Nombre del Procedimiento: Código: Registro y Afectación de Bienes … · 2014-12-03 · y...

Nombre del Procedimiento: Código:

Registro y Afectación de Bienes Instrumentales

Dirección: Recursos Materiales y Servicios Generales

CDI-PR-10101200018-01

Fecha de documentación: 16 de mayo de 2007

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1. OBJETIVO Dar a conocer los mecanismos de control para el registro, resguardo, custodia y entrega de los bienes instrumentales propiedad de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 2. ALCANCE Unidades Administrativas Centrales y Foráneas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 3. MARCO LEGAL

• Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley Federal de las Entidades Paraestatales y Reglamento. • Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública

Federal. • Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la

Administración Publica Federal Centralizada. • Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal. • Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del

gasto de la Administración Pública Federal. • Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. • Bases generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Comisión

Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. • Oficio-Circular No. SRMS.-003/2004 signada por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.




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4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4.1 El presente Procedimiento, será de observancia obligatoria para los servidores públicos que laboren en la

Comisión, y regulan lo relativo al registro, guarda o custodia y entrega de bienes instrumentales. 4.2 Serán sujetos de registro y afectación, todos los bienes instrumentales (véase glosario) propiedad de la

CDI. 4.3 El Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, adscrito a la Coordinación General de

Administración y Finanzas, o las personas a quienes se les delegue o que expresamente estén autorizadas, serán las responsables de verificar y supervisar que todos los bienes instrumentales estén registrados, identificados y resguardados. En el ámbito foráneo, esta función recaerá en el Jefe del Departamento Administrativo en Delegaciones y en el Administrador en los CCDI´s.

4.4 Debido al número de personal que hay en Oficinas Centrales, es necesario nombrar un Enlace

Administrativo de Bienes Instrumentales por Dirección de Área, el cual será designado por los Titulares de dichas direcciones. El Enlace Administrativo de Bienes Instrumentales, tendrá las funciones de: notificar los cambios de ubicación de bienes o de movimientos de personal, mantener actualizado el inventario físico de los bienes instrumentales y en su caso, apoyar en el levantamiento físico periódico, llevar el control eficiente de los movimientos de bienes de su adscripción y de las actualizaciones de sus resguardatarios, informando oportunamente por escrito al Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios, adscrito a la Subdirección de Bienes Muebles e Inmuebles. El Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios, adscrito a la Subdirección de Bienes Muebles e Inmuebles, fungirá como el Responsable a Nivel Central del Control de los Bienes Instrumentales, cuyas funciones serán: 1) mantener actualizado el inventario de bienes instrumentales a Nivel Central, y 2)coordinar el trabajo de los Enlaces Administrativos de bienes instrumentales en las Direcciones de Área de las Unidades Administrativas Centrales.

4.5 El Responsable del registro y afectación de bienes instrumentales en Delegaciones es el Jefe del

Departamento Administrativo y en CCDI´s el Administrador. 4.6 El Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios, deberá consultar al menos trimestralmente la

dirección electrónica http://www.funcionpublica.gob.mx/unaopspf/unaop1.htm, para mantener actualizada la información del CABM, disponible en este portal, así como cualquier información relativa al registro, control y afectación de los bienes instrumentales.

4.7 El Departamento de Almacenes e Inventarios, adscrito a la Subdirección de Bienes Muebles e Inmuebles,

deberá enviar al Jefe del Departamento Administrativo en Delegaciones y al Administrador en los CCDI´s, copia de las órdenes de cargo de Bienes Instrumentales que correspondan. Mismas que deberán contar con las firmas autógrafas y nombres completos de quienes elaboran, autorizan, transportan y reciben. Lo




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anterior con el objeto de proceder a dar de alta los bienes instrumentales correspondientes a la Delegación y CCDI´s, respectivamente.

4.8 El alta en inventarios de los bienes instrumentales se realizará a valor de adquisición, considerando el

costo sin el Impuesto al Valor Agregado, mediante el formato Nota de Entrada de Bienes Instrumentales. 4.9 En el caso de que la CDI carezca del documento que acredite la propiedad del bien, el Director de

Recursos Materiales y Servicios Generales, adscrito a la Coordinación General de Administración y Finanzas, procederá a levantar acta en la que se hará constar que dicho bien es de propiedad federal y que figura en los inventarios respectivos. Cuando se extravíe la licencia, permiso o cualquier otra documentación necesaria para el uso o aprovechamiento del bien, se deberán realizar las gestiones conducentes a su reposición. Las Delegaciones y CCDI´s que cuenten con casos similares, deberán turnarlos al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, para que se proceda en la forma descrita.

En el caso de que una persona u organización reclame la propiedad de un bien que haya sido incorporado al patrimonio de la CDI, deberá demostrarlo con evidencia documental o con cualquier otro medio que permita concluir sin lugar a dudas que le pertenece en forma legítima; la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales procederá entonces a dar de baja el bien de que se trate y lo entregará a la persona u organización que lo reclamó.

4.10 Para la identificación de bienes instrumentales se considerarán los siguientes registros de control:

Identificación cualitativa: Se hará mediante la asignación de un número de inventario. Dicho registro estará señalado en forma documental y en el propio bien. El número de inventario se conforma de la siguiente forma: CDI - I - 100000000 / 00000 - 00 - 00 Los vehículos oficiales serán identificados por el número económico que la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, adscrito a la Coordinación General de Administración y Finanzas, les asigne para tal efecto.

Clave que corresponda al ien conforme al

CABM b

Es el año de adquisición del

bien

Dígitos que identifican la

Entidad Federativa donde se

localiza el bien

Número progresivo que le corresponda

Indica que el bien es de tipo instrumental

Siglas de CDI que Indican la

pertenencia del bien

4.11 Cada Delegación estatal así como las Unidades Operativas bajo su ámbito de control, utilizarán en la identificación de los bienes instrumentales asignados su clave de entidad federativa correspondiente, en los últimos dos dígitos del número de inventario, conforme a la siguiente tabla:




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Entidad Federativa Clave Entidad Federativa Clave

Baja California 02 Morelos 17 Campeche 04 Nayarit 18 Chiapas 07 Oaxaca 20 Chihuahua 08 Puebla 21 Distrito Federal 09 Querétaro 22 Durango 10 Quintana Roo 23 Guanajuato 11 San Luis Potosí 24 Guerrero 12 Sinaloa 25 Hidalgo 13 Sonora 26 Jalisco 14 Tabasco 27 México 15 Veracruz 30 Michoacán 16 Yucatán 31

4.12 En caso de no conocerse el valor de adquisición de un bien instrumental, el mismo podrá ser determinado

para fines administrativos de inventario por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, adscrito a la Coordinación General de Administración y Finanzas, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos establecidos o reconocidos por la Secretaría de la Función Pública.

4.13 En todos los casos de donaciones en especie que reciba la CDI se deberá cotejar el inventario indicado en los documentos respectivos con el físico, particularmente en vehículos, en cuyo caso deberán coincidir los números de motor y de serie. De encontrar diferencias éstas se harán constar en el acta administrativa de recepción. Asimismo, el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, adscrito a la Coordinación General de Administración y Finanzas, verificará que se entreguen los documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes y, en su caso, los permisos que permitan su uso.

En el caso de existir las diferencias descritas, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

deberá realizar las gestiones necesarias ante la autoridad competente, a fin de obtener la documentación que acrediten los números de motor y serie que se encuentran físicamente en el vehículo donado.

4.14 Los bienes instrumentales adquiridos con otros recursos diferentes a los autorizados al oficio de inversión,

deberán ser notificados por escrito al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, para solicitar su registro y afectación correspondiente.

4.15 El resguardo de los bienes instrumentales tendrá como función principal controlar su asignación a los

servidores públicos de la CDI. El control se deberá llevar a cabo mediante resguardo de manera individualizada, que contemplará el listado total de bienes instrumentales asignados al servidor, los datos relativos a la adquisición del(los) bien(es) de que se trate, así como los datos del servidor público responsable del resguardo, quien firmará al calce del mismo, aceptando ser responsable de su uso racional y custodia.




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4.16 En el Nivel Central, el Enlace Administrativo de los Bienes Instrumentales del Área que corresponda, deberá informar a través del formato “Control de Movimientos de Bienes Instrumentales” al Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios, adscrito a la Subdirección de Bienes Muebles e Inmuebles, cualquier cambio de ubicación de bienes o de movimientos de personal que vayan a efectuarse, sea el caso de alta, renuncia o cambio de adscripción. En el ámbito foráneo, toda afectación deberá ser notificada al Jefe del Departamento Administrativo y al Administrador que corresponda.

4.17 La transferencia de bienes instrumentales entre Oficinas Centrales, Delegaciones Estatales, CCDI´s y

Unidades Operativas, deberá realizarse mediante el formato Orden de Cargo; será responsabilidad del servidor público que reciba el bien instrumental, verificar que coincidan los datos físicamente con los consignados en los documentos, particularmente en vehículos, donde deberán cotejarse los números de serie y de motor que aparecen en la copia de la factura que avala la propiedad del bien. De existir diferencias se procederá a levantar acta administrativa y se actuará en la misma forma descrita en la política 4.13.

4.18 En el caso de que Oficinas Centrales envíe bienes instrumentales ya utilizados y que por consiguiente ya

cuenten con número de inventario, las Delegaciones Estatales y CCDI´s, deberán agregar físicamente el número consecutivo que le corresponda y los últimos dos dígitos de su Entidad Federativa. En el sistema u archivo electrónico utilizado para el control de los Bienes Instrumentales, deberán sustituirse los dígitos correspondientes a la Entidad Federativa respectiva.

4.19 El Departamento de Almacenes e Inventarios, adscrito a la Subdirección de Bienes Muebles e Inmuebles, a través del Almacén General, es el único facultado para realizar envíos de bienes instrumentales a Delegaciones, CCDI´s y Unidades Operativas, mediante el formato Orden de Cargo.

4.20 El Departamento de Almacenes e Inventarios, adscrito a la Subdirección de Bienes Muebles e Inmuebles,

esta facultado para supervisar los procesos de registro, afectación e inventarios físicos de bienes instrumentales a Nivel Nacional, de la misma forma esta atribución corresponde a todos los Jefes del Departamento Administrativo en Delegaciones respecto de los Administradores en CCDI´s, bajo su jurisdicción.

4.21 Corresponderá a la unidad administrativa respectiva, la determinación de considerar los bienes bajo su

resguardo como instrumentales, es decir, como susceptibles de asignarles físicamente un número de inventario, y que estén destinados a incrementar los acervos de la CDI, tales como artesanías, libros, periódicos, videos y fonogramas editados, entre otros, así como libros de consulta especializada. Esta determinación deberá ser comunicada por escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, firmado por un servidor público con nivel mínimo de Director de Área, especificando los tipos de bienes que serán instrumentales. En estos casos, el control de registro y afectación será responsabilidad de dichas unidades administrativas, con los medios o sistemas que consideren adecuados para facilitar su identificación e inventario, debiendo sujetarse a las políticas generales de este procedimiento y a los criterios de catalogación internos.




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4.22 Para el caso particular de acervos, la unidad administrativa responsable de su resguardo, deberá dar vista en el Almacén Central, de los bienes que serán dados de alta mediante una Nota de Entrada y Orden de Cargo como bienes de consumo; los bienes que por su naturaleza o estado físico no puedan ser trasladados al Almacén Central para esta verificación visual, deberán ser revisados en el lugar que indique la unidad administrativa responsable, donde acudirá personal del Almacén a constatar su existencia.

Los acervos que obtenga la CDI, cuyo origen haya sido distinto a la adquisición con recursos presupuestales, tales como canjes, pagos en especie y aplicación de ingresos excedentes, deberán ser notificados por escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para proceder a su registro y afectación respectivas, como bienes de consumo.

4.23 Los bienes instrumentales de poca cuantía (veáse procedimiento de fondo fijo, política 4.11), adquiridos de

forma excepcional por las unidades administrativas de la CDI, con recursos diferentes a los que se incorporan en los Oficios de Inversión, deberán ser notificados por escrito al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, y solicitar su registro y afectación correspondientes.

4.24 El expediente bajo resguardo del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios, Jefe del

Departamento Administrativo en Delegaciones y Administrador en los CCDI´s, respecto de los Bienes Instrumentales, se integrará como sigue:

• Ordenes de cargo (copia). • Notas de entrada (copia). • Resguardos con el listado individualizado de bienes (original). • Control de Movimientos de Bienes Instrumentales (original).

Adicionalmente, el Enlace Administrativo de los bienes instrumentales a nivel Central, conservará copia del formato:

• Recepción de Bienes Instrumentales.




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5. DIAGRAMA DE FLUJO

Registro y Afectación de Bienes MueblesJefe del Departamento de Almacenes e

Inventarios o Jefe del Departamento Administrativo en Delegaciones/Administrador

en CCDI´s

Enlace Administrativo de Bienes Instrumentales por Unidad Administrativa

Inicio

El Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios

elabora Orden de Cargo, distribuye y entrega bienes

instrumentales a las Unidades Administrativas y Operativas de la CDI. Envía

copia al Jefe del Departamento

Administrativo en la Delegación/Administrador

en el CCDI

1

Orden de CargoRecepción de

Bienes Muebles en Ofnas. Centrales

Recibe del Almacén General Orden de Cargo de bienes instrumentales debidamente requisitada y elabora Nota de Entrada

2

Orden de Cargo

Nota de Entrada

Asigna número de inventario a cada bien de conformidad a las políticas 4.9, 4.10 y 4.11. Captura en Sistema de Control de Inventarios el ingreso del

bien instrumental e imprime el Resguardo

Individualizado

3Sistema de Control de Inventarios

Resguardo Individualizado

Acude al área receptora y marca físicamente el bien

con el número de inventario asignado y

recaba firma del resguardatario en el

original del Resguardo Individualizado y entrega copia al servidor público

4


Envía al Jefe del Departamento de

Almacenes e Inventarios o Jefe del

Departamento Administrativo en

Delegación /Administrador en el

CCDI Control de Movimientos de

Activos Fijos

5

Determina en base al Control de Movimientos de Activos Fijos qué tipo de modificación se requiere,

de conformidad a las características de la

afectación

6

Control de Movimientos de

Bienes Instrumentales

Tipo de Modificación

7

9

Cambio de Adscripción

Resguardo



Nombre del Procedimiento:



Código:

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Registro y Afectación de Bienes Muebles

Enlace Administrativo de Bienes Instrumentales por Unidad Administrativa

Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios o Jefe del Departamento

Administrativo en Delegaciones/Administrador en CCDI´s

Recepción de Bienes

Instrumentales en Ofnas. Centrales

6

Recoge el bien para depositarlo en el Almacén

General o Delegación para su posterior traslado, o en el

momento lo lleva a las instalaciones de la nueva

adscripción. Solo en caso de cambios que impliquen transferencias físicas de

bienes de Unidades Administrativas del Nivel

Central a Unidades Administrativas de Nivel

Foráneo, o de una Delegación a un CCDI, elabora Orden de

Cargo con los datos de la nueva adscripción

7

Orden de Cargo

Recibe el bien transferido y en su

caso, firma de recibido en la Orden de Cargo por el bien reasignado y lo da de alta en su

inventario, en apego a este procedimiento

8

Orden de Cargo

Imprime el resguardo individualizado con los

datos del nuevo resguardatario, acude a constatar los bienes

y recaba firma, entrega copia al servidor público

9Resguardo

Individualizado

Archiva documentación

correspondiente al registro y/o afectación

de bienes instrumentales, de conformidad a la

política 4.24

10

Orden de Cargo

Nota de Entrada


Fin

6






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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad

Registro de bienes

1 Jefe del Departamento de

Almacenes e Inventarios

Elabora “Orden de cargo” (Anexo núm. 10.1). Distribuye y entrega bienes instrumentales a las Unidades Administrativas y Operativas de la CDI. En el caso de Oficinas Centrales se entrega a través del formato “Recepción de Bienes Instrumentales” (Anexo núm. 10.2); recabando las firmas de transportista, área receptora o resguardatario, en lo aplicable. En lo aplicable, envía copia al Jefe del Departamento Administrativo en Delegaciones / Administrador en CCDI´s.



Departamento Administrativo en Delegaciones /

Administrador en CCDI´s

Recibe del Almacén General la “Orden de Cargo” (Anexo núm. 10.1) de bienes instrumentales debidamente requisitada y elabora la “Nota de entrada” (Anexo núm. 10.3).

3 Asigna número de inventario a cada bien de conformidad a las políticas 4.9, 4.10 y 4.11. Captura en el sistema de control de inventarios el ingreso del bien instrumental e imprime el “Resguardo individualizado” (Anexo núm. 10.4) correspondiente.

4 Acude al área receptora y marca físicamente el bien con el número de inventario asignado y recaba firma del resguardatario en el original del “Resguardo individualizado” (Anexo núm. 10.4), entregando copia al servidor público.

Afectación de bienes

5 Enlace Administrativo de Bienes

Instrumentales por Unidad Administrativa

Envía al Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios o al Jefe del Departamento Administrativo en Delegaciones / Administrador en CCDI´s, formato “Control de Movimientos de Bienes Instrumentales” (Anexo núm. 10.5) referente a:

1. Movimientos de personal o bienes en una misma área de adscripción (cambio de resguardatario), o

2. Transferencia de bienes entre Unidades Administrativas del Nivel Central y foráneas o entre Delegación y los CCDI de su cobertura (cambio de adscripción).




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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad



Departamento Administrativo en Delegaciones /


Determina con base al formato “Control de Movimientos de Bienes Instrumentales” (Anexo núm. 10.5) qué tipo de modificación se requiere, de conformidad a las características de la afectación; si requiere cambio de: Adscripción: Ir al paso núm. 7.

Resguardatario: Ir al paso núm. 9.

7 Recoge el bien para depositarlo en el Almacén General o Delegación para su posterior traslado, o en el momento lo lleva a las instalaciones de la nueva adscripción. Sólo en el caso de cambios de adscripción que impliquen transferencias físicas de bienes de Unidades Administrativas del nivel central a Unidades Administrativas de nivel foráneo, o de una Delegación Estatal a un CCDI, elabora “Orden de cargo” (Anexo núm. 10.1) con los datos de la nueva adscripción.

8 Recibe el bien transferido y, en su caso, firma de recibido en la “Orden de cargo” (Anexo núm. 10.1) por el bien reasignado y lo da de alta en su inventario, en apego a este procedimiento.

9 Imprime el resguardo individualizado con los datos del nuevo resguardatario, acude a constatar los bienes y a recabar la firma del mismo, entregándole copia al servidor público.

10 Archiva documentación correspondiente al registro y/o afectación de bienes muebles, de conformidad a la política 4.24.




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7. REGISTROS

Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo

Expediente de Notas de Entrada 5 años Jefe del Depto. de Almacenes e Inventarios o Jefe del Depto. Administrativo en Delegaciones /


Expediente de Recepción de Bienes Instrumentales

5 años Jefe del Depto. de Almacenes e Inventarios o Jefe del Depto. Administrativo en Delegaciones /


Expediente de Resguardos Individualizados

Histórico, no hay límite

Jefe del Depto. de Almacenes e Inventarios o Jefe del Depto. Administrativo en Delegaciones /


Expediente de Ordenes de Cargo 5 años Jefe del Depto. de Almacenes e Inventarios o Jefe del Depto. Administrativo en Delegaciones /


Expediente de Control de Movimientos de Bienes

Instrumentales

5 años Jefe del Depto. de Almacenes e Inventarios o Jefe del Depto. Administrativo en Delegaciones /

Administrador en CCDI´s 8. CONTROL DE CAMBIOS

Número de revisión

Fecha de actualización Descripción del cambio

1 Junio de 2005 El antecedente es el procedimiento “Alta de bienes muebles en oficinas centrales”. Esta versión se desarrolló conforme a la Guía Técnica para Elaboración de Manuales de Procedimientos, versión 2.0.

2 Abril de 2007 Se requiere su actualización debido a adecuaciones en la operación y cambios en la estructura de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Se desarrolló con base en la “Guía Técnica para Elaboración de Manuales de Procedimientos, versión 2.1.




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9. GLOSARIO Afectación La asignación de los bienes instrumentales a un área, persona o servicio

determinados.

En caso de préstamo de bienes instrumentales a terceras personas u organizaciones, deberá hacerse constar mediante un documento jurídico que contenga el tiempo y condiciones del mismo, y hacerlo de conocimiento a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Bienes Los bienes muebles de propiedad federal siempre que dichos bienes estén al servicio o formen parte de los activos de la CDI.

Se ubican también dentro de esta definición los bienes muebles que por su naturaleza, en los términos del artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto se establecen.


Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza la CDI, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

En el CABM, son los bienes cuya clave inicia con la letra I (Instrumental), a diferencia de los bienes de consumo, cuya clave inicia con una letra C (Consumo).

CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

CABM Catalogo de Adquisición de Bienes Muebles, aplicable a la Administración Pública Federal y que se publica en el Portal de la Secretaría de la Función Pública.

Enlace Administrativo de Bienes Instrumentales

Servidor público designado por el titular de la unidad administrativa central, quien además de sus responsabilidades normales, tendrá las funciones de: mantener actualizado el inventario físico de los bienes adscritos a su área y, en su caso, apoyar en el levantamiento físico periódico; llevar el control eficiente de los movimientos de bienes de su adscripción y de las actualizaciones de sus resguardatarios.

• En el nivel central, dado el elevado número de personal por cada unidad administrativa, se hará necesaria la designación de un Enlace administrativo de bienes instrumentales por cada Dirección de Área, para facilitar el cumplimiento de las funciones conferidas.

• En el nivel foráneo, dado el bajo número de personal de cada unidad administrativa, no aplicará este criterio, por lo que las funciones sólo residirán el Jefe de Departamento Administrativo en Delegación y Administrador en el CCDI.




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Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios

Servidor público de mando adscrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, quien entre sus responsabilidades, tiene la de coordinar las acciones para el debido registro y afectación de los bienes instrumentales de la CDI, con auxilio de las diversas unidades administrativas que la integran.

Para efectos del presente procedimiento, funge como Enlace Central de los Bienes Instrumentales, debido a que coordina el trabajo desarrollado por los enlaces administrativos de Bienes Instrumentales por cada Dirección de Área en el Nivel Central, para mantener actualizado el inventario de bienes instrumentales de cada Unidad Administrativa.

Resguardatario Trabajador que utiliza y tiene bajo su cuidado diversos bienes instrumentales propiedad de la CDI, para desarrollar adecuadamente las actividades que tiene encomendadas.

Unidades Administrativas

De conformidad al Estatuto Orgánico vigente, cada uno de los órganos que integran a la CDI, a saber:

Nivel central: Unidad de Planeación y Consulta, Unidad de Coordinación y Enlace, Coordinación General de Administración y Finanzas, Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales, Dirección General de Innovación Mejora, Dirección General de Asuntos Jurídicos y Órgano Interno de Control 1.

Nivel foráneo: Delegaciones Estatales; el Artículo 34 del mismo Estatuto refiere que éstas a su vez contarán con las siguientes unidades administrativas: Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena y Radiodifusoras Culturales Indigenistas.

Unidades Operativas foráneas

Se refiere a las Residencias y Centros Regionales de Información y Documentación, adscritas a las unidades administrativas de nivel foráneo.

Nota:

1 El Órgano Interno de Control, aunque en el Estatuto Orgánico no se establezca como Unidad Administrativa de la CDI, si se considera para efectos de control de los Bienes Instrumentales que utilizan, ya que éstos son propiedad de la CDI.

10. ANEXOS 10.1 Orden de Cargo. 10.2 Recepción de Bienes Instrumentales. 10.3 Nota de Entrada al Almacén. 10.4 Resguardo Individual de Bienes Instrumentales. 10.5 Control de Movimientos de Bienes Instrumentales.




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Anexo núm. 10.1 “Orden de Cargo Bienes Instrumentales”

ORDEN DE CARGO BIENES INSTRUMENTALES

NO.

PROG. (1)

UNIDAD OPERATIVA (4) Clave (5) FECHA (2)

ENVIÓ POR CONDUCTO (6)

VEHÍCULO (7) FECHA

DE BAJA

(3)

PEDIDO CLAVE D E S C R I P C I O N NO. INVENTARIO CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE PROYECTO PARTIDA

PRESUPUESTAL

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

OBSERVACIONES (18)

DESPACHO

(19)

AUTORIZACIÓN

(20)

TRANSPORTISTA

(21)

RECEPCION

(22)

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

EN BUEN ESTADO ___

CANTIDAD COMPLETA ___

ARTICULO SOLICITADO___

(23)




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Anexo núm. 10.1 “Orden de Cargo Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado (continúa)

Núm. Dice Debe anotarse

1 No. Prog. El numero progresivo que corresponda a la “Orden de Cargo Bienes Instrumentales” asignándolo al momento de su elaboración.

2 Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 Fecha de Baja Con números arábigos, el día, mes y año en que se realiza la baja del bien.

4 Unidad Operativa El nombre del área de la unidad administrativa a la cual se le envían los bienes, tanto de oficinas centrales como de unidades operativas foráneas.

5 Clave El número de clave del área de la unidad administrativa a la que se envía los bienes.

6 Envío por conducto El nombre del transportista, si este pertenece a la Comisión o, en su caso, la razón social o denominación de la compañía fletera.

7 Vehículo Los datos del vehículo que transporte la carga a su destino (marca, tipo y número de placas), en su caso.

8 Pedido El numero de “pedido” que ampara la adquisición de los bienes.

9 Clave El número de la cuenta contable que aplique, según el tipo de bien mueble de que se trate y de conformidad a la siguiente tabla: 10220 Maquinaria y equipo agrícola 10230 Maquinaria y equipo industrial 10240 Equipos y aparatos médicos 10250 Equipo de transporte 10270 Herramienta y equipo taller 10280 Muebles y equipos de oficina 10290 Muebles y equipo casa habitación 10300 Equipo de campamento 10310 Otros activos 10320 Equipo de cine 10330 Equipo de audio 10340 Equipo de fotografía 10350 Equipo de video 10360 Equipo de radiodifusora 10370 Equipo de cómputo 10700 Semovientes y accesorios

10740 Colecciones varias: artísticas, científicas y literarias




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Anexo núm. 10.1 “Orden de Cargo Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado


10 Descripción El nombre genérico del bien detallando sus características particulares, según “Nota de Entrada Bienes Instrumentales” y la fecha de adquisición.

11 No. de inventario El número o clave de inventario que le asigne el Departamento de Almacenes e Inventarios.

12 Cantidad El número de bienes a los que se les da salida.

13 Unidad La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: pieza, frasco, rollo, caja, kilo, litro, metro, etc., de acuerdo a la “Nota de Entrada Bienes Instrumentales”.

14 Precio unitario El precio de cada unidad, según la “Nota de Entrada Bienes Instrumentales”; reflejado en la “Tarjeta de Kardex”.

15 Importe El resultado de multiplicar la cantidad (columna 12) por precio unitario (columna 14).

16 Proyecto La clave del proyecto para el que se asignan los bienes, conforme lo indica la “Nota de Entrada de Bienes Instrumentales”. Dependiendo de lo amplio de su texto, se puede anotar en observaciones.

17 Partida presupuestal El número de la partida presupuestal que se afecte, indicado en la “Nota de Entrada Bienes Instrumentales” y en la “Tarjeta de Kardex”, en su caso.

18 Observaciones La información complementaria que se considere pertinente ejemplo: la “Requisición de Compra” que se atiende.

19 Despacho El nombre completo y firma autógrafa de la persona que elabora el documento y despacha el vehículo.

20 Autorización El nombre completo y firma autógrafa del responsable de autorizar el documento, ejemplo: el Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios o el Almacenista.

21 Transportista El nombre completo y firma autógrafa del chofer responsable del traslado de los bienes, pertenezca o no a la Comisión.

22 Recepción El nombre completo y firma autógrafa del responsable de la recepción de los bienes en la unidad administrativa solicitante y la fecha en que recibe los Bienes Instrumentales.

23 En buen estado Cant. Completa Art. Solicitado

Anotar “si” o “no” según sea el caso.




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Anexo núm. 10.2 “Recepción de Bienes Instrumentales”

No

. PROG. (1) (2)

NOTA DE ENTRADA CUENTA DESCRIPCION No. INVENTARIO

(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

T O T A L

(21)

(4)

IMPORTE PROYECTO PARTIDA PEDIDOARTICULO

CANTIDAD UNIDAD PRECIO

UNIDAD ADMTVA. (3)NOMBRE Y CLAVE DE USUARIO

RECEPCION DE BIENES INSTRUMENTALES

OFICINAS CENTRALES ACTIVO FIJO

OBSERVACIONES: (16)

ELABORÓ(17)

ENTREGO(18)

RESGUARDATARIO(19)

RECEPCIÓN.(20)

NOMBRE FECHA Y FIRMA

EN BUEN ESTADOCANTIDAD COMPLETA

Nota: Este formato es para uso exclusivo en Oficinas Centrales.




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Anexo núm. 10.2 “Recepción de Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado (continúa)


1 No. Prog. Con números arábigos el número progresivo de las partidas o bienes que se registran.

2 Fecha Con número arábigos el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 Unidad Administrativa El nombre del área de la Unidad Administrativa a la cual se le envían los bienes, en oficinas centrales.

4 Nombre y Clave de Usuario El nombre completo y el número de clave del resguardatario al cual se le envían los bienes, en oficinas centrales.

5 Pedido El número de “pedido” que ampara la adquisición de los bienes.

6 Nota de Entrada El número de la “Nota de Entrada” por lo que se asignó el bien a un área determinada.

7 Cuenta: El número de la cuenta contable que aplique, según el tipo de bien mueble de que se trate y de conformidad a la siguiente tabla: 10220 Maquinaria y equipo agrícola 10230 Maquinaria y equipo industrial 10240 Equipos y aparatos médicos 10250 Equipo de transporte 10270 Herramienta y equipo taller 10280 Muebles y equipos de oficina 10290 Muebles y equipo casa habitación 10300 Equipo de campamento 10310 Otros activos 10320 Equipo de cine 10330 Equipo de audio 10340 Equipo de fotografía 10350 Equipo de video 10360 Equipo de radiodifusora 10370 Equipo de cómputo 10700 Semovientes y accesorios 10740 Colecciones varias: artísticas, científicas y literarias




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Anexo núm. 10.2 “Recepción de Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado


8 Descripción Características de los bienes relacionados.

9 No. Inventario La clave asignada al bien instrumental, de conformidad a la política 4.10 y 4.11.

10 Cantidad El número de bienes que se entregan.

11 Unidad La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo (ejemplo: kilo, metro, pieza, ciento, millar, caja, etc.).

12 Precio El costo de cada unidad, considerando el (los) descuento(s) y el impuesto al valor agregado, correspondientes.

13 Importe El resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario.

14 Proyecto La clave del proyecto para el que se asignan los bienes, conforme lo indica la “Nota de Entrada”. Dependiendo de lo amplio de su texto, se pueden anotar en observaciones.

15 Partida El número de la partida presupuestal que se afecte, indicando en la “Nota de Entrada” y en la “Tarjeta de Kardex”, en su caso.

16 Observaciones La información complementaria que se considere pertinente.

17 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios.

18 Entregó El nombre completo y firma autógrafa de la persona responsable de la entrega de los bienes, pertenezca o no a la Comisión.

19 Resguardatario El nombre del servidor público resguardatario de los bienes muebles relacionados.

20 Recepción El nombre completo y firma autógrafa del responsable de la recepción de los bienes en la Unidad Administrativa solicitante y la fecha en que se recibe los Bienes Instrumentales.

21 En buen estado Cantidad Completa Art. Solicitado

Anotar “si” o “no”, según sea el caso.




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Anexo núm. 10.3 “Nota de Entrada al Almacén Bienes Instrumentales”.

N° PROG. (1)

NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN

BIENES INSTRUMENTALES FECHA:

(2) DIA MES AÑO

COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CLAVE O REGISTRO N O M B R E N U M E R O

ALMACEN (3) (4) REMISIÓN

FACTURA (5) PROVEEDOR: (4bis)

PEDIDO (6)

A R T I C U L O IMPORTE

CLAVE DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD

PRECIO UNITARIO TOTAL

PROYECTO PARTIDA PRESUPUESTAL

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

OBSERVACIONES: (15)

ELABORO: ENCARGADO DE ALMACEN

(16)

AUTORIZO: JEFE DEL DEPTO DE ADQUISICIONES O ADMINISTRADOR

(17)

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA




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Anexo núm. 10.3 “Nota de Entrada al Almacén Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado (continúa)


1 No. Prog. Con números arábigos el número progresivo de las partidas o bienes que se registran.

2 Fecha Con números arábigos el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 Almacén Con números arábigos el número del clave del Almacén General.

4 Proveedor: El registro (R.F.C.) y nombre completo o razón social del proveedor, con el que hace entrega los bienes.

5

N u m e r o Remisión Factura

El numero de la remisión y/o factura expedida por el proveedor que ampara los bienes.

6 Pedido, Requisición y/o Contrato

El número del pedido, requisición y/o contrato.

El número de la cuenta contable que aplique, según el tipo del bien del que se trate y de conformidad a la siguiente tabla:

BIENES INSTRUMENTALES 10220 Maquinaria y equipo agrícola 10230 Maquinaria y equipo industrial 10240 Equipos y aparatos médicos 10250 Equipo de transporte 10270 Herramienta y equipo taller 10280 Muebles y equipos de oficina 10290 Muebles y equipo casa habitación 10300 Equipo de campamento 10310 Otros activos

10320 Equipo de cine 10330 Equipo de audio 10340 Equipo de fotografía 10350 Equipo de video 10360 Equipo de radiodifusora 10370 Equipo de cómputo 10700 Semovientes y accesorios 10740 Colecciones varias: artísticas, científicas y literarias

7

A r t í c u l o Clave

BIENES DE CONSUMO El numero de partida presupuestal que corresponda según el tipo de bien considerando el clasificador por objeto del gasto para la Administración publica Federal vigente. Ejemplo:

Papel blanco t/c 2101 Diskettes 3 ½ 2106




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Anexo núm. 10.3 “Nota de Entrada al Almacén Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado


8 Descripción El nombre genérico del bien detallando sus características particulares.

9 Cantidad. El numero de unidades de cada bien que se reciben.

10 Unidad. La unidad de medida con que se identifica al bien según su tipo (ejemplo: kilo, metro, pieza, ciento, millar, caja, etc.).

11

I m p o r t e Precio unitario

El costo de cada unidad.

12 Total Con números arábigos, el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario, (columna 9) por (columna 11).

13 Proyecto La clave del proyecto al que se asigna el bien marcado en el “pedido”, en su caso.

14 Partida Presupuestal

La partida presupuestal que marque el “pedido” correspondiente, en su caso.

15 Observaciones La información complementaria que se considere pertinente.

16 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del Encargado del Almacén que elabora el formato.

17 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa de la persona responsable que autoriza.




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Anexo núm. 10.4 “Resguardo Individual de Bienes Instrumentales”

HOJA: (1) FECHA ( 2 )

( 3 ) ( 4 ) DEPTO: ( 5 ) CLAVE: (6)

Cuenta: ( 7 )

DESCRIPCION PROVEEDOR FECHAFECHA FACTURA PEDIDO N.E. VALOR ALTA

( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) ( 16 )

SUBTOTAL CUENTA ( 17 )

NO. RESG. ( 18 ) TOTAL RESPONSABLE ( 19 )

FIRMA DE CONFORMIDAD ( 3 ) ( 4 ) FECHA: ( 20 )___/___/___

No. DE RESGUARDOS ( 18 )

COORDINACION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZASDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

ADQUISICIONNUMERO INVENTARIO

RESGUARDO INDIVIDUAL DE BIENES INSTRUMENTALES

( 8 )




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Anexo núm. 10.4 “Resguardo Individual de Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado (continúa)


1 Hoja El número consecutivo que asigna el sistema de control de inventarios, con corte por resguardatario.

2 Fecha: En formato DD/MM/AA, la fecha en que fue impreso el resguardo individualizado.

3 ___________ El nombre del resguardatario de los bienes instrumentales relacionados.

4 ______ - ____ Las claves correspondientes al Departamento y al resguardatario.

5 Depto.: La clave asignada al Departamento de adscripción del servidor público resguardatario.

6 Clave: La clave numérica asignada al resguardatario.

7 Cuenta: El número de la cuenta contable que aplique, según el tipo de bien mueble de que se trate y de conformidad a la siguiente tabla: 10220 Maquinaria y equipo agrícola 10230 Maquinaria y equipo industrial 10240 Equipos y aparatos médicos 10250 Equipo de transporte 10270 Herramienta y equipo taller 10280 Muebles y equipos de oficina 10290 Muebles y equipo casa habitación 10300 Equipo de campamento 10310 Otros activos 10320 Equipo de cine 10330 Equipo de audio 10340 Equipo de fotografía 10350 Equipo de video 10360 Equipo de radiodifusora 10370 Equipo de cómputo 10700 Semovientes y accesorios 10740 Colecciones varias: artísticas, científicas y literarias




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Anexo núm. 10.4 “Resguardo Individual de Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado (continúa)


8 Numero de inventario: La clave asignada al bien instrumental, de conformidad a la política 4.10 y 4.11.

9 Descripción: Características de los bienes relacionados.

10 Fecha: En formato DD/MM/AA la fecha de adquisición del bien instrumental.

11 Factura: En su caso, número de la factura que ampara la adquisición del bien instrumental.

12 Pedido: En su caso, número del pedido que ampara la adquisición del bien instrumental.

13 N.E. El número de la Nota de Entrada por la que se asignó el bien a un área determinada.

14 Valor En pesos y centavos, el valor del bien relacionado.

15 Proveedor Nombre del proveedor que surtió el bien mueble.

16 Fecha alta En formato DD/MM/AA la fecha de alta en el sistema de inventarios de la CDI.

17 Subtotal cuenta Suma aritmética del valor en pesos y centavos, con corte por cuenta, de los bienes instrumentales bajo resguardo del servidor público de referencia.

18 No. Resg. Total de bienes bajo resguardo del servidor público de referencia.

19 Total responsable Suma aritmética del valor en pesos y centavos, del total de bienes que tiene bajo su resguardo el servidor público de referencia.

20 Fecha En formato DD/MM/AA la fecha en que el resguardatario se da por enterado y firma de conformidad, su resguardo individualizado de bienes instrumentales.

Nombre del Procedimiento:



Código:

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Anexo núm. 10.5 “Control de Movimientos de Bienes instrumentales”

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

CLAVE DE USUARIO: FOLIO :

ATENDIÓ : FIRMA:

FECHA DE SOLICITUD: (5)

FECHA DE ATENCIÓN:

AREA SOLICITANTE: PISO :

TEL./EXT.:

OBSERVACIONES (ESPACIO PARA DEPTO. DE ALMACENES E INVENTARIOS)

(13)

SOLICITA SELLO

(9)

(Éstos datos deberán ser llenados únicamente por el Depto. de Almacenes e Inventarios)

NOMBRE, CARGO Y FIRMA

ÁREA SOLICITANTE

(12)

DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTO SOLICITADO (10)

ALTA

BAJA

CAMBIO

DESCRIPCIÓN(11)

NO. DE INVEN.

CONTROL DE MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

(15)(14)

(3) (4)

(6)

(7) (8)

(2)(1)

MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA

PERSONAL DE NUEVO INGRESO ( MENCIONAR NOMBRE COMPLETO )

MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA ( MENCIONAR NO. DE INVENTARIO )

PERSONAL QUE CAUSA BAJA( MENCIONAR NOMBRE COMPLETO )

ESTE ESPACIO SE LLENA CUANDO LA SOLICITUD HAYA SIDO ATENDIDA

INDICAR EL USUARIO ACTUAL Y QUIÉN SERÁ EL NUEVO RESGUARDATARIO (MENCIONAR NOMBRE COMPLETO)

MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA ( MENCIONAR NO. DE INVENTARIO )

CONTROL DE MOVIMIENTOS DE BIENES INSTRUMENTALES




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Anexo núm. 10.5 “Control de Movimientos de Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado (continúa)


1 Clave de Usuario La clave numérica asignada al resguardatario.

2 Folio El numero progresivo que corresponda del “Control de Movimientos de Bienes Instrumentales” asignándolo al momento de su elaboración.

3 Atendió El nombre completo de la persona que recibe la solicitud.

4 Firma La firma autógrafa de la persona que recibe la solicitud.

5 Fecha de solicitud Con números arábigos, el día, mes y año en que el resguardatario entrega la solicitud al Departamento de Almacenes e Inventarios.

6 Fecha de atención Con números arábigos, el día, mes y año en que el Departamento de Almacenes e Inventarios atiende el requerimiento del resguardatario.

7 Área solicitante El nombre del área solicitante en Oficinas Centrales.

8 Piso El número de piso en donde se encuentra ubicado el resguardatario quien hace la solicitud.

9 Tel./Ext. El número de teléfono y extensión del resguardatario quien hace la solicitud.

10 Descripción del movimiento solicitado

Anotar una “X” en el círculo de acuerdo al tipo de solicitud.

11 Descripción Características de los bienes relacionados. Detallar la descripción según el movimiento solicitado.

12 No. de Inventario El número de inventario que le asigne el Departamento de Almacenes e Inventarios.

13 Observaciones Espacio para registrar información complementaria del Departamento de Almacenes e Inventarios.




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Anexo 10.5 “Control de Movimientos de Bienes Instrumentales”.- Instructivo de llenado


14 Solicitó El nombre completo, cargo y firma autógrafa del resguardatario solicitante.

15 Sello El sello del área solicitante cuando se haya atendido la solicitud.

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