NG-M-01 Manual de funciones y cargos · Financiera y Gestión de Calidad) y el proceso de...

CÓDIGO: ML-M-01 MANUAL

FECHA:20/03/2012 VERSIÓN: 00

MANUAL DE PERFILES Y CARGOS PÁGINA 1 DE 16

MANUAL DE

PERFILES Y

CARGOS

CÓDIGO: NG-M-01 MANUAL



Elaboró:

Revisó: Aprobó:

MARIANA PATERNINA N. Coordinadora SGI

LILIANA ALVAREZ Gerente

INTRODUCCIÓN

El siguiente manual de cargos y funciones de la empresa Nortegas Ltda. Contiene las

referencias necesarias para la selección, formación y evaluación del Talento Humano,

haciendo una descripción del perfil requerido por el cargo y las funciones principales, las

cuales serán objeto en la evaluación de desempeño de las personas que se desarrollen

en cada uno de ellos.

Es importante aclarar que las responsabilidades y funciones del Talento Humano no se

limitan solo a lo contenido en el manual, pues la manera en que se cumpla la misión de

cada cargo es primordial y debe contribuir al desarrollo de la misión y objetivos de la

organización.

En caso de que un aspirante no cumpla con los requisitos de formación del cargo, estos

pueden ser homologados por la experiencia de este.


FECHA:4/03/2013

VERSIÓN: 00 MANUAL DE PERFILES Y CARGOS PÁGINA 3 DE 16

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ORGANIGRAMA

GERENTE

AUXILIAR COMERCIAL

DIGITADOR ASESOR COMERCIAL

CONTADOR




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DATOS DEL CARGO

Denominación del cargo: GERENTE Área: Todas

Supervisa a: Todos los procesos Jefe Inmediato: NA

Rinde cuentas a: NA No. De cargos iguales: 0

MISION: Administrar estratégicamente la organización proporcionando los recursos que garanticen el cumplimiento de la política y los objetivos de la compañía. Dirigir, acompañar, diseñar estrategias y actividades de mercadeo y comercialización, garantizando el cumplimiento de las metas de ventas de la organización.

COMPETENCIA

EDUCACIÓN: Administradora de Empresas.

FORMACIÓN: Capacitación en ventas y mercadeo, servicio al cliente, gerencia del talento

humano, calidad.

EXPERIENCIA: 1 años de experiencia

HABILIDADES: Orientación al cliente, Trabajo en equipo, Comunicación efectiva, Orientación a los resultados, Planeación, Toma de decisiones, Negociación, Capacidad de trabajo bajo presión, Liderazgo, Pensamiento estratégico y visión de negocio.

RESPONSABILIDADES

• EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular, instalaciones físicas.

• DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, nomina, pagos de proveedores, caja.

• DOCUMENTOS: Confidenciales, planes, proyectos de alta gerencia.




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FUNCIONES

DIARIAS

• Controlar y coordinar las actividades comerciales de la empresa: venta, post-venta,

seguimiento a solicitudes de los clientes. • Controlar y supervisar las ventas diarias. • Atender las solicitudes presentadas por el personal a su cargo, con el fin de dar la solución

que se adecúe a los intereses de la empresa, • Coordinar y mantener una red de retroalimentación de la información de Surtigas.

PERIÓDICAS

• Aprobar la presentación y pago de las obligaciones de la empresa (ej.: pago de impuestos, pago de personal, pago a proveedores).

• Realizar visitas a los lugares en que se están desarrollando la construcción de ventas, con el fin de ejecutar inspecciones y seguimiento al cumplimiento de la misma.

• Verificar el cumplimiento de las actividades de capacitación, jornada de ventas, cumplimiento del programa de salud ocupacional y medio ambiente.

• Revisar cumplimiento de indicadores de gestión de los diferentes procesos. • Solicitar y Revisar los informes presentados por el área administrativa, la operativa y la

comercial, con el fin de tomar decisiones para la mejora. • Elaborar y presentar informes de SGI a Surtigas. • Establecer la participación en reuniones convocadas por Surtigas • Ejecutar revisión del Sistema de Gestión integral, determinando la eficacia del mismo y

asignando los recursos necesarios para la optimización de los procesos. • Evaluación del cumplimiento de requisitos Proexit. • Aprobar compras. • Decidir contratación y despido de personal. • Asistir y participar activamente en los comités de calidad, de salud ocupacional y cualquier

otro al que sea invitado con anticipación (presencial o por medio virtual).

GENÉRICAS

• Representar legalmente a la empresa para la realización de trámites legales. • Participación en las reuniones, socialización en nuevas poblaciones donde se está

brindando el servicio de ventas. • Desplazamiento a las localidades asignadas para evaluación de la zona en cuanto a

cobertura y/o dificultades de mercadeo.

• Establecer la contratación de proveedores.




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• Contribuir con el desarrollo del proceso de selección del personal idóneo para la empresa, a través de la participación del proceso de selección y contratación.

• Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del personal y contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa por medio de charlas y comunicados a todo el personal.

• Planear, coordinar y controlar la documentación necesaria de operación de la empresa. Supervisar el trabajo del personal que está a su cargo para que las actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado.

• Resolver los problemas y/o situaciones especiales con todas las áreas de la empresa. • Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema de gestión de la calidad con el

fin de cumplir la política y los objetivos del sistema de gestión integral. • Administrar los recursos de la empresa, garantizando la optimización de los procesos de la

misma. • Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como base la

transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.

DECISIONES

AUTÓNOMAS: Contratación y retiro de personal, Adquisición de materiales.

CONSULTADAS: No aplica.

DATOS DEL CARGO

Denominación del cargo: AUXILIAR COMERCIAL Área: Comercial

Supervisa a: Asesores comerciales Jefe Inmediato: Gerente

Rinde cuentas a: Gerente No. De cargos iguales: 0

MISION: Asegurar las ventas de conexión del servicio de Gas natural cumpliendo con el presupuesto asignado por la organización encaminados al cumplimiento de objetivos y metas previstos en la misión de la empresa.

COMPETENCIA

EDUCACIÓN: Técnico en instalaciones de gas natural.




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FORMACIÓN:

EXPERIENCIA: mínimo 8 meses de experiencia.

HABILIDADES: Atención al cliente, comunicación oral y escrita, flexibilidad, integridad, planificación y organización, tolerancia al estrés y trabajo en equipo y cooperación, responsabilidad, presupuesto, buen funcionamiento de la oficina, logística, liderazgo competente, dinamismo.

RESPONSABILIDADES

• EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular.

• DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, nominas.

• DOCUMENTOS: Negociaciones Confidenciales, planes de venta.

FUNCIONES

DIARIAS


seguimiento a solicitudes de los clientes. • Atender las solicitudes presentadas por el personal a su cargo, con el fin de dar la solución

que se adecúe a los intereses de la empresa. • Resolución de los conflictos que se presenten dentro de la organización y que afecten el

desarrollo normal de las actividades de la misma. • Controlar las actividades de comercialización ejecutadas por asesores.

PERIÓDICAS

• Identificar las oportunidades para contratación de la empresa. • Elaborar los presupuestos para la ejecución de nuevos proyectos. • Presentar informes a la gerencia, para rendición de cuentas de la gestión comercial,

presupuesto, compras y comercialización.

GENÉRICAS




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• Determinar e implementar plan de mercadeo de la organización. • Implementar estrategias que contribuyan a la captura de nuevos clientes y la fidelización de

los actuales.

DECISIONES

AUTÓNOMAS: NO APLICA

CONSULTADAS: NO APLICA

DATOS DEL CARGO

Denominación del cargo: DIGITADOR Área: Administrativa y Financiera

Supervisa a: Proceso de ventas. Jefe Inmediato: Gerente


MISION: Búsqueda e ingreso de ventas en el menor tiempo posible, para así contribuir con un mejor funcionamiento y buen rendimiento de la empresa, pero sobre todo con la satisfacción de nuestros clientes.

COMPETENCIA

EDUCACIÓN: INGENIERA DE SISTEMA

FORMACIÓN: capacitación en software, contabilidad básica, manejo de ofimática, indicadores de

gestión.

EXPERIENCIA: 1 año de experiencia.

HABILIDADES: Comunicación, Planeación, Delegación, Habilidades sociales y Resolución de Problemas.

RESPONSABILIDADES




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• EQUIPO DE OFICINA: Computador, celular.

• DINERO Y/O VALORES: Anticipos de Nómina, certificados legales.

• DOCUMENTOS: Confidencial, planes de venta de cada asesor.

FUNCIONES

DIARIAS

• Clasificar venta según el corregimiento.

• Direccionar el proceso de venta

• Recibir reporte sobre el estado de las órdenes de venta.

• Velar que cada venta conserve en su carpeta la respectiva cotización por parte del cliente. • Hacer seguimiento al listado de facturas y fecha de pago de las mismas. • Brindar información al cliente • Tomar datos de los clientes para que realicen las vendedoras la respectivas visitas • verificar si las asesores realizaron la inscripción de la venta • Proceder a verificar por el sistema si la venta tienes redes tanto en campo como en el

programa que manejamos llamado Gis. Si la ubicación que nos da la vendedora esta correcta, procedo a ejecutar la venta.

• Mandar reporte de las ventas buscada a la analista de venta de Montería para que hagan las respectivas correcciones

• Proceder a incorporarlas al sistema por un programa llamado Gas plus • Enviar correo a las respectivas auxiliares de Surtigas para su respectiva mayorizacion esto

quiere decir que las auxiliares legalizan un número de atención llamado cupón que le envió por el correo para así asignarles al contratista instalador.

PERIÓDICAS

• Revisar ventas periódicamente.

• Llevar las ventas a sus respectivas agencias

• Actualizar informativo (cambios de cuota inicial, presupuestos etc)




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GENÉRICAS

• Llenar los datos faltantes de las ventas • Llenar control diario de venta (esto es un formato para saber cuántas ventas realizo la

vendedora • Apoyar las actividades financieras con el fin de buscar el mejor manejo del dinero que

maximice las utilidades de la empresa. • Velar por el cumplimiento de los procesos de Apoyo (Talento Humano, Compras, Gestión

Financiera y Gestión de Calidad) y el proceso de liquidación establecidos en la empresa. • Efectuar estrategias encaminadas al mejoramiento continuo de la organización. • Vigilar el cumplimiento de las funciones y actividades del personal a su cargo.

DECISIONES



DATOS DEL CARGO

Denominación del cargo: CONTADOR Área: Administrativa

Supervisa a: NA Jefe Inmediato: No Aplica





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MISION: Responder frente a la gerencia por actividades por la afectación contable de cuentas y la información financiera generada. Llevar registros completos de las transacciones financieras de NORTEGAS y verificar la exactitud de los comprobantes y documentos relacionados; examinando y analizando los registros contables y financieros para garantizar veracidad en el cumplimiento con los procedimientos contables. Recopilar toda la información contable necesaria para la elaboración de los estados financieros para ser presentados de forma oportuna a la gerencia.

COMPETENCIA

EDUCACIÓN: Contador publico.

FORMACIÓN: administración financiera, revisión fiscal y contraloría, régimen jurídico financiero y

contable de impuestos.

EXPERIENCIA: 2 años de experiencia en cargos similares.

HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Matemáticas, Planeación y Resolución de Problemas, con capacidad de memoria y atención, responsable, ordenado, capacidad de concentración, análisis, honesto y serio.

RESPONSABILIDADES

• MAQUINARIA Y EQUIPO: Ninguna.

• EQUIPO DE OFICINA: Ninguna.

• DINERO Y/O VALORES: Ninguna

• DOCUMENTOS: Documentos Contables de la Empresa.

FUNCIONES

DIARIAS

• Mantener comunicación eficaz con la gerencia, que garanticen la oportunidad del registro de la contabilidad de la empresa.

• Atender las solicitudes realizadas por la gerencia de manera oportuna.

PERIÓDICAS

• Preparar y presentar a la gerencia para la aprobación los informes a los entes de control, con el fin de garantizar la declaración oportuna de los impuestos que la empresa tenga obligación.




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• Responder a las consultas realizadas por la gerencia relacionada a la administración del recurso financiero de la misma.

• Reportar a la Gerencia de cualquier anomalía relacionada con la gestión contable de la organización y presentar soluciones a la misma (ej: manejos inadecuados de banco, caja, caja menor).

• Presentar informes del desempeño de los indicadores de gestión relacionadas a la contabilidad de la organización a la gerencia, informando de esta manera el por qué del comportamiento del indicador y las acciones o recomendaciones que se deban plantear para la mejora del resultado de los mismos.

GENÉRICAS

• Actualizar de la información contable en sistema, garantizando que la misma cuente con las especificaciones dadas.

• Revisar y aprobar los diferentes impuestos que esta obligado a presentar la empresa. • Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa. • Ser parte integral en el proceso de implementación de gestión integrada, con el fin de

cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa. • Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras labores que le

sean asignadas relacionadas con su perfil.

DECISIONES

AUTÓNOMAS: Metodología de organización de trabajo

CONSULTADAS: El desarrollo de todas las actividades del cargo es resultado de instrucciones impartidas por la Gerencia.




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Revisó: Aprobó:



DATOS DEL CARGO

Denominación del cargo: COORDINADOR SGI Área: Administrativa

Supervisa a: No Aplica Jefe Inmediato: No Aplica


MISION: Implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Integrado en la empresa por medio de la implementación de las normas que estas rigen.

COMPETENCIA

EDUCACIÓN: Ingeniero Industrial.

FORMACIÓN: Normas técnicas de los Sistemas de Gestión Integrado aplicados en la empresa.

EXPERIENCIA: 2 años de experiencia en cargos similares.

HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Planeación, Delegación, Habilidades sociales y Resolución de Problemas.

RESPONSABILIDADES

• MAQUINARIA Y EQUIPO: Ninguna.

• EQUIPO DE OFICINA: Ninguna.

• DINERO Y/O VALORES: Ninguna

• DOCUMENTOS: Documentos del Sistema de Gestión Integrado.

FUNCIONES

DIARIAS

• Mantener una comunicación eficaz con el personal de la empresa que garantice la

implementación y mejora del SGI. • Aplicar la documentación de su proceso




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• Verificar que sean aplicadas • Seguimiento a los procesos del SGI.

PERIÓDICAS

• Ejecutar auditorías internas • Garantizar que el personal se concientice de: los requisitos exigidos por el cliente, los

peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional a los que el personal. • Realizar y presentar informes a la gerencia acerca del desempeño del SGI • Aplicar encuestas de satisfacción al cliente y presentar informes a comité integral para la

toma de decisiones • Medir los procesos a su cargo y presentar a la gerencia • Controlar el producto no conforme generado en los proyectos, analizar sus causas con el

personal operativo y proponer las acciones de mejoras necesarias para eliminarlos. • Garantizar la adecuada aplicación de los procedimientos documentados exigidos por las

normas aplicadas al SGI. • Recolectar la información de los procesos para presentar desempeño del SGI a la gerencia

GENÉRICAS

• Elaborar y Controlar los documentos del sistema de gestión Integral. • Divulgar los documentos del SGI • Velar por la utilización de los documentos actualizados • Capacitar al personal de planta en las metodologías definidas en el sistema de gestión

Integral y la importancia de este para la empresa. • Analizar los datos para la elaboración de los informes de revisión gerencial • Proponer acciones de mejora para el SGI • Identificar permanentemente los riesgos asociados a las actividades. • Identificar los requisitos legales aplicables a la Organización. • Implementar el sistema de gestión Integrado. • Auditar los procesos de la Compañía sin afectar la imparcialidad del procedimiento de

auditoria • Programar auditorias y seleccionar auditores externos. • Definir planes de contingencia • Definir planes de emergencias

DECISIONES

AUTÓNOMAS: Programación de Comités del Sistema de Gestión Integrado, Programación de Inspecciones y Auditorías Internas.

CONSULTADAS: Negociación con entes de certificación del sistema.




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Revisó: Aprobó:



DATOS DEL CARGO

Denominación del cargo: ASESOR COMERCIAL Área: Comercial

Supervisa a: No aplica Jefe Inmediato: Gerente


MISION: Liderar el área comercial de la empresa, implementando las estrategias de mercado necesarias para la consecución de contratos nuevos y la fidelización de los clientes actuales, apoyando de igual manera la planeación integral de nuevas ventas.

COMPETENCIA

EDUCACIÓN: Técnico en marketing

FORMACIÓN: Capacitaciones en ventas y mercadeo, servicio al cliente.

EXPERIENCIA: 1 Año de experiencia

HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, compromiso, Planeación, Responsabilidad, Delegación, Habilidades sociales y capacidad de negociación.

RESPONSABILIDADES

• EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular.

• DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, Dinero en efectivo.

• DOCUMENTOS: Negociaciones Confidenciales, formato de ventas, documentos necesarios para ejecutar las ventas.

FUNCIONES

DIARIAS





Elaboró:

Revisó: Aprobó:



seguimiento a solicitudes de los clientes. • Controlar las actividades de comercialización ejecutadas .

PERIÓDICAS

• Identificar las oportunidades para venta de Gas en el mercado potencial. • Proponer a la Gerencia las acciones necesarias para que la empresa se encuentre en un

nivel competitivo en el mercado potencial. • Elaborar los presupuestos para la ejecución de nuevos ventas. • Mantener comunicación eficaz con el cliente, con el fin de dar solución a sus

requerimientos de manera oportuna. • Preparar y revisar la documentación necesaria para la adjudicación y legalización de

contratos con clientes. • Presentar informes a la gerencia, para rendición de cuentas de la gestión comercial,

presupuesto.

GENÉRICAS

• Determinar e implementar plan de mercadeo, gestión comercial a mercado potencial. • Implementar estrategias que contribuyan a la captura de nuevos clientes

DECISIONES



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