Nombre del Proceso: EVALUACIÓN Y · Hoja 1 de 14 Evaluación y Seguimiento: Estrategia Anti...

Nombre del Proceso: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Código: ES-P03-F10

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INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Vigencia desde: 01/02/2016

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Evaluación y Seguimiento: Estrategia Anti Trámites y Gobierno en Línea. Plan de Acción Gobierno en Línea PAGEL - Vigencia 2017

Tercer seguimiento corte 31 de diciembre del 2017

1. Introducción y alcance De acuerdo al rol de evaluación y seguimiento y en el marco del decreto 2573 de 2014 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea”, el Manual estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de la Tecnología y las Comunicaciones MINTIC, la ley 1712 del 2014 ley de transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, la Oficina de Control Interno, presenta el informe y recomendaciones al “Plan de Acción de Gobierno en Línea vigencia 2017” con corte a 31 de diciembre del 2017, adjuntando la matriz consolidada con su seguimiento. Se verifica dentro de la matriz el cumplimiento a las acciones para la vigencia 2017, realizando observaciones que permitan mejorar la “Estrategia de Gobierno en Línea” con el manejo de la adecuado de la infraestructura tecnológica, información y comunicación que maneja la Defensoría del Pueblo, considerando la premisa del acceso oportuno y transparente de los usuarios a la entidad, atendiendo la directriz dada por el Gobierno Nacional de “Estado abierto”.

2. Objetivo Evaluar el cumplimiento a las actividades formuladas en la matriz Plan de Acción de Gobierno en Línea PAGEL vigencia 2017 con corte a 31 de diciembre, de acuerdo al seguimiento y soportes presentados por parte de cada uno de los responsables con esta fecha de corte, quienes registran en la columna “seguimiento del responsable”. La Oficina de Control Interno, verifica los soportes y el seguimiento a las actividades y si se requiere, se hacen comentarios sobre su cumplimiento, en la columna “Observaciones Oficina de Control Interno”. Se presenta dentro de este informe, recomendaciones con el fin de asegurar el cumplimiento, tanto al marco normativo, como a las directrices establecidas para prestar una mejor atención al usuario y cumplimiento de las mismas, dadas en el Manual de Gobierno en línea y la normativa, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones-MINTIC, y la ley de transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley 1712 de 2014 – Decreto 103 de 2015.

3. Desarrollo El Plan de Acción de Gobierno en Línea vigencia 2017, se formuló y aprobó el pasado 30 de marzo 2017 y esta oficina realizó observaciones al proyecto, el 28 de marzo adelantando los seguimientos con corte a 30 de abril, 31 de agosto registrando en cada corte su avance y entrega. De este último seguimiento con corte 31 de diciembre de 2017 reportando su cumplimiento. La matriz del Plan de Acción de Gobierno en línea y los informes que adelanta esta oficina, se encuentran publicados en la siguiente ruta: “La Defensoría\Planeación y Gestión\Gobierno en línea” y el enlace es el siguiente:


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http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/3137/Gobierno-en-l%C3%ADnea.htm En este espacio de diseño Web, no se ha actualizado la forma de presentación de los planes de acción

y los informes de evaluación de Gobierno en línea allí publicados, no se presentan en orden cronológico, se encuentra en primera línea el “Plan de acción GEL 2015”, y al finalizar lo correspondiente a la vigencia 2017, recomendación dada desde los informes de la vigencia 2016. Dentro de la matriz del Plan de Acción de Gobierno en Línea vigencia 2017, se formularon 28 actividades, distribuidas en sus cuatro ejes temáticos, que presentó el siguiente cumplimiento para esta vigencia 2017:

Seguimiento a corte: 31 Dic-2017

Eje temático

Logro Cantidad de actividad por

Eje

Actividad por Logro

Cumplidas A 31 dic

2017

Cumpl/to parcial o avance

Sin avance

% promedio Cumpl/to

I.- TIC Gobierno abierto

Transparencia 8 8 6 1 1 81%

I.- TIC de servicios

1- Servicios centrados en el usuario

5 1 1 0 0 100%

2-Tramite y servicios en línea

4 1 3 0 59%

III.- TIC de Gestión

1- Estrategia de TI

11

5 3 1 1 70% 2- Gobierno de TI 1 1 0 0 100% 3- Información 2 0 1 1 45% 4- Sistemas de información

1 1 0 0 100%

5- Capacidades Institucionales

2 0 2 0 63%

IV.- Seguridad

y Privacidad

1-Definición del marco de seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información

4

2 0 2 0 50%

2- Implementación del plan seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información

2 0 2 0%

Total 28 28 13 10 5 67%

% Cumplimiento PAGEL vigencia 2017: 45% 36% 18%

Cumplimiento promedio de actividades del PAGEL 2017 66%

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/3137/Gobierno-en-l%C3%ADnea.htm


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El compromiso de la dirección en la implementación de este plan de acción, se ve reflejado en el esfuerzo realizado en las actividades formuladas, lideradas y adelantadas por el grupo de Sistemas y un equipo interdisciplinario conformado entre otros por la Oficina Comunicaciones y la Secretaría General, logrando un mayor cumplimiento comparado con la vigencia 2016 del 49% Con la convocatoria a cada uno de los responsables en este seguimiento, se evidencia el compromiso de cada uno de ellos, en la implementación de las estrategias definidas por la entidad en cada uno de los ejes temáticos, del Plan de acción de Gobierno en línea, que permitan asegurar la transparencia en la información, el trámite y servicios en línea. Es importante revisar de este plan de acción las acciones sin cumplimiento, total cinco (5) y diez (10) con avance parcial. Transparencia y acceso a la información: Se adelantó por parte de la Secretaria de Transparencia, un acompañamiento a la Defensoría del Pueblo en la forma y contenido, de la información publicada en el botón de “Transparencia y acceso a la información pública”. Definido como “Estrategia de acompañamiento a la implementación del derechos de acceso a la información”. Se adelantaron varias reuniones desde el mes de junio, definiendo una mesa técnica, que culminó el pasado 4 de diciembre del 2017, donde se revisa los accesos y la información allí publicada. Se espera el informe final por parte del asesor Liliana Mayorga Tovar, con el fin de continuar en las observaciones allí planteadas, para que sean atendidas de manera inmediata. El botón de “Transparencia y acceso a la información”, está disponible al ingresar a la página WEB de la Defensoría del Pueblo y se presenta así, con enlace:

http://www.defensoria.gov.co/es/public/ley1712/ La imagen consultada el pasado 25 de enero del 2018 en la WEB se presenta así:

http://www.defensoria.gov.co/es/public/ley1712/


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Se tiene una presentación actualizada de los botones necesarios, de acuerdo a la normatividad de la ley de transparencia y recomendaciones, dadas por el acompañamiento de la Secretaria de Transparencia y la Mesa técnica, conformada para este tema. Se han ido ajustando desde el seguimiento con corte a 31 de agosto, las subcategorías y los accesos a la información, sin embargo, hay información que genera dificultad en el acceso, para el usuario de consulta a la página WEB, ya que la información debe estar “a un solo click”; se recomienda, continuar mejorando los accesos y presentando de manera cronológica la información allí publicada, presentando el más actual en primera línea. Es importante asegurar desde el Botón de transparencia, la claridad para el usuario de los “Trámites y servicios” que ofrece la entidad, asegurando su actualización y la forma de llegar a solicitarlos, con facilidad. Se mantiene la recomendación, en registrar la fecha de actualización de estos documentos en esta plataforma. Se han construido herramientas que facilitan la consulta dentro de la WEB, como el “Formulario único de recepción de peticiones”. Sin embargo se recomienda su disponibilidad a este formulario en la web, en un primer plano o con un solo click, o bien desde el botón de transparencia, o desde la pestaña de la Web “Atención al Ciudadano” Se verifica el 25 de enero del 2018, la presentación de las ventanas disponibles en el espacio de “Transparencia y acceso a la información”, considerando el principio de información transparente, de calidad y disponible “a un solo click”. Allí se cuenta con diez (10) secciones (categorías), setenta y ocho (78) subcategoría de títulos y contenidos. Un resumen de lo allí verificado se presenta a continuación:


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Categoría Botones 30Ago

Nuevos Botones 31Dic

Total Botones Observaciones / orientación al usuario

1.

Mecanismo

de Contacto 10 2 12

Espacios físicos destinados para el contacto con el sujeto obligado: Envía al siguiente link http://www.defensoria.gov.co/es/#regionales remitiendo a la página principal de la Entidad, se recomienda un instructivo previo para ubicar la regional a consultar. Se presentan cinco botones (5) botones que direccionan al mismo link: http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#direccion Los botones corresponden a: - “Teléfono fijo, línea gratuita y fax - Correo electrónico institucional - Correo físico o postal - Localización física - Sedes regionales, horario, y días de atención al público Se recomienda, unificar en un solo botón los 4 primeros títulos y se separe en un acceso distinto las sedes regionales, horarios…. Considerando las Peticiones, Quejas y Reclamos al ingresar se presenta entre otros los “servicios en línea” y el botón “Ingresar”, adicional se presentan los informes de seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno. Al dar click al botón de “Ingresar” se direcciona al link: http://www.defensoria.gov.co/formularios/PQRSFD#!/ Se presenta el instructivo y el “Formulario único de recepción de peticiones. Se recomienda que en este botón de “Peticiones, quejas y reclamos”, ingrese a este espacio enmarcando el titulo presentado: “Como presentar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) Este enlace es el mismo enlace presentado en: Instrumentos de Gestión de la información pública” – “Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones a acciones del sujeto obligado”. No es tan claro ¿Quién es el sujeto obligado?, debería enmarcarse en “Defensoria del Pueblo”. Política de seguridad de la información: se ingresa al link: http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6601/ En el título “Política de seguridad de la información al sitio web” presenta el mensaje: “No hay una vista previa disponible”, si se baja el botón “scroll” vertical de la pantalla, se presenta el documento “POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”. Se recomienda, indicar la fecha de actualización y dependencia (s) responsable (s) de este documento (para futuras actualizaciones cuando se requiera.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#direccion

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#direccion

http://www.defensoria.gov.co/formularios/PQRSFD#!/

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6601/

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6601/


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2.-

Información

de Interés 9 5 14

Publicación de datos abiertos: Se enlaza a la página de datos.gov, donde se reporta tres informaciones: Directorio, Información de gestión Unidad para las Victimas 12-2017 y en enero del 2018, se registra la misma información de víctimas. Estudios e investigaciones, otras publicaciones y biblioteca Virtual: envía al mismo link, podrían estudiar la posibilidad de unificarlos. Calendario de actividades: debería hacer referencia a las ACTIVIDADES que realiza nuestra entidad en los diferentes días del mes, haciendo la salvedad de que las fechas pueden ser modificadas en el transcurso del 2017 y que deben ser actualizadas constantemente; en este orden de ideas, nada más debería aparecer un calendario con las actividades programadas.

3.-

Estructura

orgánica y

talento

humano

9 1 10

Directorio de servidores y contratistas, si bien es cierto se tiene el enlace al SIGEP, se vincula solo los de nivel central, no es posible ver los regionales ni a los contratistas. Se revisa la página de la procuraduría General de la Nación en su forma de presentar el directorio de funcionarios

4.-

Normativida

d 2 0 2

Se tiene acceso, sin embargo en segunda línea está actualizada la del 22 de enero del 2018, la primera no tiene fecha

5.-

Planeación 11 -2 9

Se agruparon enlaces y se dejaron nueve (9) vínculos. El enlace del “manual Portal WEB, Intranet y Redes sociales”, está presentado también en “Mecanismos de contacto”. Solo se encuentra publicado el Manual de Calidad. Se puede incluir el Manual de contratación, Manual de inventarios, Manual del usuario postal, entre otros

6.-

Presupuesto 2 2 4

Links sin acceso: Información presupuestal y presupuesto general e histórico anual: contienen la misma información o enlace.

7.-

Control 12 -5 7

Se presenta el enlace un documento de “Informe sobre las demandas en contra y a favor de la entidad”, es importante colocar fecha de este informe y periodo contemplado si se requiere. El informe de Rendición de Cuentas, envía al enlace del ejercicio de Rendición de cuentas vigencia 2017. Planes de Mejoramiento, no está actualizado y no se reporta el seguimiento sino solamente el enlace de formulación


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8.-

Contratación 5 2 7

- Se recomienda agrupar los planes de compras por vigencia La ejecución del contratos, no se indica la fecha de corte ni la publicación de este documento

9.-

Tramite y

servicios 1 0 1

Documentos publicados son de la vigencia 2014 Corresponde al mismo enlace de la primera categoría: “Mecanismos para atención al ciudadano

10.-

Instrumentos

de gestión

de la

información

pública

8 4 12

Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con “omisiones o acciones del sujeto obligado” y el enlace presentado en la categoría “Mecanismos de contacto informe de peticiones, quejas, reclamos, denuncias”, corresponde al mismo enlace. Se recomienda, se revise cual es el mecanismo que tienen los usuarios para presentar quejas y reclamos, sobre una omisión o acción de la Defensoría.

TOTAL 69 9 78

Se presentan los formularios, que se han puesto a disposición de los usuarios, pero se recomienda sean más accesibles para el usuario.


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Identificar la actualización de los documentos, como portafolios, protocolos, los responsables

(áreas o equipos) de la documentación allí presentada, como el Portafolio de servicios -

“Protocolo de atención” – “Protocolo de servicios” y en la parte inferior, hay otro documento

identificado como “Portafolio de Servicios y Trámites. Defensoria del Pueblo 2014” (marca

de agua Borrador”, e indican que fueron aprobados por el “comité de CCCI el 7 de mayo del

2014”. Actualizar información – entre otras Misión y Visión


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Comité de Tecnologías de la Información y de las comunicaciones en la Defensoría de Pueblo ( - Gobierno en Línea- ) De acuerdo con la resolución 477 del 13 de marzo de 2017, se creó el Comité de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones. Con esta resolución, se unificó y centralizó en este comité la

función de “liderar, hacer seguimiento y verificar las implementación de la estrategia de gobierno en línea y orientar las estrategias de racionalización de trámites”1. Para esta vigencia se adelantaron tres (3) sesiones e comités: 30 de marzo, 30 de junio y 12 y 22 de diciembre del 2017,

cumpliendo lo allí establecido de reunirse en los meses de enero, junio y diciembre2. Se puede tener acceso en la página WEB al mapa de procesos de la entidad, a través del enlace del botón de “Transparencia y acceso a la información”, en la categoría “Estructura orgánica y talento humano” subcategoría: “Procesos y procedimientos”, permitiendo que el acceso sea para cualquier persona interno o externo a la entidad. El mapa de procesos a la fecha de consulta 1- feb-2018, corresponde a:

1 Resolución 477 del 13 de marzo 2017 – artículo segundo. 2 Resolución 477 del 13 de marzo 2017 – artículo sexto.


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Considerando que esta información se tiene acceso desde la WEB, es importante verificar la forma de presentación de los documentos allí publicados, que se encuentran con marcas de agua como “En Aprobación”; asegurar actualización de procesos en documentos, que define las directrices como son las caracterizaciones, considerando la nueva estructura dada por la Oficina de Planeación.

4. Conclusiones 1- Se realizó, seguimiento al Plan de Acción de Gobierno en Línea-vigencia 2017 y se logró

un cumplimiento del 66%

2- Se continuó, el fortalecimiento y compromiso del grupo de sistemas, que aseguró un desarrollo

de los sistemas de información, junto con la Secretaria General y la Oficina de Comunicaciones,

que aseguran una mejora en el botón de transparencia y acceso a la información, de cara a la

ciudadanía.

3- Se presentó, seguimiento por cada uno de los responsables de las actividades formuladas

en esta matriz.

4- Se encuentran actividades con un cumplimiento total (trece (13)); otras actividades se

encuentran en ejecución (diez (10)) y sin avance (cinco (5)). De las veintiocho (28)

actividades formuladas, el cumplimiento en esta vigencia fue del 66% con la siguiente

distribución:

Cumplimiento de

actividades %

Total 100%: 46%

Parcial o avance 36%

Sin avance 18%


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5. Recomendaciones Se recomienda: 1. Continuar con el fortalecimiento del tema de los “sistemas de información” y enlaces

dentro de la WEB, con el compromiso de todos los responsables y sobre todo, con el equipo

interdisciplinario. Conformado por el grupo de Sistemas junto con la Secretaria General y

la Oficina de Comunicaciones, que han liderado y construido actividades que se ven

reflejadas tanto al interior, como al exterior de la entidad; asegurando una mejora en la

transparencia y acceso a la información de cara a la ciudadanía.

2. Definir una herramienta con responsabilidad de área de comunicaciones, para asegurar y mantener actualizada la información correspondiente a los botones de enlace de las diversas categorías presentadas, en el botón de “Transparencia y acceso la información”, atendiendo las

observaciones y recomendaciones, presentadas en los informes de evaluación y la matriz del Plan de Acción de Gobierno en Línea 2017, dándolo a conocer a los responsables de las publicaciones y a la Oficina de Control interno, para asegurar los accesos, trazabilidad y definir, la responsabilidad de la información publicada dentro de estos enlaces

3. La Oficina de Control Interno, recomienda revisar el Plan de Acción de Gobierno en línea

vigencia 2018 formulado, para considerar las actividades de la vigencia 2017 que no

lograron su cumplimiento (cumplimiento 66%). Si no es posible incluir estas actividades,

se solicita se presente un informe con su justificación, liderado por la Oficina de

Planeación y dirigida al Señor Defensor del Pueblo, con copia a Control Interno y

Secretaría General.

4. La disponibilidad de ingreso a los “cursos virtuales”, presentados dentro de la página web

“Campus virtual” debe asegurar su acceso, ya que genera mucha expectativa la

realización de los cursos allí presentados, pero aún no están disponibles para la

ciudadanía. Se recomienda marcar como “en construcción” estos botones para no crear

expectativas sobre su ingreso.

5. Se mantiene las recomendaciones dada en todos los informes del Plan de Acción de

Gobierno en línea – PAGEL 2017, sobre el compromiso de los líderes responsables de

realizar seguimiento, a este plan de acción y las recomendaciones sobre arquitectura

empresarial, verificar la trazabilidad de actualización de los documentos, cuando

nuevamente se publican o ajustan en la Web o intranet.

Botón de “Transparencia y acceso a la información”:

6. Los menús desplegables dentro de la página WEB, sea fácil su “Accesibilidad” para la ciudadanía, caso de enlaces de las subcategorías presentados en el botón de

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