Nómina - Planillas · Trabajador: inserte el código del trabajador o realice la búsqueda...
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Insertar Datos Variables
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Índice
Insertar datos variables ............................................................................................................ 2
1. Individualmente trabajador por trabajador. ......................................................................... 2
2. Carga masiva de conceptos por trabajador. ......................................................................... 3
3. Importación de datos a varios o todos los trabajadores. ..................................................... 5
3.1 Utilizando un archivo de texto o txt. ................................................................................ 5
3.2 Utilizando un archivo de Excel .......................................................................................... 6
3.2.2 Convertir archivo de Excel a un archivo de texto .......................................................... 7
3.2.3 Proceso de importación de datos variables .................................................................. 8
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El Sistema de Planillas le permite insertar diversos tipos de variaciones a los trabajadores de manera individual, estos pueden ser de asignación y/o deducción.
Insertar datos variables Este proceso puede realizarse de tres maneras:
1. Individualmente trabajador por trabajador. 2. Carga masiva de conceptos por trabajador. 3. Importación de datos a varios o todos los trabajadores.
3.1 Utilizando un archivo de texto o txt. 3.2 Utilizando un archivo de Excel.
1. Individualmente trabajador por trabajador.
a. Desde el menú principal, diríjase al módulo Datos Variables insertar. Se mostrará la
siguiente ventana:
Sección: Trabajador Vs. Concepto Trabajador: inserte el código del trabajador o realice la búsqueda presionando enter. Código: coloque el código del concepto o dato a insertar o realice la búsqueda presionando enter.
Sección: Detalle de Cálculo Unidad de Presentación: el sistema asigna la unidad de presentación del dato que está insertando. Monto/Cantidad: indique el monto o cantidad de días/horas, según corresponda.
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Fecha: Este dato se presentará en caso de que la unidad de presentación del concepto sea días u horas y podrá indicar la fecha en la cual se causó la variación. Observaciones: inserte algún comentario, en caso de ser necesario.
Sección: Aplicación del Concepto Importar en: despliegue el campo y seleccione si el concepto aplicará en la planilla ordinaria, en una especial o en ambas. Tipo de Especial: se habilitará en caso de haber seleccionado Importar en: Especial. Debe indicar si la planilla especial es de CTS, Gratificaciones u Otra Especial. Modo de Aplicación: en esta opción tiene la posibilidad de indicar si la variación se aplicará en una planilla, entre dos planillas o en todas las planillas. Periodo: presione enter y seleccione la planilla en la cual se aplicará la variación.
b. Presione el botón para grabar el registro.
2. Carga masiva de conceptos por trabajador.
Esta opción le permitirá cargar a un mismo trabajador diversos conceptos o variaciones.
a. Desde el menú principal, diríjase al módulo Datos Variables Insertar - Carga Masiva.
Se mostrará la siguiente ventana:
Sección: Trabajador Vs. Concepto Trabajador: inserte el código del trabajador o realice la búsqueda presionando enter. Código: coloque el código del concepto o dato a insertar o realice la búsqueda presionando enter.
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Sección: Aplicación del Concepto Aplica en cálculo: despliegue el campo y seleccione si el concepto aplicará en la planilla ordinaria, en una especial o en ambas. Tipo de Especial: se habilitará en caso de haber seleccionado Importar en: Especial. Debe indicar si la planilla especial es de CTS, Gratificaciones u Otra Especial. Modo de Aplicación: en esta opción tiene la posibilidad de indicar si la variación se aplicará en una planilla, entre dos planillas o en todas las planillas. Periodo a calcular: presione enter y seleccione la planilla en la cual se aplicará la variación. Para seleccionar los conceptos o variaciones ubique el cursor en la columna “Código” y presione enter. Seleccione el concepto a cargar de la tabla e indique el monto, días, horas y fecha, según corresponda.
a. Presione el botón para grabar el registro.
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3. Importación de datos a varios o todos los trabajadores.
3.1 Utilizando un archivo de texto o txt.
3.3.1 Características del archivo
El archivo debe ser tipo ASCII o de texto.
Todos los campos deben estar separados por la tecla Tabulador.
Todos los campos son obligatorios.
Los campos numéricos no deben llevar separador de miles ni decimales, el sistema considerará los dos últimos caracteres o dígitos como los decimales.
Los campos código compañía y código tipo de planilla deben rellenarse con ceros a la izquierda hasta completar la longitud del campo dado.
El campo código del trabajador debe indicarse tal cual está en el sistema.
El campo código del concepto debe indicarse tal cual está en el sistema.
El campo que expresa cantidad debe incluirse con el valor que corresponda manteniendo los dos últimos ceros a la derecha.
Asegúrese de no dejar líneas en blanco después de la última insertada.
Asegúrese de no dejar espacios en blanco luego de cada dato ingresado.
3.3.2 Datos necesarios para la importación
En la siguiente tabla se describen los campos necesarios para la importación de datos, así como la cantidad de caracteres admitidos. Adicionalmente, se incorpora una columna de observaciones a considerar.
Posición Campo Formato Observaciones
1 Código de la compañía 4 caracteres Valor correspondiente al código asignado a
la Compañía.
2 Código del tipo de planilla 4 caracteres. Valor correspondiente al código asignado al
tipo de planilla.
3 Código del trabajador 10 caracteres Se refiere al código del trabajador asignado
en la ficha.
4 Fecha de registro ddmmaaaa Indique la fecha en la cual se causó la
variación.
5 Código del concepto 4 caracteres Indique el número del concepto que desea
importar.
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Valor del concepto 12 caracteres Número entero para el monto. No debe llevar separadores de miles ni decimales. El sistema considerará los dos últimos caracteres como los decimales. En caso de ser cantidad (*) se debe mantener dos ceros a la derecha luego del valor asignado.
Figura 1. Tabla de Descripción de los datos para la importación
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3.3.3 Creación del archivo
Para crear un archivo utilice el Bloc de Notas de Windows tomando en cuenta todos los datos de la tabla anterior. Cree este archivo y guárdelo con la extensión .txt.
El archivo tendrá la siguiente estructura:
Figura 2. Ejemplo de la estructura del archivo .txt
En este ejemplo se incluyen los conceptos con las siguientes unidades de presentación:
0105 - Trabajo en sobretiempo (Horas Extras 25%) = 1 Hora (*) 0705 – Inasistencias = 2 Días (*) 0103 – Comisiones = 1.000,00 Monto
3.2 Utilizando un archivo de Excel
3.2.1 Características del archivo
El archivo debe ser tipo .xls ó .xlsx
Todos los campos son obligatorios.
Los campos numéricos no deben llevar separador de miles ni decimales, el sistema considerará los dos últimos caracteres o dígitos como los decimales.
(*) El campo que expresa cantidad deben incluirse con el valor que corresponda manteniendo los dos últimos ceros a la derecha.
El campo “código del trabajador” debe indicarse tal cual está en el sistema.
El campo “código del concepto” debe indicarse tal cual está en el sistema.
Debe asegurarse de no dejar espacios en blanco después de cada dato ingresado.
Todas las celdas deben tener como formato de número la categoría: Texto.
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Figura 3. Ventana para asignar formato de celdas: Texto.
Figura 4. Ejemplo de la estructura del archivo Excel.
En la primera línea de cada columna debe tener la descripción del dato a ingresar de acuerdo con los campos indicados en la columna denominada: Campo de la Tabla 1.- Descripción de los datos para la importación.
3.2.2 Convertir archivo de Excel a un archivo de texto
Guarde el archivo de Excel con el nombre y en la ruta de su preferencia.
Proceda a guardar nuevamente el archivo de Excel, pero esta vez con otro nombre y asigne que el Tipo de archivo será: Texto (delimitado por tabulaciones)(*.txt)
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Figura 5. Ventana para guardar el archivo Excel de Tipo texto.
Luego, abra el archivo de texto creado y elimine la primera línea del archivo que contiene la descripción de los datos ingresados.
Guarde los cambios y visualice el archivo resultante:
Figura 6. Archivo .txt resultante.
3.2.3 Proceso de importación de datos variables
1. Desde el programa, diríjase al tipo de planilla en la que insertará los datos de trabajadores.
2. Active el modo avanzado en el menú “G”.
3. Luego desde el menú principal vaya al módulo “Datos variables Importación Datos Variables”.
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Figura 7. Acceso al módulo “Datos Variables → Importación Datos Variables”.
4. Luego en la ventana “Importación Datos Variables” complete los datos requeridos.
5. haga clic en el botón de búsqueda (lupa).
Figura 8. Ventana de “Importación Datos Variables”.
Sección: Aplicación de los conceptos a importar Aplica en cálculo: despliegue el campo y seleccione si el concepto aplicará en la planilla ordinaria, en una especial o en ambas. Tipo de Especial: se habilitará en caso de haber seleccionado Importar en: Especial. Debe indicar si la planilla especial es de CTS, Gratificaciones u Otra Especial. Modo de Aplicación: en esta opción tiene la posibilidad de indicar si la variación se aplicará en una planilla, entre dos planillas o en todas las planillas. Periodo a calcular: presione enter y seleccione la planilla en la cual se aplicará la variación.
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Nombre del Archivo: Presione el botón identificado con una “lupa” para realizar la búsqueda del archivo txt.
6. Selecciona el archivo txt creado y presione el botón “Abrir/Open”.
Figura 9. Ubicación donde fue guardado el archivo txt.
Continúe con el último campo requerido:
Todas las Compañías: active si en el txt tiene cargada la información de más de una compañía.
7. Una vez seleccionado el archivo haga clic en el botón “Continuar” de la ventana “Importación Datos Variables”.
8. Al finalizar el proceso, aparece la siguiente ventana informando y preguntando si desea ver el archivo de resultados del proceso de importación.
Figura 10. Mensaje de finalización de proceso y visualización de los resultados.
9. Si aceptó ver el archivo de resultados este se mostrará de la siguiente forma.
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Figura 11. Archivo resultado del proceso de importación.
10. Si desea revisar los datos de la importación, vaya al módulo “Datos Variables Consultar” y haga clic en el botón buscar.
Figura 12. Ventana de consulta de Datos Variables.
Proceda a realizar el cálculo de su planilla y revise los resultados.
Fin del proceso.
![Trabajador Tradicional VS Trabajador Actual [Infografía]](https://static.fdocuments.es/doc/165x107/587ca6fd1a28ab356c8b5cd5/trabajador-tradicional-vs-trabajador-actual-infografia.jpg)
