Normalizacion y Estandarizacion Direccion Operativa

FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta

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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN OPERATIVA

PROCESO Dirección Operativa

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

1. Planear la gestión operativa.

a. Al inicio de la vigencia, planificar la operatividad de la empresa; b. Establecer los resultados operativos: objetivos e indicadores; c. Analizar la articulación con las metas de desarrollo de la Empresa

(asamblea); d. Informar y comunicar la planificación a los colaboradores.

Anual Gerente Subgerente

Estatutos FECEDA Manual de calidad

Acta de planeación Tablero de control integral

2. Establecer el presupuesto operativo.

a. Estimar los gastos operativos (funcionamiento, personal, etc.); b. Retroalimentar y determinar estrategias para optimizar los recursos; c. Articular al presupuesto general; d. Atender el trámite de aprobación según lo establece el proceso de

Dirección Estratégica.

Anual Equipo económico Contador

Manual de calidad

Presupuesto

3. Gestionar el desarrollo operativo.

a. Evaluar y acompañar el desarrollo de las actividades operativas, así como el servicio de las sucursales y puntos de atención;

b. Solicitar y retroalimentar las novedades de las sucursales y puntos de atención;

c. Atender las situaciones, inquietudes y demás eventos del desarrollo de la Empresa (dentro del marco de sus competencias y funciones);

d. Retroalimentar el cumplimiento de las novedades de las sucursales y puntos de atención con la Gerencia y determinar las acciones pertinentes.

Permanente Gerente Subgerente

N/A Tablero de control integral Reporte de novedades sucursales y puntos de atención

4. Gestionar el talento humano.

a. Planificar la gestión de personal para la vigencia: - Proyectar la planta de personal (licencias, vacaciones y terminaciones

de contrato); - Seleccionar el personal (cuando aplique); - Contratar; - Gestionar la nomina y obligaciones laborales; - Gestionar COPASO (Comité Paritario de Salud Ocupacional), bienestar y

clima laboral; - Capacitar y formar; - Verificar las competencias del personal; - Evaluar el desempeño; - Controlar la entrada y salida del personal;

Permanente Subgerente Manual de funciones COPASO Reglamento interno de trabajo Procedimiento selección de personal Procedimiento de contratación

Actas Selección de personal Hojas de vida (anexos) Nomina Aportes parafiscales Plan de capacitación y formación Evaluación de









b. Retroalimentar los avances y dificultades; c. Mejorar la gestión cuando haya lugar.

Instructivo nomina y obligaciones laborales

desempeño Control de salida

5. Gestionar las compras.

a. Establecer las necesidades de recursos (consumos, locativos, etc.); b. Gestionar según lo expuesto en el Instructivo de Provisión de Bienes y

Servicios; c. Inventariar los bienes devolutivos así: - Hardware, software y equipos electrónicos se administran en la Oficina

de Sistemas; - Los muebles y enseres los administra auxiliar contable; d. Gestionar los cambios en el inventario: - Las adquisiciones se cargan en el registro y se identifican físicamente; - Entregar los bienes devolutivos a los funcionarios (acta de entrega); - En caso de traslado, se registran el cambio de lugar y responsable; - Se constituye una póliza de amparos para bienes devolutivos; - Se deben depreciar contablemente y reponer cuando sea necesario; - Para dar de baja se solicita la aprobación escrita de la Junta Directiva,

previa presentación de la relación y evidencia física del estado. e. Gestionar las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar.

Permanente Subgerente Instructivo de Bienes y Servicios

Inventario Acta de entrega Acta de junta directiva

6. Proveer los recursos necesarios.

a. Recibir solicitudes de insumos; b. Proceder según lo descrito en el Procedimiento Compras cuando no

hayan existencias; c. Entregar los bienes solicitados, según conveniencia y oportunidad; d. Determinar oportunidades de mejoramiento.

Permanente Junta directiva Gerente Subgerente

Procedimiento de compras

(ver procedimiento)

7. Gestionar el mantenimiento y saneamiento.

a. Retroalimentar el plan de mantenimiento y ajustar cuando haya lugar; b. Desarrollar el plan de mantenimiento; c. Evaluar el cumplimiento del plan de mantenimiento; d. Cuando haya lugar, establecer correctivos. Nota: El mantenimiento correctivo se trata como Provisiones de Bienes y Servicios (Nº 5).

Permanente Subgerente Auxiliar de sistemas Servicios generales

N/A Plan de mantenimiento









8. Apoyar la gestión contable.

Nota: Ver instructivo para la gestión de contabilidad. Permanente Gerente Subgerente Contador

Instructivo para contabilidad

(ver instructivo)

9. Dinamizar el servicio al cliente.

a. Atender las quejas, sugerencias y/o reconocimientos, según lo descrito en el procedimiento respectivo;

b. Informar los productos y servicios, según lo descrito en el instructivo de servicio al cliente;

c. Atender a los asociados y visitantes en las oficinas y puntos de servicio según lo descrito en el instructivo respectivo;

d. Establecer una agenda mensual de visitas de supervisión a las Oficinas y Puntos de Servicio.

Permanente Colaboradores Instructivo para servicio al cliente Procedimiento para el trámite de quejas, sugerencias y/o reclamos Instructivo de productos y servicios

Fonomemo Outlook Volantes (horarios)

10. Dinamizar la seguridad de la Empresa.

a. Circuito cerrado (Granada): b. Filmar los movimientos en cámaras; c. Revisar la información grabada cuando existan hechos que lo ameriten; d. Facilitar al Gerente la visión de las dependencias durante la jornada

laboral; e. Monitoreo e ingreso (Oficinas): f. Contratar al proveedor de servicios; g. Monitorear las dependencias utilizando los sensores de movimiento e

incendios; h. Asignar claves para el armado del sistema (Gerente, Subgerente,

Contador, Secretaria) y atender los requerimientos del proveedor de monitoreo.

i. Nota: Para ingresar durante la jornada y extemporánea, coordinar el acceso con las personas habilitadas para el manejo de claves.

j. Guardias (Granada y Acacías): k. Contratar el proveedor de servicios; l. Coordinar los turnos de vigilancia: Granada de 6:00 pm a 6:00 am;

Permanente Gerente Subgerente Coordinadores de Oficinas

Plan de seguridad

Vídeo Libro de novedades









Acacías durante el horario de atención al público; m. Garantizar la seguridad de las instalaciones y notificar las novedades. n. Manejo de llaves (Oficinas): o. Manejar el juego único de llaves (Gerente, Subgerente, Coordinadores y

Secretaria); p. Guardar copia de las llaves en la cajilla de seguridad.

11. Gestionar los archivos, documentos y registros.

Nota: Ver procedimientos de: 1. Control de Documentos; 2. Control de Registros; 3. Archivo.

Permanente Colaboradores Procedimientos: control de documentos, registro y archivo

Listado maestro de documentos y registros

12. Gestionar solicitudes de Información.

a. Recibir solicitudes de información y determinar responsable del procesamiento;

b. Analizar la solicitud, recolectar y procesar los datos necesarios; c. Retroalimentar con el jefe inmediato y enviar; d. Elaborar el oficio remisorio y preparar el archivo para envío; e. Enviar la información y esperar notificación (guardar certificaciones

cuando existan).

Permanente Colaboradores N/A Correos electrónicos Correspondencia Certificaciones

13. Evaluar la satisfacción de los Asociados.

Nota: Ver instructivo para el análisis de requisitos. Anual Subgerente Instructivo para el análisis de requisitos

(ver instructivo)

14. Dinamizar el comité de colaboradores.

a. Convocar a la reunión de colaboradores; b. Acordar la agenda de reunión; c. Retroalimentar las fortalezas y debilidades en la gestión y participación; d. Fortalecer el clima laboral, así como la cooperación y la competencia; e. Facilitar la comunicación de los colaboradores; f. Establecer acuerdos de mejoramiento cuando haya lugar.

Mensual Gerente Subgerente

N/A Acta de reunión Tablero de control integral

15. Dinamizar la evaluación trimestral

a. Retroalimentar y evaluar el cumplimiento de las actividades operativas; b. Relacionar las evidencias del desarrollo operativo de los procesos; c. Calificar el tablero de control integral.

Trimestral Subgerente N/A Tablero de control integral









del proceso.

16. Dinamizar las acciones correctivas, preventivas y/o mejora.

Nota: Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o mejora Permanente Subgerente Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

(ver procedimiento)

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Magdalena Manrique García NOMBRE Celestino Romero Aguirre NOMBRE Edgar Orlando Moreno Rico

CARGO Subgerente CARGO Gerente CARGO Presidente Junta Directiva

FECHA 23/05/11 FECHA 24/05/11 FECHA 25/05/11

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