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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA LIQUIDACIÓN Y COBRO

DE INDEMNIZACIÓN POR

DESPACHOS EXPOLIADOS O

PERDIDOS A LAS COMPAÑIAS

DE TRANSPORTE

SO-NP-023.01

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SO-NP-023.01 En Proyecto

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION Y COBRO DE INDEMNIZACION POR DESPACHOS EXPOLIADOS O PERDIDOS A LAS COMPAÑIAS DE TRA NSPORTE 20/04/2010 H:\NPROC\SO\2010\Indemn_desp expopiados.doc 1

I. OBJETIVO

Establecer los procedimientos a seguir para determinar el cálculo de los montos indemnizables, así como su cobro a las compañías de transporte aéreo y terrestre por la avería, expoliación, demora o pérdida de despachos y/o envíos postales.

II. ALCANCE

A las Gerencias de Administración de Recursos y Gerencia Postal.

III. BASE LEGAL

3.1 Decreto Legislativo Nº 685 Ley de Creación de SERPOST S.A. 3.2 Estatuto Social de SERPOST S.A. 3.3 Actas del Convenio Postal Universal 3.4 Reglamento relativo a Envíos Postales de Correspondencia 3.5 Reglamento relativo a Encomiendas Postales 3.6 Convenios Comité de Contacto IATA- UPU 3.7 Texto Único Ordenado de la Ley de Protección al Consumidor y s us

modificatorias. Aprobado por D. S. N° 006-2009 -PCM 3.8 Resolución de Contraloría General N° 320 -2006-CG Normas de Control Interno 3.9 Normativa interna.

IV. DEFINICIONES – Para efectos del presente documento -

Avería.- Daño o deterioro que pudieran presentar las sacas y o envíos postales cuando están bajo la responsabilidad de las compañías de transporte .

Beneficiario.- Es la persona que presentando un reclamo ante SERPOST S.A. dentro de los plazos de la UPU y siempre que dicho envío sea sujeto a indemnizació n, la empresa una vez analizado y comprobado el reclamo le entregará como indemnización de acuerdo a la normatividad interna los montos correspondientes por la avería, expoliación, demora o pérdida de su envío postal, previa firma; posteriormente se le co brará este monto a la compañía de transporte.

Convenio.- El Convenio al que se hace referencia es el Convenio Postal Universal UPU .

Demora.- Tardanza en el cumplimiento de los plazos de entrega de los envíos postales .

Expoliación.- Acción de violentar con premeditación una saca y/o envío postal.

Indemnización.- Son montos definidos y establecidos por la empresa propuestos por la Gerencia Postal (los casos no contemplados en el Convenio Postal Universal) tomando como base el Convenio Postal Universal, que s e le entregará al beneficiario para resarcir el daño o perjuicio causado por el servicio inadecuado; en este caso posterior a la entrega de la indemnización se realizará el cobro a la compañía de transporte.

Nota de Crédito.- Son comprobantes de índole contable y tributario, que sirven para sustentar el otorgamiento de un descuento o bonificación total o parcial, por parte de la compañía de transporte para modificar el comprobante de pago emitido con anterioridad .





Nota de Débito.- Son comprobantes de índole contable y tributario que genera SERPOST S.A, y que sirven para sustentar la recuperación de costos y gastos ocurridos con posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta otorgada por las empresas de transporte y excepcionalmente para la aplica ción de penalidades.

Penalidades.- Monto a cobrar a las compañías de transporte por el s ervicio deficiente que nos prestan, Artículo. 8 de la Ley de Protección al Consumidor, por los envíos indemnizados al cliente beneficiario, costo de saca, flete por el servicio incumplido y de ser el caso de las obligaciones y multas que determine INDECOPI.

Pérdida.- Se da cuando las sacas y/o los envíos postales son inubicables.

V. NORMAS

1. La Gerencia Postal a través del Área de Atención al Cliente determinará la responsabilidad por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales por parte de las compañías de transporte aéreo y terrestre.

2. Para el pago de los gastos de transporte aéreo internacional, se utilizará la tasa básica máxima calculada por la Oficina Internacional de la UPU expresada en DEG (Derecho Especial de Giro) por kilogramo de peso bruto y por kilómetro.

3. El punto anterior se puede obviar en caso se pactara fletes inferiores para el transporte de los despachos en coordinación con las compañías de transporte aéreo.

4. El Área de Encaminamiento es responsable de consolidar y mantener actualizada la tabla de tarifas de las compañías de transporte, indicando la moneda en que facturaron dichas empresas y si está afecto al IGV.

5. Cuando se establezcan acuerdos y/o contratos con las compañías de transporte para el traslado de los despachos, se deberá contemplar que cuando la responsabilidad por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos y/o envíos postales recaigan en ellas, éstas se comprometen al pago de PENALIDADES, que devengan por infracción del Artículo 8 de la Ley de Protección al Consumidor .

6. Es responsabilidad del Área de Encaminamiento que las compañías de transporte tengan un compromiso por el servicio de transporte de los despa chos de manera que se minimice la pérdida económica de SERPOST S.A. ante la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales nacionales y despachos postales internacionales.

7. La Gerencia Postal aprobará las políticas de administración de las penalidades, las mismas que serán propuestas y actualizadas de ser necesario por el Área de Encaminamiento, debiendo contemplar los montos por los envíos indemni zados al cliente, costo de saca, flete por el servi cio incumplido y de ser el caso de las obligaciones y multas que determine INDECOPI .

8. El Área de Encaminamiento es responsable del manejo de las políticas de penalidades y del trámite para el cobro de las mismas.

9. Las penalidades previo acuerdo de las partes podrán hacerse a través de Nota de Crédito o Nota de Débito para compañías de transporte cuya facturación sea mensual, quincenal o semanal o pago en efectivo.

10. En el caso de compañías cuyo pago sea en efectivo , las penalidades se realizarán, previo acuerdo de las partes, pudiendo ejecutarse a través del pago:





• En efectivo.- se les indicará la cuenta en la cual se deberá realizar el depósito del mismo.

• Servicio de transporte.- Compromiso de dar el servicio de transporte a través de una Nota de Crédito; es responsabilidad del Área de Encaminamiento verificar que la Nota de Crédito y el servicio que se dé sea por el monto correspondiente a la penalidad.

11. Cuando la avería, expoliación o pérdida de los despachos y o envíos comunes sea responsabilidad de la compañía transportista, se efectuará el descuent o de la penalidad por el monto del valor del flete por el servicio incumplido y el valor de la saca(s) de lo facturado.

12. Cuando la avería, expoliación, demora o pérdida de envíos postales registrados sea responsabilidad de la compañía transportista, será cobrada al transportista, sólo las indemnizaciones pagadas a los reclamantes de acuerdo a lo siguiente: Artículo RL 163 del Reglamento Relativo a Envíos de Correspondencia y el Artículo RC 157 del Reglamento Relativo a Encomiendas Postales; (previo acuerd o de las partes) adicionalmente se les descontará el valor del flete por el servicio incumplido y el valor de la saca(s).

13. Cuando la compañía transportista sea responsable de la demora en la entrega de envíos postales que hayan sido sujeto a reclamos, ésta pagará el monto de la tarifa pagada por el beneficiario de acuerdo al Artículo 8 de la Ley de Protección al Consumidor; salvo los envíos que por su naturaleza garanticen el plazo de entrega a estos últimos se les tendrá que indemnizar de acuerdo con lo ofr ecido por el servicio y la normatividad vigente .

14. El Área de Atención al Cliente será responsable de calcular los montos a cobrar a las compañías de transportes por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales nacionales y despachos po stales internacionales de salida en orden cronológico y de acuerdo al pago de las indemnizaciones a los beneficiarios.

15. La Gerencia Postal ha determinado que por el inadecuado servicio de transporte que nos brinden las empresas de transporte se les cobrará y/o descontará de sus facturas previo acuerdo de las partes las siguientes penalidades :

• Por el mal servicio de las empresas de Transporte:

o Por no cumplir con los plazos con SERPOST S.A. y que implican un deterioro en la imagen de la Empresa:

• Por la demora en los plazos imputables al transportista:

o En el caso que los envíos postales lleguen a destiempo y el usuario reclame de acuerdo con el Art. 8 (idoneidad) de La Ley de Protección al Consumidor, se le indemnizará con la devolución de la tarifa pagada por el usuario; salvo los envíos que por su naturaleza garanticen el plazo de entrega a estos últimos se les tendrá que indemnizar de acuerdo con lo ofrecido por el servicio y la normatividad vigente.

Monto a cobrar a la Compañía de transporte

=

Valor de la saca

+

Flete





• Por la avería, expoliación o pérdida de los despachos y / o envíos postales que han sido causales de reclamos y pagados por SERPOST S.A.

• Por multas de INDECOPI. - En el caso que un Cliente presente una denuncia a INDECOPI y sea demostrado que la responsabilidad recae en la compañía de transporte se trasladará la multa a esta última con el cobro de todos los perjuicios económicos que impliquen.

16. El Área de Canje Aéreo remitirá diariamente los documentos UPU que amparan los despachos de salida a las áreas de Central de Boletines y Encaminamiento y los documentos de los despachos de llegada a la Central de Boletines; de no ingresar la documentación, estas últimas tendrán cinco (05) días hábiles para coordinar con Canje Aéreo vía correo elec trónico o por teléfono, luego de los cuales enviarán una Hoja de Coordinación solicitando dichos documentos a la brevedad.

17. El Área de Encaminamiento coordinará con la compañía de transporte vía correo electrónico los primeros cinco (05) días calendario de tomar conocimiento de la irregularidad y de no obtener respuesta, al día siguiente, comunicará mediante carta vía e- mail que tiene para dar respuesta a la consulta quince (15) días calendario – EMS- y treinta y cinco (35) días calendario -envíos postales- luego del cual se dará por aceptada la responsabilidad de la compañía de transporte procediendo al trámite de descuento.

18. El Área de Encaminamiento realizará el seguimiento de los despachos terrestres y de los envíos EMS.

19. El Área de Atención al Cliente a t ravés de la Central de Boletines realizará el seguimiento de los despachos aéreos.

20. El Área de Atención al Cliente tendrá como máximo sesenta (60) días calendario para dar respuesta (solución) al reclamo formulado por los usuarios contados a partir de la fecha que fue formulado (administración) el mismo.


=

La suma de las tarifas pagadas por los

envíos entregados fuera del plazo


=

Valor de la saca

+

Flete proporcional

al peso no entregado a

destino

+

Monto indemnizado por envíos averiados,

expoliados o perdidos


=

Valor de la saca

+

Monto indicado por INDECOPI

+

Flete proporcional al

peso no entregado a

destino





21. El Área de Atención al Cliente elaborará la Solicitud de Cheque para la Indemnización a los Clientes; el pago al cliente no debe exceder de tres (03) meses de formulado el reclamo de acuerdo al Convenio Post al Universal.

22. El Área de Encaminamiento coordinará con las compañías de transporte, la forma y el período de pago de los montos a cobrar por la avería, expoliación, demora o pérdida de los envíos postales y la demora en el caso de los envíos EMS.

23. El Área de Encaminamiento será responsable de la formulación de la “Solicitud de la Nota de Débito” para el descuento de los montos a cobrar a la compañía de transporte por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales, de la facturación mensual.

24. Para efectos de descuento a través de la “Nota de Débito”, esta no deberá de exceder del 50% del monto facturado mensual.

25. El Departamento de Contabilidad verificará y contabilizará las solicitudes de Cheque, teniendo en consideración lo estipulado en los artículos: RL 163 del Reglamento Relativo a Envíos de Correspondencia y. RC 157 del Reglamento Relativo a Encomiendas Postales.

26. La Gerencia de Administración de Recursos a través de la Sub Gerencia de Finanzas será responsable de contabilizar los gasto s por concepto de pago por indemnización y las penalidades a cobrar a la compañía de transporte por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos pos tales (nota de débito, crédito o pago en efectivo).

27. La Gerencia de Administración de Recursos a través de la Sub Gerencia de Finanzas, Departamento de Contabilidad, elaborará las “Notas de Débito” y realizará el descuento de los montos a cobrar a las compañías de transporte (previo acuerdo de las partes) por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales, de los fletes facturados, elaborando los cheques de acuerdo al trámite regular.

28. La Gerencia Postal a través del Área de Encaminamiento recibirá de las compañías de transporte (previo acuerdo de las partes) el original de las “Notas de Crédito”, verificará que estén de acuerdo a los montos a pagar a la compañía de transporte por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales, de los fletes facturados.

29. El Área de Encaminamiento enviará al Departamento de Contabilidad el original de la “Nota de Crédito” con un informe sustentatorio para el trámite correspondiente.

VI. PROCEDIMIENTOS

Área de Atención al Cliente

1. Recibirá los reclamos de los clientes directamente y/o por medio de las Administraciones Postales a ni vel nacional.

2. Efectuará las investigaciones a fin de determinar la responsabilidad , pudiendo esta recaer en SERPOST S.A., las Administraciones Postales Extranjeras o Compañías de Transporte, siendo esta última el objetivo del presente documento.





3. A través de la Central de Boletines verificará que los documentos que amparan los despachos de llegada y salida sigan el orden correlativo.

4. De no ingresar un despacho de llegada se elaborarán los boletines de verificación correspondientes de acuerdo a los plazos e stipulados en el convenio.

5. Comunicará al Área de Encaminamiento mediante correo electrónico de acuerdo al “Reporte de Envío Expoliado o Perdido” Anexo Nº 1 para que realice las averiguaciones y coordinaciones con las compañías de transporte.

6. En caso que la Central de Boletines recibiera de las Administraciones Postales un boletín por la falta de un despacho o despacho incompleto, informará con el “Reporte de Envío Expoliado o Perdido” Anexo Nº 1 al Área de Encaminamiento para las averiguaciones del caso.

7. Determinará los montos a cobrar a las compañías de transporte por la avería, pérdida o expoliación de los despachos y por la avería, demora, pérdida o expoliación de envíos postales reclamados cuya responsabilidad recaiga sobre éstas teniendo en cuenta el servicio al que pertenecían los envíos de acuerdo al Anexo Nº 2. “Cuadro de Montos a Indemnizar”.

8. El Área de encaminamiento realizará el trámite para el cobro de las penalidades a las compañías de transporte.

9. Recibirá a través de la Central de Boletines la c omunicación del Área de Encaminamiento para la elaboración de la “Carta de Descuento” a las compañías de transporte teniendo como modelo el Anexo Nº 3 -a ó 3-b.

10. La Central de Boletines formulará la “Carta de Descuento” a las compañías de transporte, la misma que tendrá como sustento el informe del Área de Atención al Cliente, (de acuerdo a la normatividad vigente) en el cual se indicará las anomalías ocurridas en la entrega de los envíos y/o despachos y las coordinaciones, vía correo electrónico, con copia del voucher por indemnización en el caso de pago al contado o copia del Comprobante de Pago con la firma del beneficiario y la “Carta Consulta referente a despachos y/o envíos” modelo Anexo Nº 4 efectuada por el Responsable de Encaminamiento ante dicha compañía.

11. Enviará a la Gerencia Postal la Carta de Descuento adjuntando el sustento correspondiente para las firmas y posterior envío a la compañía de transporte.

12. En el caso de reclamos de envíos postales que lleguen a destiempo y sea responsabilidad de la compañía de transporte, el Área de Encaminamiento gestionará (nota: débito, crédito, efectivo, prestación del servicio) el cobro de la indemnización otorgada al cliente; en este caso , el monto corresponderá a la tarifa pagada por el usuario y se descontará el monto que pagó al usuario como indemnización; salvo los envíos que por su naturaleza garanticen el plazo de entrega a estos últimos se les tendrá que indemnizar de acuerdo con lo ofrecido por el servicio y la normatividad vigente .

13. En el caso que se haya enviado la Carta de Descuento a la compañía de transporte y el envío o despacho apareciera, el Área de Encaminamiento a través de la Gerencia Postal enviará otra carta informándole lo acontecido y el nuevo monto a descontar por la demora en el servicio.

14. En el caso de compañías de transporte cuyo pago de indemnización sea un proceso separado de la facturación mensual, se les comunicara por medio de una carta se





indicará la cuenta de SERPOST S. A. en la cual se deberá hacer efectivo el depósito.

15. Elaborará el “Cuadro Cálculo Indemnizatorio Compañías” Anexo Nº 5 y lo enviará al Área de Encaminamiento para que proceda al débito de los montos indemnizables, cumplido el plazo para la confirmación de la llegada de los despachos.

16. Emitirá y enviará al Área de Encaminamiento mensualmente el cuadro con la “Relación de compañías y los montos a descontar” Anexo N° 6 por concepto de penalidades de cada una de las compañías de transporte, detallando:

• Número de Carta. : “Carta de Descuento” • Número de despacho. • Oficina de Cambio • Fecha de expedición. • Cantidad de sacas, certificados, encomiendas y kilos correspondientes. • Montos de las penalidades (indemnización a los clientes, flete, costo de

sacas, obligaciones y multas que determine INDECOPI , de ser el caso).

17. Recibirá de las Administraciones Postales a nivel nacional copias de los comprobantes de pago firmados por los usuarios indemnizados para completar el expediente y correspondiente archivo.

18. Recibirá de las Administraciones Postales a nivel nacional copias de los voucher emitidos por entidades bancarias por el depósito de las penalidades pagadas por las compañías de transporte.

Área de Encaminamiento

19. El Área de Encaminamiento coordinará con los representantes de las compañías de transporte la forma de pago por concepto de los montos indemnizables pudiendo ser estas:

Compañías que facturan por períodos: • Las Notas de Débito se generarán por el incumplimiento del servicio de

transporte y corresponderán a las penalidades, reembolso de la tarifa pagada a los beneficiarios por la demora en la entrega de los envíos y por el reembolso por las indemnizaciones pagadas a los usuarios por la avería, expoliación, demora o pérdida de sus envíos. descontando de su factura.

• Las Notas de Crédito o pagos en efectivo en la cuenta de SERPO ST S.A que la Sub Gerencia de Finanzas indique serán por el que se generen por el incumplimiento del servicio de transporte y corresponderán a las penalidades, reembolso de la tarifa pagada a los beneficiarios por la demora en la entrega de los envíos y por el reembolso por las indemnizaciones pagadas a los usuarios por la avería, expoliación, demora o pérdida de sus envíos.

20. En el caso que la Central de Boletines le informara de la aparición de un despacho y/o saca o envío del cual se esté manteniendo coor dinaciones con la empresas de





transporte, se le comunicará a esta última; de existir algún reclamo se tratará como mal servicio.

21. Recibirá del Área de Atención al Cliente vía correo electrónico, el Anexo Nº 1 “Reportes de despachos y/o envíos expoliados o p erdidos” generado por:

• Reclamo por parte del usuario • El seguimiento por parte de la Central de Boletines. • La recepción de boletines de verificación por la anomalía o la falta de

ingreso de algún despacho de las Administraciones Postales Extranjeras.

22. Realizará el seguimiento de los despachos terrestres a través del Sistema de Salida Nacional y coordinará con las administraciones la llegada de los despachos Nacionales de acuerdo a la secuencia del numerador de los mismos y las posibles irregularidades que se hubiesen presentado.

23. Realizará el seguimiento de los envíos EMS de acuerdo al plazo de entrega al cliente, comunicando vía correo electrónico, al Área de Atención al Cliente cuando se presenten demora en el servicio.

24. Iniciará coordinaciones vía correo electrónico con las empresas de transporte cuando tome conocimiento de alguna irregularidad como:

• Los “Reportes de despachos y/o envíos expoliados o perdidos” (Boletín de Verificación , seguimiento de la Central de Boletines, Reclamo de Cliente)

• La falta de ingreso de un despacho o despacho incompleto (seguimiento encaminamiento)

• La demora en el ingreso de los envíos EMS (seguimiento encaminamiento) Estas coordinaciones las realizará durante cinco (05) días calendario.

25. De no obtener respuesta de las coordinac iones realizadas vía correo electrónico, enviará a la compañía de transporte por la misma vía la “Carta Consulta Referente a Despachos y/o Envíos” de acuerdo al Modelo Anexo Nº 4 en la cual se reitera la consulta y se le da un plazo máximo dependiendo del tipo del servicio numeral V.17; con copia a la Gerencia Postal y al Área de Atención al Cliente.

26. En los casos que la compañía de transporte acepte la pérdida parcial o total del despacho, comunicará al Área de Atención al Cliente para que establezca el mon to de indemnización.

27. De no tener respuesta y culminado el plazo vía correo electrónico comunicará al Área de Atención al Cliente – Central de Boletines para la elaboración de la Carta de Descuento.

28. Elaborará y actualizará el Cuadro de Montos por Concepto de Flete, indicando la moneda en que éstas se facturan y si el IGV se debe incluir, remitiendo dicha información al Área de Atención al Cliente.

29. Recibirá del Área de Atención al Cliente el Cuadro Montos a Descontar por Indemnizaciones a las Compañías de Tr ansporte.

30. Elaborará la “Solicitud de la Nota de Débito” para la deducción de las penalidades de las facturas correspondientes por el servicio de transporte de los despachos postales; enviará la solicitud al Departamento de Contabilidad adjuntando las carta s emitidas por SERPOST S.A. a las compañías de transporte como sustento .





31. El Área de Encaminamiento recibirá el original de la “Nota de Crédito” de la compañía de transporte y verificará que esta corresponda al monto de la penalidad (previo acuerdo de las partes).

32. El Área de Encaminamiento enviará al Departamento de Contabilidad la “Nota de Crédito” con un informe que sustente que la factura de la compañía de transporte sea rebajada por el monto del servicio no recibido anteriormente .

33. La deducción de las penalidades serán de acuerdo al orden cronológico del servicio prestado y del pago de las indemnizaciones al beneficiario.

34. Verificará a través del “Sistema de Facturación Internacional” la salida de los despachos con los reportes de las compañías de transport e, de no coincidir, coordinará con las compañías de transporte para la emisión de un nuevo reporte de la facturación mensual.

35. Recibida la confirmación por parte de la compañía de transporte elaborará la Solicitud de Cheque por los servicios de transporte d e acuerdo a la normatividad vigente y acompañará como sustento la “Solicitud de la Nota de Débito/ Crédito” y el Voucher o Comprobante de Pago según corresponda firmado por el beneficiario por el pago de su indemnización.

36. El responsable del área visará la documentación y la enviará a la Gerencia Postal para su firma.

37. Enviará a la Sub Gerencia de Finanzas – Departamento de Contabilidad - la Solicitud de Cheque con el sustento correspondiente para el tratamiento con las respectivas visaciones.

38. La documentación será distribuida de la siguiente manera:

39. Las administraciones Postales de destino cuyos despachos nacionales no ingresen o que lo hagan en forma parcial deb erán consultar con las compañías de transporte sobre sus despacho; de no obtener respuesta, se comunicará con el Área de Encaminamiento por la vía m ás rápida correo electrónico, rpm o por teléfono; de no ser posible la comunicación, se realizará mediante c arta siempre y cuando no exista ningún problema de conocimiento público o por factores climatológicos.

Subgerencia de Finanzas

Departamento de Contabilidad

Relativo al pago de Indemnización al Usuario de acuerdo a normatividad vigente

1. Recibirá del Área de Atención al Cliente la “Solicitud de Cheque” con la Indemnizaciones a pagar al usuario con la documentación sustentatoria, Art. RL 163 del Reglamento Relativo a Envíos de Correspondencia y Art. RC 156 del Reglamento Relativo a Encomiendas Postales “Cuando la pérdida, el robo o la

Original Departamento de Contabilidad

1era Copia SUNAT

2da Copia Área de Encaminamiento





avería se produjeran en el servicio de un transportista aéreo, el importe de la indemnización pagada al expedidor será cobrado al transportista.

2. Verificará y contabilizará la documentación sustentatoria.

3. Enviará la “Solicitud de Cheque” con la documentación sustentatoria al Departamento de Tesorería de acuerdo a la normatividad vigente.

Relativo a la liquidación y cobro de indemnización a las compañías de transporte

4. Recibirá del Área de Encaminamiento la Solicitud de Cheque por el servicio de transporte y la “Solicitud de Nota de Débito/ Crédito” por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales para el trámite correspondiente, adjuntando la Carta de Descuento como sustento por el pago o comunicará que el pago fue depositado en la cuenta de la E mpresa indicada previamente.

5. Verificará y contabilizará la documentación sustentatoria.

6. Enviará la Solicitud de Cheque y la “Solicitud de Nota de Débito/ Crédito” o el voucher por el depósito en la cuenta de la Empresa con la documentación sustentatoria al Departamento de Tesorería de acuerdo a la normatividad vigente.

Departamento de Tesorería

Relativo al pago de Indemnización al Usuario de acuerdo a normatividad vigente

7. De acuerdo a su política emitirá el cheque por la indemnización o esta la cancelará en efectivo a través del fondo fijo asignado al Departamento de Tesorería .

8. Comunicará al Área de Atención al Cliente para que informe al usuario la fecha de recojo de su indemnización.

9. Entregará al beneficiario el dinero e n efectivo o cheque según corresponda previa firma del comprobante de egreso de caja o voucher correspondiente de acuerdo a la política de la Sub Gerencia de Finanzas.

10. Enviará copias del comprobante de egreso de caja o voucher correspondiente al Área de Atención al Cliente, dado que formará parte del expediente para el descuento por concepto de indemnización de las compañías de transporte y al Área de Encaminamiento para que forme parte del expediente para el pago a la compañía de transporte.

En el caso del pago o cancelación en Provincias las Administraciones Postales deberán remitir el expediente cancelado o en calidad de devolución al Departamento de Contabilidad para la rebaja de la provisión y una copia al Área de Atención al Cliente

11. Con relación de programación de pago a proveedores que remite semanalmente el Departamento de Tesorería al Área de Atención al Cliente procederá a emitir la Carta de notificación a las personas para que se acerquen a realizar el cobro correspondiente.





Relativo a la liquidación y cobro de indemnización a las compañías de transporte

12. Recibirá del Departamento de Contabilidad la “Solicitud de Cheque” por el servicio de transporte y la “Solicitud de Nota de Débito/ Crédito” o el voucher por el depósito en la cuenta de la Empresa por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales para el trámite correspondiente, adjuntando el sustento correspondiente.

13. Recibirá del Área de Atención al Cliente el cuadro resumen de la relación de “Abonos a las cuentas de SERPOST S.A. por concepto de montos indemnizables a través de Administraciones a Nivel Nacional” Anexo N° 7, para el trámite correspondiente.

14. Mensualmente enviará al Área de Atención al Cliente – Central de Boletines el Reporte de las Indemnizaciones Pagadas en el cual se indicará el Banco, Monto de Indemnización, Número de Expediente (solicitud de reclamo).

15. En el caso de las compañías de transporte en las que su proceso de indemnización sea separado de la facturación mensual, se entregará a estas la “Nota de Débit o” en contrapartida de la entrega del voucher original del depósito en la entidad bancaria.

VII. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA

1. Cualquier caso no previsto en el presente documento, será resuelto por el Gerente Postal.

2. El presente documento deroga a las Normas y Procedimientos para la liquidación y cobro de indemnización por despachos expoliados o perdidos a las compañías de transporte (SO-NP-023.00) aprobada con fecha 18/07/01

VIII. AUTORIZACIÓN

El presente documento queda aprobado por Gerencia General y entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción.

Lima, 20/04/10 Original firmado por Gabriel Rojas Aspilcueta

Gerente General (e)





ANEXO N° 1

REPORTE DE ENVÍO EXPOLIADO O PERDIDO

SERVICIO

RECLAMO BOLETÍN

NÚMERO DE PRECINTO VUELO /SALIDA

NÚMERO DE ENVÍOS

PESO

FECHA DE SOLICITUD

REPORTE DE ENVÍO EXPOLIADO O PERDIDO

Nº DEL REPORTE

Al : Área de Encaminamiento

De : Central de Boletines

COMPAÑÍA AÉREA /TERRESTRE

NÚMERO DEL

NÚMERO DEL DESPACHO

FECHA DE ENTREGA A LA COMPAÑÍA





ANEXO - N° 2

CUADRO DE MONTOS A INDEMNIZAR

Tipo de Envío

Postal

Monto a indemnizar por despachos

averiados, expoliados o perdidos

Certificado 30 DEG por envío

Encomiendas 40 DEG por encomienda + 4.5 DEG por Kg.

Documento 30 DEG por envío Inte

rnac

iona

l

EMS

Mercadería 130 por envío

Certificado 3 veces el porte pagado por el expedidor

Nac

iona

l

Encomiendas 3 veces el porte pagado por el expedidor





ANEXO N° 3 - a

MODELO “CARTA DE DESCUENTO – COMPAÑÍA DIO RESPUESTA”

Nº FECHA OFICINA PESO

DESP EXPEDIC DESTINO SACA DOC MERCAN Kgr SACA FLETE INDEMNIZACION TOTAL

CANTIDAD RECOMENDACIÓN 11,2 BEIJING 99

CUADRO DE INDEMNIZACIONES PARA ENVIOS

Los Olivos, de _________ del 20___

CARTA Nº ___________ Señores: XXXXXXXXXXX. Att. ZZZZZZZZZZZZZ

Agente de Carga De mi consideración:

Me dirijo a usted, para hace r de su conocimiento que la oficina Postal de ___________, mediante boletín de verificación Nº _________________ nos ha comunicado que el despacho _________________ saca Nº ______ con un peso de _______ Kg. en la cual estaban incluidos _______ envíos, ent regado a su representada con fecha _________ y encaminado en el vuelo ____________________, ha ingresado a su oficina incompleto, faltando el envío Nº ________________ con un peso de ___________ Kgs..

En tal sentido, y de acuerdo a su correo electrón ico confirmando la pérdida del envío, SERPOST S.A. procederá a deducir del pago de vuestras facturas, el monto de __________________, que se señala en el siguiente cuadro: Al respecto, adjuntamos copias del boletín _______ lista de envíos CP87, y f actura de entrega (CN41), que detallan la cantidad de envíos, sacas y pesos que conforman nuestro despacho. Es preciso señalar que de acuerdo a los acuerdos vigentes (UPU /IATA) nuestros clientes pueden establecer un reclamo hasta 6 meses luego de haber admitido el envío, por lo que de presentarse dentro de este plazo trasladaremos este a su representada para la indemnización correspondiente. Atentamente





ANEXO N° 3 - b

MODELO “CARTA DE DESCUENTO – COMPAÑÍA NO DIO RESPUESTA”

Los Olivos, de _________ del 20___

CARTA Nº -. Señora:

ZZZZZZZZZZZZZZZ XXXXXXXXXXXXXl Compañía de Transporte_______________ Me dirijo a usted para comunicarle que, habiéndose cumplido el plazo establecido y al no haber obtenido respuesta a nuestras cartas vía correo electrónico que se indican a continuación, lamentamos comunicarle que se está procediendo a descontar de sus facturas pendientes de pago, el monto que se detalla en cada caso, toda vez que su Representada hasta la fecha no ha podido demostrar documentadamente la entrega de nuestros despachos.

N° DE CARTA FECHA DE LA CARTA N° DE

DESPACHO FECHA

EXPEDICIÓN DESTINO MONTO DSCTO.

TOTAL :

Sin embargo, si a la fecha cuenta con la documentación solicitada, sírvase remitirla a la brevedad posible, a fin de proceder con la devolución del importe descontado. Sin otro particular, se suscribe de usted . Atentamente.





ANEXO N° 4 “CARTA CONSULTA REFERENTE A DESPACHOS Y/O ENVÍOS” – vía correo electrónico

Nº FECHA OFICINA PESO

DESP EXPEDIC DESTINO SACA DOC MERCAN Kgr SACA FLETE INDEMNIZACION TOTAL

CANTIDAD RECOMENDACIÓN 11,2 BEIJING 99

CUADRO DE INDEMNIZACIONES PARA ENVIOS

Los Olivos, de _________ del 20___ CARTA Nº ___________ Señores: XXXXXXXXXXX. Att. ZZZZZZZZZZZZZ

Agente de Carga De mi consideración:

Me dirijo a usted, para reiterar la información enviada por correo electrónico en la cual se le indicaba que la oficina Postal de ___________, mediante boletín de verificación Nº _________________ nos ha comun icado que el despacho _________________ saca Nº ______ con un peso de _______ Kg. en la cual estaban incluidos _______ envíos, entregado a su representada con fecha _________ y encaminado en el vuelo ____________________, ha ingresado a su oficina incom pleto, faltando el envío Nº ________________ con un peso de ___________ Kgs..

En tal sentido, solicitamos nos haga llegar en un plazo no mayor de treinta y cinco (35) días calendarios en caso de envíos postales o quince (15) días calendarios en caso de envíos EMS el sustento que corrobore la entrega a destino de dicho envío, de no ser así, pasado el período antes indicado, SERPOST S.A. procederá a deducir del pago de vuestras facturas, el monto de __________________, que se señala en el siguiente cuadro : Es preciso señalar que de acuerdo a los acuerdos vigentes (UPU /IATA) nuestros clientes pueden establecer un reclamo hasta 6 meses luego de haber admitido el envío, por lo que de presentarse dentro de este plazo trasladaremos este a su representad a para la indemnización correspondiente. Atentamente





ANEXO N° 5 Cuadro Cálculo Indemnizatorio Compañías Terrestres

Tipo de

Envío

Registro N° Oficina de

Origen

Oficina de

Destino

Valor del Porte

Monto Indemnizatorio

Sub Total

Enví

os

Nac

iona

les

Enví

os S

EN

Env

íos

OV

ERN

IGH

T

Env

íos

Inte

rnac

iona

les

Enví

os

EMS

Indemnización por sacas

Flete

TOTAL





ANEXO Nº 6

TOTA

L

IND

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N

FLET

E

TOTA

L G

ENER

AL

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ANEXO N° 7

“Abonos a la cuenta de SERPOST S. A. por concepto de montos indemnizables a través de Administraciones a nivel nacional”

OFICINA DESTINO

DESPACHO

N°

FECHA

EXPEDICION

FECHA

DE DEPOSITO

N° DE

VOUCHER

MONTO DEL

ABONO

TOTAL


NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN Y …...Nota de D ébito.- Son comprobantes de índole...

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