Normalizacion y Estandarizacion Direccion Estrategica

FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta

VERSIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE 6

ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

PROCESO Dirección Estratégica

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

1. Planear estratégicamente la Empresa.

a. Retroalimentar el plan estratégico: factores clave éxito y metas estratégicas;

b. Ajustar y actualizar cuando haya lugar; c. Consolidar las actividades prioritarias para el desarrollo visional, así

como las estrategias para promover la apropiación de la cultura y el horizonte institucional;

d. Determinar, para cada actividad, los responsables, tiempos y recursos; e. Comunicar y retroalimentar entre colaboradores y asociados.

Anual Junta Directiva Gerente

Plan Estratégico

Tablero de control integral

2. Establecer el presupuesto del gasto estratégico.

a. Estimar los costos y gastos de las actividades prioritarias; b. Determinar las fuentes de recursos para atender el gasto estratégico; c. Retroalimentar para la elaboración del presupuesto general.

Anual Equipo económico

Plan Estratégico

Presupuesto

3. Establecer y aprobar el presupuesto general.

a. Retroalimentar y proyectar los costos y gastos (operativo, estratégico y social);

b. Consolidar el presupuesto general para la vigencia; c. Solicitar la aprobación de la Junta Directiva (ajustar cuando haya lugar);

Anual Equipo económico

N/A Presupuesto Acta de aprobación

4. Revisar y aprobar la planeación de FECEDA.

a. Retroalimentar la planeación de todos los procesos (Dirección Estratégica, inclusive) y el presupuesto general;

b. Analizar la oportunidad, conveniencia y adecuación (ajustar cuando haya lugar);

c. Aprobar la planeación y presupuesto para la vigencia; d. Comunicar y ejecutar la planeación.


Estatutos FECEDA Manual de calidad Plan Estratégico

Tablero de control integral Presupuesto

5. Dinamizar la Asamblea de Asociados.

Nota: ver procedimiento para la asamblea de asociados. OJO CON LA PARTE DE CONTROL SOCIAL


Procedimiento para la asamblea de asociados

(ver procedimiento)

6. Gestionar el desarrollo estratégico.

a. Dinamizar la ejecución de las actividades prioritarias del plan estratégico;

b. Disponer los recursos, tiempos y colaboradores necesarios; c. Retroalimentar el cumplimiento o desviaciones en función de las metas

propuestas;

Permanente Presidente Junta Directiva Gerente

Plan estratégico 3113627056










d. Establecer los acuerdos y acciones de mejoramiento a los que haya lugar.

7. Comercializar el portafolio de FECEDA.

a. Establecer los Indicadores Afiliación y Base Social para la vigencia; b. Promover la afiliación y el consumo de servicios, por medio de: - Comercialización en los puntos de atención y oficinas de la empresa; - Publicidad en medios masivos; - Ofertas y premios para incentivar el consumo; - Promoción directa con el asesor comercial; - Stand y apoyo a eventos de entidades públicas; - Promoción en los eventos sociales de FECEDA; - Divulgación por medio de las redes WEB 2.0. c. Retroalimentar y ajustar cuando haya lugar; d. Evaluar la incidencia e impacto en las metas económicas de la

empresa.

Permanente Gerente Asesor comercial Equipo de colaboradores

N/A Tablero de control integral

8. Establecer las referenciación competitivas.

a. Buscar información comercial de las demás entidades del sector, por medio de:

- Comunicación e interacción con los asociados; - Consulta de Indicadores económicos oficiales; - Consulta de Información comercial disponible en publicidad; - Consulta indirecta a otras entidades; b. Referenciar las condiciones comerciales: - Condiciones y requisitos de ahorro y crédito; - Tasas de interés; - Reciprocidad; - Tiempo de respuesta; c. Analizar fortalezas y debilidades de FECEDA frente a las demás

entidades; d. Determinar estrategias de fortalecimiento de la posición comercial; e. Aplicar las estrategias y evaluar su impacto en las metas; f. Retroalimentar a la Junta Directiva.

Mensual Gerente Subgerente Colaboradores

N/A Acta

9. Gestionar las a. Analizar las alianzas y relaciones existentes; Permanente Presidente Estatutos Alianzas y









alianzas y relaciones.

b. Promover y fortalecer: - Relaciones comerciales: vinculación con otras entidades para facilitar el

acceso a bienes y servicios de los asociados; - Alianzas comerciales: acuerdos para venta y distribución de productos

y servicios con remanentes a la Empresa; - Relación con agremiaciones: cooperación y representación ante

entidades que contribuyen al desarrollo misional de la Empresa; - Relación con entidades financieras: viabilidad para la provisión de

recursos de forma oportuna, relacionado con el objeto comercial de la empresa;

- Relación con entidades patronales: garantizar los descuentos por nómina para el cumplimiento de las obligaciones estatutarias y crediticias;

c. Retroalimentar y detectar oportunidades de mejoramiento; d. Decidir sobre la formalización de nuevas alianzas y relaciones.

Junta Directiva Gerente

FECEDA relaciones (Archivo)

10. Atender la retroalimentación de la Revisoría Fiscal.

a. Nombrar al revisor fiscal según lo determinado en el Estatuto del Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta;

b. Cumplir con las funciones asignadas estatutariamente; c. Certificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aprobar

(facsímil) los movimientos tributarios; d. Monitorear el cumplimiento de los acuerdos y observaciones; e. Presentar informes a la asamblea de asociados.

Bienal Permanente Mensual Permanente Anual

Revisor Fiscal Asamblea de asociados

Estatutos FECEDA

Acta de asamblea de asociados Informe revisoría fiscal Certificaciones (fondo de liquidez, riesgo de liquidez, estado financieros, -cuatro por mil- GMF-) Oficios

11. Atener la a. Conformar el comité de control social, según lo establecido en los Bienal Miembros del Estatutos Actas de









retroalimentación de Control Social.

estatutos; b. Realizar la reunión de comité de control social; c. Cumplir con las funciones asignadas estatutariamente.

Mensual Permanente

Comité FECEDA Reglamenta

reunión Oficios

12. Evaluar y presentar informe de gestión.

a. Calificar los indicadores, resultados de procesos y desarrollo estratégico;

b. Convocar a reunión de Junta Directiva para rendir informe de gestión; c. Presentar informe de gestión, atender las retroalimentaciones; d. Establecer las decisiones para la mejora continua; e. Verificar las evidencias in situ, cuando haya lugar (decisión de Junta

Directiva), los datos suministrados con el concurso de Revisoría Fiscal y Control Social.

Mensual Gerente Junta Directiva

Código del Comercio (Art. 47) Manual de calidad


13. Dinamizar la evaluación de trimestre.

a. Retroalimentar y evaluar el cumplimiento de las actividades operativas;

b. Relacionar las evidencias del desarrollo estratégico del proceso; c. Calificar el Tablero de control integral.

Trimestral Gerente N/A Tablero de control integral

14. Controlar el servicio no conforme.

Nota: ver procedimiento de control del servicio no conforme. Trimestral Gerente Procedimiento de control del servicio no conforme

(ver procedimiento)

15. Dinamizar las auditorías internas y externas.

Nota: ver procedimiento de auditorías. Anual Gerente Auditor

Procedimiento de auditorías

(ver procedimiento)

16. Atender los requerimientos de control externo.

a. Atender los requerimientos de visitas en sitio por parte de la Superintendencia del Sector Solidario (Supersolidaria) y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ;

b. Presentar informe de asamblea general de asociados a la Supersolidaria;

c. Presentar informe “Sistema de Información de Autocntrol” para la Supersolidaria (intermediación de CONFECOOP);

d. Presentar informe “Información Exógena” de las transacciones

Permanente Anual Trimestral Anual

Gerente Junta Directiva Contador

N/A Acta de visita Supersolidaria Informe de asamblea Informe “sistema de información de









económicas a la DIAN. autocontrol” Informe “DIAN” (digital)

17. Fortalecer el mejoramiento continuo con el Comité de Calidad.

a. Retroalimentar las evaluaciones trimestrales: actividades operativas, estratégicas e indicadores de gestión;

b. Calificar el Tablero de control integral; c. Analizar las fortalezas y debilidades en la gestión; d. Controlar el servicio no conforme; e. Atender quejas, sugerencias y/o reconocimientos; f. Establecer acuerdos de mejoramiento, implementar o controlar el

estado de acciones correctivas, preventivas y/o mejora; g. Comunicar y retroalimentar las disertaciones del comité de calidad.

Trimestral Presidente Junta Directiva Gerente Subgerente Contador Director fundación Tesorero

Manual de calidad

Tablero de control integral Acta

18. Fortalecer el mejoramiento continuo con la Junta Directiva.

a. Elegir los miembros de la Junta Directivo y conformar internamente con base en los estatutos y el Reglamento de dicho órgano;

b. Programar las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva (ver Reglamento de Junta Directiva para establecer los procesos de gestión);

c. Cumplir con las funciones asignadas en los documentos estatutarios; d. Decidir sobre el desarrollo de las actividades de gestión de la Empresa; e. Rendir informe de gestión en la Asamblea General de Asociados.

Anual Mensual Permanente Anual

Junta Directiva

Reglamento de Junta Directiva

Libro de Actas de Junta Directiva

19. Dinamizar las acciones correctivas, preventivas y/o mejora.

Nota: ver procedimiento para acciones correctivas, preventivas y/o mejora Permanente Presidente Junta Directiva

Procedimientos para acciones correctivas, preventivas y/o mejora

N/A

20.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ




NOMBRE Carlos Andrés Peñas Velandia NOMBRE Celestino Romero Aguirre NOMBRE Edgar Orlando Moreno Rico

CARGO Asesor de calidad CARGO Gerente CARGO Presidente Junta Directiva

FECHA 23/05/11 FECHA 24/05/11 FECHA 25/05/11

FIRMA FIRMA FIRMA

Normalizacion y Estandarizacion Direccion Estrategica

Documents

Transcript of Normalizacion y Estandarizacion Direccion Estrategica