los procesadores de textos...................................................................................................378-381

4.2. El registro y los ficheros informticos..................................................................................381-382 4.3. Los actuales soportes de la informacin...............................................................................382-384 4.4. Los sistemas de gestin de bases de datos............................................................................384-388

4.5. Trayectoria en la aplicacin informtica en los archivos.....................................................389-393 4.6. El objeto digital y los metadatos..........................................................................................393-400 4.7. El documento electrnico.....................................................................................................400-401

4.8. Las publicaciones digitales...................................................................................................402-403

CAPTULO 5 LA PUBLICIDAD DE LOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIN ARCHIVSTICA...............405-454

1. Evolucin histrica de la publicidad de los instrumentos en Espaa......................................................405-418 2. Anlisis de la publicidad de los instrumentos de descripcin a travs del OPAC de la Biblioteca Nacional Espaola y el CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos) .....................................................................................................................................................................419-423 3. Marketing y calidad en la creacin de productos de descripcin archivsticos......................................423-430 4. Los nuevos medios de difusin de los instrumentos de descripcin y su relacin con el grado de

alfabetizacin digital de los usuarios .....................................................................................................................................................................430-432

5. El instrumento de descripcin como documento de archivo y su accesibilidad como documentos administrativos .....................................................................................................................................................................432-437

6. Las limitaciones para la publicidad de los instrumentos archivsticos en Internet.................................438-441 7. La proteccin de los instrumentos de descripcin publicados en formato electrnico...........................442-446

8. La conservacin de los ejemplares de instrumentos archivsticos publicados........................................446-449 9. Nuevos conceptos en la distribucin de los instrumentos de descripcin. Publicaciones Open Archives u Open Access

.....................................................................................................................................................................449-452 10. La publicidad a travs de los investigadores.........................................................................................452-454 11. Anlisis a travs de la prensa electrnica de las transformaciones de los instrumentos de descripcin en la ltima dcada .....................................................................................................................................................................454-460 CONCLUSIONES.....................................................................................................................461-473 BIBLIOGRAFA.......................................................................................................................................475-500 ANEXOS501-624

Anexo I...503-508

Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Consejo de Estado Anexo II......509-520

Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Fomento

Anexo III.....521-524

Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Gracia y Justicia

Anexo IV....525-534

Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio del Ministerio de la Gobernacin

Anexo V..535-537

Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Consejo de Ministros Anexo VI....539-556

Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Estado

Anexo VII...557-568

Grficas de publicaciones

Anexo VIII..569-579

Transcripcin de la Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos

Anexo IX....581-583

Real Orden de 14 de enero de 1893 del Ministerio de Instruccin Pblica sobre la publicidad de los instrumentos de informacin en los centros gestionados por el Cuerpo Facultativo

Anexo X..585-624

Noticias de prensa relativas a la publicacin de los fondos documentales en Internet y al empleo de las nuevas tecnologas para la gestin de los documentos de archivo

Anexo XI....625-629

Breve estudio de las fichas descriptivas de los Archivos

Anexo XII...631-651

Imgenes de Instrumentos de Descripcin Tradicionales

NDICE DE FIGURAS

Figura 1. Transcripcin al espaol de un esquema de la obra Les instruments de recherche pour les archives, bajo la direccin de Victorin Chabot.

Figura 2. Cuadro de los trminos de los instrumentos archivsticos en diferentes idiomas segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA.

Figura 3. Cuadro comparativo de los Cuadros de Clasificacin de los Anteproyectos para la ordenacin de los Archivos de Hacienda.

Figura 4. Ejemplo de hoja de vaciado del censo-gua de archivos en los aos sesenta se compona de los siguientes campos.

Figura 5. Ejemplo de formulario actual del Censo-Gua de Archivos.

Figura 6. Reproduccin del formulario de la R.O.C de Archivos Militares.

Figura 7. Evolucin del nmero de papeletas descriptivas producidas en el Archivo Central del Ministerio de Fomento.

Figura 8. Grfica comparativa de pleitos y expedientes comprobados y papeletas realizadas en el Archivo General de Galicia (1938-1940).

Figura 9. Grfica comparativa de papeletas trabajadas en el Archivo del reino de Galicia (1938-1940).

Figura 10. Grfica comparativa de las tareas de instalacin de legajos en el Archivo General de Galicia (1938-1940).

Figura 11. Grfica comparativa de los trabajos de catalogacin en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense (1932-1940).

Figura 12. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense (1932-1940).

Figura 13. Grfica comparativa entre los servicios y la descripcin en el archivo de la delegacin de Hacienda de Ourense (1932-1940).

Figura 14. Tabla del nmero de anotaciones en los ndices segn la Memoria de 1938 del Archivo Histrico Provincial de Pontevedra.

Figuras 15 y 16. Grfica y tabla del porcentaje de las actividades en el Archivo Histrico Provincial de Pontevedra.

Figuras 17 y 18. Grfica y tabla comparativas de los trabajos de catalogacin e inventario en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra (1934-1940).

Figuras 19 y 20. Grfica y tabla comparativas de las actividades del Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra (1934-1940).

Figura 21. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940).

Figura 22. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940).

Figura 23. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin y servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940).

Figura 24. Grfico extrado del Informe de la Subcomisin para encontrar Directrices y Ayudas para la Preparacin y Presentacin de Instrumentos de Descripcin del Subcomit de Archivo del Consejo Internacional de Archivos del 2001.

Figura 25. Comparacin de la estructura de las reas y elementos de las Normas Internacionales de Descripcin Archivstica desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos.

Figura 26. Diagrama sobre la administracin de funciones de las bases de datos de archivos de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).

Figura 27. Diagrama del AIF (Archival Information Package) de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).

Figura 28. Diagrama del PDI (Preservation Description Information) de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).

Figura 29. Diagrama del Package Description de la de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).

Figura 30. Ejemplo de asiento descriptivo de un catlogo en papel transferido al sistema de gestin informtica de archivos (PARES).

Figura 31. Cuadro comparativo de la estructura de cinco Guas de Archivos publicadas en Espaa.

Figura 32. Esquema sobre la evolucin del soporte y el archivo en la Administracin.

Figura 33. Tabla comparativa de los SGBD (Sistemas de gestin de bases de datos).

IInnttrroodduucccciinn // 2211 EEvvoolluucciinn hhiissttrriiccaa ddee llaa ddeessccrriippcciinn aarrcchhiivvssttiiccaa eenn EEssppaaaa eenn llaa ppooccaa CCoonntteemmppoorrnneeaa

INTRODUCCIN, OBJETIVOS, METODOLOGA, FUENTES Y ESTRUCTURA

I. Introduccin

La aparicin de los instrumentos de tratamiento documental en la Pennsula Ibrica, hay que relacionarla con la creacin de los primeros soportes documentales y la consiguiente articulacin de archivos para su guarda.

Resulta muy complejo situar cronolgicamente su surgimiento, ya que si nos remontamos a nuestra poca protohistrica es muy difcil encontrar en las excavaciones arqueolgicas evidencias de la existencia de archivos, de esta poca slo se conservan vestigios epigrficos en diversos soportes documentales, a partir de los cuales no podemos afirmar que se trate de documentos de archivo, an siendo transmisores de la memoria, y menos an de instrumentos de descripcin documental. En esta poca se puede deducir por el desarrollo de una escritura desarrollada, la existencia de espacios fsicos en los que se guardaban los documentos esencialmente contables, considerados como los primeros documentos de archivo.

Es posible que sea ms acertado situar la aparicin de los primeros instrumentos archivsticos dentro del contexto de la creacin de un sistema articulado de archivos pblicos en nuestro territorio, este hecho se sita a partir de la ocupacin romana. Con el advenimiento del Imperio Romano se introduce en la Pennsula un complejo aparato administrativo y burocrtico. En la Hispania Romana como en el resto del Imperio, tanto los instrumentos archivsticos, como los propios documentos se realizaran en soportes blandos, como el papiro o el pergamino; y en soportes duros, de los cuales destacan las tablillas de madera y cera, que se usaban en el mbito administrativo y que se encuadernaban formando dpticos, trpticos, En estas tablillas de inscriban registros o datos, tanto pblicos como privados. Los soportes de la poca romana que han llegado fsicamente hasta nosotros son la piedra, el metal, pero resultan insuficientes para conocer la estructuracin de los archivos, y menos an de los instrumentos archivsticos de esta poca.


En cuanto a los soportes blandos, el pergamino se fabricaba en la Pennsula Ibrica desde el Imperio Romano, sin embargo, se conservan ms vestigios de su uso, desde el Periodo Visigodo, concretamente desde la Alta Edad Media. Incluso durante este periodo se han encontrado soportes duros como pizarras en Ciudad Rodrigo y vila que contienen documentos agrcolas y ganaderos. Este tipo de soportes resultaban ms econmicos y accesibles.

Tras un periodo de oscuridad archivstica, durante el Periodo Visigodo, renacen los archivos reales y privados, dando lugar a los primeros instrumentos archivsticos. En esta etapa los monasterios se configuran como centros de conservacin de la memoria y el saber de pocas antiguas, constituyendo autnticos archivos. A travs de estos centros se realizan copias sucesivas de los documentos de pocas anteriores. Se configura una clara conciencia de fragilidad y volatilidad del soporte de la escritura, por ello, siempre que el documento tuviese gran transcendencia, de tipo jurdico o legal, se pasaba al pergamino, que era el soporte de mayor durabilidad, pero tambin el ms caro. Es precisamente el coste del pergamino lo que impide que hayan llegado a nuestra poca los archivos o los instrumentos de descripcin de los documentos de la antigedad, que se encontraban en soportes blandos ms voltiles como el papiro.

Ser el paso del pergamino al papel durante la Edad Media el que marque una etapa de inflexin, tanto en la creacin de archivos, como en el crecimiento exponencial de la documentacin, como en el aumento de la burocracia y el desarrollo de la administracin, que result excepcional, sobre todo a partir de la Edad Moderna. Los instrumentos archivsticos ms cercanos a los actuales, ms complejos y extensos, surgen en esta poca.

A pesar de este pequeo repaso histrico, la presente tesis parte de la Edad Contempornea, a travs de las lneas que a continuacin se presentan se analiza la evolucin de la archivstica espaola en este periodo, a travs de sus instrumentos de trabajo.

Ser bsicamente en las ltimas dcadas cuando asistamos a una transformacin sin precedentes en las formas de accesibilidad y tratamiento de la informacin contenida en los archivos que se refleja en el empleo masivo de los medios tecnolgicos ms avanzados; en el desarrollo sin precedentes de la


normalizacin en el campo de la archivstica; en el gran avance en la digitalizacin de los fondos documentales que se integran en gestores de objetos digitales; en la creacin de sistemas de gestin integral de archivos; en el desarrollo legislativo de la administracin electrnica en el mbito pblico espaol, que ha modificado totalmente la gestin de la informacin y la documentacin.

Esta evolucin no ha supuesto el abandono de los viejos instrumentos de descripcin elaborados durante dcadas en los archivos, que tambin se integran en las nuevas formas de organizacin de la informacin a travs de directorios informatizados o cambios de soporte, conversin de la informacin en bases de datos o documentos electrnicos en diversos formatos, a los que se les introduce un motor de bsqueda, un gestor de contenidos y un OCR. Estas conversiones de los instrumentos tradicionales mejoran el acceso a la bsqueda de la informacin contenida en ellos.

A parte de la transformacin ms puramente tecnolgica, los archivos estn asistiendo a una transformacin social, facilitada por las nuevas formas de tratamiento de la informacin y la documentacin que permiten un acceso masivo del pblico en general al archivo sin moverse de casa, a travs de las redes informticas, las redes sociales, o acercndose al archivo, mediante la asistencia de los ciudadanos a los propios centros como usuarios de las salas de lectura o de las actividades de los archivos, crendose as una oportunidad real de alcanzar la transparencia informativa de los estados democrticos.

Esta apertura sin precedentes plantea nuevas problemticas relacionadas con la seguridad informtica de la informacin confidencial y restringida conservada en las instituciones archivsticas y sujetas a las leyes de accesibilidad; pero tambin plantea dudas acerca de la proteccin intelectual de los instrumentos difundidos a travs de Internet.

La aplicacin de los nuevos elementos tecnolgicos ha facilitado la organizacin de la informacin y la documentacin de manera masiva, pero tambin ha supuesto una revisin de la teora y de la metodologa en la descripcin


archivstica tradicional, as como de los elementos que en su da definieron su especificidad como ciencia o tcnica.

II. Objetivos

Con la presente investigacin tengo el objetivo bsico de conocer la transcendencia de los cambios que se estn experimentando en la archivstica espaola actual como consecuencia de la evolucin de las gestin documental, a travs de los instrumentos archivsticos, por ser los productos de las principales tareas de archivo: el control y la descripcin de la documentacin y la difusin de la informacin documental ms all del propio archivo.

Para conocer los orgenes de las transformaciones que estamos experimentando se analizan los antecedentes histricos ms prximos de los instrumentos de trabajo archivstico. Esta retrospeccin supone un repaso evolutivo de su conceptualizacin y terminologa; de los organismos gestores de su creacin; de los soportes y formatos en los que se han elaborado; de los objetivos y procedimientos de creacin; de la regulacin y normalizacin que ha regido su formacin, de las formas y objetivos de su publicacin,

A travs de una comparacin diacrnica y crnica de estos y otros aspectos de los instrumentos archivsticos he procurado encontrar las claves de los cambios enunciados en el momento actual; ubicar el punto cronolgico de inflexin en el que se inician las transformaciones en el caso concreto de Espaa, teniendo en cuenta que los cambios que est experimentando la gestin archivstica tiene un carcter internacional. Se trata de estudiar el impacto de los cambios en el caso de nuestro pas y analizar la nueva etapa de la historia archivstica espaola desde los resultados de la praxis archivstica, los instrumentos de trabajo.

En resumen, se trata de examinar si realmente estamos asistiendo a verdadero hito histrico, comparable a otras grandes transformaciones histricas como fue el surgimiento de la escritura que dio lugar a una nueva etapa, la histrica frente a la prehistoria, dando lugar a los primeros signos de existencia de archivos; o el paso del pergamino al papel, que con el invento de la imprenta


permiti la difusin de la cultura ms all de las reservadsimos escriptorium de los monasterios medievales y el gran desarrollo de los archivos en la Edad Moderna.

Con la presente investigacin he tratado de analizar todas las innovaciones que han modificado, tanto las formas de clasificacin y descripcin de la informacin contenida en los archivos, como el concepto de instrumento archivstico. Este anlisis se centra en el estudio de la evolucin histrica de los instrumentos archivsticos en Espaa, con la finalidad de resaltar las peculiaridades de la tradicin archivstica en nuestro pas, cronolgicamente esta revisin se centra en los ltimos siglos, por ser en esta poca en la que se operan los grandes cambios y la evolucin tecnolgica que influirn en la transformacin de los instrumentos.

Antes de proceder a la elaboracin y entrega de la presente tesis, revis la base de datos TESEO, del Ministerio de Educacin, para verificar la ausencia de obras que trataran el tema de los instrumentos de descripcin desde le perspectiva en que se plantea en el presente documento, si bien recientemente se han publicado tesis relacionada con la temtica seleccionada, como es el caso de la tesis de Dunia Llanes Padrn, documento que resulta de gran inters puesto que analiza la estructura y evolucin de las normas de descripcin, tanto desde el punto de vista de la macrodescripcin como de la microdescripcin 1, es complejo encontrarnos

1 En Francia se public una obra que revisa la transformacin de la elaboracin del instrumento de

descripcin archivstico en Francia, dentro del contexto de la normalizacin internacional, se trata de la obra de la Direction des Archives de France, elaborada por Christine Nougaret, Bruno Galland y Philippe Blaval, Les instruments de recherche dans les archives, realizada en el ao 1999. En el caso de Espaa, se ha revisado la base de datos TESEO, entre otras para conocer el estado de la investigacin en Espaa sobre la temtica estudiada en la presente tesis y no se ha encontrado ninguna obra que trate esta temtica. En Espaa existe algunas tesis que tratan parcialmente el tema de la descripcin archivstica, es el caso de: GONZLEZ FUERTES, Fernando. Control de tramitacin y archivo de expedientes, IEAL, 1969 [TESIS]. Tesis que son instrumentos de difusin en si mismas, como es el caso de: VALLECILLOS CAPILLA, Mara Dolores. Gua del Archivo de Protocolos Notariales de Granada, Universidad de Granada, 1998 [Tesis]. Existe una tesis que trata la temtica estudiada justo en el periodo anterior al estudiado en esta tesis y entrando en parte en el siglo XIX, se trata de: BRGIDO GABIOLA, Baldomero, Organizar archivos. Anlisis Histrico de las Propuestas Hispnicas (Siglos XVI al XIX), Universitat de Valncia, 2002 [Tesis]. Una tesis que trata ampliamente para el siglo XIX algunas de las cuestiones tratadas en esta tesis, fundamentalmente, a travs de un anlisis profundo de la legislacin es la de: FERNNDEZ BAJON, Mara Teresa. Poltica documental en Espaa en el siglo XIX. La accin del Estado en la Promocin de Archivos y Biblioteca, Universidad Complutense de Madrid, 2000 [Tesis]. Recientemente se ha publicado una tesis que incluye estudios comparativos de las diferentes normas nacionales e internacionales:


estudios que acudan a las propias fuentes originarias, tanto documentales como a los instrumentos archivsticos existentes para conocer su evolucin real. Autores

como Jos Luis Bonal Zazo, han estudiado la produccin bibliogrfica de tesis en Espaa hasta el ao 2000, sealando la importancia de las tesis sobre instrumentos de descripcin, se trata de tesis, que elaboran propiamente instrumentos de descripcin: inventarios, catlogos,, no se trata de anlisis de los instrumentos archivsticos. Segn Luis Bonal Zazo, esta temtica de tesis es la que presenta ms inters a la hora de realizar una investigacin sobre archivstica2.

La ltima autora que ha realizado una obra recogiendo la evolucin de los instrumentos de descripcin en Espaa; ha sido Mara del Carmen Pescador del Hoyo, directora durante aos del Archivo General de la Administracin, centro en el que actualmente ejerzo mis funciones, y en el que puedo constatar se conservan y elaboran instrumentos archivsticos de todas las tipologas, y que por ello, al igual que en su da hizo Pescador del Hoyo, en la presente tesis tom como referencia para conocer la evolucin de la realidad prctica archivstica en Espaa.

Este texto constituye tanto una investigacin como una reflexin sobre la actualidad de la descripcin archivstica, mediante una introspeccin adems de un feedback a la historia ms reciente de la tradicin archivstica espaola, origen ms inmediato de las transformaciones que vivimos. Se trata de una introspeccin porque en este documento se plasman mis pensamientos fruto de mis propios conocimientos y experiencias adquiridas desde mi puesto de trabajo en el mbito de la descripcin archivstica. Resulta complejo dejar de lado el trabajo prctico diario, pues en cada proyecto es necesario recuperar la prctica de los archiveros que han tratado con anterioridad los fondos documentales que se vuelve a tratar en la actualidad; como tambin resulta complejo aislarse del momento histrico actual, a la hora de seleccionar hitos archivsticos, histricos, autores, es decir, cualquier indicio entre los fondos documentales y bibliogrficos que traten sobre el objeto de anlisis. Estas vinculaciones, dificultan la objetividad, que es la

LLANES PADRN, Dunia. La representacin normalizada de los documentos. Estudio comparado de Normas de Descripcin Archivstica, Universidad de Salamanca, 2011 [Tesis] 2 BONAL ZAZO, Jos Luis. La investigacin universitaria sobre archivos y archivstica en

Espaa a travs de las tesis doctorales, Cuadernos de documentacin multimedia, n 10. En: I Congreso Universitario de Ciencias de la Documentacin. Teora, historia y metodologa de la documentacin en Espaa (1975-2000), Madrid, 2000, p.355.


constante persecucin del investigador, sin embargo, mi intencionalidad en esta obra, ha sido revisar toda la bibliografa y documentacin que me ha sido posible sobre la temtica de estudio, sin sobrepasar demasiado los lmites cronolgicos y espaciales anteriormente sealados y los que me haba marcado antes de comenzar.

III. Metodologa y Fuentes

Para la realizacin del presente trabajo he consultado mltiples fuentes documentales en diversos formatos, fuentes de carcter primario como los documentos de archivo y de carcter secundario como las publicaciones monogrficas y peridicas.

He realizado la consulta bibliogrfica a travs de OPACs o catlogos bibliogrficos, de los cuales me gustara destacar por la gran cantidad de obras archivsticas; y aunque se pueden considerar igual de relevantes y en cierta medida complementarios, en orden de preferencia y calidad: el catlogo de la Biblioteca Nacional de Espaa, el catlogo del Centro de Informacin Documental de Archivos (CIDA) y el catlogo REBIUN (que aglutina las Bibliotecas Universitarias Espaolas).

Adems de la consulta bibliogrfica de apoyo al presente trabajo, los catlogos me han servido para realizar un vaciado de publicaciones de instrumentos de descripcin (inventarios, guas, ndices, catlogos,...), a partir del cual he realizado un estudio cuantitativo y cualitativo de su evolucin a lo largo de la historia contempornea.

No slo he consultado las bibliotecas anteriormente citadas, tambin he consultados los fondos de la biblioteca del Archivo General de la Administracin y de la biblioteca Google Books; en esta ltima he podido consultar las obras ms antiguas y algunas ms recientes a texto completo, y me ha resultado especialmente til para la realizacin de bsquedas bibliogrficas incluso por texto completo de las obras digitalizadas.

En primer lugar, me gustara resaltar la que considero como la fuente esencial de informacin: el propio objeto de estudio que se analiza y estudia a largo de las lneas del presente trabajo, el instrumento archivstico. La mayora de


los instrumentos que he revisado, aunque no nicamente como se podr observar en el apartado dedicado a la publicidad, son instrumentos ubicados en el Archivo General de la Administracin, estos instrumentos son de dos tipos, los que se han recibido por las diferentes transferencias de fondos documentales y los que se han creado en los trabajos realizados en el propio centro.

Sobre todo en esta institucin, he tenido, tengo y espero continuar teniendo, la oportunidad, de formar parte del Departamento de Descripcin y Conservacin, esta posicin me ha permitido, tanto conocer la evolucin de los instrumentos ms internos de un centro archivstico, los instrumentos de control3, como aprender el proceso de elaboracin de nuevos instrumentos tanto de control como descripcin.

El Archivo General de la Administracin cuenta con la ms variada tipologa de instrumentos de control y descripcin; aunque no podemos decir que estn todos los formatos que se han creado en la historia archivstica espaola, s existen importantes ejemplos de todo el periodo estudiado.

Los instrumentos de control y descripcin aparecen conservados en las ms variadas ubicaciones, tanto en las salas dedicadas especialmente a su consulta y uso, como integrando los propios fondos documentales.

En el primer caso, el Archivo ha conservado tradicionalmente cuatro copias en papel (una en el Registro General de Entrada de los fondos documentales y archivos, otra en el Departamento de Descripcin y Conservacin, otra en la Sala de Investigadores y una cuarta que formaba parte de la desaparecida Sala de Catastro).

El segundo caso es el de los instrumentos que se encuentran entre los fondos documentales. Por mi experiencia en el Archivo, he tenido la ocasin de poder comprobar como los instrumentos de descripcin forman en ocasiones parte de los expedientes y documentos remitidos, constituyendo una parte inseparable de los mismos, son la base de la historia archivstica de los fondos, constituyendo una fuente histrica y un documento de archivo que permite recomponer informacin,

3 Los instrumentos de control, no suelen estar al alcance del usuario o el pblico, salvo que no se

cuente con otros instrumentos que permitan el acceso a la documentacin, el formar parte de un equipo de trabajo de descripcin me ha permitido conocer todo tipo de instrumentos de control, fuesen o no accesibles, y conocer las caractersticas de su elaboracin.


tanto de la historia del fondo enviado como de la propia historia general de la archivstica.

Ambas tipologas de instrumentos han sido analizadas tanto desde el punto de vista historiogrfico como tcnico, debido a mis dos facetas profesionales, la histrica y la archivstica. Como historiadora he tratado de buscar fuentes complementarias y paralelas para conocer diversos puntos de vista y como archivera, he analizado las fuentes desde una perspectiva quizs menos objetiva pero tambin ms comprensiva, teniendo en cuenta las dificultades tcnicas y medios con los que se contaba en cada poca para elaborar los instrumentos.

Adems de una importante coleccin de instrumentos archivsticos, el Archivo General de la Administracin conserva los fondos documentales de las instituciones de la administracin central durante la poca contempornea, entre cuyas funciones se encontraban la gestin y coordinacin de los archivos. Estas instituciones han articulado la teora y la prctica archivstica durante los siglos XIX y XX. Una fuente de primer orden es la documentacin del Ministerio de Educacin (Instruccin Pblica,), entre cuyos fondos documentales destacan, los de la Junta Facultativa y la Escuela Superior de Diplomtica, en los que se recogen mltiples series con informacin relativa a la descripcin documental: oposiciones y concursos, buscas, memorias de trabajos de los archivos, publicaciones de los archivos,, as como informacin y comunicaciones entre las instituciones

centrales con archivos de todas clases: centrales, nacionales, provinciales, locales, Las fuentes documentales relativas a archivos del Ministerio de Instruccin Pblica en sus primeros aos de existencia, concretamente hasta el ao 1873, se perdieron como consecuencia del incendio del Archivo General Central en 1939, tal y como apunta la Gua del Archivo Central del Ministerio de Educacin4. Sin embargo, las fuentes posteriores se pueden consultar en diversos instrumentos de descripcin, entre los que destaca la obra de Carlos Ramos Ruiz, que fue publicada en dos Catlogos5. Las fuentes documentales sobre archivos no

4 CARMONA DE LOS SANTOS, Mara. Gua del Archivo Central del Ministerio de Educacin y

Ciencia. Alcal de Henares, 1975, p. 25. 5 RAMOS RUIZ, Carlos.

- Catlogo de la documentacin de Archivos, Bibliotecas y Museos Arqueolgicos del Archivo del Ministerio de Educacin Nacional, Madrid, 1950.


se encuentran nicamente entre los fondos del Ministerio de Educacin, entre los fondos del Archivo General de la Administracin, podemos encontrar los de otros Ministerios que han ejercido funciones archivsticas, bien por poseer en su seno un sistema de archivos o un archivo central, o bien porque albergaron la gestin de los archivos, como es el caso de desaparecido Ministerio de Fomento. Por otro lado, tambin se pueden encontrar los fondos documentales de instituciones como la Junta Facultativa de Archivos o la Inspeccin de Archivos.

Dada la dispersin de las colecciones archivsticas espaolas, no slo en el Archivo General de la Administracin se ubican fondos de inters. En el archivo de la Biblioteca Nacional, se conservan documentos de la Junta Facultativa. Tambin se pueden rastrear importantes documentos histricos sobre gestin archivstica en el Archivo Histrico Nacional, o ms recientes en el Archivo

Central del Ministerio de Cultura. Los fondos documentales de la Biblioteca Nacional, y del Archivo

Histrico Nacional, no han sido objeto de consulta directa para el presente trabajo; sin embargo, si lo han sido las obras en la que se publican los estudios de dichos fondos documentales, realizadas por archiveros y profesionales de estos centros. Al igual que ocurre con las fuentes documentales conservadas en los diferentes centros de archivos, el archivo del archivo, constituye una fuente imprescindible para el conocimiento de la historia archivstica y la elaboracin de los instrumentos de descripcin en el seno de cada institucin. Estas fuentes documentales han sido consultadas tambin a travs de la bibliografa, y forman parte de la brjula de cada centro archivstico.

As pues, mis esfuerzos se han centrado en las fuentes documentales del Archivo General de la Administracin, que por su riqueza y por otros aspectos, se puede considerar el archivo de los archivos estatales, y por tanto, tambin en el mbito de la descripcin archivstica. Su envergadura supone un considerable esfuerzo de bsqueda, consulta y estudio, por este motivo he preferido centrarme en las fuentes primarias de este centro, que adems conserva series paralelas con

- Nuevo catlogo de la documentacin no incluida en el anterior y de la recibida con posterioridad referente a la actuacin general del cuerpo facultativo de archiveros, bibliotecarios y arquelogos y de la seccin correspondiente del ministerio, que se custodia en el Archivo General del Ministerio de Educacin Nacional, Madrid, 1963.


los archivos anteriormente citados, al poseer los fondos documentales de los organismos centrales de la administracin que se ocuparon de los archivos y la archivstica.

En la consulta y anlisis de las diferentes fuentes documentales, al igual, que en cualquier tipo de trabajo histrico, he podido observar diferentes puntos de vista de una misma realidad, as como comprobar la existencia de una evolucin comn en la elaboracin de los instrumentos de trabajo, tanto desde la ptica de la teora de la descripcin como desde la prctica archivstica.

En segundo lugar, aparte de las fuentes documentales primarias, este estudio se ha basado en fuentes secundarias como son las publicaciones monogrficas. Como he comentado en lneas anteriores he consultado la bibliografa de las principales bibliotecas espaolas y el buscador Google Books. La bibliografa consultada abarca obras desde el siglo XIX, e incluso en algunos casos anteriores, hasta la actualidad.

En tercer lugar, adems de las fuentes citadas, he empleado otra fuente secundaria que resulta imprescindible en el mbito de la archivstica, se trata de las publicaciones peridicas. Las revistas ms analizadas en el presente trabajo son aquellas que giran en torno a los archivos y a los archiveros durante las pocas de mayor esplendor en el desarrollo de la profesin, sobre todo, las que marcan una cierta continuidad cronolgica. Estas publicaciones son rganos de expresin de las principales instituciones archivsticas, hacindose eco de los grandes hitos de la archivstica espaola a lo largo del tiempo, me refiero, en especial a la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos6; el Boletn de Archivos, Bibliotecas y Museos7;

6 Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: La Revista de archivos, bibliotecas y museos es

probablemente la ms representativa de las que se han editado en Espaa en estas materias. Por una parte, el largo periodo de tiempo que abarca, que se extiende, aunque con interrupciones, de 1871 a 1979, ofrece una panormica histrica de la evolucin de las bibliotecas, archivos y museos. Por otra parte, la cantidad y calidad de los colaboradores que redactaron sus pginas la convierten en testimonio de la investigacin en nuestro patrimonio y del inters en difundir su gran riqueza. La RABM fue el rgano del Cuerpo Facultativo de Bibliotecarios, Archiveros y Anticuarios. Se organiz en distintas secciones para dar cabida a trabajos originales, difundir las colecciones, recoger las novedades bibliogrficas y publicar noticias oficiales. La nmina de redactores y temas ha sido muy larga, por lo que se recomienda consultar el Catlogo de la Revista y el Boletn de Archivos, Bibliotecas y Museos, de D. Ramn Gmez Villafranca, que abarca de enero de 1871 a diciembre de 1910, as como los dos volmenes de ndices, el de los aos 1871/1957 incluido en el tomo 66 (1959), y el de los aos 1958/1979 redactado por Carlos Rodrguez Jouli de Saint - Cyr y que fue publicado por el Ministerio de Cultura en 1986. [http://bdh.bne.es/bnesearch/HemerotecaCompleteSearch.do] (Consultado el 01-07-2011).


el Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas8 y el Boletn de Archivos9. Desde luego, estas no han sido las nicas revistas consultadas. En el mbito nacional, desde el punto de vista corporativo, otra revista que destaca por su continuidad, es la Revista de ANABAD (Asociacin Nacional de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas), que tambin abarca un amplio periodo desde los aos cincuenta hasta la actualidad, adems de otras publicaciones que me han servido para examinar dcadas ms recientes. Esencialmente en las ltimas dcadas se produce una gran explosin cuantitativa y cualitativa en la edicin de publicaciones peridicas del ramo, tanto del mbito general de la documentacin, como de la diplomtica, como de la archivstica en particular. Aunque se echa de menos una publicacin o repositorio que recoja de manera exclusiva las novedades en publicidad de instrumentos de difusin, cubre en cierto modo la demanda, el Boletn del CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos) que dedica un apartado temtico desde hace dcadas a la difusin de las novedades, pero no recoge los portales, repositorios, u otros recursos, ms propios de la tradicional literatura gris.

IV. Estructura

La presente investigacin se articula en captulos articulados en diferentes apartados.

El captulo 1 bajo el ttulo, Definicin y tipologas de los instrumentos archivsticos, constituye bsicamente un repaso conceptual del objeto investigado en el presente estudio, tanto del trmino instrumento archivstico, como de las diferentes tipologas en las que se divide. Este apartado comienza con la polmica

7 Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: El Boletn de archivos, bibliotecas y museos se

public entre abril y diciembre de 1896. rgano oficial del Montepo del Cuerpo Facultativo, difunda informacin administrativa entre los colegiados. Pero incluy tambin una seccin tcnica en la que encontramos informacin de gran inters (). [http://bdh.bne.es/bnesearch/HemerotecaCompleteSearch.do] (Consultado el 01-07-2011). 8 Como bien indica su nombre fue un rgano de publicidad y expresin de la Direccin General de

Archivos, Bibliotecas y Museos, que dependi del Ministerio de Educacin Nacional, entre los aos 1952-1974, a travs del que se daba publicidad de las noticias y avances en los archivos, bibliotecas y museos durante el rgimen franquista. 9 Revista dependiente de la Subdireccin General de Archivos del Ministerio de Cultura entre los

aos 1978-1980, durante la transicin democrtica, centrada nicamente en los aspectos tcnicos archivsticos.


derivada de la confusin terminolgica, que ocasiones, se ha presentado en torno a las diferentes tipologas de instrumentos archivsticos, el origen de esta discusin se sita en el siglo XIX y, a pesar de los mltiples intentos de concrecin, resultar siempre un elemento de confusin en la prctica archivstica. En este apartado al igual que en otros he revisado los principales manuales de descripcin archivstica, que han constituido la base terica de la realizacin prctica de los archiveros espaoles. Los apartados posteriores recogen las mltiples definiciones de estos trminos en diferentes diccionarios, espaoles y extranjeros, de archivstica o de documentacin en general; as como de las formuladas por los principales tericos de la archivstica espaola. Antes del estudio de las diferentes definiciones de los instrumentos archivsticos, se incluye una breve introduccin a modo de antecedente sobre su constitucin en la Edad Media y Edad Moderna.

El captulo 2, bajo la denominacin, Los organismos encargados de los archivos en la Administracin Pblica: articuladores de la funcin descriptiva de los archivos, tiene la finalidad bsica de contextualizar los instrumentos de descripcin en el seno de la evolucin administrativa espaola, mediante un breve repaso a la historia de las instituciones y las organizaciones archivsticas dependientes de la administracin pblica, que se dedicaron a lo largo del periodo contemporneo, a intentar articular y establecer las pautas de descripcin archivstica y, por tanto, de la creacin de los instrumentos de descripcin, as como, a estudiar la introduccin de las novedades a nivel internacional en los centros archivsticos pblicos y privados, que dependan directa e indirectamente del Estado, y que se han regulado por leyes y normas emanadas de los diversos gobiernos polticos. El periodo poltico e histrico en el que se circunscribe el presente estudio, los siglos XIX, XX, y XXI es, en muchos momentos, una etapa de la historia de Espaa convulsa y cambiante, en resumen de grandes fracturas. Todas estas transformaciones se plasmarn en las instituciones dependientes de las administraciones pblicas, constituyendo un obstculo para el desarrollo de una normativa que pudiera hacer de la archivstica un rea fuerte y establecedora de pautas para todos los organismos de la administracin. As pues, en este apartado se repasa brevemente la relacin de ministerios, direcciones generales, organismos consultivos,, que se han dedicado a establecer pautas y procedimientos para el


tratamiento descriptivo de los archivos, bien, en forma de recomendacin, de normativa o de propuesta de ley.

El captulo 3, titulado, La evolucin de los instrumentos archivsticos, es el ncleo central de la tesis, es el captulo en el que he concentrado el grueso de la investigacin entorno a la normativa, la teora y la prctica archivstica espaola empleada en la creacin de los instrumentos archivsticos. Este captulo se organiza cronolgicamente y se divide en dos fases: la primera centrada en los cuadros de clasificacin, donde se repasa tanto en el tiempo la teora archivstica, a travs de los diferentes autores y de la normativa de las instituciones pblicas, as como las prcticas en la elaboracin de estos instrumentos. Y la segunda en la que se tratan los mismos aspectos en relacin a los instrumentos archivsticos restantes.

En este apartado he analizado tambin las prcticas emanadas de la instruccin universitaria y administrativa que influyeron en la creacin de instrumentos de descripcin.

El captulo 4, con la denominacin, Las formas de elaboracin y presentacin de los instrumentos de descripcin, analiza desde el punto de vista ms material la evolucin de los instrumentos de descripcin a lo largo del periodo estudiado. A travs de este apartado se puede observar como los grandes cambios que se operan en el mbito de la descripcin archivstica tienen una clara proyeccin fsica con respecto a los materiales que se emplean para la elaboracin de los instrumentos y a las tcnicas empleadas, fruto del gran desarrollo industrial y tecnolgico que parte del siglo XIX y que revolucionar todos los campos laborales entre ellos el de la oficina y el archivo.

El instrumento de descripcin es un documento ms de la gestin administrativa, por ello, en el presente apartado se muestra un profundo estudio de los aspectos ms diplomticos del instrumentos de descripcin, es decir, se analizan las transformaciones en su forma, formato y soporte, y sus consecuencias

en la descripcin archivstica, presentando un recorrido por las tcnicas empleadas en la elaboracin de este tipo de documento, tanto de las tcnicas manuales de elaboracin que suponen una continuidad en la poca Contempornea de las pocas anteriores, como las novedades que se introducen, y que giran entorno a los


diferentes desarrollos de dos mquinas, la de escribir y el ordenador, con la progresiva sustitucin de los instrumentos escritorios por sistemas mecanizados.

En este captulo es bsica la revisin de las transformaciones experimentadas en los soportes documentales que se han empleado en la creacin de los instrumentos. Entre los diferentes soportes empleados encontramos los soporte en papel, es el caso de la ficha, la cdula o el libro; los soportes analgico, como el microfilm; y el soporte digital, como es el disquete, CD-ROM, disco ptico o los soportes ms sofisticados que actualmente se ofrecen en el mercado, como los discos duros y otros que se escapan materialmente del control del usuario al emplear servidores remotos para el almacenamiento de la informacin. En un comienzo, el paso de un soporte a otro se ha realizado para evitar la prdida de los instrumentos de descripcin o la propia documentacin que relacionaban, pero con el paso del tiempo, la culminacin ser la inclusin del instrumento de descripcin en el propio documento digital, mediante los metadatos.

Los instrumentos de descripcin no slo se elaboran, tambin se difunden, es decir, son presentados para un pblico ms amplio que el que forma parte de la oficina o el archivo, por ello, en el presente estudio, tambin analizo la evolucin tcnica y material de la presentacin de estos instrumentos, que van desde el anlisis de la imprenta, tcnica que se conoca desde pocas anteriores a la contempornea, hasta la difusin digital por redes y telecomunicaciones.

Los cambios analizados en el presente captulo no son exclusivos del mbito nacional, se producen incluso con anterioridad en pases ms desarrollados, pero tendrn sus peculiaridades asimilativas y evolutivas en la tradicin archivstica espaola.

Y finalmente enlazando con el apartado final del anterior captulo, que trata los aspectos materiales de la difusin, el captulo 6, bajo el epgrafe, La publicidad de los instrumentos de informacin archivstica, recoge ampliamente la publicidad de los instrumentos de informacin archivstica. Este captulo se sita al final de la tesis, porque la finalidad bsica de las funciones descriptivas de los archiveros es precisamente dar publicidad a su trabajo para facilitar el acceso del ciudadano y de la administracin a la informacin. Los instrumentos que normalmente se publicitan son los instrumentos de descripcin, por ello, este captulo se centra en


esta tipologa de instrumentos y cmo se han ido transformando paulatinamente, desde el siglo XIX, las formas de difusin y publicidad, caminando desde el acceso restringido, a un mbito muy concreto de la ciudadana, al acceso de la totalidad de la poblacin a los archivos. Tambin se analizan algunos de los obstculos que han surgido como consecuencia de la gran difusin en el acceso a la informacin, como es el caso del problema del analfabetismo informacional y tecnolgico; las nuevas disciplinas que emplea la archivstica para dar mayor publicidad de la informacin, como es el caso del marketing; las nuevas filosofas en la difusin de la informacin como la que surge entorno al open archive, y la gran importancia de las obras de los investigadores en la difusin de los archivos.

Al final del trabajo, se incluyen los anexos. Estos sirven para ilustrar los apartados anteriormente comentados, y por tanto, son complementarios. En ellos he incluido:

- Una serie de cuadros de clasificacin histricos, la mayora de ellos, de publicacin indita, que sirven para ilustrar la importancia de la evolucin de los cuadros de clasificacin en el mbito ministerial. Estos cuadros muestran los grandes esfuerzos histricos en la normalizacin de los archivos, que parecen una novedad de nuestros das.

- Diversas grficas que ilustran la evolucin en la produccin de la publicidad de los instrumentos de descripcin archivstica por tipologas de instrumentos.

- Dos transcripciones en texto ntegro de las mltiples normas de descripcin archivstica que se han publicado en los ltimos siglos. Estas normas son de gran transcendencia en la evolucin descriptiva espaola, se trata de la Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos, que es la primera norma de descripcin archivstica espaola de la poca contempornea y que a pesar de no llegar a aprobarse por la falta de consenso, ha sido la pauta a seguir por muchos archivos y la Real Orden de 14 de enero de 1893 del Ministerio de Instruccin Pblica sobre la publicidad de los instrumentos de informacin en los centros gestionados por el Cuerpo Facultativo, norma que ilustra el constante inters de los archivos en dar publicidad a la informacin contenida en los mismos.


- Una serie de noticias de prensa electrnica, cuyo anlisis crtico es realizado en el captulo dedicado a la publicidad de los instrumentos archivsticos, en la que se recogen la actualidad y la repercusin social de la publicidad de la informacin de los archivos, que es objeto de un gran nmero de pginas en los peridicos de todo el mundo.

- Una serie de fotografas y patentes de los instrumentos de control y descripcin de la documentacin por antonomasia, antes de la aparicin de las bases de datos, los ficheros. Estas fotografas han sido realizadas ntegramente en el Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares.

- El ltimo anexo, es un anlisis de las fichas de referencias o descripcin a travs de imgenes tambin tomadas del Archivo General de la Administracin de Alcal de Henares.

CCAAPPTTUULLOO 11.. DDeeffiinniicciioonneess yy TTiippoollooggaass ddee IInnssttrruummeennttooss AArrcchhiivvssttiiccooss // 3399 EEvvoolluucciinn hhiissttrriiccaa ddee llaa ddeessccrriippcciinn aarrcchhiivvssttiiccaa eenn EEssppaaaa eenn llaa ppooccaa CCoonntteemmppoorrnneeaa

CAPTULO 1

DEFINICIONES Y TIPOLOGAS DE INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS

1. La descripcin de los archivos en al rea de tradicin latina y su influencia en la Archivstica Espaola

El crculo de las influencias terico-prcticas descriptivas que ha estado presente en la archivstica espaola durante la poca Contempornea tiene su origen en una tradicin compartida con otros pases, que se integran dentro de la rbita de la cultura latina, entre los cuales nos encontramos, por un lado, los que tienen una influencia ms directa de la cultura greco-latina y por otro lado, los pases influenciados por esta tradicin, mediante un proceso de culturizacin consecuencia de las colonizaciones que se producen desde la Edad Moderna.

Los pases de origen directo greco-latino, son Espaa, Francia, Italia, Grecia o Portugal1, y los pases posteriormente absorbidos por esta tradicin sern todas las colonias que han ido estableciendo dichos pases en las diferentes fases de expansin. En el caso de Espaa, la tradicin se extiende a un amplio territorio. Desde el punto de vista de la influencia archivstica, interesa destacar dos tradiciones, la francesa e italiana, debido a su fuerte impronta en nuestra archivstica, fundamentalmente por razones de proximidad con Espaa.

Esta cercana no es casual, ya que los tres pases comparten una relacin

histrica, cultural, administrativa y lingstica, que ha supuesto un continuo intercambio intelectual en todos los niveles, y por tanto, tambin, en el mbito de la descripcin archivstica. Frente a la tradicin latina estara la tradicin anglosajona que tiene sus propias peculiaridades archivsticas.

1 En el pas vecino existen importantes tericos, sin embargo, la influencia en la Archivstica

Espaola apenas se ha recogido por los diferentes autores nacionales. Un manual interesante para conocer la evolucin terica y prctica de la Archivstica portuguesa es la obra de Armando Malheiro da Silva, Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da informao. En Portugal nos encontramos tambin estudios que tratan el tema de los instrumentos de descripcin como es el caso del realizado por Maria Fernanda Sombreireiro Falcato Henriques Mouta, Arquivos instrumentos de recuperaao da informaao, publicada en el ao 1977. Portugal es un pas que ha desarrollado grandes proyectos archivsticos en los ltimos aos, las directrices para la descripcin se han establecido a travs de obras como Orientaoes para a descriao arquivstica publicado por el Instituto dos Arquivos Nacionais, la Torre do Tombo, el Programa de normalizaao da Descriao em arquivo y el Grupo de trabalho de normalizaao da descriao em arquivo.


Los archiveros espaoles se interesaron, aunque no nicamente, por

conocer las novedades archivsticas a travs de las obras de los principales archiveros de los pases nombrados.

La influencia ha sido diferente en la otra rea nombrada, que en el caso de Espaa sera la Latinoamericana. En este mbito su tradicin archivstica se alimenta de diferentes orgenes, siendo pases influidos tanto por las corrientes europeas como norteamericanas.

La nmina de autores que trataron el tema de los instrumentos de descripcin en estos mbitos es amplsima, por ello, a continuacin, se recoge una breve resea de algunos autores que han marcado nuestra tradicin.

La Italia del siglo XX se ha caracterizado por dar importantes pensadores a la archivstica internacional, algunos de los cuales han influido tambin en nuestra archivstica y en la latinoamericana, la nmina es amplia, pero destacan autores como Leopoldo Sandri2, Eugenio Casanova, Giorgio Cencetti3, Elio Lodolini.

Eugenio Casanova, lleg a Espaa a travs de su obra Archivstica4, que a pesar de no ser traducida al castellano, no impidi que fuera ampliamente conocida. Este autor contempl los siguientes instrumentos archivsticos: el inventario, el manual histrico archivstico, el ndice sumario, el inventario sumario, el elenco, el ndice, el repertorio, el regesto, el catlogo y la gua.

Recogi tambin el instrumento auxiliar por antonomasia, el ndice, que se poda emplear tanto en la elaboracin del inventario, como del regesto, de la tabla de materias o de la gua,

Este autor dedic parte de su obra a estudiar las peculiaridades de los instrumentos archivsticos empleados en Italia. En cuanto al inventario lo defini como: aquella composicin o documento, en el que son indicadas de modo partido las cosas y, en el caso especfico, los actos de un instituto, de los cuales se deriva la entidad. Es el cuadro complejo, y el prospecto sinttico de aquellos actos, ordenado segn el mtodo cientfico, del que no se considera la cualidad, sino la cantidad, lo consider un instrumento insustituible por cualquier otro. Defini la

2 SANDRI, Leopoldo. L'Archivistica. En: Antologia di scritti archivistici. Ufficio Centrale per i

Beni Archivistici, Roma, 1985. p. 9-25. 3 CENCETTI, Giorgio. Inventario bibliogrfico e inventario archivstico. En:LArchiginnasio,

XXXIV, Bologna, 1939, p. 106-117. 4 CASANOVA, Eugenio. Archivstica, Lazzeri, Siena, 1928.


gua o vade mecum, como: aquel documento que describe sucintamente parte por parte todo el conjunto de un archivo general, siguiendo casi la colocacin. El manual histrico archivstico, lo defini como: la descripcin razonada de varios archivos generales para darse una idea de su amplitud y de su contenido, esta definicin estara ms cercana a lo que se entiende en la tradicin espaola por gua que la anterior. El ndice sumario, inventario sumario o lista lo defini como: el prospecto numrico de las colecciones, que componen un archivo. El elenco lo defini como: el documento en el que se registran una detrs de otra ms cosas, segn un orden determinado para indicar tanto la cantidad como la cualidad. El repertorio lo defini como: el recuento o reagrupamiento de las cosas o sujetos de un manuscrito o de una serie de manuscritos o impresos, recuento dispuesto en un orden determinado, alfabtico o por materia, para facilitar la bsqueda de una o ms cosas o sujetos. El regesto lo defini como: el asunto ms o menos extenso, del contenido de una acto singular, o el recuento de varios de tal asunto. El catlogo lo defini como: la enumeracin o lista, ordenada o no ordenada, de nombre o ttulo de ms cosas del mismo gnero. La tabla de materias la defini como: el prospecto alfabtico de las cosas mencionadas o tratadas en un manuscrito o impreso determinado.5

Otro de los autores italianos que ha tenido incluso ms repercusin en la archivstica espaola y tambin en la exterior, tanto a travs de su obra, como por sus colaboraciones en proyectos internacionales, ha sido Elio Lodolini.

Su manual destaca por ser uno de los ms influyentes en la archivstica contempornea, Archivstica. Principios y Problemas6, y este manual a diferencia del anterior s ha sido traducido al castellano. Elio Lodolini, reduce el conjunto de instrumentos de trabajo del archivo a dos: la gua general7 y el inventario8. Trata el tema de los instrumentos de descripcin desde una perspectiva acadmica y final, como elemento de orientacin a la investigacin: En nuestra opinin, el verdadero inventario, o sea, el instrumento de trabajo necesario para encontrar la

5 dem, p. 252.

6 LODOLINI, Elio. Archivstica. Principios y Problemas. ANABAD, Madrid, 1993, p. 205-213.

7 La gua describe, o debera describir, el archivo sobre la base de las instituciones que han

producido la documentacin. dem, p. 207. 8 El inventario, analtico o sumario, describe el material documental del fondo segn el orden que

le ha sido dado por el ordenador y en el que la documentacin est destinada a ser conservada permanentemente. dem, p. 207.


documentacin que interesa, es la llamada introduccin, es decir, el estudio que indica las competencias, las estructuras, el modo de funcionamiento, la evolucin de la institucin o magistratura que ha producido el material documental descrito en el inventario (). El inventario que sigue no es otra cosa que una lista, cuya consulta es posible solamente despus de que quien lo consulta ha estudiado la introduccin que lo hace inteligible.

El inventario como listado de documentos por si slo no tiene valor a la consulta, tal y como indica Elio Lodolini, es necesario complementarlo con la historia institucional del fondo documental, y a ser posible, con la historia archivstica, tal y como recoge actualmente la normativa internacional, en los

elementos de las diferentes normas. Para Elio Lodolini, slo existen instrumentos de descripcin en el Archivo Histrico, no concibe instrumentos para otras fases del archivo, o en otras fases de trabajo descriptivo que no tenga por objeto la publicidad de la informacin, su visin es puramente historicista.

Elio Lodolini diferencia la archivstica italiana de otras tradiciones como la espaola, sealando que en Italia no se contempla el catlogo, como instrumento archivstico, porque convierte al archivo en una gran coleccin de documentos unos aislados de otros, sin relacin entre si; pero s se acepta el inventario porque vincula los documentos. Este autor estableci las diferencias terminolgicas del vocablo catlogo entre varios pases, esencialmente Espaa e Italia. En Espaa se manejara el inventario y el catlogo, y en Italia, la gua temtica, el inventario analtico y el repertorio de series. Para Elio Lodolini el trmino catlogo est ms prximo a una coleccin artificial que orgnica, por ello, para el archivo prefiere el

trmino inventario.

Francia ha estado siempre a la cabeza de todas las novedades, y cmo no, tambin en el mbito de los instrumentos de descripcin, quizs fue uno de los primeros pases en contar con inventarios de archivo, desde el siglo XIV, concretamente, autores como Michel Duchein, hablan del registro del Tesoro de Chartres de los reyes de Francia de 13509; como el primer inventario. A principios

9 En Espaa se establece el origen del primer inventario en la Corona de Aragn, sin embargo, hay

que destacar la importancia de la influencia de la zona francfona sobre la aragonesa durante la Edad Media, fruto quizs de esta relacin fuera el origen de los primeros memoriales en ambas zonas, pues la fechas se aproximan mucho.


del siglo XIX los franceses fueron los introductores de una de las principales teoras archivsticas a nivel internacional, la que se inspir el principio de procedencia, aunque existen diversas polmicas entorno a quien fue el primer pas que la incorpor. Este principio formulado en el ao 1841 mediante Circular del Ministro Duchtel, fechada el 24 de abril de 1841 y redactada por Len Gadebled y Natalis de Wailly10, tena el objetivo de acabar con las clasificaciones metdicas o por materias de los archivos, substituyndolas por clasificaciones por procedencias. Este principio sobre el cual se mantiene la tesis que incluso surgi antes en la tradicin espaola, concretamente en las ordenanzas modernas de los archivos nacionales, influy en la descripcin archivstica desde el siglo XIX, constituyndose como principio bsico de la archivstica. Otra influencia de la archivstica francesa, se encuentra en la formacin de archiveros, concretamente la Escuela de Diplomtica espaola que surge a mediados del siglo XIX, se inspir en Lcole de Chartres.

La normalizacin de los instrumentos de descripcin archivsticos en Francia comienza al igual que en Espaa en el siglo XIX, a travs de una doctrina reglamentaria. Fue uno de los primeros pases en legislar a travs de circulares e instrucciones en relacin a su elaboracin. En el ao 1921, un Reglamento General de 1 de julio, enunciaba en su artculo sesenta y uno: Una de las funcione

Naseiro Ramudo, Ana. - Evolución Histórica de La Descripción Archivística en España en La...

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